PROJEKT ALAPÍTÓ DOKUMENTUM

Átírás

1 Kerekegyháza Város Önkormányzata Komplex szervezetfejlesztési projekt megvalósítása Kerekegyháza Város Önkormányzatánál

2 2 / 12 Tartalomjegyzék 1. BEVEZETÉS 3 2. A PROJEKT TERJEDELME Projekt munkaterv Tevékenységek, termékek részletes leírása 7 3. A PROJEKTSZERVEZET A projektszervezet felépítése A projektszervezet működési rendje PROJEKTMENEDZSMENT Projekt szervezeten belüli kommunikáció Átadás-átvétel Kockázatok Minőségbiztosítási pontok 12

3 3 / BEVEZETÉS Az ÁROP-1.A.2/A pályázat Kerekegyháza Város Önkormányzata számára szervezetfejlesztési és átvilágítási tanácsadási munkák elkészíttetésére biztosít forrást, elsődlegesen a döntési folyamatok, utak és jogkörök újragondolására, a döntési kompetenciák feltárására, a döntési folyamatok szabályozott mederbe terelésére, a pénzügyi tervezés folyamatára és a partnerség erősítésére helyezve a hangsúlyt. A fenti szervezetfejlesztési célok megvalósítására a hivatal közbeszerzési eljárást indított Komplex szervezetfejlesztési projekt megvalósítása Kerekegyháza Város Önkormányzatánál címmel, mely pályázatot az AAM Vezetői Informatikai Tanácsadó Zrt. (továbbiakban: AAM) nyerte el. Az ÁROP pályázat keretében finanszírozott szervezetfejlesztési projekt célja Kerekegyháza Város Önkormányzata szervezeti-működési hatékonyságának javítása annak érdekében, hogy a Hivatal hatékonyabban, eredményorientáltabban, eredményesebben és átláthatóbban működjön az állampolgárok, civil szervezetek, vállalkozások minél szélesebb körű és intenzívebb bevonásával. A Hivatal a projekt során az alábbi indikátorok teljesítését vállalta: Mutató neve Kiinduló érték Kumulált érték Bevont partnerek száma Felülvizsgált szervezeten belüli eljárások száma A hivatal szervezetfejlesztési intézkedés által érintett főállású munkavállalóinak aránya (%) Átalakított szervezeten belüli eljárások száma Ügyfél elégedettség növelés Jelen Projekt Alapító Dokumentum (PAD) célja, hogy definiálja a szervezetfejlesztési projekt működési kereteit, a feladatokat és felelősségeket. Jelen dokumentumnak nem célja, hogy az ÁROP pályázattal kapcsolatos kérdéseket, az Európai Unió felé történő elszámolással kapcsolatos részleteket rögzítse.

4 4 / A PROJEKT TERJEDELME A Hivatal szervezetfejlesztési projektje az alábbi ábrán bemutatott struktúra szerint épül fel. Átfogó szervezetfejlesztési program Helyzetelemzés Szoftver beszerzés Tevékenységelemzés a hivatal valamennyi köztisztviselője vonatkozásában I. A döntési mechanizmus korszerűsítése Stratégiai menedzsment erősítése Belső folyamatok minőségében hatékonyságának javítása I.a Általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében I.d Rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása I.g Az önkormányzati intézmények felügyeletének átalakítása, döntési jogosultságok átstrukturálása I.e A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása I.h Az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe I.f A hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése I.i Projektszemlélet megerősítése Közszolgáltatások minőségének javítása I.b A hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében -Helyzetfelmérés I.j A hivatal működését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérő mutatószámok bevezetése I.c Ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása) I.k Szervezeti szintű teljesítményértékelési és mérési eszközök bevezetése II. A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása Költségvetési tervezés, pénzügyi és gazdasági átláthatóság, ellenőrizhetőség II.a Pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása II.d A költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata II.b Stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása II.f Közbeszerzési eljárások lebonyolítása II.c Tartalmi és eljárási kapcsolat kialakítása az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés előkészítése és elfogadása között II.h Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása III. A partnerség erősítése Partnerek, civil szervezetek bevonása a döntéshozatali folyamatba, kapcsolatfelvétel, hálózatos kapcsolat kialakítása III.b A civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa III.c Partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba III.d Szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok létrehozására, illetve a hálózatokon nyugvó működési mód elterjesztésére

