Főkönyv. A főkönyv az integrált ügyviteli rendszer központi modulja: 1/15. A főkönyvi könyvelési rendszer jellemzői

Átírás

1 1/15 Főkönyv A főkönyv az integrált ügyviteli rendszer központi modulja: A főkönyvi könyvelési rendszer jellemzői A főkönyv a MOZAIK ügyviteli rendszer alapvető része, nélküle az egyes alrendszerek néhány kivételtől eltekintve, nem üzemelhetnek. Ez a program tartalmazza az adott cég számviteli rendszerének alapinformációit. Itt kerül rögzítésre a számlatükör, amelynek megléte az alrendszerek működéséhez elengedhetetlenül szükséges. A főkönyv és az egyes alrendszerek közti kapcsolatot a főkönyvi feladások jelentik, másrészt az alrendszerek működéséhez alapvető főkönyvi számlák megléte szükséges, melyet könyveléskor a számítógép leellenőriz. A főkönyvi könyvelés bizonylat-orientált, tehát az adatrögzítőnek bizonylatokat kell rögzítenie. A lerögzített bizonylatokat bármikor meg lehet tekinteni, fellapozni, kinyomtatni, ellenőrizni, javítani, rögzítését folytatni. A rögzítés sorrendje tetszőleges, a program a bizonylatszámok és a keltezés szerint rendszerezi a bizonylatokat. A számítógépes programok használatakor mindig arra törekedjünk, hogy a számítógépben tárolt bizonylatok pontosan ugyanazt tartalmazzák, mint az eredetiek. Az adatrögzítési hibák feltárására és megszüntetésére a program könnyű egyeztetési és javítási lehetőségeket kínál. A számlakeret előírása szerint a könyvelés kettős, tehát minden könyvelési tételnél egy főkönyvi számla tartozik, a másik követel. A program lehetőséget ad meghatározott bizonylatfajták esetén arra, hogy egy könyvelési tételen belül csak az egyik (tartozik vagy követel) számlaszámot írjuk be. Azonban, ha egy bizonylaton belül nem egyeznek meg a tartozik és a követel forgalmak, akkor erre figyelmeztet a gép. A főmenüben dátumállítással beléphetünk az előző évek adataiba, ahol a mérlegkészítésig folytathatjuk munkánkat, ezzel egyidejűleg a tárgyévi könyvelés is haladhat. Dátumállítással idézhetjük elő a következő évi adatbázisok kialakítását is, azaz átállást egy új évre.

2 2/15 A főkönyvi program menürendszere A főmenüben az alábbi menüpontok találhatóak: Adatrögzítés: Innen kezdeményezhetjük a bizonylatok rögzítését, a kontírozási minták beállítását, a számlatükör felvételét illetve az előző évi rész-számlakiegyenlítések rögzítését. Kartonok: A főkönyvi számlák tételes forgalma található itt. Zárás: Ezzel a funkcióval zárhatunk le egy időszakot, átvezetés nem történik! Listák: Itt kérhetőek le különböző feltételek alapján rendezett listák. Beállítások: A program működését befolyásoló paraméterek beállítását végezhetjük el. Speciális: Külön megrendelésre készült programfunkciók. Főkönyvi számlák megnyitása (számlatükör) Az egész rendszer működésében, felépítésében igen fontos helyet tölt be a főkönyvi számlák megnyitása. A főkönyv és az alrendszerek tételeinek könyvelése nem jöhet létre, ha nincs megnyitva a szükséges főkönyvi számlaszám. A megnyitásban és a karbantartásban az ablakalján található navigátorgombok segítenek. Új főkönyvi számlaszám felvitele, vagy ha már meglévő számot ütünk be, akkor módosítás. Főkönyvi számlaszám, 9 karakter hosszú, mely 2 részből áll: fő számlaszám -> 5 karakter kötőjel 1 karakter sorszám -> 3 karakter Egyetlen programrészben sem kötelező a számlaszámokat ebben a formátumban beírni, mert azt a számítógép úgyis a szabványos formára alakítja. Arra kell csak vigyázni, hogy a beadott szám

