Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben Molnár Bálint

Átírás

1 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 2013 Molnár Bálint

2 TARTALOMJEGYZÉK ÁBRAJEGYZÉK... 6 TÁBLÁZAT JEGYZÉK DEFINÍCIÓ JEGYZÉK BEVEZETŐ FOGALMI ÁTTEKINTÉS AZ ERP RENDSZEREK SZERKEZETI VÁLTOZÁSAINAK LEÍRÁSÁRA SZOLGÁLÓ MEGKÖZELÍTÉSEK A VÁLLALATI INFORMÁCIÓS RENDSZEREK FEJLŐDÉSE AZ INTEGRÁLT VÁLLALAT IRÁNYÍTÁSI RENDZEREK ARCHITEKTÚRÁJA, ÁBRÁZOLÁSUK INFORMATIKAI MÓDSZEREI (STRUKTÚRÁLT, O-O, FOLYAMATMENEDZSMENT) BEVEZETÉS BGazdaságinformatika központi kérdése BGazdaságinformatika az informatika szemszögéből BInformatikai rendszer BVállalati alkalmazási rendszerek BIntegráltság BGazdaságinformatikai rendszerek nyújtotta támogatás BAlkalmazási rendszerek vállalatokban BAlkalmazási rendszerek integrációja BSzabványok és referencia modellek BModell BAz Y-CIM modell- Ipari alkalmazások referencia modellje BPorter eredeti értéklánc modellje BTevékenységtípusok ÖSSZEFOGLALÁS INTEGRÁLT KERETRENDSZER PÉLDA SAP R/ R/3 MODULJAI SZÁMVITEL, KÖNYVELÉS: FOLYAMATOK, TÖRZSDADATOK, INFORMÁCIÓÁRAMLÁS SAP PÉNZÜGYI SZÁMVITEL MODUL (FI) SZÁMVITEL, KÖNYVELÉS SZÁMVITEL ÜZEMGAZDASÁGI FELADATOK PÉNZÜGYI MODUL (FI) - FELADATOK PÉNZÜGYI MODUL (FI) - SZERVEZÉSE BPénzügyi modul (FI) Főkönyvi modul (FI-GL- General ledger) BAz Egységes számlakeret tartalma BFőkönyv vevői modul Kinnlevőségek kezelése (FI-AR Accounts receivable) BKinnlevőségek kezelése (könyvelési területeken átnyúló hitel korlát ellenőrzése) BPénzügyi modul (FI) Kötelezettségek kezelése (FI-AR Accounts payable) BFőkönyv szállítói modul- Kötelezettségek könyvelése (FI-AP Account payable) BAz önálló leányvállalatok konszolidálása ESZKÖZGAZDÁLKODÁSI MODUL ESZKÖZNYILVÁNTARTÁS (FI-AA- ASSET ACCOUNTING) ESZKÖZGAZDÁLKODÁSI MODUL (AM) A MÉRLEG (EGYENLEG) AZ EREDMÉNY SZÁMLÁK KÖNYVELÉSE BTartozik vagy követel BKötelezettségek/tartozások kezelése (FI-AR Accounts payable)- Szállítói hitel BKövetelések/kinnlevőségek könyvelése Vevői tartozások(fi-ar Accounts receivable) BGazdasági események egyensúly/mérleg elve A FŐKÖNYV ÉS ÜZLETI PARTNER KÖNYVELÉSI SZÁMLÁK ÉS KÖLTSÉGEK KÖZÖTTI ÖSSZEFÜGGÉS TREASURY MODUL (TR) FELADATOK ii Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

3 5.1 TREASURY MODUL (TR) PÉNZ FORGALOM KEZELÉS (TR-CM- CASH MANAGEMENT) BVállalat-háztartás kezelés (TR-FM) BTreasury modul (TR) Treasury kezelés (TR-TM) LOGISZTIKA TERMELÉS LOGISZTIKA- FOLYAMATOK, TÖRZSDADATOK, INFORMÁCIÓÁRAMLÁS LOGISZTIKAI VÁLLALATIRÁNYÍTÁSI (ERP) RENDSZEREKBEN BÜzleti (szervezeti) funkciók: ANYAGGAZDÁLKODÁS (MATERIAL MANAGEMENT, MM) RENDELKEZÉSRE ÁLLÁS BIZTOSÍTÁS BAnyaggazdálkodás (MM) törzsadatok BRendelkezésre állás biztosítás (ERP-ben) Szükséglet meghatározás és közlése BRendelkezésre állás biztosítás (ERP-ben) Terv alapú rendelkezésre állás biztosítás BRendelkezésre állás biztosítás (ERP-ben) Felhasználás alapú rendelkezésre állás biztosítás RENDELKEZÉSRE ÁLLÁS BIZTOSÍTÁS - NETTÓ SZÜKSÉGLET SZÁMÍTÁS RENDELKEZÉSRE ÁLLÁS BIZTOSÍTÁS GYÁRTÁSI TÉTEL NAGYSÁGÁHOZ KAPCSOLÓDÓ ELJÁRÁS ANYAGGAZDÁLKODÁS BESZERZÉS (MM-PUR) ANYAGGAZDÁLKODÁS KÉSZLETVEZETÉS (MM-IM) BA készletgazdálkodásról általában KÉSZLETVEZETÉS, KÉSZLETGAZDÁLKODÁS - FOLYAMAT KÉSZLETVEZETÉS, KÉSZLETGAZDÁLKODÁS KÉSZLETTÍPUSOK BKészletelemzés BRendelési pont Biztonsági készlet BRendelési mennyiség KÉSZLETVEZETÉS, KÉSZLETGAZDÁLKODÁS ANYAGMOZGÁS FAJTÁK BKészletvezetés, készletgazdálkodás Különleges készletállományok BKészletvezetés, készletgazdálkodás Leltár BSzámlaellenőrzés (MM-IV) BSzámlaellenőrzés Számla rögzítése BAnyaggazdálkodás információrendszer (MM-IS) LOGISZTIKAI KONTROLLING BA logisztikai kontrolling jelentősége BA logisztikai kontrolling működése BA logisztikai kontrolling funkcionális kapcsolatai BA vállalatirányítási (ERP) rendszer nyújtotta támogatás KARBANTARTÁS (ÁLLAGMEGŐRZÉS) (PM) - R/3 INTEGRÁCIÓMODELL KARBANTARTÁS (PM PROJECT MANAGEMENT) ÉRTÉKESÍTÉSI MODUL (SD SALES AND DISTRIBUTION) FELADATOK BTörzsadatok (SD-MD, Master Data) BÉrtékesítés Adatnézet nézet, Üzleti partnerek BEladás/értékesítés BKiszállítás BEladás, értékesítés Funkcionális nézet BSD- Dokumentum áramlás (bizonylatok) BÉrtékesítési információrendszer (VIS) BAz értékesítési modul feladata BVevői törzsadatok kezelése egy ERP rendszerben Árucikk törzsadatok egy ERP rendszerben BAjánlat készítés BMegrendelés BSzállítólevél készítés BSzámlázás (SD-BIL - Billing) BAZ értékesítés és a logisztika kapcsolata A TERMELÉS TERVEZÉS ÉS IRÁNYÍTÁS (PP) A TERMELÉS TERVEZÉS ÉS IRÁNYÍTÁS (PP) Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben iii

4 10 MINŐSÉGIRÁNYÍTÁS (QUALITY - / QUALITÄTSMANAGEMENT (QM)) MINŐSÉGIRÁNYÍTÁS (QUALITY MANAGEMENT (QM)) SZEMÉLYÜGY - HUMÁN ERŐFORRÁS GAZDÁLKODÁS: FOLYAMATOK, TÖRZSDADATOK, INFORMÁCIÓÁRAMLÁS HUMÁNERŐFORRÁS GAZDÁLKODÁS ÜZEMGAZDASÁGI FELADATOK KARRIER TERVEZÉS HUMÁNERŐFORRÁS GAZDÁLKODÁS TÁRGYA ÉS CÉLJA HUMÁNERŐFORRÁS GAZDÁLKODÁSI MODUL (HR) - ÁTTEKINTÉS BKomponensek BHumánerőforrás Adatnézet BKarriertervezés és személyi képességek fejlesztése A HUMÁNERŐFORRÁS GAZDÁLKODÁS VÁLLALATI (SZERVEZETI) FOLYAMATAINAK TÁMOGATÁSA AZ ADMINISZTRÁCIÓTÓL KEZDVE A TERVKÉSZÍTÉSIG (HR PA) BFoglalkoztatottak csoportosítása BFoglalkoztatottak státusza Bérszámfejtés BHR-PA funkcionális területek BFoglalkoztatottak toborzása, felvétele BMunkaidő gazdálkodás BMunkaidő gazdálkodás (PT) HR-PD (PERSONNEL DEVELOPMENT) SZEMÉLYZET FEJLESZTÉS FUNKCIONÁLIS TERÜLETEK BSzervezés, szervezet BSzakképzettségek kezelése BÉrtékelési, minősítési rendszer BÉletpálya és utánpótlás tervezés BFejlesztési tervek BKarriertervezés, utánpótlás BRendezvényszervezés Bér / illetményszámfejtés BHumánerőforrás gazdálkodás szerkezet az SAP-ben BIlletmény/Bérszámfejtés (PY) KONTROLLING: FOLYAMATOK, TÖRZSDADATOK, INFORMÁCIÓÁRAMLÁS KONTROLLING MODUL (CO) ÁTTEKINTÉS CO VÁLLALATI FUNKCIÓ TERÜLETEK ÉS KOMPONENSEK ÁLTALÁNOS KÖLTSÉGEK KONTROLLINGJA (CO-OM) CO VÁLLALATI FUNKCIÓ TERÜLETEK ÉS KOMPONENSEK BERUHÁZÁS KEZELÉS (INVESTMENT MANAGEMENT) VÁLLALATI KONTROLLING (EC- ENTERPRISE CONTROLLING)) KONTROLLING, MINT SZERVEZETI FUNKCIÓ A KONTROLLING EREDETE A KONTROLLING SZERVEZET A KONTROLLINGOT TÁMOGATÓ INFORMÁCIÓRENDSZER-SZOLGÁLTATÁSOK: VEZETÉS STRATÉGIÁVAL VAGY STRATÉGIA NÉLKÜL BA kontrolling jelentősége BA kontrolling területei A KONTROLLING MŰKÖDÉSE ÜGYFÉLSZOLGÁLAT, ÜGYFÉLKAPCSOLATI MODUL (CRM, CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT) EGYÉB VÁLLALAT IRÁNYÍTÁSI RENDSZER SZOLGÁLTATÁSOK EGYÉB FUNKCIÓK A PROJEKTRENDSZER MODUL (PS) A BERUHÁZÁS MENEDZSMENT MODUL (IM) iv Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

