Pénz- és Vagyonkezelési Szab{lyzat

Átírás

1 Pénz- és Vagyonkezelési Szab{lyzat MOSTart Nemzetközi Kultur{lis Közhasznú Egyesület Jóv{hagyom: ügyvezető igazgató Érvényes: től 1

2 TARTALOMJEGYZÉK 1. Által{nos rendelkezések 2. Banksz{mla kezelés 2.1. Banksz{mla nyit{sa, vezetése 2.2. A sz{ml{hoz kapcsolódó készpénzforgalom 3. H{zipénzt{r kezelési szab{lyok 3.1. A h{zipénzt{r létesítése A h{zipénzt{r fogalma, e1helyezése A h{zipénzt{r pénzell{t{sa A h{zipénzt{ri keret 3.2. A pénzt{r kezelésével kapcsolatos feladatkörök A pénzt{ros A pénzt{rellenőr feladata 3.3. Pénzt{ri bizonylat-nyomtatv{nyok Pénzt{ri bevételek bizonylatol{sa Pénzt{ri kifizetések bizonylatol{sa Pénzt{r jelentés Készpénzfelvételi utalv{ny A bizonylat-nyomtatv{nyok fe1haszn{l{s előtti és ut{ni nyilv{ntart{sa, kezelése 3.4. A munkabér kifizetésénél alkalmazott szab{lyok 3.5. Elsz{mol{sra kiadott összeg nyilv{ntart{sa 4. Vagyonkezelési szab{lyok 5. Értelmező fogalmak 2

3 1. [ltal{nos rendelkezések Az Egyesület működéséhez szükséges pénzeszközök kezelése a h{zi pénzt{rban valósul meg. A pénzkezelés rendjéért, szab{lyszerű működésért az ügyvezető elnök felelős. A saj{t vagyon védelme az Egyesület alapvető érdeke, amelynek feltételeit jelen szab{lyzat írja elő. A szab{lyzat tartalm{t a pénzkezelőkkel meg kell ismertetni, tudom{s{ra hozni azt, hogy a rendelkezések megszegéséért felelősséggel tartoznak. 2. Banksz{mla kezelés 2.1. Banksz{mla nyit{sa, vezetése Gazdas{gi t{rsas{gunk - a pénzforgalomról és a bankhitelről szóló, többször módosított 39/1984. (XI.5.) MT. rendelet alapj{n - köteles pénzeszközeit a készpénzben teljesíthető fizetések célj{ra szolg{ló pénzeszközök kivételével banksz{ml{n tartani, pénzforgalm{t banksz{ml{n lebonyolítani, és ennek érdekében banksz{mla szerződést (ptk (1) bekezdés ) kötni. T{rsas{gunk a banksz{ml{j{t - a vele kötött banksz{mla szerződés alapj{n: vezeti. a Budapest Bank Rt. R{ckevei fiókj{n{l A banksz{mla feletti rendelkezési jogosults{ggal rendelkező személyek nevét a pénzintézet {ltal rendszeresített módon és az al{ír{si címpéld{nynak megfelelően - az elnök jogosult bejelenteni a pénzintézethez A sz{ml{hoz kapcsolódó készpénzforgalom A banksz{ml{hoz készpénzforgalom kapcsolódik. A banksz{mla jav{ra készpénz a bank {ltal rendszeresített nyomtatv{nyon fizethető be. A banksz{mla és a pénzt{r közötti kapcsolatot a jelen szab{lyzat 3. fejezete rögzíti. 3. H{zipénzt{r kezelési szab{lyok 3.1. A h{zipénzt{r létesítése A h{zipénzt{r fogalma, elhelyezése A h{zipénzt{r a t{rsas{gunk működéséhez szükséges készpénz, valamint egyéb értékek (szigorú sz{mad{sú nyomtatv{ny, étkezési utalv{ny) kezelésére, forgalm{nak lebonyolít{s{ra és megőrzésére szolg{l. Minden telephelyen külön h{zipénzt{r nyílhat, ha az indokolt, szükséges, a zavartalan működés feltétele és a vezetőség jóv{hagyta. A h{zipénzt{rban kel1 kezelni: a banksz{ml{ról felvett /vagy onnan kapott készpénzt, a készpénzben teljesített befizetéseket, az értékpapírokat, az egyéb értékeket. A pénzt{rból kell teljesíteni a készpénz-kifizetéseket. A szervezetnél készpénzforgalom és banksz{mlaforgalom egyar{nt történik. A szervezet törekszik arra, hogy a lehető legtöbb esetben a banksz{ml{ról közvetlenül intézze a pénzügyeit. A 3

