Bevezetés Leveleink, naptárunk, stb. megtekintése bármely gépen egy egyszerű webböngésző (Mozilla, Explorer) segítésével is lehetséges. GroupWise rendszernek ezt a megjelenési formáját GroupWise WebAccessnek hívjuk. Legnagyobb előnye, hogy a felület bárhonnan elérhető, s nem kell hozzá más, csak olyan számítógép, amelyen keresztül csatlakozni tudunk az internetre. Saját beépített melléklet megtekintőjével alkalmas a dokumentum olvasására is, meglehet a munkaállomáson nincs telepítve a dokumentum saját alkalmazása. A WebAccess használatának bemutatása előtt néhány új funkció felsorolása következik: Új külső: Csupán kisebb különbségekkel, de a GroupWise WebAccess megjelenése azonos a kliensével. Ugyanaz a felület és ikonok fogadnak bennünket és szinte fel sem tűnik, hogy Webes klienst használunk. Folyamatban mappa: Ez a mappa az alapértelmezett helye minden megkezdett és elmenteni kívánt munkának. Mostantól lehetőség van arra, hogy Webes felületen keresztül is használjuk ezt a mappát. Név kiegészítés: Ahogy a Windows kliens, a WebAccess is képes automatikus e-mail címek kiegészítésére a cím begépelése közben. Kontextus menük: A funkciók gyors eléréséhez, hasonlóan a Windows klienshez, a WebAccess-ben is megtalálhatók a kontextus menük. A kijelölt mappán vagy elemen jobb kattintással választhatunk a menüpontok közül. Kitűzött tételek: A WebAccess lehetőséget ad arra, hogy ütemezzünk találkozókat, feladatokat és emlékeztetőket magunknak és másoknak egyaránt. Találkozókat tűzhetünk ki magunknak, ezzel jelezve, hogy az adott időben nem vagyunk elérhetők. Keresés üzenetekre: A kereső mezőben speciális keresési igények is megadhatók. Kereshetünk a postafiók összes elemére az üzenetektől a tárolt dokumentum tételekig. Fogd és vidd: A fogd és vidd funkcióval az üzenetek egyszerűen mozgathatók egyik mappából a másikba. Integrált melléklet nézegető: Az üzenetekben érkező mellékletek megnyitásához nem mindig áll rendelkezésre a munkaállomáson az alkalmazás, amely megnyitja a mellékletet. A beépített melléklet nézegető automatikusan konvertálja a dokumentumot a böngésző által ismert formátummá. A melléklet mentése helyett kattintson a megtekintés gombra. Ha konverzió nem lehetséges, akkor egy ablakban lehetőség adódik a melléklet mentésére. PDA integráció: A Pocket PC-k és Palm PDA-k szinkronizálásához nincs szükség külső gyártók termékére. A GroupWise szolgáltatása bővült a PDA-bölcső szinkronizálásával és a Palm lekérdező alkalmazással (PQA).
GroupWise WebAccess megjelenítése GroupWise WebAccess indítása A GroupWise WebAccess indítása ugyanúgy történik, mint más weblapok betöltése az interneten. (1) A webböngészőbe gépeljük be a rendszergazda által megadott URL címet 1. ábra: WebAccess bejelentkező oldala (2) A megjelenő oldalon adjuk meg a címtárbeli felhasználói azonosítót és jelszót. (3) Kattintsunk a Bejelentkezés gombra.
GroupWise WebAccess főablaka A GroupWise WebAccess elindításakor a következő főablak jelenik meg, amelyen megjelenő komponensek segítenek a mindennapi GroupWise-os feladataink elvégzésében. 2. ábra: WebAccess főablaka Eszköztár Az eszköztár megjeleníti azokat a funkciókat, amelyekkel kezelni tudjuk a postafiókunkat: megnézhetjük, szerkeszthetjük a tételeinket. Kereshetünk a címjegyzékben, a dokumentumtárban, helyettesíthetünk másik felhasználót, megnyithatjuk a Súgót, megváltoztathatjuk a beállításokat, kiléphetünk a WebAccessből.
Mappalista A mappalistán megjelenő mappákba rendezhetjük a bejövő és kimenő tételeinket, emellett újakat is létrehozhatunk. Minden bejelentkezésnél először a Postafiók mappája jelenik meg. Postafiók mappa: A bejövő tételeket listázza ki. Meg nem nyitott tételek mappája: Az el nem olvasott tételeket jeleníti meg. Kimenő tételek mappája: Az elküldött tételeket jeleníti meg. Az előző verziókkal szemben ez már nem kereső, hanem rendszermappa. (Ha innen egy másik mappába átmozgatunk egy tételt, többé nem jelenik meg a Kimenő tételek mappájában.) Naptár: A Naptárban lévő összes találkozót, feljegyzést, tennivalót itt olvashatjuk el. Ellenőrzőlista: Bármely tételt átmozgathatunk ebbe a mappába, s úgy kezelhetjük őket, mintha tennivalók lennének (határidőket lehet megadni nem csak a tennivalóknak, hanem akár a leveleinknek is. Irattár: Saját magunk által készített mappákat ide helyezhetjük. Folyamatban: Minden megkezdett és elmenteni kívánt üzenet alapértelmezett helye. Lomtár: A letörölt leveleket a rendszer ide helyezi. mappalista ikonok leírás Postafiók Meg nem nyitott tételek Kimenő tételek Naptár Ellenőrzőlista Irattár Folyamatban Lomtár Minden beérkező üzenet alapértelmezett helye. Rendszermappa. Megkeresi és kilistázza a még nem olvasott tételeket. Minden elküldött üzenet alapértelmezett helye. Rendszermappa, az előző verziókhoz képest már nem egy kereső mappa. Ha egy tétel átmozgatásra kerül egy másik mappába, akkor a Kimenő tételekben már nem lesz megtalálható. Minden találkozó, feladat és feljegyzés tárolásának helye. Rendszermappa. Bármilyen tétel helye, amit átmozgattak. Az Ellenőrzőlista mappa, rendszermappa. Használatával feladatlisták hozhatók létre az itt található tételekből. Az Irattár tartalmazza a létrehozott mappákat. Rendszermappa. A még el nem küldött, befejezetlen tételek tárolásának mentésekor, automatikusan felkínált helye. Minden törölt elem helye, amely még nem lett véglegesen eltávolítva a postafiókból. Rendszermappa. 1. táblázat: Mappalista ikonok
