S Z A B Á L Y Z A T az analitikus nyilvántartási rend és a főkönyvi könyvelés kapcsolatrendszeréről Készült a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény, valamint az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII.31.) Korm. rendelet alapján Érvényes 2012. január 01-től Költségvetési szerv vezetője 1
I. ÁLTALÁNOS RÉSZ l. A szabályzat hatálya: a Polgármesteri Hivatalra (önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv), és a hozzá tartozó önállóan működő költségvetési szervekre terjed ki. 2. Célja: a Polgármesteri Hivatal és az önállóan működő intézmények által vezetett, főkönyvi könyveléshez, valamint a beszámoló készítés megbízhatóságának, valódiságának, teljességének alátámasztásához szükséges az analitikus nyilvántartások és a főkönyvi könyvelés kapcsolatának biztosítása. 3. Tartalma: a Polgármesteri Hivatal költségvetését és beszámolóját alátámasztó főkönyvi könyveléshez kapcsolódó analitikus nyilvántartásainak részletes szabályozása főkönyvi számlánként 4. Az analitikus nyilvántartásokkal szemben támasztott általános követelmények: - a nyilvántartás hitelessége az analitikus nyilvántartás vezetésével megbízott dolgozó és az ellenőrzésére kötelezett dolgozó együttes aláírásával válik hitelessé. - a nyilvántartás azonosíthatósága érdekében valamennyi nyilvántartásra rá kell vezetni az intézmény nevét, címét, és a szervezeti egység megnevezését. - a nyilvántartást tartalmával egyezően, pontosan megfogalmazott címmel kell ellátni. - a nyilvántartás lapjait folyamatos sorszámozással kell ellátni (lapszám, oldalszám, tételsorszám) - többoldalas nyilvántartás esetén a nyilvántartás azonosítását szolgáló adatokat minden oldalnak tartalmaznia kell - a nyilvántartásnak tartalmaznia kell a hozzá tartozó főkönyvi számlák számát és megnevezését - szerkezetében áttekinthetően kell elkészíteni, fejlécében szabatos, rövidítés nélküli megnevezést kell alkalmazni - a nyilvántartásban szükségessé váló javítások csak szabályszerűen eszközölhetők (a javítandó rész egy vonallal történő áthúzása oly módon, hogy az eredeti beírás is olvasható legyen, a rontott szöveg vagy összeg fölé vagy mellé írással, javítást végző kézjegyének és a javítás dátumának feltüntetésével) - üresen maradó sorokat, rovatokat ki kell húzni - hivatkozásokat számának, dátumának pontos feltüntetése (fizetési felszólítás, végrehajtásra való átadás, törlés, stb.) - a hó végi zárás dátumát, a készítő (nyilvántartást vezető) aláírását, az egyeztetés dátumát, az egyeztetést, végző aláírását és az ellenőrzés tényét tartalmaznia kell - a nyilvántartások év végi zárásakor fel kell jegyezni a lezárás dátumát. 2
II. MÉRLEGHEZ KAPCSOLÓDÓ ANALITIKUS NYILVÁNTARTÁSOK 1. Immateriális javak és tárgyi eszközök analitikus nyilvántartása Az analitikus nyilvántartás alapvető követelménye, hogy teljes körűen tartalmazza a Polgármesteri Hivatal (önállóan működő és gazdálkodó) és az önállóan működő intézmények vagyonát mennyiségben és értékben. A nyilvántartás jelenleg manuális, a számlarendben előírtak alapján kerül vezetésre, párhuzamosan a KATAWIN számítógépes programon kell vezetni. A program fő szolgáltatásai: - egyedi nyilvántartó lapok kiíratása, azok listázása - tárgyévi beszerzések, állománycsökkenések, alleltári változások lekérdezése (tetszőleges időszakra), - nyilvántartások a kialakított csoportosítás szerinti lekérdezése - eszközökkel való gazdálkodást segítő listák készítése, - értékcsökkenés elszámolása - leltárral, leltározással kapcsolatos feladatok segítése, - adatszolgáltatás (főkönyvi könyveléshez feladás elkészítése) biztosítása a beszámolóhoz Az analitikus nyilvántartásba fel kell jegyezni az alábbi adatokat: - az eszközök azonosításához