GS1 Perfect Beszállítói Portál kézikönyv

Átírás

1 GS1 Perfect Beszállítói Portál kézikönyv Esemény Verzió Név Dátum Létrehoza 1.0 Elek Márta május 05. Módosítva 1.1 Elek Márta október 19. Módosítva 1.2 Szilágyi Balázs április 21. 1

2 Tartalomjegyzék I. BEVEZETÉS... 5 I.1. MI A GDSN?... 5 I.2. CSATLAKOZÁSI LEHETŐSÉG A MULTINACIONÁLIS VÁLLALKOZÁSOK SZÁMÁRA... 5 I.3. CSATLAKOZÁSI LEHETŐSÉG A HAZAI VÁLLALKOZÁSOK SZÁMÁRA... 6 I.4. CSATLAKOZÁSI LEHETŐSÉG A KIS- ÉS KÖZÉPVÁLLALKOZÁSOK SZÁMÁRA... 7 I.5. A GS1PERFECT KOMMUNIKÁCIÓS LEHETŐSÉGEI... 8 II. ALAPFOGALMAK, ALAPFUNKCIÓK... 9 II.1. AZONOSÍTÁS, GS1 AZONOSÍTÓ KULCSOK II.1.1. Válasz a MIVEL kereskedik kérdésre (GTIN) GS1 Global Trade Item Number=Globális Kereskedelmi Áruazonosító Szám, röviden GTIN II.1.2. Válasz a KI, KIVEL, azaz melyik beszállító, melyik kereskedővel kereskedik kérdésre (GLN) II.1.3. Válasz a MELYIK piacon kereskedik kérdésre célpiac (Target Market, röviden TM) II.2. A KERESKEDELMI TERMÉK ÉS A TERMÉKHIERARCHIA (CSOMAGOLÁSI SZINTEK) II.2.1. Alapszint II.2.2. Gyűjtő szint II.2.3. Szállítási szint II.3. GTIN KÉPZÉSI SZABÁLYOK A TERMÉKHIERARCHIA AZONOSÍTÁSÁRA (GTIN-14) III. TERMÉKADATOK TERJESZTÉSE, ÉS ELŐFIZETÉSE III.1. TERMÉKADATOK TERJESZTÉSE III.2. ELŐFIZETÉS TERMÉKADATOKRA III.3. ÁRUTERJESZTÉS ELINDÍTÁSA ÉS MEGSZÜNTETÉSE III.3.1. Áruterjesztés elindítása III.3.2. Áruterjesztés megszüntetése IV. TERMÉKEK OSZTÁLYOZÁSA, A GPC HASZNÁLATA IV.1. AZ OSZTÁLYOZÁSI RENDSZEREKRŐL ÁLTALÁBAN IV.2. A GPC, MINT OSZTÁLYOZÁSI RENDSZER V. KÜLÖNLEGES ESETEK V.1. A TERMÉKEK MEGNEVEZÉSEINEK SZABÁLYA V.1.1. Kereskedelmi áru polccímke név alkalmazása a magyar piacon V.2. A NETTÓ TÖMEG ÉS A NETTÓ TARTALOM HASZNÁLATA V.3. AZ ÁRU KERESKEDELMI FUNKCIÓI V.4. ÁR ÖSSZEHASONLÍTÁS, ÁRKEZELÉS V.4.1. Összehasonlító ár alkalmazása a magyar piacon V.4.2. Kereskedelemi áru adóinformációk kezelése V.5. VÁLTOZÓ MENNYISÉGŰ TERMÉKEK V.5.1. Változó mennyiségű áruk GTIN képzése V.5.2. A es számtartomány használata V.5.3. GDSN attribútumok használata változó mennyiségű termékeknél V.6. GTIN NÉLKÜLI: ALAPTERMÉK, GYŰJTŐ, RAKLAP V.6.1. GTIN nélküli alaptermék V.6.2. GTIN nélküli gyűjtő (normál 3 szintű hierarchiát feltételezve) V.6.3. GTIN nélküli raklap (normál 3 szintű hierarchiát feltételezve) V.7. GTIN KIADÁS SZABÁLYAI

3 V.8. SAJÁT MÁRKÁS TERMÉKEK GTIN KIADÁSI SZABÁLYAI V.9. KÜLÖNBÖZŐ KERESKEDELMI KAPCSOLATOK JELLEGZETES ESETEI V.9.1. Ha a márkatulajdonos azonos az adatforrással (portál esetében a portál adatfeltöltőjével) V.9.2. Ha márkatulajdonos nem azonos az adatforrással (portál esetében a portál feltöltőjével) V.9.3. A márkatulajdonos disztribútornak/nagykereskedőnek is és a kereskedőnek is küld adatot VI. A GS1PERFECT BESZÁLLÍTÓI PORTÁL HASZNÁLATA VI.1. RENDSZERKÖVETELMÉNYEK A PORTÁL HASZNÁLATÁHOZ VI.2. BELÉPÉS A PORTÁLRA VI.3. PARTNEREK KEZELÉSE A PORTÁLON VI.4. TECHNIKAI TUDNIVALÓK A BESZÁLLÍTÓI PORTÁLRA VALÓ ADATBEVITELLEL KAPCSOLATBAN VI.4.1. Egyszerű szöveges mező VI.4.2. Legördülő menü VI.4.3. Igen/Nem rádiógomb segítségével VI.4.4. Dátum megadása naptár segítségével VI.4.5. Speciális eset adatbevitel (beépített GPC böngésző a portálon) VI.4.6. Segítségkérés egy rovat jelentéséhez VI.4.7. A kitöltendő mezők számának bővítése VI.5. ÚJ TERMÉK FELVITELE A PORTÁLON KERESZTÜL VI.5.1. Kereskedőtől független adatok feltöltése a portálra VI.5.2. Kereskedő függő adatok feltöltése VI.6. ADATOK MÁSOLÁSA (KLÓNOZÁS FUNKCIÓ) VI.6.1. A klónozás szabályai VI.6.2. Klónozás funkció használata kereskedő független adatok esetén VI.6.3. Klónozás funkció használata kereskedőfüggő adatok esetén VI.7. A TERMÉK LEGMAGASABB CSOMAGOLÁSI SZINTJÉNEK PUBLIKÁLÁSA AZ ADOTT KERESKEDŐ FELÉ VI.7.1. Publikált termékhierarchia publikációs állapotának ellenőrzése VI.8. KORÁBBAN FELTÖLTÖTT TERMÉKEK ADATAINAK MÓDOSÍTÁSA A PORTÁLON VI.9. ADOTT KERESKEDŐ FELÉ KIPUBLIKÁLT TERMÉKADATOK VISSZATÖLTÉSE VI.10. CÉLPIAC FÜGGŐ ATTRIBÚTUMOK HASZNÁLATA VI.11. NYOMTATHATÓ TERMÉK ADATLAP KÉSZÍTÉSE VI.12. KORÁBBAN FELTÖLTÖTT TERMÉKADATOK, TERMÉKPUBLIKÁLÁSOK TÖRLÉSE, MEGSZÜNTETÉSE VI Termékpublikálás törlése VI Termékadat törlése VI Forgalomba még nem helyezett termékadatok törlése VI Korábban már forgalomba helyezett termékadatok törlése VI Kereskedő felé nem kipublikált termékadatok törlése VI.13. ÜZENETEK MENÜPONT HASZNÁLATA A PORTÁLON VI Kereskedői, beszállítói üzenetek VI A válaszüzenetek típusai VI Az üzenetek menüpont használata VI.14. KÉP ÉS DOKUMENTUMFELTÖLTÉS VI Előkészületek képek feltöltéséhez VI Előkészületek dokumentumok feltöltéséhez VI Képek, dokumentumok feltöltése saját gépről VI Képek, dokumentumok feltöltése tárhelyről VI Kép és dokumentumfájlok publikálása a kereskedő felé VI Korábban publikált kép vagy dokumentumok megtekintése módosítása VI Korábban publikált kép vagy dokumentumok törlése VI.15. TERMÉKADATOK IMPORTÁLÁSA A GS1 MAGYARORSZÁG SZÁMKIADÓ ÉS NYILVÁNTARTÓ KLIENS SZOFTVERBŐL

4 VI.16. TESCO SPECIFIKUS ADATOK MEGADÁSA VI.17. ADATAINK MEGTEKINTÉSE VI.18. A PORTÁL DOKUMENTÁCIÓ ELÉRÉSE VII. ONLINE HELPDESK HASZNÁLATA A PORTÁLON VII.1. BELÉPÉS AZ ONLINE HELPDESK OLDALÁRA VII.2. ÚJ IGÉNY BEKÜLDÉSE A GS1ERFECT HELPDESK SZOLGÁLATÁRA VII.3. SAJÁT BEKÜLDÖTT HIBAJEGYEINK LISTÁZÁSA VII.4. KERESÉS A HIBAJEGYEK KÖZÖTT VII.5. SÚGÓ HASZNÁLATA

5 I. Bevezetés Ezen dokumentumnak a célja az, hogy megismertesse a GS1Perfect beszállítói portál felhasználóit a rendszerrel, annak működésével és a portál mindennapi használatához szükséges információkkal lássa el. I.1. Mi a GDSN? A GDSN (Global Data Synchronisation Network = Globális Adatszinkronizációs Hálózat) olyan internet alapú, egymással szoros kapcsolatban álló adatbázisokból felépülő hálózat, amely lehetővé teszi, hogy a vállalatok a világ bármely pontján, szabványos módon tárolt adatokat cserélhessenek ki, illetve szinkronizálhassanak az ellátási láncban résztvevő kereskedő partnereikkel. Ezt az adatszinkronizációs hálózatot a GS1 hozta létre és működteti óta. A hálózatot certifikált adatbankok alkotják, illetve kapcsolják be a hálózatba a felhasználókat. 1. ábra A GS1 Magyarország hazai adatbanki modelljén, (továbbiakban GS1Perfect) keresztül kívánja biztosítani tagvállalatai számára a globális hálózathoz való csatlakozást. A GS1 Magyarország többféle kommunikációs lehetőséget dolgozott ki annak érdekében, hogy minden, a magyar piacon jelenlévő vállalkozás számára megteremtse a kapcsolódás lehetőségét. I.2. Csatlakozási lehetőség a multinacionális vállalkozások számára A multinacionális vállalkozások regionális vagy globális központi adatbázisokat építettek ki a termék törzsadatok tárolására és karbantartására. Ezeket a központi adattárakat pedig nemzetközi adatbanki szolgáltató cégeken keresztül kapcsolták a globális adatszinkronizációt biztosító hálózathoz. 5

6 A központi adatbázisok kiépítésénél azonban mindig figyelemmel kell lenni azoknak az országoknak a sajátosságaira, törvényi szabályozásaira, kialakult kereskedelmi hagyományaira, amelyekben a leányvállalatok működnek. A nemzeti sajátosságok megfelelő kezelésére tekintettel a központi adattárakhoz egyenként kapcsolják az adott országokban jelenlévő leányvállalatokat és ezt minden multinacionális cégnél meg kell tenni a magyarországi egységekre vonatkozóan. Az adott cég adatbanki szolgáltató partnere és a GS1Perfect közötti kapcsolat kiépítésének meg kell történnie, mielőtt a cég elindítja a GDSN-en keresztüli adatkommunikációt. A multinacionális vállalkozások magyarországi leányvállalatai tehát több szakaszból álló kommunikációs csatorna kiépítésével kapcsolódhatnak a globális adatszinkronizációs megoldásokhoz. Ezért a partnereknek előzetes egyeztetéseket kell kezdeményezniük. Globális adatbanki szolgáltatók a magyar piacon A magyar piacon jelenlévő egyik adatbanki szolgáltató cég a 1SYNC, amely az Egyesült Államok GS1 szervezete által működtetett adatbank. Elsősorban az USA-ból származó cégek adatbanki szolgáltatását végzi világszerte. A 1SYNC és a GS1Perfect kapcsolat technikai előkészítő munkálatai befejeződtek. Az elsősorban Németország központú cégek adatbanki partnere az SA2 Worldsync, amellyel együttműködésben a GS1Perfect szintén megteremtette a technikai előfeltételeit a cégek megfelelő kiszolgálásának. Földrajzi közelsége, az ebből adódóan már működő kereskedelmi kapcsolatok és a GS1 tagszervezetek közötti, hagyományosan jó kapcsolat okán a horvátországi ecrokat adatbankkal is aktív a kapcsolat, tehát az ez irányú, kereskedelmi tevékenység adatkommunikációjának támogatására is készen áll a rendszer. I.3. Csatlakozási lehetőség a hazai vállalkozások számára Azok a hazai vállalkozások, amelyek különböző belső vállalatirányítási rendszerekkel dolgoznak, egyszerűbb helyzetben vannak. Hiszen csupán azt kell biztosítani, hogy a belső informatikai rendszerek képesek legyenek adatot fogadni a GS1Perfect-ből, illetve adatot küldeni a GS1Perfectnek. A belső rendszerek és a nemzeti adatbank közötti adatcserére a GS1 Magyarország munkatársai minden olyan XML alapú üzenetet kifejlesztettek, amelynek implementálása akár adatfogadó (kereskedő), akár adatküldő (gyártó/szállító) vállalkozásról van szó, csekély emberi erőforrást és időráfordítást igényel. A kapcsolat kifejlesztéséhez pontos előkészítő munkára és kb. 4-6 hetes fejlesztői kapacitásra van szükség. A cégeket a csatlakozás során a GS1 Magyarországgal képzéssel és tanácsadással segíti. 6

7 2. ábra I.4. Csatlakozási lehetőség a kis- és középvállalkozások számára A minimális informatikai háttérrel rendelkező kisvállalkozások számára a GS1 Magyarország egy interneten bárki számára hozzáférhető webes alkalmazást, az ún. Beszállítói portált kínálja. Minimális befektetéssel (személyi számítógép, internet böngésző), a beszállítók teljes értékű terméktörzsadat kommunikációt tudnak lebonyolítani kereskedelmi partnereikkel. 7

8 3. ábra I.5. A GS1Perfect kommunikációs lehetőségei A GS1Perfect kapcsolódási lehetőségeit összefoglaló ábrán jól látható, hogy a nemzeti adatbank egyrészt egypontú adatközlési, illetve adatfogadási lehetőséget biztosít ahhoz, hogy az egyes cégek minden partnerük számára biztosítani tudják, illetve minden partnerüktől fogadni tudják a termékadatokat. Ezen kívül ez a kommunikációs séma remekül illusztrálja a különböző méretű vállalkozások közötti átjárhatóságot is az adatcsere tekintetében. 8

9 4. ábra Arra is lehetőség van, hogy egy adott cég ne építsen magának adatbázist termékadatainak karbantartására, hanem a saját adatbanki felületeit használja erre a célra. Ez a megoldás többek között azt jelentheti egy gyártó számára, hogy egy új termékről azonnal és minden kereskedelmi partnerét értesíteni tudja, míg a kereskedő számára biztosított, hogy a termékadatok folyamatosan frissülnek, ráadásul ezt az aktualizálást a szállító partnerek maguk végzik el. II. Alapfogalmak, alapfunkciók Egy kereskedelmi kapcsolatban az első néhány dolog, amit minden esetben meg kell határozni: KI KIVEL MILYEN áruval MELYIK piacon kereskedik A GDSN S1 ezen kérdések megválaszolására azokat az azonosító kulcsokat alkalmazza, amelyeket a vállalkozások már alkalmaznak egyéb területeken. Pl. a GTIN számot tüntetik fel a termékeken vonalkóddal, vagy az EDI (Electronic Data Interchange - Elektronikus Adatcsere)-ben alkalmazzák a GLN számokat a partnerek azonosítására. Ezek a kulcsok önmagukban azonban nem nyújtanak elegendő információt, ezért ki kell egészíteni őket leíró tulajdonságokkal, mint például termék vagy hely (partner) leírása, áradatok, méretadatok, csomagolási adatok, név, cím, stb. 9

10 II.1. Azonosítás, GS1 azonosító kulcsok II.1.1. Válasz a MIVEL kereskedik kérdésre (GTIN) GS1 Global Trade Item Number=Globális Kereskedelmi Áruazonosító Szám, röviden GTIN A GTIN a kereskedelmi termékek (nyersanyag, készáru), vagy szolgáltatások minden egységének globális és egyedi azonosítására szolgáló szám. Ennek a számnak a segítségével tudunk előre meghatározott információkat visszanyerni az adott áru valamely egységéről, és a kinyert információkat az elosztási folyamat bármely pontján árazás, megrendelés vagy számlázás céljából fel tudjuk használni. GTIN típusai: GTIN-13: A kereskedelmi egységekben találhatóm termékeken leggyakrabban ezt az azonosítót jelenítik meg vonalkóddal. Hogyan is épül fel a GTIN-13? Ha a 13 számjegyet balról jobbra olvassuk, akkor abból az első 6-10 számjegy a terméket beszállító céget azonosítja (ún. cégprefix). A cégprefix után következő számjegyek egyértelműen beazonosítják magát az árut. Végül az utolsó, 13. számjegy az ún. ellenőrzőszám, amely szerepe, hogy az azonosító számból generált vonalkód jelkép leolvasásakor ellenőrizni lehessen a számsor sértetlenségét. 5. ábra GTIN-14: minden olyan kereskedelmi áru esetében alkalmazhatjuk, amely az alaptermék magasabb csomagolási szintje és kiskereskedelmi értékesítési ponton (POS) nem kerül a belőle képzett vonalkód leolvasásra. Képzése: a termék GTIN-13 típusú azonosító számából lehet képezni, és a termék magasabb csomagolási szintjének azonosítására szolgál. A számsor egy ún. indikátorszámmal kezdődik, amely megkülönbözteti az ugyanabból a GTIN-13 típusú azonosító számból képzett magasabb szintű termékeket. Az indikátor szám 1-9 értéket vehet fel, azonban nincs egységesen meghatározott jelentése (kivéve a 9, ld. lejjebb) és nem kell sorrendben használni őket. 10

11 Általánosan alkalmazható szabályok: 1-8: több termék csoportosítása 9: változó mennyiségű termékek (ömlesztett v. lédig áru) 6. ábra GTIN-8 használata csak abban az esetben javasolt, ha a termék csomagolásán nem áll rendelkezésre elég felület hosszabb azonosító szám vonalkód jelképpel történő feltüntetésére. A GTIN-8-at minden esetben a GS1 Magyarországtól kell igényelni, a konkrét kereskedelmi áru megadásával. II.1.2. Válasz a KI, KIVEL, azaz melyik beszállító, melyik kereskedővel kereskedik kérdésre (GLN) GS1 Globális Helyazonosító Szám, röviden GLN (Global Location Number). A GLN egy olyan GS1 azonosító kulcs, amely jogalanyok (például: vállalkozások, jogi személyiségű illetve azzal nem rendelkező jogalanyok), fizikai helyek (például: raktárak, cégen belüli telephelyek, csarnokok, stb.), vagy funkcionális helyek (például: raktár, pénzügy, logisztika, stb.) egyértelmű, egyedi azonosítására szolgál. A GLN szám képzése megegyezik a GTIN-13 száméval. A GS1 Magyarország minden partnerének biztosít egy GLN számot. Amennyiben egy cégnek több GLN számra van szüksége, akkor célszerű azok meghatározáshoz elkülönített cégprefixet igényelni a GS Magyarországtól. 7. ábra 11

12 II.1.3. Válasz a MELYIK piacon kereskedik kérdésre célpiac (Target Market, röviden TM) A célpiac az a földrajzi egység 1, ahová a katalógusban szereplő termékinformációt szánják (nem mindig egyezik meg az értékesítés helyével). A GDSN esetén a földrajzi régiók listáját az ISO kód rendszer határozza meg. II.2. A kereskedelmi termék és a termékhierarchia (csomagolási szintek) A kereskedelmi termék mindaddig nem kerül kereskedelmi forgalomba, amíg azt a beszállító el nem juttatja a kereskedőhöz. A terméket be kell csomagolnia, ki kell számláznia a kereskedő felé. Nagyobb méretű termékek kivételével a beszállító nem egyedileg csomagolva juttatja el termékét a kereskedőhöz, hanem egyszerre többet szállít, illetve számláz a kereskedő felé. Attól függően, hogy milyen kiszerelésben szállítja a beszállító, illetve fogadja a kereskedő az adott terméket, többféle csomagolási szintet (hierarchia szintet) különböztetünk meg. Maga a kereskedelmi termék, egy olyan egység (termék vagy szolgáltatás), amely teljesíti az alábbi követelményeket: árazható; rendelhető, számlázható az ellátási lánc bármely pontján A csomagolás minden olyan terméket jelent, amit tárolásra, védelemre, mozgatásra, stb. használnak, függetlenül attól, hogy milyen alapanyagból készült vagy milyen a jellege. A termékhierarchia a termékek és azok csomagolási egységeinek egymáshoz való kapcsolatát jellemzi. A termékhierarchia szerepe nagyon lényeges, hiszen az mondja meg, hogy a gyártó/forgalmazó cég milyen alaptermék(ek)et gyárt/forgalmaz vagy milyen gyűjtőcsomagolás(oka)t vagy kereskedelmi csomagolás(oka)t, illetve szállítási egysége(ke)t állít össze az alaptermék(ei)ből. A termékhierarchiának 3 szintje van: 1. Alapszint 2. Gyűjtőszint 3. Szállítási szint 1 Egyesült Nemzetek által meghatározott geográfiai határvonalakon alapuló terület meghatározás 12

