Szervezeti és Működési Rend 2. melléklete: Igazgatási, Jogi és Szervezési Igazgatóság működési rendje 2015 15.
S z a b á l y z a t Oldal: 2/12. Készítette Ellenőrizte Jóváhagyta Beosztás mb. jogi igazgató kancellár Szenátus nevében: a rektor Név Aláírás dr. Bíró Barbara Szentgyörgyvölgyi László Zoltán Helgertné Dr. Szabó Ilona Eszter Kelt 2015. január 15. 2015. január 19. 2015. január 29. Tartalomjegyzék Szabályzat célja... 3 Szabályzat hatálya... 3 Kapcsolódó dokumentumok... 3 Igazgatási, Jogi és Szervezési Igazgatóság jogállása, működési területe, szervezete, irányítása... 3 Igazgatási, Jogi és Szervezési Igazgatóság képviselete... 4 Igazgatási, Jogi és Szervezési Igazgatóság működési feltételei... 5 Igazgatási, Jogi és Szervezési Igazgatóság feladatai... 5 Igazgatóság vezetése, munkatársai... 7 Jogi igazgató... 8 Jogtanácsos... 8 Jogász... 9 Jogi képviselő... 9 Titkárságvezető... 9 Jogi asszisztens és ügyvitelszervező... 9 Személyi titkár... 10 Adatvédelmi asszisztens és ügyvitelszervező... 10 Rendezvényszervező és adminisztrátor... 10 Központi irattáros... 10 Bér- és munkaügyi ügyintéző... 11 Igazgatási, Jogi és Szervezési Igazgatóság kapcsolatai más szervezeti egységekkel... 11
S z a b á l y z a t Oldal: 3/12. Kiadás Fejezet száma Változás tárgya 00. 47/2014/2015. SZN határozat Kiadás Kiadás dátuma 2015. 02. 01. Szabályzat célja 1. (1) A működési rend célja az Igazgatási, Jogi és Szervezési Igazgatóság (a továbbiakban: Igazgatóság) szervezeti felépítésének, irányításának, kapcsolatrendszerének, feladatainak meghatározása és működésének szabályozása, a létesíthető munkakörök meghatározása. Szabályzat hatálya 2. (1) A működési rend személyi hatálya az Igazgatóság valamennyi munkatársára, tárgyi hatálya az Igazgatóság valamennyi tevékenységére kiterjed. Kapcsolódó dokumentumok Szervezeti és Működési Rend Foglalkoztatási Követelményrendszer Gyakornoki szabályzat Iratkezelési szabályzat Belső adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzat Kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, érvényesítés és utalványozás rendje Ellenőrzési rendszerek szabályzata 3. Igazgatási, Jogi és Szervezési Igazgatóság jogállása, működési területe, szervezete, irányítása 4. (1) Az Igazgatóság a kancellárnak alárendelt központi szervezeti egység, amely munkáját a kancellár közvetlen irányítása mellett önállóan végzi. (2) Az Igazgatóság nem tagolódik csoportokra, munkáját önálló, a jogi igazgató közvetlen irányítása alá tartozó munkakörökön keresztül látja el. (3) Az Igazgatóságot a jogi igazgató vezeti.
