SZ-06 Belső ellenőrzési szabályzat

Átírás

1 SZ-06 Belső ellenőrzési Név és beosztás: Aláírás: Jóváhagyta kiadja: és Horváth Tibor elnök igazgató Aláírás: Készítette: Epress Róbert Belső ellenőr Ellenőrizte: Berei Katalin főkönyvelő Ellenőrizte: -- Utoljára átvizsgálva: Esedékes időpontja átvizsgálás Átvizsgálta (aláírás) Hatálybalépés dátuma: június 20. Oldal: 1 / 6

2 Tartalom 1. A SZABÁLYZÁS CÉLJA ALAPFOGALMAK A SZABÁLYOZÁS LEÍRÁSA KAPCSOLÓDÓ SZABÁLYZATOK... 6 Hatálybalépés dátuma: június 20. Oldal: 2 / 6

3 1. A SZABÁLYZÁS CÉLJA A Planinvest Bróker részvénytársaság belső ellenőrzési rendje elősegíti a jogszabályok, ok, érvényesítését, az engedélyezett tevékenységek végzésének hatékonyságának növelését, és a vezetéshez szükséges információk biztosítását. Biztosítja a jogszabályok és ok betartásának mindenkori ellenőrzését, és az előírásoktól való eltérések feltárását. Lehetővé teszi a jogsértések illetve mulasztások megakadályozását, illetve a hatékonyabb, pontosabb célszerűbb működést. 2. ALAPFOGALMAK Felügyelő bizottság: A háromtagú felügyelő bizottság a társaság operatív vezetését ellenőrző szerv. Könyvvizsgáló: A társaság a könyvvitel hiteles ellenőrzésére könyvvizsgálót választ öt éves időtartamra. Belső ellenőr: A Planinvest Bróker ZRt. belső ellenőrt alkalmaz a befektetési szolgáltatási tevékenység ellenőrzésére. Ellenőrzési terv: Az ellenőrzési terv tartalmazza az ellenőrzés célját és várható időpontját. 3. A SZABÁLYOZÁS LEÍRÁSA Felügyelő bizottság A felügyelő bizottság mint a társaság operatív vezetését ellenőrző szerv munkája keretében a társaság vezető tisztségviselőjétől, vezető állású dolgozóitól jelentést, felvilágosítást kérhet, a társaság könyveit iratait megvizsgálhatja. A felügyelő bizottság köteles megvizsgálni minden, a közgyűlés elé terjesztett fontosabb jelentést, mérleget és vagyonkimutatást. A vizsgálat eredményét a felügyelő bizottság elnöke ismerteti, e nélkül a jelentésekről, a mérlegről és a nyereség felosztásáról érvényesen nem hozható határozat. A felügyelő bizottság köteles a közgyűlést haladéktalanul összehívni, illetve annak összehívását kezdeményezni, ha jogszabályba vagy alapszabályba ütköző illetve a társaság érdekeit sértő intézkedéseket, visszaéléseket, mulasztásokat tapasztal. A felügyelő bizottság által erre kijelölt tag képviseli a társaságot az igazgatóság, vagy annak tagjával szemben a közgyűlés határozatának alapján indított perben. Hatálybalépés dátuma: június 20. Oldal: 3 / 6

4 A felügyelő bizottság munkáját a saját maga által megállapított ügyrendi szabályok szerint végzi. Könyvvizsgáló A társaság a könyvvitel hiteles ellenőrzésére könyvvizsgálót alkalmaz. A könyvvizsgáló betekintést nyer a társaság üzleti könyveibe, megvizsgálja a társaság pénztárát, bankszámláját, szerződéseit, az igazgatóságtól és a társaság dolgozóitól munkájához felvilágosítást kérhet. A könyvvizsgáló jelen lehet a felügyelő bizottság ülésein, a közgyűlésen pedig köteles részt vennie. A könyvvizsgáló a közgyűlés elé terjesztett minden jelentést köteles megvizsgálni abból a szempontból, hogy azok valós adatokat tartalmaznake, illetve megfelelnek-e a hatályos jogszabályoknak. Belső ellenőr A belső ellenőr feladata a befektetési szolgáltatási tevékenység ellenőrzése, annak érdekében, hogy a társaság üzleti tevékenységét a hatályos utasításoknak megfelelően valamint a társaság alapszabályában, aiban, és az elnök-igazgatói utasításokban foglaltakkal összhangban végezze. A független belső ellenőr munkájáról havi, illetve negyedéves rendszerességgel beszámol a társaság elnök-igazgatójának, valamint legalább negyedévente részletes - a társaság által végzett és végezhető valamennyi tevékenységet érintő - írásos jelentést készít a társaság igazgatósága és felügyelő bizottsága számára. További, negyedéves jelentés keretében vizsgálja a társaság pénz- és értékpapír fedezettségét a következő szempontok alapján: a befektetési vállalkozás milyen nyilvántartási rendszereket használ az ügyfelek pénzeszközeinek, pénzügyi eszközeinek nyilvántartására a befektetési vállalkozás által az ügyfelek pénzeszközei és pénzügyi eszközei kezelésével megbízott letétkezelő partnerek neve, a vizsgált időszakban a letétkezelők körében bekövetkezett változások, a változások okai, a letétkezelő partnereket érintően a vizsgált negyedévben bekövetkezett negatív körülmény a letétkezelő felek nyilvántartásai és a befektetési vállalkozás részére vezetett (saját és megbízói) számlái hogyan biztosítják a megbízói és a saját pénzeszközök, pénzügyi eszközök elkülönített kezelését, a letétkezelő felek vezetnek-e a befektetési vállalkozás számára dedikáltan a megbízói, illetve a saját eszközök kezelésére szolgáló számlákat a befektetési vállalkozás tart-e rendszeresen a letétkezelői partnereknél vezetett megbízói számlákon saját pénzeszközt, milyen Hatálybalépés dátuma: június 20. Oldal: 4 / 6