3 3/15 átalakítható legyen a szabványos formára. Ha ez a formátum (5+1+3) nem megfelelő, lehetőség van a megadott formátumtól való eltérésre is. szabványos forma NEM szabványos forma A nem szabványos formátumúaknál a fő számlaszám vagy a sorszám túl hosszú. Ilyen esetekben a számítógép nem fogadja el a számlaszámot. Lehetőség van a felesleges számlaszám törlésére, abban az esetben ha könyvelési tétel nincs rajta. Bizonylatok rögzítése Célja: a bizonylatok felvitele a számítógépre. A program a naplótípus kiválasztásával indul. Csak azon naplótípus válogathatunk, melyek NEM automatikus feladással kerülnek a főkönyvre.( Lásd : Beállítások -> Naplótípusok felvitele ) A naplótípus kiválasztása után, a gép egy bizonylatformátumot rajzol a képernyőre: A bizonylat fejléce: Naplótípus: Betűjel, amely a naplótípus azonosítására szolgál. A naplótípus felvételénél kerül meghatározásra Bizonylatszám: max. 6 hosszon Kelt, csak zárás utáni tárgyévi dátum írható. Megjegyzés, kísérőinformáció A bizonylat belső tartalma: Hivatkozás Tartozik, Követel Tevékenység Csak számlakiegyenlítéskor: számlaszám (12 karakter) a főkönyvi számlák megnyitásánál már említett formában 9 karakter A tevékenység azonosítót csak akkor kéri a gép kitölteni, ha az adott cégnél üzemel a tevékenység-elemző modul is, emellett az 5-ös, a 8-as vagy a 9-es számlaosztályba könyvelünk. max. 9 karakter

4 4/15 Forgalom Összeg Megjegyzés Emlékeztető szöveget írhatunk. max. 64 karakter A bizonylat legalsó sorában a naplótípus összegzett Tartozik, illetve Követel forgalma szerepel, ha a naplótípushoz főkönyvi számlaszám is van rendelve. (pl: bank, pénztár,...) Az előzőekben ismertetett adatok felvitelére, karbantartására szolgálnak az ablak alsó sorában megjelenő navigátorgombok. Bizonylatok felvitele, módosítása Írjuk be a bizonylatszámot. Ha ez a bizonylat már rögzítve van, akkor azt megmutatja a számítógép és kezdeményezhetjük, annak módosítását. Amennyiben nincs még ilyen bizonylat a gépben, akkor be kell írnunk a bizonylat keltét majd a bizonylat tételeinek rögzítésével folytathatjuk a munkát. Ha olyan naplótípust választottunk, amelyhez főkönyvi számlaszám van rendelve ( pl.: pénztár 381- ), akkor számlakiegyenlítéshez kéri a hivatkozást a program. Ha a hivatkozás mezőt kitöltjük, akkor számlakiegyenlítés (automatikus kontírozással), ha nem, akkor egy sima főkönyvi tételt fogunk rögzíteni. Vegyes bizonylattal nem tudunk számlát kiegyenlíteni, mert a vegyes bizonylathoz nem szoktunk főkönyvi számlát rendelni. Számlakiegyenlítés: Azokat a számlákat tudjuk kiegyenlíteni, melyeket előzőleg a pénzügyi rendszerben rögzítettünk. A hivatkozás mezőbe annak a számlának a számát kell írni, melyet ki akarunk egyenlíteni. (pl.: P2002/112345, a2001/123456) Hibás számlaszám megadása esetén, vagy kérdőjel beírásával, illetve ha a segélykérő billentyűt lenyomtuk, előjön egy a számlák keresésére szolgáló ablak. Erről részletesebben a Segítek megkeresni fejezet szól. Miután kiválasztottuk a kiegyenlíteni kívánt számlát, a gép megmutatja részleteiben is azt. Ezután megkérdezi, hogy most milyen összeget kívánunk számlakiegyenlítésként lekönyvelni. Alapértelmezésként felkínálja a még kifizetetlen részt, amit természetesen átírhatunk. Ha elfogadjuk, akkor a gép automatikusan kitölti a hivatkozást a megfelelő számlaszámmal, a tartozik és a követel mezőt a megfelelő kontírozással, a forgalom mezőbe beírja az előzőkben jóváhagyott összeget, a megjegyzéshez pedig beírja az ügyfél nevét. Az import/export számlák kiegyenlítéséről a mellékletben talál információt. Főkönyvön rögzítendő tétel felvitele: Ha a hivatkozás mezőbe nem írunk semmit, akkor nekünk kell kitölteni a követel és a tartozik mezőt is. Ha olyan számlaszámot ütünk be, amilyen nincs a számlatükörben, akkor a gép egy böngésző ablakban felajánlja a helyes számlaszám kiválasztásához az összes lehetséges számlaszámot, megnevezéssel együtt. Új főkönyvi számlaszám nyitása a számlatükör felvételénél lehetséges, de ezt kezdeményezhetjük a bizonylat rögzítése közben a nyomógombnál is. Ezután a forgalom rögzítése következik. Negatív összeg beírására is lehetőséget ad a gép. Ha tevékenység-elemző is kapcsolódik a rendszerhez és valamelyik főkönyvi számlaszám 5-ös, 8-as vagy 9-es számlaosztályba tartozik, ki kell töltenünk a tevékenység mezőt is. Ha olyan tevékenységet írunk be, amilyen nincs felvéve, akkor a gép segítséget ad, a böngésző ablakból kiválaszthatjuk a megfelelőt. Ha még nincs megnyitva a szükséges tevékenység, akkor azt csak a tevékenység-elemző modulban vehetjük fel. A megjegyzés mezőbe bármilyen szöveget írhatunk, amely a későbbiekben információt nyújthat

