Leltározási és leltárkésztési szabályzat

Átírás

1 Nemesvámos-Veszprémfajsz Községek Körjegyzősége Leltározási és leltárkésztési szabályzat (B-04) Jóváhagyta Nemesvámos Község Önkormányzata Veszprémfajsz Község Önkormányzata Veszprémfajsz Község Német Nemzetiségi Önkormányzata./2012. /2012. /2012. szám alatt.

2 Nemesvámos Község Önkormányzata, Veszprémfajsz Község Önkormányzata, Veszprémfajsz Község Német Nemzetiségi Önkormányzata, Nemesvámos és Veszprémfajsz Községek Körjegyzősége, a Petőfi Sándor Általános Iskola és a Napköziotthonos Óvoda mint államháztartási szervek (a továbbiakban: költségvetési szerv) egységes leltározási és leltárkészítési szabályzatát a következők szerint határozom meg: I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK Jelen szabályozás a számvitelről szóló, többször módosított évi C. tv. (továbbiakban Szt.) és az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló, többször módosított 249/2000. (XII.24.) Kormányrendelet (továbbiakban Áhsz) előírásain alapul. A leltározási szabályzat célja az éves az elemi költségvetési beszámoló részét képező könyvviteli mérleg tételeit alátámasztó leltárak készítésére és a leltárban szereplő eszközök, kötelezettségek leltározására, értékelésére vonatkozó, az adott költségvetési szervre érvényes szabályok írásba foglalása, elősegítve ezzel, hogy az elemi költségvetési beszámoló a költségvetési szerv vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetéről a valós képet mutassa. A leltározás során biztosítani kell, hogy valamennyi vagyontárgy felvételre (számbavételre) kerüljön, és ennek eredményeként a mérlegvalódiság elve érvényesüljön. II. LELETÁROZÁSI FOGALMAK 1. A költségvetési évről, december 31-ei fordulónappal készített könyvviteli mérlegben kimutatott eszközöket és forrásokat - ideértve az aktív és passzív pénzügyi elszámolásokat is - minden évben leltározni kell. 2. A leltározás a könyvviteli mérlegben kimutatott eszközök és források valódiságát támasztja alá. A leltárnak tartalmaznia kell tételesen és ellenőrizhető módon az intézmény eszközeit mennyiségben és értékben, forrásait értékben. A leltár az intézmény eszközeiről és forrásairól egy adott időpontra vonatkoztatva a valóságos helyzetnek megfelelő mennyiségben és értékben készített tételes kimutatás. 3. A Számviteli Törvény értelmében az év végi záráskor, a beszámoló elkészítéséhez, a mérleg tételeinek alátámasztásához olyan leltárt kell összeállítani, amely tételesen ellenőrizhető módon tartalmazza az intézmény mérleg fordulónapján meglévő eszközeit és forrásait mennyiségben és értékben. A mérleget alátámasztó leltárral szembeni követelmények: 1. oldal, összesen: 25

3 teljesség: tartalmazza a szervezet minden eszközét és az eszközök forrásait. valódiság: a leltárba felvett eszközök és forrásai a valóságban is megtalálhatók, kívülállók által is megállapíthatók, értékelésük megfelel a számviteli jogszabályokban, illetve az értékelési szabályzatban foglaltaknak. világosság: a leltárnak áttekinthetően, leltározási helyenként és ezen belül fajta, típus, méret és minőség szerinti részletezéssel kell tartalmaznia az eszközöket és forrásokat. ellenőrizhetőség: annak függvényében, hogy a leltárba honnan kerültek az adatok beállításra. 4. Az eszközök - kivéve az immateriális javakat, a követeléseket (ideértve a kölcsönöket, a beruházási előleget és az aktív pénzügyi elszámolásokat) - leltározását mennyiségi felvétellel, a csak értékben kimutatott eszközök (az immateriális javak, a követelések, az idegen helyen tárolt - letétbe helyezett, portfólió-kezelésben, vagyonkezelésben lévő értékpapírok, illetve a dematerializált értékpapírok) és a források leltározását egyeztetéssel kell végrehajtani. III. LELTÁROZÁS MÓDJA ÉS IDŐPONTJA A leltárfelvétel lehet mennyiségi felvétel és mennyiségi felvétel nélküli egyeztetés. A mennyiségi felvétel mérés, megszámlálás vagy mérlegelés útján történhet. A mennyiségi felvétel nélküli leltározás során a könyvelési adatok és a főkönyvi számlákkal egyeztetett analitikus nyilvántartások vagy egyéb bizonylatok alapján kell az eszközöket és forrásokat megállapítani. Leltárnak kell tekinteni a leltározás alapján helyesbített és ellenőrzött, a főkönyvi könyveléssel egyező analitikus nyilvántartásokból készült kivonatokat is. Egyeztetéssel kell leltározni a követeléseket, tartozásokat, mennyiségi felvétellel nem leltározható eszközöket és forrásokat, továbbá az úton lévő anyagot és árut, kölcsön adott eszközöket, valamint feldolgozásra kiadott eszközöket. A leltározás időpontja szerint lehet folyamatos vagy fordulónapi. A folyamatos leltározási kötelezettség alá eső minden eszköz leltározását meghatározott időtartamon belül kell végrehajtani. Fordulónapi leltárfelvétel esetén a költségvetési szerv egész területén a leltározási kötelezettség alá eső minden eszközt a vonatkozó analitikus nyilvántartások lezárásával egyidejűleg előre meghatározott naptári nappal kell leltározni. A költségvetési szerv döntése értelmében az ingatlanok és a személyre kiadott eszközök és anyagok körének kivételével minden eszköz és forráskört az év végi fordulónappal leltároznak. 1. Az év utolsó napjával leltározandó: Az év utolsó napján (mint fordulónappal) kell elvégezni az alábbi eszközöknek, készleteknek, forrásoknak a leltározását: befejezetlen termelés; étkezési nyersanyagokat és büféárukat; 2. oldal, összesen: 25

