Kaba Város Önkormányzata Pályázati intézkedési terület: Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, újraszervezése, a kapcsolódó szervezeti szabályzatok felülvizsgálata; három kiválasztott folyamat átszervezése, optimalizálása Dokumentum: Tanácsadói dokumentum I. ÁROP-1.A.5-2013-2013-0052
TARTALOMJEGYZÉK BEVEZETÉS... 3 FOLYAMATOK ELEMZÉSE... 5 KÖTELEZŐ ÖNKORMÁNYZATI FELADATOK, TEVÉKENYSÉGEK FELÜLVIZSGÁLATA ÉS SZAKMAI JAVASLATOK... 6 AZ ÁTTEKINTÉSRE ÉS FEJLESZTÉSRE SZÁNT TERÜLETEK FELELŐSSÉGI MÁTRIXA... 23 ELSŐ KIVÁLASZTOTT FOLYAMAT: KÜLSŐ SZERVEZETEK TÁMOGATÁSI FOLYAMATA... 25 KÜLSŐ SZERVEZETEK TÁMOGATÁSI FOLYAMATÁNAK SZAKMAI FELÜLVIZSGÁLATA... 28 MÁSODIK KIVÁLASZTOTT FOLYAMAT: IKTATÁS... 29 HARMADIK KIVÁLASZTOTT FOLYAMAT: DÖNTÉSHOZATAL... 32
Bevezetés Kaba Város Önkormányzatánál a Szervezetfejlesztés a konvergencia régiókban lévő önkormányzatok számára elnevezésű programban a működési folyamatrendszer átvilágítása, működési folyamattérkép kidolgozására irányuló projekt keretében megtartott work-shopok és vezetői konzultációk tartalmi összegzését és eredményeit adjuk át jelen dokumentumban. Az előző tanácsadási rendezvények során befejeztük a szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálatát, három kiválasztott folyamat áttekintését és a jelenleg felmerülő problémák vizsgálatát. Áttekintettük az Önkormányzat hatókörében lévő szervezetek folyamatait és kölcsönhatásait a teljes kép megalkotásának érdekében.. Meglehetősen sok szakmai és támogató folyamatot vizsgáltunk meg közösen az Önkormányzat dolgozóival. Így a pénzügyi és költségvetési, a stratégia-tervezési, a belső ellenőrzés és kontrolling folyamatát, valamint a pályázatírási, az ügyfélszolgálattal kapcsolatos folyamatokat is. Részleteiben dolgoztunk a következő kérdésekkel: Településüzemeltetés szervezeti átalakítása; Pályázati folyamatok újragondolása; Belső ellenőrzés folyamatának vizsgálata; Bizonyos intézmények szorosabb szakmai ellenőrzése 1 : - Gyermekintézmény, - Kulturális intézmények, - Szociális intézmények, Kistermelői, őstermelői piac és környéke modernizálása Hulladékgazdálkodás átszervezése: Hajdúszoboszló, Nádudvarhoz csatlakozás; Döntéselőkészítés és döntéshozás az önkormányzat bizottságainál és testületében; Iratkezelés, iktatás, postázás folyamata és az azokhoz kapcsolódó ügymenetek a kabai polgármesteri hivatal struktúráján belül. A jelen helyzet elemzésekor látóterünkbe került még Kaba két fontos jellegzetessége a volt cukorgyár, amely megszűnésének hatásai, mint jelenségcsoport máig is az egyik legszignifikánsabb jellemzője a városnak, valamint sósvíz-tározó 2 és a termál-kutas fürdőre épülő fejlesztések, amelyek jól hasznosítva további lehetőségeket jelenthetnek a város turizmusfejlesztésében és ezáltal a helyi gazdasági élet fellendítésében, a munkahelyteremtésben és az egyéb kereskedelmi és szolgáltatási tevékenységek területén is. 1 Csak két évente tartoznak - és kizárólag gazdasági - beszámolóval a közgyűlésnek. 2 Rengeteg kérdést vet fel az ú.n. Csónakázótó, melyen nem szabad csónakázni. Sósvíz-tározó: lehetőség vagy inkább teher, környezetvédelmi szempontból veszélyes? 2013-ban annak minősítették.
- Fedett medence; - Programok turistáknak; - Csatolt szolgáltatási lehetőségek vállalkozóknak; - Pályázati és egyéb források bevonása. Végül a részletes felülvizsgálat és analizálás után a döntéshozási mechanizmusnak, a támogatások kihelyezésének, valamint az iktatási rendszernek a folyamatát választottuk ki elemzés céljából, miután prioritási rendszerben, illetve a problémák, nehézségek mennyiségét tekintve ezeket találtuk a három legfontosabbnak, valamint a jövőbeni egyik legfontosabb és legsürgősebb változtatásnak a településüzemeltetés jelenlegi problémáinak megszüntetését szervezeti, strukturális változtatások megvalósításával.
