E-számla termékleírás

Átírás

1 termékleírás

2 TARTALOMJEGYZÉK 1. BEVEZETŐ 3 2. TÖRZSADATOK (ÉRTÉKESÍTÉS\TÖRZSADATOK\VEVŐK) Számlázási mód Példányszám 6 3. VEVŐI RENDELÉS (ÉRTÉKESÍTÉS\RENDELÉSEK KEZELÉSE\VEVŐI RENDELÉSEK) Számlázási mód Vevői rendelés állapotai 8 4. SZÁMLA (ÉRTÉKESÍTÉS\RENDELÉSEK KEZELÉSE\SZÁMLÁK) Számla típusai Számlázási mód E-számla állapotai (Számla fejléce nézet) SZÁMLA KIÁLLÍTÓJA NYOMTATÁS Vevői rendelésből Számlából MÁSODPÉLDÁNY KEZELÉSE KÖTEGELT HITELESÍTÉS TÁROLÁS - ARCHIVÁLÁS Tárolás Archiválás KÜLDÉS EGYÉB BEÁLLÍTÁSOK edocumentconfig.xml Paraméterként küldött egyéb információk POSTAFIÓK 27 2/27

3 1. Bevezető E-számlázás és E- dokumentum menedzsment (NetLock licence, szolgáltatások +Corvex fejlesztés) Az adminisztrációban az elektronikus számlázás lehetőségének megteremtésével csökkenthetők a vállalkozás költségei. A projekt keretében megvizsgáljuk, hogy mely területeken érdemes leginkább bevezetni az elektronikus számlázást (eredeti számlák, vagy másodpéldányok elektronikus megőrzése), majd a NetLock hitelesítés szolgáltató partnerrel közösen létre is hozzuk az add-on terméket. Ehhez közösen elemezzük a lehetőségeket, megtervezzük a terméket, beszerezzük és illesztjük azokat a szoftverkomponenseket, amelyekkel a nyilvános kulcsú kódolással megteremthető a számlázásban a hiteles és bizalmas elektronikus kommunikáció. A létrehozott elektronikus dokumentumok hatékony kezeléséhez egy megfelelő, mélyen az Infor ERP COM folyamataiba illesztett dokumentum-menedzsment funkcionalitásra is szükség van. A létrehozott dokumentumokat manuális beavatkozás nélkül el kell tudni tárolni, ill. a tárolt, hitelesített elektronikus dokumentumokat közvetlenül el kell tudnia érni a felhasználónak a megfelelő pontokról. Az elektronikus számlázásnak az infor ERP COM vállalatirányítási rendszerbe történő fejlesztése során elsősorban a jogszabályoknak való megfelelést és a felhasználók által könnyen elérhető funkcionalitást helyeztük előtérbe. A kapcsolódó funkciók a rendszer felhasználói által ismert logikával épülnek be az egyes folyamatokba. Jelen dokumentumban részletesen bemutatásra kerül az elektronikus számlázáshoz kapcsolódó felhasználói felület, a kapcsolódó funkciók, továbbá a helyes működéshez alapvetően szükséges beállítások. 3/27

4 2. Törzsadatok (Értékesítés\Törzsadatok\Vevők) 2.1. Számlázási mód E-számla A partnertörzsben szükséges egy új jelölő, melynek segítségével törzsadat szinten jelölhetőek azok a partnerek, akiknek az alapértelmezett számlázási mód az E-számla. Az számlázási mód kizárólag törzsadat szinten módosítható. A folyamat következő szintjein vevői rendelés, számla - kizárólag informáló jelleggel van jelen. E-számla esetén a másodpéldány kezelése nem értelmezhető. 1. ábra E-számla típusú számlázási mód 4/27

5 Papíralapú Papíralapú számlázási mód esetén már a korábban megvalósított számlázási mód érvényesül, annyiban kiegészítve, hogy lehetőséget kell biztosítani a másodpéldány eleltronikus úton való megőrzésére (lásd: 6. Számlázási mód). 2. ábra Papíralapú számlázási mód 5/27