(4) Az Igazgatóság keretében létesíthető munkakörök: jogtanácsos, jogász, titkárságvezető, jogi asszisztens és ügyvitelszervező, személyi titkár, adatvédelmi asszisztens és ügyvitelszervező, bér- és munkaügyi ügyintéző, rendezvényszervező és adminisztrátor, központi irattáros. I G A Z G A T Á S I, J O G I É S S z a b á l y z a t Oldal: 4/12. (5) Az Igazgatóság fő tevékenysége a főiskola teljes működéséhez alap- és szolgáltató tevékenységéhez, valamennyi telephelyéhez kapcsolódó igazgatási, koordinációs, szabályozási, jogi, munkaügyi, ügyvitel-szervezési és irattárazási feladatok ellátása. (6) Az igazgatási, koordinációs, szabályozási, jogi, munkaügyi, ügyvitel-szervezési és irattárazási feladatok az alábbi területeket foglalják magukba: a) igazgatási és koordinációs feladatok a jogi igazgató, titkárságvezető és személyi titkárok munkáján keresztül; b) szabályozási feladatok a jogi igazgató, jogtanácsos, jogász és titkárságvezető munkáján keresztül; c) jogi feladatok a jogi igazgató, jogtanácsos, jogász munkáján keresztül; d) munkaügyi feladatok a jogi igazgató, valamint bér- és munkaügyi ügyintéző munkáján keresztül; e) ügyvitel-szervezési feladatok a titkárságvezető és ügyvitelszervező munkáján keresztül; f) adatkezelési és adatfeldolgozási feladatok az adatvédelmi asszisztens és ügyvitelszervező munkáján keresztül; g) irattárazási feladatok a központi irattároson keresztül; h) oktatáshoz kapcsolódó, valamint kulturális és nemzeti ünnepekhez kapcsolódó feladatok a rektor személyi titkárján és a rendezvényszervezőn keresztül; i) a kancellári kommunikációval kapcsolatos feladatok ellátása; j) Diákotthon felvétel felügyelete a jogi igazgatón és a jogászon keresztül; k) Könyvtár működésének felügyelete a jogi igazgatón keresztül; l) HISZK működésének felügyelete a jogi igazgatón keresztül; m) kapcsolattartás a HÖK-kel a jogi igazgatón és a jogászon keresztül; n) egyéb, az Igazgatóság munkáját támogató adminisztratív feladatok. (7) Az Igazgatóság koordinálja a fenntartóval, más minisztériumokkal és a hatóságokkal történő kommunikációt. Igazgatási, Jogi és Szervezési Igazgatóság képviselete 5. (1) Az Igazgatóság intézményen belüli és külső képviseletére írásban és szóban egyaránt a jogi igazgató, akadályoztatása esetén az általa írásban kijelölt munkatárs jogosult.
S z a b á l y z a t Oldal: 5/12. (2) A jogi igazgató feladat- és hatáskörébe tartozó területen kiadmányozási joggal rendelkezik, akadályoztatása esetén a kiadmányozás joga a jogi igazgató munkaköri leírásban meghatározott helyettesét illeti meg. Amennyiben a kiadmányozó a meghozott döntés aláírásában akadályoztatva van, a kiadmányok hitelesítésére a titkárságvezető jogosult. (3) A kötelezettségvállalás rendjét külön szabályzat rendezi, a helyettesítés szabályait a munkaköri leírások tartalmazzák. Igazgatási, Jogi és Szervezési Igazgatóság működési feltételei 6. (1) Személyi feltételek: az Igazgatóság munkáját az állományába tartozó munkatársak közreműködésével végzi. Az Igazgatóság személyi állományára, illetve az állományváltozásra a jogi igazgató tesz javaslatot a kancellárnak. (2) Tárgyi feltételek: az Igazgatóság munkáját a mindenkori informatikai követelménynek megfelelő színvonalú eszközök segítik, mint személyi számítógépek, nyomtató, fénymásoló, fax- és telefonkészülékek. A tárgyi feltételekre a jogi igazgató tesz javaslatot a kancellárnak. (3) A személyi és tárgyi feltételek biztosítása a kancellár felelőssége. (1) Az Igazgatóság feladata különösen: Igazgatási, Jogi és Szervezési Igazgatóság feladatai 7. a) Igazgatási, koordinációs feladatok: Intézményfejlesztési terv, stratégiai tervek készítéséhez kapcsolódó koordinációs és ügyviteli feladatok; Alapító Okirat, működési engedély készítéséhez kapcsolódó koordinációs és ügyviteli feladatok; hatósági engedélyeztetésekhez kapcsolódó koordinációs