4 h{zipénzt{rban levő készpénz, valamint az ott tartható értékek (szükség és lehetőség esetén) a riasztóval ell{tott telephelye(ke)n kerülnek megőrzésre A h{zipénzt{r pénzell{t{sa A h{zipénzt{r pénzszükségletét a pénzt{rba a banksz{ml{ról felvett készpénzzel biztosítjuk A h{zipénzt{ri keret A pénzt{rban a pénzt{rz{rlat ut{n maximum eFt összeg tartható. A pénzt{rkeretet meghaladó összeget még a pénzt{rz{rlat előtt vissza kell fizetni a banksz{ml{ra. Indokolt esetben az ügyvezető igazgató ettől magasabb pénzt{rkészletet is engedélyezhet A pénzt{r kezelésével kapcsolatos feladatkörök A pénzt{ros A h{zipénzt{rt a pénzt{ros ön{llóan, teljes anyagi felelősséggel kezeli. Nem lehet pénzt{ros olyan dolgozó, akinek a munkaköre, feladata összeférhetetlen a pénzt{rosi munkakörrel. Ilyenek: pénzt{rellenőr, utalv{nyoz{si feladatot ell{tók. Szervezetünk pénzt{roz{ssal kapcsolatos feladatait a szervezet alkalmazottja vagy önkéntese (egyesületi tag!) l{tja el, aki megfelel az előzőekben felsorolt összeférhetetlenségi feltételeknek. A pénzt{ros feladata a pénzt{rban tartott készpénz, értékpapír kezelése és megőrzése, valamint a pénzt{rral kapcsolatos nyilv{ntart{sok és elsz{mol{sok vezetése. A pénzt{ros csak forgalomban lévő bankjegyet és érmét fogadhat el, illetve fizethet ki. Nem fogadhat el olyan bankjegyet és érmét, amiről meg{llapítható, hogy sérült vagy hamis A pénzt{rel1enőr feladata A pénzt{ri ellenőr: Olyan büntetlen előéletű, pénzügyi és gazdas{gi gyakorlattal rendelkező személy lehet, akit az ügyvezető elnök ír{sban megbíz ezen feladatok ell{t{s{val. A pénzt{ri ellenőrt tilos megbízni a pénzt{r-helyettesi feladatok ell{t{s{val. Feladat: a pénzt{rz{r{s ut{n a Pénzt{rjelentésben szereplő adatok és a mellékelt pénzt{rbizonylatok adatainak, valamint a meglévő pénzkészlet és Pénzt{rjelentés egyezőségének ellenőrzése. A bizonylatok alaki és tartalmi ellenőrzése, valamint a pénzt{rjelentés helyességének és a kimutatott pénzkészlet meglétének ellenőrzése: Az alaki és tartalmi ellenőrzés sor{n az ellenőrnek meg kell vizsg{lni, hogy az alapbizonylatokat az arra jogosult személyek utalv{nyozt{k-e, a kiad{si és bevételi pénzt{rbizonylatokhoz csatolt{k-e a szükséges mellékleteket, a pénzt{ri bizonylatok adatai megegyeznek-e az alapbizonylat adataival, a bizonylatokon nincsenek-e szab{lytalan javít{sok, a pénzt{ri be- és kifizetések bizonylatol{s{ra a megfelelő nyomtatv{nyt haszn{lt{k-e, a pénzt{rbizonylatokon szerepelnek-e a megfelelő al{ír{sok, megtörtént-e az alapbizonylatok "érvénytelenítése". A pénzt{rjelentés, valamint a kimutatott pénzkészlet meglétének ellenőrzése sor{n a pénzt{rellenőrnek ellenőriznie kell, hogy: a pénzt{rjelentésbe bevezetett tételekkel kapcsolatban megvannak-e a pénzt{ri 4

