BEOSZTAS: rektor általános rektor-helyettes nemzetközi rektorhelyettes. tudományos rektorhelyettes

Átírás

1 (JID. i j q (1 I ' SZOLNOKI FOISKOLA VEZETOSÉGI ÁTVIZSGÁLÁSJEGYZOKÖNYVE Készült:.~t:~S?~...\. :~.9~.. ~ :.~:...'~~w.~..bú2~.ml Jelenlévok: NEV: Dr. Törzsök Éva Dr. Vermes Pál Dr. Kacsirek László Dr. Székely Péter Dr. Bíró István Szutorisz-Szügyi Boda Mihál Bozsó Károlyné He~edus Eva Csongor BEOSZTAS: rektor általános rektor-helyettes nemzetközi rektorhelyettes tudományos rektorhelyettes oktatási rektor-helyettes kommunikációs igazgató MIR vezeto gazdasági foigazgatóhelyettes belso auditor ALAIRAS Kelt: SZOlnok,200( év.~ hó ~ nap ISO100' 1210lZsgg7 1/4

2 <w!. VEZETOSEGIATV1ZSG SZOLNOKI FOISKOLA S JEGYZOKÖNYVE Vizsgálat tárgya A belso ellenorzés eredményei Belso auditok eredményei, Audi~elentés (B8224) A partneri észrevételek, reklamációk és elégedettség trendje Ertékelés, megállapítás Az éves összegzo jelentés alapján és a vezetoi intézkedések eredményeire építve megállapította, hogy a korábbi vezetoségi átvizsgálást követoen megtörtént a folyamatba épített vezetoi ellenorzés rendszerének felülvizsgálata, az intézkedési terv alapján új szabályzat készült. A folyamatba épített ellenorzési kötelezettség szabályozása javította az ellenorzés folyamatának zártságát. A belso ellenorzés által elvégzett vizsgálatok azonban arra utalnak, hogy a nyilvántartások még teljesebb zártsága érdekében további intézkedéseket kell tenni. Feladat a TÜSZ informatikai alapú számviteli és nyilvántartási rendszer alacsony zártságú fokozatban történo muködtetése. Ennek érdekében folyamatossá kell tenni a munkatársak képzését. Felelos: Fajcsák I<ároly gazdasági foigazgató. Határido: december 31. Az 5S vizsgálat megtörtént. Megállapítható, hogy a "B" épületben a korábbi kollégiumi szint munkahelyekké történo átalakításával a munkatársak elhelyezése javult, a campus megépítésének elokészítése jó ütemben halad. Problémát jelent az oktatási termek állapota, a berendezési tárgyak meghibásodása esetén az intézkedés késik. Ennek egyik oka, hogy a jelzések nagy átfutási idovel kerülnek el az intézkedésre jogosulthoz. A vezetés a hallgatói elégettség-vizsgálat eredményeinek áttekintése alapján megállapította, hogy a tantervi struktúrával kapcsolatban eroteljesen megoszlanak a vélemények. Különösen problémát jelent a hallgatók számára egyes tantárgyaknál a tantárgyi kapcsolatok rendezedensége. Elofordul átfedés, a már oktatott ismeretek megismédése. A képzési célokkal való azonosulás összessége elfogadható, a hallgatók többsége azokról tájékozott, egyes tantárgyak esetében a képzés célját illetoen bizonytalanság tapasztalható. A szakmai gyakorlatok hasznosságát a hallgatók látják, a kivitelezés színvonala azonban javítandó. Örvendetes, hogy javulónak értékelik a tanterv rugalmasságát, különösen oldódott az elofeltételként meghatározott tárgyak aránya. A hallgató infrastruktúrát illetoen kritika érte a kollégiumok színvonalát. Elfogadható elégedettséget tapasztaltunk. Elorelépést jelenthet a folyamatban lévo kollégiumi rekonstrukció. Kulturális lehetoségek, életmód, sport tekintetében megállapítható, hogy a hallgatók a lehetoségekkel alacsony szinten élnek. Kifejezetten kedvezoden a hallgatók ún. visszatérési szándéka, hogy a foiskolán második diplomát szerezzenek. A kidolgozott intézkedések alapján a foiskola új me oldásokkal se 'tette a hall tók sikeres ter esítésének C(~~ ISO..,' 2/ S17

