BPR (üzleti folyamatok újraszervezése) esettanulmány

Átírás

1 BPR (üzleti folyamatok újraszervezése) esettanulmány Átszervezett cég: Magyar tulajdonban lévõ elsõdleges faipari gyártó. Bútor~ és épületasztalos félkésztermékeket gyártó vállalat kb. 50 fõvel. Cél: Hatékony szervezet, Jól mûködõ belsõ kommunikáció fõleg a döntés elõkészítés, döntéshozatal javítása. A szervezeti egységek és a munkatársak közötti tevékenységek összehangolása és optimalizálása. Vigyázat! Ez a munka sokkal nagyobb felelõsséggel jár egy tanácsadó számára, mint bármely eddig szervezetlent, valahogy megszervezni, vagy egy minõségirányítási rendszert kiépíteni. Egy, már kialakult és eddig elfogadhatóan mûködõ céget kell hatékonyabbá és eredményesebbé tenni. Sokkal nagyobb idõráfordítással és gondossággal kell feltárni a rosszul mûködõ folyamatokat, a zavarok okait és az interperszonális kapcsolatokat. Semmi szín alatt nem szabad ex katedra" dönteni fõleg nem, a cégtulajdonosok helyett. A Joomla! támogatásával Generálva: 3 January, 2017, 04:34

2 Work shop, work shop és megint csak work shop és alternatívák kidolgozása. A döntést pedig, meg kell hagyni a tulajdonosoknak. Utómunkálatokkal, az esetleges kedvezõtlen döntéseket pedig, ki kell javítani. Sosem fejezem be a munkát és sosem kérem el felülvizsgálat nélkül, a teljes a tiszteletdíjamat. Fél év mûködés után, néhány napra, esetleg egy hétre, újra adatokat gyûjtök és újra elemzem a cég folyamait. Munka folyamata: Adatok begyûjtése (szervezeti felépítés, az addigi szabályozások, folyamatleírások, munkaköri leírások, munkautasítások, stb.) A belsõ kommunikáció és Interperszonális kapcsolatok feltérképezése (Moreno tesztek) Zavarok okainak feltárása, Feladatok és folyamatok feltérképezése és az érintettekkel való megvitatása. Work shop, work shop és megint csak work shop csoportonként, részlegenként, szervezeti egységenként, majd, legvégül a, a felsõ vezetéssel. Feladatok újraelosztása, A Joomla! támogatásával Generálva: 3 January, 2017, 04:34

3 Folyamatok újraszervezése (szükség esetén egyesek szétválasztása és összevonása) Új szervezeti felépítés (alternatívákkal) Új folyamatleírások (alternatívákkal) Új munkakörleírások és munkautasítások (alternatívákkal) Kiváló eszköz a work shopok lebonyolítása során, a pinwand. Vizualizál, informatív és lényegre törõ ha megfelelõen használjuk. Ezen alkalmakkor, csak a moderátor szerepét töltöm be, mert be akarom vonni a munkatársakat, hogy felszínre kerüljenek a problémák és saját maguk találják ki az új struktúrát és az új feladatelosztást. Sok hozadéka van bár idõigényes és adott esetben, nehezíti a cég életét ennek a megoldásnak. Sorolom: A játszva ismerszik meg a gyerek" elv a felnõttekre is igaz: kiderül, ki milyen kapcsolatban van a csoport más tagjaival, mennyire vesz részt a csoportmunkában, mennyire kezdeményezõ, együttmûködõ, kreatív, erõszakos, visszahúzódó, stb. Kiderül, ki a csoport mértékadó alakja, ki az örök" ellenzéki, ki a mindenki rendeskéje" stb. A részleg/ csoport (az újrastrukturálás folyamatába bevont) tagjai saját maguk osztják el a feladatokat. A Joomla! támogatásával Generálva: 3 January, 2017, 04:34

4 Felszínre kerülhetnek személyes ellentétek (két, egyébként nagyon értékes, munkatárs sem biztos, hogy hatékonyan tud együttmûködni) és a végeredménnyel ritkábban fordulnak szembe hiszen saját maguk alakították ki az új rendszert. (persze, mindig lehetnek rosszabb megoldások, de azért vagyok, hogy azokat ne engedjem megvalósulni. Visszatérve az esetre, fel is merült két munkatárs (alapanyagtér~ és raktári vezetõnél és az üzemvezetõnél) esetében, hogy olyan feladatokat kell ellátniuk, melyek egyrészt nem tartoznak szorosan véve a feladatkörükhöz, másrészt nem szívesen látják el, harmadrészt hátráltatják fõ tevékenységük idõre történõ ellátásában. Az üzemvezetõnek kellett átvennie a beszállított, beépülõ alakrészeket. (Két beszállítóval sok gondja volt, mert a beszállított alkatrészek, közel 30%a nem felelt meg.) Áttettük a minõségirányítási vezetõhöz akinek feladatkörét kibõvítettük a minõségellenõrzéssel is. A csoportvezetõ pedig, nem látta megfelelõen át a szervezési feladatok prioritásait, ezért az összes üzem gyártásszervezõi feladatait, az üzemvezetõ kapta meg. Még egy problémára" derült fény, nevezetesen, hogy a szerszámok beszállítója miután a beszerzésvezetõ állt vele kapcsolatban csupán közvetett módon kommunikált az üzemmel, így nem volt tisztában azzal, hogy igazából milyen szerszámokra volna szükség. Kiiktattuk a beszerzésvezetõt oly módon, hogy közvetlenül az üzemvezetõ hatáskörébe rendeltük a szerszámok nyilvántartását, beszerzését és azok éleztetését. A kereskedelmi vezetõ megkapta az összes saját bolttal való közvetlen kapcsolattartást, míg a tulajdonos magánál tartotta a nagy vevõikkel valót. Új feladatokat is javasoltam: termékéletciklus vizsgálata, meghibásodási statisztikák vezetése (gépek/ szerszámok, alkatrészek, csomagolás). Ezeket egyrészt, a vevõi reklamációkból, másrészt az üzemben készített statisztikákból a minõségirányítási vezetõ dolgozta fel úgy, hogy az adatokat az egyes részlegvezetõk szolgáltatták. Ehhez, kidolgoztunk egy információs mátrixot, mely jól ábrázolta a felsõvezetõk feladatait illetve azt, hogy ki kitõl, mit kap. A Joomla! támogatásával Generálva: 3 January, 2017, 04:34

5 A már, eddig is gyakorlatban volt, rendszeres megbeszélések napirendi pontjává tettük ezen adatok értékelését negyedévente. A jól mûködõ kommunikációs központot (ez egy, névre szóló, irattároló rendszerbõl állt, melyet mindenki saját maga tartott karban és a felügyeletét, a recepciós munkatárs látta el) megerõsítettük egy folyamatleírással belsõ kommunikáció címmel. Irányelveket, feladatokat és határidõket fogalmaztunk meg benne. Az ezzel a munkával párhuzamosan folyó üzemszervezési racionalizálással együtt szervezettebb és hatékonyabb lett a cég. A cégtulajdonos által elmondottak szerint, a (vagy 30%kal) megnövekedett termelési feladatokat és a nagyobb vevõkapcsolati forgalmat zökkenõmentesen képes kiszolgálni a vállalkozás. Befejezésül csatolok néhány képet, a moderáció során készültekrõl. A Joomla! támogatásával Generálva: 3 January, 2017, 04:34