V I K T Ó R I A TANÁCSADÓ, SZOLGÁLTATÓ KFT. Mottó: Előbb azt kell tudnunk, hogy mit nem ismerünk RENDSZERGAZDA TÁRSASHÁZ RENDSZER (VTR) 1082 Bp., Corvin köz 4. II/4. Mile Bálint Okl. mérnök-közgazdász VIKTÓRIA Kft Ügyvezető igazgató A honlapon közzétett információkat a VIKTÓRIA TÁRSASHÁZ RENDSZER, mint társasház-kezelési modell tapasztalatainak, dokumentációinak felhasználásával dolgoztuk fel. A rendszer dokumentáció fejlesztése folyamatos és a mindenkori fejlesztési stádiumot tükrözik. A dokumentációkban fellelhető információk a kiadás időpontjában meglévő, a gyakorlat és jogalkalmazás nem egységes volta miatt szavatosság nélkül, de legjobb tudás szerint kerültek értelmezésre, feldolgozásra. MINDEN JOG a Viktória Kft. tulajdonát képezi. A honlapon lévő információkat, dokumentumokat, illetve annak részeit tilos reprodukálni, vagy bármilyen módon másolni, adatrendszerben tárolni, bármely formában, vagy eszközzel a jogtulajdonos írásos engedélye nélkül felhasználni, közölni. M E G R E N D E L É S I I N F O R M Á C I Ó K 1. A Számviteli Szabályzat készítésére a honlapunkon feltett szerződés tartalma szerint az alábbiak szerint vállalkozunk. 20 albetétig 40.000Ft+ÁFA Időkeret: 10 óra minimum ár! 30 albetétig 44.000Ft+ÁFA Időkeret: 11 óra 40 albetétig 48.000Ft+ÁFA Időkeret: 12 óra 50 albetétig 56.000Ft+ÁFA Időkeret: 14 óra 70 albetétig 64.000Ft+ÁFA Időkeret: 16 óra 100 albetétig 80.000Ft+ÁFA Időkeret: 20 óra 100 albetét felett 120.000Ft+ÁFA Időkeret: 30 óra Az irányárak arra az esetre vonatkoznak, ha az SZMSZ-t a Viktória kft készítette vagy készíti. Az árak egyedi (közös) értékelés alapján módosulhatnak, melynél többek között figyelembe kell venni a várható egyeztetési időszükségleteket. Általában a betervezett időkeret elegendőnek bizonyult. Ha az egyes szakaszoknál ez túllépésre kerül, akkor a szerződés szerint a teljesített órák alapján külön számla kerül kiállításra 8000,-Ft+ÁFA/óra összegben. (Az óradíj a szerződés szerinti feladatokra 4000,- Ft+ÁFA/óra) Több társasházra történő egyidejű megrendelés esetén társasházanként 10 % kedvezmény adható. Ebben az esetben a közös képviselettel együttműködési megállapodás megkötésére kerül sor. 2. A Számviteli Szabályzat minták használati jogának megszerzésére vonatkozó megrendelési lehetőség: Arra is van lehetőség, hogy a megrendelő megszerezze a Számviteli szabályzat minták használati jogát, a társasházaknak számviteli szabályzat készítéséhez. Ebben az esetben szerződéskötés keretében lehet hozzájutni a mintákhoz Word formátumban, elektronikus úton. A szerződéses ajánlatot kérésre külön küldünk. A kiemelt jelentőségre tekintettel keresünk minden megyében egy olyan SZÁMVITELI SZAKEMBERT, aki csatlakozik a VTR-hez és a kidolgozott minta alapján készíti az adott megyében a társasház számviteli szabályzatot. 