Útmutató. Az Államreform Operatív Program, illetve az Elektronikus Közigazgatás Operatív Program pénzügyi lebonyolításáról

Átírás

1 Útmutató Az Államreform Operatív Program, illetve az Elektronikus Közigazgatás Operatív Program pénzügyi lebonyolításáról az Új Széchenyi Terv és az Új Magyarország Fejlesztési Terv keretében megvalósuló projektekhez február 5.

2 Tartalomjegyzék 1 Előszó Elszámolhatóság feltételei Az elszámolható költségekre vonatkozó általános feltételek A közbeszerzésekhez kapcsolódó kifizetésekkel összefüggő felelősségi Piaci ár igazolása Általános Forgalmi Adó Bevétel Bevételi kategóriák Levonásra nem kerülő bevételek: Árfolyam Átjárhatóság Dokumentumok hitelesítése Számlával szembeni követelmények Elszámolható költségek és benyújtandó dokumentumok Projekt előkészítés Igénybe vett szolgáltatások költségei Képzéssel és képzési anyagokkal kapcsolatos költségek Rendezvényszervezés költsége Kommunikációs és marketing költségek Bérleti díjak Saját teljesítés Személy jellegű költségek Útiköltség, kiküldetés költsége Szállás költség Általános (rezsi) költségek Eszközök, immateriális javak beszerzésének, fejlesztésének költsége Lízing Vagyonbiztosítás eszközbeszerzés esetében Beruházások, építés-felújítás költsége Előre nem tervezett többletköltségek (pl. pótmunka) finanszírozása Tudnivalók a kifizetési kérelmekről Előleg Támogatási előleg Szállítói előleg Időközi kifizetési igénylés Záró kifizetési igénylés Finanszírozási módok Utófinanszírozás Szállítói finanszírozás Vegyes finanszírozás Engedményezés Kifizetések felfüggesztése Köztartozás Késedelmi Kamat Hasznosulás Költségek - Költségkategóriák átcsoportosítása A kedvezményezettek elkülönített nyilvántartási kötelezettségei EU esetén Eszközök amortizációja, selejtezése fenntartási időszakban melléklet A közbeszerzésekhez kapcsolódó kifizetésekkel összefüggő felelősségi szabályok melléklet A kifizetés igényléshez csatolandó dokumentumok köre

3 1 Előszó Jelen Útmutató célja az Államreform Operatív Program (a továbbiakban ÁROP) és az Elektronikus Közigazgatás Operatív Program (a továbbiakban EKOP) keretében megvalósuló projektek pénzügyi elszámolási rendszerének bemutatása és az ehhez kapcsolódó szabályok, feltételek ismertetése. Az Útmutató hatálya kiterjed az ÁROP és EKOP keretében megvalósuló projektekre. A vonatkozó jogszabályok, egyéb nemzeti szintű szabályozások 1 módosítása automatikusan módosítják jelen Tájékoztatót, amennyiben kógens az új szabály, azaz ebben az esetben az új vagy módosított jogszabályi rendelkezéseket szükséges alkalmazni a hatályba lépésükről rendelkező szabályoknak megfelelően. Több partner esetén a finanszírozás folyamata a Konzorciumi együttműködési megállapodásban rögzített feltételek valamint a konzorciumi formában megvalósuló projektek kezelésére készített útmutató alapján történik. 2 Elszámolhatóság feltételei A projekt lebonyolítása során alapvetően olyan költségek számolhatóak el, melyekre a pályázati felhívás és útmutató lehetőséget nyújt, nem szerepelnek a pályázati útmutató el nem számolható költségeket tartalmazó felsorolásában és a pályázatban betervezésre kerültek. A költségek elszámolása mindig a hatályos, vonatkozó jogszabályok alapján történhet. 2.1 Az elszámolható költségekre vonatkozó általános feltételek Csak olyan költségek számolhatóak el, amelyek megfelelnek a következő feltételeknek: A kedvezményezetteknél ténylegesen felmerült költségek, fizikailag teljesített tehát valós munkára alapozottak, melyek teljesülése kivéve előleg, valamint egyszerűsített elszámolási módok esetén (számlával, vagy egyéb, azonos bizonyító erejű számviteli bizonylattal) 2 és jogalapjuk (szerződéssel, megrendelővel, közigazgatási határozattal, stb.) igazolható (valós költség alapú elszámolás). Teljes összegben (szállítói finanszírozás esetén támogatáson felüli összegben) a pályázati felhívásban és a támogatási szerződésben rögzített elszámolhatósági időszak során kerültek teljesítésre. Kifizetett költségnek minősül az állammal vagy önkormányzattal szemben adó- vagy járulék-elszámolás keretében beszámításra került kötelezettség, valamint a vállalkozási szerződés alapján a megrendelőnek járó kötbér vagy késedelmi kamat alapján beszámított költség. Közvetlenül kapcsolódnak a támogatott projekthez, hozzájárulnak a projekt céljainak eléréséhez, nélkülözhetetlenek annak elindításához és/vagy végrehajtásához, és a projekt elfogadott költségvetésében, illetve annak hatályos módosításában betervezésre kerültek. A költségszámítás alapjául szolgáló egységárak nem haladják meg a szokásos piaci árat (a közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződésben rögzített árat, vagy az IH által előzetesen meghatározott fajlagos mutatókat). A projekt 1 Vonatkozó szabályozók: 368/2011 (II.31.) Korm. rendelet, 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet, Nemzeti útmutató az elszámolható költségekről, 2 A számvitelről szóló évi C. törvény a szerint 3

4 költségvetésének megfelelően részletezettnek és ily módon ellenőrizhetőnek kell lenni ahhoz, hogy meghatározható legyen az elszámolható költség besorolása és mértéke. A költségek csak olyan mértékben számolhatók el, amilyen mértékben a támogatott projekthez kapcsolódnak, ill. amilyen mértékben annak célját szolgálják. Az egyes költségek elszámolása alkalmával nem valósulhat meg kettős finanszírozás. A pályázati felhívásban meghatározott földrajzi területen a projekt előkészítése, végrehajtása érdekében merültek fel. Az adott projektben elszámolni kívánt költségek körét az akcióterv, illetve a vonatkozó jogcím-rendelet alapján készített pályázati felhívás tartalmazza, és azok nem szerepelnek jogszabály/pályázati felhívás/jelen Tájékoztató által nem elszámolhatónak minősített költségek között. Az elszámolhatóság időszakában, és a támogatási szerződés szerint a projekt megvalósítására rendelkezésre álló időszakban merültek fel. Kivéve azon költségeket, amelyek az általános forgalmi adóról szóló évi CVII. törvény (a továbbiakban: Áfa tv.) 58. (1) bekezdése alapján részletfizetési megállapodás vagy határozott időre szóló elszámolás alapján kerülnek számlázásra, melyeknél a számla szerinti teljesítés dátuma az ellenérték megtérítésének esedékessége. Az ilyen gazdasági eseményekről szóló számlák esetében a teljesítés napja lehet későbbi, mint a projekt fizikai befejezési dátuma, de ezen számlák esetében is a számla kiállítási dátuma a projekt megvalósítás időtartamán belül kell essen. Egyéb feltételek: Csak olyan vállalkozói szerződések számolhatóak el, amelyek projekt előkészítéséhez és/vagy végrehajtáshoz feltétlenül szükségesek és arányos hozzáadott értéket képviselnek. Nem számolhatóak el az olyan közvetítőkkel vagy tanácsadókkal kötött vállalkozói szerződésteljesítéssel kapcsolatban felmerült költségek, amely szerződés (vagy annak módosítása) a kifizetést nem a tényleges teljesítéshez köti, nem teljesítményarányosan határozza meg. A ténylegesen felmerült és kiegyenlített költségeket a végső kedvezményezett a tevékenység, vagy a szolgáltatás tartalmára és valóságos értékére való hivatkozással részletes teljesítésigazolással támasztja alá. Amennyiben a vállalkozási szerződésben százalékos alapon meghatározott érték magasabb, mint a valós piaci ár, a különbözet nem elszámolható. Nem számolható el az időarányos kifizetés és a rendelkezésre állás. Az elszámolható személyi jellegű költség mértéke nem haladhatja meg az adott intézményben szokásos értéket, valamint igazodnia kell az alkalmazásban állók esetén a szokásos jövedelmi viszonyokhoz. Ennek betartása a Kedvezményezett felelőssége. ÁROP és EKOP projektek megvalósítása során átadott pénzeszközök szerinti elszámolási mód alkalmazására nincs lehetőség. 2.2 A közbeszerzésekhez kapcsolódó kifizetésekkel összefüggő felelősségi szabályok A közbeszerzésre vonatkozó előírások jelen tájékoztató 1. sz. mellékletét (A közbeszerzésekhez kapcsolódó kifizetésekkel összefüggő felelősségi szabályok) képezik. 2.3 Piaci ár igazolása Az elszámolásra kerülő egységárak nem haladhatják meg a szokásos piaci árat. A piaci ár igazolására főszabály szerint közbeszerzési eljárásban, vagy más jogszabályban meghatározott eljárástípus 3 szabályozása mentén beszerzett javak és szolgáltatások 3 (különös tekintettel a 143/2004 Korm. Rendelet az államtitkot vagy szolgálati titkot, illetőleg alapvető biztonsági, nemzetbiztonsági érdeket érintő vagy különleges biztonsági intézkedést igénylő beszerzések sajátos szabályairól) 4

