10.A Közös Önkormányzati Hivatal és az önkormányzati intézmények humán erőforrás kapacitásgazdálkodásának felülvizsgálata

Átírás

1 10.A Közös Önkormányzati Hivatal és az önkormányzati intézmények humán erőforrás kapacitásgazdálkodásának felülvizsgálata Kerekegyháza Város Önkormányzata

2 Ügyfél Kerekegyháza Város Önkormányzata Cím Alcím A Közös Önkormányzati Hivatal és az önkormányzati intézmények humán erőforrás kapacitásgazdálkodásának felülvizsgálata Kerekegyháza Város Önkormányzata Dátum Verziószám v2.0 MultiContact Consulting Kft. Nyilvántartja Fővárosi Törvényszék Cégbírósága 1115 Budapest, Bartók Béla út Cégjegyzékszám: T: E: info@multicontact.eu F: W: JOGI FIGYELMEZTETÉS Jelen dokumentum a MultiContact Consulting Kft. szellemi terméke. Jelen dokumentumot és annak egyes részeit a megrendelővel kötött egyedi szerződésben foglalt jogosultságok kivételével nem lehet sem részben, sem egészben másolni, fénymásolni, újra előállítani, módosítani, átdolgozni, lefordítani vagy lerövidíteni bármilyen felhasználás céljából a MultiContact Consulting Kft. előzetes írásos hozzájárulása nélkül. A MultiContact Consulting Kft. a szerzői jogokhoz fűződő minden vagyoni jogot harmadik személyek vonatkozásában fenntart. A dokumentumban foglaltak jogtalan felhasználása esetén a MultiContact Consulting Kft. jogosult a szerzői jog megsértése miatti jogszabályi következmények alkalmazását kezdeményezni. A dokumentum tartalma egyben üzleti titkot is képez. Amennyiben a hatályos jogszabály vagy a megrendelővel kötött szerződés másképp nem rendelkezik, vagy jelen dokumentum közbeszerzési eljárásban ajánlatként kerül benyújtásra, jelen dokumentum címzettje a dokumentumban foglaltakat köteles bizalmasan kezelni, azt harmadik fél tudomására nem hozhatja MultiContact Consulting Kft. Minden jog fenntartva.

3 Tartalomjegyzék 1 Vezetői összefoglaló A feladat bemutatása Módszertan Helyzetfelmérés A Közös Önkormányzati Hivatal szervezetének, feladatainak, humánerőforrás ellátottságának bemutatása Az érintett munkaterület feladatainak rövid bemutatása A Humán Szolgáltató Központ szervezetének, feladatainak, humán erőforrás ellátottságának bemutatása A HSZK által biztosított személyes gondoskodást nyújtó alapellátások Az ÁROP pályázat egyéb feladatainak végrehajtásából származó információk, adatok bemutatása Lakossági igényfelmérés Közös Önkormányzati Hivatal A vezetői interjúkban megfogalmazott elvárások, vélemények Munkatársak lekérdezése Elemzés, értékelés, javaslatok Feladatok szakmai kapacitásigényének meghatározása Közös Önkormányzati Hivatal HSZK Javaslatok összefoglalása: Kapcsolódó szabályzatok felülvizsgálata, munkaköri leírások elemzése Kerekegyháza Közös Önkormányzati Hivatala Szervezeti és Működési Szabályzat (jelen fejezetben a továbbiakban: SZMSZ) Munkaköri leírások elemzése Javaslatok általánosságban a munkaköri leírások vonatkozásában Konkrét javaslatok a munkaköri leírások vonatkozásában Humán Szolgáltató Központ (HSZK) Szervezeti és Működési Szabályzat (jelen fejezetben a továbbiakban: SZMSZ) Munkaköri leírások elemzése Konkrét javaslatok a munkaköri leírások vonatkozásában Mellékletek Felhasznált irodalom Interjúk jegyzéke Munkakör elemzési kérdőív sablon

4 7.4 Kitöltött munkaköri elemzési kérdőívek Ábrák jegyzéke

5 1 Vezetői összefoglaló Kerekegyháza Város Önkormányzata pályázatot nyújtott be az ÁROP-1.A pályázati kiírásra és a október 24-én kelt Támogatói Döntés értelmében támogatásban részesült. A döntést és a közbeszerzési eljárást követően az Önkormányzat a MultiContact Consulting Kft-t bízta meg a szervezetfejlesztési tanácsadás nyújtására, a Kerekegyháza Város önkormányzati szervezetfejlesztése című ÁROP-1.A azonosító számú nyertes pályázatban vállaltak megvalósítására. Kerekegyháza Város Önkormányzata a pályázat során kötelező tevékenységeket, illetve választható fejlesztési elemeket jelölt meg. Ilyen kötelező elem volt a Magyary Program Személyzet beavatkozási területéhez kapcsolódó Humán erőforrás kapacitásgazdálkodás felülvizsgálata. A pályázati szakmai koncepcióban megfogalmazottak alapján a részfeladat célja: A Fülöpháza Község Önkormányzatával közös Önkormányzati Hivatal (a továbbiakban: Hivatal) és Kerekegyháza város jelentősebb foglalkoztatóinak (Kerekegyházi Közös Önkormányzati Hivatal a pályázatban még nevesítve Polgármesteri Hivatal - és a Humán Szolgáltató Központ (a továbbiakban: HSZK)) humán erőforrás kapacitásgazdálkodásának áttekintése, munkatársak munkaköri és szervezeti besorolásának, illeszkedésének felülvizsgálata, munkakörök optimalizálása. A vizsgálat fókuszába a Hivatal esetében nevesítetten a Rendszeres/Nem rendszeres és Külső személyi juttatások/ Közmunka elszámolás feladatának ellátása feladatokat lefedő munkaköröket állítottuk. A tanácsadói munka három fázisból állt: A helyzetfelmérés során megvizsgáltuk a Közös Polgármesteri Hivatal, ezen belül a vizsgálatba bevont munkakörökben dolgozó munkatársak aktuális feladatait, a hatályos munkaköri leírásokat és szabályzatokat. A felméréshez felhasználtuk a jelen ÁROP pályázatban elkészített gazdasági stratégia, lakossági elégedettség felmérés megállapításait, a lefolytatott vezetői interjúkban megfogalmazott elvárásokat, véleményeket. A vizsgálatba bevont munkaköröket betöltőkkel önkitöltős feladatleltárt készítettünk. Az elemzési szakaszban vizsgáltuk a feladatellátás hatékonyságnövelésének lehetőségeit és javaslatot dolgoztunk ki egyenletesebb munkaterhelést eredményező megoldásokra. Az elemzési, értékelési fázis megállapításai alapján felülvizsgáltuk a hatályos munkaköri leírásokat és javaslatot tettünk az aktualizált munkaköri leírásokra, valamint felülvizsgáltuk a releváns belső szabályzatot. A vizsgált munkakörök jelenlegi és javasolt átalakított feladatait, valamint a humán erőforrás kapacitásgazdálkodás területén tett javaslatokat az 5. fejezet részletezi. 3

6 2 A feladat bemutatása Kerekegyháza Város Önkormányzata az ÁROP-1.A azonosítószámú Kerekegyháza Város önkormányzati szervezetfejlesztése című pályázatában 9 feladat elvégzését vállalta. Jelen tanulmányban az önkormányzat által a Magyary Program egyes beavatkozási területein vállalt feladatok közül (szürke) a Humánerőforrás kapacitás felülvizsgálatát (bordó) végeztük el. A feladat a Magyary Program Személyzet beavatkozási területéhez kapcsolódik. 1. ábra Feladat környezetének bemutatása a Magyary Program beavatkozási területei alapján Kerekegyháza Város Önkormányzata a támogatott ÁROP-1.A pályázati projektben a feladatot az alábbiak szerint definiálta: A Fülöpháza Község Önkormányzatával közös Önkormányzati Hivatal (a továbbiakban: Hivatal) és Kerekegyháza város jelentősebb foglalkoztatóinak (Kerekegyházi Közös Önkormányzati Hivatal a pályázatban még nevesítve Polgármesteri Hivatal - és a Humán Szolgáltató Központ (a továbbiakban: HSZK)) humán erőforrás kapacitásgazdálkodásának áttekintése, munkatársak munkaköri és szervezeti besorolásának, illeszkedésének felülvizsgálata, munkakörök optimalizálása. Nem tartozik a pályázatban vállalt feladat szakmai terjedelmébe, de megjegyezzük, hogy a Szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata dokumentum Javaslatok a kiszervezett és kiszervezhető önkormányzati feladatokkal kapcsolatban fejezetében javaslatot tettünk olyan döntések, intézkedések megvalósítására, melyek humán erőforrás megtakarítás / felszabadulás vonzattal járhatnak. Amennyiben az önkormányzat döntése alapján ezen intézkedések valamelyike megvalósul, javasolt a felszabaduló humánerőforrás hatékony felhasználásának végiggondolása. 4

7 3 Módszertan A felülvizsgálat során az alábbi módszertant alkalmaztuk: Helyzetfelmérés Elemzés, értékelés Helyzetelemzési dokumentum elkészítése Szabályzatalkotás 2. ábra A felülvizsgálat módszertana Helyzetfelmérés A helyzetfelmérés során kiindulópontként használtuk: jelen ÁROP pályázatban elkészített önkormányzati költségcsökkentési, hatékonyságnövelési lehetőségeket magában foglaló gazdasági stratégiát, különös tekintettel annak o szervezeti fejezetét, amely a Közös Önkormányzati Hivatal és intézményeinek felső szintű áttekintését biztosítja; o feladat fejezetét, amely az önkormányzat kötelező, önként vállalt és államtól átvett feladatainak felső szintű áttekintését biztosítja; a lakossági elégedettség felmérés megállapításait; a vezetői interjúkban megfogalmazott elvárásokat, véleményeket; a vizsgálatba bevont intézményeknél jelenleg érvényes humánerőforrás kapacitás külső és belső szabályozási hátterét; a jelenleg érvényes munkaköri leírásokat. A helyzetfelmérés során a vezetői interjún túlmenően személyes lekérdezés módszerével mértük fel a vizsgálatba bevont egyik intézmény (Kerekegyháza Közös Önkormányzati Hivatal érintett szervezeti egysége) munkatársainak aktuális feladatait. A lekérdezésbe bevont feladatkör, illetve munkakörök: Közös Önkormányzati Hivatal esetében: Humánerőforrás gazdálkodási feladatok, ezen belül nevesítetten a Rendszeres/Nem rendszeres és Külső személyi juttatások/ Közmunka elszámolás feladatának ellátása. A lekérdezésbe bevont munkakörök száma: 3 db. A lekérdezés során önkitöltéses feladatleltárt készíttettünk a vizsgálatba bevont személyekkel. A kérdőív kitért többek között az általuk elvégzett feladatokra, azok gyakoriságára (napi, heti, havi, félévi/évi), a havi munkaidőn belül az adott feladatra fordított munkaidőre (százalék), valamint a munkakör kommunikációs igényére és felelősségi körére. 5