3. A Számviteli Szabályzat mintákat egyelőre nem lehet megrendelni, helyette javasoljuk a Számviteli szabályzat készítése a társasházban című kézikönyvünk megrendelését, melynek alapján az olvasó megfelelő tudás birtokában készíttetheti el a társasház számviteli szabályzatát. Budapest, 2014. 01. 15. Mile Bálint Okl. mérnök-közgazdász VIKTÓRIA Kft Ügyvezető igazgató : VIKTÓRIA TANÁCSADÓ, SZOLGÁLTATÓ KFT Tel.: 06-30-634-5060 E-mail: viktoriakft@tarsashazitanacsadas. hu
A... út... sz. TÁRSASHÁZ SZÁMVITELI SZABÁLYZATA ( Ü G Y R E N D ) Készült:., év hó nap. Készítette: Mile Bálint Okl. mérnök-közgazdász Albert Veronika bejegyzett könyvvizsgáló 005292 Jóváhagyta: Az SZMSZ 1.1.2.1.2. és 3.3.2. 17) pontjának felhatalmazása alapján a számvizsgáló bizottság 2014.... napján vagy: a../2013.(..) sz. közgyűlési határozat Hatálybalépés: 2014. - ------------------------------------------. SZVB elnöke A szabályzatban foglaltakat tudomásul vette: Közös képviselő A T Á R S A S H Á Z A L A P A D A T A I : 1. A TÁRSASHÁZ ALAPÍTÓJA: 2. A TÁRSASHÁZ ALAPÍTÁSA: 3. A TÁRSASHÁZ ALAKULÁSÁNAK IDŐPONTJA: 4. HELYRAJZI SZÁM: /0/A 5. ALBETÉTEK SZÁMA:. 6. ADÓSZÁM: - - 7. FIZETÉSI SZÁMLA SZÁMA:..- 8. KÖZÖS KÉPVISELŐ: NÉV: CÍME: TELEFON: E-MAIL:...... : VIKTÓRIA TANÁCSADÓ, SZOLGÁLTATÓ KFT Tel.: 06-30-634-5060 E-mail: viktoriakft@tars ashazitanacsadas.hu
TARTALOMJEGYZÉK BEVEZETŐ 7 1 ÁLTALÁNOS RÉSZ 7 1.1 A TÁRSASHÁZ JOGÁLLÁSA, ALAPTEVÉKENYSÉGE...7 1.2 A SZÁMVITELI (ÜGYRENDI) SZABÁLYOZÁS CÉLJA, RENDJE...7 1.3 ÉRTELMEZŐ RENDELKEZÉSEK, FOGALMAK...7 1.3.1 A közös tulajdon, mint a közös költség alapjának meghatározása 7 1.3.2 Az Szt. szerinti értelmező rendelkezések 8 1.3.3 A Tt. 56..-a szerinti értelmező rendelkezések 8 1.3.4 Az SZMSZ 1. 2. 2. 2. pontja szerinti fogalmak és értelmező rendelkezések 8 2 A TÁRSASHÁZ SZÁMVITELI POLITIKÁJA 8 2.1 A SZÁMVITELI POLITIKA CÉLJA, TARTALMA...8 2.2 A BESZÁMOLÁSI ÉS A KÖNYVVEZETÉSI FORMA...8 2.2.1 A beszámoló formája, és a könyvvezetés 8 2.2.2 A mérleg formája 1. sz. melléklet 8 2.2.3 Az eredmény-kimutatás formája 2. sz. melléklet 8 2.2.4 A beszámoló, az elszámolás költségvetés készítés időpontja, elfogadása 8 2.3 A SZÁMVITELI ALAPELVEK ÉS ALKALMAZÁSUK A TÁRSASHÁZNÁL...9 2.3.1 A társasházi működés folytatásának elve 9 