2012/6. SZÁM TARTALOM

Átírás

1 2012/6. SZÁM TARTALOM Utasítások oldal 8/2012. (I. 21. MÁ-START Ért. 6.) sz. vezérigazgatói utasítás a MÁ-START Zrt. munkavállalóinak címhasználatáról tárgyú 24/2009. (X.27. MÁ-START Ért. 12.) sz. vezérigazgatói utasítás 1. sz. módosításáról (egységes szerkezetben) /2012. (I. 21. MÁ-START Ért. 6.) sz. vezérigazgatói utasítás a MÁ-START Zrt. Működésellenőrzési Szervezet Pénztárvizsgálati és Elszámolási Központ pénztárvizsgálóinak területi elosztásáról /2012. (I. 21. MÁ-START Ért. 6.) sz. vezérigazgatói utasítás az 1/2011.(III.04. MÁ Ért. 5.) GÁIGH. sz. gazdasági általános vezérigazgató-helyettesi utasítás a Bejövő Számlakezelő Rendszer használatának hatályba léptetéséről... 4

2 Utasítások 8/2012. (I. 21. MÁ-START Ért. 6.) sz. vezérigazgatói utasítás a MÁ-START Zrt. munkavállalóinak címhasználatáról tárgyú 24/2009. (X.27. MÁ-START Ért. 12.) sz. vezérigazgatói utasítás 1. sz. módosításáról (egységes szerkezetben) 1.0 AZ UTASÍTÁS CÉLJA A MÁ-START Zrt. munkavállalóinak hivatalos kapcsolataiban alkalmazható címhasználat meghatározása. 2.0 HATÁLY ÉS FELELŐSSÉG MEGHATÁROZÁSA 2.1 Az utasítás hatálya kiterjed a MÁ- START Zrt. valamennyi szervezeti egységére és munkavállalójára. 2.2 Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért a HR igazgató, alkalmazásáért a munkáltatói jogkörgyakorlók felelősek. 3.0 FOGALOMMEGHATÁROZÁS 3.1 Címhasználat: a munkavállalók által a külső és belső hivatalos kapcsolatokban használható ismertető jelzés. 4.0 AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA 4.1 A munkavállalók a hivatalos kapcsolataikban címhasználatra jogosultak. 4.2 A MÁ START Zrt. munkavállalóinak címhasználata az alábbi: vezérigazgatói címet használhat a Társaság vezérigazgatója, vezérigazgató-helyettesi címet használhat: az üzemeltetési, az üzleti, ÉRTESÍTŐ 2 az általános gazdálkodási vezérigazgató-helyettes igazgatói címet használhat: a koordinációs vezető, a kommunikációs vezető, a jogi vezető, a belsőellenőrzési vezető, a biztonsági vezető, az informatikai vezető, az üzleti vezető, a társasági szakmai koordinációs vezető, a műszaki üzemeltetési vezető, a technológiai üzemeltetési vezető, a beszerzési vezető, a portfoliógazdálkodási vezető, a projektszervezet vezető (projektigazgató), a gazdasági vezető, a humánerőforrás menedzsment vezető (HR igazgató), a működésellenőrzési vezető egyéb címhasználat: a jegyértékesítési projekt vezetője: stratégiai projektigazgató, a minőségirányítási koordinátor: MIR vezető címet használhat 4.3 A 4.2 pont hatálya alá nem tartozó munkavállalók címhasználata a munkakörértékelésen alapuló besorolási rendszernek megfelelően betöltött munkakör elnevezésével egyezik meg, a kor hatályos vonatkozó utasítás szerint. 4.4 A címhasználatra való jogosultság nem része a munkaszerződésnek, illetve annak változása nem minősül munkaszerződés módosításnak. 4.5 A menetkedvezményi ügyintézés kivételével fentiek alkalmazása kötelező. 5.0 HIATKOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK, HATÁLYON KÍÜL HELYEZÉSEK Jelen utasításhoz hivatkozások, módosítások, hatályon kívül helyezések nem tartoznak.

3 6.0 HATÁLYBA LÉPTETÉS Ez az utasítás közzététele napján lép hatályba. 7.0 MELLÉKLETEK Jelen utasításhoz mellékletek nincsenek. Kővári Zsolt sk. vezérigazgató 9/2012. (I. 21. MÁ-START Ért. 6.) sz. vezérigazgatói utasítás a MÁ-START Zrt. Működésellenőrzési Szervezet Pénztárvizsgálati és Elszámolási Központ pénztárvizsgálóinak területi elosztásáról 1.0 AZ UTASÍTÁS CÉLJA Jelen utasítás célja, hogy szabályozza a pénztárvizsgálók területi elosztását, valamint közzétegye a megbízólevéllel rendelkező, pénztárvizsgálat tartására jogosult munkavállalók nevét és a szolgálati helyét. 2.0 HATÁLY, - ÉS FELELŐSSÉG MEGHATÁROZÁSA 2.1. Az utasítás hatálya Az utasítás hatálya kiterjed a MÁ- START Zrt. által üzemeltetett valamennyi pénztárra Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért felelős A Működésellenőrzési Szervezet vezetője 3.0 FOGALOM MEGHATÁROZÁSOK Jelen utasításban új fogalmak nem kerülnek bevezetésre. 4.0 AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA Hálózati szinten a MÁ-START Zrt. valamennyi pénztárában pénztárvizsgálat tartására jogosultak a Működésellenőrzési ÉRTESÍTŐ 3 Szervezet Pénztárvizsgálati és Elszámolási Központ megbízólevéllel ellátott munkavállalói: BUDAPEST 1. Biri János pénztárvizsgálati koordinátor 2. Száraz Zoltán pénztárvizsgálati szakértő 3. Goór Lívia pénztárvizsgáló 4. Jónás Erzsébet pénztárvizsgáló 5. Pallai Pál pénztárvizsgáló 6. Pinczés Erzsébet pénztárvizsgáló 7. Szűcs István pénztárvizsgáló 8. Takó Zoltán pénztárvizsgáló 9. Tóth Attila pénztárvizsgáló DEBRECEN 1. Pallai Zsolt pénztárvizsgáló 2. Gáspár Elek pénztárvizsgáló 3. Kiss László pénztárvizsgáló 4. Nagy Gáborné pénztárvizsgáló 5. Sári János pénztárvizsgáló MISKOLC 1. Tolnai Zsuzsanna pénztárvizsgáló 2. Ivancsó János pénztárvizsgáló PÉCS 1. Tóth Imre pénztárvizsgáló 2. Boda Márta pénztárvizsgáló 3. Pintér László pénztárvizsgáló SZEGED 1. Gál Sándor pénztárvizsgáló 2. András Mária pénztárvizsgáló 3. Árki Márta pénztárvizsgáló 4. Kormány Erzsébet pénztárvizsgáló SZOMBATHELY 1. Horváthné Fodor Csilla pénztárvizsgáló 2. Fülöpné Hujber Edit pénztárvizsgáló A pénztárvizsgálatok szabályszerű lebonyolításáért a megbízólevéllel rendelkező pénztárvizsgáló felel. A megbízólevéllel rendelkező pénztárvizsgálóval együtt pénztárvizsgálat tartása céljából a pénztárhelyiségbe beléphet a