Folyamatok elemzése SWOT analízist készítettünk a Kabai Önkormányzat, Kaba település és a szélesebb értelemben vett helyi adottságok ismeretében, amely egyben segítette elindítani a közös munkát. A konzultáció során a moderált brain-storming módszert használva rendszereztük a kabai önkormányzat jelenlegi, belső, infrastrukturális problémáit, feltártunk bizonyos hiányosságokat és átvettünk néhány alapvető fogalmat és módszertani kérdést, hogy kooperatív munkánk során közös nyelvet beszéljünk. Belső infrastrukturális problémák: Túlterhelt dolgozók humánerőforrással kapcsolatos kabai problémák (ezeket elkezdtük elemezni, de annyira bonyolult feladatnak bizonyult, hogy a következő alkalomra halasztottuk: a Work-shop keretében tervezünk vele dolgozni) Informatikai háttér fejlesztése nehézkes, költségigényes, jelenleg nem adaptábilis Pénzügyi szabályzók folyamatos változása nehézzé teszi a munkát. (Megállapodtunk abban, hogy ez országos probléma, de még visszatérünk rá, elemezzük a belső folyamatokat, hiszen a külső környezetet nem tudjuk megváltoztatni, de a belső reakciók flexibilitását átgondolva növelni tudjuk az ügyosztály és az ahhoz tartozó folyamatok alkalmazkodó készségét.)
Kötelező önkormányzati feladatok, tevékenységek felülvizsgálata és szakmai javaslatok Jelenlegi helyzet megismerése után kezdtük meg a hiányosságok feltárását. Elsőként felmerült problémák, hogy a Kabai Önkormányzatnál nincs a döntés-előkészítés során: szabad döntési jog, mozgástér szakember bevonása a szerződések kötésekor rendszeres visszacsatolás, o pl. lakossági fórumok (csak konkrét, nagyobb ügyekben, bár van közmeghallgatás, ami kötelező). o kellő kommunikáció a döntéshozó testület és a hivatali apparátus között. Vizsgálat alá vontuk a Kabai Önkormányzat által jelenleg ellátott kötelező, valamint önként vállalt önkormányzati feladatait, tevékenységeket. Eszközül a Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény II. fejezetét, mely a 10-13. között pontosan meghatározza kötelező és az általa önként vállalt önkormányzati feladat- és hatásköröket. A Törvény a helyi közügyek, valamint a helyben biztosítható közfeladatok körében ellátandó más helyi önkormányzati feladatot is megállapíthat.
Kötelező önkormányzati feladatok, tevékenységek Településüzemeltetés; Egészségügyi alapellátás, az egészséges életmód segítését célzó szolgáltatások; Környezetegészségügy; Végrehajtó/ellátó Szerződési és működési formák Módosítási javaslat Városgazdálkodás Szerződéses jogviszony Bekerül(het) a Kabai Polgármesteri KABA Nonprofit Kft. Hivatal alá/ a szervezetbe. Így olcsóbbá válhat, (erről érdemes előzetes költségelemzést végezni!) Privatizált vállalkozók Központi rendelő Költséghatékonysági szempontból (praxisok): (Felújította az önkormányzat) előnyösebb a privatizált praxisok Háziorvosok (3 fő) Ingyen kapják az önkormányzattól a bevezetése a fogorvos, valamint Házi gyermekorvos helyet esetleg a védőnők esetében Jelenleg közalkalmazott: 1 háziorvos (aki a saját tulajdonú Fogorvos rendelőjében rendel) támogatást kap Védőnők (3 fő) 2 fő + gyermekorvos nincs bérleti díj, rezsi, (vagyis ez az önkormányzatot terheli)
Kötelező Végrehajtó/ellátó Szerződési és működési formák Módosítási javaslat önkormányzati feladatok, tevékenységek Óvodai ellátás; 2 épületben 1 ovi kétévente beszámolással tartozik csak az önkormányzat testületének Támasz Szociális Alapszolgáltatási Központ gazdasági feladatait látja el szerződéssel Szakmailag önálló (SzMSz, Alapító Okirat) Az óvodai feladatellátás szakmai sztandardjainak kidolgozása és vizsgálatának szabályozása a minőségi munka érdekében javasolt 3. Kérdés: Állami feladatellátásba átkerül-e? (ezt a jövőbeni országos szabályzás dönti el, amely az oktatásügy centralizációja felé mutat) 3 Jelenleg nem megoldott a rendszeres szakmai felülvizsgálat (csak a gazdálkodás ellenőrzött!)
