14. a Képviselő-testülethez. a Földes Nagyközség Önkormányzata évi belső ellenőrzési tervének elfogadására

Átírás

1 1 FÖLDES NAGYKÖZSÉG ÖNKORMÁNYZATA 4177 FÖLDES, Karácsony Sándor tér 5. /Fax: (54) ; foldes.ph@gmail.com Iktatószám: 1714 / E LŐTERJESZTÉS a Képviselő-testülethez a Földes Nagyközség Önkormányzata évi belső ellenőrzési tervének elfogadására Készítette: Dr. Vinczéné Kiss Mariann jegyző Diószeginé Kovács Éva pénzügyi irodavezető KÉPVISELŐ-TESTÜLETI ÜLÉS FÖLDES, MÁJUS 28.

2 2 Tisztelt Képviselő-testület! A helyi önkormányzat belső ellenőrzésére vonatkozó szabályokat az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény (Áht.), valamint a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011.(XII.31.) kormányrendelet szabályozza. A belső ellenőrzés kialakításáról, megfelelő működtetéséről és függetlenségének biztosításáról a költségvetési szerv vezetője köteles gondoskodni. A belső ellenőrzés független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, melynek célja, hogy az ellenőrzött szervezet működését fejlessze, és eredményességét növelje. A belső ellenőrzés az ellenőrzött szervezet céljait rendszerszemléletű megközelítéssel és módszeresen értékeli, illetve fejleszti az ellenőrzött szervezet kockázatkezelési, ellenőrzési és irányítási eljárásainak hatékonyságát. A belső ellenőrzést végző személy vagy szervezet a jogszabályoknak és belső szabályzatoknak való megfelelést, valamint gazdaságosságot, hatékonyságot és eredményességét vizsgálva megállapításokat és ajánlásokat fogalmaz meg a jegyző és a polgármester részére, melyeket a polgármester indokolt esetben a képviselő-testület soron következő ülése elé terjeszt. A helyi önkormányzat belső ellenőrzését ellátó személy vagy szervezet folyamatos ellenőrzést végez a képviselő-testület hivatalánál az önkormányzat működésével kapcsolatos feladatokra vonatkozóan, valamint ellenőrzést végezhet a helyi önkormányzat felügyelete alá tartozó költségvetési szerveknél, a helyi önkormányzat többségi irányítása alatt működő gazdasági társaságoknál, a vagyonkezelőknél, valamint a helyi önkormányzat költségvetéséből céljelleggel juttatott támogatások felhasználásával kapcsolatosan a kedvezményezett szervezeteknél is. A helyi önkormányzat éves belső ellenőrzési tervét a képviselő-testületnek jóvá kell hagynia. A fentiekre tekintettel kérjük, hogy Földes Nagyközség Önkormányzata évre vonatkozó belső ellenőrzési tervét szíveskedjenek megtárgyalni, esetleges módosítást vagy kiegészítést követően azt elfogadni! Földes, május 21. Dr. Vinczéné Kiss Mariann sk. Diószeginé Kovács Éva s. k. Jegyző pénzügyi irodavezető

3 3 FÖLDES NAGYKÖZSÉG ÖNKORMÁNYZATA KÉPVISELŐ-TESTÜLETÉNEK./2015. (V.) Kt. számú H A T Á R O Z A T - T E R V E Z E T E Földes Nagyközség Önkormányzata évi belső ellenőrzési tervének elfogadásáról A Képviselő-testület Földes Nagyközség Önkormányzata évi belső ellenőrzési tervét a mellékletben foglaltak szerint e l f o g a d j a. Felkéri a polgármestert és a jegyzőt, hogy a belső ellenőrzési tervben meghatározott ellenőrzéseket és határidőket kísérje figyelemmel. Határidő: folyamatos Felelős: Jeneiné Dr. Egri Izabella polgármester Dr. Vinczéné Kiss Mariann jegyző Földes, 2015.május 28. Jeneiné Dr. Egri Izabella s.k. polgármester Dr. Vinczéné Kiss Mariann s.k. jegyző A kiadmány hiteléül 3

4 4 Belső ellenőri ütemterv évre Belső Ellenőrzés évi terve Készítette: PYREUS Kft Debrecen Trombitás u december 05. PYREUS Kft 4031 Debrecen Trombitás utca 11 4