13 Egy GTIN azonosító számmal azonosított hierarchia (csomagolási) szintet homogénnek nevezünk akkor, ha csak egy adott GTIN azonosító számmal rendelkező beépülő termék egy vagy több példányát tartalmazza (pl. 6db 1,5l csendes ásványvíz), illetve heterogénnek (vegyes), ha egynél több fajta GTIN azonosító számmal rendelkező terméket tartalmaz (pl. 3db 1,5l csendes ásványvíz és 3db 1,5l dús ásványvíz összecsomagolva). A hierarchiák lényegét az alábbi táblázat mutatja. Szállítási szint Gyűjtőszint Alapszint Homogén raklap Homogén kínáló raklap Homogén csoportcsomagolás Vegyes csoportcsomagolás Homogén gyűjtőkarton Alaptermékek Vegyes raklap Vegyes kínáló raklap Vegyes gyűjtőkarton Homogén kínáló Vegyes kínáló II.2.1. Alapszint Alaptermék Az a csomagolási egység - termék vagy szolgáltatás -, amely egyedi egységként értékesítésre kerül a kiskereskedelemben, vagy az a további egységekre nem bontható része a kereskedelemben értékesített egységnek, amely egyedi azonosító kóddal (GTIN azonosító számmal) rendelkezik. A termékhierarchia legalacsonyabb szintje. Példa: 1 pár fehér zokni alaptermék, ha önállóan értékesítik a kereskedelemben és egyedi GTIN azonosító számmal rendelkezik. Amennyiben az 1 pár fehér zoknit nem értékesítik önállóan a kereskedelemben (pl. csak 5- ösével, befóliázva értékesítik), ekkor a gyártó/forgalmazó cégnek két lehetősége van: 1. a gyártó/forgalmazó ennek az 1 pár fehér zokninak egyedi GTIN azonosító számot határoz meg és a kereskedelemben értékesített pl. 5-páras összecsomagolást a hierarchia következő (gyűjtő) szintjén azonosítja (azaz minden zoknit ellát külön GTIN azonosító számmal, és az 5-páras zacskós zoknit ő már gyűjtőnek azonosítja). 2. az 5-páras összecsomagolást minősíti alapterméknek, és a termékleírásban adja meg, hogy az adott alaptermék 5 pár zoknit tartalmaz. Ebben az esetben az 1 pár fehér zokni nem rendelkezik egyedi GTIN azonosító számmal. FIGYELEM: A termék elektronikus adatkommunikációja, forgalmának nyomon követése és a hierarchia pontos felépítése érdekében javasolt minden egyedi termék (a példában 1 pár fehér zokni) GTIN azonosító számmal történő azonosítása és alaptermékként történő rögzítése. 13

14 Példák alaptermékre: BRAND BRAND BRAND 8. ábra II.2.2. Gyűjtő szint Az alaptermék(ek)ből vagy alacsonyabb szintű egység(ek)ből összeállított különböző csomagolások vagy csoportosítások helyezkednek el ezen a szinten, amelyek célja kiskereskedelmi kihelyezés, kiskereskedelmi értékesítés, vagy kereskedelmi (szállítási), illetve logisztikai egységek képzése. Típusai: Csoportcsomagolás Alaptermék(ek)ből vagy alacsonyabb szintű egység(ek)ből képzett egység, melynek célja, a termékek összecsomagolása, esetleges kereskedelmi értékesítése vagy olyan logisztikai egység képzése, amely a gyártó/forgalmazó és a kereskedő közötti forgalomban egyedi GTIN azonosító számmal történő azonosítást igényel. Attól függően, hogy egyfajta, vagy többfajta terméket csomagolunk össze, megkülönböztetünk: homogén csoportcsomagolást, vegyes csoportcsomagolást. A homogén csoportcsomagolásnál azonos típusú termék több példányát, míg a vegyes csoportcsomagolásnál többféle termék több példányát csomagoljuk össze. Példa homogén csoportcsomagolásra: Ha 6 darab egyedi GTIN azonosítószámmal rendelkező egyforma ásványvizet befóliázunk, akkor azt homogén csoportcsomagolásnak nevezzük, hiszen a benne levő termékek pontosan egyforma paraméterekkel rendelkeznek, és kereskedőhöz érve az eladó kibonthatja a csomagokat és a benne levő egységek önálló termékként értékesíthetők. 14

15 9. ábra Példa vegyes csoportcsomagolásra: Erről a csomagolástípusról akkor beszélhetünk, ha az egyedi GTIN számmal rendelkező különféle funkciójú termékeket egy közös csomagban, ún. készletként, szettként árusítják. Példa: higiéniai termékeket egy közös díszdobozban készletként árusítjuk. (tusfürdő, dezodor, szappan). Gyűjtőkarton Az a csomagolási egység (karton vagy doboz), amely egy, vagy több termék (alaptermék vagy alacsonyabb hierarchia szintű egység) több példányát tartalmazza. Ennek a hierarchia szintnek a célja elsősorban a gyártótól/forgalmazótól a kereskedelemig történő eljuttatás. Hasonlóan a csoportcsomagoláshoz, attól függően, hogy egyfajta, vagy többfajta terméket teszünk a dobozba, megkülönböztetünk: homogén gyűjtőkartont, vegyes gyűjtőkartont. Példa homogén gyűjtőkartonra: Az is homogén gyűjtőkarton, ha az egyedi GTIN azonosító számmal rendelkező 1 pár fehér zokniból 100 db van a dobozban, de az is, ha az egyedi GTIN azonosító számmal rendelkező 5 páras fóliás összecsomagolásból 20 fólia van egy gyűjtőkartonban. Példa vegyes gyűjtőkartonra: Az egyedi GTIN azonosító számmal rendelkező 1 pár fehér zokniból 50 db és az egyedi GTIN azonosító számmal rendelkező 1 pár fekete zokniból is 50 db egy gyűjtőkartonban, vagy az egyedi GTIN azonosító számmal rendelkező 5 páras feketefehér szín-összeállítású összecsomagolásból 10 db és az egyedi GTIN azonosító számmal rendelkező 5 páras piros-kék szín-összeállítású összecsomagolásból 10 db egy gyűjtőkartonban. Megjegyzés: a csoport és a gyűjtő között a legfontosabb különbség a funkcionalitás. A csoport sok esetben megvásárolható, míg a gyűjtő csak nagyon kivételesek esetekben. Persze ez az állítás is csak általában igaz, mint a csomagoló anyagra vonatkozó megállapítás. 15

16 Tipp:a csoportcsomagolás általában hajlékonyfalú (flexibilis) csomagolás, a gyűjtőkarton pedig merevfalú csomagolás. Például: a fóliázott ásványvíz, amiben van 6 flakon ásványvíz, az csoportcsomagolás, a doboz, amiben 12 db. ananászkonzerv található, az gyűjtőkarton. Kínáló csomag Az a csomagolási egység, amely egy, vagy több termék (alaptermék vagy alacsonyabb hierarchia szintű egység) több példányát tartalmazza és célja a kereskedelemben történő kihelyezés, azaz a kereskedő a csomagot nem bontja szét, hanem a kijelölt (pl. perforált) felületén megnyitja és így helyezi el a polcon, és a vevők vesznek ki belőle terméket. 10. ábra Attól függően, hogy egyfajta, vagy többfajta terméket teszünk a kínálóba, megkülönböztetünk: homogén kínálót, vegyes kínálót. Példa homogén kínáló csomagolásra: Az egyedi GTIN azonosító számmal rendelkező 20 db ételízesítőből, vagy az egyedi GTIN azonosító számmal rendelkező 5 darabos fóliázott ételízesítőket tartalmazó összecsomagolásból 4 db egy olyan kartondobozban, amelyet az üzletben megnyitnak, elhelyeznek a bolti polcon, és a vásárlók vesznek ki a dobozból maguknak. Példa vegyes kínáló csomagolásra: Az egyedi GTIN azonosító számmal rendelkező 1 pár fehér zokniból 10 db és az egyedi GTIN azonosító számmal rendelkező 1 pár fekete zokniból is 10 db, vagy az egyedi GTIN azonosító számmal rendelkező 5 páras fekete-fehér színösszeállítású összecsomagolásból 3 db és az egyedi GTIN azonosító számmal rendelkező 5 páras piros-kék szín-összeállítású összecsomagolásból 3 db olyan kartondobozban, amely megnyitva alkalmas a bolti polcokon történő elhelyezésre. 16

17 Megjegyzés: A könnyebb érthetőség kedvéért, a csoportcsomagolásnál, és a gyűjtőkartonnál az elsődleges cél a szállítás megoldása a forgalmazótól a kereskedőig, ami ugyan nem zárja ki a kereskedelemben ilyen formában való értékesítést. Ellenben a kínáló csomagnál az elsődleges cél az, hogy kikerüljön a polcra, és abból a vásárlók árut vegyenek ki. Különleges példa: Amennyiben egy vegyes gyűjtőt (pl. egy zsugorfóliában 3 alma és 3 málna ízű üdítő összecsomagolva) vonalkóddal látnak el és a kereskedő a polcra feltölti, a vásárló pedig a fólia megbontása nélkül vásárolhatja meg a pénztárnál, akkor ez a vegyes csoportcsomagolás lesz az alaptermék a hierarchiában, függetlenül attól, hogy az alma és a málna ízű üdítőket külön-külön palackos kiszerelésben is lehet kapni. II.2.3. Szállítási szint Az alaptermék(ek)ből vagy gyűjtő szintű egység(ek)ből összeállított szállítási vagy logisztikai szint. A termékhierarchia legmagasabb szintje, általában a különböző raklapok tartoznak ide. A raklapok elsődleges célja a termékek beszállítótól a kereskedőhöz való elszállításának megvalósítása. Amennyiben ezen felül arra is igény merül fel, hogy a kereskedő az egész raklapot kitegye az üzletében, majd a zsugorfóliát valahol megnyitva, az egyedi GTIN-nel rendelkező termékeket, vagy az ugyancsak egyedi GTIN-nel rendelkező gyűjtőket a vásárló levehesse a raklapról és megvásárolhassa azt, akkor kínáló raklapról beszélünk. Másik lehetséges megkülönböztetési szempont az, hogy a raklap azonos, vagy különböző termékekkel, vagy gyűjtőcsomagolással van-e összerakva, ami alapján megkülönböztetünk homogén vagy vegyes raklapot. A fentiek alapján, lehetséges raklap típusok: Homogén raklap Vegyes raklap Homogén kínáló raklap Vegyes kínáló raklap Példa homogén raklapra: Az egyedi GTIN azonosító számmal rendelkező, 100 pár fehér zoknit tartalmazó, vagy az egyedi GTIN azonosító számmal rendelkező 50 pár fehér és 50 pár fekete zoknit tartalmazó gyűjtőkartonból összeállított raklap, amelyről a kereskedő a gyűjtőkartonokat leveszi, és nem teszi ki a raklapot a vásárlók elé, hogy onnan vegyék le az árut. Tehát a raklapot szállítási céllal állították össze, a kereskedő az átvételt követően az egységeket a raklapról leveszi, és a nélkül helyezi el az árut vagy terméket a boltban. Példa homogén kínáló raklapra: Az egyedi GTIN azonosító számmal rendelkező gyűjtőkartonokból, amelyek mindegyike 100 pár fehér zoknit vagy 20 db egyedi GTIN azonosító számmal rendelkező 5 páras összecsomagolást tartalmaz, 8 db-ot egy raklapra tesznek és a raklapot a kereskedő elhelyezi a boltban. 17

18 Példa vegyes raklapra: Az egyedi GTIN azonosító számmal rendelkező, 100 pár fehér zoknit tartalmazó és az egyedi GTIN azonosító számmal rendelkező 100 pár fekete zoknit tartalmazó gyűjtőkartonokból összeállított raklap, amelyről a kereskedő a gyűjtőkartonokat leveszi, és nem teszi ki a raklapot a vásárlók elé, hogy onnan vegyék le az árut. Tehát a raklapot szállítási céllal állították össze, a kereskedő az átvételt követően az egységeket a raklapról leveszi, és a nélkül helyezi el az árut vagy terméket a boltban. Példa vegyes kínáló raklapra: Az egyedi GTIN azonosító számmal rendelkező, 100 pár fehér zoknit tartalmazó gyűjtőkartonból 4 db-ot és az egyedi GTIN azonosító számmal rendelkező, 100 pár fekete zoknit tartalmazó gyűjtőkartonból 4 db-ot egy raklapra tesznek és a raklapot a kereskedő elhelyezi a boltban, megnyitja a zsugorfóliát és a vevők a raklapról tesznek a kosarukba árut. II.3. GTIN képzési szabályok a termékhierarchia azonosítására (GTIN-14) A GDSN rendszerben való azonosításhoz nemcsak az alapterméknek, de a magasabb szintű hierarchia szinten levő terméknek, logisztikai egységnek is szüksége van GTIN azonosítóra. A logisztikai egység azonosító kulcs képzése kétféleképen történhet: Amennyiben a logisztikai egység tartalma homogén (azaz egyféle termék egy vagy több példánya található benne, tehát egyféle GTIN azonosító szám szerepel az előző csomagolási szinten), akkor a benne lévő termék GTIN azonosító számából GTIN-14 típusú azonosító számot képezhetünk. Amennyiben a logisztikai egység tartalma heterogén (azaz többféle termék egy-egy vagy több példánya található benne, tehát többféle GTIN azonosító szám szerepel az előző csomagolási szinten), akkor új GTIN-13 típusú azonosító számot kell lefoglalni. Példák: Tegyük fel, hogy egy gyűjtőkartonban 24 darab kék póló található, mindegyik azonos GTIN-13 típusú azonosító számmal rendelkezik ( ). Mivel a gyűjtő tartalma homogén, ezért alkalmazható az egyedi termék azonosítója a gyűjtő azonosítójának képzésére, tehát a gyűjtő GTIN- 14 típusú azonosító száma: (ahol az első 1-es számjegy lesz. Indikátorszám, lásd fent). Tegyük fel, hogy egy gyűjtőkartonban 24 darab póló található, ebből 12 darab kék ( ) és 12 darab zöld ( ). Mivel a gyűjtő tartalma vegyes, ezért a gyűjtő részére egy új GTIN-13 típusú azonosító számot kell kiosztani: pl III. Termékadatok terjesztése, és előfizetése A beszállítónak az a célja, hogy a termékeinek adatait adott kereskedőkhöz eljuttassa, a kereskedőnek pedig, hogy mindazon termékekről naprakész információja legyen, amelyeket ő a saját üzletében forgalmazni szeretne. Ennek a célnak az elérését szolgálja a GDSN azzal, hogy a szállítók a termékadatokat terjesztik, a kereskedők pedig előfizetnek az információkra III.1. Termékadatok terjesztése Adat előkészítés és kibocsátás egy kereskedelmi partner részére történő terjesztés céljából. Az adatszinkronizációs folyamat részét képező funkció, ami az Adat forrás (beszállító) hozzáférhetőséget 18

19 biztosítja az áru törzsadatokhoz az adatfogadó (kereskedő) részére. Továbbá elindítja az egyeztetési eljárást, ami az adat terjesztés elő-követelménye. A terjesztés során a beszállító általában a termékhierarchia legmagasabb szintjét terjeszti (raklap, vagy gyűjtő) és a kereskedőhöz mindig a teljes termékhierarchia fog eljutni. A termékadat terjesztése folyamán a beszállító pontosan meghatározza, hogy milyen feltételekkel lehet továbbítani az általa regisztrált kereskedelmi áru törzsadatait, az általa megcélzott kereskedők felé. A termékadatok terjesztése mindig privát, azaz mindig csak adott GLN számmal azonosított partner kapja meg. Fontos! Bármelyik kereskedelmi áru, bármilyen hierarchia szintjén (GTIN) meg lehet határozni a terjesztési feltételeket, de javasolt az, hogy egy hierarchián belül csak a gyűjtő vagy szállítási szint kerüljön terjesztésre. Ez nem azt jelenti, hogy a kereskedő csak a terjesztett szint információit kapja meg, hanem a korábban ismertetett csomagolási hierarchia alapján, minden egysége viszi magával a kommunikáció során azoknak a szinteknek az adatait is, amelyeket tartalmaz, akár több szinten keresztül. pl. a terjesztett raklap viszi magával a gyűjtőkarton és az egyedi termék adatait is. Példa: egy kereskedelmi egység nem fogad el raklapon terméket, csak gyűjtőkartonban. Akkor ennek a kereskedelmi egységnek a termék gyűjtőkartonos szintjét terjesztjük. Ellenben adott egy másik kereskedő, aki raklapon fogad el árut, számára pedig a termék raklapos szintjét terjesztjük. Mit tehet a beszállító a terjesztett adatbázisával? Új terméket adhat hozzá Már terjesztett termék adatait módosíthatja Későbbi időpontra ütemezheti a törzsadat csere elkezdését Terméket törölhet, amennyiben az adott terméket nem kívánja tovább szállítani, vagy megszünteti annak gyártását. III.2. Előfizetés termékadatokra Mit tehet a kereskedő az előfizetési adatbázisával? Egy előfizetés a következő feltételek egy vagy több kombinációjából áll: A GTIN (termék azonosítása), a beszállító GLN-je, a Célpiac és a GPC (termékosztályozás) (kivéve a GTIN és a GPC, amelyek kölcsönösen kizárják egymást). Az előfizetéseket az adat fogadók készítik a saját adatbankjukban (Fogadó adatbank) és elküldik a GS1 Globális regisztrációba. A GS1 Globális regisztráció előfizetési listát tart fenn, amit az adott előfizetésnek a megfelelő Forrás adatbankhoz irányítására használ. Amikor a kereskedőnek termékinformációra van szüksége, akkor előfizetést küld az alábbi kritériumokkal meghatározva az adott terméket vagy termékkört. 19

20 A termék GPC kódja A termék GTIN azonosítója A beszállító GLN azonosítója Célpiac Indíthat új termékre előfizetést, a GLN (beszállító), GTIN (áru), TM (célpiac) és GPC (áru csoport) bármilyen kombinációjára elő lehet fizetni (de GTIN és GPC nem szerepelhet egyszerre az előfizetésben) Törölheti korábbi előfizetését (pl. ha már nem szeretné forgalmazni adott terméket) Fontos: Korábban elküldött előfizetés utólagos módosítására nincs lehetőség. Ha egy előfizetés feltételei megegyeznek egy terjesztés feltételeivel, akkor automatikusan megtörténik az áru törzsadatok átadása és a frissítés addig folytatódik, amíg egyik fél vissza nem utasítja az áru átvételét vagy átadását. A GS1Perfect azt javasolja kereskedő partnereinek, hogy szállítói GLN-re és piacra vonatkozó előfizetéseket küldjenek. Az előfizetések készítésének és karbantartásának leghatékonyabb módja, ha egy szállítói GLN-re és célpiacra vonatkozó előfizetést küldjenek Amennyiben a kereskedő úgy dönt, hogy töröl egy előfizetést, akkor a jövőre vonatkozó szándékát fejezi ki, a korábban szinkronizációra kijelölt termékek adatait továbbra is megkapja. A teljes termékadat-szinkronizáció megszüntetéséhez a termékeket a kereskedő visszautasíthatja, ld. lejjebb.) Példák: Adott egy kereskedő, aki egy bizonyos márkájú italt szeretne forgalmazni, és az árut csak gyűjtőcsomagolásban tudja befogadni, és ő erre a kiszerelésre adott fel előfizetést. Adott egy beszállító, aki ugyan szállítja azt a terméket, de csak és kizárólag a termék raklapos kiszerelését terjesztette. Ebben az esetben nem fogja megkapni a kereskedő a terméket, mivel a beszállító nem gyűjtő, hanem raklap szinten terjesztette a terméket. Ekkor módosítania kell a kereskedőnek az előfizetést, hogy megkapja a termék törzsadatokat. III.3. Áruterjesztés elindítása és megszüntetése Mind az áruterjesztés elindítása, mind annak megszüntetése bizonyos dátumok a rendszerben való megadásával történik (pl. portálon a portál felületén). Az alábbiakban ezekkel a dátumokkal ismerkedünk meg. III.3.1. Áruterjesztés elindítása Az áru törzsadat terjesztés kezdő dátuma Az áru törzsadat érvényességének kezdő dátuma Az áru forgalomba hozatalának kezdő dátuma Első rendelési dátum Első szállítási dátum 20

