ANALTIKUS NYILVÁNTARTÁSOK ÉS A FŐKÖNYVI KÖNYVELÉS KAPCSOLATA

Átírás

1 Ikt.sz.: 47103/2012. Ikt.k.: SZÁMVITELI POLITIKA 4. SZÁMÚ MELLÉKLET BUDAPEST FŐVÁROS XIII. KERÜLETI ÖNKORMÁNYZAT GAZDASÁGI ELLÁTÓ SZERVEZET Budapest, XIII., Hajdú utca 29. ANALTIKUS NYILVÁNTARTÁSOK ÉS A FŐKÖNYVI KÖNYVELÉS KAPCSOLATA Készítette: Borgulya Mónika

2 TARTALOMJEGYZÉK 1. IMMATERIÁLIS JAVAK 3 2. INGATLANOK 3 3. GÉPEK, BERENDEZÉSEK 3 4. BERUHÁZÁSOK 4 5. KÉSZLETEK 4 6. KÖVETELÉSEK 5 7. ELŐIRÁNYZATOK NYILVÁNTARTÁSA 6 8. EGYÉB PÉNZÜGYI NYILVÁNTARTÁSOK PÁLYÁZATON ELNYERT ÖSSZEGEKRŐL ÉS FELHASZNÁLÁSUKRÓL, VALAMINT A KÖTÖTT FELHASZNÁLÁSÚ, NORMATÍV ELŐIRÁNYZATOKRÓL, ÉS AZOK FELHASZNÁLÁSI ADATAIRÓL PEDAGÓGUS TOVÁBBKÉPZÉS ANALITIKUS NYILVÁNTARTÁSÁNAK VEZETÉSE GONDOZÁSI KÖZPONTOK TISZTELETDÍJ KIFIZETÉSEIRŐL ÁTALÁNYDÍJAS ÉS BÉRLETI SZERZŐDÉSEKRŐL 8 9. EGYÉB AKTÍV PÉNZÜGYI ELSZÁMOLÁSOK SAJÁT TŐKE PÉNZMARADVÁNY SZÁLLÍTÓI KÖTELEZETTSÉGEK EGYÉB PASSZÍV PÉNZÜGYI ELSZÁMOLÁSOKRÓL KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS NYILVÁNTARTÁSA 10 2

3 Az analitika - részletező nyilvántartást jelent. A kormányrendelet csak azoknak az eszközöknek és forrásoknak a körét határozza meg, amelyekhez kötelező az analitika vezetése, azonban az analitikák formáját és tartalmát a költségvetési szerv saját hatókörében állapítja meg. A GESZ a következő analitikus nyilvántartásokat vezeti: 1. Immateriális javak - egyedileg kell a vonatkozó alapdokumentumokkal nyilvántartani Az országos szabványok közül a vagyoni értékű jogokra és szellemi termékekre is lehet alkalmazni a Gépek, berendezések, felszerelések és járművek egyedi nyilvántartó lapjait. 2. Ingatlanok - egyedi nyilvántartás Épületek és egyéb építmények egyedi nyilvántartó lap. Legfontosabb adatai: = megnevezése, azonosító adatok (helyrajzi szám) = építkezés ideje, kivitelező cég megnevezése, = műszaki alapadatok (alapozás, födém, fűtés, világítás, beépített terület, stb.) = értékcsökkenés elszámolására vonatkozó adatok, = a bruttó értékben, az értékcsökkenésben a nettó értékben bekövetkezett változások, tartozékok felsorolása, stb. Ezt a nyilvántartást az Számviteli osztály vezeti. Az analitikus nyilvántartás változásait havonta egyeztetni, az eltéréseket rendezni kell a főkönyvi könyveléssel. Év végén a teljes nyilvántartást kell egyeztetni, mind bruttó érték, mind értékcsökkenés vonatkozásában. A negyedéves értékcsökkenés elszámolását a Számviteli osztály végzi el, számítógépes feldolgozással, az egyedi nyilvántartások alapján, és feladást készít a negyedévet követő hónap 10- ig a főkönyvi könyvelésnek. A IV. negyedév feladása január 20-ig készíthető el, mivel éves állományt kell egyeztetni. Az egyeztetésért és a feladásokért a Számviteli osztályvezető a felelős. Egyeztetni a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi osztályával kell minden negyedév végén. 3. Gépek, berendezések - Gépek, berendezések, felszerelések és járművek egyedi nyilvántartó lap 3

