Ikt.sz.: 47192/2012. Ikt.k.: 2012.10.17. BUDAPEST FŐVÁROS XIII. KERÜLETI ÖNKORMÁNYZAT GAZDASÁGI ELLÁTÓ SZERVEZET 1139. Budapest, XIII., Hajdú utca 29. SZÁMVITELI POLITIKA, SZÁMVITELI SZABÁLYZAT Készült: 2012. július 01. Hatályba lépés időpontja: 2012. július 01. Készítette: Borgulya Mónika s.k. számviteli osztályvezető Jóváhagyta: Fáyné Hervai Mária s.k. igazgató
Tartalomjegyzék I. JOGSZABÁLYI HÁTTÉR 4 II. A GAZDASÁGI ELLÁTÓ SZERVEZET TEVÉKENYSÉGÉNEK BEMUTATÁSA 5 2.1. AZ ÁLLAMHÁZTARTÁS SZERVEZETÉNEK BEMUTATÁSA: 5 2.1.1. AZ ÖNÁLLÓAN MŰKÖDŐ ÉS GAZDÁLKODÓ KÖLTSÉGVETÉSI SZERV FOGALMA 5 2.1.2. AZ ÖNÁLLÓAN MŰKÖDŐ KÖLTSÉGVETÉSI SZERV FOGALMA 5 2.1.3. A GAZDASÁGI SZERVEZET 5 2.2. A GESZ AZONOSÍTÓ ADATAI 5 2.3. KÖLTSÉGVETÉSI SZERVEINK TEVÉKENYSÉGE 7 2.4. AZ INTÉZMÉNY SZEMPONTJÁBÓL EGYÉB LÉNYEGES INFORMÁCIÓK 7 III. A SZÁMVITELI POLITIKA RÉSZLETES ELŐÍRÁSAI 8 3.1. SZÁMVITELI POLITIKA ALAPELVEINEK ÉRVÉNYESÜLÉSE A GESZ - NÉL ÉS AZ ELLÁTÁSI KÖRÉBE TARTOZÓ ÖNÁLLÓAN MŰKÖDŐ INTÉZMÉNYEKNÉL 8 3.1.1. VÁLLALKOZÁS FOLYTATÁSÁNAK ELVE 9 3.1.2. TELJESSÉG ELVE 9 3.1.3. VALÓDISÁG ELVE 9 3.1.4. VILÁGOSSÁG ELVE 11 3.1.5. KÖVETKEZETESSÉG ELVE 11 3.1.6. FOLYTONOSSÁG ELVE 11 3. 1.7. ÖSSZEMÉRÉS ELVE 11 3.1.8. ÓVATOSSÁG ELVE 12 3.1.9. BRUTTÓ ELSZÁMOLÁS ELVE 12 3.1.10. EGYEDI ÉRTÉKELÉS ELVE 12 3.1.11. IDŐBELI ELHATÁROLÁS ALAPELVE 12 3.1.12. LÉNYEGESSÉG ALAPELVE 12 3.1.13. TARTALOM ELSŐDLEGESSÉGE A FORMÁVAL SZEMBEN ELV 14 3.1.14. A KÖLTSÉG-HASZON ÖSSZEVETÉS ELVE 14 3.1.14.1. A KÖLTSÉGVETÉS ÖSSZEÁLLÍTÁSÁVAL KAPCSOLATOS FELADATOK: 14 3.1.14.2. A KÖLTSÉGVETÉSI ELŐIRÁNYZATOK ÉVKÖZI MÓDOSÍTÁSÁVAL KAPCSOLATOS FELADATOK: 14 3.1.14.3.ELŐIRÁNYZATOK NYILVÁNTARTÁSA 15 3.1.14.4. MIT TEKINTÜNK LÉNYEGESNEK, NEM LÉNYEGESNEK TOVÁBBÁ JELENTŐS ÖSSZEGŰNEK? 15 IV. SZÁMLAOSZTÁLYOKRA VONATKOZÓ RÉSZLETES ELŐÍRÁSOK 16 4.1. 1. SZÁMLAOSZTÁLY BEFEKTETETT ESZKÖZÖK 16 4.1.1. TÁRGYI ESZKÖZÖK ÉS IMMATERIÁLIS JAVAK ÁLTALÁNOS ÉRTÉKELÉSI SZABÁLYAI 19 4.1.2. IMMATERIÁLIS JAVAK, ÉS A TÁRGYI ESZKÖZÖK ÜZEMBE HELYEZÉSÉNEK DOKUMENTÁLÁSA 20 4.1.3. TÁRGYI ESZKÖZÖKRE ÉS IMMATERIÁLIS JAVAKRA VONATKOZÓ ÁLTALÁNOS KÖNYVVITELI ELŐÍRÁSOK: 20 4.2. 2. SZÁMLAOSZTÁLY - KÉSZLETEK, KÖVETELÉSEK 23 4.2.1. KÉSZLETEK 23 4.2.1.1. A KÉSZLETEKKEL KAPCSOLATOS FŐKÖNYVI KÖNYVELÉSI SZABÁLYOK: 24 2
4.2.2. KÖVETELÉSEK 24 4.2.2.1. A KÖVETELÉSEK FŐKÖNYVI KÖNYVELÉSBEN TÖRTÉNŐ ELSZÁMOLÁSÁNAK SZABÁLYAI: 25 4.3. 3. SZÁMLAOSZTÁLY - PÉNZÜGYI ELSZÁMOLÁSOK 25 4.4. 4. SZÁMLAOSZTÁLY FORRÁSOK 27 4.5. KIADÁSOK ELŐIRÁNYZATA ÉS ELŐIRÁNYZAT TELJESÍTÉSE 30 4.6. 6. SZÁMLAOSZTÁLY - KÖZVETETT ÁLTALÁNOS KIADÁSOK 32 4.7. 7. SZÁMLAOSZTÁLY - TEVÉKENYSÉGEK KIADÁSI ELŐIRÁNYZATA ÉS ELŐIRÁNYZAT TELJESÍTÉSE 32 4.8. 9. SZÁMLAOSZTÁLY - BEVÉTELEK ELŐIRÁNYZATA ÉS ELŐIRÁNYZAT TELJESÍTÉSE 32 4.9. 0. SZÁMLAOSZTÁLY - NYILVÁNTARTÁSI SZÁMLÁK 33 V. LELTÁROZÁSI SZABÁLYOK 34 VI. MÉRLEGTÉTELEK ÉRTÉKELÉSE 34 VII. INFORMÁCIÓS SZOLGÁLTATÁSOK 35 VIII. ZÁRLATI FELADATOK 35 8.1. A KÖLTSÉGVETÉSI BESZÁMOLÓ TARTALMA ÉS A BESZÁMOLÓ-KÉSZÍTÉSSEL, KÖNYVVEZETÉSSEL KAPCSOLATOS IDŐPONTOK RÖGZÍTÉSE 36 ZÁRÓ RENDELKEZÉS 37 3
I. JOGSZABÁLYI HÁTTÉR A Gazdasági Ellátó Szervezet számviteli politikáját meghatározó jogszabályi környezet: - A számvitelről szóló többször módosított 2000. évi C. törvény és a többször módosított 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól. - Az Államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény és a végrehajtásra kiadott 368/2011. (XII. 31.) Korm. Rendelet, - A nemzeti vagyonról szóló 2011.évi CXCVI. Törvény. A számviteli politika célja, hogy rögzítse azokat a számvitelről szóló, módosított 2000. évi C törvény végrehajtására vonatkozó előírásokat, eljárásokat, módszereket, amelyek biztosítják az intézményünk sajátosságainak, adottságainak, körülményeinek leginkább megfelelő számviteli rendszer kialakítását, illetve működését. Számviteli politikánk a számviteli törvényben megfogalmazott alapelvekre és értékelési eljárásokra épül, de figyelembe veszi intézményünk sajátosságait is. 4
II. A GAZDASÁGI ELLÁTÓ SZERVEZET TEVÉKENYSÉGÉNEK BEMUTATÁSA 2.1. Az államháztartás szervezetének bemutatása: 2.1.1. Az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv fogalma Az a költségvetési szerv sorolható ide, amelynél az ellátandó feladat, szakmai tevékenységi kör összetett, és az ehhez szükséges működési és felhalmozási előirányzatokkal saját költségvetésében rendelkezik, jelentős terjedelmű és összetett gazdálkodási feladatot lát el, a foglalkoztatottak száma és a munkamegosztás szervezeti egységekre való tagozódást igényel, a szolgáltatás terjedelme, az ellátottak száma, az ügyfélforgalom volumene, az alaptevékenység ellátását támogató szellemi és fizikai tevékenységet végző szervezeti egységek működtetése e besorolást indokolja. A GESZ önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv. 2.1.2. Az önállóan működő költségvetési szerv fogalma Az a költségvetési szerv sorolható be különösen, amely kizárólag szakmai szervezeti egységekre tagozódik, ideértve a jogszabályban szakmai alapfeladat-ellátásként megjelölt ellátó tevékenységeket is, és a szakmai tevékenysége nem eszközigényes, vagy a szellemi, fizikai támogató funkciókat ellátók száma külön szervezeti egység létrehozását nem igényli, e funkciók más költségvetési szerv által hatékonyan, gazdaságosan elláthatók. Az Intézményeink önállóan működő költségvetési szervek. 2.1.3. A gazdasági szervezet A gazdasági szervezet a költségvetési szerv és a hozzárendelt költségvetési szervek működtetéséért, a költségvetés tervezéséért, az előirányzatok módosításának, átcsoportosításának és felhasználásának végrehajtásáért, a finanszírozási, adatszolgáltatási, beszámolási és a vagyon használatával, védelmével összefüggő feladatok teljesítéséért, a pénzügyi, számviteli rend betartásáért felelős szervezeti egység. 2.2. A GESZ azonosító adatai - Neve: Budapest Főváros XIII. kerületi Önkormányzat Gazdasági Ellátó Szervezet (GESZ) 5