21 Az áru törzsadat terjesztés kezdő dátuma A kezdő dátum, amikortól a katalógus áru 2 statikus adatai hozzáférhetővé válnak megtekintésre és szinkronizálásra. (Kereskedelmi partnerenként eltérő érték is megadható). Fontos szabály az, hogy ez a dátum sem lehet kisebb, mint az aktuális dátum. Az áru törzsadat érvényességének kezdő dátuma Meghatározza, hogy mikortól érvényesek az áru törzsadatai. Ez az érvényességi dátum használható a kereskedelmi áru kiinduló változat (mikor az áru még nem került kereskedelembe), vagy jelezni egy létező kereskedelmi áru információjával kapcsolatban hogy mikortól lép életbe a változást. (Az érvényességi dátum különbözhet a publikációs dátumtól.) Fontos szabály az, hogy ez a dátum sem lehet kisebb, mint az aktuális dátum. Az áru forgalomba-hozatalának kezdő dátuma Az a kezdő dátum, amelytől a kereskedelmi áru hozzáférhető a beszállítótól (a vevő megrendelheti), ideértve a szezonális és ideiglenes kereskedelmi árukat. Nem jelöli, hogy a kereskedelmi áru mikortól válik elérhetővé a végfelhasználónak (lásd: Az első értékesítés dátuma ). (Kereskedelmi partnerenként eltérő érték is megadható). Fontos szabály az, hogy ez a dátum sem lehet kisebb, mint az aktuális dátum. Első rendelési dátum Jelzi a kereskedelmi áru rendelésének legkorábbi időpontját Első szállítási dátum Jelzi, a kereskedelmi áru szállításának legkorábbi időpontját. III.3.2. Áruterjesztés megszüntetése Amikor a beszállító elküldi a termék adatait a kereskedő felé, akkor alapértelmezetten nem állítja be azokat a dátumokat, amelyek az áruterjesztés megszüntetésére vonatkoznak, így elméletileg az ott megadott adatok az idők végezetéig érvényesek, de nyilvánvalóan ez a gyakorlatban nem igaz, számos terméknél eljön az idő, amikor befejezik a gyártását, vagy a beszállító nem tud készletet szerezni belőle, vagy egyszerűen csak befejezi a forgalmazását. Ekkor van szükség arra, hogy a beszállító akár utólag is módosítson a termék adatain, és jelezze a kereskedő felé, az ún. záró dátumokat: Utolsó rendelési dátum Utolsó szállítási dátum Kereskedelmi áru forgalomba-hozatalának vége Visszavonás dátuma Megszüntetés dátuma 2 Az kereskedelmi áru, ami kereskedő függő adatokat is tartalmaz. 21

22 Utolsó rendelési dátum Jelzi, a kereskedelmi áru rendelésének legutolsó időpontját. Ha a beszállító ezt a dátumot megadja, azzal jelzi a kereskedő felé, hogy e dátum után erre a termékre nem fogad el megrendelést. Utolsó szállítási dátum Jelzi, a kereskedelmi áru szállításának legutolsó időpontját, ezen időpont után a beszállító nem fogja az adott terméket szállítani. Kereskedelmi áru forgalomba-hozatalának vége Az a záró dátum, amelytől a kereskedelmi áru már nem hozzáférhető a beszállítótól (a vevő már nem rendelheti meg az információ szolgáltatótól), ideértve a szezonális és ideiglenes kereskedelmi árukat. (Kereskedelmi partnerenként eltérő érték is megadható). Ez a mező opcionális, mivel a legtöbb kereskedelmi árut nyílt végű környezetben árusítják. Visszavonás dátuma Egy olyan kereskedelmi áru visszavonását teszi lehetővé, amelyet soha nem gyártottak és nem is fognak gyártani, de bemutathatták a vevőknek. A GTIN azonosító szám a visszavonás után 12 hónappal felszabadul és újra kiosztható. További eset, ha a beszállító úgy dönt, hogy a terméket mégsem kezdi el forgalmazni az adott piacon. Megszüntetés dátuma Meghatározza a dátumot, amelytől kezdve már nem gyártják tovább a kereskedelmi árut. A GTIN azonosító szám 48 hónap után felszabadul és újra kiosztható. Speciális türelmi időt kell alkalmazni ruházati termékek (30 hónap) és a speciális termékek (pl. acél gerenda) esetén. IV. Termékek osztályozása, a GPC használata IV.1. Az osztályozási rendszerekről általában Ha egy cég a működése során bármilyen tevékenységet végez, aminek eredménye termék vagy szolgáltatás, akkor ahhoz, hogy a kereskedelmi, statisztikai, vám, adózási célból szükséges adatokat könnyedén rendszerezni tudjuk, osztályozni kell őket. Maga az osztályozási rendszer minden esetben egyedileg azonosított, hierarchikus rendszerbe rendezett elemek halmaza, ahol minden elemhez tartozik egy megnevezés és/vagy érték. Például: Magyarországon a tevékenységeket TEÁOR 3, termékeket VTSZ 4, szolgáltatásokat SZJ 5 kódok szerint osztályozzuk. További szempont az adatok osztályozására az, hogy milyen szinten használjuk azokat. 3 gazdasági tevékenységek egységes ágazati osztályozási rendszere 4 Vámtarifaszám 5 Szolgáltatások Jegyzéke 22

23 Ezek a szintek a következők lehetnek: globális (nemzetközi), regionális (pl. EU), lokális (helyi, pl. hazai). A különböző szintű osztályozási rendszerek kapcsolatban állnak egymással, azért, hogy megkönnyítsék az információ országok közti áramlását. Például a TEÁOR kód alapja az EU-s NACE kódnak, aminek alapja a nemzetközi ISIC. A VTSZ megegyezik az EU tagállamoknál használt TARIC-cal, aminek az európai CN az alapja, ami a nemzetközi HS kódból származik, stb. IV.2. A GPC, mint osztályozási rendszer A GPC (Globális termékosztályozás, Global Product Classification), a GS1 osztályozási rendszere. A GS1 szabványainak és szolgáltatásainak célja, hogy támogassák a helyi és nemzetközi kereskedelemben részt vevő cégek közti együttműködést. A GS1 a már elterjedt VTSZ és iparág illetve cég csoport specifikus osztályozási rendszerek mellett azért hozta létre a GPC-t, hogy egy, direkt a kereskedelmi folyamatokat széleskörűen támogató osztályozási rendszerrel támogassa a GS1 szabványokat használó cégek együttműködését. Mint minden GS1 szabvány szabadon terjeszthető és korlátozás nélkül felhasználható. Fejlesztését a GS1 GSMP (Globális szabványkezelési eljárás) irányítja a visszajelzések alapján a felhasználók közreműködésével. A GPC kulcsszerepet tölt be a globális áru-törzsadat kezelésben (pl. osztályozás függő adatkezelés), a termékkeresésben (pl. termék katalógusok), az áru adat terjesztési folyamatban (pl. beszerző és csatorna azonosítás), adatellenőrzésben (pl. adó és jogszabályok), előfizetésben. A GPC egy 4 szintű, iparág és földrajzi területtől független osztályozási rendszer, ami kizárólag termékeket tartalmaz, és amelyben a termékeket szigorú szempontok szerint csoportosítjuk. Működési elve: A GPC alapja a brick attribútum: ez egy összefogó kategóriát azonosít, amelybe az azonos célt szolgáló, hasonló formájú és anyagú, illetve azonos attribútum készlettel rendelkező termékek tartoznak (pl. étkezési olaj, ásványvíz, fagyasztott hús). A különböző GPC Brick kódok 3 szintű hierarchiába vannak sorolva: 1. Szegmens: Ágazati vagy vertikális szegmentáció 2. Család: Szegmens tág alcsoportjai 3. Osztály: Hasonló kategóriák csoportja 23

24 A GPC osztályozási rendszer képes egy adott GPC Brick kódhoz további, termékcsoport specifikus információkat rendelni a brick attribútum és brick attribútum érték párok segítségével. Az alábbi ábra bemutatja egy tejtermék GPC szerinti besorolását, illetve a Brick attribútumait és azok értékeit: Szegmens Ágazati dokumentáció Élelmiszer / Ital / Dohányáru Szegmens: Család Szegmens tág alcsoportja Tej /vaj / tejszín /joghurt / Sajt / tojás helyettesítő anyagok Család: Osztály Hasonló kategóriák csoportja Tej / tejhelyettesítők Osztály: Állati eredetű Állati tej: Nem állati tej Nincs besorolva Nincs meghatározva Zsír aránya Teljesen félzsíros Félzsíros Alacsony zsírtartalom Brick Hasonló termékek kategóriái Tej / tejhelyettesítők (romlandó) Brick: Bio termék Nem Teljesen zsíros Félzsíros ( ) 11. ábra A GPC használatának előnyei: Egyértelműbb kommunikáció (minden Brick rendelkezik pontos meghatározással, ami kiterjed arra is, hogy mi tartozik és mi nem tartozik az adott termék csoportba) Nyelv és kultúra független (jelenleg elérhető angol, magyar, francia, holland, svéd, szerb nyelven; folyamatban van a spanyol, japán és további nyelvekre honosítás) Támogatja a vásárlási folyamatokat, lehetővé téve a vevőknek hogy előre kiválasszák az alkalmas áru csoportokat. Általános nyelvet biztosít a kategóriakezeléshez, így lehetővé teszi a fogyasztói igényekre történő gyorsabb reagálást. Elősegíti a tevékenységek automatizálását és javítja az adatintegritást, valamint a termék létrehozásának, karbantartásának és kategorizálásának pontosságát. Lehetővé teszi keresztreferenciák létrehozását a kereskedelmi partnerek már létező osztályozási rendszereire. Lehetővé teszi az értékesítési helyen történő adatkonszolidáció használatát. 24

25 V. Különleges esetek V.1. A termékek megnevezéseinek szabálya Amikor a forgalmazó a termékét terjeszti a kereskedők számára, az első nehézség, amivel szembesül, hogy a GS1Perfect a termék többféle megnevezését követeli meg, és talán nem mindig egyértelmű az, hogy melyik megnevezés valójában mit takar. Ebben segít az alábbi táblázat: A megnevezés típusa Kereskedelmi márkaneve Kereskedelmi almárkaneve áru áru Kereskedelmi áru funkcionális neve Változat megnevezése Mit jelent? A kereskedelmi áru adott csoportjának egyedi azonosítására a márkatulajdonos által használt, a fogyasztó számára a terméken (csomagoláson) jól felismerhető márkanév. A márkanév második szintje, lehet védjegy. Ez az elsődleges megkülönböztető tényező, amelyet a márkatulajdonos közölni akar a fogyasztóval vagy a vevővel. Általában a terméken (csomagoláson), a márkanév közelében helyezik el. Egyértelműen meghatározza az áru általános funkcióját a fogyasztó szemszögéből (pl. ásványvíz, joghurt, szalvéta, szeletelt kenyér). Szöveges mező a termék változat azonosítására. A változatok azok az eltérő jellemzők, amelyek az azonos márkájú és méretű termékeket megkülönböztetik, pl. egyedi aroma, illat, íz. Megjegyzések Ha egy kereskedelmi árunak nincs márkája, abban az esetben a gyártó vagy szállító cég nevét kell használni márkanévként. Ha egy áru almárkanévvel is rendelkezik, akkor azt a Kereskedelmi áru almárkaneve rovatban kell rögzíteni, és nem itt. Példa: Yummy-Cola Classic. Ebben az esetben Yummy-Cola a márkanév és Classic az almárkanév. További szabályok: tartalmazhat olyan kiegészítő információt. ami egyértelműen megkülönbözteti más áruktól (pl. 40% gyümölcstartalom); felület/térfogat esetén a mértéket az áru funkcionális neve tartalmazza (pl. terítő 14x20 cm), *ha a gyűjtő szinten nem határoztak meg terméknevet, akkor a tartalmára kell hivatkozni (pl. 24x joghurt ); Például (zárójelben az áru funkcionális neve) így: (ásványvíz) szénsavas, (joghurt) epres, (szalvéta) 1 rétegű, (szeletelt kenyér) 10 szelet. 25

26 A megnevezés típusa Kereskedelmi áru polccímke neve: Mit jelent? A kereskedelmi áru rövid, szabad formátumú megnevezése, amelyet a kereskedelmi áru azonosítására alkalmaznak a polccímkén. Megjegyzések A polccímke név használatát különleges fontossága miatt a Kereskedelmi áru polccímke név alkalmazása a magyar piacon fejezet tárgyalja. Kereskedelmi megnevezése (számlára): áru Az információ-szolgáltató (adatforrás) által meghatározott kereskedelmi áru megnevezés, amelyet a számlán kell alkalmazni. (Valószínűleg különböző rövidítéseket tartalmaz.) Fontos szabály: a kereskedelmi áru márkaneve, almárkaneve, áru funkcionális neve, változat és a nettó tartalom/tömeg mezőket együtt kell használni, úgy hogy azok tartalmában ne legyen átfedés Példák: A márkanév nem tartalmazhatja az áru funkcionális nevét, azaz márkanévnek helytelen az, hogy YUMMI COLA üdítőital. Az áru funkcionális neve nem tartalmazhatja a nettó tartalmat, azaz üdítőital 1l V.1.1. Kereskedelmi áru polccímke név alkalmazása a magyar piacon Mit jelent? A kereskedelmi áru rövid, szabad formátumú megnevezése, amelyet a kereskedelmi áru azonosítására alkalmaznak a polccímkén. Használata: a fogyasztók számára egyértelműen értelmezhető rövidített formában tartalmazza a kereskedelmi áru márkaneve, almárkaneve, áru funkcionális neve, változat és nettó tartalom/nettó tömeg mezőkben rögzített információkat (az áru funkcionális neve és a változat sorrendet cserélhet, ha úgy értelmesebb a megnevezés). Amennyiben a termék rendelkezik töltőtömeggel akkor a nettó tartalom / tömeg helyett azt kell feltüntetni. Jogszabályi elvárás: a fogyasztó számára ne legyen megtévesztő, azaz a polccímke név tartalmazzon minden olyan lényeges információt, ami ahhoz szükséges, hogy a vevő egyértelműen meg tudja különböztetni a terméket más hasonló termékektől. A kereskedők elvárják a mező helyes kitöltését és a maximális 30 karakter hossz betartását; a kereskedők felülvizsgálatra visszaküldhetik a törzsadatot, amennyiben a mező üres vagy a felépítése, hossza nem megfelelő. 26

27 Szabályok és elvárások: 1. a hazai piacon a évi XLVII. törvény a fogyasztókkal szembeni tisztességtelen kereskedelmi gyakorlat tilalmáról szabályozza a polccímke alkalmazását (mint megtévesztő kereskedelmi gyakorlat tárgyát) 2. érintett hatóságok: a. Nemzeti Fogyasztóvédelmi Hatóság b. Gazdasági Versenyhivatal 3. alapvető elvárás hogy a fogyasztó számára ne legyen megtévesztő, azaz hogy a polccímke név tartalmazzon minden olyan lényeges információt, ami ahhoz szükséges, hogy a vevő egyértelműen meg tudja különböztetni a terméket más hasonló termékektől. A megtéveszthetőség elkerüléséhez: a. nem hiányozhat lényeges információ b. a polccímkén szereplő információknak (pl. márkanév, fantázianév, mennyiség) meg kell egyezniük ( ne legyen nagy eltérés ) a termék csomagolásán található információkkal c. a termék adott beszállító hasonló termékei között is beazonosítható legyen (pl. azonos márkájú termékek esetén variáció vagy nettó tartalom eltér) d. a termék, különböző beszállítók hasonló termékei között is beazonosítható legyen (pl. azonos variáció vagy nettó tartalom mellett eltér a márkanév) Megjegyzés: A polccímke névnek minden esetben egyedinek kell lennie, azaz különböző GTIN azonosítókhoz tartozó terméknek nem lehet azonos polccímke neve. 4. néhány különleges eset: a. nettó tartalom esete: a legjellemzőbb értéket kell feltüntetni (pl. fagylaltnál ez a milliliter) b. amennyiben a termék tömeg alapon kerül forgalomba, akkor nem szükséges a polccímke névben a mértékegységet megjelölni. Például: kimért hús. c. változó mennyiségű termékek esetén a polccímke névben is jelezzük, hogy a termék változó mennyiségű. Például: kb. 350 gramm. d. amennyiben a termék rendelkezik töltőtömeggel akkor a nettó tartalom / tömeg helyett azt kell feltüntetni, mivel a fogyasztó számára ez az egyértelmű megkülönböztetés alapja e. változat, ahogy a termék csomagolásán szerepel (pl. vegyes gyümölcs esetén, ha a csomagoláson külön fel van sorolva, akkor a polccímkén is fel kell, ha nincs akkor elég egy általános megnevezés) f. idegen nyelvű név: nem kell magyarra fordítani, de a termék csomagolásán mindig legyen magyar tájékoztató g. összecsomagolt termék (pl. ajándékcsomag): nem kell az összes összetevőt felsorolni (a csomagoláson fel vannak tüntetve), de egyértelműen beazonosítható legyen melyik összecsomagolt termékről van szó; ebben az esetben a nettó tartalom ( 1 darab / 1 készlet ) elmaradhat. Ha a terméket darabonként árusítják, akkor az 1 darab, mint nettó tartalom ugyancsak elhagyható. h. időszakos promóció: meg kell különböztetni, hogy a termék promóciós változat (pl. ajándéktárgy mellékelve) vagy normál; ha különböző ajándékok vannak, akkor azokat 27

28 nem kell megkülönböztetni. Nagyon fontos tudni azt, hogy a legtöbb ilyen esetben új GTIN kiadása szükséges, amihez a GTIN kiadás szabályai az iránymutatóak. 5. összehasonlító ár (egységár) feltüntetése: ezzel részletesen az Összehasonlító ár alkalmazása a magyar piacon című fejezet foglalkozik V.2. A nettó tömeg és a nettó tartalom használata A nettó tömeg, illetve a nettó tartalom attribútumokat azért kell kiemelnünk, mert használatuk összefüggésben áll más attribútumokkal. 1. összefüggés: Abban az esetben, ha a termék fogyasztói, azaz Fogyasztói egység=igaz (azaz a vevő meg tudja vásárolni a kereskedelmi egységben), akkor a nettó tartalom attribútumot használjuk, ha nem fogyasztói, azaz Fogyasztói egység=hamis, akkor pedig a nettó tömeget. Megjegyzés: Természetesen a nettó tartalom mezőbe is írhatunk tömegértéket, illetve állíthatunk be tömeg mértékegységet, így az áru nettó tömegéről a nettó tartalom mezőben is informálhatjuk a kereskedőt. A megnevezés típusa Nettó tartalom Mit jelent? A csomagban található kereskedelmi áru teljes mennyisége, ahogy az áru csomagolásán szerepel. (Pl. 750 milliliter ásványvíz, 20 darab pelenka) Fontos szabály: Ha a kereskedelmi áru beépülő árukat tartalmaz, akkor nettó tartalomba az összes beépülő árut bele kell számolni (pl. a csoportcsomagolás 6 db 1/2 literes üdítőt tartalmaz, így a nettó tartalma 6 darab és 3 liter ). Megjegyzések Több nettó tartalom esetén minden értéket rögzíteni kell Példák a nettó tartalom helyes használatára: jégkrém 700 milliliter és 600 gramm ). 6 db jégkrém egy dobozban összecsomagolva: 6 darab, összesen 500 milliliter); olyan áru esetén, amely különböző típusú nettó tartalmú termékeket tartalmaz (pl. úti borotvakészlet: borotva, borotvapenge, borotvakrém) a nettó tartalom 1 darab vagy 1 készlet lesz. Állandó mennyiségű egységek esetén az áru csomagolásán jelzett értéket kell alkalmazni (a néveleges tartalmat kell alkalmazni Változó mennyiségű (lédig/ömlesztett) egységek esetén az átlagos mennyiséget kell alkalmazni. 28

29 A megnevezés típusa Mit jelent? Megjegyzések Nettó tömeg A kereskedelmi áru nettó tömege, pontosan abban a formában (mérőszám, mértékegység), ahogyan a csomagoláson szerepel. Ha az összehasonlítás mértékegysége eltér a nettó tartalomtól, akkor az Összehasonlító ár mértéke adatot is meg kell adni. Felület/térfogat esetén a mértéket az áru funkcionális nevéhez írjuk, pl. terítő 14x20 cm, és a nettó tartalomhoz 1 darabot írunk, és ajánlottjuk a Leíró méret mezőt is kitölteni. A nettó tömeg nem tartalmazza a kereskedelmi áru csomagoló anyagát, még az alacsonyabb csomagolási szintek csomagoló anyag tömegeit sem. Változó tömegű egységek esetén az átlagos tömeget kell alkalmazni. Pontosan azt az értéket, és abban a mértékegységben kell megadni, ahogyan a csomagoláson szerepel. Pl. 0,5l Változó tömegű egységek esetén az átlagos tömeget kell alkalmazni. V.3. Az áru kereskedelmi funkciói A kereskedelmi áruk egységeit funkciójuk szerint is csoportosíthatjuk, azaz, hogy az adott egységgel milyen cél szeretnénk szolgálni, pl. abban az egységben számlázni, szállítani, stb. Ezek az egységek a következők: Alapegység Fogyasztói egység Feladási (szállítási) egység Számlázási egység Rendelési egység Változó mennyiségű egység Egység megnevezése Alapegység Jelentése, értelmezése Az a legkisebb hierarchia szint, amelyik GTIN azonosítóval van ellátva, 29

