LOGISZTIKAI TEVÉKENYSÉGEK MUTATÓSZÁM RENDSZERE A beszerzési logisztika mutatószámai Az elosztási láncba épülő raktárak helyzetüknél fogva mind beszerzési, mind értékesítési tevékenységet folytat(hat)nak. Fontos tehát megvizsgálni, hogy a beszerzési logisztika milyen mutatószámokkal dolgozik. Az ügyfél kívánságaira való reagálás gyorsasága és rugalmassága nagymértékben függ attól, hogy a külső szállítók milyen gyorsan látják el a raktárt a termékekkel. A beszerzés egészét általában a piacorientált és szerződésekkel járó feladatok (beszerzés), valamint az anyag- és árumozgatás adminisztratív és fizikai feladatai határozzák meg. Termelékenységi mutatószámok: A lebonyolított küldések munkaóránként számított száma (= az érkező küldemények száma / a munkaórák száma), mely az áruátvétel munkatársainak produktivitását minősíti. Az érkező szállítmányok átvételére fordított összegek különbözősége miatt a munkatársak vagy az egyes időszakok produktivitásának összehasonlításánál különböző befolyásoló tényezőkre is tekintettel kell lenni. Az alacsony produktivitást többek között a megfelelő segédeszközök hiánya vagy a rossz szervezés okozhatja. Az érkező szállítmányok átvételének időtartama (= az áruátvétel teljes ideje / az érkező szállítmányok száma hónaponként). Az előző mutatószám reciprokaként is felfogható. A rakodó-berendezések kihasználtsági foka százalékban kifejezve (= a rakodási idő x 100 / a használat lehetséges maximális ideje). A rakodó-berendezések kihasználtságának megítélésekor a kapacitás felfutásait is figyelembe kell venni. Ezért ennek a mutatószámnak nemcsak az átlagát kell tekintenünk, hanem a naponkénti változásait is. Ha egy telep különböző átvevőhelyein ugyanolyan rakodó-berendezésből több üzemel alacsony kihasználtsági fokkal, érdemes megfontolni valamelyik berendezés megszüntetését. Végig kell azonban gondolni, hogy ez a lépés valahol nem okoz-e mégis olyan többletköltséget, ami az egészet gazdaságtalanná teszi. Gazdaságossági mutatószámok: Az áruátvétel költsége, érkező szállítmányonként (= az áruátvétel összes költsége / a beérkezett szállítmányok száma havonként). A rendelés beszerzési költsége (= az összes beszerzés költsége/a rendelések száma). Megmutatja egy rendelés lebonyolításának átlagos költségét. Ez azonban nem mindig elegendő információ, hiszen kis mennyiségű megrendeléseknél a megrendelés értékéhez képest sokkal magasabb a beszerzés költsége. A beszerzés költsége, a vétel mennyiségének százalékában (= a beszerzési költség x 100 / vétel összes mennyisége). A beszerzések abszolút költségei között vállalatonként igen nagy eltérések mutatkoznak. A beszerzési apparátus költségeit rengeteg tényező befolyásolhatja. Pl. ha csökken a gyártási folyamat mélysége, nő a beszerzendő anyagok száma. Egyedi előállításnál sokkal több probléma adódik, mint sorozatgyártásnál. Attól is függenek a beszerzési költségek és a disztribúciónál ezek a legfontosabb tényezők, hogy pontosan milyen feladatok hárulnak a beszerzési apparátusra (pl. az áruátvétel és a számlák ellenőrzése ide tartozik-e) és hogy mit kell beszerezni (reklámeszközt vagy beruházási javakat). IV