2.3.2 A teljesség elve 9 2.3.3 A valódiság elve 9 2.3.4 A világosság, a következetesség, a folytonosság elve 9 2.3.5 Az összemérés, az óvatosság elve 9 2.3.6 A bruttó elszámolás elve 10 2.3.7 Egyedi értékelés elve 10 2.3.8 A tartalom elsődlegessége a formával szemben 10 2.3.9 A lényegesség elve 10 2.3.10 A költség-haszon összevetésének elve 10 2.4 AZ ESZKÖZÖK ÉS FORRÁSOK MINŐSÍTÉSÉNEK SZEMPONTJAI...10 2.4.1 Eszközök 10 2.4.2 Források 12 2.5 A BIZONYLATOK KÖNYVEKBEN TÖRTÉNŐ RÖGZÍTÉSÉNEK RENDJE...13 3 A SZÁMVITELI POLITIKÁHOZ KAPCSOLÓDÓ SZABÁLYZATOK 13 3.1 A LELTÁRKÉSZÍTÉSI ÉS LELTÁROZÁSI SZABÁLYZAT...14 3.1.1 A leltározás célja, módja, tartalma, időpontja 14 3.1.2 A befektetett eszközök leltározása 14 3.1.3 A forgóeszközök leltározása 15 3.1.3.1.1 A pénzeszközök leltározása... 16 3.1.1 A források leltározása 16 3.1.2 A közös képviselő, mint leltározó felelőssége, feladatai 17 3.1.3 Az analitikus nyilvántartást/könyvelést végző leltározási feladatai, felelőssége 17 3.1.4 Az SZVB elnök, mint leltárellenőr 17 3.1.5 Leltári hiányok és többletek rendezése 18 3.2 ÉRTÉKELÉSI SZABÁLYZAT...18 3.2.1 Az értékelési szabályzat célja, tartalma 18 3.2.2 Az értékelés általános szabályai 18 3.2.3 Az eszközök értékelése 18 3.2.4 A források értékelése 19 3.3 PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYZAT...19 3.3.1 A pénzkezelési szabályzat célja és tartalma 19 3.3.2 A pénzkezelés során érvényesítendő alapelvek, eljárási szabályok 19
3.3.2.1 A társasháznál alkalmazható fizetési módok 20 3.3.3 A bankszámla kezelés szabályai 20 3.3.3.1 Bankszámla nyitása 20 3.3.3.2 A bankszámla feletti rendelkezés a társasháznál 20 3.3.3.3 A bankszámlakivonat és a kapcsolódó bizonylatok kezelése 20 3.3.3.4 A bankszámlához kapcsolódó készpénzforgalom 20 3.3.3.5 Bélyegző használata 20 3.3.3.6 A havi bankforgalmi kimutatás 3. sz. melléklet 21 3.3.4 A készpénzkezelés szabályai 21 3.3.4.1 A házipénztár funkciója 21 3.3.4.2 A készpénz, értékcikkek biztonságos kezelésének, tárolásának követelményei, a pénzszállítás szabályai 21 3.3.4.3 A házipénztár pénzellátása, készpénz kerete, a készpénz feletti rendelkezési jog 21 3.3.4.4 Készpénz befizetése bankszámlára 21 3.3.4.5 Az alapbizonylatok és kezelésük, a pénztári bevételek és kiadások bizonylatolása 21 3.3.4.6 A közös képviselő, mint utalványozó és pénztáros feladatai, felelőssége 22 3.3.4.7 Az SZVB elnök pénztárellenőri feladatai 22 3.3.4.8 A havi pénztárforgalmi kimutatás 4. sz. melléklet 23 3.3.5 Szigorú számadású bizonylatok, a pénztár által használt bizonylatok