4 úton lévő anyagok és áruk készletei; házi pénztárak készletei; pénzintézetekkel, költségvetési szervvel, TB-vel szembeni követelések és tartozások; adósok és hitelezők, valamint munkavállalók tartozásai; bélyegzők; bérbe adott, bérbe vett és lízingelt eszközök. 2. Immateriális javak leltározása: Immateriális javak között kell kimutatni a nem anyagi eszközöket. Az immateriális javak, szellemi termékek (szoftverek) leltározását évenként tényleges mennyiségi felvétellel kell végrehajtani. A szoftvereket leltári számukkal kell a leltárfelvételi ívre felvenni, a megjegyzés rovatban szerepeltetve azon hardver számát, melyre a szoftver telepítésre került. A leltározást lehetőleg informatikai szakember részvételével kell végrehajtani. Az immateriális javak között vagyoni értékű jogként azon szerzett jogok tartoznak, melyek nem kapcsolódnak ingatlanhoz, illetve nem tartoznak a szellemi termékek közé. Ilyenek: bérleti jog, használati jog, koncessziós jog, márka név és licencek. Ezek leltározását évente, a szerződéssel, vagy megállapodással történő egyeztetéssel kell végrehajtani. 3. Tárgyi eszközök, azok tartozékainak, egyéb berendezések, felszerelések, járművek leltározása: Az ingatlanokat, valamint azok tartozékait 2 évente, mennyiségi felvétellel kell leltározni. A gépek és berendezések, egyéb berendezések, felszerelések, járművek leltározását évente, mennyiségi felvétellel kell végrehajtani. A tárgyi eszközök leltározásának ki kell terjednie az előírások szerint a tárgyi eszközök egyedi nyilvántartásba vett tartozékaira is. Bérbe, lízingbe vett, vagy adott eszközöket a bérbevevőnek kell leltározni, majd a leltárfelvételi ív és a jegyzőkönyv 1 példányát át kell adni a bérbeadónak. 4. Beruházások leltározása: A leltározás kiterjed a beruházások tényleges (nyilvántartott) állományára, beleértve mind a más vállalkozások (idegen kivitelezők) által a saját vállalkozásban végzett számlázott (elszámolt) munkákra, továbbá a szünetelő és leállított, valamint a leltározás időpontjáig műszakilag befejezett, de üzembe nem helyezett beruházásokra. A leltározást évenként egyszer, a december 31-i állapotnak megfelelően, tényleges felvétellel, majd (a beruházási egységenként vezetett) analitikus nyilvántartással való összehasonlítással kell végrehajtani. A leltárfelvételi íven fel kell tüntetni a fellelt mennyiség mellett annak fontosabb műszaki adatait is. Idegen kivitelezés esetén célszerű, ha a kivitelező (szállító) megbízottja is jelen van, s a leltározásról felvett jegyzőkönyvet aláírja. A befejezetlen beruházások esetén is a fenti eljárást kell követni. 5. Készletek leltározása: 3. oldal, összesen: 25

5 A készletek leltározása során a leltározási bizottságnak vizsgálnia kell, hogy az nem minősül-e feleslegesnek, vagy csökkent értékűnek. A készleteket évente egyszer, tényleges mennyiségi felvétellel kell leltározni. A raktári készletek esetén a felvételt követően a gépi nyilvántartás tételes felülvizsgálatával és egyeztetéssel kell a leltárt kiértékelni. A készletek közül azok leltározása, melyek személyre szabottan kerültek átvételi elismervénnyel kiadásra, a 6. pont szerint kell történjen. A leltár kiértékelése a nyilvántartásokkal való egyeztetéssel történik. 6. Eszközök munkahelyi (munkavállalói) nyilvántartása -ra kiadott eszközök és készletek leltározása: A dolgozóknak átadott eszközök és anyagok körébe csak azok tartozhatnak, amelyeket személyi használatra adtak át. Feltétel, hogy a munkavállaló aláírásával igazolja az átvételt, s a munkaidő befejeztével vagy távollétében biztonságosan el tudja zárni az általa átvett eszközt. Az így kiadott eszközök és készletek (nyilvántartásra kötelezett anyagok) leltározását két évente mennyiségi felvétellel, évente pedig egyeztetéssel kell végrehajtani, függetlenül attól, hogy azokat a mérlegben értékkel szerepeltetik vagy csak mennyiségi nyilvántartást vezetnek róluk. A kétévente esedékes mennyiségi felvételt a tárgyév harmadik negyedévében végzi el az intézmény. Eszközök munkahelyi (munkavállalói) nyilvántartása nyomtatványon rögzített tételekről összesítőt kell készíteni a leltározás előkészítése során, mely kiegészíti a leltárfelvételi ívek adatait a központi nyilvántartással való egyeztetés során (amennyiben a vonatkozó szoftver elkészíti az alleltár összesítőt, azt kell alkalmazni). 7. Házipénztár pénzkészletének leltározása: A házipénztár pénzkészletét az év utolsó munkanapján a napi zárlat elkészítése után kell leltározni. A leltározást a pénztárosból és a pénztárellenőrből álló leltározási csoportnak kell végeznie, melyet a leltárellenőr hitelesít. A leltározásról a 1.sz. melléklet szerinti pénztári leltározási jegyzőkönyvet kell 2 példányban felvenni. Mellékletként csatolni kell az aznapi pénztárjelentés fénymásolt példányát. 8. Követelések és kötelezettségek leltározása: A követelések és kötelezettségek leltározását a december 31-i állapotnak megfelelően, a számítógépes könyvelési rendszerben előállított nyilvántartások egyeztetésével kell végrehajtani. IV. LELTÁROZÁS ELŐKÉSZÍTÉSE ÉS VÉGREHAJTÁSA 1. A leltározás végrehajtásának időszakos szabályozása a körjegyző feladata. A leltározás elrendelése során mind a leltározásba bevont eszközkört, mind a 4. oldal, összesen: 25