Minőségi mutatószámok: Átlagos várakozási idő az áru megérkezésekor. Különösen azoknak az elemeknek a megérkezésekor kell a várakozási idő rövidségét biztosítani, amelyekre sürgősen szükség van. Mivel a beérkező anyagok várakozási ideje a bonyolítás teljes idejének részeként a tervben szerepel, fontos, hogy a tervben szereplő időt ne lépjék túl. Ha az áruk szállítása rendszertelen, és időnként szélsőséges terhelés jelentkezik rövid időn belül, kiegyenlíthetjük a terhelést, ha a szállítókkal és szállítmányozókkal fix határidőben állapodunk meg. (Állandó időciklusú beszerzés.) A hibás szállítások aránya százalékban (= a hibás mennyiségű szállítások száma x 100 / az összes szállítások száma). A reklamációk aránya százalékban (= a kifogásolt szállítmányok száma x 100 / az összes szállítások száma). Érdemes kiszámítani a reklamációk arányát egy időszak teljes vételi volumenéhez viszonyítva, egyes szállítókra, bizonyos anyagcsoportokra, illetve az egyes beszerzett cikkekre nézve is. A reklamációk esetleges magas aránya megköveteli, hogy részletesen elemezzük a reklamációért felelős szállító tevékenységét, és hogy meghozzuk a megfelelő intézkedéseket. A visszaküldések százalékos aránya (= a visszaküldött szállítmányok száma x 100 / az összes szállítmány). Ezt a mutatószámot tovább lehet részletezni aszerint, hogy hányszor került sor szállítmány visszaküldésre a hibás szállítás, a rossz szállítás, késedelmes szállítás vagy mennyiségi probléma miatt. A késedelmes szállítások százalékos aránya (= a késve érkező szállítmányok száma x 100 / az összes szállítmány száma). Ajánlatos e mutatószámot a késés nagysága szerint külön is kiszámítani (pl. a három napnál rövidebb, a három és hét nap közötti, valamint a hét napnál hosszabb késések aránya). Az újbóli beszerzés átlagos időtartama (= a rendelés elindításának és a rendelés lebonyolításának ideje + átlagos szállítási idő + az ellenőrzés, a raktározás és a rendelkezésre bocsátás átlagos ideje). A mutató azt az időtartamot jelzi, amely a nem meglévő anyagok rendelkezésre bocsátásához szükséges. Miután ennek része a beszerzési átfutási idő, az újbóli beszerzés időtartamának módosulása befolyással lehet a készlet nagyságára (biztonsági készlet vagy rendelési pont). Az újbóli beszerzés lassúságának többek között a hosszú szállítási idő, az anyagmozgatás szervezetlensége, a rendelés nem megfelelő lebonyolítása, az ellenőrző eljárás nem kielégítő volta lehet az oka. Az anyagmozgatás és a szállítás mutatószámai A mutatószámokat az egész tevékenység optimálásához, illetve megítéléséhez vizsgáljuk, melyek a szállítási és az anyagmozgatási tevékenységet egészét jellemzik. Jelentőségük elsősorban a saját járműparkkal rendelkezők számára van, de a saját és a szolgáltatásként igénybevett fuvareszközök gazdaságosságának összehasonlítására is fel lehet használni. Az anyagok és áruk fuvarozása a térbeli távolságok áthidalását szolgálja, a rendszer megtervezésének és irányításának célja: a meglévő kapacitás maximális kihasználása, ami a szállítási költségek és az üresjáratok minimumra csökkentését, valamint az eszközök alkalmazásának és idejének magas kihasználtságát jelenti, a szolgáltatás magas foka (a megbízások rövid várakozási ideje, a fuvarozás gyorsasága), V
nagy rugalmasság (a szállított cikkek széles skálája, az üzemi körülményekhez való könnyű alkalmazkodás). Termelékenységi mutatószámok: A szállítás időtartama szállítási megbízásonként (= a szállítás összes ideje / a fuvarozási megbízások száma). A fuvareszközök kihasználtsága százalékban (= a tényleges használatban töltött órák száma x 100 / a fuvareszköz használatban tölthető órái). Ez pontosan megmutatja, hogy milyen a szállítóeszközök kihasználtsága. Alacsony kihasználtságuk a túlméretezett kapacitásra, a szállítás nem megfelelő tervezésére vagy a nem megfelelő szállítási eszközök igénybevételére vezethető vissza. Szállítási teljesítmény (= az elfuvarozott áruk összes mennyisége, pl. tömege / a fuvarozásra elhasznált összes idő). Az