Tétellista A tétellistában annak a mappának a tartalma jelenik meg, amelyet megnyitottunk. Ugyanúgy, ahogy a Windowos kliensnél is, ikonok jelzik a tételek típusát, állapotát, prioritását. Ha egy tételre rákattintunk, külön ablakban jelenik meg a tartalma. Lehetőség van arra, hogy egyszerre több tétellel is műveleteket végezzünk. Ehhez egyszerűen jelöljük ki a tételeket, majd a megfelelő művelet gombjára rákattintva a művelet elvégezhető. Üzenetek áthelyezése egyik mappából a másikba egyszerű áthúzással is lehetséges. A változtatások automatikusan frissítésre kerülnek. tétellista ikonok üzenet típusa, állapota és prioritása Meg nem nyitott levél (sürgős üzenetek, normál üzenetek, nem sürgős üzenetek) Megnyitott levél (sürgős üzenetek, normál üzenetek, nem sürgős üzenetek) Meg nem nyitott találkozó (sürgős üzenetek, normál üzenetek, nem sürgős üzenetek) Megnyitott találkozó (sürgős üzenetek, normál üzenetek, nem sürgős üzenetek) Meg nem nyitott tennivaló (sürgős üzenetek, normál üzenetek, nem sürgős üzenetek) Megnyitott tennivaló (sürgős üzenetek, normál üzenetek, nem sürgős üzenetek) Meg nem nyitott feljegyzés (sürgős üzenetek, normál üzenetek, nem sürgős üzenetek) Megnyitott feljegyzés (sürgős üzenetek, normál üzenetek, nem sürgős üzenetek) Meg nem nyitott telefonüzenet (sürgős üzenetek, normál üzenetek, nem sürgős üzenetek) Megnyitott telefonüzenet (sürgős üzenetek, normál üzenetek, nem sürgős üzenetek) Válaszkérés (sürgős üzenetek, normál üzenetek, nem sürgős üzenetek) Meg nem nyitott dokumentum hivatkozás Megnyitott dokumentum hivatkozás A tétel egy vagy több mellékletet tartalmaz Értesítés megosztott mappáról Értesítés megosztott címjegyzékről Kimenő tételek Meg nem nyitott kitűzött tétel Megnyitott kitűzött tétel 2. táblázat: Tétellista ikonok
Időtúllépés a GroupWise WebAccessben Olyan műveletek, mint például egy tétel megnyitása, üzenet küldése kérést generál a webszervernek, míg a tétellista görgetése, a Súgó olvasása nem. Abban az esetben, ha nem használjuk a WebAccesst, vagy olyan műveleteket hajtunk benne végre, amelyek nem generálnak kérést, egy központilag meghatározott időintervallumot túllépve a háttérben a GroupWise kiléptet a postafiókból. Ezáltal nemcsak a postafiókunk tartalma van nagyobb biztonságban, hanem a webszerver is hatékonyabban tud működni. Az időtúllépés periódusát a GroupWise rendszergazda állítja be. Ha kiléptetés után ismét használni szeretné a WebAccesst, a bejelentkező ablak jelenik meg.
GroupWise WebAccess alapfunkciói Tételek létrehozása A GroupWise WebAccess tíz tételtípusa a következő: levél, találkozó, tennivaló, feljegyzés, telefon, kitűzött üzenet, kitűzött találkozó, kitűzött tennivaló, kitűzött feljegyzés és kitűzött telefon. A kitűzött tételek megjelenése lehetőséget ad arra, hogy üzeneteket tűzzünk ki magunknak, ezzel jelezve, hogy az adott időben nem vagyunk elérhetők, de egyéb információ is bejegyzésre kerülhet a naptárban a kitűzött tételek használatával. Levélüzenet küldése (1) Kattintsunk a GroupWise WebAccess eszköztárán található Új gombra, amely egyben legördülő menü is. A legördülő menüből válasszuk a Levél vagy, ha az üzenetet saját magunknak szeretnénk létrehozni naptárbejegyzésként, akkor a Kitűzött üzenet menüpontot. 3. ábra: Levélüzenet megírása (2) Levél írása esetén töltsük ki a Címzett, Másolat és Titkos mezőket. Ehhez a címjegyzék minden esetben segítségül hívható, az üzenet felső részén található Címjegyzék gombra kattintva. Több címzett esetén a címeket egymástól vesszővel kell elválasztani. (3) Adjuk meg az üzenet tárgyát és írjuk meg az üzenetet. (4) Melléklet csatolása esetén kattintsunk a Mellékletek fülre, majd a Tallózás gombbal válasszuk ki a csatolni kívánt állományt. A Hozzáadás gombbal az előzőleg kiválasztott csatolmány hozzáadható a levélhez. (5) Kattintsunk a Küldési beállítások fülre, és ott adjuk meg az üzenet prioritását (Sürgős, Normál, Ráér), osztályozását és ha az üzenet nem kitűzött, akkor beállíthatjuk a nyugtázás és válaszkérés opciókat is. (6) Az üzenet elküldéséhez kattintsunk a Küldés gombra. Amennyiben kitűzött üzenetet hozott létre, akkor kattintsunk a Kitűzés gombra. Telefonüzenet küldése GroupWise telefonüzenete hasonlít ahhoz a papíralapú üzenethez, amit távollétünk esetén mások jegyeznek fel. Ez tartalmazza annak az embernek a nevét, adatait, aki telefonon keresett minket. (1) Kattintsunk a GroupWise WebAccess eszköztárán található Új gombra és a legördülő menüben válasszuk a Telefon vagy Kitűzött telefon menüpontot.