8 Elemzés, Értékelés A helyzetfelmérés során kapott dokumentumok, információk elemző feldolgozása, amelynek során elemeztük és értékeltük az ellátandó feladatokat, valamint a feladatok ellátására a rendelkezésre álló humán erőforrás kapacitást. Vizsgáltuk a feladatellátás hatékonyságnövelésének lehetőségeit és javaslatot tettünk költségkímélő, erőforrás csökkenést eredményező megoldásokra. Megvizsgáltuk a nevesített feladatcsoportot jelenleg ellátó munkatársak munkaköri leírását és javaslatot tettünk a Hivatal illetve a HSZK szempontjából optimális munkamegosztás kialakítására. Helyzetelemzési dokumentum elkészítése, szabályzatalkotás Az elemzési, értékelési fázis megállapításai alapján javaslatot tettünk a megváltozott feladatellátást lekövető belső szabályzatokra és javaslatot tettünk az aktualizált munkaköri leírásokra, ami alapján a Hivatal és az intézmény elkészíti a munkaköri leírásokat. 4 Helyzetfelmérés 4.1 A Közös Önkormányzati Hivatal szervezetének, feladatainak, humánerőforrás ellátottságának bemutatása A Magyarország helyi önkormányzatairól szóló évi CLXXXIX. törvény (a továbbiakban: Mötv.) rendelkezéseinek megfelelően Kerekegyháza és a Fülöpháza Önkormányzatok február 14-én döntöttek a közös önkormányzati hivatal létrehozásáról. A közös önkormányzati hivatal létrehozásáról szóló megállapodásban meghatározottak szerint minden érintett településen biztosítani kell az igazgatási munka folyamatos, vagy időszakos ellátásához szükséges személyi és tárgyi feltételeket. Az ellátandó feladatok, valamint a költségvetési törvény hivatali létszám finanszírozási mértékének figyelembevételével létrehozáskor a Kerekegyházi Közös Önkormányzati Hivatal Fülöpházi Kirendeltségével együtt 25 fős köztisztviselői létszám mellett 49,5 fővel került kialakításra. A közös hivatal ellátja a Mötv.-ben és a vonatkozó egyéb jogszabályokban a számára meghatározott feladatokat Kerekegyháza város és Fülöpháza község települések vonatkozásában, Fülöpháza község településen kirendeltség működik az igazgatási, pénzügyi, adózási tevékenység elvégzésére. A Közös Önkormányzati Hivatal feladatai: 1) A képviselő-testület, bizottságok és tisztségviselők munkájával kapcsolatban a döntések előkészítése, azok végrehajtásának szervezése; 2) Részt vesz az önkormányzatok intézményeivel kapcsolatos irányítási, ellenőrzési feladatok ellátásban; 3) Az önkormányzatok pénzügyi, igazgatási feladatainak koordinálása, elvégzése, operatív gazdasági feladatok ellátása; 4) A központi és a helyi szabályozásban megállapított adók beszedésével kapcsolatos feladatok ellátása; 5) Közreműködik az önkormányzati vagyon működtetésében, hasznosításában; 6

9 6) A képviselő-testületek, a polgármesterek és a jegyző jogszabályban meghatározott államigazgatási feladatainak előkészítése, végrehajtásuk szervezése; 7) Ellátja a településfejlesztéssel és rendezéssel kapcsolatos előkészítő és végrehajtási feladatokat; 8) Ellátja az iskola és konyha, a védőnői szolgálat, a vérvételi laboratórium működtetési feladatait. Magyarország évi központi költségvetéséről szóló évi CCXXX. törvény alapján a központi költségvetés támogatást biztosít az önkormányzati hivatal működési kiadásaihoz a Magyarország helyi önkormányzatairól szóló évi CLXXXIX. törvény szerint január 1-jén működő hivatali struktúrának megfelelően. A támogatás meghatározása az elismert hivatali létszám alapján a személyi és dologi kiadások elismert átlagos költségei figyelembevételével történik. Az elismert hivatali létszám a számított alaplétszám korrekciós tényezőkkel korrigált összege. A számított alaplétszám az alábbi képlet alapján határozható meg: SZAL=c+(ÖL-a)/(b-a)*(d-c), két tizedes jegyre kerekítve. A Kerekegyházi Közös Önkormányzati Hivatal esetében 2014-ben ez a következőt jelenti (2013. november 1-i állapotnak megfelelően, a lakosságszám a törvényileg meghatározott január 1-jei állapotnak megfelelően, a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatala adatai alapján): Számított alaplétszám (SZAL)= 19 + ( )/( )*(26-19) = 22,39 Kerekegyházi Közös Önkormányzati Hivatal esetében korrekciós tényezővel nem lehet számolni, így a számított alaplétszám megegyezik az elismert hivatali létszámmal. Kerekegyházi Közös Önkormányzati Hivatal engedélyezett létszáma: Engedélyezett létszám (fő) ebből Közös Önkormányzati Hivatal évben évben 57,50, ebből közfoglalkoztatott 64, ebből közfoglalkoztatott 8 8 fő fő 49,5 52,5 ebből alapfeladat 49,5 52,5 ebből köztisztviselő A Fülöpházával közösen fenntartott közös önkormányzati jóváhagyott foglalkoztatotti létszám az iskola működtetési feladatait ellátó alkalmazottakkal, a védőnői szolgálattal, a laborral, a hivatali takarítókkal, postázóval együtt jelenleg 52,5 fő, melyből 25 fő köztisztviselő, a Fülöpházán jelenleg foglalkoztatott 2 fő ellátja a képviselő-testületi és az ügyfélfogadási feladatokat. 7

10 A Közös Önkormányzat szervezetét az alábbi ábra mutatja: 3. ábra A Közös Önkormányzati Hivatal szervezete 8

11 A továbbiakban a Közös Önkormányzati Hivatal köztisztviselői humánerőforrásával foglalkozunk. A Hivatal köztisztviselői foglalkoztatotti létszáma 2014-ben összesen 25 fő: Szervezeti egység Vezetői létszám (fő) Létszám Összesen (fő) (fő) Jegyző 1 1 Aljegyző 1 1 Városfejlesztési és városüzemeltetési iroda Igazgatási iroda Pénzügyi iroda Intézményfenntartó iroda Fülöpházi kirendeltség 2 2 A Közös Önkormányzati Hivatalban évben az összes sorszámra iktatott ügyiratok száma 5308 db, míg alszámra 6134 db iktatás történt. Az iktatott ügyiratok ágazatonkénti megoszlását az alábbi diagram mutatja be. 4. ábra Iktatott ügyiratok száma 2013-ban A munkatársak terhelése a vezetői megítélés szerint jelentős, nem egyenletes, egyes munkakörök esetében viszont folyamatosan túlzott mértékű. Munkatársak korösszetétele: A köztisztviselő munkatársak átlag életkora ötven év alatti, a közeljövőben 1 fő vonul nyugdíjba (Pénzügyi Irodáról), az átlag életkor miatt a humán erőforrás kapacitás közép-hosszútávon tervezhető, a Hivatal esetében időszakosan jelentkezik jelentős mértékben munkaerő fluktuáció. 9

12 Munkatársak szakképesítése: A köztisztviselő munkatársak 95%-a a munkakörnek megfelelő végzettséggel rendelkezik, a szociális igazgatási területen a hiányzó végzettség megszerzése érdekében a beiskoláztatás folyamatban van. Az önkormányzat és intézményei január 1. és április 30. között 96 közfoglalkoztatottat alkalmazott, A közfoglalkoztatási adatok alábbiak szerint alakulnak májusától: : Közös Önkormányzati Hivatal 11 fő, 6 óra, 90 %-os támogatás, : Önkormányzat 7 fő, 6 óra, 90 %-os támogatás, : Önkormányzat 4 fő, 8 óra, 100 %-os támogatás, : Önkormányzat 12 fő, 100 %-os támogatás, : Önkormányzat 13 fő, 8 óra BM óvodatető felújítás támogatása (a 4/2014. (I. 31.) BM rendelet alapján közfoglaltatási kötelezettség a támogatásból megvalósuló fejlesztéssel kapcsolatban) A fentiek alapján egyértelműen megállítható, hogy a Mötv. 13. (1) bekezdésében nevesített kötelező feladatok 12. pontja szerinti helyi közfoglalkoztatásban való közreműködés komoly feladatot ró az önkormányzatokra Az érintett munkaterület feladatainak rövid bemutatása A humán erőforrás kapacitásgazdálkodás felülvizsgálat fókuszterülete a Humánerőforrás gazdálkodási feladatok, ezen belül nevesítetten a Rendszeres/Nem rendszeres és Külső személyi juttatások/ Közmunka elszámolás feladatának ellátása. A Rendszeres/Nem rendszeres és Külső személyi juttatások/ Közmunka elszámolás feladatainak ellátása jelenleg 1 munkaköri leírásban szerepel. A munkakör megnevezése: Személyzeti Igazgatási ügyintéző, szervezeti egységként az Igazgatási irodához tartozik. A munkakört 1 dolgozó tölti be. A személyzeti területen ellátandó feladatok mellett a Rendszeres/Nem rendszeres és Külső személyi juttatások/ Közmunka elszámolás feladatának ellátása tevékenysége az alábbi feladatokat tartalmazza: Közreműködik az önkormányzat közalkalmazottai, munkavállalói kinevezési, felvételi okiratának elkészítésében a központosított illetményszámfejtő rendszer alkalmazásával; Az Önkormányzat összes intézménye részére számfejti és a MÁK felé határidőben jelenti a nem rendszeres kifizetéseket (megbízási díjak, kiküldetés, úti költség, ruházati költségtérítés, eseti illetménykiegészítés; Az Önkormányzat összes intézménye a Móra Ferenc Általános Iskola és Alapfokú Művészeti Iskola kivételével részére havi rendszerességgel számfejti és a MÁK felé határidőben jelenti a változóbéreket (a KIR rendszer teljes körű használatával; egészségügy és óvoda helyettesítési, túlóra díjak) Adóbevallás időszakában az Önkormányzat és intézményei összes dolgozója részére ellátja: o a MÁK által küldött összesítések átadását, o nyilatkozatok továbbítását, 10

13 o gyermekkedvezményre, egyéb adókedvezményre jogosító nyomtatványok begyűjtését, megküldését a MÁK illetékes számfejtője felé, o a dolgozók adójóváírás igénylésének, lemondásának kezelését, o a számfejtőkkel való együttműködést. Ellátja a közhasznú és közcélú munkavállalókkal kapcsolatos személyi jellegű ügyintézést az Igazgatási ügyintéző II-vel együttműködve, úgymint: o munkára irányuló jogviszony létesítése, megszüntetése, o a kapcsolódó nyilvántartások vezetése. o Közmunkapályázatok előkészítése és benyújtása. o Elkészíti a Munkaügyi központ felé történő havi rendszerességű jelentéseket. A Közös Önkormányzati Hivatal humánerőforrás ellátottságának jellemzése: A személyi létszám a tevékenység ellátásához szükséges és elégséges, létszámnövekedés lehetősége nem áll fenn. Tekintettel arra, hogy a munkáltatói megítélés szerint a fenti munkakörben felsorolt feladatok ellátása folyamatos túlzott leterheltséget jelentenek, valamint évben a közfoglalkoztatottak (közhasznú és közcélú munkavállalók) foglalkoztatása mennyiségileg jelentősen bővült és kifejezetten sok adminisztrációval jár együtt, a munkakörben felsorolt feladatok újragondolása és esetleges más munkakörhöz való átsorolásának vizsgálata indokolt. 4.2 A Humán Szolgáltató Központ szervezetének, feladatainak, humán erőforrás ellátottságának bemutatása Kerekegyháza Városi Önkormányzat Képviselő-testülete 1972-ben alapította meg az Idősek Klubját. Az intézmény végezte 1995-ig az alaptevékenységeket a gyermekjóléti szolgálat és az önálló helyettes szülői szolgáltatás kivételével. Az Őszirózsa Idősek Klubját az Önkormányzat 1995-ben integrálta az akkor intézménnyé szervezett Egészségügyi és Szociális Intézménybe. A Gondozási Központ alapításának éve: július 1., melyet az alapító szeptemberében Humán Szolgáltató Intézménnyé, majd júniusában Humán Szolgáltató Központtá nevezett át. Fenntartását január 1-től a Kerekegyháza és Térsége Szociális Társulás vette át. Az intézmény elnevezése től a 100/2013. (V. 29.) sz. NORMATÍV kth. alapján Kerekegyháza és Térsége Feladatellátó Társulás Humán Szolgáltató Központja (rövid elnevezés Humán Szolgáltató Központ - továbbiakban HSZK). A jelenleg hatályos, módosított Alapító okirat február 1-én lépett életbe (6/2014. (I. 28.) sz. NORMATÍV kth). A költségvetési szerv gazdálkodási feladatait Kerekegyházi Közös Önkormányzati Hivatal, mint gazdasági szervezet látja el. Kerekegyháza mikrotérségi körzetközpontként látja el közigazgatási feladatait. A környező kistelepülések jellemzően szociális feladatainak ellátása érdekében társulást hoztak létre, melyben Kerekegyháza gesztor szerepet lát el. A Kerekegyháza és Térsége Feladatellátó Társulás működteti a kerekegyházi központú Humán Szolgáltató Központot Ágasegyháza, Fülöpháza, 11