5 5 Ellenőrzési stratégia 2015 Az Áht. 121/A. (2) bekezdése alapján a belső ellenőrzés a jogszabályoknak és belső szabályoknak való megfelelést, valamint a gazdaságosságot, hatékonyságot és eredményességet vizsgálva megállapításokat és ajánlásokat fogalmaz meg a költségvetési szerv vezetője számára. Az önkormányzat a közszolgáltatások körébe tartozó belső ellenőrzési feladat ellátásáról külsős megbízottal gondoskodnak. A belső ellenőrzési vezető a évi munkatervet kockázatelemzés alapján készítette el, figyelembe véve a 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet ban foglaltakat, továbbá a Belső Ellenőrzési Kézikönyv előírásait, mely szerint felmérésre kerültek a költségvetési szervek tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatok. A kockázatelemzés felmérésével a felső vezetés javaslatával, az ellenőri fókusz kialakításával, a feltárt kockázati tényezők beazonosításával, minősítésével, valamint az ellenőrzési tapasztalatok figyelembe vételével lett meghatározva az ellenőrizendő folyamat, és az ellenőrzés célja, majd ezek alapján került sor az éves tervjavaslat elkészítésére. A vizsgálatokat a kockázatos folyamatok meghatározása, minősítése, valamint a belső folyamat kontrolljai segítik. A belső ellenőrzési szervezet az éves terv összeállításánál figyelembe vette: - a képviselő-testület hivatalánál, az önkormányzat működésével kapcsolatos feladatokra vonatkozó ellátandó tevékenységek, valamint a felügyeletük alá tatozó költségvetési szerveknél ellátandó tevékenységek ellenőrzését, - a helyi önkormányzatok többségi irányításukkal működő gazdasági társaságoknál, közhasznú társaságoknál, vagyonkezelőknél történő ellenőrzéseket, - a korábbi évek belső ellenőrzési dokumentumait, - a külső ellenőrzést végző ÁSZ ellenőrzési jelentéseit, tapasztalatait, annak érdekében, hogy az ellenőrzés optimálisan lefedje a szervezet működését. A belső ellenőrzés általános stratégiai célja, hogy hozzájáruljon az önkormányzat által kitűzött stratégiai célok eléréséhez. Ennek érdekében, a gazdálkodásra vonatkozó jogszabályok előírásainak betartatása mellett fontos a tulajdonosi szemléletű gazdálkodás érvényesülése. Az ellenőrzési munka sajátos területeire vonatkozó stratégiai célok, és az azt biztosító legfontosabb feladatok az alábbiak: Az intézmények tulajdonosi, fenntartói ellenőrzésének stratégiai célja, hogy elősegítse az intézményi gazdálkodás hatékonyságát, szabályszerűségét, az alaptevékenységként meghatározott feladatellátás követelményeknek megfelelő teljesítése mellett, valamint megfelelő áttekintés biztosítása az intézmények gazdálkodásának helyzetéről, színvonaláról. 5

6 6 A polgármesteri hivatal belső ellenőrzésének stratégiai célja, hogy hozzájáruljon a hivatal, és a társulás részére előírt feladatellátás hatékonyságának növeléséhez. A bevételi lehetőségek kihasználásának vizsgálata. Az önkormányzat rendelkezésére álló erőforrásokkal való gazdálkodásának elemzése. A hivatal finanszírozási rendszerének hatékonyságának ellenőrzése az elszámoltatási rendszerek kialakításának felülvizsgálatával. A hivatali belső gazdálkodás hatékonyságának emelése, a szervezeti keretek áttekintésével. Segítségnyújtás a rendelkezésre álló programok teljes körű kihasználásához. A vagyonkezelés szabályszerűségének ellenőrzése. Információáramlás elősegítése. A belső ellenőrzési tevékenységgel kapcsolatos stratégiai cél az ellenőrzések hatékonyságának, eredményességének emelése. Az ellenőrzésre, a számvitelre valamint a gazdálkodásra vonatkozó jogszabályok, szakirodalom folyamatos figyelése. Részvétel az ellenőrzéssel foglalkozó tanfolyamokon, konzultációkon. A vizsgálatok hatékonyságát, eredményességét biztosító ellenőrzési módszerek alkalmazása. Technikai eszközök, különösen az informatika által nyújtott lehetőségek teljes körű kihasználása. Ellenőrzési kapacitás kalkuláció évre Megnevezés Átlagos munkanapok száma / fő Létszám (fő)* Bruttó munkaidő Kieső munkaidő Fizetett ünnepek Fizetett szabadság (átlagos) Átlagos betegszabadság Nettó munkaidő Tervezett ellenőrzések végrehajtása Belső (tanácsadói) tevékenység - - Egyéb tevékenység kapacitásigénye (pl. kockázatelemzés, tervezés, éves jelentés, teljesítményértékelés, ISO, CAF, vezetői megbeszélések, stb. - - Ellenőri napok száma összesen (Átlagos munkanapok száma Létszám) Képzés Soron kívüli ellenőrzés 20% Összes tevékenység kapacitásigénye Az éves ellenőrzési terv végrehajtásához - - szükséges: Tartalékidő Külső szakértők igénybevétele - - *A belső ellenőrzésben várhatóan rendelkezésre álló belső ellenőri kapacitás kiszámolása Az üresen hagyott cellák csak azután kerülhetnek meghatározásra, miután meghatározásra kerültek az elvégzendő ellenőrzési feladatokat. 6

