31/2009. számú vezérigazgatói utasítás Leltározási szabályzat

Átírás

1 31/2009. számú vezérigazgatói utasítás Leltározási szabályzat Budapest, augusztus

2 2 TARTALOMJEGYZÉK I. A leltárkészítés és a leltározás általános szabályai... 2 II. A leltározással kapcsolatos fogalmak Leltározás Leltározás célja A leltárral szemben támasztott tartalmi és alaki követelmények Leltározási körzet, leltározási körzetvezető... 5 Leltározási körzetek kijelölése: A leltár felvétel módja Leltár felvételezés a választható időpont alapján A leltári fordulónap Leltárkülönbözet... 7 III. A leltározás rendje A leltározás előkészítése Leltározási ütemterv A leltározás megszervezése A leltározásban közreműködők hatásköre, feladata és felelőssége... 9 IV. A leltározás lebonyolítása Az MNV Zrt. saját vagyonára vonatkozó leltározási szabályok, a leltározás végrehajtása Befektetett eszközök Forgóeszközök Aktív időbeli elhatárolások Saját tőke Céltartalék Kötelezettségek Passzív időbeli elhatárolások Általános rendelkezések A leltárfelvétel bizonylatai Az MNV Zrt. kezelésében lévő rábízott állami vagyonra vonatkozó leltározási szabályok, a leltározás végrehajtása V. A saját és rábízott állami vagyon leltározásának végrehajtása VI. A leltárkülönbözetek megállapítása Hiányok, többletek rendezése VII. A leltározás lezárása A leltár bizonylatolása VIII. Hatálybalépés Mellékletek 29 I. A LELTÁRKÉSZÍTÉS ÉS A LELTÁROZÁS ÁLTALÁNOS SZABÁLYAI A számvitelről szóló évi C. törvény (a továbbiakban: Szt) 15. -ának (3) bekezdése előírja, hogy A könyvvitelben rögzített és a beszámolóban szereplő

3 3 tételeknek a valóságban is megtalálhatóknak, bizonyíthatóknak, kívülállók által is megállapíthatóknak kell lenniük. Értékelésüknek meg kell felelniük az e törvényben előírt értékelési elveknek és az azokhoz kapcsolódó értékelési eljárásoknak (a valódiság elve). A Szt 14. (5) bekezdése előírja, hogy a számviteli politika keretében el kell készíteni az eszközök és a források leltárkészítési és leltározási szabályzatát. (továbbiakban Leltározási szabályzat) Az MNV Zrt. az elkülönített vagyoni körének megfelelően külön-külön készített számviteli politikát a saját vagyonára és a rábízott állami vagyonra vonatkozóan, a Leltározási szabályzat mindkét számviteli politikához kapcsolódik. A Szt. nem a leltározásra, hanem a leltár készítésére tartalmaz kötelezettségeket, abból kiindulva, hogy lehetővé teszi a leltár elkészítését a számviteli alapelveknek megfelelő, főkönyvi könyvelés adataival értékben egyező naprakész mennyiségi nyilvántartás alapján is. A leltárkészítési kötelezettséget a Szt. 69. (1) bekezdése írja elő: A könyvek üzleti év végi zárásához, a beszámoló elkészítéséhez, a mérleg tételeinek alátámasztásához olyan leltárt kell összeállítani és e törvény előírásai szerint megőrizni, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a (3) bekezdés figyelembevételével a vállalkozónak a mérleg fordulónapján meglévő eszközeit és forrásait mennyiségben és értékben. A Szt. előírásai alapján a mérleget leltárral kell alátámasztani. A leltárt el lehet készíteni a folyamatosan, naprakészen vezetett nyilvántartások alapján, illetve a mennyiségi felvétellel végrehajtott leltározás során. A leltárba (és ezen keresztül a mérlegbe) csak olyan eszközöket, kötelezettségeket lehet beállítani, amelyek a valóságban is megvannak, és azok abban az eszközcsoportban szerepeljenek, ahova használatuk (vagy nem-használatuk) alapján tartoznak és természetesen olyan értéken, amely nem magasabb, mint az adott eszköz (kötelezettség) piaci értéke. A Leltározási szabályzat egy több évre szóló belső szabályzat, amelyet évente célszerű áttekinteni és a szükséges módosításokat azon átvezetni. A szabályzatot módosítani kell, ha a vonatkozó jogszabályok változnak, vagy a társaság belső szabályozását (törvényes keretek között) megváltoztatja, a változás hatálybalépésétől számított 90 napon belül. A Leltározási szabályzat hatálya kiterjed minden, a társaság tulajdonában és használatában lévő eszközre, források állományára. A beszámolóban foglalt tételeknek főkönyvi könyvelés adataival egyező leltárral való alátámasztása az egyik garancia arra, hogy a mérlegben kimutatott eszközök és források a valóságban is léteznek Az MNV Zrt. éves beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 5/2008. (I. 22.) Korm. rendelet 1. -a értelmében az MNV Zrt. beszámolási kötelezettségének a saját vagyonnal való gazdálkodásról a számviteli tv. előírásai szerint, a rábízott állami vagyonnal való gazdálkodásról a 5/2008. (I. 22.) Korm. rendelet 2. -ában foglaltak szerint köteles eleget tenni.

4 4 II. A LELTÁROZÁSSAL KAPCSOLATOS FOGALMAK 1. Leltár A leltár olyan tételes kimutatás, amely a társaság eszközei és forrásai valóságban meglévő állományának mennyiségét és értékét december 31. napjában meghatározott fordulónapra vonatkoztatva tartalmazza, ellenőrizhető módon. A tételesség az egyedi értékelés elvének betartását jelenti. Az ellenőrizhetőség követelményének akkor felel meg a leltár, ha érvényesülnek az alábbi feltételek: a leltár tartalmazza a fordulónapot (év, hónap, nap, amelyre vonatkozóan a leltár készül), a leltár tartalmazza a benne szereplő tételek egyértelmű azonosításához szükséges adatokat, a fordulónapon meglévő eszközöket és forrásokat legalább a mérleg szerinti csoportosításban szerepelteti, elkülönítetten kell kimutatni a leltárban azokat az egyébként azonos eszközöket, amelyeket valamilyen okból egymástól eltérően értékelnek. 2. Leltározás A leltározás a társaság tulajdonában vagy birtokában lévő eszközök és források állományának (mennyiségének) tényleges megállapítása. A leltározási tevékenységhez tartozik a nyilvántartás szerinti és a tényleges állomány közötti különbözet (hiány, többlet) megállapítása és rendezése (elszámolása) is. A leltározás mennyiségi adatok és az értékelési szabályok alapján megállapítja az eszközök és források értékét 3. Leltározás célja a mérleg valódiságának alátámasztása, bizonylati fegyelem ellenőrzése, megszilárdítása, a könyvelés helyességének ellenőrzése, az eltérések kimutatása, a nyilvántartások tényleges vagyoni helyzetének megfelelő rendezése, a tulajdon védelme. A leltározás soron biztosítani kell, hogy valamennyi vagyontárgy, követelés, kötelezettség, és forrás felvételre (számbavételre) kerüljön, és ennek megfelelően a mérlegvalódiság érvényesüljön.

5 5 4. A leltárral szemben támasztott tartalmi és alaki követelmények A leltározást úgy kell lebonyolítani, hogy a Szt. által megfogalmazott teljesség, valódiság és világosság követelményei maradéktalanul érvényesüljenek. A teljesség követelménye értelmében a leltárnak az MNV Zrt. valamennyi eszközét és forrását tartalmaznia kell. A bérelt, kölcsönvett, eladott és még el nem szállított, illetve az idegen eszközöket nem lehet a leltárban szerepeltetni. A valódiság követelményének biztosítása céljából minden leltárnak a valóságos helyzetet kell tartalmaznia. Ennek megfelelően mindazon eszközöket, amelyeket számlálással, számítással, méréssel számba lehet venni, tényleges mennyiségi felvétellel kell leltározni. A ténylegesen meg nem számolható eszközöket és forrásokat közvetett felvétellel bizonylatok, okmányok alapján kell leltározni. A világosság követelményének érvényesítése végett a leltárnak az eszközöket tárolási helyek (munkahelyek, helyiségek stb.) szerinti, ezen belül fajta, típus, minőség és méret szerinti részletességgel kell tartalmaznia, hogy a kellő áttekintés és értékelés lehetősége biztosított legyen. 5. Leltározási körzet, leltározási körzetvezető Leltározási körzet: az azonosító számmal ellátott terület. Leltározási körzetvezető: a területi irodák esetében az irodavezető, az MNV Zrt. Központi leltározási körzetében a Logisztikai és Biztonsági Igazgató. A leltározási körzetvezető - a körzetében - felelős a leltározási tevékenység szabályszerű lebonyolításáért. Minden leltározási körzet vezetője köteles gondoskodni a körzetbe tartozó eszközök vagyonvédelméről. Amennyiben a körzetbe kiadott eszközöknél hiányt észlelnek, arról haladéktalanul köteles jegyzőkönyvet felvenni és további intézkedésre megküldeni a Gazdasági Igazgatóságnak. Leltározási körzetek kijelölése: A leltározási körzetek kijelölését az MNV Zrt. aktuális szervezeti felépítésének megfelelően kell elvégezni. Ennek alapján a leltározási körzetek a területi irodák és az MNV Zrt. központja, ahol 3-4 tagú leltározó bizottság alakul. A leltározó bizottság hatásköre az MNV Zrt. egészére kiterjed. A bizottság vezetőjét és tagjait a vezérigazgató jelöli ki.