5 5/15 számunkra. Ha a tartozik vagy a követel mező nincs kitöltve, akkor a gép nem fogadja el a lerögzített tételt. Egyenleg A kiválasztott naplótípus főkönyvi számlájának aktuális egyenlegét mutatja meg. Egyeztetési célból nagyon hasznos. Tételenkénti egyeztetésre a "Karton" szolgál. Segítek megkeresni Ha nem találunk valamely bizonylatot, vagy nem tudjuk, hová könyveltük, de tudjuk az összeget vagy a megjegyzés egy darabját, akkor ezzel a hasznos funkcióval kilistázhatjuk a képernyőre a keresett bizonylatokat. A következő információkat adhatjuk meg, melyek alapján a program segít megkeresni a feltételeknek megfelelő bizonylatot. Kelt: Ez egy dátum-intervallum megadását teszi lehetővé, ahol a bizonylat kelte lesz a keresési feltétel. Megadhatunk olyan feltételt is, ahol csak a "tól" dátumot töltjük ki. Ebben az esetben a szűrés az összes olyan bizonylatot kihozza, ahol a bizonylat kelte nagyobb a megadott dátumtól. Más esetben, ha csak az "ig" dátumot adjuk meg, a program azon bizonylatokat listázza, ahol a kelt kisebb mint a megadott dátum. Amennyiben megadjuk mindkét dátumot, akkor az intervallumba eső bizonylatokat hozza a program. Forgalom: A bizonylat összegére kereshetünk, az előzővel analóg módon. Szövegdarab: A bizonylaton bárhol megadott szövegdarabra kereshetünk. (Kis és nagybetűk között nem tesz különbséget, de a szóközök, elválasztójelek számítanak). Naplótípus: Csak bizonyos naplón könyvelt bizonylatokra alkalmazzuk a keresést. Kontírozás: Ezzel a bizonylatokon megadott tartozik vagy követel főkönyvi számra kereshetünk. Kontírozási minták Ezen a képernyőn definiálhatjuk azokat a gyakran használt gazdasági eseményeket és azok kontírozásait, melyeket a bizonylatok rögzítésénél elővehetünk, és alkalmazhatunk.