6 leltározással érintett területeket felosztva leltározási bizottságokat jelöl ki, s ezek részére ütemtervet állít össze. A leltározási területeket (körzeteket) úgy kell meghatározni, hogy azok fizikailag is elhatárolható területek legyenek. A bizottságokban ki kell jelölnie a bizottság vezető személyét, aki felel a teljes körűségért és aki a leltározási jegyzőkönyveket is vezeti. Az elrendelésnél alkalmazandó Leltározási utasítás és ütemterv formáját a szabályzat 2.sz.melléklete tartalmazza. Az ütemterv összeállításánál gondoskodni kell arról, hogy az anyagilag felelő személy a kijelölt időpontban rendelkezésre tudjon állni, s elegendő ideje legyen a leltárra való felkészüléshez. Szintén vigyázni kell arra, hogy anyagilag felelős személy a felelősségi körébe tartozó területen ne legyen bizottságvezető. A leltározási körzet leltározásra kijelölt eszközféleségének nyilvántartását vezető dolgozó nem jelölhető sem a leltározási bizottságba, sem ugyanitt leltárellenőrnek. A dolgozói létszám megfelelő kijelölése érdekében javasolt a dolgozók ún. keresztbe irányítása más területre. A leltározás elrendelés a körjegyző és a polgármesterek aláírásával kerül kiadásra, így az mindenkire kötelező érvényű. Az elrendelést minden érintett személy részére kimutathatóan át kell adni, egyidejűleg a körjegyző által aláírt megbízólevéllel (lásd 5.sz.melléklet). Szintén gondoskodni kell adott esetben a megfelelő mérő és vizsgáló eszközök biztosításáról. Amennyiben valamelyik leltározási bizottság vezetője külön műszaki szakértő kirendelését kéri, úgy annak biztosítása körjegyző feladata. 2. A leltározás előtt az adott terület (részleg) vezetője gondoskodik a leltározásra való felkészülésről. Általánosan biztosítani kell a leltározandó készletek és eszközök felmérésének, megszámolhatóságának lehetőségét. Biztosítani kell a tárgyi eszközök és készletek helyes elhatárolását, a megfelelő beazonosíthatóságot biztosító jelölést. Az idegen eszközöket el kell különíteni. A munkahelyeken általános rend biztosítása szükséges, az oda nem szükséges készleteket raktárba kell elhelyezni. Az új és használt eszközféleséget el kell különíteni, az elfekvő és csökkent értékű készleteket fel kell tárni. A leltározás alatt biztosítani kell a leltározási csoport részére a részleg bejárhatóságát, valamint amennyiben azt a készlet nagysága szükségessé teszi segéderő jelenlétét. A leltározásra való felkészülés során, a leltározást megelőzően, azon tételeket, melyek használhatatlanná váltak, jelen szabályzat selejtezésre vonatkozó előírásainak megfelelő módon selejtezni kell. 3. A leltározási bizottságok részére a kijelölt területükre vonatkozó leltárfelvételi íveket át kell adni, s ezek felhasználásával végzik el a tényleges felvételeket. A felvételi ívekre fel kell tüntetni a felvételi eljárás során a fellelt készletek mennyiségét. A felvételi eljárás során az anyagilag felelős személynek, vagy személyeknek személyesen, vagy írásbeli megbízással rendelkező képviselőjüknek jelen kell lennie. A felvételi eljárás kezdetén a 3.sz.melléklet szerinti, végeztekor pedig a 3.sz.melléklet szerinti leltározási jegyzőkönyvet kell felvenni, melyekben a bizottságvezető rögzíti az anyagilag felelős személy, vagy megbízottja általi felszólamlásokat is, amennyiben azokat nem sikerült a helyszínen mindenki részére megnyugtatóan rendezni. A leltározási íveket, esetlegesen alkalmazott feljegyzéseket, a résztvevők által aláírt leltározási jegyzőkönyvvel együtt, kiértékelésre átadják az arra kijelölt dolgozók részére. Az anyagilag felelős dolgozó a 5. oldal, összesen: 25