Kötelező önkormányzati feladatok, tevékenységek Kulturális szolgáltatás; Végrehajtó/ellátó Szerződési és működési formák Módosítási javaslat Mácsai Sándor Támasz Szociális Alapszolgáltatási Hatékonyságnövelés Művelődési Ház Központ gazdasági feladatait látja el Drága a fenntartás Gonda Ferenc szerződéssel Szervezet felülvizsgálata Városi Könyvtár Szakmailag önálló (SzMSz, Alapító bevételnövelés, illetve Okirat) költségcsökkentés Mindkettő 2 évente Jelenleg nincs megoldva a munka beszámolással tartozik szakmai ellenőrzése, csak az önk. testületnek Kérdés: megelégednek a 2 évenkénti egyszeri beszámolóval. Hajléktalan személyek ellátása; NINCS
Kötelező önkormányzati feladatok, tevékenységek Szociális, gyermekjóléti és gyermekvédelmi szolgáltatások és ellátások; Végrehajtó/ellátó Szerződési és működési formák Módosítási javaslat Önkormányzatok Társulás keretében 5 települést lát el létrehoztak egy társulást 2005 okt. 1-től. Elégedett vele a lakosság. amely által fenntartott 2013-tól részben önállóvá vált, de a intézmény ellátja a szoc. társulás működik. és gyermekjóléti 2014. májusban testület elfogadta a feladatokat. beszámolót (dokumentáció ellenőrizve.) Megállapodás
Kötelező önkormányzati feladatok, tevékenységek Helyi környezetés természetvédelem, vízgazdálkodás, vízkárelhárítás; Végrehajtó/ellátó Szerződési és működési formák Módosítási javaslat Natura 2000?? Eseti, cégeknek, szakértőknek megbízást Partneri rendszer 2008-tól kezdett adnak (önkéntes feladatok) működni, érdemes a helyi Csak civil szervezet foglalkozik összefogást a környezet- és környezetvédelemmel, önkormányzat természetvédelem, támogatja (pl. iskolai Zöld Szív szakkör, vízgazdálkodás, vízkárelhárítás mérések, vízminőség, savas eső) területén sokoldalúan Gólyamegfigyelő állomás hasznosítani. Ivóvíz minőség ellenőrzését a Debreceni Az összefogás résztvevői: Vízmű Zrt végzi. Báránd község, Bedő Vízminőségjavító EU-s pályázat partneri község, Berekböszörmény összefogással Derecske központtal. község, Derecske város, Furta Belvíz védekezést kiadta az önkormányzat a község, Hortobágy község, Kaba Városgazdálkodás KABA Nonprofit KFTnek város, Körösszegapáti község, Nádudvar város, Tetétlen 2 db EU-s belvíz-védelmi pályázatuk is volt. község, Vekerd község, Zsáka
község A kistermelők, Városgazdálkodás Átfogó keretszerződés Tervezik a piac modernizálását őstermelők KABA Nonprofit KFT (pályázat) számára A kistermelők/őstermelők helyi értékesítési adókedvezményt élveznek 2,5m Ft-ig. A környéket a közmunkaprogram lehetőségeinek keretén belül lehetne szépíteni, biztosítása; rendezettebbé tenni.
Kötelező önkormányzati feladatok, tevékenységek Sport, ifjúsági ügyek; Nemzetiségi ügyek; Helyi közösségi közlekedés biztosítása; Végrehajtó/ellátó Szerződési és működési formák Módosítási javaslat Civilek Támogatási szerződés Pályázatot készítenek Meteorit SE (Foci, A sporttelep a Meteorit tulajdona az tornacsarnokra birkózás, kickbox) épület az Önkormányzaté Iskolai tornaórák Karate Füves focipálya Edzések: Íjászok birkózás kézilabda foci NINCS Roma önkormányzat volt, de nehezen tudtak elszámolni. Várhatóan 2014. októberben 2 jelölt indul. NINCS (Volán busz jár) Cukorgyári lakótelepre csak napi 2x járat, sűríteni.
