bilden Verstehen Lernen EU folyamatkísérő képzés - modulválasztás Szakmai segédlet a Folyamatkísérés című Kézikönyv képzési moduljainak kiválasztásához és egyedi átalakításához GALA LERNEN FÜR DIE ARBEIT www.gala-prozessbegleiter.de
Impresszum Innovációs projekt Tanulás- és folyamatkísérő munkatárs KKV-k számára, finanszírozási kód DE/07/LLP-LdV/TOI/147202, Képzés Európáért, a Szövetségi Szakképzési Intézet (BIBB) mellett működő Nemzeti Iroda v.i.s.d.p. GALA e.v., 70839 Gerlingen (szakmai felelős) Szerzők: Vera Meister Tilmann Krogoll Grafikai előkészítés: Nina Großmann Bildung und Design 70839 Gerlingen
Tartalom Az ötlet Az út A megvalósítás Folyamatkísérő munkatárs kkv-k részére Választás - Folyamatkísérő a kkv-ban Üzemi bevezetés- Interjú Megvalósítási példák Modulválasztás 1 3 4 6/7 Szerepei és feladatai A modulválasztás kérdőíve A kiértékelés és a kiválasztási folyamat Hivatkozások és források 2 4 5 8 Folyamatkísérő munkatárs kkv-k részére A kis- és középvállalkozások (kkv-k) különleges feltételekkel rendelkeznek, amelyeket a változásmendzsmentre és a továbbképzésre irányuló ajánlatok elkészítésénél célszerű figyelembe venni. A nagyvállalatokkal összehasonlítva az egyik ilyen körülmény a személyi feltételek, főként a személyzetfejlesztés terén. A munkatársak professzionális támogatásáról kkv-k vonatkozásában ritkán beszélhetünk. A valamennyi szintet átfogó változás és tökéletesedés mellett magas fokú az elköteleződés. Mégis sok esetben igen költséges saját személyzetfejlesztő munkatársat alkalmazni. Az Európai Unió Leonardo programja által támogatott projekt az említett helyzet megoldását célozza azzal, hogy a vállalatok számára létrehozott átfogó folyamatoptimalizálási koncepciót a kkv-k számára is elérhetővé teszi. A szemlélet olyan szakemberek bevonását jelenti a vállalatoknál, akik a termelési és megmunkálási folyamatok során mind a technikai és szervezeti fejlesztésért, mind az ott tevékenykedő munkatársakért felelnek. Ezeket a specialistákat nevezzük folyamatkísérőnek. Esetükben nagyon jól képzett munkatársakról van szó. Mindamellett szükségük van speciális képzésre is, amely Németországban alapvetően hat modulból áll, ám az összes modul oktatása a kkv-k számára többnyire túl magas ráfordításokkal járna. Jelen kiadvány igyekszik röviden bemutatni, hogyan lehet kialakítani a folyamatkísérők továbbképzésének kkv-hoz illeszkedő formáját. A ráfordítások jelentősen csökkenthetők, mivel az okatott modulok száma a kkv-k mindenkori feltételeihez igazíthatóan redukálható, és a tartalmak is az igényeknek megfelelően alakíthatók. Reméljük, hogy a kiadvány ösztönözni fogja a kkv-kat, hogy érdemes a folyamatkísérő munkatárs képzésében gondolkodni. A folyamatkísérő munkatársak képzéséhez egy különálló, részletes kézikönyv is készült (ld. Hivatkozások és források, 8.oldal). www. gala-prozessbegleiter.de
A folyamatkísérő munkatársak szerepei és feladatai A folyamatkísérőnek a vállalaton belül rendkívül sokféle gyakorlati feladata van. Tevékenysége alapvetően az alábbiakban felsorolt négy feladattípust öleli fel, amelyek az oktatás sarokpontjait adják. az információáramlás támogatása és pozitív légkör megteremtése az eszmecsere számára, a csoportos problémamegoldás segítése és a csoportok eredményorientált kialakítása, a csoport önállóságának és tervezési készségének előmozdítása, a módszertani ismeretek / működési kompetenciák fejlesztése. Az alábbiakban három tipikus forgatókönyvet mutatunk be, amelyek az üzemi gyakorlatban előfordulhatnak. A folyamatkísérő az integrált vezető szerepében Egy