7 leltározás teljes körűségének biztosítása érdekében a 6.sz. melléklet szerinti formában nyilatkozik a bemutatott készletek teljes körűségéről, mely jegyzőkönyv a leltározási dokumentáció részét képezi. 4. A leltározási eljárás során annak megbízhatóságát, teljes körűségét és valódiságát a kijelölt leltárellenőr szúrópróbaszerűen ellenőrzi. Az ellenőrzés során az éppen leltározási eljárásba vont helyiségben az előzőleg felvett tételek egy részét is utóellenőrzésnek kell alávetni újraszámolással. Az ellenőrzések tényét és az esetleges intézkedéseket a felvételi íven piros tintával fel kell jegyezni, s azokat a leltározás kiértékelése után be kell mutatni az intézmény vezető részére. Amennyiben a leltározás során a mennyiségi felvételt nem befolyásoló javaslat, vagy ötlet kerül felvetésre, azt külön feljegyzésen kell az intézményvezető felé eljuttatni. 5. A leltározás során alkalmazható szabvány nyomtatványok: B /a.r.sz. Készletek leltári íve B /a.r.sz. Leltárfelvételi ív és összesítő készletek felvételére B /a.r.sz. Leltárfelvételi jegy ingatlanok (épületek, építmények, telkek) felvételére B.sz.ny /a.r.sz. Leltárfelvételi ív tartalék motorok felvételéhez B /a.r.sz. Tárgyi eszköz leltárfelvételi ív gépek, berendezések felvételére B /a.r.sz. Tárgyi eszköz leltárfelvételi ív és összesítő gépekhez, berendezésekhez B /a.r.sz. Kimutatás a tárgyi eszközök hiányáról vagy többletéről Amennyiben az adott készletre vonatkozó számítógépes nyilvántartás képes leltárfelvételi ív készítésére, a leltározás során az is alkalmazható, azonban azt a Leltározási utasításban külön rögzíteni szükséges. V. LELTÁROZÁS KIÉRTÉKELÉSE A leltározási íveket, esetlegesen alkalmazott feljegyzéseket, a résztvevők által aláírt leltározási jegyzőkönyvvel együtt, kiértékelésre átadják az arra kijelölt dolgozók részére, akik figyelembe véve a leltározási jegyzőkönyvben rögzített leltározás alatti készletmozgási mennyiségeket feldolgozva a leltárfelvételi ívek adatait a számítógépben, elkészítik a leltárkülönbözetek kimutatásait. A körjegyző a leltárkülönbözetek kimutatásait felülvizsgálva az anyagilag felelős személyektől írásos indoklást és kompenzálási kérelmet kér be. Leltárkülönbözet kompenzálására akkor kerülhet sor, ha az eltérések azonos készletféleségek, rendeltetésük miatt felcserélhetők, helyettesíthetők. Az írásos indoklások alapján a polgármester dönt a kompenzálás engedélyezéséről és az esetleges felelősségre vonás, illetve kártérítés alkalmazásáról. A leltárkülönbözeteket legkésőbb a könyvviteli zárlat alkalmával kell rendezni. Az intézmény éves mérlegében csak a leltárkülönbözetekkel módosított eszközérték vehető fel. 6. oldal, összesen: 25

8 VI. RENDKÍVÜLI LELTÁR ÉS ROVANCSOLÁS Az önkormányzatok és költségvetési szerveik területén, az eszközöket, illetve készleteket érintő rendkívüli események (betörés, lopás, stb.) esetén rendkívüli leltározást kell tartani. Szintén rendkívüli leltározást kell tartani amennyiben az anyagilag felelős személyében változás áll be. Ennek célja a készlet megállapítása, illetve az elszámoltatás. Ezen részt kell vennie a korábbi anyagi felelős dolgozónak (mint átadó), az új anyagi felelős dolgozónak (mint átvevő), valamint a leltározási bizottság vezetőjének (mint közbenjáró). A régi anyagilag felelős személy az átadó leltár kiértékeléséig nem menthető fel felelőssége alól. Rovancsolás célja az anyagilag felelős személy rendkívüli elszámoltatása, melyet rendkívüli módon kell végrehajtani. Ezt a polgármester, vagy a körjegyző rendelheti el, meghatározva a rovancsolás körébe vonandó készletkört és leltározási körzetet. Ennek célja az elszámoltatás. Mindegyik esetben az elrendelés során kell a bizottságot, illetve az alkalmazandó nyomtatványokat kijelölni. VII. FELESLEGES VAGYONTÁRGYAK FOGALMA, MEGHATÁROZÁSA A évi CXCVI. törvény a nemzeti vagyonról (továbbiakban: Nvtv.) 5. -a szerint az önkormányzat vagyona törzsvagyon vagy üzleti vagyon lehet. A helyi önkormányzat tulajdonában álló nemzeti vagyon külön része a törzsvagyon, amely a közvetlenül a kötelező önkormányzati feladatkör ellátását vagy hatáskör gyakorlását szolgálja, és amelyet törvény vagy rendelt fogalomképtelennek, vagy korlátozottan forgalomképtelennek minősít. A helyi önkormányzat kizárólagos tulajdonában álló nemzeti vagyon elidegenítési tilalmát és az az alóli kivételeket a hivatkozott törvény 6. (1) bekezdés rögzíti. Az Nvtv. 9. -a szerint a helyi önkormányzatnak közép- és hosszú távú vagyongazdálkodási tervet kell készítenie. A továbbiakban a selejtezési és hasznosítási eljárás csak azon tárgyi eszközökre vonatkozik, melyek nem tartoznak a fentebb rögzített vagyongazdálkodási terv elemei közé. A vagyongazdálkodási tervben rögzített tételek esetén az abban rögzített módon és hatáskörökkel kell eljárni. E szabályzat hatáskörében felesleges vagyontárgynak kell tekinteni mindazokat a tárgyi eszközöket, amelyek: a költségvetési szerv tevékenységéhez, működéséhez már nem szükségesek, azok eredeti rendeltetésüknek már nem felelnek meg, 7. oldal, összesen: 25