6 6/15 Itt megadhatjuk a tartozik és követel főkönyvi számot, valamint egy rövid szöveges megjegyzést. A bizonylat rögzítésekor, amikor egy tételt rögzítünk és a táblázat tartozik vagy követel oszlopában állunk, akkor amennyiben megnyomjuk a "Gyorsbillentyűk" -nél definiált Segítő billentyűt, a program behoz egy táblázatot ahonnan kiválaszthatjuk a nekünk megfelelő tételt. Előző évi rész-számlakiegyenlítések rögzítése Ezen a helyen tudjuk az aktuális év nyitó kiegyenlítéseit manipulálni, mivel a rendszer normál esetben nem enged felvinni, csak tárgyévi bizonylatokat Az olyan számlakiegyenlítések esetén, amikor nem szeretnénk, hogy a rögzített főkönyvi bizonylat befolyásolja a tárgyévünket (pl.: tavalyi számla tavalyi kiegyenlítése), akkor azokat itt lerögzíthetjük. Ezt a funkciót néhány speciális esettől eltekintve ritkán használjuk, mivel bármilyen tavalyi kiegyenlítést a tavalyi adatbázisban lerögzítünk (ha van) és egyszerűen újranyitjuk az idei évet. Kartonok Lehetőség van a főkönyvi számlák, kartonok tételes forgalmának megtekintésére. Ebben a

7 7/15 felhasználó segítségére van az alsó menüsor. A kartonok számlaszám sorrendben helyezkednek el a gépben, s a képernyő behívásakor az első jelenik meg. Példa: Fejléc: Főkönyvi számlaszám, egy téglalapban A főkönyvi számla pontos megnevezése, pénznem Könyvelési tételek: Időszakra vonatkozó Nyitó halmozott tartozik, halmozott követel érték és a nyitó egyenleg. (Kiemelve eltérő színekkel) Tételek pontosan részletezve: Napló típus, Bizonylat, Kelt, Hivatkozás, Ellenszámla, Tevékenység, Összeg, Egyenleg, Megjegyzés. A tartozik forgalmak piros, a követel tételek kék színnel jelenek meg. Nyomtatásban, mivel általában csak fekete-fehérben nyomtatunk, a tartozik forgalmak előtt + jel, a követel forgalmak előtt jel szerepel. Időszakra vonatkozó Záró halmozott tartozik, halmozott követel értékek és a záró egyenleg a karton utolsó soraiban jelennek meg. (Kiemelve eltérő színekkel) Amikor valuta-pénztárat vagy devizaszámlát lapozunk, akkor a forgalom és az egyenleg külföldi pénznemben is látszik. Ha ilyen esetben a forgalmat mutató táblázatot kiválasztjuk (egérrel rákattintva), a kurzorral jobbra haladva a táblázatban, minden sor végén feltűnik a forgalom és az egyenleg forint megfelelője is. A nyomtatáson pedig eleve szerepel forintban és külföldi pénznemben is a forgalom, az árfolyam is fel van tüntetve. Amikor alaposabban bele akarunk nézni egy karton tartalmába, megint csak ki kell választanunk a forgalmakat mutató ablakot (egérrel rákattintva), és utána szabadon mozoghatunk benne le-föl, jobbra-balra a kurzormozgató billentyűkkel. Amennyiben meg szeretnénk nézni az adott tételt az ellenszámlánál megadott főkönyvi szám tükrében (annak kartonján) akkor nem kell mást tennünk, csak duplán kattintani az ellenszámla celláján. Ekkor a program átvált az ott megadott kartonra. Az alsó navigátorgombok kiegészülnek néhány speciális nyomógombbal is: Keresés: Ha nem sorban, egyesével akarunk mozogni, akkor ezzel a nyomógombbal kiválaszthatjuk a keresett számlaszámot. Ha nem találja a gép a megadott számlát, akkor a

