Az intézmények feladat-ellátási és finanszírozási modellje GYÁL VÁROS ÖNKORMÁNYZATÁNÁL

Átírás

1 Az intézmények feladat-ellátási és finanszírozási modellje GYÁL VÁROS ÖNKORMÁNYZATÁNÁL Gyál, április 08.

2 Munkamódszer 1. Az intézményi struktúrával, működéssel kapcsolatos problémák és tartalékok azonosítása 2. Az intézmények által nyújtott szolgáltatások osztályozása 3. Az intézményi SZMSZ-ek elemzése, a közfeladatok és ellátási feladatok szétválasztása 4. Feladat-ellátási és információáramlási szervezeti modell felállítása 5. Kulcs Teljesítmény Mutatók meghatározása mind a közfeladatokra, mind pedig az ellátási és vagyongazdálkodási funkciókra 6. Üzemeltetési megtakarítás ösztönzési modell kidolgozása

3 Az intézményi kapcsolatrendszer fejlesztendő területei: Kontrolling és Szabályozás Önkormányzat Önkormányzati intézmények A közszolgáltatásokkal szembeni teljesítmény elvárások teljesülésének ellenőrzése nem teljes körű. A közfeladatok ellátásának gazdaságossági, hatékonysági mutatói nincsenek teljes körűen BSC szemléletben megfogalmazva. Az SZMSZ-ek nem egységes szemléletben készültek és nem mindig aktuálisak és egyes törvényi kötelezettségekből adódó kiemelt szerepek nem jelennek meg önállóan (pl. tűzvédelmi, adatvédelmi megbízott, stb.). A tervezés során nem mindig a költségmegtakarítási lehetőségek szempontjából kerültek áttekintésre az ellátási folyamatok. Nem minden területen működtethető teljesítményösztönző rendszer a költséghatékonyságot, és a költségek csökkentését szolgálva. A közfeladat BSC szemléletű célkitűzéséhez és a szükséges pénzügyi források meghatározásához szükséges információk nem állnak teljes körűen rendelkezésre. Következmény: Az intézményi irányítás hatékonysági tartalékai

4 Az intézményi kapcsolatrendszer fejlesztendő területei: Gazdálkodás Önkormányzat Önkormányzati intézmények Az önkormányzati intézményeknél a támogató, kiszolgáló feladatok átszervezéssel hatékonyabban működtethetők. Az iskolák esetében az üzemeltetési, karbantartási, és beszerzési költségek optimalizálásában vannak még lehetőségek. A vagyon használat és gazdálkodás felelősségének szétválasztása az oktatási intézményekben nehezíti a hatékony költséggazdálkodást A bérbe adható épületekből, termekből nyerhető bevételek nem teljes körűen kiaknázottak (oktatás-nyelvtanfolyam, stb.). Potenciális befektetők és vállalkozók kevéssé ismerik a gyáli lehetőségeket. Az elektronikus kommunikációs csatornák lehetőségei nincsenek teljes körűen kihasználva a lakosság érintett rétegeivel való kapcsolattartásban. A település honlapjának struktúrája, tartalma fejlesztendő, különösen a közfeladatok ellátásának átláthatósága érdekében. Következmény: Az intézményi irányítás gazdaságossági tartalékai

5 A kizárólagos önkormányzati tulajdonú intézmények által nyújtott közszolgáltatások I. Közfeladat megnevezése Tevékenységek Közszolgáltató megnevezése Szolgáltatás előállítása (köz- (K)/ magán-termelés (M)) Szolgáltatás finanszírozás jellege (köz- (KF)/ magánfinanszírozás (MF)) A fogyasztói döntés jellege (választható (V)/ kötelező(nv)) 4. egészségügyi ellátás, egészséges életmód 4.1. egészségügyi alapellátás 4.2. egészségügyi szakellátás Városi Egészségügyi Központ + háziorvosok egyedi szerződéssel + fogorvosok + Európa Mentőszolgálat K KF V Városi Egészségügyi Központ (+ Jáhn Ferenc Kórház) K KF V 7.1. a nyilvános könyvtári ellátás biztosítása Arany J. Közösségi Ház és Városi Könyvtár K KF+MF (97,5/2,5) V 7.2. filmszínház, előadóművészeti szervezet támogatása Arany J. Közösségi Ház és Városi Könyvtár K KF+MF (50/50) V 7. kulturális szolgáltatás 7.3. a kulturális örökség helyi védelme Önk Bizottság + Arany J. Közösségi Ház és Városi Könyvtár + civil szervezetek K KF+MF (85/15) V 7.4. a helyi közművelődési tevékenység támogatása Arany J. Közösségi Ház és Városi Könyvtár + civil szervezetek K+M (90/10) KF+MF (90/10) V

