Fdr Árpád: A munkás, de csdálats értékelemzés 5. fejezet: Funkcióelemzési szakasz, a funkcióteljesítés vizsgálata Tartalmjegyzék Funkcióteljesítés (minőség) vizsgálata... 3 1. Funkcióteljesítés bírálat funkcióértékelő függvények segítségével...13 2. Funkcióteljesítés vizsgálat gyártástechnlógia fejlesztése esetén...15 3. Funkcióteljesítés vizsgálat szervezetfejlesztés esetén...17 4. Funkció-szervezeti kapcslatk vizsgálata...23 5. Funkcióteljesítés vizsgálat szftver rendszerterv fejlesztése esetén...38 6. Funkcióteljesítés vizsgálat jgszabály-előkészítés srán...40 7. Funkcióteljesítés bírálat beruházási tervek felülvizsgálata esetén...43 8. Funkcióteljesítés bírálat szöveges váltzata...47 9. A funkciók minősítésének elemzése...48 10. A funkciók időbeli ütemezésének elemzése...49 11. Funkcióteljesítés bírálati példák közvetlen környezetünkből...51 12. Funkcióteljesítés bírálati példák munkáinkból...58 1
E fejezet elején is sárga színnel jelöljük, hgy mely témaköröket tárgyaljuk. Az értékelemzés szakaszai ELŐKÉSZÜLETEK ÉRTÉKFEJLESZTÉS 1. Infrmációs szakasz (teammunka) 2. Funkcióelemzési szakasz (teammunka) 3. Alktó szakasz (teammunka) 4. Értékelési szakasz (teammunka) 5. Fejlesztési szakasz (egyéni munka és teammunka) Elvégzendő feladatk 1. Témaválasztás 2. Az adtt téma lehatárlása, célkitűzések meghatárzása 3. Elsődleges, másdlags infrmációfrrásk, infrmációk aznsítása 4. Értékelemző, szakmai team-vezető felkérése 5. Teamösszetétel meghatárzása, teamtagk felkérése 1. A kitűzött feladat, a témahatár, a célkitűzés értelmezése, pntsítása 2. A team számára szükséges infrmációk meghatárzása, a megszerzési (elérési) lehetőségek áttekintése, az infrmációk megszerzéséért felelősök kijelölése 3. Az infrmációk összegyűjtése, elemzése, értékelése 4. Munkaterv elkészítése 1. Igényelemzés 2. Funkciók aznsítása 3. Funkcinális mdell megalktása 4. Funkcióteljesítés (minőség) vizsgálata 5. Funkcióköltségek meghatárzása, elemzése 6. Funkciók kiválasztása a tvábbi elemzéshez Ötletek gyűjtése, fejlesztése Az ötletek értékelése, szelektálása 1. Tervezés (az ötletek tvábbfejlesztése, a megldásk kidlgzása) 2. Végső javaslatk elkészítése 3. Döntéselőkészítési-tanulmány összeállítása 6. Prezentációs szakasz 1. Átadó előadás szervezése 2. Állásfglalás, döntés a javaslatkról UTÓMUNKÁLATOK 1. Az észrevételek beépítése a javaslatkba 2. Mnitrzás A következő fejezetekben a gyengepnt-keresések lehetőségeit mutatjuk be. Ezek mind a funkcióelemzésen alapulnak, és a a funkcióteljesítések, ill. a funkcióköltségek vizsgálatával történnek. Már mst előrebcsátjuk, hgy nem minden esetben hajtjuk végre - egy prjekten belül - mindkét féle gyengepnt-kutatást. Ennek ka egyrészt a jelentős munkabefektetésben rejlik, másrészt az a tapasztalat, hgy a különböző típusú gyengepnt-listák eredménye között erős átfedés van. Tehát gyakran - akár a funkciók 70-80%-ban is - ismétlődés van pl. a funkcióteljesítésben ill. a funkcióköltségben gyengepntnak kijelölt funkciók között. Ha pedig a példánknál maradva - a minőség szerinti besrláskr a funkciók 90%, netán 100%-át gyengepntnak találjuk egy munkában, már nem feltétlenül szükséges meggyőződni még arról is, hgy melyek pl. az abszlút értékben nagy funkcióköltségű funkciók. Amikr ugyanis az alktó szakaszra kerül sr, nem fgunk külön ötletelni többször is ugyanarra a funkcióra, csupán azért, mert mindkét gyengepnt-listában is szerepelt. 2
Ajánlásunk tehát: csak a szükséges mértékben hajtsák végre a gyengepnt-kereséseket, és ne erőltessék minden esetben mindkét típus végrehajtását csupán azért, mert ez a lehetőség benne van az értékelemzés lépéssrzatában. Funkcióteljesítés (minőség) vizsgálata E lépés lényege annak megállapítása, hgy a termék/szlgáltatás funkciói megfelelő minőségben teljesülnek-e, vagy sem. A könyv krábbi fejezetét ellvasva, az értékelemzési szemléletmódt már ismerve tudjuk, hgy a funkcióteljesítés bírálat srán minden egyes funkcióhz hzzárendeljük valamennyi tulajdnságát, ezek mindegyikéhez megkeressük a tény és terv állaptban paraméterek mértékét, majd ezeket összehasnlítva különböző minősítéssel látjuk el őket. Skszr érdemes meghatárzni a team számára (is), hgy mit értünk tény- ill. terv állaptn. A tény állapt azt jelenti, ahgyan az a gyártmány, gyártástechnlógia, szervezet, beruházás, stb. jelenleg megtalálható az ezeket leíró dkumentációkban (követve az előző felsrlást: gyártmányrajz, technlógiai utasítás, szervezeti és működési leírás, munkaköri leírásk, minőségirányítási rendszerdkumentációk, engedélyezési -, kivitelezési terv, stb.) ill. ahgyan azk gyakrlati megvalósítása történik. A terv állapt pedig azt az állaptt jelenti, amit az értékelemző team tagjai szaktudásukkal ideálisnak, vagy ptimálisnak tartanak. A minősítés kimenete az alábbi lehet: Fejlesztendő/Fejleszthető! hiányzó, alulteljesített túlteljesített felesleges 1. táblázat: A funkcióteljesítés bírálat csprtjai Megfelelő szükséges mértékben teljesített Mint a táblázatból is látható, a funkciók végül is csak két csprtt képeznek, fejlesztendő (fejleszthető) ill. megfelelő kategóriát. Míg az utóbbival a tvábbiakban nem lesz teendőnk, addig az első csprtba tartzókra keresünk majd meg minden új megldási lehetőséget az alktó szakaszban. Skszr előfrdul, hgy a paraméter-értékek meghatárzása és összehasnlítása srán elbiznytalandunk, mert nem áll rendelkezésre elég infrmáció. Ilyen esetekben azt ajánljuk, hgy nyugdtan nevezzék a funkciót fejlesztendőnek, és majd a későbbiek srán megbiznysdnak arról, hgy valójában megfelelő-e a funkció teljesítése, vagy sem. Ha nem, bcsánat, tévedtünk, de legalább meggyőződtünk annak a valaminek a jóságáról. A lényeg: nézzünk minden esetben utána, hgy tényleg a legjbb megldást alkalmaznánk-e, és ne hagyjunk egyetlen egy gyengepntt se észrevétlenül! A megítélésnél legyenek nagyn figyelmesek, mert rengeteg lyan helyzet van, amikr valami ugyan nem megfelelő szinten teljesül, de már észre sem vesszük. Egyszerűen meg- 3