5 Közszolgáltatások minőségének javítása Kapcsolódó dokumentumok áttanulmányozása, helyzetelemzéshez adatgyűjtés, interjúk Véleményezési, jóváhagyási időszak Belső folyamatok hatékonyságának javítása Vezetői intejúk, projekt indító értekezlet Véleményezési, jóváhagyási időszak SZMSZ és Ügyrend módosítási javaslatok, döntési mátrix Véleményezési, jóváhagyási időszak Projekt zárás Stratégiai menedzsment erősítése 5 / PROJEKT MUNKATERV 0. fázis I. fejlesztési feladat csoport Tevékenység Projekt előkészítése, indítása A döntési mechanizmus korszerűsítése November December Január Február Március Április Helyzetelemzés Szoftver beszerzés Tevékenységelemzés I.a Általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítésének elérése előzetes egyeztetés munkaköri leírások áttekintése (35 fő munkakörelemzése) adatok rögzítése szoftver installálása módosított, aktualizált munkaköri leírások számítógépes karbantartás rendszerhasz-nálat véleményezési, jóváhagyási időszak oktatása I.d Rendeletalkotási folyamatok egyszerűsítése, korszerűsítése folyamatábra, bevezetési akcióterv I.e I.f I.g I.h I.i I.b I.c I.k I.j A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása A hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése Az önkormányzati intézmények felügyeletének átalakítása, döntési jogosultságok átstrukturálása Az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, visszacsatolás Projektszemlélet megerősítése A hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében -Helyzetfelmérés Ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása) Szervezeti szintű teljesítményértékelési és mérési eszközök bevezetése A hivatal működését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérő mutatószámok bevezetése Helyzetfelmérés elkészítése koncepcionális javaslat érintett szabályzatok felülvizsgálata módosítási javaslatok riporting rendszer kidolgozása, űrlapok áttekintése, gépesítése és beépítése a hivatali munkafolyamatokba folyamatábra bevezetési akcióterv mutatószám meghat ározása kompetencia térkép a projekt előkészítést végzőkről megvalósítási tanulmány az időráfordítás alapú szervezeti szintű teljesítményértékelési és mérési eszközök bevezetésére. Koncepció, teljesítménymérés (egyéni) szervezeti térkép egyéni teljesítményértékelés szoftveres lehetőségeinek oktatása

6 Partnerek, civil szervezetek bevonása a döntéshozatali folyamatba Költségvetési tervezés, pénzügyi és gazdasági átláthatóság, ellenőrizhetőség Vezetői intejúk, projekt indító értekezlet Kapcsolódó dokumentumok áttanulmányozása, helyzetelemzéshez adatgyűjtés, interjúk SZMSZ és Ügyrend módosítási javaslatok, döntési mátrix Véleményezési, jóváhagyási időszak Projekt zárás Véleményezési, jóváhagyási időszak 6 / 12 II. fejlesztési feladat csoport II.b II.c II.d Tevékenység Pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozottságának kialakítása Stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása Tartalmi és eljárási kapcsolat kialakítása az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés előkészítése és A költségvetés elkészítési és elfogadási folyamatának javítása November December Január Február Koncepcionális javaslat a Stratégiai tervek aktualizálási folyamatára, a társadalmi egyeztetés fejlesztésére, folyamatának szabályozása Március Megvalósítási javaslat akciótervvel, folyamtábra Április II.a Pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozottságának javítása FEUVE munka-köri leírásokba illesztése II.f II.h III. fejlesztési feladat csoport III.c III.b III.d A közbeszerzés eljárási rendjének és lebonyolításának javítása Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása A partnerség erősítése Partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba A civil és vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusának javítása Szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok létrehozására, illetve a hálózatokon nyugvó működési mód elterjesztésére Jelmagyarázat Projekt előkészítése, indítása Diagnosztika (Helyezetfelmérés és elemzés) Véleményezési, jóváhagyási szakas Tervezés, megvalósítás Projekt zárása kockázatkezelés új rendjének kialakítása, munkafolyamatokba illesztése Stakeholder elemzés Javaslat véleményezési lehetőség kialakítására, a civil szervezetek bevonására a Kapcsolatfelvétel az azonosított partnerekkel ürlapok gépesítése, koncepcionális javaslat az átadási pontok meghatározása, a nyomon követésre