5 esetén maga az eljárás dokumentációja szolgál. A közbeszerzés, vagy a beszerzés során tapasztalt nem valódi verseny esetén a dokumentáció nem használható fel a piaci ár igazolására. Amennyiben a Pályázati felhívás és Útmutató másként nem rendelkezik, közbeszerzési kötelezettség hiányában az egy szállítótól (vállalkozótól) egy költségvetési sorra vonatkozó, nettó ,- Ft feletti beszerzések esetén a szállító kiválasztásához, a piaci árnak való megfelelés biztosításához, legalább három (a nyertes szállítótól, valamint minimum két másik szállítótótól származó ajánlat), azonos tárgyú, összehasonlítható, érvényes, összegében egyértelmű, írásos ajánlatot kell a Kifizetési igényléshez benyújtani. A három közül az összességében legkedvezőbb ajánlat alapján kell a szállítót kiválasztani. A nyílt kereskedelmi forgalomban kapható eszközök esetén az írásos ajánlat kiváltható árajánlat, árlista bemutatásával (pl.: forgalmazó cégek honlapja). Az alátámasztó dokumentumok (árajánlatok, kimutatások) nem lehetnek a megrendelő/vállalkozói szerződés időpontjához képest 6 hónapnál régebbiek. Amennyiben az ajánlatok a piaci ár igazolására alkalmatlanok (különösen:nem összehasonlíthatóak, nem azonos tárgyúak, nem egymástól független piaci szereplőktől származnak, a tényleges piaci árat jelentősen meghaladják), a felmerült költségek a projekt terhére nem elszámolhatóak. A piaci ár alátámasztásaként nem fogadható el olyan árajánlat, megrendelő, szerződés, utasítás, egyéb kötelezettségvállalás [a továbbiakban összefoglalóan: szerződés], amely olyan szállítótól származik, amelyben az kedvezményezett vagy kedvezményezett tulajdonosa (felügyeleti szerve), annak tagja, a szervezet nevében nyilatkozatra, képviseletre jogosult személy, ezen személy a Polgári Törvénykönyvről szóló évi V. törvény (a továbbiakban: Ptk.) 8:1 (2) bekezdés szerinti közeli hozzátartozója, tulajdonosi, fenntartói, vagyonkezelői, irányítási, képviseleti, munkáltatói, vagy kinevezési jogokat gyakorol, vagy fordítva, amely olyan szállítótól származik, amelynek tulajdonosa (felügyeleti szerve), annak tagja, a szervezet nevében nyilatkozatra, képviseletre jogosult személy, a kedvezményezett szervezetében vagy a másik ajánlattevő szervezetében tulajdonosi, fenntartói, vagyonkezelői, irányítási, képviseleti, munkáltatói vagy kinevezési jogokat gyakorol, továbbá érvénytelen ajánlat sem felel meg alátámasztó dokumentumként. Az előírás betartása a Kedvezményezett felelőssége. A három árajánlat benyújtásától eltérni csak a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység által adott egyedi engedély alapján, a beszerzendő eszköz vagy szolgáltatás egyedi jellegének alátámasztásával lehet (pl. hatósági, monopólium, közüzemi szolgáltatás). A piaci ár bizonyítása a Kedvezményezett feladata és felelőssége. A nyilvánvalóan piaci áron felüli, túlzó árajánlatok esetén a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység jogosult a benyújtott számlán az elszámolható költséget csökkenteni a fenti feltételeknek megfelelő, azonos tárgyú és paraméterekkel rendelkező árajánlattal, független statisztikával igazolva vagy külső szakértő véleménye alapján. 2.4 Általános Forgalmi Adó Az ÁFA elszámolhatósága kapcsán alapszabályként az Államháztartás működési rendjéről szóló Kormány rendeletben foglaltakat kell alkalmazni, ennek értelmében a továbbhárított ÁFA csak akkor elszámolható kiadás, amennyiben a kedvezményezett a projekttel érintett tevékenysége tekintetében nem jogosult azt levonni. 5

6 A levonható ÁFA nem elszámolható költség, még abban az esetben sem, ha a kedvezményezett ténylegesen nem él a levonás, illetve visszaigénylés lehetőségével. Az Áfa tv rendelkezései betartandók. A a programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó támogatások felhasználásának rendjéről szóló 4/2011. (I.28.) Korm. rendelet (a továbbiakban: 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet) 36. (4) c) alapján a támogatási döntésben meghatározott összegen felül többlettámogatás igénylehető, ha a projekt elszámolható összköltsége az ÁFA mértékének emelése következtében megemelkedik és a megnövelt ÁFA-tartalommal benyújtott kifizetési igénylések támogatási összegére az eredetileg megítélt támogatás nem nyújt fedezetet. A többlettámogatást áfa-kompenzációs eljárás keretében lehet igényelni, amelynek módjáról az ÁFA-emelés projektköltség-növelő hatásának kompenzálására szolgáló eljárásrend az ÁROP, EKOP projektek esetében nyújt információt. A 4/2013. (I. 11.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó kedvezményezettek esetében január 1-től a beszerzési árnak nem része a közbeszerzési díj és az előzetesen felszámított általános forgalmi adó. Az immateriális javak beszerzése, eszközbeszerzés és építési tevékenységeknél, az előzetesen felszámított ÁFA-t és közbeszerzési díjat nem lehet aktiválni, ráfordítások közt szükséges elszámolni. A fentiek értelmében, változás bejelentés keretében a fenti ráfordításokat (előzetesen felszámított ÁFA, közbeszerzési díj) az adott projektelemen belül átcsoportosítani szükséges. 2.5 Bevétel A projekt során keletkezett bevételek tervezéséről a pályázati felhívás, valamint az Széchényi 2020 ( honlapról letölthető Módszertani útmutató az EKOP és az ÁROP keretében megvalósuló jövedelemtermő projekteknél a támogatási összeg kiszámításához című dokumentum tartalmaz részletes szabályozást. A projektből származó bevételeket a projekt megvalósítási és a fenntartási időszakban a kedvezményezettnek elkülönítetten, dokumentumokkal alátámaszthatóan kell nyilvántartania és a nyilvántartást helyszíni ellenőrzés során be kell mutatnia az ellenőrzést végző szervezet munkatársának Bevételi kategóriák Különösen az alábbi tételek minősülhetnek bevételnek (nem teljes felsorolás!): támogatásból beszerzett eszköz hasznosításából, támogatásból fejlesztett ingatlan hasznosításából, támogatással kiváltott ingatlan hasznosításából, különböző tagdíjak, regisztrációs díjak befizetéseiből, támogatott képzési díjak megfizetéséből, tanulmányi szerződés keretében támogatott tanulmányok képzési díjának visszafizetéséből, támogatott rendezvény belépő díjaiból, egyéb támogatott tevékenységből származó bevételek kivéve a pontban jelzett kategóriák Levonásra nem kerülő bevételek: kötbér, támogatási előlegen realizált kamat, ezt bizonyítható módon a kedvezményezettnek a projekt céljainak megfelelően kell felhasználnia 6