szktuk, vagy meguntuk már a bsszankdást, vagy nem fnts a dlg kijavítása számunkra, vagy tartózkdunk attól, hgy pnt mi hívjuk fel a hibára a gyártó figyelmét, tehát elfgadtuk az alul- vagy túlteljesítést, magyarul: alkalmazkdtunk hzzá. Gndljanak csak pl. a mbiltelefnkra. Amikr hallgatóinkat megkérdezzük, hgy ki szktt egy kézzel (tehát nem az egyik kezében tartva, a másikkal meg nymkdva a billentyűket) SMS-ezni, általában a résztvevők 80-90%-a teszi fel a kezét, tehát a többség. Igen ám, csak ilyenkr, mivel a készülék súlypntja a közepén van, ösztönösen nem középen fgjuk meg azt (pedig tt lenne kellemes), hanem feljebb tljuk a kezünkben. Vajn miért?? Azért, mert különben nem érjük el a hüvelyujjunkkal az alsó billentyűsrt! Ez jelzi számunkra, hgy itt egy alulteljesítésre leltünk. Ha észleljük az eddig észre nem vett hibát, törekedni fgunk ennek kijavítására. Hgyan is lehetne elérni minden ujjunkkal úgy a billentyűket, hgy középen is fgjuk meg a készüléket? Valószínű, vagy legalábbis az egyik helyen megldás lehet, hgy megfrdítjuk, azaz a feje tetejére állítjuk, így alul helyezkedne el a kis képernyő, és felül a billentyűzet. Persze mst Ön ellenáll, hgy micsda hülyeség (:-), akkr nem fgja látja a képernyőt. Ne álljn meg, próbálja ki! Látja, így is lehet látni a teljes képernyőt, nem takarjuk el a kezünkkel De vajn miért is lehet így kialakítva a készülék? Nagy valószínűséggel annak köszönhető a jelenlegi elrendezés, mert amikr a múlt században kitalálták az írógépet, alul vltak a billentyűk, és felül jött ki a papír. Nagyn jó elrendezés vlt. Ezt később, az 1980-as években felválttta a számítógép. Minden maradt váltzatlan, csak a nevek váltztak billentyűzet = tasztarúra, papír = képernyő, ami megint fent vlt. És innen jött egy következő ugrás: létrejött a mbiltelefn, aminek az elrendezésnél egy az egyben átvették mint egy kis számítógépet az elrendezést. Tehát felül a lekicsinyített képernyő, alul a billentyűzet helyezkedett el. DE EZ EGY MÁSIK HELYZET! Itt már nem két kézzel ütjük be a jeleket, hanem csak EGGYEL!! Ns, véleményünk szerint csak idő kérdése, hgy mikr fgnak lyan mbiltelefnt (is) gyártani, ahl fent lesz a billentyűzet, és alatta a képernyő (vagy egész már irányban fg elmzdulni a jelet bevisz funkció ). Skszr mindketten lehetnénk győztesek (win-win helyzet), ha jeleznénk egymásnak a prblémát, illetve ezekre a jelzésekre reagálnának a gyártók/szlgáltatók. A funkcióteljesítés bírálata az értékelemzés egyik legnehezebb feladata, hiszen nehéz lyan kllégák, közvetlen munkatársak, vagy akár felsőszintű vezetők előtt kimndani elégedetlenségünket, akik közel állnak hzzánk. Pnt én mndjam ki, hgy azért ennél lehetett vlna jbban is megtervezni? fut végig a gndlat számtalanszr az én fejemben is. Ami átsegít ezen a hltpntn, hgy végül is nem a bírálat a cél, nem az e szakaszban elhangztt kritika lesz a végső kimenete a munkának, hanem az ezeken alapuló megldáskeresések. E szakasz emberi ldaláról érdemes a funkcióteljesítés bírálat előtt egy pár szót ejteni a teammel. A módszer azt kívánja meg a teamtagktól, hgy kritizálj, ahgy bírsz! Erre skszr nem is kell bíztatni a team-tagkat (:-). Visznt mindenképpen meg kell értetni a résztvevőkkel, hgy nem azért hajtjuk végre a lépést, hgy máskat bíráljunk, hanem azért, hgy minden egyes gyengepntt megtaláljunk. Amennyiben elhallgatjuk a hibákat, szőnyeg alá söpörjük a prblémákat, nem haladunk előre. Álljn itt egy idézet Dr. Bkr Lászlótól 1 : Ha ma úgy gndlkdsz, mint tegnap, ha ma úgy cselekedsz, mint tegnap, akkr csak annyit tudsz, mint tegnap, s csak azt kapd, mint tegnap. 1 pszichanalitikus, a MentalPrt Kft. ügyvezető igazgatója 4
Már mst előrebcsátjuk, hgy a minőségi prblémák egy része az értékelemzés nélkül is feltárható, ill. nagyn sk esetben ismert, ezért a team gyakran érzi úgy, hgy felesleges ez a munkalépés. Idézet az egyik teamtagunktól, aki egy átépítésre ill. bővítésre kerülő szciális tthn igazgatója, és a tervezési szakasz vége felé került sr az értékelemzésre: Köszönjük szépen mérnök urak, hgy elfáradtak hzzánk, de már negyedszer nézzük át az egész tervet, és már mindent elmndtunk. Idáig az idézet. Miután megkértük, hgy legyen bizalmmal irántunk, és vegyen részt ebben a munkában, mintha eddig még semmi nem történt vlna, a prjektet leíró 120 funkció kb. 40%-át minősítettük fejlesztendőnek! Ezekre több mint 180 ötletet találtunk, melynek eredményeként a mintegy 1,3 Mrd Ft-s beruházásból több mint 100 mft megtakarítási lehetőségre mutattunk rá. Tehát az ajánlásunk: álljanak ellent azknak a kezdeményezéseknek, hgy pl. időmegtakarítás céljából - ne hajtsák végre e lépést. A legtöbb esetben az a tanulság, hgy tényleg sk gyengepntról van tudmásunk, vagy inkább érzésünk, de nem ismert azk teljes köre, és nincsenek szisztematikusan értékelve ill. dkumentálva. A következőkben nézzünk egy pár knkrét példát, hgy miként lehet a funkcióteljesítést végrehajtani, pl. gyártmány, gyártástechnlógia, szervezet, szftver, jgszabály és beruházási terv fejlesztések esetén. Ezek az értékelemzési módszertant tekintve - nagyn hasnlóak, de azért mindegyikben van valami különbözőség. Igyekeztünk a megjelenítésben is a frmai váltzatsságt tükröző megldásk ismertetésére. Rukklható szállítószalag váz A rukklható szállítószalag váz működésének megértéséhez tudni kell, hgy ezt a külfejtéses széntermelési technlógiáhz használják. Képzeljen el az Olvasó egy hatalmas, több km hsszúságú és szélességű, 50-100 m mély gödröt, amit pár hónapnként pár 10 m-rel arrébb kell vinni. Ekkr a gödör szélén ill. ldalában lévő több km hsszú szállítószalagt is ldalirányban - el kell mzdítani. Ezt az elmzdítást teszi lehetővé az ún. rukklható szállítószalag váz azáltal, hgy szétszedés nélkül elviseli az ldalirányú mzgatást. 5
1. ábra: Külszíni szénfejtéses technlógia, a rukklható szállítószalag vázzal (értékelemzés előtti állapt) A funkcióteljesítés bírálat végrehajtására vnatkzóan ajánljuk, hgy először mindig a funkciócsaládfa legutlsó (pl. a mellékfunkciók) szintjén végezzük el a vizsgálatt, majd ha ezekkel végeztünk egy-egy funkciócsprtban, minősíthetjük összefglalóan a magasabb szinten (pl. főfunkció) lévő funkciót. Ez esetenként csupán az alsóbb szintek minősítésének összegzését jelenti, de nagyn sk esetben új paraméterek összehasnlítását is előhzza. Tehát mindig gndljuk át újra egy szint-ugrásnál az adtt funkció összes paraméterét, mert egy magasabb szinten más jellemzők is eszünkbe juthatnak. A felsőbb szintek újbóli átgndlása a minősítés szempntjából nem kötelező feladat, elhagyása nem hiba, de tapasztalataink szerint érdemes elvégezni. (Mint az alábbi táblázatból is kitűnik, vannak lyan cellák, melyek üresek, tehát tt szándéksan nem minősítettük a funkciókat.) Lássuk tehát a rukklható szalagváz értékelemzéséből a funkcióteljesítés bírálatt: Ebben a jelölésmódban a << a hiányzó, a < jel az alulteljesítést, a = a szükséges mértékben teljesítést, a > pedig a túlteljesítést jelöli. Funkció megnevezése Paraméterek ill. mértékek Minősítés F0. Anyagszállítást lehetővé tesz F1. Heveder mzgatást biztsít = F1.1. Beépített helyzetet megtart = F1.1.1. Terhelést elszt Talajnymás = (max. 1 Kp/cm 2 ) F1.1.2. Felületet hrdz Talajfelület (cm 2 ) = F1.2. Görgősr felfüggesztést lehetővé Függesztőelem mérete és < tesz szilárdsága (mm, kp/mm 2 ) F1.3. Hevedert vezet < F1.3.1. Hevedert irányít Vályúsítási szög (min 36 ) - 1600-as és 1800- < 6
