I.sz. Melléklet IRA TTÁRI TERV Rövidítések: NS - nem selejtezhető HN - határidő nélkül MV - mintavétel LK -lejáratot követően HK - hatályvesztést követően 1. Igazgatási és jogi ügyek Tétel Altétel Tárgy Megőrzési Levéltárba adási 1.1. Főigazgatói utasítások, jelentések, NS 15 szabályozások 1.2. Alapító okirat NS - 1.3. Szervezeti és működési szabályzat és HN -,. nellékletei 1.4. Vezetői értekezlet ek iezvzökönvvei NS 15 1.5. [Vezetői, igazgatói utasítások, Körlevelek NS 15. köriratok 1.6. Munkatervek; közép és hosszú távú tervek NS 15 1.7. Szakmai beszámolók 10-1.8. Nvilvántartó lapok NS - 1.9. lhazai és nemzetközi megállapodások, HN - egyezmények LlO. Kártéritési perek ügyei (betegekkel kapcsolatos) NS MV 1.11. IEgyéb bírósági, hatósági, rendőrségi ügyek 10 - Ll2. IFelügyeleti ellenőrzéssei és külső ellenőrzéssei HN - (Pl. ÁSZ) kapcsolatos ügyek iratai 1.13. Irngatlan vagyonkezelési ügyekkel kapcsolatos NS HN iratok (felszámolás, privatizálás stb.)
I.14. ktatókönyvek, név- és tárgymutatók HN - U5. Bélyegzők nyilvántartása HK 5 - I.16. Érdekegyeztetés a szakszervezetekkel NS - I.17. ratkezelési szabályzattal és irattári tervvel NS - kapcsolatos ügyek, iratselejtezési.egyzőkönvvek I.18. Kollektív szerződés NS HN I.19. Közalkalmazotti Tanács ügyei NS - 1.20. Közérdekű bejelentések, panaszok 2-1.2l. Levéltári iratátadás-átvételi jegyzőkönyvek NS - 1.22. Ügyvitelszervezés NS - 1.23. Minőségbiztosítás, minőségirányítási rendszer, NS - elj esí tménykövetelmény célmeghatározása, eliesítménvértékelés adatai 1.24. Főigazgatói tisztség átadás-átvételével, és NS HN egyéb vezetői tisztség feladat- és hatáskör átadás-átvételével kapcsolatos iratok
II. Humánpolitikai és munkaügyek Tétel Altétel Tárgy n.i. Személyi dossziék anyagai: pl. kinevezés, alkalmazás, átsorolás, áthelyezés, minősítés, szakmai önéletrajz, a szükséges végzettsége [bizonyító dokumentumok, munkaköri leírások, összeférhetetlenségi nyilatkozat, felmentések, felmondások, elbocsátások, a munkaviszony [beszámítása, nyugdíjazással kapcsolatos ügyek, [közalkalmazotti jogviszony megszüntetés éve kapcsolatos iratok, közalkalmazotti jogviszony hosszabbitása Megőrzési Levél tárba adási 75 HN 11.2 Munkaviszony utólagos beszámítása 15 - II.3 ~gazolás, további jogviszony engedélyezés 15 HN lia Éves létszámstatisztika NS 15 11.5. Évközi létszámstatisztika 10 - II.6. Képzés és továbbképzési ügyek LK - 5 11.7. Etikai bizottság ügyei 15 MV 11.8. ~lletménynélküli szabadság, GYES, GYED 5 iratok II.9. Szabadságok engedélyezése, szabadság 5 - [nyilvántartások, rendkívü li szabadság engedél yezése II.10. Egyéb iratok: adatváltozás, nyugdíjas 5 - [nyilvántartási, lapok, postai meghatalmazás, [katonai, polgári szolgálat, katonai segély 11.11. lpályázatok, hirdetések 5 - II.12. Beiskolázás, képzés, továbbképzés LK - szervezésével kapcsolatos ügyek, működési 5 [bizonyítványok, tanulmányi szerződések 11.13.!Lakáskölcsön kérelmek 5 - II.14. tlakáskölcsön megállapodások 15-11.15. llakáskölcsönök LK - II.16 Kitüntetések, jutalmazás ok iratai 15 - II. 17. lkitüntetések,jutalmazások felterjesztése 15-11.18. ~utalmazási jegyzőkönyvek 15 -
