BÜKKSZENTKERESZT ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE

Átírás

1 InterMap Térinformatikai Tanácsadó Iroda 1037 Budapest, Viharhegyi út 19/c. Tel.: , , Fax: Honlap: BÜKKSZENTKERESZT ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE BÜKKSZENTKERESZT ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK SZERVEZETE ÉS MŰKÖDÉSE ELEMZÉS Készült az Új Magyarország Fejlesztési terv Államreform Operatív Program Polgármesteri Hivatalok Szervezetfejlesztése Pályázat Bükkszentkereszt-Répáshuta Községek Körjegyzősége Szervezetfejlesztése ÁROP-1.A.2/A kódszámú pályázata keretében

2 Bükkszentkereszt polgármesteri hivatala szervezete és működése 1. Bevezetés Az elemzés forrásai Bükkszentkereszt Önkormányzata polgármesterével, a polgármesteri hivatal jegyzőjével, illetve kiválasztott ügytípusok ügyintézőivel készített interjúk, illetve az interjúk elsődleges elemzése alapján összeállított felmérések. A pályázati felhívás szerint kiválasztott három ügytípus a következő: a szociális igazgatás ügytípusa, a pénzügy ügytípusa és a pályázatkezelés ügytípusa. Bükkszentkereszt polgármesteri hivatala szervezete és működése kompetenciaterületének elemzéséhez a pályázati felhívás fejlesztési részterületei közül az alábbiakat választottuk ki: 1. A döntési mechanizmus korszerűsítése fejlesztési részterület b) a hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében; c) ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása); e) a hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása; f) a hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése; 3. A partnerség erősítése fejlesztési részterület a) szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére; d) szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok létrehozására, illetve a hálózatokon nyugvó működési mód elterjesztésére Mivel Bükkszentkereszt polgármesteri hivatala szervezete és működése kompetenciaterületének elemzéséhez a 2. A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása fejlesztési részterület a felmérések alapján nem kapcsolódik, ezért azzal kapcsolatban a elemzéseket nem végeztünk Először a forrásokon végzett SWOT elemzés táblázatait mutatjuk be, később az elemzés eredményeinek magyarázatait mutatjuk be. Ezt követően ún. koherencia-elemzés alkalmazásával mutatjuk be, hogy Bükkszentkereszt polgármesteri hivatala szervezete és működése kompetenciaterületének fejlesztéséhez kapcsolódó fejlesztési részterületek milyen módon kapcsolóhatók és kapcsolódnak egymáshoz. A kapcsolatokat három dimenzióban mutatjuk be: a) részterület-koherencia: azaz az egyes részterületek hogyan és miért kapcsolódnak egymáshoz b) módszertan-koherencia: melyek azok a fejlesztési eszközök, amelyek alkalmazásával az egyes részterületek hozzájárulnak a kompetenciaterület fejlődéséhez c) eredmény-koherencia: az egyes részterületek elért eredményeinek összefüggéseit mutatja meg, azaz összességében a kompetenciaterület fejlesztésének eredményeit Végül ún. megvalósíthatósági táblákban Bükkszentkereszt polgármesteri hivatala szervezete és működése kompetenciaterületének fejlesztése megvalósításához fogalmazunk meg gyakorlati javaslatokat és mutatunk be megoldási eszközöket. 2

3 2. Az elemzés SWOT táblái 1.b. az ügyintézés eredményessége a pénzügy-adóügyi irodához tartozó ügytípusoknál erősségek gyengeségek A pénzügy-adóügyi irodához tartozó ügytípusok A képviselőtestület hatáskörébe tartozó pénzügyiadóügyi döntések a testület rendes havi üléséig ügymeneteiben nem fordulnak elő párhuzamosságok állnak A jegyző hatáskörébe tartozó pénzügy-adóügyi A pénzügy-adóügyi irodához tartozó ügytípusok irodához tartozó ügytípusokhoz kapcsolódó döntések a gyorsan megtörténnek sítható és a döntési folyamat nem egyszerűsíthető ügymenetéhez kapcsolódó döntési idő nem gyor- A pénzügy-adóügyi irodához tartozó ügytípusok A pénzügy-adóügyi irodához tartozó ügytípusoknál ügymenetében az ügyintézési idő megfelelő az ellenőrzés nem folyamatba szervezett, egyszemélyű A pénzügy-adóügyi irodához tartozó ügytípusoknál a személyes ügyfélkapcsolat megfelelő A pénzügy-adóügyi irodához tartozó ügytípusoknál A pénzügy-adóügyi irodához tartozó ügytípusoknál az ügyfél-barát megoldások jelen vannak A pénzügy-adóügyi irodához tartozó ügytípusok- az ügyfelekkel internetes, -es kapcsolat nincs A pénzügy-adóügyi irodához tartozó ügytípusoknál az ellenőrzés gyakorisága megfelelő nak nincs leirt eljárásrendje A pénzügy-adóügyi irodához tartozó ügytípusok statisztikai (vagy más típusú) elemzése rendszeres A pénzügy-adóügyi irodához tartozó ügytípusok ügyintézői körében megoldott a helyettesítés lehetőségek Megfelelő informatikai szoftver támogatottsággal a pénzügy-adóügyi irodához tartozó ügytípusok eredményessége tovább fejleszthető A pénzügy-adóügyi irodához tartozó ügytípusokhoz kapcsolódó információk közzététele a település honlapján A polgármesteri hivatal más ügyintézője betekinthessen a pénzügy-adóügyi irodához tartozó ügytípusok munkafolyamatába Várható intranet a munkatársak között veszélyek Nincs intranet-kapcsolat a polgármesteri hivatal munkatársai között A pénzügy-adóügyi irodához tartozó ügytípusok ügyintézője számára a napi és az éves munkaidő nem nyújt rekreációs lehetőséget 1.b. az ügyintézés eredményessége a szociális igazgatáshoz tartozó ügytípusokban erősségek gyengeségek A szociális igazgatáshoz tartozó ügytípusokban A szociális igazgatáshoz tartozó ügytípusokhoz nem fordulnak elő párhuzamosságok kapcsolódó döntési idő nem gyorsítható és a döntési folyamat nem egyszerűsíthető A szociális igazgatáshoz tartozó ügytípusokban csak két döntési pont van: jegyző képviselőtestület ügyfelekkel internetes kapcsolat nincs A szociális igazgatáshoz tartozó ügytípusokban az A szociális igazgatáshoz tartozó ügytípusokban A szociális igazgatáshoz tartozó ügytípusokban az az ügyintézési idő megfelelő ellenőrzés nem folyamatba szervezett, egyszemélyű A szociális igazgatáshoz tartozó ügytípusokban a személyes ügyfélkapcsolat megfelelő A szociális igazgatáshoz tartozó ügytípusoknak A szociális igazgatáshoz tartozó ügytípusokban nincs leirt eljárásrendje az ellenőrzés gyakorisága megfelelő 3

