A projekt idő-, erőforrás és költségterve 2. rész
Információs rendszer projekt Feladat: időterv MPM háló formában + kritikus tevékenységek Tevékenységek Közvetlenül megelőző tevékenységek Időtartam (hét) A: Igényfelmérés - 4 B: A működési folyamat tervezése A 10 C: A szoftvercsomag módosítása B 8 D: A belső eljárások módosítása B 6 E: A manuális folyamatok módosítása B 16 F: A szofvercsomag tesztelése C 6 G: A belső eljárások tesztelése D 4 H: A manuális folyamatok tesztelése E 4 I: Az új szoftvercsomag bevezetése F, G, H 6 J: A felhasználók betanítása F, G, H 2 K: A projekt kiértékelése I, J 1
14 C 22 22 F 28 20 8 28 28 6 34 34 I 40 34 6 40 0 A 4 4 B 14 14 C 20 20 G 24 40 K 41 0 4 4 4 10 14 24 6 30 30 4 34 40 1 41 34 J 36 38 2 40 14 E 30 30 H 34 14 16 30 30 4 34
Tevékenységek Közvetlenül megelőző tevékenységek Időtartam (hét) ES EF LS LF TF FF Kritikus A: Igényfelmérés - 4 0 4 0 4 0 0 igen B: A működési folyamat tervezése A 10 4 14 4 14 0 0 igen C: A szoftvercsomag módosítása B 8 14 22 20 28 6 0 nem D: A belső eljárások módosítása B 6 14 20 24 30 10 0 nem E: A manuális folyamatok módosítása B 16 14 30 14 30 0 0 igen F: A szofvercsomag tesztelése C 6 22 28 28 34 6 6 nem G: A belső eljárások tesztelése D 4 20 24 30 34 10 10 nem H: A manuális folyamatok tesztelése E 4 30 34 30 34 0 0 igen I: Az új szoftvercsomag bevezetése F, G, H 6 34 40 34 40 0 0 igen J: A felhasználók betanítása F, G, H 2 34 36 38 40 4 4 nem K: A projekt kiértékelése I, J 1 40 41 40 41 0 0 igen
Az erőforrás-allokáció és a tevékenységi időtartamok kialakítása IDŐTARTAM ERŐFORRÁS normák tapasztalati adatok szakmai becslés
Tevékenység-erőforrás mátrix
Emberi erőforrások szakmai leltárának mátrixa: a rendelkezésre álló munkatársak közül kik rendelkeznek a projekt teljesítéséhez szükséges szakmai kompetenciákkal
Feladat-felelősség mátrix
A költségek becslése Tevékenység alapú költségtervezés (tevékenységek közvetlen költségei, projekt-általános költségek, egyéb általános költségek): Tevékenység / Költségek Közvetlen költség Projekt általános költség Egyéb általános költség Tevékenység összes költsége 1 2... n Összesítés Más módszerek: Paraméteres költségbecslés Egységárak alapján történő költségbecslés Költségnemek szerinti csoportosítás alapján elvégzett költségtervezés
A projekt minél korábbi fázisában készül a költségterv, annál nagyobb becslési bizonytalansággal kell számolni.
A projektek finanszírozási lehetőségei saját pénzügyi források (saját tőke) felhasználása; hitelből való finanszírozás; vissza nem térítendő támogatások megpályázása (nemzeti források, EU-s támogatások, külföldi intézmények által meghirdetett támogatások romániai vállalkozások részére); partnerek hozzájárulása; egyéb források bevonása; a fentiek kombinációja.
A projekt pénzáramlási terve A pénzáramlási terv a projektteljesítés során felmerülő költségekkel összefüggő pénzmozgást foglalja magában. Ez a pénzmozgás az idő függvényében tervezhetővé válik. A pénzáramlási terv kialakításához ismerni kell, hogy a tevékenységek kalkulált költségei közül melyek a teljesítéssel arányosan felmerülő, melyek az időtartam arányában felmerülő és melyek a pontszerűen felmerülő költségek. A projekt teljesítésében való részvétel mindig negatív pénzáramlási egyenleggel kezdődik, a teljesítésből származó bevétel a teljesítési időszak elején nem fedezi a felmerült költségek finanszírozását. A pénzmozgások grafikusan is ábrázolhatóak.