szükséges adatok - beszerzés, létesítés időpontja - használatbavételének időpontja - bruttó érték állományát és változásait - elszámolt értékcsökkenést és változásait - értékcsökkenési leírási kulcsot,.az analitikus nyilvántartással egyeztetett főkönyvi számlák száma és megnevezése - 11.Immateriális javak - 12.Ingatlanok és kapcsolódó vagyoni értékű jogok - 13.Gépek, berendezések felszerelések és járművek - 16 Üzemeltetésre, kezelésre átadott eszközök. analitikus nyilvántartás lezárásáért, a főkönyvi könyvelés feladásának elkészítéséért az analitikus nyilvántartó a felellős, ellenőrzésére kötelezett a számvitelért felelős gazdasági dolgozó. 1/2. Ingatlan beruházások és felújítások analitikus nyilvántartása A beruházásokról és felújításokról a KATAWIN program mellett a Hivatal adatkönyvtárhoz, a pénzügyi csoportnál olyan analitikus nyilvántartást kell vezetni, amelyből az üzembe helyezésig 3
felmerült ráfordítások beruházásonként, felújításonként megállapíthatók. Ezért a nyilvántartásnak tartalmazni kell - megnevezés - bruttó érték főkönyvi számla száma, - értékcsökkenés főkönyvi számla száma - ingatlan nyilvántartás szerinti száma - helyrajzi szám, - építési dokumentáció száma, - a tervező megnevezése, - a kivitelező megnevezése, - üzembe helyezés kelte, okmány száma, - állományba vételi bizonylat kelte, okmányszáma, - beruházás főkönyvi szla. száma: - az ingatlan tulajdonságai ( alapozás, főfal, válaszfal, födém, tetőszerkezet, tetőfedés, padlóburkolat, nyílászáró szerkezet, fűtés, világítás, beépített lég m3, megvilágított m2, beépített alapterület, telekkönyvi szám, építési terv) - várható használati idő terv szerint (év), - értékcsökkenés elszámolásának módja, - értékcsökkenés százaléka - 0 ra leírás éve terv szerint, - törzsvagyon igen nem, - forgalomképessége (forgalomképtelen, korlátozottan forgalomképes, forgalomképes) Tárgyévi változásként tartalmazza: - könyvelés kelte, - bizonylat száma, (számla vagy saját kivitelezés esetén belső bizonylat) - szállító megnevezése, kivitelező megnevezése, - mennyiségi egység, mennyiség, - nettó érték (áfa nélkül), - áfa, - aktiválásnál figyelembe vehető érték. A beruházási előleg adott és könyvelt pénzeszközöket is itt kell kimutatni. Analitikus nyilvántartás zárásának, egyeztetések elvégzésének ( KATAWIN programmal beruházásonként) és a feladások leadásának határideje: analitikus nyilvántartás lezárásáért az analitikus nyilvántartó a felelős, ellenőrzésére kötelezett a számvitelért felelős gazdasági dolgozó. Az analitikus nyilvántartással egyeztetett főkönyvi számlák száma és megnevezése: - 124 Ingatlanok felújítása - 127 Ingatlanok és kapcsolódó vagyonért. jogok folyamatban lévő beruházásai - 128 Ingatlan és kapcsolódó vagyonért. jogok beruházására adott előlegek 4
2. Befektetett pénzügyi eszközök Az analitikus nyilvántartást úgy kell kialakítani, hogy abból értékpapír-típusonként megállapíthatók legyenek az értékeléshez szükséges adatok és az értékpapírok hozamai. Hivatal adatkönyvtárhoz kell vezetni. Így tartalmazza: - a befektetési szolgáltató megnevezése, - az értékpapír beszerzésének helye, ideje, - a kibocsátó neve székhelye, - a szerződés száma, - az értékpapír megnevezése, sorozatszáma, sorszáma, - a főkönyvi számla száma, - az értékpapír bemutatóra vagy névre szóló, - az értékpapírhoz fűződő jogok, - a teljesítési nap (értéknap), - az értékpapír névértéke, - az értékpapír vételkori árfolyama, - az esetleges lejárati idő, - az osztalék, kamat és egyéb hozamok feltételei, - tőzsdén jegyzett értékpapír esetében a vásárlás óta eltelt idő alatt hogyan alakult az értékpapír árfolyama, - kötvénynél a kibocsátóval szemben fennálló követelés összege, - beváltás kelte (kötvény, kincstárjegy letéti jegy, pénztárjegy), - eladás kelte (részvénynél a kivonás kelte), - költségek (megbízási díj, jutalék) Tárgyévi változások bevezetésénél tartalmaznia kell: - könyvelés kelte, - bizonylat száma, - szöveg, - mennyiségi egység, - bruttó érték (növekedés, csökkenés és egyenleg) - értékcsökkenés (növekedés, csökkenés és egyenleg) - nettó érték, - naplóhivatkozás. analitikus nyilvántartás lezárásáért az analitikus nyilvántartó a felellős, ellenőrzésére kötelezett a számvitelért felelős gazdasági dolgozó. 