- Székhelye: 1139. Budapest, XIII., Hajdú utca 29. - Alapítás éve: 1981. - Alapítója: Bp. Főv. XIII. ker. Tanács VB. - Alapítójának jogutódja: Budapest Főváros XIII. kerületi Önkormányzat - Az intézmény irányító szerve: Budapest Főváros XIII. kerületi Önkormányzat Képviselő - testülete - Gazdasági formája és jogállása: Önállóan működő és gazdálkodó költségvetési intézmény, jóváhagyott előirányzatai felett teljes jogkörrel rendelkezik. Gazdálkodását az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szervek gazdálkodására vonatkozó hatályos jogszabályok alapján végzi. - Alaptevékenysége: Munkamegosztási megállapodás alapján ellátja a kerületi önkormányzat által alapított önállóan működő költségvetési szervek számára az alábbi feladatokat: a költségvetés tervezéséhez és végrehajtásához kapcsolódó pénzügyi adatok regisztrálása, pénzellátás, könyvvezetés, analitikus nyilvántartások vezetése, információszolgáltatás, beszámolás egységes nyilvántartási rendszerben nem rendszeres bérek számfejtése, bölcsődék, szociális intézmények munkaügyi feladatainak ellátása, a kapcsolódó nyilvántartások vezetése, adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítése, anyag- és eszközgazdálkodási feladatok ellátása, beszerzés, szállítás, leltározás, selejtezés, vagyonnyilvántartás. Informatikai feladatok ellátása az önállóan működő költségvetési szervek, valamint a kerületi önkormányzat által alapított gazdasági társaságok részére. - Vállalkozási tevékenység: A GESZ vállalkozási tevékenységet nem végez. - Bankszámla számai: OTP Bank Rt. 11784009-15513010, Kapcsolat az adóhatósággal: - Adóigazgatási szám 15513010-2-41 6
2.3. Költségvetési szerveink tevékenysége Az önállóan működő intézményeink saját adószámmal, és költségvetési elszámolási számlával rendelkeznek, melyet az 1. számú melléklet tartalmaz. A fő bankszámlákhoz kapcsolódhatnak pályázatokhoz szükséges elkülönített költségvetési elszámolási számlák is. A költségvetési szervek alaptevékenységét az államháztartási szakfeladatok rendje szerint kell meghatározni. A költségvetési szerv alapító okiratában önállóan nem kell alaptevékenységként megjelölni, ugyanakkor alaptevékenységként kell elszámolni azokat az önállóan szakfeladatot képező kiadási és bevételi elemeket, amelyek a szerv alapító okirat szerinti tevékenységének ellátásához kapcsolódnak. Az alaptevékenységükkel kapcsolatos szakfeladat rendjüket a 2.számú melléklet tartalmazza. 2.4. Az intézmény szempontjából egyéb lényeges információk A GESZ és az ellátási körébe tartozó önállóan működő intézmények az Általános Forgalmi Adóról szóló törvény hatálya alá tartoznak, mert tárgyi adómentes és adóköteles tevékenységeket folytatnak. A tárgyi adómentes tevékenységek esetén az előzetesen felszámított általános forgalmi adó nem igényelhető vissza. - Tárgyi adómentes tevékenységek: SZJ 8010 alapfokú oktatás SZJ 8531 szociális ellátás elhelyezéssel, ebből kivétel a szociális étkeztetés (25%) SZJ 8532 szociális ellátás elhelyezés nélkül, ebből kivétel a szociális étkeztetés (25%) SZJ 7020 Ingatlan nem tartós bérbeadása - Adóköteles tevékenységek: SZJ 5551 munkahelyi étkeztetés - diákétkeztetés, - munkahelyi étkeztetés, - szociális étkeztetés. - Adóköteles tevékenység még: - közműtérítések, - saját dolgozó által igénybevett szolgáltatás továbbszámlázása, 7
A tárgyi adómentes tevékenységhez kapcsolódó továbbszámlázott szolgáltatások után általános forgalmi adót nem lehet levonni (egy számlában feltüntetett). A nem tárgyi adómentes továbbszámlázott tevékenységhez kapcsolódó beszerzésre eső általános forgalmi adót le kell vonni a kettős adóztatás elkerülése végett. Visszaigényelhető az általános forgalmi adó: Továbbszámlázott szolgáltatások esetében (közműtérítések) Munkahelyi étkeztetés, szociális étkeztetés, gyermek étkeztetés esetében, kivételt képeznek a gyermek étkeztetés előállításához szükséges rezsi költségek. Negyedévente rehabilitációs hozzájárulás fizetése a jogszabályok szerint. III. A SZÁMVITELI POLITIKA RÉSZLETES ELŐÍRÁSAI 3.1. Számviteli politika alapelveinek érvényesülése a GESZ - nél és az ellátási körébe tartozó önállóan működő intézményeknél A Számviteli Törvény 15-16 -a megfogalmazza az alapelveket, amelyek érvényesítését, betartását az államháztartás szervezetei részére a 249/2000. (XII. 24.) számú Kormányrendelet és módosítása eltéréseivel kötelezővé teszi. A beszámoló elkészítésénél a számviteli munka végzéséhez a Számviteli Törvényben megfogalmazott alapelvek szerint kell eljárni, ezen alapelveket kell érvényesíteni. A törvény szerinti alapelvek a következők: - a vállalkozás folytatásának elve, - a teljesség elve, - a valódiság elve, - a világosság elve, - a következetesség elve, - a folytonosság elve, - az összemérés elve, - az óvatosság elve, - a bruttó elszámolás elve, - az egyedi értékelés elve, - az időbeli elhatárolás elve, - a lényegesség elve, - a költség-haszon összevetésének elve, - a tartalom elsődlegessége a formával szemben. 8
A kormányrendelet az államháztartás szervezetei eltérő gazdálkodási rendszerét alapul véve meghatározza az alapelvek sajátos érvényesülésének szabályait. 3.1.1. Vállalkozás folytatásának elve A vállalkozás folytatásának az elve az államháztartás szervezetei gazdálkodásában oly módon érvényesül, hogy a költségvetési beszámoló elkészítésénél figyelembe kell venni a költségvetési évben bekövetkezett szervezeti és feladatváltozásokat (átszervezéseket, a felügyeleti szerv megváltozását, szerkezeti változásokat) is. A költségvetési beszámolóban a feladatok végrehajtásának úgy kell megjelennie, hogy biztos alapot adjon a jövőbeni pénzügyi tervezéshez, a költségvetés elkészítéséhez. A konkrét gyakorlati munkában ennek az alapelvnek az érvényesítését az éves költségvetések elkészítéséhez szükséges alapadatok összeállításával kell biztosítani. A költségvetési tervezéshez szükséges nyilvántartások kialakítása és az adatok rögzítése a Számviteli osztály feladatkörébe tartozik. A főkönyvi könyvelésben rögzített előirányzat-módosítások azon köre, mely a következő év költségvetésébe bázisjelleggel beépül szerkezeti változásnak minősül. 3.1.2. Teljesség elve A teljesség elve azt jelenti, hogy minden olyan gazdasági eseményt rögzíteni kell, amelyek a tárgyévben az eszközökre, a forrásokra és az eredményre hatással vannak. Az államháztartás szervezetei éves költségvetés alapján gazdálkodnak és a pénzforgalmi szemléletet érvényesítik. Ez azt jelenti, hogy az államháztartási szervezeteknek el kell számolni minden január 1. és december 31. között jelentkező bevételt és teljesített kiadást, de nem lehet könyvelni a december 31. után érkező bevételt, vagy folyósított kiadást akkor sem, ha az előző évi gazdálkodással függ össze. A beszámoló tehát akkor tekinthető teljesnek, ha minden tárgyévben keletkezett bevétel, illetve teljesített kifizetés a főkönyvi könyvelésben rögzítésre kerül. A GESZ bevételeinek és kiadásainak kontírozása, ellenőrzése, rögzítése, tehát a teljes körű elszámolás biztosítása a Számviteli osztály feladata: Ezen belül az egyes részfeladatok megoszlása a következő: Kontírozási feladatok - számviteli ügyintéző Könyvelési feladatok - számviteli ügyintéző Egyeztetési feladatok - számviteli ügyintéző Ellenőrzési feladatok - számviteli osztályvezető, számviteli ügyintézők 3.1.3. Valódiság elve A könyvvitelben rögzített és a beszámolóban szereplő tételeknek a valóságban is megtalálhatóknak, bizonyíthatóknak, kívülállók által is megállapíthatóknak kell lenniük. Ezért a gazdasági eseményeket csak a rendelkezéseknek megfelelő bizonylat alapján szabad könyvelni, és a beszámolóban is csak rendeletben előírt értékelési elveknek és azokhoz kapcsolódó értékelési eljárások alapján dokumentált (leltárral) alátámasztott adatokat lehet szerepeltetni. 9