30 Egység megnevezése Ajánlott fogyasztói egység Ajánlott feladási (szállítási) egység Ajánlott rendelési egység Változó mennyiségű egység Jelentése, értelmezése azaz azonosítja a kereskedelmi árut, mint a hierarchia alapegységét. Ennél kisebb egységet nem tudunk kezelni. Példa: ha egy zacskóban van 10 darab üveggolyó, amelyeken nincs GTIN szám, de a zacskón van, akkor az alapegység a zacskó lesz, hiszen kezelni csak azt tudjuk, mert csak rajta van GTIN azonosító. Azonosítja egy kereskedelmi áru termékhierarchiájában a végső fogyasztásra szánt szintet, azaz ezt az egységet a fogyasztó megveheti. A kereskedelemben ez a kereskedelmi áru kerül leolvasásra az értékesítési helyen (POS). A kereskedelemben általában ezt a kereskedelmi árut alkalmazzák a polctervezésnél és az értékesítési helyek adatbázisaiban. Megjegyzés: egy hierarchiában lehet egynél több fogyasztói egység is. Azt jelzi, hogy az információ szolgáltatója (jelen esetben a beszállító) a kereskedelmi árut feladási (szállítási) egységnek jelöli meg, azaz ebben a formában szállít. Lehet kereskedelmi partnertől függő, a kereskedelmi csatorna vagy más kétoldalú megállapodás alapján. Példa: egyéni megállapodás tárgya lehet a beszállító és a kereskedő között, hogy milyen kiszerelésben történik meg a szállítás. Előfordulhat olyan eset, hogy a beszállító az egyik kereskedőnek raklapos kiszerelésben szállít, a másiknak gyűjtőkkel. Megjegyzés: Egy hierarchiában lehet egynél több feladási egység. Az információ szolgáltatója (jelen esetben a beszállító) itt jelöli meg, hogy a termékhierarchiában ennek a kereskedelmi árunak a szintjén fogad-e rendelést a vevőktől. A rendelési egység különbözhet a szállítási egységtől. Lehet partnerkapcsolattól függő, a kereskedelmi csatorna vagy egyéb, a felek közti megállapodás alapján. Megjegyzés: Egy hierarchiában lehet egynél több rendelési egység. Azt jelöli, hogy az árucikk nem fix (konkrét) mennyiségű, hanem változó mennyiségű (lehet tömeg, hossz, térfogat). Az alábbi táblázatban egy ajánlott adatmegadási módot mutatunk meg, hogy a különböző csomagolási szintek esetében az adatok megadása során mely értékeket mire célszerű (de nem kötelező) beállítani. Természetesen ezek az adott termék, illetve a beszállító és a kereskedő közötti egyéni megállapodás alapján módosíthatók. Jellemző hierarchia szint 1 szintes hierarchia 2 szintes hierarchia 3 szintes hierarchia 1. szint 1. szint 2. szint 1. szint 2. szint 3. szint Alaptermék (raklap) alaptermék gyűjtő vagy raklap alaptermék gyűjtő raklap Alapegység igaz igaz hamis igaz hamis hamis Fogyasztói igaz igaz hamis igaz hamis hamis 30

31 egység Feladási (szállítási) egység Számlázási egység Rendelési egység 1 szintes hierarchia 2 szintes hierarchia 3 szintes hierarchia 1. szint 1. szint 2. szint 1. szint 2. szint 3. szint igaz hamis igaz hamis igaz/hamis igaz igaz hamis igaz hamis igaz/hamis igaz igaz hamis igaz hamis igaz/hamis igaz Példa hűtőgép étkészlet 10 étkészlet egy raklapon toll 10 toll egy gyűjtőben 100*10 db-os gyűjtő egy raklap V.4. Ár összehasonlítás, árkezelés V.4.1. Szabályok és elvárások: Összehasonlító ár alkalmazása a magyar piacon A hazai piacon a 4/2009. (I. 30.) NFGM-SZMM együttes rendelet a termékek eladási ára és egységára, továbbá a szolgáltatások díja feltüntetésének részletes szabályairól foglalkozik az egységár (összehasonlító ár) alkalmazásával. A rendelet pontosan meghatározza, hogy az áru árusítása szerint milyen módon kell feltüntetni az összehasonlító árat. 4. Az egységárat a) a térfogatra értékesített terméknél literenként (Ft/l), vagy - ha ez a termék jellegéből adódóan megkönnyíti az összehasonlítást - milliliterenként (Ft/ml), centiliterenként (Ft/cl), deciliterenként (Ft/dl), illetve köbméterenként (Ft/m3), b) a tömegre értékesített terméknél kilogrammonként (Ft/kg), vagy - ha ez a termék jellegéből adódóan megkönnyíti az összehasonlítást - grammonként (Ft/g), dekagrammonként (Ft/dkg) vagy tonnánként (Ft/t), c) a hosszúságra értékesített terméknél méterenként (Ft/m), vagy - ha ez a termék jellegéből adódóan megkönnyíti az összehasonlítást - milliméterenként (Ft/mm) vagy centiméterenként (Ft/cm), d) a felületre értékesített terméknél négyzetméterenként (Ft/m2), e) a kizárólag darabra értékesített terméknél darabonként (Ft/db) kell feltüntetni. Továbbá (3) Ha külön jogszabály meghatározott előrecsomagolt termék forgalmazása során a nettó tömeg mellett a töltő (lecsepegtetéssel meghatározott) tömeg feltüntetését is előírja, elegendő a töltő tömeg egységárának feltüntetése. A rendelet alapján a következő esetekben nem kell összehasonlító árat feltüntetni: 1. az 50 g, 50 ml vagy 5 cm alatti csomagolási egységű vagy méretű, 2. az automatából értékesített, 31

32 3. az egy csomagban lévő, készletben értékesített, 4. a különleges díszcsomagolású, 5. az élelmiszerláncról és hatósági felügyeletéről szóló törvényben meghatározott élelmiszer esetén az ételek készítéséhez egy csomagba összeállított terméken. Szabályok alkalmazása a GS1Perfect adatbankban: Ajánlott a Nettó tartalom/tömeg illetve a Összehasonlító ár mértéke meghatározásakor a rendeletben felsorolt mértékegységeket alkalmazni, mivel a kereskedők ebből fogják képezni az összehasonlító árat; Az Összehasonlító ár típusa és Összehasonlító ár mértéke adatok szintén kötelezően megadandó értékek, melyekre az alábbi alkalmazási szabályok vonatkoznak: 1. az ár típusa meghatározza, hogyan kell alkalmazni az összehasonlító ár mértékét, 2. az ár mértéke az összehasonlító ár értékét és mértékegységét, általában megegyezik a Nettó tartalom v. Nettó tömeg értékével, 3. a két adatnak összhangban kell lennie, pl. Per kilogramm típus esetén az értéket kilogrammban kell megadni Példák: 1. Nettó tartalom = 250 ml, Összehasonlító ár típusa = Per liter, Összehasonlító ár mértéke = 0,25 l 2. Nettó tömeg = 100 gr, Összehasonlító ár típusa = Per kilogramm, Összehasonlító ár mértéke = 0,1 kg Speciális esetek, amikor az Összehasonlító ár mértéke eltérhet a Nettó tartalomtól / tömegtől : 1. ha a töltőtömeg eltér a nettó tartalom / nettó tömeg értékétől, akkor a töltőtömeg az összehasonlító ár alapja; 2. a heterogén (pl. kézkrém és testápoló összecsomagolva) termékek esetén a nettó tartalom 1 darab lesz; 3. ha két vagy több teljesen ugyanolyan termék (egyezik a márka, variáció, mennyiség,..) van összecsomagolva (pl. duopack) akkor a nettó tartalom lehet a termékek összes mennyisége; 4. pl. egy 40 grammos termék esetén nem kell összehasonlító árat feltüntetni, ezért a nettó tartalom 40 gramm és az összehasonlító ár mértéke 1 darab ; A beszállító felelőssége az összehasonlító ár képzéséhez használt nettó tartalom ill. összehasonlító ár típus / - mértéke adatok helyes alkalmazása. V.4.2. Kereskedelemi áru adóinformációk kezelése Az adó információk kezelését (és ezzel az alkalmazandó kódlistákat) a célpiac határozza meg. Ha a kereskedelmi áru hazánkban kerül terjesztésre, akkor az adó kódlista karbantartó szervezet GS1 Magyarország (Magyarország) lesz (más célpiacok esetén ez az érték eltér) egy adott kereskedelmi áruhoz többféle adó összeg és adó mérték is megadható. Az adó meghatározásakor az alábbiakat kell figyelembe venni: mindig az adat fogadó (a kereskedő) célpiacán érvényes jogszabályokat kell figyelembe venni (nincs összefüggésben azzal a folyamattal, amikor a kereskedő továbbértékesíti a kereskedelmi árut); (az adott célpiachoz tartozó adó kódlista karbantartó szervezet határozza meg a használható adónemeket és ezek alkalmazásának módját) 32

33 mindig a kereskedelmi árura vonatkozó értéket kell megadni (nem egy adott kereskedőre vagy tranzakcióra vonatkozót) Példa: a környezetvédelmi termékdíj esetén a maximális adómérték, a kedvezmények és mentességek nélküli értéket kell megadni (tehát függetlenül attól, hogy az adat fogadója a termék első belföldi forgalomba hozója, vagy az első belföldi forgalomba hozó első vevője, vagy más esetek) A kereskedelmi áru minden árához ( Fogyasztói ár a kereskedelmi áru csomagolásán, Katalógus ár, Ajánlott fogyasztói ár ) mindig ugyanolyan adónem és adó összeg mértékek tartoznak (nem adhatóak meg a különböző árakhoz különböző adó értékek, a termékhierarchia minden szintjén az adott szintre érvényes adókat kell megadni Például ha az alaptermékre vonatkozik ÁFA és a környezetvédelmi termékdíj is, a gyűjtőjére már csak környezetvédelmi termékdíj. Megjegyzés: (a környezetvédelmi termékdíj típusa és mértéke minden esetben az adott szint csomagolására vonatkozik). Amennyiben egy jövedéki terméknek (pl. dohánygyártmány) jövedéki adó értéke nem pontos összeg, hanem a kiskereskedelmi eladási ár bizonyos százaléka, akkor ezt a számított értéket kell alkalmazni (mivel a törzsadat kezelés során a jövedéki termékek adója csak a pontos összeg meghatározásával adható meg) Az adatbank ellenőrzi az adónem és a termék VTSZ kód ( Import osztályozás értéke attribútum) helyes összerendelését, ha ezt jogszabály meghatározza Példák: Megnevezés ÁFA Jövedéki adó Környezetvédelmi termékdíj Adó kódlista szervezet kód GS1 Magyarország (Magyarország) Adófajta ÁFA Bor; szőlőbor; tényleges alkoholtartalma 15 térfogat %-nál több, de legfeljebb 18 térfogat %, kizárólag erjedéssel keletkezett és adalékanyagot nem tartalmaz (a pezsgő kivételével) Adó összege 200 Forint 40 Forint Adó mértéke 25 x x Csomagolás; üveg 1 literig bor Kapcsolódó dokumentumok: ÁFA törvény (2007/CXXVII.) Környezetvédelmi termékdíj (KT) törvény (1995/LVI.) 10/1995. (IX. 28.) KTM rendelet Jövedéki törvény (2003/CXXVII.) Jövedéki adó fajtakódok április 01-től dokumentum 33

34 Abban az esetben, ha a célpiac Magyarország, akkor teljes kódlista áll rendelkezésre, ellenben ha a célpiac nem Magyarország, akkor a felhasználók önállóan kitölthetik a megfelelő adatot. Fontos megjegyezni, hogy a GS1Perfect biztosítja magát az adatmezőt, illetve magyar célpiac esetén a törvényeknek megfelelő kódlistát, de minden esetben a felhasználó felelőssége az, hogy az adóra vonatkozó adatok helyesen legyenek kitöltve. V.5. Változó mennyiségű termékek Változó mennyiségű (tömegű) kereskedelmi áruk olyan áruk, amelyeknek egy, vagy több tulajdonsága (tömeg, térfogat, stb.) változó, tehát pl. az áru rendelése/szállítása darabszám szerint történik, a számlázás viszont tömeg alapján. A változó mennyiségű árut azonosító azonosító-kód kereskedőnként eltérhet. Mindig a beszállító döntése (a kereskedővel történt egyeztetés alapján), hogy mit minősít változó mennyiségű árunak, és mit nem. A gyakorlatban sokszor előfordul, hogy a terméknek nincs GTIN száma, mert a szállító a kereskedőtől kapott belső azonosítóval és a mért tömeg feltüntetésével azonosítja a terméket, de az adatbanki kommunikációban minden esetben szükség van arra, hogy a terméket GTIN-nel azonosítsák. (Lehetséges a termék GTIN azonosítón kívül más információkat is tárolni a pénztárnál értékesítésre kerülő termékek vonalkódjában a DataBar típusú vonalkódok alkalmazásával.) V.5.1. Változó mennyiségű áruk GTIN képzése Változó mennyiségű kereskedelmi áruk korlátozott, azaz belső rendszerű azonosítását a GS1 Magyarország által rendelkezésre bocsátott GS1 prefix felhasználásával valósíthatjuk meg. Nagyon fontos tudni, hogy az így képzett azonosító szám csak a korlátozott elosztási rendszeren belüli azonosítást biztosítja (pl. egy kereskedő rendszere), a GDSN-ben nincs lehetőség a számtartomány alkalmazására az áru elsődleges azonosítása során, mivel ez a számtartomány nem alkalmas globálisan egyedi azonosító számok képzésére. Ezért szükséges változó közegben szállított áru egy adott egységében rendelt GTIN szám meghatározására (pl. 1 kg alma, 1 kg hús, stb.) Erre megoldás az, hogy a beszállító a cégprefixéből képez egy (az áru egyedi azonosítására alkalmas) belső kódot, és a GDSN-ben azt adja meg a termék GTIN számának. V.5.2. A es számtartomány használata A 20-val kezdődő azonosító számok az általános azonosítást, míg a továbbiak a GS1 Magyarország által meghatározott struktúrában, a hozzá rendelt tartalommal biztosítják a kereskedelmi termék további tulajdonságának megadását. Például, mint ár, mennyiség, központi adatbanki szolgáltatás száma, valamint súlymegadása. Ezt a belső azonosítót a beszállítói portálon a További kereskedelmi azonosító értéke rovatban tudjuk megadni. V.5.3. GDSN attribútumok használata változó mennyiségű termékeknél Általános szabályok: azoknak az attribútum(ok)nak az értékét, amely(ek) az árunál változik(nak) (tömeg, méret, stb.) mindig 10 mérés átlagával adjuk meg. 34

35 ha a terméknek egynél több tulajdonsága változó (pl. tömege és a gyűjtőbe beépülő alaptermékek száma) akkor is változó mennyiségű termékként kezelendő és minden változó értékét átlagolni kell; ha a gyűjtőben lévő alaptermékek darabszámának átlaga nem egész szám (pl. 10 vagy 11 darab termék fér a gyűjtőbe), akkor felfelé kell kerekíteni (tehát 11 darab beépülő terméke lesz a gyűjtőnek); ha változó az, hogy egy raklapon milyen összeállításban vannak a gyűjtők (például a gyűjtők méretei állandóak, de a bruttó tömege változó; például 10, 11, vagy 12 kg lehet), akkor elég, ha minden gyűjtőt külön publikálunk és GTIN nélküli raklapként megadjuk az ideális raklapok adatait (például feltételezzük, hogy a 10 kg-os gyűjtőt tartalmazó ideális raklapon csak 10 kg-os gyűjtők vannak). Példa: 2 darab pulykamell-filé, ahol a bruttó tömeg változik termékenként. Ekkor a változó mennyiség jelzőjét IGAZ értékre állítjuk, nettó tartalomnak 2 darab -ot adunk meg. A bruttó tömeg megadásához lemérünk 10 terméket, jelen példánál 10 különböző pulykamellfilét (becsomagolva, mert bruttó tömegről beszélünk), és az így mért értékek átlagát adjuk meg a bruttó tömeg értékének. Példák: 1. Ha a változó mennyiségű kereskedelmi áru fogyasztói egység (áthalad a POS-on) A további azonosítóknál a belső azonosítónak a normalizált változatát kell tárolni: prefix egyedi azonosító ellenőrző szám a változó kódhoz változó kód (feltöltve 0-val) ellenőrzőszám), i illetve a fogyasztói egység jelzőjét IGAZ értékre állítjuk. Attribútum neve Attribútum értéke Magyarázat További kereskedelmi áru azonosító típusa További kereskedelmi áru azonosító értéke Származtatható vonalkód Vevő által kiadott az ár forintban feltüntetve, 3 tizedes jeggyel áru (pl. pulykamell filé) ellenőrző a változó kódhoz 0 a változó kód nullával feltöltve a számsor ellenőrző száma5 Ha a Speciális áru kód értéke Dinamikus csoportosítás (asszortment) Változó mennyiségű áruhoz tartozó vonalkód a csomagoláson IGEN NEM 35

36 2. Ha a változó mennyiségű kereskedelmi áru nem-fogyasztói (logisztikai) egység (nem halad át a POS-on) A Fogyasztói egység jelző értékét HAMIS értékre állítjuk. Egy egyedi GTIN-14-et kell kiadni (nem lehet a beépülő termék GTIN-jéből képezni), aminek 9-es lesz az indikátor száma. Csak a következő vonalkód típusokkal használható: GS1-128, ITF-14, GS1 DataBar kiterjesztett vagy GS1 DataBar kiterjesztett halmozott; Ebben az esetben nem kell számtartományú belső azonosítót tárolni. V.6. GTIN nélküli: alaptermék, gyűjtő, raklap Előfordulhat olyan eset, hogy a termék (pl. raklap) nem rendelkezik GTIN azonosítóval, ennek egyik oka lehet, hogy a kereskedelmi partnerek nem igénylik a raklap GTIN azonosítóval történő azonosítását. Ha szükség van a GTIN-nel történő azonosításra, akkor ez az áru vagy kiskereskedelmi fogyasztási cikk vagy szabványos kereskedelmi árucsoport lesz. Ekkor 2 lehetőség van: 1. Ilyenkor a beszállító kiad egy saját GTIN azonosítót, ami nem feltétlenül fog szerepelni a terméken, mint vonalkód jelkép. Ebben az esetben a beszállító és a kereskedő egyeztessen, hogy az új GTIN-nek szerepelnie kell-e a terméken, mint vonalkód jelkép. 2. Amennyiben a beszállító nem kíván új GTIN-t kiadni, akkor az adott hierarchia szint felett vagy alatt lévő, GTIN-nel rendelkező termék törzsadatai között is tárolhatja a GTIN nélküli termék legfontosabb törzsadatait. Az ideális eset az, hogy minden a termék minden hierarchia szinten GTIN számmal van azonosítva, hiszen akkor lesz mind a logisztikai, mind a kereskedelmi adatok feldolgozása a legteljesebb és legpontosabb. Előfordulhat azonban olyan eset, ami miatt ez nem vagy csak jelentős erőforrás ráfordítással valósítható meg, de mindenféleképpen törekedni kell arra, hogy lehetőleg az összes hierarchia szint azonosítva legyen. Fontos: A hierarchiaszintek közül a gyűjtő, vagy raklap közül legalább az egyiket GTIN-nel kell azonosítani; a törzsadat kezelésnél olyan eset nem lehetséges, hogy egyiknek sincs GTIN száma. Azon a szinten, ahol nem lehetséges a GTIN számmal azonosítás, ott törekedni kell arra, hogy az elnevezés egyértelmű legyen, és a fogyasztó szempontjából minden lényeges információt tartalmazzon. Példa: zacskós só raklapon (100 darab, 10-es csomagokban) 36

37 V.6.1. GTIN nélküli alaptermék Az adatbázisokban és az adatbankban akkor hozzá kell rendelni az adott termékhez a GTIN azonosítót, ha az nincs a terméken vonalkóddal feltüntetve. A GTIN maga létrejön, csak nem kerül rá a termékre vonalkóddal. V.6.2. GTIN nélküli gyűjtő (normál 3 szintű hierarchiát feltételezve) Ebben az esetben minden gyűjtőadatot a raklapszinten kell megadnunk. Fontos azonban tudni, hogy ez nem egy preferált megoldás és inkább GTIN számot javasolt alkalmazni (pl. a GTIN-14 használatával nem fogy a tartomány) Emlékeztető: A fejezet elején azt mondtuk, hogy egy 3 szintű hierarchiában vagy a gyűjtőnek vagy a raklapnak kell, hogy legyen GTIN azonosítója. Tehát, ha esetünkben most a gyűjtőnek nincs GTIN azonosítója, akkor a raklapnak kell, hogy legyen. Az alábbi táblázatban a könnyebb érthetőség kedvéért összehasonlítom azt az esetet, amikor a gyűjtőnek van GTIN azonosítója, és azt, amikor nincs. A beépülő kereskedelmi áru darabszáma Belső csomagba beépülő kereskedelmi áruk száma Belső száma csomagok Van a gyűjtőnek GTIN azonosítója (a gyűjtőnél töltöm) Értelemszerűen a beépülő áru(k) összes darabszámát írjuk (alaptermékek száma) Megjegyzés: Minden esetben az alaptermékek számát kell itt megadni, amelyhez beszorzásokkal jutunk. Nincs a gyűjtőnek GTIN azonosítója (raklapnál töltöm) A beépülő kereskedelmi áru darabszáma, amelyet ez a kereskedelmi áru tartalmaz. Pl. ha 5 különböző gyerekből van 2-2 darab, akkor a mező értéke 2 (5x*2*=10) Megjegyzés: Minden esetben az alaptermékek számát kell itt megadni, amelyhez beszorzásokkal jutunk. Nem kötelező kitölteni A GTIN számmal nem rendelkező beépülő gyűjtőben az alaptermékek száma Nem kötelező kitölteni Ide azoknak a beépülő gyűjtőknek a számát kell írni, amelyek nem rendelkeznek GTIN számmal. Konkrét példa: Adott egy raklap, rajta 10 karton 20 darabos csokoládészelet. A dobozon nincs GTIN azonosító. Ezeket a dobozokat raklapra tesszük fel. Megnevezés Értelmezés, számítás A beépülő kereskedelmi áru darabszáma 10*20=200 Belső csomagba beépülő kereskedelmi áruk száma Belső csomagok száma