Kötelező önkormányzati feladatok, tevékenységek Hulladékgazdálkodás; Végrehajtó/ellátó Szerződési és működési formák Módosítási javaslat Hulladékkezelési AKSD, Debrecen (2013. június 1-jétől az AKSD-ből cégkiválás útján megalakult Debreceni Hulladék Közszolgáltató Nonprofit Kft.) Közös pályázati rendszerben történt (regionális hulladékkezelés) Jelenleg partnerségi rendszerben működik: Hajdúszovát (1994-től), Hosszúpályi (1997-től), Derecske (1998-től), Nádudvar (1998-tól), Mikepércs (1998-tól), Ebes (1999-től), Hajdúbagos (1998-tól), Konyár (1999-től), Sáránd (2000-től), Monostorpályi (2002-től) Tépe (2003-tól) Bocskaikert (2003.-tól), Álmosd (2005-től), Bagamér (2005-től), Fülöp (2005-től), Hajdúsámson (2005-től), Kaba (2005-től), Kokad (2005-től), Új partnerségi rendszer kialakítása a hulladékkezelés zöldebb megoldásaira (pl.: nem érvényesíthető a zöld szemétgazdálkodás : komposztálás esetén) javasoljuk az alacsonyabb szemétszállítási díjat, a lakosság jobb megelégedésére. (Tervezik Hajdúszoboszló, Nádudvarhoz csatlakozást) Források bevonása, további pályázatok. (Új pályázat a Debreceni Hulladékkezelővel (KEOP 1,1,1
Létavértes (2005-től), Nagyhegyes (2005-től), Nyírábrány (2005-től), Nyíracsád (2005-től), Nyírmártonfalva (2005-től) Új-léta (2005-től), Vámospércs (2005-től) /C/13) beadva (saját erő 20millió)) Távhőszolgáltatás. és egyéb Nincs ---- Javaslat: Thermálvízforrás hőjének használata minél szélesebb körben. Energetikai pályázat energiahatékony iskolák fejlesztése (EU Pályázat, EGT Finanszírozási Mechanizmus, 40m Ft)
Kötelező önkormányzati feladatok, tevékenységek Szakorvosi és ügyeleti szolgálat Végrehajtó/ellátó Szerződési és működési formák Módosítási javaslat Szakorvosi ellátást Orvosi ügyelet du. 16:00-8:00 + Elégedett vele, mint nyújtó intézmények hétvégén és munkaszüneti napokon szolgáltatással az önkormányzat Ingyenes szűrések: és a lakosság is. Tüdőszűrés, nőgyógyászati rákszűrés, mammográfia (Debrecenbe történő Felmerült lehetőségként az szállítás biztosításával), orvosi/egészségügyi szolgáltatások részbeni Ingyenes vizsgálatok: kiszervezése, vállalkozói szemész, reumatológus, allergiavizsgálat praxisként való átszervezése.
Kötelező önkormányzati feladatok, tevékenységek Thermálkutas fürdő működtetése Erre épül egy fizioterápiás kezelőhelyiség is. Sósvíz-tározó Végrehajtó/ellátó Szerződési és működési formák Módosítási javaslat Önkormányzat működteti Vállalkozó működteti A közvetlen környezetét a Városgazdálkodás KABA Nonprofit KFT tartja rendben. Most volt felújítva: Medencék Fedett medence kellene, valamint a téli működés Típus Jelleg Hőfok Szám Gyermekmedence nyitott 30 1 Gyógymedence nyitott 36-38 1 Termálmedence nyitott 34-36 1 Úszómedence nyitott 26 1 Jelenleg a felszíni vízbázist veszélyezteti, ezért a környezetvédelmi hatóságnál engedélyeztetési eljárás alatt van. irányában egyéb fejlesztések. Turizmusfejlesztés Kihasználatlan, bővíteni kellene, fejleszteni. Jelenleg környezetvédelmi problémák vannak vele
Önként vállalt önkormányzati feladatok, tevékenységek Jogsegély szolgálat Végrehajtó/ellátó Szerződési és működési formák Módosítási javaslat Támasz Szociális Debrecenben van Javasoljuk kihelyezett lakossági Alapszolgáltatási Központ jogsegélyszolgálat bevezetését, látja el szerződéssel Pályázaton nyerték hiszen nincsen Kabán ilyen A lakosság számára ingyenes szolgáltatás, a debreceniről pedig széleskörű lakossági tájékoztatás szükséges.
Kötelező önkormányzati feladatok, tevékenységek Hagyományőrzés, hobbi körök Végrehajtó/ellátó Szerződési és működési formák Módosítási javaslat Civilek Támogatói szerződés Szorosabb kommunikáció az többnyire a könyvtárban Kertbarát kör önkormányzat, lakosság és a és a műv. házban néptánc civilek között. működnek kézimunka Fund raising támogatás Önkormányzat igénylés nyugdíjasklub Esetleg a Művelődési ház esetén támogatja őket. nóta klub fejlesztése civil inkubátorház Saját civil pályázatok is. Kabai nyári színház irányában. Őszirózsa hagyományőrző Kevés a fiatal (18-40 éves Alkotó kör: festők, szobrászok korosztály) civil szerveződése. Keresztrejtvény klub Ennek fejlesztése pályázat Kártya klub önkormányzati forrásból.