as váznál F1.3.2. Hevedert terel Terelőállmás/váz < F1.4. Terhelést elvisel < F1.4.1. Önsúlyt hrdz Váz fajlags tömege kg/m > F1.4.2. Járuléks tömeget meg- < tart F1.4.2.1. Hevedert tart F1.4.2.2. Anyagt tart F1.4.2.3. Görgőt tart F1.4.2.4. Villams berendezést tart Heveder fajlags tömege (56kg/fm) 1800-as (44 kg/fm) 1600-as Anyagáram fajlags tömege (700 kg/fm) 1800-as (500 kg/fm) 1600-as Fajlags görgőtömeg (70 kg/füzér/1,2 m) felsőág (61 kg/füzér/1,2 m) alsóág Kábel + szekrény fajlags tömege (kg/m) F1.4.3. Oldalterhelésnek ellenáll Rukklóhatás (N) < F2. Áthelyezést lehetővé tesz < F2.1. Rukkló berendezéshez kapcslatt Sínrögzítők és sínkrna mé- < biztsít rete (mm) F2.2. Szállítást lehetővé tesz F2.2.1. Megfgást biztsít Megfgási helyek (db/váz) = F2.2.2. Befglaló méret csökken Járats rakfelület méret (m < m m) F3. Üzemelést biztsít F3.1. Karbantartást lehetővé tesz < F3.1.1. Oldható kapcslatt biztsít Oldható kapcslat száma, minősége (db/váz, csavark < száma) F3.1.2. Méretekben illeszkedik Vázmagasság (mm) = F3.1.3. Hevedercserét biztsít < F3.1.3.1. Hevederfűzést Alsó hevederág feletti szabad << lehetővé tesz magasság (mm), váz belső F3.1.3.2. Vulkanizáló berendezés F3.2. Görgő szennyeződést megakadályz F3.3. Takarítást lehetővé tesz F3.4. Krróziónak ellenáll szélessége (mm) Váz szélessége (2500 mm) Berendezés tömege (1840 kg) Heveder alsóág talajtól mért magassága (min. 750 mm) Puttnyméret, lábtávlság (2000-3000 mm) Alsó ág távlsága (min. 750 mm) Védelem módja Revétlenítés, passziválás F4. Infrmációt hrdz F4.1. Jelölést hrdz Számzás módja < F4.2. Figyelmet terel Szín = 2. táblázat: Rukklható szállítószalag váz funkcióteljesítés bírálata < < <= < < < = = 7
A funkciók nem megfelelősségének ilyen magas aránya egyáltalán nem ritka jelenség. Általáns tapasztalatunk, hgy nagyn jó termék/technlógia/terv/stb. az, ahl a funkcióknak csak kb. 50%-a minősül fejleszthetőnek. Általában a funkciók 60-80%-át minősítik a team tagjai fejlesztendőnek! Lélektanilag nem könnyű dlg szembesülni ezzel az összesítéssel. Tényleg ennyi mindenben van elmaradásunk, ennyi minden nem működik megfelelően? Ennyire rsszak lennénk? A teamben ez kellemetlen érzést kelthet, hiszen ekkr egyszerre szembesül az addigi sk- -sk elmaradással, a külön-külön, apró jelenségenként megélt helyzetekkel. Ha ilyen arányban találunk nem megfelelően teljesülő funkciókat, átgndlandó, hgy a régi rendszer egyes elemeit javítgatjuk, vagy az egészet felrúgva, hzzákezdünk egy új megldás kidlgzásáhz. A rukklható szállítószalag váznál ez utóbbi elvet követve találtunk ki egy teljesen új működésű szerkezetet. Az alábbi ábra ezt az új megldást mutatja: 2. ábra: A rukklható szállítószalagváz mdellje -- értékelemzés utáni váltzat Ha már gyakrabban végeznek értékelemzést, sűrűn fgják tapasztalni, hgy a teamtagk a funkcióteljesítés bírálatánál gyakran belekezdenek az ötletelésbe. Csak úgy záprznak az elgndlásk, sőt néha már azk szelektálása is beindul. Ha Önök az értékelemzők, tehát e flyamat mderátrai, e fázisban ne engedjék még meg az ötletgyűjtést. Ennek ka: ugye Önök is emlékeznek, hgy mst azt kértük a teamtagktól, hgy kritizálj, ahgy bírsz! magatartást tanúsítsanak. Ez pnt ellentétben áll azzal a magatartással, amit majd az alktó szakaszban fgunk kérni. Ott a fő elv: Tils a kritika!. Ezek az ellentétes irányú parancsk tehát egyrészt óvatssá tehetnek bennünket a kritika kimndásában, másrészt visszafghatják a szabad szárnyalást az ötletek keresésében. A lényeg: maradjanak csak tisztán a minőség megállapításánál, hatéknyabban fg működni a team. Egy kis türelem még. Csak mindent a maga idejében! 8
Autmata msógép elméleti világszínvnal összehasnlító vizsgálata Az elméleti világszínvnal összehasnlító vizsgálat elméleti alapja, hgy feltételezünk egy lyan ideális gyártmányt, melynek tulajdnságait, műszaki jellemzőit a meglévő knstrukciók paramétereinek legjbb mértékei adják. Ehhez az ideális termékhez hasnlítjuk a vizsgált ill. a knkurens termékek jellemzőit. Ennek a vizsgálatnak a célja: meghatárzni egy pntértéket, mely a gép műszaki színvnalát fejezi ki. Az elméleti világszínvnal vizsgálat éppen itt kapcslható az értékelemzés szemléletéhez, hiszen a gép műszaki színvnalának pntértéke egyben a funkcióteljesítések színvnalát is jól jellemzi. Az elméleti világszínvnal összehasnlító vizsgálat a következő résztechnikák együttes felhasználásával született: súlyszám számításk, értékelő függvények, Cmbinex-módszer. A kmplex rendszerek összemérési lehetőségei között több ehhez hasnló jellegű, elvű módszer ismert. Itt egy matematikai szempntból talán kevésbé igényes, gyrs és egzakt módszert ismertetünk. A teljes módszer ismertetésének kézzelfghatóvá tétele érdekében példaként bemutatjuk az autmata msógép-család elméleti világszínvnal vizsgálatát. Azért választttuk ezt a példát, mert majdnem minden háztartásban található ilyen termék, és a mindennapi használat ill. egyszerűsége miatt skan jól ismerjük a tulajdnságait. Az elméleti világszínvnal vizsgálat elvégzéséhez a következő infrmációkra van szükség: a knkurens termékek körére, a termékek jellegzetes s lehetőleg mérhető összehasnlítási szempntjaira, valamint ezek paramétereire. Mi az alábbi termékeket hasnlítttuk össze: Minimat, Energmat, Tátramat 243, WA 511 (német) Evrika, Philips AWB 108, Crdes 666 L, UPO 300 (finn), Zanussi (lasz) Nvamat 664 (finn), valamint kmfrtssága miatt Energmat Termál A első lépés a módszer alkalmazásában az összehasnlítási (értékelési) szempntk meghatárzása. E lépés végrehajtásánál az alábbiakra hívjuk fel a figyelmet: lehetőleg élesen definiált tényezőket válasszunk, azaz kerülni kell a nem számszerűsíthető tényezőket, figyeljünk a szempntk közötti kölcsönös függetlenségre, illetve összefüggésekre, szűrjük ki a szinnim megfgalmazáskat, kérdezzünk meg - a terméket jól ismerő - szakértőket e prjekttel kapcslatban, az adatk gyűjtéséhez a legfrissebb prspektuskat, szakirdalmat használjuk fel, valamennyi lényeges szempnt kerüljön fel az infrmációs listára, 9