4. ábra: Telefonüzenet megírása (2) Telefonüzenet esetén töltsük ki a Címzett mezőt. Ehhez a címjegyzéket minden esetben segítségül hívhatjuk, az üzenet felső részén található Címjegyzék gombra kattintva. Több címzett esetén a címeket egymástól vesszővel kell elválasztani. (3) Írjuk be a hívó nevét, cégét, és a telefonos adatokat. (4) Írjuk meg az üzenetet. (5) Dokumentum hozzáadása esetén kattintsunk a Mellékletek fülre. (6) Kattintsunk a Küldési beállítások fülre, s ott adjuk meg az üzenet prioritását (Sürgős, Normál, Ráér), osztályozását és ha az üzenet nem kitűzött, akkor beállíthatjuk a nyugtázás és válaszkérés opciókat is. (7) Az üzenet elküldéséhez kattintsunk a Küldés gombra. Amennyiben kitűzött telefon üzenetet hoztunk létre kattintsunk a Kitűzés gombra.
Találkozó ütemezése (1) Kattintsunk a GroupWise WebAccess eszköztárán található Új gombra és a legördülő menüben válasszuk a Találkozó vagy Kitűzött találkozó menüpontot. (2) Találkozó esetén töltsük ki a Címzett, Másolat és Titkos mezőket. Ehhez a címjegyzéket minden esetben segítségül hívhatjuk, az üzenet felső részén található Címjegyzék gombra kattintva. Több címzett esetén a címeket egymástól vesszővel kell elválasztani. 5. ábra: Találkozó ütemezése (3) A találkozó helyét a Hely mezőt kitöltve adhatjuk meg. (4) Adjuk meg a találkozó Kezdő dátum mezőjét vagy kiválaszthatjuk a mellette található naptár ikonra kattintva. Választhatunk egy olyan időpontot, amely a minden fél számára megfelelő az ablak felső részén található Időpontkeresés gombot használva. Ez a funkció Kitűzött találkozók esetében nem található meg, hiszen ott magunknak készítünk naptárbejegyzést. (5) Időpontkeresésnél az Igénybe vehető idő alatt a GroupWise kilistázza azokat az időpontokat, időintervallumokat, amelyek minden megadott személynek megfelelnek. A legmegfelelőbb időpontra kattintva a GroupWise automatikusan kiegészíti a megfelelő mezőket. (6) Az Időtartam mező megadása nélkül a találkozó alapértelmezett időtartama egy óra. Végül gépeljük be a Találkozó tárgyát és írjuk meg az üzenetet. (7) Dokumentum hozzáadása esetén kattintsunk a Mellékletek fülre. (8) Kattintsunk a Küldési beállítások fülre, s ott adjuk meg az üzenet prioritását (Sürgős, Normál, Ráér), osztályozását és ha az üzenet nem kitűzött, akkor beállíthatjuk a nyugtázás és válaszkérés opciókat is. (9) Az üzenet elküldéséhez kattintsunk a Küldés gombra. Amennyiben Kitűzött találkozó üzenetet hoztunk létre kattintsunk a Kitűzés gombra. Tennivaló létrehozása (1) Kattintsunk a GroupWise WebAccess eszköztárán található Új gombra és a legördülő menüben válasszuk a Tennivaló vagy Kitűzött tennivaló menüpontot. (2) Tennivaló esetén töltsük ki a Címzett, Másolat és Titkos mezőket. Ehhez a címjegyzéket minden esetben segítségül hívhatjuk, az üzenet felső részén található Címjegyzék gombra kattintva. Több címzett esetén a címeket egymástól vesszővel kell elválasztani.
6. ábra: Tennivaló kiosztása (3) A Kezdő dátum mezőben adjuk meg azt az időpontot, amikor a tennivaló kiosztása illetve megkezdése aktuális. (4) Az Esedékes mezőbe írjuk be a tennivaló elkészültének határidejét. (5) A Prioritás mezőben a tennivalónak adhatunk sorszámot (1), betűkódot (A), vagy akár a kettőnek a kombinációját (A1). Ily módon a tennivalók sorba rendezhetők. (6) Adjuk meg az tennivaló tárgyát és írjuk meg az üzenetet. (7) Dokumentum hozzáadása esetén kattintsunk a Mellékletek fülre. (8) Kattintsunk a Küldési beállítások fülre, és ott adjuk meg az üzenet prioritását (Sürgős, Normál, Ráér), osztályozását és ha az üzenet nem kitűzött, akkor beállíthatjuk a nyugtázás és válaszkérés opciókat is. (9) Az üzenet elküldéséhez kattintsunk a Küldés gombra. Amennyiben kitűzött tennivaló üzenetet hoztunk létre kattintsunk a Kitűzés gombra. Feljegyzések megírása (1) Kattintsunk a GroupWise WebAccess eszköztárán található Új gombra és a legördülő menüben válasszuk a Feljegyzés vagy Kitűzött feljegyzés menüpontot. (2) Feljegyzés esetén töltsük ki a Címzett, Másolat és Titkos mezőket. Ehhez a címjegyzéket minden esetben segítségül hívhatjuk, az üzenet felső részén található Címjegyzék gombra kattintva. Több címzett esetén a címeket egymástól vesszővel kell elválasztani. 7. ábra: Feljegyzés megírása (3) A Kezdő dátum mezőben adjuk meg azt az időpontot, amikor a feljegyzés időszerűvé válik. (4) Adjuk meg a feljegyzés tárgyát és írjuk meg az üzenetet. (5) Dokumentum hozzáadása esetén kattintsunk a Mellékletek fülre.