6 2.2. Példányszám E-számla Amennyiben a felhasználó E-számla számlázási módot választott, érvényét veszti a számla példányszáma, így a Bizonylatadatoknál a számla példányszámának megadására szolgáló mező, ebben az esetben nem szerkeszthető. Ekkor a számla példányszámának alapértelemezett értékét (1) a rendszer automatikusan kitölti. Papíralapú számla Papíralapú számlázási mód esetén továbbra is megadható a számla példányszáma. 3. ábra Számla példányszáma E-számla esetén 6/27

7 3. Vevői rendelés (Értékesítés\Rendelések kezelése\vevői rendelések) 3.1. Számlázási mód Rendelés fejléce A vevői rendelésben a törzsadatoktól eltérően már nem módosítható a számlázási mód. Ez a Rendelés fejléce nézetben a Bizonylatok/költségek lapfülön tekinthető meg. A számla példányszáma kizárólag papíralapú számlázási mód esetén módosítható. 4. ábra Vevői rendelés/számlázási mód 7/27

8 3.2. Vevői rendelés állapotai A vevői rendelés állapotai a normál működéshez képest nem változnak. Új állapota a számlának lesz, mely a hitelesítés státuszára vonatkozik (lásd: E-számla állapotai (Számla fejléce nézet)). 8/27

9 4. Számla (Értékesítés\Rendelések kezelése\számlák) 4.1. Számla típusai Normál E-számla 9/27

10 Sztornó Előleg Rész-számla Végszámla Helyesbítő Jóváíró Proforma: kérdés, hogy szükség van-e itt hitelesítésre? 10/27

11 Elektronikus Másodpéldány 11/27

12 4.2. Számlázási mód A számlázási mód a Számla fejléc nézetében hasonlóan a vevői rendeléshez már nem módosítható. 5. ábra Számla/Számlázási mód 12/27

13 4.3. E-számla állapotai (Számla fejléce nézet) A számla állapotai a normál működéshez képest nem változnak. A hitelesítés állapotának ellenőrzése céljából azonban teljesen új állapotjelző objektum áll rendelezésre, mely megtalálható a Számla modulban az adott számla megnyitását követően a számla fejléc nézetében. Amennyiben az E-számla állapota üres, úgy minden bizonnyal nem értelmezhető az említett állapot. Ez tipikusan papíralapú számla használata esetén érvényes, mindamellet, hogy a másodpéldányok kezelése inaktív. Folyamatban Nem volt se olvasó, se kártya. 13/27

14 Hitelesítve 14/27

15 5. Számla kiállítója A rendszer tárolja azt a felhasználót, aki a számla kiállítását kezdeményezte. Ez a számla fejléc nézetében a Bizonylatok/költségek fülön tekinthető meg. Megjegyzés: kizárólag az a személy írhat alá az infor ERP COM-ban, akinek a tanúsítványa megtalálható a felhasználói tanúsítványok könyvtárában a login névvel megegyező néven eltárolva. (Lásd: felhasználói tanusítvány). 15/27

16 6. Nyomtatás 6.1. Vevői rendelésből Bizonylat rögzítése Vevői rendelésből indított számla nyomtatásánál szükséges egy új jelölőnégyzet (E-számla), mely azt jelöli, hogy a számla E-számla formátumban fog elkészülni. A jelölő ezen a szinten módosítható. Papíralapú számla esetén az E-számla felirat kiszürkített, a checkbox nincs bejelölve és inaktív. 6. ábra E-számla készítés a Vevői rendelésből 16/27

17 Sztornó Alapértelemezés szerint amennyiben egy számla elektronikus formában készült el, akkor a folyamat további szintjein is E-számla fog készülni, tehát a sztornó esetén az E-számla felirat kiszürkített és a checkbox nem változtatható. Papíralapú számla esetén az E-számla melletti checkbox nincs kiválasztva, mely természetesen inaktív és nem módosítható. 17/27