14 Kunbaracs és Ladánybene településekkel, illetve szeptember 1-től a Kerekegyházi Bóbita Óvodát a fülöpházi tagintézménnyel együtt. A Kerekegyháza és Térsége Feladatellátó Társulás Humán Szolgáltató Központ alaptevékenysége: szociális alapszolgáltatások és gyermekjóléti szolgáltatás nyújtása a Kerekegyháza és Térsége Feladatellátó Társulási Megállapodás alapján a következő területeken: szociális étkeztetés Kerekegyháza és Kunbaracs települések közigazgatási területén; gyermekjóléti szolgáltatás Kerekegyháza, Ágasegyháza, Kunbaracs, Fülöpháza, Ladánybene települések közigazgatási területén; nappali ellátás Kerekegyháza és Kunbaracs települések közigazgatási területén; házi segítségnyújtás Kerekegyháza, Fülöpháza, Ladánybene és Kunbaracs települések közigazgatási területén; családsegítés Kerekegyháza és Ágasegyháza települések közigazgatási területén; jelzőrendszeres házi segítségnyújtás Kerekegyháza, Fülöpháza és Kunbaracs települések közigazgatási területén; támogató szolgáltatás Kerekegyháza, Fülöpháza, Ladánybene és Kunbaracs települések közigazgatási területén. A HSZK által nyújtott szolgáltatások településenként: Feladatellátás Kerekegyháza Ágasegyháza Fülöpháza Kunbaracs Ladánybene Gyermekjóléti szolgáltatás X X X X X Családsegítés X X Házi segítségnyújtás X X X X Szoc.étkezés X X Idősek nappali ellátása X X Jelzőrendszeres házi segítségnyújtás X X X Támogató szolgáltatás X X X X Óvoda fenntartás X X Ellátandó feladatok száma A kötelező közszolgáltatások nyújtása mellett önként vállalt feladat a jelzőrendszeres házi segítségnyújtás, amely pályázati forrásból biztosította a Társulás 2010-től, de kedvező fogadtatása és hasznossága miatt a pályázat lezárulta után is fenntartják jelenleg 3 településen, vállalkozási szerződés alapján júliusa óta. Bár az ellátotti igény a másik két településen is meglenne, de pénzügyi problémák miatt a települési önkormányzatok nem kívánják, és nem tudják igénybe venni ezt az önként vállalt szolgáltatást. Az intézmény engedélyezett létszáma 2014-ben: 25 fő, ebből 3 fő közfoglalkoztatott, az aktuális létszám: 20,5 a közfoglalkoztatotti létszám nélkül. A szervezet önálló szervezeti egységekkel, központi irányítással látja el feladatait. 12

15 A HSZK szervezeti felépítése: 5. ábra A Kerekegyháza és Térsége Feladatellátó Társulás Humán Szolgáltató Központja szervezeti felépítése Megbízási szerződéssel látnak el feladatot: szakmai szupervíziót 1 fő pszichológus (gyermekjólét) és jogi tanácsadást 1 fő jogász. A évi hatósági ellenőrzések következtében július 1. napjától Szociális és Gyámhivatal előírása következtében 1 fővel kibővült a gyermekjóléti feladatellátás családgondozói munkakörben, majd október 1. napjától NRSZH ellenőrzés étkeztetés feladaton további 1 fő foglalkoztatására kerül majd sor, amennyiben az ellátotti kör nem csökken. A HSZK által ellátott terület nagysága: ha. Az ellátandó célcsoport jellemzése: többségében tanyán élő rászorult idősek, egyedül élők, veszélyeztetett kiskorúak, munkanélküliek, ellátatlan személyek. Jelzőrendszeres házi segítségnyújtás szerepe az egyedül élő, idős, tanyasi lakosok esetében jelentős. Az ellátottak többsége egyedül él, ahol az elöregedés, romló egészségi állapot, csökkenő teherbírás, társas kapcsolatok szűkülése következtében a házi segítségnyújtás iránti kereslet növekvő tendenciát mutat. A szociálisan rászorulók és ellátottak jellemzően infrastrukturálisan rosszul vagy nem ellátott területeken élnek, ami mind időben, mind költségben megnehezíti az ellátást A HSZK által biztosított személyes gondoskodást nyújtó alapellátások A feladatok rövid bemutatása: Házi segítségnyújtás: olyan gondozási forma, amely az igénybe vevő önálló életvitelének fenntartását- szükségleteinek megfelelően lakásán, lakókörnyezetében biztosítja. Biztosítani kell az alapvető gondozási, ápolási feladatok elvégzését; az önálló életvitel fenntartásában, az ellátott és lakókörnyezete higiéniás körülményeinek megtartásában való közreműködést; a veszélyhelyzetek kialakulásának megelőzésében, illetve azok elhárításában való segítségnyújtást. A házi gondozó feladatai ellátása során segítséget nyújt ahhoz, hogy az ellátást igénybe vevő fizikai, mentális, szociális szükséglete saját környezetében, életkorának, egészségi állapotának megfelelően, meglévő képességeinek fenntartásával, felhasználásával, fejlesztésével biztosított legyen. Házi gondozó feladatai: a napi gondozási, ápolási feladatok ellátása a munkaköri leírás szerint; 13

16 a dokumentációk rendszeres és pontos vezetése; a gondozási napló vezetése az ellátott aláírásával hitelesítve, a gondozási lap vezetése szükség szerint; a személyi térítési díjak hiánytalan beszedése; vásárláskor az ellátott felé számlákkal való elszámolás; részvétel szakmai értekezleteken, továbbképzéseken, saját intézményi programokon; a házi orvosokkal folyamatos kapcsolatot tart fenn. Házi segítségnyújtás ellátotti megállapodásszám településenként: Település Lakosságszám Gondozott fő (2012) Gondozott fő (2013) ( ) Kerekegyháza Ladánybene Kunbaracs Fülöpháza Ágasegyháza Összesen március 31-i gondozói létszám: 7 fő + 1 fő társadalmi munkás (fogyatékos leszázalékolt munkatárs, aki a szakképesítést nem igénylő feladatok ellátásba segít be) Szociális étkeztetés keretében azoknak a szociálisan rászorultaknak a legalább napi egyszeri meleg étkezéséről kell gondoskodni, akik azt önmaguknak, illetve önmaguknak és eltartottjaik részére tartósan vagy átmeneti jelleggel nem képesek biztosítani. Étkezésben kell részesíteni azt az igénylőt, illetve általa eltartottat is, aki kora vagy egészségi állapota miatt nem képes az étkezésről más módon gondoskodni. A településen élő fogyatékos személyek, pszichiátriai betegek, hajléktalan személyek vagy szenvedélybetegek részére lehetőséget kell biztosítani az étkeztetés igénybevételére, illetve segítséget kell nyújtani a saját lakóhelyükön történő étkezés biztosítására. A szociális gondozó feladatai: a lakosság szükségleteinek megfelelően megszervezi és részt vesz az étkeztetés szolgáltatásának lebonyolításában (az étel kiszolgálásával egyidejű helyben fogyasztással, elvitelének lehetővé tételével, vagy az ellátott lakására szállításával); elvégzi az élelmiszerbiztonsággal kapcsolatos szakmai feladatokat; március 31-i gondozói létszám: 2 fő (ebből 1 közfoglalkoztatási program keretében), október 1 napjától a foglalkoztatottak köre várhatóan további 1 fővel bővül. A nappali ellátás Idősek Klubja a szociális és mentális támogatásra szoruló, önmaguk ellátására részben képes időskorúak napközbeni gondozására szolgál. Az idősek klubjába felvehető az a 18. életévét betöltött személy is, aki egészségi állapotára figyelemmel támogatásra szorul. A nappali ellátás lehetőséget biztosít a napközbeni tartózkodásra, társas kapcsolatokra, valamint az alapvető higiéniai szükségleteik kielégítésére. A nappali ellátás alkalmas a közösségi együttlétre, pihenésre. A nappali ellátás során a szabadidős tevékenység biztosítása mellett feladat az esetlegesen szükséges egészségügyi alapellátás biztosítása, hivatalos ügyek intézésének támogatása, munkavégzés lehetőségének megszervezése, életviteli tanácsadás, támogatás biztosítása. 14

17 2014. március 31-i gondozói létszám: 1 fő vezető (aki egy személyben intézményvezető) + 1 fő gondozó A családsegítő szolgáltatásban nyújtott általános és speciális segítő szolgáltatás olyan személyes szociális szolgáltatás, amely segítséget nyújt a működési területén élő szociális és mentálhigiénés problémái vagy krízishelyzete miatt segítséget igénylő személynek, családnak az ilyen helyzethez vezető okok megelőzése, a krízishelyzet megszüntetése, valamint az életvezetési képesség megőrzése céljából. A családsegítő szolgáltatást 2013-tól már csak Kerekegyházán és Ágasegyházán nyújtják (nem kötelező feladatellátás) teljes évben, 12 hónapon keresztül március 31-i gondozói létszám: 2 fő (ebből 1 fő a házi segítségnyújtás szakmai vezetője) A gyermekjóléti szolgálat alapfeladatai közé tartozik különösen: a gyermek testi, lelki egészségének, családban történő nevelésének elősegítése, a szociális munka módszereinek és eszközeinek felhasználásával, a gyermek veszélyeztetettség megelőzése, a kialakult veszélyeztetettség megszüntetése, javaslattétel gyermekvédelmi gondoskodás alkalmazására, a védelembe vételhez kapcsolódó szolgáltatási feladatok ellátása, a családjából kiemelt gyermek visszahelyezésének elősegítése, illetve utógondozása A gyermekjóléti szolgáltatást kötelező feladatellátásban teljes évben (12 hónap) nyújtja a HSZK március 31-i gondozói létszám: 4 fő, ebből 1 fő szakmai vezető, 1 fő osztott munkakörben a Támogató szolgáltatás vezetője és 1 fő félállású július 1. napjától 1 fővel bővült a családgondozói munkakörben foglalkoztatottak létszáma. A támogató szolgáltatás célja a fogyatékos személyek lakókörnyezetben történő ellátása elsősorban a lakáson kívüli közszolgáltatások elérésének segítése, valamint életvitelük önállóságának megőrzése mellett a lakáson belüli speciális segítségnyújtás biztosítása révén. A tevékenység az általános egészségügyi állapotnak és a fogyatékosság jellegének megfelelően biztosítja az alapvető szükségletek kielégítését segítő szolgáltatásokhoz, közszolgáltatásokhoz való hozzájutás biztosítását speciális személyi szállítás, szállító szolgáltatás működtetését, a megfelelő egészségügyi-szociális ellátásokhoz, valamint a fejlesztő tevékenységhez való hozzájutás személyi és eszközfeltételeit, a fogyatékos személy munkavégzését, munkavállalását segítő szolgáltatások elérhetőségének igénybevételének elősegítését, információnyújtást, ügyintézést, tanácsadást, a tanácsadást követően a társadalmi beilleszkedést segítő szolgáltatásokhoz való hozzájutást. A támogató szolgáltatás számszerűsítésére a feladatmutató szolgál, ami a vállalt, illetve teljesített feladategységek száma. 1 feladategység támogató szolgáltatás esetén a halmozott fogyatékossága vagy autizmusa miatt szociálisan rászorult személyek segítésével töltött 40 perc, más szociálisan 15

