A program bármilyen IBM PC kompatibilis gépen használható, kezelése egyszerű, számítástechnikai képzettséget nem igényel.

Átírás

1 Az "IQtató Classic Titkársági Információkezelő egy olyan programrendszer, amely cégformától és cégmérettől függetlenül alkalmas a titkárnők, titkárságok munkájának hatékony számítógépes támogatására. Segítségével nemcsak az iratnyilvántartás válik "percrekésszé" és bármikor lekérdezhetővé, hanem a telefon, név, cím, határidő nyilvántartásokkal és a program egyéb szolgáltatásai révén komplex megoldást nyújt az irodai adminisztráció gyors és pontos elvégzésére. A program bármilyen IBM PC kompatibilis gépen használható, kezelése egyszerű, számítástechnikai képzettséget nem igényel. Előnyei a hagyományos iktatással szemben: A letárolt adatok több ezer irat esetén is azonnal elérhetők. Az elektronikus keresés lehetővé teszi, hogy akár adattöredék esetén is (névrészlet, fél telefonszám, egy szótöredék stb.) a program pillanatok alatt megtalálja a keresett iratot, nevet, céget, telefonszámot. Az "IQtató Classic" program fő szolgáltatásai: Iratok (levelek, faxok, ek stb.) elektronikus iktatása vegyesen vagy tetszőleges bontásban db (igény szerint) párhuzamosan vezetett elektronikus könyv segítségével WORD sablonok használatával iktatási adatok beépítése tetszőleges dokumentumba (előadói ív, iratkísérő lap, körlevelek, borítékcímzés, postai szelvények stb.) Nevek, címek, telefonszámok nyilvántartása Határidőnapló; napi teendők nyilvántartása, automatikus figyelése Közel százféle - menüből választható - lista, és egy önálló listagenerátor EXCEL export minden lekérdezés eredménye exportálható Irat archiválási feladatok támogatása, csatolt dokumentumok, fájlok kezelése Elektronikus postakönyv modul napi pénzügyi feladással Egyéb szolgáltatások: Négyszintű, jelszavas hozzáférés védelem könyvekre és műveletekre lebontva Névnap lekérdezés dátum vagy név szerint A program - rugalmassága folytán - a már meglévő iktatási rend megváltoztatása nélkül képes a titkársági nyilvántartási feladatok támogatására! Az áttérés a papír alapú iktatásról a gépi iktatásra év közben is bármikor lehetséges! A teljes programrendszer, így a képernyőfeliratok, a help és a menüszerkezet is magyar nyelvű. Mindegyik verzió egy munkahelyes és hálózati környezetben is használható. 1.

2 Az IQtató programcsalád legújabb - még többet tudó - verziója az IQtató SQL amelyről weboldalunkon talál leírásokat, illetve kollégáink készséggel állnak további információkkal, bemutatóval, dokumentációkkal rendelkezésére. 1. Az IQtató Classic programverziói A telepító csomag tartalmazhat iktató modult és/vagy, postai feladókönyv modult. Midegyik modul létezik egy munkahelyes és hálózati verzióban is Iktató modul Általános célú iktatásra, amely az iktatással kapcsolatos adatrögzítési, nyilvántartási, visszakeresési, listázási lehetőségeket tartalmazza. Támogatást ad a workflow management jellegű ügyviteli nyilvántartások támogatására is. (Irat átadó lista, "feldolgozottsági" állapot manuális bejegyzésének lehetősége) Univerzális iktatószám képzés: Négy tagból álló iktatószám. Az első és az utolsó tag karakteres állandóként szabadon definiálható. Pl. PÜ- xxxxx-xxxxx /2014 Az előtag akár iktatási tételenként is változtatható. A középső két tag lehet: Automatikus sorszám (Főszám egyesével növekszik, az alszám mindig 1 ) Főszám-alszám jellegű (az előzménnyel rendelkező iratok az előzmény főszámára kerülnek de új alszámmal) Gyűjtőszám-alszám jellegű (megnevezéssel ellátott főszámok) Ezek egyszerre használható kombinációja. (Vegyes iktatás rend) Minden adat, amely a hagyományos iktatókönyvekben rovatként szerepel, rögzíthető. Bármilyen egyéb adat, megjegyzés stb. bevihető és visszakeresésnél felhasználható. Külön rovat áll rendelkezésre a szövegszerkesztővel készített iratok, szkennelt dokumentumok, elektronikusan fogadott fax fájlok stb. állományneveinek tárolására. Minden egyes iktatási tételhez tetszőleges számú fájl csatolható! A programrendszer a csatolt fájlokat eredeti kezelő programjuk révén képes egy gombnyomásra megjeleníteni. Az ismétlődő információkat bármely rovat esetén elegendő csupán egyszer beírni, későbbi iktatáskor egy mozdulattal újra előhívható és kijelölhető! Ezáltal gyors és biztonságos az adatrögzítés. Ez az automatikus, vagy iktatás közben bővíthető törzsadattár rendszer minden rovat használatánál rendelkezésre áll! Az irányítószámok és városok előre feltöltött jegyzéke szintén az adatbevitelt gyorsítja. Hasonló tartalmú anyagok ún. "gyorsított" iktatással is iktathatók! Ekkor egy kiválasztott korábbi irat tartalma másolódik az új iktatási tételbe, és csupán az eltéréseket kell átírni. A felvitt adatok lekérdezésére és listázására MINDEGYIK input mező szerint külön-külön, valamint ezek kombinációja szerint is lehetőség van. A leggyakoribb listák névvel ellátva hívhatók, egyedi listák a beépített listagenerátor segítségével definiálhatók. Csatolások kezelése: Az elő- és utóiratokat nem csak éven belől, hanem tetszőleges időszakú iktatókönyvek közötti csatolással is tudja kezelni a rendszer. A csatolások beállítása, módosítása beírás nélkül, kiválasztással történik. 2.