5 bizonylatok és alapbizonylatok, a tényleges pénzkészlet összege megegyezik-e a pénzt{rjelentés adataival. A pénzt{rellenőr köteles az ellenőrzött okm{nyokat, pénzt{rjelentést, kézjegyével ell{tni. A pénzt{rellenőri feladatokat havonta egy (1) alkalommal kell elvégezni. A pénzt{rellenőrzés sor{n meg{llapított szab{lytalans{gokat, eltéréseket azonnal jelezni kell az ügyvezető felé. Szervezetünk pénzt{rellenőre nem a szervezet alkalmazottja, hanem a felügyelő bizotts{g megbízottja, aki egyben eleget tesz az összeférhetetlenségi feltételeknek, vagyis: nem pénzt{ros és nem is utalv{nyoz{si feladatot ell{tó személy Pénzt{ri bizonylat-nyomtatv{nyok Pénzt{ri bevételek bizonylatol{sa Minden h{zipénzt{ri befizetésről bevételi pénzt{rbizonylatot kell ki{llítani (B.Sz.ny /n). A bizonylatot - a bevételezett összeg azonoss{g{nak igazol{sa célj{ból a befizetővel al{ kell íratni. A pénz {tvételét a bizonylaton a pénzt{rosnak al{ír{s{val igazolnia kell. A bevételi pénzt{rbizonylatot {tír{ssal h{rom péld{nyban kell ki{llítani, melyből az első péld{ny a könyvelés bizonylata, ezt a péld{nyt a pénzt{ri alapokm{nyokkal és a vonatkozó pénzt{rjelentéssel együtt a könyvelés részére kell {tadni, a m{sodik péld{nyt a befizető részére kell {tadni, a harmadik péld{ny a tömbben marad, és a pénzt{ros őrzi meg Pénzt{ri kifizetések bizonylatol{sa Minden h{zipénzt{ri kifizetésről kiad{si pénzt{rbizonylatot kell ki{llítani ( B.Sz.ny /N ) A kiad{si pénzt{rbizonylathoz minden esetben csatolni kell a vonatkozó pénzt{ri alapbizonylatot (sz{mla, útiköltség elsz{mol{s, bérjegyzék). A pénzt{ros csak szab{lyszerűen ki{llított, utalv{nyozott, ellenjegyzett kiad{si pénzt{rbizonylat alapj{n fizethet ki a pénzt{rból pénzt. A pénzt{rosnak a kifizetéskor meg kell {llapítania, hogy a pénzért jelentkező személy jogosult-e a pénz felvételére. Ha a pénz felvételére jogosult nem személyesen jelenik meg a pénzt{rban, megbízottja részére az összeg csak szab{lyszerűen ki{llított meghatalmaz{s (B.Sz.ny r.sz.) ellenében fizethető ki. A meghatalmaz{st a kiad{si pénzt{rbizonylathoz kell csatolni. A kiad{si pénzt{rbizonylatot {tír{ssal két péld{nyban kell ki{llítani, melyből az első péld{ny a könyvelés bizonylata, ezt a péld{nyt a pénzt{ri alapokm{nyokkal és a vonatkozó pénzt{rjelentéssel együtt a könyvelés részére kell {tadni, a m{sodik péld{ny a tömbben marad, és a pénzt{ros őrzi meg Pénzt{rjelentés A pénzt{ri befizetéseket és kifizetéseket a teljesítést követően felmerülésük sorrendjében pénzt{rjelentésben (bevételi/kiad{si pénzt{rbizonylat) kell feljegyezni Készpénzfelvételi utalv{ny A készpénzfelvételi utalv{ny a sz{mlavezető pénzintézettől történő készpénz felvételére szolg{l. A nyomtatv{nyt a sz{mlavezető pénzintézet bocs{tja a pénzt{r rendelkezésére. Az utalv{nyt egy péld{nyban kell ki{llítani és a pénzintézetnél bejelentett módon kell al{írni. 5

