TÁMOP /1/A projekt Regionális turisztikai menedzsment /BSc/ /Differenciált szakmai ismeretek modul/ Információs irodák menedzsmentje

Átírás

1 Gyakorlatorientált képzési programok kidolgozása a turisztikai desztináció menedzsment és a kapcsolódó ismeretanyagok oktatására TÁMOP /1/A projekt Regionális turisztikai menedzsment /BSc/ /Differenciált szakmai ismeretek modul/ Információs irodák menedzsmentje /A tantárgy neve/ Debreceni Egyetem Gazdálkodástudományi és Vidékfejlesztési Kar Pannon Egyetem Georgikon Kar Szegedi Tudományegyetem Mérnöki Kar A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósul meg.

2 14. Előadás témakörei Az információs irodák rendezvényszervező tevékenysége III. Szakmai vásárok szervezése rendezése; A turisztikai vásár, mint komplex eseménymarketing; A vásári részvétele feladatai és szabályai; A résztvevők köre, a részvételi feltételek; A vásárszervező feladatai; A vásári résztvevő feladatai; A szakmai vásárok kiegészítő rendezvényei; A vásárok follow up tevékenysége;

3 Szakmai kiállítás (és vásár): a kiállítás és a vásár fogalma erődemonstráció potenciális vevőknek figyelemfelkeltő és meggyőző legyen azonos helyszín és időszak szakmai és látványos elemek stand és személyzet vásárvárosok presztízsérték kettős befogadói szituáció a kiállítás megszervezése: tervezés, előkészítés, lebonyolítás, utómunkák a szakmai szervezet, a szervező és a megrendelő feladatai a vásár: története: középkor, Európa és Magyarország fajtái: általános vásár; szakvásár: többszakos, vertikális, horizontális

4 Szakvásárok, szakmai kiállítások: különlegesen fontos, speciális rendezvénytípus; Definíció: az a kiállításfajta, amelyen egy adott árucsoport gyártói, forgalmazói koncentráltan jelennek meg a számukra fontos érdeklődők, potenciális vevők előtt. A kiállításon való részvétel, nemcsak a a termék milyensége, a prezentáció módja. Az ötletek sokasága a szakmai közönség figyelemfelkeltésén kívül erődemonstrációt. Flottatüntetést is jelent, a potenciális vevők meggyőzése, a konkurencia elrettentése érdekében; Mikor érdemes részt venni egy kiállításon? 1./ Ha van mit megmutatni; 2./ Ha be akarunk lépni a piacra;

5 3./ Ha új terméket kívánunk bevezetni; 4./ A meglévő termék tesztelése; 5./ Vásárlói vélemények begyűjtése; 6./ Ha az értékesítési csatornákat szeretnénk bővíteni; 7./ Partnerkeresés; 8./ Viszonteladói hálózat megerősítése; A kiállítás végső célja kettős: 1./ a forgalom növelése; 2./ az imázs erősítése; A szakmai kiállítások jellegzetessége, hogy azt szakmai szervezetek, ilyen kiállítások rendezésére szakosodott állami, regionális hatalmi vagy igen jelentős magánszervezetek képesek megrendezni;

6 Kis történelem: -első kiállítás- Ptolemaiosz Pfilométer fáraó (i.e ) Kleopátrával való házasságkötése alkalmából (thébai és memphisi művészek állítottak ki; - római birodalom fórum; - német vásárok Messe- a Missa szóból, (mise) ered- XV-XVI. században híres vásárok: lipcsei, lyoni és novgorodi vásár; frankfurti könyvvásár- Luther biblia első példánya; Ausburg első kiállítási katalógus; London első világkiállítás; Célja a mai napig érvényes: a fejlődés bemutatása, a kulturális és gazdasági haladás irányának megjelölése Első magyar kiállítás. (Kossuth Lajos kezdeményezte és rendezte)