4 A szociális igazgatáshoz tartozó ügytípusokban megoldott a helyettesítés A szociális igazgatáshoz tartozó ügytípusok statisztikai (vagy más típusú) elemzése rendszeres lehetőségek Megfelelő informatikai szoftver támogatottsággal a szociális igazgatáshoz tartozó ügytípusok eredményessége tovább fejleszthető A szociális igazgatáshoz tartozó ügytípusokhoz kapcsolódó információk közzététele a település honlapján A polgármesteri hivatal más ügyintézője betekinthessen a szociális igazgatáshoz tartozó ügytípusok munkafolyamatába Várható intranet a munkatársak között veszélyek Nincs intranet-kapcsolat a polgármesteri hivatal munkatársai között A szociális igazgatáshoz tartozó ügytípusok ügyintézője számára a napi és az éves munkaidő nem nyújt rekreációs lehetőséget A szociális igazgatáshoz tartozó ügytípusokban az ellenőrzés nem folyamatba szervezett, egyszemélyű 1.b. az ügyintézés eredményessége a pályázatkezelés ügytípusban erősségek gyengeségek A pályázatkezelés ügytípusában nem fordulnak elő párhuzamosságok A pályázatkezelés ügytípusában csak két döntési pont van: polgármester, képviselőtestület A pályázatkezelés ügytípusában az ügyintézési idő megfelelő A pályázatkezelés ügytípusában a személyes ügyfélkapcsolat megfelelő A pályázatkezelés ügytípusában az ellenőrzés gyakorisága megfelelő A pályázatkezelés ügytípusában van külső ellenőrzés is A pályázatkezelés ügytípusában az ellenőrzés folyamatba szervezett, A pályázatkezelés ügytípusához kapcsolódó döntési idő nem gyorsítható és a döntési folyamat nem egyszerűsíthető A pályázatkezelés ügytípusában az ügyfelekkel internetes kapcsolat nincs A pályázatkezelés ügytípusnak nincs leirt eljárásrendje A pályázatkezelés ügytípus statisztikai vagy más típusú elemzése nem történik lehetőségek Megfelelő informatikai szoftver támogatottsággal a pályázatkezelés ügytípusának eredményessége tovább fejleszthető A pályázatkezelés ügytípusához kapcsolódó információk közzététele a település honlapján A polgármesteri hivatal más ügyintézője betekinthessen a pályázatkezelés ügytípus munkafolyamatába Egy pályázathoz kapcsolódó szerződés megkötéséhez a nyilvánosság (partnerség) felhasználása Várható intranet a munkatársak között veszélyek Nincs intranet-kapcsolat a polgármesteri hivatal munkatársai között A pályázatkezelés ügyintézője számára a napi és az éves munkaidő nem nyújt rekreációs lehetőséget A pályázatkezelés ügytípushoz csak iktatott dokumentumok kapcsolódnak Egy pályázathoz kapcsolódó szerződés megkötéséről a polgármester és a jegyző dönt 4

5 1.c. az ügyfélszolgálat erősségek gyengeségek A napi ügyfelek alacsony száma (kb fő) nem Önálló szervezet egységként nem működik ügyfélszolgálat is indokolja az önálló ügyfélszolgálat kialakítását. A napi gyakorlatban bármelyik ügyintéző ellát Az ügyfélszolgálati feladatok kapcsolt feladatként ügyfélszolgálathoz kapcsolódó feladatot jelentkeznek a hivatal dolgozóinak munkakörében. Az ügyfélszolgálatnak külön eljárásrendje nincs lehetőségek Elektronikus ügyleírások megjelentetése a település honlapján A hivatal felkészülése az ügyfélszolgálatával kapcsolatos elektronikus ügyintézés további fejlesztésére (CLBPS 2. szintjére). veszélyek Nincs intranet-kapcsolat a polgármesteri hivatal munkatársai között 1.e. a hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés erősségek gyengeségek Mind a hivatal vezetői, mind a dolgozók igénylik szervezeti egységei közötti rendszeres információáramlás A hivatal szervezeti egységei közötti információáramlást IKT eszközökkel gyorsítják Élő, személyes kapcsolat is van a szervezeti egységek között. A hivatal szervezeti egységei közötti információáramlás nincs külön szabályozva lehetőségek Az értekezletek, egyeztetések különösen vezető-beosztott között támogatnák a teljesítményértékelést, az ösztönző rendszer kialakítását, megerősítését, a személyes motivációkat A hivatal szervezeti egységei közötti információáramlás informatikai támogatottságának fejlesztésére van igény A hivatal szervezeti egységei közötti információáramlás szabályozását tervezik A vezetők részéről erős az igény a rendszeres értekezletek megtartására A hivatal szervezeti egységei közötti intranet kapcsolat jelenleg nincs, de tervezik ki veszélyek Ha a hivatal szervezeti egységei közötti információ-áramlás szabályozatlan marad, kevesebb feltétel lesz meg a döntéstámogatás és a minőségirányítás bevezetéséhez. 1.f. a hivatalon belüli koordináció erősségek gyengeségek A csoportmunka bevezetése iránti vezetői elkötelezettség megvan. ségek közötti koordinációnak nincs a hivatalon a pályázatkezelés ügytípust érintő, szervezeti egy- A hivatal vezetője és a polgármester elkötelezett a belüli írásos, elfogadott eljárásrendje koordináció formálissá tételére A szervezeti egységek közötti koordináció IKT Az ügyintézők kezdeményeznek egymással in- támogatottsága jelenleg gyenge 5