6 A készpénzfelvételi utalv{nnyal a pénzintézettől felvett készpénzt bevételi pénzt{rbizonylattal kell bevételezni a pénzt{rba A bizonylat-nyomtatv{nyok felhaszn{l{s előtti és ut{ni nyilv{ntart{sa, kezelése A bizonylat - nyomtatv{nyok- szigorú sz{mad{s al{ tartoznak. A nyilv{ntart{snak - nyomtatv{nyonként - a következőket kell tartalmaznia: sorsz{m, a pénzt{ros részére történő {tad{s időpontja, az {tvevő neve, az {tvevő al{ír{sa. A haszn{latból kivont (betelt, év végével lez{rt) bizonylat-nyomtatv{nyokat a pénzt{rosnak kell megőriznie. A pénzt{rjelentést mint analitikus nyilv{ntart{st 10 évig, a kiad{si-, és bevételi pénzt{rbizonylatot - mint sz{mviteli bizonylatokat 8 évig kell olvasható form{ban megőrizni a sz{mvitelről szóló, évi C. törvény alapj{n A munkabér kifizetésénél alkalmazott szab{lyok A munkabérek kifizetése vagy a pénzintézettől az alkalmazottak banksz{ml{ira {tutal{ssal, vagy banksz{mla hi{ny{ban a pénzt{rból, vagy vegyes form{ban történik. (Ez utóbbi a részletfizetések, törlesztések, természetbeni juttat{sok szolg{ltatónak való megfizetései, letilt{sok esetében fordulnak elő.) 3.5. Elsz{mol{sra kiadott összeg nyilv{ntart{sa Készpénzt elsz{mol{sra csak a következő célokra adhat ki a pénzt{ros: kiküldetési költségre, beszerzésre, reprezent{cióra, postaköltségre, üzemanyag v{s{rl{sra, projekt megvalósít{s-előlegre, p{ly{zati t{mogat{sból ell{tm{nyra és projektelőlegre. Az elsz{mol{sra kiadott összeg a cél érdekében indokoltan szükséges mértéket jelentősen nem haladhatja meg. Elsz{mol{sra pénzt csak személyre szólóan utalv{nyozott bizonylat alapj{n lehet kifizetni, amely tartalmazza az összeg rendeltetését és az elsz{mol{s hat{ridejét. Az elsz{mol{s hat{rideje nem lehet hosszabb 30 napn{l. Ha nyilv{nvalóv{ v{lik, hogy az elsz{mol{sra kiadott összeg a célnak megfelelően nem haszn{lható fel, azt haladék nélkül vissza kell fizetni. Ugyanazon személy újabb előleget csak akkor vehet fel, ha a kor{bbi elsz{mol{sra kiadott összeggel elsz{mol. Az elsz{mol{s mindenkor bruttó módon történik, vagyis a felhaszn{l{st jogcím megjelöléssel kiad{sba kell helyezni, az elsz{mol{sra kiadott összeget pedig teljes egészében be kell vételezni. Utalv{nyoz{si joggal csak az ügyvezető igazgató rendelkezik. 6