7 7 / TEVÉKENYSÉGEK, TERMÉKEK RÉSZLETES LEÍRÁSA Az alábbi táblázatban részletesen bemutatjuk, hogy a projekt során - milyen feladatokat kell elvégezni (ezek az ÁROP struktúrában mely feladathoz kapcsolódnak) - és az egyes feladatok teljesítése milyen eredménnyel jár. Projekt szakaszok, feladatok Tevékenységek Ügyfélszolgálati folyamat felmérése Termékek A rendeletalkotási folyamat felmérése Helyzetfelmérés A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés és koordináció jelenlegi működés felmérése A civil szervezetekkel történő információáramlás jelenlegi folyamatainak, eszközeinek, az információ átadási pontok felmérése A jelenlegi szervezeti szintű teljesítményértékelési és mérési eszközök működésének felmérése A kockázatkezelés jelenlegi működésének felmérése A közbeszerzési jelenlegi szabályzatának áttekintése a kockázatkezelés, együttműködés és koordináció szempontjából. A stratégiai tervezés és az éves költségvetés jelenlegi helyzetének felmérése, a költségvetés előkészítési folyamatának felmérése A stratégiai tervek jelenlegi gondozási folyamatának felmérése Információáramlás folyamatának felmérése (önkormányzat és intézmények között) Helyzetfelmérési dokumentum.

8 8 / 12 Projekt szakaszok, feladatok TER'2 Tevékenységek Tevékenység elemzés (35 fő) A FEUVE szabályzat és a munkaköri leírások összhangjának elemzése Egyeztetés a Hivatal vezetésével a munkaköri leírások tartalmáról, formájáról A szervezet projektmenedzsment tudásának felmérése Munkakörök adatbázisban történő rögzítése, karbantartása Az együttműködési és koordinációs kötelezettségek, FEUVE pontok munkaköri leírásokban történő rögzítése Közbeszerzéssel kapcsolatos együttműködési és koordinációs pontok meghatározása a munkaköri leírásokban. Teljesítménymérés alapjainak megteremtése (egyéni) Teljesítménymérés alapjainak megteremtése (szervezeti) Szoftverszállítás, testre szabás Oktatás: rendszerhasználat, és egyéni teljesítményértékelés szoftveres lehetőségei Termékek Szervezeti térkép és döntési mátrix Elfogadott munkaköri leírás minta Kompetencia térkép, kompetenciák rögzítése a munkaköri leírások számítógépes rendszerébe Módosított, aktualizált és aláíratott munkaköri leírások Egyéni- és szervezeti teljesítménymérési koncepció, 3 db szervezeti teljesítménymérési mutatószám Felhasználói kézikönyv Ügyfél elégedettség mérés Kérdőíves formában ügyfél elégedettségi vizsgálat elvégzése Kérdőív, vezetői összefoglaló Kockázatkezelés Kockázatkezelési folyamat átalakítása, kockázatkezelési szabályzat és nyilvántartás elkészítése Kockázatkezelési szabályzat Bevezetési akcióterv Ügyfélszolgálati folyamat fejlesztése Ügyfélszolgálati folyamattal kapcsolatos problémák azonosítása, fejlesztési javaslatok kidolgozása (interjúk és workshop segítségével) Koncepcionális javaslat és bevezetési akcióterv az ügyfélszolgálat működésének