5 15 SZERVEZETI (VÁLLALATI, ÜZLETI) INFORMÁCIÓRENDSZEREK FOLYAMATSZERVVEZÉSE INFORMATIKAI MEGKÖZELÍTÉSBEN KIBERNETIKAI SZEMLÉLET FOLYAMAT ÉS SZOLGÁLTATÁS KÖZPONTÚ MEGKÖZELÍTÉS FOLYAMATSZERVEZÉS ÉS AUTOMATIZÁLT MUNKAFOLYAMAT TÁMOGATÁS ( WORKFLOW ) BAz automatizált munkafolyamat rendszerek ( Workflow) és a vállalat irányítási rendszerek kapcsolata BAz automatizált munkafolyamat felügyelet ( Workflow) típusai BAz automatizált munkafolyamat támogatás egyes iparágakban BAz automatizált munkafolyamat támogatás (workflow) rendszer legfontosabb szolgáltatásai BFolyamatszervezés (folyamatmenedzsment) A folyamatszervezés és az automatizált munkafolyamat támogatás (workflow) kapcsolata ARIS KERETRENDSZER BA leírási szintek BAz átfogó leíró módszertan BA szakmai koncepció, követelmény meghatározás szintjén történő folyamatmodellezés BARlS - az szervezeti (vállalati, üzleti) folyamatok háza, avagy a teljes körű üzleti folyamat menedzsment elmélete EPC DIAGRAM EPC MODELLEZÉSI SZABÁLYOK IRODALOMJEGYZÉK ÁBRA ÉS TÁBLÁZAT MELLÉKLETEK UML STRUKTURÁLT RENDSZERSZERVEZÉSI ÉS TERVEZÉSI MÓDSZEREK FÜGGELÉK ALAPFOGALMAK FÜGGELÉK: KIS ANGOL MAGYAR SZÓTÁR RÖVIDÍTÉSEK TÁRGYMUTATÓ Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben v

6 ÁBRAJEGYZÉK 1. ábra Gronau által javasolt modellek grafikus ábrázolásai (Gronau 2008) ábra Vállalati információrendszerek kapcsolati hálója ábra Alkalmazási rendszer (információrendszer) ábra Vállalati információs rendszerek evolúciója ábra Társtudomány területek ábra Társtudomány területek taxonómiája ábra A kereskedelem H-modellje [Becker/Schütte 2004, pp. 42] ábra Információrendszerek az iparban [Scheer 1997, pp. 93] ábra Vállalati alkalmazási rendszerek ábra Integráció szintjei ábra Gazdaságinformatikai rendszerek által nyújtott támogatás ábra Szervezet/Vállalat közötti integráció a vállalatirányítási rendszerek között ábra A vállalatirányítási információrendszert körülvevő elemek ábra A referenciamodellek osztályozása [von Brocke 2003, pp. 98] ábra Modellezés ábra Több rétegű architektúra modell ábra Bonyolultság uralása: 3-rétegű architektúra modell ábra Y-CIM-Modell ([Scheer 90]) ábra Információrendszer és a tényleges gyártási folyamat ábra A vállalati információrendszer és a szervezeti architektúra néhány elem közti kapcsolat ábra Termelési eszköz: fúró, maró megmunkáló központ, szerszámgép ábra Porter (Harvard) eredeti modellje (Porter, 2008) ábra Hollis kiterjesztett értéklánca (szállodaipar és turizmus) ábra SAP R/3 Integráció-modell ábra Adatintegráció CIM környezetben [Stahlknecht/Hasenkamp 2005, pp. 363 alapján] ábra Adatfolyamok egy integrált árugazdálkodási környezetben ábra SAP R/3 Integráció-modell ábra Pénzügyi modul (FI) - Szervezése ábra Pénzügyi modul (FI) Áttekintés ábra A számlakeret tagolása ábra Tárgyi eszköz (állóeszköz) nyilvántartás ábra Költségszámítás egy módja [Grob, Bensberg 2005, pp. 61] ábra Költség és szolgáltatás elszámolás funkciói ábra Az üzleti (pénzügyi) számvitel felépítése ábra A főkönyv funkciói ábra Az üzleti számvitel rendszereinek fogalmi leírása entitás-kapcsolat diagram formájában vi Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

7 37. ábra A számlatükör és a könyvelési számlák modellezése ábra Kinnlevőségek könyvelésének funkciói ábra A napi működést támogató ( operatív ) informatikai rendszerek közötti kapcsolatok ( interface ) [Stahlknecht, Hasenkamp 2005, pp. 329] ábra Hitelezők és adósok törzsadatai Pénzügyi modul (FI) Konszolidálás (FI-LC) ábra Kötelezettségek kontrolling területei és a könyvelési területek ábra Könyvelés folyamata (Accounting, Sachkontenbuchung) ábra A fizetési felszólítás adatfolyam diagramja ábra Tárgyi eszköz nyilvántartás modellezése ábra Példa egy bizonylatra (Adós felé kimenő számla) ábra E-K Diagram a bizonylatok leírására [Scheer 1997, pp. 632] ábra SAP R/3 Eszközgazdálkodás (Asset Management) ábra A mérleg (egyenleg) ábra A főkönyvi egyenleg nyitásától a zárásig ábra Az eredmény könyvelési számlák könyvelése ábra A főkönyv és üzleti partner könyvelési számlák és költségek közötti összefüggés ábra Szállítóik felé fennálló kötelezettségek könyvelése (AP) ábra Vevői tartozások könyvelése ábra SAP R/3 Integráció-modell ábra Beszerzés logisztika folyamat lánc ábra A logisztika részterületei ábra Logisztika beilleszkedése ERP-be ábra Rendelkezésre állás biztosítás (ERP-ben) áttekintése ábra Az anyaggazdálkodás hatása a nyereségre ábra Anyaggazdálkodási modul szervezése ábra Adatcsere integrációja a modulok között (példaszerűen) ábra A beszállítói lánc szereplői (Supply Chain, ellátási lánc) ábra Logisztika szélesebb értelemben ábra A logisztikai modulok integrációja ábra Folyamatlánc gyártási tétel és művi (gyártói telephelyen) értékesítés- SAP folyamat példa. Forrás: Curran, Thomas, Gerhard Keller, and Andrew Ladd, ábra Az anyaggazdálkodás alapadatai ábra Az anyaggazdálkodás üzleti folyamata ábra Az adat és szervezet, szervezés összefüggései ábra A rendelkezésre állás időpontjának a meghatározása ábra Előrejelzési modellek (Prognózis) ábra Anyaggazdálkodás (MM, Material Management) Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben vii

8 72. ábra Az anyaggazdálkodás üzleti folyamata ábra A készletgazdálkodás rész moduljai közti összefüggések (forrás: Szegedi ábra Áru beérkezéséhez kapcsolódó könyvelési eljárások hatása ábra Áru beérkezéséhez kapcsolódó könyvelési eljárások hatása ábra Az anyaggazdálkodás üzleti folyamata ábra Számlaellenőrzés ábra A beszállítási, ellátási lánc folyamata ábra Ellátási-lánc stratégia ábra A költséghelyek struktúrája ábra A logisztikai kontrolling fejlettségére ható tényezők ábra Karbantartás (Állagmegőrzés) (PM) - R/3 Integrációmodell ábra A karbantartással kapcsolatos jelentések felépítése ábra R/3 Integrációmodell SD - Értékesítés ábra Eladás, értékesítés Szervezeti nézet ábra Eladás, értékesítés Funkcionális nézet ábra SD- Dokumentum áramlás (bizonylatok) ábra Ajánlat készítés folyamata legyártandó termék esetében ábra A megrendelés folyamata ábra Értékesítés Rendszerszervezési nézet ábra R/3 Integrációmodell A termelés tervezés és irányítás (PP) ábra Termeléstervezés és irányítás ábra Termelés tervezés ábra Minőségirányítás (Qualitätsmanagement (QM)) ábra A humán erőforrás gazdálkodás elhelyezkedése az ERP szerkezetében ábra Humánerőforrás Rendszerszervezése ábra Adatfolyam ábra a humán erőforrás gazdálkodási (HR) /személyzeti rendszerre ábra Fogalmi szintű logikai adatszerkezet a humán erőforrás gazdálkodási rendszerre ábra Humánerőforrás Funkcionális nézet ábra HR-PA (Personnel Administration) Vállalati szerkezet- Személyzeti igazgatási feladatok ábra HR-PA Szerkezete ábra Foglalkoztatottak toborzása, felvétele ábra Munkaidő gazdálkodás (PT) ábra HR-PD szervezése ábra Foglalkoztatottak szakképzettségének fejlesztése ábra Bér / illetményszámfejtés (pl. Németország PY-DE) ábra Integráció: A humánerőforrás gazdálkodás törzsadatai ábra Kontrolling modul (CO) viii Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

9 109. ábra Kontrolling (CO) modul szervezése ábra A PDCA-kör ábra Ügyviteli információrendszer kibernetikai felfogásban (Forrás: (Benkőné 2009)) ábra Funkcionális kontra folyamat központú nézet ábra A folyamat és a folyamat lépései közötti kapcsolat ábra Szakmai kifejezések modellje, tezaurusz (Technical Terms Model) ábra ARIS Keretrendszer ábra ARIS Üzleti folyamatok keretrendszere ábra EPC (ARIS kiegészítések) ábra Kiterjesztett entitás kapcsolat modell: eerm (extended Entity relationship modelling) ábra SAP SERM Model (Structured entity relationship model) ábra Folyamattípusok ábra Példa egy kiterjesztett (eepc) eseményvezérelt folyamat láncra ábra SAP HR modul - Utazás szervezés esemény vezérelt folyamat lánca ábra Példa céldiagramra ábra Részletezettségi szint példa berendezésgyártás ábra Folyamatra vonatkozó az összes modellezési nézet integrálása ábra Az Aris ház-architektúra nézetek és információrendszer leírási szintek ábra Az ARIS átfogó módszertana ábra Alkalmazási rendszerek hierarchikus kapcsolata - Példa SAP R/3 és moduljai ábra A leíró (modellezési) szintek az ARIS-ban ábra Kapcsolat a modellek között ábra Funkció hierarchia (Function Tree) ábra Folyamat összerendelési mátrix- példa SAP ábra Termék/ szolgáltatás (Product/service tree) ábra Termék/szolgáltatás áramlási diagram (Product/Service Exchange Diagram) ábra A szervezeti architektúra alkotóelemeinek integrálása (Integration of Enterprise Architecture Components) ábra ARIS-HOBE (House of Business Engineering) A szervezeti (vállalati, üzleti) folyamatok szervezésének ARIS háza ábra Termelő vállalat üzleti folyamataira példák ábra Szervezeti felépítés ábra Egy példa referencia modellre - mysap ERP ábra EPC modellezés ábra Jelmagyarázat ábra Elemek - Funkció, esemény, XOR, OR, AND ábra Kapcsoló, ill. összekötő elemek EPC-ben Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben ix

10 144. ábra Példa ábra Alapfogalmak ábra Folyam útvonal irányítás alapmódjai (1) ábra Folyam útvonal irányítás alapmódjai(2) ábra UML áttekintő x Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