Önként vállalt Végrehajtó/ellátó Szerződési formák Módosítási javaslat önkormányzati feladatok, tevékenységek Polgárőrség Kabai Polgárőrök Helyet és támogatást kapnak az Önkormányzattól. Javítani kellene a közbiztonságon. Sok a betörés. Működés hatékonyságának felülvizsgálata javasolt. IT IT rendszer, számítogép/informatikai rendszerhez kapcsolódó szerződés átírása Hardver karbantartás: Consulo Kft külső cég Szoftvereket vásárolják Javasolnánk saját, házon belüli, folyamatosan jelenlévő rendszergazdát, aki segít telepíteni, letölteni, a mindennapi üzemeltetésben, támogatást nyújt, ha probléma van. Honlapot megbízási szerződéssel készítik
Önként vállalt Végrehajtó/ellátó Szerződési formák Módosítási javaslat önkormányzati feladatok, tevékenységek Munkavédelmi Apagyi László vállalkozó Egyéni szerződés átírása Kiszervezés szakértő számára szerződéses formában. Lakásgazdálkodás önkormányzati tulajdonú szociális bérlakások Városgazdálkodás KABA Nonprofit KFT Ellátási szerződés Lakásbérleti szerződések standardizálása és szerződésátírása Felülvizsgálat: Városgazdálkodás KABA Nonprofit KFT és tevékenységelemzés Tűzoltó Tűzoltók, önkéntes tűzoltó egyesület Helyet és támogatást kapnak az Önkormányzattól.
Önként vállalt önkormányzati feladatok, tevékenységek Fogyatékos személyek nappali intézménye Végrehajtó/ellátó Szerződési formák Módosítási javaslat Segítő Kezek Szociális Püspökladány, Báránd, Bihardancsháza, A felmérés szerint jól működik. Szolgáltató Központ és Biharnagybajom, Bihartorda, Földes, Gyermekjóléti Szolgálat Kaba, Nádudvar, Nagyrábé, Sáp, Intézményfenntartó Sárrétudvari, Szerep, Tetétlen Társulás településeken 2009. szeptember 1-jétől
AZ ÁTTEKINTÉSRE ÉS FEJLESZTÉSRE SZÁNT TERÜLETEKHEZ KAPCSOLÓDÓ CSELEKVÉSI TERVE TERÜLET FFELELŐS VÁLLALT FELADAT A FEJLESZTÉSI PROJEKTBEN GAZDASÁG Rikter Ferencné Katalin Gazdasági folyamatok ábrázolása dokumentáció problémák leírása és javításra belső javaslatok KOMMUNIKÁCIÓ Csabai Zsolt Kommunikációs folyamatok ábrázolása dokumentáció problémák leírása és javításra belső javaslatok SZERZŐDÉSEK Csabai Zsolt Szerződéses folyamatok ábrázolása dokumentáció problémák leírása és javításra belső javaslatok PÁLYÁZATOK Csabai Zsolt Pályázati folyamatok ábrázolása dokumentáció problémák leírása és javításra belső javaslatok DÖNTÉSHOZÁS Csabai Zsolt Döntéshozási folyamatok ábrázolása dokumentáció problémák leírása és IKTATÁS, ÜGYINTÉZÉS Györfiné Piroska javításra belső javaslatok Iktatási folyamatok ábrázolása dokumentáció problémák leírása és BEOSZTÁS/ ELÉRHETŐSÉG Pénzügyi oszt. vezető 54/460-250 jegyző, 54/523-106 jegyző, 54/523-106 jegyző, 54/523-106 jegyző, 54/523-106 igazgatás 54/523103
javításra belső javaslatok
Első kiválasztott folyamat: Külső szervezetek támogatási folyamata Jelenlegi helyzet, hogy Kabán a támogatottak köre főként a kulturális életben, a rendfenntartásban és az idősek szabadidős tevékenységében résztvevő szervezetek, valamint a sportegyesületek. Így támogatást kap az Önkormányzattól a Kabai Nyári Színház Közhasznú Egyesület, a Kabai Önkéntes Tűzoltó Egyesület, a Kabai Nyugdíjasok Baráti Egyesülete, az Őszirózsa Hagyományőrző Egyesület, a Versbarát Kör, a Kabai Nóta Klub, a Művelődési ház szakkörei, a Hunnia Motoros Egyesület, valamint Sport Egyesületek, mint például a Fontana Kick-box SE, a Meteorit SE, a Sárréti Bushido Karate SE, továbbá a Griff Íjász Egyesület. Felhasználás: Általában a non-profit szervezeteknek önkormányzat által nyújtott támogatását felhasználás szempontjából lehet működésre, lehet fejlesztésre és lehet projektmegvalósítás céljából is biztosítani. Az önkormányzat jelenleg csak ez utóbbi célból támogat civil szervezeteket. Együttműködések modellálása Támogatás és együttműködés vektorai
Az Önkormányzat maga is alapíthat non-profit szervezetet, mellyel például olyan pályázatokon vehet részt, mely nem a közszféra számára lett kiírva, de erre a célra létrehozhat már meglévő. helyi civilekkel partnerségi rendszereket, akár konzorciumot is. Az együttműködések sok esetben lehetnek kétirányuak, tehát nem csak az Önkormányzat támogathat civil szervezeteket, de ezen egyesületek, alapítványok érdemben hozzájárulhatnak szaktudásukkal, erőforrásaikkal az Önkormányzat munkájához.