7 4. A VAGYONKEZELÉSI SZAB[LYZAT 4.1. AZ EGYESÜLET VAGYONA Az Egyesület induló vagyona az apportként beadott ingós{gok és Ft, azaz Harmincezer Forint, amelyet növelnek a Vezetőség döntése alapj{n elfogadott felaj{nl{sok, adom{nyok összegei (azon elfogadott célt{mogat{sok összegeinek kivételével, amelyek felhaszn{l{sa a t{mogatott feladat megvalósít{s{ra nem közvetlenül az Egyesület {ltal, hanem a Vezetőség hat{rozat{val megjelölt m{s (kedvezményezett) szervezet {ltal történik), valamint az Egyesületi tevékenység eredménye Az Egyesület a működéséhez szükséges anyagi és m{s eszközöket p{ly{zatok és adom{nyok útj{n teremti meg. Az Egyesület részére, nevében és jav{ra történő adom{nygyűjtés kiz{rólag az Elnök ír{sos meghatalmaz{sa alapj{n végezhető Az Egyesületi vagyonnal úgy kell gazd{lkodni, hogy az anyagi fedezetet biztosítson az Alapító Okiratban foglalt célkitűzések minél hatékonyabb megvalósít{s{hoz. Az Egyesület vagyona a működés sor{n teljes egészében is felhaszn{lható Jelen szab{lyzat a vagyonkezeléssel kapcsolatos szab{lyoz{s kereteit hat{rozza meg A Kuratórium az éves feladatok megvalósít{s{hoz a hat{lyos jogszab{lyi keretek között a jelen keretszab{lyoz{sn{l részletesebb kiegészítő rendelkezéseket, pontosít{sokat foganatosíthat Jelen Vagyonkezelési Szab{lyzat hat{lya az Egyesület tulajdon{ban lévő vagyonra, a befektetett eszközökre (Immateri{lis javak, T{rgyi eszközök, Befektetett pénzügyi eszközök) terjed ki Az Egyesületi vagyon az al{bbi összetevőkből {ll: Az Egyesület induló vagyona. A Vezetőség döntése alapj{n elfogadott felaj{nl{sok összegei, azon elfogadott célt{mogat{sok összegeinek kivételével, amelyek felhaszn{l{sa a t{mogatott feladat megvalósít{s{ra nem közvetlenül az Egyesület {ltal, hanem a Vezetőség hat{rozat{val megjelölt m{s (kedvezményezett) szervezet {ltal történik. Az Egyesületi tevékenység eredménye. V{llalkoz{si tevékenységből (ha van) eredő bevétel. A csatlakozók adom{nyai, befizetései. Az Egyesület célj{ra közvetlenül fel nem haszn{lható és nem hasznosítható adom{nyokat értékesíteni kell. Az értékesítésből befolyó összeget az Egyesület vagyonaként kell kezelni Az Egyesületi vagyon felhaszn{lható az Egyesület működési költségeinek fedezésére; az Egyesületnek az Alapító Okiratban rögzített céljai megvalósít{s{ra Az Egyesület mint közhasznú szervezet a gazd{lkod{sa sor{n elért eredményét nem oszthatja fel, azt az Alapító Okiratban meghat{rozott tevékenységre kell fordítania Az Egyesület v{llalkoz{si tevékenységet csak közhasznú céljainak megvalósít{sa érdekében, azokat nem veszélyeztetve végezhet Az Egyesület gazd{lkod{sa sor{n elért eredményt nem osztja fel és azt jelen Alapító Okiratban meghat{rozott közhasznú tevékenységének folytat{s{ra, kifejtésére fordítja AZ EGYESÜLETI VAGYON FELETTI DÖNTÉSI JOGKÖR Az Egyesületet a vonatkozó hat{lyos jogszab{lyok és a jelen szab{lyzat keretei között megilletik mindazok a jogok és terhelik mindazon kötelezettségek, amelyek a tulajdonost megilletik, illetve terhelik. 7