és ügyviteli feladatok; hatósági ellenőrzésekhez kapcsolódó koordinációs és ügyviteli feladatok; Szenátus működéséhez kapcsolódó koordinációs és ügyviteli feladatok; Vezetői Értekezlethez, Igazgatói Értekezlethez kapcsolódó koordinációs és ügyviteli feladatok; bizottsági, magasabb vezetői, vezetői beszámoltatások előkészítése; a főiskola irányításával összefüggő, más szervezeti egység feladatkörébe nem tartozó koordinációs és ügyviteli feladatok. b) Szabályozási feladatok: a hatáskörébe sorolt szabályzatok elkészítése, gondozása, szenátusi előterjesztésre történő megküldése a kancellárnak; működési területén kancellári utasítások, körlevelek készítése, gondozása; rektor által meghatározott oktatási témákban az oktatási rektorhelyettessel együttműködve rektori utasítások, körlevelek készítése, gondozása;
S z a b á l y z a t Oldal: 6/12. rektor által meghatározott kutatási témákban a Főiskolai Tudományos Tanács és az innovációs igazgató bevonásával rektori utasítások, körlevelek készítése, gondozása; közreműködés a Hallgatói Követelményrendszer elkészítésében; intézményi szabályzatok készítésének koordinálása, a szabályzatok készítéséhez kapcsolódó szervezési és ügyviteli feladatok ellátása; szabályzatok javítása, véglegesítése, nyilvántartása; bizottsági ügyrendek ellenőrzése; szabályzatok, utasítások összhangjának biztosítása; szenátusi határozatok végrehajtásának ellenőrzése. c) Jogi feladatok: jogszabályfigyelés; jogszabálytervezetek véleményezése; szerződések jogi ellenjegyzése; jogi vélemény kérése minisztériumoktól, más hatóságoktól; szabályzatok jogi kontrollja; jogi tanácsadás, a főiskolai szabályzatok értelmezése, szakmai vélemény megfogalmazása; szerződések, együttműködési megállapodások, beadványok és egyéb okiratok, formanyomtatványok készítése; mintaszerződések készítése; szakindításokhoz kapcsolódó jogi kontroll; jogi képviselet ellátása. d) Munkaügyi feladatok: állományváltozási tervek, kitüntetési tervek készítésének koordinálása; pályázati kiírások készítésének koordinálása, pályáztatási eljárások szervezése, lebonyolítása (oktatói pályázatok esetén a pályáztatási eljárás szervezése az oktatási rektorhelyettes feladata); kinevezési okmányok készítése, munkaköri leírások készítéséhez segítségnyújtás, kinevezési okmányok, munkaköri leírások nyilvántartása; vezetői megbízások készítése, nyilvántartása, kezelése; munkatársak belépésével kapcsolatos feladatok ellátása (foglalkozás-egészségügy stb.) kezelése; továbbfoglalkoztatási követelmények teljesítésének figyelése (oktatók); képzettségi nyilvántartások vezetése, kötelező képzések számontartása, nyilvántartása, oktatások szervezése, koordinálása a minőségirányítási megbízottal együttműködve; tanulmányi szerződések készítése, nyilvántartása, kezelése; összeférhetetlenségi, titoktartási, akkreditációs nyilatkozatok (oktatók) készítése, nyilvántartása, kezelése; vagyonnyilatkozat-tétellel kapcsolatos feladatok ellátása; kitüntetések nyilvántartása; statisztikai adatszolgáltatások, egyéb kapcsolódó adatszolgáltatások biztosítása (pl. FIR); munkatársak kilépésével kapcsolatos feladatok ellátása;
S z a b á l y z a t Oldal: 7/12. foglalkozás-egészségügyi ellátás szervezése; hallgatói foglalkoztatással kapcsolatos feladatok ellátása. e) Ügyvitel-szervezési feladatok: postai küldemények bontása, érkeztetése, Iratkezelési szabályzat szerint kezelése; a rektor és a kancellár címére érkező elektronikus küldemények érkeztetése, szignálása és az ügyintézők részére történő továbbítása külön utasításban meghatározottak szerint; Gazdasági Igazgatóság, valamint a Műszaki és Vagyongazdálkodási Igazgatóság ügykezelési feladatainak ellátása külön utasításban meghatározottak szerint; szakindításokhoz kapcsolódó ügyviteli feladatok (nyilvántartás, elektronikus feltöltés, továbbítás az illetékesekhez, bejelentés); FSZ-hez