6 6 6. A leltár felvétel módja A leltár felvétel módja lehet: mennyiségi felvétel (amikor tételesen, valamilyen mértékegységben mérjük a leltározandó eszközöket, pl.: db) egyeztetés (mennyiségi felvétel nélkül a nyilvántartások összehasonlítása alapján, pl.: bankkivonatok, folyószámla-kivonatok, stb.) A leltározás mennyiségi felvétellel történő végrehajtása, az eszközök megszámlálásával megy végbe. A vonalkódot nem tartalmazó (többletként fellelt) tárgyi eszközöket a leltározás során leltári számmal kell megjelölni. A mennyiségi felvétel végrehajtható a nyilvántartásoktól függetlenül a nyilvántartással való utólagos összehasonlítással, vagy a nyilvántartások alapján a leltárfelvétel alkalmával való összehasonlítással Teljes leltár: az a kimutatás, amely valamennyi eszközt tartalmazza Részleltár: az eszközök egy-egy köréről (az eszközök egy-egy csoportjáról) készített leltár Pótleltár: pótleltárt kell felvenni abban az esetben, ha a leltárértékelés során megállapításra kerül, hogy egyes eszközök nem szerepelnek a leltárban, de azok fizikailag megtalálhatók az adott szervezeteknél Idegen eszközökről készített leltár: az MNV Zrt. területén lévő, idegen eszközökről készített kimutatás. Az idegen eszközök leltárát a tulajdonos szervezet részére egyeztetés végett meg kell küldeni Megismételt leltár: felvételének elrendelésére abban az esetben kerülhet sor, ha az anyagilag felelős személyek a leltárfelvétel megismétlését alapos indokok alapján kérik Évzáró leltár: az éves beszámoló valódiságát, a mérlegben kimutatott eszközök és források értékét alátámasztó dokumentáció Elszámoltató leltár: az a leltár, amely az anyagilag felelős személyek elszámoltatására készül. Ilyen leltárnak minősül a társaság dolgozói részére személyre szólóan kiadott eszközök időszakos számbavétele (rovancsolása) is Átadás-átvételi leltár: az a leltár, amelyet a változás napjával akkor kell készíteni, ha az eszközök kezeléséért vagy számadásáért felelős beosztást betöltő személyében változás következik be, vagy átszervezés történik. Ez a leltár mind az átadó, mind az átvevő elszámoltatásának anyagi és büntetőjogi felelősségének alapokmánya. 7. Leltár felvételezés a választható időpont alapján

7 7 Folyamatos leltározás esetén a leltározási kötelezettség alá eső minden eszközt meghatározott időtartamon belül kell leltározni. A folyamatos leltározás előfeltétele a naprakész, főkönyvvel egyező nyilvántartás. Fordulónapos leltár esetén előre meghatározott naptári nappal vonatkozó analitikus nyilvántartások lezárásával egyidejűleg történik az eszközök leltárfelvétele. A leltározást a leltárfelvételi helyen megszakítás nélkül kell folytatni. 8. A leltári fordulónap A leltári fordulónap attól függetlenül, hogy a tényleges leltározási munka mikor veszi kezdetét, vagy mikor fejeződik be az a nap, amelyre vonatkozóan a leltárt el kell készíteni, a leltározás napja pedig az a nap, amikor a tényleges mennyiségi felvétel megtörténik. 9. Rovancsolás A rovancsolás a meglevő eszközök egyeztetése az analitikus nyilvántartással, főkönyvi könyveléssel. Elrendelhető bármikor, egy meghatározott eszközcsoportnál is. 10. Leltárkülönbözet Leltárkülönbözetnek minősül a leltározás során megállapított mennyiség és a könyvviteli nyilvántartások szerinti mennyiség közötti különbözet, mely lehet leltári hiány, vagy leltári többlet. A leltárkülönbözet értéke a leltározás során megállapított mennyiségi különbözet nyilvántartási (beszerzési) áron számított értéke. 11. Értékelés A leltár értékelése az eszközök és források forintértékének meghatározása. A leltározás megkezdésétől annak befejezéséig az eszközök mozgását korlátozni kell. Ezen időszak alatt az állományváltozás kizárólag a leltározó tudomásával történhet. A változást dokumentáló bizonylat egy példányát a leltározást végzők részére meg kell küldeni, és azt a leltári nyilvántartásokon haladéktalanul át kell vezetni. (3. sz. melléklet) A leltárfelvétel befejezése után a leltározás adatait egyeztetni kell a könyvviteli nyilvántartásokkal és a jegyzőkönyvileg megállapított különbözetek okát záros határidőn belül ki kell vizsgálni. A leltározás eredménye alapján a felelős személy intézkedik a leltárkülönbözeteket előidéző okok megszüntetéséről. A leltározásban részt vevő személyek hatáskörét, felelősségét és feladatát a jelen szabályzat írja elő.

8 8 III. A LELTÁROZÁS RENDJE 1. A leltározás előkészítése 1.1 Leltározási ütemterv A leltározás elrendelésekor a gazdasági vezérigazgató-helyettes Leltározási Utasítást ad ki, mely alapján a leltározási körzetvezetők leltározási ütemtervet készítenek melyet a gazdasági igazgató részére jóváhagyás céljából megküldenek. A leltározási ütemterv a leltár előkészítését és zökkenőmentes lebonyolítását szolgálja. Az előkészítés során kell megteremteni a leltározási munkák végrehajtási feltételeit. Elsősorban szervezési feladat, melynek során fel kell mérni és meg kell határozni az elvégzendő feladatokat, gondoskodni kell arról, hogy a feladat elvégzéséhez szükséges munkaerő és munkaeszközök rendelkezésre álljanak. A Leltározási Ütemterv tartalmazza: leltározási körzet-, a leltározási körzet vezetőjének nevét, a leltározási munkák irányításával megbízott vezető és a leltárellenőr megjelölését, a leltározásban résztvevő felelősök, a leltározók nevét, a leltározás fordulónapját (fordulónapos leltározás esetén), a leltározásra kerülő eszközök körét, a leltározás módját, a leltározásban érintett személyek és helyiségek megnevezését, a leltározásban érintettek kiértesítésének határidejét, leltárértekezlet időpontját (leltározásban résztvevők felkészítése) a leltározás konkrét előkészítésének, végrehajtásának és értékelésének kezdő és befejező időpontját, a feladatok elvégzéséhez szükséges munkaeszközök biztosítását, a leltár hiányok, többletek értékelési módját, az összehasonlító kimutatások elkészítésének határidejét, a leltározások eredményének értékelését, összefoglaló jelentés készítésének időpontját. A központi leltározási körzetben a leltározásban minden esetben részt kell vennie a Logisztikai és Biztonsági Igazgatóságról és az Informatikai és Nyilvántartási Igazgatóságról delegált személynek. A leltári munkák megkezdését megelőző 30 nappal korábban biztosítani kell a feleslegessé vált, vagy a selejtezésre javasolt eszközök elkülönítését, és a 72/2008. számú vezérigazgatói utasítás a Feleslegessé vált vagyontárgyak feltárásának és selejtezésének szabályzata alapján a selejtezést végre kell hajtani. A leltározók részére a Leltározási Ütemtervben meghatározott időpontban a Gazdasági Igazgatóság részéről kijelölt személy módszertani felkészítést tart, amely során ismerteti a leltározás célját, a leltározási időszak konkrét feladatait, a leltározandó eszközök nyilvántartási rendjét, a leltározás végrehajtására vonatkozó