6 formális kapcsolatot lehetőségek Kapcsolódó informatikai fejlesztések megvalósíthatók pályázati forrásból Igény van szervezeti egységei közötti koordináció szolgáltatóvá tételéhez (csoportmunka, workflow stb.) Igény van szervezeti egységei közötti koordináció szabályozására A szervezeti egységek közötti koordináció statisztika (vagy más típusú) elemzése nem történik A hivatal vezetői közötti intranet kapcsolat jelenleg nincs, veszélyek Ha a hivatal szervezeti egységei közötti információ-áramlás szabályozatlan marad, kevesebb feltétel lesz meg a döntéstámogatás és a minőségirányítás bevezetéséhez. 3.a. folyamatos tájékoztatás erősségek gyengeségek A képviselőtestület üléseinek jegyzőkönyvei, az A lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásához nem kapcsolódnak külön döntés-elkészítési önkormányzat határozatai és rendeletei, a szociális feladatok egy része papíralapon hozzáférhetők folyamatok a nyilvánosság számára. A döntések nyilvánossá tételében a nincs felelős, Az önkormányzati jogszabályokat a helyi kábeltévé képújsága is közli még nem jelenik meg ez külön szabályozásban, munkaköri leírásban A döntések nyilvánossá tételének ideje követi a Bükkszentkereszt önkormányzata jelenleg nem döntések meghozatalának időpontját, késés nincs rendelkezik kommunikációs vagy PR tervvel, koncepcióval A döntések nyilvánossá tételének jelenleg nincs IKT támogatottsága. lehetőségek veszélyek Cél a tájékoztatás elektronikus támogatása, azaz A lakosság folyamatos tájékoztatásához szükséges szervezeti megoldások bevezetésének elmu- a dokumentumok közzététele a honlapon, illetve a hivatal dolgozó számára visszakereshető adatállomány készítésére van igény tásának ellenőrzését lasztása nem teszi lehetővé a nyilvánosság biztosí- Igény van elektronikus támogatottságra, pl. honlap tartalommenedzsment ges IKT fejlesztések elmaradása (pl. interaktív A lakosság folyamatos tájékoztatásához szüksé- A döntések nyilvánossá tételéhez kapcsolódóan honlap, tartalommenedzsment) gyengíti a társadalmi fenntarthatóság lehetőségeit képzést, továbbképzést terveznek Egyes pályázatokhoz azonban feltétel a PR terv, egy elkészült alapján ki lehet terjeszteni települési szintre. A döntések nyilvánossá tételének IKT támogatottságára van igény 3.d. szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok létrehozására erősségek gyengeségek Nincsenek, mert a projekt időszakáig szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok nem ta- Nincsenek, mert a projekt időszakáig szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok nem találha- 6

7 lálhatók Bükkszentkereszt önkormányzata polgármesteri hivatalában lehetőségek Szakmai csoportképző portál létrehozása tók Bükkszentkereszt önkormányzata polgármesteri hivatalában veszélyek A szakmai csoportképző portál létrehozásának elmaradása csökkenti a polgármesteri hivatal és az önkormányzati intézmények munkatársai önálló kapacitás- és kompetencia-bővítő kezdeményezéseinek sikerességét 7

8 3. A SWOT elemzés magyarázatai 3.1. Az ügyintézés eredményessége a kiválasztott ügytípusokban Valamennyi kiválasztott ügytípusban a szükséges munkaidő és az erőforrások jó kihasználtságát jelzi, hogy az ügymenetek során egyikben sem nem fordulnak elő párhuzamosságok. A pénzügyi-adóügyi irodához tartozó ügytípusok ügymenetei jó szakmai minőségének záloga, hogy az ügytípusok szervezésért felelős vezető a jegyző - hatáskörébe tartozó pénzügyhöz-adóügyhöz kapcsolódó döntések a gyorsan megtörténnek. A szociális igazgatás, illetve a pályázatkezelés ügytípusaiban a döntési pontok száma egyaránt kedvező mértékű: mindkettőnél csak két döntési pont van: jegyző és a képviselőtestület. Az ügymenetekhez kapcsolódó döntések minden esetben időben megtörténnek. Valamennyi kiválasztott ügytípusban az ügytípus ügyviteli (back office) és ügyintézési (front office) sikerességének teljesített feltétele, hogy jelenleg valamennyi kiválasztott ügytípusban az ügyintézési idő, illetve a személyes ügyfélkapcsolat megfelelő. Valamennyi kiválasztott ügytípus szakmai színvonalának megtartását tovább támogatja, hogy a hozzájuk tartozó ügymenetekben az ellenőrzés gyakorisága megfelelő és a statisztikai (vagy más típusú) elemzése is rendszeres. A pénzügy-adóügyi irodához tartozó ügytípusok szakmai színvonalát erősíti és példamutatók a már meglévő ügyfél-barát megoldások (pl. részletfizetési kedvezmény, megnövelt ügyintézési idő). A pénzügy-adóügyi irodához, illetve a szociális igazgatáshoz tartozó ügytípusok ügyintézői egyértelmű túlterhelését csökkenti, az ügytípusok ügyvitelének és ügyintézésének eredményességét támogatja,, hogy a pénzügy-adóügyi irodához, illetve a szociális igazgatáshoz tartozó ügytípusok ügyintézői körében egyaránt megoldott a helyettesítés a pályázatkezelő ügyintézők körében nem. A pályázatkezelés ügytípusának eredményességében jelentős szakmai támogatást jelent, hogy a pályázatkezelés ügytípusában az ellenőrzés folyamatba szervezett és van külső ellenőrzés is. A pénzügyi-adóügyi irodához tartozó ügytípusok jó szakmai minőségét az gyengíti, hogy az a képviselőtestület hatáskörébe tartozó költségvetéshez kapcsolódó döntések a testület rendes havi üléséig állnak (azaz minimum egy hónap telhet el egy döntéségi). Sajnos ezt az állapotot szilárdítja, jó szakmai minőséget gyengíti, hogy a pénzügy-adóügyi irodához tartozó ügytípusokhoz hasonlóan szociális igazgatás és pályázatkezelés ügytípusaihoz - kapcsolódó döntési idő nem gyorsítható és a döntési folyamat nem egyszerűsíthető. A pénzügyi-adóügyi irodához és szociális igazgatáshoz tartozó ügytípusok szakmai színvonalának megtartását gyengíti, hogy ezen ügytípusoknál az ellenőrzés nem folyamatba szervezett: egy személy a jegyző végzi. A pénzügy-adóügyi irodához, a szociális igazgatáshoz és a pályázatkezeléshez tartozó ügytípusok komplex szakmai fejlesztésének folyamatát alaphelyzetben lezárja, hogy az ügytípusoknak nincs írott eljárásrendje. A kiválasztott ügytípusok komplex szakmai fejlesztésének, szolgáltató színvonaluk emelésének egyaránt gátja, hogy az ügyfelekkel egyik ügytípus esetében sincs még internetes kapcsolat. Valamennyi kiválasztott ügytípus ügyviteli színvonalát közvetlenül, ügyintézési eredményességét közvetten gyengíti, hogy nincs intranet-kapcsolat a polgármesteri hivatal munkatársai között, ezért a gyors, pontos, hiteles és megbízható (elektronikus) kommunikáció hiányzik. 8