18 Ismételt nyomtatás Ismételt nyomtatás esetén az e-számla hitelesítési állapotától függően a megfelelő könyvtárban lévő PDF-et kell megnyitni. E-számla ismételt nyomtatása és a elektronikus másodpéldány használata esetén a példányszám nem akív mező! Papíralapú számla esetén az E-számla melletti checkbox nincs kiválasztva, mely természetesen inaktív és nem módosítható. Elektronikus másodpéldány kezelése esetén az ismételt nyomtatás a letárolt PDF-et nyitja meg. E-számla és elektronikus másodpéldány esetén a példányszám alapértelmezetten 1 és az nem módosítható. A PDF megnyitását kezelő program elérhetőségét a VPPS.INI fájlban szükséges megadni. VPPS.INI bejegyzés: [EDOCUMENT] PDFOpenerLocation= C:\...\x.exe 18/27

19 6.2. Számlából Bizonylat rögzítése (ugyanígy helyesbítés esetén is) Hasonló módon a vevői rendelésnél, itt is szükség van az E-számla jelölésére. A jelölő ezen a szinten nem módosítható. Papíralapú számla esetén az E-számla melletti check boksz nincs kiválasztva, mely természetesen inaktív és nem módosítható. 19/27

20 Sztornó Alapértelemezés szerint amennyiben egy számla elektronikus formában készült el, akkor a folyamat további szintjein is E-számla fog készülni, tehát a sztornó esetén az E-számla felirat kiszürkített és a checkbox nem változtatható. 20/27

21 Ismételt nyomtatás Ismételt nyomtatás esetén az e-számla hitelesítési állapotától függően a megfelelő könyvtárban lévő PDF-et kell megnyitni. Az E-számla felirat szürke és a checkbox igaz értéke nem változtatható. Papíralapú számla esetén az E-számla melletti check boksz nincs kiválasztva, mely természetesen inaktív és nem módosítható. Elektronikus másodpéldány kezelése esetén az ismételt nyomtatás a letárolt PDF-et nyitja meg. 21/27

22 7. Másodpéldány kezelése Ennek keretében az infor ERP COM-ból előállított és papírra nyomtatott számla, kibocsátónál maradó példánya papírra nyomtatás helyett eletronikus adatállományként is megőrizhető. Az így megőrzött adatállomány a vállalatirányítási rendszer útján előállított és papírra nyomtatott számla elektronikus változata, amely nem minősül elektronikus úton kibocsátott számlának. Papíralapú bizonylaton a példányszámok azonosítását egyértelműen jelölni kell, így a másodpédányon is jelezni kell ezt (Elektronikus másodpéldány). Az elkészült másodpéldányon szereplnie kell az elektronikus másodpéldány feliratnak. Az elektronikus másodpéldánynak cégszintű beállításnak kell lennie. Ennek megfelelően a beállítás érvényesítését a megfelelő cégszintű konfigurációs fájlban kell megtenni. VPPS.INI bejegyzés: [EDOCUMENT] AllowElectronicInvoiceReplica=yes A másodpéldány hitelesítése fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített időbélyeggel történik. 22/27

23 8. Kötegelt hitelesítés Kötegelt hitelesítést kizárólag az Értékesítés\Rendelések kezelése\számlák menüpontból lehetséges elvégezni. Azokat az E-számlákat kell ilyen módon hitelesíteni, amelyek hitelesítése nem történt meg valami miatt (például online kapcsolat hiánya). 7. ábra Kötegelt hitelesítés 23/27