9 9 szabályokat, az előző leltározás tapasztalatait, valamint a leltározási egységek tagjainak jogait, kötelezettségeit és felelősségét. A leltározás vezetője és a leltározók a leltározási feladatok végrehajtásáért, a leltárfelvételi adatok helyességéért felelősséggel tartoznak. A leltározás szabályszerűségéért a leltározási körzetvezető, a minőség megállapításáért, valamint a mennyiségi számbavétel helyességéért a leltározó, az értékelésért a gazdasági igazgató a felelős. A leltározás és a leltár eredménye értékelésének helyességét a leltárellenőr ellenőrzi. Az előkészítő munka fontos részét képezi a leltárnyomtatványok biztosítása (leltárfelvételi jegy, leltárfelvételi ív, leltárfelvételi összesítő). ( sz. melléklet) A leltárnyomtatványok szigorú számadású bizonylatok. A sorszámmal ellátott bizonylatokról az átvétel elismerésének igazolását tartalmazó kimutatást kell vezetni. A leltárnyomtatványok beszerzése és szigorú számadású nyilvántartásba vétele a leltározási körzetek vezetőinek feladata A leltározás megszervezése A leltározás gyors, sikeres lebonyolítása érdekében előzetesen fel kell mérni a leltározási feladatokat. A leltározási körzetek leltározási egységeket alakíthatnak ki. Iroda (immateriális javak, gépek, berendezések leltározása) szobaleltár Személyi használatra kiadott tárgyi eszközök Járművek Pénztár 1.3. A leltározásban közreműködők hatásköre, feladata és felelőssége A vezérigazgató hatásköre: a leltározási szabályzat jóváhagyása, a leltározási bizottság vezetőjének és tagjainak kijelölése, a központi leltározási körzet leltár ellenőrének kijelölése, az éves mérleg valódiságát alátámasztó leltár jóváhagyása, leltárhiány esetében az anyagi felelősségről való döntés. A gazdasági vezérigazgató-helyettes hatásköre: a leltár elrendelését biztosító Leltározási Utasítás kiadása (a leltározási körzetek munkájának összehangolása, valamint a feldolgozás folyamatosságának és zökkenőmentességének biztosítása érdekében), a leltár jóváhagyásra történő felterjesztése, leltárhiány esetében az anyagi felelősség megállapítására javaslat felterjesztése a vezérigazgató felé. A gazdasági igazgató hatásköre és feladata: A Leltározási Ütemterv jóváhagyása a leltározási körzet vezetők javaslata alapján. A Gazdasági Igazgatóság állományából kijelöli azt a személyt, aki a leltározók részére módszertani felkészítést tart,

10 10 A Gazdasági Igazgatóság állományából kijelöli az egyeztetéses leltár felelős személyeit (felelősségi mátrix alapján), A leltár kiértékelés folyamatának nyomon követése, döntéselőkésztő javaslat kidolgozása - a leltározás lezárásáról készített, összesített jegyzőkönyvek alapján - a hiány és többlet rendezésére, A leltározási körzetvezetők hatásköre és feladatai: Leltározási Ütemterv készítése a gazdasági vezérigazgató-helyettes által kiadott Leltározási Utasítás alapján, a Leltározási Ütemterv jóváhagyásra történő előterjesztése, a gazdasági igazgató felé, a mennyiségileg felvett leltár egyeztetése (mennyiségi összevetés), a leltár hiány/többlet megállapítása (mennyiség, érték), döntéselőkésztő javaslat kidolgozása - a leltározás lezárásáról készített jegyzőkönyvek alapján - a hiány és többlet rendezésére, a leltározás tárgyi és személyi feltételeinek biztosítása, a leltározás menetének figyelemmel kísérése, ezen keresztül elősegítése, a leltározás során a hatáskörében tisztázható, felmerülő vitás kérdések soron kívüli rendezése, a leltározási ütemtervben foglaltak maradéktalan biztosítása, a körzet eszközeinek teljes körű leltári felvétele. Leltárfelvevők feladata: a leltározáskor a leltárkörzetben lévő eszközök teljes körű leltárfelvétele, a leltárkörzeti leltárlisták aláírása, a leltárfelvételi bizonylatok megőrzése. Leltárellenőr(ök): Az ellenőrzési feladatok ellátására a leltározási körzetvezetőnek leltárellenőröket kell kijelölnie. A központi leltározási körzetben a leltárellenőr kijelölése a vezérigazgató hatásköre. A leltározás ellenőrzése a Leltározási Utasításban meghatározott módszerrel történik. A leltározási körzetvezetőnek a leltárellenőr függetlenségét biztosítania kell. IV. A LELTÁROZÁS LEBONYOLÍTÁSA Ez a fejezet a saját vagyon, majd azt követően a rábízott állami vagyon leltározására vonatkozó szabályokat, illetve a leltár lebonyolításának menetét rögzíti.

11 11 AZ MNV ZRT. SAJÁT VAGYONÁRA VONATKOZÓ LELTÁROZÁSI SZABÁLYOK, A LELTÁROZÁS VÉGREHAJTÁSA 1. Befektetett eszközök 1.1. Immateriális javak Az immateriális javak leltározását mennyiségi felvétel nélkül, egyeztetéssel kell elvégezi. Legalább évente, a mérleg fordulónapjára (december 31.) vonatkozóan fordulónapi leltárt kell készíteni, mely a főkönyvben és az analitikus nyilvántartásban lévő értékek azonosítását és egyeztetését jelenti. Leltározáskor az analitikus nyilvántartás (egyedi nyilvántartó kartonok) adatai alapján készített összesítő kimutatás végösszegét egyeztetni kell a 11. Immateriális javak Főkönyvi számlacsoportban található megfelelő főkönyvi számlák egyenlegével Tárgyi eszközök Az MNV Zrt. a tárgyi eszközökről (gépek, berendezések, felszerelések, járművek) egyedi nyilvántartást vezet mennyiségben és értékben. A leltározását évente egyeztetéssel, négy évente a mérleg fordulónapjával (december 31.) mennyiségi felvétellel végzi. Kivételt képeznek azok a tárgyi eszközök, melyek elhasználódása, forgási sebessége ezen intervallumon belüli. A mennyiségi felvétellel felvett leltár áttekinthetően, leltározási helyenként és ezen belül fajta, típus, méret, gyári szám részletezéssel tartalmazza az eszközökre vonatkozó jellemzőket. A mennyiségi felvétel leltárfelvételi íveken történik, melynek adatai egyeztetésre kerülnek az analitikus nyilvántartással, vagyis az egyedi nyilvántartó kartonok adataival. Az egyedi nyilvántartó kartonok adataiból egy összesítő kimutatás készül, melynek végösszege meg kell, hogy egyezzen a főkönyvben szereplő Tárgyi eszközök számlacsoport megfelelő számláinak egyenlegével. A tárgyi eszközök hiányáról illetve többletéről jegyzőkönyvet kell felvenni, ebben indokolni kell az eltérés okát Gépek, berendezések és felszerelések A tárgyi eszközöknek minősülő gépeket, berendezéseket és felszereléseket négy évenként, december 31. fordulónappal, mennyiségi felvétellel kell leltározni. A leltár felvételezést a gyártási- és egyéb azonosítási szám ellenőrzésével, a vonalkód nélküli eszközöknél leltári számmal történő ellátásával kell végrehajtani. A leltárfelvevő feladata, hogy ezen eszközök azonosító számait leolvassa, azokat leltári

12 12 számmal ellássa, vagy a meglévő leltári számot a szervezetre vonatkozó nyilvántartással egyeztesse Járművek A járműveket tartózkodási helyüktől függetlenül típussal és rendszámmal azonosítva, évenként mennyiségi felvétellel kell leltározni. A járművek leltározását a Logisztikai és Biztonsági Igazgatóság végzi. A gépjárműleltár alkalmával egyidejűleg a gépkocsi tartozékokat (pl.: pótkerék, izzókészlet, vontatólánc, hólánc stb.) és felszereléseket (pl.: rádiótelefon-szett, műholdas követő stb.) is leltározni kell Ingatlanok Az MNV Zrt. saját használatában lévő épületeket, építményeket négy évenként, műszaki bejárással kell leltározni. Az ingatlanok évenkénti leltározását az egyedi nyilvántartó kartonok egyeztetésével kell elvégezni, a leltározásról jegyzőkönyvet kell készíteni. Leltár különbözet esetén a jelen szabályzat III.1. Hiányok, többletek rendezése pontjában leírtak szerint kell eljárni. Az egyeztetésnek ki kell terjednie: az épület és az építmények ingatlan nyilvántartási adatainak (tulajdoni lapszám, helyrajzi szám), az épületekre és építményekre történt ráaktiválások, a bérelt ingatlanon végzett beruházások aktivált állományának, a kábelek, számítástechnikai vezetékek, hálózatok műszaki nyilvántartásokkal való összevezetésére, ellenőrzésére Idegen helyen található tárgyi eszközök Az idegen helyen található tárgyi eszközök leltárát az eszközök átadás-átvételi bizonylataival kell dokumentálni. Az idegen helyen található eszközökről, amelyek: javításra kivitt, tárolásra leadott, használatra kihelyezett és kölcsön adott eszközök, A nyilvántartásért felelős szakterület ( Logisztikai és Biztonsági Igazgatóság, Informatikai és Nyilvántartási Igazgatóság, Területi Irodák) összesítő leltárjegyzőkönyvet készít, amelyben az eszközök tételesen, egyedi azonosítóval ellátva szerepelnek. A javításra kiadott eszközökről jegyzőkönyvet kell az adott szerviztől bekérni, míg a tárolásra leadott, a használatra kihelyezett, illetve