9 a feladatcsökkenés, átszervezés, megszűnés vagy más egyéb ok miatt váltak feleslegessé, rongálás, természetes elhasználódás, vagy erkölcsi avulás miatt rendeltetésszerűen már nem alkalmasak használatra, illetve szavatossági idejük lejárt. Minden esetben gondoskodni kell arról, hogy a hasznosítási, illetve selejtezési eljárásba vont eszközöket a többitől el kell különíteni, meg kell különböztetni mind a nyilvántartásokban, mind a tároláskor. Azonnali selejtezést csak akkor lehet elrendelni, ha a megsemmisítést (ártalmatlanná tételt) hatósági eljárás teszi lehetővé (pl. lejárt szavatosságú gyógyszerek, festékkazetták, mérgezett élelmiszerek, stb.). A szabályzat hatálya nem terjed ki: A költségvetési szerv használatában lévő, de tulajdonát nem képező idegen és ideiglenesen átvett vagyontárgyakra, tovább az épületnek, építménynek nem minősülő ingatlanok (telkek) selejtezésére és hasznosítására, valamint a műemlék és műemlék jellegű vagyontárgyakra; Az ügyiratok és számviteli bizonylatok selejtezésére. VIII. FELESLEGESSÉ VÁLT VAGYONTÁRGYAK HASZNOSÍTÁSÁNAK, SELEJTEZÉSÉNEK KEZDEMÉNYEZÉSE A feleslegesnek, vagy rendeltetésszerű használatra alkalmatlannak ítélt eszközök hasznosítására, selejtezésére a nyilvántartó (személy) felé kezdeményezés történhet: a költségvetési szerv vezetője/ polgármester/ körjegyző, a leltárfelelős, nyilvántartó vagy raktározó dolgozók, a személyi használatra kiadott eszközök esetében az eszközöket használó dolgozók, javaslata, jelzése alapján. A kezdeményezés módja A feleslegességé vált vagyontárgyak hasznosításának, selejtezésének kezdeményezésére jogosultak kötelesek a feleslegessé vált eszközöket a 7. számú melléklet szerinti formátumban rögzíteni és azt a leltározás megkezdése előtt legalább 10 nappal a nyilvántartást vezető részére megküldeni. A hasznosítás módjára az értékesítés, vagy selejtezés megjelölést aláhúzással kell alkalmazni. Az összeállított bejelentő lapokat a nyilvántartást vezető dolgozó összegyűjti, és azt felülvizsgálja. A felülvizsgálat során a következőkre kell tekintettel lenni: a feleslegessé válás oka megfelel-e a valóságnak, ha szükséges, szakértői véleményeket kell beszerezni a feleslegessé válás okának egyértelmű megállapítása érdekében, 8. oldal, összesen: 25

10 gondoskodni kell az eszközök nyilvántartási árának megállapításáról, és annak a jegyzéken történő feltüntetéséről, javaslatokat kell tenni a hasznosítás módjára, valamint értékesítési javaslat esetén az eladási ár megállapítására. A felesleges vagyontárgyak eladási árát az adott időpontban rendelkezésre álló legmegbízhatóbb adatokra támaszkodva kell megállapítani. Az eladási árat a költségvetési szerv esetében a polgármester / jegyző jogosult megállapítani. A felülvizsgált nyilvántartó lapokat engedélyeztetés céljából át kell adni a költségvetési szerv vezetőjének. Amennyiben megadásra kerül az engedélyezési záradék, megindítható a hasznosítási vagy selejtezési folyamat. A záradék megtagadása esetén az eszközt ilyen eljárásba vonni nem szabad, ha további használatra nem alkalmas, vagy felesleges, a nyilvántartónak gondoskodnia kell a biztonságos megőrzés és tárolás iránt. IX. FELESLEGES VAGYONTÁRGYAK HASZNOSÍTÁSA A hasznosítás a következők szerint történhet térítés ellenében (értékesítés) és térítésmentes átadással. 1. Értékesítési eljárás: a) folyamatos leírású tárgyi eszközök esetén követendő eljárás: Felesleges vagyontárgyak értékesítését az értékesíteni szándékozott mennyiség és a versenytárgyalás időpontjának megjelölésével helyi vagy országos lapban, illetve más módon nyilvánosan meg kell hirdetni. A hirdetmény elkészítéséért a nyilvántartást vezető a felelős. A közzététel módjáról és elrendeléséről az elkészített hirdetmény alapján az engedélyezési záradékot megadó dönt. A megjelent hirdetést a versenytárgyalás jegyzőkönyvének mellékleteként meg kell őrizni. A lefolytatott versenytárgyalásról jegyzőkönyvet kell készíteni, melynek legalább a következőket kell tartalmaznia: a jelenlévők nevét, a pályázók azonosító adatait, és eszközönkénti ajánlati összegeit, a versenytárgyalás során eszközönként, vagyontárgyanként kialakított eladási árat, a vevők azonosító adatait, a vevők által vállalt fizetési feltételeket, a jelenlévők aláírását. A bevétel maximalizálásának érdekében a hirdetményben rögzíteni kell a minimális eladási árat, mely nem lehet kevesebb az eszköz hulladék anyagként történő értékelése 9. oldal, összesen: 25

11 során megállapított ár alatt. A minimális eladási ár alatti árajánlatot kizáró okként kell a licitben rögzíteni. b) egyszeri leírású tárgyi eszközök esetén követendő eljárás: A hasznosítást engedélyező dönt arról, hogy az ilyen tárgyi eszközöket is meghirdetik az a) alpont szerinti módon (ez nagy mennyiség esetén javasolt), vagy csak a költségvetési szerveik hirdetési tábláin. Hirdetési táblán való közzététel esetén az értékesítendő eszközök adatain kívül rögzíteni kell az ajánlat leadási helyét (az azt gyűjtő dolgozó nevének megjelölésével), valamint beérkezési határidejét. A határidő lejártát követően a beérkező ajánlatokat összegyűjtve és listázva értékelésre át kell adni a polgármesternek, aki dönt az értékesítésről. A költségvetési szerv dolgozói a feleslegessé vált, leselejtezett vagyontárgyak, eszközök értékesítése vonatkozásában magánszemélynek minősülnek, azonban az értékesítés során előnyben részesíthetőek. Magánszemély részére a felesleges, illetve leselejtezett vagyontárgyak értékesítése csak azonnali készpénzfizetés ellenében történhet, mely értékesítésről a költségvetési szerv számlát köteles készíteni. 2. Térítés nélküli átadás Feleslegessé vált vagyontárgyat ingyenesen átruházni a nemzeti vagyonról szóló évi CXCVI. törvényben meghatározott módon és esetekben lehet. Térítés nélküli átadás esetén tájékoztatni kell az átvevőt az átadott vagyontárgy nyilvántartás szerinti bruttó értékéről és az elszámolt értékcsökkenési leírás összegéről. 3. A felesleges vagyontárgyak hasznosításáért való felelősség A hasznosításának szabályszerűségének és lebonyolításának felelőssége az eszközt addig kezelő költségvetési szerv vezetőjét terheli. Az értékesítés, valamint a selejtezés engedélyezése a költségvetési szervet alapító önkormányzat polgármesterének hatásköre. X. A FELESLEGESSÉ VÁLT VAGYONTÁRGYAK SELEJTEZÉSÉNEK, MEGSEMMISÍTÉSÉNEK SZABÁLYAI 1. Feleslegessé vált vagyontárgyak selejtezése A feleslegessé vált, értékesítésre, hasznosításra nem került vagyontárgyakat, a leltározást megelőzően selejtezni kell. 10. oldal, összesen: 25