9 9 / 12 Projekt szakaszok, feladatok Intézményi információáramlás folyamata Költségvetés tervezés Partnerség Rendeletalkotási folyamat felülvizsgálata Tevékenységek Koncepcionális javaslat és bevezetési akcióterv készítése a módosított ügyfélszolgálati folyamat kapcsán Információáramlás folyamatának kialakítása, űrlapok gépesítése és a hivatali folyamatokba történő beillesztése A stratégiai tervezés és az éves költségvetés összehangolására koncepcionális javaslat és akcióterv készítése A stratégiai tervek aktualizálási, gondozási folyamatának szabályozása Javaslat megfogalmazása a tervezés folyamatainak fejlesztésére átláthatóság növelése, a költségvetés nyilvánossá tétele, társadalmi egyeztetések folyamata A szervezetek beazonosítása (belső és külső interjúk), adatbázis kialakítása Javaslat kidolgozása a civil szervezetek bevonására a döntéshozatali folyamatokba. Javaslat kidolgozása az információáramlás hálózatszerű (nem digitális) megszervezésére, a civil szervezetek információ átadási pontjainak kialakítására, a kapcsolódó űrlapok gépesítése Rendeletalkotási folyamattal kapcsolatos problémák azonosítása, fejlesztési javaslatok kidolgozása Koncepcionális javaslat és bevezetési akcióterv készítése a módosított rendeletalkotási folyamat kapcsán fejlesztésére Folyamatábra, űrlapok Termékek Koncepcionális javaslat megvalósítási akciótervvel, folyamatábra Adatbázis Stakeholder elemzés Koncepcionális javaslat, gépesített űrlapok Koncepcionális javaslat és bevezetési akcióterv a rendeletalkotás működésének fejlesztésére Szervezeti egységek együttműködése Kritikus együttműködési területek azonosítása, problémák definiálása Javaslatok megfogalmazása a kritikus együttműködési területek optimalizálására, koordinációs eszközök újragondolása Szervezeti térkép, Koncepcionális javaslat a kritikus együttműködési területek fejlesztésére SZMSZ SZMSZ, Ügyrend módosítási javaslatok összesítése Összefoglalt javaslatok A projekt során elkészülő valamennyi termék felépítését és tartalmát azok elkészítését megelőzően a projektvezetővel és a belső minőségbiztosítóval egyeztetjük és jóváhagyatjuk.

10 10 / A PROJEKTSZERVEZET 3.1 A PROJEKTSZERVEZET FELÉPÍTÉSE Projekt Felügyelő Bizottság Ügyrendi, Önkormányzati, Ifjúsági és Közművelődési Bizottság elnöke Domján István Polgármester Dr. Kelemen Márk AAM kapcsolattartó Vass Péter Projektvezetés Projektvezető Vincze Miklós Operatív vezető Dr. Peredi Katalin Önkormányzat oldali projektcsapat Projekt koordinátor Borbényi Nelli Belső minőségbiztosító Verosztáné Csorba Mónika HR szakmai vezető Bartha Erika Pénzügyi szakmai vezető Halcsikné Szabó Ágnes Informatikai szakmai vezető Csertő Attila Vállalkozó oldali projektcsapat AAM Szakértők Minőségbiztosító Saád Tamás (AAM) AAMTech 3.2 A PROJEKTSZERVEZET MŰKÖDÉSI RENDJE Projekt Felügyelő Bizottság (PFB) A PFB projekt lebonyolításának felügyeletét, valamint a projekttel kapcsolatos felsőszintű döntések meghozatalát végzi. Projektvezetés A projektvezető felel a projekt sikeréért, a PFB-nek alárendelve. A projektvezető irányítja a projektszervezetet, valamint gondoskodik arról, hogy az önkormányzat részéről a projektbe delegált munkatársak a felelősségi körükbe tartozó feladatok maradéktalan elvégzésével hozzájáruljanak a projekt eredményes működéséhez. A projektet napi, operatív szinten az operatív vezető menedzseli, szoros együttműködésben a projektvezetővel. Ő gondoskodik a projekt során a feladatok megfelelő minőségben és határidőre történő elvégzéséről, valamint intézkedik a projekt értekezletek szükség szerinti összehívásáról.