Ezt a bizonylati és okmányfegyelem következetes betartásával és pontos, korrekt leltár készítésével lehet elérni. Idegen nyelven kibocsátott bizonylat esetén, vagy hivatalos fordítást kell kérni, vagy elfogadható az is, ha nyelvtudással rendelkező magyarul ráírja a gazdasági eseményt, mely mindenki számára érthető és a valóságnak megfelel. Ezen belül a legfontosabb adatszolgáltatási feladatok a következők: Számviteli osztály feladatai: - Polgármesteri Hivatal Szociális osztályának, MISO-nak, Pénzügyi osztályának tájékoztatása a költségvetési előirányzatokról. - Az érintett egységek folyamatos tájékoztatása az évközben bekövetkezett előirányzat változásokról. - Havonta folyamatos tájékoztatás adása az irányító szervnek és GESZ-hez tartozó intézményeknek a gazdálkodási keretek előirányzatok - felhasználásáról szakfeladat és intézményi bontásban. - beszerzési, gazdálkodási és leltározási feladatok ellátása, szakmai irányítása, és ezzel kapcsolatosan az intézmények teljes körű tájékoztatása. - Adatszolgáltatás a MÁK által számfejtett bérekről az intézmények részére Pénzügyi osztály feladatai: - A negyedéves mérlegjelentéshez és a beszámolóhoz vevő- szállító állomány kimutatása a Számviteli osztály részére. - Átvett pénzeszközök, pályázatok, központi támogatások felhasználásának kimutatása a Számviteli osztály részére. - Kötelezettségvállalások vezetése, kimutatása és alátámasztása a beszámolóhoz. - A dolgozók étkezésével kapcsolatos kedvezményekről illetve étkezési utalvány felhasználásáról adatszolgáltatás a Bér- és Munkaügyi osztály és a Számviteli osztály részére. - Elvégzi az általános forgalmi adóval és a rehabilitációs hozzájárulással kapcsolatos adatszolgáltatásokat az Adóhatóság felé. - A munkábajárási, hazautazási és gépjármű hivatali használatával kapcsolatos költségek kifizetéséről illetve számfejtéséhez adatot szolgáltat a Bér- és Munkaügyi osztály részére. - Illetményelőlegek kifizetéséről adatot szolgáltat a Bér- és Munkaügyi osztálynak. Bér- és Munkaügyi osztály feladatai: A MÁK programjával számfejti a nem rendszeres járandóságokat, elkészíti és továbbítja a MÁK részére a kinevezéseket és a TB ellátással kapcsolatos bizonylatokat. A GESZ és a Szociális intézmények részére ellátja a munkaügyi feladatokat Adatszolgáltatást nyújt a beszámolókhoz és a költségvetésekhez. 10
3.1.4. Világosság elve A könyvvezetést és a beszámolót áttekinthető, érthető a Számviteli Törvénynek megfelelően rendezett formában kell elkészíteni. A GESZ főkönyvi könyvelése és a kapcsolódó részletező nyilvántartásai ennek az alapelvnek eleget tesznek. A főkönyvi könyvelésből a beszámoló táblázatok különösebb gondok nélkül összeállíthatók. A GESZ által használt ECOSTAT program segítségével történik. Az analitikus nyilvántartások az év végi mérlegtételek megfelelő szintű dokumentálását biztosítják. 3.1.5. Következetesség elve Ennek az alapelvnek az érvényesítése azt jelenti, hogy a beszámoló összeállításánál évről-évre mind a formai, mind a tartalmi azonosságot, a könyvvezetésnél pedig az állandóságot és ennek eredményeként az összehasonlíthatóságot biztosítani kell. Az államháztartás szervezeténél ez az elv azt is magában foglalja, hogy mind a féléves, mind az éves beszámolók szerkezete, mind a pénzforgalmi jelentés szerkezete, felépítése, tartalma, formája a költségvetésekkel is összevethető legyen. A költségvetések összeállításánál és a pénzforgalmi bevételi és kiadási teljesítések jogcímeinek meghatározásánál a Pénzügyminisztérium által kiadott Módszertani Útmutató -ban előírtakat kell figyelembe venni. Ezért a feladatért a Számviteli osztályvezető a felelős. 3.1.6. Folytonosság elve A folytonosság elve azt jelenti, hogy a nyitómérlegben szereplő adatoknak meg kell egyezni az előző évi zárómérleg adataival. A GESZ-nél ennek az alapelvnek az érvényesülését a teljesen zártrendszerű számítógépes feldolgozással biztosítjuk. Az egymást követő években az eszközök és források értékelése az eredmény számbavétele csak az Szt.-ben meghatározott szabályok szerint változhat. 3. 1.7. Összemérés elve Az összemérés alapelv általános értelmezése azt jelenti, hogy adott időszak teljesítményét kell szembeállítani az ahhoz tartozó ráfordításokkal és ezek összevetése alapján lehet az eredményt megállapítani. Az államháztartás szervezeteinél a pénzforgalmi szemlélet következtében ezt az alapelvet azzal a módosítással lehet alkalmazni, hogy az egyes tevékenységek összevetésénél kizárólag a tárgyévi bevételeket és kiadásokat lehet figyelembe venni. Az államháztartás szervezeteinél a maradvány megállapításakor a ténylegesen befolyt bevételeket a pénzforgalom nélküli bevételeket és a tárgyévben ténylegesen teljesített kiadásokat kell figyelembe venni. Ennek megfelelően az időszak ráfordításaként a tényleges kiadásokat, bevételként a tényleges befolyt bevételeket és a pénzforgalom nélküli bevételeket kell a könyvvitelben elszámolni. Az alaptevékenység bevételeit és kiadásait szakfeladatok szerint elkülönítetten kell nyilvántartani. Ezért a feladatért a Számviteli osztályvezető a felelős. 11