7 7 Az éves belső ellenőrzési terv egy fő belső ellenőrre és egy fő belső ellenőrzési vezetőre vetítetten (ellenőri kapacitás) készült el. Ellenőrzési kapacitás kalkuláció részletezése 1. naptári napok száma szombat-vasárnap fizetett ünnepek 6 4. fizetett szabadságok betegség 0 6. levonások összesen( ) fő ellenőrzésre fordítható átlag napok száma(1-6) ellenőrzésre fordítható idő (2fő*7) vezetői feladatok továbbképzések ellenőrzésre fordítható összes idő (8-9-10) soron kívüli ellenőrzésre kalkulált (20%*11) 70 7

8 ÉVI ELLENŐRZÉSI TERV A belső ellenőri vizsgálatra kijelölt munkafolyamat MEGNEVEZÉSE MUNKAFOLYAMAT Az ellenőrzés CÉLJA, TÁRGYA, IDŐSZAKA, MÓDSZERE A folyamat kockázati tényezőinek felsorolása KOCKÁZAT ELEMZÉS Az ellenőrzés típusa Az ellenőrzése fordított NAPOK SZÁMA ( időkeret ) Az ellenőrzés ÜTEMEZÉSE ( hónap) évi ellenőrzési jelentés 1. A jelentésekben leírtak összefoglalása Célja: A évi belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása, A belső ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok összegzése Tárgya: a belső ellenőrzés által tett megállapítások és javaslatok hasznosítása Időszaka: 2014 év Módszere: A megállapításokra tett intézkedési tervek és azok végrehajtásának vizsgálata Nem készül intézkedési terv. A feltárt hiányosságok nem kerülnek kiiktatásra. A feltárt hiányosságok kijavításának tételes ellenőrzése 15 munkanap 2 ellenőr 8

9 9 2. Az Önkormányzat tulajdonában lévő gépjármű használat vizsgálata 1. A Gépjármű üzemeltetési szabályzat megléte, aktualizáltsága 2. a szabályzatban meghatározottak betartása 3. Az üzemanyag vásárlásra utólagos elszámolásra kiadott készpénz kezelés rendje 4. Menetlevelek nyilvántartása 5. Üzemanyag felhasználás elszámolása, analitikája Célja: A hivatali tulajdonú gépjárművek használatára, üzemeltetési költségeinek elszámolásának és nyilvántartásának szabályszerűsége. Tárgya: szabályzat, menetlevelek, Időszaka: év kiválasztott hónapja. Módszere: Folyamatok és rendszerek működésének ellenőrzése teszteléssel Nincs szabályzat. Menetlevelet nem vezetik. Menetlevelek nyilvántartásának hiánya. Hibás üzemanyag felhasználás elszámolása. Elszámolások nyilvántartások vezetésének vizsgálata 15 nap 2 ellenőr 9

10 10 3. Általános forgalmi adó 1.Az általános forgalmi adó könyvelése. 2.Vevő- szállító analitika. 3. Általános forgalmi adó megállapítása során arányosítás használata. CÉLJA: az Önkormányzat és intézményei bevételek és kiadások általános forgalmi adó tartalmának könyvelése. A befizetendő illetve visszaigényelhető és arányosítható ÁFA elszámolása. Tárgya: Időszaka: Az arányosítást nem alkalmazzák. Határidő után történik a bevallás elküldése. A visszaigényelhető ÁFA helytelenül kerül meghatározásra Rendszer ellenőrzés 15 nap. 2 ellenőr. Módszere: ÁFA bevallások és analitika vizsgálata 10

11 11 CÉLJA: évi beszámoló 1. A beszámolóhoz soronkénti leltár. 2. A soronkénti leltár az analitikus nyilvántartás és a főkönyv egyezősége. Az éves beszámoló elkészítésének szabályszerűsége. A mérleg sorait alátámasztó leltár. Tárgya: A főkönyvi könyvelés és a hozzátartozó analitikus nyilvántartás. Időszaka: 2014 év Módszere: Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartások, soronkénti tételes leltár és a mérleg adatainak egyeztetése Pénzügyi kockázati tényezők. Pénzügyi kerettel való gazdálkodás betartása. Az éves beszámoló jelentés szabálytalan elkészítése. Tételes pénzügyi ellenőrzés 23 nap 2 ellenőr 11