6 A kizárólagos önkormányzati tulajdonú intézmények által nyújtott közszolgáltatások értékelése II. Közfeladat megnevezése Tevékenységek Közszolgáltató megnevezése Szolgáltatás előállítása (köz- (K)/ magán-termelés (M)) Szolgáltatás finanszírozás jellege (köz- (KF)/ magánfinanszírozás (MF)) A fogyasztói döntés jellege (választható (V)/ kötelező(nv)) 6. óvodai ellátás Óvodák (3db) + magánóvódák + családi napközik K+M (90/10) KF+MF (80/20) V 8. szociális, gyermekjóléti szolgáltatások és ellátások 8.1. Szociális ellátás 8.2. családsegítő szolgálat Önk +PH + "Kertváros" Szociális és Családvédelmi Központ + Idősök Napközi Otthona K KF V "Kertváros" Szociális és Családvédelmi Központ K KF NV 8.3. bölcsődei ellátás Bóbita Bölcsőde K KF V Továbbá Gyál Városfejlesztési és városüzemeltetési Nonprofit Kft. biztosítja az önkormányzat működtetésében lévő köznevelési intézmények működtetői feladatainak ellátását és az étkeztetés biztosítását külön megállapodás alapján.

7 Az intézmények önkormányzati szakmai és ellátási feladatai Városi Egészségügyi Központ Közfeladat: Egészségügyi ellátás: gyógyító-megelőző alapellátás, + szakellátás és laboratóriumi ellátás Ellátási feladatok: anyag és eszközgazdálkodás, ellátás, anyagok, eszközök megrendelése, raktározása (gazdasági ügyintéző) Arany J. Közösségi Ház és Városi Könyvtár Közfeladat: Közművelődési. Közgyűjteményi feladatok ellátása + kiegészítő, kisegítő tevékenységek Ellátási feladatok: Eszközök, anyagok beszerzése, karbantartása; Intézmény és berendezések fenntartása, karbantartása, állagmegóvás, a szakmai munka, rendezvények műszaki, technikai feltételeinek biztosítása, takarítás (gondnok, takarítók) Bóbita Bölcsőde Közfeladat: bölcsődés korú gyermekek napközbeni ellátása, valamint testi-, szellemi fejlődését elősegítő nevelése Ellátási feladatok: tárgyi eszközök kezelése, felújítása, karbantartása; Élelmezési feladatok (konyhai dolgozó, technikai dolgozók) Óvodák (Liliom, Tátika, Tulipán) Közfeladat: Óvodai nevelés, ellátás, iskolai előkészítő oktatás, Ellátási feladatok: tárgyi eszközök karbantartása, javítása; takarítás, kertgondozás, konyhai feladatok (karbantartó, kertész, dajkák részfeladatai) Iskolák Ellátási feladatok: köznevelési intézmények működtetői feladatainak ellátása: üzemeltetés, karbantartás, vagyonvédelem, állagmegóvás, szükséges eszközök, szolgáltatások megrendelése, átadásátvétele, raktározása, készletek pótlása. (Gyál Városfejlesztési és városüzemeltetési Nonprofit Kft.)

8 Városi Egészségügyi Központ Javaslat az önkormányzati intézmények ellátási tevékenységeinek fejlesztésére ELLÁTÁSI FELADATOK Szakmai feladatok Ellátási feladatok Arany J. Közösségi Ház és Városi Könyvtár Szakmai feladatok Ellátási feladatok Bölcsőde és óvódák Szakmai feladatok Ellátási feladatok Iskolák üzemeltetése Ellátási feladatok Összevont karbantartás Összevont üzemeltetés Összevont gondnokság Összevont anyag és eszközgazdálkodás Összevont őrzés-védelem Összevont kertészet Összevont takarítás Összevont étkeztetés KONTROLLING FELADATOK VAGYONKEZELÉSI FELADATOK Közfeladat ellátási elemzések Teljesítmény elvárások Teljesítménymérés és értékelés Probléma megoldás Fejlesztések, beruházások Vagyongazdálkodás Vagyonhasznosítás