11 TÁBLÁZAT JEGYZÉK 1. Táblázat Vállalati információrendszerek történet fejlődése Táblázat Szervezeti (vállalati, üzleti) életben előforduló információrendszerek Táblázat Gazdaságinformatika fogalma angolszász és német nyelvterületen Táblázat Integrált vállalatirányítási rendszerek általános és tipikus felépítése Táblázat A szocio-technológiai rendszerszemléletű és az információrendszerek informatikai szemlélet leképezése Táblázat R/3 moduljai Táblázat Kötelezettségek és kinnlevőségek könyvelésének tipikus bizonylatai Táblázat Tartozik és követel különböző nyelveken a számvitelben Táblázat Elszámolás (kalkuláció eljárásai) Táblázat SAP CRM (Ügyfélkapcsolat megoldás) Táblázat A gazdasági informatikai rendszer elemei a kibernetikai megközelítésben Táblázat A folyamatok tipizálása szervezeti szintek szerint (Engelmann, T. (1995)) Táblázat Az automatizált folyamatszervezés alkalmazására iparági példák Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben xi

12 DEFINÍCIÓ JEGYZÉK Vállalatirányítási rendszer (ERP) I Vállalatirányítási rendszer (ERP) II Vállalatirányítási rendszer (ERP) III Vállalatirányítási rendszer (ERP) IV Vállalatirányítási rendszer (ERP) V:... 2 Vállalatirányítási rendszer (ERP) VI Vállalatirányítási rendszer (ERP) VII Vállalatirányítási rendszer (ERP) VIII Informatika társadalomtudományi megközelítésben Gazdaságinformatika (Klasszikus) Gazdaságinformatika I Gazdaságinformatika II Gazdaságinformatika III Alkalmazási rendszer Üzleti informatika Ügyvitel Integráltság fogalma A vállalati alkalmazások integrációja (Enterprise Application Integration, röviden EAI) Vállalat (Company Code) Költségnem Költséghely Költségviselő Számlakeret, számlatükör Főkönyvi könyvelés: A kipontozás TÖsszepontozás Eszközök (Aktívák) Források (Passzívák) Logisztika fogalma a vállalatirányításban Szükséglet Komissiózás (csomagolás, kiszállítás) Kontírozás Vezetői számvitel Szervezeti (vállalati, üzleti) folyamat (Business process) Munkafeladat (task) Adatfeldolgozási folyamat (process) xii Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

13 Vállalati funkció Munkafolyamat (Workflow) Munkafolyamat támogató rendszer (Workflow Management System) BPM, Business Process Management BPM, Business Process Modelling újraszervezés BPR, Business Process Reengineering Informatika (Informatics) Informatika társadalomtudományi megközelítésben Információtechnológia Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben xiii

14

15 1 BEVEZETŐ FOGALMI ÁTTEKINTÉS Integrált vállalatirányítási információrendszer alatt egy vállalat valamennyi feldolgozását megvalósító, egységes információrendszert értenek általában. Ez egy nagyon általános, nem túlzottan szabatos meghatározás. Ennek a fogalomnak kicsit pontosabb meghatározását, értelmezését járjuk körül, a vállalat szervezeti felépítésében megjelenő különböző érintett felek szempontjából. A szakirodalomban finomabb fogalom használat érdekében elkülönítik az ERP és az ERP rendszer fogalmát. AZ ERP (Enterprise Resource Planning) alatt az üzleti, szervezeti folyamatok olyan hézagmentes integrációja értendő, amely a vállalkozások funkcionális területeit egy magasabb minőségű munkafolyamat révén úgy öleli át, hogy a gyakorlatban eltérő üzleti megoldások szabványosodnak, szabályozásuk egységesül; ilyen területek a megrendelések kezelésem a pontosabb készletvezetés, nyilvántartás, jobb szállítói és ellátási lánckezelés. 0T(0TMabert, 2000.) Ez a szervezeti, üzleti folyamatokat központba helyező definíció az ERP rendszereket ebben a fogalmi keretben hordozó közegként fogja fel (médium). Az előbbi definíció egy másik megközelítésében: Az ERP fogalma mélyen kötődik a szervezeti, üzleti folyamatok tekintetében az integráció (összhangteremtés), szabványosítás, bővítés, jövőbeli rugalmasság és rugalmas alkalmazkodó és helyreállítási képesség tulajdonságaihoz. Az ERP rendszer fogalma pedig az előbbi célkitűzések műszaki megvalósítás formájában történő megtestesülését, valamint az informatikai rendszeren a szervezet által igényelt módosítások és változtatások átvezetését az előbbi célkitűzések elérése és fenntartása végett. (Ng, J.K.C., IP, W.H., Lee, T.C., 1999). Vállalatirányítási rendszer (ERP) I. egy ERP rendszer alatt egy adott vállalkozás valamennyi adat és információ feldolgozását megvalósító információrendszerét értjük, mely a személyzeti, termelési, kereskedelmi, tervezési, készletgazdálkodási, pénzügyi, illetve vezetési, irányítási, stb. folyamatok egységes, integrált számítástechnikai kezelését megvalósítja. Az ERP rendszerek funkcionális részekre oszlanak és a szakterületi igényeket modulokkal fedik le. A moduláris felosztás ERP rendszerenként különböző, de lényeges jellemzőjük, hogy egy egységes adatbázisra épülő, lépésenkénti bevezethetőségi lehetőséget kínálnak. Az ERP rendszerek fogalmának megragadására további definíciós kísérletek találhatók a szakirodalomban: Vállalatirányítási rendszer (ERP) II. A szervezetek erőforrásainak kezelésére kifejlesztett számítógép alapú információrendszerek legutóbbi fázisa. Az ERP rendszer a szervezet, vállalkozás egészét átfogó információrendszerek integrálását célozza meg. Az ERP rendszer összekapcsolja egy szervezet, vállalkozás összes, a működtetéséhez szükséges területét (humán erőforrás kezelés, számvitel, könyvelés, termelés, marketing, kiszállítás stb.), valamint a szállítóit és ügyfeleit is. (Siegel, J.l G., Shim, J, K., 2005). Vállalatirányítási rendszer (ERP) III. Egy olyan üzleti, szervezeti folyamat, amely a vállalkozás legfontosabb üzleti területeit integrálja. Egy ERP vezetői információrendszer olyan vállalatirányítási területeket kapcsol össze, mint pl. a vállalati tervezés, beszerzés, készletvezetés, értékesítés, marketing, pénzügyek és humán erőforrás kezelés stb. ERP rendszer fogalma a szoftver Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 1

16 1. Bevezető fogalmi áttekintés rendszerek fogalmának keretében kerül elő. Ahogy a szervezeti (vállalati, üzleti) rendszerek módszertani megközelítése egyre népszerűbbé és elterjedtebbé vált úgy fejlődtek ki a nagyméretű szoftveralkalmazási rendszerek a szervezetek (vállalatok, üzleti vállalkozások) támogatására a saját ERP-jük szervezeten belüli megvalósítására. Ebben az értelemben az ERP rendszerre úgy gondolhatunk, mint egy ragasztó anyagra, amely a különböző automatizált számítógéprendszereket köti össze a szervezeten belül. Általában mindegyik részlegnek saját céljaira optimalizált rendszere van. AZ ERP segítségével mindegyik részleg szintű rendszer tud egymással kommunikálni, az információkat megosztani, a szervezeten belül elérhetővé tenni. (Investopedia ULC, 2010). Vállalatirányítási rendszer (ERP) IV. Alkalmazási rendszereknek egy olyan halmaza, amely az adott szervezet (vállalat, üzleti vállalkozás) egészének irányítását, vezetését, igazgatását lehetővé teszi. Az ERP rendszerek integrálják az értékesítés, gyártás, humán erőforrás. Logisztika, számvitel, könyvelés és egyéb szervezeti (vállalati, üzleti) funkciókat. Az ERP rendszer lehetővé teszi, hogy a szervezeti (vállalati, üzleti) funkciók számára, hogy közösen használjanak egy egységes adatbázist valamint a hozzákapcsolódó üzleti elemző, intelligencia eszközöket. (Yen D. C., Chang C. J., 2002). Vállalatirányítási rendszer (ERP) V: ERP rendszer egy integrált számítógép alapú rendszer, amelyek a belső és külső erőforrások kézben tartására használnak, amely erőforrások közé értendők a kézzelfogható vagyon/eszközök, pénzügyi eszközök, anyagok és emberi erőforrások. Az ERP rendszer egy olyan szoftver architektúra, amelynek célja az, hogy elősegítse az információk áramlását a szervezet határain belül, az összes szervezeti (vállalati, üzleti) funkció között és kézben tartsa a külső érintett felekkel történő kapcsolattartást. Az ERP rendszer központosított adatbázisra épül és általában egységesített informatika platformon működik, az összes szervezeti (vállalati, üzleti) tevékenységet konszolidálja egy egységes és a szervezet/vállalat egészét átfogó környezetbe illesztve. (Bidgoli, Hossein, (2004)). Vállalatirányítási rendszer (ERP) VI. Az ERP rendszer több modulból álló alkalmazási szoftver rendszerekre egy olyan ipari fogalom, amely alatt a szervezeti (vállalati, üzleti) tevékenységek széles körét támogató olyan rendszert értenek, amely segíti a gyártással foglalkozó vagy más üzleti tevékenységet folytatókat, hogy kézben tarthassák a terméktervezést, alkatrész beszerzést, készletvezetés, szinten tartást, beszállítói kapcsolattartást, ügyfél kapcsolatok kezelését és rendelés teljesítés nyomon követését. Az ERP rendszer tartalmaz modulokat a szervezet (vállalat) pénzügyi és a humán erőforrás kezelési feladataira is általában. (InfoSysTech - IST 2009). Vállalatirányítási rendszer (ERP) VII. Egy ERP rendszer alatt egy olyan átfogó, integrált alkalmazási rendszert értenek mostanában, amely magában egyesíti az olyan üzleti/szervezeti funkciók szolgáltatásai;t mint az ügyviteli folyamatok (megrendelés feldolgozás, könyvelés/számvitel, készletvezetés, ügyfelekkel szembeni követelések és tartozások, adósok és hitelezők kezelése; az igazgatási folyamatok mint a tervkészítés, nyomon követés, ellenőrzés, irányítás és irányítás; valamint az termék előállítás folyamatai azaz a kiszállítás, beszerzési megrendelések kezelése, termelés, gyártás ütemezés, termelés felügyelet, (Lassmann 2006) 2 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