38 V.6.3. GTIN nélküli raklap (normál 3 szintű hierarchiát feltételezve) Abban az esetben, ha a raklap nincs ellátva GTIN azonosítóval, akkor a gyűjtő szinten kell megadni a raklap tulajdonságait. Arra nagyon oda kell figyelni, ha a raklapnak nincs GTIN azonosítója, akkor a gyűjtőnek legyen! Ismét egy összehasonlító táblázatban mutatom meg, hogy mi a különbség aközött, hogy egy raklap rendelkezik GTIN azonosítóval, vagy sem. A beépülő kereskedelmi áru darabszáma Sorok száma a raklapon Kereskedelmi áruk száma a raklapon: Van a raklapnak GTIN azonosítója (raklapnál töltöm) A beépülő kereskedelmi áru darabszáma, amelyet ez a kereskedelmi áru tartalmaz. Nincs a raklapnak GTIN azonosítója (gyűjtőnél töltöm) Kereskedelmi áruk száma a raklapon Egyszerűen ki kell számolni, hogy összesen hány gyűjtő van a raklapon (Gyűjtők száma*gyűjtőben levő alaptermékek száma) A raklapon található gyűjtő sorok száma (beszállítói vagy kereskedői döntés alapján). Akkor kell megadni, ha a raklapnak nincs GTIN azonosító száma, tehát GTIN azonosító szám nélküli logisztikai egységekkel szállítják az árukat. Ebben az esetben a kereskedelmi áru hierarchiának csak legfelső szintjére vonatkozik és csak egy raklap konfigurációt lehet biztosítani. (Nagyon ajánlott a GTIN azonosító szám használata a raklap azonosításhoz.) Pl. ha egy raklapon 4 réteg magasan vannak a gyűjtők, akkor a mező értéke: 4. A raklapon található gyűjtők száma (beszállítói vagy kereskedői döntés alapján). Akkor kell megadni, ha a raklapnak nincs GTIN azonosító száma, tehát GTIN azonosító szám nélküli logisztikai egységekkel szállítják az árukat. Ebben az esetben a kereskedelmi áru hierarchiának csak legfelső szintjére vonatkozik és csak egy raklap konfigurációt lehet biztosítani. (Nagyon ajánlott a GTIN azonosító szám használata a raklap azonosításhoz.) Pl. ha egy raklapon 24 gyűjtő van, akkor értéke: 24 Kereskedelmi áruk Megszámoljuk a raklapon a A raklap egy sorában található gyűjtők 38

39 száma egy raklap sorban Halmozhatóság (GTIN nélküli logisztikai egység) Magasság Szélesség Mélység Bruttó tömeg Van a raklapnak GTIN azonosítója (raklapnál töltöm) Nincs a raklapnak GTIN azonosítója (gyűjtőnél töltöm) gyűjtőket. száma (beszállítói vagy kereskedői döntés alapján). Akkor kell megadni, ha a raklapnak nincs GTIN azonosító száma, tehát GTIN azonosító szám nélküli logisztikai egységekkel szállítják az árukat. Ebben az esetben a kereskedelmi áru hierarchiának csak legfelső szintjére vonatkozik és csak egy raklap konfigurációt lehet biztosítani. (Nagyon ajánlott a GTIN azonosító szám használata a raklap azonosításhoz.) Pl. ha egy raklapon egy rétegben 6 gyűjtő van, akkor az értéke 6. Magasság Az egységrakomány (maga az áru) és a szállítólapjának (ha van ilyen) összevont magassága. A magasság az áru alaplapjától a felső oldaláig mért mérete. Szélesség Az egységrakomány (maga az áru) és a szállítólapjának (ha van ilyen) összevont szélessége. A szélesség az áru bal szélétől a jobb széléig mért mérete Szélesség Az egységrakomány (maga az áru) és a szállítólapjának (ha van ilyen) összevont szélessége. A szélesség az áru bal szélétől a jobb széléig mért mérete Mélység Az egységrakomány (maga az áru) és a szállítólapjának (ha van ilyen) összevont mélysége. A mélység az áru elejétől a hátuljáig mért mérete. Bruttó tömeg Az egységrakomány (maga az áru) és a szállítólapjának (ha van ilyen) összevont bruttó tömege. Magasság (GTIN nélküli logisztikai egység) Az egységrakomány (maga az áru) és a szállítólapjának (ha van ilyen) összevont magassága. A magasság az áru alaplapjától a felső oldaláig mért mérete. Az egységrakomány (maga az áru) és a szállítólapjának (ha van ilyen) összevont magassága. A magasság az áru alaplapjától a felső oldaláig mért mérete. Szélesség (GTIN nélküli logisztikai egység) Az egységrakomány (maga az áru) és a szállítólapjának (ha van ilyen) összevont szélessége. A szélesség az áru bal szélétől a jobb széléig mért mérete Mélység (GTIN nélküli logisztikai egység) Az egységrakomány (maga az áru) és a szállítólapjának (ha van ilyen) összevont mélysége. A mélység az áru elejétől a hátuljáig mért mérete. Bruttó tömeg (GTIN nélküli logisztikai egység) Az egységrakomány (maga az áru) és a szállítólapjának (ha van ilyen) összevont 39

40 Van a raklapnak GTIN azonosítója (raklapnál töltöm) Nettó tömeg Nettó tömeg (nincs) Nincs a raklapnak GTIN azonosítója (gyűjtőnél töltöm) bruttó tömege. Konkrét példa: Képzeljünk el egy GTIN azonosító nélkül raklapot, amelyen van 42 darab gyűjtő, a 12. ábra szerinti elrendezésben, úgy, hogy minden gyűjtőben 20 darab alaptermék található. Tegyük fel, hogy a raklap nem rendelkezik GTIN azonosítóval, ellenben a rajta levő gyűjtők igen. Ekkor a rajtuk levő gyűjtőnél adjuk meg a raklapra vonatkozó adatokat. 13. ábra 12. ábra Nézzük hogyan alakul az előbbi táblázat ennél a konkrét példánál: A beépülő kereskedelmi áru darabszáma 20*42=820 Sorok száma a raklapon Nincs a raklapnak GTIN azonosítója (gyűjtőnél töltöm) 7 sornyi gyűjtő van elhelyezve. Kereskedelmi áruk száma a raklapon: Gyűjtőket számoljuk meg a raklapon, így 2*3*7=42. Kereskedelmi áruk száma egy raklap sorban Gyűjtők száma 1 sorban: 6 Karton/raklap 2*3*7=42 Halmozhatóság (GTIN nélküli logisztikai egység) Magasság (GTIN nélküli logisztikai egység) Szélesség (GTIN nélküli logisztikai egység) Mélység (GTIN nélküli logisztikai egység) Bruttó tömeg (GTIN nélküli logisztikai egység) 7*2=14 (a képen most ennyi, de ez az érték változó) Hosszméréssel adható meg. Hosszméréssel adható meg. Hosszméréssel adható meg. Tömegméréssel adható meg. 40

41 V.7. GTIN kiadás szabályai A terméket azonosító GTIN azonosító az ellátási lánc egészére kínál megoldást bármely forgalmazott (árazott, számlázott, vagy rendelt) áru azonosításához. Azonos számkiadási szabályok betartásával a résztvevő felek a teljes ellátási lánc költségeit minimalizálhatják. A GTIN kiadás folyamata a következő: A GS1 tagszervezetek osztják ki partnereiknek azokat a GS1 országprefixszel ellátott számtartományokat, melyeket ezután vonalkód jelkép formájában a terméken leolvasható formában elhelyeznek. Nagyon fontos azonban, hogy a GTIN-ek megfelelően kerüljenek átadásra az ellátási láncban. Ezek teszik lehetővé, hogy a leolvasott vonalkódhoz tartozó adatok pontos, naprakész termékinformációkhoz kapcsolódjanak. Ez különösen fontos a pénztárnál leolvasott áruknál, ahol a pontos adat hiánya, a nem a termékhez tartozó ár számlázása, jogi következményekkel járhat. Azért, hogy a lehető legpontosabb információt közöljük a fogyasztóval, a termék adataiban bekövetkezett változások új GTIN számot igényelhetnek. Mivel a GS1 tagszervezettől megigényelt számtartomány véges, korlátozott számú GTIN azonosító előállítását teszi lehetővé, ezért felmerül a kérdés, hogy egy, már korábban termékhez hozzárendelt GTIN számot fel lehet-e újra használni, illetve mik azok a terméktulajdonság változások, amelyek esetén kötelezően új GTIN azonosítót kell kapnia, és melyek azok a megengedett módosítások, amikor a termék még megtarthatja az eredeti GTIN számát. Az alapkérdés mindig az, hogy az áru ugyanaz az áru marad-e a változtatás után a vásárló szempontjából. Példa: Tegyük fel, hogy egy 2l-es ásványvíz ugyanazt a GTIN számot kapja meg, mint a 1,5l-es. Ekkor ugyanaz a polccímke kerül a 2l-es termék alá, mint a 1,5l-eshez, és máris eljutottunk a vásárló megtévesztéséhez, ami jogi következményekkel jár. Nemcsak a vásárló, hanem a logisztika szempontjából is nagyon fontos, hogy ha pl. a termék mérete számottevően (megengedett változás maximum 20%) változik, akkor az a termék új GTIN számot kapjon. Az ok nagyon egyszerű. Előfordulhat, hogy a termék az új méreteivel nem fér be a polcra, vagy nem annyi fér rá belőle, stb., illetve megtörténhet az is, hogy ugyanabba a gyűjtőbe már nem annyi darab fér, mint korábban, vagy ha egy gyűjtőbe ugyanannyi terméket szeretnénk elhelyezni, akkor egyszerűen nagyobb dobozra van szükségünk. A nagyobb dobozból kevesebb fér rá a raklapra, stb. Arra, hogy a pontosan mely esetekben kell a terméknek új GTIN számot adni, és melyekben nem, A GTIN számkiadás szabályai című dokumentum ad segítséget, amely magyar és angol nyelven is elérhető az alábbi linken: Azokat a leggyakoribb attribútumokat, amelyek módosítása GTIN szám módosítást igényel az alábbi táblázat foglalja össze: Leírás Megjegyzés Oka A kereskedelmi áru hierarchia (csomagolási) Minden esetben új GTIN szám kiadása szükséges Alapvető adat a GDSN részére 41

42 Leírás Megjegyzés Oka szint Beépülő áru darabszáma Beépülő áru GTIN (EAN) azonosító száma Információ-szolgáltató (adatforrás) GLN azonosító száma Osztályozási (GPC) kód Kereskedelmi márkaneve Kereskedelmi funkcionális neve Márkatulajdonos azonosító száma kategória áru áru GLN Akciós ajánlat a csomagoláson Fogyasztói ár a kereskedelmi áru csomagolásán Minden esetben új GTIN szám kiadása szükséges Minden esetben új GTIN szám kiadása szükséges Minden esetben új GTIN szám kiadása szükséges Minden módosításnál használható Minden esetben új GTIN szám kiadása szükséges Minden esetben új GTIN szám kiadása szükséges Minden esetben új GTIN szám kiadása szükséges Minden esetben új GTIN szám kiadása szükséges Minden esetben új GTIN szám kiadása szükséges Visszavonás dátuma Minden módosításnál Megszüntetés dátuma használható Befoglaló mélység Maximum 20%-kal változhat az eredeti mérethez képest. Befoglaló (mértékegység) mélység Minden esetben új GTIN szám kiadása szükséges Befoglaló magasság Maximum 20%-kal változhat az eredeti mérethez képest. Befoglaló magasság (mértékegység) Minden esetben új GTIN szám kiadása szükséges Befoglaló szélesség Maximum 20%-kal változhat az eredeti mérethez képest. Befoglaló szélesség (mértékegység) Minden esetben új GTIN szám kiadása szükséges Befoglaló átmérő Maximum 20%-kal változhat az eredeti mérethez képest. Befoglaló átmérő Minden esetben új GTIN Alapvető adat a GDSN részére Alapvető adat a GDSN részére és (A prefix tulajdonosa) (GDSN működése)

43 Leírás Megjegyzés Oka (mértékegység) szám kiadása szükséges Bruttó tömeg Maximum 20%-kal változhat az eredeti mérethez képest. Bruttó (mértékegység) Nettó tartalom Nettó (mértékegység) Nettó tömeg Nettó (mértékegység) tömeg tartalom tömeg EAN/UCC vonalkód értéke EAN/UCC vonalkód típus Minden esetben új GTIN szám kiadása szükséges Minden esetben új GTIN szám kiadása szükséges Minden esetben új GTIN szám kiadása szükséges Minden esetben új GTIN szám kiadása szükséges Minden esetben új GTIN szám kiadása szükséges Minden esetben új GTIN szám kiadása szükséges Minden esetben új GTIN szám kiadása szükséges (a termék egy további azonosítója) A fent leírt módosítási korlátozások alól egyetlen esetben tehetünk kivételt. Ha az adatok beviteléről gondoskodó személy a terjesztés dátumától számított 3 munkanapon belül észreveszi, hogy az adatok bevitelében hiba történt, akkor ebben az időintervallumban 2 alkalommal van lehetősége van arra, hogy a hibát korrigálja. A 3 nap letelte után viszont csak új GTIN megadásával lehet megadni a terméket, ha olyan változtatás szükséges, amelyet a szabályok betartásával csak új GTIN generálásával lehet megtenni. V.8. Saját márkás termékek GTIN kiadási szabályai Külön kell szót ejteni azokról a termékekről, amikor a kereskedő egy gyártó termékét saját márkanév alatt forgalmazza, a termékeket viszont a beszállító rögzíti a GS1Perfect rendszerben. Ekkor felvetődik a kérdés, hogy milyen GTIN-t használjunk a termék egyes hierarchia szintjein. A saját márkás alaptermék GTIN-jét általában a kereskedő adja meg, tehát a GTIN a kereskedő cégprefixéből képződik. A magasabb hierarchia szinteken viszont a szabványalkalmazás szempontjából két járható út is létezik: 1. a beszállító megkérheti a kereskedőt, hogy minden logisztikai szinthez adjon ki külön GTIN számot, ne csak az alaptermékhez; ez lehet GTIN-13 és GTIN-14 is; 2. a beszállító megtartva a kereskedő által, az alaptermékhez kiosztott GTIN-t, a saját cégprefixéből képez GTIN azonosítókat az alaptermék feletti logisztikai szintekhez. Arra vonatkozóan nincs egységes szabály, hogy a beszállító melyik lehetőséget alkalmazza, így a saját márkás termékek kezelése a GS1Perfect rendszerben minden esetben egyedi egyeztetést igényel a beszállító és a kereskedő között. Megjegyzés: Egyetlen GTIN képzési mód tiltott, amikor a beszállító képez GTIN-14-eket a kereskedő cégprefixéből képzett GTIN felhasználásával. Ennek oka nagyon egyszerű. Ha a beszállító a kereskedő 43

44 cégprefixének felhasználásával GTIN-eket képezne a hiányzó hierarchia szintekhez, fennállhatna annak a lehetősége, hogy ugyanazt a GTIN-t a kereskedő (aki végül is a saját cégprefixét használja), kiosztaná egy másik termék, valamelyik hierarchiaszintjéhez, és emiatt egy időben több beszállító is használná ugyanazt a GTIN-t. V.9. Különböző kereskedelmi kapcsolatok jellegzetes esetei Ebben a fejezetben kiemelnénk néhány olyan termék attribútumot, melyek megadás függ attól, hogy az adat feltöltője (adatforrás) milyen szerepet tölt be a termékhez kapcsolódó kereskedelmi folyamatban. Ezek az attribútumok az alábbiak: GTIN azonosító (prefix szempontjából) Információ szolgáltató (adatforrás) GLN azonosító száma (informationprovider) Márkatulajdonos GLN azonosító száma (brandowner) Gyártó/forgalmazó GLN azonosító száma (manufacturer) Általános szabály a termékek GTIN képzésével kapcsolatban: A termék GTIN azonosítóját mindig a márkatulajdonos cégprefixéből kell képezni, tehát ha a gyártó a márkatulajdonos, akkor a gyártó cégprefixéből, ha a kereskedő a márka tulajdonos, akkor a kereskedő cégprefixéből. Figyelem! Amennyiben több gyártó is szolgáltat ugyanarról a termékről (azonos GTIN-ről) törzsadatokat, abban az esetben a törzsadatoknak azonosnak kell lennie minden esetben; ez alól kivételek azok az adatok, amik az adatfeltöltéshez köthetőek: információ szolgáltató, publikálás dátuma, stb. Megjegyzés: Az itt felsorolt esetek csak legjobb gyakorlatokat mutatják be természetesen a kereskedelmi partnerek közti megegyezés alapján eltérhetnek erről. V.9.1. Ha a márkatulajdonos azonos az adatforrással (portál esetében a portál adatfeltöltőjével) 1. eset: Alapeset (a gyártó a termék beszállítója) Információ szolgáltató (adatforrás) GLN azonosító száma (informationprovider) Márkatulajdonos GLN azonosító száma (brandowner) Gyártó/forgalmazó GLN azonosító száma (manufacturer) márkatulajdonos márkatulajdonos (akinek a márka neve szerepel a terméken; lehet a gyártó, az importőr, a nagykereskedő vagy a kereskedő) aki gyártja (lehet több is) 2. eset: A disztribútor a termék beszállítója Információ szolgáltató (adatforrás) GLN azonosító száma (informationprovider) Márkatulajdonos GLN azonosító száma (brandowner) márkatulajdonos márkatulajdonos (akinek a márka neve szerepel a terméken; lehet a gyártó, az importőr, a nagykereskedő vagy a kereskedő) 44

45 Gyártó/forgalmazó GLN azonosító száma (manufacturer) aki gyártja (lehet több is) 3. eset: A terméknek több gyártója van Információ szolgáltató (adatforrás) GLN azonosító száma (informationprovider) Márkatulajdonos GLN azonosító száma (brandowner) Gyártó/forgalmazó GLN azonosító száma (manufacturer) márkatulajdonos márkatulajdonos (akinek a márka neve szerepel a terméken; lehet a gyártó, az importőr, a nagykereskedő vagy a kereskedő) aki gyártja (lehet több is) 4. eset: A terméket a beszállító ügynökök (bróker) útján forgalmazza, de a gyártó a termék beszállítója (megegyezés szerint a márkatulajdonos vagy a bróker az adatforrás) Információ szolgáltató (adatforrás) GLN azonosító száma (informationprovider) Márkatulajdonos GLN azonosító száma (brandowner) Gyártó/forgalmazó GLN azonosító száma (manufacturer) Márkatulajdonos, vagy a bróker megegyezés szerint márkatulajdonos (akinek a márka neve szerepel a terméken; lehet a gyártó, az importőr, a nagykereskedő vagy a kereskedő) aki gyártja (lehet több is) V.9.2. Ha márkatulajdonos nem azonos az adatforrással (portál esetében a portál feltöltőjével) 1. eset: A terméket beszállítója a nagykereskedő (lehet GDSN kapcsolat a márkatulajdonos és a nagykereskedő között is) Információ szolgáltató (adatforrás) GLN azonosító száma (informationprovider) Márkatulajdonos GLN azonosító száma (brandowner) Gyártó/forgalmazó GLN azonosító száma (manufacturer) nagykereskedő márkatulajdonos (akinek a márka neve szerepel a terméken; lehet a gyártó, az importőr, a nagykereskedő vagy a kereskedő) aki gyártja (lehet több is) 2. eset: A terméket lokális disztribútor (importőr) hozza forgalomba (lehet GDSN kapcsolat a márkatulajdonos és a lokális disztribútor között is) Információ szolgáltató (adatforrás) GLN azonosító száma (informationprovider) Márkatulajdonos GLN azonosító száma (brandowner) disztribútor márkatulajdonos (akinek a márka neve szerepel a terméken; lehet a gyártó, az importőr, a nagykereskedő vagy a kereskedő) 45

46 Gyártó/forgalmazó GLN azonosító száma (manufacturer) aki gyártja (lehet több is) 3. eset: Saját márkás termék esete, amikor maga a kereskedő a márka tulajdonosa Ilyenkor a kereskedő a márka tulajdonos, így az ő prefixéből kell GTIN-t képezni. Információ szolgáltató (adatforrás) GLN azonosító száma (informationprovider) Márkatulajdonos GLN azonosító száma (brandowner) Gyártó/forgalmazó GLN azonosító száma (manufacturer) gyártó márkatulajdonos (akinek a márka neve szerepel a terméken; lehet a gyártó, az importőr, a nagykereskedő vagy a kereskedő) aki gyártja (lehet több is) V.9.3. A márkatulajdonos disztribútornak/nagykereskedőnek is és a kereskedőnek is küld adatot 1. eset: A terméket disztribútor forgalmazza Információ szolgáltató (adatforrás) GLN azonosító száma (informationprovider) Márkatulajdonos GLN azonosító száma (brandowner) Gyártó/forgalmazó GLN azonosító száma (manufacturer) aki a kereskedő adatforrása (márkatulajdonos, disztribútor, mindkettő) márkatulajdonos (akinek a márka neve szerepel a terméken; lehet a gyártó, az importőr, a nagykereskedő vagy a kereskedő) aki gyártja (lehet több is) 2. eset: A terméket nagykereskedő fogalmazza Információ szolgáltató (adatforrás) GLN azonosító száma (informationprovider) Márkatulajdonos GLN azonosító száma (brandowner) Gyártó/forgalmazó GLN azonosító száma (manufacturer) aki a kereskedő adatforrása (márkatulajdonos, disztribútor, mindkettő) márkatulajdonos (akinek a márka neve szerepel a terméken; lehet a gyártó, az importőr, a nagykereskedő vagy a kereskedő) aki gyártja (lehet több is) 46