(6) Kattintsunk a Küldési beállítások fülre, s ott adjuk meg az üzenet prioritását (Sürgős, Normál, Ráér), osztályozását és ha az üzenet nem kitűzött, akkor beállíthatjuk a nyugtázás és válaszkérés opciókat is. (7) Az üzenet elküldéséhez kattintsunk a Küldés gombra. Amennyiben Kitűzött feljegyzés üzenetet hoztunk létre kattintsunk a Kitűzés gombra.
Kapott tételek kezelése Minden tétel olvasása, kezelése ugyanazon az egyszerű módon történik a WebAccessben: az egérrel kétszer rá kell kattintani a tételre. Tételek megnyitása a Postafiókban (1) A tétellistán kattintsunk kétszer egy kiválasztott tételre. (2) Attól függően, hogy milyen tételt nyitottunk meg, különböző funkciógombok jelennek meg az üzeneten végrehajtható műveleteknek megfelelően. Találkozók, feljegyzések, tennivalók esetén a tételeket elfogadhatjuk, elutasíthatjuk, vagy átruházhatjuk másokra. Válaszadás üzenetre Minden kapott tételre válaszolhatunk, emellett kiválaszthatjuk, hogy a választ csak a tétel írójának, vagy az összes címzettnek elküldjük. (1) A mappalistában kattintsunk a Postafiókra vagy kattintsunk a Naptárra, és keressük ki az adott találkozót, feljegyzést vagy tennivalót. (2) Nyissuk meg a tételt. (3) A tétel tetején található menüsorban kattintsunk a Válasz (válasz csak a feladónak) vagy a Válasz mindenkinek (válasz a feladónak és az összes címzettnek) gombra. (4) Írjuk meg a válaszüzenetet, majd kattintsunk a Küldés gombra. Üzenet továbbítása (1) Keressük meg a továbbításra szánt tételt és nyissuk meg. (2) Az új üzenet megnyitásához kattintsunk a Továbbítás ikonra az ablak felső részén. Az eredeti üzenet csatolt állományként jelenik meg az új tételben. (3) A címjegyzékből válasszuk ki a címzettek nevét, vagy a Címzett, Másolat, Titkos mezőjébe írjuk be a GroupWise felhasználó teljes nevét vagy azonosítóját, vagy egy külső e-mail címet. Minden címet vesszővel kell egymástól elválasztani. (4) Adjuk meg az üzenet tárgyát és írjuk meg az üzenetet. (5) Dokumentum hozzáadása esetén kattintsunk a Mellékletek fülre. (6) Kattintsunk a Küldési beállítások fülre, s ott adjuk meg az üzenet prioritását (Sürgős, Normál, Ráér), osztályozását és beállíthatjuk a nyugtázás és válaszkérés opciókat is. (7) Az üzenet elküldéséhez kattintsunk a Küldés gombra. Tételek keresése A keresés kibővült a WebAccess eszköztárán található gyorskeresővel. A gyorskereső mezőben megadhatjuk a keresési kulcsot, majd a Keresés gombra kattintva elindítjuk a keresést. (1) Speciális keresési igényekhez kattintsunk a szintén az eszköztáron található Keresés ikonra (Keresés gomb mellett). (2) Szöveg kereséséhez kattintsunk a Teljes szöveg vagy a Tárgy gombjára, ezután írjuk be a keresendő szöveget.
8. ábra: Keresés (3) Ha névre szeretnénk rákeresni, akkor a Feladó vagy a Címzett/Másolat gombja választható ki. (4) Válasszuk ki, hogy milyen tételtípusra és milyen tételforrásra legyen érvényes a keresés. (5) A Dátumtartomány mezőben megadható az ismert intervalluma a keresett tétel kézbesítési vagy küldési dátumának (6) A Keresés helye alatt megjelenő mappák közül jelöljük be azt, amelyikben keresni szeretnénk. Ha egy mappa több almappát is tartalmaz, akkor ezek megjelenítéséhez a mappa mellett található nyílra kell kattintani. Ha egyetlen mappát sem jelölünk be, akkor a keresés mindegyikre vonatkozik. (7) A keresési beállítások megadása után kattintsunk a Keresés gombra. Tétel törlése Kapott tételeinket letörölhetjük, amelyek ezek után a Lomtárunkba kerülnek. (1) Kattintsunk arra a mappára, amelyik a törölni kívánt tételt tartalmazza, vagy kattintsunk a Naptár ikonjára. (2) Keressük meg a törölni kívánt tételt. (3) Jelöljük meg a tételt, majd kattintsunk a tétellista tetején található Törlés gombra, vagy nyissuk meg a tételt és kattintsunk a Törlés gombra. Ha meggondoltuk magunkat, a Lomtárból még visszahozhatók a törölt tételek. Az Ürítés gomb a kijelölt tételt vagy tételeket azonnal törli a postafiókból. Találkozók, tennivalók feljegyzések elfogadása, elutasítása (1) Kattintsunk a Postafiókra vagy a Naptár ikonjára. Keressük meg a naptártételt.
(2) Nyissuk meg a találkozót, tennivalót vagy feljegyzést. (3) Abban az esetben, ha azt akarjuk, hogy a tétel bekerüljön a naptárunkba, kattintsunk az Elfogadás gombra, ha nem tudunk vele foglalkozni, illetve a megadott találkozón nem tudunk részt venni, akkor kattintsunk az Elutasítás gombra. (4) Ha üzenetet kívánunk írni a feladónak, akkor a Megjegyzés a feladónak felirat alatti mezőben erre lehetőségünk van, majd utolsó műveletként kattintsunk az Elfogadás vagy Elutasítás parancsra. A tétel mindkét esetben eltűnik a Postafiókból. Elfogadás esetén csak a Naptárban fog megjelenni, elutasítás esetén onnan is törlődik.