Külső szervezetek támogatási folyamatának szakmai felülvizsgálata Erősségek vizsgálata Az önkormányzati szolgáltatások sokszínű és rugalmas, olcsó biztosítása A lakosság aktivizálása, bevonása Erőforrások jobb kihasználása Az Önkormányzat pénzügyi erőforrásainak célzott felhasználása (pályáztatás) Méretük és egyszerűbb elszámolásuk miatt jól ellenőrizhető, hogy a civil szervezetek gazdaságosan végzik-e a tevékenységüket Irányítható, pontosan meghatározható, hogy mi legyen a tevékenységük outputja minőség és mennyiség szempontjából is Jól illeszthető a megvalósítandó projektek tervezése és megvalósítása az önkormányzat stratégiájához A felelősségi rendszer és a döntések következményei együttműködési/támogatási szerződésben előre tisztázhatóak SWOT ANALÍZIS A CIVILEK ÖNKORMÁNYZATI TÁMOGATÁSÁRÓL Gyengeségek vizsgálata Nincs elegendő erőforrás a non-profit szférában bizonyos célok megvalósításához Nincs egyértelműen meghatározott önkormányzati civil stratégia Hiányozhatnak a megfelelő kompetenciák Nem áll rendelkezésre megfelelő infrastruktúra Vezetési, menedzselési funkciók nem jól működnek A pénzügyi háttér nem rendezett A szervezeti működésben hiányoznak a stratégiai elemek a projekt szemlélet A felelősségi körök nem szabályozottak A költségvetés alulbecslése, a tevékenységek gazdaságossága nem kerül előzetesen elemzésre Lehetőségek feltérképezése A civil szféra szolgáltatási funkcióinak fejlesztése Önként vállalt feladatok számának racionalizálása További, külső finanszírozási források bevonása Elemzés készítése a gazdaságosan kiszervezhető, civilek által ellátható feladatokról és a helyi erőforrásokról Veszélyek feltérképezése Nem minden civil tud bevonódni a pályázatokba, ha túl kemények a feltételek, vagy nincs az információ mindenki számára elérhető módon megosztva Lakossági körben nem biztos, hogy kellően elfogadottak a civilek, mint pl. szolgáltatók A civil szervezetek számára országosan szigorodó szabályozás Fejlesztési források beszűkülése
Második kiválasztott folyamat: Iktatás Az önkormányzat iratkezelésének, valamint az önkormányzati kommunikációnak a támogató folyamata az iktatás 4 Kaba Városi Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának szüksége van egy egységes szerkezetben, a hatályos jogszabályok szerint a jegyző által kiadott egyedi iratkezelési szabályzatra. A szabályzatban foglaltakat a hivatalvezetőnek kell jóváhagynia. Az iratkezelés és azon belül az iktatás standardizált működésének feltételrendszere 5 : FELTÉTELEK/FOLYAMATOK ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK-en belül: RÉSZLETEZÉS Az iratkezelési szabályzat hatálya Az iratkezelés szabályozása Az iratkezelés szervezete Az iratkezelés felügyelete A jogosultságok kezelésének szabályai AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI Az iratok rendszerezése Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA A küldemények átvétele A küldemények felbontása Az ügyintéző kijelölése (szignálás) A küldemények érkeztetése (csere előzővel) Az iktatás 4 Alkalmazandó: 78/2012. (XII. 28.) BM rendelet az önkormányzati hivatalok egységes irattározásáról 5 mintaként Budakeszi Város egységes szerkezetbe rendezett Iratkezelési Szabályzatáról szóló 4/2011. (IV.29.), az 1/2011. (I. 31.) és az 1/2008. (IV. 01.) sz. jegyzői intézkedéssel módosított 15/2006. (XII.22.) sz. intézkedése) szolgál, kiemelten a 13. melléklet.
Az iktatószám Iktatókönyv Az iktatóbélyegző, név- és tárgymutató könyv, az ügyirat ügyintézőhöz történő továbbítása Kiadmányozás (aláírás, hitelesítés) Expediálás és az iratok továbbítása IRATTÁROZÁS ÉS LEVÉLTÁRBA ADÁS Elhelyezés a központi irattárban Irattározás Selejtezés, megsemmisítés Levéltárba adás A munkafolyamat standardizálásához és jövőbeli működéséhez: fel kell térképezni azon intézkedéseket, melyek szükségesek a helyi önkormányzat feladatkörének megváltozása, hivatal, munkakör átadása esetén. érdemes összeállítani egy általános iratkezelési fogalomtárat, valamint iratminta-tárat összeállítani a Polgármesteri Hivatal dolgozói részére. Javasoljuk a következő szakmai oldalak használatát az idevonatkozó helyi működési szabályzat kidolgozásához: Ügyviteli és iratkezelési szabályzati minta DOKUMENTUM CÍME INTERNET CÍM TARTALOM HATÁ- LYOSSÁG Iratkezelési szabályzat, irattári terv 2011. máj. www.kemarchiv.hu/id-282- iratkezelesi_szabalyzat_iratt ari_terv.html https://www.e-epites.hu/2616 A szervek iratkezelési szabályzata Iratok biztonságos őrzésének módja, rendszerezése, Irattárakban használható segédletminták Ügyviteli és iratkezelési szabályzati minta Fogalomtár 2012. dec. Iratkezelési szabályzat www.szabalyzat.com/iratkez Az iratkezelési 2006.