12 12 5. Kötelezettségvállalás ellenőrzése 1. Szerződések, megrendelések nyilvántartása 2. Szerződések alaki és tartalmi megfelelőssége. 3.Kötelezettségvállalás, ellenjegyzés szabályossága. CÉLJA: kötelezettségvállalásokdokumentáltsága és az elszámolásuk szabályszerűsége. Kiegyenlítő-, átfutó-, függő bevételek és kiadások egyeztetése, dokumentáltsága. Analitikus nyilvántartások és a főkönyvi könyvelés adatainak egyezősége. Tárgya: az Önkormányzat működési területe. Szabályozottság hiánya. Nem megfelelő a kötelezettség vállaló személye. A könyvelési alapbizonylatként nem kerül becsatolásra a megállapodás. A könyvelés teljes körű nyilvántartási rendszerének vizsgálata. 15 nap 2 ellenőr Időszaka: év Módszere: Könyvelési dokumentumok áttekintése. 12

13 13 6. Szociális ellátások 1. A szociális ellátások formája. 2. A jogosultság feltételei. Célja: az igények elbírálásának jogossága, Tárgya: Az igénylés dokumentáltságának. Időszaka: év Az ellátás jogosulatlan igénybevétele. Minta vétellel, szúrópróba szerűen történő ellenőrzés. 12 nap 2 ellenőr Módszere: a dokumentumok áttekintése 13

14 14 7. Készpénzkezelés 1. A pénzkezelés általános szabályainak alkalmazása. 2. Pénztári nyilvántartások és azok vezetése. 3. Elszámolásra kiadott készpénz kezelés rendje. 4. A házipénztár működése és a pénzkezelési Szabályzat egyezősége. 5. Letétek nyilvántartása. 6. Értékpapírok kezelése, nyilvántartása. 7. Pénztárhelyiség fizikai kialakítása. Célja: Annak megállapítása, hogy megfelelően szabályozott-e a házi pénztár működése. A pénztárrovancs során történt ténymegállapítás. Tárgya: a házipénztár működése. Időszaka: 2007 év kiválasztott hónapja. Módszere: a dokumentumok és a nyilvántartások vizsgálata. Pénztárrovancs. A Pénztárkezelési Szabályzat betartásának elemzése. Nincs ellenőrzés. Téves kifizetések. Kifizetések utalványozásának rendje. Esetleges dupla kifizetés. Záró napi pénzkészlet egyezősége a Szabályzatban foglaltakkal. A pénztáros képesítése a feladat ellátására megfelelő-e? A pénztáros erkölcsi bizonyítványa. A pénztár helyiség kialakításának megtekintése. 14 nap 2 ellenőr A pénztárhelység megfelel-e a törvényi előírásoknak. 14

15 15 8. Ellenőrzési ütemterv készítése Belső ellenőri ütemterv készítése hónapos bontásban. Célja: A hatékony belső ellenőrzés megteremtése az egyes Önkormányzatoknál Tárgya: Az Önkormányzat működési területe. Időszaka: 2016 év. Módszere: Az év belső ellenőrzései során szerzett tapasztalatok, észrevételek alapján és a törvényi előírásoknak megfelelően, a következő évi ellenőrzési ütemterv elkészítése. Kockázatot az jelent, hogy ha a feltárt hibák kijavítása nem történik meg, akkor e miatt, hibásan fog működni továbbra is a rendszer, aminek nehezen belátható következményei is lehetnek. Célvizsgálatoknál az előzőekben felsorolt ellenőrzési típus valamelyikét alkalmazzuk. 12 nap 2 ellenőr. 15

16 16 9. Utóellenőrzések. A 2015 évi belső ellenőri tevékenység kiértékelése. Az egyes hónapok belső ellenőri jelentéseiben összefoglalt hibák megszüntetésének utóellenőrzése. Arra keressük a választ, hogy a feltárt hiányosságok kiiktatásra kerültek-e? A belső ellenőri tevékenység hatásvizsgálata, hatékonysága, értékelése. Célja: A munkafolyamatokban (a belső ellenőrzés során) feltárt hibák kiküszöbölésére tett intézkedések utó ellenőrzése. Tárgya: Az Önkormányzat működési területe. A belső ellenőri jelentések. Időszaka: 2015 év. Módszere: A havonta elkészített belső ellenőri jelentésben foglaltak tanulmányozása alapján megfogalmazott hiányosságok, a végrehajtási utasításban leírtak szerinti kijavítására tett intézkedési sor lekövetése. A jelentések alapján történt változások erkölcsi és anyagi hozadékának értékelése. Kockázati elemzés iránya lehet negatív (nem történt intézkedés, a feltárt hiba nem került ki a rendszerből, továbbra is rosszul működik), de lehet pozitív irányú.(megtörtént a szükséges intézkedés, a feltárt hiba kikerült a rendszerből), a rendszer jól működik. Utóellenőrzés. 25 nap. 2 ellenőr 16