3 VEZETOSÉGI SZOLNOKI ÁTVIZSGÁLÁS JEGYZOKÖNYVE FOISKOLA feltételeit. A vezetés fontos és eredményes lépésnek tar~a az 00. go-kard rendszer meghonosítását, melynek keretében ingyenes korrepetációra nyílik lehetoség. A foiskola áttekintette a foiskola oktatóinak és dolgozóinak viszonyát az intézményi szervezethez. Az oktatók és nem oktatók körében egységes kérdoív készült. A munkaköri feladatok meghatározottsága tekintetében a vélemények pozitívak, ugyanakkor a nem oktatók körében a munkatársak képzéséhez nyújtott támogatást nem tar~ák kielégítonek. A vezetés munkáját illetoen a vélemények jórészt támogatók, a vezetok döntésképességévei kapcsolatban azonban jelentos kritikát fogalmaztak meg. Lényeges, hogy az intézmény vezetoinek újdonság iránti nyitottságát magasra értékelik. A munkakörülményeket illetoen a dolgozók által használt technikai felszerelések színvonalát érte a legnagyobb kritika. Az informatikai ellátottság megfelelo. Az étkezési lehetoségeket és a testmozgás támogatottságát alacsony színvonalúnak tar~ák. Mind az oktatók, mind a nem oktatók körében az intézmény által biztosított jövedelem az elfogadhatóság határán jelentkezett. A szervezet és a kommunikáció értékelése során az intézmény belso kommunikációját gyengének ítélték meg mind az oktatók, mind a nem oktatók. Pozitív, hogy mind az oktatók, mind a dolgozók több mint kétharmada bízik az intézmény jövojében. A vezetés a kérdoíves értékelés tapasztalatai alapján a következoket lá~a szükségesnek: 1. Készüljön intézkedési terv a foiskolán oktatott tantárgyak áttekintésére, a párhuzamosságok kiszfuésére. Felelos: Dr. Székely Péter fakultásvezeto Határido: november Át kell tekinteni az intézményen belüli információáramlás folyamatát, intézkedéseket kell kidolgozni annak javítására. Felelos: Szutorisz-Szügyi Csongor kommunikációs igazgató, Dr. Boda Mihály fotitkár Határido: október 30. Az intézmény muködésére vonatkozó indikátorok A vezetés megállapította a TIK vezeto jelentése alapján, hogy a költségtérítéses hallgatói létszám további csökkenésévei kell számolni. Megállapította, hogy az elmúlt év tapasztalatai alapján tett intézkedések, amelyeknek célja elsosorban a lemorzsolódás ok arányának mérséklése volt, eredményesnek bizonyultak. Bevált a go-kard rendszer, a jelentos lemorzsolódást eredményezo tantárgyak tanterven belüli eltolása, több félévre történo széthúzása csökkentette az elso szemeszterekben a hallgatói terhelést. A további létszámcsökkenés okai elsosorban demográfiai eredetuek. Befolyásoló körülmény az is, hogy nott a konkurencia. ftjv ~~» ISO..., t7 3/9

4 VEZETOSÉGI ÁTVIZSGÁLÁSJEGYZOKÖNYVE Feladat: a szakok tagozatonkénti felvételi keretszámainak felülvizsgálata, esedeges átstrukturálása, újabb vonzó hallgatói szolgáltatások bevezetése. Felelos: Dr. Székely Péter fakultásvezeto, Szutorisz-Szügyi Csongor kommunikációs igazgató Határido: október 30. Feladat: módosítani szükséges az intézmény minoségpolitikájának fo irányát, mivel a demográfiai mélypontra tekintettel a hallgatói állomány megtartása helyett a hallgatói létszám stabilizálása lehet cél Felelos: Dr. Boda Mihály fotitkár A vezetés áttekintette a Szolnoki Foiskolán végzett hallgatók életpálya kutatásának eredményérol készült tanulmányt. Megállapította, hogy a végzett hallgatók elhelyezkedési aránya összességében megfelelo, 80 % körüli. A szakmai ismeretek hasznosíthatóságával kapcsolatban a levelezo és távoktatás tagozatos hallgatók kiváló minosítést adtak, a