Naplófőkönyv zárása Az egyszeres könyvvitel alap- és részletező nyilvántartásokból áll. (Kettős könyvvitel esetében a részletező nyilvántartásokat a főkönyvi számlák analitikája adja, így ezért nincs szükség külön nyilvántartásokra.) Az alapnyilvántartások lehetnek (egyik a négy lehetőség közül): pénztárkönyv naplófőkönyv bevételi és költségnyilvántartás bevételi nyilvántartás A részletező nyilvántartások a következők (félkövér betűvel jelöltem, amit szakszervezet esetében el tudok képzelni): vevőkkel (megrendelőkkel) szembeni követelések nyilvántartása szállítókkal szembeni tartozások nyilvántartása tárgyi eszközök, nem anyagi javak nyilvántartása beruházási és felújítási költség-nyilvántartás tőkejövedelmek nyilvántartása munkabérek, más személyi jellegű kifizetések nyilvántartása gépjármű-használati nyilvántartás (útnyilvántartás) cégautó esetén hitelbe vagy bizományba történő értékesítésre átadott, átvett áruk nyilvántartása egyéb követelések, kötelezettségek nyilvántartása leltár alvállalkozói nyilvántartás szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása Selejtezési jegyzőkönyv A naplófőkönyv tartalmi követelményei: A bevételeket és kiadásokat időrendben, naponkénti bontásban, sorszámmal, dátummal, okmányok alapján (számla, más bizonylat, részletező nyilvántartás) kell bejegyezni és összesíteni az adózás rendjéről szóló törvénynek a bizonylatokra, könyvvezetésre és nyilvántartásra, valamint a határidőkre vonatkozó rendelkezéseinek figyelembe vételével A számlával, egyszerűsített számlával kísért értékesítések esetén be kell jegyezni azok számát (a bizonylat sorszámát). A tevékenységből származó bevételeket az egyes tevékenységek feltüntetésével kell vezetni, ugyanígy az azokhoz tartozó költségként elszámolható kiadásokat, annak érdekében, hogy az egyes tevékenységekből származó jövedelem megállapítható legyen, valamint fel kell tüntetni a levont adóelőleget is. A téves bejegyzéseket áthúzással és a helyes tétel (összeg) bejegyzésével lehet kijavítani. A bizonylatokat megfelelő időrendi sorrendben, mellékletként kezelve kell megőrizni. 1
A naplófőkönyvi elszámolás számítógéppel is végezhető, ha az alkalmazott gépi feldolgozási rendszer a tartalmi előírásoknak megfelel. A géppel feldolgozott adatokat nem kell a naplófőkönyvbe átvezetni, azonban negyedévenként összesített formában, az év végi zárást követően pedig tételes bontásban is ki kell nyomtatni, és azokat ilyen formában is meg kell őrizni az adózás rendjéről szóló törvényben rögzített ideig (az adó megállapításához való jog elévüléséig összesen 7 évig: tárgyév az 1. év; a tárgyévről szóló adózási elszámolást a tárgyév utáni évben végezzük, ez a 2. év; ezt követő 5 év a 3-7.év). A naplófőkönyv adatai: Azonosító adatok: sorszám, a bizonylat kelte (dátum), a bizonylat száma és szövege (a gazdasági esemény megjelölése, tömör leírása). Pénzforgalmi adatok: Bankszámla: bevétel, kiadás, egyenleg Pénzforgalmi adatok: Pénztár: bevétel, kiadás, egyenleg Végleges pénzbevételek: o adóalapba beszámító bevétel pl. tagdíjak, támogatások o adóalapba be nem számító bevétel pl. kölcsönök o fizetendő általános forgalmi adó Végleges pénzkiadások o termelési és kezelési költségek o anyag és árubeszerzés o munkabér o a munkabér közterhei o egyéb termelési-kezelési költség és ráfordítás o költségnek nem minősülő egyéb kiadások o előzetesen felszámított általános forgalmi adó Követelések, azaz nem végleges pénzkiadások: növekedés, csökkenés + részletező nyilvántartásai! Kötelezettségek, azaz nem végleges pénzbevételek: csökkenés, növekedés + részletező nyilvántartásai! A pénzügyi eredmény elszámolása: csökkenés, növekedés Jegyzett tőke és tőketartalék: csökkenés, növekedés A naplófőkönyv év végi zárása Az adatokat negyedévenként összesíteni kell (lehet havonta is), év végén pedig le kell zárni a naplófőkönyvet. Az összesítés azt jelenti, hogy a naplókönyv függőleges oszlopaiban lévő adatokat összeadjuk. Ezt valójában minden esetben el kell végezni, amikor egy lap betelik. Az oszlopok összesítésekor az Átvitel két sorban jelenik meg. Vannak olyan oszlopok, amelyek összeg a FELSŐ átvitel sorba kerül, és vannak olyan oszlopok, melyek összege az ALSÓ sorba kerül. (Az Egyenleg oszlopok nem kerülnek összegzésre, ezért a naplófőkönyvben kihúzásra kerül az összegzése. Értelemszerűen az utolsó egyenleg érvényes a következő lap első sorában is.) A naplófőkönyv pénzforgalmi és részletező rovatai között a számszaki összefüggés érvényesül: az Átvitel felső sorának összesített adata megegyezik az Átvitel alsó sorának összesített adatával. 2