3.1.8. Óvatosság elve Az óvatosság alapelv az államháztartás szervezeteinél a vállalkozási tevékenység eredményének meghatározásánál oly módon érvényesül, hogy a tevékenységhez kapcsolódó értékcsökkenést abban az esetben is el kell számolni, ha emiatt a központi költségvetést illető befizetés számítási alapja negatív előjelű összeget mutat. A GESZ és intézményei vállalkozási tevékenységet nem folytatnak. 3.1.9. Bruttó elszámolás elve A bruttó elszámolás elve azt jelenti, hogy mind a bevételeket, mind a ráfordításokat teljes összegükben el kell számolni, azok egymással szemben nem beszámíthatók. A költségvetési szerveknél különösen fontos a kiadások és bevételek bruttó módon történő számbavétele, mivel az éves költségvetés az éves zárszámadással csak így hasonlítható össze. A bruttó elszámolás betartásáért a Számviteli osztályvezető felelős. 3.1.10. Egyedi értékelés elve Az egyedi értékelés elve azt jelenti, hogy az eszközöket és a kötelezettségeket a könyvvezetés és a beszámoló elkészítése során egyedileg kell rögzíteni és értékelni. A GESZ eszközeinek és forrásainak értékelésére vonatkozó elveket és szabályokat az Eszközök és Források Értékelési Szabályzata tartalmazza. 3.1.11. Időbeli elhatárolás alapelve Az időbeli elhatárolások elve a naptári évre készülő költségvetés teljesítéséről összeállított költségvetési beszámoló miatt az államháztartás szervezeteinél nem alkalmazható. 3.1.12. Lényegesség alapelve Az alapelv azt jelenti, hogy a beszámoló szempontjából minden olyan információ lényegesnek minősül, amelynek elhagyása, vagy téves bemutatása az ésszerűség határain belül befolyásolja a beszámolók adatait, felhasználók döntéseit. A számviteli politika keretében kell szabályozni, hogy a számviteli elszámolás és az értékelés szempontjából a GESZ mit tekint lényegesnek, nem lényegesnek, továbbá jelentős összegnek, nem jelentős összegnek. Így többek között rögzítendő mi tekintendő figyelembe veendő szempontoknak; - a megbízható és valós összkép kialakítását befolyásoló lényeges információk tekintetében, - a kis értékű tárgyi eszközök, vagyoni értékű jogok és szellemi termékek minősítésénél, - az általános kiadások megosztási módszerének kiválasztásánál, - a raktári készletek leltározása során az eltérések kompenzálásánál. 12
A GESZ tevékenységi köréből adódóan a kormányrendelet által előírt szempontok csak korlátozottan érvényesülhetnek, mivel az intézmény nem végez vállalkozási tevékenységet. A GESZ elszámolási rendszeréből lényeges szempontnak kell tekinteni: - a költségvetési előirányzatok alakulása, azoknak a tervezett mértéktől eltérő felhasználása. A beszámolójelentés kiegészítő melléklet szöveges indoklás részében részletesen indokolni kell a költségvetési előirányzatok alakulását. A beszámolóhoz a pénzforgalmi jelentés és költségvetési előirányzati egyeztetési táblázatok tartalmazzák ehhez a lényeges szemponthoz az alapinformációt. A központi beszámoló elkészítése mellett a XIII. kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatal által összeállított 4. sz., 4/a.sz. melléklet az előirányzatok alakulásához és teljesítéshez nyújt részletes információkat. - a bevételek és kiadások alakulására ható tényezők: Ennek a feladatnak a GESZ a szöveges beszámoló indoklásban történő bemutatással tesz eleget. - pénzmaradványt befolyásoló tényezők: A GESZ az éves beszámoló pénzmaradvány-kimutatási táblázat egyes kiemelt adataihoz az ellátási körébe tartozó önállóan működő költségvetési szervektől részletes indoklást kér, és ennek alapján állítja össze és nyújtja be a Polgármesteri Hivatalhoz jóváhagyásra. Vagyoni helyzet alakulását befolyásoló körülményeket minden évben a bekövetkező jelentősebb gazdasági esemény hatásának kimutatásával kell elvégezni. Ezek lehetnek: - jogszabályokban megváltozott elszámolási, értékelési eljárások megváltoztatása, - új intézmények üzembe helyezése, - önállóan működő intézmény önállóan működő és gazdálkodó intézménnyé történő átalakítása, - önállóan működő ás gazdálkodó intézmény önállóan működő intézménnyé alakítása, - jelentősebb selejtezés a GESZ és intézményei esetében a bruttó érték 40 %-os mértékét meghaladó összegnél, - a kis értékű tárgyi eszközök jelenlegi minősítési szabályainak megváltoztatása, - több évre áthúzódó felújítások és beruházások aktiválása, - készleteknél alkalmazott értékelési módszerek megváltoztatása. 13
3.1.13. Tartalom elsődlegessége a formával szemben elv Ennek az alapelvnek az a lényege, hogy a beszámolóban és az azt alátámasztó könyvvezetés során a gazdasági eseményeket, ügyleteket a tényleges gazdasági tartalmuknak megfelelően kell bemutatni, illetve annak megfelelően kell elszámolni. Ez tehát azt jelenti, hogy a szerződések jogi tartalma mellett a közgazdasági tartalmat is figyelembe kell venni. A szerződések közgazdasági felülvizsgálata együtt jár az államháztartás szervezeteinél azzal, hogy a gazdasági szervezet kijelölt dolgozójának ellenjegyzése nélkül nem lehet a szerződést aláírni. A GESZ esetében a gazdasági szervezet részéről az ellenjegyzés és a közgazdasági tartalom szempontjából történő felülvizsgálat a Pénzügyi osztályvezető és a Számviteli osztályvezető feladatkörébe tartozik. A GESZ ellátásába tartozó intézmények esetében a tartalmi ellenőrzést az intézmény vezetője, gazdasági ügyintézője és a GESZ osztályai végzik. Intézmény hatáskörébe tartozik a gazdasági esemény szükségességnek, indokoltságának vizsgálata, jogszabályi előírások betartása. GESZ hatáskörébe tartozik a bizonylatokra vonatkozó jogszabályi előírások betartatása. 3.1.14. A költség-haszon összevetés elve Ennek az alapelvnek az a lényege, hogy a beszámolóban nyilvánosságra hozott információk hasznosíthatósága álljon arányban az információk előállításának költségeivel. Az államháztartás szervezeténél ezt a számviteli alapelvet azzal a kiegészítéssel kell alkalmazni, hogy a törvények, és egyéb központi jogszabályok által előírt információ szolgáltatások esetében az alapelv által megkívánt összevetést nem lehet figyelembe venni. A GESZ esetében az igazgató mérlegelési hatáskörébe tartozik a belső információ szolgáltatások elrendelése előtti hatékonysági vizsgálat. 3.1.14.1. A költségvetés összeállításával kapcsolatos feladatok: A költségvetési előirányzatokat az előző évi eredeti előirányzat korrekciója alapján kell megállapítani, figyelembe véve az ellátandó feladatkiadás szükségletét. A GESZ és intézményi hálózata költségvetése az intézmények egyedi elemi költségvetéséből áll. Az intézmények az elemi költségvetésüket GESZ-t is beleértve- önállóan alakítják ki a szakágazat irányításával. A szakmai irányítást végző osztályok egyeztetései alapján alakulnak ki a kiadási előirányzat csoportok, kiemelt előirányzatok a feladatellátáshoz szükséges létszám a saját bevétel és a költségvetési támogatás. 3.1.14.2. A költségvetési előirányzatok évközi módosításával kapcsolatos feladatok: A GESZ feladata, hogy az irányító szerv által előterjesztett és a Képviselő Testület által jóváhagyott évközi felügyeleti előirányzat módosításokat címrendenként és a meghatározott célok szerint rögzítse számvitelében, és információt adjon annak megtörténtéről a felügyeleti szervnek, az intézményeknek. 14