9 Integrált ellátási feladatok Folyamat megnevezése Karbantartás Üzemeltetés Gondnokság Anyag-és eszközgazdálkodás Őrzés-védelem Kertészet Takarítás Étkeztetés Részletes tevékenységek Állapot felmérés, Karbantartási tervek összeállítása,forrás biztosítás, karbantartások megvalósítása, nyilvántartás Eszközök, berendezések működtetése, mérőállások leolvasása, fogyasztás ellenőrzése, nyilvántartása, Üzemszerű működés figyelése, meghibásodások,potenciális hibaforrások feltárása, hibabejelentések kivizsgálása, hibák javítása, javíttatása, jegyzőkönyvezése Anyagok, eszközök, alkatrészek beszerzése, raktározása,készletezés, leltározás, selejtezés, feleslegessé vált eszközök hasznosítása Figyelő és felügyeletirendszerek működtetése, élőerős őrzés, portaszolgálat, rendkívüli események naplózása, kivizsgálása Parkgondozásitervek készítése, megvalósítása, folyamatos gondozás, parkrendezés, növényi hulladékok gyűjtése, megsemmisítése Eszközök, berendezések, épület tisztántartása, takarítása Étlap összeállítás,anyagnormák összeállítása, konyha üzemeltetés, kiszállítás, nyilvántartás vezetése

10 Integrált vagyonkezelési feladatok Folyamat megnevezése Fejlesztések,beruházások Vagyongazdálkodás Vagyon hasznosítás Részletes tevékenységek Pályázatokfigyelése, forráskutatás, fejlesztésekhez kapcsolódó közbeszerzések menedzselése, kivitelezési tervek készíttetése, engedélyeztetése, munkaterület biztosítása, beruházás-kivitelezés, átadás-átvétel, munkaterület átadása, pályázatok elszámolása, pályázat fenntartás Vagyontárgyak felmérése, vagyon értékelés, állagmegóvási tervek készítése, megvalósítás Vagyon hasznosításilehetőségek feltárása, hasznosítási tervek készítése, értékesítés, bérbeadás és kapcsolódó szerződéskötés

11 Intézményi működés kontrolling feladatok Folyamat megnevezése Közfeladat ellátási elemzések Teljesítmény elvárások megfogalmazása Teljesítménymérés ésértékelés Probléma megoldás Részletes tevékenységek Közfeladatellátás fejlesztésének, lehetőségeinek elemzése, időszakos rendszeres elemzések, javaslattétel Célok mérőszámainak meghatározása,akciók meghatározása, felelősök, határidők mellérendelése, szervezeti szintű Kulcs Teljesítmény Mutatók rögzítése, hibás teljesítés szankcióinak meghatározása Minőségi, mennyiségi paraméterek mérése, Kulcs Teljesítmény Mutatók kiértékelése, fejlesztési javaslatok kidolgozása Problémák azonosítása, intézkedések kidolgozása, megvalósulás ellenőrzése, nyomonkövetés

12 Szervezeti javaslat érintett funkciók PH Vagyonkezelési (Városfejlesztési) Iroda Integrált vagyonkezelés INTÉZMÉNYEK GYÁL Városfejlesztési és Városüzemeltetési Nonprofit Kft. - Ügyelet - készenlét Ügyfélszolgálat (FRONT office) Műszaki csoport Karbantartás Anyag és eszközgazdálkodás Üzemeltetésgondnokság Kertészet, takarítás, Őrzés-védelem Élelmezés (BACK office) PH Pénzügyi és Adó Iroda Intézmény gazdálkodási csoport Kontrolling szakértő

13 Intézményi Költségvetési tervek, előirányzatok PH Pénzügyi és Adó Iroda Intézmény gazdálkodási csoport Adatszolgáltatási igények, Ellátási normák Adatszolgáltatási igények, ellátási normák GYÁL Városfejlesztési és Városüzemeltetési Nonprofit Kft. Int. Beruházási, fejlesztési tervek PH Vagyonkezelési (Városfejlesztési) Iroda Fejlesztési javaslatok Információ és adatáramlás Kiértékelt Kulcs Teljesítmény Mutatók, fejlesztési javaslatok INTÉZMÉNYEK Kijavított hibák, megoldott problémák, beszerzett eszközök, anyagok Ellátási problémák, meghibásodások, Közüzemi számlák, megrendelések GYÁL Városfejlesztési és Városüzemeltetési Nonprofit Kft. Átadott beruházások, hasznosítási szerződések adatai Intézményi alapadatok, fejlesztési igények PH Vagyonkezelési (Városfejlesztési) Iroda Átadott beruházások, szerződések, vagyonkezelési adatok PH Pénzügyi és Adó Iroda Intézmény gazdálkodási csoport Ellátási adatok, információk