24 9. Tárolás - Archiválás 9.1. Tárolás Fájlnévképzés Mivel a számla szigorú számadású bizonylat, ezért a normál számlához hasonlóan itt is egyedi azonosítóként szolgál a számlaszám. Azonban a fájlnévképzés szabályait figyelembe véve a fájlnévben nem alkalmazható karakterek helyett _ karaktert alkalamzunk. Számlaszám.pdf Példa: /10 -> _10.pdf Könyvtárstruktúra Megjegyzés: biztosítani kell a felsorolt könyvtárak elérhetőségét! Még nem hitelesített PDF /Pdf/ Az E-számlázás folyamatának ( bizonylatok készítése ) indítása után a számla pdf-ben letárolódik a VPPS.INI-ben rögzített könyvtárba. Ebben a könyvtárban addig tárolódik a még nem hitelesített számla, amíg a hitelesítése teljes mértékben végbe nem megy. Erre különösöen az online kapcsolat hiányában van szükség. VPPS.INI bejegyzés: [EDOCUMENT] PendingEinvoicePlace= C:\InforCOM\Prod71\eDocument\Pdf Hitelesített PDF (pl.: SignedPdf) A hitelesítést követően a hitelesített számla átkerül a SignedPdf könyvtárba. Szabály szerint a Pdf könyvtárból törlődik a korábbi állapotnak megfelelő bizonylat. VPPS.INI bejegyzés: [EDOCUMENT] AutheticatedEinvoicePlace= C:\InforCOM\Prod71\eDocument\SignedPdf Hitelesített másodpéldányok A másodpéldányokat tartalmazó fájlok elnevezése és tárolása megegyezik a normál E- számlákéval.ű 24/27

25 9.2. Archiválás Csak a hitelesítetteket archiváljuk, a folyamatban lévőket nem küldés Használata a korábban részletezett megoldáshoz képest annyiban más, hogy a bizonylat elkészítését indító OK gomb helyett az -re kell kattintani. Ez a parancs a 7.1-es verziójú rendszerekben alapértelmezetten rendelkezésre álló megoldáson alapszik. Ennek keretében a levél a beállított kapcsolattartó címe alapján készül el, csatolva a bizonylatot. Feltételek Kizárólag a hitelesített bizonylatot lehet a levélhez csatolni. Amennyiben nincs kapcsolattartó, akkor is jöjjön létre a levél? Tesztelt bizonylatok ben Számla -> OK Sztornó -> OK Jóváírás -> OK Előlegszámla Végszámla 11. Egyéb beállítások edocumentconfig.xml A tanusítványok kezelésének, elérhetőségének alapvető beállításait az edocumentconfig.xml fájl tartalmazza. A működéshez mindenképp szükséges, hogy a VPPS.INI-ben meghatározzuk ennek a fájlnak az elérését. VPPS.INI bejegyzés: [EDOCUMENT] ROOT= 25/27

26 Felhasználói tanusítvány (usercertificatepath) Többféle aláírás lehet egy chip kártyán. Meg kell határoznunk, hogy a számlák aláírásánál melyiket használjuk. A kijelölt aláírásokat tartalmazó könyvtár elérési útvonalát kell itt definiálni. Megegyezés szerint egy emberhez egy aláírás tartozik a pontos azonosítás érdekében. Minta.: usercertificatepath= UserCertificate Kibocsátói tanúsítvány (certificateauthoritypath) Hasonló a szerepe, mint a felhasználói tanúsítvány, annyi különbséggel, hogy ezt a hitelesített szolgáltató bocsájtja ki. Minta: certificateauthoritypath= CertificateAuthority Visszavonási tanúsítvány (certificaterevocationlistpath) Visszavont tanúsítványok elérési útvonala. Minta: certificaterevocationlistpath= CertificateRevocationList Proxy (proxyurl) Proxy autentikáció esetén az proxy szerver elérési útvonala. Minta: proxyurl= :3128 Hitelesített PDF-en megjelenő logo (logodsafile) A DSA fájl neve. Minta: logodsafile= logo.dsa Időbélyeg (timestampurl) Minta: timestampurl= 26/27

27 11.2. Paraméterként küldött egyéb információk Az átküldendő függvény paraméterei közt aláíróval kapcsolatos információk szerepeletethetőek: Neve Helye Kapcsolat Ok 12. Postafiók A hitelesítés során fellépő problémák esetén a vállalatirányítási rendszer a hibákat az elektronikus számlázással kapcsolatban a 254. számú postafiókban gyűjti. 27/27