13 13 kölcsönadott eszközökről tárolási nyilatkozatot kell beszerezni. (4. sz.. és 5.sz. melléklet) Az idegen helyen található eszközök leltározását négy évenként a tárgyi eszközök leltározásával azonos időszakban kell végrehajtani Befejezetlen beruházások, beruházásra adott előlegek Beruházásnak minősül a tárgyi eszközök beszerzése, létesítése, a meglévő tárgyi eszköz bővítése, átalakítása, továbbá a tárgyi eszköz értékét növelő felújítása. A befejezetlen beruházásokat, beruházásokra adott előlegeket évenként, december 31-i fordulónappal a főkönyvi és az analitikus nyilvántartások egyeztetésével kell leltározni Befektetett pénzügyi eszközök A befektetett pénzügyi eszközök között kimutatott értékpapírokat a nyilvántartással való egyeztetés útján kell leltározni. A leltározás a tulajdonosi minőségben megkötött társasági szerződésekben, alapító okiratokban foglalt adatok egybevetését jelenti a főkönyvi adatokkal. Az adott kölcsönök az MNV Zrt.-nél jellemzően a dolgozóknak nyújtott lakásépítési kölcsönök. Leltározásukat mennyiségi felvétel nélkül, egyeztetéssel adósonként vezetett analitikus nyilvántartások egybevetése a pénzintézeti nyilvántartással kell végrehajtani. 2. Forgóeszközök 2.1. Készletek Az MNV Zrt. vásárolt anyagokat nem készletez, beszerzéskor - amely a folyamatos működés igényeinek megfelelően történik - azonnal költségként számolja el. A fel nem használt anyagokat december 31-i fordulónappal tényleges mennyiségi felvétel alapján kell nyilvántartásba venni, az utolsó beszerzési ár alapján. Az MNV Zrt. saját vagyonában található göngyölegek leltározása a Logisztikai és Biztonsági Igazgatóságon vezetett nyilvántartás egyeztetésével valósul meg. A közvetített szolgáltatások leltározása a nyilvántartással való egyeztetéssel történik. Az analitikus nyilvántartásban szereplő adatok egyeztetésre kerülnek a számlacsoport számláinak egyenlegével Követelések

14 14 A Szt. előírásai alapján az éves beszámoló készítésekor olyan leltárt kell készíteni, amely adósonkénti részletezettségben tartalmazza a követeléseket a mérlegben szereplő, csoportosításnak megfelelően. A követeléseket a leltár összeállítását megelőzően egyeztetéssel kell ellenőrizni. Az egyeztetések alapja: A vevőkkel szembeni követelések esetében a számlák, valamint az egyenlegközlő levelek és azokra adott válaszok, A pénzintézetekkel szembeni követelés esetében a mérleg fordulónapjára vonatkozó bankszámlakivonatok, A munkavállalókkal szembeni követelések esetén az analitikus nyilvántartás és a könyvviteli számlák összevetése, Az adóhatósággal szembeni követelések esetén az adóhatóságtól lekért folyószámla kivonat és a bevallások összehasonlítása. Ha az egyeztetések eredménye különbözetet mutat, a különbözet értékéről és okáról jegyzőkönyvet kell felvenni. Az eltérést társaságunk 30 napon belül rendezi, korrigálja Értékpapírok A forgóeszközök között kimutatott értékpapírokat a nyilvántartással való egyeztetés útján kell leltározni. Évente legalább a mérleg fordulónapjára vonatkozóan fordulónapos leltárt kell készíteni, mely a főkönyvben és az analitikus nyilvántartásban lévő értékek azonosítását és egyeztetését jelenti. 2.4.Pénzeszközök A pénzeszközök leltározása minden évben az üzleti év mérleg fordulónapján, egyeztetéssel történik. Készpénz leltározása: a mérleg fordulónapján a pénztárakban lévő készpénz összege megszámlálásra kerül, majd a pénztárkönyvvel, illetve a főkönyvben szereplő megfelelő pénztár számlával kerül egyeztetésre. Pénztárrovancs a bármely napon a pénztárakban található készpénzállomány összevetését jelenti a pénztárjelentés záró értékével. A rovancsolás tényét a pénztárjelentésben fel kell tüntetni. Az év végi rovancsolásról készített jegyzőkönyvet a mérleg mellékleteként kell kezelni. Az elszámolásra kiadott összegek leltározása egyeztetéssel történik. A bankszámlákon levő összeg egyeztetése a számlavezető bankoktól kapott, fordulónapra vonatkozó bankszámlakivonat és a főkönyvi nyilvántartás összehasonlításával történik. 3. Aktív időbeli elhatárolások

15 15 Az időbeli elhatárolások leltározása annyit jelent, hogy az elhatárolt költségeket, bevételeket igazoló bizonylatok, dokumentumok, valamint a segítségükkel végzett számítások alapján készített analitikus nyilvántartás adatai egyeztetésre kerülnek a főkönyvi nyilvántartás adataival. Az analitikus nyilvántartásban szereplő adatok egyeztetésre kerülnek a főkönyvben szereplő 39. Aktív időbeli elhatárolások számlacsoport számláinak egyenlegével. 4. Saját tőke A saját tőke elemeinek leltározása egyeztetéssel történik évente, a mérleg fordulónapján. Az egyeztetés az analitikus nyilvántartás összevetését jelenti a főkönyvi nyilvántartással. Az analitikus nyilvántartásban szereplő adatok egyeztetésre kerülnek a főkönyvben szereplő 41. Saját tőke számlacsoport számláinak egyenlegével. 5. Céltartalék A várható kötelezettségekre, költségekre képzett céltartalék jogcímenként bemutatott értékét a társaság analitikus nyilvántartásban rögzíti. A leltározás során egyeztetéssel állapítja meg, hogy a képzett céltartalék a számviteli utasításban foglaltaknak megfelel-e, valamint hogy egyezik-e a főkönyvben szereplő céltartalék összegével. A leltározást évente a beszámoló készítés során kell elvégezni. Az analitikus nyilvántartásban szereplő adatok egyeztetésre kerülnek a főkönyvben szereplő 42. Céltartalékok számlacsoport számláinak egyenlegével. 6. Kötelezettségek A kötelezettségek leltározását egyeztetéssel kell elvégezni. A Szt. előírásai alapján az éves beszámoló készítésekor olyan leltárt kell készíteni, amely ügyfelenkénti részletezettségben tartalmazza a kötelezettségeket a mérlegben szereplő csoportosításnak megfelelően. A kötelezettségeket a leltár összeállítását megelőzően egyeztetéssel kell ellenőrizni. Az egyeztetések alapja: A vevőkkel szembeni kötelezettségek esetében a számlák, valamint az egyenlegközlő levelek és azokra adott válaszok, A pénzintézetekkel szembeni kötelezettségek esetében a mérleg fordulónapjára vonatkozó bankszámlakivonatok, A munkavállalókkal szembeni kötelezettségek esetén az analitikus nyilvántartás és a könyvviteli számlák összevetése, Az adóhatósággal szembeni kötelezettségek esetén az adóhatóságtól lekért folyószámla kivonat és a bevallások összehasonlítása. Ha az egyeztetések eredménye különbözetet mutat, a különbözet értékéről és okáról jegyzőkönyvet kell felvenni. Az eltérést társaságunk 30 napon belül rendezi, korrigálja.