nyilvántartása, kezelése 23 4 A TÁRSASHÁZ GAZDÁLKODÁSI SZABÁLYZATA 23 4.1 A Tt. ELŐÍRÁSA A KÖLTSÉGVETÉSRE, AZ ELSZÁMOLÁSRA...23 4.2 AZ SZMSZ ELŐÍRÁSAI A KÖLTSÉGVISELÉSRE FELOSZTÁSRA, AZ ELSZÁMOLÁSI SZABÁLYOKRA...23 4.3 A FENNTARTÁSI (KÖZÖS) KÖLTSÉGEK, KIADÁSOK SZÁMBAVÉTELE, NYÍLVÁNTARTÁSA, ELSZÁMOLÁSA...24 4.3.1 Üzemeltetési költségek számbavétele, nyilvántartása, elszámolás 24 4.3.1.1 Közüzemi költségnem 24 4.3.1.2 Szolgáltatási költségnem 24 4.3.1.3 Anyag és eszköz költségnem 24 4.3.1.4 Az üzemeltetési költségek elszámolásához, tervezéséhez a kimutatás szerkezete, tartalma 5. sz. melléklet 24 4.3.2 Karbantartási költségek számbavétele, nyilvántartása, elszámolása 24 4.3.2.1 Hibaelhárítások költségnem 24 4.3.2.2 Időszerű karbantartások költségnem 24 4.3.2.3 Tervszerű karbantartások költségnem 25 4.3.2.4 A karbantartási költségek elszámolásához a kimutatás szerkezete és tartalma 6. sz. melléklet 25 4.3.3 Felújítási költségek számbavétele, nyilvántartása, elszámolása 25 4.3.3.1 Felújítás költségnem = Részleges felújítás és korszerűsítés 25 4.3.3.2 A felújítási költségek elszámolásához a kimutatás szerkezete és tartalma 6. sz. melléklet 25 4.3.4 A kiadások - átvezetések számbavétele, nyilvántartása, elszámolása 25 4.3.4.1 Követelések 25 4.3.4.1.1 A tulajdonosokat terhelő kiadások (többlet - külön közös költség hozzájárulásként elszámolandó követelések). 26 4.3.4.1.2 Egyéb követelések... 26 4.3.4.1.3 Átvezetések pénztárba, al-számlákra... 26 4.3.4.2 Kötelezettségek 26 4.3.4.3 Rendes gazdálkodás körét meghaladó kiadások 26 4.3.4.4 A kiadások, átvezetések elszámolásához a kimutatás szerkezete, tartalma 7. sz. melléklet 26 4.4 A BEVÉTELEK SZÁMBAVÉTELE, NYÍLVÁNTARTÁSA, ELSZÁMOLÁSA...26 4.4.1 Közös költség hozzájárulások (tulajdonosi befizetési jogcímek) számbavétele, nyilvántartása, elszámolása 26 4.4.1.1 A havi közös költség hozzájárulás 27 4.4.1.1.1 Vízóra nélküliek, vízórások havi közös költség hozzájárulása... 27 4.4.1.2 A többlet közös költség hozzájárulás 27 4.4.1.3 A külön közös költség hozzájárulás 27 4.4.1.4 A tulajdonosi befizetések nyilvántartása, a könyvelés sorrendje 27 4.4.2 Más bevételek 27 4.4.2.1 Adóalapot nem képező bevételek 27 4.4.2.2 Adóalapot képező bevételek 27 4.4.3 Tartalékszámlákról, pénztárból átvezetések üzemeltetési számlára (TPÁÜ) 27 4.4.4 A bevételek elszámolásához, tervezéséhez a kimutatás szerkezete, tartalma 8. sz. melléklet 27 4.5 AZ ELSZÁMOLÁS TARTALMA, SZERKEZETE, FOLYAMATA...28 4.5.1 A befizetésekről év közben albetétenként egyéni elszámolás 9. sz. melléklet 