8 8/15 keresetthez legközelebb álló számlára ugrik. Betekintés: Megmutatja az összes főkönyvi számlát, innen lehet [Enter]-rel kiválasztani a megfelelőt. Időszak: Ezzel a nyomógombbal lehet beállítani, hogy milyen dátumtól milyen dátumig jelenítse meg a kartonokon a könyvelési tételeket. Erre azért van szükség, mert egyes kartonokon több ezer tétel is szerepelhet és ha csak adott időszakra vagyunk kíváncsiak, ezzel leszűkíthetjük azt. A program a kezdő dátumnak az utolsó zárás dátumánál eggyel nagyobb dátumot tételez fel, záró dátumnak tárgyév december 31-ét, de ezeket átírhatjuk tetszés szerint. Nyomtatás: Kartonok forgalma bármely időszakra kinyomtathatóak egyenként. Zárás A számítógépes főkönyvi könyvelés lehetőséget ad arra, hogy bizonyos időközönként lezárjuk adatainkat. Ez történhet pl.: havonta, dekádonként, hetente, vagy akár naponta is. Meg kell adnunk a zárás dátumát, melyet a számítógép megjegyez. A számítógép a zárás előtti bizonylatokba nem enged belejavítani, ill. zárás előtti időre könyvelni sem enged, ugyanis védi a lezárt, leegyeztetett időszakot. (Ez az akadály szükség esetén áthidalható úgy, hogy az utolsó zárás dátumát előrébb állítjuk: év elejéig tetszőleges dátumig.) Listák Bizonylati napló A lerögzített bizonylatokról bármikor listát lehet kérni pl. ellenőrzés céljából. Meg kell adni a naplótípust, azután a kinyomtatandó bizonylatok intervallumát dátum vagy bizonylatszám alapján. Megadhatjuk a kezdő és az utolsó bizonylat számát, vagy a kezdő és az utolsó dátumot. A számítógép az adott intervallumba eső bizonylatokat bizonylatszám sorrendbe állítva mutatja, a végén összesíti, amely ezután kinyomtatható.

9 9/15 Napi átlagos készpénz Ez a lista arra szolgál, hogy a megadott főkönyvi számon, és az adott időszakon belül napokra lebontva(amikor volt forgalom) kigyűjti az átlagos készpénzállományt. Ezen napi átlagokat a lista végén átlagolja. Pénzforgalmi jelentés A főkönyvi számlaszámmal adhatjuk meg, hogy melyik Pénztár vagy melyik Bankszámla napi jelentését kérjük. A megadott időintervallumban a meghatározott Pénztár vagy Bank forgalmát részletezi. A lista végén a nyitó egyenleg, bevételek, kiadások összesenje és a záró egyenleg olvasható le.

10 10/15 Főkönyvi kivonat Meg kell adnunk a kezdő és az utolsó főkönyvi számlaszámot és a megjeleníteni kívánt időszakot. A program a nyitó egyenleget, a tárgyidőszaki halmozott tartozik és követel értékeket hozza, majd a záró egyenleget. Mérlegsoronként és a számlaosztályok végén összesít, a lista végén pedig mind összesenben adja a megjelenített főkönyvi számlák egyenlegeit. Ha valamely főkönyvi számlának több megbontása is létezik, például: 511-1, 511-2, 511-4, tehát a fő számlaszám ( a kötőjel előtti rész) azonos, akkor ezeket a számlákat a program a kivonatban összevontan szerepelteti, ha azt úgy kérjük. Számlaszámnak a fő számlát, a kötőjel után csillagokat nyomtat, ezzel jelezve, hogy több fők.számla van egy sorba összesítve. (511 - **) A megnevezést pedig az első ilyen számla megnevezésével tölti ki. A számlacsoportokat, azaz mérlegsorokat előre definiálta a számviteli törvény, ezt mi az adatbázisban rögzítettük, és adjuk a programmal együtt. Ez tetszés szerint átdefiniálható: Beállítások Mérlegsorok. Számlaosztály összesítő Lekérdezhető a számlaosztályok összesített időszaki egyenlege.