16 16 Az analitikus nyilvántartásban szereplő adatok egyeztetésre kerülnek a főkönyvben szereplő Kötelezettségek számlacsoport számláinak egyenlegével. 7. Passzív időbeli elhatárolások Az időbeli elhatárolások leltározása annyit jelent, hogy az elhatárolt költségeket, bevételeket igazoló bizonylatok, dokumentumok, valamint a segítségükkel végzett számítások alapján készített analitikus nyilvántartás adatai egyeztetésre kerülnek a főkönyvi nyilvántartás adataival. Az analitikus nyilvántartásban szereplő adatok egyeztetésre kerülnek a főkönyvben szereplő 48. Passzív időbeli elhatárolások számlacsoport számláinak egyenlegével. 8. Általános rendelkezések A Gazdasági vezérigazgató-helyettes - szükség esetén - bármely időpontra leltározási kötelezettséget írhat elő. A saját vagyon vonatkozásában az egyeztetéssel történő leltározást a Gazdasági Igazgatóság kijelölt munkatársai, a mennyiségi felvétellel történő leltározást a Leltározási Ütemtervben megjelölt leltározók végzik. A leltározásról jegyzőkönyvet kell felvenniük. A jegyzőkönyvben rögzíteni kell a felvett leltár és a nyilvántartás közötti eltéréseket, hiányokat, illetve többleteket. 9. A leltárfelvétel bizonylatai A gyári számmal, illetve egyéb azonosító adatokkal rendelkező eszközök esetében egyedi leltárfelvételi lapokat/íveket kell alkalmazni, az egyedi azonosítóval nem rendelkező eszközök esetében leltárfelvételi íveket. A leltárfelvétel bizonylatai szigorú számadású bizonylatnak minősülnek, a leltározási munka megkezdése előtt folyamatos sorszámmal kell ellátni, a munka végeztével a leltározót valamennyi leltárfelvételi lappal/ívvel el kell számoltatni. A bizonylatokon javítani csak szabályosan szabad, az ellenőr ellenjegyzése mellett. A leltár értékeléséhez leltárfelvételi összesítő bizonylatot kell alkalmazni. Tárgyi eszköz átadó bizonylat: Tárgyi eszközök mozgatására átadó bizonylatot kell alkalmazni. Átadó bizonylat alkalmas a tárgyi eszközök szervezet/szobára való kiadására.(3.sz. melléklet) Átadó bizonylat 3 példányban készül, melyből az 1. példány a tárgyi eszköz használatáért felelős személyé, a 2. példány a tárgyi eszköz nyilvántartásáért felelős szakterületé, 3. példány a Gazdasági Igazgatóságé

17 17 AZ MNV ZRT. KEZELÉSÉBEN LÉVŐ RÁBÍZOTT ÁLLAMI VAGYONRA VONATKOZÓ LELTÁROZÁSI SZABÁLYOK, A LELTÁROZÁS VÉGREHAJTÁSA A rábízott állami vagyon nyilvántartásának Számviteli törvénytől való eltéréseit az 5/2008 (I.22.) Korm. rendelet, valamint arra épülve az MNV Zrt. mindenkori Számviteli politikája tartalmazza. Az MNV Zrt. által kezelt, de a Magyar Állam tulajdonát képező rábízott állami vagyon fokozott védelme és ellenőrizhetősége érdekében az MNV Zrt. éves beszámolóját és vagyonnyilvántartását a Szt. követelményeinek megfelelő leltárral kell alátámasztani. Miután az MNV Zrt. a rábízott állami vagyon vonatkozásában tételes vagyonnyilvántartást vezet, ezért az éves beszámolót alátámasztó leltár esetében a Szt. 69. (1) bekezdését kell alkalmazni, azaz A könyvek év végi zárásához, a beszámoló elkészítéséhez olyan leltárt kell összeállítani, amely tételesen ellenőrizhető módon tartalmazza a vállalkozónak a mérleg fordulónapján fennálló eszközeit és forrásait mennyiségben és értékben. 150/2009. (VII.23.) Korm. rendelet (5) bekezdése értelmében A központi költségvetési szerv vagyonkezelőnél és az egyéb vagyonkezelőnél lévő eszközöknek, illetve azok forrásainak a vagyonkezelők adatszolgáltatása által módosított értékeit kell a mérlegben szerepeltetni, az ezen értékadatokat alátámasztó leltárt az adatokat szolgáltató vagyonkezelő készíti el és őrzi meg. Az MNV Zrt. kezelésében lévő rábízott állami vagyon leltározása két munkafolyamatból áll: az eszközök mennyiségének természetes mértékegységben történő megállapításából (leltár felvétel) és a leltározott mennyiségek nyilvántartásokkal való összevetése, hiány/többlet megállapítása (leltár kiértékelése). Ilyen mennyiségi felvételt igénylő eszközök: ingatlanok - kivéve földterületek- és egyéb tárgyi eszközök, a rábízott vagyonban nyilvántartott, de az MNV Zrt. működéséhez használt tárgyi eszközök, készletek, készletek Az eszközök és források más részének adatait nyilvántartások, különböző igazolások alapján kell a leltárba állítani. Ezek a mennyiségi felvételt nem igénylő eszközök. Az MNV Zrt. kezelésében lévő rábízott állami vagyon vonatkozásában ilyenek: immateriális javak (bérleti jogok), melyeket egyeztetéssel, az ellenőrzött nyilvántartások alapján kell a leltárba beállítani. társasági üzletrészek, vevőkkel szemben fennálló követelések,

18 18 egyéb követelések (osztalék követelése, kölcsönök, stb.) pénzeszközök, hagyatéki eszközök, aktív időbeli elhatárolások, saját tőke, céltartalékok, szállítókkal szemben fennálló kötelezettségek, normatív kötelezettségek, bánatpénz, ajánlati biztosíték miatti kötelezettségek, egyéb kötelezettségek, passzív időbeli elhatárolások. földvagyon 1. Befektetett eszközök leltározása Az MNV Zrt. a kezelt vagyoni körben - a rábízott állami vagyon nyilvántartási és beszámolási rendszerét szabályozó 5/2008. (I.22.) Korm. rendelet, valamint az MNV Zrt. Számviteli politikájában meghatározott előírások alapján a befektetett eszközök között az MNV Zrt. kezelésében lévő, tartósan állami tulajdonban maradó eszközöket szerepelteti Immateriális javak Az immateriális javak leltározását mennyiségi felvétel nélkül, egyeztetéssel kell elvégezi. Legalább évente, a mérleg fordulónapjára vonatkozóan fordulónapi leltárt kell készíteni, mely a főkönyvben és az analitikus nyilvántartásban lévő értékek azonosítását és egyeztetését jelenti. Hagyatékból származó immateriális javak leltározása a hagyatékátadó végzés alapján egyeztetéssel történik. Leltározáskor az analitikus nyilvántartás (egyedi nyilvántartó kartonok) adatai alapján készített összesítő kimutatás végösszegét egyeztetni kell a Főkönyvi számlacsoportban található megfelelő főkönyvi számlák egyenlegével. A leltározást végző feladata a dokumentáltság, bizonylatolás ellenőrzése is, valamint a nyilvántartások helyességének megállapítása. Az immateriális javak leltári eltérése esetében is a III.1. pontban leírtaknak megfelelően kell eljárni Ingatlanok és egyéb tárgyi eszközök leltározása Az ingatlanok és egyéb tárgyi eszközök beleértve a beszerzéskor egy összegben költségként elszámolt, 100 ezer forint egyedi bekerülési érték alatti, ún. kis értékű tárgyi eszközöket is leltározása, évente teljes körűen, mennyiségi felvétellel történik.

19 19 Hagyatékból származó ingatlanok és egyéb tárgyi eszközök leltározása a hagyatékátadó végzés alapján évente teljes körűen, mennyiségi felvétellel történik. A leltár teljes körűségének elve olyan értelemben is teljesül, hogy a vagyonkezelők részére a 254/2007. (X.4.) Korm. rendelet IV. fejezet 14. -a, valamint Melléklete előírja a vagyonkezelő nyilvántartási és adatszolgáltatási kötelezettségét. A 254/2007. (X.4.) Korm. rendelet 14. (3) bekezdése előírása alapján a vagyon hasznosítására kötött szerződésben rögzíteni kell, hogy a szerződő partner az MNV Zrt. vagyonnyilvántartási szabályzatát megismerte és magára nézve kötelező érvényűnek ismeri el. A vagyonkezelői szerződésekbe bele kell foglalni a leltárkészítési kötelezettséget is. Minden ingatlanról külön leltárfelvételi jegyet (1. sz. melléklet) kell kiállítani, melynek tartalmaznia kell: a leltár fordulónapját, a leltárfelvétel időpontját, az ingatlan azonosító/leltári számát, az ingatlan megnevezését (telek, üzlet, üzem, lakóház, laktanya, raktár, stb.), az MNV Zrt.-nek az ingatlannal kapcsolatos jogállását, tulajdoni lappal egyezően az MNV Zrt. tulajdoni hányadának megjelölését, az ingatlan helyrajzi számát, az ingatlan címét, az ingatlan összes beépített területét, a kapcsolódó egyéb ingatlan, vagy eszköz megnevezését, a leltározási egység vezetője, a felvételért felelős személyek és az ellenőrök aláírását. A leltárfelvételi jegyhez minden ingatlan esetében csatolni kell az ingatlanról beszerzett három hónapnál nem régebbi tulajdoni lapot. Az előprivatizációs ingatlanok esetében a mennyiségi leltárfelvételt akkor is el kell végezni, ha az MNV Zrt. tulajdonosi jogállása még nem tisztázott, vagy vitatott (pl. a telekkönyvben az MNV Zrt. tulajdonosi jogállása nincs bejegyezve, az elvonásról szóló határozat nem áll rendelkezésre, stb.). Az ingatlanhoz tartozó (azzal együtt elvont, vagy vásárolt, stb.), vagy attól független ugyancsak MNV Zrt. kezelésű egyéb eszközökről (gépek, berendezések, stb.) leltárfelvételi ívet (2. sz. melléklet) kell kitölteni, melynek tartalmaznia kell: a leltár fordulónapját, a leltárfelvétel időpontját, az ingatlan azonosító/leltári számát, megnevezését, címét, helyrajzi számát, címét, melyhez az eszközök kapcsolódnak, a leltározott tárgyi eszközök sorszámát, megnevezését, gyártási, vagy egyéb azonosító számát, leltári számát, a leltározási egység vezetője, a felvételért felelős személyek és az ellenőrök aláírását. Amennyiben a helyszínen nem deríthető ki, hogy mely eszközök vannak idegen tulajdonban, valamennyi eszközt leltárba kell venni.