28 4.5.2 A tulajdonosoknak küldendő számszaki elszámolás tartalma, szerkezete (10 12.) sz. melléklet 28 4.5.2.1 A befizetésekről havi bontású, éves listás elszámolás 10. sz. melléklet 28 4.5.2.2 A záró egyenlegek a pénzkészletek kezelési helye szerint 11. sz. melléklet 28 4.5.2.3 Társasházi szintű elszámolás a bevételekkel és a költségekkel-kiadásokkal 12. sz. melléklet 28 4.5.3 A dokumentumok kezelésének rendje az elszámolás folyamata 28 4.5.3.1 Az SZVB véleményének hiánya esetén a tulajdonosoknak küldendő dokumentumok 28
4.6 A KÖLTSÉGVETÉS TARTALMA, SZERKEZETE (5. 8.) ÉS (11 12.) SZ. MELLÉKLETEK...29 4.6.1 A költségvetés tervezése 29 4.6.2 A közös költség hozzájárulás meghatározása 29 4.6.2.1 A közös költség hozzájárulásról szóló közgyűlési határozat tartalma 29 4.6.3 A közgyűlési határozat alapján az albetétenként megállapított közös költség hozzájárulás közlése a tulajdonosokkal 29 5 ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 29 5.1 AZ SZMSZ ALAPJÁN A SZEMÉLYES ADATOK NYILVÁNTARTÁSA, A BEJELENTÉSSEL, ADATSZOLGÁLTATÁSSAL KAPCSOLATOS ELJÁRÁSI SZABÁLYOK...29 5.2 A KAMERARENDSZER ÜZEMELTETÉSÉVEL KAPCSOLATOS ADATKEZELÉSI SZABÁLYOK...29 6 IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 29 6.1 AZ IRATKEZELÉS SZABÁLYAI ÉS RENDJE...29 6.1.1 Az iratkezelési szabályzat célja 29 6.1.2 Ügycsoportonként a dokumentumok irattárazásának rendje 30 6.1.2.1 Állandó jellegű dokumentációk irattározása 30 6.1.2.2 A pénzügyi könyvelési dokumentációk irattározása 30 6.1.2.3 A folyamatban lévő egyéb ügyek dokumentumainak irattározása 30 6.1.3 Az iratkezelés rendje 30 6.1.3.1 A beérkező iratok kezelése 30 6.1.3.2 A kimenő iratok kezelése 30 6.2 AZ ÜGYIRATOK (DOKUMENTUMOK) MEGŐRZÉSE...30 7 SELEJTEZÉSI SZABÁLYZAT selejtezési jegyzőkönyv 14. sz. melléklet 30 8 A KÖZÖS KÉPVISELŐ MUNKARENDJE 31 8.1 A KÖZÖS KÉPVISELŐ HATÁSKÖRE...31 8.2 A KÖZÖS TULAJDON BIRTOKLÁSÁVAL, HASZNÁLATÁVAL, ELIDEGENÍTÉSÉVEL, AZ ALAPÍTÓ OKIRAT MÓDOSÍTÁSÁVAL KAPCSOLATOS ELJÁRÁSI SZABÁLYOK, KÖZÖS KÉPVISELŐI FELADATOK...32 8.3 A KÜLÖN TULAJDON BIRTOKLÁSÁVAL, HASZNÁLATÁVAL KAPCSOLATOS ELJÁRÁSI SZABÁLYOK, KÖZÖS KÉPVISELŐI FELADATOK...32 8.4 A TULAJDONOSOK ELLENŐRZÉSI JOGKÖRÉVEL, A JOGORVOSLATTAL KAPCSOLATOS ELJÁRÁSI SZABÁLYOK, KÖZÖS KÉPVISELŐI FELADATOK...32 8.5 A KÖZGYŰLÉSEK ELŐKÉSZÍTÉSÉVEL KAPCSOLATOS KÖZÖS KÉPVISELŐI FELADATOK...32 8.5.1 A rendes közgyűlés előkészítésével kapcsolatos közös képviselői feladatok 32 8.5.2 A rendkívüli közgyűlés előkészítésével kapcsolatos közös képviselői feladatok 32 8.6 A KÖZGYŰLÉS