kapcsolódó ügyviteli feladatok (nyilvántartás, elektronikus feltöltés, elküldés, továbbítás az illetékesekhez, bejelentés, MAB véleménykérés); szakmai gyakorlathoz kapcsolódó ügyviteli feladatok (minta szerinti megállapodások előzetes ellenőrzése, kapcsolattartás a kamarákkal, Oktatási Hivatal felé adatszolgáltatás, változás-bejelentés); képzési és felnőttképzési szerződések kivételével az intézmény szerződéseinek, együttműködési megállapodásainak nyilvántartása; f) Adatkezelési és adatfeldolgozási feladatok: adatkezeléshez, adatfeldolgozáshoz kapcsolódó feladatok ellátása, közérdekű adatok megismerésének biztosítása, közzétételi kötelezettség teljesítése. g) Irattárazási feladatok: központi irattárosi feladatok ellátása. h) Egyéb feladatok: oktatáshoz kapcsolódó, valamint kulturális és nemzeti ünnepekhez kapcsolódó rendezvények szervezésének és lebonyolításának koordinálása; a kancellári kommunikációval kapcsolatos feladatok ellátása; Diákotthon felvétel felügyelete; Könyvtár működésének felügyelete; HISZK működésének felügyelete; kapcsolattartás a HÖK-kel. (2) Jelen szabályzatban foglaltak kivételével az Igazgatóság végzi a rektor, a kancellár, a Gazdasági Igazgatóság, valamint a Műszaki és Vagyongazdálkodási Igazgatóság kivéve a közbeszerzések ügykezelési (iratkezelési) feladatait. Igazgatóság vezetése, munkatársai 8. (1) Az Igazgatóság munkatársainak alkalmazási feltételeit a Foglalkoztatási Követelményrendszer, illetve pályáztatás esetén a pályázati kiírás tartalmazza. (2) Az Igazgatóság dolgozói feladatukat a munkakörüket meghatározó jogszabályoknak, főiskolai szabályzatoknak, utasításoknak és egyéb előírásoknak, valamint munkaköri leírásuknak megfelelően kötelesek ellátni.
S z a b á l y z a t Oldal: 8/12. (3) A munkatársak tartós távollét esetén a jogi igazgató utasításai alapján a vonatkozó jogszabályok és belső szabályzatok rendelkezései szerint kötelesek egymás helyettesítését ellátni, amennyiben indokolt a jogi igazgató előzetesen egyeztet a kancellárral. (4) Az Igazgatóság munkatársai felett a munkáltatói jogokat a kancellár és a jogi igazgató a Foglalkoztatási Követelményrendszer szerint gyakorolja. (5) A munkakörök ellátásához kapcsolódó részletes feladat- és hatásköröket, valamint a helyettesítés rendjét a főiskola belső szabályzataihoz és utasításaihoz igazodóan a munkaköri leírások tartalmazzák. (6) Az Igazgatóság munkatársai felelősek a kialakított szervezeti rendben megállapított munkájuk maradéktalan teljesítéséért, a rájuk bízott vagyontárgyak és anyagok megőrzéséért, rendeltetésszerű felhasználásáért. (7) Az Igazgatóság alkalmazottait titoktartási kötelezettség terheli az Igazgatóság tevékenységével összefüggő bizalmas információk tekintetében. Jogi igazgató 9. (1) A jogi igazgató a kancellárnak közvetlenül alárendelt, a főiskola igazgatási, koordinációs, szabályozási, jogi, munkaügyi, ügyvitel-szervezési és irattárazási tevékenységét irányító vezető. (2) A jogi igazgató alkalmazásának feltételeit a Foglalkoztatási Követelményrendszer tartalmazza. (3) A jogi igazgató feladatait a kancellár irányításával látja el. (4) A jogi igazgató irányítja az Igazgatóság munkáját, felel annak tevékenységéért, hatáskörébe tartozó területen a szenátusi előterjesztések előkészítéséért és kancellár részére történő megküldéséért. (5) A jogi igazgató részletes feladat- és hatáskörét, valamint felelősségét munkaköri leírása tartalmazza. Jogtanácsos 10. (1) A jogtanácsos feladatát a jogi igazgató irányításával látja el. (2) A jogtanácsos az Igazgatóság szabályozási, jogi feladatainak ellátásában működik közre, e körben ajogász és a jogi asszisztens tekintetében utasítási jog illeti meg. (3) A jogtanácsos részletes feladat- és hatáskörét, valamint felelősségét a jogtanácsosi tevékenységről szóló jogszabály és munkaköri leírása tartalmazza.