20 20 A szigorú számadású nyomtatványokra vonatkozó szabályok betartása érdekében a leltárfelvételi jegyeket és íveket a leltározási munka megkezdése előtt folyamatos sorszámmal kell ellátni, a munka végeztével a leltározót valamennyi leltárjeggyel és leltárívvel el kell számoltatni a sorszámozás alapján (kitöltött, rontott, fel nem használt jegyek és ívek). A sorszám szerinti elszámoltatásért a leltárkörzetek vezetői a felelősök. A leltárjegyeken/íveken javítani csak szabályosan (a javított szöveg olvashatóságának megtartása mellett áthúzással fölé írva) szabad, az ellenőr ellenjegyzése mellett. Az ingatlan/eszköz azonosító/leltári száma egyezzen meg az adott eszköz vagyonnyilvántartásban használt egyedi azonosító számával. Az azonosító szám kitöltése az előprivatizációs ingatlanokat kivéve kötelező. Ha egy azonosító számon (pl ) több ingatlan szerepel, a következőképpen kell alábontani: /1,2, A vagyonnyilvántartásban szereplő ingatlanok és egyéb eszközök listáját az egyedi azonosító szám feltüntetésével az Informatikai és Nyilvántartási Igazgatóság bocsátja az illetékes tranzakciós igazgatóság rendelkezésére. A tárgyi eszközökről a leltárkészítés befejeztével - eszközcsoportonként a leltárjegyek alapján EXCEL táblában leltárösszesítőt kell készíteni és azt nyomtatott formában és elektronikus úton (Microsoft Outlook) is a Gazdasági Igazgatóság rendelkezésére kell bocsátani a leltárjegyek és leltárívek eredeti példányaival együtt. A leltárösszesítőnek minimálisan a következőket kell tartalmazni: sorszám, leltárjegy száma, leltári szám, megnevezés. mennyiségi egység mennyiség A földvagyon leltározását egyeztetéssel kell végrehajtani. Az MNV Zrt. analitikus nyilvántartásait egyeztetni kell a földhivatali nyilvántartás adataival. A tapasztalt eltéréseket magyarázatokkal kell alátámasztani (pl.: a földhivatali bejegyzés még nem történt meg) Befektetett pénzügyi eszközök leltározása Az MNV Zrt. rábízott állami vagyonának mérlegében, a befektetett pénzügyi eszközök között a tartósan állami tulajdonban maradó társasági részesedések (részvények, üzletrészek) nyilvántartási értéke szerepel. A mérleg készítés alapja a Kontrolling Igazgatóságnál vezetett VIR analitikus vagyonnyilvántartás, amely társaságonként (társasági formánként) tételesen tartalmazza a részvények és üzletrészek azonosító és megjelölő adatait, valamint a évi CLV. törvényben (az állami vagyonról) meghatározott állami tulajdon hányadában a jegyzett tőke és a tárgyévi saját tőke értékét. A leltározást az analitikus nyilvántartás és a különböző alapdokumentumok (pl. letétkezelő igazolása, cégbejegyzés, stb.) egyeztetésével, a Kontrolling Igazgatóság kijelölt munkatársainak, a Gazdasági Igazgatóság kijelölt munkatársainak az illetékes

21 21 Igazgatóságok, és szervezeti egységek munkatársaival együttműködve kell végrehajtania. A befektetett eszközök leltározása során a letétbe helyezett részvényeknél, vizsgálni szükséges, hogy azok ténylegesen megvannak-e, és a letétkezelő nyilvántartásában szereplő részvények fordulónapi állománya (darabszám, címlet, sorszám, egyéb azonosító) megegyezik-e az MNV Zrt. vagyonnyilvántartásában szereplő adatokkal. A fizikai, de még ki nem nyomtatott részvények, valamint a társasági üzletrészek esetén a leltározást a társaságtól levélben kért adatok alapján, egyeztetéssel kell elvégezni. Adott kölcsönöknél a mérlegben szereplő összeg leltározásához elengedhetetlen a kölcsönszerződés megléte, és az abban lévő kondíciók összehasonlítása. Az adott kölcsönök leltározását a Gazdasági Igazgatóság kijelölt munkatársainak kell elvégeznie. 2. Forgóeszközök leltározása 2.1. Készletek A készletek mérlegsor az 5/2008. (I. 22.) Korm. rendeletben előírtaknak megfelelően az MNV Zrt. értékesítendő eszközeinek kimutatására szolgál. Ide tartoznak: - Anyagok - Értékesítési célú immateriális javak - Értékesítési célú ingatlanok - Egyéb értékesítési célú eszközök, áruk - Készletekre adott előlegek Tartalma: az elvont, végelszámolási-, felszámolási eljárásból tulajdonba került, átvett - vagyoni értékű jogok, szellemi termékek, bérleti jogok, ingatlanok, gépek, berendezések, termékek, valamint a hagyatékként az MNV Zrt. rábízott állami vagyonába kerülő, áruként nyilvántartott készletek stb., valamint mindazon eszközök, amelyek a rábízott állami vagyon befektetett eszközei közül értékesítés céljából átsorolásra kerültek az üzleti év folyamán. Átsorolásuk a Tanács értékesítési eljárás megindításáról szóló határozata alapján történik a megfelelő befektetett eszköz mérlegsorról. Ezen eszközök leltározása megegyezik a befektetett eszközök között szereplő, ugyan ezen vagyonelem-fajta leltározására vonatkozó eljárással Követelések leltározása A Szt. a követelésekkel kapcsolatban olyan leltár készítését írja elő, az éves beszámoló összeállításához, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza azokat értékben. A

22 22 leltárban a követeléseket a mérleg szerinti csoportosításban kell kimutatni. A leltárba csak az adós által elismert követelés vehető fel. Ha az adós nem ismeri el a követelés összegét, vagy azt csak részben ismeri el, az el nem ismert összeget még peresítés esetén sem lehet a mérlegbe beállítani. Az MNV Zrt. kezelésében lévő rábízott állami vagyon esetében a leltár alapdokumentumai a követeléseknél a következők: kibocsátott, pénzügyileg még nem teljesített számlák, mint a fizetési határidőn belüli, vagy azon túli számlakövetelések alapbizonylatai, a vevő részére kiküldött egyenlegközlő levelek, belső bizonylatok (adatlapok), egyéb dokumentumok (pl. váltó), mint egyéb követelések alapbizonylatai. A rábízott állami vagyon követeléseinek leltározása során a Gazdasági Igazgatóságnál folyamatosan vezetett analitikus nyilvántartások fordulónapi állományát kell egyeztetéssel összehasonlítani a fentiekben ismertetett alapdokumentumokkal. A leltározást a Gazdasági Igazgatóság kijelölt munkatársai hajtják végre. A követelések egyedi értékelése során különös figyelmet kell fordítani a lejárt fizetési határidejű követelésekre, melyekre indokolt esetekben (vevő/adós minősítése, jelentős összegű, tartós különbözet) - értékvesztést kell elszámolni, illetve a követelés behajtását jogi útra kell terelni Értékpapírok, üzletrészek leltározása A rábízott állami vagyon mérlegében az értékpapírok, részesedések, üzletrészek között kerülnek kimutatásra: a kötvények, amelyek meghatározott céllal, vagy hagyatékként illetve maradvány vagyonként kerültek az MNV Zrt. tulajdonába, a nem tartós állami tulajdonban lévő részvények, üzletrészek, az MNV Zrt. rábízott állami vagyonához tartozó Állami vállalatok egyéb értékpapírok A Kontrolling Igazgatóság a rábízott állami vagyon forgóeszközök között nyilvántartott értékpapírok állományáról folyamatos, naprakész nyilvántartást vezet. Az értékpapírok leltározásának alapja ezen értékpapír nyilvántartás fordulónapi záró állománya. Az értékpapírok, üzletrészek leltározása egyeztetéssel történik, melyet a Kontrolling Igazgatóság kijelölt munkatársainak, a Gazdasági Igazgatóság kijelölt munkatársainak, valamint az illetékes Igazgatóságok, és szervezeti egységek munkatársaival együttműködve kell végrehajtani. Az egyeztetés során az analitikus nyilvántartás adatait letéti őrzésben lévő értékpapírok esetében a letétkezelő által adott kimutatás adataival (értékpapírszámla kivonat), részesedések, üzletrészek esetén a hatályos társasági szerződés (cégbírósági bejegyzés) adataival, a még ki nem nyomtatott fizikai részvények, valamint a társasági üzletrészek esetén, a társaságtól levélben kért adatok alapján,