maximum 12-15 összehasnlítási szempntt határzzunk meg, lehetőleg azns bnylultságú (azns hierarchia szinten levő) szempntkat válasszunk. Az összehasnlítás szempntjai a következők vltak: Műszaki paraméterek: biztnságtechnika, msási tulajdnság, víztelenítő képesség, prgramválaszték, fajlags energiafelhasználás, fajlags méretek, megbízhatóság: megbízhatóság, élettartam, javíthatóság, kezelhetőség, kivitel, csmaglás. A módszer következő lépése az értékelési szempntk súlyzása. Ahhz, hgy az egyes célkat, kritériumkat össze tudjuk hasnlítani, pntsabban, össze tudjuk mérni egymással, alapvető kérdés a kritériumk egymáshz visznyíttt, relatív fntsságának súlyszámainak a meghatárzása. A súlyszázalék értékének megállapítására az egyik lehetséges módszer az ún. párs öszszehasnlítás módszerének alkalmazása. Az eljárás lényegét Mrney a következőkben fglalja össze: Jól ismert tény, hgy két dlg közvetlen összehasnlítása skkal érzékenyebb és ksabb ténykedés, mint valami értékskálán való méregetés. A többdimenziós ítéletek prblémáját párs összehasnlításkkal jbban meg lehet közelíteni, mint egyszerű rangsrlással. Az értékelendő halmaz elemeiből minden lehetséges módn párkat készítünk, és ezáltal lehetőséget adunk a bírálónak inknzisztens becslésekre is, míg a frmális rangsrlás elfedné ezeket. A párs összehasnlítás módszerének alkalmazásánál az alábbiakra hívjuk fel a figyelmet: minden résztvevő részére egyértelműen rögzíteni kell az összehasnlítási szempntk tartalmát, a szisztematikus hiba elkerülése érdekében a párk képzésénél a véletlenszerű öszszerendezésről ne felejtkezzünk el (alkalmazzuk pl. a Rss-féle elrendezést, amely egy matematikai statisztikai módszer segítségével próbálja elkerülni a visszaemlékezést vagy szándéks visszaélés lehetőségét), a kitöltésnél egyszerre csak az éppen vizsgálat tárgyát képező 2 szempntra kncentráljunk, ne engedjünk túl hsszú gndlkdási időt a szavazásra (16 értékelő szempnt esetén 16 15:2 =120 pár képezhető, ennek kitöltése kb. 15-20 percet vesz igénybe). biztsítsuk a névtelenséget. 10
Ezek után elvégezhetjük a preferenciák összegzését, az egyéni következetesség és a csprt véleményegyezőség vizsgálatt, majd a csprttagk preferenciaértékeinek átlagából kiszámítjuk a súlyszázalékkat (lásd részletesen az e fejezet 2. szakirdalmát). Példánkban a team az alábbi súlyszámkkal jellemezte az összehasnlítási szempntkat: Krszerűsítési jellemzők súlyszám Biztnságtechnika 15 Msási tulajdnság 12 Víztelenítő képesség 7 Prgramválaszték 10 Fajlags energia felhasználás 6 Fajlags méretek 5 Megbízhatóság 15 Élettartam 10 Javíthatóság 5 Kezelhetőség 7 Kivitel 5 Csmaglás 3 Összesen: 100 Nem árt itt rögtön felhívni a figyelmet egy buktatóra: a súlyszázalék értékek a pillanatnyi állaptt tükrözik, éppen ezért ha egy későbbi időpntban, pl. évek múlva használjuk fel az eredményét, győződjünk meg annak aktualitásáról. Ha készen vagyunk a súlyszámk meghatárzásával, következhet az összehasnlító táblázat kitöltése. Ehhez meg kell határznunk a teljesítések pnt-értékeit. Az egy szlpban levő paraméterértékek közül kiválasztjuk a legkedvezőbb értéket (ami nem mindig egyenértékű a legnagybb értékkel!). Ezt tekintjük ideális teljesítésnek, és mi 10 pnttal jutalmaztuk. Az szlpban legkedvezőtlenebb értékhez minden esetben 5 pntt rendeltünk. Ezek után megbecsültük a két érték, a 10 pnt és az 5 pnt közötti pntértékekhez tartzó minősítés mértékeit. (A következő ldaln lévő táblázatban p betűvel jelöltük a táblázat fejlécében.) A paraméterek közbenső értékeihez a megfelelő pnt-értékek kiszámítása szlpnként történik. A táblázat kiemelt, tehát 10 pnttal jellemzett értékeiből összeállíthatjuk a legjbb műszaki paraméterekkel rendelkező termékeket, az úgynevezett elméleti világszínvnalat minden tulajdnságában elérő gyártmányt. A végső lépés a súlyszámk pnt-értékekkel történő megszrzása, majd ezek függőleges irányban történő összegzése (Cmbinex-módszer). (A következő ldaln lévő táblázatban p x q jelölésű szlpk.) 11
Összehasnlítási jellemzők súly. tény.q MINIMAT ENERGOMAT TÁTRAMAT 243 WA511NDK EVRIKA PHILIPS AWB 108 CORDES 666 L FINN UPO 300 OLASZ ZANUSSI NOVAMAT ENERGOMAT 664 finn exp THERMAL p p q p p q p p q p p q p p q p p q p p q p p q p p q p p q p p q Műszaki paraméterek Biztnságtechnika 15 9 135 9 135 6 90 10 150 6 90 10 150 10 150 8 120 10 150 10 150 9 135 Msási tulajdnság 12 8 96 8 96 7 84 7 84 6 72 9 108 10 120 6 72 10 120 9 108 10 120 Víztelenítő képesség 7 8 56 8 56 7 49 8 56 6 42 9 63 10 70 6 42 7 49 8 56 8 56 Prgramválaszték 10 7 70 9 90 6 60 7 70 7 70 8 80 9 90 6 60 8 80 8 80 8 80 Fajlags energia felhasználás 6 7 42 7 42 5 30 5 30 5 30 8 48 6 36 5 30 6 36 7 42 9 54 Fajlags méretek 5 9 45 9 45 7 35 6 30 8 40 7 35 9 45 9 45 8 40 9 45 9 45 Megbízhatóság 15 8 120 8 120 6 90 6 90 6 90 9 135 10 150 7 105 10 150 8 120 8 120 Megbízhatóság Élettartam 10 8 80 8 80 7 70 8 80 7 70 9 90 9 90 7 70 9 90 8 80 8 80 Javíthatóság 5 7 35 7 35 7 35 9 45 7 35 9 45 9 45 7 35 8 40 7 35 7 35 Kezelhetőség 7 9 63 9 63 10 70 10 70 9 63 10 70 8 56 8 56 9 63 8 56 7 49 Kivitel 5 8 40 8 40 7 35 8 40 5 25 10 50 9 45 6 30 10 50 8 40 8 40 Csmaglás 3 7 21 7 21 6 18 8 24 5 15 8 24 8 24 7 21 9 27 7 21 7 21 Összesen: 100 803 823 666 769 642 898 921 686 895 833 835 3. ábra: Autmata msógép-család termék-összehasnlító vizsgálata 12
Ha készen vagyunk a táblázat kitöltésével, következhet az eredmények kiértékelése A kaptt infrmációk mst már rendezett halmazban állnak rendelkezésünkre. Kiértékelésükre az alábbi lehetőségeink nyílnak: megvizsgálhatjuk, hgy termékünk hányadik helyett fglalja el a listán, illetve a maximumtól, az elméleti világszínvnaltól, azaz az 1000 pnttól milyen messze található, paraméterenkénti teljesítéselemzést is végezhetünk. A legjellegzetesebb esetek a következők, a) jelenlegi termékünk egy paraméterét vizsgálva külön áll az összes többi termékhez képest, eléri (majdnem eléri) a 10 pntt. Gndljuk meg, hgy ez vajn nem azt jelenti-e, hgy ezt az összehasnlítási szempntt a szükségesnél jbban, azaz túlteljesítjük. b) az a) pnt frdítttja tapasztalható. Nagy elmaradásunk van e szempnt teljesítési színvnalában, és ezt a legtöbb esetben a piac is érezteti velünk. Ezen feltétlenül javítanunk kell! c) valahl a 8 pnts szint körül helyezkedik el a szempnt műszaki teljesítési szintje, s nagyn nagy a szórás a knkurens termékeket tekintve. Itt külön átgndlás igényel, hgy milyen piacra szánjuk