3. Készletekhez kapcsolódó analitikus nyilvántartások Mind a vásárolt, mind a saját előállítású készletekről a kettős könyvvitelen kívül részletező (analitikus) nyilvántartás kell vezetni. Az analitikus nyilvántartásban a készleteket mennyiségben és értékben is nyilván kell tartani. A raktárral rendelkező költségvetési szerveknél a beszerzett készleteik nyilvántartása, készletváltozásainak feljegyzése a raktárban és az anyagkönyvelésben történik. A könyvelés alapját az anyagot kísérő bizonylatok képezik: 5
Készletek bevételezése tartalmazza: - gazdálkodó szervezet neve, - szállító megnevezése, telephelye, - szállítólevél száma, - szállítás módja, - rendelési szám, - raktár jele, - bevezetett anyag száma, jele, - bevételezett anyag megnevezése, mérete, minősége, mennyiségi egysége, - egységára, értéke, - új készlet (változás utáni készlet), - tételsorszám, - dátum, aláírás (kiállító, raktári nyilvántartó, könyvelő, ellenőr, átvevő) A bevételezési bizonylat nem csak a vásárlásból származó készletnövekedések elszámolására szolgál, hanem az egyéb raktári bevételt jelentő tételek bevételezésére is ( pl. leltári többlet). Készletek kivételezése Készlet-kivételezési bizonylatot kell kiállítani a raktárak készletét csökkentő készletváltozásokról (munkahelyre, felhasználásra történő kiadása, értékesítés, térítés nélküli átadás). Bizonylat tartalmazza: - gazdálkodó szerv neve, - bizonylat sorszáma - a költségviselő megnevezése, - munkahely megnevezése, - raktár jele, - igényelt készlet száma, megnevezése, mérete, minősége, mennyisége, nyilvántartási ára (tényleges beszerzési ár, átlagár,) - kivételezett készlet mennyisége, nyilvántartási ára, - mennyiség (változás utáni készlet), - tételsorszám, - dátum és aláírás (kiállító, utalványozó, kiadó, átvevő, raktári nyilvántartó, könyvelő, ellenőr). Élelmezési anyagok nyilvántartását az alább felsorolt nyilvántartásokon a konyhával rendelkező részben önálló költségvetési szervek által szabályozottak un. Élelmezési Szabályzat szerint kell nyilvántartani. Heti étlap Étkezők nyilvántartása Élelmezési anyag kiszabás kivételezés nyilvántartása Élelmezési anyag pótkivételezése Élelmezési anyag visszavételezése Élelmezési anyag anyagfel-használási összesítő Élelmezési anya ár- és értéknyilvántartás Élelmezési költségek eltérése 6
A raktárral nem rendelkező intézmények készletnyilvántartása csak mennyiségi, azt e szabályzat III. fejezete szabályozza. Az analitikus nyilvántartások elkészítéséért, folyamatos vezetéséért, a főkönyvi könyvelésnek az állományváltozás feladásáért, egyeztetéséért, leltározásáért, az analitikus nyilvántartás lezárásáért az analitikus nyilvántartó a felelős, ellenőrzésére kötelezett, a számvitelért felelős gazdasági dolgozó. 