TÖRÖK-MAGYAR KULTURÁLIS, INFORMÁCIÓS MŰVÉSZETI ALAPÍTVÁNY LELTÁROZÁSI ÉS SELEJTEZÉSI SZABÁLYZAT

Átírás

1 TÖRÖK-MAGYAR KULTURÁLIS, INFORMÁCIÓS ÉS MŰVÉSZETI ALAPÍTVÁNY LELTÁROZÁSI ÉS SELEJTEZÉSI SZABÁLYZAT Készítette: Kücükcoban-Tengeri Dalma kuratóriumi tag Hatályos: 205 szeptember 5 Jóváhagyta: Demirkan Mehmet Tarik sk elnök

2 A leltározásra vonatkozó általános szabályok, számviteli előírások A számvitelről szóló 2000 évi C törvény előírása szerint az év végi záráshoz olyan leltárt kell összeállítani, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza az Alapítvány mérleg fordulónapján meglévő eszközeit és forrásait mennyiségben és értékben A közhasznú beszámoló mérlegtételeit leltárral kell alátámasztani A leltárkészítéssel kapcsolatban a 69 előírásait kell alkalmazni A könyvek üzleti év végi zárásához, a közhasznú beszámoló elkészítéséhez, a mérleg tételeinek alátámasztásához olyan leltárt kell összeállítani és e törvény előírásai szerint megőrizni, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza az Alapítvány mérleg fordulónapján meglévő eszközeit és forrásait, mennyiségben és értékben Ha az az Alapítvány a számviteli alapelveknek megfelelő nyilvántartást nem vezet, vagy e nyilvántartást nem folyamatosan vezeti, akkor a leltárba bekerülő adatok valódiságáról a leltár összeállítását megelőzően leltározással köteles meggyőződni Az üzleti év mérleg fordulónapjára vonatkozó leltározást, illetve a csak értékben kimutatott eszközöknél és kötelezettségeknél, valamint az idegen helyen tárolt letétbe helyezett, portfolió-kezelésben, vagyonkezelésben lévő értékpapírokat és egyéb, a pénzeszközök közé nem tartozó eszközöknél, továbbá a dematerializált értékpapíroknál kell elvégeznie A leltározás célja a közhasznú mérleg valódiságának biztosítása, a helyes eszköz- és forrásállományok megállapításán keresztül; a könyvelés, illetve nyilvántartások ellenőrzése és egyúttal a bizonylati fegyelem megszilárdításának elősegítése; a tulajdon védelme és az anyagi felelősök elszámoltatása; a csökkent értékű készletek, valamint a használaton kívüli eszközök feltárása A leltározás részletes szabályai Az Alapítvány leltározása fordulónappal történik minden év december 3-i időponttal A leltározás időtartama alatt eszközmozgatási tilalom van érvényben Tényleges, illetve megfelelő dokumentáció alátámasztásával kell leltározni az alábbiakat: immateriális javak, tárgyi eszközök, képzőművészeti alkotások, Ft egyedi beszerzési értéket meg nem haladó mennyiségben nyilvántartott eszközök 2

3 Idegen helyen tárolt eszközökről a tárolásért felelős személynek kell a leltárt elkészíteni, aláírásával igazolni és megküldeni az az Alapítvány részére Az Alapítványnál rendszeresített és személyekre kiadott bélyegzőket évente egyszer leltározni kell Ha a bélyegző használatára jogosult személy megválik munkahelyétől, mindig leltározni kell A leltárban minden bélyegzőt szerepeltetni kell akkor is, ha az egyes példányok teljesen azonosak A tárgyi eszközök leltározása 3 évenként fizikálisan (tételes számlálással), a köztes időszakban pedig mely az analitikus nyilvántartások főkönyvvel történő összehasonlításával történik A készleteket minden év végén a mérlegkészítést megelőzően fizikálisan mennyiségben és értékben kell leltározni Az egyéb eszközöket és forrásokat, kell leltározni minden év végén a mérlegkészítést megelőzően Leltári jegyzőkönyv A leltározás elkészítésekor jegyzőkönyvet kell készíteni, mely tartalmazza: - a leltározási hely megnevezését, - a leltározás időpontját, - leltározás módját, - a leltározás tárgyának megnevezését és egységét (pl darabszámát), - felelős személyek aláírását (leltárfelelős, raktáros, stb) A leltár értékelésénél a készletekre vonatkozóan a mindenkori beszerzési árat kell alkalmazni A felvett és értékelt leltárt a leltárfelelős (leltározó bizottság elnöke, valamint a vállalkozás törvényes képviselője hitelesíti aláírásával A leltárt a mérleg bizonylati alátámasztásául legalább 5 évig meg kell őrizni Leltárértékelés A tárgyi eszközök állományeltérésének megállapítása A leltározás befejezését követően a leltározás adatait egyeztetni kell a könyvviteli nyilvántartásokkal, a jegyzőkönyvileg megállapított különbözet okát ki kell vizsgálni az anyagilag felelős bevonásával A kivizsgálást követően jegyzőkönyvet kell felvenni, majd hiány esetén kártérítési felelősséget meg kell állapítani A hiányok és többletek miatt alkalmazott felelősségre vonásról jogerős határozatot kell hozni, majd utólag csatolni kell a jegyzőkönyvhöz A többletként fellelt eszközöket leltári számmal kell ellátni, ezekről kimutatást kell készíteni Az éves közhasznú mérlegbeszámolóba csak a leltárkülönbözetekkel módosított valós érték vehető fel 3