A pénzáramlási egyenleg alakulását befolyásoló tényezők A költségek keletkezése és a pénzügyi kiegyenlítésük közötti időtartam A teljesítés közbeni megszakítások időtartama és gyakorisága A vitás ügyek rendezésének gyorsasága Az infláció jellege (mértékének időbeni kialakulása)
Példa Egy hőszigetelő ablakokat gyártó vállalkozás a cég fejlesztése érdekében egy új műhely építését és a szükséges gépekkel való berendezését tervezi. A műhely felépítését alvállalkozó végzi, aki az építkezéshez szükséges anyagokat is megvásárolja. A projekt keretén belül 3 gép, valamint 2 számítógép vásárlását és két új személy alkalmazását tervezik, akiknek speciális képzést is nyújtanak. A projekt tervezett időtartama 6 hónap. Egy tanácsadó cég szolgáltatásait is igénybe veszik. A projekt megvalósítására a projekttulajdonos szervezet vissza nem térítendő támogatást igényel, a finanszírozás intenzitása 70%. Ssz. Tevékenység 1 Projektmenedzsment Hónap 1 2 3 4 5 6 2 3 4 Műhely felépítése Gépek, berendezések beszerzése Két személy alkalmazása és betanítása
Tevékenység-erőforrás mátrix Erőforrások Tevékenységek Emberi erőforrások Technikai jellegű erőforrások Anyagi jellegű erőforrások 1. Projektmenedzsment projektmenedzser pénzügyi felelős technikai felelős 2. Műhely felépítése projektmenedzser pénzügyi felelős technikai felelős tervezőmérnök építésvezető építőmunkások 2 számítógép, irodai berendezések szerszámok, gépek az építkezési munkálatok elvégzéséhez fogyóanyagok építőanyagok 3. Gépek, berendezések beszerzése projektmenedzser pénzügyi felelős technikai felelős szállító eszköz gép 1, gép 2, gép 3 4. Két személy alkalmazása és betanítása projektmenedzser pénzügyi felelős technikai felelős kiképző szakemberek szerszámok, gépek, taneszközök a képzés lebonyolításához fogyóanyagok
A költségek becsült értéke (ÁFA nélkül) Költségtételek Becsült érték (lej) Projektmenedzser fizetése (6 hónap, napi 2 óra) 6000 Pénzügyi felelős fizetése (6 hónap, napi 2 óra) 4500 Technikai felelős fizetése (6 hónap, napi 2 óra) 4500 Projektmenedzsment tanácsadás a projekt előkészítésére és megvalósítására (ajánlatok alapján) Technikai projektek kidolgozása, építkezési terv, stb. (az építkezési teljes költségével arányos, ajánlatok alapján) 15.000 6.000 Építkezés (paraméteres költségbecslés, 350 m 2 alapterület x 1000 lej/m 2 ) 350.000 Gép 1 (ajánlatok alapján) 80.000 Gép 2 (ajánlatok alapján) 70.000 Gép 3 (ajánlatok alapján) 55.000 Számítógép (2 db.) (ajánlatok alapján) 4.000 Alkalmazottak kiválasztása és betanítása (2 személy) (ajánlatok alapján) 4.000 Előre nem látható költségek (árfolyamváltozás stabilizálása) 6.000
ÁFA nélküli érték ÁFA Teljes költség Költségtételek lej lej lej euró 0 1 2 3 4 5 1 TÉTEL - Fizetések és alvállalkozói díjak 1.1. Projektmenedzser fizetése 6000 0 6000 1395,35 1.2. Pénzügyi felelős fizetése 4500 0 4500 1046,51 1.3. Technikai felelős fizetése 4500 0 4500 1046,51 1.4. Projektmenedzsment tanácsadás a projekt előkészítésére és megvalósítására 15000 3600 18600 4325,58 1.5. Technikai projektek kidolgozása, építkezési terv 6000 1440 7440 1730,23 1 TÉTEL ÖSSZESEN 36000 5040 41040 9544,19 2 TÉTEL - Műhely felépítése 2.1. Építkezési szolgáltatás 350000 84000 434000 100930,23 2 TÉTEL ÖSSZESEN 350000 84000 434000 100930,23 3 TÉTEL - Gépek, berendezések beszerzése 3.1. Gép 1 80000 19200 99200 23069,77 3.2. Gép 2 70000 16800 86800 20186,05 3.3. Gép 3 55000 13200 68200 15860,47 3.4. Számítógép (2 db.) 4000 960 4960 1153,49 3 TÉTEL ÖSSZESEN 209000 50160 259160 60269,77 4 TÉTEL - Két személy alkalmazása és betanítása 4.1. Alkalmazottak betanítása (2 személy) 4000 960 4960 1153,49 5.1. Költségvetés (kiadási oldal) 4 TÉTEL ÖSSZESEN 4000 960 4960 1153,49 5 TÉTEL Előre nem látható költségek Előre nem látható költségek (árfolyamváltozás stabilizálása) 6000 0 6000 1395,35 5 TÉTEL ÖSSZESEN 6000 0 6000 1395,35 TELJES KÖLTSÉG 605000 140160 745160 173293,02