kiválasztott területen belül a kiválóan képzett személyek, például az úgynevezett Best Performer munkatársak, több személyi felelősséggel járó feladatkör bővítést kaphatnak, azaz a továbbiakban kollégáik kompetenciáival és motivációjával is foglalkozhatnak. Megszervezik a szükséges továbbképzéseket, csoportbeszélgetéseket, valamint a kreatív és konstruktív munkafolyamatbeli részvétel keretfeltételeit. Ők az első számú kapcsolattartók a műszakvezetőknél vagy más felettes személyeknél, valamint külön megfogalmazott döntéshozatali hatáskörrel bírnak. A folyamatkísérő a kibővített feladatkörrel rendelkező műszakvezető szerepében Szinte minden klasszikus módon szervezett vállalkozás úgynevezett műszakvezetővel dolgozik. Az autóiparban olykor, félreérthetően, csoportfelelősnek is nevezik őket. Ők gondoskodnak arról, hogy a megrendelések mind logisztikai, mind minőségi szempontból jó eredménnyel záruljanak. Ezeket a műszakvezetőket főként minőségi típusú pluszfeladatokkal lehet felértékelni. Ezáltal nem csak az anyag és a személyzet szervezői a technikai munkafolyamatokon belül, hanem hatáskört és valódi feladatokat is kapnak a személyzetfejlesztés területén. Éppúgy törődnek a kollégák közötti együttműködéssel, mint a csoportbeli kommunikációval. Feladataik az egyéni és kollektív célok és mérföldkövek meghatározásáig terjedhetnek. A folyamatkísérő a kibővített feladatkörrel rendelkező vállalati oktató szerepében Gyakran éppen kkv-knál találunk olyan munkatársakat, akiknek az egyedüli feladatuk és felelősségük, hogy a fiatal munkatársak szakmai képzését szervezzék. Sok kkv-nak adódik problémája a klasszikus vállalati oktatói szerep ezen egyoldalúságával. Itt van az a belépési pont, ahol az eredeti feladatkört ki lehet egészíteni a folyamatkísérőével. Az adott munkatársak így egyfelől a szakképzésen belüli tanulási folyamatokért felelnek, másfelől pedig a munkafolyamatok és az azokban folyó tanulás megfelelő szervezéséért a felnőtt kollégák számára. A vállalkozás számára a munkatárs szélesebb feladatköre jelenti az előnyt, sőt egyúttal a tanulás is szélesebb alapokra helyeződik. Miért éppen kkv-knak? A kkv-k gyakran épülnek fel úgy, hogy maga a főnök az, aki minden vállalati műveletnek részese, sőt akár a külön személyzeti felelőst is kiváltja. Azonban az apróságokat, tehát a személyes és informális tapasztalati tudást a folyamatokról és egyes munkalépésekről, a központi személy mégsem ismeri. Épp ezért olyan fontos a kkv-knak, hogy rendelkezzenek olyan munkatársakkal, akik megfelelő mértékű felelősséggel és kompetenciával bírnak, valamint a helyi folyamatokban integráltan és integrálón tudnak hatni. Ezt nyújtja a folyamatkísérő a kkv-knak! A folyamatkísérő munkatársak szerepei A folyamatkísérő munkatárs szerepei sokfélék. Az alábbi felsorolás tudatosan használja azokat a megnevezéseket, amelyek a nevezett szerepkörrel való érzelmi és felelősségteljes azonosulást előmozdítják. Csoport coach A folyamatkísérő szervezi és moderálja a csoportokat, meghatározza a fejlődési lépéseket és támogatja a csoport céljainak megvalósítását. Közvetítő A folyamatkísérő nem maga oldja meg a problémákat, hanem közvetít a felek között, a megfelelő embereket hozza össze és összekötőként tevékenykedik. Bizalmi szerep A folyamatkísérő megőrzi semlegességét, felismeri a konfliktusokat és segítséget nyújt fennálló konfliktusok rendezéséhez. Motor A folyamatkísérő igény szerint ösztönöz vagy lassít egyes folyamatokat, megakadályozza a hátramenetet. Példakép. Informátor A folyamatkísérő a vezetőség és az üzemi tanács által