9 Valamennyi kiválasztott ügytípus ügyintézőire egyaránt jellemző, hogy számukra a napi és az éves munkaidő nem nyújt rekreációs lehetőséget. A pályázatkezelés ügytípus eredményességének színvonalát közvetetten az is csökkenti, hogy mivel az ügyintézéséhez csak iktatott dokumentumok kapcsolódnak, ezért más ügytípusokra, vagy döntésekre a várakozási idő lassítja az ügyintézést. A társadalmi egyezetés, a nyilvánosság hiánya is érezhető, mert egy pályázathoz kapcsolódó szerződés megkötéséről csak a polgármester és a jegyző dönt Megfelelő informatikai szoftver támogatottsággal valamennyi kiválasztott ügytípus eredményessége tovább fejleszthető, egyben az intranet kiépítésével csökkenthető a döntés-előkészítés elhúzódása, az egyes ügytípusok közötti szükséges kommunikáció lassúsága. A társadalmi párbeszédet, az esélyegyelőséget támogatja, ha a kiválasztott ügytípusokhoz kapcsolódó információk megtalálhatók lesznek a település honlapján, a pályázatkezelés ügytípus esetében különösen a megnyert pályázathoz kapcsolódó szerződések és egyéb szakmai dokumentációk. A szociális igazgatáshoz tartozó, illetve a pályázatkezelés ügytípusok ügyintézői egyértelmű túlterhelését csökkentené, ha a polgármesteri hivatal más ügyintézője is betekinthetne e két ügytípus munkafolyamatába. Így szükség szerint megoldható lenne a helyettesítés ellátása Az ügyfélszolgálat Bár Bükkszentkereszt önkormányzata polgármesteri hivatalában a napi ügyfelek alacsony száma (kb fő) nem is indokolja az önálló ügyfélszolgálat kialakítását, a napi gyakorlatban mégis bármelyik ügyintéző ellát ügyfélszolgálathoz kapcsolódó feladatot Önálló szervezet egységként nem működik ügyfélszolgálat. Az ügyfélszolgálati feladatok kapcsolt feladatként jelentkeznek a hivatal dolgozóinak munkakörében. Az önkormányzat honlapján ügyleírások jelenleg nincsenek Ügyfélszolgálat szolgáltató jellegének erősítése történhet a település honlapján is, az ügyfélfogadásai időpontok közzétételén túlmenően elektronikus ügyleírások megjelentetésével, További lehetőség a hivatal felkészülése az ügyfélszolgálatával kapcsolatos elektronikus ügyintézés további fejlesztésére (CLBPS 2. szintjére) A polgármesteri hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés A hivatal belső szervezeti egységei közötti megfelelő együttműködés alapfeltétele adott: mind a hivatal vezetői, mind a dolgozók igénylik szervezeti egységei közötti rendszeres információáramlást. Korábbra visszanyúló vezetői elkötelezettség alapján a hivatal belső szervezeti egységei közötti megfelelő együttműködésre: a hivatal szervezeti egységei közötti információáramlást IKT eszközökkel gyorsítják. Viszont emellett élő, személyes kapcsolat is van a szervezeti egységek között. A hivatal belső szervezeti egységei közötti megfelelő együttműködés másik feltétele hiányzik: a hivatal szervezeti egységei közötti információáramlás nincs külön szabályozva. A szabályozás hiánya a hivatal fejlesztésében is megmutatkozik. Ha a hivatal szervezeti egységei közötti információ-áramlás szabályozatlan marad, kevesebb feltétel lesz meg a döntéstámogatás és a minőségirányítás bevezetéséhez. A hivatal belső szervezeti egységei közötti megfelelő együttműködés kiépítése, az értekezletek, egyeztetések különösen vezető-beosztott között támogatnák a teljesítményértékelést, az ösztönző rend- 9

10 szer kialakítását, megerősítését, a személyes motivációkat. Jelentős, hogy a döntéshozók között van igény a hivatal szervezeti egységei közötti információáramlás informatikai támogatottságára. A hivatal szervezeti egységei közötti jelenleg létező intranet kapcsolatot jobban ki lehet használni. A vezetői elkötelezettség továbbra is előremutató: a hivatal szervezeti egységei közötti információáramlás informatikai támogatottságának fejlesztésére van igény, illetve a hivatal szervezeti egységei közötti információáramlás szabályozását tervezik. A vezetők részéről jelenleg is erős az igény a rendszeres értekezletek megtartására 3.4. A hivatalon belüli koordináció A koordináció fejlesztésének lehetőségét jelentősen támogatja, hogy csoportmunka bevezetése iránti vezetői elkötelezettség megvan. Továbbá a hivatal vezetője és a polgármester elkötelezett a koordináció formálissá tételére. Ezek mellett az ügyintézők személyes önállósága is megmarad, hiszen eddig is kezdeményeztek egymással informális kapcsolatot A hivatal szervezeti egységei közötti koordináció hatékonyságát (megbízhatóságát, pontosságát) csökkenti, hogy a koordináció a pénzügyi-adóügyi, valamint az igazgatásügyi és az építésügyi (műszaki) ügyintézők között szóban történik. A pályázatkezelés ügytípust érintő, szervezeti egységek közötti koordinációnak pedig nincs is a hivatalon belüli írásos, elfogadott eljárásrendje. Ha a hivatal szervezeti egységei közötti koordináció szabályozatlan marad, kevesebb feltétel lesz meg a döntéstámogatás és a minőségirányítás bevezetéséhez. A hivatal szervezeti egységei közötti koordináció fejlesztésének nincs meg a szabályozási alapja, mivel a koordinációnak nincs hivatalon belüli írásos, elfogadott eljárásrendje. Másik hátráltató tényezője, hogy a szervezeti egységek közötti koordináció IKT támogatottsága jelenleg gyenge. Mivel a koordináció jelenleg nem formális, ezért a fejlesztésének tervezéséhez, értékeléséhez egyébként szükséges szervezeti egységek közötti koordináció statisztika (vagy más típusú) elemzése nem történnek. A koordináció szervezésének, felügyeletének gátja, hogy a hivatal vezetői közötti intranet kapcsolat jelenleg nem kihasznált, A hivatal szervezeti egységei közötti koordináció fejlesztésének egyik legfontosabb feltétele a kapcsolódó informatikai fejlesztések megvalósíthatása. Az informatikai fejlesztés, mint eszköz, hatékonyan támogatja a koordinációt. Igény van szervezeti egységei közötti koordináció szolgáltatóvá tételéhez (csoportmunka, workflow stb.), illetve a szervezeti egységei közötti koordináció szabályozására, kiemelten a pályázatkezelés ügytípusára vonatkozóan (csoportmunka szabályozása, illetve pénzügyi előadó szabályozott rendelkezezésre állása.) 3.6. A folyamatos tájékoztatás A társadalmi fenntarthatóság és az esélyegyenlőség elvárásait támogatja, hogy a képviselőtestület üléseinek jegyzőkönyvei, az önkormányzat határozatai és rendeletei, a szociális feladatok egy része papíralapon hozzáférhetők a nyilvánosság számára a hivatalban. A döntések nyilvánossá tételének ideje követi a döntések meghozatalának időpontját, késés nincs A tájékoztatás folyamatosságát és színvonalának emelését gátolja, hogy a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásához nem kapcsolódnak külön döntés-elkészítési folyamatok. Bár a döntések 10