egy szállítóeszköz által megtett út (= megtett kilométerek száma / a szállítóeszközök száma). A fuvareszköz által megtett út hossza nagymértékben függ a szükséges be- és kirakodás gyorsaságától. Egyes járművezetőnként megtett út (= az összes jármű által megtett út összes hossza / a gépkocsivezetők száma. A gépkocsivezetők száma helyett a ledolgozott összes munkaórák számát is alapul lehet venni. A középértéktől való jelentős eltéréseket a célpontok közötti nagy távolság különbségek indokolhatják. Az átlagos javítási idő (= a javításra fordított idő / javítások száma). A javítások átlagos idejének megítélésekor, pl. a munkatársak eredményének összehasonlításakor figyelembe kell venni, hogy a javítások nehézsége jelentősen eltérhet egymástól. Gazdaságossági mutatószámok: A megbízásonkénti átlagos szállítási költség (= az összes szállítási költség / a megbízások száma). Egységnyi tömegre számított fuvarozási költség (= az összes szállítási költség / a szállítmányok össztömege). A szállítás költsége tonnakilométerenként (= az összes szállítási költség / a szállítmányok össztömege / a fuvareszközök által megtett összes út hossza). A szállítási költségek az előállítás [vagy a gyártás költségeinek esetleg a beszerzési árának] százalékában (= a szállítás költsége x 100 / egy cikk előállítási költsége [gyártási költsége, vagy beszerzési ára]). Az egyes fuvareszközök átlagos üzemeltetési költsége (= a szállítóeszközök összes üzemeltetési költsége / a fuvareszközök száma) Mivel típusonként jelentősen eltérhetnek ezek az értékek, minden típusra külön ki kell számítani ezt a mutatót. Minőségi mutatószámok: A szolgáltatás foka százalékban (= a teljesített fuvarok száma x 100 / a megrendelt szállítások száma). A határidők betartása százalékban (= nem pontos szállítások száma x 100 / összes szállítások száma). A balesetek aránya százalékban (= a balesetek száma x 100 / megtett tonnakilométerek száma). A károk bekövetkezésének gyakorisága (= a szállított összes áruban bekövetkezett károsodások száma / a megtett tonnakilométerek száma). VI
Raktározás és a komissiózás mutatószámai Az egyes alkatrészek vagy termékek raktározása az anyagáramlás megszakítását jelenti, de ugyanakkor az időzítés szempontjából egyensúlyt teremt. Ugyanakkor biztonságot nyújt előre nem látható események kockázata ellen, lehetővé teszi a választék kialakítását, módot ad a spekulációra küszöbön álló áremelkedéskor és lehetővé teszi, hogy bizonyos termékek érjenek, vagyis minőségük javuljon. A komissiózás során, a szükségleteknek megfelelően a raktárban több árucikkből részmennyiségeket állítanak össze a rendelkezésre álló összmennyiségekből (sortiment). Napjainkban a raktározás jellemzői helyett a felhasználók kívánságai állnak a figyelem középpontjában. Termelékenységi mutatói: A terület százalékos kihasználtsága (= a polccal borított terület x 100 / a raktár teljes területe). Megmutatja a raktár területének kihasználását. Mivel a kihasználtság foka döntő mértékben a raktározott cikkektől függ (pl. terjedelmes-e az árucikk vagy apró), nem lehet a mutatószám maximális értékét meghatározni. Ismeretében azonban végiggondolható, hogy ki van-e használva megfelelőképpen a raktár, illetve, hogy a raktár mérete nem lett-e időközben kicsi. A raktár belmagasságának kihasználtsága százalékban (= a hasznosított belmagasság x 100 / a hasznosítható belmagasság). Ismeretében végiggondolható, hogy nem lehetne-e jobban kihasználni a raktár belmagasságát. A tér százalékos kihasználtsága (= a raktározott árucikkek térfogata x 100 / a polcok térfogata). A