14 Kulcs Teljesítmény Mutatók - ellátás Kulcs Teljesítmény Mutató megnevezése Feladat ellátási költségarány Reakcióidő BSC típus Költségvetési mutató Belső folyamatok mutató Leírás Adott időszakban a tényköltségek aránya a normatív költségekhez viszonyítva (Ft/Ftvagy%) Dimenzió: feladattípusok (takarítás, üzemeltetés, karbantartás, őrzésvédelem stb.) Bejelentésekhez kapcsolódó átlagos reagálási idő (óra/ bejelentés); Dimenzió: negyedév Munkatársi kiterheltség Tárgyi eszköz kihasználtság Belső folyamatok mutató Belső folyamatok mutató Egy munkatársra jutó üzemeltetési/karbantartási tevékenység volumene (fm, db, m2/fő); Dimenzió: feladat típusa; negyedév A avizsgálat idején használatban lévő tárgyi eszközök száma (vagy jellemző leíró paramétere), / B az eszközfajta teljes száma (vagy jellemző leíró paramétere) (%); Dimenzió: év; eszközfajta Ügyfélelégedettség Ügyfél, bizalmi mutató Az ellátást igénybevevők elégedettsége éves kérdőíves lekérdezés alapján (%) Dimenzió: év Panaszok száma Ügyfél, bizalmi mutató Adott időszakban az ellátással kapcsolatosan beérkezett észrevételek, panaszok száma (db), Dimenzió: negyedév Fejlesztési intézkedések száma Tanulás, fejlődési mutató Az adott szolgáltatáshoz kapcsolódó, elkészített, kidolgozott szakmai javaslatok száma az összes elfogadott és bevezetett javaslathoz viszonyítva (db/db; %); Dimenzió: év

15 Kulcs Teljesítmény Mutatók - vagyonkezelés Kulcs Teljesítmény Mutató megnevezése Bérbeadási hatékonyság Bérbeadási eredményesség BSC típus Leírás Belső folyamat mutató Havi bérbeadott/bérbeadhatóingatlanok, helyiségek, eszközök aránya (db/db, illetve nm/nm); Dimenzió: típus, hónap Költségvetési mutató Használóielégedettség Ügyfél, bizalmi mutató Havi bérbeadásból származó árbevétel/ ingatlan, helyiség, eszközök üzemeltetési költsége (Ft/Ft); Dimenzió: típus, hónap A vagyon használók elégedettsége éves kérdőíves lekérdezés alapján (%) Dimenzió: év Vagyonérték változás Költségvetési mutató Adott időszakban a kezelésben levő vagyon értékének csökkenése vagy növekedése a vagyonmérleg alapján(%) Dimenzió: év Panaszok száma Ügyfél, bizalmi mutató Adott időszakban a vagyonkezeléssel kapcsolatosan beérkezett észrevételek, panaszok száma (db), Dimenzió: negyedév

16 Arany János Közösségi Ház és Városi Könyvtár közfeladatainak teljesítmény mutatói Ügyfelek aránya (Ügyfél, bizalmi mutató): Meghatározás: A a használók száma a szolgálandó közönségből, B a szolgálandó közönség létszáma Mértékegység: A/B, % Személyes használat népszerűsége (Ügyfél, bizalmi mutató): Meghatározás: A a személyes használatok éves száma, B a szolgálandó közönség létszáma Mértékegység: A/B, db Gyűjtemény használata (Tanulási, fejlődési mutató): Meghatározás: A a használatban lévő dokumentumok száma, B a hozzáférhető összes dokumentum Mértékegység: A/B, % Dimenzió: negyedév A személyes használat költsége (költségvetési mutató): Meghatározás: A az éves költségvetés, B a személyes használatok éves száma Mértékegység: A/B, %