11 nyilvánossá tételében nincs felelős, ez külön szabályozásban, munkaköri leírásban még nem jelenik meg. A továbblépést nehezíti, hogy Szeghalom önkormányzata jelenleg nem rendelkezik kommunikációs vagy PR tervvel, koncepcióval és, hogy a döntések nyilvánossá tételének jelenleg nincs IKT támogatottsága. Vezetői elkötelezettség fogalmazódott meg a tájékoztatás elektronikus támogatása, azaz a dokumentumok közzétételére a honlapon, illetve a hivatal dolgozó számára visszakereshető adatállomány készítésére. A vezetők és az ügyintézők részéről egyaránt igény van elektronikus támogatottságra, pl. honlap tartalommenedzsment fejlesztésére. A döntések nyilvánossá tételéhez kapcsolódóan képzést, továbbképzést terveznek. Egyes pályázatokhoz azonban feltétel a PR terv megléte, ezért egy elkészült pályázat kapcsolódó dokumentációja alapján ki lehet terjeszteni települési szintre. A döntések nyilvánossá tételének IKT támogatottságára is van igény Szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok létrehozására A projektidőszakig Bükkszentkereszt polgármesteri hivatala és az önkormányzati intézmények a szervezeti és informatikai megoldásokkal - szakmai csoportképző portállal - a hálózatok létrehozására nem rendelkezett. Tehát sem erősségei, sem gyengeségei sem lehettek ennek a fejlesztési részterületnek. A polgármesteri hivatal és az önkormányzati intézmények munkatársai önálló kapacitás- és kompetencia-bővítő kezdeményezéseinek megvalósítását támogató informatikai megoldás a szakmai csoportképző portál. Az interaktív internetes kommunikáció, az önálló tartalommenedzsment alkalmazása fejleszti a dolgozók önálló szakmai kezdeményezőkészségét és képességét, ösztönzőleg hat a szakmai alapokon csoportok kialakulására, kommunikációra. 11

12 4. Koherencia-elemzés A koherencia-elemzés a polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése című pályázat három részterülete- (1. A döntési mechanizmus korszerűsítése, 2. A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása, 3. A partnerség erősítése) szerint mutatja be az egyes részterülethez tartozó fejlesztési részterületek összekapcsolódósát. A fejlesztési részterületek szakmai szempontból nagy mértékben lefedik a települési önkormányzatok, illetve polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztési, e-közigazgatás bevezetési, fejlesztési feladatainak irányait. Ezért a koherencia tábla előnye, hogy segítségével a szervezetfejlesztés több évre kiterjedő és nagy erőforrásokat igénylő feladatai összevonhatók, eredményeik kölcsönhatása kézzelfoghatóvá és alkalmazhatóvá válik A koherencia-tábla értelmezése Pl. Az 1. részterület (A döntési mechanizmus korszerűsítése) d) pontja (rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása;) összefüggésben van az 1. részterület (A döntési mechanizmus korszerűsítése) a) (általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében) és g) (az önkormányzati intézmények felügyeletének átalakítása, a döntési jogosultságok átstrukturálása) fejlesztési részterületeivel, valamint a 2. részterület (A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása) a) (pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása) és d) (a költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata) fejlesztési részterületeivel. Mivel koherencia nemcsak az egyes részterületek, illetve fejlesztési részterületek között található, hanem azok fejlesztési módszerei és eredményei között is, ezért az alábbi koherencia táblából kiindulva összegezzük az egymással koherenciát mutató fejlesztési részterületek közötti módszertani és eredmény-szerinti összefüggéseket, kapcsolódásokat is A koherencia-tábla 1. részterület 2. részterület A pályázat fejlesztési részterületeinek koherencia-táblája 1. részterület 2. részterület 3. részterület a b c d e f g h i j k l a b c d e f g h i j k a b c d a b c d e f g h i j k l a b

13 3. részterület c d e f g h i j k a b c d Bükkszentkereszt önkormányzata pályázatában nem választotta az összes fejlesztési részterületet. Az általa kiválasztott részterületek (1.b, 1.c, 1.e, 1.f, 1.h, 2.a, 2.b, 2.c, 2.d, 2.e, 2.f, 2.g, 2.h, 3.a, 3.d) közül a szervezet és működés kompetencia-területhez az 1.b, 1.c, 1.e, 1.f, 3.a, részterület kapcsolható. Koherencia is csak azokkal a részterületekkel mutatható ki, amelyeket Bükkszentkereszt önkormányzata a pályázatában kiválasztott. Ennek ellenére az önkormányzat esetleges későbbi felhasználási igényei teljesítésében bízva jelezzük azokat a koherencia-részterületek, amelyek az szervezet és működés kompetencia-területhez a pályázat valamennyi részterületét tekintve, kapcsolható: 1.i, 3.d. 1.b) a hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében; Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés Eredmények: elektronikus ügyfélfogadó rendszer felállítása, ügyfélbarát ügyintézés A koherens részterületek, azok fejlesztésének módszerei és eredményei 1.c) ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása); Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés Eredmények: gyorsabb, pontosabb ügyintézés 1.e) a hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása; Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés, IKT fejlesztés Eredmények: eljárások gyorsaságának és egyenszilárdságának erősítése 1.f) a hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése; Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés, IKT fejlesztés Eredmények: csoportmunka bevezetésével átláthatóbbá válik a szervezeti egységek tevékenysége Részterület-koherencia: A polgármesteri hivatal eredményessége növelésének több módja is van, mind az ügyintézés, mind az ügyvitel területén. Az ügyintézés 13