23 23 egyéb értékpapírok esetén a rendelkezésre álló dokumentumok adataival kell egyeztetni. Hagyatékból származó értékpapírok leltározása a hagyatékátadó végzés alapján egyeztetéssel történik Pénzeszközök leltározása Pénztár A rábízott állami vagyon tekintetében a területi irodákon működő pénztárak az árverésekkel kapcsolatos, készpénzben teljesítendő árverési biztosítékok kezelését szolgálják. Ezen pénztáraknak az adott napon (december 31.) záró készpénz állománya nem lehet. Amennyiben a pénztárban fordulónapon egyenleg mutatkozik, úgy annak leltározására a jelen szabályzat MNV Zrt. saját vagyonának leltározásáról rendelkező II pontjában leírtak szerint kell eljárni. Bankbetétek Az MNV Zrt. pénzügyi tranzakcióinak lebonyolítására - a rábízott állami vagyon tekintetében - a Magyar Államkincstár a költségvetési törvényben meghatározott jogcímek szerinti bevételi és kiadási számlákat vezet. Ezen számláknak év végén egyenlegük nem lehet. A Vtv. 22. (5) bekezdésben kapott felhatalmazás alapján az MNV Zrt. az egyes értékesítési tranzakciók esetében a biztosítékok, óvadékok elhelyezésére az MKB Banknál vezet elszámolási betétszámlákat. A bankszámlákon lévő összeg egyeztetése a számlavezető bankfióktól kapott, fordulónapra vonatkozó bankszámlakivonat és a főkönyvi nyilvántartás összehasonlításával történik. A pénzeszközök leltározását minden évben december 31-ével kell elvégezni, a leltározás végrehajtása a területi irodák illetve a Gazdasági Igazgatóság kijelölt munkatársainak a feladata. 3. Források leltározása A rábízott állami vagyon mérlegének sajátosságai miatt a források közül csak a céltartalékok és a kötelezettségek leltározását kell végrehajtani. A leltározás során az egyeztetés módszerét kell alkalmazni, melynek során a könyv szerinti érték figyelembevétele a mérvadó. A források leltározását a Gazdasági Igazgatóság kijelölt munkatársainak kell végrehajtania Céltartalékok leltározása Az MNV Zrt. rábízott állami vagyon mérlegében a céltartalékok képzése az alábbiak szerint történik:

24 24 az MNV Zrt. részére előírt normatív kötelezettségek kamata utáni várható kötelezettségek fedezetére képzett céltartalék függő kötelezettségek (vállalt garanciák, kezességek, peres ügyekben várható kötelezettségek, stb.) fedezetére képzett céltartalék egyéb céltartalék A céltartalék képzését minden esetben a képzés alapjául szolgáló összegeket és a képzés módszerét, valamint eredményét bemutató részletes kimutatással kell alátámasztani. A leltározás során a mérlegbe beállított összegeket és a képzés alapjául szolgáló alapbizonylatokat, az illetékes igazgatóság munkatársainak és a Gazdasági Igazgatóság kijelölt munkatársainak kell egyeztetéses módszerrel összevetnie Kötelezettségek leltározása A kötelezettségek leltározását egyeztetéssel kell elvégezni. A Szt. előírásai alapján az éves beszámoló készítésekor olyan leltárt kell készíteni, amely ügyfelenkénti részletezettségben tartalmazza a kötelezettségeket a mérlegben szereplő csoportosításnak megfelelően. A kötelezettségeket a leltár összeállítását megelőzően egyeztetéssel kell ellenőrizni. A szabályzatban nem részletezett leltározási feladatokat a Leltározási Utasítás tartalmazza. V. A SAJÁT ÉS RÁBÍZOTT ÁLLAMI VAGYON LELTÁROZÁSÁNAK VÉGREHAJTÁSA Leltározási körzetvezetők Gazdasági vezérigazgató-helyettes Ingatlanvagyonért felelős vezérigazgató-helyettes Agrárportfólióért felelős vezérigazgató-helyettes Társasági portfólióért felelős vezérigazgató-helyettes A leltározási körzetvezető - a körzetében - felelős a leltározási tevékenység szabályszerű lebonyolításáért. Leltározási körzetek, leltározási csoportok Leltár körzet Leltár csoport I. Saját vagyon immateriális javak 1. II. Saját vagyon eszközei és forrásai 2. az immateriális javak nélkül III. Rábízott vagyon immateriális javak 3. IV. Rábízott vagyon ingatlanok és 4. vagyoni értékű jogok egyéb ingatlanok

25 25 és egyéb földterületek kivételével V. Rábízott vagyon ingatlanok és vagyoni 5. értékű jogok - egyéb ingatlanok és egyéb földterületek VI. Rábízott vagyon tárgyi eszközei az 6. Ingatlanok és vagyoni értékű jogok és a már mennyiségi leltárral felvett eszközök kivételével VII. Rábízott vagyon befektetett eszközei- - Tartós állami tulajdonú részesedések - Agrártársaságok, Erdőtársaságok 7. - Egyéb állami tulajdonú társaságok 8. - Tartósan adott kölcsönök 9. - Tartós hitelviszonyt megtestesítő értékpapírok 10. VIII. Rábízott vagyon készletek 11. IX. Rábízott vagyon forgóeszközei követelések 12. X. Rábízott vagyon-forgatási célú részesedések 13. értékpapírok, XI. Rábízott vagyon pénzeszközök 14. XII. Rábízott vagyon aktív időbeli elhatárolások 15. XIII. Rábízott vagyon saját tőke, céltartalékok 16. XIV. Rábízott vagyon kötelezettségei 17. XV. Rábízott vagyon passzív időbeli elhatárolások 18. Leltározási csoportok összetétele: Minden szervezeti egység köteles gondoskodni egy általa kijelölt személy delegálásáról a leltárcsoportokba. Csoport kód Szervezeti egység megnevezése 1. Gazdasági Igazgatóság Informatikai és Nyilvántartási igazgatóság 2. Gazdasági Igazgatóság 3. Gazdasági Igazgatóság Agrárportfolióért felelős Vezérigazgató-helyettes Ingatlanvagyonért felelős Vezérigazgató-helyettes 4. Gazdasági Igazgatóság Agrárportfólióért felelős Vezérigazgató-helyettes Ingatlanvagyonért felelős Vezérigazgató-helyettes 5. Gazdasági Igazgatóság Ingatlanvagyonért felelős Vezérigazgató-helyettes 6. Gazdasági Igazgatóság Ingatlanvagyonért felelős Vezérigazgató-helyettes 7. Gazdasági Igazgatóság Agrárportfólióért felelős Vezérigazgató-helyettes

26 26 Kontrolling Igazgatóság 8. Gazdasági Igazgatóság Társasági portfólióért felelős Vezérigazgató-helyettes 9. Gazdasági Igazgatóság Kontrolling Igazgatóság 10. Gazdasági Igazgatóság Kontrolling Igazgatóság 11. Gazdasági Igazgatóság Ingatlanvagyonért felelős VIG-h 12. Gazdasági Igazgatóság Ingatlanvagyonért felelős VIG-h 13. Gazdasági Igazgatóság Kontrolling Igazgatóság 14. Gazdasági Igazgatóság 15. Gazdasági Igazgatóság 16. Gazdasági Igazgatóság 17. Gazdasági Igazgatóság Agrárportfolióért felelős VIG-h 18. Gazdasági Igazgatóság VI. A LELTÁRKÜLÖNBÖZETEK MEGÁLLAPÍTÁSA A teljes körűnek minősülő eszköz és forrásleltárak mennyiségi adatait a vállalkozás folytatásának és az óvatosság, valamint az egyedi értékelés elvének szem előtt tartása mellett a saját vagyon-, illetve a rábízott állami vagyon eszközök és források értékelési szabályzatában leírtak szerint kell értékadatokkal kiegészíteni. 1. Hiányok, többletek rendezése A leltárfelvételt követően a leltáradatokat a könyvelési nyilvántartások megfelelő eszköz-forrás adataival egyeztetni kell. Amennyiben a kétféle adat nem egyező, az eltérések tényét, okát ki kell deríteni, jegyzőkönyvbe kell foglalni - a felelősséget és annak mértékét is rögzítve - dönteni kell az eltérés megszüntetésének módjáról. A könyvelést a leltár ellenőrzött adataira kell helyesbíteni. A döntéselőkésztő javaslat kidolgozása a hiány és többlet rendezésére, a Gazdasági Igazgatóság feladata, melyet a Vezérigazgató hagy jóvá. A leltárkülönbözetek rendezésére, az esetleges felelősségre vonásra vonatkozó döntés a vezérigazgató hatáskörébe tartozik. A leltárkülönbözeteket legkésőbb a leltár fordulónapját magába foglaló beszámoló elkészítésének időpontjáig rendezni kell: a leltárfelvételi jegyen/íven szereplő adatoknak a nyilvántartási adatoktól való eltéréseit a nyilvántartásokon át kell vezetni a vezérigazgató döntésének megfelelően.