nappali tagozatos hallgatók is jónak ítélték. A vendéglátás és szálloda szakon végzetteknél negatívabb volt a megítélés. A végzett hallgatók szükségesnek tar~ák az ismeretanyag piac által meghatározott igényekhez történo közelítését, a gyakorlatorientált képzés fejlesztését. A muködo szakirányok közül a marketing szakirány hasznosságát emelték ki, de hasonlóan hasznos minosítést kapott az EU és a logisztika szakirány. A controlling, a vidékfejlesztés, a gazdasági diplomácia piacképességének megítélése inkább negatív. A végzett hallgatók jelentos része igényli az intézménnyel történo folyamatos további kapcsolattartást. A kapcsolat formái között a szakmai kapcsolatok igénye volt a legerosebb az évfolyam találkozó mellett. Jelentos a hajlandóság az öregdiák klub létrehozása iránt. 1. Meg kell vizsgálni, milyen eszközökkel fejlesztheto a képzés gyakorlatorientáltsága. Felelos: a foiskola szakfelelosei Határido: január Meg kell tervezni a végzett hallgatókkal való kapcsolattartás rendszerét igazodva az OKM által meghatározott feladatokhoz. Felelos: Szutorisz-Szügyi Csongor kommunikációs igazgató Határido: december 31. A vezetés a korábbi vezetoségi átvizsgálás áttekintése alapján megállapította, hogy a forrás szerzo tevékenység hatásfoka csak kismértékben javult. A szakképzési hozzájárulásból történo részesedés továbbra is szerény, a tett intézkedések nem kielégítoek. A vezetés szükségesnek tar~a a növelés érdekében személyi érdekeltségi rendszer kidolgozását és bevezetését. ftjv crmiw~ ISOlOOt ml 4/9

5 VEZETOSÉGI ÁnnZSGÁLÁSJEGYZOKÖNYVE Felelo: Fajcsák Károly gazdasági foigazgató Határido: november 10. A korábbi átvizsgálás alapján intézkedések történtek a pályázatfigyelés javítására. A vezetoség növelte a pályázati iroda létszámát. A fejlesztésben növekedett a pályázaton elnyert források szerepe. Ugyanakkor e tevékenység túlságosan a pályázati irodára korlátozódik. Bovíteni szükséges a pályázati tevékenységben résztvevok körét. Feladat a személyes érdekeltség megteremtése. Felelos: Fajcsák Károly gazdasági foigazgató Határido: december 31. Felnottképzés-önértékelésnek ki kell terjednie a képzési tevékenység elemzésére, intézmény által elért eredményekre - az intézmény szakmai és civil közéletben kifejtett tevékenységének bemutatására, - - a képzésben részt vevok képzést értékelo véleményének bemutatására a tanfolyam szervezésérol, a tananyag minosítésérol, az eloadók, az oktatók értékelésérol, a felnottképzési szolgáltatásokról, az elozetes tudásszint mérésérol, illetve az ennek lehetoségérol való intézményi tájékoztatásról, a tárgyi feltételek megfeleloségérol, - az intézmény alkalmazottainak és az oktatóknak az intézményrol és a képzésben nyújtott teljesítményérol alkotott véleményére, - az intézmény képzési tevékenységének kulcsfontosságú eredményeire, illetve mutatóira A foiskola felnottképzési tevékenységének súlya az intézmény képzési környezetében növekedett. Ennek fontos lépése volt, hogy részt veszünk az ún. TISZK pályázatban több középiskolával együttmuködve. Megalakult a Felnottképzési Központ mellett a tanácsadó testület, a foiskola több regionális szakképzéssei foglalkozó bizottságban vesz részt. A képzéseinkben résztvevoktol származó visszajelzések pozitívak, a munkaero-piaci képzésekre benyújtott pályázataink eredményesek. A felnottképzési tevékenység minoségbiztosítási folyamatának kiépítése az átalakítással együtt megtörtént. A képzésben résztvevok véleményének értékelése csaknem teljes köru. Az elozetes tudásszint mérés bevezetése folyamatos. A felnottképzés kommunikációs és információs rendszere jól muködik. 1uv «miw~ 1$ l5ti7 5/9