4 Legfontosabb adatai: = megnevezés, azonosító adatok, (vámtarifaszám, gyártási szám, alvázszám, motorszám, rendszám, stb.), = beruházás adatai (gyártó, szállító cég megnevezése, beruházás ideje), = az értékcsökkenés elszámolására vonatkozó adatok, = a bruttó érték állománya, értékcsökkenés, nettó érték állománya és a bekövetkező változások, stb. Ezt a nyilvántartást a Számviteli osztály vezeti. Az analitikus nyilvántartás változásait havonta egyeztetni, az eltéréseket rendezni kell a főkönyvi könyveléssel. Év végén a teljes nyilvántartást kell egyeztetni, mind bruttó érték, mind értékcsökkenés vonatkozásában. Az értékcsökkenés elszámolása hasonlóan történik, mint az ingatlanoknál. Az egyeztetésért és feladásért a Számviteli osztályvezető felelős. 4. Beruházások Beruházások - Ezen belül külön analitikát kell vezetni a folyamatban lévő beruházásokról és a kis értékű éven belül amortizálandó raktári új tárgyi eszközökről. A folyamatban lévő beruházásokról olyan analitikus nyilvántartás készül, melyből naprakészen megállapítható, mind a műszaki készültség, mind a pénzügyi teljesítés foka. A folyamatban lévő beruházásokról az analitikát a Számviteli osztály vezeti. Év végén egyeztetni kell az analitika és a főkönyv szerinti pénzügyi teljesítést. Az egyeztetésért a Számviteli osztályvezető felelős. Kis értékű tárgyi eszközökről a készletekkel azonosan vezetett analitikus nyilvántartás készül. Az analitikát a Számviteli osztály vezeti mennyiségben. - A beruházásokra adott előlegekről a pénzügyi osztály vezet nyilvántartást. Az előlegek analitikus nyilvántartását negyedévente kell a főkönyvi könyveléssel egyeztetni. Az egyeztetésért a Pénzügyi osztályvezető, illetve a Számviteli osztályvezető a felelős. 5. Készletek A készletekkel kapcsolatban kétféle analitikus nyilvántartás vezetése a kötelező. A raktári készletekről - mennyiségben és - értékben vezetett analitika. 4

5 Az egyéb készletekről felhasználásig - mennyiségben vezetett analitika. A raktári nyilvántartás: - központi raktár - bölcsődei és vácegresi élelmiszerek egyedi nyilvántartásáról az intézményvezetők gondoskodnak saját hatáskörben. Az élelmezési állományról az intézmények a negyedévet követő hó 8-ig küldenek feladást a Számviteli osztály felé. Az analitikus nyilvántartást a Számviteli osztály ECOSTAT program alapján számítógépes feldolgozással vezeti. Az analitikus nyilvántartás a következő adatokat tartalmazza. = azonosító adat (cikkszám, kódszám) = méret, minőség, = készleten lévő mennyiség és értéke, = készletváltozások mennyiségben és értékben, = leltározás és egyeztetés dokumentálása a nyilvántartásban. A készletek analitikus nyilvántartásával kapcsolatos feladások = önállóan működő intézmények részére történő készletkiadásokról feladás folyamatosan készül a főkönyvi könyvelés részére a szakfeladatok szerinti átterheléshez /határidő: tárgyhót követő 8-a/, = év végi leltári állományról feladás a főkönyvi könyvelés részére. A feladásokért a Számviteli osztályvezető a felelős. Az analitikus nyilvántartás és a főkönyvi könyvelés adatait egyeztetni kell. Az egyeztetéséért a Számviteli osztályvezető a felelős. Mennyiségi nyilvántartást a következő készletekről kell vezetni: = Használatba adott kis értékű tárgyi eszközök, = Szerszámok, = Munkaruhák, védőruhák, = Konyhai eszközök. Ezekért a nyilvántartások folyamatos vezetéséért az intézményvezető a felelős. 6. Követelések A követelések analitikus nyilvántartásai három fő részre tagolhatók: = Adósok - élelmezési tevékenységgel kapcsolatban: ezt a nyilvántartást az élelmezési ügyintéző vezeti intézményenként, havonta. 5