27 27 VII. A LELTÁROZÁS LEZÁRÁSA A leltározás és a leltározás ellenőrzésének befejezése után a leltározásért felelős vezetőknek tömör összefoglaló jelentést kell írni az elvégzett munkáról a gazdasági igazgató részére. Jellemezni kell a munka tervszerűségének fokát, kiemelve az egyes eszközöknél, forrásoknál tapasztalt eredményeket. A felhasználatlan nyomtatványokat be kell gyűjteni, azokat továbbra is szigorú számadású nyomtatványként kell kezelni. A leltározás bizonylatait okmányonként kell megőrizni. A leltározásban részt vett munkatársakkal a tapasztaltakat szükséges röviden megbeszélni. 1. A leltár bizonylatolása A leltározáshoz szükséges bizonylatokat a szabályzat mellékletei tartalmazzák. A leltározók által felvett adatokból helyiségleltárt (szobaleltár), személyi leltárt, a nyilvántartásban tárolt adatokhoz viszonyított eltérési (többlet-hiány) táblákat kell készíteni, amelyeket a leltározás keltével kell ellátni, és a leltárellenőrnek, a leltárfelelősnek, illetve az érintett személyeknek (az eszköz használatáért, megőrzéséért felelős személy) kell aláírni. 2. A leltárnak (részleltárnak) tartalmaznia kell: a társaság megnevezését, a leltár megjelölését, a leltározási hely megjelölését, a leltározási bizonylatok sorszámát, a leltározás megkezdésének és befejezésének időpontját, a leltár fordulónapját, a leltározott eszközök és források, vagy azok csoportjainak meghatározását, a leltározott eszközök ténylegesen talált mennyiségét, egységárát és összértékét, a leltárkülönbözetek (hiányok és többletek) kimunkálását, a leltározás végrehajtásáért és ellenőrzéséért felelős, valamint a számadásra kötelezett személyek aláírását. A leltár készítője a leltárértékelést követően állapítja meg a hiányokat, illetve a többleteket, majd elkészíti a leltározásról szóló jegyzőkönyvet. 3. A leltározásról szóló jegyzőkönyv tartalmazza: a leltározott helyiség eszközféleségeinek megnevezését

28 28 a leltározásban részt vettek nevét (leltározók, leltárellenőr, leltári felelős) a leltározás időtartamát, a kijelölt feladatok végrehajtását, a végre nem hajtott feladatokat és azok okait, a tárolóhelyi nyilvántartásokra és az eszközök kezelésére vonatkozó észrevételeket, a leltározásnál felhasznált leltárbizonylatok számát (-tól -ig) a megállapított hiányok, többletek feltehető okait. A leltározási tevékenységről szóló jelentést a leltározási bizonylatokkal együtt kell tárolni, és a Szt. előírásainak megfelelően 10 évig meg kell őrizni. VIII. HATÁLYBALÉPÉS Jelen utasítás az aláírás napján lép hatályba, ezzel egyidejűleg a 826/2008.(XII.17.) számú NVT határozattal elfogadott 71/2008. Vezérigazgatói utasítás a Leltározási szabályzat módosításáról, valamint a 246/2008 (IV.30.) számú NVT határozattal elfogadott 41/2008.Vezérigazgatói utasítás a Leltározási szabályzatról hatályát veszti. Budapest, augusztus 13. Kamarás Miklós vezérigazgató

29 29 Leltárfelvételi jegy Ingatlanok (épületek, építmények, telkek) felvételére 1. sz. melléklet Sorszám:. Oldalszám:.. Leltár fordulónapja:.év..hó..nap Leltárfelvétel időpontja:..év hó..nap Az ingatlan 1. azonosító száma/leltári száma: 2. megnevezése (kérjük aláhúzással jelölni): telek üzlet üzem lakóház laktanya irodaház raktár egyéb, éspedig: 3. helyrajzi száma:.. 4. címe:..város..kerület utca hsz.em/a 5. alapterülete: - összes terület:...m2 - beépített terület: m2 - hasznos terület m2 (pl.: beépített terület x épület szintjeinek száma) 6. Az MNV Zrt. tulajdonjoggal bérleti joggal rendelkezik. (Kérjük aláhúzással jelölni.) 7. Az MNV Zrt. tulajdoni hányada (%): 8. Kapcsolódó egyéb ingatlan, vagy egyéb eszköz: van nincs (Kérjük aláhúzással jelölni.) Ha van, az azokról felvett leltárfelvételi jegy(ek)/ív(ek) sorszáma(i): Megjegyzés:.. Leltározási egység vezetője.... Leltározást végző dolgozó(k) aláírása.. Ellenőrizte

30 30 Leltárfelvételi ív berendezések, gépek felvételére 2. sz. melléklet Leltár fordulónapja:.év hó.nap Leltárfelvétel időpontja:...év...hó.nap Az eszközökhöz kapcsolódó ingatlan 1. azonosító száma/leltári száma:.. 2. megnevezése: 3. helyrajzi száma: 4. címe:. A leltározott tárgyi eszközök: S.sz Megnevezése Gyártási szám v. egyéb azonosító Sorszám: Oldalszám:. Leltári szám Megjegyzés.. Leltározási egység vezetője.... Leltározást végző dolgozó(k) aláírása.. Ellenőrizte

31 31 TÁRGYI ESZKÖZ ÁTADÓ BIZONYLAT 3. sz. melléklet Eszköz átadás időpontja: Sorszám: ÁTADÓ NEVE: SZERVEZETI EGYSÉG: ESZKÖZ TÁROLÁSI HELYE: HELYE: ÁTVEVŐ NEVE: SZERVEZETI EGYSÉG: ESZKÖZ TÁROLÁSI SOR- SZÁM LELTÁRI SZÁM TÁRGYI ESZKÖZ ADATAI MEGNEVEZÉS/TÍPUS GYÁRI SZÁM MEGJEGYZÉS 200.hó.nap. átadó. átvevő

32 32 N Y I L A T K O Z A T 4. sz. melléklet Személyes használatra kiadott mobil eszközök (mobiltelefonok, netkártyák, és tartozékaik, navigációs eszközök, PDA-k, menedzserkalkulátorok, diktafonok, lézeres távolságmérők, fényképezőgépek, stb) leltározásához Alulírott, elismerem, hogy az alábbi, az MNV Zrt. tulajdonában lévő mobil eszköz és tartozékai, - melyek használat céljából visszaszolgáltatási és elszámolási kötelezettséggel kerültek állandó őrizetembe és kizárólagos használatomba - a mai napon is rendelkezésemre állnak, a meglétet aláírásommal igazolom. Telefonszám: SIM szám: (ha ismert) Leltári szám: (ha ismert) Típus: (mobil telefonnál készülék billentyű: *#0000#) Gyári szám: (mobil telefonnál készülék billentyű: *#06#) Leltári szám: (ha ismert) mobil eszköz és tartozékai: Megnevezés Mennyiség (db) gyári szám Hálózati adapter Akkumulátor Asztali töltő Head set (fülhallgató) Adatkábel A nyilatkozattétel a leltározás megkönnyítése és pontosítása érdekében történik. Budapest, név/olvasható aláírás (a nyilatkozatot minden mobil eszközre külön-külön, értelemszerűen kell kitölteni, a típus és a gyári szám kitöltése kötelező)

33 33 N Y I L A T K O Z A T 5. sz. melléklet Személyes használatra kiadott hordozható számítógépek leltározásához Alulírott, elismerem, hogy az alábbi, az MNV Zrt. tulajdonában lévő hordozható számítógép és tartozékai, - melyek használat céljából visszaszolgáltatási és elszámolási kötelezettséggel kerültek állandó őrizetembe és kizárólagos használatomba - a mai napon is rendelkezésemre állnak, a meglétet aláírásommal igazolom. típusú gyári számú leltári számú hordozható számítógép tartozékai: a tartozékok felsorolása: egyéb felszerelések, sérülések felsorolása: A nyilatkozattétel a leltározás megkönnyítése és pontosítása érdekében történik. Budapest, név/olvasható aláírás (a nyilatkozatot minden hordozható számítógépre külön-külön, értelemszerűen kell kitölteni, a típus és a gyári szám kitöltése kötelező) Megismerési nyilatkozat