17 1.1 Az ERP rendszerek szerkezeti változásainak leírására szolgáló megközelítések Vállalatirányítási rendszer (ERP) VIII. Az ERP rendszer lényege a rendelkezésre álló erőforrások integrálása egy információ központú szemléletben. Az ERP rendszerek immanens tulajdonsága az információ megosztás (ami lényegében egy közös, központi adatbázisként értelmezhető) és a szervezeti (vállalati, üzleti) folyamatok összehangolása, összekapcsolása, integrálása. (Jacobs 2000) E definíciók felsorolása nem öncél és nemcsak az egymással konkuráló műszaki, tudományos irodalom ismeretét kívánja bizonyítani, hanem annak az érzékeltetésre is szolgál, hogy milyen komplex problémaként jelenik meg az információrendszerek elméletén belül a vállalatirányítási rendszerek elmélete, amely az informatika műszaki, számítástudományi és gazdaságinformatikai területeinek metszetében helyezkedik el. A definíciós kísérletekben sok elem visszaköszön. Felismerhetők a megközelítések különbözősége, mint az, hogy a szem előtt tartott vállalkozások fő tevékenysége termelésre, gyártásra vonatkozik-e, vagy más jellegű vállalkozási tevékenységre, iparágra. 1.1 Az ERP rendszerek szerkezeti változásainak leírására szolgáló megközelítések Elsősorban a pénzügyi, gazdasági válság által kiváltott hatások következményeként, a vállalati spektrum egészén keresztül jelentős változások indultak meg az ERP rendszerek területén. A válság elméletek szerint a gazdasági válságok egyik következménye a jelentős technológiai váltások bekövetkezése. Az információrendszerek területén, az információrendszerek szociotechnológiai beágyazottsága következtében, a technológiaváltozások sok dimenzióban, nézetben, modellben jelennek meg. Gronau és iskolája (Gronau 2008) elsősorban a német multi-nacionális vállalatok megfigyelése alapján kialakítottak egy leíró keretet, amelyben a változások modellezését és értelmezését megkísérlik. 1. modell - centralizált: Központi ERP-t használ minden leányvállalat 2. modell - szimmetrikusan decentralizált: Központi ERP kommunikál minden leányvállalat egységes rendszerével 3. modell-organikusan decentralizált: Központi ERP kommunikál minden leányvállalat különböző rendszerével 1. ábra Gronau által javasolt modellek grafikus ábrázolásai (Gronau 2008) 1. Centralizált modell: Az ERP rendszer a teljes funkcionális szolgáltatásaival a világ bármely részén elhelyezkedő termelési centrumból elérhető és vállalat munkatársai számára közösen használható. 2. Szimmetrikusan decentralizált: Ebben az esetben van egy központi ERP rendszer, amelyet egy attól különböző alkalmazási rendszer használ, a vállalat telephelyeiről, a Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 3

18 1. Bevezető fogalmi áttekintés világ bármely pontján rendelkezésre áll, és általában a termelés és logisztikai tevékenység számára szabványosított és egységesített szolgáltatásokat nyújt. A decentralizált rendszer bonyolultsága lényegesen alacsonyabb és az egyes nemzeti, ország specifikus igények könnyebben figyelembe vehetők. 3. Az organikusan decentralizált: Az egyes nemzeti sajátosságokból származó követelmények rendszerbe történő beillesztése szempontjából van kiemelkedő jelentősége. Ezért az egyes telephelyeken, a szóban forgó ország, helyileg rendelkezésre álló alkalmazási rendszerét használják fel, ennek révén, az egyes telephelyeken támasztott funkcionális igények viszonylag könnyebben leképezhetők a rendszerbe és ezáltal a nemzeti jogi környezetből és szokványokból származó igények kielégíthetők. A magyar szakirodalomban (Szabó 2010) tárgyalja ezeket a modelleket. 1.2 A vállalati információs rendszerek fejlődése Kezdetben a számítóközpont jellegű (mainframe) számítógépek főként anyaggazdálkodási, termelésirányítási, tervezési és bérszámfejtési feladatokat láttak el. Már az 1970-es években létrejöttek az MRP I.-nek (Material Requirement Planning), vagyis anyagszükséglet tervezési rendszerek, majd az ennél is komplexebb MRP II. (Manufacturing Resources Planning), vagyis a termelési erőforrások tervezésének rendszerei. Ezek az alkalmazások elsősorban a gyárakat, a gyártás jellegű termelési feladatokat és az ezekhez a feladatokhoz kapcsolódó logisztikai, termelés logisztikai termelési tevékenységeket és folyamatokat szolgálták ki, de a szolgáltatásaik meghaladták már az abban az időben már sikeres tranzakció kezelő rendszerekét. MRP I: o Anyag-, alkatrész- és félkész termék szükségletszámítás; MRP II o Megrendelői igények előrejelzése; o Megrendelők kiszolgálása; o Rendelés befogadás, feldolgozás; o Termelési, gyártási ütemtervkészítés; o Anyag-, alkatrész- és félkész termék szükségletszámítás; o Termelő/gyártó egység kapacitás szükségletszámítás. o Beszerzés; o Készletvezetés, készletgazdálkodás; o Elő- és utókalkuláció a termék előállítás után; o Pénzügy (Főkönyv, kinnlevőségek/kötelezettségek (adósok), kötelezettségek (hitelezők)); o Az információs rendszerek fejlődése 1. Táblázat Vállalati információrendszerek történet fejlődése 1950-es évek TPS: (Transaction Processing Systems) tranzakció- és adat intenzív rendszerek, adatfeldolgozás 1960-as évek MIS: (Management Information Systems) Vezetői információrendszer, döntéshozatal támogatása, előre definiált jelentések (Jelenleg középvezetői szint támogatása) 1970-es évek DSS: (Decision Support Systems) döntéstámogatás, döntéselőkészítés PPS (1TProduction1T18T Planning 1T18TSystem1T, Produktionsplanung und Steuerungssysteme), MRP: (Material Requirements Planning) gyártás/termeléstervezés 4 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

19 1.2 A vállalati információs rendszerek fejlődése 1980-as évek EIS (Executive Information Systems): Felsővezetői információrendszer (CEO, Chief Executive Officer, vezérigazgató, COO, Chief Operations Officer, általános vezérigazgató-helyettes, CIO, Chief Information Officer, informatikai igazgató, CFO, Chief finance officer, pénzügyi igazgató, CMO, Chief marketing officer, marketing igazgató, CTO, Chief technology officer, műszaki igazgató) ES (Expert Systems): szakértő rendszerek (számítógépes/mesterséges intelligencia alapú rendszerek) GDSS: (1TGroup Decision Support Systems1T) csoportos döntéshozatal 1990-es évek ERP (Enterprise Resource Planning): Vállalatirányítási rendszerek BI (Business Intelligence): üzleti intelligencia, intelligens és rugalmas adatvisszakeresés, beszámolók előállítása. CRM (Customer Relationship Management): ügyfélkapcsolatkezelése SRM (Supplier Relationship Management): szállítói kapcsolat kezelése SCM (Supply Chain Management) : beszállítói/ellátási lánc kezelése KMS (Knowledge management systems): tudásmenedzsment rendszerek 2000-es évek EPM (1TEnterprise Performance Management 1T): Szervezeti (vállalati, üzleti) teljesítménymérő, - értékelő, nyomon követő rendszer Business Suite: komplex üzleti csomagok, ágazati megoldások ESS (Enterprise Strategy Planning System): A szervezeti (vállalati, üzleti) tevékenységek és folyamatok átszervezése a kulcsfontosságú stratégiai mutató- és mérőszámokra tekintettel a szervezeti (vállalati, üzleti) eredményesség és hatékonyság javítása érdekében ERP rendszer feladatai, szolgáltatásai o MRP II szolgáltatások plusz o Kutatás/fejlesztés (K+F), termék/gyártásfejlesztés; Stratégiai szint ESS EIS GDSS ES Taktikai szint DSS Operatív szint Napi működés, üzemvitel Processing Sales TPS Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 5

20 1. Bevezető fogalmi áttekintés 2. ábra Vállalati információrendszerek kapcsolati hálója o Beszállítói lánc (beszerzés), ellátási lánc kezelése (Supply chain); o Termelési, gyártási ütemtervkészítés o Vezetői döntéstámogatás, vezetői információrendszerek (VIR); o Humán erőforrás, személyzeti munka, munkaügy; o Szerviz tevékenység (termék/szolgáltatás utáni garancia, szavatosság, alkatrészellátás); o Karbantartás feladatok szervezése (termelés/gyártás, egyéb vagyon/tárgyi eszköz); o Minőség irányítás; o Termék terítés, kiszállítás (Disztribúció); o Termelés, gyártás felügyelete, nyomon követése; o Pont-időben alkatrész rendelkezésre állás (JIT, Just-in-Time) megszervezése és támogatása. Az vállalati, üzleti információ rendszerek egy lehetséges csoportosítása 1. Az információrendszerek legegyszerűbb fajtája az adminisztratív, ügyviteli adatfeldolgozó rendszer, amely leginkább egyszerű és tömegesen előforduló feladatok megoldására használható, mint például adatok bevitelre, táblázatok nyomtatásra vagy egyszerű adatfeldolgozásra. 2. Az ügyrendi, ügyviteli, eljárásrendi, diszpozíciós (erőforrás rendelkezésre állást biztosító) rendszerek rövid távú, jól strukturált üzleti folyamatok irányítására (pld. az 'ügyfél rendelés feldolgozása' nevű folyamat lebonyolítása) alkalmasak, működésük nagy része adminisztratív adatfeldolgozásból áll, mint például a vevői rendelés rögzítése. Ezek a rendszerek középvezetés operatív tevékenységét támogatják. 3. A vezetői-információrendszerek az adminisztratív, kevésbé összetett részfeladatokra létrehozott információrendszerek összefogásával egy egységes adatbázist állítanak fel, majd az itt tárolt adatok megfelelő csoportosításával és tömörítésével vezetői információkat állítanak elő. 4. A tervkészítési rendszerek képviselik az információrendszerek legmagasabb szintjét, hosszú távú, rosszul strukturált, komplex problémák megoldási folyamatának segítésére szolgálnak. Események felismerése Fogalmi modell Információ eltárolása Külső felület terve Stratégia 'puha' módszer, szervezeti modell, stratégiai tanulmány Logikai a 'világ' felfedezése és modellezése Entitások felismerése Entitás eltárolása Rendszer belső terve "Szabatos' (kemény) az erőfeszítések nagyobb része, szoftver valósítja meg, a felhasználó észreveszi ha rossz Fizikai egy adott környezetre a megvalósítás módjának kitalálása és a megoldás legyártása 6 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