Saját hatáskörben végrehajtható előirányzat módosítások folyamatosan végezhetők a saját bevételek, átvett pénzeszközök tekintetében jelentési állólap kötelezettség mellett a Képviselő Testület előzetes jóváhagyásával. A jelentés elkészítése és az előirányzatok rögzítése a GESZ feladata. Kiemelt előirányzatok közötti saját hatáskörű átcsoportosítás csak ágazati bizottsági hozzájárulással hajtható végre. A GESZ feladata a döntés előkészítésén belül a számszerű változtatás előterjesztése a szakágazat vezetése felé, valamint a jóváhagyás utáni adatrögzítés. A jóváhagyott pénzmaradvány rögzítése a számvitelben saját hatáskörű előirányzat módosításnak minősül. 3.1.14.3.Előirányzatok nyilvántartása Az előirányzat nyilvántartásnak címrendenként és összességében a következő adatokat kell tartalmazniuk: - évszám, - címrend, - intézmény neve, - eredeti és módosított bevételi és kiadási előirányzat kiemelt címenként és összességében, - hatáskör szerinti bevételi és kiadási előirányzat módosulásokat kiemelt címenként és összességében. Az előirányzat nyilvántartást a Számviteli osztály és az intézmények vezetik és egyeztetik a Képviselő-testület által jóváhagyott előirányzat-módosításokkal, valamint a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi osztályának kimutatásaival. Az előirányzat nyilvántartás vezetéséért és pontosságáért a Számviteli osztályvezető, illetve intézmények esetében az intézmény vezetője a felelős. 3.1.14.4. Mit tekintünk lényegesnek, nem lényegesnek továbbá jelentős összegűnek? A megbízható és valós képet lényegesen befolyásoló hibának kell tekinteni, ha a jelentős összegű hibák és hibahatások összevont értéke a saját tőke és a tartalékok együttes értékét lényegesen a számviteli politikában meghatározott módon és mértékben- megváltoztatja, és emiatt a már közétett a vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetre vonatkozó- adatok megtévesztőek. Minden esetben a megbízható és képet lényegesen befolyásoló hibának kell tekinteni, ha a megállapítások következtében a hiba megállapításának évét megelőző költségvetési év könyvviteli mérlegében kimutatott saját tőke és tartalékok együttes értéke legalább 10 százalékkal változik. Jelentős összegű eltérés: Ha az eszközök, illetve a kötelezettségek év végi értékelése során a könyv szerinti érték és a piaci érték közötti különbözet összege meghaladja a számviteli politikában rögzített mértéket. Minden esetben jelentős összegűnek kell tekinteni a különbözetet, ha az immateriális javak, a tárgyi eszközök terven felüli értékcsökkenése meghaladja a meghatározott éves terv szerinti értékcsökkenést, a követeléseknél az értékvesztés összege meghaladja a bekerülési érték 20%-át 15
vagy a 100.000 forintot. Minden esetben jelentős összegűnek kell tekinteni, ha az üzembe helyezéskor, a raktárba történő beszállításkor az adott eszköz értéke a rendelkezésre álló dokumentumok (szerződés, piaci információ) alapján megállapított bekerülési érték és a későbbiekben ténylegesen kifizetett összeg közötti különbözet összege meghaladja a bekerülési érték 1%-át vagy a 100.000 forintot. A mérleg valódiságának megállapításánál jelentős összegű a hiba, ha a hiba megállapításának évében a különböző ellenőrzések során, egy adott költségvetési évet érintően feltárt hibák, hibahatások saját tőke és tartalékok növelő-csökkentő értékének együttes összege eléri, vagy meghaladja az ellenőrzött mérleg főösszeg 2 százalékát, illetve, ha a mérleg-főösszeg 2 százaléka meghaladja a 100 millió Ft-ot, akkor a 100 millió forint. A mérlegkészítés előtt a vezetett könyvekben helyesbítések végezhetőek a tárgyévet követő év február 15-ig. IV. SZÁMLAOSZTÁLYOKRA VONATKOZÓ RÉSZLETES ELŐÍRÁSOK Ebben a fejezetben az egyes számlaosztályokkal kapcsolatos legfontosabb fogalmakat, elszámolási rendet mutatjuk be. Természetesen kizárólag azokat a témaköröket ismertetjük, amelyek a GESZ-nél előfordulnak. A konkrét számlaösszefüggéseket a 3. számú melléklet, az analitikus nyilvántartások körét és elszámolási, eljárási rendjét a 4. számú melléklet tartalmazza. 4.1. 1. Számlaosztály Befektetett eszközök A számlaosztály a GESZ befektetett eszközeinek, valamint a felhalmozási kiadásokkal kapcsolatos áfa elszámolására, kimutatására szolgáló számlákat tartalmazza. Befektetett eszközök körébe azok az eszközök sorolhatók, amelyek a költségvetési szerv tevékenységét tartósan, legalább egy évet meghaladóan szolgálják. Az államháztartás szervezete hatáskörébe tartozik annak eldöntése, hogy az eszközök használhatósági idejét meghatározzák. A GESZ eszköz beszerzéseinek ezt a minősítést egyedileg a GESZ igazgatója és az önállóan működő intézmény vezetője együttesen végzik el, minden 100 e Ft egyedi beszerzési ár feletti eszköznél. A befektetett eszközök közé tartoznak - immateriális javak, - tárgyi eszközök, - befektetett pénzügyi eszközök, - üzemeltetésre, kezelésre átadott eszközök. 16
A GESZ esetében a következő eszközcsoportok fordulnak elő: - immateriális javak, - tárgyi eszközök. A továbbiakban kizárólag ezekkel az eszközökkel kapcsolatos elszámolási, eljárási rendet szabályozzuk. Immateriális javak a nem anyagi formában megtestesülő vagyont, vagyoni elemeket foglalják magukban. Az ide sorolandó eszközök nem tárgyiasultak, azonban a vonatkozó dokumentációkból meghatározható az aktiválható érték. Az immateriális javak közé tartoznak: vagyonértékű jogok melyek nem ingatlanhoz kapcsolódnak, - szellemi termékek,- ideértve a használatba nem vett kis értékű szellemi termékek aktivált értékét is, - egyéb immateriális javak. - immateriális javakra adott előlegek. Vagyonértékű jogok Az immateriális javak között vagyoni értékű jogként kell kimutatni a szellemi termékekre vonatkozó korlátozott felhasználási jogokat, amelyeket a gazdálkodó közvetlenül vagy közvetve az eredeti tulajdonostól szerzett (számítógépes nem egyedi programok) Szellemi termékek A szellemi termékek között csak azokat a szellemi termékeket lehet kimutatni, amelyek korlátozás nélkül a gazdálkodó birtokában vannak. A minőségbiztosításhoz kapcsolódó szervezések kiadásait az 5-ös számlaosztályban számoljuk el. Kivételt képez, ha a minőségbiztosítás keretén belül 100 e Ft feletti egyedi értékű tárgyi eszköz vagy szoftver beszerzésére kerül sor. Szoftvertermék többek között: - a gépi adat-feldolgozási dokumentáció, - a számítógépbe be nem épített, külön beszerzett önálló szellemi termék, - saját célra előállított szoftvertermékek. A szoftver termékek értékelésére az általános a befektetett eszközökre vonatkozó értékelési szabályokat kell alkalmazni. A 100 e Ft egyedi beszerzési érték alatti szellemi termékek bekerülési értéke dologi kiadásként egy összegben elszámolható. A költségvetési év végéig használatba nem vett kis értékű szellemi terméket aktiválni kell, és a mérlegben be kell mutatni. 17