4 Készletek leltárkülönbözetének megállapítása A leltárfelvételi íveken a készleteltérések kiszámítását párhuzamosan végzi a leltárelszámoltató és a leltározott egység anyagilag felelős dolgozója A készletek értékét soronként a mennyiség és a nyilvántartási egységár szorzataként kell megállapítani, az értékadatokat oldalanként kell összegezni Az összesített leltári értéket össze kell hasonlítani az analitikus készletnyilvántartással Az összevetés során meg kell állapítani a leltári különbözeteket Csak a különbözetekkel korrigált készletértéket szabad a mérlegben kimutatni A selejtezés általános szabályai Mind a társasági törvény, mind a számviteli törvény hangsúlyozza az az Alapítványi vagyonért való felelősséget Annak érdekében, hogy az az Alapítvány Kuratóriumának tagjai az e téren rájuk rótt felelősséget vállalhassák, célszerű, hogy igen precízen szabályozzák az általuk vezetett az Alapítványnál a felesleges vagyontárgyak folyamatos feltárásának rendjét; a feleslegessé válás ismérveit, általános feltételeit; a feltárt eszközök elkülönítésének, tárolásának és nyilvántartásának rendjét; az értékesítés lehetséges módját; a hasznosítási és selejtezési eljárás lefolytatásáért és ellenőrzéséért felelős személyek jogait és feladatait; a hasznosítási eljárás lefolytatásának, nyilvántartásának módját, tekintettel arra, hogy a hasznosítás érdekében minden ésszerű intézkedést meg kell tenni, valamint arra is, hogy a selejtezés nem jelent fizikai megsemmisítést vagy használatra alkalmatlanná tételt; a hasznosítással összefüggő értékelést; valamint a hasznosítás és selejtezés pénzügyi elszámolásának módját A felesleges vagyontárgyak csoportosítása A felesleges vagyontárgyak lehetnek: immateriális javak, tárgyi eszközök, anyagok A felesleges vagyontárgyak feltárása, hasznosítása A feleslegessé válás ismérvei: feleslegesnek minősül egy eszköz, ha azt a hasznosítással és selejtezéssel megbízott munkatárs vagy bizottság megfelelő előterjesztése alapján az Alapítvány képviselője annak nyilvánítja 4

5 A felesleges vagyontárgyak fogalma, fajtái A szabályzat alkalmazása szempontjából felesleges vagyontárgyaknak kell tekinteni mindazokat a tárgyi eszközöket és készleteket, amelyek: - a működéséhez már nem szükségesek; - a vagyontárgy eredeti rendeltetésének már nem felel meg; - rongálás, természetes elhasználódás miatt rendeltetésszerű használatra már nem alkalmasak; - igazoltan, gazdaságosan nem javíthatók, szavatossági idejük lejárt Helyes évente legalább egyszer elvégezni a készletek minősítését a leltározást megelőzően: mely eszközök váltak feleslegessé, melyek váltak értékesíthetetlenné? A feleslegessé vált vagyontárgyak feltárása folyamatos munka A jogszabályok előírása szerint a felesleges eszközök és készletek feltárása, hasznosítása, illetve selejtezése az Alapítvány ülésének hatáskörébe tartozik Eladásnál a felesleges vagyontárgy,térítés ellenében, meghatározott feltétel mellett értékesíthető a közgyűlés által kiválasztott körben A térítés mértékében, az átadás időpontjában, a fizetési módban és határidőben a pénzforgalmi előírások keretén belül a felek állapodnak meg Általános szempont, hogy az eladási ár a hulladékárnál magasabb legyen A felesleges vagyontárgyak hasznosításának módját és az eladási árat mindig az Alapítvány elnöke hagyja jóvá Értékesítés csak azonnali készpénzfizetés ellenében történhet, az eladásról számlát kell kiállítani, és a vagyontárgy csak a kifizetett számla ellenében, szállítólevéllel adható át Leértékelt áron való értékesítés Az Alapítvány számára megfelelő áron történő értékesítés esetén a felesleges vagyontárgyak leértékelt áron is értékesíthetőek, ehhez a Kuratórium elnökének engedélye szükséges Az értékesítésről számlát kell kiállítani, amelyből - példány a vevő, a könyvelő, a pénztáros, a selejtezési bizottság példánya Átadás térítésmentesen Az eszközöket általában akkor helyes selejtezni, 5