7 - 213 kiállító, 218 kiállítási objektum, fizető látogató; - II. világháború után Tavaszi és Őszi BNV- tavasz: beruházási javak, ősz: fogyasztási cikkek; - az általános vásárok mellett megjelentek a szakvásárok, szakkiállítások; - jelentős szerephez jutottak a regionális vásárok; A vásárok piac jellegű rendezvények, amelyek egy vagy több gazdasági ágazat átfogó árukínálatát nyújtják AUMA (Austellungs-und Messe- Ausschun der Deutschen Wirtschaft- német vásárokat felügyelő szervezet) - Jellemzőik: - legalább 20 %-os külföldi részvétel; - rendszeres időközökbe rendezik; - ugyanazon a helyen,

8 A kiállítások: - lehetnek hagyományteremtők; - azonos helyen, azonos időszakban; némileg változó témakörben; A megjelenés erősíti az imázst, a távolmaradás kérdéseket vet fel a céggel kapcsolatosan; A szervezés: - A szervezés ideje több hónap, nagyon gyakran egy év; (az előző kiállítás lezárása után kezdődik); -a résztvevők általában visszatérők; - a közönsége nagysága indokolja a több napos időtartamot;- átlag háromhat nap, de van tíz napos is; - az időtartamot a várható látogatók száma határozza meg;

9 - kapcsolódó rendezvények; A kiállítások költségesek: - a részvételi díjak eltérőek: függnek a stand elkészítési költségeitől, nagyságától, a prospektusok minőségétől, mennyiségétől; A kiállítások szervezésének szereplői: Szakmai szervezet: Feladatai: - meghatározza a rendezvény célját; - meghatározza rendezvény címét, nevét, mottóját; - meghatározza a témaköröket, amelyek a kiállításon végigvonulnak; - megteremti a szakmai védnökséget; (presztízs személyek, megnyitó személye)

10 - műszaki berendezések biztosítása; - közüzemi feltételek biztosítása - kiegészítő szolgáltatások biztosítása; (büfé, étkezés, pihenés, illemhelyek) - nyomdai munkálatok biztosítása (meghívók (egy évvel előbbadatszolgáltató lapok), katalógus, pótfüzet; - számítógépes rendszer biztosítása (adatok, regisztráció, naprakészség); - a folyamatos és pontos adategyeztetés, regisztráció, postázás; - szállásbiztosítás; (kiállítók, vendégek), maximum kilométeres távolságon belül;- folyamatos kiállítók már az előző kiállítás végén megrendelik; - kapcsolódó rendezvények megszervezése; - dekoráció, kiállítási elemek megtervezése és kivitelezése; - költségvetés elkészítése, szolgáltatások árainak pontos megállapítása (nem túlzott), folyamatos számlázás; - helyi regisztráció, információs szolgálat biztosítása; -a kiállítási árúk be- és kiszállításának megszervezése;

11 - raktárak biztosítása, vámolás, belső szállítás megszervezése; - megfelelő számú személyzet biztosítása, irányítása, koordinálása (beléptetés, hostessek, őrzés) - utómunkálatok elvégzése (bontás, visszavételezés,) A megrendelő feladatai ( kiállító): - termék kiválasztása, megjelentetésének meghatározása; - A megjelenés struktúrájának meghatározása; (stand nagysága, felépítése, kivitelezése, jellege) - partnerlista előkészítése, tárgyalások tervezése, előkészítése; - a kiállításon résztvevő munkatársak kiválasztása, felkészítése; - információs anyagok meghatározása, összeállítása, legyártása; - a személyzet megjelenésének feladatai (egyenruha, utazás, szállás, belépő, parkolójegy, napidíj) - standon történő vendéglátás megszervezése (kávé, üdítő, aprósütemény, stb.)