4 felügyelet alatt lévő pénztárvizsgáló gyakornok. A gyakornok személyéért és az általa végzett ellenőrzésért a megbízólevéllel rendelkező, felügyeletet gyakorló pénztárvizsgáló felel. 4.0 HIATKOZÁSOK, HATÁLYON KÍŰL HELYEZÉSE Jelen utasítás hatályba lépésével a 2/2008.(X.15. MÁ - START Ért.18.) ÁAH. sz. általános adminisztrációs vezérigazgató-helyettesi utasítás a pénztárvizsgálók területi elosztásáról tárgyú utasítás hatályát veszti. 5.0 HATÁLYBA LÉPTETÉS Ez az utasítás a közzététel napján lép hatályba. 6.0 MELLÉKLETEK Ezen utasításhoz nincs. Kővári Zsolt s.k. vezérigazgató 10/2012. (I. 21..MÁ-START Ért. 6.) sz. vezérigazgatói utasítás az 1/2011.(III. 04. MÁ Ért.5.) GÁIGH. sz. gazdasági általános vezérigazgató-helyettesi utasítás a Bejövő Számlakezelő Rendszer használatának hatályba léptetéséről 1. AZ UTASÍTÁS CÉLJA A MÁ Zrt., mint Alapító által a 15/280/2011. számon kiadott Alapítói Határozatban foglaltak végrehajtása. 2. HATÁLY ÉS FELELŐSSÉG MEGHATÁROZÁSA 2.1 Az utasítás hatálya Az utasítás hatálya kiterjed MÁ-START Zrt. valamennyi munkaszervezetére. ÉRTESÍTŐ Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért felelős Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért a MÁ-START Zrt. Számviteli Szervezet vezetője felelős. 3. FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA A jelen utasítás 1. számú Mellékletének 3. számú pontja szerint. 4. AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA Az utasítás leírását a jelen utasítás elválaszthatatlan részét képező 1. számú Melléklet tartalmazza. A Basware számlatípusok jellemzői megfelelnek a MÁ Zrt. által e tárgyban kiadott, Gy /2011. iktatószámú levélben foglaltaknak. 5. HIATKOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK HATÁLYON KÍÜL HELYEZÉSEK 5.1. Hivatkozások A 15/280/2011. számú Alapítói Határozat Hatályon kívül helyezések (részleges) A jelen utasításban nem szabályozott kérdésekben a MÁ-START Zrt. kötelezettségek számlakezeléséről és ezek igazolásáról szóló 5/2008.(I.11. MÁ- START Értesítő 15.) GH.sz. gazdasági vezérigazgató-helyettesi utasítás rendelkezései irányadók. A jelen pontban hivatkozott MÁ-START utasítás egyéb pontjai hatályukat vesztik. 6. HATÁLYBALÉPTETÉS Ez az utasítás a közzétételének napján lép hatályba. 7. MELLÉKLETEK 1.számú Melléklet: 1/2011.(III.04. MÁ Ért.5.) GÁIGH. sz. gazdasági általános vezérigazgató-helyettesi utasítás a Bejövő Számlakezelő Rendszer használatáról Kővári Zsolt s.k. vezérigazgató

5 1/2010. (III.04. MÁ Ért. 5.) GAIGH. számú gazdasági általános vezérigazgató-helyettesi utasítás a Bejövő Számlekezelő Rendszer használatáról 1.0 AZ UTASÍTÁS CÉLJA A MÁ Zrt. saját és két leányvállalatához (MÁ-START Zrt. és a MÁ-TRAKCIÓ Zrt.) bejövő számlák és egyéb fizetési kötelezettségek kezelésének támogatására informatikai rendszert vezetett be január 1-vel. Jelen utasítás célja a Bejövő Számlakezelő Rendszer működési alapelveinek meghatározása, a számlakezelő rendszerrel kapcsolatos, szervezetekhez és személyekhez rendelt főbb feladatok egyértelmű meghatározása HATÁLY ÉS FELELŐSSÉG MEGHATÁROZÁSA 2.1. Az utasítás szervezeti és személyi hatálya Az utasítás személyi hatálya kiterjed a MÁ Zrt. valamennyi szervezeti egységére, továbbá az erre vonatkozó alapítói határozat, illetve közgyűlési határozat kibocsátását követően a MÁ-START Zrt. és a MÁ- TRAKCIÓ Zrt. leányvállalatokra Az utasítás tárgyi hatálya Az utasítás tárgyi hatálya kiterjed a bejövő számlakezelő rendszerrel kapcsolatos valamennyi tevékenységre, beleértve a rendszer munkavállalók általi használatát és üzemeltetésének alapelveit. Jelen utasítás a szkennelt számlaképeket felismerő és betöltő rendszer (eflow) és a számlafeldolgozási rendszer (Basware IP modul) folyamataira vonatkozó végrehajtási szabályokat rögzíti Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért felelős Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért a Számviteli Szervezet vezetője felelős FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA 3.1 Az utasításban alkalmazott fogalmak meghatározása Bejövő Számlakezelő Rendszer (BSZR): a MÁ Zrt., a MÁ-START Zrt. és a MÁ- TRAKCIÓ Zrt. bejövő számla folyamatait támogató informatikai rendszer, mely a következő: Szkennelt számlaképeket felismerő és betöltő rendszer (eflow), Számlafeldolgozási modul (Basware IP modul). A Basware informatikai rendszer bevezetésének kiemelt célja: a beszerzés 1 és számlafeldolgozás folyamatok részben történő automatizálása, a beszerzések alakulásának a korábbinál pontosabb nyomon követése, a szállítói számlák befogadásának központosítása, a számlák elismerésének, feldolgozásának meggyorsítása és átláthatóbbá tétele, a beszerzéshez kapcsolódó számlafeldolgozás folyamatok kontrolljának biztosítása. A Basware rendszer általános folyamatát az 1. sz. melléklet mutatja be, melyekből az utasítás tárgyát a Számlafeldolgozási modul, a Basware IP modul képezi. Bejövő Számlakezelő Rendszer működttésében használt felhasználói szerepkörök, melyek egyben a rendszerben létrehozott egyedi jogosultságoknak felelnek meg: Jogosultság számlarögzítő controller számlakontírozó számlajóváhagyó számlakönyvelő adminisztrátor Használt rendszer (eflow) (eflow) (Basware IP modul) (Basware IP modul) (Basware IP modul) (Basware IP modul) 1 A Basware rendszer további két modulja került bevezetésre, melyek nem képezik a jelen utasítás tárgyát: Beszerzési szerződések modul (CLM modul, Basware), Beszerzési modul (PM modul, Basware). 5