6 ha azokat szabályos módon nyilvánították feleslegesnek, de az értékesítési kísérlet nem járt eredménnyel; ha azok rendeltetésszerű használatra alkalmatlanná váltak, vagyis kimerítik a selejt fogalmát; ha a tárgyi eszközök rendeltetésszerű használat során elhasználódtak; ha káresemény során váltak selejtté A selejtezés nem jelent fizikai megsemmisítést, kivéve a kötelezővé tett eseteket Az Alapítvány általában évente egyszer selejtez, de a leltározást megelőzően kötelező az e célból elkülönített, összegyűjtött eszközök selejtezését elvégezni A hasznosítás és selejtezés pénzügyi-számviteli elszámolása A leírtak alapján lebonyolított hasznosítások és selejtezések eredménye meg kell jelenjen az Alapítvány számvitelében A hasznosítási és selejtezési eljárás eredményeként kapott összegek könyvelésénél, valamint az értékesített eszközök állományából való kivezetésnél a számviteli törvény előírásait kell alkalmazni Mellékletek: 6

7 Leltárfelvételi módok Befektetett eszközök Megnevezés Immateriális javak Tárgyi eszközök A leltárfelvétel módja (évente) Megjegyzés az analitikus nyilvántartásban lévő értékek azonosításával és egyeztetésével Ingatlanok tulajdonlapokról Földterületek Telkek telekkönyvi adatok, egyedi nyilvántartás alapján telekkönyvi adatok, egyedi nyilvántartás alapján Épületek helyszínrajzok alapján Egyéb építmények helyszínrajzok, térképek alapján Gépek, berendezések, Felszerelések Járművek Tenyészállatok Beruházások a nyilvántartástól függetlenül, azzal való utólagos összehasonlítással a nyilvántartásokkal való egyidejű összehasonlítással a nyilvántartástól függetlenül, azzal való utólagos összehasonlítással a nyilvántartásokkal való egyidejű összehasonlítással Beruházásra adott előlegek az analitikus nyilvántartás egyeztetésével Befektetett pénzügyi Eszközök az analitikus nyilvántartás egyeztetésével Bérbe, javításba adott eszközök leltározása a megfelelő eszközcsoporttal egyezően, a bérleti időszak alatt a leltárbizonylat a bérbevevő átvételi elismervénye 7

8 Készletek Sorszám Megnevezés Raktári készletek módja A leltárfelvét el Megjegyzés a nyilvántartásoktól független 2 Úton vásárolt készletek lévő Egyeztetéssel számla, szállítójegy, egyéb rendelkezésre álló adatok alapján 3 Alvállalkozó i teljesítmények a nyilvántartásoktól független 4 Saját termelésű készletek a nyilvántartásoktól független 5 Értékesítésre szánt nyomtatvány 6 Betétdíjas göngyöleg 7 Nemesfémek az analitikus nyilvántartás egyeztetésével Kötelezettségek Sorszám Megnevezé s A módja leltárfelvétel Megjegyzés 8

9 Rövid lejáratú kötelezettsé gek az analitikus nyilvántartással való összehasonlítással Hosszú 2 lejáratú kötelezettségek Egyéb eszközök az analitikus nyilvántartással való összehasonlítással Sorszám Megnevezé s módja A leltárfelvét el Megjegyzés Követelések Vevőkkel szembeni követelés a vonatkozó számlák alapján 2 Költségveté ssel kapcsolatos követelés adóelszámolásról szóló bizonylatok, ill adóbevallás alapján, stb 3 Pénzintézett el szembeni követelés egyenlegközlők (számlakivonatok) alapján Munkaválla lókkal szembeni követelés Értékpapíro k Pénzeszköz ök az analitikus nyilvántartások alapján az analitikus nyilvántartásokkal való az analitikus nyilvántartásokkal való (pénztárkönyv) A jelen Szabályzatot a Kuratórium a 205 szeptember 5-i ülésén, /205(IX5) számú kuratóriumi határozatában, egyhangúlag jóváhagyta 9