12 - felméri a kiállításhoz szükséges helyszínt és technikát; ( csak akkor derül ki, amikor a kiállítók megküldték hely és technika igényüket- kiállítási programjukat a katalógus elkészítéséhez- villamos energia igény standnagyságok meghatározása, ésszerű standmennyiség meghatározása (se túlzsúfolt -se üres helyek); Szakmai programok összeállítása;- termek, szükséges technikai eszközök biztosítása; A rendezvényszervező feladatai: az a szervezet, amely a kiállítás egészét szervezi meg és biztosítja a működését, lefolyását; - helyes időpont kiválasztása; (más kiállításokhoz, ünnepekhez viszonyítva) - a rendezvény jellegének, imázsának kialakítása;( a változó igények tükrében megújítani) - a helyszín biztosítása; (ha állandó helyen van nem gond, új vagy vándorkiállítás esetén)

13 - ugyanazon időpontban; - a kiállítók termelők, vagy viszonteladók; - a vásár olyan rendezvény, amely bemutatja a vállalat már a piacon lévő termékválasztékát, célja a kereskedők és viszonteladók tájékoztatása, alapvető cél a konkrét üzletkötés vagy az üzletkötés elősegítése; - a látogatók jelentős része fogyasztó; - bemutatja a vállalat: műszaki fejlettségének színvonalát; a művész teljesítőképességét; A szakvásárnak két fajtája van: Horizontális: - az árukínálatot rokon vagy gyakran egymástól nagyon távol eső iparágak termékei alkotják;

14 Vertikális:- egy-egy ágazat kínálatát nyújtják, jellegénél fogva szakemberek szűk csoportját érinti; Különbségek: Vásárok Kiállítások Termék Fogyasztási cikk Termelési, beruházási fogyasztási cikk Eladók, kiállítók-kínálat Kereskedők Termelők, importőrök Vevők, látogatók-kereslet Fogyasztók- nagyközönség Üzletemberek, szakemberek, viszontfelhasználók Adás-vétel jellege Árusítás Üzletkötés Termékek fajtái Sokféle árucsoport Kevés árucsoport Termékek minősége Közepes vagy alacsony színvonal Magas színvonal

15 A részvétel főbb céljai: - az ágazat műszaki-fejlesztési irányának megismerése; - új technológiák; - Know-how; - a fejlesztési célkitűzések megfeleltetése az általános irányvonalnak; - Új cégek, potenciális versenytársak feltérképezése; - a termék versenyképessége a konkurencia kínálata mellett; - a hagyományos ügyfelekkel történő kapcsolattartás; - információszerzés; - az adott ország, régió helyzetének megismerése; - a termék, a vállalat imázsának mérése; - a piaci részesedés növelési lehetőségének felmérése; - a kiállítás résztvevőinek felmérése;

16 A kiállítási terv elemei: - A vásár, kiállítás megnevezése, helye, időpontja; - Árulista; - Terület-igény (fedett-nyitott); - A kiállítási idő alatt tervezett rendezvények; - A költségek; - Előző vásárok tapasztalatai; Standtípusok: A méretet befolyásoló tényezők: - mekkora helyet igényelnek a terméke? - hogyan történik a kommunikáció, milyen rendezvényeket tervezünk? - funkcionális igények;

17 A kiállítások tervezésének néhány fontos elve: - a közönségvezetés: szabadáramlású, pszichikai elemek irányította, fizikai elemek irányítottak; - függ a kiállítás jellegétől, terület nagyságától, fedett és zárt terület egymáshoz való kapcsolatától; - pihenőhelyek kialakítása; - zárt terület: mennyezet szerepe más szín; - szabad terület: általában nagy teret igénylő termékek számára; - tárgy: kiállításra alkalmas formában, a környezethez is alkalmazkodva, egyedi vagy sorozattermék - kép: ha a termék nem alkalmas kiállításra-fotó - felirat: minél kevesebb, annál jobb a hatásfok; azonos grafikai megoldások a kiállításéval; - fény: fontos tényező a figyelemkeltéshez (megvilágítás) - szín: jelkép. szimbólum, védjegy;

18 Vásári látogatók Tájékoztatást igénylők érdeklődők Lappangó vevők Általános szakmai Vételi szándék nélküliek Stand megtekintés Döntés a vételi szándékról Információt elraktározó Pozitív negatív Follow-up munka mindkét csoportban