11 11 / PROJEKTMENEDZSMENT 4.1 PROJEKT SZERVEZETEN BELÜLI KOMMUNIKÁCIÓ A projekt végrehajtása során a résztvevők szakmai egyeztetéseket, a projekt ütemterv szerinti rendszeres projektmegbeszéléseket tartanak. A mérföldkövekhez kötődően projekt beszámolókat, valamint prezentációkat tartanak. Szakmai egyeztetések, interjúk A szakmai egyeztetéseket a résztvevők a projektvezetők tudtával és/vagy rajtuk keresztül szervezik, meghatározva azok célját, résztvevőit, időtartamát. E megbeszéléseket lehetőleg 3 munkanappal korábban kell előre jelezni és szükség szerint dokumentálni. Ezen egyeztetésekhez kötődően telefonon, vagy en is történhet ad-hoc egyeztetés. Projektmegbeszélések: A projekt előrehaladásának nyomon követésére a Felek havonta rendszeres értekezletet tartanak. Az értekezleten résztvevők körét a projektvezető határozza meg. Az operatív vezető a vonatkozó napirendet, valamint az esetlegesen szükséges előkészítő dokumentumokat legkésőbb előző nap elküldi a meghívottaknak. A megbeszélés kötelező napirendi pontjai: a munkák előrehaladásáról szóló beszámolók, a következő időszakban elvégzendő feladatok pontosítása, a munkák során felmerült problémák, kérdések, kockázatok ismertetése, esetleges változáskezelést igénylő kérdések. Az értekezletet az operatív vezető vezeti. Amennyiben a projektmegbeszéléseken elhangzottak jellege indokolja (pl.: végrehajtás feladatainak pontosítása, kockázatok felmerülése és kezelése), akkor az operatív vezető kezdeményezése alapján írásos státuszriport készül. A projektvezető és az operatív vezető jogosult rendkívüli értekezletet is összehívni, melyről indokoltság esetén, illetve a vezetők kezdeményezésére - írásos emlékeztető készíthető. Az operatív vezető gondoskodik arról, hogy az indokoltság esetén elkészült státuszjelentést, valamint az emlékeztetőt az érintettek legkésőbb 3 munkanapon belül elektronikusan megkapják. PFB ülés A projekt előrehaladásának nyomon követésére és az operatív projektvezetés által eszkalált kérdések megválaszolására a PFB a mérföldkövekhez igazítva értekezleteket tart. Az ülésen a projektvezető értékeli az elmúlt időszak során elvégzett feladatokat, valamint a vezetői döntések meghozatalát. A PFB ülés összehívását a projektvezető kezdeményezi. 4.2 ÁTADÁS-ÁTVÉTEL A projekt során elkészített termékeket az operatív vezető átadja a projektvezető részére. Az egyes termékek átadását követően Megrendelő 5 napon belül megvizsgálja az átadott dokumentumokat. Amennyiben megbízónak javítási igénye van, akkor azt az AAM köteles a visszajelzéstől számított 3 munkanapon belül javítani. A Megrendelő a minőségi és mennyiségi teljesítésről igazolást állít ki - javítási igény hiányában 5 napon belül - a termékek javítását, módosítását követően 5 napon belül. A részszámlák, illetve a végszámla kiállítása a szerződésben rögzített határidők szerint történik teljesítésigazolás aláírásával. A teljesítésigazolások részét képezik a teljesítési időszak alatt kiállított minőségi és mennyiségi teljesítésről szóló igazolások. A projekt egyes mérföldköveihez igazodva előteljesítés megengedett.

12 12 / KOCKÁZATOK KOCKÁZATI ELEM VALÓSZÍNŰSÉG ELHÁRÍTÁSÁNAK MÓDJA FELELŐSE Információ hiány Közepes További interjúk beütemezése, feltételezések, alternatív javaslatok tétele, határidő módosítás projektvezető Változó körülmények Közepes Változáskezelési eljárás projektvezető Korlátos rendelkezésre állás az interjúkon Döntések elmaradása Alacsony Alacsony További interjúk beütemezése, eszkaláció, határidő módosítás Eszkaláció, feltételezések, alternatív javaslatok tétele, határidő módosítás projektvezető, PFB projektvezető, PFB A további kockázatok elemzése, kezelési módjának leírása a vezetői kezdeményezésre készített státuszriportban, valamint a projekt kockázatkezelési szabályzatban kerül rögzítésre. 4.4 MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI PONTOK A projekt során a főbb minőségbiztosítási mérföldkövek az alábbiak: - valamennyi elkészülő terméket (2.2 fejezet) az AAM oldali minőségbiztosító az átadást megelőzően véleményezi, - egy-egy termék felépítését és tartalmát azok elkészítését megelőzően a projektvezetővel és a belső minőségbiztosítóval egyeztetjük és jóváhagyatjuk.