47 VI.A GS1Perfect beszállítói portál használata VI.1. Rendszerkövetelmények a portál használatához Operációs rendszer: Windows XP, Windows Vista, Windows 7 Ajánlott böngésző program: Internet Explorer 7.0, 8.0 Megjegyzés: A portál teljes funkcionalitása más böngészőkkel nem érvényesül. Fontos: Az Internet Explorer 8.0-s verziója a 7.0-s verzió kompatibilitási módszerével használható. VI.2. Belépés a portálra A portál eléréséhez az alábbi webcímet írjuk az Internet Explorer címsorába: Érdemes a címet a Kedvencek közé eltenni, hogy a későbbiekben könnyedén hozzáférjünk. Ha helyesen írtuk be a címet, az alábbi bejelentkező képernyőhöz jutunk: 14. ábra A GLN rovat-ba írjuk be a GS1 Magyarországtól kapott GLN számunkat 6, a Bejelentkezés rovatba a felhasználónevünket, illetve a Jelszó -hoz a jelszavunkat. Kiválaszthatjuk azt is, hogy milyen nyelven szeretnénk a portált elérni. Amennyiben azt szeretnénk, hogy a portál legközelebbi használatakor ne kelljen újra megadni GLN számunkat, felhasználónevünket, akkor tegyünk pipát a Bejelentkezési adatok mentése. Abban az esetben, ha az adott számítógépen csak mi használjuk, akkor a jelszavunkat is elmenthetjük a Jelszó mentése mellé tett pipával, de ezzel az opcióval bánjunk óvatosan. 6 A kapott GLN számot a GS1 Magyarország oldalán a Regisztrált cégkereső menüpontban ellenőrizhetjük. 47

48 Majd a pipára kattintva léphetünk be a portálra. A portálra belépve az alábbi kép fogad bennünket: 15. ábra Amint az előbbi képen látható, a portál kezdőoldalán 8 fő funkcióval találkozhatunk: 1. Üzenetek: Itt az adatbanktól, illetve kereskedőpartnereinktől kapunk visszaigazolást publikációnk elfogadott, vagy elutasított státuszáról. 2. Portál dokumentáció: Erre a linkre kattintva a portál felhasználói dokumentációja tölthető le PDF formátumban. 3. TESCO specifikus adatok megadása: Ezen az oldalon olyan, egy már korábban TESCO felé publikált termékek GTIN azonosítói jelennek meg, melyeknél teljesen, vagy részben hiányzik a TESCO által megkövetelt kiegészítő attribútumok. 4. Termékek: Itt termékek különböző csomagolási szintjeinek kereskedő független, vagy kereskedő függő adatait vihetjük be, illetve módosíthatjuk, végül publikálhatjuk kereskedőpartnereink fel. 5. Termékadatok importálása: Ezen a felületen a GS1 Magyarország Számkiadó és nyilvántartó kliens szoftverből exportált XML fájl tartalmát tölthetjük a portál felületét, hogy azokat kiegészítve a GDSN szerint érvényes termékadatokként kereskedőpartnereink felé publikálhassuk. 6. Kép és dokumentumfeltöltés: Ezen a felületen a már feltöltött, és elmentett termékadatokhoz tölthetünk fel, illetve publikálhatunk képeket, illetve a kereskedőpartnerrel közölni kívánt dokumentumokat. 7. Kereskedő kiválasztása: Itt vehetjük fel, illetve tarthatjuk karban kereskedő partnereink GLN azonosítóit. 8. Adataim: Ebben a menüpontban a saját, Partner Managerben tárolt adatainkat nézhetjük meg. Ezzel az 5 menüponttal a dokumentáció során részletesen foglalkozunk. Megjegyzés: Az előbb mutatott főoldal bármikor gyorsan elérhető a GS1Perfect logóra kattintva. 48

49 VI.3. Partnerek kezelése a portálon 16. ábra Mivel a GS1Perfect rendszerben csak és kizárólag azoknak a kereskedőknek címezhetünk termékadatokat, amelyeket előzetesen felvettünk magunknak adatfogadó partnernek, a portál használatbavételekor első feladatunk kiválasztani magunknak azokat a kereskedelmi partnereket, akiknek a jövőben termékadatokat szeretnénk szolgáltatni. A partnerkezelő modulba a főoldalról a Kereskedő kiválasztása menüponton keresztül juthatunk be. 17. ábra A partnerkezelő modulba belépve láthatjuk, hogy a portál a partnerek kezelésére egy két panelből álló megoldást használ. Jobb oldalon találjuk azoknak a kereskedőknek a nevét, melyek közül választhatunk, baloldalon pedig azokat, melyeket már kiválasztottunk partnerünknek. 49

50 18. ábra A partnerválogatás az alábbi módon történik: jobboldalon egérrel kijelöljük azokat a partnereket, melyeket szeretnénk saját partnereink közé felvenni, majd a baloldali panelbe, ahol a kiválasztott partnereink vannak. gomb segítségével tegyük át a Tipp: ahhoz, hogy egyszerre több partnert ki tudjunk jelölni, tartsuk nyomva a billentyűzeten a CTRL gombot, miközben jelölgetjük a kiválasztandó partnereket. 19. ábra Természetesen, ha egy kereskedelmi partnernek nem szeretnénk a jövőben termékadatokat publikálni, akkor ki is vehetjük a kiválasztott partnereink közül, pontosan az előbb leírt művelet fordítottjával. Azaz a baloldali panelben jelöljük ki az eltávolítandó partnereket (használhatjuk itt is a többszörös kijelöléshez a CTRL gombot) és a gombot használjuk a visszavételhez. Megjegyzés: nemcsak a kezdetek, kezdetén, hanem a portál használatakor bármikor vissza lehet térni a partnerek kezeléséhez, karban tudjuk tartani felvett partnereinket. VI.4. Technikai tudnivalók a beszállítói portálra való adatbevitellel kapcsolatban Mielőtt megnéznénk, hogyan kell egy konkrét termék adatait a portálra felvinni, előtte nézzük meg, hogy milyen típusú adatbeviteli mezőkkel találkozunk a portál használata közben. 1. Egyszerű szöveges mező 2. Legördülő menü 3. Igen/Nem rádiógomb segítségével 4. Dátum megadása naptár segítségével 50

51 VI.4.1. Egyszerű szöveges mező 20. ábra A szöveges mezők esetében nincs más dolgunk, mint egyszerűen gépeljük be, a szükséges adatot. Tipp: Lehetséges az, hogy ezek az adatok már a rendelkezésünkre állnak (Excel, vagy saját belső áru nyilvántartási rendszerben), ebben az esetben a félregépelések arányát hivatott csökkenteni, ha onnan az adatokat az egyéb szoftverekből jól ismert másolás-beillesztés módszerével végezzük (CTRL+C és CTRL+V). VI.4.2. Legördülő menü Az adatbevitel egy másik típusa az úgynevezett legördülő menü, amit akkor alkalmazunk, amikor a rovatba csak adott válaszok közül választhatunk, és attól eltérni nem lehet. Ezeket a válaszokat kódlistának nevezzük. Ezekről a kódlistákról, hogy mely legördülőknél milyen választható elemek vannak, és milyen esetben melyiket kell választani, egy külön dokumentáció készült GS1Perfect kódlisták címmel. Pl. ha a kép példájánál maradunk, a További kereskedelmi áru azonosító típusa (pl. cikkszám) rovatba 3 féle választ adhatunk: Beszállító által kiadott Ipar által kiadott Vevő által kiadott De ha nekünk erre a kérdésre egy saját kifejezésünk lenne a válasz, azt ebben az esetben nem tudjuk használni. A legördülő menüt nagyon egyszerű használni, egyszerűen kattintsunk a rovat jobb oldalán levő kis nyílra, és rögvest megjelenik, hogy mik azok a lehetséges értékek, amiket itt bejelölhetünk. 21. ábra A megfelelő válasz kiválasztásához kattintsunk az egérrel a válaszra! 51

52 22. ábra VI.4.3. Igen/Nem rádiógomb segítségével Ez a legegyszerűbb beviteli forma. Egyszerűen a helyes válasz mellett levő körbe kattintsunk az egér bal gombjával. Mintha egy internetes tesztet töltenénk ki. 23. ábra VI.4.4. Dátum megadása naptár segítségével A dátum, és időbeállítását a portálon egy naptár segíti. Könnyen észrevehetjük, hiszen ha egy olyan mezőbe kattintunk, ahol dátum megadása szükséges, akkor automatikusan megjelenik a képen látható naptár. 24. ábra A << és a >> jelekkel az évet állíthatjuk be, értelemszerűen a baloldalon levő jelre 1 kattintás az egér bal gombjával az év számát 1-gyel csökkenti, a jobb oldali 1-gyel növeli. Teljesen megegyező logikával működik a hónap beállítása a < és > jelek segítségével. Nem minden dátum mezőnél, csak ahol annak jellege megköveteli, a naptár alatt megjelenik egy digitális óra szimbóluma. Jelentése egyértelmű, az első szám az órát, a második a percet jelenti. Ha változtatni szeretnénk értékükön, kattintsunk a számra az egér bal gombjával. Minden egyes kattintás az értéket 1-gyel növeli. Példa: Ha a képen látható 11:48 értéket 13:00-ra szeretnénk módosítani, az azt jelenti, hogy az órára 2-t, a percre 12-t kattintunk. 52

53 VI.4.5. Speciális eset adatbevitel (beépített GPC böngésző a portálon) A portálon van egy különlegesen működő adatbeviteli rész, mégpedig a GPC attribútumok megadása szekciónál. Itt ugyanis az Egyszerű szöveges mezőbe belekattintva nyílik meg egy Legördülő menü. Első lépésként ez a kép fogad bennünket: 25. ábra Majd, ha belekattintunk a felkínált szövegdobozba, mellette megjelenik egy legördülő menü. 26. ábra A legördülő menüben kiválasztva a megfelelő értéket újabb legördülő menü keletkezik. 27. ábra Ez folytatódik, egészen a 4. mélységig, egyre pontosabban tudjuk a termékünket behatárolni, majd végül kiválasztva a megfelelő GPC bricket, az alábbi képernyőhöz jutunk. Eltűnnek az előbbi legördülő menük, és helyettük újabbak veszik át a helyet: 28. ábra 53

54 VI.4.6. Segítségkérés egy rovat jelentéséhez Mivel a portálon számtalan adat rögzítésére van lehetőség, előfordulhat, hogy hirtelen nem vagyunk biztosak abban, hogy az adott mezőbe mit kell írni, erre ad gyorssegélyt a rovat melletti ikon. Erre rákattintva olvashatjuk az adott attribútumhoz kapcsolódó leírást. 29. ábra A kérdőjelre rákattintva pedig az alábbi módon kapunk segítséget: VI ábra A kitöltendő mezők számának bővítése Vannak olyan esetek, amikor kevésnek bizonyulnak az alapértelmezetten rendelkezésre álló adatbeviteli mezők, mert egy attribútumhoz több érték is tartozhat. Tipikus eset, amikor egy termék nevét több nyelven, illetve, amikor a méretre vonatkozó adatokat többféle mértékegységben is meg kívánjuk adni. Példa: tegyük fel, hogy egy termék funkcionális nevét angolul és magyarul is meg szeretnénk adni. Ekkor a 31. ábra megjelenített kép alapján kattintsunk a jelre! Ekkor a kérdéses mező megjelenik még egyszer, így könnyűszerrel megadhatjuk a nevet magyarul és angolul is. 31. ábra Tipp: Előfordulhat, hogy még sincs szükségünk ugyanazon attribútumhoz több mezőre, akkor érdemes a felesleget a jellel letörölni. Erre azért is van szükség, mert amennyiben GDSN szempontjából kötelező mezőt többszöröztünk meg, de nem töltöttük ki az összes adott attribútumhoz tartozót, akkor a portál ellenőrzőrendszere ezt úgy veszi, mintha nem töltöttünk volna 54

55 ki egy kötelező mezőt és hibát jelez (még abban az esetben is, ha egyet kitöltöttünk a többszörözöttek közül). 55

56 VI.5. Új termék felvitele a portálon keresztül A termékadatok feltöltéséhez, módosításához válasszuk a portál főoldalán a Termékek menüpontot! 32. ábra Minden új termék feltöltése 3 fő részből áll. 1. Alapadatok megadása 2. A termékek kereskedő függő adatainak megadása 3. A termék legmagasabb csomagolási szintjének publikálása az adott kereskedő felé VI.5.1. Kereskedőtől független adatok feltöltése a portálra Ebben a részben a termékeknek olyan adatait adjuk meg, amelyek teljesen objektívek, és függetlenek attól, hogy mely kereskedők részére publikáljuk az adatot. Ilyen független adat pl. a termék márkaneve. A termék ezen adatait egyszer kell megadni, és ezek pontos bevitele után korlátlan számú kereskedő részére terjeszthetjük a termék adatait. Tegyük fel, hogy az előbb leírt módon beléptünk a termékek menüpont alatt található részbe. Ekkor az Új áru hozzáadása gombra kattintva tudunk új terméket felvinni a portálra. 33. ábra A GTIN (EAN) rovatba értelemszerűen a termék GTIN számát írjuk, melyek képzéséről a III. fejezetben olvashatunk. A kereskedelmi áru hierarchia (csomagolási) szintnél pedig legördülő menüből választhatjuk ki, hogy az adott termék milyen csomagolási szinten van. Látható az alábbi képen, milyen csomagolási módokból választhatunk. 56

57 34. ábra Speciális eset: vegyes hierarchiák bevitelénél (ahol különböző GTIN-nel azonosított beépülő termékek vannak), a bevitel módja kis mértékben módosul (lásd. 35. ábra): 35. ábra Az első beépülő termék kiválasztása, és darabszámának bevitele után az gomb segítségével újabb beépülő termék, és annak darabszámának megadására nyílik lehetőség. Ha véletlenül több sort vettünk volna fel, mint ahány különböző GTIN-nel rendelkező beépülő termék van, a segítségével törölhetjük le a feleslegessé vált sor(oka)t. gomb Miután a termék GTIN és hierarchia adatait megadtuk, a gomb megnyomásával egy új, füles felület fog betöltődni, amely valójában a portál általános adatbeviteli felületének nevezhető. 57

58 36. ábra Amint a képen is láthatjuk, a beviteli mezők különböző fülek alá vannak rendezve. (Azonosítás, Hierarchia, Megnevezés, stb.) Amelyik fül éppen aktív, tehát ami épp nyitva van, annak a szegélyén egy narancssárga jelzés látható. A megadandó adatok között megkülönböztethetünk kötelezően, illetve opcionálisan megadandó adatokat. A kötelezően kitöltendő adatokról legkönnyebben úgy szerezhetünk tudomást, ha a portál felső részén az gombra kattintunk. Az ellenőrzés során minden olyan kötelezően kitöltendő mező pirossá válik, amelyet mi még nem töltöttünk ki, illetve azt is megtudhatjuk a pirossá váló fülekből, hogy mely fülek alatt találunk még kitöltendő mezőt. 37. ábra A pirossá váló füleken túl megjelenik egy üzenetablak, melynél az Ok gomb megnyomásával jelezzük, hogy tudomásul vettük, hogy nincs minden kötelező mező kitöltve, és pótolni fogjuk. 38. ábra 58

59 Ha nemcsak tudomásul vesszük, hogy hiányosak a kötelező adatmezőink, hanem rá is kattintunk arra fülre, amelyet a portál hiányosnak jelzett, akkor az alábbi, vagy ehhez hasonló kép fogad bennünket: Itt látható, hogy 3 darab szöveges mező, és 3 rádiógomb nincs kitöltve. 39. ábra Az előbb leírt ellenőrzést korlátlan számban ismételhetjük. Abban az esetben, ha minden kötelező mezőt kitöltöttünk, akkor az alábbi üzenetet kapjuk: 40. ábra Ez annyit jelent, hogy minden kötelező mezőt kitöltöttünk, de nem azt, hogy minden olyan adatot kitöltöttünk, amelyet az adott kereskedő elvár, akinek az adatokat küldeni szeretnénk. Mivel az adatok menthetők, akár később is visszatérhetünk, és bővíthetjük a kitöltött mezők számát, de érdemes minden kitöltés alkalmával minél több adatot megadni, így kisebb a valószínűsége, hogy egy kereskedő utólag tartja hiányosnak a megadott adatainkat. Természetesen a munkánkat bármikor menthetjük a gomb segítségével. Ekkor az oldal frissülni fog, és a lap tetején az alábbi zöld csík és benne üzenet jelenik meg: 59

60 41. ábra Amikor minden kötelező és egyéb törzsadatot kitöltöttünk, és az ellenőrzés sem mutatott kitöltetlen mezőt, akkor mentsük a munkánkat, és kattintsunk a gombra! Ekkor már megadtuk a termék törzsadatait, de még egyetlen kereskedőnek sem publikáltuk. Fontos információ: A későbbi, publikációnál, vagy más hierarchiaszinten fellépő hibaüzenetek számának csökkentése érdekében, a termékadatok feltöltését akkor tekintsük késznek, ha az VI.5.2. gomb megnyomására már nem kapunk figyelmeztetést hiányzó adatok kitöltésére. Kereskedő függő adatok feltöltése Amint a következő ábra mutatja, kilistázva láthatjuk azokat a termékeket, amelyeknek legalább a törzsadatait megadtuk. Ha egy termék adatait egy konkrét kereskedőnek szeretnénk terjeszteni, akkor kattintsunk az Új terjesztés hozzáadása linkre! 42. ábra A publikáció hozzáadásakor 2 paraméter a legfontosabb, a Célpiac országkód, a Privát adat címzettjének GLN azonosító száma. Első lépésként a Célpiac országát kell kiválasztani, amit egy legördülő menü segítségével tehetünk meg. 60

61 43. ábra Második lépésként azt a kereskedőt kell kiválasztanunk (lásd. Hiba! A hivatkozási forrás nem alálható.), amelynek a termékadatot publikálni szeretnénk. Nagyon fontos tudni, hogy ebben a mezőben nincs lehetőség a partnereket kézzel megadni, csak és kizárólag azon partnerek közül választhatunk, amelyeket előzetesen felvettünk magunknak a saját partnernek a Partnerek menüpontban. Ennek részleteiről a Partnerek kezelése a portálon című fejezetben olvashatunk. 44. ábra Ettől kezdve a portál pontosan úgy működik, ahogyan a törzsadatoknál. Egyesével végig kell menni a füleken, és legalább a kötelező adatokat kitölteni, de ezeken felül minél több adat van kitöltve, annál több részletet tud meg a kereskedő az adott termékről, kiszerelésről. Pontosan ugyanolyan elven működik az és gomb. 61

62 Nagyon fontos, hogy egy adott termék minden csomagolási szintjét töltsük fel! Tehát ha egy termékből létezik alaptermék, gyűjtőcsomagolás és raklap is, akkor mindegyiknek vigyük fel mind a törzsadatait, mind a kereskedő függő adatait is. Természetesen ugyanazon terméket/csomagolási szintet több célpiacra, és azon belül is, több kereskedő felé is terjeszthetjük. Ebben az esetben annyiszor kell visszatérni a terméklistához, és azon belül az adott termékhez új publikációt hozzáadni, ahány kereskedőhöz szeretnénk eljuttatni a terméket. Példa: Adott egy termék, amelynek adatait el szeretnénk juttatni Magyarországon a Metro, Tesco, Coop áruházak részére, Ausztriában az Aldi, Spar, Németországban a Lidl részére. Ebben az esetben ez 3 (magyar) + 2 (osztrák) + 1 (német) = 6 darab kereskedő függő adatmegadást jelent. Tehát a példánál a következő lépéseket kell végrehajtani. 1. Magyarország Metro 2. Magyarország Tesco 3. Magyarország Coop 4. Ausztria Aldi 5. Ausztria Spar 6. Németország Lidl 45. ábra Az adatok feltöltéséhez további segítséget nyújt a mellékelt Hol_Talalom_a_Beszallitoi_Portalon.pdf, melyben minden termék tulajdonságról megtudhatjuk, hogy azt a feltöltés mely fázisában, azaz a kereskedő független, vagy -függő adatoknál kell felvinni, és a portálon mely fül alatt találjuk. VI.6. Adatok másolása (klónozás funkció) Mind a kereskedő független, mind a kereskedőfüggő adatok esetén van arra lehetőségünk, hogy egy korábban a portálra rögzített termék adatait átmásoljuk. Ennek a funkciónak akkor van felbecsülhetetlen haszna, ha olyan termék adatait szeretnénk a rendszerbe rögzíteni, ami csak kis mértékben különbözik a már korábban felvitt termék adataiban. Például más színű, vagy más kiszerelés, stb.), de az adatok nagy része ugyanaz. Mind a kereskedő független, mind a kereskedőfüggő adatok esetén a klónozás funkció használatakor ugyanarra az adatbeviteli oldalra töltődnek be az adatok, mintha teljesen elölről kezdve vinnénk fel az adatokat a rendszerbe. Így van lehetőségünk arra, hogy az esetleges különbözőségeket rögzítsük a portálon, majd munkánk végeztével ellenőrizzük a bevitt adatokat az, illetve mentsük a gomb segítségével. 62