6 VEZETOSÉGI ÁnnZSGÁLÁSJEGYZOKÖNYVE A javító és fejlesztó (megelózó) tevékenységek eredményei Az esedegesen megváltozott körülmények számbavétele A minóségfejlesztési munka eredményei A küldetés, a jövókép, a minóségpolitika és a célok (IFT, Intézkedési tervek (f5611) megvalósulásának értékelése A Minóségirányítási Kézikönyv és az Eljárások Kézikönyvének felülvizsgálati eredményei. A MIR fejlesztésének szükségessége és/vagylehetósége A költségtérítés es hallgatói létszám folyamatos csökkenése a jelenlegi kapacitások fenntartása mellett a foiskola pénzügyi helyzetét nehezítheti. Ezért felül kell vizsgálni, hogy a kapacitások mennyiben állnak arányban az ellátandó feladatokkal és a finanszírozhatóság érdekében a szükséges kapacitáscsökkentést el kell végezni. Felelós: Fajcsák Károly gazdasági fóigazgató Határidó: október 30. A kapacitások és a feladatok összhangjának megteremtése érdekében elkészült a foiskola Foglalkoztatási Követelményrendszere. Ez új alapokra helyezi a kapacitások hasznosítását. Fontos eredmény, hogy az ellátandó feladatok és a rendelkezésre álló kapacitások összehangolásával a feladatok ellátásának új szemléletét alakítjuk ki. A vezetoség korábbi átvizsgálás során az új körülmények között helyesen koncentrált az új Felsooktatási törvény hatálybalépésére és az MFK sorra kerüló integráció kapcsán elóálló helyzetre. A kidolgozott intézkedési tervek végrehajtása - a törvény hatálybalépésének eltolódását figyelembe véve - megfeleló ütemu volt. Az MFK-val történó integráció elokészítése szervezetten történt, a feladattervben meghatározottak teljesültek. A legjelentósebb eredmény a folyamatba épített vezetoi ellenórzés új rendjének kialakítása, az új foglalkoztatási követelményrendszer kidolgozása, a dolgozókkal kötött egyéni feladat-meghatározó megállapodások hatályba léptetése, a felsooktatási intézmények általános folyamatszabályozási modelljének kidolgozásában történo részvétel és az új BSc szakokon történo oktatás beindítása. Megállapí* a vezetés, hogy a korábbi átvizsgálás alapján a Hallgatói Információs Központ muködése stabilizálódott. Intézkedés nem szükséges. A vezetés megállapítja, hogy a küldetés, a jövókép meghatározása továbbra is érvényes. Az Intézményfejlesztési Terv végrehajtása rendben folyik, a campus építésére, a kollégium korszerusítésére vonatkozó szerzódések létrejöttek. A célok áttekintése kapcsán szükségesnek látja a hallgatói létszámra vonatkozó célok felülvizsgálatát, újrafogalmazását, emellett nagyobb hangsúlyt kíván adni céljaiban a felnottképzési tevékenység fejlesztésének. Folyamatosan figyelemmel kísérte az intézmény vezetése az intézményi folyamatokat, és a szükséges korrekciókat mind a Kézikönyvben, mind az Eljárások Kézikönyvében, mind a Minoségpolitikában átvezette. A vezetés úgy látja, hogy január 1-el kezdódó felkészüléssei és április 1-el történó bevezetéssel augusztus 30-ig a minóségirányítási rendszer a Muszaki és Mezógazdasági Fakultásra is kiterjeszthetó. 1uv e(<rolw"d> n7 619 OM azonosító:fi47616