7 a közbeszerzési dokumentumok eladásából származó bevétel (amennyiben a dokumentáció ellenértéke megfelel a közbeszerzésekről szóló évi CVIII. törvény (a továbbiakban: új Kbt.) 52. (1) leírtaknak); a kockázati tőke- és hitelalapok, a garanciaalapok és a lízing keretében keletkezett bevétel. a projekttevékenységgel összefüggésben a tevékenységek társfinanszírozásához nyújtott azon hozzájárulások, amelyek a vonatkozó támogatás finanszírozási táblázataiban az állami hozzájárulások mellett szerepelnek, illetve amelyek a projekt önrészét hivatottak biztosítani; Javasolt a levonásra nem kerülő bevételek esetén azok elkülönített nyilvántartásáról gondoskodnia a Kedvezményezettnek. Amennyiben a kedvezményezett és szállító között kötbér érvényesítésére kerül sor, az nem kerülhet érvényesítésre a finanszírozási módtól függően sem a kedvezményezett sem pedig a szállító számára fizetendő támogatás terhére. Ezen kötbérek elszámolása a kedvezményezett és szállító felelősége. Nem jövedelemtermelő projekt esetén A projekttel összefüggésben, az értékesítésből, szolgáltatásból, bérbeadásból, regisztrációs díjból és egyéb bevételből a megvalósítás időszakát magába foglaló teljesítési időponttal számlázott, nem tervezett bevétel a teljesítés időpontját is tartalmazó elszámolási időszakban a módszertani útmutatóban meghatározott számolási mód szerint csökkenti a projekt elszámolható költségeinek összegét. A bevételeket teljes összegükben vagy arányosan kell levonni a tevékenység elszámolható költségéből attól függően, hogy a bevétel teljes egészében vagy csak részben származott-e a támogatott tevékenységből. A bevételek kezelésekor is biztosítani kell a kettős finanszírozás elkerülését. A fenntartási időszak alatt keletkezett bevételek nem kerülnek vizsgálatra, illetőleg levonásra, kivéve ha a pályázati kiírás ettől eltérően rendelkezik. Jövedelemtermelő projekt esetén Jövedelem-termelő projektek esetén az elszámolható költségek és ezzel összefüggésben a maximálisan nyújtható támogatás meghatározásához figyelembe kell venni azokat a projekt által generált nettó jövedelmeket, amelyek a projekt megvalósításához szükséges költségeket ellentételezik. Az elszámolható költségek csökkentése jövedelemtermelő projekt esetén nem szükséges, amennyiben a jövedelemtermelő projekthez készített útmutató alapján a keletkezett bevétel már figyelembe vételre került a támogatási összeg számításánál. A tervezetten felüli bevételek keletkezése esetén a pénzügyi számítást ismételten el kell végezni. Bevételek figyelembe vételének időtartama Bevételként legkésőbb a fizikai befejezésig számlázott bevételeket kell figyelembe venni. (A fizikai befejezés időpontja megegyezik az üzembe helyezés időpontjával). Amennyiben a projekt projektelemekre bontható, amelyek üzembe helyezési időpontja egymástól független, akkor a projektelemek által termelt bevétel csak az adott projektelem üzembe helyezéséig felmerülten kerül figyelembevételre. (l. még szakaszos üzembe helyezésű projektek). Bevételek levonása A bevételeket teljes összegükben vagy arányosan kell levonni a projekt elszámolható költségéből, illetve a megítélt támogatásból, attól függően, hogy a bevétel teljes egészében vagy csak részben származott a támogatott projektből, a támogatott tevékenység összes költsége (beruházás esetén ez a bekerülési érték) vagy csak egy része kerül-e a projekt keretében elszámolásra, a projekt teljes elszámolható költsége vagy csak annak egy része kerül-e támogatásra. 7

8 2.6 Árfolyam A támogatási szerződések forintban kerülnek megkötésre, a támogatás folyósítása is forintban valósul meg, függetlenül attól, hogy a kedvezményezett költsége forintban vagy devizában keletkezett-e. Amennyiben devizában kiállított számlát nyújt be a kedvezményezett, a Pályázati e- ügyintézés felületen az elszámoláshoz tartozó számla rögzítése során a számlafejben meg kell jelölni a devizanemet, a számla tételnél pedig rögzíteni kell a deviza összeget. A számlán szereplő deviza összeget a gazdasági teljesítés napján érvényes MNB középárfolyamon a rendszer automatikusan átszámítja forintra. Ha a számla nem tartalmazza a fizikai teljesítés dátumát (pl. előlegbekérő, előlegszámla), úgy a számlán szereplő deviza összeget a számla keltezésének napján érvényes, a Magyar Nemzeti Bank által közzétett, hivatalos devizaárfolyamon kell átszámítani forintra. 2.7 Átjárhatóság A as programozási időszak egyik szabályozása az, hogy egy OP-t főszabályként csak egy Alap finanszírozhat (1083/2006/EK rendelet). Az ebből adódó rugalmatlanságok enyhítésére azonban az általános rendelet 34. cikk 2. bekezdése lehetőséget teremt arra, hogy főszabályként egy prioritási tengely szintjén értelmezett 10%-os határ erejéig a strukturális alapok (ERFA, ESZA) egymás tevékenységi körébe tartozó beavatkozásokat, (költségeket) finanszírozzanak ( átjárhatóság ). Az átjárhatóság lehetősége abban az esetben alkalmazható, amikor az adott Alap elszámolhatósági szabályai adott projekten belül nem teszik lehetővé olyan költségtétel elszámolását, amely az adott projekt sikerességéhez, megvalósításához feltétlenül szükséges. Az átjárhatóság lehetőségét a pályázati felhívás tartalmazza. Az Államreform Operatív Program az Európai Szociális Alapból kerül finanszírozásra. Az átjárhatóság alkalmazásával az ÁROP esetében az eszközbeszerzés, építés, felújítási költségek elszámolhatóak. Az Elektronikus Közigazgatás Operatív Program alapvetően egy beruházási (Európai Regionális Fejlesztési Alap) finanszírozású operatív program. Alap esetben az ERFA rendelet nem zárja ki tisztán az ESZA típusú tevékenységek finanszírozását sem, amennyiben az szorosan köthető a projekt beruházásához. Pl.: eszközbeszerzéshez, szoftverfejlesztéshez kapcsolódó képzés, infrastrukturális fejlesztéshez kapcsolódó oktatás. 8