4. Adósokhoz kapcsolódó analitikus nyilvántartások Az analitikus nyilvántartás készítésének célja, hogy mivel év közben tényleges befizetés időpontjában a bankszámlákra és a 9 es számlaosztály számláira könyvelünk a mérleg valódiságának biztosítása, év végén a bevételi hátralékok állományának kimutatása. Az analitikus nyilvántartásba az alábbi adatokat kell szerepeltetni: - analitikus nyilvántartás szerinti sorszám, dátum, - adós megnevezése, adós kódja, - számla száma vagy határozat száma kelte, összege, annak ÁFA tartalma, teljesítési határidő, fizetési határidő, - előző évi követelés (évi nyitó állomány), annak kiegyenlítése, - tárgyévi előírás, rendezett, rendezetlen tételek, - összes előírás, - összes előírás és az összes befizetések (főkönyvi számlára való hiv.) havi bontásban, - következő évre átvitt előírás, - hátralék (évi záró állomány), - megjegyzés (behajtásra tett intézkedés stb.) A Hivatal adatkönyvtára több adós analitikát vezet minden analitikát külön e tartalommal. Kivételt képez a helyi adók analitikus nyilvántartása, amelyet az ÖNKADÓ programmal, adónemenként e tartalmi előírások biztosításával, az adócsoport vezet. Az analitikus nyilvántartáshoz egyedi (névszerinti) nyilvántartó kartonok kapcsolódnak. Analitikus nyilvántartást vezet a hivatal: 1. Helyi adó 2. Bérlemények bérleti díja, 3. Nem lakás célú bérleti díjak, 4. Lakásbérlet bérleti díja, 5. Közterület használati díj, Az analitikus nyilvántartásokhoz kapcsolódó főkönyvi számlák: 1. Helyi adókhoz: 2811 Adósok előző évi Helyi adó, 7
2812 Adósok tárgy évi Helyi adó, 92224 Magánszemélyek kommunális adója 92227 Iparűzési adó 92228 Pótlékok bírságok 92324 Gépjármű adó 92327 Termőföld bérbeadásából származó jöv. adó negyedévet követő hó 20-ig. Az analitikus nyilvántartások elkészítéséért, folyamatos vezetéséért, a főkönyvi könyvelésnek az állományváltozás feladásáért, egyeztetéséért, leltározásáért, az analitikus nyilvántartás lezárásáért az analitikus nyilvántartó a felelős, ellenőrzésére kötelezett a számvitelért felelős gazdasági dolgozó. 5. Vevők Az analitikus nyilvántartás készítésének célja, hogy mivel év közben tényleges befizetés időpontjában a bankszámlákra és a 9 es számlaosztály számláira könyvelünk a mérleg valódiságának biztosítása, év végén a bevételi hátralékok állományának kimutatása. Az analitikus nyilvántartásba az alábbi adatokat kell szerepeltetni: - analitikus nyilvántartás szerinti sorszám, dátum, - vevők megnevezése, kódja, - számla száma vagy határozat száma kelte, összege, annak ÁFA tartalma, teljesítési határidő, fizetési határidő, - előző évi követelés (évi nyitó állomány), annak kiegyenlítése, - tárgyévi előírás, rendezett, rendezetlen tételek, - összes előírás és az összes befizetések (főkönyvi számla számra való hiv.) havi bontásban, - következő évre átvitt előírás, - hátralék (évi záró állomány), Az analitikus nyilvántartások elkészítéséért, folyamatos vezetéséért, a főkönyvi könyvelésnek az állományváltozás feladásáért, egyeztetéséért, leltározásáért, az analitikus nyilvántartás lezárásáért az analitikus nyilvántartó a felelős, ellenőrzésére kötelezett a számvitelért felelős gazdasági dolgozó. 8
6. Egyéb követelések 6/1. Munkavállalókkal szembeni különböző követelések analitikus nyilvántartása Az analitikus nyilvántartás célja, a munkavállalókkal szembeni követelések nyilvántartása. A nyilvántartás alapja a munkáltatói határozatok a dolgozók visszafizetési kötelezettségeiről. A nyilvántartásnak tartalmazni kell: - lapszám, - költségvetési szerv megnevezése, - főkönyvi számla száma, neve, - a követeléssel érintett szerv, személy neve, címe, azonosító száma, - ügyirat száma, jogcíme, összege, - követelés keletkezésének időpontja, esedékessége, - fizetési feltételek, határidők, - évközi változások (növekedés, csökkenés), naplóhivatkozás, - egyenleg (nyitó, záró), - megjegyzés. Az analitikus nyilvántartások elkészítéséért, folyamatos vezetéséért, a főkönyvi könyvelésnek az állományváltozás feladásáért, egyeztetéséért, leltározásáért, az analitikus nyilvántartás lezárásáért az analitikus nyilvántartó a felelős, ellenőrzésére kötelezett a számvitelért felelős gazdasági dolgozó. 