7 VEZETOSÉGIÁTVlZSGÁLÁSJEGYZOKÖNYVE Minoségirányítási rendszer feltételei (személyi, tárgyi) A belso hibák, reklamációk jellege, gyakorisága és a trendek értékelése. A helyesbíto és megelozo feladatok kiértékelése, Intézkedési terv (f5611) kidolgozása A beszállítók/ alvállalkozók minosítése, a beszállítói lista jóváhagyása (N7413) Az oktatók minosítése, az oktató lista jóváhagyása (N7 411) A szakértok minosítése, a szakértoi lista jóváhagyása (N7412) Jelenleg megfeleloek, adottak. Megvalósul az a cél, hogy az intézmény új minoségirányítási vezetot jelöl ki. A jövoben a minoségirányítási vezetoi feladatokat Dr. Vermes Pál általános rektorhelyettes lá~a el. Bár javulást értünk el, továbbra sem elég következetes a vezetés a nem megfelelo munka következményeinek alkalmazásában. Az intézkedések között jelentos hatású a Foglalkoztatási Követelményrendszer bevezetése. Bünteto feljelentéssel az intézmény egy esetben élt. A pénzügyi helyzet romlása miatt a szállítói reklamációk továbbra is jelentkeznek. A vezetés intézkedéseket tett a korábbi 8-10 napos fizetési határido 30 napra történo felemelésére szerzodéseinkben. Havonta áttekinti a kötelezettségek nagyságát, a fizetések ütemezését. Ezek eredményeként a fizetés teljesítésének elhúzódását sikerült mérsékelni. Továbbra is feladat a kötelezettségvállalás tervezése és a pénzügyi teljesítés tervének folyamatos figyelemmel kísérése. Felelos: Fajcsák Károly gazdasági foigazgató A döntések végrehajtása továbbra is lassú. A határidos feladatok folyamatos számbavétele, a felelosök és határidok megjelölése nem eredményezett jelentos javulást. A továbblépés feltétele a döntéseket megalapozó elsosorban gazdasági információs rendszer fegyelmezettebb muködtetése. A vezetoség áttekintette a beszállítók listáját és azt jóváhagyta. A vezetoség értékelte a minosített oktatók körét és azt jóváhagyta, azzal a megjegyzéssel, hogy a Foglalkoztatási követelményrendszer és a Humánero forrás Ügyrend vonatkozó fejezeti alapján a minosítés rendszerét át kell fogalmazni a Minoségirányítási eljárásban. Határido: december 15. Felelos: Dr. Boda Mihály A vezetés elvégezte a minosített szakértok körének áttekintését és jóváhagyta azok listáját. A munkatársak minosítése és a képzési folyamatok értékelése. Az éves képzési terv (f6212) kidolgozása/ értékelése A vezetés az új Foglalkoztatási Követelményrendszer kidolgozásával egyidejuleg új minosítési rendszert vezetett be. Az új minosítési rendszer az éves feladatrögzíto megállapodásokon nyugszik. Alkalmasnak látja arra, hogy annak alapján érdemi minosítés, értékelés történjen. Az éves képzési terv végrehajtása rendben folyik, a tanulmányi szerzodéseket a vezetoség áttekintette és korszerusítette ISO100' /9

8 VEZETOSÉGI ÁTVIZSGÁLÁSJEGYZOKÖNYVE Beruházási, fejlesztési javaslatok A vezetés megállapította, hogy az elfogadott Intézményfejlesztési Terv megalapozott volt. Az új campus megépítésére vonatkozó szerzodéskötés, a közbeszerzési eljárás elindítása megtörtént. Az informatikai fejlesztés idoarányos. Eves belso audit program (f8221) meghatározása Egyéb megállapítások. A vezetés az éves belso audit programot áttekintette, megállapította, hogy változtatással az megfelelo. A vezetés úgy ítéli meg, hogy a szervezetfejlesztés, korszerusítés, a gazdálkodás rendszerének korszerusítése folyamatos feladatot jelent. Nagy súlyt helyez arra, hogy a szervezet, a gazdálkodási rendszer, az érdekeltség és a szükséges kapacitás hatékony felhasználása összhangban legyen. Feladat: Az új rendszer alapjainak kidolgozása november 30-ig. A vezetés áttekintette az általa kidolgozott intézkedési tervek megvalósulását. Megállapította, hogy az 1. számú intézkedési terv az MFK-val történo integrációról