is megszólítható partner, aki a változások során a transzparenciáért felel, valamint támogatja az információáramlást a cégben, pl. vizualizáción keresztül. Segítő/ Tükör/ Támogató Észreveszi a problémákat és feltárja azokat, megfigyel és viszszajelzéseket ad a teamben, módszertani segítséget nyújt, felismeri a potenciálokat és a csoporton belül gondoskodik az önmotiválásról. Az egyes vállalkozások gyakorlata alapján a fenti szerepek eltérő súlyozást kaphatnak. Ebből adódnak az egyéni oktatási célok, amelyek lépésről lépésre haladva határozhatók meg a kkv-k számára. www. gala-prozessbegleiter.de 2
Választás - Folyamatkísérő a kkv-ban A folyamatkísérő képzésének építőkövei A folyamatkísérőre komplex követelmények vonatkoznak. A folyamatkísérők képzésének gyakorlatában a képzési koncepciók fejlődése során Németországban hat modult alakítottak ki. A klasszikus kis vállalkozásoknak a folyamatkísérői csomag egésze túl terjedelmes volna. Vannak tartalmak, amelyek kevésbé szükségesek, illetve alárendelt szerepet játszanak. Ezért a jelen projekt célja az volt, hogy átalakításokat végezzen a modulok száma és tartalma tekintetében a tipikus kkv-k igényeire szabva. Az átalakítás célja, hogy minden egyes kkv számára megteremtse a lehetőséget, hogy megtalálja a saját specifikus hangsúlyait a folyamatkísérő képzésben. A modulok (számának és tartalmának) csökkentését egy újonnan kifejlesztett eszközrendszer segítségével érték el. Ez magába foglal például egy kérdőívet és egy elméleti interjút. A kiértékeléshez excel alapú eszköz áll rendelkezésre. Ennek eredményeképpen ma már lehetséges vállalkozás-specifikusan pl. két modul közül könnyen választani, vagy akár több modul tartalmát felölelő vegyítést kialakítani Interjú A témacentrikus interjú formájában megvalósuló beszélgetés a vállalati folyamatoptimalizálás legfontosabb célkitűzéseit és a keretfeltételeket tisztázza. Kérdőív A kérdőív a vállalatra jellemző objektív tények meghatározását szolgálja. Ezekbe bizonyos személyi feltételek tartoznak, ill. olyan problémák is, amelyeket időszerűen szükséges megoldani. Értékelési eszköz A kérdőív pontjai és egyéb adatok az értékelési eszközbe kerülnek át. Egységes súlypontozáson keresztül végül képet alakítanak ki a folyamatkísérő iránti igényekről. A modulválasztás vezérfonala Az egyes modulok jellemző alkotórészei egy megfelelő vezérfonal részei, amely elméleti úton vezet el a tartalmakhoz és a módszertani hangsúlyokhoz. Testreszabott tanterv Minden egyes kiválasztott modul alapvető tartalma megmarad. Az egyes részeket igazítják és kkv-specifikusan alakítják, a további modulok tartalmaival összerendezve. A folyamatkísérő képzés moduljai Munkaszervezés A folyamatkísérő munkatárs feladatainak központi kiindulási pontja a munkaszervezés. A folyamatkísérők az A szemináriumi modul során kollégáik munkakörülményeinek vizsgálatát hajtják végre, majd a vállalati elvárásokhoz illeszkedőn dolgozzák ki szerepeiket és feladataikat. Csapatfejlesztés A B modul keretében a csapatfejlesztési folyamatok felmérését és irányítását sajátítják el a folyamatkísérők. Eseti alapon szervezett munka keretében kerülnek szemléltetésre a formális és informális teamek szociális összefüggései, szerepfelosztásai valamint csapatdinamikája. Beszélgetések moderálása A folyamatkísérők felelősségteljes feladata a moderáció. Ők szervezik és moderálják a csapat találkozóit, illetve egyéb megbeszéléseket és információcsere fórumokat. A saját tapasztalatokhoz kapcsolódóan a C modul rendszerezi és megszilárdítja ezt az eszközt. Időgazdálkodás Miképpen