6 = Vevők - a GESZ által kiállított számlák nyilvántartása a pénzügyi ügyintéző feladata. = Munkavállalókkal kapcsolatos tartozások - a Bér- és Munkaügyi, Pénzügyi, valamint Számviteli osztályok feladata. A vevők analitikus nyilvántartásának a következő adatokat kell tartalmaznia: = vevő megnevezése, címe, azonosítói, = követelés jogcíme, = követelés előírásának időpontja, = számla száma, = a fizetési határidő, = a követelés összege, külön az áfa összege, = a fizetés módja, = a követelés kiegyenlítésének ideje, összege. A követelésekkel kapcsolatban a főkönyvi könyveléssel a beérkezett bevételek vonatkozásában keletkezik egyeztetési feladat. Ez a feladat a Pénzügyi osztályvezető felelősségi körébe tartozik. A követelések negyedévi állományáról készített leltárt a főkönyvi könyvelés részére át kell adni, negyedévet követő hónap 08-ig. Felelős: Pénzügyi osztályvezető 7. Előirányzatok nyilvántartása Ez a nyilvántartás intézményenként tartalmazza = eredeti előirányzatok = módosítások - kiemelt előirányzatonként - hatáskörönként adatait. Egyeztetési feladatok: - főkönyvi könyveléssel, - intézményekkel, - Polgármesteri Hivatallal a költségvetési támogatás és a irányító szervi hatáskörben Végrehajtott előirányzat - módosítások esetében. Az előirányzat nyilvántartásokat a GESZ-nek és az intézményeknek is kell saját hatáskörben vezetni a folyamatos, egyszerűbb egyeztetések miatt. Az egyeztetésért a Számviteli osztályvezető és az intézményvezetők együttesen felelős. 8. Egyéb pénzügyi nyilvántartások A pénzügyi osztály külön analitikus nyilvántartást vezet = pályázatokon elnyert összegekről és azok felhasználási adatairól, 6

7 = a kötött felhasználású, normatív előirányzatokról, és azok felhasználási adatairól, = munkaruha előlegekről és elszámolásukról, = Gondozási Központok tiszteletdíj kifizetéseiről, = átalánydíjas és bérleti szerződésekről Pályázaton elnyert összegekről és felhasználásukról, valamint a kötött felhasználású, normatív előirányzatokról, és azok felhasználási adatairól Analitika tartalma: pályázatot kiíró neve, pályázott összeg, pályázat elszámolásáért felelős dolgozó neve, elnyert összeg, elszámolási határidő, elszámolás időpontja, elszámolt összeg, következő évre áthúzódó kötelezettség. Előleg Elszámolás - utalvány sorszám - utalvány sorszám - jogcím - jogcím - dátum - dátum - intézmény kódja - intézmény kódja - intézmény neve - intézmény neve - szakfeladat - szakfeladat - főkönyvi szám - főkönyvi szám - előleg forintban - nettó érték forintban - elszámolási határidő - ált.forg.adó kulcs % -ált. forg. adó forintban - bruttó érték forintban - bizonylatszám - szállító neve Az analitikus nyilvántartás vezetéséért felelős az intézmény vezetője és a GESZ Pénzügyi osztálya. Az analitikus nyilvántartást a Pénzügyi osztály negyedévente egyezteti az intézménnyel Pedagógus továbbképzés analitikus nyilvántartásának vezetése Az analitika vezetéséért felelős az intézményvezetője és a Pénzügyi Osztály. Az analitika tartalmazza: a pedagógus továbbképzésre biztosított keretet, a pedagógus nevét, normatíva terhére elszámolt összegeket jogcímenként. Az analitikus nyilvántartást a Pénzügyi osztály negyedévente egyezteti az intézménnyel. 7

8 8.2. Gondozási Központok tiszteletdíj kifizetéseiről Előleg Adattartalom, mint a pályázatoknál. Elszámolás - utalvány sorszám - jogcím - dátum - intézményi kód - intézmény neve - szakfeladat - főkönyvi szám - bizonylatszám - kifizetés forintban 8.3. Átalánydíjas és bérleti szerződésekről Bevételeknél - partner név - partner kód - azonosító titkársági iktató szám - szerződés dátuma - szerződés lejárat dátuma - jelölés lejárt v. nem - tárgy - gyakoriság - fizetési mód - következő dátum - összeg forintban - önállóan működő intézmény kódja - jelölés eseti v. nem - számla sorszám - partner cím Kiadásnál - szerződés száma - partner név - partner kód - kezdési dátum - lejárat dátum - jelzés lejárt v. nem - önállóan működő intézmény kódja - szerződés tárgya - gyakoriság - fizetési mód - összeg forintban - jelzés eseti v. nem Egyeztetés a Számviteli osztály és a Pénzügyi osztály feladata. 8