12 A selejtezési tevékenységet a leltározás előtt legalább annyival korábban kell lefolytatni, hogy a selejtezett eszközök kivezetése a nyilvántartásból még a leltározás előtt biztosított legyen. Ennek betartásáért a költségvetési szerv vezetője a felelős. A feleslegessé vált vagyontárgyak selejtezését az Önkormányzat esetén a Polgármester, a körjegyzőség esetén a Körjegyző, az előzőek által alapított költségvetési szerv esetén az alapítás szerint illetékes személy által megbízott Selejtezési Bizottságnak, szabályszerűen lefolytatott selejtezési eljárás során kell végrehajtani. 2. A Selejtezési Bizottság A Selejtezési Bizottságnak legalább 3 főből kell állnia, 2 fő selejtezőből és 1 fő vezetőből áll. A Selejtezési Bizottság megbízatása visszavonásig érvényes. Megbízásukat az 10. számú iratminta szerint kell előzetesen kiadni. A Selejtezési Bizottság a feleslegessé vált vagyontárgyak selejtezését a nyilvántartó által összegyűjtött valamint az engedélyezési záradékot megadó által felülvizsgált és a bizottság elnökének átadott bejelentőlapok alapján köteles elvégezni. A Selejtezési Bizottság elnöke felelős a selejtezés szabályszerű lebonyolításáért. Amennyiben bármilyen szabályellenességet tapasztal, köteles azt haladéktalanul a körjegyző részére továbbítani. 3. A selejtezési eljárás és annak végrehajtása Az eljárást megelőző feladatok A Selejtezési Bizottságot a jegyzékek alapján a selejtezést megelőzően köteles megvizsgálni, hogy a még használható vagyontárgyak értékesítésére a szükséges intézkedések megtörténtek-e, a vagyontárgyak a selejtezésre megfelelően kerültek-e előkészítésre, mennyiségük megegyezik-e a jegyzékekben felsoroltakkal, illetve megtörtént-e az egyeztetés a könyvvezetéssel. Selejtezési jegyzőkönyv A selejtezésről jegyzőkönyvet kell felvenni, mely a selejtezésről való elszámolás alapbizonylatát képezi. A selejtezési jegyzőkönyvet a 8. számú iratminta tartalmazza. A jegyzőkönyvekben rögzíteni kell a Selejtezési Bizottság tagjainak végleges javaslatát, amelyet a bizottsági tagok egyetértésük jeléül aláírásukkal igazolnak. A Selejtezési Bizottság által a selejtezési eljárás során készített jegyzőkönyvekben javasolt intézkedések végrehajtása csak a selejtezés eredményének tudomásul vételi záradékának megadása után kerülhet sor. 11. oldal, összesen: 25

13 A selejtezési jegyzőkönyveket évente újra kezdődő sorszámozással a 9. számú iratminta szerint nyilván kell tartani. A nyilvántartás vezetéséért a jegyző által kijelölt dolgozó a felelős. A jegyzőkönyveket 3 példányban kell elkészíteni, és azt 2 példányban a könyvelésnek, 1 példányban a Selejtezési Bizottságnál marad. A könyvelésnek megküldött 2 példányból az átvezetések elvégzése után egy példányt az irattárba kell helyezni. A selejtezésre vonatkozó egyéb szabályok A selejtezési eljárás lefolytatásában a Selejtezési Bizottság valamennyi tagjának részt kell vennie. A selejtezés során messzemenően szem előtt kell tartani a szigorú takarékosság elvét. Amennyiben a selejtezésre javasolt vagyontárgyakról csak szakértő tudja eldönteni a selejtezés indokoltságát, abban az esetben a selejtezés végrehajtása csak a szakértő véleménye alapján történhet. A szakértő véleménye és selejtezési bizottság javaslatára a selejtezett eszközök megsemmisítésre kerülnek, melyet a kijelölt dolgozók a megsemmisítési jegyzőkönyvben aláírásukkal igazolnak. A selejtezett eszközöket a nyilvántartásból ki kell vezetni. Azokat a kiselejtezett eszközöket, amelyekből a költségvetési szerv működéséhez még szükséges, vagy használható anyagok termelhetők ki, szét kell bontani és az így nyert anyagokat, vagy alkatrészeket be kell vételezni. A selejtezéssel kapcsolatos számviteli elszámolások A selejtezés lezárását követően a Selejtezési Bizottság által megküldött jegyzőkönyvek alapján az eszközök értékében, mennyiségében bekövetkezett változásokat a jegyzőkönyvek alapján legkésőbb a leltározás megkezdését megelőzően át kell vezetni. A változások analitikus és főkönyvi nyilvántartásokban történő átvezetését a költségvetési szerv Számlarendjében foglaltak szerint kell elvégezni. A selejtezés végrehajtásának ellenőrzése A selejtezési eljárás szabályszerű végrehajtásának ellenőrzéséért a selejtezési bizottság vezetője a felelős. Amennyiben a selejtezés során valamilyen szabálytalanságot észlel, azt azonnal köteles jelenteni a körjegyző felé. A selejtezési eljárás során használható iratminták köre 7. számú iratminta: Bejelentőlap felesleges eszközökről 12. oldal, összesen: 25