3 Átnevezhető rovatnevek: Ha valamely felhasználónak más tartalommal használandó adatai vannak, mint ami a fő adatbeviteli képernyőn található, akkor az input adatok átnevezhetők. Pl. IRÁNY rovat helyett ÜGY JELLEGE rovat készíthető, HELYSZÍN rovat helyett KIADVÁNYOZTA rovat stb. Sőt: A rovatokhoz tartozó törzsadattárak működési tulajdonságai is szabályozhatók Be lehet állítani, hogy pl. a HELYSZÍN rovathoz tartozó törzsadattár automatikusan bővüljön minden egyes beírt új, az előzőektől eltérő adat észlelése esetén, vagy csak menüből (külön beírásra) bővüljön, vagy csak arra jogosított személy bővíthesse! Beállítható, hogy a kézzel beírt adatot ellenőrízze e a rendszer adathelyesség szempontjából. (törzsadattárral történő összevetés) Tetszőleges számú, új input rovat definiálásának lehetősége Nincs az alaprendszerben TAJ szám rovat, Anyja neve rovat? Nem probléma! Létrehozható! Iktatási képernyő. Háttérben az áttekintő ablak, előtérben az adatbeviteli részletező ablak. 3.

4 1-2. POSTAKÖNYV modul Feladata a myomtatott belföldi levélpostai feladójegyzék előállítása szabályozott, hibamentes és villámgyors módon. A postakönyv modul ismeri a Magyar Posta belföldi díjszabásait és a díjszabályok belső összefüggéseit. Gyakorlatilag egy két egérkettintással előállítható a napi postakönyv, nem kell a díjszabást ismerni, elengendő a megfelelő súlykategória kiválasztása. A címzettek adatai törzsadattárban gyűjthetők. A többi modulhoz hasonlóan itt is lehetőség van a rögzített adatok közötti gyorskeresésekre, adatrészlet keresésekre, listázásokra. Az adatrögzítéssel készített postai feladókönyv tartalmazza a feladó által kiosztott ragszámokat, kezelési utasításokat, súly, méret adatokat, bérmentesítési díjat, és minden olyan adatot, amely a postakönyv pénzügyi kezeléséhez szükséges. A napi pénzügyi zárás nyomtatható lista formájában készül, a Magyar Posta által megadott tartalmi előírásoknak megfelelően. A postakönyv modul használatával nemcsak a feladókönyv előállítási időigénye csökken töredékére, hanem megszűnik a nehezen olvasható, fárasztó körmölés és fáradtság okozta elszámolás ténye is. A program menet közben automatikusan képzi a sorösszegeket, a napi zárás pedig az oldalösszesítéseket, valamint a kategóriánkénti összesítéseket végzi el a lista készítése közben. Költségkimutatások A posta modul segítségével nyomon követhető az egyes osztályok, költséghelyek által postai levélforgalomra fodított összegek tételes vagy összesített fomában. Postakönyv adatrögzítési képernyő 4.