7. Értékpapírok Az analitikus nyilvántartás célja, az egy évnél rövidebb idejű, rövid lejáratú értékpapír (kárpótlási jegy, kincstárjegy, kötvény) vásárlásának nyilvántartása. Ha az értékpapírügyletek megkötése, lebonyolítása befektetési szolgáltatón (brókercégen) keresztül 0 portfólió kezelésre szóló szerződés alapján történik, akkor az analitikus nyilvántartást a befektetési szolgáltató vezeti és a szerződésben meghatározottak szerint tájékoztatja a befektető költségvetési szervet. Ha az értékpapírügyletek megkötése, lebonyolítása nem portfólió kezelésére szók, akkor a költségvetési szervnek kell az analitikus nyilvántartást vezetni az alábbi tartalommal: - befektetési szolgáltató megnevezése, - az értékpapír azonosítója, típusa, - a szerződés száma, - a teljesítés nap (értéknap) - az értékpapír névértéke, 9
- az értékpapír vételára (árfolyam %-a) - az értékpapír vételár hozama, - a költségek (megbízási díj, jutalék) - az értékpapír értékesítésekor: - a szerződés száma, - az értékpapír azonosítója, - az értéknap (teljesítési nap) - az értékpapír névértéke, - az eladási ár, (árfolyam %) - az eladási ár hozama, - a befektetés (értékesítés) költsége. Az analitikus nyilvántartások elkészítéséért, folyamatos vezetéséért, a főkönyvi könyvelésnek az állományváltozás feladásáért, egyeztetéséért, leltározásáért, az analitikus nyilvántartás lezárásáért az analitikus nyilvántartó a felelős, ellenőrzésére kötelezett, a számvitelért felelős dolgozó. 8. A költségvetési függő kiadások analitikus nyilvántartása A nyilvántartás célja a költségvetési függő kiadások állományának és forgalmának a nyomon követése. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell: - költségvetési szerv megnevezése, nyilvántartott időszak, - érintett főkönyvi számla neve/ törzsszámalábontás (adatkönyvtárra való utalás) - költségvetési év megnevezése, - sorszám, - kiadások keletkezése: időpont, naplóhivatkozás, megnevezés, összeg, - érintett partner (szerv/személy), - rendezés : időpont, naplóhivatkozás, - korábbi évek függő kiadásainak rendezése, - év közben és december 31-ig rendezett, rendezetlen tételek összege, - év végi forgalmi számla egyenlege, - nyitó állomány, - záró állomány, - megjegyzés. 10
Az analitikus nyilvántartások elkészítéséért, folyamatos vezetéséért, a főkönyvi könyvelésnek az állományváltozás feladásáért, egyeztetéséért, leltározásáért, az analitikus nyilvántartás lezárásáért az analitikus nyilvántartó a felelős, ellenőrzésére kötelezett, a számvitelért felelős gazdasági dolgozó. 9. Költségvetési átfutó kiadások analitikus nyilvántartása Az analitikus nyilvántartás célja a költségvetési átfutó kiadás a bérelszámoláshoz kapcsolódó nettó és bruttó különbözetek elszámolásának, állományának és forgalmának nyomon követése. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell: - költségvetési szerv megnevezése, nyilvántartott időszak, - érintett főkönyvi számla neve/ törzsszámalábontás (adatkönyvtárra való utalás) - költségvetési év megnevezése, - sorszám, - kiadások keletkezése: időpont, naplóhivatkozás, megnevezés, összeg, - érintett partner (szerv/személy), - rendezés: időpont, naplóhivatkozás, - korábbi évek függő kiadásainak rendezése, - év közben és december 31-ig rendezett, rendezetlen tételek összege, - év végi forgalmi számla egyenlege, - nyitó állomány, - záró állomány, - megjegyzés. analitikus nyilvántartás lezárásáért az analitikus nyilvántartó a felellős, ellenőrzésére és kötelezett, a számviteli csoportvezető, intézményeknél a számvitelért felelős gazdasági dolgozó. 10. Költségvetési kiegyenlítő kiadások 10/1. Fizetési előlegek analitikus nyilvántartása A nyilvántartás célja a dolgozók által felvett fizetési előlegek név szerinti nyilvántartása, és a törlesztések nyomon követése. A nyilvántartásnak tartalmazni kell: - főkönyvi számla száma, neve, - a követeléssel érintett szerv, személy (dolgozó) neve, címe, azonosító száma, - ügyirat száma, jogcíme, összege, - követelés keletkezésének időpontja, esedékessége, (részletfizetés ideje, összege) - fizetési feltételek, határidők, - évközi változások (növekedés, csökkenés, előírás összesen, törlesztés összesen, egyenleg), naplóhivatkozás, - egyenleg (nyitó, záró), - megjegyzés. 11