8 Az Egyesületi vagyon felhaszn{l{s{ról a Közgyűlés dönt. Döntései előkészítéséhez, megalapoz{s{hoz külső szakértőket vonhat be. A Vezetőség feladata az Egyesület célj{ra rendelt vagyon hatékony működtetése, köteles megtenni mindent annak érdekében, hogy az Egyesület a vagyon{t a jogszab{lyok és a gazdas{gi lehetőségek keretein belül megfelelően gyarapítsa A Vezetőség és a Közgyűlés az Egyesület vagyoni helyzete és bevételei ismeretében, a jelen szab{lyzatban foglaltak figyelembevételével minden év elején dönt az Egyesület működési költségeinek fedezésére fordított; az Egyesületnek az Alapító Okiratban rögzített céljai között felsorolt feladatok végrehajt{s{hoz felhaszn{lható pénzeszközök mértékéről AZ EGYESÜLETI VAGYON KEZELÉSE Az Alapító Okiratban meghat{rozott célok megvalósít{s{hoz a Vezetőség dönt p{ly{zatok benyújt{s{ról, jóv{hagyja a p{ly{zatok szakmai és költségvetési tervét, illetve nyertes p{ly{zat esetén hat{roz a megvalósít{sról, és kijelöli a megvalósít{sért felelős személyt A Vezetőség döntései alapj{n a t{mogat{sok felhaszn{l{s{ról és a kifizetésekről az Egyesületi Irod{ban a gazdas{gi ügyek koordin{ciój{val megbízott munkat{rs gondoskodik Az Egyesületi Iroda biztosítja az Egyesület működésének személyi és t{rgyi feltételeit. Ehhez a t{rgyév előtti év őszén költségvetési tervet készít, amely tartalmazza valamennyi, az Egyesület működéséhez v{rhatóan szükséges költséget. Az éves költségvetést a Közgyűlés hagyja jóv{. Az Egyesületi Iroda koordin{lja a Közgyűlés döntés-előkészítő munk{j{t, gondoskodik a megítélt t{mogat{sok rendeltetésszerű felhaszn{l{s{ról készült elsz{mol{sok bekéréséről, a hi{nyos elsz{mol{sok kiegészíttetéséről és azok sz{mszaki ellenőrzéséről Az Egyesület megszűnése esetén a vagyon eloszt{sa az Alapító Okirat szerint történik Azt a vagyonrészt, amelyet (a tulajdonjog{t is beleértve) a tag eleve időszakosan (ír{sban foglalva a vagyon szerzésekor) bocs{tott az egyesület rendelkezésére, a tag az egyesületből való kilépésekor mag{val viheti. Minden sz{mviteli és adószab{lyoz{sból fakadó kötelezettséget, adót, illetéket, egyéb terhet a vagyont mag{val vivő kilépő tag azonnal és kiz{rólagosan köteles {llni A VAGYONKEZELŐ SZERVEZET MŰKÖDÉSE Az Egyesületi vagyon kezelője és a tulajdonosi jogok kiz{rólagos birtokosa az Egyesület Vezetősége A Vezetőség az Egyesület vagyon{nak kezelésével kapcsolatos technikai feladatok ell{t{s{ra külső pénzügyi szervezetet, szakértőt vonhat be. Az erre vonatkozó megbíz{si szerződésben - a Ptk. szerinti {ltal{nos tartalma mellett - meg kell hat{rozni a vagyonkezeléshez kapcsolódó technikai feladatok t{rgy{t, a megbíz{s ellenértékét és a megbízott garanci{lis kötelezettségeit. A szerződésben nem szab{lyozott kérdésekben a polg{ri jog {ltal{nos szab{lyai szerint kell elj{rni Az Alapító sz{ndékaival összhangban a Vezetőség köteles az Egyesület vagyon{val úgy gazd{lkodni, hogy az Alapító Okiratban megfogalmazott Egyesületi célok minél hatékonyabb megvalósít{s{t szolg{lja janu{r 01. Dömsöd <<<<<<<<<<<<< Elnök MOSTart NKKE 8