18 rászorult személyek segítésével töltött 1 óra, illetve a szociálisan rászorult személyek szállítása közben megtett 5 kilométer. A feladatmutató szolgál a működési teljesítménytámogatás számítási alapjául Támogató szolgáltatás (feladategység) Támogató szolgáltatás (feladategység) ábra Támogató szolgáltatás feladategységek alakulása A támogató szolgáltatás feladategységeinek 2013-évi csökkenésének oka a finanszírozás változtatása, illetve a teljesített feladategység közelítse a finanszírozott feladategységhez költséghatékonysági szempontok figyelembe vételével március 31-i szakmai létszám: 4,5 fő, ebből a szakmai vezető maga az intézményvezető, 1 fő osztott munkakörben a koordinátor. A jelzőrendszeres házi segítségnyújtás a saját otthonukban élő, egészségi állapotuk és szociális helyzetük miatt rászoruló, a segélyhívó készülék megfelelő használatára képes időskorú vagy fogyatékos személyek, illetve pszichiátriai betegek részére az önálló életvitel fenntartása mellett felmerülő krízishelyzetek elhárítása céljából nyújtott ellátás. A jelzőrendszeres házi segítségnyújtás nem kötelező feladatellátás. Jelzőrendszeres házi segítségnyújtás szolgáltatás szociális gondozók feladatai: Jelzőrendszeres házi segítségnyújtás területén készenléti szolgálat teljesítése a készenléti szolgálatot ellátó gondozó, segélykérés esetén az intézmény járművével, vagy saját gépkocsival az ellátást igénylő otthonába megy, és ott haladéktalanul a megfelelő ellátást biztosítja, illetve krízishelyzet esetén biztosítja a szükséges és megfelelő intézkedést március 31-i gondozói létszám: 5 fő (tiszteletdíjas megállapodás) +1 fő rendszergazda (szintén tiszteletdíjas megállapodással) A HSZK által nyújtott szolgáltatások ellátotti létszámának alakulását az alábbi grafikonon foglaltuk össze. Az ábrán nem szerepeltetjük a családsegítő és gyermekvédelmi feladatokat, mivel ezen esetekben a mutató szám az ellátási hónapok száma, a HSZK esetében 12 hónap. A támogató szolgáltatás feladategységben meghatározott adatait a 6. ábra ábrázolja viszonylatában a szociális étkeztetés ellátotti létszáma több mint 10%-os növekedést, a házi segítségnyújtásé enyhe 16

19 csökkenést mutat (Ágasegyházán nem nyújtott szolgáltatás). A nappali ellátás férőhelye adott maximális létszám, míg a jelzőrendszeres házi segítségnyújtást önként vállalt feladat a rosszabb anyagi helyzetben lévő települések nem tudják igénybe venni. Az alábbi diagramon összefoglaljuk azon szolgáltatások ellátotti létszám alakulását, amelyeknél az ellátotti létszám mutatószáma főben van megállapítva. 200 Ellátotti létszám feladatonként Házi segítségnyújtás Szoc. étkeztetés Nappali ellátás Jelzőrendszer terv 7. ábra Ellátotti létszám alakulása Munkatársak korösszetétele: A HSZK munkatársainak átlag életkora 35 év, 1 munkatárs a közeljövőben éri el a 40 éves szolgálati viszonyt, így nyugdíjba vonulása ez évben tervezett és pótlása tervezendő. Munkatársak szakképesítése: A munkatársak több mint 60%-a rendelkezik a megfelelő szakképesítéssel, előírt végzettséggel, a többiek esetében folyamatban van a megszerzése. Szakfeladat Előírt végzettség Jelenlegi státusz Megállapítás Gyermekjólét felsőfokú végzettség 4 fő felsőfokú megfelelő Családsegítő felsőfokú végzettség OKJ-s képesítés Házi segítségnyújtás felsőfokú szociális munkás szociális gondozó Támogató szolgáltatás 2 fő felsőfokú, ebből 1 fő nem szakirányú gondozói végzettség megfelelő megfelelő/folyamatban megfelelő/folyamatban alapképzettség szakirányú képesítés megfelelő fejlesztendő, illetve folyamatban megszerzése - Szociális étkeztetés OKJ-s képesítés folyamatban folyamatban Nappali ellátás szociális munkás szociális segítő megfelelő megfelelő Jelzőrendszeres szociális gondozó megfelelő megfelelő 17

20 segítségnyújtás OKJ-s képesítés A HSZK humánerőforrás ellátottságának jellemzése: A személyi létszám a tevékenység ellátásához épp hogy elégséges, a munkatársak leterheltsége folyamatosan nagy, az ellátás színvonala csak a munkatársak elhivatottságának köszönhetően biztosított. Az ellenőrző hatóságok által kötelezően előírt létszámbővítések várhatóan elősegítik mind a szolgáltatási színvonal javulását, mind a munkatársak leterheltségének a csökkenését. A HSZK integrált szervezet, ezért a célcsoportok eredményes szükségleteinek kielégítéséhez szükséges a központ szervezeti egységeinek szoros együttműködése, a munkafolyamatok összehangolása, a szerepek pontos meghatározása. Az együttműködést, az információáramlást, a hatékony munkavégzést, a tervezett, célszerű esetkezelést, szakmai kontroll érdekében a rendszeres, hetenkénti belső esetmegbeszélés biztosítja. Eszköz, szoftver ellátottság: A HSZK a szociális feladatok öt településen történő ellátásához rendelkezik két meglehetősen öreg gépjárművel, melyet a heti eset megbeszélés alapján, heti ütemterv szerint vehetnek igénybe a munkatársak. A gépkocsi használat koordinálása, optimalizálása nem egyszerű feladat, annál is inkább, mivel az egyik gépkocsival látják el naponta az ételszállítást is (bölcsődébe, óvodákba, idősek nappali ellátása). A VW Transporter őszén megvalósuló cseréje egyrészt csökkenti az évről-évre egyre magasabb karbantartási költségeket, másrészt az üzembiztos gépjármű elősegíti a szolgáltatási színvonal javítását is. A HSZK tevékenységéhez kapcsolódó adatszolgáltatási, jelentési kötelezettség nagymértékű adminisztrációs terhet jelent mind az intézményvezető, mind az adatszolgáltatást végző munkatársak számára. A számítógép ellátottság a évben beszerzett 3 géppel jelentősen javult. Az ellátotti nyilvántartásban, számlázásban és a kötelező kimutatások vezetésében nagy segítséget, precízebb munkavégzést eredményezett egy 2012-ben beszerzett alapszolgáltatási programrendszer (TSZG szoftver- Területi Szociális Gondoskodás Szakmai Rendszere) használatának alkalmazása. Az intézmény ügyfeleinek nyilvántartására, az igénybevételek, térítési díjak kezelésére az alapszolgáltatások esetében használható a TSZG program, amely lekezeli a Szociális Törvényben meghatározott minden településre vonatkozó alapellátásokat (szociális étkeztetés, házi segítségnyújtás). 4.3 Az ÁROP pályázat egyéb feladatainak végrehajtásából származó információk, adatok bemutatása Lakossági igényfelmérés Közös Önkormányzati Hivatal A lakossági igényfelmérés 1. fordulóját decemberében végezte el az önkormányzat, melynek során összesen 340 fő lekérdezése történt meg. A vállalt feladat a lakosság körében átfogó felmérés és elemzés készítése volt a közszolgáltatásokkal kapcsolatos elégedettségről és felmerülő igényekről. Jelen tanulmány szempontjából kiemeljük azt a kérdéskört, amely az önkormányzat és hivatalának működésére vonatkozott, mivel véleményünk szerint az ügyfelekkel közvetlenül találkozó munkatársak, és az általuk nyújtott közszolgáltatások megítélése fontos inputként szolgál a humán erőforrás kapacitásgazdálkodás felülvizsgálata során. 18

21 Az ügytípusok vizsgálata során egyértelművé vált, hogy a szociális területtel kapcsolatban érkezett a hivatalhoz a legtöbb ügyfél (megkérdezettek 43%-a), míg költségvetési és önkormányzati ügyekben a legkevesebb, ezért a későbbiekben is érdemes a szociális területi szegmensre kiemelt figyelmet fordítani. Az egyéb kategóriát megjelölők vagy egyáltalán nem jártak a hivatalban, vagy gyámhatósági, okmányirodai, anyakönyvi, sportegyesületi ügyben keresték fel, illetve ott dolgoznak. A várakozási időre vonatkozó kérdés esetében a válaszadók (331 fő) 95%-a 10 percen belül sorra került, és csak 3%-uknak kellett 20 percnél tovább várakoznia, a 45 percnél többet várakozó pedig egyáltalán nem volt a megkérdezettek között. Külön érdemes kiemelni, hogy az ügyfelek több mint egyharmada a szinte azonnal sorra került választ jelölte meg, ami kiemelkedően jó aránynak számít. A hivatali ügyfélfogadás színvonalát 333 fő értékelte. Közülük 99% legalább megfelelőnek, 21% egyenesen kitűnőnek értékelte a szolgáltatás minőségét. A kritikán aluli minősítést mindössze egyetlen fő adott. A hivatal munkájának rendkívül pozitív értékelésében szerepet játszhat az előző két kérdésre adott válaszok eredménye, azaz a kiemelkedően rövid várakozási idő, illetve az előzetes időpontfoglalás lehetősége, de az is, hogy egyeztetett időpont nélkül is gyorsan sorra kerülnek az ügyfelek. A véleményéhez egyedüliként megjegyzést fűző válaszadó az ügyfeleknek nincs privát beszélgetési lehetőség a tisztviselőkkel észrevételt fogalmazta meg. A fentiek alapján a humán erőforrás kapacitásgazdálkodására vonatkozóan levonható következtetés, hogy a megkérdezett lakossági minta megítélése szerint a hivatali ügyfélfogadási színvonal jónak mondható mind a színvonal, mind a viszonylag rövid várakozási idő tekintetében. A színvonal megtartása érdekében ezen a területen a dolgozók létszámát tartani kell, az esetleges leterheltség csökkenthető belső szervezéssel, illetve az elektronikusan intézhető tevékenységek támogatásával (pl. időpontfoglalás, dokumentum letöltés). (Az ÁROP pályázat keretében lefolytatott lakossági igényfelmérés nem tért ki a HSZK által nyújtott közszolgáltatásokra.) A vezetői interjúkban megfogalmazott elvárások, vélemények Közös Önkormányzati Hivatal: A Közös Önkormányzati Hivatal az engedélyezett teljes létszámmal működik, a tevékenység színvonalának megőrzése érdekében létszámcsökkentéssel nem lehet számolni; Ugyanakkor az engedélyezett létszám bővítése nem indokolt, a humán erőforrás kapacitás hatékonyságnövelését a feladatok belső átcsoportosításával szükséges megoldani; A jelenlegi létszám megtartása mellett tovább javítható a belső kommunikáció, az intézményvezetői egyeztetések révén; A korábbi ÁROP pályázat során kialakított munkaköri leírások tartalma, szerkezete megfelelő; Kifejezett kérés, hogy a Humán erőforrás kapacitásgazdálkodás felülvizsgálat fókuszáljon a Rendszeres/Nem rendszeres és Külső személyi juttatások/ Közmunka elszámolás feladatának ellátására a pályázatban vállalt minimum 1 felülvizsgált és aktualizált munkaköri leírás erről a területről kerüljön ki; 19