6 Beérkező ok feldolgozásában résztvevők meghatározása: ÉRTESÍTŐ Postabontó: A Számviteli szervezet Bejövő Számla Könyvelés munkatársa, aki a postai és személyesen átvett küldemények bontását, társaságonként számlatípusokra történő szétválogatását végzi. Szkennelő: A Bejövő Számla Könyvelés munkatársa, aki a papíralapú okat vonalkóddal látja el és szkenneli és archiválja azokat. A alapján ellenőrzi a vonalkód megfelelőségét és a szkennelt kép minőségét. Controller-folyamatellenőr: Bejövő Számla Könyvelés munkatársa, aki az eflow rendszerben controller jogosultsággal rendelkezik, indokolt estben beavatkozik a folyamatba, szükség esetén számlákat priorizálhat vagy visszatarthat (Hold), illetve visszavonhatja ezeket a státuszokat. Számlarögzítő: A Bejövő számla könyvelés munkatársa. A beszkennelt és optikai karakterfelismerés révén az eflow rendszerbe beolvasott adatok ellenőrzését, szükség esetén javítását végzi. Megvizsgálja a ok törvényi és belső szabályozási megfelelőségét, a szkennelt kép minőségét, eltérés esetén intézkedik a rendezés érdekében. Számlakontírozó jelen utasítás szempontjából: Az üzleti, funkcionális terület kijelölt munkatársa, aki a részére megküldött számlát rendeléshez egyezteti, illetve a rendeléssel nem egyeztetendő számlák esetén elvégzi az IP modulban a kontírozást. Számlajóváhagyó jelen utasítás szempontjából: Az üzleti terület kijelölt munkatársa, aki elismeri és engedélyezi a Basware IP modulban hozzá irányított számla pénzügyi rendezését. A jóváhagyóhoz számlánkénti egyedi értékhatár állítható be. Számlakönyvelő: A Bejövő Számla Könyvelés szakmai feladatokat ellátó munkatársa. Ellenőrzi a számlák kontírozását és adózási, számviteli adattartalmát. Belső szabályozásnak megfelelően adóminősítési céllal továbbítja a számlát az Adózásnak. Egyéb 6 számviteli ok (késedelmi kamatterhelők, határozatok, bírságok, peresített ügyekkel kapcsolatos kártérítések stb.) esetén a számlakontírozását és a számlajóváhagyását is elvégzi a kapott ok alapján (pl. pénzügyi értesítő). Ha szükséges elindítja a Basware IP modulban az automatikus reklamációs levélkészítés folyamatot és megküldi a partnernek. Engedélyezi a számlák GIR-be történő átadását. Ha a számlában csatolmányként Adatközlő lapot töltöttek fel, akkor továbbszámlázás céllal megküldi a Kimenő Számla Könyvelésnek. Adóminősítő: A Számviteli Adózás Szervezet munkatársa. Ellenőrzi az adóminősítési céllal megküldött számlák törvényi előírásoknak való megfelelését. HelpDesk munkatárs: A Számviteli Működéstámogatás Szervezet kijelölt munkatársa, aki a felhasználói jogosultságigényeket és hibabejelentéseket fogadja, és a felhasználók és az adminisztrátorok között kapcsolatot tartja. Adminisztrátor: A Számviteli Működéstámogatás Szervezet kijelölt munkatársai végzik a Basware IP modul felhasználói jogosultságok kiadásával kapcsolatos feladatokat, felügyelik a folyamatos működését és elindítják a transzferálásra engedélyezett számlák átöltését a GIR KÖ moduljába. Üzleti és funkcionális terület: a MÁ Zrt., a MÁ-START Zrt. és a MÁ-TRAKCIÓ Zrt. számlakontírozásra és jóváhagyásra felhatalmazott szervezeti egységei, melyek jellemzően egyben a szerződést kötő, teljesítést elismerő, a szállító partnerrel közvetlen kapcsolatot fenntartó egységek. További fogalmak: Beszerzést támogató rendszer: a Basware rendszer moduljainak összessége: Beszerzési szerződések modul (CLM), Beszerzési modul (PM) és Számlafeldolgozási modul (IP). Automatikus matching: a rendelések számlával történő automatikus összekapcsolása a Számlafeldolgozási modulban.

7 Matching: a rendelések számlával történő kézi összekapcsolása a Számlafeldolgozási modulban. Basware rendelési előzmény: Beszerzés modulban (PM) rögzített igénylés és rendelés. Számla típus: a Bejövő Számlakezelő Rendszerben (eflow, Basware IP modul) a kialakított csoportosítás, melyekhez szabályok tartoznak és a számlafeldolgozási folyamatot vezérlik. Adószámos magánszemély: az a természetes személy, aki adóköteles tevékenység végzése érdekében adószámot váltott ki (de nem váltott ki egyéni vállalkozói engedélyt). 3.2 Az utasításban alkalmazott rövidítések eflow: szkennelt számlaképeket felismerő és betöltő rendszer IP modul: a Basware informatikai rendszer számlafeldolgozási modulja PM modul: a Basware informatikai rendszer beszerzési modulja GIR: a MÁ Zrt. Gazdálkodási Információs Rendszere KÖ: a GIR Kötelezettség modulja KI: a GIR Kinnlévőség modulja BESZ: BSZR: SZFR: IKSZR: IGM: a GIR Beszerzés modulja a bejövő számlák kezelését támogató informatikai rendszer (eflow és Basware IP modulja) szállítói és vevői számla feladó rendszer, mely a sok költséghelyre kontírozandó számlák (pl. tankolás, gépjármű flottaüzemeltetés, telefon) felosztását végzi. integrált közüzemi számlakezelő rendszer, mely a közüzemi számlák fogyasztási helyenként, az azokhoz tartozó költségviselőkre történő megosztását és továbbszámlázását végzi. Az MÁ Térinformatika Rendszer Ingatlangazdálkodási modulja, ingatlankezelési Kbt.: számlák feldolgozását támogató modul. Közbeszerzési törvény 4.0. AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA 4.1. Bejövő ok feldolgozásának alapelvei Érintett ok meghatározása A Bejövő Számlakezelő Rendszerben kerül feldolgozásra a három érintett társaság bejövő számlája, az alábbiak figyelembevételével: a. A beszerzéskor készpénzzel vagy bankkártyával kiegyenlített számlák nem kerülnek be a rendszerbe. b. A rendszerben rögzítésre kerülnek a fizetési kötelezettséget tartalmazó egyéb számviteli ok (késedelmi kamatterhelők, határozatok, bírságok, peresített ügyekkel kapcsolatos kártérítések stb., 007 számlatípusokban ld. 4. sz. melléklet). Ezen ok kivéve késedelmi kamatterhelés ügyiratban kerülnek az üzleti területtől a Bejövő Számla Könyvelésre. Az ügyirat tartalmazza az eredeti számviteli ot és az üzleti terület által kitöltött pénzügyi értesítő lapot (3. sz. melléklet), melyet iktatnak és szkennelnek. c. A közüzemi számlák (IKSZR), csoporton belüli anyageladási számlák (GIR KI-KÖ interfész), SZFR és IGM számlák, valamint előlegszámlák az eflown keresztül bekerülnek az IP modulba, de a számlaadatok és a hozzá tartozó kontírozások a GIR Kötelezettség moduljába egyéb módon (interfészek vagy kézi rögzítés útján) kerülnek betöltésre. (005, számlatípusok ld. 4. sz. melléklet.) A Bejövő Számlakezelő Rendszerben feldolgozandó számlák elismerése elektronikus úton történik, csak egyéb számviteli ok egy részénél kell alkalmazni az ügyiratban történő intézést. A papíralapú ok pl. számla, pénzügyi értesítő - archiválását, központi 7

