INTERREG V-A SLOVAKIA-HUNGARY COOPERATION PROGRAMME
Building Partnership Hazai társfinanszírozási és uniós megelőlegezési szerződés Készítette: Szolomájer Zsuzsa
A szerződéskötés feltételei Aláírt Közösségi Támogatási (ERFA) szerződés Aláírt Partnerségi Megállapodás A Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. Kelet- magyarországi Ellenőrzési Osztálya által küldött értesítő levél a benyújtandó dokumentumokról.
Benyújtandó dokumentumok aláírt uniós támogatási szerződés (Főszerződés - Subsidy Contract) minden kedvezményezett által aláírt partnerségi megállapodás (Partnership Agreement) a szervezet nevében kötelezettségvállalásra jogosult személy(ek) a dokumentumok benyújtásától számított 30 napnál nem régebbi - közjegyző által hitelesített aláírási címpéldánya(i)*; a szervezet létrejöttét és működését tanúsító okirat*: államháztartáson belüli kedvezményezett esetén: a létesítő okirat kedvezményezett által hitelesített másolata (kivéve önkormányzatok); államháztartáson kívüli kedvezményezett esetén: a létesítő okirat és nyilvántartást igazoló okirat kedvezményezett által hitelesített másolata ; nyilatkozat a kedvezményezett adatairól; Nyilatkozat a Kedvezményezett fizetési számláiról /Nyilatkozat a támogatás(ok) fogadására szolgáló számlá(k)ról felhatalmazó levelek beszedési megbízásra (a hazai kedvezményezett valamennyi fizetési számlájára vonatkozóan), amennyiben releváns;
Benyújtandó dokumentumok nyilatkozat a az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 75. (2) bekezdése alapján (dokumentumok benyújtásától számított 30 napnál nem régebbi); de minimis nyilatkozat*; ÁFA-nyilatkozat*; átláthatósági nyilatkozat (dokumentumok benyújtásától számított 30 napnál nem régebbi)*; a projektrész tevékenységeinek leírása (röviden)*; hozzájáruló nyilatkozat személyes adat kezeléséhez*; Felhasználói Szabályzat az IMIR 2014-2020 rendszer Front Office felületének használatához * megelőlegezési kérelem vagy nyilatkozat arról, hogy nem kíván élni a megelőlegezés lehetőségével.* IMIR felhasználói adatközlő lap programtól függően törlendő
A 126/2016. (VI.7.) Kormányrendelet a 2014-2020 programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alap és az Előcsatlakozási Támogatási Eszköz egyes, határon átnyúló együttműködési programjainak végrehajtásáról Tartalmazza: a hazai társfinanszírozás és az uniós megelőlegezés kifizetésének, a hazai társfinanszírozási és az uniós megelőlegezés elszámolásának szabályait
Hazai társfinanszírozás A hazai társfinanszírozás összegét a Kedvezményezettek számára a Nemzeti Hatóság biztosítja, melynek mértéke: a projektrész összes elszámolható költségeinek legfeljebb 15%-a (központi és köztestületi költségvetési szerv, valamint közvetlen vagy közvetett módon kizárólagosan állami tulajdonban lévő gazdasági társaság hazai kedvezményezett esetén) a projektrész összes elszámolható költségeinek legfeljebb 10%-a (az előző pontban meghatározott körbe nem tartozó kedvezményezett esetén) Összege euróban kerül meghatározásra.
Hazai társfinanszírozás A hazai társfinanszírozás kifizetése (az uniós támogatási szerződéskötést követően): a hazai társfinanszírozási támogatási szerződés alapján, euróban, a Kedvezményezett euróban vezetett bankszámlájára, egyösszegű előleg formájában, teljes egészében történik. A kifizetésre a hazai társfinanszírozási támogatási szerződés megkötésétől számított 21 napon belül sor kerül. Feltétele: a köztartozásmentes adózói adatbázisban való szereplés, ennek hiányában 30 napnál nem régebbi együttes adóigazolás a köztartozás-mentességről (ennek szükségességéről tájékoztatjuk a Kedvezményezetteket).
Hazai társfinanszírozás A hazai társfinanszírozás elszámolása: a Kedvezményezett a projektrész végrehajtása során, a hitelesítésre kijelölt szervezet által hitelesített és az Irányító Hatóság által elfogadott költségek hazai társfinanszírozásra eső részével megegyező mértékben, folyamatosan történik. a Kedvezményezett a vonatkozó előleg elszámolást a számlákkal és az adott gazdasági eseményt hitelesen dokumentáló bizonylatokkal együtt a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet részére nyújtja be. (Kedvezményezetti jelentés)
Hazai társfinanszírozás A Kedvezményezett köteles a társfinanszírozási összeget visszafizetni: ha a hazai társfinanszírozás kifizetésétől számított egy éven belül nem nyújt be előleg elszámolást, a projekt pénzügyi zárása során az elszámolásból eredő különbözetet (amennyiben az előlegként kifizetett társfinanszírozási előleg összege magasabb, mint a hitelesített összköltség hazai társfinanszírozásra eső része) A visszafizetés határideje a pénzügyi zárást követően kiküldött fizetési felszólítás kézhezvételétől számított 30 nap.
Hazai társfinanszírozás Amennyiben a visszafizetési kötelezettségének a hazai Kedvezményezett határidőn belül eleget tesz, nem keletkezik kamatfizetési kötelezettsége. Amennyiben a Kedvezményezett nem vagy csak részben tesz eleget visszafizetési kötelezettségének, akkor a pénzügyi átutalási egység (SZPI) a biztosítékok érvényesítésével gondoskodik a vissza nem fizetett összeg behajtásáról.
Uniós támogatás megelőlegezése A Kedvezményezettek számára a nemzeti hatóság kérelemre megelőlegezést biztosít. A Kérelem című dokumentum a megelőlegezési szerződés megkötéséhez szükséges dokumentumok körébe tartozik. Amennyiben a Kedvezményezett élni kíván a megelőlegezés lehetőségével, azt kérelmezni szükséges. A hétszázezer eurót meghaladó uniós támogatástartalmú projektrésszel rendelkező Kedvezményezetteknek az államháztartásért felelős miniszter előzetes egyeztetésével nyújtható megelőlegezés.
Uniós támogatás megelőlegezése Mértéke: (126/2016 (VI.7.) Kor. Rendelet 8. (3)) A megelőlegezés mértéke a hazai Kedvezményezett projektrészére megítélt uniós támogatás összegének legfeljebb a) * 50%-a, de legfeljebb egymillió euró civil szervezet, egyházi jogi személy, mikro-, kis- és középvállalkozás, hazai székhelyű európai területi társulás, nonprofit gazdasági társaság - ide nem értve a b) pont szerinti gazdasági társaságot - kedvezményezett esetén, b) 100%-a központi, helyi önkormányzati, nemzetségi önkormányzati vagy köztestületi költségvetési szerv, közvetlen vagy közvetett többségi állami tulajdonban álló gazdasági társaság, helyi önkormányzat, köztestület kedvezményezett esetén, ha a kedvezményezett * ba) a fizetési számláit az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény alapján a kincstárban vezeti, vagy az európai uniós forrásból nyújtott költségvetési támogatások kezelésére a kincstárnál külön fizetési számlával rendelkezik, vagy bb) megítélt uniós támogatásának összege nem éri el az egymillió-ötszázezer eurót.
Uniós támogatás megelőlegezése A megelőlegezés összege forintban kerül meghatározásra, forintban kerül kifizetésre (egy összegben, a megelőlegezési szerződés megkötésétől számított 21 napon belül). Feltétele: a köztartozásmentes adózói adatbázisban való szereplés, ennek hiányában 30 napnál nem régebbi együttes adóigazolás a köztartozás-mentességről (ennek szükségességéről tájékoztatjuk a Kedvezményezetteket) A kifizetéshez a hazai Kedvezményezett köteles projektrészenként elkülönített forint alapú fizetési számlát nyitni, melyet a szerződéskötéshez szükséges Nyilatkozat a kedvezményezett fizetési számláiról c. dokumentumon szerepeltetni kell.
Uniós támogatás megelőlegezése A megelőlegezés kizárólag a projektrészben foglalt tevékenységek megvalósítására és csak annak elszámolható és támogatható költségeire vehető igénybe. A hazai Kedvezményezett köteles a projektrész előrehaladásáról és a megelőlegezés felhasználásáról meghatározott időközönként a hitelesítésre kijelölt szervezetnek beszámolni (Kedvezményezetti jelentés). A hazai Kedvezményezettnek az uniós támogatásnak a fizetési számláján történő jóváírásától számított 15 napon belül tájékoztatási kötelezettsége keletkezik (a bankszámlakivonat másolatának megküldésével tájékoztatja a hitelesítésre kijelölt szervezetet) 30 napon belül visszafizetési kötelezettsége keletkezik.
Uniós támogatás megelőlegezése A megelőlegezett összeg visszatérítése (126/2016 (VI.7.) Korm. rendelet 9. (6), valamint a megelőlegezési szerződés 6.4. pontja): a Kormányrendelet 8. (3) bekezdés a) pontja szerinti megelőlegezés esetén (50%-os megelőlegezés) legkésőbb a projektrészre eső uniós támogatás 50%-át meghaladó uniós támogatás a Kedvezményezett fizetési számláján történő jóváírást követő 30 napon belül. a Kormányrendelet 8. (3) b) pontja szerinti megelőlegezés esetén (100%-os megelőlegezés) legkésőbb az uniós támogatási részlet kifizetésének a Kedvezményezett fizetési számláján történő jóváírását követő 30 napon belül. A megelőlegezés visszafizetése részletekben, valamint forintban történik, a 10032000-00287120-50000421 számú előirányzat felhasználási keretszámlára, a Szerződés számának feltüntetésével, SWIFT kód HUSTHUHB; (Számlavezető pénzintézet neve: Magyar Államkincstár, Számlavezető pénzintézet címe: H- 1054 Budapest, Hold u. 4).
Uniós támogatás megelőlegezése Amennyiben a visszafizetési kötelezettségének a hazai Kedvezményezett határidőn belül nem tesz eleget, kamatfizetési kötelezettsége keletkezik. A hitelesítésre kijelölt szervezet jogosult a megelőlegezés összegét visszakövetelni, amennyiben a Kedvezményezett a megelőlegezés kifizetésétől számított 12 hónapon belül nem nyújt be elszámolást a hitelesítésre kijelölt szervezethez.
Egyéb szerződéses kötelezettségek A Kedvezményezett köteles az általa megvalósított projektrész összes költségére és a folyósított támogatásra vonatkozóan tételes és az ellenőrzés céljára elkülönített nyilvántartást vezetni. A Kedvezményezett a támogatás felhasználásával kapcsolatos, illetve ahhoz kapcsolódó alátámasztó dokumentációt köteles megőrizni legalább a záró Kedvezményezetti jelentés támogató általi elfogadásától számított 5 évig. Az eredeti dokumentumokat és a hitelesített másolatokat lehetőség szerint külön projekt dossziéban kell tárolni. A Kedvezményezett köteles betartani és alkalmazni a Főszerződés, valamint a programszintű dokumentumok tájékoztatással és a nyilvánossággal kapcsolatos feladatairól szóló szabályait.
Egyéb szerződéses kötelezettségek A Főszerződ módosítása a Hazai társfinanszírozási támogatási/megelőlegezési szerződés módosítását vonja maga után. A Kedvezményezett köteles haladéktalanul, de legkésőbb a Főszerződés módosításának hatálybalépését követő 8 naptári napon belül bejelenteni a módosítást, és ezáltal kezdeményezni a Hazai társfinanszírozási támogatási/megelőlegezési szerződés módosítását. Amennyiben a szerződésben rögzített források összegében történik változás, a Kedvezményezett köteles haladéktalanul, de a változás bekövetkezésétől számított legfeljebb 8 naptári napon belül kezdeményezni a szerződés módosítását. Amennyiben a módosítás iránti kérelem, vagy bejelentés hiányosan került benyújtásra, a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet határidő kitűzésével hiánypótlást írhat elő.
Biztosítékok A Szerződés megkötésének és a támogatás folyósításának feltétele a 126/2016. (VI.7.) kormányrendelet 4. (6) bekezdése szerinti biztosítékok valamelyikének megléte, kivéve ha a Kedvezményezett központi költségvetési szerv. Amennyiben a Kedvezményezett biztosíték nyújtására kötelezett, akkor a szerződés megkötését megelőzően valamennyi fizetési számlája esetén köteles a felhatalmazó leveleket a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet számára benyújtani! Amennyiben a Kedvezményezett bármely fizetési számlája megszűnik, illetve új fizetési számlát nyit, a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezetet köteles 8 naptári napon belül tájékoztatja, és az újonnan megnyitott fizetési számlára vonatkozó felhatalmazó levelet a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet számára benyújtja.
Köszönöm a megtisztelő figyelmet! Szolomájer Zsuzsa vezető nemzeti kontroller Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. Kelet- magyarországi Ellenőrzési Osztály E-mail: szolomajer.zsuzsa@szpi.hu Tel.: 44/500-230
Building Partnership A KÖLTSÉGEK ELSZÁMOLHATÓSÁGÁRA VONATKOZÓ ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK Készítette: Ékes Gyula
Alapdokumentumok A Programhoz kapcsolódó alapdokumentumok: o o o o o o o o o Subsidy Contract (projekt leírás, költségvetés, partnerségi megállapodás) Hazai társfinanszírozási és megelőlegezési szerződés Pályázati felhívás (Call for proposals) Pályázói kézikönyv (Applicants manual) Útmutató az elszámolható költségekről (Guide on eligible expenditures) Tájékoztatási és nyilvánossági Útmutató (Visibillity guide) Elszámolási segédlet a magyar kedvezményezettek számára IMIS felhasználói kézikönyv Uniós és nemzeti jogszabályok
Első szintű ellenőrzés (FLC) Az ellenőrzési feladatokat az Önök esetében a Kelet-Magyarországi Ellenőrzési Osztály Mátészalkai irodája látja el. Feladatok: o a hazai társfinanszírozási és Uniós megelőlegezési szerződések megkötése o Kedvezményezetti jelentések (BR) ellenőrzése és a hitelesítési nyilatkozat (DOVE) kiállítása. Ezek során ellenőrzésre kerül: o a költségek kifizetése o a jóváhagyott projekttel való összhang, o a gazdasági események teljesülése, o a nemzeti, az uniós és a program szabályoknak való megfelelés, o a nyilvánosságra és tájékoztatásra vonatkozó szabályok, o valamint a helyszíni ellenőrzés lefolytatására is sor kerül.
Általános szabályok Általános szabályok: o A kedvezményezetti jelentéseket (BR) elektronikusan az IMIR 2014-2020 rendszerben szükséges benyújtani o Az alátámasztó dokumentumok benyújtása szintén elektronikusan történik a monitoring rendszeren keresztül o A kedvezményezett által záradékolt eredeti számlákat és a közbeszerzés dokumentumainak másolati példányát elektronikus feltöltés mellett papír alapon is szükséges benyújtani o A kedvezményezetti jelentés nyelve az angol o A költségek hitelesítése euróban történik
Általános szabályok Amennyiben az IMIR 2014-2020 rendszer vonatkozó modulja nem teszi lehetővé a kedvezményezetti jelentés elektronikus benyújtását, akkor: o A jelentést annak valamennyi alátámasztó dokumentumával együtt elektronikus adathordozón szükséges benyújtani o Papír alapon ebben az esetben is csak az eredeti számlák és a közbeszerzési eljárások dokumentumainak másolatát szükséges benyújtani o A hitelesítési nyilatkozat papír alapon kerül kiállításra o A nem euróban felmerült költségeket a Bizottság által meghatározott, a jelentés benyújtásának havában érvényes árfolyamon kell euróra átváltani (http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/index_ en.cfm).
Területi hatály Területi hatály: o Főszabály, hogy a programterületen felmerült költség számolható el o Programterületen kívüli tevékenységekkel kapcsolatban felmerült költségek (pl. utazás, szállás, stb.) az alábbi esetekben számolhatóak el: o a programterület előnyeit szolgálják és hozzájárulnak a programcélok eléréséhez, o szerepelnek a jóváhagyott pályázatban, o amennyiben nem szerepelnek a jóváhagyott pályázatban, azokat a JS korábban jóváhagyta, o nem haladják meg a teljes költségvetés uniós részének maximum 20%-át.
Időbeli hatály Időbeli hatály: o A Program keretében a 2014. január 1. - 2023. december 31. között felmerült és kifizetett költségek számolhatóak el. o Az elszámolható költségeknek a projekt kezdő és záró napja között kell felmerülnie. o Kivételt képeznek az előkészítési költségek. 2014. január 1. és a projekt kezdő dátuma közötti időszakban felmerült, és az első kedvezményezetti jelentés benyújtási határidejéig kifizetett költségek számolhatóak el. o Az időközi jelentések esetében a jelentéstételi időszak záró dátumát követő 15 naptári napon belül kifizetett költségek számolhatóak el. Záró jelentések esetében a személyi jellegű költségek járulékainak kifizetésére 15 nap helyett 30 nap áll rendelkezésre.
Jelentéstételi határidő és hiánypótlás Jelentéstételi határidők: o A projekt kezdődátumához képest 4 havonta kell jelentést benyújtani o Jelentéstételi időszak végétől számított 15 naptári napon belül kell a jelentéseket benyújtani időközi és záró jelentés esetében is (elektronikus beérkezés!) Hiánypótlások: o Az FLC az IMIR rendszeren keresztül hiánypótló levelet küld a kedvezményezettnek o Hiánypótlási határidő: Az üzenet kiküldésének napjától számított 8 naptári nap o Hiánypótlás felszólítás összesen két alkalommal lehetséges, azonban kétszeri hiánypótlás esetén a hiánypótlás benyújtására rendelkezésre álló időtartam maximum 15 naptári nap lehet.
o A Monitoring Bizottság (MC) által jóváhagyott, projekttel kapcsolatban felmerült költség o Megfelelnek a vonatkozó hazai- és EU-s jogszabályoknak o egyéb EU-s, vagy harmadik fél által nem finanszírozott költségek o Ténylegesen felmerült költség (kivétel a flat rate költségek). o Megfelel a gazdaságosság és a költséghatékonyság elvének o A támogatott projekt elszámolhatósági időszakában, a vezető kedvezményezettnél, vagy a kedvezményezettnél felmerült, számlákkal vagy számlákkal egyenértékű számviteli bizonylatokkal igazolható, és ténylegesen kifizetett költségek (kivétel a flat rate költségek). Elszámolható költségekre vonatkozó általános szabályok
Helyszíni ellenőrzés A projekt során legalább egy alkalommal (kockázat-elemzés alapján akár több alkalom is) helyszíni ellenőrzésre kerül sor. Ellenőrzésre kerülnek: o Számlák, kifizetési bizonylatok, szerződések, beszerzési dokumentumok o Elkülönített könyvelés o Eszközök és beruházások (ellenőrzésre kerül a pályázattal való összhang, a pályázat céljaira való rendeltetésszerű használat, tájékoztatási és nyilvánossági előírások betartása) o Bevételek o Egyéb alátámasztó dokumentumok
Elkülönített számviteli nyilvántartás o A kedvezményezett köteles az általa megvalósított projektrész összes költségére és a folyósított támogatásra, valamint a projektben keletkezett bevételekre vonatkozóan tételes és az ellenőrzés céljára elkülönített számviteli nyilvántartást vezetni (Flat-rate költségek könyvelése is szükséges). o Az elkülönített számviteli nyilvántartás aktuális kivonata minden kedvezményezetti jelentéssel kötelezően benyújtandó (amely az adott jelentésitételi időszakban elszámolni kívánt költségeket tartalmazza). Elvárás: o Projektenként külön munkaszámra/alszámra, témaszámra történő könyvelés o Elkülöníthetően lekérdezhető legyen (pl. a kapott támogatásra, a bevételekre, vagy a kiadásokra történő lekérdezhetőség)
Számlákkal kapcsolatos követelmények Belföldi számlák adattartalma: o a vonatkozó hatályos jogszabály szerint (ld. 2007. évi CXXVII. törvény) Külföldi számlák adattartalma: o Számla megnevezés az adott ország előírásai szerint (pl.: Invoice, faktúra,stb.) o számla sorszáma o számla kibocsátója o vevő megnevezése o termék vagy szolgáltatásnyújtás megnevezése o a számla összege o számla kibocsátásának és teljesítésének kelte.
Számlákkal kapcsolatos követelmények Elektronikus számlák: o EDI-n (elektronikus adatcsere rendszer) keresztül, vagy XML formátumban kerül kiállításra o hagyományos internet alapú számlázó programon keresztül kerül kiállításra o a vonatkozó hatályos jogszabály szerint (ld. 2007. évi CXXVII. törvény) o a kedvezményezetti jelentésben elektronikusan is csatolásra került o megjegyzés rovatban szerepeljen a projekt azonosítószáma és a projekt acronym-je. A kettős finanszírozás elkerülése érdekében a számlák záradékolása szükséges: Euro expenditure, co-financed by the INTERREG V-A SK-HU Programme is directly linked to the (Project No) (Acronym). project.
Elszámolható költségek Az alábbi kritériumoknak megfelelő költségek minősülnek támogathatónak: o főszabályként az Interreg V-A SK-HU Program támogatásra jogosult területén felmerült és kifizetett eredeti számlákkal és/vagy számlákkal egyenértékű számviteli bizonylatokkal alátámasztott költségek o közvetlenül kapcsolódnak a projekthez, melyek nélkülözhetetlenek a projekt elindításához és/vagy megvalósításához, illetve arányos hozzáadott értéket képviselnek o a pályázati kiírásban az elszámolható költségek listáján szereplő költségek (melyek nem szerepelnek a nem elszámolható költségek listáján)
Elszámolható költségek o kedvezményezetteknél az elszámolhatósági időszakon belül ténylegesen felmerült, kifizetett költségek, melyek jogalapja, valamint (pénzügyi) teljesülése dokumentumokkal igazolható o szokásos piaci árat vagy a közbeszerzési szerződésben rögzített árat meg nem haladó költségek o a főszerződésben, a projekt elfogadott költségvetésében, illetve annak hatályos módosításában rögzített (megvalósítási időszakban felmerült) költségek o megfelelnek a hatékonyság, gazdaságosság és eredményesség elveinek o összhangban vannak az EU-s és nemzeti szabályozással
Nem elszámolható költségek o o o o o o földterület vásárlása, amennyiben annak összege a hazai kedvezményezett teljes költségvetésének 10%-át meghaladja kettős finanszírozás minden formája külföldi devizák árfolyam-ingadozásából fakadó költségek; külföldi deviza, vagy valuta árfolyamátváltásból eredeztethető kezelési költség, jutalék és vesztesé köztisztviselők/kormánytisztviselők/közalkalmazottak munkájáért fizetett ellenszolgáltatás, ha az elvégzendő tevékenység a kötelező hatósági feladatok ellátásához kapcsolódóan merült fel és szorosan kapcsolódik a munkaköri leírásában megnevezett feladatokhoz alvállalkozói szerződésekkel kapcsolatban felmerült költségek, amelyek anélkül növelik a tevékenység végrehajtásának költségeit, hogy azzal arányosan növelnék annak értékét A teljes lista az elszámolási segédlet 2.8.2. pontjában található
Közbeszerzés és egyéb beszerzések A Kbt. hatálya alá tartozó beszerzések esetén: o a kedvezményezett felelőssége betartani a törvény előírásait. o az eljárás valamennyi dokumentumát, illetve a szerződést és az esetleges szerződésmódosítás(oka)t egy másolati példányban szükséges benyújtani. o nyilatkozni szükséges, hogy indult-e jogorvoslati eljárás a közbeszerzési eljárással, vagy az annak alapján megkötött szerződéssel kapcsolatban, o nyilatkozni szükséges, hogy sor került-e az eljárás alapján megkötött szerződés módosítására. A közbeszerzési dokumentáció nem megfelelősége/hiányossága esetén hiánypótlásra kerülhet sor, vagy szabálytalansági eljárás kezdeményezhető.
Közbeszerzési értékhatár alatti beszerzések A kedvezményezett a Kbt. szerinti közbeszerzési kötelezettség alá nem tartozó valamennyi beszerzése esetén köteles a piaci áraknak való megfelelés igazolására. o A nettó 5 000 eurót elérő vagy meghaladó összegű beszerzések esetében legalább 3 érvényes, azonos tárgyú, összehasonlítható írásos ajánlat szükséges. o A nettó 1 000 és 5 000 euró közötti beszerzések esetében a piaci ár igazolásához szükség van legalább további egy (összesen 2) független árajánlatra. o A nettó 1 000 eurót elérő vagy meghaladó értékű beszerzések esetén a Kbt. 9. (1) bekezdés h) vagy i) pontja szerinti in-house beszerzés is alkalmazható, ha teljesül a legalacsonyabb ár vagy a legkedvezőbb ár-érték arány feltétele (számításokkal szükséges alátámasztani). o Az ajánlatok a beszerzés eredményeképp létrejött megrendelő/szerződés dátumától visszafelé számított 3 hónapnál nem lehetnek régebbiek
Közbeszerzési értékhatár alatti beszerzések o o o Minden beszerzéshez, ahol piaci árat kell igazolni a nyilatkozat a piaci ár igazolására című dokumentum kitöltésére és benyújtása szükséges. A rendelkezésre álló ajánlatok közül a kedvezményezett a legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatást tartalmazó vagy a legjobb ár-érték arányt megjelenítő ajánlatot köteles elfogadni. Utóbbi esetben indokolni kell a legjobb ár-érték arány elfogadásának okát. Ha szerződéses ár a jellemző piaci árnál bizonyíthatóan magasabb vagy a piaci ár igazolása a hiánypótlások után sem történik meg, a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet jogosult a költség hitelesítésének elutasítására/megtagadására.
Közbeszerzési értékhatár alatti beszerzések o o o o A nettó 1000 euró alatti beszerzések esetében a piaci árat igazolni nem szükséges, azonban a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet fenntartja a jogot az ár-érték arány megfelelőségének ellenőrzésére. A Kedvezményezett a nettó 1000 euró alatti beszerzések esetén is köteles az összeférhetetlenségi szabályok betartására és az ehhez kapcsolódó nyilatkozat megtételére és annak benyújtására. Keretszerződések elfogadhatóak ha a keretszerződés megkötése megfelel a fentiekben leírt feltételeknek, vagy a keretszerződés közbeszerzési eljárás eredményeképpen került megkötésre. A Kbt. szerinti közbeszerzési kötelezettség alá nem tartozó beszerzései esetében is köteles figyelemmel lenni a Kbt. részekre bontás tilalmát. A Partnerségben résztvevő kedvezményezettek a projekten belül feladatok ellátására nem szerződhetnek egymással.
ÁFA elszámolhatósága A költségek elszámolásánál figyelembe kell venni, hogy a számlát benyújtó kedvezményezett ÁFA visszaigénylésére jogosult adóalany vagy nem. Erről minden jelentéshez nyilatkozatot szükséges benyújtani (Elszámolási segédlet 1. sz. melléklet). A következő esetek lehetségesek: o o o A kedvezményezett nem alanya az ÁFA-nak. Az elszámolásnál az ÁFA-val növelt (bruttó) összeg kerül figyelembevételre. A kedvezményezett alanya az ÁFA-nak. A pályázatban megjelölt tevékenységgel kapcsolatban felmerült költségeihez kapcsolódó ÁFA-t visszaigényli. Az elszámolásnál az ÁFA nélküli (nettó) összeg kerül figyelembevételre. A kedvezményezett alanya az ÁFA-nak, de a pályázatban megjelölt tevékenységgel kapcsolatban felmerült költségeihez kapcsolódó ÁFA-t nem igényelheti vissza. Az elszámolásnál az ÁFA-val növelt (bruttó) összeg kerül figyelembevételre.
ÁFA státusz fordított adózás esetén Fordított adózás: o Ha a kedvezményezett ÁFA levonásra jogosult, de ÁFA levonási jogot nem gyakorolhat, illetve ha a kedvezményezett ÁFA levonásra nem jogosult: o A nettó összeg elszámolásához a számla és annak a kifizetésének az igazolása szükséges. o Az ÁFA összeg elszámolásához ÁFA- összesítő, az ÁFA NAV felé történő kifizetést igazolásó bankszámlakivonat, valamint ÁFA- bevallás szükséges. (Éves ÁFA bevallók az ÁFA- összesítőt és az ÁFA NAV felé történő kifizetésének igazolására a bankszámlakivonatot nyújtják be az ÁFA összeg elszámolásához, az ÁFA- bevallást pedig akkor, amikor elkészül.) o A számlán szereplő nettó összeg elszámolása illetve az ÁFA összeg elszámolása eltérő elszámolási időszakokban is történhet az eltérő kifizetési időpontok következtében.
ÁFA státusz fordított adózás esetén o Amennyiben a kedvezményezett ÁFA levonásra jogosult az ÁFA nem minősül elszámolható költségnek. Az elszámoláshoz elégséges a számla nettó értékének megfelelően az alátámasztó dokumentumok benyújtása (az ÁFA bevallást az elszámoláshoz nem szükséges csatolni, azonban a Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. helyszíni ellenőrzés során ellenőrizheti). o Fordított adózás esetén egy ÁFA összesítőt kell benyújtani a fordított adózáshoz kapcsolódóan.
Árfolyam átváltás módszertana Miért van szükség átváltásra? o A támogatási szerződések euróban kerülnek megkötésre. o A támogatás folyósítása euróban történik. o A Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. a hitelesítési nyilatkozatot szintén euróban állítja ki. A magyar kedvezményezetteknek a nem euróban felmerült költségeiket (Forint, és más külföldi pénznem) az Európai Bizottság által meghatározott, a jelentés benyújtásának havában érvényes átlagárfolyamon kell átváltani euróra. http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/index_en.cfm
Bevételek Bevételek kezelése: o o o o A projekt megvalósítása alatt keletkezett nettó bevételekről a záró kedvezményezetti jelentésben nyilatkoznia kell (kimutatás szükséges csatolni a nettó bevételekről). A nettó bevétel összegével a záró kedvezményezetti jelentésben elszámolni kívánt költség csökkentésre kerül. (Helyszíni ellenőrzés során ellenőrzésre kerül). Amennyiben a partner nyilatkozata alapján nincs nettó bevétele, de a helyszíni ellenőrzés során igazolást nyer a nettó bevétel keletkezésének ténye, abban az esetben az első szintű ellenőrzés köteles a feltételezett szabálytalanságot jelenteni. Projekt zárást követően a bevételekről adatot kell szolgáltatni a vezető kedvezményezetten keresztül. Az esetlegesen keletkezett nettó bevétel összege a vezető kedvezményezetten keresztül visszakövetelésre kerül.
Köszönöm a megtisztelő figyelmet! Ékes Gyula vezető nemzeti kontroller Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. Kelet- magyarországi Ellenőrzési Osztály E-mail: ekes.gyula@szpi.hu Tel.: 44/500-230
Building Partnership Költségtípusok és az elszámolásukhoz szükséges dokumentumok Készítette: Konczné Varga Anikó
Költségtípusok Személyi költségek (Staff cost) Irodai és adminisztratív költségek (Office and administrative expenditure) Utazási és szállás költségek (Travel and accommodation costs) Külső szakértők és szolgáltatók költségei (External expertise and services costs) Eszközök költségei (Equipment expenditure) Infrastrukturális és építési költségek (Infrastructure and works)
Személyi költségek Személyi költség: a projekttel kapcsolatos feladatokat ellátó, a kedvezményezett alkalmazásában álló munkavállalókkal kapcsolatban felmerült bér jellegű költségek. Belső projekt menedzsment: a projekt irányításáért felelős, a kedvezményezett alkalmazásában álló munkavállalókkal kapcsolatban felmerült bér jellegű költségek. Belső szakértők: a projekttel kapcsolatos, szakértői tevékenységet ellátó, a kedvezményezett alkalmazásában álló munkavállalókkal kapcsolatban felmerült bér jellegű költségek.
Személyi költségek Elszámolható: Bér jellegű költségek Munkáltató által fizetendő járulékok Egyéb, a bérjegyzéken szereplő juttatások Kereset kiegészítés, átmeneti többletfeladat ellátása céljából, amennyiben az alapbér nem kerül elszámolásra Megbízási díj elszámolására személyi költség soron NINCS lehetőség
Személyi költségek Elszámolás lehetséges módjai: Valós költségek alapján Teljes munkaidőben foglalkoztatott (teljes munkaidejét a projekt megvalósítására fordítja) A projektben részmunkaidőben foglalkoztatott Előre meghatározott (fix) arányban Változó óraszámmal Változó havi munkaidő ráfordítással Az utolsó igazolt éves jövedelemből kalkulált óradíjjal Óradíjas elszámolás (a munkaszerződésben óradíj van meghatározva) Flat rate szabály alapján (Elszámolható a közvetlen költségek 20%-a, beruházás esetén 10%)
Dokumentum Személyi költségek- valós költség alapján Elszámoláshoz szükséges dokumentumok: Teljes munkaidő esetén Fix arány (a. esetben) Változó óraszám (b.i. esetben) Rész munkaidő esetében Változó óraszám (b.ii esetben) Óradíj (c. esetben) Munkaszerződés Igen Igen Igen Igen Igen Munkaköri leírás Igen Igen Igen Igen Igen Éves jövedelem-igazolás Nem Nem Nem Igen Nem Munkaidő nyilvántartó lap Nem Nem Igen Igen Igen Bérjegyzék Igen Igen Igen Nem Igen Lista a projektben résztvevő személyekről SZPI által kiadott segédtábla, módszer leírása Igen Igen Igen Igen Igen Igen Igen Igen Igen Igen Periodic staff report Igen Igen Nem Nem Nem Munkabér és járulékok átutalását igazoló dokumentum Igen Igen Igen Igen Igen
Személyi költségek- flat rate alapján Kizárólag belső menedzsment költséget számol el A megvalósítás alatt nem változtatható Alátámasztó dokumentáció benyújtása nem szükséges Nyilatkozat, hogy van legalább egy alkalmazott, aki felelős a projekt megvalósításért A ténylegesen felmerült és kifizetett közvetlen költségek 10% vagy 20 %-a Közvetlen költségek: utazás és szállás költségek, külső szakértői és szolgáltatási költségek (beleértve az előkészítő költségeket is) eszközbeszerzés költségei beruházás és építés költségei
Kereset kiegészítés/célfeladat kiírás Az elszámoláshoz be kell mutatni a munkavállaló érvényes munkaszerződését és a keresetkiegészítés/célfeladat kiírását. A választott elszámolási módszeren a projekt életciklusa során nincs lehetőség változtatni. A kereset-kiegészítésben/célfeladat kiírásban meghatározott feladatokért járó óradíj mértéke nem haladhatja meg a rendes munkaszerződés szerinti óradíj mértékét. A kereset-kiegészítés/célfeladat kiírás megállapodásban szerepeljenek az alábbi tartalmi elemek: a projekt azonosító száma; a projekt keretében elvégzendő feladatok; a megállapított óradíj; a kereset-kiegészítés/célfeladat kiírás időtartama.
Irodai és adminisztratív költségek Egyszerűsített költség, átalány típusú elszámolás, elszámolható személyi jellegű költség 15 %-a (flat rate) Alátámasztó dokumentáció benyújtása nem szükséges Elszámolható tevékenységek: Irodabérlet Ingatlanbiztosítások Rezsiköltség áram, fűtés, víz Irodaszerek A kedvezményezett szervezetén belül nyújtott általános számviteli szolgáltatások Archiválás, irattár Karbantartási költségek (takarítás, szerelés-javítás) Biztonsági szolgálat A projekt megvalósításához kapcsolódó IT rendszerek (telekommunikációs és számítógépes) Kommunikációs költsége (telefon, fax, internet, posta, névjegykártya) Bankköltség elkülönített számla nyitása, vezetési díja Nemzetközi pénzügyi tranzakciók díjai
Utazás és szállásköltségek A projekt céljából a Kedvezményezett alkalmazásában álló személyzet külföldi és belföldi utazási- és szállásköltségeinek elszámolása Elszámolható elemek: Utazási költség Közlekedési díjak (busz, vonatjegyek stb) Utasbiztosítás Üzemanyag, gépkocsi elszámolás (NAV norma) Autópályadíj, parkolási díj Szállás- és étkezési költségek Vízumdíjak Napidíj
Utazás és szállásköltségek Elszámolhatóság főbb feltételei: A projektmegvalósításhoz szükséges, a kedvezményezettnél felmerült közvetlen költség Költséghatékonyság (szállás maximum 3 *-os szállodában) A kiküldetés időtartama nem lehet hosszabb, mint a rendezvényt megelőző és a rendezvényt követő nap Napidíjak a nemzeti, valamint a szervezet belső szabályozásával összhangban számolhatóak el, külföldi napidíjak elszámolási módszerek: Európai Tanács által megállapított ráta szerinti napidíj, belső szabályozás szerint napidíj+szállás, közlekedés költsége, napidíj helyett szállásköltség, közlekedés, ellátás költsége Kedvezményezett belső szabályzata szerint a napidíj csökkentése szükséges abban az esetben, ha a vacsora/ebéd biztosított a helyszínen Szállás díj nem haladhatja meg a Bizottság (EU) 2016/1611 felhatalmazáson alapuló rendeletében meghatározott díjakat Külső szakértő utazási- és szállásköltsége a külső szolgáltatások költségvetési soron számolható el
Utazás és szállásköltségek Elszámoláshoz szükséges dokumentumok: Eredeti, záradékolt kiküldetési rendelvény Úti jelentés (utazó személyek, utazás időtartama, helyszíne, célja, elért eredmények rögzítése) Napidíj számfejtését igazoló dokumentum Vonatjegy/buszjegy/repülőjegy, parkolási számla stb. Gépkocsi használat esetén NAV norma, forgalmi engedély másolat Egyéb alátámasztó dokumentumok (pl.: meghívó, napirend, fényképek, jelenléti ív) Kifizetés bizonylatai, közterhek befizetését igazoló bankszámlakivonat, nyilatkozat az átutalt összegről csoportos utalás esetén
Külső szakértők és szolgáltatók költségei Tervek elkészítésének költsége; Engedélyezési eljárások költsége; Műszaki ellenőr; Tanulmányok, kutatások; Képzés; Fordítás; IT rendszerek és weblapfejlesztés; Promóciós, kommunikációs, reklám- vagy tájékoztatással kapcsolatos költségek; Külső projekt és pénzügyi menedzseri feladatok költségei;
Külső szakértők és szolgáltatók költségei Rendezvények, találkozók szervezésével és végrehajtásával összefüggő szolgáltatások (terembérlet, étkeztetés, tolmácsolás) költségei; Rendezvényen való részvétel díja (regisztrációs díj); Jogi szaktanácsadás és közjegyzői szolgáltatások, műszaki és pénzügyi szakértők munkadíja, egyéb szaktanácsadás és könyvviteli szolgáltatások; Szellemitulajdon-jogok; Külső szakértők, előadók, üléslevezető elnökök és egyéb szolgáltatók utazási és szállásköltségei; Speciális feladatot ellátó szakértők és szolgáltatást nyújtók költségei; Egyéb szakértők vagy szolgáltatások költségei.
Külső szakértők és szolgáltatók költségei Elszámolhatóság főbb feltételei: Külső féltől (költségvetési szervek, gazdálkodó szervezetek, magánszemélyek, akik nem tagjai a partnerségnek) megrendelt és általa teljesített külső szolgáltatás, számla ellenében, vagy megbízási jogviszonnyal lát el A projekthez köthető, megvalósulását hatékonyan segítő szolgáltatások Projektmenedzsment belső megbeszélései során igénybevett ellátási költségek esetén legalább két projekt kedvezményezett részvétele, max. 10 EUR/fő Közbeszerzési szakértő költsége a közbeszerzéssel érintett költségek 1,5 %-a lehet Nyilvánossági követelmények betartása az elkészült kiadványokon, ajándékokon (ajándékonként max. 20 EUR értékben) Előlegszámla, mely a szerződésben lefektetésre került, elszámolható, azonban az előlegszámla az előleg elszámolásának arányában, a releváns rész- illetve végszámlával együtt kerül hitelesítésre.
Külső szakértők és szolgáltatók költségei- Előkészítő költségek 2014. január 01. és a projekt kezdő dátuma között merültek fel, kifizetése az első kedvezményezetti jelentés benyújtásának határidejéig megtörtént Az előkészítő költségekről az első beszámolási időszakban kell jelenteni Elszámolható: Megvalósíthatósági tanulmány Építési dokumentációk (tervek, tervrajzok) Építési és egyéb engedélyek Fordítás költsége max. 20 EUR/oldal, max. 500 EUR Kedvezményezettenként)
Külső szakértők és szolgáltatók költségei Elszámoláshoz szükséges főbb dokumentumok: Beszerzési eljárás dokumentációja Szerződés vagy megrendelő (nevesítve a szakértő, projekttel kapcsolatos feladat, szállítási határidő, ellenszolgáltatás mértéke) Eredeti, záradékolt számla (mennyiség, egységár feltüntetése óradíj/napidíj esetén) /bérszámfejtő lap Kifizetés igazolása Teljesítésigazolás Elvégzett tevékenységet alátámasztó dokumentumok (pl. találkozók esetén program, jelenléti ív, fényképek) Végtermék köteles példánya (pl. brossúra, elkészült végleges kiadvány, könyv) Tanulmányok esetén ISBN szám Szakértői nyilatkozat
Eszközök költségei Irodai eszközök, felszerelés IT hardverek és szoftverek (közvetlenül kapcsolódnak a projekthez); Bútorok és berendezések; Laboratóriumi felszerelések; Gépek és műszerek; Szerszámok vagy készülékek; Egyéb, a projekt megvalósításhoz szükséges speciális eszközök; Járművek (pl. kellően indokolt esetben olyan speciális járművek, melyek hozzájárulnak a projektcélok eléréséhez); Eszközbérlések (a fenti eszközök bérlése, amennyiben a projekt céljait szolgálja).
Eszközök költségei Elszámolhatóság főbb feltételei: Egyértelműen kapcsolódnak a projekthez, elengedhetetlenek annak megvalósításához és a jóváhagyott pályázatban szerepelnek; A beszerzett eszköz rendeltetését, tulajdonjogát az Irányító Hatóság jóváhagyása nélkül nem lehet megváltoztatni a projekt befejezésétől számított 5 évig; Nyilvánossági követelmények betartása; Csak azon eszközök számolhatók el, amelyek korábban nem részesültek finanszírozásban más Európai Uniós vagy hazai forrásból, és melyek értékcsökkenési eljárása még nem kezdődött meg; A projekten belüli kedvezményezettől eszköz nem bérelhető, vagy vásárolható; Azon irodai eszközök (pl. számítógép, irodai bútorok, stb) költsége, melyek a projekt személyzet napi munkavégzéséhez szükségesek, és melyek beszerzése a projekt kezdő dátumától számított hat hónapon belül megtörtént Előlegszámla, mely a szerződésben lefektetésre került, elszámolható, azonban az előlegszámla az előleg elszámolásának arányában, a releváns rész- illetve végszámlával együtt kerül hitelesítésre.
Eszközök költségei Elszámoláshoz szükséges főbb dokumentumok: Beszerzési eljárás dokumentációja Szerződés vagy megrendelő (utalás a projektre és a programra, műszaki specifikáció) Eredeti, záradékolt számla Kifizetés igazolása Leltár/nyilvántartásba vétel dokumentációja Átadás-átvételi jegyzőkönyv/szállítólevél/ állományba vételi bizonylat Képek a beszerzett eszközről
Infrastrukturális és építési költségek Építési és beruházási tevékenységek költségei (2014/24/EU irányelv II. melléklete) Kapcsolódó szolgáltatások (műszaki ellenőrzés, tervezői költségek) a személyi jellegű költségek, vagy a külső szakértői költségsoron, a kapcsolódó eszközbeszerzések, amennyiben a beruházás költségsorra nem sorolhatóak be, az eszköz költségsoron számolhatók el.
Infrastrukturális és építési költségek Elszámolhatóság főbb feltételei: Az elvégzett munkáknak egyértelműen kapcsolódnak a projekthez és nélkülözhetetlenek a sikeres projektmegvalósításhoz; Megfelel a 1303/013 EK rendelet 71 cikk 1. bek. tartóssági, tulajdonosi és fenntartási feltételeknek A program nyilvánossági előírásainak betartása; Az elszámolni kívánt költségek a pályázati formanyomtatványban feltüntetésre kerültek; Előlegszámla, mely a szerződésben lefektetésre került, elszámolható, azonban az előlegszámla az előleg elszámolásának arányában, a releváns rész- illetve végszámlával együtt kerül hitelesítésre; Amennyiben a projekt keretében elszámolni kívánt munkák egy másik, nagyobb beruházás keretében valósulnak meg, a projektből finanszírozott elemeknek egyértelműen beazonosíthatóaknak kell lenniük; Föld/telekvásárlás költsége meghaladja a nettó 5000 EUR-t, 6 hónapnál nem régebbi független értékbecslői nyilatkozat.
Infrastrukturális és építési költségek Az elszámolásához szükséges főbb dokumentumok: Beszerzési eljárás dokumentumai Szerződés vagy megrendelő (utalás a projektre és a programra, műszaki specifikáció) Eredeti, záradékolt számla Kifizetés igazolása A megrendelő által kiállított, a kivitelező és a műszaki ellenőr által is aláírt teljesítésigazolás; Leltár/nyilvántartásba vétel dokumentációja Műszaki átadás-átvételi jegyzőkönyv A beruházást alátámasztó dokumentumok (pl. építési/bontási napló) Tulajdoni lap Engedélyköteles beruházások esetében a nemzeti szabályozásnak megfelelő engedély (használatbavételi engedély, vízjogi üzemeltetési engedély, stb.) A munkákat alátámasztó fotódokumentáció
Köszönöm a megtisztelő figyelmet! Konczné Varga Anikó nemzeti kontroller Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. Kelet- magyarországi Ellenőrzési Osztály E-mail: varga.aniko.klara@szpi.hu Tel.: 44/500-230
Building Partnership IMIR 2014-2020 Front Office felületének bemutatása Készítette: Potos-Csernyik Dóra
IMIR 2014-2020 Monitoring és Információs Rendszer A kedvezményezettek a Front Office felületen keresztül nyújthatják be a jelentéseiket (Beneficiary report) egy recording user (rögzítő felhasználó) és egy, vagy maximum kettő signatory user (aláíró felhasználó) részvételével. Műszaki feltételek: - Operációs rendszer: ajánlott asztali operációs rendszer használata - Felbontás: 1280*768 vagy nagyobb. - Web böngésző: ajánlott Mozilla Firefox 46.0.1 vagy újabb, Google Chrome 50.0 vagy újabb, Internet Explorer 11.0 vagy újabb. - Cookie-k engedélyezése a böngészőben. - PDF olvasó. - Dokumentumkezelő DOC fájl megnyitásához. - Internetkapcsolat.
Általános használati szabályok Internetes alkalmazás bármely zavar az internetkapcsolatban megszakíthatja a kommunikációt a szerver és a kliens számítógép között. Több, mint 60 perces inaktivitás a rendszer automatikusan megszakítja az összeköttetést. Egyszerre csak 1 felhasználó dolgozhat egy adott kedvezményezetti jelentésen. Mezőhasználat: - Szürke hátterű mezők - Fehér hátterű mezők - Fehér hátterű mezők piros kerettel - Legördülő mezők - Dátum mezők
Hogyan érhető el az IMIR 2014-2020 Front Office? Tájékoztató e-mail a partnerek részére (internet link, tanúsítvány, username, password, certificate password). Bejelentkezés a linken keresztül a felhasználónév és a jelszó használatával.
IMIR 2014-2020 Menü Menüstruktúra: - Beneficiary report: új jelentés rögzítése, korábban felvitt vagy megkezdett jelentés keresése. - Personal settings: jelszó, illetve e-mail cím módosítása.
Beneficiary report modul Kedvezményezetti jelentés feltöltése Fő adatok (Main data) Alapvető információk a projektrészről, csak olvasható formátumban Jelentéstételi időszak kezdő és záró dátumának megadása ( Define )
Beneficiary report modul Kedvezményezetti jelentés feltöltése Jelentéstételi időszakok (Reporting periods) Nem szerkeszthető A projektrészhez tartozó jelentéstételi időszakokat listázza ez a felület: Jelentési időszakok, jelentéstételi határidők
Beneficiary report modul Kedvezményezetti jelentés feltöltése Számlák (Invoices) Új számlák rögzítése, számlák közötti keresés, meglévő számlák módosítása, megtekintése, törlése. Flat rate típusú költségek rögzítése nem lehetséges, automatikusan számítódik.
Beneficiary report modul Kedvezményezetti jelentés feltöltése
Beneficiary report modul Kedvezményezetti jelentés feltöltése Normál számláktól való eltérések (pl.: Staff cost) - Invoice number Kérjük, az alábbi formátumot szíveskedjenek használni: staff/jelentés sorszáma/a munkavállaló neve (pl. staff/01/mintajános). - Supplier name Munkavállaló neve. - Description A projektben betöltött pozíció. - Issued A munkavállaló által elszámolni kívánt hónap/hónapok kezdő napja. - Performance date A munkavállaló által elszámolni kívánt hónap/hónapok utolsó napja. - Paid on A munkavállaló által elszámolni kívánt utolsó hónapra eső bér vagy járulék kifizetésének dátuma (a későbbi dátum). - Amount in selected currency NET amount A segédtáblázat által kalkulált teljes összeg. - Amount in selected currency VAT amount Bérköltség esetén üresen kell hagyni. - Amount in selected currency Gross amount Automatikusan töltődik. - Amount in selected currency Reported amount Elszámolni kívánt összeg. Comment of the Beneficiary A munkavállaló által elszámolni kívánt hónapok megnevezése.
Beneficiary report modul Kedvezményezetti jelentés feltöltése Közlemény (Notice for completion) A felületen azok a hiánypótlási szempontok jelennek meg adott számlával kapcsolatban, melyeket a hitelesítésért felelős, első szintű ellenőrzésre kijelölt szervezet tett a hiánypótlás során.
Beneficiary report modul Kedvezményezetti jelentés feltöltése Dokumentumok (Documents) A számlához tartozó dokumentumok tölthetőek fel. Csak a számla adatainak feltöltése és mentése után jelenik meg. Egyszerre csak 30 MB-os fájl feltöltése lehetséges, de az összesített méretre nincs korlát. Minden rögzített számla esetében az Invoice mappába legalább egy dokumentum feltöltése kötelező!
Beneficiary report modul Kedvezményezetti jelentés feltöltése Tevékenységek (Activities) A tevékenységek megtekintése, amelyekre van vállalása, illetve melyik jelentéstételi időszakban releváns a megvalósítás A tevékenységek előrehaladásáról minden jelentéstételi időszakban kell jelenteni (nem csak az adott időszakban relevánsról, hanem valamennyi tevékenységhez kapcsolódóan szükséges adatot rögzíteni).
Beneficiary report modul Kedvezményezetti jelentés feltöltése Indikátorok (Indicators) A felületen táblázatos formában jelennek meg azok az indikátorok, melyekre vállalást tett a kedvezményezett. Megjelennek az indikátor fő adatai, valamint megadhatók az indikátor előrehaladásának adott időszakban releváns adatai.
Beneficiary report modul Kedvezményezetti jelentés feltöltése Tájékoztatási tevékenységek (Information & Publicity) Azon tájékoztatási tevékenységek megtekintése, amelyekre vállalást tett a kedvezményezett, jelölve a releváns jelentéstételi időszak. Nem csak az adott időszakban releváns tevékenységhez, hanem valamennyi tájékoztatási tevékenységhez kapcsolódóan szükséges adatot rögzíteni.
Beneficiary report modul Kedvezményezetti jelentés feltöltése Közbeszerzések (Public procurement tenders) Az adott jelentéstételi időszakban lefolytatott közbeszerzési eljárások adatai adhatóak meg.
Beneficiary report modul Kedvezményezetti jelentés feltöltése Pénzügyi előrehaladás (Financial progress) Nem szerkeszthető felület A táblázat az aktuális és a korábbi jelentések adatait listázza, továbbá ezek alapján a projektrész tervezett és még felhasználható költségvetését.
Beneficiary report modul Kedvezményezetti jelentés feltöltése Költségvetés (Budget Cost) Nem szerkeszthető. A felületen a kedvezményezett tájékoztatást kaphat a projektrész életútja során elszámolt, illetve adott jelentésben elszámolni kívánt költségről költségvetési soronkénti bontásban. Az értékek euróban jelennek meg, a rendszer által számítottak, így a felhasználó által nem módosíthatóak.
Beneficiary report modul Kedvezményezetti jelentés feltöltése Bevételek (Revenues) A keletkezett bevételek rögzítésére. Nem minősül bevételnek a jogosan kapott előleg, jóváhagyott összegek kifizetése.
Beneficiary report modul Kedvezményezetti jelentés feltöltése Finanszírozási összetétel (Sources of funding) Nem szerkeszthető. A táblázatban listázódnak a kedvezményezettek pénzügyi adatai forrás-összetételenkénti megbontásban.
Beneficiary report modul Kedvezményezetti jelentés feltöltése Dokumentumok (Documents) A felületen strukturáltan jelennek meg a kedvezményezetti jelentés dokumentummappái, illetve a számlákhoz/tevékenységekhez feltöltött dokumentumok itt kerülnek összesítésre.
Beneficiary report modul Kedvezményezetti jelentés előállítása és benyújtása A Search menüpont -> a találati listából a megfelelő jelentés kiválasztása -> Generate gomb: pdf formátumban előáll a jelentés, DRAFT jelöléssel (a végleges jelentés a benyújtást követően jelenik majd meg, a Documents fülön). Check gomb -> automatikus rendszerellenőrzés
Beneficiary report modul Kedvezményezetti jelentés előállítása és benyújtása Az ellenőrzés eredményei lehetnek: Check failed: A felsorolt hibák javítása a a sikeres benyújtás előfeltétele. Check successful: Amennyiben a rendszer nem talál hibát, a jelentés benyújthatóvá válik.
Beneficiary report modul Kedvezményezetti jelentés előállítása és benyújtása A signatory user (aláíró felhasználó) feladatai: Ellenőrizheti, de nem módosíthatja a benyújtandó jelentést, számára a rögzített adatok inaktívak lesznek. (Amennyiben úgy ítéli meg, hogy a beküldést megelőzően az adatok módosítására van szükség, a recording user számára vissza kell küldeni a jelentést módosításra) Elektronikusan ellátja az aláírásával a beküldendő kedvezményezetti jelentést ( E-sign gombra kattintva) Beküldi az FLC részére a jelentést ( Submit gombbal).
Beneficiary report modul Kedvezményezetti jelentés előállítása és benyújtása Az első szintű ellenőrzésre kijelölt kontrollerek végzik az ellenőrzést az IMIR 2014-2020 Back Office moduljában. Amennyiben a benyújtott kedvezményezetti jelentésében az ellenőrzést végző szakmai egységek a szakmai és pénzügyi ellenőrzés során hiányosságot, tisztázandó pontot találnak, visszaküldik a jelentést hiánypótlásra, melyről Ön e-mail értesítést is kap. A hiányosságok tisztázása után újra be kell nyújtania a módosított jelentést.
Beneficiary report modul Kedvezményezetti jelentés előállítása és benyújtása Amennyiben a jelentés megfelelő, az elfogadás megtörténik. Elfogadást követően a kedvezményezett e-mail értesítésben megkapja a hitelesítési nyilatkozatot.
Beneficiary report modul Kedvezményezetti jelentés előállítása és benyújtása Köszönöm a megtisztelő figyelmet! Potos-Csernyik Dóra nemzeti kontroller Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. Kelet- magyarországi Ellenőrzési Osztály E-mail: csernyik.dora@szpi.hu Tel.: 44/500-230
Building Partnership Tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos követelmények Készítette: Patakiné Preku Zsuzsanna
Hivatkozások Követendő a program előírásai mellett az 1303/2013 EU rendelet, 1299/2013 és 821/2014 EU rendelet. Társfinanszírozási szerződés 15. pont A projekt minden egyes tájékoztatásra és nyilvánosságra irányuló tevékenységénél alkalmazni kell a nyilvánossági szabályokat (Visibility Guide). Letöltés helye: http:///letoltes v3-00 (Visibility guide for projects) Láthatósági követelmények útmutatója A nyilvánossági előírások be nem tartása esetén a jóváhagyott támogatás nem, vagy csak részben kerül kifizetésre (Elszámolási segédlet 4. fejezet)
Kötelező tájékoztatási és nyilvánossági elemek Hirdető (ideiglenes) tábla: építési vagy beruházási projekt és a támogatás meghaladja az 500 000 Eurót Beruházási helyszínenként 400 Euró Állandó tájékoztató tábla: Poszter: Építési vagy beruházási projekt ill. ingatlan vásárlási projektelemet tartalmaz és a támogatás meghaladja az 500 000 Eurót Megvalósítási helyszínenként 100 Euró (Legkésőbb 3 hónappal a művelet végrehajtása után) Nincs beruházási elem és a támogatás kisebb mint 500 000 Euró Minimum A3-as méret 50 Euró megvalósítási helyszínenként Kihelyezés a nyilvánosság számára jól látható helyen
Kötelező tájékoztatási és nyilvánossági elemek Honlap (új vagy meglévő fejlesztése) vagy banner Vezető kedvezményezett részére 2 000 Euró/projekt 3 nyelvű honlap Aloldal fejlesztése esetén bannert kell kihelyezni a főoldalra Nyilvános projekt rendezvény Minimum egy - javasolt zárórendezvény (Projekt méretével arányos) - tartása Kétnyelvűség biztosítása Maximum 4000 Euró/projekt Terembérlés, szükséges eszközök bérlése, előadói díjak, tolmács, kb. 100 fő ellátása - Submit a project event rendezvény adatainak feltöltése, Vezető Kedvezményezett felelőssége, 3 nyelven
Kötelező tájékoztatási és nyilvánossági elemek Sajtótájékoztató Projekt kezdetén Maximum 300 Euró/Kedvezményezett kb. 20-30 fő ellátási költsége, terembérlés, eszközbérlés Sajtóközlemény 2 alkalommal 3 nyelven Min. 2 000 karakter terjedelmű A megvalósítás alatt 2 alkalommal az eseményekről egy oldalas összefoglalót kell küldeni a JS-nek.
Arculati elemek Az Interreg V-A Szlovákia-Magyarország Együttműködési Program finanszírozásával megvalósuló projektek keretében létrehozott összes kommunikációs anyagnak tartalmaznia kell: a) Interreg V-A Szlovákia-Magyarország Együttműködési Program logója; b) hivatkozás az Európai Regionális Fejlesztési Alapra; c) Programszlogen: d) hivatkozás a Program weboldalára (); e) Nyilatkozat arról, hogy a kommunikációs anyag nem feltétlenül tükrözi az EU hivatalos álláspontját
Arculati elemek Azon kisméretű promóciós termékekre, melyeken korlátozott hely áll rendelkezésre (pl. toll, pendrive stb.) elegendő a program logót feltüntetni. A különböző termékeken az arculati elemek nyelvének összhangban kell lennie a promóciós anyag nyelvével. Az elemek nyelvváltozata letölthető a címen Valamennyi promóciós anyag egy példányát a JS részére el kell juttatni. FLC részére köteles példány benyújtása az elszámolás során
Nyomatott anyagok Fedlapon szerepelnie kell: a) Interreg V-A Szlovákia-Magyarország Együttműködési Program logója; b) Hivatkozás az Európai Regionális Fejlesztési Alapra; c) Programszlogen: d) Hivatkozás a Program weboldalára (); e) Nyilatkozat arról, hogy a kommunikációs anyag nem feltétlenül tükrözi az EU hivatalos álláspontját Az anyagoknak elektronikus formában is elérhetőnek, terjeszthetőnek kell lennie Több oldalas anyag esetén d) és e) pontot javasolt a hátlapra helyezni. Minimum magyar és szlovák nyelven elérhetőnek kell lennie.
Web Minden esetben alkalmazni kell az alábbi elemeket: a) Interreg V-A Szlovákia-Magyarország Együttműködési Program logója; b) Hivatkozás az Európai Regionális Fejlesztési Alapra; c) Programszlogen: d) Hivatkozás a Program weboldalára (); e) Nyilatkozat arról, hogy a kommunikációs anyag nem feltétlenül tükrözi az EU hivatalos álláspontját
Web 1) Ha a projekt részére egy allapot hoznak létre a már meglévő saját honlapukon, valamennyi Kedvezményezett köteles Biztosítani egy közvetlen linket a projekt weboldalához Az újonnan létrehozott aloldalon biztosítani a kapcsolódást a Kedvezményezettek weboldalához Elhelyezni egy bannert, mely közvetlenül kapcsolódik a program honlapjához () Az oldalnak a zárást követő 5 évig aktívnak kell lennie.
Web 2) Ha a Kedvezményezett honlapján csak projekttel kapcsolatos cikkek jelennek meg, valamennyi Kedvezményezett köteles Biztosítani, a cikkben a Kedvezményezett weboldalához, vagy a projekt honlapjához való csatlakozás Elhelyezni egy bannert, mely közvetlenül kapcsolódik a program honlapjához () A kötelező elemeknek (a-e) ugyanazon az ablakon kell megjelennie, ahol a cikk található A cikkeknek a zárást követő 5 évig aktívnak kell lennie.
Web 3) Ha a teljesen új weboldalt fejlesztenek a projekt érdekében magyar, angol, szlovák nyelvű oldalak azonos tartalommal Az oldalnak a zárást követő 5 évig aktívnak kell lennie.
Banner
Fényképek és audiovizuális anyagok A materializálódott anyagoknak az alábbi elemeket kell tartalmaznia a) Interreg V-A Szlovákia-Magyarország Együttműködési Program logója; b) Hivatkozás az Európai Regionális Fejlesztési Alapra; c) Programszlogen: d) Hivatkozás a Program weboldalára (); e) Nyilatkozat arról, hogy a kommunikációs anyag nem feltétlenül tükrözi az EU hivatalos álláspontját Minimum 300 dpi-s felbontás Szlovák, magyar nyelv Szerzői jogok - felelős Kedvezményezett
Promóciós anyagok Táskák, tollak, roll-upok, pólók, kulcstartók stb. A promóciós anyagoknak legalább az alábbi elemeket kell tartalmaznia a) Interreg V-A Szlovákia-Magyarország Együttműködési Program logója; b) Programszlogen: A kis méretű promóciós anyagokon pl. toll, pendrive, elegendő a program logót feltüntetni. Promóciós csomag 2 000 Euró/Kedvezményezett Programterületen élők körében Min. 100 nyilvánossági elemekkel ellátott promóciós anyag (toll, jegyzettömb, nyomtatott anyagok)
Rendezvények Konferenciák, szemináriumok, nyitó- és zárórendezvény, sajtótájékoztató stb. Bejelentési kötelezettség - - Submit a project event 30 nappal a rendezvény előtt Rendezvény helyszínén jól látható helyen az alábbi arculati elemek alkalmazandóak: a) Interreg V-A Szlovákia-Magyarország Együttműködési Program logója; b) Hivatkozás az Európai Regionális Fejlesztési Alapra; c) Programszlogen: A rendezvényen használt információs anyagok (napirend, poszter stb.) esetében a jellegnek megfelelő arculati elemek használata kötelező. Fotódokumentáció Média jelenléte
Média kapcsolatok Sajtóközlemény 2 alkalommal (célszerű a projekt kezdetekor és zárásakor) szabványnak való megfelelés (gépelt szöveg, dupla sorköz, fehér levélpapír, kontakt adatok, összefoglalás stb.) Szlovák, magyar és angol nyelven Bejelentési kötelezettség (, vagy e-mail) Kötelező arculati elemek: a) Interreg V-A Szlovákia-Magyarország Együttműködési Program logója; b) Hivatkozás az Európai Regionális Fejlesztési Alapra; c) Programszlogen: d) Hivatkozás a Program weboldalára (); e) Nyilatkozat arról, hogy a kommunikációs anyag nem feltétlenül tükrözi az EU hivatalos álláspontját
Ha a média megjelenés nem a projektből finanszírozott, akkor is meg kell említeni a program nevét és az Európai Unió általi támogatást Valamennyi média megjelenést (finanszírozott/nem finanszírozott) a media@skhu.eu címre meg kell küldeni
Ideiglenes tábla, poszter Sablon: honlapon Előzetes egyeztetés szükséges a program kommunikációs menedzserével Nyelv: magyar vagy szlovák a kihelyezési helyszíntől függően Valamennyi hirdető táblának, poszternek tartalmaznia kell az alábbi elemeket: Projekt cím/rövid cím Projekt fő célja Projekt költségvetése Kezdő dátum Záró dátum Európai Regionális Fejlesztési Alapra történő hivatkozás Interreg V-A Szlovákia-Magyarország Együttműködési Program logója Programszlogen: Kedvezményezett által választott kép, mely tükrözi a projekt célját Tartós, vízálló anyag használata, poszter minimum 297*420 mm, tábla 3000*1500 mm, de min. 420*594 mm Jól látható helyen
Poszter/billboard
Poszter
Állandó tábla Projekt megvalósítás végén Sablon: honlapon Előzetes egyeztetés szükséges a program kommunikációs menedzserével Nyelv: magyar vagy szlovák a kihelyezési helyszíntől függően Tartós, vízálló anyag használata, minimum 297*420 mm Jól látható helyen Valamennyi táblának az alábbi elemeket kell tartalmaznia: Projekt cím/rövid cím Projekt fő célja Kedvezményezett neve Európai Regionális Fejlesztési Alapra történő hivatkozás Interreg V-A Szlovákia-Magyarország Együttműködési Program logója Programszlogen: Kedvezményezett által választott kép, mely tükrözi a projekt célját
Állandó tábla
Állandó tábla