II.19. Kártéritési ügyek (nem betegellátás sal LK5 - kapcsolaros ) II.20. Információk? 5 - I1.21. Munkajcgviszony igazolások 15 - I1.22. Minősitések 10 - II.23. Meghagyás 15 - II.24. Rehabilitáció 50 - II.25. Intézményi segélyek 5-11.26. Munkaügyi állásfoglalások 15 - II.27. Szociális és segélyügyek 5 -
Ill. Gazdasági ügyek Tétel Altétel Tárgy Megőrzési Levéltárba adási IlI.1. Költségvetés, beszámoló, jelentések NS 15 Ill.2. Beruházások szervezése és pénzügyi 10 - lebonyolítása, épületfenntartás, felújítási terv, felújítások szervezése és pénzügyi lebonyolítása, karbantartás, közbeszerzés lebonyolítása, ingatlanüzemeltetéssei, fejlesztéssel kapcsolatos feladatok lll3. Beruházás, tartós fogyóeszközeinek első 20 - beszerzése beszámoló jelentés IlIA. Felújítás karbantartás, felújítási statisztika' 20 - ielentés Ill.5. Javítási keretösszeg kérelmek 5 - Ill.6. Gépkocsik beszerzése, felújítása 20 - gépkocsi állományban történt változások gépkocsi biztosítás lll7. Gépkocsi üzemeltetéséhez kapcsolódó ügyek 5 - gk. javítás, üzemanyag, gumiköpeny beszerzés,.iletve nyilvántartás, alkatrész, tartozékok, üzemanyag felhasználás, gk. teljesítmény, km igazolás, TMK Lap) Ill.8. Karambolok 10 - Ill.9. Használt gk. eladás, selejtezés, alkatrész eladás 10 - Ill. 10. Rádiótelefon beszerzés, fejlesztés 20 - IlI.1l. Rádió üzemeltetés, selejtezés, használt készülék 10 - átadás, eladás Ill.12. Munkabalesetek 15 - Ill. 13. Baleseti jegyzőkönyvek 25 - lli.14. Elutasító határozatok 25 - lli.15. Külső munkavédelmi ellenőrzési ügyek 10 - III.16. [Belső munkavédelmi ellenőrzési ügyek 5 - Ill.17. Egyéb külső tevékenység 10 - Ill.18. Egyéb belső tevékenység 5 -
Ill.19. Objektumok üzembe helyezése Elidegení- - téstől, ill. megszűnéstől számított 10 év IIl.20. Gépek, berendezések, műszerek 10 - IIl.21. Leltárívek 10 - Ill. 22. Letárkiértékelések 10 - III.23. egyéb leltárak 10 - IIl.24. Negyedéves feladások 10 - IIl.25. Éves zárási bizonylatok 10 - Ill.26. Bevételi-kiadási bizonylat 8 - IIl.27. Visszárúzási bizonylat 8 - Ill.28. Beteglapok és hozzájuk kapcsolódó iratok NS - Ill.29. Családi pótlékkal kapcsolatos és a hozzájuk NS - kapcsolódó iratok lli.30. GYES-GYED és a hozzájuk kapcsolódó iratok NS - Ill. 3 1. Anyasági támogatással kapcsolatos iratok NS - IIl.32. Letiltások NS - Ill.33. Munkaruhatartozások 10 - lli.34. Utalványrendeletek 8 - Ill.35. Korfok program idejéből banki leemelés 8 - másolatai Ill.36. Átutalási megbízás másolatok 10 - Ill.37. Fizetési felszólítások 8 - Ill.38. Saldo program óta