17 Óvodák közfeladatainak teljesítmény mutatói Felvettek/beiskolázásra jelentkezők aránya (belső folyamatok mutató) Meghatározás: Adott időszakban az adott óvodából az iskolába felvett gyerekek száma Költség hatékonyság (költségvetési mutató) Meghatározás: 1 gyermekre jutó havi átlagos üzemeltetési költség Mértékegység: Ft/fő Gazdálkodási eredményesség (költségvetési mutató) Meghatározás: tényleges működési költségek/előirányzott költségvetési normatíva Mértékegység: Ft/Ft Szakdolgozók, dolgozók képzettségi aránya (tanulás, fejlődési mutató) Meghatározás: A közfeladat ellátásban dolgozók legalább középfokú végzettségűek aránya Kapacitás kihasználtság: (belső folyamatok mutató) Meghatározás: Betöltött férőhelyek/ összes férőhelyek havi átlagos száma Szülői elégedettség: (ügyfél, elégedettségi mutató) Meghatározás: adott időszakban kérdőíves lekérdezés alatt az óvódások szülőinek körében Dimenzió. év

18 Bölcsőde közfeladatainak teljesítmény mutatói Ellátottak száma (belső folyamatok mutató) Meghatározás: Adott hónapban ellátottak száma Mértékegység: fő Dimenzió: ellátási típus, év Jelentkezők/ellátottak aránya (belső folyamatok mutató) Meghatározás: Adott hónapban az egyes ellátó helyeken ellátási típusonként ellátásra jelentkezettek/ellátottak száma Dimenzió: ellátó hely, év Állami normatíva/fenntartói támogatás aránya (költségvetési mutató) Meghatározás: Adott időszakban ellátás típusonként az adott ellátáshoz az állami/fenntartói támogatás aránya Dimenzió: ellátás típus, év Szakdolgozók, dolgozók képzettségi aránya (tanulás, fejlődési mutató) Meghatározás: Az adott közfeladat ellátása során alkalmazott legalább középfokú végzettségűek aránya Kapacitás kihasználtság (belső folyamatok) Meghatározás: Ellátottak száma/potenciálisan elláthatók száma

19 Városi Egészségügyi Központ szakmai feladatok teljesítmény mutatók OEP finanszírozás/bérköltség arány (költségvetési mutató) OEP finanszírozás / fenntartási költség aránya (költségvetési mutató) Ellátottak száma (belső folyamatok mutató) Meghatározás: Adott hónapban ellátottak száma Mértékegység: fő Dimenzió: ellátási típus, év Panaszok száma (Ügyfél, bizalmi mutató): Meghatározás: Az egészségügyi szolgáltatás típusait érintő állampolgári bejelentések és reklamációk száma Mértékegység: db Dimenzió: típusonként évente Ügyfél elégedettség: (ügyfél, elégedettségi mutató) Meghatározás: adott időszakban kérdőíves lekérdezés alatt a betegek körében az ellátás után Dimenzió. év

20 Üzemeltetés - ösztönzési modell intézményekre Norma meghatározás intézményenként az üzemeltetési költségekre: Rezsiköltségek (villany, gáz, víz külön-külön) Telekommunikációs költségek Papír, írószer, iroda technikai költségek Javítási költségek Egyéb dologi költségek Normával szembeni elszámolás szerződésbe építése Éves normához viszonyított tételenkénti megtakarítás lépcsőzetes kompenzációja: 0-10% közötti megtakarítás: a megtakarítás 20%-a intézmény fejlesztésekre visszaforgatva 10,1%-20% közötti megtakarítás: a megtakarítás 40%-a fejlesztésre visszaforgatva; 20,1% feletti megtakarítás: a megtakarítás 40%-a fejlesztésre visszaforgatva és 10%-a intézményvezetőnek szétosztható jutalmazási keret Norma feletti többletráfordítást az intézmény saját maga finanszírozza Negyedéves nyomon követés és kiértékelés az intézményvezetőkkel közösen Az intézményfejlesztésekre fejlesztési alap (céltartalék) létrehozása, ami adott intézménynél használható fel. Ösztönzéshez kapcsolódó kommunikáció A megtakarítások negyedéves rendszeres kommunikációja a Város Honlapján tételenként és intézményenként A megképződött fejlesztési alapról helyi újságban cikk A lakosság bevonása kérdőív formájában a fejlesztési igényekről