lehet a napi kötelezettségeken túl kellő és szükséges figyelmet szentelni az igazán fontos és hosszú távú feladatoknak? Ezen kérdésre ad választ a D modul - a prioritások felállításán, a szisztematikus tervezésen és a zavarok kezelésén keresztül. Projektek nyomon követése A klasszikus projektmenedzsmenttől a következetes team-központúság különbözteti meg az E modult. A projektek tervezésének, irányításának, és ellenőrzésének eszköztára kerül átadásra és gyakorlásra - mindenkor a feladatok végrehajtásának közös javítása céljából. Munkatársak támogatása Az F modul célja, hogy a folyamatkísérő is értsen a személyzetfejlesztési folyamatokhoz. A súlypontokat a vállalati feltételek keretében a munkahelyhez kapcsolódó tanulási koncepciók és motivációs módszerek jelentik. 3 www. gala-prozessbegleiter.de
Üzemi bevezetés- Interjú A tanácsadási és képzési tevékenység első lépéseként igen hasznos a vállalati felelősökkel folytatott interjú, mivel így betekintés nyerhető a vállalati struktúrába, tapasztalatokba és prob- Példa B1 B4 alapkérdések B1) A vállalat rövid bemutatása Informatikai szakember a folyamatirányítás területén; tipikus team projekt struktúra; együttmöködés a Siemens-szel, stb B2) Problémák/fejlődési potenciál a struktúrákban és folyamatokban Túl sok szakember/túl kevés csapatjátékos; túl kevés idő; bizonytalanságok a projekt irányításában és tervezésében B3) A vállalat fontos munkatársainak szerepe és helye A fontos munkatársak vezetői szerepet töltenek be; a karrier a projektvezetés átvételével indul B4) Hogyan valósulhat meg a munkatársak hatékony támogatása? Több tapasztalatcsere a teamben; strukturáltabb munkakörváltás; biztosabb projektmenedzsment lémákba. Ezen lépéssel készítik fel a vállalatot a kérdőívekre, s ezáltal válik egyértelművé, mely vállalati képviselőket/részlegeket szólítják meg. E1 E4 kiegészítő kérdések E1) Tapasztalatok a csapatmunkában és a csapatszervezésben Eddig csupán egy szerepet játszott a csapatmunka a projektmenedzsmenten belül (projekt team); mereven strukturált E2) Tapasztalatok a projektekről/ projektellenőrzésről A projektemendzsement software alkalmazása; a software controllingja; a személyes csere korlátozott E3) A személyzetfejlesztés szervezete és keretfeltételei A munkatársak fejlesztése feladataik végrehajtásánán keresztül valósul meg. A kompetencia és a tapasztalat az első számú kiválasztási kritériumok. E4) Egyéni kívánságok a folyamatkísérés szeminárium sorozattal szemben / Egyéb A folyamatkísérés javaslatokat szolgáltat az eddigi projektmunkánk javítására és segítséget nyújt a munkatársak közvetlen támogatásában A modulválasztás kérdőíve A kérdőív előkészíti a modulválasztást. A tapasztalatokat és eljárásokat hat kérdéskörrel mérik fel. Ez a lépés a vállalati felelősöket segíti az operatív helyzet átgondolásában. Példa - szemelvény a kérdőívekből C) Elemzési módszerek kretavivitási technikák értekezletek minősége C.1 kérdés Rendelkezik-e az Ön vállalkozása tapasztalatokkal az alábbi módszerek használatáról: - problémaelemzés és strukturálás - kreatív problémamegoldás - problémafeldolgozás a teamben? igen nem Ha igen Mely módszereket alkalmazták/ alkalmazzák? Elmetérkép, Ötlet/ véleménykártyák, stb. Ötletbörze, írásos ötletbörze, stb. Problémaelemzési séma, 4 mezős tábla, Kérdésdiagram, stb. egyéb strukturált napirend A kérdőívet személyzeti és termelési felelősök csoportbeszélgetésének keretében töltik ki. Milyen gyakran használják az Önök vállalkozásánál a moderációs módszereket? alapvetően/elvileg igen rendszeresen / gyakran különleges esetekben szórványosan / ritkán Ha nem Mutatkozik-e Önöknél elégedetlenség az ülések és megbeszélések hatékonyságával kapcsolatban? igen nem nem tudom C.2 kérdés Milyennek értékeli az igényt az ülések/ megbeszélések minőségének megfelelő moderációval történő tartós javítására? rendkívül magas magas mérsékelt alacsony Kérjük röviden indokolja választását. Az ülések fontosak a termelés és az ügyfelekkel való kommunikáció miatt. www. gala-prozessbegleiter.de 4