19 A szakvásár a kereslet és kínálat koncentrálásának és /vagy a kínálat bemutatásának eszköze; - Marketingkutatási funkciók: - üzleti lehetőségek felmérése; - versenyhelyzet felmérése; - Kapcsolatápolás: - új kapcsolatok, potenciális vevők; - régi kapcsolatok ápolása; - Termékmarketing: - szakmai trendek felmérése; - terméklemutatás; - teméktesztelés; - új termékek bevezetése;

20 14.ELŐADÁSANYAGA Kiállítás reklám céget cég terméket látják Public Realitons Személyes eladás Az összbenyomás erősíti az imázst Sales Promotion módszerek alkalmazása

21 A vásárok kommunikációs terve: 1./ helyzetelemzés: (előző kiállítás) - milyen médiumokat vettünk igénybe és milyen eredménnyel? - milyen volt a sajtórendezvények visszhangja? - van- e további kapcsolat az újságírókkal? - milyen cikke jelentek meg a cégről? - hogyan használták fel sajtóanyagot az újságírók? - keresték-e két kiállítás között a céget az újságírók? 2./ Cél meghatározás 3./ A cél megvalósításához szükséges kommunikációs eszközök: - sajtórendezvények; - PR cikkek; - sajtóreggeli;

22 - egyéb rendezvények; - vevőtalálkozó; - termékbemutató; - céges tájékoztató kereskedelmi cégek, viszonteladók részére; 4./ Időpontok meghatározása; 5./ Médiatervezés: - kiállítás előtti üzeneteket megjelenítése; -figyelemfelkeltés (napilapok, szaklapok, TV, Rádió, Internet,) - kiállítás ideje alatti:- megjelenés a napi vásári sajtóban /híradóban; különszámban, egyéb a kiállításra megjelent anyagban (katalógus) - kiállítás után: cikkek archiválása, köszönőlevelek az újságíróknak, médiumoknak, a kommunikációs munka értékelése;

23 Informátor szabályzat: Általános szabályok: képviseli a Magyar Köztársaságot, a saját cégét; a saját egyéniségét; Viselkedése nem lehet ellentétes a fentiek érdekével (nyilatkozatok, vélemények, bírálatok) - ugyanez vonatkozik a fogadó országgal kapcsolatosan is; Viselkedési szabályok: Tiszteletadás- amely az udvariasságban nyilvánul meg; Határozottság; Mértéktartás; Jó ízlés;

24 Egyéb szabályok: A kiállítás ideje alatt a kiállítás vezetőjének tartoznak felelősséggel; Magas szintű szakmai és nyelvtudás; A vállalat teljes tevékenységét érintő üzlet- és árpolitikai kérdésekről nem nyilatkozhat; A sajtó, rádió, televízió részére interjút szóban és írásban csak felhatalmazás birtokában tehet; Felelős a rábízott információs anyag minőségéért, mennyiségéért; A kiállítás befejezése után értékeli a lebonyolítást;

25 A látogatói részvétel oka: Információszerzés Új ötletek gyűjtése Új piaci szereplők megismerése Image építés Laboratóriumi körülmények Kommunikáció (Felmérések szerint a szakmai vásárok látogatóinak 80%-a döntéshozó!) Melyik kiállításon vegyünk részt? A döntést befolyásoló tényezők: - Helyi vagy nemzetközi piacot célozza: pl.: SHI&E a skandináv piac vására vagy EIBTM nemzetközi vásár? - Kiállításról szerzett információk alapján: - Tavalyi évek statisztikái, látogatottság, preferenciák, kiadványok, szponzorok stb.