5 3. Az iktatott anyagok visszakeresése, lekérdezése Bármelyik iktatókönyvet használja is, a leggyakrabban használatos listák előre elkészített formában azonnal rendelkezésre állnak, menüből indíthatók, ugyanakkor paraméterezhetők is. (pl. kezdő- és végdátum vagy sorszám használata) Az iktatókönyvek minden rovatára vonatkozóan léteznek előre definiált listák. Pl. Egy kiválasztott partner iratai, egy kiválasztott dosszié iratai, egy kiválasztott ügyintéző iratai stb. A beépített listagenerátor lehetőséget ad a felhasználó által önállóan kialakított formátumú, rendezettségű és tartalmú új egyedi listák létrehozására. Minden lista képernyőn ellenőrizhető, kinyomtatható és utólagos feldolgozhatóság érdekében file-ba is elmentésre kerül. A nyomtatás folyamata szintén szabadon paraméterezhető. Lehetőség van a kezdő és utolsó nyomtatandó oldal, valamint a példányszám egyedi beállítására. A nyomtatás folyamata hardverfüggetlen. Bármilyen nyomtató használható! 4. Telefonkönyv modul (mindegyik verziónak része) Nevek, címek, telefonszámok kezelésére szolgáló modul. Tetszőleges számú név és hozzá tartozó cégnév, cím(ek), beosztás, megjegyzés rögzíthető. Az egy névhez tartozó telefonszámok, fax, személyhívó stb. számok mennyisége szintén korlátlan! Keresési lehetőségek bármely beírt adattöredék alapján. Telefonkönyv listák, lekérdezések: Név szerinti rendezettségben ( névtől - névig ) Szám szerinti rendezettségben ( számtól - számig ) Cég szerinti rendezettségben ( cégtől - cégig ) Adatrészlet alapján történő keresés és/vagy listázás Komplett házi telefonkönyv nyomtatható, amely a névsorrend mellett akár a telefonszám szerinti és a cég szerinti rendezettségű listákat is tartalmazza. Az adatrészlet keresés révén egy fél telefonszám vagy egyéb adattöredék pl. címrészlet, beosztás, megjegyzésben lévő egyedi jelölések stb. alapján is másodpercek alatt megtalálható a keresett személy vagy személyek. Az így kapott adatok igény esetén szintén nyomtathatók. 5. Határidőnapló modul (mindegyik verziónak része) Tetszőleges nap, tetszőleges időpontjára feljegyzés írható. Határidős irat iktatásakor a program automatikusan készít egy feljegyzést a határidőnaplóba is. A program induláskor automatikusan képernyőre listázza az aznapra vonatkozó feljegyzéseket és ezeket a program egyéb menüinek használata közben is bármikor egy gombnyomásra megmutatja. A feljegyzésekhez megadható, hogy csak a készítője vagy a többi felhasználó számára is látható, listázható legyen. 5.

6 6. Egyéb tulajdonságok Az IQtató programba épített magyar nyelvű help szövegek a program szerkezeti felépítéséhez igazodva adnak tájékoztatást. A Felhasználói kézikönyv segítségével a számítástechnikában járatlanok részére is gyerekjáték a program kezelésének elsajátítása. A programba épített adatvédelmi eljárások megakadályozzák a véletlen adattörléseket. (az univ. és önk. modulban csak storno lehetséges) Az írási, módosítási, törlési műveletek menüre és névre szólóan szabályozhatók. Ily módon minden felhasználó jelszavával csak a számára engedélyezett menübe (könyvbe) léphet és ott csak az előírt műveleteket végezheti. Ezáltal pl. egy kezdő felhasználó vagy lekérdező személy is az adatbázis veszélyeztetése nélkül dolgozhat. 6.1 Javasolt hardver konfiguráció Bármilyen ma használatos irodai számítógépen, Win95, Win98, WinNT, Win2000, Vista, Win7, Win8 környezetben használható. 7. Licenc jogosultságok Az egy munkahelyes verzió egy önálló gépre és egy példányban telepíthető. A hálózati verzió egy szerverre vagy egy munkaállomásra és egy iktatási adatbázis könyvtárral telepíthető, de korlátlan számú munkaállomás használhatja egyidejűleg! Az alapárban egy db elektronikus iktatókönyv folyamatos, korlátlan bejegyzés számú és korlátlan használati idejű vezetése lehetséges igény szerinti időszakváltási lehetőséggel (új naptári év vagy időszak kezdésekor az iktatási paraméterek változtatása). A párhuzamosan vezetett könyvek száma igény szerint felárért bővíthető. Az IQtató Classic Postai Feladójegyzék modulja önállóan nem rendelhető. Az egyéb IQtató modult rendelő ügyfeleink számára viszont ingyenes! ( IQtató SQL és IQtató Classic felhasználók számára) 8. Egyéb megrendelhető szolgáltatások o Helyszíni installálás o Helyszíni oktatás o Felmérés, ügyvitelszervezés. Az optimális ügyviteli rend kialakítására tanácsadás. A program eddigi többezres felhasználói táborának köre a kis- és középvállalkozásoktól a bankokon, pénzintézeteken keresztül az állami nagyvállalatokig terjed. Ha egy olyan iktató programot szeretne, amely 1991 óta folyamatosan a piacon van, mindent tud az iktatásról és nincs benne egyetlen egy felesleges művelet, kattintás sem, akkor válassza az IQtató programcsaládot! Amennyiben azt tervezi, vagy szeretné, hogy az iktatáshoz és iratkezeléshez kapcsolódó további funkciók (számlaiktatás, szkennelés, iratokhoz kapcsolódó feladatok vezénylése és ellenőrzése stb.) is részét képezzék az Ön elektronikus iratkezelésének, akkor tekintse meg IQTATÓ SQL termékünk leírását és ajánlatát. (külön dokumentum) IQtató Classic megrendeléshez mindössze az utolsó oldalon lévő megrendelő lapot kell kitöltenie és címünkre ben vagy postán visszajuttatnia. 6.