22 A felülvizsgálandó nevesített munkakör a Személyzeti - Igazgatási ügyintéző munkaköre, vizsgálandó az ehhez a munkakörhöz tartozó feladatok átcsoportosításának lehetősége az Igazgatási Irodán belül. Az átcsoportosítás szempontjából vizsgálatra javasolt munkakörök: Polgármesteri titkári munkakör; Igazgatási ügyintéző munkakör. Humán Szolgáltató Központ: A viszonylag magas ellátotti szám, az összetett feladatellátás, kiterjedt ellátási terület - öt település közigazgatási területe - mellett a HSZK folyamatos szakemberhiánnyal küzd; A HSZK létszáma folyamatosan kritikus, a törvényileg előírt a gondozotti létszámtól függő - minimumnál kevesebb; A munkatársak leterheltsége rendkívül nagy, a tevékenység ellátásának megfelelő színvonala csak a szakmailag jól felkészült és nagy hivatástudattal rendelkező kollégák áldozatvállalásán és egymás maximális segítésén múlik; A Központi Elektronikus Nyilvántartási Rendszer (KENYSZI): a 2012-ben bevezetett és július 1-től jogkövetkezménnyel szankcionálható napi jelentési kötelezettség komoly adminisztrációs terhet jelent; A megfelelő feladatellátás érdekében az adott létszám mellett szükséges a hatékonyság növelése, ennek elsődleges megoldása lehetne, ha az adminisztratív terhek legalább részben lekerülnének a szakmai feladatokat végző munkatársak válláról Munkatársak lekérdezése A vizsgálatba bevont munkakörök elemzését a jelenleg hatályban lévő munkaköri leírások vizsgálatával kezdtük. A vizsgálat kifejezetten a munkakör feladattartalmára vonatkozott, mely független a munkakört betöltő munkavállaló személyétől. Ugyancsak nem volt része a vizsgálatnak a munkakör betöltéséhez szükséges szakmai és emberi kompetenciák meghatározása. A munkakör elemzés célja: A Rendszeres/Nem rendszeres és Külső személyi juttatások/ Közmunka elszámolás feladatának ellátása feladatkör újragondolása, a munkaköri követelményrendszer átszabása és a szakmai feladatok esetleges átcsoportosítása céljából. Adatgyűjtési módszerként figyelembe véve a munkakör elemzés célját, valamint a vezetői interjúkban elhangzottakat, a vizsgálatba bevont 3 munkakör/3 dolgozó önkitöltős kérdőíves lekérdezését választottuk. Ez a módszer gyorsabb és hatékonyabb, mint az interjú. A lekérdezés során az alábbi kérdéskörökben gyűjtöttünk adatokat: A munkakörben ellátandó munkafeladatok (elkülöníthető, ismétlődő tevékenységek); A munkafeladatok gyakorisága; A havi munkaidőn belül az adott munkafeladatra fordított %-os munkaidő; A munkafeladat ellátásához szükséges belső és külső kommunikáció (információk szerzése és továbbítása szervezeten belül és kívül); A munkakör felelősségi körének kiterjedése; 20

23 A munkakör terhelésének jellege (egyenletes, változó) és átlagos mértéke; A munkakört betöltő dolgozó véleménye, javaslata. A lekérdezés során mindhárom munkakörben dolgozó munkatárs kitöltötte a kérdőívet, a kitöltött kérdőíveket a 7.4 melléklet tartalmazza. 5 Elemzés, értékelés, javaslatok 5.1 Feladatok szakmai kapacitásigényének meghatározása Közös Önkormányzati Hivatal Az ÁROP pályázat keretében kidolgozott Költségcsökkentési, hatékonyságnövelési stratégia Szervezeti fejezete megállapítja, hogy a Kerekegyházi Közös Önkormányzati Hivatal vonatkozásában létszámcsökkentés nem indokolt, ugyanakkor a létszámbővítésre nincs lehetőség. A humán erőforrás kapacitásgazdálkodás felülvizsgálat fókuszaként meghatározott Rendszeres/Nem rendszeres és Külső személyi juttatások/ Közmunka elszámolás feladatának ellátása terület és a munkakörelemzésbe bevont munkakörök becsült kapacitásigénye a rendelkezésünkre álló információk, adatok alapján: (FTE =full time equivalent= teljes munkaidőre számított viszonyszám): Feladat Kapacitásigény Megállapítás Közhasznú és közcélú 0,4-0,5 FTE feladatátcsoportosítás más munkavállalókkal kapcsolatos személyi munkakörbe/feladat osztott jellegű ügyintézés elvégzése javasolt Személyzeti feladatok + rendszeres és 0,8-1 FTE jelenlegi Személyzeti munkakör nem rendszeres juttatások, Külső lefedi személyi juttatások Polgármester titkári 0,8-0,9 FTE A munkakör tevékenysége az Anyakönyvvezető II. Igazgatási iroda tevékenységéhez illeszkedik Igazgatási Ügyintéző II. 0,6-0,8 FTE közhasznú és közcélú munkavállalókkal kapcsolatos személyi jellegű ügyintézés beillesztése/osztott elvégzése javasolt Az elemzés alapján megállapítható, hogy a vizsgált feladatok ellátására belső erőforrás rendelkezésre áll és az egyenletesebb terhelés biztosítása feladatátcsoportosítással, illetve osztott feladatvégzéssel megoldható. Figyelembe véve azt a tényt, hogy a közhasznú és közcélú munkavállalók foglalkoztatására rendelkezésre álló források várhatóan már az idei évben csökkennek, a feladattal kapcsolatos jövőbeli személyi jellegű ügyintézés kapacitásigényét lefelé korrigáltuk. 21

24 A vizsgált fókuszterületen túlmenően a Közös Önkormányzati Hivatal esetében általánosságban elmondható, hogy a folyamatos jogszabályváltozások miatt feltétlenül szükséges a szakmai továbbképzések biztosítása. A hivatali feladatellátás során a számítástechnikai alkalmazások használata elengedhetetlen. Hatékonyság maximalizálásához e két területen a rendszeres képzés javasolt, pontosan fel kell mérni a képességeket. A Gazdasági stratégiában szereplő SZ/1-02 feladatkitűzés (A hivatali dolgozók rendszeres képzésének megtervezése) és SZ/1-03 feladatkitűzés (Egyéni képzési tervek bevezetése a Közös Hivatalnál) következetes végrehajtása biztosíthatja a képzésekben rejlő lehetőségek kihasználását. Ehhez a következő, 2020-ig tartó programozási időszakban, az Európai Unió által társfinanszírozott operatív programokban számos önkormányzatok számára is pályázható kiírást fog biztosítani forrást HSZK Gondozói létszám törvényi előírása: A gondozói létszámot az 1/2000 (I.7) SzCsM rendelet (A személyes gondoskodást nyújtó szociális intézmények szakmai feladatairól és működésük feltételeiről) 2. sz. melléklete, valamint a 15/1998 (IV.30) NM rendelet (A személyes gondoskodást nyújtó gyermekjóléti, gyermekvédelmi intézmények, valamint személyek szakmai feladatairól és működésük feltételeiről) szabályozza. A gondozói létszám meghatározása az ellátottak számát, illetve a lakosságszámot, gondozott családok számát veszi figyelembe, de nincs tekintettel a szolgáltatás nyújtás területi hatályára, tehát a HSZK esetében az 5 település ellátásából fakadó többlet munkaidő-, utazásszükségletre. Gyermekjóléti szolgáltatás: A jogszabályi előírás (15/1998 (IV.30) NM rendelet) az ellátott szolgáltatási körzetben élő gyermekek számát figyelembe véve 700 gyermek/ 1 fő gondozói létszám minimumot ír elő. Noha a településeken élő 18 év alattiak száma alapján a 4 fő szakdolgozói létszám 22

25 megfelel a törvényi előírásoknak, a legutolsó évi működési engedély felülvizsgálatkor felhívták a figyelmet a gondozók túlzott leterheltségére, különös tekintettel arra, hogy az intézményvezető maga is gondoz. A javasolt gondozotti létszám maximumát (45 gyermek vagy 25 család) figyelembe véve július 1-ig kapott haladékot a HSZK plusz 1 fő 40 órás szakdolgozó alkalmazására, a fenntartói jóváhagyás eredményeként, a munkakör betöltésre került. Családsegítés: A jogszabályi előírás (1/2000 (I.7) SzCsM rendelet) családgondozó fő lakosig 1 fő, Szociális segítő vagy tanácsadó ( lakosra vetítve) 2 fő tól a társuláshoz tartozó 3 kisebb település nem kérte a szolgáltatást, ami az ottani ellátásra szorulóknak (rendszeres szociális segélyben részesültek, sokszor halmozottan hátrányos helyzetűek segítése kapcsolattartás Kecskeméti Munkaügyi Központtal) jelent komoly veszteséget. Kormányhivatali ellenőrzés során személyi feltétel hiányt állapítottak meg: a családsegítés esetében szükséges további 1 fő szociális segítő/tanácsadó legalább heti 40 órában történő alkalmazása, ez azonban nem valósult meg, mivel az ellenőrzés óta lecsökkent az ellátandó lakosságszám. Támogató szolgáltatás: A jogszabályi előírás (1/2000 (I.7) SzCsM rendelet) 1 fő vezető, 2 fő gondozó és 1 fő gépkocsivezető. A HSZK-ban az aktuális létszám megfelelő. Házi segítségnyújtás: A jogszabályi előírás (1/2000 (I.7) SzCsM rendelet) 9 ellátottra vetítve 1 gondozó. A HSZK-ban az aktuális létszám 63 ellátott ellátásáig megfelelő. Szociális étkeztetés: A jogszabályi előírás (1/2000 (I.7) SzCsM rendelet) 100 ellátottra vetítve 1 szociális segítő. Mivel az ellátott megállapodásszám kétszáz feletti, így ezen a területen hiányzik 1 fő. A HSZK-ban ezen a területen folyamatosan közfoglalkoztatott munkatárs bevonása történik, ami azonban nem optimális megoldás. A legutóbbi NRSZH ellenőrzés eredményeként várhatóan október 1. napjától 1 fővel bővül a foglalkoztatotti kör. Nappali szociális ellátás: A jogszabályi előírás (1/2000 (I.7) SzCsM rendelet) 1 fő vezető + 1 fő szociális gondozó 30 férőhelyre vetítve. A HSZK esetében az aktuális létszám megfelelő, mivel integrált intézmény esetében az intézmény vezetője betöltheti a nappali ellátást nyújtó intézmény (Idősek klubja) klubvezetői posztját. A leterheltség miatt viszont nagy szükség lenne további 1 fő szociális gondozóra. A klub tevékenységébe (pl. beszélgetés) közfoglalkoztatottat be tudnak vonni. Jelzőrendszeres házi segítségnyújtás: A jogszabályi előírás (1/2000 (I.7) SzCsM rendelet) 40 kihelyezett készülékre vetítve 2 fő szociális gondozó. A HSZK-ban a 3 ellátott településen több mint 50 készülék üzemel, településenként 2-2 helyi munkatárs biztosítja a 7/24 készenléti szolgálatot. Kunbaracson az alacsony készülékszám miatt 1 főnek van megbízási szerződése, a helyettesítés Kerekegyházáról történik. A vezetői feladatot osztott munkakörben a Támogató szolgáltatás koordinátora látja el. Mivel óta a társulásban lévő két kisebb település nem igényli a szolgáltatást, a HSZK szempontjából feladatcsökkenés következett be (viszont a rászorultak elestek az ellátástól!) Szakfeladat Törvényi előírás Jelenlegi létszám Megállapítás Gyermekjólét 5 5 kötelezettségnek megfelelő Családsegítés hiány Támogató szolg. 4 4 feladathalmozással megoldott Házi segítségnyújtás 7 7 közfoglalkoztatott bevonásával 23

26 Szakfeladat Törvényi előírás Jelenlegi létszám Megállapítás megoldott Szociális étkeztetés közfoglalkoztatott bevonásával megoldott, 1 fő felvétele október 1. napjától Nappali szociális ellátás feladathalmozással megoldott Jelzőrendszeres h.s. 4 6 településenként 2 fő biztosított A HSZK tevékenységének megfelelő színvonalú ellátásához javasolt: a jelenlegi gyermekjóléti, családgondozói, segítői létszám bővítésére (min 2 fő, ebből 1 fő felvétele a kötelezettség miatt július 1-vel megoldódott); hiány mutatkozik a szociális étkeztetés területén is, ezt a területet jelenleg közfoglalkoztatott bevonásával sikerül megoldani, a kötelezettség miatt várhatóan október 1-vel megoldódik; a szakmai munkatársak adminisztratív terhelésének csökkentésére, a HSZK által végzett adminisztratív, jelentési kötelezettségek ellátására, valamint az ellátottak által befizetett térítési díjak beszedésére és rögzítésére 1 fő adminisztratív-gazdasági munkatárs felvétele javasolt, mivel az az adminisztráció folyamatos és határidőben történő ellátása jelenleg a szakmai munka terhére valósul meg; a szakképzéseken, belső képzéseken, tréningeken való részvétel a nem megfelelő szakképesítéssel rendelkezők szakképesítésének megszerzése céljából; alapfokú/középfokú számítógépes felhasználói ismeretek képzésére (házon belül vagy pályázati forrásból); a szakmai feltételek folyamatos biztosítására, javítására (gépkocsi, gondozóknak számítógép) Javaslatok összefoglalása: Az ÁROP szervezetfejlesztési projekt során vizsgáltuk a Közös Önkormányzati Hivatal három munkakörét (Személyzeti-Igazgatási, Polgármesteri titkári-anyakönyvvezető II és Igazgatási ügyintéző II.), valamint a Humán Szolgáltató Központ szakmai munkaköreit. A rendelkezésünkre bocsájtott információk és dokumentumok alapján az alábbiakban javaslatot teszünk a szakmai feladat ellátás hatékonyságát és a feladatokkal járó terhelések optimalizásálást célzó megoldásokra. A munkaköri lekérdezést követően, az elemzési - javaslattételi szakaszban új helyzet állt elő, mivel az Igazgatási ügyintéző II. munkakört betöltő kolléga munkaviszonya közös megegyezéssel megszünt. A vezetés a megnövekedett pénzügyi/könyvelési feladatok ellátása érdekében a megüresedett álláshelyre pénzügyes kolléga felvétele mellet döntött. A fentiek figyelembevételével a Közös Önkormányzati Hivatal vizsgált és fennálló két munkakörében feladat átcsoportosítással javasoljuk a hatékonyságjavítást. Ezzel párhuzamosan az egymást helyettesítő munkakörök és az osztott munkakörökben definiált feladatok ellátása indokolja a Polgármesteri titkári munkakör szervezeti egység átsorolását a jelenlegi Városfejlesztési és Városüzemeltetési Irodáról az Igazgatási irodára. 24