eladni a termékeket, s próbáljuk az ezen a piacn értékesített gépek paraméter értékeit figyelembe venni a műszaki fejlesztés céljainak kitűzésekr, tehát inkább a piac-specifikus igényeket elégítsük ki. e módszer alkalmazása a célértékek kitűzéséhez is segítséget nyújthat, tehát lehet, hgy még egyszer érdemes átgndlni a munkánk elején meghatárztt célrendszert, a javaslattételi szakaszban a célértékek elérését is ellenőrizhetjük, illetve a javaslt termék versenyképességét becsülhetjük. Összefglalva: A módszer alkalmazása srán nagyn egyszerű számítási műveletekkel, de nagyszámú elem többszöri rendezése révén jutunk el a végeredményhez. Tudjuk, hgy ezt a gyengepnt vizsgálatt mst nem a funkciókra, hanem paraméterekre mutattuk be, tehát elvileg semmi köze a krábbiakban végzett munkánkhz. Ennek ellenére mégis ajánlani tudjuk az ehhez hasnló vizsgálat(k) elvégzését, hiszen egyrészt mindig hznak elő új gndlatkat, ötleteket, másrészt ugyanezt az elvet az egyes funkciókra vnatkzóan is el lehet végezni. 1. Funkcióteljesítés bírálat funkcióértékelő függvények segítségével Ennek a fajta értékelésnek akkr van kmly jelentősége, ha egy lyan terméket, szlgáltatást fejlesztünk, ami már kifrrtt, és igazából már csak attól remélhetünk előrehaladást, ha valamilyen részletben tudunk innvációs ugrást végrehajtani. De mire is ötleteljünk, hgyan lehet az egyes funkciók egyes tulajdnságaira, az abban való elmaradásunkat (alulteljesítés), vagy éppen ellenkezőleg, a túl jó teljesítésre rámutatni? Erre alkalmas a funkciók ún. értékelő-függvényeinek megalktása, majd elemzése. 13
A funkcióértékelő függvény megalktásának lépéssrzata: 1. Döntsük el már előzetesen, hgy mely funkciók azk, melyeknél ilyen fajta finmszabályzás egyáltalán szóba jöhet. Legyen a példánk egy személygépkcsi üzemanyagt fgyaszt funkciója. 2. Válasszuk ki a funkció azn paramétereit, melyekre igazán kíváncsi a fgyasztó, a felhasználó, a vevő. A példánk szerint ez mst legyen a l/100 km. 3. Tűzzük ki a paraméterek mérési tartmányát. Legyen, pl. mst ez 1 l/100 km-től 10 l/100 km-ig. 4. Kérdezzünk meg a fgyasztókat, hgy a két szélső paramétert tekintve milyennek ítélik a közbenső értékek teljesítését. Tehát kérdezzünk meg egy reprezentatív mintaszámnak megfelelő gépkcsi üzemeltetőt, hgy ha a legkedvezőbb értékű, az 1 l/100 km-es fgyasztás felel meg az ideális, azaz a 100%-s teljesítésnek, a legkedvezőtlenebb megldást, a 10 l/100 km fgyasztást pedig 60%-s teljesítésnek, milyennek ítélik meg pl. a 2, 3, 4, stb. l/100 km-es fgyasztást. Erre a célra érdemes egy ún. függvény szavazólapt készíteni, és ezt kiadni megválaszlásra. % 100 X X X X 95 X 90 X 85 X 80 X 75 70 X 65 60 X 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10l/100 km 3. táblázat: Funkcióértékelő függvény szavazólap 5. Az elegendő számú szavazat birtkában alkssuk meg az ún. funkcióértékelő függvényt. 110 100 90 80 70 60 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 4. ábra: Funkcióértékelő függvény 14
6. Mst már sr kerülhet a funkcióértékelő függvény elemzésére, helyzetünk kiértékelésére. Ehhez először szükségünk van a saját teljesítésünk felmérésére. Tudnunk kell, hgy pl. a mi általunk gyárttt személygépkcsinak mennyi a fgyasztása. Tételezzük fel először, hgy 9 l-t fgyaszt 100 km-enként. Érdemes ekkr e paraméter esetében a fejlesztésbe belekezdeni? Azt kell mndanunk, igen, ugyanis 1 l/100 km fgyasztáscsökkenést ebben a tartmányban a fgyasztó 10%-s minőségemelkedésként értékel. Visznt 5-6 l/100 km fgyasztásnál a csökkentést jóval kisebb minőségjavulásként érzékeli a fgyasztó. Összefglalva: tt célszerű a funkció meghatárztt paraméterének fejlesztésébe belekezdeni, ahl a funkcióértékelő függvényhez húztt érintő a vízszintes kategóriatengelyhez képes nagy szöget zár be, hiszen itt kismértékű teljesítményjavulás nagy értékesség-növekedést eredményez! A funkcióértékelő függvények legkülönbözőbb váltzataira, alkalmazásának részleteire Dr. Iványi Attila Szilárd prfesszr több irdalmában is kiváló példákat látunk. Ajánljuk figyelmükbe az irdalmjegyzékben szereplő kézirat 76-87. ldalán lévő fejezeteket. 2. Funkcióteljesítés vizsgálat gyártástechnlógia fejlesztése esetén Az alábbiakban egy gyógyszercsalád gyártástechnlógiájának értékelemzéses felülvizsgálatából idézzük a funkcióteljesítés bírálat egy kis részét, de nem lyan mélységben, mint amilyent a gyártmányfejlesztési példában már bemutattunk. Miért más egy ilyen jellegű feladat-végrehajtás? Leginkább azért, nem minden esetben az valósul meg, amit a technlógiai munkalapkn, és más dkumentációkban látni lehet. Esetenként több naps (vlt, hgy több hetes) munkabefektetést igényelt, hgy a team-tagk egy része ténylegesen (tehát fizikailag is végigmenve) felmérte a jelen állaptt. Itt a technlógiát ellátó segédflyamatktól a létszámszükségletig, az anyagnrmáktól a veszteségekig, a gyártóberendezésektől a gyártási körülményekig, sk-sk minden feltárására, rögzítésére sr került. A nagyn alaps, friss áttekintés minden esetben sk-sk meglepetéssel szlgált! A másik jellegzetesség, hgy egy-egy funkcióval kapcslatban több összehasnlítási paramétert is rögzíteni lehet. Esetenként akár 5-10 féle tény- és terv állaptban lévő paraméter összehasnlítása végeredményeként kell kimndanunk azt, hgy a funkció pl. megfelelően teljesül. De előfrdulhat, hgy pl. 5 összehasnlítási szempntból csak 2 nem teljesül megfelelően! Ez mindig egyedi átgndlást igényel. Ilyen esetekben semmiképpen nem ajánljuk az átlaggal történő közelítést. Lehet, hgy az 5 szempntból csak egy nem teljesül megfelelően, és a team azt a döntést hzza, hgy a funkció fejlesztendő, mert ez a funkció fnts a vevőnek, tehát mindenképpen keressünk pár lyan megldást, mellyel a vevő elégedett lesz. Vagy éppen frdítva: a funkciót jellemző paraméterek közül a többség nem megfelelő minősítést kap, és a team mégis azt a döntést hzza, hgy a funkció megfelelő, mert pl. csak lyan megldás jöhetne szóba, ami kmly befektetést igényel és a szervezetben nincs elegendő tőke, vagy a funkció teljesülése kisebb fntsságú a vevő számára, vagy csak nagyn kicsi vevői szegmenst érint, stb. Lássuk tehát a részleteket ebből az értékelésből: 15