11 11/15 Beállítások Paraméterek A többi rendszerhez hasonlóan innen kezdeményezhetjük a paraméterek beállítását. A főkönyvre vonatkozóan, a következő információkat állíthatjuk be: Árfolyamnyereség főkönyvi száma Árfolyamveszteség főkönyvi száma Érintett tevékenység Az árfolyam típusa Hány példányban készüljön a pénztárbizonylat Mátrixnyomtatóra készüljön-e a bizonylat Mérlegsorok beállítása A főkönyvi kivonaton belül a program mérlegsoronként összesít. A mérlegsorok beállításánál adhatjuk meg, hogy egyes mérlegsorokba mely főkönyvi számlákat összesítse be a program. A sorszám és a megnevezés oszlopok előre definiáltak, azok tartalma nem változtatható. A számlaszám-tartományok oszlopban definiálhatjuk a nekünk megfelelő értékeket. Nem kell teljes főkönyvi számokat megadnunk, elég csak annyi számjegyet belőlük, amennyi a csoportosításhoz szükséges. Megadhatunk több főkönyvi számot is vesszővel elválasztva, illetve tartományokat is ".." jelöléssel.

12 12/15 Naplótípusok felvétele A bizonylatokat könyvelés előtt érdemes csoportosítani, vagyis naplótípusonként elkülöníteni. Ezeknek a naplótípusoknak a felvitelére szolgál ez a menüpont. Az általános naplótípusok a program részeként előre beállítva szerepelnek szürkével kiemelten, ezek módosítása nem lehetséges. Minden más típust, például a kompenzálást fel kell venni. Ennek felvételét követjük végig. A felvitel kezdeményezése (+ nyomógomb) után, beírhatjuk a megfelelő adatokat. Jel: A naplótípus jele, mely egy betű lehet. Az előzőekben felsoroltaktól, melyek automatikus generálással kerültek a rendszerbe, eltérő betűket kell alkalmazni. Megnevezés: A megnevezés, ami maximum 24 karakter hosszúságú lehet Rövid név: A megnevezés rövid, maximum 6 betű hosszúságú neve Feladással: Ha X-et írunk be, akkor ez a naplótípus automatikus feladással kerül a főkönyvre, közvetlenül nem könyvelhető. Főkönyvi számlaszám: Bank, pénztár, stb. esetében kijelölhetünk konkrét főkönyvi számlaszámot, ezzel bebiztosíthatjuk magunkat, hogy könyveléskor a tartozik vagy a követel számla a megadott legyen, különben a gép hibát jelez. Számlát kiegyenlíteni csak olyan naplóval tudunk, ahol ez a főkönyvi számlaszám ki van töltve! Bevétel/ Kiadás: Ebben az oszlopban adhatjuk meg, hogy bevétel, vagy kiadásként kell-e értelmezni az adott naplótípus (pénztárnál).

13 13/15 Sorszámozás: Itt adhatjuk meg, hogy milyen módszerrel ajánlja fel a program a bizonylatok számozását. Betűjel A E X Sorszámgenerálás módja Szóköz esetén a legnagyobb bizonylatszám+1 -et generálja a program. Automatikusan, rögzítéskor generálja a gép a következő sorszámot. A lerögzítés pillanatáig kérdőjelek szerepelnek bizonylatszámként. Előzőleg felvitt sorszám+1 -et generálja a program. Nem ad semmilyen sorszámot, ilyenkor nekünk kell megadni. Minden típuson belül a bizonylatokat 1-től ig lehet sorszámozni. Példa kompenzálás esetére: Példánkban a jel az "O" betű. Ezután a megnevezés, ami 36 betű hosszú lehet: KOMPENZÁLÁS. Rövid neve max. 6 betű: KOMP. Nem automatikus feladással készül. A főkönyvi számlaszám esetünkben lehet "389 - " átvezetési számla, mivel Beérkező számla esetén Tartozik: Követel: Kimenő számla esetén Tartozik: Követel: Devizaárfolyamok Az év minden napjához rendelhetünk vételi,eladási és közép árfolyamokat a leggyakoribb devizanemekben, pld: USD, EUR, GBP stb. Az aktuális deviza kiválasztását követően a "szerkeszt" gomb megnyomásával kezdeményezhetjük az árfolyamok felvételét. A befejezéshez a rögzítés vagy mégsem gombok megnyomása szükséges. Nyitó előző év alapján Amennyiben volt az előző évben könyvelésünk, akkor annak záró egyenlegeit itt vehetjük át az idei év nyitójaként. Ezt csak abban az esetben tehetjük meg, ha az idei évben a főkönyv nincs lezárva, ellenben a tavalyi év le van zárva évvégéig. A számlatükörre vonatkozóan megadhatjuk, hogy Teljes egészében a tavalyi kerüljön átvételre: Ebben az esetben törli az összes főkönyvi számot és átveszi a tavalyi számlatükröt (Első alkalommal célszerű ezt kiválasztani) Marad az idei, esetleg kiegészül: Nincs törlés, csak átveszi azokat a főkönyvi számlákat, amelyek a tavalyi évben szerepelnek, de ideiben még nincsenek megnyitva. A naplótípusok és kontírozási minták átvételének bejelölésével utasíthatjuk a programot azok átvételére.

14 14/15 Az import/export számlák kiegyenlítése A hivatkozás mezőbe írjuk be az import vagy export számla számát, melyet szeretnénk kiegyenlíteni. Például: I2002/ vagy i2000/ Ha az adott napra érvényes árfolyamok nincsenek kitöltve, akkor erre figyelmeztet a program. Import számla kiegyenlítése esetén az eladási árfolyamot, export számla esetén a vételi árfolyamot kell kitölteni. (Ha nincsenek kitöltve az árfolyamok, akkor is továbbmehetünk, a pontos eseti árfolyamra a program később úgyis rákérdez.) A következő lépésben a gép megmutatja a számlát devizában. Beírjuk a fizetett összeget szintén devizában. Az előzőekben beírt devizát a program átváltja forintra. Itt még átírhatjuk a deviza mennyiségét, de akkor változik a forintösszeg is, és átírhatjuk a forintösszeget is, de akkor ennek megfelelően megváltozik az árfolyam is. Az itt szereplő forintösszeg kerül a forgalom mezőbe az ablak eltűnése után. A program átlagáras deviza-nyilvántartást követ, így bevétel esetén mi adjuk meg az aktuális árfolyamot, kiadás esetén pedig a gép ad átlagárfolyamot, melyet úgy képez, hogy a meglevő devizakészletet elosztja annak forintértékével. Amennyiben a kiadás meghaladja a rendelkezésre álló devizakészletet, akkor a program kiírja, hogy nem tud átlagárfolyamot számolni. Ez mindenképpen kerülendő, ezért devizás könyvelés esetén törekedjünk arra, hogy a könyvelés időrendben történjen, azon belül pedig először a bevételeket könyveljük le. Miután jóváhagytuk a lekönyvelt sort, a program megkérdezi, hogy lekönyvelje-e az árfolyamkülönbözetet, és kijelzi annak összegét is. Az árfolyam-különbözet a számla kelte és a kiegyenlítés kelte közti árfolyam-változásból számítható. Mondjuk a gépnek, hogy könyvelje le! Ugyanezen a bizonylaton megjelenik egy újabb sor, ahol az árfolyamnyereség vagy veszteség megfelelően kontírozva le van könyvelve. Fontos, hogy a főkönyvön állítsuk be a paramétereket mielőtt import vagy export számlát egyenlítünk ki, mert itt lehet beállítani, hogy az árfolyamnyereséget és az árfolyamveszteséget hová könyvelje a program. Megjegyzés: az árfolyam-különbözet rákerült a banki vagy pénztári bizonylatra, holott kontírozása szerint nem oda tartozik. De ez semmilyen problémát nem okoz, mert az árfolyam-különbözet nem jelenik meg a pénzforgalomban, sem a bizonylati napló nyomtatásán, sem a napi bank/pénztár jelentésen. Ha törlünk egy olyan számlakiegyenlítést, mely import/export számlára hivatkozik, akkor a program figyelmeztet, hogy ne felejtsük el letörölni az ide tartozó árfolyam-különbözetet! A főkönyvi számlák nyitása Az adatrögzítés menüben a Nyitó naplót választjuk. A keltezéshez előző év december 31-i dátumot írjunk. Nem kell minden tétel esetén beírni a nyitó mérlegszámlát (491-), elegendő csak a tartozik vagy csak a követel számlaszámot beírni. A nyitás végén azután írhatunk egy sort, ahol tartozik a 491-, és még egy sort, ahol követel a Ellenőrizzük, hogy az összes tartozik és az összes követel forgalom egyezik-e. Legegyszerűbb, ha kérünk egy január 1-i főkönyvi kivonatot.

15 15/15 Devizás tételek könyvelése A Mozaik rendszer egy tételen belül kezeli a devizás forgalmat és ennek a forint megfelelőjét. A kettő közötti árfolyam fontos. Deviza bevételnél a program felajánlja az aznapi árfolyamot, amennyiben azt elő tudja keresni a Devizaárfolyamok táblázatából vagy egy előzőleg már lekönyvelt aznapi tételből. Deviza kiadásnál a program átlagárfolyamot ajánl fel. Ezt az adott főkönyvi számla aktuális egyenlegéből számítja. A felajánlott átlagárfolyamot a program megengedi átírni. Ha átírjuk, akkor számoljunk azzal, hogy a devizakészletünk átlagárfolyama eltorzul, vagyis az átlagárfolyam a valóságos devizapiaci áraktól elmászik. 1.) A devizás főkönyvi számla megnyitásánál töltsük ki a pénznemet is - A pénzforgalmi, illetve a hitel- és kölcsönszámlákhoz enged a program pénznemet beírni. - Ez nem módosítható, miután az adott főkönyvi számlára könyvelési tételek kerülnek. 2.) Szabályok - Ha az adott devizás főkönyvi számlának saját könyvelési naplója van (naplótípusok), akkor minden forgalom csak azon a naplón könyvelhető. Így minden bizonylaton adott a pénznem, a program írja be, nem lehet megváltoztatni. Például: Jel: Y Megnevezés: MKB Rt. euró számla fők.számlaszám: 385 -, annak pénzneme: EUR - Ha egy főkönyvi számlának NINCS saját könyvelési naplója, de a pénznem ki van töltve, akkor a forgalma devizában is vezetendő. Ilyenkor csak annyi a megkötés, hogy az érintett bizonylatokon a pénznem egyezzen meg a főkönyvi számla pénznemével. Például: Vegyes napló. Bizonylatszám: V 123 Kelt: Pénznem: EUR szöveg: átvezetés T: K: EUR Ft, ahol 444- az euróban vezetett hitelszámla, és nincs saját naplója - Ha egy bizonylaton ki van töltve a pénznem, akkor azon más egyéb pénznemben vezetett főkönyvi számla nem szerepelhet, de a csak forintban vezetett számlák igen. Például: Nyitó napló. Bizonylatszám: N 23 Kelt: Pénznem: USD szöveg: nyitás Ezen a bizonylaton nem szerepelhet a 444 es és a 385 ös főkönyvi számla sem, mert ezek euróban vannak vezetve. - Ha egy bizonylaton nincs kitöltve a pénznem, azon nem szerepelhet devizás főkönyvi számlaszám, csak forintban vezetett számla. Például: Pénztár kiadás: Bizonylatszám: Q 55 Kelt: Pénznem: szöveg: hiteltörlesztés T: K: EUR Ft Ezen a bizonylaton nem szerepelhet a 444 es főkönyvi számla, mert ez euróban van vezetve. Euró bank: Bizonylatszám: Y 44 Kelt: Pénznem:EUR szöveg: hiteltörlesztés T: K: EUR Ft Ez a bizonylat így elfogadható.