63 VI.6.1. A klónozás szabályai Nem minden termék adatairól lehet másolni. A termékadat klónozhatóság két dologtól függ. A kereskedő független adatok esetén a termék csomagolási szintjétől, a kereskedő függő adatok esetén a célpiac országától, és ugyancsak az adott termék csomagolási szintjétől. Általánosan megállapíthatjuk, hogy kereskedőfüggő adatokat csak ugyanazon célpiac országra másolhatunk. Tehát ha magyarországi kereskedő felé szeretnénk új terjesztést felvenni, akkor az itt megadandó kereskedőfüggő adatokat nem másolhatjuk le, egy korábban németországi kereskedő felé terjesztett kereskedőfüggő termékadatokról. A csomagolási szintekre vonatkozó klónozási szabályokat az alábbi táblázat mutatja meg, ami mind a kereskedő független, mind a kereskedő függő adatok másolására vonatkozik. Csomagolási szint Alaptermék Homogén gyűjtőkarton Homogén csoportcsomagolás Homogén kínáló csomag Vegyes gyűjtőkarton Vegyes csoportcsomagolás Vegyes kínáló csomag Homogén raklap Homogén kínáló raklap Vegyes raklap Vegyes kínáló raklap Milyen csomagolási szintű termék adataiból klónozható Alaptermék Homogén gyűjtőkarton, homogén csoportcsomagolás, homogén kínáló csomag Homogén gyűjtőkarton, homogén csoportcsomagolás, homogén kínáló csomag Homogén gyűjtőkarton, homogén csoportcsomagolás, homogén kínáló csomag Vegyes gyűjtőkarton, vegyes csoportcsomagolás, vegyes kínáló csomag Vegyes gyűjtőkarton, vegyes csoportcsomagolás, vegyes kínáló csomag Vegyes gyűjtőkarton, vegyes csoportcsomagolás, vegyes kínáló csomag Homogén raklap, homogén kínáló raklap Homogén raklap, homogén kínáló raklap Vegyes raklap, vegyes kínáló raklap Vegyes raklap, vegyes kínáló raklap VI.6.2. Klónozás funkció használata kereskedő független adatok esetén Az adatbevitelt pontosan úgy kell kezdeni, mintha a termékadatokat nem a klónozás módszerével vinnénk fel, azaz meg kell adnunk a termék GTIN azonosítóját és hierarchiaszintjét. 46. ábra A különbség ezen a ponton jelentkezik, amikor megnyomjuk a gombot. Ekkor a rendszer felajánlja azokat a termékeket, amiről lehet a termékek kereskedő független adatait klónozni. Kiválasztva a klónozandó terméket, a gomb 63

64 megnyomásával betöltődik a jól ismert (36. ábra) ábrán bemutatott termékbeviteli oldal. Itt a füleken végighaladva ellenőrizhetjük, hogy minden szükséges adatunk betöltődött-e, ahol kell, módosíthatunk, bővíthetünk, majd ellenőrizzük a bevitt adatokat az, illetve mentsük a gomb segítségével. VI.6.3. Klónozás funkció használata kereskedőfüggő adatok esetén Hasonló módon történik a kereskedőfüggő adatok másolása, a már korábban rögzített termék kereskedőfüggő adatairól, azzal a különbséggel, hogy itt nemcsak a terméket, hanem azt a célpiacot is ki kell választani, amely felé korábban már az adott terméknek kereskedőfüggő adatokat rögzítettünk. 47. ábra A megfelelő adatok kiválasztása után a gomb megnyomásával betöltődik a jól ismert (36. ábra) ábrán bemutatott termékbeviteli oldal. Itt a füleken végighaladva ellenőrizhetjük, hogy minden szükséges adatunk betöltődött-e, ahol kell, módosíthatunk, bővíthetünk, majd ellenőrizzük a bevitt adatokat az, illetve mentsük a gomb segítségével. VI.7. A termék legmagasabb csomagolási szintjének publikálása az adott kereskedő felé. Ez a fázis az, amikor a termékek eljutnak az adott kereskedőhöz. Nagyon fontos, hogy minden terméknek azt a legmagasabb csomagolási szintjét publikáljuk, amelyet az adott kereskedőnek szállít. Fontos! Abban az esetben, ha a beszállító a termékét olyan raklapon szállítja, amely nincs ellátva GTIN azonosítóval (vagy egyáltalán nem használ raklapot a termék szállítására), szükség van arra, hogy az alábbi rovatok még gyűjtő szinten ún. idealizált adatokkal 7 ki legyenek töltve. 7 Ideális esetben, ha mégis van raklap, akkor egy szabványos raklapon 800x1200x1200 (szélesség mélység magasság) hány gyűjtő férne el a raklapon, hány gyűjtő egy raklapsorban, stb. A számításhoz nem kell a gyűjtőt forgatni, logikusan elhelyezve kell a számításokat elvégezni. 64

65 Gyűjtők száma a raklapon Gyűjtők száma egy raklap sorban Gyűjtő sorok száma a raklapon Halmozhatóság (GTIN nélküli logisztikai egység) Bruttó tömeg (GTIN nélküli logisztikai egység) Szélesség (GTIN nélküli logisztikai egység) Magasság (GTIN nélküli logisztikai egység) Mélység (GTIN nélküli logisztikai egység) Az előző fázisnál, a kereskedő függő adatok bevitele, és azok elmentése után, ha az ellenőrzés is hiba nélkül futott le (azaz minden kötelezően megadandó adatot megadtunk), egyszerűen csak nyomjuk a gombot! Ekkor a portál visszakérdez, az alábbi módon: 48. ábra Ez a kérdés arra vonatkozik, hogy maga a megcímzett kereskedő tud-e már a termékről. Vagy azért, mert már a saját rendszerében korábban nyilvántartotta, vagy mert faxon, vagy egyéb médiumot használva a termék adatait már ismeri. A megfelelő választ kiválasztva (OK, ha belistázta korábban és Cancel, ha nem), jutunk el a következő, immáron biztonsági ellenőrzésre hivatott újabb kérdéshez. Itt még újra átgondolhatjuk, hogy biztos, minden szükséges adatot megadtunk-e, illetve megadott adataink helyesek-e. Amennyiben igen, akkor kattintsunk az OK gombra, ha még módosítani szeretnénk, akkor pedig a már megnyitott terméklapon tegyük meg, mentsük el, majd a most leírt publikálási feladatot kezdjük elölről. 49. ábra 65

66 VI.7.1. Publikált termékhierarchia publikációs állapotának ellenőrzése A termékhierarchia kereskedő felé publikálása után a portálon tájékozódhatunk arról, hogy az adott termékpublikáció milyen állapotban van. A lehetséges publikációs állapotok a következők lehetnek: Státusz megnevezése ÚJ FOLYAMATBAN ELFOGADVA VISSZAUTASÍTVA GR ÁLTAL VISSZAUTASÍTVA Jelentés Új publikáció Nem fejeződött be a terjesztési folyamat. A termék minden publikációja rendben van. Partner által visszautasítva GR által visszautasítva A publikáció státuszának portálon való megjelenítését a 50. ábra mutatja. Itt látható, hogy a Termékek listájának oldalán, a látható GTIN-ek melletti + jelre kattintva jelenik meg a Publikáció státusza, mégpedig, minden esetben a legmagasabb kipublikált szint mellett. 50. ábra Az említett ábrán az is látható, hogy a publikáció státusza mindig adott termékre, adott célpiacra, és adott adatfogadóra/kereskedőre vonatkozik. Előfordulhat olyan eset is, hogy ugyanannak a termékhierarchiának a publikációja az egyik kereskedő felé ELFOGADVA, a másik kereskedő felé pedig FOLYAMATBAN státuszban van. Ezt a 50. ábra úgy demonstrálja, hogy a GTIN azonosítóval rendelkező termék publikációja a magyarországi GLN azonosítóval rendelkező partner felé ELFOGADVA, az GLN azonosítóval rendelkező partner felé FOLYAMATBAN státuszban van. A portál minden esetben a legfrissebb publikációs státusz információkat jeleníti meg. VI.8. Korábban feltöltött termékek adatainak módosítása a portálon Elsőként azt kell eldönteni, hogy a termék törzsadatain, vagy a kereskedő specifikus adatain szeretnénk módosítani. Első lépés, hogy be kell lépnünk a termékek listájába, a látjuk azokat a termékeket, amiket korábban feltöltöttünk. gomb segítségével, ahol azonnal 66

67 51. ábra Amennyiben csak a termék kereskedő független adatait szeretnénk szerkeszteni, akkor egyszerűen kattintsunk a termék melletti gombra! Ekkor ugyanazt az oldalt kapjuk, mint amikor először adtuk meg a termék törzsadatait. Amennyiben végeztünk, akkor az adatot megadtunk-e és a gombbal ellenőrizhetjük, hogy minden kötelező gombbal menthetjük a munkánkat. Ha elkészültünk, a mentéssel a gomb megnyomásával visszajuthatunk a termékek felsorolásához. Amennyiben a termék kereskedőfüggő adatait szeretnénk módosítani, akkor kattintsunk a termék melletti + jelre! 52. ábra Ekkor legördülnek, hogy mely országokba, illetve melyik GLN azonosítóval rendelkező kereskedelmi egység részére publikáltunk. 53. ábra Amennyiben a termék melletti gombra kattintunk, akkor a termék adott kereskedő-specifikus adatait tudjuk szerkeszteni. A szerkesztés menete pontosan azon a felületen történik, mint amit az új termék felvitelekor megismertünk, így semmi más dolgunk nincs, mint a 67

68 hiányokat pótoljuk, illetve a hibáinkat kijavítsuk, majd munkánk végeztével nyomjuk meg a gombot. Fontos azt tudni, hogy egy termék bármely csomagolási szintjén módosítottunk termékadatot, módosításaink kizárólag akkor jutnak el a kereskedők felé, ha az adott termék legmagasabb csomagolási szintjét újrapublikáltuk az adott kereskedő felé a gomb segítségével. Amennyiben helyesen jártunk el, a portál egy üzenet keretében jelzi nekünk, hogy a módosításaink mely kereskedőhöz jutnak el. VI.9. Adott kereskedő felé kipublikált termékadatok visszatöltése Abban az esetben, ha szükségünk van arra, hogy milyen adatokkal került kipublikálásra egy adott GTIN azonosítóval rendelkező termék egy adott GLN azonosítóval rendelkező kereskedő felé, van arra lehetőségünk, hogy visszatöltsük a legutoljára kipublikált termékadatainkat, és vagy módosításokat tegyünk azokon, majd újra kipublikáljuk a kereskedőm, felé, vagy csak egyszerűen ellenőrizzük, hogy milyen adatok jutottak el a kereskedőhöz. Ehhez a termék oldalon az adott terméket lenyitva kattintsunk az gombra! 54. ábra Ekkor hasonlóan az gombhoz jól ismert füles felület megnyílik az összes olyan kitöltött adattal, melyet korábban a kereskedő felé kipublikáltunk. Fontos információ: abban az esetben, ha korábban módosítottunk a termékadatokon a Korábban feltöltött termékek adatainak módosítása a portálon című fejezetben leírtak szerint, a módosításainkat elmentettük, de nem publikáltuk ki, akkor ezzel a publikált verzió visszaállítása funkcióval az utóbbi módosításaink nem fognak megjelenni. Ellenben, ha ezen a visszatöltött felületen végzünk módosításokat, majd elmentjük azokat, azzal felülírjuk a már korábban ugyancsak elmentett, de kereskedő felé nem publikált módosításokat. Módosításaink ebben az esetben is csak akkor jutnak el a kereskedőhöz, ha az adott termék legmagasabb hierarchiaszintjét az adott kereskedő felé elpublikáljuk. VI.10. Célpiac függő attribútumok használata Létezik a függő adatoknak egy olyan speciális csoportja, melyek egyben célpiac függőek is. Azaz értéküknek egy adott ország minden kereskedőjénél meg kell egyeznie. Így, ha egy ilyen attribútumot egy adott értékre beállítunk, akkor minden további, ugyanarra a célpiacra terjesztett terméknél az attribútum egységes értéket fog felvenni, mégpedig mindig a legutóbbi értéket. Szemléletes példa: Tegyük fel, hogy egy terméket egy magyar kereskedőnek (GLN_1) terjesztünk, és beállítunk egy ilyen célpiac függő attribútumot, például Rendelés mértékegysége DARAB 68

69 értékre. Ezt követően ugyanezt a terméket terjesztjük egy másik kereskedő felé (GLN_2), de itt KARTON -t állítunk be értékre. Ekkor az előzőekben terjesztett terméknél megadott Rendelés mértékegysége= DARAB KARTON értékre módosul, illetve a GLN_2 termékadatainak kipublikálásakor a korábban kipublikált GLN_1 termékadatai módosításként ismét eljutnak a kereskedőhöz immár a módosított célpiac-függő attribútum értékkel. Hasonló módon működnek a célpiac-függő attribútumok a termékadatok módosításakor. Ha egy kereskedő adatainál módosítunk egy, vagy több célpiac-függő adatot, publikáláskor a termék adott célpiacára terjesztett adatok újra eljutnak az adott kereskedőhöz. Ezeket a kereskedőfüggő attribútumokat speciális mivoltuk miatt a portál egy ikonnal különbözteti meg a teljesen kereskedőfüggő attribútumoktól, melyeket az szimbólum jelzi, abban az esetben, ha a Korábban feltöltött termékek adatainak módosítása a portálon fejezetben leírt módon az gombra kattintva jelenítjük meg a terméklapot. 55. ábra VI.11. Nyomtatható termék adatlap készítése Lehetőség van arra, hogy egy adott termék egy adott kereskedőhöz eljuttatott (publikált) adatait nyomtatható formában megjelenítsük, akár kinyomtassuk. Ehhez a termék oldalon az adott terméket lenyitva kattintsunk a kis ikonra! Ekkor egy új böngészőablakban megnyílik az ún. termék adatlap, fül-megnevezés szerint csoportosítva: 69

70 56. ábra VI.12. Korábban feltöltött termékadatok, termékpublikálások törlése, megszüntetése Mielőtt a technikai részletekbe belemennénk, elsőként 2 fogalmat kell tisztáznunk: 1. Termékpublikálás törlése 2. Termékadat törlése VI Termékpublikálás törlése Termékpublikálás törléséről beszélünk, abban az esetben, ha egy beszállító egy termék adatait egy adott kereskedő felé nem kívánja többé terjeszteni. Ebben az esetben a portálon nincs más dolgunk, mint belépni a termékek listájába, ott megkeresni az adott termék legmagasabb csomagolási szintjét. Ekkor a termék melletti jelre kattintva legördülnek a korábbi terjesztéseink. Itt válasszuk ki a törlendő publikációhoz tartozó célpiac GLN azonosító párost és kattintsunk a gombra! 57. ábra Abban a pillanatban, hogy a felhasználó a gomb használatával kezdeményezte az adott hierarchia adott kereskedő felé való terjesztésének törlését, még nem ért véget a törlési folyamat. A publikáció törlési szándékról a GS1Perfect helpdesk szolgálata automatikus értesítést kap, és egy ún. hibajegy generálódik. 70

71 Ezzel párhuzamosan a törlést kezdeményező felhasználó a saját (szerződésben megadott címére kap egy levelet, melyet továbbítania kell a GDSN Supportnak (support@gdsnsupport.org) A továbbküldendő levél formátuma a következő: tárgya: GS1Perfect: törlés kezdeményezése / request for item purge szövege: (@gdsnsupport: the first part of this message contains general instructions for the supplier, the item purge details can be found in the second part) Kedves Felhasználó, Ön egy termék vagy publikálás törlését kezdeményezte a GS1Perfect adatbankban. A törlés végrehajtásához a levél második felében lévő üzenetet kell eljuttatni a GDSN Support részére. Ezt úgy tudja megtenni, ha ezt az üzenetet továbbítja a következő címre: support@gdsnsupport.org A törlés előreláthatóan 2-3 munkanapot vesz igénybe, amely idő alatt nem használhatja a törölni kívánt terméket vagy publikálást. A törlés befejezéséről értesíteni fogjuk Önt. Üdvözlettel: GS1 Magyarország Dear Colleague, As the information provider of this item I authorize the GDSN Support to conduct the purge process. The purge may be done for complete GTIN(s) or a publication of given GTIN(s). Exact details of the item to be purged: * GR environment: <<beta>> / <<live>> * GLN of the data source: <<DSGLN>> * GTIN(s) of the item(s): <<GTIN(s)>> * Target Market: <<TM>> (ha van) * Request sent on: YYYY-MM-DDTHH:MM:SS (CET) Yours sincerely, <<user name>> <<company name>> 71

72 Ezt követően automatikus folyamatok hatására, a publikáció adatbank szintű törlése is megtörténik, amiről a felhasználó ben értesítést kap a GS1Perfect helpdesk szolgálatától. Ettől kezdve a törölt publikációban felhasznált GTIN-ek ismételten felhasználhatók. Azonban itt kell felhívni a figyelmet arra, hogy ameddig a törlési folyamat nem fejeződött be teljesen, a törölt publikáció egyetlen csomagolási szintje sem használható fel új hierarchia építésére. Megjegyzés: ha egy adott célpiacon több kereskedőnek is terjesztjük az adott GTIN azonosítóval rendelkező terméket, de csak az egyik kereskedő felé történő publikációt töröljük, (vagy legalább egy kereskedő felé (az adott célpiacon) aktív marad a publikáció), abban az esetben ez a folyamat nem játszódik le, azaz a törölt publikációjú GTIN azonosítót ismételten fel tudjuk használni. VI Termékadat törlése Termékadat törléséről beszélünk abban az esetben, ha egy beszállító egy adott terméket a jövőben nem kívánja forgalmazni egy adott kereskedő részére, vagy teljesen ki szeretné vonni a forgalomból. Attól függően kell technikailag cselekednünk, hogy az adott kereskedő az adott terméket korábban már forgalomba helyezte, kitette a polcaira vagy sem. VI Forgalomba még nem helyezett termékadatok törlése Ebben az esetben portálon menjünk be a termékek listájába és keressük meg a törlendő termék legalacsonyabb csomagolási szintjét (általában alaptermék). Itt kattintsunk a termék melletti jelre, majd az gombra! 58. ábra Itt az Azonosítás fül alatt keressük meg a Visszavonás dátuma mezőt, és állítsuk be azt a kívánt dátumot (akár a mai napot is), amikortól vissza szeretnénk vonni ezen termék terjesztését. Miután megadtuk a dátumot, a gombbal mentsük el a változtatást. 59. ábra 72

73 Nagyon fontos, hogy azzal, hogy elmentettük a változtatást, a kereskedő még nem értesül a beszállító azon szándékáról, hogy az adott terméket nem kívánja a továbbiakban forgalmazni. Ezért keressük meg ugyanezen termék legmagasabb csomagolási szintjét, és az gombbal menjünk be termékadatokba. Itt az hierarchiát! gomb segítségével publikáljuk újra a teljes VI Korábban már forgalomba helyezett termékadatok törlése Ebben az esetben pontosan úgy kell eljárnunk, mint ahogyan a nem forgalmazott termékek esetében tettük, azzal a különbséggel, hogy itt a legalacsonyabb csomagolási szinten nem a visszavonás dátumát, hanem a Megszüntetés dátumát kell bejelölnünk (lásd. 60. ábra). Az összes többi lépés pontosan megegyezik. 60. ábra Az előbb említett 2 dátumról részletesebben olvashatunk az Áruterjesztés elindítása és megszüntetése fejezetben. VI Kereskedő felé nem kipublikált termékadatok törlése Abban az esetben, ha a terméket még nem publikáltuk ki egyetlen kereskedő felé sem, vagy a Termékpublikálás törlése fejezetben leírtaknak megfelelően a publikációt töröltük, lehetőségünk van arra, hogy a terméknek mind a függő, mind a független adatait töröljük. Ha a terméknek minden adata rögzítve, akkor a törlést minden esetben a függő adatok törlésével kezdjük. Ehhez a termékoldalon kattintsunk a termék melletti jelre, az adott terjesztés függő adatai mellett gombra. Ha jól dolgoztunk, akkor a kattintás után a termék visszacsukódik, amit újra lenyitva ellenőrizhető, hogy az adott terjesztés eltűnt a termék alól. 61. ábra 73