Tennivaló készre jelölése (1) Kattintsunk a mappalistában található Naptár ikonjára, majd keressük meg a tennivaló bejegyzést. (2) Ha a tennivalót még nem fogadtuk el, a Postafiókban ezt megtehetjük. (3) Nyissuk meg a tennivalót. 9. ábra: Tennivaló készre jelölése (4) Kattintsunk a Kész gombra. (5) A megjelenő ablakban elolvashatjuk a tételre vonatkozó adatokat, majd megerősítésként ismét kattintsunk a Kész gombra. A tétel készként való megjelölését a küldő megtekintheti a találkozó Jellemzők fülén megjelenő oldalon. Tételek átmozgatása Tételek mozgatása a Fogdd és vidd módszerrel történik az alábbi módon: (1) Kattintsunk arra a mappára, ahol a tétel található, majd keressük ki a tétellistából. (2) Válassszuk ki a kívánt tételt vagy tételeket, majd egyszerűen a Fogd és vidd módszerrel húzzuk át a megfelelő mappába. Küldött tételek kezelése Az elküldött tételekről státuszinformáció készül, amiben megtekinthetjük a tétel aktuális állapotát (a címzettek megkapták, megnyitották, letörölték, stb.). Emellett meg nem nyitott tételek visszavonása is lehetséges, illetve külön mappákba lehet őket rendezni. Elküldött tételek státuszának megtekintése (1) Kattintsunk a mappalistában található Kimenő tételekre. (2) Nyissuk meg a tételt. (3) Kattintsunk a Jellemzők fülre.
10. ábra: Elküldött tétel jellemzői
További információk elolvasásához kattintsunk az Speciális tulajdonságok gombra. 11. ábra: Elküldött tétel további jellemzői Elküldött tétel törlése vagy visszahívása Egyszerű törlés esetén többféle lehetőség áll rendelkezésre. A Kimenő tételek mappából válasszunk ki egy tételt és válasszunk az alábbi három lehetőség közül: (1) Jobb egérkattintással a tételen a megjelenő menüből válasszuk a Törlés menüpontot. (2) Vagy válasszuk ki a tételt, majd kattintsunk a tétellista felett lévő Törlés ebből a postafiókból gombra. (3) Nyissuk meg a tételt és a fejlécen elhelyezkedő menüsorból válasszuk a Törlés gombot, amely egyben legördülő menü is és kattintsunk a Törlés ebből a postafiókból menüpontra. (4) Kattintsunk a mappalistában található Kimenő tételekre. A tétel visszavonása jelenti a már elküldött tétel visszahívását a címzettek postafiókjából. Visszahívni csak belső GroupWise postafiókokból lehetséges, illetve ebben az esetben is csak akkor, ha a címzett még nem olvasta el az elküldött tételt! Visszahíváshoz az alábbi két művelet közül választhatunk: (1) Válasszuk ki az elküldött tételt, majd kattintsunk a tétellista felett lévő Törlés az összes postafiókból gombra. (2) Nyissuk meg a tételt és a fejlécen elhelyezkedő menüsorból válasszuk a Törlés gombot, amely egyben legördülő menü is, és kattintsunk a Törlés az összes postafiókból menüpontra.
Levélüzenet vagy telefonüzenet visszavonása csak akkor lehetséges, ha a címzett még nem nyitotta meg a tételt, a naptár tételei még elfogadás esetén is visszavonhatóak.
GroupWise WebAccess további funkciói Címjegyzék használata A Címjegyzék a felhasználókról, erőforrásokról és szervezetekről szóló információkat tartalmaz. A Címjegyzék tartalmazza a GroupWise rendszercímjegyzéket, egy vagy több személyes címjegyzéket, a Napi kapcsolatokat, esetleg megosztott címjegyzékeket és az LDAP címjegyzéket. GroupWise rendszercímjegyzék: A Novell GroupWise címjegyzék tartalmaz minden olyan felhasználót, akinek van GroupWise e-mail címe a szervezeten belül. A rendszercímjegyzéket nem tudjuk módosítani. Személyes címjegyzék: Alapértelmezett esetben a GroupWise egy előre definiált személyes címjegyzéket hoz létre a tulajdonosa nevével. Ennek tartalma módosítható, személyek, erőforrások, szervezetek adhatók hozzá, illetve a rendszercímjegyzékben található felhasználók adatai itt kiegészíthetők (miután átmásoltuk ide). Napi kapcsolatok címjegyzék: A GroupWise kliens Windowsos verziójában a gyakran használt felhasználókat a kliens automatikusan hozzáadja ehhez a címjegyzékhez. A GroupWise WebAccessben a Napi kapcsolatok címjegyzékhez kézzel kell hozzáadni a címeket, de a Windowsos verzióban megjelenő adatok itt is feltűnnek. Megosztott címjegyzékek: A GroupWise kliens Windowsos verziójában a felhasználók megoszthatják egymással a címjegyzékeiket. A GroupWise WebAccessben nem lehet megosztani címjegyzéket, de más által küldött címjegyzék elfogadható. Miután elfogadtuk a címjegyzéket, a címjegyzékek listájában megjelenik. LDAP címjegyzék: LDAP címjegyzéket abban az esetben használunk, ha a rendszergazda lehetővé teszi, hogy más rendszerek címjegyzékéhez is hozzáférhessünk. Ebben az esetben más szervezetek felhasználóinak adatait is kikereshetjük.
