DIAGNOSZTIKA - A FOLYAMAT FELMÉRÉS LEGHATÉKONYABB ESZKÖZE

Átírás

1 ERP-rendszerek bevezetésének csupán egyharmada mondható sikeresnek. Unalomig ismert tény, hogy az informatikai projektek mintegy 2/3-a sikertelennek minősíthető, és még a fennmaradóknak is csupán csekély része hoz kielégítő eredményt. Mi a megoldás? Mit tehetünk ellene? Hogyan kerülhetjük el a kudarcot? A tapasztalat azt mutatja, hogy a vállalatoknál az egyes részlegek között sokszor vannak olyan érdekellentétek / folyamatbeli eltérések, amelyek feloldása nélkül a bevezetés nem lehet sikeres (az egyik részleg garantáltan nem lesz elégedett a bevezetéssel). Ezeket az anomáliákat a "hagyományos" bevezetési módszerek nem tudják áthidalni. A másik legfontosabb oka a kudarcoknak az, ha a folyamatok, melyekre a rendszert be kellene vezetni, nincsenek egyértelműen definiálva és szabályozva. Harmadrészt, azok a bevezetések, ahol nincs egyértelműen meghatározva a projekt célja és tartalma, ugyancsak ritkán sikeresek. Hisszük, hogy ezen hibák elkerülése nem a rendszeren, hanem a megfelelő Megoldásszállító kiválasztásán múlik. Ha megtaláljuk a valóban professzionális Megoldásszállítót, aki nem szolgai módon megvalósítja, amit mondanak neki, hanem együttműködve, tanácsadóként segít a vállalat új rendszerének és folyamatainak kialakításában, megtettük a legfontosabb lépést projektünk sikerre viteléhez. Az üzleti folyamatok automatizálása összetett tevékenység, ami meghatározó befolyással van a vállalat következő 5-8 évére, ezért legalább akkora figyelmet kell szentelni a megfelelő szállító kiválasztására, mint az álmainkban szereplő vállalatirányítási rendszerre. Különösen azért, mert mára nagyon sok jó minőségű, megfelelő jövőképpel rendelkező, leinformálható referenciákkal rendelkező vállalatirányítási (ERP) rendszer közül választhatunk, melyek mindegyike elvben alkalmas lehet a feladat megoldására.

2 A Diagnosztika Mi a revolution-nél a bevezetések sikerének érdekében a hazai szállítók körében egyedülálló módon alkalmazzuk a kanadai eredetű Diagnosztika eljárását, ami bevezetési módszertanunk legfontosabb eleme. A Diagnosztika egy speciális, egy-vagy több napos workshop (közös csapatmunka), amelyet legcélszerűbb még a kiválasztási szakaszban elvégezni. A Diagnosztika workshopon a vállalat vezetői és kulcsfelhasználói, valamint a revolution vezető rendszertervező szakembere közös képet alakítanak ki a vállalat legfőbb értékteremtő folyamatainak jelenlegi és vágyott működéséről, informatikai infrastruktúrájáról, valamint arról, hogy milyen vállalati célokat kell, hogy támogasson az új rendszer. Hogyan biztosítja a Diagnosztika az ERP projektek sikerességét? - Közös, egyértelmű kép alakul ki arról, hogy mi a projekt pontos célja és hogyan illeszkedik a vállalat céljaihoz - Mindkét fél számára pontosan megismerhető a projekt komplexitása, mindkét oldalon reálisan tervezhetővé válik a szükséges erőforrás-mennyiség - Előre láthatóvá válnak a projekt nehézségei, lehetséges kockázatai - Minden résztvevő átlátja, hogyan állnak össze a vállalat kulcsfolyamatai, milyen erőforrások állnak rendelkezésre, mire képes a vállalat, hol vannak a szűk keresztmetszetek - Közös kép és közös nyelv alakul ki nemcsak a Megoldásszállító és a Vállalat vezetősége között, hanem a Vállalat különböző területeinek kulcsfelhasználói között is - Tét nélkül megismerhető a bevezető cég munkája (szakértőinek hozzáértése, kompetenciája az adott iparághoz) mint egy tesztvezetésnél - Eredménye a projekt során végig és a projekttől függetlenül is használható (feltár számos problémát, pl. a részlegek közötti együttműködési hiányosságokat, rámutat rendezetlen folyamatokra, stb.) - Sokkal pontosabb összehasonlítási lehetőséget nyújt a szállítók által benyújtott pályázatok között Ki végzi a diagnosztikát? revolution részéről vezető rendszertervező szakértő, aki 20 év ügyviteli, számviteli, valamint szoftverfejlesztési és bevezetési tapasztalattal bíró szakember, aki a majdani projekt terveit jóváhagyja és kivitelezését felügyeli senior konzulens tanácsadó, aki a projekt terveit elkészíti, és a kivitelezést végzi Ügyfél részéről felsővezető (k)(részben: vízió és ügyfélelvárások megfogalmazásakor) kulcsfelhasználók, kulcsrészlegek vezetői (szükséges, hogy a diagnosztika teljes időtartama alatt jelen legyenek) egyes területek kiemelt kulcsfelhasználói (azon kollégák, akik a rendszerrel dolgoznának vagy a rendszer számára adatokat szolgáltató rendszerekkel dolgoznak) projektvezető