26 15. ELŐADÁS ANYAGA Kiállítás költségei = részvétel + utazás + szállás + reklám + DM Korábbi kiállítók / látogatók véleménye? Kiállítási szándék előtt célszerű először, mint látogató megnézni a kiállítást. Döntés előtt: összes információ és alternatíva mérlegelése! A lebonyolítást tervezzük meg! Jelöljünk ki egy felelőst, aki utazik és összefogja a teendőket! Határozzuk meg a kommunikáció irányát! Mérlegeljük a segítő és gátló körülményeket! Tervezzük meg a kiállítási naptárunkat! Kiállításonként lehetőség szerint feladat és ütemtervet is készítsünk! Állítsuk össze a költségvetést

27 Kiállítási promóció Fontos! A célközönségünk tudjon róla, hogy vállalatunk részt vesz az adott kiállításon! Lehetőségek: Sajtókapcsolatok kihasználása DM Hirdetés Szponzorálási lehetőségek Szóró-ajándékok Kiállítási katalógus Stand személyzet

28 A cég kiállításra küldött embereinek száma függ a kiállítástól, az adott piactól, de legfőképpen a stand méretétől. Aranyszabályok: Egy személy kb. 30 látogató színvonalas fogadására képes egy nap. Ha feltételezzük, hogy egy látogató kb percet tölt el a standon, akkor megbecsülhetjük, hogy egy kiállító maximum 12 látogatót tud fogadni egy óra alatt. 1 kiállítónak fajlagosan min. 4-5 m2 stand alapterületre van szüksége. Lehetőleg 2 fő utazzon cégenként.

29 A kiállító személyek legfontosabb erényei: taktikus, diplomatikus, barátságos, nyitott, jól informált a vállalatról Staff training lényeges a kiállítás sikeréhez! hogyan csalogassuk a látogatókat a standunkhoz? hogyan kezdeményezzünk tárgyalást? hogyan minősítsük a látogatókat és válasszuk ki az emberünket? a testbeszéd szerepe. Minden egyes kiállítás előtt, külön kell felkészíteni az informátorokat az adott piac jellegzetességeiről és az oda illő vállalati stratégiáról. A standot sose hagyjuk informátor nélkül! Ha egy potenciális partnert látunk és mással tárgyalunk, beszéljünk meg egy későbbi időpontra találkozót. Felmérések szerint a látogatók 60 %-a elhagyja a standot, ha egy percen belül nem szólítják meg!

30 A tárgyalások, észrevételek dokumentálása, naprakészség; A konkurens standok megtekintése, tapasztalatok összegyűjtése; Utánkövetés a follow-up a kiállítás sikerének learatása. rendkívül fontos fázis. Budget kontroll - a kiállítás hatékonyságának mérése: Értékesítési eredmények Döntéshozókkal felvett kapcsolatok száma Szerződésekre jutó költség Szerződéskötések száma Látogatók, érdeklődések, névjegyek száma Szétosztott kiadványok száma Media cikkek generálása, sajtó visszhang

31 Szerzett információk milyensége és mennyisége Minden egyéb tényező ami befolyással bír Utolsó lépés: úti jelentés (report) készítése, amely a kollégák számára is fontos!

32 AZ ELŐADÁS ISMERETANYAGÁNAK ÖSSZEFOGLALÁSA A desztinációs irodák kiemelt feladata a turisztikai vásárokon való részvétel és kisebb vásárok szervezése; A szakvásár definíciója, jellemzői; Vásártörténelem; A várási részvétel céljai, feladatai: szervezők, kiállítók; A vásár marketing jelentősége; A vásár tervezése (kommunikációs terv, költségvetés) Az informátorok feladatai és viselkedési szabályai; A vásárok follow up- ja;

33 Előadás tananyagához kapcsolódó kérdések Vizsgakérdések:. 1./ Beszéljen a szakmai vásárok jelentőségéről és mutassa be a legfontosabb jellemzőket! 2./ Milyen feladatai vannak a vásár szervezőinek? 3./ Milyen elemeket tartalmaz a szakvásár marketingkommunikációs terve? 4./ Sorolja fel a a vásári informátorok szabályait! Gyakorlatorientált, kompetenciát fejlesztő kérdés/ek: Milyen feladata van a turisztikai vásárokkal kapcsolatban az információs irodának?

34 KÖSZÖNÖM A FIGYELMÜKET! A KÖVETKEZŐ ELŐADÁS TÉMAKÖRE: Az információs irodák rendezvényszervezési tevékenysége IV. Az előadás anyagát készítette: Kálmánné Bodó Edit