21 1.2 A vállalati információs rendszerek fejlődése 3. ábra Alkalmazási rendszer (információrendszer) ERP II o ERP plusz: o Stratégiai tervezés; o Értékesítés tervezés; o Kutatás-fejlesztés; o Terméktervezés és fejlesztés; o Szükséglet kezelés és rendelkezésre állás biztosítás; o Pénzügyi tervezés (Kontrolling, pénzáram kezelése, pénzeszközök kezelése) o Ügyfélszolgálat, ügyfélkapcsolat, közönség kapcsolat (CRM, Customer Relationship Management, Public Relations); o Marketing o Gyártó rendszerekkel integráció (CAM, Computer Aided Manufacturing, CAD, Computer Aided Design, CIM, Computer Integrated Manufacturing). A vállalati tevékenységek támogatására szolgáló szoftver és rendszerfejlesztések az 1980-as években olyan új alkalmazások létrejöttéhez vezettek, mint például az elsődlegesen középvezetői szint információigényét kielégítő, jellemzően egy-egy funkcionális területre kialakított, rögzített formátumú jelentéseket előállító vezetői információs rendszerek (MIS: Management Information System). Az elemzők és döntés-előkészítők statisztikai, modellező, szimulációs munkáját támogatják az úgynevezett döntéstámogató rendszerek (DSS: Decision Support System), amelyek szintén es években fejlődtek ki. A vállalati adat és tranzakció intenzív információrendszerekből előállítható adatokat és információkat azonban egészen felsővezetői szintig igyekeztek hasznosítani, így alakultak ki az napi vállalati működést, üzemvitelt támogató, operatív rendszerekre épülő felsővezetői információrendszerek (EIS: Executive Information System), melyek a felső vezetők által támasztott igényeknek megfelelően állítottak elő információkat. E rendszereknek jelentős hardver és támogató, humán erőforrás, személyzeti igényük volt. Az automatizáltság ellenére nem tudtak napra kész információkat előállítani, elsősorban egy bizonyos elmúlt időszakra (hónap, negyedév, év) vonatkozóan tudtak aggregált információkat szolgáltatni a vállalatvezetésnek. Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 7

22 BUSINESS SUITE KM 1. Bevezető fogalmi áttekintés 2. Táblázat Szervezeti (vállalati, üzleti) életben előforduló információrendszerek Termelés / Szervezeti (vállalati, üzleti) tevékenységeket és folyamatokat támogató információ rendszerek Szolgáltatás Stratégiai döntések GDS EIS BI Taktikai döntések S DS S EPM Operatív döntések SRM, SCM CRM, MIS Adatfeldolgozási feladatok ER P TPS Az vállalati információrendszerek fejlődésük első évtizedeiben megvalósították a vállalaton belüli adatkezelés automatizálását, illetve a technológia fejlődése révén lehetővé vált a tárolt adatmennyiségből (adatállományok, adatbázisok) döntéstámogató információk kinyerésére. A 90-es évek elejére az információtechnológia lehetővé tette, a szervezeti (vállalati, üzleti) követelmények pedig egyre erőteljesebben és pontosabban fogalmazódtak meg a vállalati érdekcsoportok részéről. Az igények négy pontba foglalhatók össze, amelyekkel a vállalati informatika gyakorlata és a kialakuló gazdaságinformatika tudománya nézett szembe: 1. Szükségessé vált egy az egész vállalaton átívelő, integrált informatikai infrastruktúra és környezet létrehozása, amely megteremti az alkalmazási rendszerek közötti kommunikációt, adat- és információcserét és képes a vállalaton kívülről érkező különböző formátumú adatok befogadására és feldolgozására. 2. Eredményesebbé és hatékonyabbá kellett tenni a vezetők információval történő ellátását és a döntéshozói igényeknek megfelelő vezetői információrendszerek kifejlesztése lett a cél. 3. A vállalatszervezésben a folyamatorientált paradigma vált uralkodóvá, és vállalati tevékenységek folyamat központ megszervezése, és e tevékenységekhez a napra kész információ, mint erőforrás folyamatos előállítása jelent meg követelményként. 4. A vállalatszervezés vállalati funkciókat előtérben tartó szemléletét meghaladva, a vállalatszervezésben a vállalat valódi működésének megjelenítése lett elfogadott követelmény. A szervezeti határokon átnyúló folyamatok, a partner kapcsolatok kézben tartása, hatékony megszervezése is egyre fontosabb igényként fogalmazódik meg. A gazdálkodástudomány felfogásában a vállalat, mint értékteremtő, érték létrehozó vállalkozás jelent meg egyre erőteljesebben, ezért a szervezeti (vállalati, üzleti) tevékenységek megszervezése, folyamatainak javítása, vagyis az értékteremtés szervezeti (vállalati, üzleti) vetületeinek tudatos módszertani és informatikai kezelésére és támogatására a gyakorlatban is egyre nagyobb igény lett. 8 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

23 1.2 A vállalati információs rendszerek fejlődése ERP II ERP MRP II MRP I 4. ábra Vállalati információs rendszerek evolúciója Ezeknek az üzleti szféra részéről támasztott igényeknek a kielégítésre, a rendszerfejlesztéssel foglalkozó piaci szereplők azzal reagáltak, hogy az MRP II rendszerek folyamatosan új funkciókkal látták el, e tendencia végül az úgynevezett vállalatirányítási rendszerek, ERP (Enterprise Resource Planning) rendszerek evolúciós kialakulásához és elterjedéséhez vezetett. Az ezredfordulót (2000-) követően megjelent az ERP rendszerek új generációja, az ERP II, melyek már nem csak a vállalaton belüli, de a kapcsolódó külső folyamatokat is képesek integrálni. Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 9

24 2. Az integrált vállalat irányítási rendzerek architektúrája, ábrázolásuk informatikai módszerei (struktúrált, O-O, folyamatmenedzsment) 2 AZ INTEGRÁLT VÁLLALAT IRÁNYÍTÁSI RENDZEREK ARCHITEKTÚRÁJA, ÁBRÁZOLÁSUK INFORMATIKAI MÓD- SZEREI (STRUKTÚRÁLT, O-O, FOLYAMATMENEDZSMENT) A vállalatvezetés úgy tekinti a vállalatirányítási integrált rendszert, mint: a vállalatoknál előforduló szervezeti/üzleti folyamatok kézben tartásának eredményes és hatékony eszközét; a vállalat vezetőinek a döntés meghozatalához támogatást nyújtó információrendszert. Az integrált vállalatirányítási rendszerek technológiája azoknak az informatikai és üzleti erőfeszítéseknek, fejlesztéseknek köszönhetően alakult ki, amelyek - a vállalati működés támogatása érdekében - az üzleti logikát tükröző, egységes IT platform kialakítására irányultak. Az integrált vállalatirányítási rendszer egy olyan egységes információrendszert jelent, amely az egész vállalatra kiterjedően, integráltan támogatja eredményes és hatékony munkavégzést. Ezek a rendszerek feldolgozzák az üzleti tranzakciókat, támogatják vállalkozások erőforrásaira vonatkozó tervkészítést, ugyanakkor ellátják a különböző vezetői szinteket a döntéseikhez szükséges információkkal, ezáltal segítik az eredményes döntések meghozatalát. Támogatják a műszaki, termelési, kereskedelmi, raktározási, készletgazdálkodási, pénzügyi, illetve vezetési, irányítási, stb. folyamatok egységes, integrált informatikai kezelését. 2.1 Bevezetés Integrált keretrendszerek az informatikai egyik ágazata, a főbb alkalmazási területek a következők: Bio-informatika; Térinformatika (Geo-informatika); Mérnökinformatika, műszaki informatika; Orvos-informatika; Kormányzati, jogi és közigazgatási informatikai (e-kormányzat); Gazdaságinformatika. Az informatika, mint önálló tudományág, amely a számítógépekkel és a számítógépek által megteremtett műszaki, technológiai, technikai lehetőségek kiaknázásával foglalkozik olyan kiterjedtté vált az elmúlt évtizedek fejlődése következtében, hogy elkezdett részekre tagozódni (gazdasági informatika, távközlési informatika, műszaki informatika stb.) Informatika társadalomtudományi megközelítésben Az informatika az információ áramlásának különböző módozataival, feldolgozásának és hasznosításának módszereivel, a termelékenységre és a hatékonyságra gyakorolt hatásaival, megfigyelési és ellenőrzési célokra való felhasználásával és végezetül a társadalmigazdasági fejlődést és a társadalmat alakító szerepével foglalkozik. Gazdaságinformatika (Klasszikus) olyan rendszerek koncepciójának kialakításával, kifejlesztésével, napra készen tartásával és felhasználásával foglalkozik, amelyeket gazdasági társaságokban, vállalkozásokban alkalmaznak. Vállalati, üzemi alkalmazási rendszerek fogalmát is használják e rendszerekre, amellyel azt kívánják hangsúlyozni, hogy a vállalkozáson belüli alkalmazó/felhasználó munkáját segítik. Gazdaságinformatika I. a gazdaságban és az igazgatásban alkalmazott információs és kommunikációs rendszerek tudománya. 10 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

25 2.1 Bevezetés a vállalati, üzemgazdasági, számítógéppel támogatott információrendszerek tervezésének, fejlesztésének és megvalósításának tudománya. Gazdaságinformatika II. feladata az információrendszerek kialakításának és felhasználásának elemzésére szolgáló elméletek, fogalmak, modellek, módszerek és eszközök kifejlesztése és alkalmazása. E célból a gazdaságinformatika visszanyúl olyan módszerekhez, amelyeket például az üzemgazdaságtan (alkalmanként az általános közgazdaságtan) illetve az informatika alkalmaz. Ezeket a megközelítéseket, összehangolja, továbbfejleszti, kiterjeszti azért, hogy a saját módszertani megközelítéseit kiegészítse. Gazdaságinformatika III. tárgya a gazdaságban és az igazgatásban, illetve egyre inkább a háztartásokban alkalmazott információs és kommunikációs rendszerek. Ezeket a rendszereket összefoglalóan információrendszereknek nevezzük. Az információrendszerek olyan társadalmitechnológiai (szocio-technológiai) rendszerek, amelyekben a feladatokat a humán és a gépi erőforrások közösen, kooperatív módon oldják meg. Az információrendszerektől megkülönböztetve léteznek üzemi, vállalati, szervezeti (vállalati, üzleti) működtetési (operational), üzemeltetési, alkalmazási rendszerek. Alkalmazási rendszer az információrendszerek automatizált részrendszerei. Szélesebb értelemben véve hardvert, rendszerszoftvert, kommunikációs berendezéseket és az alkalmazási rendszer szoftvereit is beleértik. Szűkebb értelemben alkalmazási rendszer szoftverét jelölik ezzel a fogalommal. Üzleti informatika A vállalatok folyamatainak egyik része inkább irányítási, igazgatási, vezetési, gazdálkodási jellegűek (pl. pénzügyi-számviteli, vezetési, kereskedelmi stb. folyamatok). Ez utóbbi folyamatok informatikai kezelése az üzleti informatika tárgya. Ebben az értelmezésben az üzleti informatika a gazdasági informatika egy részterülete. A vállalati folyamatok inkább műszaki, technikai, technológiai jellegű oldalaival inkább a gazdaságinformatika egyéb területei foglalkoznak (pl. gyártás egy termelő vállalatnál, ápolás egy kórházban, oktatás egy képzőintézményben stb.) BGazdaságinformatika központi kérdése Hogyan lehet a teljes információinfrastruktúrát úgy megtervezni, megvalósítani, felügyelni, ellenőrizni és irányítani, hogy a lehető legjobb eredményt érjék el a szervezeti / vállalati célok tekintetében? 3. Táblázat Gazdaságinformatika fogalma angolszász és német nyelvterületen Magyar Német Angol Gazdaságinformatika Wirtschaftsinformatik Információrendszer Information Systems (IS) Üzemi/vállalati in-betriebsinformatiformatika Vállalati információrendszer Business Information Systems (BIS) Üzemi/vállalati adat-betrieblichfeldolgozás Datenverarbeitung Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 11