27 A HSZK vonatkozásában a szakmai feladatok megfelelő biztosítása és a szakdolgozók leterheltségének csökkentése érdekében javasolt egy fő adminisztratív-gazdasági munkatárs foglalkoztatása, amennyiben a pénzügyi fedezet rendelkezésre áll. A hatékonyságon várhatóan mindenképpen javítanak az ellenőrzések eredményeként előírt és betöltésre került, ill. betöltésre kerülő álláshelyek. Mindez hozzájárul a leterheltség csökkenéséhez is. Általánosságban ezen felül javasoljuk a Közös Önkormányzatban és intézményeiben dolgozó munkatársak informatikai felhasználói ismereteinek folyamatos fejlesztését (alapszint/középszint) és rendszeres képzési terv bevezetését a szükséges és fejlesztendő szakmai és humán kompetenciák fejlesztésére. Érintett intézmény Közös Önkormányzati Hivatal Humán Szolgáltató Központ Közös Önkormányzat intézményei Javaslat Javaslat tárgya száma 1. Jelenleg a csak Személyzetis munkakörbe tartozó közfoglalkoztatottakkal kapcsolatos feladatkört osztott feladatra módosítani 2. Polgármesteri titkári munkakör kiegészítése osztott feladatként a közfoglalkoztatottakkal kapcsolatos feladatkörrel 3. Polgármesteri titkári munkakör szervezeti átsorolása Igazgatási Irodára 4. Szakmai munkatársak túlterheltségének csökkentése adminisztratív-gazdasági munkakör kialakításával 5. A Költségcsökkentési Stratégiában középtávon javasolt rendszeres képzési terv bevezetése Elkészítendő dokumentum Módosított munkaköri leírás Módosított munkaköri leírás Módosított munkaköri leírás Javasolt munkaköri leírás adminisztratívgazdasági ügyintéző ÁROP projekt keretén túlmutató feladat 25

28 6 Kapcsolódó szabályzatok felülvizsgálata, munkaköri leírások elemzése 6.1 Kerekegyháza Közös Önkormányzati Hivatala Szervezeti és Működési Szabályzat (jelen fejezetben a továbbiakban: SZMSZ) Az SZMSZ értelmében a Hivatal munkaszervezési, munkamegosztási szempontból az alábbi belső szerkezeti egységekre tagozódik: Városfejlesztési és Városüzemeltetési Iroda Igazgatási Iroda, Pénzügyi Iroda, Intézményfenntartó Iroda Fülöpházi Kirendeltség (iroda) A Közös Önkormányzati Hivatal vezetője a jegyző. Az SZMSZ meghatározza a Közös Önkormányzati Hivatal feladatait, illetve azokat irodánként specializálja. A köztisztviselők és a közszolgálati ügykezelők munkakörének meghatározása szempontjából alapvető jelentőséggel bír az egyes szervezeti egységek feladatkörének a leírása, mivel azokat a munkaköri leírásoknak teljes mértékben le kell fedniük. Az SZMSZ rögzíti a szervezés és irányítás rendjét, melynek keretében az irodavezetők feladatait és felelősségét külön is meghatározza. Ezen rendelkezések értelmében: Az irodavezetők az ügyrendben meghatározott feladataik mellett közvetlenül szervezik és irányítják az iroda dolgozóinak munkáját. Ebből eredően szükség esetén a jegyző utasítása alapján az iroda köztisztviselőit kötelesek a munkaköri leírásban foglaltak szerinti feladatok elvégzésével megbízni. Az ügyintézés során az irodavezetők felelősek az ügyintézők által elkészített döntések megalapozottságát és helyességét ellenőrizni. Az irodavezetők kötelesek gondoskodni az irodát érintő jogszabályok, szabályzatok megfelelő alkalmazásának biztosításáról, ennek érdekében a központi és helyi jogalkotást figyelemmel kísérik. A Hivatal dolgozóinak egyes jogkörei az alábbiak szerint kerültek csoportosításra az SZMSZ-ben: a) Véleményezés: A véleményezés, olyan tevékenység, amely valamely feladat hatáskörébe tartozó ügy, vagy dokumentum, esetleg szervezeti működési változtatásra szóló kezdeményezésre vonatkozó előzetes áttekintést, vizsgálatot és minősítést foglal magába, kötelező erő nélkül. Minden esetben vezetői utasításra történik. b) Javaslattétel: A javaslattétel olyan tevékenység, amely valamely feladat hatáskörébe tartozó ügy, vagy dokumentum, esetleg szervezeti működési változtatásra szóló kezdeményezésre vonatkozó áttekintést, vizsgálatot és minősítést foglal magában, kötelező erő nélkül. Történhet vezetői utasítás nélkül is. c) Előterjesztés: Előterjesztési jog az önkormányzatok szervezeti és működési szabályzataiban foglaltak szerint. A szervezet döntéshozatalának előkészítését segítő formalizált tevékenység. 26

29 d) Döntés: A jogszabály által meghatározott hatáskörben hozott döntés. A döntés meghatározza a követendő tevékenységet, az előkészítés során feltárt alternatívák egyikének kiválasztásával. A döntést az arra feljogosított szerepkör/munkakör betöltője hozza, és felelősséget is ő vállal érte. A döntés lehet: jogosító, engedélyező, tiltó vagy kötelező. e) Jóváhagyás: Más szerepkör(ök) által elvégzett cselekvés elfogadása, vagy elutasítása. Mindig utólagos. f) Kiadmányozás: A Kiadmányozás a már felülvizsgált, végleges kiadmány-tervezet jóváhagyását, külső szervhez, vagy személyhez elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről. Külső szervhez vagy személyhez iratot, kiadmányt csak a kiadmányozási joggal rendelkező személy aláírásával lehet továbbítani, elküldeni. g) Végrehajtás: Valamely feladat ellátása, kötelezettség teljesítése. h) Előkészítés: Valamely feladat ellátásához, kötelezettség teljesítéséhez előzetesen szükséges tevékenység elvégzése, állapot létrehozása. Jelen tanulmányban javasolt humánpolitikai változtatások nem igénylik az SZMSZ módosítását, mivel az alapvető szabályozási elveket illetve szabályokat fektet le. A javasolt változtatások elsősorban a köztisztviselők és a közszolgálati ügykezelők munkaköri leírását érintik Munkaköri leírások elemzése Kerekegyháza Polgármesteri Hivatalában a korábbi, 2010-ben zárult ÁROP pályázat során kialakított egységes munkaköri leírásokat alkalmazzák. A kialakított munkaköri leírások a bevezetni tervezett SAMU-TER2 informatikai rendszer alkalmazásával kerültek kialakításra. Az azóta eltelt időszakban a munkaköri leírások aktualizálás, karbantartás a hatályos jogszabályok figyelembe vételével folyamatosan történik. A munkaköri leírás tartalmazza a dolgozók főbb munkaköri adatait, munkaköri relációit, munkaköri és egyéni feladatait, továbbá a munkatárssal szemben támasztott elvárásokat és követelményeket. A dokumentált munkakörök alapján a dolgozók feladatai számon kérhetővé váltak. A MUNKAKÖRI LEÍRÁSOK FELÉPÍTÉSE: 1. Dolgozói törzsadatok, munkaköri relációk: a munkaköri leírás első egysége a dolgozóra vonatkozó, formális munkaügyi adatokból áll. Itt kerül rögzítésre a munkatárs beosztásának, besorolásának, munkakörének megnevezése, a foglalkoztatás jellege, szervezeti egysége, munkáltatói jogkör gyakorlójának munkaköre, a közvetlen vezetőjének és a munkakör betöltőjét, annak távollétében helyettesítő(k) munkaköre(i), illetve a munkakört betöltő által helyettesített és az alárendeltségébe tartozó munkakörök. 2. Munkaköri és egyéni feladatok: a tevékenységi blokkban található a munkakör céljának rövid szöveges meghatározása, a dolgozó munkaköréhez rendelt feladatai, valamint a munkaköréhez szorosan nem kötődő, de a munkakört betöltő személy egyéni kompetenciái révén hozzárendelt, úgy nevezett egyéni feladatai. 3. Munkakör betöltéséhez előírt feltételek: a munkaköri leírás következő egysége tartalmazza a munkakör betöltéséhez elvárt feltételeket: 27

30 Iskolai végzettség a 29/2012. (III.7.) Korm. rendelet Kormányrendelet alapján, ahol ez értelmezhető. Nyelvtudás, valamely idegen nyelv ismeretének típusa, szintje. Elvárt posztgraduális képzés, tanfolyam meghatározása. Gyakorlati tapasztalat évben kifejezve (szakmai, köztisztviselői, vezetői) Előírt vizsgák (PL. Ügykezelői, Közigazgatási alapvizsga/versenyvizsga, Közigazgatási szakvizsga, TÜK vizsga) 4. Kapcsolattartás terjedelme: szervezeten belüli, illetve szervezeten kívüli bontásban szövegesen megadva. 5. A munkakör ellátásához biztosított hatáskörök (Döntés, Előterjesztés Jóváhagyás, Véleményezés, Javaslattétel, Végrehajtás, Kiadmányozás). 6. A munkakörre vonatkozó speciális törvények, rendeletek, egyéb előírások, illetőleg belső utasítások, szabályzatok 7. A munkaköri leírás záradéka tartalmazza a munkakör betöltőjének jogállását, valamint a záró rendelkezések egységes, szabványos szöveges megfogalmazását Javaslatok általánosságban a munkaköri leírások vonatkozásában A munkaköri leírások aktualizálása során különös figyelemmel kell lenni a közszolgálati tisztviselőkről szóló évi CXCIX. törvény és a közszolgálati tisztviselők képesítési előírásairól szóló 29/2012. (III. 7.) Korm. rendelet előírásaira. A vizsgálati körbe vont és fenntartani kívánt munkakörök munkaköri leírásai (Személyzeti - Igazgatási ügyintéző, Polgármesteri titkár és anyakönyvvezető II., -) esetében az említett jogszabályok alábbi rendelkezéseit tartjuk fontosnak kiemelni: EGYÜTTALKALMAZÁSI TILALOM ÉS ÖSSZEFÉRHETETLENSÉGI SZABÁLYOK A közszolgálati tisztviselőkről szóló évi CXCIX. törvény (továbbiakban: Kttv.) 85. (1) bekezdése értelmében: A köztisztviselő nem lehet helyi önkormányzati, nemzetiségi önkormányzati képviselő annál az önkormányzatnál, amely az őt alkalmazó közigazgatási szerv illetékességi területén működik. (2) A köztisztviselő további jogviszonyt - tudományos, oktatói, művészeti, lektori, szerkesztői, valamint jogi oltalom alá eső szellemi tevékenység (a továbbiakban együtt: gyakorolható tevékenység), továbbá a közérdekű önkéntes tevékenység kivételével - csak a munkáltatói jogkör gyakorlójának előzetes engedélyével létesíthet. A gyakorolható tevékenység végzésére irányuló jogviszonyt, valamint a közérdekű önkéntes tevékenység végzésére irányuló jogviszonyt, annak létesítését megelőzően a munkáltatói jogkör gyakorlójának írásban be kell jelenteni, ha e jogviszony keretében végzett tevékenység a köztisztviselő munkaköri feladataival közvetlenül összefügg. (3) A köztisztviselő a (2) bekezdésben foglaltaktól eltérően a gyakorolható tevékenység, továbbá a közérdekű önkéntes tevékenység végzésére irányuló jogviszonyt kizárólag a munkáltatói jogkör gyakorlójának előzetes engedélye alapján létesíthet, ha a munkavégzés időtartama részben azonos a köztisztviselő beosztás szerinti munkaidejével. 28