analitikus nyilvántartás lezárásáért az analitikus nyilvántartó a felelős, ellenőrzésére kötelezett, a számvitelért felelős gazdasági dolgozó. 10/2. Kiküldetési előlegek analitikus nyilvántartása Az analitikus nyilvántartás célja, a dolgozók által kiküldetésre felvett előlege nyilvántartása és elszámolása. A nyilvántartást az alábbi tartalommal kialakított nyomtatványon kell vezetni: - a költségvetési év meghatározása, - sorszám - a felvétel időpontja, - a kiadási pénztárbizonylat száma, - a felvevő neve, - a felvétel jogcíme, - elszámolásra felvett összeg, - az elszámolás határideje, - az elszámolás tényleges időpontja, - a ténylegesen felhasznált összeg, - a visszafizetés bevételi pénztárbizonylatának száma, - megjegyzés. analitikus nyilvántartás lezárásáért az analitikus nyilvántartó a felelős, ellenőrzésére kötelezett, a számvitelért felelős gazdasági dolgozó. 10/3. Vásárlási előlegek analitikus nyilvántartása Az analitikus nyilvántartás célja, a dolgozók által elszámolásra felvett beszerzési előlege nyilvántartása és elszámolása. A nyilvántartást az alábbi tartalommal kialakított nyomtatványon kell vezetni: - a költségvetési év meghatározása, - sorszám - a felvétel időpontja, - a kiadási pénztárbizonylat száma, - a felvevő neve, 12
- a felvétel jogcíme, - elszámolásra felvett összeg, - az elszámolás határideje, - az elszámolás tényleges időpontja, - a ténylegesen felhasznált összeg, - a visszafizetés bevételi pénztárbizonylatának száma, - megjegyzés. analitikus nyilvántartás lezárásáért az analitikus nyilvántartó a felelős, ellenőrzésére kötelezett, a számvitelért felelős gazdasági dolgozó. 11. Kötelezettségek analitikus nyilvántartásai 11/1. Hosszú lejáratú kötelezettségek Fejlesztési célú hitelek analitikus nyilvántartása Az analitikus nyilvántartás célja a fejlesztési célú hitelek felvételének és a törlesztések nyomon követése. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell: - lapszám, nyilvántartási szám, megnevezés, - költségvetési szerv megnevezése, - főkönyvi számla száma, neve, - a hitelt nyújtó neve, címe, hitelszerződés száma, a hitel felvételének időpontja, - törlesztés szerződés szerinti összege, - várható lejárati idő, kamat feltételek, - a hiteltörlesztés kezdő időpontja, törlesztési időszakok, - a hitellel érintett fejlesztés megnevezése - a hitel fedezete, Évközi változások: - bizonylat száma, kelte, naplóhivatkozás, - év eleji nyitó állomány, - felvétel, törlesztés, összevont egyenleg, - év végi záró állomány - szerződés szerinti törlesztő részlet, - szerződés szerinti teljesítéstől való eltérés (túlfizetés, hátralék, adott évi eltérés év végi záró eltérés) - megjegyzés. 13