8 tárolását a vonatkozó jogszabályok és a MÁ belső szabályzataiban foglaltaknak megfelelően a Számviteli szervezet Bejövő Számla Könyvelés végzi. Az archivált ok gyors beazonosítását az eflow rendszerben rögzített vonalkód és a számlák adatai alapján történő lekérdezési lehetőség segíti. A számlaképek és mellékleteik megtekintése mind a számlakezelő rendszer, mind a GIR Kötelezettség moduljában biztosított, kivéve: előleg, IGM és SZFR számlák esetén a számlaképek csak a Basware-ben kérdezhetőek le Bejövő ok benyújtásának rendje A MÁ Zrt., MÁ-START Zrt., MÁ- TRAKCIÓ Zrt. részére beérkező valamennyi (nem készpénzes) szállítói számla a Számviteli szervezet Bejövő Számla Könyvelésnél kerül feldolgozásra. A szállítókkal kötött szerződésekben rögzíteni kell a befogadó társaság szerinti egységes befogadó címet január 1-t követően új szerződés csak az erre vonatkozó rendelkezéssel köthető. A szerződéskötés során a számlabefogadás céljára külön levelezési címet kell meghatározni a következők szerint: Címzett MÁ Zrt. MÁ- START Zrt. MÁ TRAKCIÓ Zrt. MÁ Zrt. EU Kapcsolatok Osztálya Számlázási cím, székhely 1087 Budapest, Könyves Kálmán krt Budapest, Könyves Kálmán krt Budapest, Könyves Kálmán krt Budapest, Könyves Kálmán krt Adószám Levelezési cím Budapest, Pf Budapest, Pf Budapest, Pf Budapest, Pf.98. Ha a szállító személyesen kívánja számláját benyújtani, azt a Számviteli szervezet Be- 8 jövő számla könyvelésén teheti meg (1087 Budapest, Könyves Kálmán krt ). Az Európai Unió támogatásával megvalósuló beruházás számlákat az EU Kapcsolatok Osztály részére kell közvetlenül eljuttatni postai úton vagy személyesen. A számla megfelelőségét az EU Kapcsolatok Osztálya ellenőrzi és ellátja az Irányító Hatóság által előírt azonosítókkal, legkésőbb a következő munkanapon átadja a Bejövő Számla Könyvelés részére. A Központi számlabefogadási címtől eltérő számlabefogadási címet, az EU Kapcsolatok Osztálya saját maga által kötött szerződésekben egyedileg határozza meg Közbeszerzés törvény hatása a benyújtandó okra A Basware rendszerben már kialakított általános számlabefogadási folyamathoz képest a szeptember 15-től hatályos Közbeszerzési törvény (Kbt.) új előírásai a számlázást és számlabefogadást érintően jelentős szigorításokat tartalmaznak. Az új követelményeknek és az automatikus számlabefogadás feltételeinek biztosítása érdekében az alábbi folyamatok kerültek módosításra a Beszerzést és Számlakezelést támogató rendszerben: A Basware-ben rögzített szerződésekben, valamint hozzájuk kapcsolódó rendelésekben rögzítésre kerül a Kbt. minősítés az alább tartalommal: K előtt indult eljárás, K1N után indult eljárás, nincs alvállalkozó, K1A után indult eljárás, van alvállalkozó. Alvállalkozó igénybevétele esetén a szállító által nyújtott teljesítéshez (egy teljesítésigazoláshoz) legalább két számla tartozik. Annak érdekében, hogy az automatikus számlabefogadás továbbra is megvalósulhasson a bevételezéskor meg kell adni az alvállalkozónak járó értéket (a Kbt. által előírt nyilatkozat alapján). Az eflow-ban a rendelésszám értéklistában, a rendelési szám mellett

9 megjelenik a közbeszerzési minősítési kód, amely alapján a számlarögzítőnek ellenőrizni kell, hogy a benyújtott számlával együtt csatolták-e a szükséges dokumentumokat: a) Ha a közbeszerzési minősítés a rendelés szám mezőhöz tartozó értéklistában az adott számlára vonatkozólag K1AA után indult eljárás, van alvállalkozó, alvállalkozói rész (1. számla), akkor a Kbt. törvény által előírt alvállalkozók igénybevételéről szóló nyilatkozatot a számlához mellékelnie kell a szállítónak. A Bejövő Számla Könyvelés munkatársainak (számlarögzítő, számlakönyvelő) ellenőrizniük kell, hogy a benyújtott számla összege nem haladja-e meg az ahhoz csatolt nyilatkozatokon szereplő alvállalkozóknak járó ellenszolgáltatás összértékét. b) Ha a közbeszerzési minősítés a rendelés szám mezőhöz tartozó értéklistában az adott számlára vonatkozólag K1A után indult eljárás, van alvállalkozó, fővállalkozói rész (2. számla), akkor ellenőrizni kell, hogy az első számla összegét, az alvállalkozóknak járó rész átutalását igazoló dokumentumot csatolták-e. Amennyiben számlához nem csatolták az előírt mellékleteket, akkor a Fizetési határidő mezőn ki kell választani az Egyéb okból törvényileg helytelen kivételt és a számlát ezen kivétel alkalmazásával kell berögzíteni. A számlák az eflow-ból átöltéssel bekerülnek a Basware Számlafeldolgozási rendszerbe, ahol automatikus reklamációs levelet kell létrehozni és visszaküldeni a számla kibocsájtó részére. A törvény módosításából adódó kötelezettségek végrehajtásának feltétele, hogy a Basware Szerződés (CLM) és Beszerzés (PM) moduljaiban a közbeszerzési eljárásban kötött szerződések felrögzítésre kerüljenek A számlaok feldolgozásának rendje A számlák befogadásának általános folyamata A központi számlaérkeztetésből adódóan a számlák elsődleges alaki és tartalmi felülvizsgálata a Bejövő számla könyvelés feladata. Amennyiben megállapítja, hogy a számla nem felel meg a törvényi előírásoknak, vagy nem felel meg a jelen utasításban meghatározott követelményeknek illetve hatályos belső szabályozásoknak a BSZR-be történő bekerülés nélkül, reklamációs levéllel visszaküldi a szállító részére. Az üzleti és funkcionális szervezetek (szerződéskötő, teljesítés-elismerést végző és kontrolling szervezetek) azon munkatársai, akik a feldolgozási folyamathoz előzetesen meg lettek nevezve, a számlákat kontírozásra, beszerzéssel történő esetleges egyeztetésre, jóváhagyásra csak elektronikus úton kapják meg. Jelentősen lerövidítve átláthatóvá és ellenőrizhetővé téve a számlafeldolgozás folyamatát. A Bejövő Számlakezelő Rendszerben számla típusok (4. sz. melléklet) határozzák meg a számlák feldolgozási folyamatát, mely történhet: automatikus egyeztetéssel, egyeztetéssel, kézi kontírozással. A beérkezett számlák feldolgozását az alábbi szabályok szerint kell végezni: Basware PM rendelési előzménnyel kell rendelkeznie a számlatípusokba sorolt számláknak. Amennyiben szállító az általa benyújtott számlán, vagy a teljesítésigazoláson feltüntette a Basware rendelés számot, akkor azt a Bejövő Számla Könyvelés az eflow-ban berögzíti a számlához, mely alapján az IP modulban a számla automatikus egyeztetéssel kerül a rendeléssel összekapcsolásra (automatikus matching). Ezek a számlák az üzleti szervezetek részére nem kerülnek megküldésre. Ha nincs Basware PM rendelési előzmény, azaz nincs rendelésszám, akkor a

10 Gy /2010. számú levélnek megfelelően kell eljárni: a szerződéskötő szervezeteknek a saját hatáskörben kötött szerződéseket meg kell küldeni a szerzodesadminisztracio@mav.hu elérhetőségre és a BKSZE központi szerződés adminisztrátornak. Ezt követően utólag be kell rögzíteni a Basware PM modulba az igénylést. Ha nem jött létre az automatikus egyeztetés (pl. a számlához nem egy rendelés tartozik, előleg számla tartozik a számlához, stb.), akkor könyvelők egyeztetik (matching) a számlát a rendeléshez. Ha a számlatípusokba sorolt bejövő számlán, vagy teljesítésigazoláson a szállító nem tüntette fel a Basware rendelés számot, akkor a számla továbbra is megküldésre kerül az üzleti terület részére (számlakontírozónak). A számlát nem kontírozhatja kézzel, azt neki kell a rendeléshez egyeztetnie (matching), majd a szokásos módon jóváhagyásra küldenie. Csak a Basware PM rendelési előzménnyel nem rendelkező, számlatípusokba besorolt számlákat lehet a számlafeldolgozási rendszerben kézzel kontírozni. A számlatípusokba tartozó számlák nem kerülnek az IP modulban kontírozásra. Az automatikus egyeztetés, illetve egyeztetés csak akkor tud megtörténni, ha a Basware PM modulban az igénylésből készült rendelés teljesítésigazolásra került és értékben egyezik a számlával. Amennyiben a rendelés teljesítésigazolása nem történt meg, akkor azt az igénylőnek pótolnia kell, majd a számlakontírozónak kell elvégeznie a számla rendeléshez való egyeztetését. 10 Bejövő számlák átfutási ideje a feldolgozási folyamatban BSZR folyamatlépések 1. Postabontás 2. Szkennelés 3. Számlarögzítés 4. Számlakontírozás 5. Számlajóváhagyás 6. Adóminősítés 7. Számlakönyvelő ellenőriz Feldolgozási határidők 3 munkanap 3 munkanap 3 munkanap a. Postabontás A postabontó bontja a három társaság postafiókjába érkezett küldeményeket és a személyesen benyújtott okat, majd szétválogatja a feldolgozandó okat a többi beérkezett küldeménytől. Társaságonként a ok számlatípusonként kerülnek csoportosításra. Ellenőrizni kell, hogy a szállító a 4. számú mellékletben számlatípusokhoz előírt teljesítésigazolást csatolta-e benyújtott számlájához. A szállító által benyújtott számlát reklamációs levél kíséretében vissza kell küldeni, ha: a számlán magánszemély neve szerepel, de nem tüntette fel egyéni vállalkozói nyilvántartás számát és az E rövidítést, vagy egyéni vállalkozó kifejezést, adószámos magánszemélyként nyújtotta be a számlát és nem csatolt nyilatkozatot Kbt. tv. által előírt alvállalkozói igazolásokat nem mellékelte a fővállalkozói részről (2. számla) szóló számlához. A reklamációs levélben mindig szerepeltetni kell a visszaküldés pontos okát. b. Bizonylat vonalkóddal történő ellátása A beérkezett számlaok első oldalára egyedi vonalkódot kell felragasztani az eredeti számla számlaszámát, szöveg részét nem letakarva, ami biztosítja a számlák beazonosítását és archiválást követően a ok visszakeresését. A vonalkódokról sorszám szerinti nyilvántartást kell vezetni.

11 A vonalkód adattartalmának felépítése a következő: Társaság megnevezés 3 karakter (MA/ STA/TRA) Számla típus kód 3 karakter (pl. 001) Szkennelés dátuma (pl ) Sorszám 6 karakter (pl ), naptári évenként újra indul, társaságonként számlatípustól függetlenül. c. Szkennelés Egyszerre egy adott társaság vonalkóddal már ellátott ai kerülnek szkennelésre számlatípusonként. Elválasztó lapokkal kell szétválasztani egymástól mind a számlaokat, mind a számlaokat és a hozzájuk tartozó mellékleteket. d. Számlaok és mellékleteik archiválása A Számviteli szervezet Bejövő Számla Könyvelése a szkennelést követően archiválja a okat a hozzájuk tartozó mellékletekkel együtt. A okon levő vonalkód azonos az eflow rendszer Iktatószám, a Basware IP modul Iktatószám (barcode) és a GIR KÖ moduljának Főnökség iktatószáma mezőjében található vonalkóddal. Így biztosított, hogy a okon szereplő vonalkód alapján bármikor beazonosíthatóak, visszakereshetőek és megtekinthetőek a dokumentumok. A BSZR-ben további ügyintézés (kivéve számla visszaküldés) az elektronikus számlaképek alapján történik Számlarögzítés A szkennelt számlaképeket felismerő és betöltő rendszerben, az eflow-ban kerül sor a beszkennelt számlák és fizetési kötelezettséget tartalmazó számviteli ok fejadatainak automatikus optikai karakterfelismertetésére, ezt követően kerül sor a számlaadatok a számlarögzítő által történő feldolgozására (completion), azaz együtt a számlarögzítésre. A mellékletek a számviteli tal együtt elválasztó lappal 11 kerülnek beszkennelésre, de nem kell felismertetni őket. A beszkennelt ok automatikusan prioritási sorrendnek megfelelően érkeznek completion-re, melynek során a számlarögzítő ellenőrzi a felismertetett adatokat és a hibásan, vagy fel nem ismert adatokat pótolja, illetve javítja a számlakép alapján. Ez történhet billentyűzet vagy egér használatával (OCR on the fly funkció). Ha a felülvizsgálat a felismertetett adatokat hibásnak vagy hiányosnak minősíti, és az adattartalom helyes megadása az adott pillanatban nem biztosítható, akkor az adott mezőhöz tartozó kivételt kell rendelni. A következő kivételeket kell alkalmazni: Duplikálódott számla Számla szám mezőn választható ki. Az eflow a GIR-ből kapott törzsadatok által felismeri és figyelmezteti a számlarögzítőt arra, hogy az adott szállítóhoz a GIR-ben már létezik azonos számlaszám. A számlarögzítőnek meg kell vizsgálnia a duplikálódás okát. Amennyiben megállapítja, hogy a duplikálódás technikai jellegű és nem valódi duplikációról van szó, a szállító számlaszám mögött a következő jelölések alkalmazhatóak: /ÉR: Érvénytelenített számla szkennelési hiba miatt. /USZ: Újra szkennelt számla. Reklamációs levéllel visszaküldött számlák újra befogadásakor kell alkalmazni. /GIR_évszám: GIR-ben már megtalálható ez a számlasorszám, de nem azonos az adott számlával. Például a szállító évente újraindítja az általa kibocsájtott számlasorszámot. Egyéb okból törvényileg helytelen Fizetés határidő mezőn választható ki. Ha a közbeszerzési minősítés a rendelés szám mezőhöz tartozó értéklistában az adott számlára vonatkozólag: K1AA után indult eljárás, van alvállalkozó, alvállalkozói rész (1. számla),