Az immateriális javakra adott előlegként kell kimutatni az ilyen címen a szállítóknak átutalt a levonható előzetesen felszámított általános forgalmi adót nem tartalmazó összeget. Tárgyi eszközök az államháztartás szervezete tevékenységét közvetlenül, vagy közvetetten szolgáló, tárgyiasult (dologi) eszközök, amelyek az államháztartás szervezete működését rendszeres használat mellett tartósan, legalább egy éven túl szolgálják. A tárgyi eszközök közé történő besorolásnál elsődleges szempont a tartósság, függetlenül a beszerzési értéktől. Indokolt esetben az önállóan működő költségvetési szerv vezetőjének javaslatára a GESZ igazgatója elrendelheti az éven belüli minősítést. A tárgyi eszközöket 100 e Ft feletti egyedi a le nem vonható áfával növelt - ár alapján a nagy értékű eszközök közé soroljuk, a 100 e Ft alattiakat a kis értékű eszközök közé, melyek bekerülési értékét dologi kiadásként egy összegben elszámoljuk. A tárgyi eszközök tovább csoportosíthatóak: - ingatlanok itt nem érvényesíthető az éven belüli elhasználódás. Ebbe a körbe a GESZ kezelésében lévő telkek, épületek, építmények tartoznak. Épület: olyan szerkezetileg önálló építmény, amely a környező külső tértől épületszerkezetekkel részben vagy egészben elválasztott teret alkot és ezzel állandó vagy ideiglenes tartózkodásra, feladatellátásra alkalmas. Nem része az épületnek, ezért külön tárgyi eszközként kell kimutatni: - az épületen belüli technológiai rendeltetésű vezetékeket, a riasztó berendezéseket, - a teherfelvonót és gépészeti berendezéseit, - az épületben elhelyezett olyan központi fűtőberendezést /kazánt/, amely az adott épület fűtésén és melegvízellátásán kívül más épületek fűtését, melegvízellátását is biztosítja. Építmény: minden épületnek nem minősülő építmény (pl. út, kerítés, stb.) Ingatlanhoz kapcsolódó vagyoni értékű jogok: - bérleti jog, - használati jog, - ingatlanok rendeltetésszerű használatának előfeltételét jelentő jogszabályba nevesített hozzájárulások (víz, csatorna, villamos fejlesztés, gáz) Gépek, berendezések és felszerelések körébe tartoznak a feladatellátást biztosító, különböző célú eszközök. 18
A GESZ-nél ebbe a körbe kerülnek besorolásra többek között: - fénymásoló gépek, - számítógépek és egyéb számítástechnikai eszközök, - kommunikációs eszközök (telefon, telefax, telefonközpont), - bútorok, - mosógépek, - porszívók, - konyhai gépek, - hűtőszekrények, - TV, videó-magnó, - oktatási szakmai eszközök (írásvetítő, interaktív tábla, egyéb szemléltető eszközök, stb.) Járművek forgalmi rendszámmal ellátott közúti személy és áruszállító eszközöket kell ebbe a körbe a GESZ esetében besorolni. A forgalmi rendszám nélküli, intézményen belüli szállítási célokat szolgáló eszközöket a gépek, berendezések és felszerelések között kell kimutatni. Beruházások tárgyi eszköz csoportba azok az eszközök tartoznak, amelyek üzembe helyezése a mérlegkészítés időpontjáig nem történt meg. Szintén ebben a csoportban kell kimutatni a mérlegben a kis értékű tárgyi eszközök 100 e Ft alatti egyedi beszerzési érték raktári új állományát. Beruházásra adott előlegek beruházásra adott előlegként kell kimutatni a beruházási szállítónak, importbeszerzésnél az importálást végző vállalkozónak, az ingatlanokhoz kapcsolódó vagyoni értékű jog eladójának ilyen címen átutalt összeget. 4.1.1. Tárgyi eszközök és immateriális javak általános értékelési szabályai A tárgyi eszközöket és immateriális javakat a mérlegben a Szt. előírása alapján nettó értékben kell kimutatni, de a kiegészítő mellékletben információt kell adni a bruttó értékről és az elszámolt értékcsökkenésről. Bruttó érték: az eszköz egyedi beszerzési költsége. Beszerzési költség: az a ráfordítás, amely az eszköz megszerzése, létesítése, üzembe helyezése érdekében az üzembe helyezésig, a raktárba történő beszállításig felmerült, az eszközhöz egyedileg hozzákapcsolható. A beszerzési ár részeit, költségeit az Eszközök és Források Értékelési Szabályzata tételesen tartalmazza. 19
Terv szerinti értékcsökkenést: negyedévenként, a negyedév utolsó napján állományban lévő eszközök után az éves szintű leírási kulcsok alapján, a tényleges használatnak megfelelően számított összegben kell elszámolni a Ø-ra leírható mértékig. Terven felüli értékcsökkenést kell elszámolni lopáskár esetén, olyan mértékű rongálódás esetén mely az eszközt használhatatlanná teszi, műszakilag javíthatatlanná válik. Nem számolható el értékcsökkenés: o földterület, telek telkesítés, o erdő, o üzembe nem helyezett beruházásra, o O-ra leirt eszköz értéke után. o Képzőművészeti alkotásra. Nettó érték: a bruttó érték és az elszámolt értékcsökkenés különbözete. Értékhelyesbítés: Szabályozását az Eszközök és Források Értékelési Szabályzata tartalmazza. A részletesebb értékelési szabályokat, eljárásokat az Eszközök és Források Értékelési Szabályzata tartalmazza. 4.1.2. Immateriális javak, és a tárgyi eszközök üzembe helyezésének dokumentálása Mind a saját előállítású, mind a külső szállítótól beszerzett immateriális jószág és tárgyi eszközök üzembe helyezéséről üzembe helyezési okmányt kell kiállítani. Az üzembe helyezési okmánynak a következő adatokat kell tartalmaznia: Nyilvántartás éve, eszköz megnevezése és azonosító száma, Iktatószám, Üzembe helyezési okmány kelte, száma Állományba-vételi bizonylat száma, A beruházás megvalósításának módja, Az eszköz üzembe helyezésének helye, Az üzembe helyezés időpontja Az üzembe helyezésért felelős személyek neve, aláírása. Az üzembe helyezés megtörténtének dokumentálásáért a Számviteli osztály a felelős. 4.1.3. Tárgyi eszközökre és immateriális javakra vonatkozó általános könyvviteli előírások: Az ebbe a körbe tartozó eszközök állományának és állományváltozásainak nyilvántartásánál a pénzforgalmi szemléletű elszámolásoknál kettős követelménynek kell eleget tenni: - be kell mutatni a tárgyévi ún. felhalmozási kiadások alakulását, - a vagyoni változást a pénzforgalmi teljesítéssel egyidejűleg kell rögzíteni. 20