7 Néhány név korábbi ügyfeleink közül: IBM Magyarország Inter-Európa Bank ÁB-AEGON Általános Biztosító Rt. Paksi Atomerőmű Országgyűlési Hiv. Külügyi kabinet CHINOIN Rt. TAKARÉKBANK Rt. Postabank Értékpapír Rt. SAMSUNG Magyarország MOL Rt. Antenna Hungária OMK Bethesda Gyermekkórház EGIS Gyógyszergyár OTP GARANCIA BIZTOSÍTÓ TUNGSRAM-Schréder IKEA Lakberendezési Kft. Magyar Bef. és Fejl. Bank Rt. Távközlési Innovációs Rt. Műcsarnok Ózdi Városgondnokság ELTE TTK ALKALOIDA Rt. ELZETT Sopron Toldy Ferenc Kórház Cegléd Bp. XII. ker. Önkormányzat Sysdata (SIEMENS) Kft. IBUSZ Rt. Solymár, Polgármesteri Hivatal AGRIMPEX Rt. Bicske és Környéke ÁFÉSZ FORNAX Rt. TIGÁZ Rt. Bp. XII. ker. Polgármesteri Hiv. Kereskedelmi és Hitelbank DÉMÁSZ Rt. GRABOPLAST Magyar Televízió CILAG (Svájc) Mo.i Képviselet Elektromos Művek K.Ü.T. Richter Gedeon Vegyészeti Gyár Posta-vezérigazgatóság Veszprém m. Nyugdíjbizt. Pénztár HUNGAROTABAK Debreceni Orvostudományi Egyetem Tiszai Vegyi Kombinát Pécsi Püspöki Titkárság Gyógypedagógiai Főiskola HUNGÁRIA BIZTOSÍTÓ Pénzintézeti Központ Rt. Közgazdaságtudományi Egyetem Bp. József Attila Tudományegyetem PSION Magyarország Répcelaki Sajtgyár BIOGAL Gyógyszergyár Pest Megyei Földművelésügyi Hiv. GENERALI Budapest Biztosító Kisalföld Kiadó Lengyel nagykövetség Bp-i. iroda LRI Ferihegyi repülőtér HARIS Kereskedőház Magyar Geológiai Szolgálat ÖMV Hungária Kft. Önkormányzati Akadémia FIMÜV Rt. Merlin Gerin Vertesz Rt. AXEL SPRINGER Mo. További információkkal rendelkezésre áll: László Róbert, Vajna Imola LÁ.VA Manager Iroda Kft Budapest, Tölgyfa u. 14. Tel: (1) , (1) WEB: 7.

8 -- M E G R E N D E L Ő L A P -- Címzett: LÁ.VA Manager Iroda Kft. info@lava.hu Telefon: (1) , (1) Postacím: 1027 Budapest, Tölgyfa u. 14. Megrendeljük Önöktől az IQtató Classic Titkársági Információkezelő programot a következők szerint: Modul Tulajdonság nettó ár darab Iktató modul Egy munkahelyes, egy iktatókönyv ,- Iktató modul Hálózati verzió, egy közös iktatókönyv, ,- korlátlan számú egyidejű felhasználó Posta modul Egy munkahelyes, egy postakönyv INGYENES Posta modul Hálózati verzió, egy közös postakönyv, INGYENES korlátlan számú egyidejű felhasználó Könyv bővítés További, párhuzamosan használt könyvek 5.000,- / db Helyszíni kiszállás (telepítés, oktatás, tanács- adás, hibaelhárítás, stb.) első óra További megkezdett órák ,- + útiktsg ,- /óra A feltüntetett árak ÁFA nélküliek. Az árváltoztatás jogát fenntartjuk. A posta modul csak az IQtató Classic és IQtató SQL felhasználók számára ingyenes. Budapesten útiköltséget nem számolunk, Budapesten kívül 100,-Ft+Áfa/km útiköltséggel számlázzuk a Bp Vevő Bp. távolságot. Utánvét esetén a postaköltség a vevőt terheli. MEGRENDELŐ ADATAI: Végfelhasználó rövid neve (max. 35 karakter) _ Vevő neve, címe: Szállítási cím: (ha eltér) Ügyintéző neve: Telefon és Fizetés módja: Utánvét Előreutalás (a megfelelő helyre tegyen X-et) Cégszerű aláírás: 8.