Lern- und Prozessbegleiter LEONARDO DE/09/LLP-LdV/TOI/147 202 A kiértékelés és a kiválasztási folyamat Folyamatkísérők Európában Leitfaden zur Modulauswahl für Prozessbegleiter in KMU Gesamtmodell Auswahlprozess A kiértékeléshez excel dokumentum áll rendelkezésre, amely segítségével minden modul részletesen értékelhető. Az értékeléshez Auswertung a kérdőívekből Fragebogen Modulauswahl származó eredményeket használják P2 HydroSpec fel. A1 Gewicht 35 Anzahl 14 Wert 1 Geben 1 Sie hier seit die wann? 1 Wert 2 Geben 1 Sie hier die Dauer Anzahl der Stellen in Jahren ein (seit wann Punktwert 35 PzBeg PzBeg ein. gibt es die Positionen) Gr./Teamlt. 2 Gr./Teamlt. 5 Proj.lt. 2 Proj.lt. 1 andere 10 andere 5 A2 Gewicht 25 a) / b) Wert 1 0,25 Teilnehmer Erfolg Wert 2 Geben 1 Sie hier folgende Werte ein: 2 - nachhalt-iger Erfolg, 1 Punktwert 6 ja / ja 3 0 ja / nein 1 3 0 - kurzfristi-ger Erfolg, 0 - kein Erfolg nein / ja 3 0 nein / nein A3 Gewicht 40 Changepl. Wert 1 Kennzeichnen 0 Hintergrd. Sie die Wert 2 Kennzeichnen Sie Zutreffendens mit Punktwert 0 ja TQM / Zert. nein 1 PzOrient. Ges.Präv. 1 Eff.Steig. 1 techn.ch. Flexib. andere A Gesamt 41 B1 Gewicht 40 Teamarten 4 Wert 1 Kennzeichnen 1 Sie zutreffende Ant-worten Punktwert 40 Projekt-T. 1 Prozess-T. 1 mit TQM-T. u.ä. 1 diverse T. 1 andere T. B2 Gewicht 60 Zielgrößen? Wert 1 Kennzeichnen 0,5 Teamf.-Nr. Sie die Impl. Wert 2 Geben 0,75Sie hier folgende Werte ein: 2 - umfassend Punktwert 23 ja 1. implementiert, 1 - in ist geplant 2. der Implementierung, 0 - noch wäre sinnvoll 1 3. nicht implementiert nicht praktik. 4. Verb.bed. Kennzeichnen Sie die außerord.h. hoch 1 mäßig gering B Gesamt 63 C1 Gewicht 50 Method.Eins. Wert 1 Kennzeichnen 1 Regelm.k. Sie die Wert 2a Kennzeichnen Sie die Punktwert 0 ja standard nein 1 häufig in bes. Fällen Methoden Kennzeichnen Sie selten MindMap Zutreffendes mit Unzufr.Sitzg. Wert 2b Kennzeichnen 0,5 Sie die Brainst. ja Problem-A... nein andere weiß nicht 1 C2 Gewicht 50 Verb.Bedarf Wert 1 Kennzeichnen 0,5 Sie die Punktwert 25 außerord.h. hoch mäßig 1 gering C Gesamt 25 7 kein Bedarf für vertiefende Fragen 1 Start 2 KMU hat Qualifizierungsbedarf für Prozessbegleiter 3 Termin für Interview vereinbaren 4 Teil 1 des Interviews durchführen (Basisfragen) 6 XOR 11 XOR 12 Interview auswerten 14 Fragebogen anpassen und übergeben / versenden 8 Bedarf für vertiefende Fragen 9 Teil 2 des Interviews anschließen (Ergänzungsfragen) 5 Interview Teil 1 10 Interview Teil 2 13 Leitfaden Interview Auswertung 15 Fragebogen D1 Gewicht 25 Termintreue Wert 1 Kennzeichnen 0,75 Sie die Punktwert 19 hervorragend gut befriedigend 1 16 Termin überwachen / anmahnen A kiértékelt rangsor alapján a vállalkozás ajánlást kap. Ezután egy megbeszélés keretében kialakítják, hogy melyik modulokat Lern- und Prozessbegleiter LEONARDO DE/09/LLP-LdV/TOI/147 202 27.05.11 kell előkészíteni a képzésre. Lern- und Prozessbegleiter LEONARDO DE/09/LLP-LdV/TOI/147 202 17 ausgefüllter Fragebogen liegt vor 18 19 Fragebogen auswerten Auswertungs Leitfaden_141209.doc 17.07.2010 -Tabelle Seite 1 / 20 Auswahl / Rangliste / Empfehlung erarbeiten 21 angepasstes Curriculum aufstellen 23 Qualifizierung Prozessbegleiter für KMU konfiguriert A kiválasztási folyamat pontos lefolyását a folyamatleírás mutatja be részletesen. A lépéseket egy külön dokumentum pontosan kifejti, és minden kapcsolódó dokumentáció letölthető a www.gala-prozessbegleiter.de oldalról. További kérdések eseten a projektpartnerek állnak rendelkezésre. 