A funkció megnevezése Túlteljesített F1.. t előállít F1.1. Reakciókörülményeket biztsít F1.1.1. Találkzási valószínűséget csökkent F2. Műveleti körülményeket biztsít. t előállít F2.1. Reakciókörülményeket biztsít F2.1.1. Találkzási valószínűséget csökkent F2.1.2. Műveleti körülményeket biztsít F2.2. stb. (és ez flytatódik még kb. 10 A4-es ldaln keresztül) Tulajdnság, paraméter mennyiség kg/ch frráspnt C hő stabilitás %/C inert tul. hőmérséklet C hőmennyiség (kw) készülék knstrukció keverési frdulatszám mennyiség kg/ch Hiányzó x x x x Szükséges mértékben teljesülő funkció x x x x Alulteljesített x Felesleges 5. ábra: Funkcióteljesítés bírálat gyógyszergyári technlógia esetén 16
Nem ennél a munkánál frdult elő, de van lyan eset is, amikr a funkció egy időben alul- ill. túlteljesített is egy biznys paraméterét tekintve. Gndljanak csak arra a feladatra, amikr egy gyártási mennyiséghez (sarzshz) egy biznys mennyiségű anyagt, pl. 1000 l flyadékt kell adaglni. Mivel ehhez nincs mérőeszköz, vagy egy tartály, amiből pnt 1000 l-t lehetne bejuttatni a technlógiába, a szakmunkás egy szelepet kinyit, majd egy biznys - pl. egy cigaretta elszívásnyi (!) - idő elteltével, elzárja azt. Teszi ezt az addigi tapasztalata alapján. Mivel aznban nem áll rendelkezésre megfelelő mérőeszköz a pnts mennyiség bevitelére, a legnagybb valószínűséggel nem pnt 1000 l-nél fgja elzárni a szelepet, hanem vagy egy kicsivel előbb, vagy egy kicsivel később a szükségesnél. Ilyenkr frdulhat elő tehát, hgy a funkciót, ugyanazn tulajdnsága és paramétere szerint egyszerre alulés túlteljesítettnek is jelöljük. Ugyanezt az esetet tükrözi, amikr egy műanyag terméket előállító vállalkzásnál egységenként 2 miligramm gyrsítót kell adaglni a technlógia végrehajtása srán egy termékhez, de az tt dlgzó munkatárs nem veszi a fáradtságt, hgy - az egyébként rendelkezésére álló mérőeszközt használja, hanem a májknzerves dbzát (!) belemeríti a vödörnyi gyrsító flyadékba, és abból löttyint át egy kis mennyiséget a keverékbe. Utána pedig mindenki csdálkzik, hgy miként létezik az, hgy a szkáss 2 órás kötési idő helyett még egy hét múlva is lágy a frmán az anyag!?! (Az eseményről az alábbi fényképfelvétel tanúskdik.) 6. ábra: Knzerv mérőedény 3. Funkcióteljesítés vizsgálat szervezetfejlesztés esetén A szervezet-, flyamat- ill. tevékenység-fejlesztések srán is alkalmazhatjuk a már eddig bemutattt módn a funkciók egyenkénti funkcióteljesítés bírálatát. Mst egy részletet emelünk be a krmányhatárzat-hzatal flyamatával kapcslats értékelemzési munkából. (A példa egy tanflyam esetjátékaként került kidlgzásra, így nem tekinthető 100%-ig megbízhatónak a minősítések srzata. De azért mégis mutat valami általáns véleményt ) 17
Funkció megnevezése Minősítés F1 Általáns előfeltételeket biztsít Fejlesztendő F1.1 Krmányhatárzatt definiál Fejlesztendő F1.2 Flyamatt szabályz 2 Fejlesztendő F1.3 Intézményi felelősséget biztsít 3 Fejlesztendő F1.4 Alaki követelményeket meghatárz Fejlesztendő F1.5 Tartalmi követelményeket meghatárz Fejlesztendő F1.6 Infrmáció-áramlást szervez Fejlesztendő F2 Előterjesztést előkészít Tartalmilag: Fejlesztendő, Frmailag: Megfelelő F2.1 Felelőst kijelöl (az elkészítésért) Fejlesztendő ill. Megfelelő F2.1.1 Prjektfelelőst kijelöl Fejlesztendő F2.1.2 Szakmai felelőst kijelöl Megfelelő F2.2 Célkat meghatárz Megfelelő ill. Fejlesztendő F2.3 Jgszabályfrmáról dönt Frmailag: Megfelelő ill. Tartalmilag: Fejlesztendő F2.4 Érintettek körét meghatárzza Megfelelő F2.5 Végrehajtók körét meghatárzza Megfelelő F2.6 Előterjesztés készítésről dönt Megfelelő F3 Előterjesztést készít Frmailag: Megfelelő ill. Tartalmilag: Fejlesztendő F3.1 Feladatkat, flyamatkat 4 meghatárz Megfelelő F3.1.1 Felelősöket, hatásköröket meghatárz Megfelelő F3.1.2 Közreműködési frmát meghatárz Megfelelő F3.2 Prjekt tervet készít Megfelelő ill. Fejlesztendő F3.2.1 Határidőket meghatárz Frmailag: Megfelelő ill. Kivitelezhetőség: Fejlesztendő F3.2.2 Bevezetési feltételeket meghatárz Fejlesztendő F3.3 Hatáskat, eredményeket becsül (vizsgál) Fejlesztendő F3.4 Frráskról rendelkezik (frráskra javaslatt tesz) Fejlesztendő F3.5 Döntéshzókat infrmál Fejlesztendő F3.6 Véleményeket egyeztet Frmailag: Megfelelő ill. Tartalmilag: Fejlesztendő F3.6.1 Házn belüli egyeztetésről dönt Megfelelő ill. Fejlesztendő F3.6.2 Államigazgatási 5 egyeztetésről dönt Megfelelő F3.6.3 Köröztet Fejlesztendő F3.6.4 Véleményt készít Fejlesztendő F3.7 Módsítási javaslatkról dönt Fejlesztendő F3.8 Előterjesztést módsít Megfelelő F3.9 Jgszabályi megfelelőséget vizsgál 6 Megfelelő F3.10 Határzati javaslatkészítésről dönt Megfelelő F4 Határzati javaslatt készít Megfelelő F4.1 Döntési javaslatt tesz Megfelelő F5 Krmányhatárzatt hz Megfelelő 7. ábra: Funkcióteljesítés bírálat flyamat esetén Van itt aznban egy másik lehetőség is, mely pl. a flyamatk végrehajtásában mutatkzó párhuzams tevékenységek megjelenítésére alkalmas. Végrehajtása az elméletet tekintve - nagyn egyszerű, de a gyakrlatban történő kivitelezése már sk-sk ellenállást vált ki. Ez egyrészt megint csak a munkabefektetés irányultsága (pl. esetünkben létszámgazdálk- 2 ez a flyamat a krmányhatárzat hzatal technlógiai flyamatát jelenti 3 a szabályzásért, működtetésért, betartatásért 4 ez a flyamat az érintett területre vnatkzó flyamat (amire a határzat vnatkzik) 5 a tárcák ill. az rszágs hatáskörű szervezetek közt 6 tartalmi 18
dás) ill. a nagyságrendje miatt következik be, másrészt abban keresendő, hgy ugyanazt a táblázatt megfelelő előkészítési munka hiányában nagyn skféleképpen is lehet értelmezni. Lássuk tehát ezt a másik megldási flyamatt. FUNKCIÓ-SZERVEZETI MÁTRIX FELÉPÍTÉSI ELVE Funkciók kiválasztása 1 Szervezeti egységek meghatárzása 2 Funkciók és szervezeti kapcslatk meghatárzása 3 Szervezeti egységenként a kapacitásszükségletek összegzése 5 A végrehajtáshz szükséges kapacitásk meghatárzása 4 8. ábra: A funkció-szervezeti kapcslatk megjelenítési módja A fenti ábrában a végrehajtás srrendjét számzással mutatjuk. A példa egy nagyvállalat létszámszükségletének meghatárzására vnatkzik. A bemutatáskr igyekszünk annyira elvnatkztatni a knkrét esettől, hgy ne derüljön ki a szervezet, hiszen nem eset fnts mst számunkra, hanem az, hgy miként lehet módszertani ldalról végrehajtani egy ilyen típusú feladatt. Első lépésként ki kell választani a funkciócsaládfából azkat a funkciókat, melyekhez a létszámt szeretnénk hzzárendelni. Ajánlásunk: lehetőleg azns szintű funkciókat emeljenek be a kapacitás-mátrixba. Ez lehet akár már a másdik, tehát a főfunkció-szint is, de lehet akár a negyedik, vagy akár az ötödik szinten lévő funkciósrzat is. A lényeg: ne legyenek átfedések a funkciók között, pl. ne emeljék be az szlpba az F22, és az F221, F222, F223 funkciót is. Döntsenek, hgy melyik beszédesebb az Önök számára, melyik számítása egyszerűbb, és ez alapján döntsenek arról, hgy vagy az egy darab másdik szintű, vagy a 3 db harmadik szintű funkciót tegyék be. A következő lépés a szervezeti egységek felsrlása. Ezzel általában nem szktt gnd lenni. Az áttekinthetőség érdekében célszerű a szervezeti egységek szintjét is úgy kiválasztani, hgy számuk max. 30-40 körül legyen. A harmadik lépés - a szervezeti kapcslatk meghatárzása - teammunka. Ekkr minden egyes szervezetet áttekintünk, és döntünk arról, hgy mely funkciókat végzi a szervezet. 19
