2. előadás Munkakörelemzés és -tervezés 1
A munkakörelemzés I. A munkakör fogalma A munkakörelemzés fogalma és Tartalma 2
. A szervezet legkisebb azonosítható egysége, aminek felelőse van. A munkakör: A szervezet legkisebb azonosítható egysége, aminek felelőse van. A munkakörelemés: egy olyan általános szisztematikus eljárás, amely segítségével meghatározzuk a munkakör elvégzésével összefüggő 1. szervezeti viszonyokat 2. feladatokat 3.felelősségeket 4. kapcsolatokat 5. lehetőségeket és határokat 6. munkaköri követelményeket ( tudás, tapasztalat és képesség ) 3
A munkakörelemzés II. A hagyományos munkakörelemzés: Munkaköri feladatokat és felelősségeket pontosan meghatározva hozzárendelhetnek egyidejűleg több munkakörbetöltőhöz. A munkafeladatok elvégzését a munkaköri leírásban is rögzítették A menedzsment minden szempontból ellenőrizte a munkavégzést 4
A munkakörelemzés III. A munkakörelemzés folyamata és elemei I.: 1. A munkakör elemzés céljának meghatározása 1. Teljesítménykövetelmények megállapítása 2. Képzési program céljainak meghatározása 3. Munkakör értékelés 4. Toborzási és kiválasztási információk megszerzése 5
A munkakörelemzés IV. A munkakörelemzés folyamata és elemei II.: 2. Háttérvizsgálat: Szervezet és folyamat elemzés a.áttekintik a a szervezeti kultúrát, üzleti klímát, a rövid és hosszú távú célokat b.tisztázni kell a felelősségi és hatásköri, valamint aláés fölérendeltségi viszonyokat 6
A munkakörelemzés V. A munkakörelemzés folyamata és elemei III.: c.vizsgálni az alkalmazottak általános tudás- és magatartás jellemzőit. d.megalapozni különböző szintű rendszerfejlesztéseket ( TQM,ISO stb. kialakítása, továbbfejlesztése ) 7
A munkakörelemzés VI. A munkakörelemzés folyamata és elemei IV.: 3. Lehetséges elemzési módszer(ek) kiválasztása a. Meglévő munkaköri leírások vizsgálata b. Minta munkaköri leírások vizsgálata c. Interjú d. Kérdőív e. Megfigyelés 8
A munkakörelemzés VII. A munkakörelemzés folyamata és elemei V.: 3. Lehetséges elemzési módszer(ek) kiválasztása II. c. Interjú - előre meghatározott kérdések - egyenként v. csoportosan - rendkívül időigényes - felhasználása: teljesítményértékelési standardok kialakításához, képzési igények meghatározásához 9
A munkakörelemzés VIII. A munkakörelemzés folyamata és elemei VI.: 3. Lehetséges elemzési módszer(ek) kiválasztása III. d. Kérdőív - a legelterjedtebb infó gyűjtés - gyorsabb, könnyebb mint az interjú - standardizált, specifikus infót szolgáltat az adott munkakörről 10
A munkakörelemzés IX. A munkakörelemzés folyamata és elemei VII.: Munkakörelemző minta kérdőív: Lásd honlapomon: www.jila37.atw.hu 11
A munkakörelemzés X. A munkakörelemzés folyamata és elemei VIII.: 3. Lehetséges elemzési módszer(ek) kiválasztása V. e. Megfigyelés - teljes mintavételes - részleteket mutat a munka:időzítéséről, gyakoriságáról,összetettségéről,a munkamenetről, a hatékonyságról,a munkafeltételekről,a használt anyagokról - mintavételes munkanapfelvétel 12
Teljes mintavételes megfigyelés: akár videó felvétel is készíthető, így többször elemezhetőek a látottak.!! Néha az alkalmazottakat zavarja a megfigyelés.!!!mintavételes munkanapfelvétel: nem a teljes munkanapot, hanem csupán egy részét figyelik meg, főleg ismétlő feladatokkal járó munkakörök esetén előnyös ( pl. szolgáltató ) 13
A munkakörelemzés XI. A munkakörelemzés folyamata és elemei IX.: 4. Információ gyűjtés 5. Munkafolyamat megfigyelése, elemzése 6. Adatok rendszerezése 7. Úgy nevezett bizottsági áttekintés 8. Utómunkálat: a munkaköri leírások időnkénti frissítése 14
A munkakörelemzés XII. Különböző profil azonos munkakörök Ú.n. minta ( benchmark ) munkakörök Egységes jellemzőkkel 15
Azonos munkakörök: a különböző profilú szervezetekben vannak feltehetően azonos munkakörök: pl.: titkárnő, irodavezető, informatikus, személyzeti vezető. Az egységes jellemzőkkel könnyen összehasonlíthatók már szervezetek hasonló munkaköreivel. Nem kell minden alkalommal feltalálni a spanyolviaszt, ezért léteznek nemzetközi általános munkaköri leírások, ahonnét lehet munkakörökről információkat szerezni. Természetesen a minél pontosabb munkaköri leírások sokat segítenek a munkaügyi döntőbírósági perek, a speciális munkajogi kérdések esetében. 16
A munkakörelemzés XIII. 8. Eredmények: - új aktualizált munkaköri leírások 9. Utómunkálat: - meghatározni a végeredmények felhasználási módját és - az aktualizálás gyakoriságát - ez garancia a munkaköri leírások pontosságára, s a jövőbeni használhatóságára 17