31 (4) A köztisztviselő a) nem folytathat olyan tevékenységet, nem tanúsíthat olyan magatartást, amely hivatalához méltatlan, vagy amely pártatlan, befolyástól mentes tevékenységét veszélyeztetné; b) pártban tisztséget nem viselhet, párt nevében vagy érdekében - az országgyűlési, az európai parlamenti, illetve a helyi önkormányzati választásokon jelöltként való részvételt kivéve - közszereplést nem vállalhat; c) nem lehet gazdasági társaságnál vezető tisztségviselő, illetve felügyelőbizottsági tag, kivéve, ha a gazdasági társaság önkormányzati, köztestületi többségi tulajdonban, vagy tartósan állami tulajdonban van, vagy az állami tulajdonos különleges jogokat biztosító részvény alapján delegálja, továbbá, ha a társaságban az állami közvetlen vagy közvetett befolyás mértéke - a tőkepiacról szóló évi CXX. törvény rendelkezései alapján számítva - legalább ötven százalék. VEZETŐK Kttv.: 129. (1) A köztisztviselő - külön törvényben írtakon túlmenően - osztályvezetői, főosztályvezető-helyettesi, főosztályvezetői munkakör betöltésére is kinevezhető közigazgatási szerv, illetve a munkamegosztás szempontjából elkülönült szervezeti egység vezetésére. A főosztályvezető helyettesítésére - szervezeti egység vezetése nélkül - egy főosztályvezető-helyettesi munkakör tölthető be. (2) Vezetői kinevezést csak felsőfokú iskolai végzettségű, jogi vagy közigazgatási szakvizsgával, vagy a szakvizsga alól adott, a Közigazgatási Továbbképzési Kollégium teljes körű mentesítésével rendelkező köztisztviselő kaphat. (3) A (2) bekezdéstől eltérően, ha a vezetői kinevezéskor a köztisztviselő nem rendelkezik jogi vagy közigazgatási szakvizsgával, azt a kinevezéstől számított két éven belül le kell tennie. Ha szakvizsgakötelezettségét e határidőn belül a köztisztviselő számára felróható okból elmulasztja, kormányzati szolgálati jogviszonya e törvény erejénél fogva megszűnik. A közigazgatási szakvizsga letételére nyitva álló határidőbe nem számít bele a harminc napot meghaladó fizetés nélküli szabadság vagy keresőképtelenség, továbbá a harminc napot meghaladó kiküldetés időtartama. (4) Törvény eltérő rendelkezése hiányában a vezetői kinevezés határozatlan időre szól. Javasoljuk, hogy a munkaköri leírások az alábbi minimum tartalommal minden esetben rendelkezzenek: - Köztisztviselő, közszolgálati ügykezelő neve - Közigazgatási szerv megnevezése - Szervezeti egység megnevezése (szükséges esetén) - Főosztály, osztály megnevezése - Munkavégzés helyének megnevezése - Munkáltatói jogkört gyakorló megnevezése - Közvetlen felettes vezető megnevezése - Munkakör megnevezése - Munkakör ellátásához szükséges képesítési előírások megnevezése és száma a közszolgálati tisztségviselők képesítési előírásairól szóló 29/201. (III.7.) Korm. Rendelet alapján 29

32 - Munkakört betöltő végzettségének, képesítésének rögzítése - Munkakör célja - Munkakörhöz tartozó feladatok, hatáskörök - Felelősségi kör meghatározása - Külső és belső kapcsolattartás terjedelmének és módjának meghatározása (szükség esetén) - Képernyő előtti munkavégzés feltüntetése (szükség esetén) - Helyettesítési rendje - Záradék (munkaköri leírás hatályba lépése, megismerésének, átvételének igazolása) Munkaköri leírás mintája Munkaköri leírás - minta Köztisztviselő, közszolgálati ügykezelő neve Közigazgatási szerv megnevezése Szervezeti egység megnevezése (szükséges esetén) Főosztály, osztály megnevezése Munkavégzés helyének megnevezés Munkáltatói jogkört gyakorló megnevezése Közvetlen felettes vezető megnevezése Munkakör megnevezése Munkakör ellátásához szükséges képesítési előírások megnevezése és száma a közszolgálati tisztségviselők képesítési előírásairól szóló 29/201. (III.7.) Korm. Rendelet alapján Munkakört betöltő végzettségének, képesítésének rögzítése MUNKAKÖR CÉLJA 30

33 MUNKAKÖRHÖZ TARTOZÓ FELADATOK, HATÁSKÖRÖK FELELŐSSÉGI KÖR MEGHATÁROZÁSA KÜLSŐ ÉS BELSŐ KAPCSOLATTARTÁS TERJEDELMÉNEK ÉS MÓDJÁNAK MEGHATÁROZÁSA (SZÜKSÉG ESETÉN) KÉPERNYŐ ELŐTTI MUNKAVÉGZÉS FELTÜNTETÉSE (SZÜKSÉG ESETÉN) A munkakör ellátása rendszeres monitor használattal jár, a képernyő előtti munkavégzés a napi 4 órát meghaladja. HELYETTESÍTÉSI RENDJE A munkaköri leírás napján lép hatályba. A munkaköri feladatok ellátásának kötelezettsége az aláírás napján lép hatályba, határozatlan időre szól és akkor veszti hatályát, ha: - munkaköri feladat megváltozik, - a munkavégzés helye megváltozik, - a közszolgálati jogviszony megszűnik. A munkaköri leírás módosítását mind a munkáltatói jogkört gyakorló, mind a köztisztviselő kezdeményezheti. A módosítás az írásba foglalás és az aláírás napján lép hatályba, mellyel a korábbi munkaköri leírás hatályát veszti. A munkaköri leírást átvettem, az abban foglaltakat megismertem, azok végrehajtását magamra nézve kötelezőnek ismerem el és tudomásul veszem, hogy nekem felróható mulasztás esetén fegyelmi felelősségre vonásnak lehet helye: KÖZTISZTVISELŐ, KÖZSZOLGÁLATI ÜGYKEZELŐ MUNKÁLTATÓI JOGKÖRT GYAKORLÓ Dátum Dátum 31

34 6.1.4 Konkrét javaslatok a munkaköri leírások vonatkozásában A vizsgált munkaköri leírások egységes szerkezetűek, és a javaslatunkban megfogalmazott alapvető tartalmi elemekkel rendelkeznek. Fontosnak tartjuk kiemelni, hogy precízen meghatározzák mind a helyettesítő, mind a helyettesített munkaköröket, az SZMSZ-szel összhangban a felelősségi köröket és a 29/2012. (III.7.) Korm. rendelet szerinti képesítési előírásokat. Esetlegesen kiegészíthetőek lennének még a munkaköri leírások a munkakör betöltőjének képesítésére való utalással, azaz, hogy az elvárt követelményeket kielégíti-e, illetve ha nem, akkor milyen határidővel kell a szükséges képesítést megszereznie. Fentiekben részletesen kifejtettek alapján javasoljuk a polgármesteri titkár+anyakönyvvezető munkakört kiegészíteni a közhasznú és közcélú munkavállalók kifizetésével kapcsolatos feladatokkal. Amennyiben az egymást helyettesítő munkakörök és a munkakörökben definiált feladatok ellátása alapján a Polgármesteri titkári munkakör átsorolása megtörténik a jelenlegi Városfejlesztési és Városüzemeltetési Irodáról az Igazgatási Irodára, abban az esetben az érinttett munkaköri leírás értelemszerű módosítása szükséges. 6.2 Humán Szolgáltató Központ (HSZK) Szervezeti és Működési Szabályzat (jelen fejezetben a továbbiakban: SZMSZ) A Humán Szolgáltató Központ SZMSZ-e Kerekegyháza és Térsége Feladatellátó Társulás Társulási Tanácsának 14./2014. (V.07.) sz. NORMATÍV KTFT. határozatával került módosításra, illetve elfogadásra. Az SZMSZ tartalmazza a HSZK szervezeti felépítését, illetve a munkamegosztási rendszerét, az általa ellátandó szakfeladatok leírását és a szakfeladatot ellátó gondozó konkrét feladatait, az intézmény munkavégzéssel kapcsolatos szabályait és a kapcsolattartás rendjét. Az SZMSZ értelmében az intézményben foglalkoztatottak foglalkoztatási jogviszonya az alábbiak szerint jellemezhető. Az intézményben (költségvetési szervben) dolgozók állhatnak az intézménnyel közalkalmazotti jogviszonyban, munkaviszonyban, vagy foglalkoztatásra irányuló egyéb jogviszonyban. Közalkalmazotti jogviszony: A közalkalmazottak jogállásáról szóló évi XXXIII. törvényben meghatározottak szerint Munkavállaló, akikre nézve a Munka Törvénykönyvéről szóló évi I. törvény az irányadó. Egyéb foglalkoztatásra (megbízási, vállalkozási) irányuló jogviszonyra (megbízási, vállalkozási jogviszonyra) a Polgári Törvénykönyv az irányadó. A költségvetési szerv közalkalmazottai tekintetében a munkáltatói jogokat a költségvetési szerv vezetője gyakorolja. Az SZMSZ szerint a helyettesítés rendje a következő: 32

35 Az intézményben folyó munkát a dolgozók időleges vagy tartós távolléte nem akadályozhatja. A dolgozók távolléte esetére a helyettesítés rendszerének kidolgozása az intézmény vezetőjének, illetve felhatalmazása alapján az adott szervezeti egység feladata. A helyettesítéssel kapcsolatos, egyes dolgozókat érintő konkrét feladatokat a munkaköri leírásokban kell rögzíteni. Jelen tanulmányban javasolt humánpolitikai változtatások az SZMSZ módosítását annyiban igénylik, hogy a szakmai munkatársak feladataként kerültek rögzítésre az adminisztratív feladatok, amennyiben az adminisztratív-gazdasági munkatárs munkaköre létrehozásra kerül, az SZMSZ-t annak megfelelően kell módosítani, tehát a szakmai feladatot végzők munkaköréből az új munkakörbe áthelyezni a feladatokat Munkaköri leírások elemzése A konkrét vizsgálatunk tárgya 4 munkaköri leírás volt. A családgondozó, a gyermekjóléti szolgáltatás családgondozója (2 órában támogató szolgáltatás koordinátor is, 1 órában jelzőrendszeres ház segítségnyújtás szakmai vezető is), családgondozó és szakmai vezető a házi segítségnyújtásban, valamint a családgondozó, intézményvezető helyettes és szakmai vezető munkakörök. A munkaköri leírások nem egységes szerkezetűek, tartalmilag azonban közel azonosak. Tartalmazzák az adminisztratív jellegű adatokat (munkahely neve, munkahelyi szervezeti egység, munkakör megnevezése, közvetlen felettes megnevezése, munkaidő, munkáltatói jogkör gyakorlójának megnevezése, helyettesítés rendje. ) Ezeken az adatokon felül külön fejezetekre tagolódik a leírás, mely tartalmazza az illetékességi területet, a személyik feltételeket (képzettség, tapasztalat, ismeretek), a munkakör célját, szakmai feladatokat, hatáskört, jogkört, felelősségi köröket, az ellátandó adminisztratív feladatokat, kapcsolattartás rendjét és a feladat ellátását befolyásoló jogszabályi környezetet. Eltérnek a leírások abban, hogy az egyik típusú leírás tartalmazza a munkakörhöz rendelet eszközök felsorolását is, míg a másik nem. Valamennyi munkaköri leírás rögzíti, hogy a munkatárs a munkaköri leírásban rögzített feladatokon kívül köteles elvégezni mindazokat a feladatokat, amelyeket esetenként a hatályban lévő utasítások előírnak, illetve melyekkel a munkahelyi felettese megbízza. Ezen generálklauzula révén biztosított, hogy valamennyi az SZMSZ-ben rögzített szakmai feladat ellátásra kerüljön Konkrét javaslatok a munkaköri leírások vonatkozásában A munkaköri leírások a tanulmány pontjában javasolt tartalmi elemekkel alapvetően rendelkeznek, ezért azok kiegészítésére, pontosítására csak minimális mértékben teszünk javaslatot. Véleményünk szerint szükséges volna a helyettesítés rendjét pontosítani, mert több esetben a dolgozót helyettesítő név szerint került megnevezésre a munkaköri leírásban. Véleményünk szerint 33