LEVEZETÉSÉVEL, JEGYZŐKÖNYVEZÉSÉVEL, HATÁROZATHOZATALLAL KAPCSOLATOS KÖZÖS KÉPVISELŐI FELADATOK...32 8.7 AZ ÍRÁSBELI SZAVAZÁS ELŐKÉSZÍTÉSÉVEL KAPCSOLATOS KÖZÖS KÉPVISELŐI FELADATOK...32 8.8 AZ ÍRÁSBELI SZAVAZÁS LEBONYOLÍTÁSÁVAL, JEGYZŐKÖNYVEZÉSÉVEL KAPCSOLATOS KÖZÖS KÉPVISELŐI FELADATOK...32 8.9 A KÖZGYŰLÉSI HATÁROZATHOZATALT KÖVETŐ KÖZÖS KÉPVISELŐI FELADATOK...33 8.10 A GAZDÁLKODÁSSAL, KÖLTSÉGVETÉSSEL, ELSZÁMOLÁSSAL KAPCSOLATOS KÖZÖS KÉPVISELŐ FELADATOK...33 8.11 A TÁRSASHÁZ MŰKÖDÉSÉVEL KAPCSOLATOS EGYÉB KÖZÖS KÉPVISELŐI FELADATOK...33 8.12 A KÖZÖS KÉPVISELŐI, TÁRSASHÁZKEZELŐI TEVÉKENYSÉG VÉGZÉSÉVEL KAPCSOLATOS SZABÁLYOK...33 9 ELLENŐRZÉSI SZABÁLYZAT 33 9.1 A TULAJDONOSOK ELLENŐRZÉSI JOGKÖRE ÉS ELJÁRÁSI SZABÁLYOK...33 9.2 A SZÁMVIZSGÁLÓ BIZOTTSÁG (SZVB) MŰKÖDÉSE...33 9.2.1 Az SZVB funkciója, hatás és feladatköre, munkarendje 33 9.2.2 Az SZVB elnökének feladat és hatásköre 33 9.2.3 Az SZVB tagjainak munkarendje 33 9.2.4 Az SZVB működésképtelensége esetén követendő eljárási szabályok gazdasági ellenőrzést elősegítő személy (GESZ) igénybevétele 34 9.2.5 A havi pénzforgalmi ellenőrzés eljárási szabályai 34 9.3 A KÖZÖS KÉPVISELŐ MUNKÁJA ÉRTÉKELÉSÉNEK SZEMPONTJAI, KÖZGYŰLÉSI HATÁROZAT JAVASLAT ALTERNATÍVÁKKAL...34
10 A SZÁMÍTÓGÉPES NYILVÁNTARTÁSI RENDSZER 35 11 HATÁLYBALÉPÉS, RENDELKEZŐ RÉSZ 35 1. SZ. MELLÉKLET: A MÉRLEG SZERKEZETE, TARTALMA 36 2. SZ. MELLÉKLET: AZ EREDMÉNYLEVEZETÉS SZERKEZETE, TARTALMA 37 3. SZ. MELLÉKLET: HAVI BANKFORGALMI KIMUTATÁS SZERKEZETE, TARTALMA BANKSZÁMLÁNKÉNT 38 4. SZ. MELLÉKLET: HAVI PÉNZFORGALMI KIMUTATÁS SZERKEZETE, TARTALMA 38 5. SZ. MELLÉKLET: AZ ÜZEMELTETÉSI KÖLTSÉGEK KIMUTATÁSÁNAK SZERKEZETE, TARTALMA 39 6. SZ. MELLÉKLET: A KARBANTARTÁSI FELÚJÍTÁSI KÖLTSÉGEK KIMUTATÁSÁNAK SZERKEZETE, TARTALMA 40 7. SZ. MELLÉKLET: A KIADÁSOK, ÁTVEZETÉSEK KIMUTATÁSÁNAK SZERKEZETE, TARTALMA 41 8. SZ. MELLÉKLET: A BEVÉTELEK KIMUTATÁSÁNAK SZERKEZETE, TARTALMA 42 9. SZ. MELLÉKLET: A TULAJDONOSI EGYENLEGKÖZLŐ SZERKEZETE, TARTALMA 43 10. SZ. MELLÉKLET: A TULAJDONOSI BEFIZETÉSEK ELSZÁMOLÁSÁHOZ A KIMUTATÁSOK SZERKEZETE, TARTALMA 44 11. SZ. MELLÉKLET: ZÁRÓ EGYENLEGEK A PÉNZKÉSZLETEK KEZELÉSI HELYE SZERINT A KIMUTATÁS SZERKEZETE, TARTALMA 45 12. SZ. MELLÉKLET: AZ ELSZÁMOLÁS - KÖLTSÉGVETÉS SZERKEZETE, TARTALMA 46 13. SZ. MELLÉKLET: A VAGYONTÁRGYAK TÁRGYI ESZKÖZ LELTÁRÁNAK, JEGYZŐKÖNYVÉNEK SZERKEZETE, TARTALMA 47 14. SZ. MELLÉKLET: SELEJTEZÉSI JEGYZŐKÖNYV SZERKEZETE, TARTALMA 48 : VIKTÓRIA TANÁCSADÓ, SZOLGÁLTATÓ KFT Tel.: 06-30-634-5060 E-mail: viktoriakft@tars ashazitanacsadas.hu