raktári eszközök kapacitásának százalékos kihasználtsága (= az igénybe vett kapacitás átlaga x 100 / a rendelkezésre álló kapacitás). Ha ez a mutatószám kicsi, akkor felül kell vizsgálni a szervezést és a raktári eszközök kapacitását. Mérlegeléskor figyelembe kell venni a raktár terhelésének csúcspontjait. A raktári mozgatások egy munkatársra eső száma (= az összes raktári mozgatások száma (pl. egy év alatt) / a raktári dolgozók száma). A komissiózás megbízásonkénti ideje (= a komissiózásra fordított összes idő / a komissiózási megbízások száma). Megmutatja, hogy egy megbízás komissiózása átlagosan mennyi idő alatt megy végbe. Gazdaságossági mutatószámok: A raktárhely átlagos költségei (= a raktári berendezések összes költsége / a raktárhelyek száma). Az egyes raktári mozgatások költsége (= a raktári személyzet és eszközök költségei / valamennyi áru összes be- és kimenetelének száma). Ez a mutatószám, ha megfelelőképpen finomítjuk, értékes információval szolgálhat arra nézve, hogy a megbízások mely mérete és fajtája jár aránytalanul magas költséggel. A raktár százalékos költségaránya (= a raktár költsége x 100 / átlagos raktárkészlet). A raktározás költségét mutatja meg az átlagos raktárkészlethez viszonyítva. A korábban tárgyalt készleten tartási mutatótól annyiban különbözik, hogy a raktározás költségei között nem szerepelnek a készletekben lekötött tőke kamatai. Értéke az átlagos raktárkészlet aktuális nagyságával együtt változik. A raktározás költségaránya (= a raktár költségaránya + a raktárkészletben lekötött tőke kamata [százalékban]). A raktározási költségaránynak a rendelés optimális mennyiségének kiszámításakor van jelentősége. Gyakorlatilag azonos a készleten tartási mutatóval. VII
A megbízásonkénti komissiózás költségei (= az összes komissiózás költsége / a komissiózási megbízások száma). Minőségi mutatószámok: A komissiózási hibák százalékos aránya (= a komissiózásban elkövetett hibák x 100 / az összes komissiózás száma). A komissiózásban elkövetett hibák számát a rossz komissiózás miatt visszaküldött szállítmányok számával lehet mérni. Amennyiben magas ez a szám, érdemes felülvizsgálni a komissiózási szerződéseket, a munkatársak terhelését és a határidők szorítását, a személyzet képzettségét, valamint általában a bonyolítás szervezését. A határidők pontos betartása százalékban (= a határidők betartásával teljesített megbízások x 100 / az összes teljesített megbízás). Célszerű kiszámolni ezt a mutatót a késve, illetve az idő előtt teljesített megbízásokra. A raktározás teljesítésének foka százalékban (= a teljesített megbízások x 100 / a beérkezett megbízások). A raktározási veszteség az egyes időszakokban (pl. hónap). Ha ez túl magasnak bizonyul és a valószínű ok lopásra vezethető vissza, át kell vizsgálni a teljes szervezet felépítését. A készletszerkezet lehet lassan vagy gyorsan forgó. A disztribúciós logisztika mutatószámai Az elosztási logisztika a termelés és az értékesítés közötti kapcsolat. Magába foglalja az összes raktározási, anyagmozgatási és szállítási feladatot a termék megszületésétől a megrendelőig, valamint az ehhez kötődő információs, irányítási és ellenőrzési tevékenységeket. Célja, hogy a 6M elvnek megfelelően biztosítsa az áruk célba juttatását, miközben megtalálja az optimális állapotot egy bizonyos (a vállalat által meghatározott, vagy az ügyfél által megkövetelt) szállítási szolgáltatás és a keletkező költségek között. A feladat tehát a kiválasztott értékesítési utak optimális kiszolgálása. Termelékenységi mutatószámok: Az áruelosztás lebonyolításának