Az analitikus nyilvántartások elkészítéséért, folyamatos vezetéséért, a főkönyvi könyvelésnek az állományváltozás feladásáért, egyeztetéséért, leltározásáért, az analitikus nyilvántartás lezárásáért az analitikus nyilvántartó a felelős, ellenőrzésére kötelezett a számvitelért felelős gazdasági dolgozó. 11/2. Rövid lejáratú kötelezettségek Szállítók analitikus nyilvántartása Az analitikus nyilvántartás célja a beérkezett szállítói számlák nyilvántartása és kiegyenlítésük nyomon követése. Szállítók analitikus nyilvántartásának tartalmaznia kell: - szállító kódja/sorszáma, - megnevezése, - címe, - bankszámla száma, - adószáma, - költségvetési év, - főkönyvi számla száma, - sorszám, kelt,(számla beérkezésének és kiállításának időpontja) - szállító kódja, számla száma, kelte, - számlán feltüntetett teljesítési idő, vásárolt termék vagy szolg. megnevezése, - fizetési mód, határidő, - számla végösszege, ebből ÁFA, (adóalap-áfa), - fizetés időpontja, naplóhivatkozás, - korábbi években keletkezett kötelezettség kiegyenlített összege, - év közben és december 31-ig rendezett, rendezetlen tételek, - nyitó állomány - záró állomány, - megjegyzés Az analitikus nyilvántartások elkészítéséért, folyamatos vezetéséért, a főkönyvi könyvelésnek az állományváltozás feladásáért, egyeztetéséért, leltározásáért, az analitikus nyilvántartás lezárásáért az analitikus nyilvántartó a felelős, ellenőrzésére kötelezett, a számvitelért felelős gazdasági dolgozó. 14
III. EGYÉB FŐKÖNYVI SZÁMLÁKHOZ KAPCSOLÓDÓ ANALITIKUS NYILVÁNTARTÁSOK 1. Kisértékű tárgyi eszközök és egyéb berendezések felszerelések analitikus nyilvántartása Az analitikus nyilvántartás alapvető követelménye, hogy teljes körűen tartalmazza a Polgármesteri Hivatal Vagyonát mennyiségben és szolgálja a vagyon védelmét. A nyilvántartás jelenleg manuálisan történik. Az analitikus nyilvántartásnak alábbiakat kell tartalmazni: - nyilvántartási szám, - főkönyvi számla száma, - megnevezés, - kelt, - bizonylat száma, - szöveg, - nyilvántartási ár, - mennyiség (bevétel, kiadás, készlet) - érték (bevétel), - naplóhivatkozás, Analitikus nyilvántartás zárásának, egyeztetések elvégzésének határideje: analitikus nyilvántartás lezárásáért az analitikus nyilvántartó a felelős, ellenőrzésére kötelezett, a számvitelért felelős gazdasági dolgozó. 2. Könyv folyóirat és egyéb információhordozók analitikus nyilvántartása A könyvtári nyilvántartások analitikus nyilvántartása maga a könyvtári nyilvántartó, amelyet (ágazati jogszabály alapján) kell vezetni és a könyvtárba történő beszerzéseket egyeztetni az adott főkönyvi számlával. Itt az analitikus nyilvántartó a könyvtáros. Annál az intézménynél ahol könyvtár nem működik, az alábbi tartalommal kell nyilvántartást vezetni. - nyilvántartási szám, - főkönyvi számla száma, - megnevezés, - kelt, - bizonylat száma, - szöveg, - nyilvántartási ár, - mennyiség (bevétel, kiadás, készlet) - érték (bevétel), - naplóhivatkozás, - dolgozó neve, átvételt igazoló aláírása (a személyi használatra kiadott) Könyvtári beszerzések 15
5442 könyv folyóirat egyéb információhordozó 3. Átvett pénzeszközök analitikus nyilvántartása A nyilvántartás célja, hogy biztosítsa a meghatározott célra (pályázatok stb.) átvett céljellegű támogatások felhasználásának nyomon követését. A nyilvántartást átvett pénzeszközönként (főkönyvenkénti bontás), az alábbi tartalommal. - intézmény neve, - átvett pénzeszköz, átadott (céljának) megnevezése, - sorszám, - megállapodás kelte, száma, összege, - pénzeszközt átadó megnevezése, - nyitó állomány - tárgyévi forgalom: bank, pt. hivatkozási sz., növekedés, csökkenés, - záró állomány, - megnevezés. Analitikus nyilvántartás zárásának, egyeztetések elvégzésének határideje: analitikus nyilvántartás lezárásáért az analitikus nyilvántartó a felelős, ellenőrzésére kötelezett, a számvitelért felelős gazdasági dolgozó. 4. A rendszeres személyi juttatások analitikus nyilvántartása Az alábbi tartalommal kell naprakész nyilvántartást vezetni: 1. Rendszeres személyi kiadások kötelezettségvállalás nyilvántartása Tartalmazza: intézmény neve nyilvántartásba vezetés dátuma, okának megnevezése, intézmény engedélyezett létszáma, leköthető bér összesen Ft/hó lekötött bér illetményváltozása, bérfejlesztés, üres állások száma, bére, szabad tartós személyi kiadás 2. Rendszeres személyi juttatás név szerinti nyilvántartása sorszám (álláshelyek sorszáma), dolgozó neve, besorolása, előző évi záró illetménye, alapilletmény, pótlék, stb. (jogcímenként külön oszlop) illetmény, illetményváltozás, 16