Felső szintű menedzsment Vezérigazgató törzs Igazgatási és Jgi sztály Társasági kmmunikációs szt. Minőségbizt. közpnt Belső ell. sztály Biztnsági sztály Humán közpnt törzs Humánpl. és képzés szt. Szakképzési sztály sztály Működési előfeltételeket biztsít Szakmai személyi állmányt biztsít Személyzettel gazdálkdik X X X X X Jóléti intézményrendszert működtet X X Infrastruktúrát biztsít Gépparkt biztsít Útvnalat biztsít Eszközöket biztsít Infrmatikai rendszert biztsít X X Létesítményeket üzemeltet Telepen belüli közlekedést lebnylít Feladó és átvevő... működtet, raktárz Szervezetet működtet Szervezetet fejleszt stb. X X X 9. ábra: Funkció-létszám mátrix a szervezeti kapcslatk megjelenítése Negyedik lépésként meg kell határzni az egyes funkciók éves létszámszükségletét. Kisebb, 50-100 fős szervezet esetén ezt a team becsüli meg. Több ezer fős szervezet esetén a teamtagk az adtt szervezeti egységek vezetőivel közösen határzzák meg a funkciók munkaerő igényét. Fnts a teamtag személyes jelenléte a funkció-létszám mátrix kitöltetésénél, hgy ne legyen félreértés a funkciók tartalmának értelmezése srán. A táblázat - a kitöltést követően - így néz majd ki (az értékeket szándéksan trzítttuk): X X Felső szintű menedzsment Vezérigazgató törzs Igazgatási és jgi sztály Társasági kmmunikációs szt. Minőségbizt. közpnt Belső ell. sztály Biztnsági sztály Humán közpnt törzs Humánpl. és képzés szt. Szakképzési sztály sztály Működési előfeltételeket biztsít Szakmai személyi állmányt biztsít Személyzettel gazdálkdik 2 1 1 2 1 Jóléti intézményrendszert működtet 4 3 Infrastruktúrát biztsít Gépparkt biztsít Útvnalat biztsít Eszközöket biztsít Infrmatikai rendszert biztsít 2 2 Létesítményeket üzemeltet 7 Telepen belüli közlekedést lebnylít Feladó és átvevő... működtet, raktárz 6 Szervezetet működtet Szervezetet fejleszt stb. 1 2 3 10. ábra: Funkció-létszám mátrix kitöltése 20
Ha az egyes szlpkban kitöltöttük az éves létszámszükségletet, nincs más dlgunk, mint funkciónként, azaz srnként összegezni a táblázatt, és megkapjuk, hgy az adtt szervezet a különböző funkciókra mekkra létszám-erőfrrást használ fel. Kérdezhetik, mi köze ennek az egésznek a funkcióteljesítés bírálathz? Nem inkább a funkcióköltség elemzéshez tartzik? Jgs a kérdés, és van lyan eset is - ezt a könyv következő fejezetében megmutatjuk -, amikr ezt az elemzést egy kis módsítással a költségelemzéshez használjuk fel. Annak ka, hgy a számítást mégis a funkcióteljesítés bírálatánál mutatjuk be az, hgy ha a kb. 50 funkció és kb. 40 szervezet kapcslataira egyszerre tekintünk rá, észre lehet venni, hl vannak a fekete fltk, ahl ugyanazn funkció-csprtt a különböző szervezetek - egyaránt elvégeznek. (Lásd a következő ldaln lévő ábrát, ahl ezeket a funkciókat két körrel jelöltük.) Ilyenkr két eset lehetséges: egy flyamat különböző részlet-elemeit végzik a szervezetek, vagy párhuzams tevékenységet végeznek. Az utóbbi (amivel meglehetősen gyakran találkzunk) funkció túlteljesítését jelent, tehát a szervezet működésében gyenge pntt! Minél nagybb egy-egy szervezet, annál nehezebb ezeket a párhuzams tevékenységeket spntán módn észrevenni. Ebben segíthet az általunk ismertetett résztechnika. 21
Funkcióhrdzók (szervezeti egységek) Összlétszám F1. 0 F2 0 F3 1 8 0,8 4 2,6 0,1 0,1 16,6 F4 6 2 5 6 2 2 3 8 4 1 4 5 16,6 64,6 F5 7,7 2 1 6 0 3 5 3 27,7 F6 3 0,3 4 2 12 21,3 F7 1 2 3 2 3 3 14 F8 59,3 7 66,3 11. ábra: Funkció-létszám mátrix elemzése az esetleg párhuzams tevékenységek kimutatására 22
4. Funkció-szervezeti kapcslatk vizsgálata E fejezet legfntsabb funkciója, hgy egyrészt meghatárzzuk, ki mit végez az adtt szervezetben, flyamatban, ill. ezen keresztül ráébredjünk a szervezeti működésen belüli gyengepntkra. Az ajánltt résztechnika általában ismert a minőségirányítási rendszerek kidlgzói, alkalmazói számára, csak mi (értékelemzők) funkció-szervezeti mátrixnak nevezzük a minőségirányítási szakmában hatásköri mátrix-ként ismert módszertani elemet. Valójában egy nagyn egyszerű és lgikus lépéssrzatról van szó, melynek végigvitele nem annyira az elméleti lépéssrzat bnylultságától, mintsem az eközben a résztvevőkben lezajló alkuflyamatktól, vitáktól nehéz. Akinek vlt szerencséje ilyenekben résztvenni, ismeri, hgy mi minden kérdést is vet fel, részben ad is választ a mátrix kitöltése. A funkció-szervezeti mátrixt hasnlóképpen a funkció-teljesítés bírálathz, vagy akár a funkció-költség mátrixhz tény és terv állaptban is ki lehet tölteni, aznban a célszerűség, az időnyereség és az előrevivő gndlkdás érdekében mi mégis azt ajánljuk, hgy Önök is inkább csak a tervállaptra dlgzzák ki. Nézzük akkr hát, hgy miként is kell kitölteni a funkció-szervezeti mátrixt. A következő ábrán láthatják a lépéssrzatt. FUNKCIÓ-SZERVEZETI MÁTRIX FELÉPÍTÉSI ELVE Funkciók kiválasztása 1 Szervezeti egységek meghatárzása 2 Funkciók és szervezeti kapcslatk meghatárzása 3 Döntés a szervezeti egységek funkcióellátásának hatásköreiről 5 A hatásköri kategóriák meghatárzása 4 12. ábra: A funkció-szervezeti kapcslatk megjelenítési módja Mint az ábrából is látható, az első lépés a funkciók kiválasztása aszerint, hgy mely funkcióknak szeretnénk a későbbiek srán meghatárzni a végrehajtó szervezetét, illetve majd ezen belül esetleg a hatáskörét. Itt választási lehetőségünk van: vagy egy az egyben beemeljük a teljes flyamat akár minden egyes funkcióját (pl. szlgai módn átemeljük a teljes funkciócsaládfát), vagy kiválasztjuk a számunkra legfntsabb funkciócsprtkat, és ezeket emeljük be a mátrix sraiba. A következő ldaln lévő példán pl. választhatjuk a bal ldali szlpban a szürke hátterű funkciókat, vagy a jbb-ldaln elhelyezkedő, fehér hátterű funkciókat, vagy akár az összes funkciót. 23