14 8. számú iratminta: Selejtezési jegyzőkönyv 9. számú iratminta: Selejtezési jegyzőkönyvek nyilvántartása 10. számú iratminta: Megbízólevél A felügyeleti szervet/alapító önkormányzatot minden évben tájékoztatni kell a megtörtént elidegenítésekről, selejtezésről, mindenkori leltárról. Amennyiben ez nem év közben történik, akkor a tájékoztatást a beszámolóban kell megtenni. XI. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK Jelen Leltározási és leltárkészítési szabályzat a költségvetési szerv belső Szabályzatát képezi. A szabályzat módosításait a dokumentumok kezelésre vonatkozó eljárás alapján kell elvégezni. A szabályzatot az érintett munkavállalókkal ismertetni kell, s ennek tényét a 11.sz.melléklet-ben (Megismerési és tudomásulvételi nyilatkozat) rögzíteni kell. Jelen rendelkezés 20..-tól lép hatályba. Sári Judit körjegyző 13. oldal, összesen: 25

15 1.sz.melléklet JEGYZŐKÖNYV (pénzeszközök és értékcikkek leltározásáról) Készült év...hó... nap során a házipénztárnál megtartott leltározás alkalmával. Jelen vannak:... pénztáros... leltárellenőr... pénztárellenőr Jelenlévők megállapítják, hogy a pénztárzárást követően a pénztárban a következő címletű és összegű készpénz és értékcikkek voltak. Készpénz: Címlet db címlet x db Összesen: Értékpapírok Megnevezés címlet db Címlet x db (Ft) Összesen: A Pénztárjelentés szerinti készpénzkészlet A leltározás során talált készpénzkészlet Eltérés (hiány, többlet) Értékpapírok nyilvántartás szerinti értéke Leltározás során talált értékpapírok értéke Eltérés (hiány, többlet)... Ft... Ft... Ft...Ft...Ft...Ft Egyéb megállapítások:.... pénztáros kijelenti, hogy a leltározás során talált eltérésekről írásbeli magyarázattal tartozik, és azt a jegyzőkönyv felvételétől számított... napon belül a leltározás vezetőjének köteles megküldeni. k.m.f leltárellenőr pénztárellenőr pénztáros 14. oldal, összesen: 25

16 2.sz.melléklet LELTÁROZÁSI UTASÍTÁS ÉS ÜTEMTERV A 2012-es évben a leltározást az alábbiak szerint rendeljük el: Leltározási körzet Leltározandó Anyagilag Leltározási bizottság Leltárfelvétel megnevezése: készletféleség: felelős: vezetője: tagjai: kezdete: vége: A leltározás során a leltárellenőri teendőkkel (név)..(munkakör)-t bízzuk meg. A leltározás kiértékelését a leltár befejezését követően 30 napon belül el kell végezni, s az arról felvett jegyzőkönyvet a körjegyző, illetve a polgármester részére át kell adni. A leltározásban részt vevők részére kiállított megbízóleveleket csatoltuk. A leltározás során a hatályos Leltározási és leltárkészítési szabályzat alapján kell eljárni... Nemesvámos Önk. Nemesfajsz Önk. Sári Judit polgármestere polgármestere körjegyző 15. oldal, összesen: 25

17 3.sz.melléklet JEGYZŐKÖNYV (leltározás megkezdése előtt) Készült év...hó...nap... számú... leltározási körzet leltározásának megkezdése előtt... hivatali helyiségben. Jelen vannak:... név...beosztás leltározási körzet leltárfelelőse... név...beosztás Leltározási bizottság vezetője... név...beosztás leltározó A leltárfelvétel ütemterv szerinti kezdete év...hó...nap A leltárfelvétel tényleges kezdete: év...hó...nap A leltárfelvétel módja:... A leltározásban résztvevők kijelentik, hogy a leltározás megkezdése előtt a leltárértekezlet megtartásra került. A leltározáshoz szükséges eszközök, bizonylatok hiánytalanul rendelkezésre állnak. A leltározási körzetben a leltárfelelős a Leltárkészítési és leltározási szabályzatban, valamint a...sz. leltározási utasításban foglalt előírásoknak eleget tett (nem tett eleget). Egyéb megállapítások: k.m.f leltárfelelős lelt.bi.vezető leltározó 16. oldal, összesen: 25

18 4.sz.melléklet JEGYZŐKÖNYV (leltározás befejezése után) Készült év...hó...nap... számú... leltározási körzet leltározásának befejezése után... hivatali helyiségben. Jelen vannak:... név...beosztás leltározási körzet leltárfelelőse... név...beosztás Leltározási bizottság vezetője... név...beosztás leltározó A leltározás év...hó...napján kezdődött és év...hó...napján zárult. Jelenlévők kijelentik, hogy a leltári tárgyak a valóságos és tényleges helyzetnek megfelelően - az előírt utasítások betartásával - történt. A leltározási körzet leltárfelelőse kijelenti, hogy a leltárfelvételi íven (jegyen) szereplő leltári tárgyak hiánytalanul megvannak, és azokat további kezelésre, illetve megőrzésre átveszi. A leltározáshoz átvett bizonylatok elszámolásra kerültek. Az átvett bizonylatokból: a./ Felhasznált bizonylatok: Bizonylat megnevezése sorszáma b./ Rontott bizonylatok: Bizonylat megnevezése c./ Fel nem használt bizonylatok Bizonylat megnevezése sorszáma sorszáma A leltározással kapcsolatban tett egyéb megállapítások: k.m.f leltárfelelős lelt.bi.vezető leltározó 17. oldal, összesen: 25