illetmény összesen megjegyzés, (munkaviszonyra, álláshelyre). 3. Nyilvántartás a Rendszeres személyi juttatások előirányzata és felhasználásának teljesítéséről időszak, (hó), leköthető bér előirányzat, tényleges teljesítés, átmeneti megtakarítás, szabad rendelkezésű előirányzat megbontva: a) tartós átmeneti megtakarítás, b) üres álláshelyek 4 hónapon túli be nem töltéséből keletkezett, c) üres álláshelyek 4 hónapon belüli be nem töltéséből keletkezett d) megtakarítás összesen Analitikus nyilvántartás zárásának, egyeztetések elvégzésének határideje: 5. Munkaruha, védőruha, formaruha, nyilvántartása Nyilvántartások célja, nyomon követni a dolgozók részére kifizetett munkaruha, védőruha ruházati költségtérítés tételeit. A nyilvántartás tartalma: - költségvetési szerv neve, - oldalszám, - dolgozó azonosító száma, - dolgozó neve, - kelt, - bizonylatszám, - munkaruha nyilvántartási száma, - megnevezése, - nyilvántartási ára, - juttatási idő, - a juttatási idő kezdete és lejárata, - bizonylatszám, - kilépéskor térítendő összeg Analitikus nyilvántartás zárásának, egyeztetések elvégzésének határideje: 6. ÁFA analitikus nyilvántartása A nyilvántartás célja, az adóhatósággal történő adóelszámolás biztosítása. A mindenkori adójogszabályoknak megfelelő tartalommal kell vezetni, minden adatkönyvtárnak a TTG program segítségével. 17
Analitikus nyilvántartás zárásának, egyeztetések elvégzésének határideje: hónapot követő hó 18. vagy negyedévet követő hó 18, éves adóbevallóknál tárgyévet követő hó 18. analitikus nyilvántartás lezárásáért az analitikus nyilvántartó a felelős, ellenőrzésére kötelezett, a számvitelért felelős gazdasági dolgozó. Analitikus nyilvántartás zárásának, egyeztetések elvégzésének határideje: 7. Kötelezettségvállalás analitikus nyilvántartás Nyilvántartás tartalmi követelménye: Főkönyvi számlánként az előirányzatok könyvelésével egyező szerkezetben az adott költségvetési évben vállalt kötelezettségeket zárt rendszerben biztosítja. Ehhez a TTG könyvelőprogram kötelezettségvállalások analitikus nyilvántartás menü lehetőségét használjuk, a jogszabályhoz A kötelezettségvállalások dokumentálásának következő sorszámmal való ellátása, majd a nyilvántartásba történő felvezetésének szabálya: 100 e Ft alatti kötelezettségvállalás esetében: a könyvelési bizonylat (utalványozott, ellenjegyzett) alapján történő felvezetés analitikus nyilvántartásba 100 e Ft feletti kötelezettségvállalás esetében szabályzat szerinti formanyomtatványon történik, azaz ebben az esetben dokumentálni kell a kötelezettségvállalási eljárást. E dokumentum is az analitikába történő bevezetésnek a bizonylata. Egyéb kötelezettségvállalások felvezetése a nyilvántartásba: szerződések, megállapodások, megrendelések stb. (nyilvántartás száma=iktatószám) A kötelezettségvállalások és azok ellenjegyzésének ellenőrzése, nyilvántartási számmal való ellátása, nyilvántartásba történő bevezetése. A nyilvántartása vezetésének módja a TTG kötelezettségvállalás nyilvántartóprogram használata. Csak szabályosan aláírt, ellenjegyzett kötelezettségvállalást lehet befogadni, amennyiben hiányosság merül fel, vissza kell irányítani a feladatot koordinálónak. A befogadott és nyilvántartásba vett kötelezettségvállalásokat visszakereshető módon kell lefűzni, tárolni. Az analitikus nyilvántartás adatairól feladást kell készíteni a főkönyvi könyvelés részére. 18