22 Seminarunterlagen 24 ENDE Beschreibung des Auswahlprozesses Nr. Element Erläuterung 1 Start formales Anfangselement 2 KMU hat Qualifizierungsbedarf für Proterstützung von www. wichtigen gala-prozessbegleiter.de Mitarbeitern, die innerhalb von be- Startereignis grundsätzlich geht es um die Förderung bzw. Un- 5 zessbegleiter trieblichen Prozessen eine Schlüsselstellung einnehmen (sollen /
Megvalósítási példák Modulválasztás 1. példa: lengyel kézműipari vállalkozás Moderáció / Személyzetfejlesztés A HydroSpec egy kisméretű kézműipari vállalkozás Olsztyn közelében, amelyet apa és fia közösen irányítanak. A folyamatkísérő kifejezés teljesen új a cég számára, ám nem nehéz rögtön jelentést kapcsolni hozzá. Az első gondolat az volt, hogy ezt a szerepet egy olyan széles körű ellenőrzési és irányítási hatáskörrel bíró munkatársnak kell betöltenie, aki tudja, hogy melyik terméket (a legkülönfélébb tervezésű és méretű pumpák) melyik munkatárs készíti. Emellett gyakrabban van közvetlen kapcsolata az ügyfelekkel is, akik neves európai - főleg német - vállalatok. Ezen konkrét személy szem előtt tartása vezetett ahhoz, hogy a vállalatvezetés a kiválasztási eszköztárból (ld. 7. oldal) a munka során a Moderáció modul mellett döntött. Ugyanis a legtapasztaltabb munkatárs egyben a legidősebb is, aki már számtalan különféle tevékenységet látott el sikeresen, és ő az úgynevezett legfőbb tanácsadó a vállalatvezető számára. Ám olyan apróságokkal, mint a kollégákkal megbeszélést tartani, vagy akár egy kisebb továbbképzést előkészíteni, eddig nem foglalkozott. A GALA e.v. projektvezetőivel folytatott megbeszélés során épp ezen személycsoportok átgondolásakor vált világossá, hogy a vállalatnak még egy másik jellegzetes igénye van a folyamataival és a pozitív fejlődéssel kapcsolatban. A kérdőívek és interjúk eredményében láthatóvá vált, hogy az idősebbek tapasztalati tudását nem csupán moderálni kell tudni, hanem az is nyilvánvaló, hogy egy ilyen mikrovállalkozás esetén is szisztematikusan kell átgondolni a személyzetfejlesztést. A személyzetfejlesztés témája úgymond a levegőben lógott, és ugyanakkor a már alkalmazott eszköztár eredménye volt. Végül megfontolásra került, hogyan alakuljon a folyamatkísérő képzése, amely eredetileg mindenenekelőtt a középvezetőket érintő intézkedés lenne. Későbbiekben az ügyvezetés elhatározta, hogy több lépésre bontja a továbbiakat: 1. lépés: minden alkalmazott részt vesz egy továbbképzésen, amely lényeges tartalmakkal bír a személyzetfejlesztés témáján belül. Még ezen képzés során jelölnek ki a középvezetők feladatokat maguknak, amelyek később a Moderáció modul azon részeit alkotják, amelyek a leglényegesebb támogatást nyújtják a későbbi, újonnan bevezetendő megbeszélések során. Az integrált képzés speciális formája mellett ezen példában a teljes portfolióból való választás is meggyőző volt. 2. példa: informatikai vállalat Magyarországon Csapatfejlesztés / Projektmenedzsment Az evopro egy tipikus magyar informatikai vállalkozás, amely szorosan együttműködik nagy német informatikai vállalatokkal, valamint megrendeléseket és projekteket vesz át tőlük. Egy ilyen vállalkozás esetén napi