Amennyiben az egyezőség nem áll fenn, meg kell keresni a hibát, és azt ki kell javítani. Vagyis: az átvitel sorok közül a felső sorban összegzett oszlopok együttes összege megegyezik az alsó sorban összegzett oszlopok együttes értékével. Ez az összefüggés érvényes a nyitásra, az év közbeni könyvelés minden pillanatára és a zárásra is. A naplófőkönyvi elszámolások számszerű ellenőrzését emiatt javasolt oldalanként elvégezni (kevesebb időt igényel az esetleges hibák feltárása és javítása), de legalább az év végi záráskor, valamint a más törvényben előírt, számviteli adatokon alapuló adatszolgáltatás teljesítését megelőzően szükséges azt megtenni. Az összesített (halmozott) adatokat az átvitel, majd a következő oldalon az áthozat rovatokba írjuk be. A zárás folyamatában először a bevételek-kiadások értékét szüntetjük meg a következő módon: A bevétel jellegű oszlopsorok egyenlegét (amik alsó sorban vannak) úgy tudjuk megszüntetni, hogy zárási műveletként a felső sorba és a pénzügyi eredmény növekedés oszlopába írjuk (ami az alsó sorban van) ennek a műveletnek az lesz a számszaki egyezőségre vonatkozó hatása, hogy a bevételek már egyenleg nélküliek, ezért nem szerepelnek a záró sorban. A kiadás jellegű oszlopsorok egyenlegét (amik felső sorban vannak) úgy tudjuk megszüntetni, hogy zárási műveletként az alsó sorba és a pénzügyi eredmény csökkenés oszlopába írjuk (ami a felső sorban van) ennek a műveletnek az lesz a számszaki egyezőségre vonatkozó hatása, hogy a kiadások már egyenleg nélküliek, ezért nem szerepelnek a záró sorban. Fenti művelet után a bevételek-kiadások egyenleg nélküliek, de a pénzügyi eredmény változása új egyenleget kapott. A pénzügyi eredmény elszámolása oszlopban ugyanis nem csak a tárgyév eredménye számít, mert az előző évek kumulált pénzügyi eredménye már itt található a csökkenés vagy növekedés oszlopban. A pénzügyi eredmény összesített egyenlegének előzőek szerinti kialakítása után az egyes oszloppárok záró egyenlegét kiszámoljuk, és abba az oszlopba írjuk be, amelyikben hiányzik, amelyikhez hozzá adva az oszloppárok azonos összegűek lesznek, vagyis megszűnik az egyenlegük. Másként fogalmazva: a naplófőkönyv zárásával azt érjük el, hogy a záró egyenlegeket a megfelelő oszlopba írva az egyes pénzforgalmi helyeknek, a követelések-kötelezettségeknek, a pénzügyi eredménynek és a jegyzett tőkének nem lesz egyenlege. Ekkor zártuk le a naplófőkönyvet. A záró sorra is igaz, hogy az alsó és felső sorok összege megegyezik. Melyik sorban lehetnek a zárási összegek? Bankszámlák és pénztár (pénzforgalmi helyek) egyenlegei záráskor alsó sorba kerülnek (azt feltételezve, hogy a pénzforgalmi helyeken vagy van pénzösszeg, vagy ha nincs, akkor nulla, de negatív egyenlegük nem lehet) Követelések egyenlege(i) ahogy alakul, alsó és felső sorban egyaránt lehet(nek) Kötelezettségek egyenlege(i) ) ahogy alakul, alsó és felső sorban egyaránt lehet(nek) Pénzügyi eredmény ha nyereséges volt az eddigi működés, akkor a zárási egyenleg a csökkenés vagyis felső sorban található (így egészíti ki a növekedés oszlop magasabb értékét nullára, vagyis az oszloppárat egyenleg-mentesre), kumulált veszteséges működés esetén pedig fordítva. 3
Jegyzett tőke és tőketartalék érzésem szerint a szakszervezeteknél nincs értéke, de ha mégis lenne, akkor változatlan értékkel szerepel nyitáskor-év közben záráskor, mert ezen oszlop adatainak változásához nem egyszerű gazdasági esemény szükséges, hanem alapszabály változtatás. 4
Naplófőkönyv nyitása A zárási sor egyenlegeit az új év nyitási sorába, AZ ELLENTÉTES SORBA beírjuk. Vagyis: Bankszámlák és pénztár (pénzforgalmi helyek) egyenlegei nyitáskor felső sorba kerülnek Bevételként mintha az év végén fizikailag is bezártuk volna a pénzforgalmi helyeket, év elején pedig visszatettük volna a bezárt helyekről a pénzösszegeket. Követelések egyenlege(i) alsó sori záró egyenleg esetén felső sorba írjuk és fordítva. Kövtelezettségek egyenlege(i) alsó sori záró egyenleg esetén felső sorba írjuk és fordítva. Pénzügyi eredmény ha nyereséges volt az eddigi működés, akkor a zárási egyenleg a csökkenés vagyis felső sorban található, nyitása pedig a növekedés oszlop alsó sorába kerül és fordítva. Jegyzett tőke és tőketartalék ha van értéke, akkor záráskor felső sorban lesz, így nyitáskor az alsó sorba, vagyis a növekedés tartalmat veszi fel. 5