3 Hogyan zajlik? A Diagnosztika messzemenően interaktív, közös munka, melyben minden, a fenti felsorolásban jelzett kolléga részt vesz. Az eredményeket flip chart-on, valamint Microsoft Visio-ban rögzítjük. A Diagnosztika fő területei Vállalati vízió meghatározása - Milyen hosszú távú céljai vannak a vállalatnak, melyek az elvárásai a menedzsmentnek a vállalattal szemben. Hogyan támogathatja az új ERP rendszer a vállalati célokat? - Célja/eredménye: A bevezetés során a rendszert a hosszú távú célok elérésére is fel lehet készíteni, ezáltal a rendszer az ügyfél növekedését, elvárásait folyamatosan támogatni képes. Az aktuálisan alkalmazott rendszerek és rendszer-kapcsolatok feltárása - Az ügyfélnél jelenleg futó rendszerek - vállalatirányítási rendszer, cél egyedi rendszerek, excel táblák, riportok, kézi nyilvántartások - és azok közötti összefüggések, automatizált vagy kézzel megvalósított adatkapcsolatok feltárása és rajz formájában történő vizualizációja. - Célja/eredménye: minden olyan adat és információ, amivel az ügyfél jelenleg dolgozik, részét képezhesse az újonnan bevezetésre kerülő rendszernek, minden adat és riport az új rendszerből is kinyerhető legyen. Meghatározhatóvá válik és közös álláspont alakul ki arról, hogy mely elemek képezik részét a majdani rendszernek.

4 DIAGNOSZTIKA - A FOLYAMAT FELMÉRÉS LEGHATÉKONYABB ESZKÖZE ESZKÖ Példa - Helyszínen/Ügyfélnél flip charton arton rajzolt folyamatok ábrája Mit látunk? Értékteremtő kulcsfolyamatok feltérképezése A vállalat gyakorlati, napi életben folyó, legfontosabb folyamatainak feltárása és részletes folyamatábraként történő felrajzolása. A diagnosztika e szakasza tárja fel az esetlegesen szükséges folyamatszervezési igényeket is. Alapszabály: vállalatirányítási rendszert bevezetni csak szabályozott és egyértelmű folyamatokra lehet. Mi a célja és eredménye? Közös egyetértés és értelmezés alakul ki a legfontosabb értékteremtő folyamatok menetéről, a velük szemben támasztott elvárásokról. ásokról. A kulcsfolyamatok átbeszélése során kerül felszínre legtöbbször, ha ugyanazt a folyamatot a vállalat egyes részlegei másként értelmezik, másként csinálják. Egyértelművé válik, ha valamely folyamati elemet vagy (rész)folyamatot (rész) újra kell gondolni vagy szabályozni.

5 Példa: Flip chartról Visioba átvezetett folyamatok A Diagnosztika végeredményeként A revolution elkészíti, és átadja a résztvevők által konszenzusos módon megfogalmazott igények, folyamatok, vállalati vízió és a jelenleg használt rendszerek dokumentációját, és javaslatot tesz a bevezetési projekt lépéseire és tartalmára. Az eredmények közösen kerülnek értékelésre, és szükség esetén a bevezetésre vonatkozó teljes körű, reális ajánlat alapját képezik. Ha szeretne élni a Diagnosztika által nyújtott előnyökkel, vagy árajánlatot/bemutatót kérne, keresse telefonon kollégáinkat, vagy kérjen tájékoztatást ben! Csizmadia Ágnes ügyfélmenedzser Halász Henrietta ERP team vezető Juhász Zsolt üzletfejlesztési igazgató