átadás-átvételi lista 1 - Ill.39. Kimutatás adósságállományról a Minisztérium 8 - felé IllAO. Levelezések 8 - IllAl. Alternatív katonák kartonja 10 - III.42. Stornó bizonylatok 8 - III.43. mérleg alátámasztó leltár 10 - IIIA4. őkönvvi kivonatok 10 - IllA5. bankbizonylatok 8 - IIlA6. pénztárbizonylatok (házi- ellátmány-, 8 - környezetvédelmi pénztárak)rontott bizonylatok IS III.47. számlák (bejövő, kimenő) 8 - IIIA8. Vegyesbizonylatok 8 - lli.49. pénzforgalmi helyesbítő naplók, bizonylatok 8 - Ill.50. Banknaplók 8 - III.51. vegyes naplók 8 - Ill.52. Pénztárjelentések 8 - Ill.53. szállítási díj naplók 8 -
III.54. kiküldési bizonylatok 8 - III.55. ezvéb analitikus nyilvántartások 8 - III.56. szállítási díjak törlési bizonylatai 8 - III.57. Felj egyzések 8 - III.58. Beszámolók 10 - IlL59. ellátmánv (dekádonkénti pénztámapló) lista 10 - Ill.60. illetmény egyeztető lista 10 - Ill.6l. nosatási költségtérítés igazoló lista 10 - III.62. ellátmány pénztár számlái 8 - Ill.63. illetményanalitikus bizonylatai 8 - Ill.64. Levelezések 8 - Ill.65. éves beszámolót alátámasztó leltárak 10 - Ill.66. árgyi eszközök analitikus nyilvántartásáva 8 - kapcsolatos bizonylatok III.67. egyeztető listák, tablók 5 - III.68. ingatlanok beruházási dokumentumai 20 - Ill.69. felújítás dokumentumai 20 - Ill.70. pépjánnüvek beruházásainak dokumentumai 20 - Ill.7l. eszközbeszerzés, átadás-átvétele, selejtezése, - eladása stb. 10 III.72. adóval kapcsolatos iratok 8 - III.73..árulék-nyilvántartással kapcsolatos iratok NS - Ill.74. Bérkartonok NS - III.75. ki- és belépő dolgozók anyaga NS - Ill.76. nyugdíjba vonulók anyaga NS - IlL77. órajelentések megőrzése 5 - III.78. levelezések megőrzése 5 - Ill.79. Beruházás, karbantartás, felújítás lebonyolítása 10 - III.80. Vagyonmérlegek NS 15 nr.sr. Számviteli bizonylatok 5 - III.82. Főkönyvi kivonat, főkönyvi számlák, leltárak 10 - Ill.83. Állóeszköz nyilvántartás NS HN III.84. Állóeszköz és készlet nyilvántartási 10 - bizonylatok Ill.85. Bérdossziék anyagai: előző munkáltatótól hozott igazolások, kinevezések, átsorolás, riegszüntetés, éves bérkartonok, adó-, járulék- 75 - elszámolások, letiltások Ill.86. Belső ellenőrzések jegyzőkönyvei 10 - III.87. Egészségbiztosítási ügyek iratai 50 - Ill.88. Nyugdíjbiztosítási ügyek iratai 50 - IlL89. Külföldi állampolgárok ápolási ügyei 10 - Ill.90. llegálisan Magyarországon tartózkodók 10 - ellátási, ápolási ügyei III.9l. TAJ kártyával nem rendelkező magyar -
állampolgárok ellátási és ápolási ügyei 10 - Ill.92. Menekültek, menedékesek ellátási, ápolási 10 - Ii.igy ei III.93. Beruházási és felújítási ügyek NS HN ervdokumentációj a