S z a b á l y z a t Oldal: 9/12. Jogász 11. (1) A jogász feladatát a jogi igazgató irányításával végzi. (2) A jogász az Igazgatóság szabályozási, jogi feladatainak ellátásában működik közre. (3) A jogász részletes feladat- és hatáskörét, valamint felelősségét munkaköri leírása tartalmazza. Jogi képviselő 12. (1) A kancellár az intézmény kiterjedt tevékenységi körére tekintettel a főiskola jogi képviseletére eseti jelleggel ügyvédet, ügyvédi irodát bízhat meg. A jogi képviselő tevékenységét külön szerződés alapján végzi, amely tartalmazza a jogi képviselő feladatait, felelősségét. (2) A jogi képviselő által ellátandó feladatokat a külön szerződés keretei között a jogi igazgató határozza meg. A jogi képviselővel a jogi igazgató tartja a kapcsolatot. Titkárságvezető 13. (1) A titkárságvezető feladatát a jogi igazgató irányításával látja el. (2) A titkárságvezető feladata az Igazgatóság ügyvitel-szervezési feladatainak koordinálása, e körben az ügyvitelszervező és az adminisztrátor tekintetében utasítási jog illeti meg. (3) A titkárságvezető részletes feladat- és hatáskörét, valamint felelősségét munkaköri leírása tartalmazza. Jogi asszisztens és ügyvitelszervező (1) A jogi asszisztens és ügyvitelszervező feladatát a jogi igazgató irányításával látja el. 14. (2) A jogi asszisztens és ügyvitelszervező feladata az Igazgatóság jogi és ügyvitel-szervezési feladatainak ellátásában történő közreműködés. (3) A jogi asszisztens és ügyvitelszervező részletes feladat- és hatáskörét, valamint felelősségét munkaköri leírása tartalmazza.
S z a b á l y z a t Oldal: 10/12. Személyi titkár 15. (1) A személyi titkár feladatát magasabb vezetője (rektor, kancellár) irányításával látja el. A személyi titkár koordinációs munkáját a jogi igazgató irányításával végzi. A jogi igazgató e téren előzetesen egyeztet a magasabb vezetővel. (2) A személyi titkár feladata a rektor és a kancellár munkájának személyi támogatása, külső és belső kapcsolatainak szervezése és koordinálása, személyes adminisztrációs feladatainak ellátása, valamint az Igazgatóság koordinációs feladataiban történő közreműködés. (3) A személyi titkár részletes feladat- és hatáskörét, valamint felelősségét munkaköri leírása tartalmazza. Adatvédelmi asszisztens és ügyvitelszervező 16. (1) Az adatvédelmi és ügyvitelszervező feladatát a jogi igazgató irányításával látja el. (2) Az adatvédelmi és ügyvitelszervező feladata az Igazgatóság adatkezelési és adatfeldolgozási, valamint ügyvitel-szervezési feladatainak ellátásában történő közreműködés. (3) Az adatvédelmi és ügyvitelszervező részletes feladat- és hatáskörét, valamint felelősségét munkaköri leírása tartalmazza. Rendezvényszervező és adminisztrátor 17. (1) A rendezvényszervező és adminisztrátor feladatát a rektor irányításával látja el. Az adminisztrátor ügyvitel-szervezési munkáját a jogi igazgató irányításával végzi. (2) Az adminisztrátor feladata a rektor munkájának személyi támogatása, külső és belső kapcsolatainak szervezése és koordinálása, személyes adminisztrációs feladatainak ellátása, valamint az Igazgatóság ügyvitel-szervezési feladatainak ellátásában történő közreműködés. (3) Rendezvényszervezőként ellátja a kulturális és nemzeti ünnepekhez kapcsolódó feladatokat. (4) A rendezvényszervező és adminisztrátor részletes feladat- és hatáskörét, valamint felelősségét munkaköri leírása tartalmazza. Központi irattáros 18. (1) A központi irattáros feladatát a jogi igazgató irányításával látja el. (2) A központi irattáros feladata az Igazgatóság irattárazási feladatainak ellátása.