Az iratkezelés általános követelményei elesi-szabalyzat.htm http://www.kepzesevolucioja. hu/dmdocuments/4ap/16_16 04_tartalomelem_001_munk aanyag_091231.pdf szabályzat az ügyvitelben a beérkezéstől az irattárazásig Szabályozás Minták Képzési anyag: Iratkezelés Irattározás 335/2005. (XII. 29.) Korm. 2011.
Harmadik kiválasztott folyamat: Döntéshozatal Kaba önkormányzatán belül érdemes az értékek és prioritások rendszerének felállítását elvégezni, majd ezután az eddiginél részletesebben, több tematikát érintve kidolgozni a helyi stratégiákat, amely a döntéshozási folyamatokat ilyen tervezési fázis után irányíthatóbbá és hatékonyabbá teszi. Fontos, hogy a Kabai Önkormányzatnál a döntéshozatallal kapcsolatos folyamatok, - melyek a helyi problémák, szabályozások, sajátságok következtében jönnek létre a jövőben a helyi lakosság, a Kabán működő szervezetek és a Polgármesteri Hivatal dolgozóival folytatott nyíltabb és gyakoribb kommunikáción alapuljon.
A DÖNTÉSHOZATAL MŰKÖDÉSI RENDJE, RÉSZTVEVŐI ÉS MUNKAFOLYAMATAI Megnevezés DÖNTÉS ELŐKÉSZÍTÉS VÉLEMÉNYEZÉS képviselő-testület tagjai 7 bizottságok tagjai Felelős(ök)/ Munkafolyamat 6 résztvevő(k) jegyző Képviselő-testületi ülés előkészítése Bizottságok elé kerülő előterjesztések előkészítése Államigazgatási ügyek polgármester részére döntésre előkészítése Állandó vagy ideiglenes bizottságok választása meghatározott önkormányzati feladatok ellátására, melyek a feladatkörükbe utalt ügyeket megtárgyalják, véleményezik, mielőtt döntéshozatal céljából a képviselő-testület elé kerülnek. települési képviselő képviselő-testület/jegyző szervezi Egyéni véleményezés Évente legalább egyszer, előre meghirdetett közmeghallgatást szervez, választópolgárok és a helyben érdekelt szervezetek képviselői Közérdekű kérdések Helyi érdekeket képviselő javaslatok. 6 Forrás: 2011. évi CLXXXIX. törvény Magyarország helyi önkormányzatokról valasztas.hu/hu/ovi/26/26_1_7.html, valamint Önkormányzati tevékenységek www.dunapataj.hu/onkormanyzat/onkormanyzati-tevekenysegek 7 SZMSZ 7. A települési képviselő: a.) a testületi üléseken részt vesz. Amennyiben a képviselő-testületi ülésen akadályoztatása miatt nem tud megjelenni, azt a lehetőséghez képest a polgármesternek előre jelzi; b.) a döntések előkészítésében, végrehajtásuk szervezésében és ellenőrzésében a bizottság tagjaként, illetve képviselőtestületi vagy polgármesteri felkérés alapján közreműködik; c.) képviselői munkájához jogosult a városháza e célra kijelölt helyiségének térítés nélküli igénybevételére, amelyet és munkája egyéb feltételeit a jegyző a hivatal útján biztosítja; d.) köteles olyan magatartást tanúsítani, amely méltóvá teszi a közéleti tevékenységre, a választók bizalmára; e.) köteles bejelenteni személyes érintettségét a döntéshozatalnál; f.) tanácsnoknak megválasztható
Megnev ezés TESTÜL ETI ÜLÉS 8 Felelős(ök )/ résztvevő( k) Képviselőtestület Munkafolyamat ŰLÉSEK: Alapvetően nyilvánosak. (Képviselő-testület az SZMSZ-ban meghatározott esetekben zárt ülést 9 tarthat, illetve zárt ülés tartását rendelheti el.) Ülés vezető: HATÁROZATK ROZATKÉPESSÉG MEGÁLLAP LLAPÍTÁSA NAPIRENDRE JAVASLATTÉTEL TEL polgármest er, akadályozt atása esetén az alpolgárme ster Mindkettőj ük akadályozt atása esetén a Pénzügyi, Gazdasági és Ügyrendi Bizottság elnöke HATÁROZATK ROZATKÉPESS PESSÉG FOLYAMATOS FIGYELÉSE, JELZÉSE NAPIREND KIEGÉSZ SZÍTÉSESE NAPIREND ELFOGADÁSA ELŐZETES HOZZÁSZ SZÓLÁSI SI IGÉNY ALAPJÁN KÉPVISELŐ-TESTÜLET EGYETÉRT RTÉSÉVEL JELENLEVŐ POLGÁROKNAK RÖVID R FELSZÓLAL LALÁSI LEHETŐSÉG G BIZTOSÍTÁSA SA TÁJÉKOZTATÁS S ELŐZŐ ÜLÉS ÓTA TÖRTT RTÉNT FONTOSABB ESEMÉNYEKR NYEKRŐL, INTÉZKED ZKEDÉSEKRŐL ELŐTERJESZTETT NAPIRENDI PONTOK MEGTÁRGYAL RGYALÁSA KÉPVISELŐI I KÉRDK RDÉSEK, INTERPELLÁCI CIÓK ÜLÉSRE MEGHÍVOTTAK BEJELENTÉSEI ÜLÉS S BEZÁRÁSA 8 2011. évi CLXXXIX. törvény szabályozza. 