F Fejlesztési flyamat végrehajása Tesztelés és vizsgálatk PTV/PT PTV/PT Kódlás / SW Elektr. és mech. részegys. szerelése Mdulteszt, részegység-teszt, rendszerteszt, stb. Prjektspecifikus Knfigurációs management feladatk végrehajtása PTV/PT Verziónyilvántartás Biztnsági mentés (SW ) Dkumentációk készítése, karbantartása Egyeztetés a megrendelői igényekkel PTV Hivatkzásk tárlása Egyeztetés a megrendelővel Egyeztetés a követelményjegyzékkel Prttípus készítés PTV/PT Alrendszer prttípus készítés Rendszer prttípus készítés Fejlesztési dkumentáció véglegesítése PTV/PT Felhasználói leírás készítése Fejlesztési dkumentáció összeállítása Átadás/rendszerfelügyelet PTV Archíválás Fejlesztési tapasztalatk összesítése Tapasztalatk dkumentálása és tvábbfelhasználásra alkalmassá tétele 13. ábra: Funkciók kiválasztási lehetőségei a funkció-szervezeti mátrix kitöltéséhez 24
A másdik lépés azn szervezeti egységek meghatárzása, és az szlpkba történő beírása, melyek majd végrehajtják a feladatkat. Itt is hasnló módn járhatunk el, mint az előző lépésben, hiszen témája válgatja, hgy pl. kisebb szervezet esetén akár minden munkakör szerint szinte minden munkatársat is beemelhetünk, vagy nagybb szervezet esetén akár már fősztályi szinten is meg kell állnunk, hiszen egy több ezer fős szervezet esetén már így is lehet, hgy akár 50 szervezeti egységünk van. A mátrix áttekinthetősége mindenképpen krlátzza a beemelhető szervezeti egységek számát. Tapasztalataink szerint a 30-40 szervezeti egységet tartalmazó mátrix még kezelhető, bár feldlgzása már több így is kis team segítségével történik. A harmadik lépés - a szervezeti kapcslatk meghatárzása igazi értékelemzői teammunka. Ekkr minden egyes szervezetet áttekintünk, és döntünk arról, hgy mely funkciókat végezze el a szervezet. Ekkr még nem érdemes részletesen kigndlni, hgy milyen szervezeti egység milyen hatáskörben végezze majd el a munkáját, bár részben ez elkerülhetetlen. Természetesen ez is egy iterációs flyamat, hiszen az esetek többségében aznnal nyilvánvaló, hgy ki is fg dönteni egy adtt funkció tekintetében, és ki lesz pl. a végrehajtó szervezet. Már itt fel kell hívnunk a figyelmet arra a módszertani ajánlásra, miszerint nem kell minden egyes funkció-viselést megjeleníteni. Érdemes itt is alkalmazni azt az aranyszabályt, miszerint a leglényegesebb, legjellemzőbb működéseket jelenítsük csak meg, és ha valakinek egy évben egyszer küldünk meg pl. egy anyagt véleményezésre, ami talán nem is lyan fnts, de hát illendőség is van a világn, talán ennek megjelenítéséről elfelejtkezhetünk. A következő ldalakn egy települési önkrmányzat, gyermek- és diákétkezetési flyamatának funkció-szervezeti mátrixa található, de még csak a kapcslatk megjelenítésével. 25
FUNKCIÓK ÉS SZERVEZETI EGYSÉGEK: Képviselőtestület Oktatási Bizttság Gazdasági Bizttság Pénzü. és Ktsgvetési Biz. Plgármester Alplgármester Költségvetési O. Műv.és Sprt O. Önálló szervezet 7 Intézményvezető (isk.) Gazdasági vez. Szakhatóság Beruházási Irda 1. Működési előfeltételeket biztsít 1.1. Szervezeti struktúrát meghatárz x x 1.1.1. Knyhai jelleget meghatárz x x x x x 1.1.1.1. Kapacitáskat kiszáml x (Önkrm.) 1.1.1.1.1. Kapacitást megállapít x x (ÁNTSZ) 1.1.2. Kapacitást igényekhez illeszt x x 1.1.2.1. Kapacitás kihasználást krdinál x x 1.2. Működést szabályz x x x x 1.2.1. Kapacitás módsítást szabályz x 1.2.1.1. Feladatváltzást kezel x x 1.2.2. Anyaggazdálkdást szabályz x 1.2.2.1. Rezsi tartalmat meghatárz x x x x x 1.2.3. Rezsi elszámlást szabályz x 1.3. Személyi feltételeket biztsít x x x x 1.3.1.1. Létszámt meghatárz (fő) x 1.3.1.1.1. Létszám-nrmatívát meghatárz x x x x x 1.3.1.2. Bért fizet x 1.4. Tárgyi feltételeket biztsít x x x x 1.4.1. Munkakörülményeket biztsít x 1.4.2. Knyhai helyiséget biztsít x x x x x 1.4.3. Tárlókapacitást biztsít x x x x x 1.4.4. Hűtőkapacitást biztsít x 1.4.5. Technlógiai berendezést biztsít x 1.4.6. Kiszlgáló edényzetet biztsít x 1.4.7. Étkezési eszközöket biztsít x 1.4.8. Szállító eszközökkel rendelkezik x 1.5. Frgótőkét biztsít x x x x x x x 1.5.1. Étk. költségvetést tervez (év), x x x x K K x (intézm.) 1.5.1. Étk. költségvetést tervez (év), x x x x x x (KHT) 1.5.2. Likviditást tervez (havi) x 1.6. Szakhatósággal engedélyeztet x 1.6.1. Szakhatósággal kapcslatt tart x 1.6.2. ÁNTSZ előíráskat betart (szem.) x 1.6.3. Tisztaságt tart (helyiség, eszközök) x 1.6.4. Higiéniai előíráskat betart (étel) x 1.6.5. Szabványkat betart ill. betartat x x 1.6.6. Munkavédelmi előíráskat betart x x 2. Étlapt szerkeszt x 2.1. Ételféleségekre igényeket felmér x 2.2. Élelmezés-tud. ism.-t figyelembe vesz x 7 Az a leendő szervezet, mely majd összefgja a teljes tevékenységet, ezáltal skkal hatéknyabban látja el feladatát 26
2.3. Szakácskönyvet készít x 2.4. Adagmenny.-t és minőséget megállapít x x x x 2.4.1. Kalóriaszükségletet meghatárz x 2.4.2. Tápanyag összetételt meghatárz x x 2.4.3. Nrmát kiszáml (Ft/adag) x x x x x 2.4.4. Életkri szüks. figyelembe vesz x x 2.4.5. Váltzatsságt biztsít x x 2.4.6. Alternatívákat kezel x 3. Anyaggal gazdálkdik x 3.1. Anyagt beszerez x 3.1.1. Beszerzési flyamatt szabályz x 3.1.2. Beszerzési frr.-t feltár, karbantart x 3.1.2.1. Beszerzési igényeket feltár x 3.1.2.2. Szállítókat minősít x 3.1.3. Szerződést köt x 3.1.3.1. Szállítókkal kapcslatt tart x 3.1.4. Anyagkiszabatt készít x 3.2. Anyagt tárl x 3.3. Anyagt kiad x 4. Ételt készít x 4.1. Főzési technlógiát kialakít x 4.2. Anyagt előkészít x 4.3. Ételt elkészít x 4.3.1. Berendezéseket üzemeltet x 5. Étel minőséget biztsít x 5.1. Étel minőséget megóv x 5.1.1. Melegen - hidegen tart x 5.2. Munkaflyamatkat ellenőriz x x 6. Ételt fgyasztóhz juttat x 6.1. Ételt szállít x 6.2. Adagt kiszlgál x 6.2.1. Kiszlgálási technlógiát kialakít x 6.2.2. Étkeztetést szervez (napi, éves) x x x 6.3. Étkezést felügyel, irányít x x 7. Szervezeti hatéknyságt növel x 7.1. Marketing tevékenységet végez x 7.2. Tvábbképz. való részvételt leh. tesz x x 7.2.1. Tvábbképz. leh.-ről tájékztat x x 7.3. Intézmények közti inf.-t áramltat x x x 7.3.1. Technikai-szervezeti hátteret kialakít x x x 7.3.2. Infrmáció áramlást szervez x x x 7.3.3. Infrmatikai rendszert működtet x 7.4. Beszerzéseket krdinál x 7.5. Szállításkat krdinál x 8. Gazdálkdási hatéknyságt növel x x x x x x 8.1. Gazdálkdásra ösztönöz x 8.1.1. Áralakuláskat figyel (beszerzések) x 8.1.1.1. Érdekeltséget teremt x x x x 8.2. Klts.-t figyelemmel kísér (rezsi), x intézm. 8.2.1. Energia-felhasználást mér x 8.2.1.1. Mérési lehetőségeket biztsít x x x x 8.3. Készlettel gazdálkdik x 8.4. Berendezésekkel gazdálkdik x 27