S z a b á l y z a t Oldal: 11/12. (3) A központi irattáros részletes feladat- és hatáskörét, valamint felelősségét munkaköri leírása tartalmazza. Bér- és munkaügyi ügyintéző 19. (1) A bér- és munkaügyi ügyintéző feladatát a jogi igazgató irányításával látja el. (2) A bér- és munkaügyi ügyintéző feladata az Igazgatóság munkaügyi feladatainak ellátása. (3) A bér- és munkaügyi ügyintéző részletes feladat- és hatáskörét, valamint felelősségét munkaköri leírása tartalmazza. Igazgatási, Jogi és Szervezési Igazgatóság kapcsolatai más szervezeti egységekkel 20. (1) Az Igazgatóság felügyeli a Könyvtár, valamint irányítja a Hallgatói Információs és Szolgáltatási Központ munkáját. (2) A Hallgatói Információs és Szolgáltatási Központ munkájának irányítása során egyeztet az oktatási rektorhelyettessel. (3) A jogi igazgató a főiskola igazgatási és ügyviteli munkája feletti felügyeleti jogkörében végzett tevékenysége során jogosult az érintett szervezeti egység vezetőjétől felvilágosítást kérni, az ügyiratok tartalmával és az ügykezelés menetével megismerkedni, a vezetőnek az ügyvitelre vonatkozó javaslatot tenni, jelzéssel élni és intézkedési javaslatot tenni a kancellár felé. A jogi igazgató jelen bekezdésben meghatározott körben utasítási joggal rendelkezik bármely szervezeti egység adminisztrátora vonatkozásában. (4) Az Igazgatóság elsődlegesen az alábbi szervezeti egységekkel áll munkakapcsolatban (az a) pontban a tevékenység, a b) pontban a munkatárs vonatkozásában): Gazdasági Igazgatóság: a) számlák érkeztetése, átadása további ügykezelésre a Gazdasági Igazgatóságra, szerződések és más beérkező iratok teljes ügykezelése (érkeztetése, szignálása, iktatása, irattárba helyezése, irattári tárolása), kimenő iratok teljes ügykezelése (iktatása, kiadmányoztatása, expediálása, iktatása, irattárba helyezése, irattári tárolása, központi irattárba adása), szerződések készítése; b) közvetlen munkakapcsolatban a jogi igazgató, jogi asszisztens és ügyvitelszervező áll. Műszaki és Vagyongazdálkodási Igazgatóság: a) szerződések és más beérkező iratok teljes ügykezelése (érkeztetése, szignálása, iktatása, irattárba helyezése, irattári tárolása), kimenő iratok teljes ügykezelése (iktatása, kiadmányoztatása, expediálása, iktatása, irattárba helyezése, irattári tárolása, központi irattárba adása) kivéve közbeszerzési ügyek, szerződések készítése;
S z a b á l y z a t Oldal: 12/12. b) közvetlen munkakapcsolatban a jogi igazgató, jogi asszisztens és ügyvitelszervező áll. Fenntarthatósági Innovációs Technológiai Centrum: a) szerződések készítése, pályázati adminisztráció kezelése; b) közvetlen munkakapcsolatban a jogi igazgató, jogi asszisztens és ügyvitelszervező, valamint a titkárságvezető áll. Regionális Felnőttképzési és Szolgáltatási Központ: a) szerződések készítése, szerződések nyilvántartása (kivéve felnőttképzési szerződések); b) közvetlen munkakapcsolatban a jogi igazgató, jogász, titkárságvezető, jogi asszisztens és ügyvitelszervező áll. Kutatóintézetek: a) megbízási szerződések készítése, nyilvántartása; b) közvetlen munkakapcsolatban a jogi igazgató, jogi asszisztens és ügyvitelszervező áll. Hallgatói Önkormányzat: a) Hallgatói Önkormányzattal történő általános kapcsolattartás; b) közvetlen munkakapcsolatban a jogi igazgató áll (gazdasági igazgatóval együttműködve). (5) Az oktatási intézetek és a Könyvtár esetén az Igazgatóság, mint kiszolgáló egység segíti a szervezetek munkáját.