12 K1A után indult eljárás, van alvállalkozó, fővállalkozói rész (2. számla), akkor a Kbt. által előírt alvállalkozók igénybevételéről szóló nyilatkozatot nemleges nyilatkozatot is a számlához mellékelnie kell a szállítónak. A szállító által benyújtott második számla K1A Kbt. minősítés, esetében ellenőrizni kell, hogy az első számla, azaz az alvállalkozói rész átutalását igazoló dokumentumot csatolták-e. Amennyiben az első és második számlához nem csatolták az előírt mellékleteket, akkor a számlákat ezen kivétel alkalmazásával kell berögzíteni. Ismeretlen szállító Szállító név mezőn választható ki (lásd Ismeretlen bankszámlaszám ). Új szállítói partnertől kapott számla során a táblázatban megadott kivételeket kell alkalmazni a törzsadatokat tartalmazó mezőkön és a partnertörzsből az Ismeretlen szállító partnert kiválasztva kell a számlát rögzíteni. Kivétel Ismeretlen adószám Ismeretlen bankszámlaszám Ismeretlen szállító Ismeretlen szállító Mező Adószám Bankszámlaszám Szállító név Telephely Normál működési folyamat során, a számlaon levő adószám - az eflow rendszerben - összehasonlításra kerül a GIRből átvett partnertörzs állomány adószámaival. Ha azonosat talál, automatikusan kitölti a szállító törzsadatait (ld. fenti táblázatban). Ha a keresés eredménytelen, a számlát Ismeretlen szállító partnerre kell rögzíteni az eflow-ban. A számlafeldolgozási rendszerbe (IP modul) történő áttöltést követően a beépített workflow értesítést küld a partnertörzs kezelő munkatársnak, aki a számlaképen levő szállító adatait ellenőrzi az interneten elérhető céginformáció adatbázisában. Ha az adatok egyeznek, a GIR-ben felviszi a partnertörzsbe az új szállítót. Ezt követően az IP modulban, a számla meg- 12 jegyzés mezőjébe berögzíti a következő szöveget: új partner: és a partnerkódot. Az IP modulban csak az a partner felvitelt követő automatikus éjszakai GIR törzsadat áttöltés után választható ki az új partner. A könyvelő a beépített workflow segítségével értesül - a partnertörzs kezelő munkatárs által a számla megjegyzés mezőjébe történt rögzítéséről - az új partner felviteléről. A számlában lecseréli az Ismeretlen szállító partnert a számlával egyező partnerre, a megjegyzés mezőben megadott partnerkód alapján. A kivétel jelölésekkel ellátott mezők adattartalmát a számlafeldolgozási rendszerben (IP modulban) kell javítani, illetve a számlát reklamációs levél kíséretében a szállító részére visszaküldeni. Ezért rendezést igénylő számláknál igénylőnek mindig könyvelőt kell választani az értéklistából, így a számla már a helyes szállítói partner adatokkal kerül az üzleti területhez. Ha a számla pénzneme deviza, vagy külföldi bankszámlaszám szerepel a számlán, akkor a átutalás fizetési módot kell megadni. Ha Adószámos magánszemély által benyújtott számláknál elszámolás fizetési módot kell berögzíteni. Teljesítést igazoló szervezetet a 4. számú mellékletben megadott összefüggések alkalmazásával kell megadni Export áttöltés A számlaok, számlaképek és mellékletek az eflow-ból áttöltésre kerülnek a Basware IP moduljába, azaz a számlafeldolgozási rendszerbe. A műveletre automatikusan munkanapokon 9-17 óráig két óránkét kerül sor, melyet a rendszeradminisztrátor felügyel, és szükség esetén beavatkozik Számlakontírozás és jóváhagyás Az üzleti területek kijelölt munkatársai végzik: a Basware PM rendelési előzménnyel nem rendelkező számlatípusba sorolt számlák kontírozását és jóváhagyását

13 a Basware PM rendelési előzménnyel rendelkező számlatípusokba sorolt számlák rendeléshez történő egyeztetését, ha a számlán vagy a teljesítésigazoláson a szállító nem tüntette fel a Basware rendelés számot. A Basware rendszerbe épített workflow üzenetet küld a számla címzettjének, így értesülnek az általuk kontírozandó számlákról. A számlakontírozás folyamata a Basware Thinclient (vékonykliens) applikációban történik, melyet webhivatkozással lehet megnyitni ( Számlakontírozást a számlasor adatok ablakban kell elvégezni és mentés nyomógombbal rögzíteni a ban. Mentéskor a rendszer ellenőrzi a kontírozás megfelelőségét a GIR-ben érvényes keresztellenőrzési szabályoknak. Érvénytelenséget a hibás szegmens hátterének pirossá válása jelzi, ekkor a kontírozás a számlában nem menthető el. A kontírozás után a továbbítás nyomógombbal kell a számlajóváhagyó, azaz címzettként kiválasztott felhasználó részére a számlát megküldeni. Amennyiben az üzletág belső eljárásrendjében további felülvizsgálatot ír elő, akkor jóváhagyás előtt a számlát el kell küldeni a felülvizsgálatra (pl. adóminősítés) jogosult személynek felülvizsgálathoz szükséges dokumentumok felcsatolásával. A számlakontírozás folyamatát úgy kell kialakítani, hogy ha a számla több szervezeti egységet érint, akkor az érintett szervezeti egységek tudtával, a szervezetek közötti előzetes megegyezés alapján azt egy személy (szervezet) végezze el. Amennyiben a számla közvetített szolgáltatást tartalmaz, akkor a számlában csatolmányként fel kell tölteni a kiszámlázáshoz szükséges Adatközlő lapot. A számlakontírozó felelősége és feladata a Kontírozásban a szervezet, tevékenység, pályaszakasz szegmensek hatályos számviteli szabályozások szerinti helyes kitöltése. 13 Ha a számla vagy egyéb számviteli káreseményhez kapcsolódik, akkor a 41/2010 (II.09. MÁ Ért. 22) EIG számú utasításban meghatározott főkönyvi számlákra történő kontírozások esetében kárkísérő Adatlapot csatolmányként fel kell tölteni. A káreseményekhez, kártérítéshez kapcsolódó számlák kezelését külön eljárásrend szabályozza. A számlajóváhagyó felelős a számlán szereplő adatok valódiságáért. Utalványozási funkció által - hozzá rendelt számlánkénti értékhatárig - végezheti el a kontírozott számla jóváhagyását. A számlajóváhagyónak lehetősége van a jóváhagyást megelőzően további megerősítést kérni a rendszerben beépített - számlaadatok ablakban kiválasztható - informatív folyamatba küldés funkció segítségével. A Pályavasúti Üzletág szervezeteinek vonatkozásában a számlakontírozó esetben ezen folyamattal köteles a számlát megküldeni a Pályavasúti Operatív Kontrolling illetékes szervezete részére megerősítésre. A számlajóváhagyónak felül kell vizsgálnia: megvalósult-e a teljesítés, teljesítésigazolás tartalmát (mennyiség, stb.), a számla fizetési határideje összhangban áll-e a szerződéssel, a számlán szereplő ár egyezik-e a szerződésben foglaltakkal, a számlakontírozásban alkalmazott szervezet, tevékenység, pályaszakasz helyes-e, a közbeszerzési számlák kötelező mellékletei (nyilatkozat, bankkivonat stb.) csatolásra kerültek-e. Az üzleti terület a számla visszaküldését kezdeményezheti, amennyiben a számla nem felel meg a szerződésben foglalt feltételeknek és a kiadott teljesítésigazolásnak. Ebben az esetben a továbbításkor a megjegyzés részben nevesíteni kell a reklamáció okát és vissza kell irányítani a számviteli szervezet könyvelőjéhez, aki elindítja az IP