14 Módszer-koherencia területén egyik legfontosabb eredményesség növelő cél az ügyintézési idő csökkentése, illetve az ügyfélszolgálati tevékenység kiterjesztése (térben, időben, szolgáltatások mennyiségében). Ezekhez a célokhoz vezetnek el a polgármesteri hivatal munkaszervezésének, ügyintézési folyamatainak átalakításai, amelyeknek egyik alapvető feltétele a hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása. Az ügyvitel minőségét támogató lényeges folyamat pedig hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése. A részterületek közötti koherencia leglátványosabb területe a célok elérését támogató módszertan. Mind az ügyvitel, mind az ügyintézés összes elemét, részrendszerét a hivatali szmsz, a dolgozók munkaköri leírásainak módosításával (korszerűsítésével), a módosítások proaktív befogadását támogató képzéssel, illetve informatikai fejlesztésekkel lehet elérni. Eredmény-koherencia A legfontosabb eredmény, amit az ügyfél lát, az ügyintézési idő csökkenése, a pontos ügyvitelen alapuló pontos ügyintézés. Ezeket az eredményeket részben az eljárásrendben elért módosítások során elért eredmények (az eljárások gyorsulnak, az egyenszilárdságuk erősebb lesz, átláthatóbbá válik a szervezeti egységek tevékenysége) részben az informatikai fejlesztések eredmények (elektronikus ügyfélfogadó rendszer felállítása, csoportmunka bevezetése) támasztják alá. 1.c) ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása); Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés Eredmények: gyorsabb, pontosabb ügyintézés A koherens részterületek, azok fejlesztésének módszerei és eredményei 1.b) a hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében; Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés Eredmények: elektronikus ügyfélfogadó rendszer felállítása, ügyfélbarát ügyintézés Részterület-koherencia: Módszer-koherencia A polgármesteri hivatal ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítását támogatja, ha maga az ügyintézés minősége is javul, amit nagyobb részben az ügyintézési idő csökkenésével, a hivatali munkaszervezés hatékonyságának növelésével, vagy egyes ügyintézési folyamatok átalakításával érhető el. Az ügyfélszolgálat és az ügyintézés színvonala javításának egyaránt ugyanazok a módszerei: a hivatal szmsz-ének, a dolgozók munkaköri leírásának korszerűsítése, illetve a megváltozott elvárásokhoz igazodó vezetői és munkavállalói képzés. Eredmény-koherencia A gyorsabb, pontosabb, ügyfélbarát ügyintézést támogatja az elektronikus ügyfélfogadó rendszer felállítása 14

15 1. e) a hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása; Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés, IKT fejlesztés Eredmények: eljárások gyorsaságának és egyenszilárdságának erősítése A koherens részterületek, azok fejlesztésének módszerei és eredményei 1.b) a hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében; Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés Eredmények: elektronikus ügyfélfogadó rendszer felállítása, ügyfélbarát ügyintézés 1.f) a hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése; Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés, IKT fejlesztés Eredmények: csoportmunka bevezetésével átláthatóbbá válik a szervezeti egységek tevékenysége Részterület-koherencia: Módszer-koherencia Az önkormányzat polgármesteri hivatalában az ügyintézési csökkentése kiemelt cél a szolgáltató önkormányzat (e-közigazgatás) bevezetése szempontjából. Az ügyintézési idő csökkentésének szervezetfejlesztési feltételei közé tartozik a polgármesteri hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés, illetve a koordinációs funkció színvonalának növelése. Az ügyintézés eredményessége érdekében a polgármesteri hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés, illetve a koordinációs funkció színvonalának növelése természetszerűen a polgármesteri hivatal és a közszolgáltató intézmények szmsz-ének és a dolgozók munkaköri leírásának átdolgozását kívánja meg. A korszerű szakmai elvárásoknak történő munkáltatói és munkavállalói megfelelést kapcsolódó képzésekkel és informatikai fejlesztésekkel lehet megalapozni. Eredmény-koherencia A szolgáltató, ügyfélbarát önkormányzat (e-közigazgatás) bevezetése érdekében kell az ügyintézési és ügyviteli eljárásokat felgyorsítani. Ám az időbeli gyorsítás még kevés, meg kell erősíteni az ügyintézési és ügyviteli eljárások szakmai egyenszilárdságát is, ennek érdekében átláthatóbbá kell tenni a szervezeti egységek tevékenységét. Az ügyfélbarát ügyintézéshez kapcsolódó informatikai fejlesztések eredményei az ügyintézés területén az elektronikus ügyfélfogadó rendszer, az ügyvitel területén csoportmunka bevezetése. 1.f) a hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése; Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés, IKT fejlesztés Eredmények: csoportmunka bevezetésével átláthatóbbá válik a szervezeti egységek tevékenysége A koherens részterületek, azok fejlesztésének módszerei és eredményei 1.b) a hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében; 15

16 Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés Eredmények: elektronikus ügyfélfogadó rendszer felállítása, ügyfélbarát ügyintézés 1. e) a hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása; Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés, IKT fejlesztés Eredmények: eljárások gyorsaságának és egyenszilárdságának erősítése Részterület-koherencia: Az önkormányzat polgármesteri hivatalában az ügyintézési csökkentése kiemelt cél a szolgáltató önkormányzat (e-közigazgatás) bevezetése szempontjából. Az ügyintézési idő csökkentésének szervezetfejlesztési feltételei közé tartozik a polgármesteri hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés, illetve a koordinációs funkció színvonalának növelése. Módszer-koherencia Eredmény-koherencia Az ügyintézés eredményessége érdekében a polgármesteri hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés, illetve a koordinációs funkció színvonalának növelése természetszerűen a polgármesteri hivatal és a közszolgáltató intézmények szmsz-ének és a dolgozók munkaköri leírásának átdolgozását kívánja meg. A korszerű szakmai elvárásoknak történő munkáltatói és munkavállalói megfelelést kapcsolódó képzésekkel és informatikai fejlesztésekkel lehet megalapozni. A szolgáltató, ügyfélbarát önkormányzat (e-közigazgatás) bevezetése érdekében kell az ügyintézési és ügyviteli eljárásokat felgyorsítani. Ám az időbeli gyorsítás még kevés, meg kell erősíteni az ügyintézési és ügyviteli eljárások szakmai egyenszilárdságát is, ennek érdekében átláthatóbbá kell tenni a szervezeti egységek tevékenységét. Az ügyfélbarát ügyintézéshez kapcsolódó informatikai fejlesztések eredményei az ügyintézés területén az elektronikus ügyfélfogadó rendszer, az ügyvitel területén csoportmunka bevezetése. 3.a) szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére; Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés, IKT fejlesztés Eredmények: nevesítettek a nyilvánosság és a tájékoztatás formális személyi és szervezeti elvárásai A koherens részterületek, azok fejlesztésének módszerei és eredményei 2.g) környezetbarát közbeszerzési gyakorlat bevezetése; Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés, jogszabályalkotás Eredmények: környezetvédelmi, energiahatékonysági, újrahasználhatósági stb. követelményeken keresztül közvetetten befolyásolható környezeti fenntarthatóság 3.c) partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba; Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés, IKT fejlesztés Eredmények: A képviselőtestület állandó és ad hoc bizottságaiba tagokat küldenek a partnerek. 16