termelékenysége (= a [pl. havi] feladások száma / a [pl.hónap] munkanapjainak száma). A megbízások teljesítésének termelékenysége (= a feldolgozott megbízások száma / a munkatársak száma vagy a feldolgozott megbízási diszpozíciók száma / a munkatársak száma). A szállítási megbízásonkénti szállítási idő (= időegység [pl. hónap] munka napjainak [esetleg óráinak] száma / a szállítási megbízások száma időegység [pl. hónap] alatt). Gazdaságossági mutatószámok Az ügyfélmegbízások teljesítésének átlagos költségei (= a megbízások lebonyolításának összköltsége / feldolgozott megbízások száma). Ha az átlagos megbízási lebonyolítási költségek magasak, az okot a lebonyolítás hatékonyságában, az adatfeldolgozási támogatottság mértékében, a megbízások struktúrájában, a munkatársak képzettségében vagy a vállalat többi funkcionális területéhez való kapcsolódási pontok kialakításában kell keresni. VIII
A megbízások teljesítésére fordított költségek részaránya a forgalomból %-ban (= a megbízás teljesítések költségei / a megbízásban szereplő áruk összértéke). Ha ismerjük e mutató átlagos értékét, tehát az összes megbízás költségének és a teljes forgalomnak a hányadosát, meg lehet becsülni a szóbanforgó megbízás gazdaságosságát. Az egyes megbízások disztribúciós költségei (= a disztribúció összköltsége / megbízások száma) Készáruk átrakodási gyakorisága (= adott időszak forgalma / készáruk átlagos raktárkészlete). Gyakorlatilag azonos az időszak alatti fordulatok számával, amiről korábban már volt szó. Az átrakási gyakoriság hatással van a raktározási és tőkelekötöttségi költségekre és a termékek minőségére (elöregedés, romlás). Szállítási költségek: Az egyes szállítási megbízások szállítási költségei (= a szállítási megbízások összköltsége / teljesített szállítási megbízások száma). A saját szállítások költségeinek viszonya az idegen szállítások költségeihez (= a saját fuvarok átlagos költsége / az idegen fuvarok átlagos költsége) Minőségi mutatószámok Az átlagos szállítási idő (= a megbízás beérkezésétől a kiszállításig eltelt idő [napokban]). A mutató a kiszállításig eltelt időtartamot mutatja. Ez az időtartam a megbízás teljesítésének idejéből, a kiszállítási raktár rendelkezésre-állási idejéből, valamint adott esetben ha a termékek nincsenek raktáron a gyártási időből tevődik össze. A szállítási készség %-ban (= az azonnal kiszolgált igények száma x 100 / az összes igények száma, vagy az azonnal kiszolgált igények összértéke x 100 / a teljes rendelésállomány). Téves szállítások hányada %-ban (= a téves szállítások száma x 100 / szállítások teljes száma). A szállítás megbízhatósága %-ban (= az adott határidőre kiszállított tételek x 100 / a szállítási tételek száma). A szállítás megbízhatósága a belső folyamatok megbízhatóságára mutat rá és ezzel együtt a szervezés megfelelő voltára. A késedelmi hányad %-ban (= a késedelmes szállítások száma x 100 / a szállítások teljes száma). A határidők nagyarányú be nem tartásának okai lehetnek: nem kielégítő mértékű a határidők ellenőrzése, a megbízások lebonyolítása nem elég hatékony, illetve a fuvareszközök nem megbízhatóak. A kifogásolási hányad %-ban (= a kifogásolt szállítások száma x 100 / összes szállítások száma). Megmutatja az elosztás minőségi és mennyiségi megbízhatóságának mértékét. A pótlólagos szállítások hányada %-ban (= a pótlólagos szállítások száma x 100 / összes szállítások száma). A pótlólagos szállítás oka lehet: a szűkös fuvareszköz kapacitás, a rendelkezésre álló készletek hibás elosztása, nem állnak rendelkezésre készletek, illetve rakodási hibák. IX