9 2.8 Dokumentumok hitelesítése Amennyiben a kifizetési igénylést a kedvezményezett papír alapon nyújtja be (lásd 4.2 pont), ez esetben kifizetési kérelmet a Kedvezményezett cégszerű aláírásával, vagy a cégszerűen aláíró(k) teljes bizonyító erejű magánokiratba foglalt meghatalmazása által megbízott személy(ek) aláírásával ellátva kell benyújtani. Meghatalmazott személy által történő aláírás esetén mindkét fél által ellenjegyzett meghatalmazás benyújtása szükséges. A kedvezményezettek által benyújtott kifizetési kérelemhez az alátámasztó dokumentumok eredetivel megegyező, másolati példányát kell csatolni. Az elszámolást alátámasztó dokumentumok másolatainak hitelesítését a projektben bejelentett aláíró személy(ek) is végezheti(k), nem szükséges a Kedvezményezett cégszerű aláírása. 2.9 Számlával szembeni követelmények A Kifizetési kérelemhez a Kedvezményezettnek csatolnia kell a Kedvezményezett vagy a támogatási szerződésben megnevezett, a projekt végrehajtásában részt vevő szervezet nevére szóló, a hatályos jogszabályoknak megfelelően kiállított számlák hiteles másolatát (amelyek nyomdai úton előre előállított számla (kézi számla) esetén a számlák első eredeti példányáról készültek), és a számlák kifizetését igazoló dokumentumok Kedvezményezett által hitelesített másolatát. Országos kihatású projektek esetében a támogatás folyósítása két prioritásból (konvergencia- KMR) történik, ezért a projekt költségvetés az alábbi arányoknak megfelelően kerül megosztásra: ÁROP esetében 58-42%, a től meghozott támogatói döntések alapján kötött támogatási szerződések esetében 70%-30% arányban, EKOP esetében 70 % - 30% arányban. A Közigazgatási Reform Programok Irányító Hatósága 2013.szeptember 29-én kezdeményezte az Európai Bizottság felé az Elektronikus Közigazgatás Operatív Program (EKOP) módosítását, melyet a Bizottság a C(2013)9288 számú határozatával december 17 -én elfogadott. A elfogadott módosítás értelmében az országos kihatású projektek esetében a től költségnyilatkozatba kerülő elszámolási tételek esetében az EKOP fenti módosításának megfelelően a 3. prioritásra eső összeg az adott intézkedés költségének 30%-a, míg a fennmaradó hányad (70%) a tartalmilag érintett 1. vagy 2. számú prioritási tengelyt terheli. A módosítás értelmében az EKOP keretében ét követően benyújtott költségnyilatkozatokban szereplő kifizetések esetében már az új számlamegbontási arányt szükséges használni, a korábbi 86,61% és 13,39% helyett. A módosítás a megvalósítás alatt álló EKOP támogatási konstrukciók esetében is alkalmazandó, ezért valamennyi érintett EKOP projekt támogatási szerződésén az allokációs kulcsok módosítása egyoldalú támogatási szerződés módosítás keretében átvezetésre került. 9

10 A kedvezményezett az eredeti számlát köteles záradékolni, azaz feltüntetni a számlán a projekt regisztrációs számát, és azt, hogy a számla támogatás elszámolására benyújtásra került. A két prioritásból finanszírozott projektek (országos kihatású projektek) esetén a számlán fel kell tüntetni az elszámolni kívánt támogatási összegeket a prioritások megjelölésével, ha a számla csak az egyik prioritásból kerül finanszírozásra, az adott prioritás azonosítóját. Közbeszerzéssel érintett számla benyújtása esetén kérjük, a közbeszerzés azonosító számát a számlán feltüntetni szíveskedjenek. A kedvezményezett által hitelesített számlamásolatnak ezen információkat már tartalmaznia kell. Amennyiben a kedvezményezett a számla összegéből nem a teljes összeget kívánja elszámoltatni adott projektje terhére, a számlára fel kell vezetni, hogy a számla teljes összegéből mekkora összeget kíván elszámolni, (Pl. Jelen számla összegéből << >>forint összeget kívánok elszámolni a <<projekt regisztrációs száma>> projekt terhére.), amit a számla benyújtásával egyidejűleg írásban indokolni is szükséges. Az összesítő táblákból egy példány benyújtása szükséges, miután az összesítő táblákban kerül feltüntetésre a prioritások szerinti megosztási arány. Amennyiben egy összesítő illetve egy számla vagy számviteli bizonylat kerül benyújtásra a két prioritásból finanszírozott projektek esetén, úgy a Pályázati e-ügyintézés felületen az elszámoláshoz tartozó összesítő vagy számla rögzítése során az összesítő vagy számla sorszámát /KONV és /KMR végződéssel kell ellátni a konvergencia, illetve a KMR prioritásnak megfelelően, a dokumentum adatait mindkét prioritáshoz fel kell tölteni. Kifizetési igény benyújtására vonatkozó korlátok számlabontás előtt értendőek. A két prioritásból finanszírozott projektek esetén, a konvergencia és KMR prioritásokhoz benyújtott, összetartozó kifizetés igénylések támogatás tartalma együttesen kell, hogy elérje a kifizetés igénylésre vonatkozó százalékos illetve összegszerű korlátokat. A számlán szereplő teljesítés dátuma nem lehet korábbi, mint a pályázati felhívás és útmutatóban részletezett projekt elszámolhatóságának kezdete (kivéve a projekt előkészítés költségeihez tartozó számlákat) és nem lehet későbbi, mint a támogatási szerződésben rögzített projekt elszámolhatóság végső dátuma. Azon költségek esetében, amelyek az Áfa tv. 58. (1) bekezdése alapján részletfizetési megállapodás vagy határozott időre szóló elszámolás alapján kerülnek számlázásra, a számla szerinti teljesítés dátuma az ellenérték megtérítésének esedékessége. Az ilyen gazdasági eseményekről szóló számlák esetében a számlán szereplő (áfa trv szerinti) teljesítés napja lehet későbbi, mint a projekt fizikai befejezési dátuma, de a költséghez tartozó tényleges teljesítésnek és a számla kiállítási dátumának a projekt elszámolhatósági időszakán belül kell megtörténnie. Külföldi, idegen nyelvű számláról a számla fő tartalmi elemeiről fordítást kell benyújtani a Kedvezményezett által hitelesítve. Elektronikus számlák esetében azon az elektronikus számláról készült, nyomtatott példányon kell a záradékolást elvégezni, amely a kedvezményezett számviteli dokumentációjában megtalálható. A KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység felé, ezen záradékolt példányról készült, hitelesített másolatot kell benyújtani. Elveszett számla pótlása 10

11 Az okirati bizonyításról, illetve az elveszett, pótolt okiratok pótlásáról, a polgári perrendtartásról szóló évi III. törvény ai rendelkeznek. A hivatkozott jogszabály 196. (2) bekezdése szerint a gazdálkodó szervezet által kiállított okiratról készült felvétel, továbbá bármilyen adathordozó útján készített okirat teljes bizonyító erővel bizonyítja, hogy tartalma megegyezik az eredeti okiratáéval, feltéve, hogy a gazdálkodó szervezet, amely a felvételt készítette, vagy az okiratot kiállította, illetve őrzi, a felvétel vagy az okirat azonosságát szabályszerűen igazolta. Szabályszerű igazoláson a gazdálkodó szervezet bizonylati rendjében szabályozott módon történő hitelesítési, aláírási rendnek megfelelő módon és személyek által történő aláírás, esetlegesen bélyegzőlenyomat alkalmazását kell érteni. Fentiek szerint azonban a másolatnak tartalmaznia kell azt a megjegyzést is, mely szerint a másolt okirat az eredetivel mindenben megegyezik, hiszen ez a megjegyzés különbözteti meg az egyszerű aláírást a hitelesítéstől. 3 Elszámolható költségek és benyújtandó dokumentumok A KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység fenntartja a jogot arra, hogy amennyiben a kötelezően beküldött dokumentumok kapcsán tisztázó kérdése merül fel, úgy további információkat kérjen a kedvezményezettől. Abban az esetben, ha az alábbiakban részletezett dokumentumok (pl. megbízási szerződés, szállítói szerződés, stb.) valamelyikével kapcsolatban a projekt megvalósítási és elszámolási ideje alatt több alkalommal folyósítható támogatás, a dokumentumokat elegendő egyetlen alkalommal benyújtani azon kifizetési kérelem mellé, amelyben az adott költség először felmerül. Az 547/2013. (II. 30.) Korm. rendeletnek megfelelően, az 2. számú mellékletben található dokumentumok megléte alapfeltétele az elszámolni kívánt költségek elfogadásának. Az 2. számú mellékletben előírt dokumentumok a mátrixnak megfelelően, a helyszíni ellenőrzés során ellenőrzésre kerülhetnek. Az iratok megőrzési kötelezettsége december 31-ig áll fenn. Az alábbi dokumentumok esetében eredeti példány benyújtása szükséges: - Támogatási Szerződésben rögzített biztosítékok iratanyaga, - Kifizetési kérelem formanyomtatvány, amennyiben a kedvezményezett papír alapon nyújtja be - Összesítő táblázatok (számlaösszesítő, valamint az összes olyan összesítő táblázat, amely egyben nyilatkozatokat is tartalmaz), - Záró kifizetési igénylés esetén a könyvvizsgálói igazolás, záró beszámoló Az országos kihatású projektek estén a finanszírozási források megosztásának megfelelően támogatás igénylésekor két kifizetési kérelmet kell benyújtani. Az összesítőkből és a költségeket alátámasztó dokumentumokból (pl.: szerződések, bankszámla kivonatok) elégséges egy példány benyújtása. Az összetartozó kifizetési kérelmeket egyidejűleg kell benyújtani! Kifizetés bizonylata A számlák mellé csatolni kell a számla teljes ellenértékének, vagy a számla támogatáson felüli összegének megfizetését igazoló bankszámla kivonat, elektronikus banki tranzakció igazoló kimutatás (pl. banki forgalmi kimutatás,) nyomtatott példányát (melyen 11