maradéktalanul teljesült. A 2. sorszám alatt jóváhagyott MBS program indításáról szóló intézkedési terv céljai megvalósultak, a Liverpooli Egyetemmel tervezett képzés a muködési engedélyt megszerezte. A 3. számú TDK Konferencia szervezésére szóló intézkedési terv a résztvevok nagy elégedettségére megvalósult. A 4. számú tudományos munka fejlesztésére elfogadott intézkedési tervben foglaltak szintén teljesültek. Az 5. szám alatt elfogadott kapcsolatok fejlesztése megnevezésu intézkedési tervben foglaltak megvalósítása csak részben történt meg. Helyi szinten a gazdálkodókkal, azok szakmai szervezeteivel a kapcsolatfelvétel megtörtént, realizálása azonban az indokoltnál jobban elhúzódik. A vendégprofesszorok cseréjére vonatkozó elgondolásaink csak részben teljesültek. A 6. sorszámú a munkatársak képzésére vonatkozó intézkedési tervben foglaltak maradéktalanul teljesültek azzal, hogy az oktatók szakmai ismereteinek bovítését szolgáló tanszéki muhelybeszélgetések és módszertani továbbképzések továbbra is feladatot jelentenek. A 7. sorszámú, oktatásfejlesztés témájú intézkedési terv megvalósult, az EU-s tantárgyfejlesztés és az ismeretek elsajátításában nagy szerepet játszik az Európai Tanulmányi Központ. Megtörtént az új típusú jegyzetek és a multimédiás háttér kialakítása a távoktatás területén. Felújításra került a Touring Hotel, a tanutazási irodát azonban még nem sikerült létrehozni. 1uv <r'~,» ISO"'" 12tO,zm7 OM azonosító:fi /9

9 VEZETOSEGI ATVIZSGALASJEGYZOKÖNYVE A 6. sorszámú a munkatársak képzésére vonatkozó intézkedési tervben foglaltak maradéktalanul teljesültek azzal, hogy az oktatók szakmai ismereteinek bovítését szolgáló tanszéki múhelybeszélgetések és módszertani továbbképzések továbbra is feladatot jelentenek. A 7. sorszámú, oktatásfejlesztés témájú intézkedési terv megvalósult, az EU-s tantárgyfejlesztés és az ismeretek elsajátításában nagy szerepet játszik az Európai Tanulmányi Központ. Megtörtént az új típusú jegyzetek és a multimédiás háttér kialakítása a távoktatás területén. Felújításra került a Touring Hotel, a tanutazási irodát azonban még nem sikerült létrehozni. A 8. számú szervezetfejlesztés címet viselo intézkedési tervben foglaltak megvalósítására megfelelo intézkedéseket tett a vezetés. A cselekvési sorrend 1. és 4. számú lépése alapján megtörtént a tanszéki igények tervezése és a tanszéki költségkeretek meghatározása. Tisztázódtok a legfontosabb profit- és költségközpontok. A cselekvési sor 2., 3. és 8. lépése vonatkozásában a kompetenciák felmérése megtörtént, a Gazdasági Igazgatóság Szervezeti és Muködési Szabályzatát a szenátus elfogadta. Az 5. lépés keretében megvizsgáltuk a lehetoségeket és úgy döntöttünk, hogy az intézmény sportbázisa a megalapítandó Kft. keretében muködjön. A 6. lépés részeként áttekintettük a Nyelvi Intézet tevékenységét, meg kellett azonban állapítanunk, hogy profitcentrumként történo muködtetésének jogi akadályai vannak. A 7. lépés keretében átvilágítottuk a Felnottképzési Központ tevékenységét, a bevételi kötelezettség tervezésével lépést tettünk a profitcentrumként történo muködtetés irányába. Mellékletek:D V égminosítés:~ o (összesen oldal) A minoségügyi rendszer muködését átvizsgáltam és az ISO 9001:2000 szabvány szerint me2felelonek minosítem. Az átvizsgálás alapján a 0 /200. sz. intézkedési terv (TS611) képzodött. Szolnok 200~.0<3.;lro,. o. ály i vezeto Jóváhagyta: f'vwej Dí Vermes Pál Általánosrektor-helyettes 15OIOOt t7 9/9