Keresés a címjegyzékben (1) A GroupWise WebAccess főablakában kattintsunk a Címjegyzék ikonra. (2) A Címjegyzékek felirat alatti legördülő menüből válasszuk ki azt a címjegyzéket, amiben keresni szeretnénk. (3) Kattintsunk a Keresés gombra, miközben a keresési feltételek mezőit üresen hagyjuk, vagy speciális bejegyzés megkereséséhez adjuk meg a keresési feltételeket. A GroupWise WebAccess tudja értelmezni a * (több karakter helyettesítésére) és a? (egy karakter helyettesítésére) jeleket. 12. ábra: Keresés a címjegyzékben Tétel megcímezése (1) Nyissunk meg egy új tételt. (2) Kattintsunk a Címjegyzék gombra. (3) A címjegyzéklistából válasszuk ki azt a címjegyzéket, amelyben keresni szeretnénk. (4) Kattintsunk a Keresés gombra, miközben a keresési feltételek mezőit üresen hagyjuk, vagy speciális bejegyzés megkereséséhez adjuk meg a keresési feltételeket. (5) Kattintsunk a kiválasztott személyek neve mellett található jelölőnégyzetre, majd Címzett gombra kattintva azok átkerülnek a baloldali mezőbe. Itt hozzáadhatjuk azokat a személyeket is az üzenethez, akiknek másolatot vagy titkos másolatot szeretnénk küldeni. (6) Az OK gombra kattintva, megkezdhetjük az üzenet megírását.
Adatok felvitele személyes címjegyzékbe (1) A GroupWise WebAccess főablakában kattintsunk a Címjegyzék ikonra. (2) A Címjegyzékben kattintsunk az Új kapcsolat gombra, hogy megjelenjen az Új személy hozzáadása ablak. 13. ábra: Címjegyzékbejegyzés hozzáadása (3) Válasszuk ki azt a címjegyzéket a Személyes címjegyzékek legördülő menüből, amelyhez hozzáadjuk az új bejegyzést. (4) A csillaggal jelölt mezők közül legalább egyet töltsünk ki. Abban az esetben, ha levelet is szeretnénk küldeni az illetőnek, mindenképpen töltsük ki az Elektronikus levélcím mezőjét. A kitöltött mezők meg fognak jelenni, amikor a címjegyzékben kiválasztjuk a címzettet. (5) Kattintsunk az OK-gombra hogy a beírt adatokat elmentsük. Csoportok készítése (1) A GroupWise WebAccess főablakában kattintsunk a Címjegyzék ikonra. (2) A Címjegyzékek felirat alatti legördülő menüből válasszuk ki azt a címjegyzéket, amelyben a csoport tagjait szeretnénk kijelölni. (3) Kattintsunk a Keresés gombra, miközben a keresési feltételek mezőit üresen hagyjuk, vagy speciális bejegyzés megkereséséhez adjuk meg a keresési feltételeket. A GroupWise WebAccess tudja értelmezni a * (több karakter helyettesítésére) és a? (egy karakter helyettesítésére) jeleket. A szűrt listából válasszuk ki a csoport tagjait, majd kattintsunk a Címzett gombra. (4) Miután a Címzett gombra kattintva a kiválasztott személyek megjelennek az ablak baloldali mezőjében, kattintsunk a Csoport mentése gombra. Egyúttal a Levél gombra kattintva, üzenetet is írhatunk ezeknek a személyeknek.
14. ábra: Csoport mentése (8) A Csoport mentése ablakban válasszuk ki azt a címjegyzéket a Személyes címjegyzékek legördülő menüből, amelyhez hozzáadjuk az új csoportot. (9) Írjuk be a csoport nevét, majd kattintsunk a Mentés gombra. A csoport bekerül a személyes címjegyzékbe, s amikor ennek a csoportnak címezzük a levelet, minden egyes tagja meg fogja kapni azt.
Helyettesítés A helyettesítés segítségével más felhasználók postafiókjához is hozzáférhetünk, hogy különböző feladatokat végrehajthassunk (üzenetek, naptártételek olvasása, küldése, elfogadása, elutasítása). Ahhoz, hogy más felhasználó postafiókját helyettesítéssel kezelni tudjuk, szükség van arra, hogy erre engedélyt adjon az illető személy. Ez ugyanúgy igaz visszafelé is, tehát ahhoz, hogy más felhasználó hozzáférhessen a postafiókunkhoz, külön engedélyezni kell azt. Helyettesítési jogokkal úgy nyithatjuk meg egy másik felhasználó postafiókját, hogy közben nem kell ismernünk a jelszavát és nem szükséges, hogy be legyen kapcsolva a gépe. A helyettesítési jogoknál külön definiálhatjuk, hogy az adott személy milyen mértékben férhessen hozzá a postafiókunkhoz. Például minden tételünket olvashassa, írhassa, vagy csak a naptárban megjelenő tételek olvasására terjedjenek ki a jogai. A GroupWise-ban lehetőség van arra is, hogy esetleg minden felhasználót helyettesítési jogokkal ruházzunk fel. Például minden felhasználó olvashassa a naptárunkban szereplő találkozókat. Ebben az esetben Az összes felhasználói hozzáférés alapértelmezett bejegyzést kell módosítanunk a hozzáférési listában. Más felhasználó postafiókjának helyettesítése (1) A GroupWise WebAccess főablakában kattintsunk a Helyettesítés ikonra. (2) A Helyettesítés ablakban megjelennek a már előzőleg a helyettesítési listába felvett felhasználók. (3) Ha ez a lista tartalmazza a helyettesítendő felhasználót, kattintsunk a nevére, ha nem nyissuk meg a Címjegyzéket, s keressük meg a nevét. Csak a rendszercímjegyzékből választható ki a név, mivel a helyettesíteni csak GroupWise felhasználókat lehet. (4) Miután bal oldalon a Kijelölés gombra kattintva kiválasztottuk a bejelölt nevet, kattintsunk a Bejelentkezés gombra. (5) Más felhasználó postafiókjából úgy léphetünk ki, ha az ablakában a Kijelentkezés gombra kattintunk, vagy egyszerűen bezárjuk az ablakot.