74 Ha a termék minden terjesztését a fent leírt módon töröltük, következhet a termék kereskedő független adatainak törlése. Ehhez nincs más dolgunk, mint a termék mellett található gombra kattintani. 62. ábra Megjegyzés: Egy adott termék portálra rögzített adatai csak és kizárólag abban az esetben törölhetők, ha a termék egyetlen kipublikált termékhierarchiának sem beépülő terméke. VI.13. Üzenetek menüpont használata a portálon VI Kereskedői, beszállítói üzenetek A GDSN, mint rendszer működése a kereskedők, illetve a beszállítók által küldött XML alapú üzeneteken, illetve azok feldolgozása folytán, az adatbank által kiküldött XML alapú válaszüzeneteken alapul. A működési mechanizmus a következő: A kereskedő XML üzenet formájában előfizetést küld az adatbankba, amelyben meghatározza azoknak a termékeknek a körét, amelyekre vonatkozóan információt vár a szállítótól. A küldött XML üzenet tartalmazhatja - többek között - a címzett beszállító GLN azonosítóját, a célpiac ország kódját, a termék GPC kódját, a termék GTIN számát, illetve ezek bármely kombinációját (kivéve: a GPC és a GTIN szám egyszerre nem szerepelhet). A beszállító ugyancsak XML üzenetben elküldi a kért termék hierarchia adatait az előfizetést küldő kereskedő részére. A portált használó beszállító az XML üzeneteket is a portálon fogja fogadni. A teljes üzenetforgalom biztonságos és zárt, ami azt biztosítja a felhasználók számára, hogy egy adott termékhierarchia adatait csak és kizárólag a címzett kereskedő kaphatja meg. VI A válaszüzenetek típusai Minden egyes beszállító vagy kereskedő által kiküldött üzenetre az adatbank válaszüzenetet küld vissza. A partnerek az alábbi válaszüzenetet, illetve azokban az alábbi státuszjelzéseket kaphatják: Státusz: Hierarchy Registration Response Üzenet: Accepted Üzenet: Rejected Üzenet: Accepted Üzenet: Review Státusz: Confirmation Üzenet: Accepted Üzenet: Synchronized Státusz: Response Üzenet: Rejected Üzenet: Rejected 63. ábra 74

75 Üzenet típusa Hierarchy response Accepted Rejected Response Accepted Rejected Confirmation Accepted Review Synchronized registration Jelentése Válaszüzenet a globális regisztrációtól, amikor a termékhierarchia még nem regisztrált GTIN-jeit beregisztrálódnak. Sikeresen regisztrálva lett a termék hierarchia minden, eddig nem regisztrált GTIN-je Hiba történt a termékhierarchia még nem regisztrált GTIN-jeinek regisztrálása során. Válaszüzenet az elküldött üzenet fogadójától A küldött üzenet technikai szempontból helyes, a fogadó fél fogadta és feldogozta. A fogadó fél az üzenetet megkapta, de0 az vagy technikai szempontból hibás, vagy megszakadt a küldött üzenet feldolgozása. Az üzenet tartalmazza a visszautasítás okát a felmerülő hiba kódjának megjelölésével. Visszaigazolás üzenet a kereskedőtől Elfogadva, a termékinformációt a kereskedő befogadta a rendszerébe, ezzel a termék az adatszinkronizációs folyamatban van. A kereskedő a beszállítót az adatok felülvizsgálatára kéri. Az üzenet tartalma kódszámmal, illetve szöveges formában is pontosan megjelöli, hogy mi a probléma és a kereskedő mely adatokat kéri javítani, vagy pótolni. Elfogadva, a termék az adatszinkronizációs folyamatban van, a küldött adat összhangban van a kereskedő rendszerében tárolt adattal. Rejected A terméket a kereskedő visszautasította, nem került be az adatszinkronizációs folyamatba, illetve a kereskedő nem kapja meg a termékinformációkat, mindaddig, amíg a kereskedő a termékre vonatkozóan nem jelzi a megváltozott szándékát. VI Az üzenetek menüpont használata A beszállítói portálon az üzenetek menüpont szolgál arra, hogy az előbb megismert, az adatbanktól, vagy a kereskedőtől kapott válaszüzeneteket vizuálisan megjelenítse. Az üzenetek menüpontot legegyszerűbben a főoldalról érhetjük el a portálra való belépés után. 75

76 64. ábra Az üzenetek menüpontba belépve az alábbi oldal fogad bennünket: 65. ábra A dátumszűrésnél hasonlóan a Dátum megadása naptár segítségével megismert módszerhez adhatjuk meg azt, hogy mely kezdő és záró dátum között listázza ki a rendszer a kapott üzeneteinket. 66. ábra Abban az esetben, ha nem adjuk meg mindkét dátumot, azaz ha csak a nyitót, akkor kilistáz minden olyan üzenetet, amely a kezdő dátum után keletkezett. Ha csak a záró dátumot adjuk meg, és a nyitót nem, akkor pedig minden olyan üzenet listázódik ki, ami a záró dátum előtt keletkezett. Szűrhetük továbbá: 76

77 Termék GTIN szerint: 67. ábra Célpiac országára: 68. ábra Kereskedelmi partner nevére: 69. ábra Üzenet típusára: 70. ábra Amikor beállítottunk a fent felsorolt lehetőségekből egy vagy több szűrési feltételt, az oldal frissül, és csak azokat az üzeneteket jeleníti meg, amelyek a szűrési feltételnek megfelelnek. További munkát megkönnyítő lehetőségek: Saját munkánk megkönnyítendő az üzeneteket különböző jelzésekkel (flag-ek) láthatjuk el aszerint, hogy olvasatlan ( ), elolvastuk ( ), illetve a levélben szereplő feladatot levégeztük ( ). Majd külön ezekre a jelzésekre rá is szűrhetünk, azaz kilistázhatjuk, azokat az üzeneteket, melyeket elolvastunk, de még feladatunk van velük. 71. ábra 77

78 Az üzeneteket olyan szempont szerint is csoportosíthatjuk, hogy az adott üzenet tartalma igényel-e felhasználói beavatkozást, vagy sem, azaz pl. arról szól-e, hogy az adott termék adatai hiányosak. Amennyiben az üzenet piros kerettel van ellátva, akkor az üzenettel feladatunk van, viszont ha sárgával, akkor az üzenet csak tájékoztató jellegű. 72. ábra Ebből a szempontból is van lehetőségünk szűrést alkalmazni. Külön kilistázhatjuk a piros kerettel ellátott (azaz javítani, módosítanivalónk van), illetve a sárga kerettel ellátott (azaz tájékoztató) üzeneteket (73. ábra). VI.14. Kép és dokumentumfeltöltés 73. ábra Minden olyan termékhez, melynek már legalább egy kereskedő felé kereskedő független adatokat rögzítettünk, függetlenül attól, hogy azt publikáltuk-e kereskedő felé vagy sem, dokumentumot, vagy képet tölthetünk fel, és küldhetünk a kereskedőpartner felé. Ezt a lehetőséget ugyancsak a főoldalról érhetjük el, mint a portál többi lehetőségét. 74. ábra 78

79 Belépve a menüpontba megtaláljuk a fejezet elején már említett, a termékoldalra legalább 1 kereskedő felé kereskedőfüggő adatokkal felrögzített termékeket: 75. ábra A jeleket lenyitva és az gombot megnyomva eljutunk magához a közös dokumentum és képfeltöltő felülethez, az alábbi módon: 76. ábra Ezen a ponton válik ketté a kép- és dokumentumfeltöltés. VI Előkészületek képek feltöltéséhez A kép(ek) feltöltéséhez értelemszerűen válasszuk a kép -hez tartozó rádiógombot, így csak a képekhez tartozó beállítási lehetőségek jelennek meg: 77. ábra Minden képhez megadhatjuk, hogy milyen témájú képet szeretnénk feltölteni (polc terv, kép a termékről, kép a címkéről) o ha a termékről szeretnénk képet feltölteni, azt is meg kell adnunk, milyen kamera nézőpontból készült a kép (elölnézet, felülnézet, hátulnézet, alulnézet, oldalnézet (bal), oldalnézet (jobb). a kép leírását a kiválasztott nyelven (pl. közeli kép - magyar) az adott termékhez tartozó képfájl érvényességének kezdő dátumát az adott termékhez tartozó képfájl érvényességének záró dátumát. 79

80 78. ábra Megjegyzés: Minden egyes kategóriához pontosan 1 kamera nézeti képet tölthetünk fel. VI Előkészületek dokumentumok feltöltéséhez Természetesen a dokumentumok feltöltéséhez a Dokumentum rádiógombot jelöljük be. 79. ábra Hasonlóan a képekhez a dokumentumokhoz is adhatunk különböző attribútumokhoz értékeket: információ típusa (marketing információ, egyéb külső információ, garancia információ); a dokumentum tartalmának leírása különböző nyelveken; az adott termékhez tartozó dokumentum fájl érvényességének kezdő dátumát; az adott termékhez tartozó dokumentum fájl érvényességének záró dátumát. VI Képek, dokumentumok feltöltése saját gépről Abban az esetben, ha a saját gépünkön tároljuk a feltöltendő fájlt, válasszuk a Fájl fájltöltése opciót, majd a küldeni. gombbal válasszuk ki azt a fájlt, amit a kereskedő felé szeretnénk 80. ábra Amikor kiválasztottuk a fájlt a más szoftverekben is megszokott fájltallózó ablak segítségével, a gomb hatására töltjük fel a képet. VI Képek, dokumentumok feltöltése tárhelyről Abban az esetben, ha a feltöltendő fájl (legyen az céges belső hálón levő, vagy külső tárhely), megadhatjuk annak teljes elérhetőségét, ha az Elérési útvonal megadása lehetőséget választjuk. 80

81 81. ábra Ha céges belső hálózatról töltünk fel, akkor az elérési út az alábbi formátumot veszi fel: *hálózati meghajtó betűjele+:\*mappanév+\[almappanév+\fájlnév.*kiterjesztés+ Az elérési úttal megadott fájlok feltöltése is a gomb hatására történik meg. VI Kép és dokumentumfájlok publikálása a kereskedő felé Nem szükséges minden egyes kép és dokumentumfeltöltés után publikálni a kereskedő felé. Lehetséges az, hogy minden feltöltendő képet és dokumentumot elmentünk a portálon, és munkánk befejeztével egy alkalommal nyomjuk meg a eljut a megfelelő kereskedőhöz. gombot, így minden egyes fájl VI Korábban publikált kép vagy dokumentumok megtekintése módosítása A kép és dokumentumfeltöltő felületen lehetőség nyílik a már korábban feltöltött dokumentumok megtekintésére, illetve módosítására. 82. ábra A megtekintendő fájl mellett a Gyorsnézet linkre kattintva nézhetjük meg, előzőleg milyen fájlt töltöttünk fel: 83. ábra 81

82 Ha végeztünk a megtekintéssel, a dokumentumfeltöltés nyitóoldalára. gomb segítségével térhetünk vissza kép és Ugyancsak a kép és dokumentumfeltöltés nyitóoldaláról érhetjük el a feltöltött fájlok szerkesztési lehetőségét, a Szerkesztés link segítségével. Itt akár pótolhatjuk a nem kitöltött attribútumokat, vagy módosíthatunk, sőt a segítségével a fájl nevét kitörölve ismét képet vagy fájlt tölthetünk fel, ugyanahhoz az információtípushoz, mégpedig az elsődleges kép és dokumentumfeltöltéssel (saját gépről, vagy tárhelyről) megegyező logikával. 84. ábra Fontos tudni azt, ha bármely terméknél bármely feltöltött fájl adatainál, vagy akár a feltöltött fájlt cseréltük ki, a módosításokat ismét el kell menteni a gombbal, majd a gombot használva publikálni. VI Korábban publikált kép vagy dokumentumok törlése Abban az esetben, ha egy termékhez feltöltött képet törölni szeretnénk, nyissuk meg szerkesztésre a törlendő feltöltött fájl lapját, majd nyomjuk meg a gombot! 85. ábra 82

83 VI.15. Termékadatok importálása a GS1 Magyarország Számkiadó és nyilvántartó kliens szoftverből A beszállítói portál lehetőséget nyújt arra, hogy a GS1 Magyarország Számkiadó és nyilvántartó kliens szoftverben rögzített termékhierarchiák adatait importálják, és a termékadatokat az adott GTIN kereskedő független adataiként kezeljük a portálon. A GS1 Számkiadó szoftver elindítása után az termékadatok fájlba exportálását. gombbal lehet kezdeményezni a kezelt 86. ábra 83

84 Ezt követően jelöljük ki azokat a GTIN-nel azonosított termékek legfelsőbb szintű elemét 8, amiket a GS1Perfect adatbankba szeretnénk importálni. 87. ábra A termékek listájába. A gomb segítségével egyszerre egy GTIN-t emelhetünk át a kiválasztott gombbal akár az összes GTIN-t egyszerre áttehetjük. Az gombbal a kiválasztott terméket kivehetjük az exportálandók közül, ha mégsem szeretnénk portál felületére átvinni a hierarchia termékadatait, míg a gombbal teljesen törölhetjük a kiválasztott termékek listáját. Ha kiválasztottuk a portálba átemelendő termékhierarchiák legmagasabb GTIN azonosítóját, az gomb megnyomása után a szoftver minden kiválasztott hierarchiához elkészít 1-1 XML üzenetet; ezeket a fájlokat kell importálni a beszállítói portálon. 8 A termékhierarchia konzisztens működése miatt csak a hierarchia legfelsőbb elemét lehet kiválasztani (általában raklap v. gyűjtő), exportálás során automatikusan az alsóbb elemek is exportálva lesznek. 84

85 Ha a generálás sikeres volt, a program egy üzenetpanelen értesít bennünket, arról, hogy hány darab XML üzenet készült el, és mely elérési útra mentette azokat. 88. ábra Ezután lépjünk be a beszállítói portál felületére és válasszuk a Termékadatok importálása menüpontot! 89. ábra Ebben a menüpontban csak a fájlok importálására van lehetőség: 90. ábra A megnyomásával navigáljunk el arra helyre, ahová a GS1 Számkiadó szoftver az XML üzeneteket mentette (lásd. Hiba! A hivatkozási forrás nem található.). 85

86 91. ábra Az XML üzenetek elnevezése az alábbi szabályok szerint történik. [GTIN]_[datumido].xml, ahol az idő 12 órás rendszerben jelenik meg, tehát a 4 órakor készült XML jelölhet 16 órát is. Például: a fenti ábrán látható XML üzenet az GTIN azonosítóval rendelkező termék én 4 óra 39 perc 54 másodperckor exportált termékadatait tartalmazza. Nyissuk meg az általunk kiválasztott fájlt, majd az gomb segítségével importáljuk be az adatokat. Minden lépést helyesen végrehajtva, a Termékek oldalon megjelennek azon termékek, melyeket az importált XML tartalmazott, úgy, mintha a kereskedő független adatokat normál módon rögzítettük volna. Figyelem! Mivel csak a kereskedő független adatok kerülnek importálásra a következő adatok NEM lesznek importálva és ha az importált termék rendelkezett ilyen adatokkal, akkor utólag a függő adatok megadása során kell pótolni ezeket: Belső cikkszám (portálon a mező neve: További kereskedelmi áru azonosító értéke Kiegészítő termékinformáció (portálon a mező neve: További kereskedelmi áru megnevezés ) Ezen a termékeket normál módon, a portálon lehet szerkeszteni, illetve minden így importált termékhez kereskedőfüggő adat felvitele után a legmagasabb hierarchiaszintet publikálhatjuk az adott kereskedő felé. Amennyiben a GS1 Számkiadó szoftverben egy termék ideiglenesen saját cégprefixből kiadott GTINnel lett rögzítve (mivel a szoftverben csak a céghez tartozó cégprefixet lehet használni) lehetőség van 86

87 a portálon a termék valódi GTIN-jét használni. Ehhez importálás után létre kell hozni a valódi GTIN-ű terméket és a klónozás funkcióval átmásolni az adatokat az ideiglenes termékből; sikeres klónozás után az ideiglenes GTIN-ű terméket törölni lehet. VI.16. TESCO specifikus adatok megadása Ezen az oldalon olyan, egy már korábban TESCO felé publikált termékek GTIN azonosítói jelennek meg, melyeknél teljesen, vagy részben hiányzik a TESCO által megkövetelt 3 attribútum: Központi (nemzetközi) beszerzés, Beszállító azonosító a kereskedőnél, Beszerző neve (''keresztnev vezeteknev''). VI.17. Adataink megtekintése A rendszerben tárolt saját adatainkat a főoldalon a Saját partner adatok linkre kattintva nézhetjük meg: Ekkor az alábbi képernyő fogad bennünket: 92. ábra VI.18. A portál dokumentáció elérése 93. ábra Lehetőség van arra, hogy a beszállítói portál dokumentációját a portál felületéről PDF formában letölthessük. Ehhez csupán a főoldalon a Portál dokumentáció linkre kell kattintani. 87

88 94. ábra 88

89 VII. Online helpdesk használata a portálon VII.1. Belépés az online helpdesk oldalára A portál jobb felső sarkában jelenik meg a 95. ábra szerinti Online helpdesk link. 95. ábra Belépve a Helpcenter felületére az alábbi kép fogad bennünket: 96. ábra 89

90 VII.2. Új igény beküldése a GS1erfect helpdesk szolgálatára Amennyiben új hibát, vagy kérdést szeretnénk jelezni a GS1Perfect támogató csoportja felé, kattintsunk az Új igény beküldése / Create new request linkre! Rákattintva az alábbi beviteli felületet kapjuk. 97. ábra 98. ábra Amint látjuk, hogy a bejelentőre vonatkozó adatok (rögzítő neve, GLN, vállalat, telefon, ) automatikusan kitöltésre kerülnek a szerződésben rögzített adatok alapján. Így a felhasználónak csak a bejelentés tárgyát, a bejelentés leírását, és amennyiben szükséges, mellékletet kell megadni. A tárgyban írjuk le tömören, hogy miről szól a bejelentés, pl. az ellenőrzés hibát talál felvitt adataimban 90

91 A bejelentésben írjuk le minél pontosabban, hogy milyen lépések vezettek az észlelt hibaüzenethez. Pl. Felvittem minden adatot az előzetesen kitöltött terméklapomról, mégis azt jelzi, hogy a nettó tömeg értékét nem adtam meg. Végül, de nem utolsósorban, mellékletet is csatolhatunk a bejelentésünkhöz. A mellékletnek adott esetben komoly megoldás segítő szerepe lehet. Ugyanis, ha arról a képernyőről, melyen az adott hibaüzenet jelentkezett készítünk egy képernyőképet (természetesen kivéve az üzleti titoknak minősülő adatokat, melyet a képből érdemes kivágni. Példa mellékletként küldött képernyőképre: 99. ábra A fenti ábrán látható egy olyan képernyőkép, amelyen minden lényeges információ szerepel, mely a helpdesk munkatársat segítheti, ellenben nem tartalmaz pl. GTIN azonosítót, mely cégenként változó szabályozás szerint üzleti tikoknak minősülhet. Amennyiben a hibajegyben legalább a tárgyat és a leírást kitöltöttük, a gomb segítségével a bejelentésünket elküldjük a GS1Perfect helpdesk szolgálata részére, ahol az a legrövidebb időn belül feldolgozásra és megoldásra kerül. Sikeres hibabejelentés után egy olyan képernyőhöz jutunk, amelyen jól látható a hibajegy azonosítója. 91

92 100. ábra Ez lesz az az azonosító, ami a bejelentett hibát egyértelműen azonosítja, és ha a felhasználó bármikor érdeklődik, erre a számra hivatkozva a helpdesk munkatárs azonnal tud információt adni a bejelentett hiba/kérés aktuális megoldási fázisáról. VII.3. Saját beküldött hibajegyeink listázása Abban az esetben, ha a főoldalon vagy a felső menüsorban a Munkalista / Worklist linkre (101. ábra)! Ekkor az alábbi munkalista oldalt kapjuk: 101. ábra 102. ábra Ebben a munkalistában a kék sorszámokra, mint linkre rákattintva töltődik be maga a terméklap: 92

93 103. ábra A munkalapon a felhasználó által megadott információkon kívül látható az előre beállított elhárítás határideje, illetve van lehetőség arra, hogy a támogató csoport részére újabb információkat adjunk meg, vagy utólag csatoljunk képernyőképet, vagy bármilyen egyéb fájlt, ami segíti a támogató csoport használatát. Ha bármilyen változtatást végeztünk a hibajegyen a információt, amit a GS1Perfect munkatársai azonnal látni fognak. gomb megnyomásával frissítjük az Ha nem módosítottunk semmit a hibajegyünk tartalmán, akkor a segítségével visszajuthatunk a bejelentett hibáink listájához. gomb VII.4. Keresés a hibajegyek között A Helpcenterben lehetőségünk van az összes bejelentett (beleértve a korábban megoldottakat is) hibajegyre keresni, amit vagy a főoldalról (Keresés /Search), vagy a menüsor Keresés menüjéből érhetünk el ábra Ekkor az alábbi képernyőhöz jutunk: 93

94 105. ábra Itt különböző keresési feltételeket állíthatunk be, a hibajegy azonosítójára, illetve a hibajegy tárgyára. Akár pontos (=), vagy 2 érték közé eső (Két érték között), vagy valaminél kisebb vagy nagyobb érték, vagy részszóra (~). A gomb megnyomásával megjelennek a találatok ábra A gomb segítségével a találati listát az összes megjelenített adatával együtt Microsoft Excel, vagy más olyan (jellemzően táblázatkezelő) szoftver segítségével tudjuk megnyitni, ami kezeli a csv kiterjesztésű fájlokat (pl. OpenOffice Calc). VII.5. Súgó használata Abban az esetben, ha segítségre van szükségünk a Helpcenter használata során, egyszerűen kattintsunk a főoldalon a Segítség/Help, vagy a felső menüsorban a Segítség menüre. Ekkor egy PDF formátumú kézikönyvet tölthetünk le, melyből segítséget kaphatunk kérdéseinkre ábra 94