szinten jut központi szerep a projektnek és a kisebb teameket projektvezetők irányítják. Az ilyen projekteknél előfordul, hogy hetekig vagy hónapokig is elhúzodnak. A vállalati folyamatkísérésről tartott első megbeszélés során nem meglepő módon túlnyomórészt a projektmenedzsmentről esett szó. Legszívesebben egyszerűen kiválasztották volna a folyamatkísérő képzés hat moduljából a projektmenedzsmentet, és már kész folyamatkísérőt kapnak. Azonban a dolgot nem tanácsos ilyen egyszerűen elintézni. A folyamatkísérők nem pusztán a feladataikat különösen jól ellátó mukatársak. Oyan követelményeknek is meg kell felelniük, amelyeknél a hosszú távú tervezés és előretekintés valamint a folyamat-gondolkodás hangsúlyos szerepet tölt be. Ezért a mi esetünkben is nagyon fontos volt, hogy az evopro vállalati felelősei spontán döntés helyett az objektív felmérési eszközök alapján határozzák meg a redukált folyamatkísérői képzésre vonatkozó igényeket. Az eredmény ismét meggyőző volt. Egy ilyen cég esetén a kiindulópont ténylegesen a projektmenedzsment, ám a koncepció maga már átgondolásra ösztönzött. A GALA e.v. a teamalapú projekmenedzsment koncepcióját képviseli. www. gala-prozessbegleiter.de 6
Mindez a formálisan és strukturáltan gondolkodó emberek számára időnként nagy kihívást jelent, de végső soron az evopro esetében is vitathatatlan, hogy a teammunka minősége igen jelentős sikertényező. A csapatmunka érthetően sokaknak fontos, ám a csapatfejlesztés ebbe gyakran nem tartozik bele. Különböző okokból végül a csapatfejlesztés témát választották ki a folyamatkísérő képzésének építőelemeként. A legfontosabb itt az volt, hogy számításba kellett vennünk, hogy a vállalat a következő években bővülni fog. Szükséges, hogy a folyamatok, a projektemendzsment és a csapatfejlesztés lépést tudjon ezzel tartani. 3. példa: Orvostechnika Bulgáriában Munkaszervezés/ Személyzetfejlesztés A Szófiában található AMET cég egy olyan modern és sikeres vállalkozás, amely a piacon német és amerikai partnerekkel dolgozik együtt. A munkatársak tevékenysége két, egymástól igen eltérő követelményhez rendelhető: egyfelől igényes és izgalmas megmunkálás, másfelől elektromos alkatrészek fejlesztése és gyártása zajlik. Fontos, hogy a részlegek együttműködése jó legyen, mivel ők szállítják a kiváló minőségű orvosi eszközök összeszereléséhez szükséges részegységeket. Ennel a vállalatnál a folyamatkísérő képzés modulválasztását segítő eszközeink lényeges orientálódást adtak, hogy alapvetően mi lehetséges. Ezt erősítette meg a képzési kézikönyv, amely a döntések meghozatalakor rendelkezésre állt. Végül döntően fontos volt a két modul helyes kiválasztásához a tematikus interjú, mivel a vállalatnál a folyamatkísérés megvalósítása messze nyúló következményekkel jár a folyamatok dinamikáját és minőségét illetően. A kérdőívek és az interjú alapján született meg a döntés, hogy a Munkaszervezés és Személyzetfejlesztés modulok kombinációját választják. (ld. interjú Popova asszonnyal) 7 www. gala-prozessbegleiter.de
Hivatkozások és források A folyamatkíséréshez vezető utak a kkv-knál Előfeltételek és lehetőségek A folyamatkísérés koncepciója több mint továbbképzési modulcsomag. Ugyan a felnőtteknek szóló tanulás modern és gyakorlatorientált típusát és módját jelenti, de egyúttal az újonnan képzett tanulás- és folyamatkísérő munkatársnak felelősséget kell vállalnia a folyamatokat végző munkatársak folyamatos tanulása iránt is. Amennyiben tehát Önt foglalkoztatja a folyamatkísérő vállalatba való beillesztésének gondolata, ne feledkezzen el arról sem, hogy