9 9. Egyéb aktív pénzügyi elszámolások Az aktív pénzügyi elszámolások nyilvántartásainak adatait havonta egyeztetni kell a pénzforgalmi teljesítéshez. Az egyeztetéséért együttesen felelős a Számviteli osztály és a Pénzügyi osztály. A Pénzügyi osztály kötelessége, hogy az állományt havonta kimutassa. A készpénzes előlegekkel kapcsolatos nyilvántartást a pénztáros vezeti A bankszámlákról utalt előlegekről elkülönített nyilvántartást vezet a Pénzügyi osztály. Ez képezi az analitikus nyilvántartást. A havi egyeztetést a nyilvántartás adatai alapján kell végezni. A munkavállalókkal kapcsolatos munkabérelőlegekről a Pénzügyi osztály és a Számviteli osztály nyilvántartást vezet. A Pénzügyi osztály a munkabér előlegek felvételéről, a Számviteli osztály a munkabér előlegek visszafizetéséről, illetve a felvétel összegéről vezet folyamatos nyilvántartást. Az egyeztetések lefolytatásáért a Pénzügyi és Számviteli osztályvezetők a felelősök. Az intézményeknek is vezetniük kell a munkabérelőlegekről szóló nyilvántartást, amelyet minden negyedévet követő hó 15-ig egyeztetniük kell a GESZ Számviteli osztályával. 10. Saját tőke A saját tőkével kapcsolatos, év közben bekövetkezett növekedéseket és csökkenéseket év végén a mérlegben jogcímenként el kell készíteni. A Számviteli osztály feladata a bekövetkezett változások jogcím szerinti évközi nyilvántartása. 11. Pénzmaradvány Az éves pénzmaradványról intézményenként a mérleghez részletes kimutatást kell a számviteli osztálynak készíteni. Évközben szintén intézményenként nyilvántartást kell vezetni a pénzmaradvány felhasználásokról. A pénzmaradvány nyilvántartását a Pénzügyi osztály végzi. Az egyeztetéséért felelős a Pénzügyi osztály és a Számviteli osztály. 12. Szállítói kötelezettségek A bejövő számlákról a Pénzügyi osztály vezet részletező nyilvántartást. A nyilvántartás a következő adatokat tartalmazza: = intézményi kódot, = a szállító megnevezését, címét, = a szállító bankszámlaszámát, adószámát, = a számla keltét, számát, = a jogcímet, = a teljesítés időpontját, = az összeget, külön az áfát, = a fizetési határidőt, = a kifizetés összegét, = a kifizetés időpontját. A nyilvántartást a főkönyvi könyveléssel kell egyeztetni, mely a Pénzügyi osztályvezető feladata. 9

10 Negyedévenként negyedévet követő hó 8-ig, felelős Pénzügyi osztály kell az állományváltozást elkészíteni és a főkönyvi könyvelésben rögzíteni. Év végén a szállítói kötelezettségekről készített általános forgalmi adóval növelt leltár alapján kell a mérleg vonatkozó adatszolgáltatását összeállítani. Felelős: Pénzügyi osztályvezető 13. Egyéb passzív pénzügyi elszámolásokról A Számviteli osztály a függő, átfutó, kiegyenlítő bevételekről a következő nyilvántartást vezet; - A nyilvántartás a következő lényeges adatokat kell, hogy tartalmazza: = keletkezési ideje, = keletkezésének az oka, = összeg, = partner, szervezet, vagy személy neve, = rendezésének módja, ideje. A nyilvántartásokat havonta egyeztetni kell a főkönyvi könyveléssel. Az egyeztetések lefolytatásáért a Pénzügyi és Számviteli osztályvezetők a felelősök. 14. Kötelezettségvállalás nyilvántartása Az analitikát a Pénzügyi osztály vezeti a beérkezett számlák, szerződések, megrendelések alapján intézményenként. Az analitika vezetése az ECOSTAT program Kötelezettségvállalás moduljában történik. Az intézmények a szerződéseiket, megrendeléseiket a Kötelezettségvállalási modul Rendelési almodul részében rögzítik, amelyek automatikusan megjelennek a nyilvántartásban. A hozzákapcsolódó számlákat, kifizetéseket a Pénzügyi osztály csatolja. A kötelezettségvállalási keretekre felosztás a Pénzügyi osztály, és az intézmény feladata. A kötelezettségvállalás egyeztetéséért a Pénzügyi osztály és az intézményvezető a felelős. A kötelezettségvállalási modulból adatot a főkönyvelés felé minden negyedév 8-áig kell szolgáltatni a Pénzügyi osztálynak. A nyilvántartás tartalmazza: - partner megnevezése, - belső iktatószám, - külső azonosító (számlaszám, rendelési szám stb.), - nettó összeg, - áfa összeg, - bruttó összeg, - gazdálkodó kódja, - iktatás dátuma, - fizetési határidő, - fizetés módja, 10

11 - számla dátuma, - teljesítés, - megjegyzés, - partner kód. 11