A helyettesítés engedélyezése (1) A GroupWise WebAccess főablakában kattintsunk a Beállítások gombra. (2) Kattintsunk a Helyettesítési hozzáférési lista fülre. (3) Helyettesítési jogok beállításához kattintsunk az Új bejegyzés gombra. 15. ábra: Helyettesítés engedélyezése (4) A megfelelő nevek kikereséséhez kattintsunk a Címjegyzék gombra, majd adjuk meg a helyettesítő nevét. (5) Válasszuk ki azokat a jogosultságokat, amelyekkel rendelkezhet a helyettesítő felhasználó: Levél/telefon: Az Olvasás bejelölésével a munkatársunk olvashatja a leveleinket és a telefonüzeneteinket, míg írási jog megadásával a nevünkben üzeneteket is írhat. Találkozók: Az Olvasás bekattintásával a munkatársunk olvashatja a találkozóinkat, míg írási jog megadásával a nevünkben írhat. Feljegyzések: Az Olvasás bejelölésével a munkatársunk olvashatja a feljegyzéseinket, míg írási jog megadásával a nevünkben írhat. Tennivalók: Az Olvasás bejelölésével a munkatársunk olvashatja a tennivalóinkat, míg írási jog megadásával a nevünkben írhat. Megkapja a nekem szóló figyelmeztetéseket: Ennek az opciónak a kiválasztásával a minket helyettesítő felhasználó megkapja a nekünk szóló találkozók figyelmeztetését. Ez a funkció csak akkor működik, ha a helyettesítő munkatárs a Windowsos GroupWise klienst használja. A WebAccess nem támogatja ezt a funkciót. Megkapja a nekem szóló értesítéseket: Ennek az opciónak a kiválasztásával a minket helyettesítő felhasználó megkapja a GroupWise Értesítőn keresztül érkező értesítéseket. Ez a funkció csak akkor működik, ha a helyettesítő munkatárs a Windowsos GroupWise klienst használja. A WebAccess nem támogatja ezt a funkciót. Módosíthatja a beállításokat/szabályokat/mappákat: Ennek az opciónak a kiválasztásával a minket helyettesítő felhasználó módosíthatja a beállításokat a postafiókunkban, mappákat hozhat létre, s módosíthatja azokat. A felhasználó a beállítások közül a helyettesítési jogokat nem változtathatja meg. Magánjellegű tételeimet elolvashatja: Ennek az opciónak a kiválasztásával a minket helyettesítő felhasználó a magánjellegűvé tett tételeinket is elolvashatja, amelyek egyébként rejtve maradnak előtte. (6) Kattintsunk a Mentés gombra. (7) Adjunk jogokat más felhasználónak is, vagy kattintsunk a Bezárás gombra.
Az összes felhasználói hozzáférés (1) A GroupWise WebAccess főablakában kattintsunk a Beállítások gombra. (2) Kattintsunk a Helyettesítési hozzáférési lista fülre. Az ablakban megjelenik <Az összes felhasználói hozzáférés> bejegyzés. Ennek segítségével az összes olyan felhasználó, aki nincs feltüntetve a helyettesítési listában, megkapja az itt megadott jogokat. (3) Kattintsunk <Az összes felhasználói hozzáférés> opcióra. Ugyanis alapértelmezett beállításként nincsenek megadva jogok az összes felhasználónak. (4) Válasszuk ki azokat a jogosultságokat, amelyekkel rendelkezhetnek majd a felhasználók. (5) Kattintsunk a Mentés gombra. (6) Kattintsunk a Bezárás gombra. WebAccess beállításainak módosítása A GroupWise WebAccessben módosíthatjuk a beállításainkat, pl. a jelszavunkat, a küldési beállításokat és szabályokat is készíthetünk.
GroupWise jelszó módosítása (1) A GroupWise WebAccess főablakában kattintsunk a Beállítások gombra. (2) A megjelenő ablakban kattintsunk a Jelszó fülre. 16. ábra: Jelszómódosítás (3) Írjuk be a régi jelszavunkat. (4) Gépeljük be az új jelszavunkat, majd megerősítésként újra írjuk be a megfelelő mezőbe. A jelszó különbséget tesz a kis- és nagybetűk között. (5) Kattintsunk az Mentés gombra. Amikor megváltoztatjuk a GroupWise WebAccessben a jelszavunkat, akkor a címtáras (Novell) jelszó is megváltozik az itt megadott értékre!
Küldési beállítások módosítása Módosíthatjuk különböző típusú elküldendő tételek beállításait. Megadhatjuk, hogy a módosított beállítások az összes, vagy csak egy adott tételre legyen érvényes. A Küldési beállítások a következőket tartalmazza: Osztályozás: Az osztályzás egy olyan biztonsági beállítás, aminek segítségével értesítjük a címzetteket, hogy az üzenet védett, bizalmas, titkos, stb. Ez az információ az üzenet legtetején fog megjelenni. Az osztályozás nem azt jelenti, hogy titkosítjuk az üzenetet, hanem csak közöljük a felhasználóval az üzenet érzékenységét. Prioritás: A felhasználók az üzenetek színhatásával jelezhetik a prioritásukat. a Sürgős prioritású tétel piros, a Normál fehér, a Ráér szürke színű. Válaszkérés: Válaszkérés esetén a címzettnél mind az üzenet ikonja, mind a tétel legfelső sora jelzi, hogy a feladó válaszra vár. Ha a feladó le akarja törölni az üzenetet úgy, hogy közben nem válaszolt, a GroupWise figyelmezteti erre. (A címzett ennek ellenére letörölheti az üzenetet.) Nyugtázás: Nyugták küldésével megtudhatunk olyan információkat, hogy a címzett mikor kapta meg, nyitotta meg vagy törölte üzenetünket. Ha kiválasztjuk az Értesítő vagy az Értesítés és levél beállítást, akkor ezek csak a Windowsos kliens használatakor jutnak érvényre. A GroupWise Értesítő nem működik a GroupWise WebAccessnél.