26 2. Az integrált vállalat irányítási rendzerek architektúrája, ábrázolásuk informatikai módszerei (struktúrált, O-O, folyamatmenedzsment) Vezetői információrendszer Információrendszerek és azok üzemeltetése Management Information Systems (MIS) Information Systems & Management (ISM) Üzleti informatika Business Informatics BGazdaságinformatika az informatika szemszögéből Az informatika egyik olyan alkalmazási ága, amelyben informatikai fogalmakat, módszereket, eszközöket használnak fel. Az informatikai rendszerek tervezése, megvalósítása és bevezetése különböző alkalmazási területekre (pl. Internet, Vállalati irányítási rendszerek (ERP, Enterprise Resource Planning), beágyazott rendszerek, pl. gépkocsikban, autonóm robotok, repülőgép-helyfoglalási rendszerek, stb.) BInformatikai rendszer Olyan rendszer, amely hardver és szoftver elemekből áll, feladata információfeldolgozás és átvitel, pl. számítások elvégzése, információtovábbítás, ellenőrzési funkciók ellátása, irányítás, tervezés, koordináció és vezérlés. Vállalatgazdaságtan Vállalati funkciókon belüli feladatok Döntéselmélet Virtuális szervezetek Vezetés és szervezés tudomány Statisztika Minőség-ellenőrzés Piackutatás Előrejelzés Adatbányászat Operáció kutatás Rendszerelmélet Numerikus módszerek Tervezési és döntési módszerek Vállalati terv Matematika Kriptográfiai eljárások Formális módszerek Informatika Adatbázisok Mesterséges intelligencia Szoftver technológia Köztes rendszerek Jog Adatvédelem Munkajog Szerzői és szomszédos jogok Pszichológia Szoftver-ergonómia Rendszerek bevezetése Rendszer átadás,átvétel, befogadás 5. ábra Társtudomány területek A vállalatirányítási rendszerek teljes integrációt valósítanak meg vagy legalábbis erre törekszenek, e tendencia realizálódása következtében a vezetői információs és döntéstámogató funkciók illetve a vállalat alrendszereiben létező, üzleti tranzakciókat feldolgozó funkciók egy egységes információrendszerben integrálódnak. Az integrált vállalatirányítási rendszer átfogja a vállalkozás összes folyamatát, tevékenységét. Kiterjedt integrációt hoz létre a vállalat különböző szervezeti egységei, funkcionális részlegei 12 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

27 2.1 Bevezetés között javítva az információáramlást mind vertikálisan, mind horizontálisan a szervezeten belül. Egy ilyen rendszerben minden gazdasági eseményt rögzíteni kell, de azok csak egyszer kerülhetnek rögzítésre, elkerülve ezzel az adatredundanciát, a párhuzamos adattárolást és a párhuzamos tevékenységeket. Az egyszeri felvitelre való tekintettel nagy jelentősége van a beviteli ellenőrzésnek, hogy az adatok minősége megfelelő legyen. E rendszerek kétféle, analitikus és szintetikus modulokat tartalmaznak. Az analitikus moduloknál mennyiségben és értékben történik az adatok nyilvántartása, ezek lefedik a vállalat folyamatainak nagy részét és fő feladatuk a szintetika megfelelő mennyiségű és minőségű adatokkal való ellátása. A szintetikus moduloknál csak értékbeli nyilvántartás történik és főleg összesített adatokat tartalmaznak. Fontos a modulok helyes megtervezése, szigorú elhatárolása és annak meghatározása, hogy az egyes szervezeti (vállalati, üzleti) tevékenységek melyik modulhoz tartoznak. Az analitikus rendszer részei a logisztikai rendszer (beszerzés, készletgazdálkodás, értékesítés), a tárgyi eszköz nyilvántartási rendszer, a munkaügyi, bér és jövedelem nyilvántartási rendszer. Termelő tevékenységet folytató vállalkozásoknál szükség van termelésirányítási rendszerre is, illetve különböző speciális tevékenységet folytató vállalkozásoknál speciális nyilvántartási rendszerek is létrehozhatók az analitika részeként. A szintetikus rendszer a pénzügyi modulokból tevődik össze és információszolgáltatás szempontjából a főkönyvi modul a legfontosabb. Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 13

28 2. Az integrált vállalat irányítási rendzerek architektúrája, ábrázolásuk informatikai módszerei (struktúrált, O-O, folyamatmenedzsment) Informatika Számítástudomány, elméleti informatika Gyakorlati számítástechnika, informatika Adatbázisok Szoftvertechnológia Műszaki informatika Alkalmazott informatika Bio-informatika Igazgatási informatika.. Gazdaságinformatika Alkalmazási rendszerek Ágazat specifikus rendszerek Ágazat közi rendszerek Irodaautomatizálás, kommunikáció Egyéni adatfeldolgozás Vállalatközi rendszerek Ismeretalapú rendszerek. Gazdaságinformatika (kutatási területei) Szoftverrendszer elemzés,tervezés, fejlesztés Rendszerelemzés, szervezés Projektirányítás Szoftverfejlesztési módszertanok Modellezés Referencia modell készítés Szoftvertechnológia. Információmenedzsment Informatikai stratégia tervezés, stratégiai célok kialakítás Információ-architektúra Infrastruktúra menedzsment Szerződéskezelés Üzleti folyamatok menedzsmentje Információrendszer szervezés, tervezés módszertanai. Vállalatgazdaságtan Általános vállalat gazdaságtan Specializált vállalatgazdaságtan Humán erőforrás Számvitel/Könyvelés Beszerzés Marketing / Értékesítés Vállalatszervezés Nemzetközi menedzsment Gazdaságinformatika 6. ábra Társtudomány területek taxonómiája 14 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

29 2.1 Bevezetés BVállalati alkalmazási rendszerek A vállalati információrendszer olyan információrendszer, mely lehetővé teszi a szervezet számára fontos információk adatként való tárolását, rendszerezését, későbbi visszakeresését. Célja, hogy minden vezetési szint számára időben és megfelelő részletezésben nyújtson információt a döntéshozatalhoz, hátteret adjon az ellenőrzéshez, szervezéshez, tervezéshez. Ezt úgy valósítja meg, hogy biztosítja az információ összegyűjtését és eljuttatását a döntési ponthoz. Az integrált ügyviteli rendszerek jellemzői, hogy paraméterezhetőek, ennek következtében a gazdaság bármely szektorában működő vállalat számára alkalmazhatóak. A rendszerben kisebb változtatások szakember segítsége nélkül megoldhatók. Speciális terültekhez (Társadalombiztosítás - TB, Személyi jövedelemadó SZJA) CASE (pl. ARIS stb.) eszközökkel készíthetők alkalmazások. 4. Táblázat Integrált vállalatirányítási rendszerek általános és tipikus felépítése Megnevezés: Egyedi Csoportos nyilvántartás Csak mennyiségben nyilvántartás Mennyiségben és Csak ben értékben érték- Legalsó szint Raktári nyilvántartás Eszköz rendszer (Tárgyi eszköz gazdálkodás) Készletvezetés Középső szint (Készletgazdálkodás) analitikus nyilvántartás Pénzügyi rendszer (pénzügyi kontroll) Személyzeti, Munkaügyi rendszer Termelési rendszer Értékesítési rendszer Legfelső szint Főkönyvi rendszer szintetikus nyil-(számviteli modul) vántartás Vállalat, vállalkozás, gazdálkodást folytató szervezet tipikus részrendszerei, amelyek a vállalati funkciókban és szervezeti egységekben testesülhetnek meg: Marketing alrendszer A marketing ügyvitel szabályozó mechanizmusa a kereslet-kínálat alakulásának nyomon követésére (pl., ha a kereslet kisebb, mint a kínálat, a marketingtevékenységet fokozni kell). Főbb szervezeti (vállalati, üzleti) tevékenységek o Piacszervezés; o Közönségkapcsolat/Ügyfélkapcsolat (Public relations); o Import - export és üzleti szolgáltatások szervezése/ menedzsment. Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 15

30 2. Az integrált vállalat irányítási rendzerek architektúrája, ábrázolásuk informatikai módszerei (struktúrált, O-O, folyamatmenedzsment) VIR Árugazdálkodás Beszerzés Szükséglettervezés, anyagrendelkezésre állás biztosítása Árubeszállítás, átvétel Raktár Eladás Árukiszállítás, átvétel Számla ellenőrzés Kötelezettségek (hitelezők) könyvelése Számla kiállítás, kibocsátás Kinnlevőségek könyvelése Főkönyv és tárgyi eszköznyilvántartás Költség kalkuláció Humánerőforrás, személyügy 7. ábra A kereskedelem H-modellje [Becker/Schütte 2004, pp. 42] Fejlesztési alrendszer A fejlesztés szabályozó mechanizmusa, a szellemi munka hatékonyságával mérhető (pl. termelésivolumen-növekedés/mérnöknap, a fejlesztésbe vont termelő berendezésre vonatkoztatva). Főbb szervezeti (vállalati, üzleti) tevékenységek: o Termelés-, kereskedelem,- és szolgáltatásfejlesztés. o Piacfejlesztés; o Beruházás. Humánerőforrás alrendszer A humánerőforrás (humánerőforrás-gazdálkodás) szabályozó mechanizmusa az élőmunka hatékonyságának mérésére szolgál (pl. a termelékenységi mutatók, a Ft/munkaóra, db/munkaóra stb.). Főbb szervezeti (vállalati, üzleti) tevékenységek o Humánerőforrás-ügyvitel; o Munkaügy; o Jog, oktatás, szociális ellátás. 16 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

31 Termelésirányítás CAQ CAM i. e. S. Termék előállítás 2.1 Bevezetés Anyaggazdálkodási alrendszer Az anyaggazdálkodás szabályozó mechanizmusa a holtmunka hatékonyságának a mérésére, az egy termelési, szolgáltatási periódus alatt megtérülő anyag beszerzési és tárolási költsége, termelési periódusra vetítve (pl. Ft/h ó stb.). Főbb szervezeti (vállalati, üzleti) tevékenységek o Anyagbeszerzés; o Anyagellátás o Raktárforgalom. Darabj egyzék Munka -terv Üzemi eszköz ök PPS Elsődleges gazdálkodás tervezési funkciók CAD /CAM Megrendelés feldolgozás Kalkuláció Anyagszükséglettervezés Anyaggazdálkodás Kapacitásfoglalás, lekötés Kapacitás simítás Megrendelés feladás Termékkereslet Termék tervezés Termék műszaki tervezés Munkaterv, minőségellenőrzési terv NCprogramozás Elsődleges műszaki tervezési funkciók Finomhangolás Termelésirányítás Üzemi adatok begyűjtése NC-, CNC-, DNC-szerszámgépek, robotok vezérlése Szerszámgépek kez. Ellenőrzés (Mennyiség, idő, költség) és adatelemzés (nyomon követés, monitoring) Készlet gazd. Kiszállítás ir. Karbantartás Minőségirányítás 8. ábra Információrendszerek az iparban [Scheer 1997, pp. 93] Tárgyieszköz-gazdálkodási alrendszer A tárgyieszköz-gazdálkodás szabályozó mechanizmusa a holtmunka hatékonyságának követésére, a több termelési perióduson át megtérülő amortizációs költségegységre jutó nyereség mérésére (pl. Ft nyereség/ft költség stb.). Főbb szervezeti (vállalati, üzleti) tevékenységek o Tárgyi eszköz fejlesztés; Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 17