17 3.d) szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok létrehozására, illetve a hálózatokon nyugvó működési mód elterjesztésére Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés, IKT fejlesztés Eredmények: A rendszeres tájékoztatás szakmai csoportképző portál fejlesztéssel Részterület-koherencia: Módszer-koherencia Eredmény-koherencia A környezetbarát közbeszerzési gyakorlat bevezetése közvetlenül támogatja az olyan szervezeti megoldások bevezetését, amelyek a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére szolgálnak. A társadalmi nyilvánosság fejlesztése iránti önkormányzati elkötelezettséget mutatja, ha partnereit intézményesítetten vonja be a döntéshozatalba. A partnerség kialakításának és fejlődésének legfontosabb eszköze a szervezeti és az informatikai megoldások a hálózatok létrehozására, illetve a hálózatokon nyugvó működési mód elterjesztésére. Mivel nagyobb részben szabályozási folyamatokról van szó, illetve az elfogadott szabályozásokon alapuló eljárásrendi módosításokról, a módosítások alkalmazását támogató képzésről, illetve a módosítások alkalmazását segítő informatikai fejlesztésekről, ezért az alábbi módszerek valamennyi részterület-koherencia elemhez tartoznak: szmsz és munkaköri leírások módosítása, helyi jogszabályalkotás, képzés, IKT fejlesztés Miután az önkormányzatnál nevesítettek lettek a nyilvánosság és a tájékoztatás formális személyi és szervezeti elvárásai, a környezetvédelmi, energiahatékonysági, újrahasználhatósági stb. követelményeken keresztül közvetetten befolyásolhatóvá vált a környezeti fenntarthatóság A képviselőtestület állandó és ad hoc bizottságaiba tagokat küldő a partnerek erősítik a társadalmi párbeszédet és befogadást. A nyilvánosság legfontosabb eszközévé és módszerévé a szakmai csoportképző portál fejlesztése alapján történő rendszeres tájékoztatás válik. 17

18 5. Megvalósíthatósági táblák Bükkszentkereszt polgármesteri hivatala szervezete és működése kompetenciaterületének fejlesztéséhez a felmérések alapján integrált (szervezet)fejlesztési célokat fogalmaztunk meg. Minden célhoz kapcsolódó feladatokat rendeltünk, amelyek koncepcionális szinten tesz javaslatot az adott cél megvalósításához. A koncepcionális szinten javasolt feladatok teljesítéséhez operatív eszközöket illesztettünk, amelyek követése, illetve végrehajtása során a feladatok elvégezhetők, és a célok elérhetők. A szervezet és működés kompetenciaterület fejlesztési céljai Egy ügyindításra jutó átlagos várakozási idő mértékének csökkenése A célok megvalósításához kapcsolódó feladatok Elektronikus ügyfélfogadó rendszer felállítása Kapcsolatépítés és koordináció javítása az ügyintézők között, csoportmunka kialakítása Informatikai állapot- és szükségletfelmérés alapján informatikai fejlesztési terv elkészítése A célok megvalósításához kapcsolódó feladatok megvalósításának eszközei Informatikai fejlesztési terv Költségvetéstervezés, Koordinációs pontok, Koordinációs pontok, elfogadása önkormányzati forrás- értekezletek beillesz- értekezletek beilleszté- határozatban allokálás tése a szervezeti séhez kapcsolódó szervezeti egységek (ügyintézők), feladatok átveze- illetve a vezetők tése a hivatal szmszébe között az ügyintézői fel- adatok átvezetése munkaköri leírásokba Ügyintézők ösztönrendszerébe a személyes és az elektronikus alapú kapcsolatépítés és tartásban való eredményes részvétel beillesztése Az elektronikusan hozzáférhető ügyleírások arányának növelése A célok megvalósításához kapcsolódó feladatok Ügyleírások egységesítése (egységes formai, szerkezeti szempontok alapján) Az egységesített elektronikus ügyleírások elhelyezése az önkormányzat honlapján 18

19 egységes formai és tartalmi szempontok szabályzatának elkészítése, elfogadása (jegyzői utasítás/határozat) A célok megvalósításához kapcsolódó feladatok megvalósításának eszközei egységes formai és tartalmi honlap szerkezeti egységes formai és ügyleírások elektronikus szempontok szabályzatok funkcionális korszerűsítése tartalmi szempontok változatainak frissítés- alapján az ügyleírások elkészítése, szabályzatok alapján hez kapcsolódó szerve- elfogadása, frissítése készült ügyleírások zeti feladatok átvezetétainak elektronikus változase a hivatal szmsz-ébe frissítése az az ügyintézői feladatok önkormányzat honlapján átvezetése munkaköri leírásokba ügyleírások elektronikus változatainak frissítéshez kapcsolódó ügyintőzi faladatokat ellátó ügyintéző informatikai képzése Az ügytípusokhoz tartozó ügymenetek, eljárások gyorsaságának és egyenszilárdságának elérése A célok megvalósításához kapcsolódó feladatok Belső hálózat kiépítése, munkaállomások korszerűsítése, szükséges szoftverfrissítés Kapcsolatépítés és koordináció javítása az ügyintézők között, csoportmunka kialakítása Informatikai állapot- és szükségletfelmérés alapján informatikai fejlesztési terv elkészítése A célok megvalósításához kapcsolódó feladatok megvalósításának eszközei informatikai fejlesztési terv Költségvetéstervezés, Koordinációs pontok, Koordinációs pontok, elfogadása önkormányzati forrás- értekezletek beillesz- értekezletek beilleszté- határozatban allokálás tése a szervezeti séhez kapcsolódó szervezeti egységek (ügyintézők), feladatok átveze- illetve a vezetők tése a hivatal szmszébe között az ügyintézői fel- adatok átvezetése munkaköri leírásokba Ügyintézők ösztönrendszerébe a személyes és az elektronikus alapú kapcsolatépítés és tartásban való eredményes részvétel beillesztése Az ügytípusokhoz tartozó ügymenetek, eljárások gyorsaságának és egyenszilárdságának elérése A célok megvalósításához kapcsolódó feladatok Belső hálózat kiépítése, munkaállomások korszerűsítése, szükséges szoftverfrissítés Kapcsolatépítés és koordináció javítása az ügyintézők között, csoportmunka kialakítása 19