a változásoknak is utat kell engedni. Készüljön fel erre is, s gondoskodjon a szükséges támogatásról. A lényeges hivatkozásokat és útmutatásokat megtalálja a projekt anyagaiban, de külső segítségre is szüksége lesz. További segítségért forduljon bizalommal az alább felsorolt partnerországi szervezetekhez: Kézműves Kamara (Lengyelország), Ipari- és Kereskedelmi Kamara (Bulgária), Vállalati tanácsadás (Bulgária), Német- Magyar Ipari- és Kereskedelmi Kamara Képző Központja (Magyarország), bildung bfw (Németország), A témához tartozó további irodalom (1) Großmann, Nina; Krogoll, Tilmann (2007): Prozessbegleitung. Materialien zur beruflichen Bildung, Band 119, Ausbildungshandbuch. Bertelsmann. (2) Großmann, Nina; Krogoll, Tilmann & Meister, Vera (2005). Ausbilden mit Lernaufgaben. Band 1: Lernaufgaben erstellen. Christiani. (3) Großmann, Nina; Krogoll, Tilmann (2003):Prozessorientierte Entwicklungsplanung im Betrieb. Veränderungen mit Gruppenarbeit und aufgabenorientierter Qualifizierung im Lernenden Unternehmen (mit CD-ROM). Bertelsmann. (4) GALA (2011): Prozessbegleiter in Europa. Handbuch zur Anleitung, Beratung und Beschreibung der Rolle und Funktion von Lern- und Prozessbegleitern in KMU. (Broschüre in den Sprachen Deutsch, Polnisch, Ungarisch und Bulgarisch. Download bei ADAM s.o.) Források és segédanyagok Anyagok és linkek A kiadvány célja, hogy kis- és középvállalkozások vezetőit és felelőseit is ösztönözze a folyamatkísérő munkatárssal kapcsolatos lehetőségeik átgondolására. A téma további feldolgozása érdekében részletes útmutató (kézikönyv) készült, amely elérhető a partnerországokban. Amennyiben további kérdése van, az alább összegyűjtött források nyújthatnak segítséget a döntéshoztatalban. Ide tartoznak az európai támogatási koncepciókkal kapcsolatos alapvető célok és lehetőségek is. Országspecifikus támogatás (Magyarország) http://www.tka.hu/ Eredmények és dokumentumok A projekt és a további vonatkozó projektek eredményei és dokumentumai az ADAM -Datenbank rendszerében érhetők el. http://www.adam-europe.eu/adam/project/view.htm?prj=5361 www.gala-prozessbegleiter.de www.gala-gerlingen.de A projektpartnerek eredményei, beszámolói és dokumentációja az alábbi címeken érhetők el http://www.gala-prozessbegleiter.de/page18/page18.html http://www.ahkungarn.hu/qualifizierung/ http://www.izbarzem.olsztyn.pl/ http://www.hydrospec.pl/ http://www.amet-bg.com/ http://www.evopro.hu/ http://bulgarien.ahk.de/qualifizierung/internationale-projekte/ http://www.bfw-ruhr.de/index.php/prozessbegleitung/ articles/prozessbegleitung.html Kapcsolat és támogatás Projektpartnerek Országonként két partner vett részt a projektben. Az egyik a koncepciótranszferért, valamint a megfelelő tanácsadás és továbbképzés közvetítéséért felelt. A folyamatkísérő munkatárssal kapcsolatban felmerülő kérdések esetén keresse az alábbi kontaktszemélyeket. GALA e.v. Gerlingen [Betriebs-/Bildungsberatung] tilmann-krogoll@gala-gerlingen.de Warminsko-Mazurska [vállalati és képzési tanácsadás] g.mogut@izbarzem.olsztyn.pl DUBZ [vállalati és képzési tanácsadás] boros-huber@ahkungarn.hu guld@ahkungarn.hu DBIHK Sofia BG [vállalati és képzési tanácsadás] b.genova@ahk-bg.org tz.tzankov@ahk-bg.org bfw Unternehmen für Bildung Gelsenkirchen [Képzési szolgáltató] lisa.meyer@bfw-ruhr.de www. gala-prozessbegleiter.de 8
Projektpartnerek GALA LERNEN FÜR DIE ARBEIT LANDESVERBAND DER POLNISCHEN INGENIEURE UND TECHNIKER IN DEUTSCHLAND e.v. LANDESVERBAND BADEN-WÜRTTEMBERG/BAYERN Finanszírozás
Verstehen Lernen Weiterb www.gala-prozessbegleiter.de