IV. Szalanai továbbképzési és tudományos ügyek Tétel Altétel Tárgy Megőrzési Levél tárba adási IV.1. Orvos továbbképzés dokumentációja 10 - IV.2. Szakdolgozók továbbképzési dokumentumai 10 - IV.3. Tudományos munka (bejelentés, munkatervek, NS 15 beszámolók, kiadványok) IVA. Nemzetközi konferencián részvétel és jelentés, NS 15 szalanai tanácskozások emlékeztetői IV.5. Nemzetközi együttműködéssel, tudományos NS 15 kutatással foglalkozó ügyek iratai IV.6. Beiskolázás, képzés, továbbképzés LK - szervezésével kapcsolatos ügyek 5 IY.7. Tudományos kutatások engedél yezése, NS 15 anulmányok, beszámolók IV.8. Tudományos pályázatok, ösztöndíjak ügyei NS 15 IV.9. Orvosszakértői ügyek, konzílium ok 15 - IV.lO. Vizsgálati anyagokkal kapcsolatos szakértői NS - vélemények IV.ll. Mérgező anyagok ellenőrzésévei kapcsolatos NS - ügyek iratai IV.12. Könyvtári ügyek 10 - IV.13. Szalanai pályázatok NS HN ly. 14. Éves szakmai beszámolók és jelentések Éves statisztikai adatszolgáltatások NS 15 IY.15. Évközi statisztikai adatszolgáltatás 5 - IV.16. Hosszú távú és éves szalanai munkatervek NS 15 IY.17. Külső szalanai megbízások (gyógyszer és egyéb NS - kísérletek ügyei) IV.18. Ambuláns jelentés; 10 - IV.19. rientőállomás működésével kapcsolatos 10 - ielentések IV.20. Betegszállítás kérés 30 - IV.21. Statisztikai jelentések 10 - IV.22. Működési és esetstatisztika 5 - IV.23. Szervezett gépkocsi szolgálatról jelentés 5 - IV.24. ipanaszok 10 -
V. Egészségügyi dokumentáció Tétel Altétel Tárgy Megőrzési Levéltárba adás y.i.!egészségügyi dokumentáció (járóbeteg 30 - klokumentáció, vizsgálatkérő lapok, stb.) V.2. Zárójelentés, fekvőbeteg dokumentáció 50 - V.3. Iképalkotó diagnosztikai eljárással készül 30 - felvételek, s az erről készített lelet VA. ~lletékes közlevéltár által kidolgozot NS 30 nintavételi eljárás útján kiválasztott maradandó értékű egészségügyi dokumentáció (járóbeteg!dokumentáció, vizsgálatkérő lapok, stb.) V.5. ~lletékes közlevéltár által kidolgozot NS 50 mintavételi eljárás útján kiválasztott maradandó értékű zárójelentés, fekvőbeteg dokumentáció V.6. ~lletékes közlevéltár által kidolgozot NS 30 nintavételi eljárás útján kiválasztott maradandó értékű képalkotó diagnosztikai eljárással készül felvételek, s az erről készített lelet Y.7. [Vények 3 - Y.8. kábitószeres és pszihotrop anyagot tartalmazó 5 - [gyógyszerre vonatkozó vények V.9. I.rörzskönyvek NS HN V.IO. Bonci egyzőkönyvek NS HN v.u. Szakmai naplók (ambuláns napló, osztálynapló, NS HN műtéti napló, altatási napló, szülészeti napló, ranszfúziós napló, gyógyszertári napló, stb.) Amennyiben az egészségügyi dokumentációnak tudományos jelentősége van, a kötelező nyilvántartási időt követően át kell adni a Semmelweis Orvostörténeti Múzeum, Könyvtár és Levéltár részére.
Nyilvántartásba nem vett rendszeres jelentések és iratok Az alábbi jelentések és iratok átadása átadó könyvvel történik. A rendszeres jelentések beszerzésének nyilvántartását és őrzését az illetékes osztály végzi. Megnevezés Megőrzés helye Megőrzés ideje/év