12 egyértelműen beazonosítható a terhelés ténye és dátuma, a szállító személye és számlaszáma, valamint a kapcsolódó számla azonosításához szükséges adatok). A támogatást megelőlegező pénzügyi intézmény (pl.: bank) számlájára való átutalás esetén be kell mutatni a vonatkozó engedményezési szerződést. Amennyiben a benyújtott bankszámlakivonaton több tétel is szerepel, a kifizetéshez kapcsolódó számla kiegyenlítését igazoló tételt egyértelmű, a beazonosítást elősegítő jelzéssel kell ellátni. Szállítói finanszírozás esetén a számla támogatás feletti részének kifizetését kell igazolni (önrész). Ha a szállítói finanszírozású számlának csak egy rész összege kerül elfogadásra, úgy ekkor is szükséges a támogatásból nem elszámolható részt a számla elutasított részét a kedvezményezettnek önrészként igazolnia. Az el nem számolható rész szállítónak történő kifizetésének igazolását a kedvezményezettnek a kifizetést követő napon be kell küldenie a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység felé, hogy a számla elszámolható, még ki nem fizetett összege határidőben kiegyenlítésre kerülhessen. A KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység egyedi esetekben a kedvezményezett kérelme alapján eltekinthet az önrész kedvezményezett általi kifizetésének igazolásától a támogatás kifizetése elől, ebben az esetben az engedélyben előírásra kerül a kedvezményezett által fizetendő önrész kifizetésének igazolását alátámasztó dokumentáció benyújtásának időpontja. Amennyiben a kedvezményezett nem kívánja az elutasított részt önrészként megfizetni szállító felé, kérheti a számla elutasítását, amelyet tartalmilag és formailag megfelelően javítva ismételten benyújthat egy következő igénylésben szállítói finanszírozásként megjelölve. Összesítő táblák Az egyes költség fajtákra vonatkozó összesítő táblákat a Pályázati e-ügyintézés felületen vagy a Széchényi 2020 ( honlapján meghatározott formában kell benyújtania. Az összesítő táblák adatait a kedvezményezettnek a számviteli nyilvántartásában megtalálható, számviteli és adótörvényeknek megfelelő alátámasztó dokumentáció alapján kell összeállítania. Az összesítő táblák mellé kérjük csak az egyes összesítő tábla típusoknál felsorolt dokumentumokat nyújtsák be! Az összesítő táblához benyújtott többlet dokumentációt a kedvezményezettnek a hiánypótló vagy elfogadó levél kíséretében visszaküldjük. Az alátámasztó dokumentációt a helyszíni ellenőrzés alkalmával az ellenőrzést végző szervezet munkatársának kell bemutatni illetve megtekinthetőségéről gondoskodni. Az összesítő táblákat a Kedvezményezettnek országos kihatású projektek esetén elégséges egy példányban benyújtania, az országos projektekre kialakított formanyomtatványon, ahol a táblának részét képezi a prioritásonkénti bontás. Ez a formanyomtatvány a Széchényi 2020 ( honlapról tölthető le. Az összesítő táblákat az ellenőrzés segítése céljából elektronikus változatban is (xls formátumban) meg kell küldeni! Az összesítő táblákban szereplő számlák illetve az átalány alapú elszámolások összegének megtérítése utófinanszírozási módban történik, azaz közvetlenül a kedvezményezett pénzforgalmi számlájára. Az alábbi összesítők közül a kiírás alapján elszámolható költségeknek megfelelők használata szükséges a projektmegvalósítás során: - Kis támogatás tartalmú számlák összesítője (8 millió Ft támogatási összeg alatti); 12

13 - Személyi jellegű költségek (bér, járulékai, étkezési hozzájárulás) összesítője; - Általános (rezsi) költségösszesítő; - Utazási és kiküldetési (napidíj) költségösszesítő; - Átalány alapú menedzsment költségösszesítő; - Saját teljesítéshez kapcsolódó költségek összesítője; Kis támogatás tartalmú számlaösszesítő A 8 millió forintnál kisebb támogatási igényű számlák esetén a számlák hitelesített másolatát kiváltó számlaösszesítőt kötelező benyújtani a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység részére. Amennyiben 8 millió forintnál kisebb támogatási igényű számla nem az összesítőn kerül benyújtásra, a kifizetési kérelmet a KSz feladatokat ellátó szervezeti egység elutasítja. Számlaösszesítő használata esetén egyéb alátámasztó dokumentum benyújtása nem szükséges. A számlaösszesítőben szereplő számlák, bizonylatok és azok alátámasztására szolgáló dokumentumok legkésőbb a záró helyszíni ellenőrzés keretében vizsgálatra kerülnek. Az összesítő táblákat a Pályázati e-ügyintézés felületen egy soron kell rögzíteni, csak az összesen sorok rögzítése szükséges! Felhívjuk a figyelmüket, hogy ÁROP és EKOP projektek esetében a kifizetési kérelmek beadása során nem használható a - Tájékoztatáshoz és nyilvánossághoz (kommunikáció) kapcsolódó számlák összesítője; - Hatósági igazgatási, szolgáltatási díjak, illetékek és vízitársulási hozzájárulási díjak összesítője; - Területszerzéssel kapcsolatos bizonylatok összesítője; Közbeszerzési dokumentumok A benyújtott számlák kifizetésének feltétele, hogy a kedvezményezett a támogatási szerződés megkötéséig, de legkésőbb a kifizetési igénylések benyújtása előtt a felhívásban előírt határidőre a kifizetési igénylésekkel érintett beszerzésekhez tartozó közbeszerzési dokumentumokat megküldje a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység részére a közbeszerzési ellenőrzési útmutatónak megfelelően. A támogatás folyósításának feltétele a közbeszerzés vizsgálata, valamint a megfelelőségi nyilatkozat rendelkezésre állása. Biztosítékadási dokumentumok Amennyiben a Kedvezményezett a 4/2011. (I.28.) Korm. rendelet 33. (8) bekezdése alapján nem mentesül a biztosítéknyújtási kötelezettség alól, a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység az alábbi biztosíték fajtákat fogadja el a) bankgarancia, b) ingatlan jelzálogjog, c) a támogatást igénylő gazdasági társaság vagy nonprofit szervezet cégjegyzésre jogosult vezető tisztségviselőjének vagy legalább 50%-os közvetlen tulajdonrésszel rendelkező tulajdonosának, vagy együttesen legalább 50%-os közvetlen tulajdonrésszel rendelkező természetes személy tulajdonosainak kezességvállalása, d) garanciaszervezet által vállalt kezesség, e) biztosítási szerződés alapján kiállított - készfizető kezességvállalást tartalmazó - kötelezvény, vagy f) az államháztartásról szóló évi CCV. törvény (a továbbiakban: Áht.) 92. (1) bekezdése szerinti állami kezesség 13

14 A közbeszerzési eljárás eredményeként kötött szerződésben a közszféra szervezet kedvezményezett köteles kikötni a közbeszerzési eljárás eredményeként kötött szerződés elszámolható összegének 10%-a és az igényelt szállítói előleg különbözetére jutó támogatás összegének megfelelő mértékű, az Miniszterelnökség javára szóló, a Kbt (6) bekezdése szerinti biztosíték-nyújtás kötelezettségét. A gazdasági társaság vagy nonprofit szervezet szállító cégjegyzésre jogosult vezető tisztségviselőjének vagy legalább 50%-os közvetlen tulajdonrésszel rendelkező tulajdonosának, vagy együttesen legalább 50%-os közvetlen tulajdonrésszel rendelkező természetes személy tulajdonosainak kezességvállalása, vagy garanciaszervezet által vállalt kezesség, valamint az Áht. 92. (1) bekezdése szerinti állami kezesség is elfogadható a szállítói előleg biztosítékaként. 3.1 Projekt előkészítés Előkészítési költség - kivéve a projektmenedzsment költség esetében - kizárólag a projekt támogatási szerződésének hatályba lépésig merülhet fel, csak olyan igazolt költség számolható el, melyhez konkrét eredmény (pl. dokumentum) kapcsolódik. Előkészítési költségek a felhívásban rögzített korlát erejéig számolható el. A projekt megalapozását szolgáló előkészítési tevékenységek megvalósítása nem jelenti a projekt megkezdését. Projekt előkészítése során elszámolható költségek például: - a projekt tervezéséhez, szakmai tartalmának előkészítéséhez kapcsolódó dokumentumok költsége, - a projekt adatlap benyújtásához kapcsolódó dokumentumok készítése, projektmenedzsmenti feladatok, - kötelező előzetes tanulmányok, szükségletfelmérés, helyzetfeltárás, - műszaki tervek, engedélyezési dokumentumok elkészítésének költségei, és ezek hatósági díjának költségei, - közbeszerzés előkészítési tevékenységei (közbeszerzési szakértő díja, hirdetési/hirdetményi költségek, ajánlati/ajánlattételi felhívás elkészítésének költségei, közbeszerzés eredményeként megkötendő szerződések előkészítése), - előkészítéshez kapcsolódó egyéb szakértői, jogi tanácsadás. Az előkészítési időszakban és a projekt végrehajtás alatt felmerült projekt költségeket a projekt menedzsment költségekre vonatkozó korlátok szempontjából egybe kell számítani. Az előkészítési időszakban felmerült projekt menedzsment költségeket az előkészítési költségekre vonatkozó korlátoknál is figyelembe kell venni. 3.2 Igénybe vett szolgáltatások költségei Igénybe vett szolgáltatás költségeihez benyújtandó dokumentumok: Piaci ár igazolása (pl. vállalkozó általi ajánlat) amennyiben a közbeszerzési dokumentumok már benyújtásra kerültek, szükséges hivatkozással megjelölni annak pontos helyét és idejét Szerződés, megrendelő, vagy nyilatkozat arról, hogy nem kötöttek írásbeli szerződést, Számla Kifizetés bizonylata Teljesítés igazolás (Teljesítés igazolás részeként kérjük, az egyes elszámolható költségek és további teljesítést alátámasztó dokumentumokat - lásd az alábbi táblában felsoroltak -) 14

15 Számlaösszesítő (kis támogatástartalmú számlaösszesítő használata esetén a fent felsorolt dokumentumokat nem kell benyújtani) Nyilatkozat szobeli megallapodasrol.docx Egyes elszámolható költségek és további teljesítést alátámasztó dokumentumok Tanulmány, eljárásrend Szakértői díjak, jogi költségek Projektmenedzsment szolgáltatás Nyilvánosság Minőségbiztosítás Könyvvizsgálat Közbeszerzési eljárás lebonyolítása során, központi közbeszerzés esetén felmerülő költségek Közjegyzői, hatósági, igazgatási díjak Egyéb szakmai tanácsadás (pl. fordítás, tolmácsolás) Elektronikus példány az eredménytermékről Elektronikus példány az eredménytermékről Kedvezményezett általi teljesítés igazolás az elvégzett / nyújtott szolgáltatásról Köteles példány (pl. brosúra, plakát, stb.) elektronikus verziója. Amennyiben korábban már benyújtásra került, elegendő a hivatkozás és megjelölni, hogy mely beszámolóhoz került csatolásra. Minőségellenőrzési jelentés elektronikus példánya Amennyiben a projekt megvalósítás időszaka alatt már benyújtásra került, elegendő a hivatkozás és megjelölni, hogy a jelentés hol került becsatolásra Eredeti Könyvvizsgálói jelentés Kedvezményezett általi teljesítés igazolás az elvégzett / nyújtott szolgáltatásról A díjakhoz kapcsolódó hatósági határozatok másolati példánya Kedvezményezett általi teljesítés igazolás az elvégzett / nyújtott szolgáltatásról Képzéssel és képzési anyagokkal kapcsolatos költségek A közszolgálati tisztviselők továbbképzéséről szóló jogszabályokban foglaltak, továbbá a kormánytisztviselői, köztisztviselői továbbképzések minőségi megfelelősségének biztosítása érdekében minden, a közszolgálati tisztviselők részére szervezett továbbképzésről írásban egyeztetni szükséges a Nemzeti Közszolgálati Egyetemmel (továbbiakban: NKE) a következőkről: 1. a tervezett képzést az NKE biztosítja-e, 2. amennyiben nem biztosítja, akkor a tervezett képzés szerepel-e a közszolgálati tisztviselők évi továbbképzési programjegyzékén. Az egyeztetés folyamatáról az NKE honlapján, az alábbi címen ad részletes tájékoztatást: Ugyanitt tölthető le az egyeztetés formanyomtatványa, a bejelentőlap. Kérjük, hogy az egyeztetést minden esetben a továbbképzésenként külön kitöltött Bejelentőlapon kezdeményezzék a projektgazdák. A fenti kérdésekről, valamint a 15

16 továbbképzési programok megvalósításának előkészítésével kapcsolatos további feladatokról az NKE a Bejelentőlapban foglaltakra válaszként megküldendő Nyilatkozatban ad iránymutatást. Amennyiben a képzést sem az NKE, sem a programjegyzék nem biztosítja, akkor a képzés szervezőjének nyilatkoznia kell arról, hogy a tervezett képzés felnőttképzési akkreditációval rendelkezik-e. A felnőttképzési programakkreditációt igazoló dokumentumot a Kedvezményezett vagy Pályázó benyújtja a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egységhez, továbbá azt megőrzi a projekt dokumentációban. Amennyiben a képzés nem rendelkezik felnőttképzési akkreditációval, akkor dönthet a képzésszervező saját képzési program akkreditáltatásán is. Amennyiben mindezek igénybevételére nincs dokumentáltan lehetőség, akkor belső képzésként indítható a képzés, amelyet a Kedvezményezettnek vagy Pályázónak írásban be kell jelentenie az NKE felé. Az éves továbbképzési tervet a munkáltatói jogkör gyakorlója az év közben felmerülő továbbképzési igények alapján módosíthatja. A pályázati útmutatóban nevesített szakmai célokat közvetlenül szolgáló képzési anyagok, e-learning tananyagok előállításának (amennyiben indokolt a projekt keretében végrehajtott (tananyag) fejlesztéséhez és képzéshez kapcsolódó akkreditációs, minősítési, értékelési, regisztrációs díjak), beszerzésének és a képzések lebonyolításának költsége az alábbiak szerint számolható el: Általánosan benyújtandó dokumentumok: Piaci ár igazolása (nettó egymillió forint feletti szerződés/megrendelő esetén), (pl. vállalkozó általi ajánlat) amennyiben a közbeszerzési dokumentumok már benyújtásra kerültek, szükséges hivatkozással megjelölni annak pontos helyét és idejét, Szerződés, megrendelő, vagy nyilatkozat arról, hogy nem kötöttek írásbeli szerződést, Számla, Kifizetés bizonylata, Számlaösszesítő (8 millió Ft támogatás tartalom alatti számlákhoz; számlaösszesítő esetén a fent felsorolt dokumentumokat nem kell benyújtani). A képzési tananyag előállítási költségének elszámolásához benyújtandó további dokumentumok: Képzési program elektronikus formában (ha a szerződés, megrendelő nem tartalmazza), Tananyag elektronikus példánya. amennyiben vonatkozik, az akkreditáció,t minősítést, értékelést, regisztrációt igazoló dokumentum kedvezményezett által hitelesített másolati példánya A képzés lebonyolítása során a következő költségek számolhatók el: Külső, harmadik féltől megrendelt oktatók, előadók díja, Saját teljesítés esetén oktatók bér-, személyi jellegű költségei (3.6. pont szerint), a helyiség bérleti díja, oktatástechnikai eszközök bérleti díja (3.4. pont szerint), a képzéshez közvetlenül kapcsolódó készletnek minősülő fogyóeszközök költségei, (pl. papír, irodaszer), az étkezés költségei, az étkezés költségeit terhelő adó és járulék költségekkel együtt (SZJA, EHO). Az adó és járulék költségeket a számlán, 8 millió Ft alatti támogatás érték alatt a számlaösszesítőn, külön sorban kell feltüntetni. 16

17 Képzésen résztvevők utazási, szállás költsége, amennyiben a Pályázati Útmutató ezt lehetővé teszi A képzés lebonyolítása során felmerülő költségek esetében benyújtandó további dokumentumok: Jelenléti ív hitelesített az adott képzésről elektronikusan, amelyből egyértelműen megállapítható a képzés megnevezése, helyszíne, időtartama (pl.: alkalom, nap, óra), a képzésben résztvevők neve, munkahelye, elérhetősége és a képzésben résztvevők aláírása, Nyilatkozat a bizonyítványok átvételéről, számáról, kiállítás dátumáról Szoftver beszerzéshez kapcsolódó képzés/betanítás/oktatás esetén a képzési tananyag és a képzés sikeres elvégzését igazoló dokumentumok benyújtása nem szükséges. Amennyiben a pályázati felhívás és útmutató másként nem rendelkezik, a képzésre vonatkozó ajánlatokat képzendő személyre lebontva kell kérni, illetve megadni. Továbbá a vállalkozói szerződésnek részleteznie kell az 1 főre eső képzési díjat, amelynek tartalmaznia kell a képzés során felmerülő valamennyi képzési költséget (nem számít bele a tananyagfejlesztés és előállítás költsége). Több alkalmas képzés esetében a képzésben résztvevő személy(ek)nek a képzés alkalmainak minimum 75 százalékán részt kell vennie. Amennyiben a részvételi arány 75 százalék alatti, az adott személy képzési költségei csak a képzésen történő részvétel mértékéig érvényesíthetők. A 75% alatti részvétel részleges elszámolhatósága tekintetében a pályázati útmutató tartalmazhat elszámolhatóságot kizáró feltételt. Az egy alkalmas képzés költsége a megjelent résztvevők arányában fogadható el Rendezvényszervezés költsége A pályázati útmutatóban nevesített szakmai célokat közvetlenül szolgáló rendezvények és a kötelező nyilvánossághoz kapcsolódó rendezvények lebonyolítása az alábbiak szerint számolható el: A rendezvényszervezés megszervezése, lebonyolítása során a következő költségek számolhatók el: Külső, harmadik féltől megrendelt szervezők, lebonyolítók díja, Saját teljesítésnél a szervezők, lebonyolítók személyi jellegű költségei, (3.6. pont szerint) A helyiségek bérleti díja, a technikai eszközök használati díja (3.4. pont szerint), Készletnek minősülő fogyóeszközök költségei (pl. papír, irodaszer), szakmai anyagok, tájékoztatók előállítási költségei, Étkezés költségei, az étkezés költségeit terhelő adó és járulék költségekkel együtt (SZJA, EHO). Az adó és járulék költségeket a számlán, 8 millió Ft alatti támogatás érték alatt a számlaösszesítőn, külön sorban kell feltüntetni. Rendezvényen résztvevők utazási, szállás költsége, amennyiben a Pályázati Útmutató ezt lehetővé teszi. A rendezvényszervezés költségének igazolásához benyújtandó dokumentumok: Piaci ár igazolása (nettó egymillió forint feletti szerződés/megrendelő esetén), (pl. vállalkozó általi ajánlat) amennyiben a közbeszerzési dokumentumok már benyújtásra kerültek, szükséges hivatkozással megjelölni annak pontos helyét és idejét, Szerződés, megrendelő, vagy nyilatkozat arról, hogy nem kötöttek írásbeli szerződést, Számla, Kifizetés bizonylata, 17

18 Számlaösszesítő (8 millió Ft támogatás tartalom alatti számlákhoz; számlaösszesítő esetén a fent felsorolt dokumentumokat nem kell benyújtani). Jelenléti ív hitelesített másolata az adott rendezvényről, elektronikusan, amelyből egyértelműen megállapítható a rendezvény megnevezése, helyszíne, időtartama (pl.: alkalom, nap, óra), a rendezvényen résztvevők neve, munkahelye, elérhetősége és a résztvevők aláírása, A rendezvény szakmai anyaga, fényképek elektronikus formában. A rendezvényre vonatkozó ajánlatokat minden esetben a személyek létszámára lebontva kell kérni, illetve megadni, továbbá a vállalkozói szerződésnek is részleteznie kell a felmerülő költségek 1 főre eső díját. Csoportalapú elszámolás, illetve ezen alapuló szerződés a projekt megvalósítása során nem számolható el. A rendezvények költsége a megjelent résztvevők arányában fogadható el Kommunikációs és marketing költségek Amennyiben a pályázati útmutató lehetővé teszi elszámolhatóak a projekt megvalósításával kapcsolatban felmerülő kommunikációs kötelezettségek és vállalások teljesítése érdekében felmerülő költségek (kötelező nyilvánosság biztosítása az EU arculati előírások szerint) valamint a projekt szakmai céljaihoz kapcsolódó kommunikációs és marketing költségek (pl.: reprezentációs költség, amennyiben nyilvánossághoz kapcsolódik; marketing kampányok; marketingeszközök fejlesztése stb.).. A tervezési felhívás és útmutatóban meghatározott nyilvánosságra vonatkozó korlátok figyelembe vételével történik meg a fenti költségek elfogadása és a támogatás kifizetése. Az elszámoláshoz benyújtandó dokumentumok: Piaci ár igazolás (nettó egymillió forint feletti szerződés/megrendelés esetén), (pl. vállalkozó általi ajánlat) - Számla, - Bérleti szerződés, - Kifizetés bizonylata, - Számlaösszesítő (8 millió Ft támogatás tartalom alatti számlákhoz, számlaösszesítő esetén a fent felsorolt dokumentumokat nem kell benyújtani) - Köteles példány, amennyiben lehetséges elektronikus formában Bérleti díjak Bérleti díjak abban az esetben számolhatók el, ha a pályázati útmutató lehetővé tette, és a projekt megvalósításához szükségesek. Amennyiben nem a teljes bérlemény kerül a projekt terhére elszámolásra, a bérleti díjat arányosítani szükséges. Amennyiben a pályázati útmutató ezt lehetővé tette, a projektmenedzsment tevékenységhez kapcsolódó bérleti díjak elszámolhatóak, ezen költségek közvetett költségeknek minősülnek, a vonatkozó pénzügyi korlátozásokat figyelembe véve. Elszámolható gépjármű bérleti díja, amennyiben ezt a pályázati útmutató megengedi és az utazás bérelt gépjárművel oldható meg a legköltséghatékonyabban. Ennek bemutatása és igazolása a kedvezményezett felelőssége. Az elszámoláshoz benyújtandó dokumentumok: Piaci ár igazolás (nettó egymillió forint feletti szerződés/megrendelés esetén), (pl. vállalkozó általi ajánlat) - Számla, - Bérleti szerződés, 18

19 - Arányosítás módszertana, (ha arányosítással kerül meghatározásra az elszámolás; benyújtása egyszer, az 1. elszámoláskor, ill. változás esetén) - Kifizetés bizonylata, - Számlaösszesítő (8 millió Ft támogatás tartalom alatti számlákhoz, számlaösszesítő esetén a fent felsorolt dokumentumokat nem kell benyújtani). Berlet dijak aranyos elszamolasat alatama 3.3 Saját teljesítés Saját teljesítésnek kell tekinteni, ha a Kedvezményezett bizonyos szolgáltatásokat nem szerez be, hanem saját maga nyújtja, vagy bizonyos tevékenységeket saját maga végez. E tevékenység elszámolható értéke nem haladhatja meg a szokásos piaci értéket, a pénzügyileg rendezett tételek alapján kimutatott közvetlen önköltséget, 4 továbbá az irányadó közbeszerzési értékhatárt. Kedvezményezett felelőssége a piaci árnak való megfelelés. Saját teljesítésként csak azon tevékenységek költségei számolhatóak el, amelyek a Tervezési Felhívás és Útmutatóban az elszámolható költségek körénél megnevezésre kerültek pl. képzés, rendezvényszervezés, nyilvánosság lebonyolítása során a Kedvezményezett által teljesített tevékenységhez kapcsolódóan felmerült költségek. A saját teljesítés elszámolásának a Kedvezményezett szervezet belső szabályzatai alapján szabályosan kiállított belső bizonylatokon, számlákon, kimutatásokon kell alapulnia. Belső szolgáltatások költségének elszámolása esetén az önköltség számítási szabályzat alapján számított, és bizonylatokkal igazolt közvetlen önköltség számolható el (pl. szervezeten belüli nyomda szolgáltatás költsége). A saját teljesítés elszámolásához benyújtandó dokumentumok: - Saját teljesítés összesítő táblázat, - az önköltség számítási szabályzat alapján készült önköltség kalkuláció a tárgyidőszakra vonatkozóan (amennyiben értelmezhető) Amennyiben a saját teljesítés kapcsán személy jellegű költségek merülnek fel, úgy ezen költségek elszámolására a 3.4 Személy jellegű költségek elszámolására vonatkozó rendelkezések az irányadóak. Ebben az esetben nem szükséges a saját teljesítés összesítő táblázat és önköltség számítási szabályzat, illetve saját teljesítésről szóló nyilatkozat benyújtása. 3.4 Személy jellegű költségek A projekt céljának megvalósításban és a projektmenedzsmentben közvetlenül közreműködő munkatársak bére és járulékai illetve egyéb juttatások elszámolhatók. A személy jellegű költségek alapja munkaszerződés, kinevezés, megbízási szerződés, célfeladat kiírás, megállapodás többletfeladat elvégzéséről, túlszolgálat elrendelését igazoló dokumentum, valamint személyes közreműködés díját szabályozó szellemi alkotásra kötött felhasználási szerződés lehet. (továbbiakban: munkabérek). 4 A közvetlen önköltség pontos meghatározását a számvitelről szóló évi C. törvény 51 (1) és (2) 19

20 Célfeladat kiírása során figyelembe kell venni a évi CCI. törvény a közszolgálati tisztviselőkről ában foglalt előírásokat. A célfeladat kiírásnak javasolt tartalmaznia a projekthez kapcsolódást, a projekt azonosítót, a projektben végzendő tevékenységek felsorolását, a feladat elvégzésének időszakát, a teljesítés elismeréséhez kapcsolódó feltételeket. Amennyiben a munkavállaló munkaidejének csak egy részében foglalkozik a projekttel, a munkabérének az arányos része számolható el. Ekkor a munkavállaló munkaköri leírásából ki kell derülnie, hogy a munkavállaló projektben végzett tevékenysége (valamely arányban) munkaköri feladatát képezi. Amennyiben a projektre fordított munkaidő aránya előre nem tervezhető, az csak a munkaidő-nyilvántartásból állapítható meg egyértelműen, úgy a munkaköri leírásnak az arányosítás mértékét nem kötelező tartalmaznia. A költség elszámolás alapja a munkaidő-nyilvántartás, amelyből egyértelműen megállapítható az adott időszakra eső költség, valamint a projektre fordított idő aránya. Munkaszerződéssel illetve kinevezéssel a projektben foglalkoztatott személyekhez kapcsolódóan a munkaszerződés, kinevezés másolati példányának benyújtása helyett elfogadható a munkáltató nyilatkozatának benyújtása a foglalkoztatásról, amely tartalmazza legalább a munkavállaló nevét, projektben végzett tevékenységét, bruttó bérét és a projektre fordított munkaidő arányát. Az ÁROP és EKOP kiemelt projektek esetében a személyi jellegű költségek elszámolásához alátámasztó dokumentumok benyújtása nem szükséges. Kiemelt projektek esetében a személyi jellegű költségek elszámolásához és alátámasztásához a kifizetés igénylés keretében kizárólag csak a személyi jellegű költségek összesítő tábláját és az esetlegesen hozzá tartozó részletező táblát szükséges benyújtani az alábbiak szerint: - elektronikus benyújtás esetén aláírt, szkennelt.pdf és.xls formátumban; - papír alapon történő benyújtás esetén eredeti példányban és elektronikus (.xls) formátumban. Az alátámasztó dokumentáció megléte a projektgazdánál ezen elszámolások esetében is kötelező, azok legkésőbb a záró helyszíni ellenőrzés keretében vizsgálatra kerülnek. Amennyiben az ellenőrzés során szabálytalanul kifizetett tételek kerülnek feltárásra, az a Kedvezményezettől visszakövetelésre kerül. Fentiek a pályázatos konstrukciókban támogatást nyert projektekre nem vonatkoznak, ezeknél továbbra is a teljes körű elszámolás benyújtása szükséges. Amennyiben az alátámasztó dokumentációk nem kerülnek benyújtásra, a Közigazgatási Programok Lebonyolítási Főosztály a vonatkozó jogszabályok szerint jár el. A munkabérek, valamint járulékok kifizetésének időpontja meghaladhatja a projekt fizikai befejezésének időpontját, azonban a kifizetési igénylés benyújtásáig az elszámolni kívánt tételek pénzügyi rendezésről a Kedvezményezettnek gondoskodnia kell. Lehetséges a munkabérek valamint az ezeket terhelő járulékok elszámolását két külön kifizetési igénylés keretében szerepeltetni. Minta munkáltatói nyilatkozatra: Munkáltatói_ig_foglal koztatasról_minta.doc Nem elszámolható a jutalom illetve az olyan jutalom jellegű kifizetés, amely mögött a teljesítés nem igazolható! 20