A SIKERES ÜGYVITELI RENDSZER KIVÁLASZTÁS KULCSKÉRDÉSE

Átírás

1 A SIKERES ÜGYVITELI RENDSZER KIVÁLASZTÁS KULCSKÉRDÉSE

2 ÜGYVITELI SZOFTVER EVOLÚCIÓ - Kockás füzet - Levelező rendszer, naptár (Outlook) - Excel táblázat(ok) tömege - Integrált ügyviteli rendszer pl. számlázás, pénzügy, megrendelések, készletek kezelése - Vezetői / Vállalati információs rendszer (VIR) MIS (Management Information System) - Feladatkezelő, ügyfélkapcsolatokat kezelő szoftver CRM (Customer Relationship Management) - Gyártást támogató, Gyártás Erőforrás Tervezési Rendszer MRP / MRP II. (Manufacturing Resource Planing) - Dokumentumkezelő rendszerek DMS (Document Management System) - Vállalatirányítási rendszer EPR (Enterprise Resource Planning) - Üzleti intelligencia rendszer, adattárház BI (Business Intelligence) - Felhő alapú szolgáltatások

3 PÉLDA AUTÓ SZERVÍZ Munkafelvevő Szerelő Számlázó Raktáros Könyvelő 4 alkalmazott 4 különböző szoftver 4-szeres hiba

4 SZÁLLÍTÓK KOMPLEX ÜGYVITELI RENDSZER KONTROLLING BESZERZÉS (LOGISZTIKA) SZERVIZ GYÁRTÁS SZOLGÁLTATÁS KERESKEDELEM ÉRTÉKESÍTÉS VEVŐK PÉNZÜGY, SZÁMVITEL Egységes szoftver Megtervezett folyamatok Beépített ellenőrzések

5 A FOLYAMATBA ÉPÍTETT KONTROLL

6 KULCSKÉRDÉSEK AZ ERP RENDSZER KIVÁLASZTÁSÁNÁL 1. Kinek a dolga a kiválasztás és a bevezetés? 2. Éppen most vágjunk bele, amikor.? 3. Lehet egyáltalán ezzel a csapattal? 4. Merjem pont tőlük venni? 5. No de melyiket is? Sok a macera. Megtérül ez valaha?

7 1. AZ ERP KIVÁLASZTÁSA - IT PROJEKT-E ERP igazi funkciója: Csak egy eszköz egy jól kitalált ügyviteli rendszer működtetésére. Kötelező előfeltétel: vállalati folyamatok / munkakörök / kontroll + írásbeliség. Jó, ha van minőségirányítási rendszer. Jó, ha az ERP-vel összhangban lesz. Vezetők, döntéshozók, de a végfelhasználók is. Projektvezető!

8 2. MEGÉRETT -E A CÉG AZ ERP BEVEZETÉSRE Jelek, hogy szükség lehet-e az ERP bevezetésre - Több rendszerből kell adatokat kinyerni? Lassú? Nehézkes? - Nem tudjuk, mit csinál a kolléga, nincs kontroll lehetőség - Felduzzadt az elfekvő készletek állománya. - Nem tudjuk, ki nem vásárolt az elmúlt X időben, stb. No de megérett-e? 1. Fókuszálás: a cégvezetés hajlandó-e elhagyni apróbb problémákat azért, hogy a globális döntésekre fókuszáljon? 2. Delegálás: megbízik-e a munkatársaiban, leosztja-e a felelősségi köröket? 3. Önjáró-e a cég legalább egyes folyamatokban? Ki tud-e a vezető jelölni helyettest, alsóbb szintű menedzsert részfeladatok végrehajtására?

9 2. MEGÉRETT -E A CÉG AZ ERP BEVEZETÉSRE 4. Hajlandóság: a cégvezető maga, a felső vezetők és a dolgozók hajlandók-e áttérni másik (magasabb szintű) rendszer használatára? Várják ezt? 5. A változás igénye: elő van-e készítve a várható többletmunka, az átállás nehézsége és a várható nyereség? 6. Újra tervezés: rugalmas-e a vezetés és a kollektíva annyira, hogy meglévő, jól bejáratott folyamatokon változtasson? 7. Nyitottság: elfogadnak-e tanácsokat a bevezető cégtől, vagy csak a saját fejük után mennek? 8. Projektmenedzser: fel tud-e mutatni a cég legalább egy olyan belső embert, akit a projektvezetéssel meg lehet bízni / ki lehet erre képezni? 9. Kommunikáció: megvannak-e a belső / külső kommunikációs csatornák, lehet-e azokat működtetni? 10. Elég stabil-e a cég működése ahhoz, hogy bevezetés során kialakított rendszert működtetni is képes lesz?

10 3. A MUNKATÁRSAK, MINT KOCKÁZATI FAKTOR Az ERP kiválasztás és a bevezetés sikere a komponensek minőségén és azok működésén múlik. Emberi oldal: Szint alatti: akadályozni fogja a bevezetést. Megfelelő: rugalmas, nyitott, elfogadó, szakmájában jó, csapatjátékos. Meg kell becsülni! Folyamatosan motiválni! Képezhető: aki majdnem megfelelő. Kihívás, előrelépés megéri. Kissé túlképzett: nem stabil az adott poszton, érdemes másik munkakörbe tenni, új feladatra. Nagyon túlképzett: általában veszélyes a cégre.

11 4. A BESZÁLLÍTÓK, MINT STRATÉGIAI SZEMPONT Mérlegelési szempontok: 1. Fejlesztő / beszállító 2. Múltja, tapasztalata, stabilitása, jövőképe 3. Érdemes elmenni hozzá, sokat beszélgetni vele cégvezető / értékesítők / fejlesztők 4. Óvatosan a referenciákkal! 5. Szellemiség (mennyire tudunk azonosulni?) 6. Dokumentáció minősége (tartalmi, formai, elektronikus, nyelvezet, helyesírás, videók, stb.) 7. Bemutatók a szállító tartja a vevő szemszögével, a vevő értékel 8. Mi lenne, ha. kérdések Hosszú távra választjuk, bízzunk meg a beszállítóban! Win - Win

12 5. ERP RENDSZEREK CSOPORTOSÍTÁSA: KINEK MELYIK Statisztika: informatikai projektek 50%-a sikertelen. Fő ok: kiválasztás. Első ERP bevezetésnél legfőbb szempont az ár. Második ERP bevezetésnél legfőbb: a támogatás minősége a szállító, az ár: 5.helyen. Belépő szintű ERP: olcsó, nem kockázatos. Kis cégnek, első megoldásként ajánlható. Kicsit felülméretezett ERP: jó húzóerő, fejlődési lehetőséget rejt, irányt mutat a növekedés során, akár 5-10 évre tervezhető. Eltúlzott ERP: bukás.

13 5+1 GONDOLATOK A MEGTÉRÜLÉSRŐL Az ERP rendszer valódi ára 1. Szoftver licensz ára (használati jog): vásárlás, bérlet 2. Hardver költségek (számítógépek, nyomtató, mobil telefon, stb.) 3. Bevezetés költsége (külsősök és belső munkatársak) tesztelés, oktatás, folyamatok változtatása, dokumentálás, kezdeti adatfeltöltés, fejlesztések, testre szabások 4. Üzemeltetés költsége 5 10 év Legyenek mérhető célok! Kulcs teljesítmény mutatók KPI Key Performance Indicator Foglaljuk írásba! Céljainkat tárjuk fel az ERP bevezetést végző cég felé is.

14 KÖSZÖNÖM A FIGYELMET!