19 5.sz.melléklet MEGBÍZÓLEVÉL... név... beosztás részére. Megbízom, hogy... számú... leltározási körzetben év... hó.. napján kezdődő leltározásnál, mint... a leltározással kapcsolatos feladatokat elvégezze. A leltározás során a Leltárkészítési és leltározási szabályzat, valamint a...sz. leltározási utasítás szerint kell előkészíteni és végrehajtani. A leltározás kezdési időpontja: év...hó...nap Tervezett befejezés időpontja : év...hó...nap Kelt: év...hó...nap... Sári Judit körjegyző 18. oldal, összesen: 25

20 6.sz.melléklet NYILATKOZAT Alulírott., fegyelmi felelősségem tudatában kijelentem, hogy a... számú... leltározási körzetben az év... hó... napján megtartott leltározáskor valamennyi leltári tárgyat bemutattam. Kelt: év...hó...nap... leltározási körzet leltárfelelőse 19. oldal, összesen: 25

21 7.sz.melléklet BEJELENTŐLAP FELESLEGES ESZKÖZÖKRŐL I. A bejelentő tölti ki: Eszköz tárolási helye:.. Eszköz tételszáma:. Megnevezése:... Pontos műszaki adatok (típus, gyártási szám, egyéb azonosítók): Feleslegessé válás ideje:.. Feleslegessé/selejtté válás oka (rövid leírás): Tartozékok felsorolása: Hasznosítás módja: értékesítés / selejtezés Selejtezés esetén a várható vissznyeremény: Megnevezése:. Súlya:. 2..,.,... Bejelentő II. A pénzügyi nyilvántartó tölti ki: Az eszköz bruttó értéke:. Nettó értéke:.. Értékcsökkenési leírás %-a: Halmozott écs értéke: Értékadatok számítási ideje: Várható vissznyeremény összértéke:.. 2,.,... Pü.üi. III. Engedélyezési záradék: 2,.,... Polgármester/Körjegyző 20. oldal, összesen: 25

22 8.sz.melléklet../20.. Készült: 2.. év hó.. nap. Jelen vannak: SELEJTEZÉSI JEGYZŐKÖNYV (név). (beosztás) A jegyzőkönyv bevezető részében megnevezett személyekből álló Selejtezési Bizottság megtekintette a selejtezésre előkészített eszközöket és anyagokat. A Bizottság az alábbi eszközöket és anyagokat vonta selejtezés alá: Leltáriszám: Megnevezés: Mennyiség: Me.egys.: A jegyzőkönyv mellékleteként csatolt bejelentő okmányokon szereplő engedélyezési záradékot a Bizottság ellenőrizte, s megállapította, hogy a bejelentett eszközök selejtezése engedélyezésre került, valamint a selejtté válás okai a bejelentőlapokon szerepel. A Selejtezési Bizottság tagjai kijelentik, hogy a selejtezésre javasolt és bemutatott eszközök vonatkozó adatai megegyeznek a könyvviteli és egyéb nyilvántartásokkal, azokat a bizottság a selejtezési eljárás során tételesen egyeztette. A Selejtezési Bizottság a szemle és az egyeztetések alapján a következő tételeket további hasznosítás végett visszautasította a selejtezés alól: Leltáriszám: Megnevezés: Mennyiség: Me.egys.: 21. oldal, összesen: 25

23 A selejtezett eszközök/anyagok összértéke: -eszközök bruttó értéke:.. -eszközök halmozott écs-je:.. -eszközök nettó értéke:.. A selejtezett eszközök és anyagok a selejtezési eljárás során jellegüktől megfosztásra, illetve elbontásra kerülnek. Nem kerül azonnal elbontásra a következő tétel: Leltáriszám: Megnevezés: Mennyiség: Me.egys.: Fenti tételek elbontásáért felelős személy:., elbontás határideje:... Az elbontásra került eszközök/anyagok vissznyereménye: Leltáriszám: Megnevezés: Mennyiség: Me.egys.: E.ár: Érték: A jegyzőkönyvhöz a bejelentőlapokon kívül a következő okmányok kerültek csatolásra: Aláírások: K.m.f.... A selejtezés eredményét tudomásul veszem... Polgármester/körjegyző 22. oldal, összesen: 25

24 9.sz.melléklet Lapszám:.. SELEJTEZÉSI JEGYZŐKÖNYVEK NYILVÁNTARTÁSA 2.. ÉVBEN Jzk Kiállítás Selejtezett Selejtezett eszközök összértékei Vissznyeremény értéke: szám: dátuma: tételek Bruttó Halmozott Nettó J e g y z e t : száma: érték: écs: érték: oldal, összesen: 25

25 10.sz.melléklet MEGBÍZÓLEVÉL Ezúton... et (név) megbízom, hogy Selejtezési bizottsági vezetőként/ tagként vegyen részt a. területén folyó selejtezésben. A selejtezendő készlet típusa:. Kérem hogy munkáját a mindenkor érvényes Felesleges Vagyontárgyak Hasznosítási és Selejtezési Szabályzata, illetve legjobb tudása szerint végezze. 2,.,..... Polgármester/körjegyző 24. oldal, összesen: 25

26 11.számú melléklet MEGISMERÉSI ÉS TUDOMÁSULVÉTELI NYILATKOZAT A szabályzatban foglaltakat megismertem. Tudomásul veszem, hogy az abban foglaltakat a munkavégzésem során köteles vagyok betartani. név beosztás kelt aláírás 25. oldal, összesen: 25