Ezt a feladatot a kettős könyvvitel rendszerében különböző rendeltetésű számlák alkalmazásával kell megoldani. Ilyen számlák: - állományi számlák, a bruttó érték kimutatására - értékcsökkenési számlák, az elszámolt értékcsökkenés állományának kimutatására - vásárlási, létesítési számlák, a beruházások kimutatására, - előirányzati számlák, - folyamatban lévő beruházások állományi számla, - előleg állományi számla. A GESZ főkönyvi könyvelésében a tárgyi eszközök és immateriális javak esetében a kormányrendelet szerinti Önkormányzathoz tartozó intézményekre vonatkozó számlatükör alapján jelölte ki az 1. Számlaosztály számláit. A kijelölt főkönyvi számlák elnevezése minden esetben tükrözi az elszámoláshoz szükséges tartalmat, így további kiegészítés ehhez a részhez nem szükséges. Állományváltozások a GESZ esetében: Növekedések Csökkenések - beruházások és felújítások - selejtezés - leltári többlet - leltári hiány - térítésmentes átvétel - térítésmentes átadás - ajándék, hagyaték, - alapítás, átszervezés - alapítás, átszervezés - értékesítés - értékcsökkenés Beruházás: a tárgyi eszköz és immateriális javak beszerzése, létesítése, a beszerzett eszközök üzembe helyezése érdekében az üzembe helyezésig, a raktárba történő beszállításig végzett tevékenység, továbbá mindaz a tevékenység, amely a tárgyi eszköz beszerzéséhez egyidejűleg hozzákapcsolható. Beruházás a meglévő tárgyi eszközök bővítését, rendeltetésének megváltoztatását, átalakítását, élettartalmának, teljesítőképességének növelését eredményező tevékenység, a hozzá kapcsolható egyéb tevékenységekkel együtt. A GESZ esetében megkülönböztetendők - kivitelezés szerint: = idegen kivitelezésű beruházás = saját kivitelezésű beruházás - források szerint: = költségvetési előirányzat terhére megvalósított beruházás, = pénzmaradvány terhére megvalósított beruházás, = beruházás célú pályázati források 21
- statisztikai szempontból: = nemzetgazdasági beruházás, = üzemgazdasági beruházás - használatbevétel időpontja szerint: = azonnal használatba vehető = folyamatos beruházás Felújítás: Az elhasználódott tárgyi eszköz eredeti állaga helyreállítását szolgáló időszakonként visszatérő olyan tevékenység, amely mindenképpen azzal jár, hogy az adott eszköz élettartama megnövekszik, eredeti műszaki állapota, teljesítőképessége teljesen visszaáll. Felújítás a korszerűsítés is, ha a korszerű technika alkalmazásával a tárgyi eszköz egyes részeinek az eredetitől eltérő megoldásával, vagy kicserélésével a tárgyi eszköz üzembiztonságát, teljesítőképességét, használhatóságát vagy gazdaságosságát növelik. Tárgyi eszközt akkor kell felújítani, amikor a folyamatosan, rendszeresen elvégzett karbantartás mellett a tárgyi eszköz oly mértékben elhasználódott, amely elhasználódottság a rendeltetésszerű használatot veszélyezteti. Nem felújítás az elmaradt és felhalmozódó karbantartás egy időben való elvégzése függetlenül a költségek nagyságától. A felújítási tevékenység értékével az adott eszköz értékét növelni kell. A GESZ épület és építmény felújítási munkákat nem végeztet, ezt a feladatot a Polgármesteri Hivatal, illetve a Közszolgáltató Zrt. látja el. Selejtezés : - A GESZ és az intézmények évente egyszer, legkésőbb december 1.-ig kötelesek selejtezni a használhatatlanná vált eszközeiket. Ezt a feladatot a Felesleges Vagyontárgyak Hasznosításának és Selejtezésének Szabályzata előírásai alapján kötelesek elvégezni. - A főkönyvi könyvelésben a selejtezési jegyzőkönyv alapján kell az eszközök értékét kivezetni a nyilvántartásból. Térítésmentes átadás - Az átadásra kerülő eszköz értékét mind a főkönyvi, mind az analitikus nyilvántartásból ki kell vezetni. Az átadással egyidejűleg a GESZ-nek áfa fizetési kötelezettsége akkor keletkezik, ha az átadott eszköz után általános forgalmi adó levonási jog illette meg. Hiány - A leltári hiány összegét a Leltározási és Leltárkészítési Szabályzat -ban foglaltak szerint leltározási jegyzőkönyvben is fel kell sorolni. A hiány törlésére kizárólag az intézményvezető írásbeli engedélye alapján kerülhet sor. Értékesítés Az ingatlanok értékesítését kizárólag a XIII. kerületi Önkormányzat Képviselő-testületének engedélyével lehet végrehajtani a mindenkori vonatkozó ÖK. rendelet értelmében. Az egyéb tárgyi eszközök értékesítését a GESZ esetében a GESZ igazgatójának engedélyével, az önállóan működő intézmények esetében az adott szervezet vezetőjének engedélyével lehet lebonyolítani. 22
Analitikus nyilvántartások A kormányrendelet előírása szerint a tárgyi eszközöket értékben és összevontan a főkönyvi könyvelésben egyedileg, mennyiségben és értékben, az analitikus nyilvántartásban kell kimutatni. Ez az előírás a gyakorlatban azt jelenti, hogy minden tárgyi eszközről külön egyedi nyilvántartást kell vezetni. A GESZ tárgyi eszközeinek és immateriális javairól analitikus nyilvántartási rendszerét a 4. számú melléklet tartalmazza. 4.2. 2. Számlaosztály - készletek, követelések A 2. számlaosztály a mérlegben készletként kimutatandó forgóeszközök, a követelések számláit foglalja magában. 4.2.1. Készletek Készletek csoportosítása: - Beszerzés, hozzájutás szempontjából = Vásárolt készletek = Saját termelésű készletek. Vásárolt készletek lehetnek: = anyagok - melyek általában egyszeri használatbavétel során elvesztik eredeti formájukat, átalakulnak, így megsemmisülnek. A GESZ és intézményei vonatkozásában a bölcsődéknél és a Frim Jakab Szociális Intézménynél élelmiszer raktárak működnek, így jellemző vásárolt készlet az élelmiszer. = áruk - GESZ-nél nem fordul elő, = betétdíjas göngyölegek - olyan többször felhasználható csomagoló eszköz, amely az anyagot, árut a szállítás közben, rongálódástól megóvja és erre a szállítónak visszavételi kötelezettsége van. = alvállalkozói teljesítmény - GESZ-nél nem fordul elő. Saját előállítási készletekkel kapcsolatban a jelen számlarendben külön szabályozás nem szükséges, mivel ilyen készletek a GESZ elszámolásaiban nem jelennek meg. - Az alaptevékenységhez való viszony szerint = Szakmai anyagok - olyan anyagok, amelyek az államháztartás szervezete rendeltetésszerű működéséhez, az alaptevékenységi feladat ellátásához nélkülözhetetlenek. 23