Költség megnevezése Teljes költség ÁFÁ-val (lej) Teljes elszámol ható költség (lej) Vissza nem térítendő támogatás (%) Értéke (lej) Saját hozzájárulás Támogatott költségekhez (lej) El nem számolható költségek (lej) 0 1 2 = 3+8 3 = 6+7 5 6 7 8 1 Terület 0 0 0 0 0 0 Épület (összesen), amelyből: 434000 350000 70% 245000 105000 84000 2 Vásárlás 0 0 0 0 0 0 Építkezés 434000 350000 70% 245000 105000 84000 Felújítás 0 0 0 0 0 0 3 4 Költségvetés (bevételi oldal) Befektetett eszközök (összesen): 259160 209000 70% 146300 62700 50160 Tárgyi eszközök 0 0 0 0 0 0 1 Tétel 99200 80000 70% 56000 24000 19200 2 Tétel 86800 70000 70% 49000 21000 16800 3 Tétel 68200 55000 70% 38500 16500 13200 4 Tétel 4960 4000 70% 2800 1200 960 Immateriális javak 0 0 0 0 0 0 Tanácsadás (összesen), amelyből: 26040 21000 70% 14700 6300 5040 a projekt előkészítésére 7440 6000 70% 4200 1800 1440 technikai elemzések kidolgozása, stb. 7440 6000 70% 4200 1800 1440 a projekt megvalósítására 11160 9000 70% 6300 2700 2160 5 Speciális képzés 4960 4000 70% 2800 1200 960 6 Árfolyamváltozás stabilizálása 6000 6000 70% 4200 1800 0 7 El nem elszámolható költségek 15000 0 0 0 0 15000 Összesen 745160 590000 0 413000 177000 155160
A hőszigetelő ablakokat gyártó vállalkozás fejlesztését szolgáló projekt pénzügyi forrásai Sorsz. Finanszírozási források Érték (lej) i A projekt teljes értéke 745.160 ii A projekt el nem számolható költségei összesen 155.160 iii A projekt elszámolható költségei összesen 590.000 1 Az igényelt támogatás összege 413.000 2 A kérelmező saját hozzájárulása 332.160 2.1 Készpénzben való hozzájárulás (saját megtakarítás) 99.648 2.2 Hitelből való hozzájárulás 232.512
A hőszigetelő ablakokat gyártó vállalkozás fejlesztését szolgáló projekt pénzáramlási terve Hónap 1 2 3 4 5 6 7... 12 Kiadások (lej), ebből 93888 93888 93888 93888 223468 146140 0 0 0 Projektmenedzsment (fizetések és projektmenedzsment tanácsadás) 5600 5600 5600 5600 5600 5600 0 0 0 Műhely felépítése (technikai projektek kidolgozása, építkezési terv, építkezés) Gépek, berendezések beszerzése Két személy alkalmazása és betanítása Előre nem látható költségek (árfolyamváltozás stabilizálása) 88288 88288 88288 88288 88288 0 0 0 0 0 0 0 0 129580 129580 0 0 0 0 0 0 0 0 4960 0 0 0 0 0 0 0 0 6000 0 0 0 Bevételek (lej), ebből 99648 88128 93888 93888 223468 146140 0 0 0 Saját megtakarítás 99648 0 0 0 0 0 0 0 0 Banki hitel 0 88128 93888 93888 223468 146140 0 0-413000 Vissza nem térítendő támogatás 0 0 0 0 0 0 0 0 413000 Egyenleg (lej) 5760 0 0 0 0 0 0 0 0
Optimalizálás Amikor a kritikus út hossza nagyobb a rendelkezésre álló időtartamnál, az optimalizálás a kritikus út rövidítéséből áll Az optimalizálás másik alapesete a hullámzó erőforrásigény kiegyenlítettebbé tételére irányul a projektköltségek csökkentése érdekében
A kritikus út rövidítése A kritikus út rövidítésének szabályai : A leghosszabb negatív teljes csúszási időtartammal rendelkező tevékenységeknél célszerű kezdeni A leghosszabb időtartamú tevékenységekre célszerű koncentrálni
A kritikus út rövidítésének módszerei Több vagy nagyobb teljesítőképességű erőforrás alkalmazása A hosszabb időtartamra tervezett kritikus tevékenységek felbontása több, párhuzamosan is végezhető résztevékenységre A hatékonyság növelése a kritikus tevékenységek teljesítésében A kritikus tevékenységek közötti átfedések számának és mértékének növelése A tevékenységek közötti logikai-függőségi kapcsolatok újratervezése
A rövidítés növeli az érintett tevékenységek költségeit A tervezés egy időegységére jutó = többletköltség Rövidítés utáni költség Eredeti költség Eredeti kritikus út Rövidített kritikus út
Az erőforrás-kiegyenlítés szabályai Az erőforrás-kiegyenlítés a nem kritikus tevékenységekre támaszkodik Az erőforrás-kiegyenlítésre való törekvés megváltoztatja az érintett tevékenységek időterven belüli elhelyezését, és ezen keresztül a tevékenységek jellegét vagy teljes csúszási időtartamuk mértékét
A kritikus lánc szerinti tervezés (1) Kritikus lánc: a tevékenységek olyan összefüggő láncolata, ahol a technikailag párhuzamosan végezhető, de ugyanazon emberi erőforrást igénylő tevékenységek egymást követő tevékenységfolyamot alkotnak.
A kritikus lánc szerinti tervezés (2) Feltételezések: Ugyanaz az erőforrás nem alkalmazható több, párhuzamosan végezhető tevékenységben. A tevékenységi időtartamok tervezésében az 50%-os valószínűséggel elegendő időtartamot kell alapul venni. A tervezett tartalékidőt nem az egyes tevékenységeknél, hanem a tevékenységfolyamok végénél kell figyelembe venni. Indoklás: feladatváltási probléma Diák-szindróma Parkinson trv.: a feladat mindig kitölti az arra szánt időt