36 célszerűbb volna a helyettesítést ellátó dolgozó munkakörének a megadása, valamint a helyettesítés rendjének kiegészítése a helyettesítendő munkakörökkel is. Mivel a leírások számtalan jogszabályra való utalást tartalmaznak, a hivatkozott jogszabályi rendelkezések felülvizsgálata elengedhetetlen. A munkaköri leírások jelenleg is tartalmaznak hatályon kívül helyezett jogszabályra való utalást, pl.: a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló évi LXIII. törvény, mely január 01. óta nincs hatályban. Esetlegesen kiegészíthetőek lennének még a munkaköri leírások a munkakör betöltőjének képesítésére való utalással, azaz, hogy az elvárt követelményeket kielégíti-e, illetve ha nem, akkor milyen határidővel kell a szükséges képesítést megszereznie. A fentiekben részletesen kifejtettek alapján javasoljuk a HSZK vonatkozásában a szakmai feladatok megfelelő biztosítása és a szakdolgozók leterheltségének csökkentése érdekében egy fő adminisztratív-gazdasági munkatárs foglalkoztatását. Az adminisztratív-gazdasági munkatárs javasolt feladatköre a teljesség igénye nélkül a következő: a kliensekről és a gondozási tevékenységről nyilvántartás vezetése (forgalmi napló, gondozási napló, statisztikai jelentések, kliensek egyéni gyűjtődossziéja ) a kliensekről előírás szerint szükséges dokumentáció határidőn belül továbbítása az illetékes hatóságnak, gondozó intézménynek rendkívüli eseményekről feljegyzés készítése a gondozók adatszolgáltatási és adatrögzítési tevékenységének támogatása Az adminisztratív munkatárssal szemben képesítési követelmény nincs. Feladatait napi 8 órában köteles ellátni a szakmai vezetők irányítása mellett és a szakmai munkatársak adatszolgáltatása alapján. Ebben a munkakörben mind a belső, mint a külső kapcsolattartás és az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló évi CXII. törvényben foglaltak betartása kiemelten fontos. A munkakör létrehozása esetén a szakmai feladatot végzők munkaköréből az új munkakörbe kell áthelyezni az adminisztratív jellegű feladatokat. 34

37 7 Mellékletek 7.1 Felhasznált irodalom HSZK Alapító Okirat, SzMSz HSZK Szakmai Program január Közös Hivatal Alapító Okirat, SzMSz Kun Ágota, Szászvári Karina, Zétényi Ákos: A munkakörelemzés (Tanácsadási tevékenység a munkáltatók szolgálatában) 7.2 Interjúk jegyzéke Vincze Miklós jegyző április 18. Szabó Mariann HSZK vezető 2014.április Munkakör elemzési kérdőív sablon 1. Alapadatok Munkakör megnevezése Szervezeti egység megnevezése Szakterület megnevezése A munkakör feladatai Feladat Feladat ellátás gyakorisága Havi munkaidő hány %-a 1. napi heti havi 2- napi heti havi 3. napi heti havi 4. napi heti havi 5. napi heti havi 6. napi heti havi 7. napi heti havi 8. napi heti havi 35

38 9. napi heti havi 10. napi heti havi 3. Kapcsolattartás, kommunikáció A kapcsolattartás gyakorisága nincs esetenkénti rendszeres A kommunikáció környezete jellemzően szervezeten belül kell kommunikálni részben szervezeten kívül kell kommunikálni jellemzően külső személyekkel /szervezettel kell kommunikálni A kommunikáció jellege szóbeli kommunikáció írásbeli kommunikáció 4. Felelősség /A felelősségi kör kiterjedése saját munkavégzésért munka- és tárgyi eszközökért anyagiakért beosztottakért információkért döntésekért egyéb:.. 5. Terhelés egyenletes változó mértéke: % 6. Munkakör feladataival kapcsolatos vélemény, javaslat: 36

39 7.4 Kitöltött munkaköri elemzési kérdőívek MUNKAKÖR ELEMZÉSI KÉRDŐÍV 1. Alapadatok Munkakör megnevezése Személyzeti - Igazgatási Szervezeti egység megnevezése Igazgatási Iroda Szakterület megnevezése Rendszeres/Nem rendszeres és /Külső személyi juttatások Közmunka elszámolása 2. A munkakör feladatai Feladat Feladat ellátás gyakorisága Havi munkaidő hány %-a 1. Ellátja a Bursa Hungarica ösztöndíjpályázattal kapcsolatos előkészítési, nyilvántartási, folyósítási és egyéb feladatokat. 2- Elvégzi a Polgármesteri Hivatal köztisztviselőihez, munkavállalóihoz kapcsolódó személyzeti feladatokat 3. Közreműködik az önkormányzat közalkalmazottai, munkavállalói kinevezési, felvételi okiratának elkészítésében a központosított illetményszámfejtő rendszer alkalmazásával. 4. Az Önkormányzat összes intézménye részére számfejti és a MÁK felé határidőben jelenti a nem rendszeres kifizetéseket. 5. Az Önkormányzat összes intézménye a Móra Ferenc Általános Iskola és Alapfokú Művészeti Iskola kivételével részére havi rendszerességgel számfejti és a MÁK felé határidőben jelenti a változóbéreket 6. Adóbevallás időszakában az Önkormányzat és intézményei összes dolgozója részére ellátja a szükséges feladatokat 7. Ellátja a közhasznú és közcélú munkavállalókkal kapcsolatos személyi jellegű ügyintézést az Igazgatási ügyintéző IIvel együttműködve 8. Elkészíti a Munkaügyi központ felé történő havi rendszerességű jelentéseket. 9. Rendszergazdai közreműködésével elvégzi a KIR rendszer karbantartását. 10. Egyéb (pl. alszámos iktatás, képzési tervek, vizsgajelentkezések koordinálása, személyzeti adatszolgáltatás, nyilvántartások) napi heti havi negyedéves/félévesx évesx napi heti havix napi heti havix napi heti havix napi heti havix napi heti havi negyedéves/féléves évesx napi heti havix napi heti havix napi heti havi napi heti havix Összesen 100%

40 3. Kapcsolattartás, kommunikáció A kapcsolattartás gyakorisága nincs esetenkénti X rendszeres A kommunikáció környezete X jellemzően szervezeten belül kell kommunikálni X szervezeti egységek közötti kommunikáció X vezetés felé történő kommunikáció X részben szervezeten kívül kell kommunikálni jellemzően külső személyekkel /szervezettel kell kommunikálni A kommunikáció jellege X szóbeli kommunikáció X írásbeli kommunikáció 4. Felelősség /A felelősségi kör kiterjedése X saját munkavégzésért X munka- és tárgyi eszközökért anyagiakért beosztottakért X információkért döntésekért egyéb:.. 5. Terhelés egyenletes X változó átlagos mértéke: % 6. Munkakör feladataival kapcsolatos vélemény, javaslat: 38

41 MUNKAKÖR ELEMZÉSI KÉRDŐÍV 1. Alapadatok Munkakör megnevezése Polgármesteri titkár és Anyakönyvvezető II. Szervezeti egység megnevezése Városfejlesztési és Városüzemeltetési Iroda Szakterület megnevezése - 2. A munkakör feladatai Feladat Feladat ellátás gyakorisága Havi munkaidő hány %-a 1. Ügyiratok főszámos iktatásával kapcsolatos feladatok (beleértve napi postát, mentést, nyilvántartást) napi X heti havi 2- Polgármester titkársági feladatai napix heti havi Gépelés napix heti havi 5 4. Telefonközpont kezelés napix heti havi Kézi és központi irattár kezelés napi heti havix Vándorméhészettel kapcsolatos feladatokat napi heti havix 5 7. Rendezvények, események szervezése napi heti havi 5 negyedéves/félévesx éves 8. Hatósági statisztikák elkészítése napi heti havi 5 negyedéves/féléves évesx 9. Anyakönyvvezetői feladatok napi heti X havi Egyéb napix heti havi 5 Összesen 100% Kapcsolattartás, kommunikáció A kapcsolattartás gyakorisága nincs esetenkénti x rendszeres A kommunikáció környezete x jellemzően szervezeten belül kell kommunikálni részben szervezeten kívül kell kommunikálni X jellemzően külső személyekkel /szervezettel kell kommunikálni 39

42 A kommunikáció jellege X szóbeli kommunikáció X írásbeli kommunikáció 4. Felelősség /A felelősségi kör kiterjedése X saját munkavégzésért X munka- és tárgyi eszközökért X anyagiakért beosztottakért X információkért döntésekért egyéb:.. 5. Terhelés egyenletes X változó mértéke:90 % 6. Munkakör feladataival kapcsolatos vélemény, javaslat: Irattári és titkársági feladatok párhuzamos ellátása nehezen megoldható. 40

43 MUNKAKÖR ELEMZÉSI KÉRDŐÍV 1. Alapadatok Munkakör megnevezése Igazgatási Ügyintéző II. Szervezeti egység megnevezése Igazgatási Iroda Szakterület megnevezése - 2. A munkakör feladatai Feladat Feladat ellátás gyakorisága Havi munkaidő hány %-a 1. Ügyiratok főszámos iktatásával kapcsolatos feladatok (beleértve napi postát, mentést, nyilvántartást) napi heti havi 2- Polgármester titkársági feladatai napi heti havi 5% 3. Gépelés napi heti havi 5% 4. Telefonközpont kezelés napi heti havi 25% 5. Kézi és központi irattár kezelés napi heti havi 0% 6. Vándorméhészettel kapcsolatos feladatokat napi heti havi 0% 7. Munkakörben szereplő személyzeti napi heti havi 25% ügyintézői feladatok 8. Részvétel statisztikák elkészítésében napi heti havi 0% 9. Egyéb napi heti havi 0% Összesen 100% 40% 3. Kapcsolattartás, kommunikáció A kapcsolattartás gyakorisága nincs esetenkénti rendszeres A kommunikáció környezete jellemzően szervezeten belül kell kommunikálni részben szervezeten kívül kell kommunikálni jellemzően külső személyekkel /szervezettel kell kommunikálni A kommunikáció jellege szóbeli kommunikáció írásbeli kommunikáció 41

44 4. Felelősség /A felelősségi kör kiterjedése saját munkavégzésért munka- és tárgyi eszközökért anyagiakért beosztottakért információkért döntésekért egyéb:.. 5. Terhelés egyenletes változó mértéke: % 6. Munkakör feladataival kapcsolatos vélemény, javaslat: 42

45 7.5 Ábrák jegyzéke 1. ábra Feladat környezetének bemutatása a Magyary Program beavatkozási területei alapján 2. ábra A felülvizsgálat módszertana 3. ábra A Közös Önkormányzati Hivatal szervezete 4. ábra Iktatott ügyiratok száma 2013-ban 5. ábra A Kerekegyháza és Térsége Feladatellátó Társulás Humán Szolgáltató Központja szervezeti felépítése 6. ábra Támogató szolgáltatás feladategységek alakulása ábra Ellátotti létszám alakulása

46 MultiContact Consulting Kft. Nyilvántartja Fővárosi Törvényszék, mint cégbíróság 1115 Budapest, Bartók Béla út Cégjegyzékszám: T: E: info@multicontact.eu F: W: