Neptun Pénzügyi Rendszer Általános tájékoztató (2008/09/1)

Átírás

1 Zrínyi Miklós Nemzetvédelmi Egyetem FIGYELEM! Neptun Pénzügyi Rendszer Általános tájékoztató (2008/09/1) A BEFIZETÉSEK CSAK A NEPTUN RENDSZEREN KERESZTÜL TÖRTÉNHETNEK MEG, EZÉRT KÉRJÜK A TELJES TÁJÉKOZTATÓ ANYAGOT OLVASSA EL!!! ALAPBEÁLLÍTÁSOK Mielőtt a befizetési információkat ismertetnénk, előtte a hallgatók általi kötelezően szükséges beállításokat, adategyeztetéseket kell végrehajtani, amelyek a be- és kifizetések zavartalan működéséhez elengedhetetlenül fontosak. 1. A Neptun rendszerbe történő belépést követően a Saját Adatok / Személyes adatok menüpontba kell belépni, ahol az összes adatot, de a Név adatok, Születési adatok, Anyja neve, Állampolgárság, TAJ szám és az Adóazonosító jel mezők kitöltése a hallgató kötelessége, feladata. 2. A következő lépés a Saját adatok / Elérhetőség menüpont, ahol az cím, a különböző lakcímek, és a telefonszám kitöltését kell végrehajtani. Abban az esetben, ha több címmel is rendelkezik a hallgató, akkor az összes változatot kérjük felvezetni. 1

2 3. A Tanulmányok / Képzés adatok, illetve a Tanulmányok / Féléves adatok menüpontban le kell egyeztetni, hogy helyesek-e a kitöltött adatok. 4. A Pénzügyek / Beállítások menüpont Bankszámlaszámok fül adatlapon lehet beállítani a hallgató saját bankszámláját, melyre akkor van szükség, ha a hallgató részére az Egyetemnek kell kifizetést eszközölni, illetve, ha visszafizetés esete állna fenn. Az adat kitöltése nem kötelező, de célszerű egyszer az összes adatot beállítani. 5. A Pénzügyek / Beállítások menüpont Partnerek fül adatlapon kell beállítani a hallgató adóigazoláshoz szükséges partnerek (befizetők) adatait, amelyet majd az Adóigazolás fülön kell hozzárendelni. A Partnerek közé a személyi jövedelemadóról szóló törvény (1995. évi CXVII.) 36. (3) bekezdése szerinti személyek közül azt/azokat kell feltölteni, aki/akik a majdani adóigazolás alapján a kedvezményt igénybe fogja venni. (ezek a személyek a szülő (örökbefogadó, nevelő, mostoha is), a nagyszülő, a házastárs, illetve a testvér). Fontos, hogy az adott partner adóazonosító jelét kötelező kitölteni. 2

3 6. A Pénzügyek / Beállítások menüpont Adóigazolás fül adatlapon kell beállítani a személyi jövedelemadóról szóló törvény (1995. évi CXVII ában meghatározott adókedvezmény beállításait, melyhez a legfontosabb információ, hogy egy adóévben egy igazolás adható ki a hallgatónak. Vagyis adóévente lehet módosítani a befizető személyét. A rendszer indulása évre vonatkoztatva indul el, vagyis csak ettől az évtől kezdve érdemes az adatot kitölteni. A rendszer ill, illetve a regisztrációs időszakot követően (miután, minden hallgató adata az 1. pontban leírtak szerint rendeződött, akkor az ebben az adóévben az előző időszak befizetési adatai bekerülnek a rendszerbe, melyet követően le kell egyeztetni azokat, és a évi adóigazolások, már a rendszerből kerülnek előállításra. A kedvezményezett személyénél a Pénzügyek / Beállítások menüpont Partnerek fül adatlapon felvezetett személyek választhatók csak ki. A kedvezményezett hozzárendelésénél lehet azt is beállítani, hogy az adott kedvezményezett (aki csak a hallgató lehet) halasztottan kívánja-e igénybe venni a kedvezményt. Erre akkor lehet szükség, ha a hallgató az adott adóévben nem tudja igénybevenni a kedvezményt. (a személyi jövedelemadóról szóló törvény évi CXVII. 36. (4) pont) Ezen adatokban történő módosítások az adott adóévet követő év január 15-ig lehet korlátlanul megtenni, utána már csak külön a Pénzügyi és Számviteli osztályon személyesen lehet megtenni, külön eljárási díjért. Az adóigazolásokat postán fogjuk kiküldeni mindenkinek a rendszerben található címére az adott év január 31-ig. Azon hallgató, akinek a levele visszajön hibás adatszolgáltatás miatt, csak külön eljárási díj befizetését követően kaphatja meg csak személyesen a Pénzügyi és Számviteli osztályon az adóigazolását. Abban az esetben, ha a hallgató hibás adatrögzítése miatt a kiadott adóigazoláson módosítani kell, akkor azt külön eljárási díj ellenében lehet csak megtenni. 3

4 7. A Pénzügyek / Beállítások menüpont Szervezetek fül adatlapon lehet látni a hallgatóhoz rendelt szervezeteket (cégeket, munkáltatókat), amely szervezetek a hallgató tandíját valamely formában átvállalják. Ezen az adatlapon kell kiválasztani azt a munkáltatót, illetve egyéb gazdasági társaságot, akivel a hallgató kapcsolatba áll. Figyelem, az értéklistából kiválasztott szervezet adatait egyeztetni kell az adott gazdasági társasággal, az esetleges hibás adatrögzítés miatt. Fontos, hogy a hallgató új szervezetet önállóan nem tud rögzíteni, a központi törzskezelés miatt. Azon hallgatóknak akiknek a munkáltatója, vagy egyéb gazdasági társaság átvállalja a tandíját, annak az adott szervezet által kiállított Kötelezettségvállaló és számlakérő nyomtatvány alapján kerül fel a szervezet a kiválasztható értékek közé. A nyomtatvány a weboldalon megtalálható, onnan letölthető és a Tanulmányi osztályon személyesen leadható, mely szervezet juttatja el a Pénzügyi és számviteli osztályra, aki a szervezetet felrögzíti az értéklistába. Ebben az esetben a számla elkészítése csak ezen folyamat után valósulhat meg. 4

5 8. A Pénzügyek / Beállítások menüpont Megosztási szabályok fül adatlapon lehet beállítani a költségtérítési díj / tandíj (és csak annak) a megosztási, szétosztási lehetőségeit. Abban az esetben ha a gazdasági társaság vagy %-osan, vagy fix összegben járul csak hozzá a tandíjhoz, akkor azt itt lehet megtenni. Csak a fenti 1-8. pontban leírtak szerint végrehajtott módosítások után érdemes és lehet az aktuális féléves be és kifizetésekkel érdemben foglalkozni. AKTUÁLIS PÉNZÜGYI FOLYAMATOK Befizetések 5

6 A tanulmányaik során fizetési kötelezettségeik keletkezhetnek, melynek rendezése szeptember 01-től a Neptun rendszeren keresztül kell lebonyolítani. A rendszer minden a megtörtént, realizálódott befizetésről, illetve befizetés visszafizetéséről elektronikus számlát állít ki automatikusan. A Pénzügyek / Számlák menüpontban tekinthetők meg ezek a számlák, melyhez a Acrobat Reader program szükséges az adott számítógépen, mely a weboldalon ingyenesen letölthető. A letöltésre került zip állomány tartalmaz egy pdf kiterjesztésű számlát, illetve a digitális aláírást xml kiterjesztéssel. A letöltést követően ellenőrizhetővé válik a számla, melynek ellenőrzése nem kötelező, de akit érdekel, az Ellenőriz gomb megnyomásával azt végrehajthatja. A kinyomtatott számlák szabadon felhasználhatók, arra már nem szükséges a ZMNE aláírása és pecsétje. A számlák további használatáról, a megjelenések időpontjáról és a letölthetőségéről mindig üzenetben tájékoztatja az Egyetem a hallgatóit. A befizetési kötelezettségeket elkülöníthetjük aszerint, hogy ki írja ki hallgatóknak, illetve aszerint, hogy milyen módon történik a befizetés. Költségtérítési díj / Tandíj A tandíjak kiírása a ZMNE Pénzügyi és Számviteli osztály feladata, mely az aktuális díjaknak megfelelően az adott képzés/szak/szakirány/tancsoport alapján történik meg a regisztrációs időszak (elsősöknek a beiratkozási időszak) kezdetén. A kiírt tandíj minden hallgatónak 2 részletben (az ózdi székhelyű képzések esetében három részletben) külön-külön jelenik meg. A befizetési határidők a regisztrációs időszak (beiratkozási időszak), valamint az azt követő hó 20-a, illetve 3 részlet esetében a második hónap 20-a. (vagyis az első részlet a regisztrációs időszakban, második részlet október 20., harmadik részlet november 20. Természetesen ezen időpontok március 20. április 20 a II. félévben). A befizetéseket össze is lehet vonni (sőt azok, akik megtehetik kérjük, hogy egyszerre rendezzék a befizetéseiket), az adott hallgató pénzügyi helyzetétől függően. A költségtérítéses tandíjat, abban az esetben, ha valamilyen módon meg kell osztani a hallgató, illetve a gazdasági társaság között, akkor azt ha a 8. pontban leírtak megfelelően kerültek beállításra, akkor már automatikusan úgy történhet meg a befizetés. A gazdasági társaság befizetéseit a Pénzügyi és Számviteli Osztály viszi fel manuálisan a rendszerbe a tényleges teljesítést követően. IV, szolgáltatási, külön eljárási díjak, kollégiumi díjak,egyebek A különböző szolgáltatási, külön eljárási és egyéb díjakat a hallgatók önállóan a feladataik, kötelezettségeik figyelembe vételével írják elő maguknak. A Pénzügyek / Befizetések menüpontban a Tétel kiírása gomb után kell kiválasztani az aktuális befizetési tételt. 6

7 val. Természetesen a hibásan kiírt tételeket törölni is lehet a hallgatónak a Törlés gomb megnyomásá- Banki átutalással történő fizetés Bankkártyás fizetési mód választása esetén engedélyezni kell az előugró ablakokat, ahhoz, hogy a fizetéshez szükséges banki párbeszédablak megjelenhessen. Az OTP Bank tájékoztatása alapján az alábbi bankkártyákkal lehet a befizetéseket teljesíteni Junior Plusz, Junior Max MasterCard (dombornyomott) Visa (dombornyomott) VISA Elektron kártya (kibocsátó banktól függ, hogy az ilyen jellegű fizetést engedélyezi-e az adott kártyával vagy sem.) Pénzügyek/Befizetés menüpontban a kilistázott tételeink közül a fizetni szándékozott tétel mellett található Befizet kijelölő négyzetbe egy pipát helyezünk el ( ily módon fizethetjük egyszerre a kiírt tételeinket, de egy tétel befizetése is teljesíthető) és a Befizetés parancsgombra klikkelünk. Ezután az OTP szerverére jut, ahol be kell gépelnie a bankkártyája számát, és a lejárat dátumát. Meg kell adni a CVC2-es kódot is, amely egy három számjegyből álló kód, és a mágnescsík alatt helyezkedik el a dombornyomott kártyákon. Ha Önnek nem dombornyomott kártyája van, kérjük ezt a mezőt hagyja üresen. 7

8 A fizetés tényét ellenőrizhetjük a szintén a Pénzügyek menüpont alatt található Tranzakciós lista Tételei között. A Tranzakciós tétel adatait bővebben megtekinthetjük. Ez után a teljesítés után azonnal be tudunk jelentkezni az adott tárgyból az általunk kiválasztott vizsgaidőpontra, illetve igénybe vehetjük a kért szolgáltatást. (A tranzakció költségét ebben az esetben az intézményünk fizeti.) Hagyományos átutalás esetén A csekkes fizetési mód választásakor a csekk helyett hagyományos átutalással történő teljesítés esetén a közlemény rovatban szerepeltetni kell a hallgató neptun kódját, a jogcímet, és a befizetés jogcímére történő hivatkozást (tandíj, IV, stb.) (A tranzakció költségét ebben az esetben a hallgató fizeti.) 8

9 Kifizetések A rendszerből különböző kifizetések is alkalmazhatók. Alapvetően ezek a tételek a különböző ösztöndíjak, juttatások (nem ösztöndíjas állami hallgatók). De természetesen a különböző téves, befizetések visszautalása is a rendszerben történik a 4. pontban leírtak szerinti bankszámlaszámra. Budapest, szeptember 10. ZMNE 9