9 Zárt ülés rendelhető el az önkormányzat vagyonával való rendelkezés és az általa kiírt pályázat feltételeinek meghatározásakor, a pályázat tárgyalásakor, ha a nyilvános tárgyalás az önkormányzat vagy más érintett üzleti érdekét sértené. (4) Üzleti érdek az a pénzmozgást igénylő vagy gazdasági tevékenység megindításához, végzéséhez kapcsolódó eljárás keretében felmerülő érdek, amikor az önkormányzat a tervezett aktus megvalósítása során nagyobb nyereségre tehet szert ha különböző partnerrel egyeztet, illetve ha az információ idő előtt történő nyilvánosságra kerülése esetleg a projekt megvalósulását veszélyeztetheti. (5) A zárt ülésre az érintett meghívása akkor kötelező, ha a döntést megelőző eljárás során meghallgatására nem került sor vagy véleményét, álláspontját más módon nem nyilvánította ki, továbbá a (4) bekezdésben meghatározott eljárás esetén. Az ülések tervezése, előkészítése
nyitja meg és vezeti az ülést. Űlés vezetés folyamata NYÍLT ÜLÉS DÖNTÉS ZÁRT ÜLÉS ELŐTERJESZT TERJESZTÉSEKSEK AJÁNL NLÁSOK KIEGÉSZ SZÍTÉSEKSEK KÉRDÉSFELVETÉSEKSEK VÁLASZADÁSOKSOK ELŐTERJESZT TERJESZTÉSEK SEK VITÁRA BOCSÁTÁSA SA JELENTKEZŐKNEK KNEK (NÉV V SZERINT) SZÓ MEGADÁSA HOZZÁSZ SZÓLÁSOKSOK, ÜGYRENDI JAVASLATTAL ÉLŐNEK SORONKÍVÜLIS LISÉG ÜGYRENDI JAVASLATOK
VITA LEZÁRÁSA ÖSSZEFOGLALÁS HATÁROZATI JAVASLATOK JAVASLATOK SZAVAZÁSRA SRA BOCSÁTÁSA SA SZAVAZÁS DÖNTÉS MEGÁLLAP LLAPÍTÁSA ISMERTETÉSE SE
DÖNTÉSHOZATAL Önkormányzati feladat- és hatáskörök a képviselőtestületet illetik meg, önkormányzati hatósági ügyben első fokon a képviselőtestület jár el, azonban egyes hatásköreit a polgármesterre és a bizottságaira ruházhatja át. Képviselőtestület döntéshozatalára vonatkozó rendelkezések a bizottságra is vonatkoznak. 10 Képviselő-testület határozat-képes akkor, ha a települési képviselőknek az ülésen több mint az 50%-a jelen van. Javaslat elfogadásához jelenlevő települési képviselők több mint az 50%-ának igen szavazata szükséges. 10 A törvényi szabályozás és a bevett gyakorlatok alapján több község is standardizálta már a döntéshozás folyamatát. Példaértékű Dunapataj. Forrás: http://www.dunapataj.hu/onkormanyzat/onkormanyzatitevekenysegek/
Javaslatok további területek felülvizsgálatára Költségvetési gazdálkodás eredményességének javítását támogató részfeladatok Pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás felelosségvállalás szabályozása. Stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása. Tartalmi és eljárási kapcsolat kialakítása az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés előkészítése elokészítése és elfogadása között. A költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata. Új költségvetés tervezési és végrehajtási technikák alkalmazása. Közbeszerzési eljárások lebonyolítása. Környezetbarát közbeszerzési gyakorlat bevezetése. Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés ellenorzés javítása. Partnerség erősítését erosítését támogató részfeladatok Szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére. A civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa. Partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba. Szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok létrehozására, illetve a hálózatokon nyugvó működési muködési mód elterjesztésére.