14 modulban az automatikus reklamációs levélkészítés folyamatot és megküldi a partnernek az eredeti számlához csatoltan. A reklamációs levelet és a visszaküldött számla másolatát meg kell őrizni az irattárban. Ha nem az illetékes üzleti területre lett irányítva a számla kontírozásra/jóváhagyásra, a számlát vissza kell küldeni a számviteli szervezet könyvelőjéhez és a számla megjegyzés mezőjében kérni kell annak átirányítását. Amennyiben a kontírozó/jóváhagyó számára ismert az illetékes szervezet, a továbbküldést saját hatáskörben is megteheti. A számlaigazolásra és -jóváhagyásra felhatalmazott munkatársnak tartós távolléte (pl. szabadság) esetén más jóváhagyót, helyettest kell kijelölnie a rendszerben. Az üzleti területnek az értesítő megérkezésétől számított 3 munkanapon belül kell a kontírozást és a jóváhagyást elvégezni. A határidő napján a rendszer automatikus emlékeztető üzenet küld azon felhasználók részére, akiknél várakozik mindaddig, amíg el nem végzi a feladatát. A számlakezelési rendszerben nem kerülnek kontírozásra és jóváhagyásra közüzemi számlák (IKSZR), csoporton belüli anyageladási számlák, SZFR számlák (tankolás, gépjármű flottaüzemeltetés, telefon) és IGM (ingatlan) számlák. A beszerzésrendeléssel automatikusan egyeztethető számlák nem kerülnek megküldésre az üzleti területnek jóváhagyásra. A kibocsátott teljesítésigazolás (2. és 4. sz. mellékletek) egyben mennyiségi igazolás, a beszerzésrendelés egyben értékbeli igazolás, együtt a teljesítés elismerését és jóváhagyását jelentik Számlakönyvelés A Bejövő számla könyvelés munkatársainak a számlák GIR Kötelezettség modulba történő áttöltésének engedélyezése előtt, a ok törvényi és belső szabályzati előírásoknak történő megfelelőségét teljes 14 körűen ellenőrizni kell. Javítás vagy további megerősítés céljából visszaküldhetik a számlát az üzleti területnek. A számlák fejadataiban szükséges módosítások a kontírozás és jóváhagyás érvénytelenítése nélkül elvégezhetőek. A könyvelő megvizsgálja a Basware IP modulba berögzített számla adatok és a számlaképen szereplő adatok egyezőségét. Ezen felül vizsgálata a következőkre terjed ki: árfolyam, adóelszámolásokkal kapcsolatos dátu mok és adókódok, kontírozás főkönyvi szegmens, számviteli dátum, főkönyvi dátum, szállító bankszámlaszáma, teljesítési igazolás meglétére és számlával való összhangjára. A számlakönyvelők kötelesek figyelemmel kísérni a feldolgozási határidőn túli számlákat (3 munkanapon túli). Jogosultak visszavenni a számlákat és más kontírozóhoz vagy jóváhagyóhoz irányítani. Az adott könyvelési időszak zárását megelőzően kiemelt figyelemmel kell kísérniük a könyvelési időszakba tartozó számlák státuszát annak érdekében, hogy a befogadott számlák hiánytalanul könyvelésre és átadásra kerüljenek a GIR-be. A számlakönyvelők nemcsak a 3 munkanapos feldolgozási határidő lejártát követően jogosult számlát visszavenni és jóváhagyásra más felhasználóhoz átirányítani, hanem esetben, amikor a könyvelés teljes körűsége érdekében azt szükségesnek ítélik. Beszerzéssel automatikusan egyeztetendő számláknál, amennyiben a rendelés és a számla között eltérés van és a számla helyes, a számlakönyvelőnek át kell irányítania a számlát (mely tartalmazza a számlaképet és mellékleteket) az igénylő szervezet számlakontírozójának, aki a módosítja a rendeléshez vagy teljesítésigazoláshoz kapcsolódó adatokat, illetve kezdeményezheti a számla visszaküldését a szállítónak.

15 Rendkívüli esetben indokolttá válhat egy, már kikontírozott és jóváhagyott számla törlése: Ha az eflow modulban a számla Egyéb okból törvényileg helytelen kivételt kapott. Ha a számlakontírozó vagy jóváhagyó kéri a számlafolyamat megszakítását és a számla visszaküldését a szállító részére, akkor a könyvelő az eredeti szállító számla szám mögé /T rögzít és a Számla törlés menüpontban töröltre állítja a számlát. Ha az eflow exportot követően a könyvelő ellenőrzése alapján kerül visszaküldésre a számla, reklamációs levéllel a szállítónak, akkor a könyvelő az eredeti szállító számla szám mögé /T rögzít és a Számla törlés menüponttal a könyvelő kiveszi a számlát a folyamatból és az eredeti szállítói szám mögé /T rögzít. Mindig tájékoztatni kell a számla jóváhagyóját -ben a jóváhagyott számla törléséről! Ha a számlakönyvelő ellenőrzése során úgy ítéli meg, hogy a fejezetben a számlajóváhagyó felülvizsgálati körébe soroltak változtatást igényelnek, akkor informatív folyamatban rövid indoklással vissza kell irányítani a számlajóváhagyónak javításra. Biztosításról szóló számlákat a Bejövő Számla Könyvelésnek mindig meg kell küldenie informatív folyamatban a TPF Kockázatkezelési és Kontroll Osztály részére ellenőrzés céljából. Az Osztály az ellenőrzés eredményét mindig a megjegyzés hozzáadással rögzíti be és egyúttal bevezeti a saját nyilvántartásába. Ha számla a szerződésben foglaltaktól eltér, akkor isszaküldés kéréssel a Bejövő Számla Könyvelésre irányítja. A közbeszerzéshez, káreseményhez kapcsolódó számla, egyéb számviteli esetén a könyvelőnek ellenőriznie kell a mellékletben, csatolmányban az előírt ok meglétét (nyilatkozatok, bankkivonatok, kárkísérő adatlap, stb.). Amennyiben nem csatolták fel, úgy a könyvelőnek vissza kell küldeni a számlát a kontírozónak pótlásra. 15 Befogadott számla összegének egy része vitatott, akkor a Kifizetéskor visszatartott % mezőben nem szabad használni, garanciális visszatartások esetében kell alkalmazni A számlák adóminősítése A számlák adóminősítését a Számviteli szervezet Adózás végzi. A számlakontírozást és -jóváhagyást követően a számlakönyvelő a számára előírt ellenőrzéseket követően átirányítja informatív folyamatban a számlát az Adózásra a következő esetekben: a számla nettó értéke nagyobb, mint 20 millió Ft (ide értve mind a tárgyévi, mind az előző évet érintő gazdasági eseményről beérkező okat), helyesbítés és stornó esetében a 2 millió Ft-ot meghaladó nettó értékű számlák. Értékhatártól függetlenül: külföldi szállító által kiállított számlák, devizában kiállított számlák, hozzájárulások (pl. érdekeltségi, víztársulat), támogatások, Kommunikációs Igazgatóság által igazolt számlák, természetbeni juttatással kapcsolatos számla (ide nem értve a BKJ elszámolásokat), az 5. számú mellékletben felsorolt adókódokra könyvelt bejövő tételeket. Ha a számlakönyvelő indokoltnak tartja, átirányíthatja a számlát egyedi felülvizsgálat kéréssel is az Adózás részére A számlák áttöltése a GIR Kötelezettség modulba A Bejövő Számlakezelő Rendszer a számlakönyvelő által ellenőrzött és átadásra megjelölt számla fejben transzfer indítható mező IGEN számlák kerülnek be a három érintett társaság GIR orgjába. A számlák átadása a GIR Kötelezettség modulba az áttöltő program paramétereiben megadott ütemezés szerint éjszaka történik.