= Üzemeltetési célú anyagok, melyek az államháztartás szervezete működési, üzemeltetési feltételeinek a biztosítására szolgálnak, az alaptevékenységi feladatok ellátásának megteremtéséhez járulnak hozzá. = jóléti és kulturális készletek. A kormányrendelet az anyagok nyilvántartására eltérő szabályozást tartalmaz attól függően, hogy az adott intézmény rendelkezik-e raktárral vagy sem. A raktárral nem rendelkező államháztartás szervezete a beszerzett anyagot azonnal kiadja munkahelyre: - ezzel egyidejűleg - igazoltatni kell a felhasználásra történő átvételt, - a még fel nem használt készletekről csak mennyiségi nyilvántartást kell vezetni. A raktárral rendelkező államháztartás szervezete olyan részletező analitikus nyilvántartást vezet, amelyből mind mennyiségi, mind az értékadatok megállapíthatóak. A munkahelyi készleteknél az értékvesztést és visszaírást nem alkalmazzuk, mert csak a feladatellátáshoz szükséges mennyiséget tároljuk. A munkahelyi készletek a műszaki felszereltségnek megfelelően biztosítják a működést. 4.2.1.1. A készletekkel kapcsolatos főkönyvi könyvelési szabályok: A raktári készletekkel kapcsolatos állományváltozásokat évközben mennyiségben és értékben az analitikus nyilvántartásban vezetni kell. Negyedévente - negyedévet követő hó 8-ig, - feladás alapján kell az állományváltozást elkészíteni és a főkönyvi könyvelésben rögzíteni. Év végén a feladást leltárral kell alátámasztani. Az analitikus nyilvántartás vezetéséért és a főkönyvi feladás elkészítésért a Számviteli osztály a felelős. A készletekkel kapcsolatos analitikus nyilvántartások rendjét a 4. számú melléklet tartalmazza. 4.2.2. Követelések Követelések - a forgóeszközök azon csoportja, amely az államháztartás szervezete kintlévőségeit foglalja magában. Követelések csoportosíthatók: - adósok - ebben a körben kell nyilvántartani az államháztartás szervezetét megillető, jogszabály által előirt követelést. Ebbe a körbe tartoznak például az ellátási díjak, alkalmazotti térítések, - vevők az államháztartás szervezeteinek olyan követelései tartoznak ebbe a csoportba, amely követelések alapja a vevőkkel kötött megállapodás, illetve azok megrendelése szerinti teljesítés. A követelés előírásoknak elengedhetetlen kelléke a teljesítésnek a vevő általi igazolása. 24
- munkavállalókkal szembeni különféle követelések - melyek akkor keletkeznek, ha a dolgozó kárt okoz, leltárhiányért felelősség terheli stb. - rövid lejáratú kölcsönök - a GESZ gazdálkodásában jelenleg ez az elszámolás nem jelenhet meg. - egyéb követelések - az előzőekbe nem tartozó követelések. 4.2.2.1. A követelések főkönyvi könyvelésben történő elszámolásának szabályai: - év közben a követelésekkel kapcsolatos változásokat az analitikus nyilvántartásban rögzíteni kell, negyedévente - negyedévet követő hó 8-ig, felelős Pénzügyi osztály - feladás alapján kell az állományváltozást elkészíteni és a főkönyvi könyvelésben rögzíteni. Év végén a feladást leltárral kell alátámasztani. - az év végi követelés állományt a mérlegben általános forgalmi adóval növelt összegben szabad kimutatni, - a mérlegben csak a másik fél által elismert követelés mutatható ki, ennek érdekében egyeztető levelek kibocsátása szükséges. A követelések analitikus nyilvántartásával kapcsolatos szabályokat a 4. számú melléklet tartalmazza. A követelések értékvesztésként való elszámolásának szabályait az Eszközök és Források Értékelési Szabályzata tartalmazza. 4.3. 3. számlaosztály - Pénzügyi elszámolások A számlaosztály a pénztárak és a költségvetési bankszámlák, elszámolási számlák, idegen pénzeszközök, végleges pénzeszköz-átadások és az egyéb aktív pénzügyi elszámolások számláit tartalmazza. A GESZ esetében a következő témakörökkel kell ennél a számlaosztálynál foglalkozni: - Pénztár, - Költségvetési bankszámlák, - Előirányzat - elszámolási számla, - Végleges pénzeszköz átadások, - Egyéb aktív pénzügyi elszámolások. Pénztár számlacsoportban a készpénzforgalmat kell kimutatni. A GESZ és az önállóan működő intézményeink külön-külön rendelkeznek házi pénztárral, mellyel kapcsolatos részletes eljárási rendet a Pénzkezelési szabályzat, az analitikus nyilvántartások rendszerét a 4. számú melléklet tartalmazza. A házi pénztárak központi helye a GESZ székhelye, telephelye. Költségvetési bankszámlákon kell elszámolni az államháztartás szervezete összes bevételét és kiadását. Az államháztartás szervezete, így a GESZ és intézményei is rendelkeznek különkülön költségvetési bankszámlákkal. Emellett különböző alszámlákat nyithatnak, például 25
pályázatok elszámolására. tartalmazza. A fő költségvetési bankszámlákat az 1. számú melléklet A költségvetési bankszámlával kapcsolatos részletes szabályokat a Pénzkezelési Szabályzat, az analitikus nyilvántartásokat a 4. számú melléklet tartalmazza. Előirányzat elszámolási számlák A számlán kell a kiadási és bevételi előirányzatokat, mind a közgazdasági, mind funkcionális osztályozás szerint nyilvántartásba venni. Az előirányzatokat az elemi költségvetésből kiindulva év közben minden előirányzat módosítási intézkedés esetén rögzíteni kell. Az előirányzatokkal kapcsolatos analitikus nyilvántartásokat a 4. számú melléklet tartalmazza. Végleges pénzeszköz átadások számlacsoportot a ténylegesen, ilyen jogcímen megjelenő kiadások könyveléséhez kell megnyitni. A végleges pénzeszköz-átadás ellenszolgáltatás nélküli átadás. Egyéb aktív pénzügyi elszámolások - azok a tényleges kiadások, amelyek az adott beszámolási időszakban nem számolhatók el kiadásként véglegesen a költségvetési előirányzat terhére. Ezeket a kiadásokat nem szabad a költségvetési szerv alaptevékenysége eredményének megállapításánál figyelembe venni. Csoportosítása: - költségvetési = függő, = átfutó, = kiegyenlítő. A költségvetési egyéb aktív pénzügyi elszámolások közé azok a függő, átfutó és kiegyenlítő tételek tartoznak, amelyeket a költségvetési bankszámláinkról, pénztárból kerülnek teljesítésre. Függő kiadások - ebbe a csoportba olyan tételeket kell besorolni, amelyekről a felmerüléskor még nem lehet megállapítani, hogy azokat milyen ellenszámlával szemben kell nyilvántartásba venni, vagy nem az adott évet terhelik. Ilyen esetek lehetnek: = a kifizetés pillanatában a végleges jogcímen nem kerülhet elszámolásra azonosítási feltételek hiánya miatt, = december hónapra járó, december hónapban történő munkabér kifizetése, = téves átutalás. Átfutó kiadások - ebbe a csoportba olyan tételeket lehet besorolni, amelyek a költségvetési szerveknél átmeneti és időlegesen megjelenő kiadások. Ilyenek lehetnek: = illetményekkel kapcsolatos elszámolások, = bérleti szerződésekhez kötődő kiszámlázott energia és közmű költségekkel kapcsolatos elszámolások, 26