32 2. Az integrált vállalat irányítási rendzerek architektúrája, ábrázolásuk informatikai módszerei (struktúrált, O-O, folyamatmenedzsment) o Tárgyieszköz-elszámolás Minőségszabályozási alrendszer A minőségirányítás szabályozó mechanizmusa a minőségi osztály, a termékek minőségi kategóriák szerinti számbavétele, a magasabb minőség elérésének fokozására (pl. db/minőségi osztály). Főbb szervezeti (vállalati, üzleti) tevékenységek; o Minőségbiztosítás; o Minőség-ellenőrzés. Termelés-, szolgáltatás-, export-import alrendszer A termelés, szolgáltatás, export-import szabályozó mechanizmusa az erőforráshatékonyság, az egységnyi erőforrásra jutó fedezeti nyereség mérésére(pl. FNY/munkaóra stb.). Főbb szervezeti (vállalati, üzleti) tevékenységek; o Előkészítés; o (Termelés/gyártás) Programozás; o Munkautasítások, munkacsomagok, egységek kialakítása; o Kontrolling. Munka- és környezetvédelmi alrendszer A munka - és környezetvédelem szabályozó mechanizmusa a műszaki, technikai biztonsági rendszer, a szabályszerűség, megfelelőség nyomon követésére (pl. fiziológiai, ergonómiai, mechanikai, kémiai biztonsági követelmények és berendezések). Főbb szervezeti (vállalati, üzleti) tevékenységek; o Munkavédelem (Munkahelyi egészség és biztonság; Health and Safety); o Környezetvédelem Értékesítési alrendszer Az értékesítés szabályozó mechanizmusa a fedezeti nyereség/termék hatékonyságának mérésére (pl. Ft/eladott termék stb.). Főbb szervezeti (vállalati, üzleti) tevékenységek; o Rendelésvállalás; o Eladás. Igazgatási/vezetési alrendszer Az igazgatási feladatok szabályozó mechanizmusa, pl. a gazdálkodó szervezetnél elért nyereség mérésére (pl. mérleg szerinti nyereség). Főbb szervezeti (vállalati, üzleti) tevékenységek; o Tervkészítés (Planning), tervezés; o Ellenőrzés, nyomon követés, felügyelet; o Döntés előkészítés, döntés hozatal; o Szervezés. Pénzügyi számviteli alrendszer A pénzgazdálkodási ügyvitel és a számvitel szabályozó mechanizmusa, a tőke hatékonyságának a mérésére (pl. nyereség/saját tőke stb.). Főbb szervezeti (vállalati, üzleti) tevékenységek; o Eszköz-/ Vagyongazdálkodás (Asset management); o Hitelgazdálkodás; o Pénzügyi számvitel; o Vezetői számvitel (Management Accounting, Controlling). 18 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

33 2.1 Bevezetés Üzleti informatika a profitképző üzleti folyamatok ügyvitelének számítógépes adatfeldolgozásával és adatmodellezésével foglalkozik. Profitképző üzleti folyamatok a vállalkozásokban az ipari és mezőgazdasági fizikai, kémiai, biológiai termelő-szolgáltató folyamatok, a kereskedelmi-piaci folyamatok (marketing, értékesítés), a fejlesztési folyamatok (beruházás), a gazdasági folyamatok (anyag-, munkaerő-, tárgyieszköz-gazdálkodás), a minőségbiztosítási folyamatok, a munka és környezetvédelmi folyamatok, továbbá pénzintézetekben a profitképző banki és biztosítási folyamatok. Ügyvitel BIntegráltság Pénzügyi és számviteli informatika a tőke-, hitel-, pénzgazdálkodási folyamatok ügyvitelének, valamint a pénzügyi számvitelnek, a vezetői számvitelnek (kontrollingnak) a számítógépes adatfeldolgozási folyamatainak és adatszerkezetének modellezését jelenti. Vezetői számvitel olyan rendszerszemléletben kialakított szervezési, tervezési, értékelési, információszolgáltatási rendszer, amelynek célja, hogy a vezetők, valamint a szervezeti egységek részére a tevékenység ellátásához szükséges adatokat, információkat biztosítsa, a teljesítmények, az eredmény maximálása érdekében. Céljai: önköltségszámítás, döntéshozatalt elősegítő információk nyújtása, tervezés, ellenőrzés. Ügyvitel alatt értjük a valós gazdasági eseményekhez, folyamatok ellátásához kapcsolódó irodai tevékenységeket, valamint ezek adatkezelésének összehangolt irányítását és végrehajtását. Az ügyviteli tevékenységek során előforduló, illetve keletkező adatok rögzítését, feldolgozását és felhasználását támogatja a gazdasági informatika eszköztára. o Irodai tevékenységek: az igazgatási-, üzleti, pénzügyi és számviteli folyamatok tevékenységei. o Adatkezelési műveletek: az adatlétrehozás, módosítás, felhasználás, továbbítás, megőrzés, archiválás, selejtezés, megsemmisítés. Integráltság fogalma Az integrált rendszer alatt egy olyan újonnan létrehozott rendszert értünk, amely logikusan összetartozó elemeket, részrendszereket kapcsol össze vagy egyesít A rendszerintegrálás, mint az informatika és a gazdaságinformatika kulcsfogalma arra vonatkozik, hogy a vállalaton belül használt összes olyan alkalmazási rendszert, - amelyeket az egyes különböző vállalati területekre történő specializálódás és ezeken belül a munkafeladatok elosztása jellemez egy egységes átfogó, újonnan létrehozott nézetbe rendezi el. Az integráció alatt azokat az erőfeszítéseket értjük, amelyek az elkülönülő folyamatokat és struktúrákat összekapcsolják illetve e tevékenység révén létrejövő eredményt, amely összhangot teremt szervezeti (vállalati, üzleti) tevékenységek, funkciók, folyamatok, adatok, rendszerek között. Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 19

34 2. Az integrált vállalat irányítási rendzerek architektúrája, ábrázolásuk informatikai módszerei (struktúrált, O-O, folyamatmenedzsment) Adminisztratív és anyaggazdálkodási rendszerek Vállalatigazgatási, vezetési rendszerek Interfész, kapcsoló felületet nyújtó rendszerek Ágazat független rendszerek Humán erőforrás Pénügy/Számvitel /Könyvelés Ágazat specifikus rendszerek Kereskedelem Banküzem Gyártás Vállalatközi rendszerek EDI E-kereskedelem E- beszerzés Vezetői információrendszerek CIM (Computer Integrated Manufacturing) Termelésirányítási és ellenőrzési rendszer Teljes VIR Részleges VIR Kontrolling Tervkészítési rendszerek Egyszerű modellek Bonyolult modellek Irodaautomatizálási, kommunikációs rendszerek Irodai kommunikáció Munkafolyamat menedzsment (Workflow) Dokumentum kezelés Multimédia rendszerek Ismeretalapú rendszerek Szakértő rendszerek Több nyelvű rendszerek Biztosítás Csoportmunka rendszerek 9. ábra Vállalati alkalmazási rendszerek 20 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

35 2.1 Bevezetés A holisztikus (rendszerszemléletű) megközelítésből, mint filozófiai elvből származik az integráció iránti (nem bizonyított) remény és elkötelezettség, nevezetesen a miatt a tételezés miatt, hogy a részek összessége többet nyújt, mint a részek egyszerű összege (szinergia). Ebben a felfogásban megkülönböztetünk: Adatintegrációt Funkcionális integrációt Alkalmazásintegrációt 10. ábra Integráció szintjei 1. Megjelenítés szintű integráció: Az adatok aggregált megjelenítés több forrás információrendszerből. Egy Web portál, amely aggregálja és megjeleníti egy ügyfél részvény portfólióját az egyik informatikai rendszerből, és bank folyószámla egyenlegét egy másik információrendszerből a megjelenítési szinten történő integrációnak tekinthető. Ebben az esetben azonban nincs közvetlen adatcsere, kommunikáció a két informatikai rendszer között. 2. Adat integráció: A különböző adatbázisokban tárolt adatok között szinkronizálás révén megvalósított integráció. Ha például két különböző adatbázis tárolja törzsadatként az ügyfél lakcímének adatait, akkor az egyik adatbázisban történt változtatásokat szinkronizálni kell a másik adatbázissal. Ha a szinkronizálás csak egy bizonyos idő elteltével következik be, akkor az adatok aktualitásának értéke jelentősen csökken. Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 21