16 Az IP modulból átadott számlákat a GIRben a következő módon lehet megkülönböztetni: egyedi számlaköteg-név alapján, melyben a Basware szó mindig szerepel (pl. MA-BASWARE-2010-AUG ); egyedi sorszámmal, mely a következőképpen épül fel: aktuális év + 5 numerikus karakter, pl. a évre beállított kezdősorszám (A GIR-ben manuálisan könyvelt számlák automatikus sorszáma 9 karakterből áll.) A GIR által hibásnak minősített és ezért át nem töltött számlák visszaállításra kerülnek, és a Basware-ben javítandók. Normál működésnél az átadott számlák további felülvizsgálatot (pl. kifizetésre jóváhagyás) nem igényelnek a GIR Kötelezettség modulban. A számlák ellenőrizve, könyvelt és pénzügyi szempontból jóváhagyott státuszban jelennek meg, majd normál módon kerülnek feladásra a főkönyvbe. Feldolgozási hiba következtében előfordulhat, hogy a számla nem megfelelő állapotú (nem került kifizetési jóváhagyásra, nem könyvelt és ellenőrzött, bankszámla vagy előleg hozzárendelése nem történt meg.). Ebben az esetben a számla állapotát a KÖ modulban a számlakönyvelő manuálisan rendezi. A rendezendő tételekről naponta, a beolvasást követően az importálást végző, Adminisztrátor jogosultsággal rendelkező felhasználó -ben értesíti a kijelölt könyvelőket A rendszerbe épített kontrollok A Bejövő Számlakezelő Rendszer a számlafeldolgozás során automatikus ellenőrzéseket végez a GIR-ből kapott törzsadatok és keresztellenőrzési szabályok alapján. A Bejövő Számla Könyvelés munkatársainak kell ellenőrizni a ok törvényi és belső szabályozási megfelelőségét és figyelemmel kell kísérniük a számlafeldolgozás egyes fázisait, s ha szükséges be kell avatkozniuk a zavartalan működés érdekében (7. sz. melléklet). 16 A Basware IP modul az értesítő küldésétől számított harmadik munkanapon automatikus emlékeztető üzenetet küld a felhasználó részére, akinél a számla várakozik. Bejövő Számla Könyvelésnek meg kell bizonyosodni arról, hogy beérkezett számla végig haladt a teljes folyamaton, azaz bekerült a GIR KÖ modulba. Ezért a következő ellenőrzéseket kell elvégezni a könyvelőknek: A vonalkódokról nyilvántartást kell vezetni (tombolázás) társaságonként oly módon, hogy abból megállapíthatóak legyenek a felhasználásra nem került azonosítók. a Főkönyvi lekérdező rendszerből könyvelési időszak zárását követően, a könyveléssel lezárt naptári hónap sorszámtartományára, le kell kéni a Barcode statisztika listát. Excel formátumba lementett hetente frissített listában azoknál a tételeknél, ahol az Állapot oszlop tartalma 4 Törölt, vagy üres, esetben szöveges módon dokumentálni kell az okokat a mellette levő oszlopban. A Főkönyvi lekérdező rendszer Basware ellenőrző listák menüpontban heti rendszerességgel le kell kérni a A legrégebben szkennelt és még folyamatban lévő számlák elnevezésű listát. Ahol a szkennelés dátuma 30 napnál korábbi a lekérdezés dátumához viszonyítva, ott meg kell vizsgálni, miért várakozik a folyamatban a számla és annak megfelelően kell eljárni (lásd következő bekezdésben). A Basware IP modulban a Számlák a folyamatban menüpontban le kell kérni a számlákat és árakozási_idő oszlopra kell rendezni. Ahol a várakozási idő értéke: o tíz napnál több, de egy hónapnál kevesebb, akkor -ben fel kell kérni a számla címzettjét a számla azonnali kontírozására, illetve jóváhagyására, o egy hónapnál régebbi, a Bejövő számla könyvelés a pénzügyi igazgató útján felszólítja a számlát várakoztató személyt a számla kontírozására, illetve jóváhagyására.

17 A könyvelőnek jogában van vissza venni, máshoz irányítani a számlát (pl. ha tudomására jut, hogy a címzettnek nem áll módjában a rendszert elérni). A Basware IP modulban a Transzferre készen álló számlák menüpontban le kell kérni a Tisztázatlan számlákat. Az Ismeretlen szállító partneren levő számlákat napi szinten figyelemmel kell kísérni, amint áttöltésre kerül a GIR-ből a partnertörzs kezelő által felvitt új partner, a számlában módosítani kell a partnert és ellenőrizni a hozzátartozó adatokat (pl. bankszámlaszám). A Bejövő Számla Könyvelés vezetőjének folyamatosan figyelemmel kell kísérni a duplikálódott számláknál alkalmazott jelöléseket, és meg kell győződnie arról, hogy azok csak valóban indokolt esetben kerültek alkalmazásra HelpDesk rendszer A HelpDesk rendszer címe: szla-r2psup@hera.mav.hu, melyen felhasználó közvetlenül bejelentheti problémáját. A beérkezett adatai alapján automatikusan kerül létrehozásra a munkajegy: tárgya a bejelentés rövid leírása, feladójából kitöltődik a feladó nevét és címe, törzs része kerül beemelésre a munkajegy részletes leírás részébe. A felhasználó (bejelentő) kap egy visszaigazoló -t, aminek tárgyában szerepelni fog az elkészült munkajegy száma. Ha erre az -re válaszol, akkor az tárgyában szereplő a munkajegy szám alapján hozzáfűzi a munkajegyhez a válasz tartalmát, mint munkajegy kiegészítés. Az mellékletei nem kerülnek beemelésre a munkajegybe. A bejelentések a HelpDesk munkatárshoz kerülnek, aki: meggyőződik, hogy a bejelentés a Basware IP modulhoz kapcsolódik. Jogosultságigény esetén ellenőrzi, hogy az igény az előírásoknak megfelelő-e. Saját megítélése alapján priorizálja azt, és 17 elküldi azt a probléma jellege szerint illetékes (általa kiválasztott) rendszeradminisztrátornak vagy kulcsfelhasználónak, majd a bejelentőnek ben visszajelez a munkajegy megnyitásáról és annak számáról. A munkajegyek státuszát folyamatosan figyelemmel kíséri és ellenőrzi a munkajegyek és munkalapok állapotát A Bejövő Számlakezelő Rendszer üzemeltetése A Bejövő Számlakezelő Rendszer folyamatos felügyeletét a Számviteli Működéstámogatás Szervezet látja el. Felhasználói menedzsment feladatok Jogosultságigény esetén esetben szükséges a jogosultságigénylő lap (6. sz. melléklet) kitöltése és a vezető általi aláírása (a nevét nyomtatott betűkkel is ki kell írni) és annak munkajegyhez csatolása. Indokolt esetben a jogosultság igénylőt faxon is el lehet küldeni bejelentésként a HelpDesk munkatárs által megadott fax számra. A kapott dokumentum a munkajegyhez fel kell csatolni. A korlátozott licencszám miatt az adminisztrátor figyelemmel kíséri a kiosztott jogosultságokat: az inaktív (három hónapja egyszer sem kapott számlát) felhasználókat előzetes egyeztetés után érvényteleníti, és erről az érintett felhasználót ben értesíti, a már nem aktív munkavállalók (kilépett, nyugdíjba vonult stb.) jogosultságait érvényteleníti. Rendszermenedzsment feladatok A rendszer működéséhez szükséges GIR törzsadatok frissítése és módosítása, soron kívüli áttöltés indítása. Szkennelt számlaképek a számlafeldolgozó rendszerbe történő automatikus áttöltésének felügyelete. A BSZR-ben könyvelt számlák automatikus áttöltésének felügyelete a GIR Kötelezettség modulba, szükség esetén,