5 üzleti okokból fakadóan teszi azt, illetve hogyan történik a megbízói számlákon tartott saját pénzeszközök szükséges mennyiségének meghatározása mikor, milyen eljárással és milyen rendszerességgel valósul meg a megbízói és saját pénzeszközök, illetve pénzügyi eszközök egyenlegére vonatkozóan a befektetési vállalkozás nyilvántartásainak és a külső letétkezelő felek nyilvántartásainak, illetve számlakivonatainak egyeztetése; mely területek vesznek részt a folyamatban; születik-e dokumentum az egyeztetések eredményéről (a folyamat dokumentált-e, utólag nyomon követhető-e, ellenőrizhető-e, a belső szabályozásnak megfelelően történt-e) hogyan történik a befektetési vállalkozás nyilvántartása és a külső letétkezelő felek nyilvántartásai, számlakivonatai közötti esetleges eltérések dokumentálása, korrekciója (a folyamat dokumentált-e, utólag nyomon követhető-e, ellenőrizhető-e, a belső szabályozásnak megfelelően történt-e); melyek az eltérések jellemzői típusai, ezen tipikus eltérések mögött milyen üzleti okok állnak; a vizsgált negyedévben volt-e olyan eltérés a saját és letétkezelői adatok között, amely hátterében valamilyen rendkívüli körülmény állt melyek a napi 30C jelű adatszolgáltatás (Értékpapír fedezettség részletezése) előállításának lépései (milyen eljárással, mely rendszerek használata révén történik a jelentés előállítása; mely területek és milyen jogosultsági szerepkörökkel vesznek részt a folyamatban) a pénz- és értékpapír fedezettség vizsgálatára kiválasztott értéknap tekintetében megbízói és saját pénzeszközök, illetve pénzügyi eszközök a befektetési vállalkozás nyilvántartási rendszerében kimutatott állománya rendelkezésre állt-e a letétkezelő felek által vezetett számláin a pénz- és értékpapír fedezettség vizsgálatára kiválasztott értéknap tekintetében megbízói és saját pénzeszközök, illetve pénzügyi eszközök a befektetési vállalkozás nyilvántartási rendszerében, illetve a letétkezelő felek számlakivonatain szereplő egyenlegének összehasonlító kimutatása letétkezelői helyenkénti, devizanemenkénti és saját-megbízói megbontásban az eltérések összegének és okainak feltüntetésével (amennyiben a nyilvántartás és a bizonylatok között eltérés tapasztalható) a pénz- és értékpapír fedezettség vizsgálatára kiválasztott értéknap tekintetében a saját és megbízói pénzeszközök, illetve pénzügyi eszközök szegregációja maradéktalanul megtörtént a befektetési Hatálybalépés dátuma: június 20. Oldal: 5 / 6

6 vállalkozás számláin; amennyiben a megbízói és saját eszközök elkülönítése nem történt meg teljes körűen mivel magyarázható ez Ellenőrzési terv A belső ellenőr munkáját ellenőrzési terv szerint végzi. Az ellenőrzési terv tartalmazza az ellenőrzés célját és várható időpontját. Az ellenőrzési tervet a társaság igazgatósága és felügyelő bizottsága hagyja jóvá. Amennyiben a belső ellenőr súlyos szabálytalanságot állapít meg a társaság működésének ellenőrzése során, arról haladéktalanul feljegyzés formájában tájékoztatnia kell a társaság elnök-igazgatóját, és egyben javaslatot kell tennie a szabálytalanság és annak következményeinek felszámolására. Súlyos szabálytalanságnak minősül a jogszabályba vagy alapszabályba ütköző, illetve a társaság érdekeit bármilyen mértékben sértő intézkedés, visszaélés vagy mulasztás. Tevékenysége során betekintési jogosultsággal rendelkezik a társaság valamennyi üzleti tevékenységével kapcsolatos dokumentumokba, így többek között: bizományosi tevékenység, értékpapírszámla vezetés. Rendkívüli ellenőrzésre felhatalmazást kizárólag a társaság elnökigazgatója adhat ki. A felhatalmazás kizárólag írásban adott felhatalmazás lehet, és szólhat egy alkalomra, vagy érvényes lehet annak visszavonásáig. A belső ellenőr jogosult bármikor ellenőrzést tartani az értéktáros jelenlétében az értéktárban, valamint a pénztáros jelenlétében a pénztárban. 4. KAPCSOLÓDÓ SZABÁLYZATOK Munkaköri leírások Szervezeti és Működési Szabályzat Hatálybalépés dátuma: június 20. Oldal: 6 / 6