Munkaköri leírás I. Fogalma: Dokumentum, amely az adott szervezet előírásainak megfelelő formában rögzíti a munkakört: - azonosítóit (megnevezés, munkakört betöltő neve, felettese) - célját - a fontosabb felelősségeket ( feladatokat ) - a szervezeti elhelyezkedését rögzítő szervezeti ábrát - mennyiségi dimenzióit - követelményeit (tudás, készség, tapasztalat ) 18
Munkaköri leírás II. munkakörelemzés Írott munkaköri leírás 19
Munkaköri leírás III. Az írott munkaköri leírás felhasználása: Álláshirdetések A munkakör relatív értéke Teljesítményértékelés Információ a felvételi elbeszélgetésekhez Információ a betanítási programhoz Információ a közvetlen vezető és beosztottja számára 20
A munkakör relatív értéke: meg tudják vele határozni az összehasonlítandó tényezőket. Teljesítmény értékelés: a munkaköri leírásban a benne foglalt kötelezettségek, felelősség és magatartás alapján)felvételi elbeszélgetés: infót nyújt az újoncok tájékoztatásában, és a velük szemben támasztott követelmények meghatározásánál 21
Munkaköri leírás IV. Minta munkaköri leírás Lásd honlapomon: www.jila37.atw.hu 22
Munkaköri leírás V. Munkakörelemzési problémája: félelem oka: Fenyegető veszélyek a dolgozókra nézve 23
Félelem: a munkavállalók tartanak a munkakör elemzésektől OK: régebben ilyen elemzéseket használtak 1. A munkaterhek fokozására 2. a dolgozók számának csökkentésére 3. a dolgozók fizetésének csökkentésére. 24
Munkaköri leírás VI. A munkakör elemzésének problémájának kiküszöbölése Bevonni a dolgozókat a munkakörelemzés készítésébe + tájékoztatni őket 25
Miről kell tájékoztatni a dolgozókat: 1. ki kezdeményezte az elemzést 2. miért lesz vizsgálat 3. milyen hatással lesz ez a dolgozókra. 4. miért fontos a közreműködés a dolgozóknak 26
Munkaköri leírás VII. További hiba lehetőségek a munkakörelemzések során Tapasztalatlan munkatárs végzi 27
MUNKAKÖR TERVEZÉS I. A munkakörök olyan struktúrálását jelenti, amivel törekednek - optimális teljesítmény - dolgozói elégedettség mérésére. 28
MUNKAKÖR TERVEZÉS II. A munkakör tervezés 5 jellegzetes alaptípusai: 1. Munkaköri specializáció 2. Munkaköri rotáció 29
1. Munkaköri specializáció: - az iparosodás korában ezen volt a hangsúly, - kezdetben magas volt a munkaköri elégedettség 1940-től a dolgozók negatívan viszonyulnak a túl automatizált, standardizált munkához a munkavállalók elégedetlenségének, + a magas fluktuációnak, + a sok igazolatlan hiányzásnak = az oka a rutinjellegű, specializált unalmas munka. 2.munkaköri rotáció: - egyes specializált munkakörök között mozgatták a dolgozókat vagy többféle feladatokat adtak neki. Ezáltal olyan flexibilis alkalmazottakat biztosítottak, akik többféle munkakört is el tudnak látni.- Hatékony: új tapasztalatlan munkaerő betanításánál és a vezető fejlesztésben 30
MUNKAKÖR TERVEZÉS III. 3. Munkakörbővítés cél: - egy alkalmazott minél több feladatot lásson el - ennek kifinomultabb technikája 4. Munkakör gazdagítás 31
Munkakör gazdagítás: tovább megy a munkakör gazdagítás módszerénél megllehetősen eltérő feladatokat csoportosít 1-1 munkakörbe. hogy a munka elvégzése hatékony legyen, nehéz feladat a különböző tevékenységeket optimálisan egyesíteni elsősorban az egyéni munkakörtervezéssel foglalkozik 32
MUNKAKÖR TERVEZÉS IV. 5. Csoport munka autonóm csoportok - a munkát nem az egyén, hanem a csoportok szintjén tervezik 33
MUNKAKÖR TERVEZÉS V. 5. Csoport munka autonóm csoportok ( folyt. ) A csoportmunka célja: - a dolgozói motiváció növelése - a szervezet iránti elkötelezettség elérése - a munkavállaló integrálása 34
MUNKAKÖR TERVEZÉS VI. 5. Csoport munka autonóm csoportok ( folyt. ) A csoportmunka további céljai: - innovatív feladatok megoldása - vevőorientáció tökéletesítése - költségek + átfutási idők csökkentése - minőség javítása - folyamatok gyorsítása, rugalmasabbá tétele 35
MUNKAKÖR TERVEZÉS VII. 5. Csoport munka autonóm csoportok ( folyt. ) - A csoportok önirányítóvá válnak - A tagok maguk választják a vezetőjüket - Maguk osztják szét a termelési feladatokat - És az érte járó juttatásokat is!!! 36
MUNKAKÖR TERVEZÉS VIII. 5. Csoport munka autonóm csoportok ( folyt. ) A csoport munka átalakítja a munkavállaló munkáját: Az alsó és a középszintű vezetőknek gond a csoport munka Korábbi befolyásuk megszűnik, függ a csoporttól A vezetői szintet esetenként meg is szüntetik!!!!! 37
A csoport munka átalakítja a munkavállaló munkáját: - érdekesebb, önállóbb munka lesz, - a munka tartalom gazdagodik: ő végzi a tervezést, irányítást, ellenőrzést, - fejlődik a munkavállaló személyisége ( konfliktus kezelés, véleményközlés, ) szakmai kompetenciája nő ( bővülő feladatok, állandó képzések ) 38
MUNKAKÖR TERVEZÉS IX. Új munkakör tervezési módszere TQM ( Total Quality Management ) Re-engineering ( folyamatok újraszabályozása) Flexibilis gyártórendszerek ( robotika ) 39
KÖSZÖNÖM A FIGYELMET!!! 40