Küldési beállítások módosítása Minden tételre érvényes módosítások beállítása a következőképpen történik: (1) A GroupWise WebAccess főablakában kattintsunk a Beállítások gombra. (2) Kattintsunk a Küldési beállítások fülre. 17. ábra: Küldési beállítások módosítása (3) Módosítsuk a kívánt beállításokat,majd kattintsuk a Mentés gombra. Időzóna módosítása Az üzenetek, találkozók és más időspecifikus információk helyes dátumának, idejének megjelenítéséhez a GroupWise WebAccessnek ismernie kell a földrajzi helyünk időzónáját. A WebAccess automatikusan beállítja a különböző időzónákban tartózkodó személyek találkozóinak időzónáját. Például, ha mi helyileg Magyarországon vagyunk, és találkozót szervezünk egy New York-i ismerősünkkel, a találkozónk a naptárunkban a magyar időnek megfelelő dátummal fog megjelenni, míg a New York-i emberünknél az ottani idő szerint. Alapértelmezésben a GroupWise a postahivatalunk időzónáját veszi alapul. Viszont ha a postahivatalunk más időzónában van, mint ahol helyileg vagyunk, akkor meg kell változtatni az időzóna beállítását. Például ha a postahivatalunk Magyarországon van, de New Yorkban dolgozunk, akkor az időzóna beállítását szükséges módosítani.
(4) A GroupWise WebAccess főablakában kattintsunk a Beállítások gombra. (5) Kattintsunk az Időzóna fülre. (6) Válasszuk ki a megfelelő időzóna beállítást. (7) Kattintsunk a Mentés gombra. Aláírás automatikus hozzáadása az elküldendő tételekhez Szerkeszthetünk aláírást az elküldendő tételeinkhez, amely tartalmazhatja a nevünket, címünket, telefonszámunkat, stb. Meghatározhatjuk, hogy az aláírás automatikusan hozzáadódjon az üzeneteinkhez, vagy hozzáadás előtt a GroupWise kérdezzen rá. (1) A GroupWise WebAccess főablakában kattintsunk a Beállítások gombra. (2) Kattintsunk a Létrehozás fülre. (3) Jelöljük ki az Aláírás engedélyezése jelölőnégyzetet. (4) Szerkesszük meg az aláírásunkat. 18. ábra: Aláírás szerkesztése (5) Jelöljük be az Aláírás automatikus hozzáadása opciót, ha azt szeretnénk, hogy a WebAccess minden elküldött tételhez hozzáadja az aláírásunkat, vagy kattintsunk be a Figyelmeztetés az aláírás előtt gombot, ha azt szeretnénk, hogy a WebAccess választási lehetőséget adjon. (6) Kattintsunk a Mentés gombra. WebAccess az aláírásunkat a GroupWise-os postafiókunkba menti el. Ez azt jelenti, hogy akár a Windowsos kliensünkbe, akár a WebAccessbe lépünk be, ugyanaz az aláírásunk lesz mindkét esetben.
Szabályok használata Szabályok segítségével automatikus műveleteket hajthatunk végre a kapott üzeneteinken. Például üzenetekre válaszolhatunk, továbbíthatjuk ezeket más címre, bejövő tételeket mappákba rendezhetjük, kéretlen üzeneteket automatikusan törölhetjük, stb. Szabályok készítéséhez a követelmények Szabályok készítése az alábbi paraméterekkel történhet: (1) Kiválasztjuk azt a műveletet, amelyet végre akarunk hajtani. Ezek a következők lehetnek: törlés, továbbítás, áthelyezés mappába, válasz és a szabadság. A szabadság egy előre definiált szabály, amellyel szabadságunk alatt válaszolhatunk a beérkező üzenetekre. (2) Nevet adunk a szabálynak. (3) Feltételeket adhatunk meg. Például egy bizonyos felhasználótól érkező üzeneteket egy speciális mappába akarjuk belehelyezni. Ebben az esetben megadhatjuk, hogy minden olyan levél, aminek a Címzett sora tartalmazza ennek a felhasználónak a nevét, továbbítódjon egy adott mappába. (4) Megadjuk a szükséges információkat. Például, hogy melyik mappába kerüljenek át az üzenetek. (5) Elmentjük a szabályt. A WebAccessben készült szabályok a Windowsos kliensnél is érvényesek lesznek. A Windowsos GroupWise-ban többféle szabály létrehozható, például elküldött üzenetekre is készíthetők szabályok, amelyeket a WebAccessben nem tudunk szerkeszteni.
Szabály készítése (1) A GroupWise WebAccess főablakában kattintsunk a Beállítások gombra. (2) Kattintsunk a Szabályok fülre. 19. ábra: Szabály készítése (3) Válasszuk ki a szabály típusát. (4) Kattintsunk a Létrehozás gombra. (5) Gépeljük be a szabály nevét. Ez a név bármilyen karaktert tartalmazhat. (6) Feltételt adhatunk meg, amellyel korlátozhatjuk azoknak a tételeknek a számát, amelyen a szabály végrehajtódik. Ha nem adunk meg feltételt, a szabály az összes bejövő tételen végre fog hajtódni. 20. ábra: Szabadság szabály
(7) Határozzuk meg a beérkező tételen végrehajtandó műveletet. (8) Kattintsunk a Mentés gombra. (9) A szabály automatikusan aktiválódni fog. Ha inaktiválni akarjuk a szabályt, akkor a szabályok listájában kapcsoljuk ki majd kattintsunk a Mentés gombra, illetve ha aktívnak akarjuk megtartani, kattintsunk a Bezárás gombra. A WebAccessben készült szabályok a Windowsos kliensnél is érvényesek lesznek.