20 Informatikai állapot- és szükségletfelmérés alapján informatikai fejlesztési terv elkészítése A célok megvalósításához kapcsolódó feladatok megvalósításának eszközei informatikai fejlesztési terv Költségvetéstervezés, Koordinációs pontok, Koordinációs pontok, elfogadása önkormányzati forrás- értekezletek beillesz- értekezletek beilleszté- határozatban allokálás tése a szervezeti séhez kapcsolódó szervezeti egységek (ügyintézők), feladatok átveze- illetve a vezetők tése a hivatal szmszébe között az ügyintézői fel- adatok átvezetése munkaköri leírásokba Ügyintézők ösztönrendszerébe a személyes és az elektronikus alapú kapcsolatépítés és tartásban való eredményes részvétel beillesztése Az intraneten egymással kapcsolatban álló vezetők és ügyintézők arányának növelése A célok megvalósításához kapcsolódó feladatok Belső hálózat kiépítése, munkaállomások korszerűsítése, szükséges szoftverfrissítés Informatikai állapot- és szükségletfelmérés alapján informatikai fejlesztési terv elkészítése Intranet-használati szabályzatának elkészítése, elfogadása (jegyzői utasítás/határozat) A célok megvalósításához kapcsolódó feladatok megvalósításának eszközei informatikai fejlesztési terv Költségvetéstervezés, Intranet-használati Intranet-használati sza- elfogadása önkormányzati forrás- szabályzat elkészítébályzat elfogadása határozatban allokálás se Intranet-használati szabályzat alapján az szmsz és a munkaköri leírások kapcsolódó módosítása Csökkenthető döntési pontok beazonosítása Döntési pontok számának csökkentése A célok megvalósításához kapcsolódó feladatok Döntési pontok csökkentése a döntések kompetenciák delegálása során Az intézmények felügyeletéhez tartozó döntési pontok beazonosítása a hivatal szmsz-e alapján A célok megvalósításához kapcsolódó feladatok megvalósításának eszközei Az intézmények felügyeletéhez tartozó döntési pontok ügyeletéhez tartozó sa az alapító okiratok, szmsz és a munkaköri Az intézmények fel- Javaslatok kidolgozá- Az alapító okiratok, az beazonosítása az intézmény alapító okirata alapján azonosítása a munkaköri leírások módo- kidolgozott javaslatok döntési pontok be- az szmsz és a mun- leírások módosítására kaköri leírások alap- sítására elfogadása önkormány- Új döntési kompetenciák (pl. tervezés, ellenőrzés) delegálásával felruházott ügyintéző szakirányú 20

21 ján zati rendelet/határozat szintjén képzése Döntés-előkészítő folyamatok elektronikus támogatása A célok megvalósításához kapcsolódó feladatok a képviselő testület tagjai számára elektronikusan rendelkezésre álló döntéselőkészítő dokumentumok arányának növelése Elektronikusan rendelkezésre álló döntés-előkészítő dokumentumok előállítása A célok megvalósításához kapcsolódó feladatok megvalósításának eszközei Informatikai állapot- és informatikai fejlesztési terv Költségvetéstervezés, Javaslatok kidolgozá- Az alapító okiratok, az Elektronikusan ren- szükségletfelmérés alapján elfogadása önkormányzati forrássa az alapító okiratok, szmsz és a munkaköri delkezésre álló dön- informatikai fejlesztési terv határozatban allokálás az szmsz és a munkaköri leírások módosítására tés-előkészítő doku- elkészítése leírások módo- kidolgozott javaslatok mentumok előállítá- sítására elfogadása önkormányzati sával megbízott ügy- rendelet/határozat intéző szakirányú szintjén képzése Döntési folyamatok egyszerűsítése A célok megvalósításához kapcsolódó feladatok Belső hálózat (portál) kiépítése, munkaállomások korszerűsítése, szükséges szoftver-frissítés Intranet-használati szabályzatának elkészítése, elfogadása (jegyzői utasítás/határozat) A célok megvalósításához kapcsolódó feladatok megvalósításának eszközei Informatikai állapot- és informatikai fejlesztési terv Költségvetéstervezés, Intranet-használati Intranet-használati sza- Intranet-használati szükségletfelmérés alapján elfogadása önkormányzati forrás- szabályzat elkészítébályzat elfogadása szabályzat alapján az informatikai fejlesztési terv elkészítése határozatban allokálás se szmsz és a munkaköri leírások kapcsolódó módosítása Elektronikus tájékoztatás a honlapon A nyilvánosság szélesítése A célok megvalósításához kapcsolódó feladatok Honlap-fejlesztés, tartalommenedzsment 21

22 PR és kommunikációs szabályzat elkészítése A célok megvalósításához kapcsolódó feladatok megvalósításának eszközei PR és kommunikációs szabályzat alapján és szükségletfelmé- Informatikai állapot- informatikai az szmsz és a munkaköri leírások kapkai fejlesztési terv rés alapján informaticsolódó módosítása elkészítése PR és kommunikációs szabályzat elfogadása fejlesztési terv elfogadása önkormányzati határozatban PR és kommunikációs szabályzat az szmsz és a munkaköri leírások kapcsolódó módosítása Elektronikus tájékoztatás a honlapon PR és kommunikációs szabályzat elkészítése Elektronikus tájékoztatás a honlapon PR és kommunikációs szabályzat elkészítése A kommunikáció személyi és szervezeti eljárásainak szabályozása A célok megvalósításához kapcsolódó feladatok Honlap-fejlesztés, tartalommenedzsment A célok megvalósításához kapcsolódó feladatok megvalósításának eszközei PR és kommunikációs szabályzat alapján és szükségletfelmé- Informatikai állapot- informatikai az szmsz és a munkaköri leírások kapkai fejlesztési terv rés alapján informaticsolódó módosítása elkészítése PR és kommunikációs szabályzat elfogadása PR és kommunikációs szabályzat elfogadása fejlesztési terv elfogadása önkormányzati határozatban A kommunikáció személyi és szervezeti eljárásainak szabályozása A célok megvalósításához kapcsolódó feladatok Honlap-fejlesztés, tartalommenedzsment A célok megvalósításához kapcsolódó feladatok megvalósításának eszközei PR és kommunikációs szabályzat alapján és szükségletfelmé- Informatikai állapot- informatikai az szmsz és a munkaköri leírások kapkai fejlesztési terv rés alapján informaticsolódó módosítása elkészítése fejlesztési terv elfogadása önkormányzati határozatban PR és kommunikációs szabályzat az szmsz és a munkaköri leírások kapcsolódó módosítása PR és kommunikációs szabályzat az szmsz és a munkaköri leírások kapcsolódó módosítása 22