36 2. Az integrált vállalat irányítási rendzerek architektúrája, ábrázolásuk informatikai módszerei (struktúrált, O-O, folyamatmenedzsment) 3. Alkalmazásintegráció: Akkor beszélünk alkalmazás integrációról, amikor az alkalmazások bizonyos funkciókat kölcsönösen elérhetővé tesznek egymás számára. Elterjedt vállaltirányítási rendszerek (pl. SAP, PeopleSoft, Baan, Siebel, ORACLE, MS Navision stb.) gyakran elérhetővé teszik bizonyos szolgáltatásaikat jól definiált alkalmazás-programozási kapcsolófelületeken (interface) keresztül (API, Application Programming Interface). 4. Szolgáltatás integráció: Újra felhasználható szolgáltatások, amelyek más alkalmazások számára is rendelkezésre állnak. Például egy olyan szolgáltatás, amelynek segítségével egy ügyfél állapota lekérdezhető létrehozható olyan szolgáltatásokból, amelyek már léteznek a szervezet informatikai infrastruktúrájában. Az ilyen szolgáltatásokat általában több egyedi és specifikus alkalmazási funkcióból lehet felépíteni. 5. Folyamat integráció: Egy olyan modell megfogalmazását jelenti, amelyben a szervezeti (vállalati, üzleti) folyamatokat, vagy másképpen a munkafolyamatokat (workflow) definiálják oly módon, hogy az újrafelhasználható szolgáltatások e definiált és végrehajtható modellből meghívhatók, végrehajtathatók. A folyamatintegráció különösen jelentős szerepet játszik a B2B (Business to Business), azaz vállalkozások közti rendszerekben, ahol az együttműködési képesség (kollaboráció, collaboration) lényeges sajátosság. A szervezeti (vállalati, üzleti) folyamatok vezérlik az üzleti partnerek közti tranzakciókat és kapcsolat tartási lépéseket. Adatcsatolt és állomány-átviteli technikák során az egyes alkalmazások adataikat egy vagy több közvetítő adaterőforráson (adatbázison, állomány-kiszolgálón, állományokon) keresztül cserélik ki. Előnyeik közé főleg az tartozik, hogy relatívan olcsó, egyszerűen programozható. Az EDI különösen a gépjárműiparban és a kereskedelmi láncoknál elterjedt megoldás. A B2Bpiac technológiáinak egyik első módszerének tekinthető, vállalatközi területen. Alapvető célja elektronikus bizonylatok, okmányok, okiratok (pl. számla) különböző, jogi személyiségű szervezetek közötti cseréje. Egyik viszonylag korszerű a köztesszoftver-technológia (Middle-ware). Köztesszoftveren azokat a technológiákat magában foglaló informatikai eszközöket értik, amelyek osztott adatfeldolgozási környezetben képesek valós időben integrálni az egymástól eltérő alkalmazásokat, adat-erőforrásokat és szervezeti (vállalati, üzleti) folyamatokat, függetlenül azok operációsrendszer-, hálózatprotokoll-környezetétől és helyétől. A legkorszerűbbnek tekintett modell a Web szolgáltatásokon, üzenetcserén és szolgáltatási sínen (Enterprise Service Bus) alapuló szolgáltatás-központú integráció megvalósítása. Az integrált rendszer lényege, szemben a régi, elavult megoldásokkal, hogy a vállalati funkciók területei és informatikai támogatásuk nem egymástól elszigetelten léteznek, hanem szervesen összekapcsolódnak egymással, és szorosan együttműködnek az információrendszerben. A feldolgozás egyes lépéseiben a szükséges adatokat automatikusan veszik át egymástól. Ez azt jelenti, hogy a modulok úgy cserélnek információt egymással, hogy közben erről a végfelhasználónak nem kell tudnia. Ha például a HR részleg időbeosztásért felelős menedzsere ad egy nap, fizetés nélküli szabadságot az egyik dolgozónak, akkor a háttérben az ő személyes beavatkozása nélkül végbemennek a szükséges folyamatok: azaz a rendszer korrigálja a dolgozó bérét a szükséges levonással a fizetési jegyzékben, aztán módosítja az időbeosztást és keres egy megfelelő kompetenciákkal rendelkező helyettesítőt, végül az ő bérét is kijavítja a bérlistában a pluszmunkának megfelelően. Az integráltság biztosításához feltétlenül szükséges, hogy legyen egy egységesen definiált vállalati adatmodellre épülő központi adatbázis, amelyhez minden alrendszer/modul hozzáférhet. Ennek révén lesz garantált az adatok konzisztenciája és redundancia-mentessége. 22 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

37 2.1 Bevezetés BGazdaságinformatikai rendszerek nyújtotta támogatás Gazdaságinformatikai rendszerek célja: a stratégiai döntések, az operatív folyamatok lehető legjobb támogatása, horizontális és vertikális integráció az értéklánc mentén. Tipikus támogatandó területek: Operatív azaz a napi vállalat működtetés, üzemeltetés feladatainak támogatása. Termékfejlesztés, termék életciklus menedzsment Anyaggazdálkodás, gyártás, logisztikai, szolgáltatás, karbantartás, termék garancia és szavatosság; Ügyfélkapcsolat (CRM, (Customer Relationship Management)); Szerződéskezelés, számlázás; Számvitel, könyvelés; Projektirányítás; Gépjármű flotta menedzsment, útvonaltervezés, szállítmányozás, fuvarkezelés; Adatcsere a vállalatok között; Az adott vállalat főtevékenységei közé tartozó üzleti funkciók támogatása (pl. betegadatok kezelése az egészségügyben, menetrend betartásának figyelése a vasútnál stb.). 11. ábra Gazdaságinformatikai rendszerek által nyújtott támogatás Stratégiai döntések, közép és hosszú távú tervkészítés előkészítése: Költségvetés tervezés; Kontrolling; Adatszolgáltatás, jelentési kötelezettség; Egyéb területek, amelyekre alkalmazási rendszerek támogatást tudnak nyújtani: Szervezési, vezetői tanácsadás (Üzleti folyamatok modellezése); Biztosítás matematikai rendszerek; Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 23

38 2. Az integrált vállalat irányítási rendzerek architektúrája, ábrázolásuk informatikai módszerei (struktúrált, O-O, folyamatmenedzsment) Szoftvertervezésben a rendszerelemzés szakasza BAlkalmazási rendszerek vállalatokban Az alkalmazási rendszereket az alkalmazási célok szerint különböztetik meg: vannak tehát adminisztratív/ ügyviteli rendszerek, feladatok ütemezésével és erőforrás rendelkezésre állás biztosításával foglalkozó rendszerek ( Disposition /diszpozíciós rendszerek). Továbbá tervkészítésre, a folyamatok vezérlésére, ellenőrzésére és felügyeletére vonatkozó rendszerek ( Controlling ). A vállalatok szervezeti (vállalati, üzleti) funkcionális területei és az integrációs irányok láthatók az ábrán (ld. 11. ábra Gazdaságinformatikai rendszerek által nyújtott támogatás). Az alkalmazási rendszerek megkülönböztetésében elsősorban az játszik szerepet, hogy milyen mértékben járulnak hozzá a döntés-előkészítés, a döntéstámogatás folyamatához. Az adminisztratív, ügyviteli rendszerek lényegében rutinszerűen, nagymennyiségű adatfeldolgozást végeznek. Amikor az adatfeldolgozás automatizált döntés-előkészítéssé alakul át, akkor beszélhetünk feladat ütemezési, erőforrás rendelkezésre állást biztosító rendszerekről. Végfelhasználó részéről történő beavatkozási és információcsere lehetőség, valamint tervkészítési jellemzőkkel rendelkező rendszerek rendszeres vagy egyedi tervkészítési képességek esetében egyaránt tervkészítő rendszereknek tekinthetők. 12. ábra Szervezet/Vállalat közötti integráció a vállalatirányítási rendszerek között Az említett rendszerek mellett, a vállalat üzleti és funkcionális területi határain átnyúló rendszerek is léteznek, amelyek nem illeszthetők be a szervezeti felépítés hierarchiájába illetve a funkcionális területek szervezési elveibe. Ide tartoznak az iroda automatizálási rendszerek, a dokumentum és tartalom kezelő rendszerek és az automatizált munkafolyamat rendszerek (workflow) BAlkalmazási rendszerek integrációja Az alkalmazások integrációja és integrált rendszerek iránti igény a következő problémák miatt merül fel. A vállalaton belüli, helyi/lokális rendszerek nem támogatják a szervezeti (válla- 24 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

39 2.1 Bevezetés lati, üzleti) folyamatokat sem vállalaton belül, sem azon kívül. Az ügyvitel lassú, gyakran részben papíralapú, illetve az elektronikus adatcsere végrehajtás specifikus erőfeszítéseket igényel. Az ad hoc alapon, külön-külön összekapcsolt rendszerek nem menedzselhetők, nem skálázhatók és megbízhatatlanok. A vállalati alkalmazások integrációja (Enterprise Application Integration, röviden EAI) a folyamatok, szoftverek, hardverek, szabványok olyan kombinációja, amely két vagy több vállalati rendszer gördülékeny, hézag- és akadálymentes együttműködését teszi lehetővé. Az alkalmazás integráció oly módon takarít meg költséget és időt, hogy megteremti az együttműködés lehetőségét a meglévő (elavult, régi, legacy ) és az új rendszerek között, csökkenti az üzleti reakcióidőt, lehetővé teszi a több rendszert is érintő tranzakciók feldolgozását. Annak ellenére, hogy az integrált vállalatirányítási rendszerek - pl. az SAP, amely a TOP 200 cégek között egyedülálló, 2/3-os részesedést tudhat magáénak - szinte teljesen lefedik a nagyvállalatok információ rendszereit és szervezeti (vállalati, üzleti) folyamatait, még mindig "informatikai vezetési" kérdés a vállalaton belüli és a vállalatok közötti integráció. Ennek az oka az, hogy az integrált vállalatirányítási rendszerek csak részben integrálják a vállalatok információ architektúráját, szerkezetét. A tapasztalat azt mutatja, hogy az ERP rendszereket csak részfeladatokra használják, - a legtöbb esetben számvitel, könyvelés és kontrolling funkcióval, - mindeközben más üzleti területek saját korábbi alkalmazásaikat részesítik előnyben. A kilencvenes évek elején az integrált programcsomagok meghatározó irányzattá váltak az informatikában. A vállalatirányítás területén az Enterprise Resource Planning (ERP) csomagok - mint az SAP R/2, R/3, a PeopleSoft, a Baan vagy a J.D. Edwards - jelentős mértékben elterjedtek. Pénzügyi területen is integrált banki alkalmazások jutottak egyre nagyobb szerephez, mint pl. a Midas Equation, a Kapiti, a BankMaster. A tapasztalatok azt mutatták, hogy az integrált programcsomagok nagyban hozzásegítették a vállalatokat, és a bankokat informatikai rendszereik magas szintű kiépítéséhez. Különösen hasznosnak bizonyult a folyamatszervezési és rendszertervezés fázis, amelyben a szervezetek rákényszerültek, hogy professzionális gyakorlati sémák alapján gondolják végig folyamataikat. 5. Táblázat A szocio-technológiai rendszerszemléletű és az információrendszerek informatikai szemlélet leképezése Rendszer Integrált vállalatirányítási információrendszer Alrendszer Részrendszer Modul Részmodul A szoftver-, programcsomagok általában nem tartalmazzák a szervezet működéséhez szükséges valamennyi funkciót. Ennek következtében más - meglévő vagy új - alkalmazások bevonása szükséges. A programcsomagok egyik-másik modulja az adott feltételek között nem szabható testre kellő mértékben a helyi követelmények által támasztott igények kielégítéséhez. Nyugat-Európában és az Egyesült Államokban elterjedt gyakorlat, hogy több, egymástól különböző integrált csomagot használnak, amelyekből vegyesen használják az egyes modulokat. Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 25

40 2. Az integrált vállalat irányítási rendzerek architektúrája, ábrázolásuk informatikai módszerei (struktúrált, O-O, folyamatmenedzsment) 13. ábra A vállalatirányítási információrendszert körülvevő elemek A vállalati architektúra-alapú integráció (EAI, Enterprise Architecture Integration) az 1980-as években jelenik meg a gyakorlatban. Ekkor a fő cél a működő szoftverek átalakítása, tökéletesítő karbantartó, továbbfejlesztése valamilyen fokú integráltság irányába. Mégsem voltak képesek az igényeket kielégíteni, különösen abban a tekintetben, hogy olyan információkat szolgáltassanak, amelyeknek valahol a vállalat adatbázisában kellett lennie. A sok, különböző próbálkozás kudarcba fulladt, mert tévesen azt feltételezték, hogy az adatmodellben lehet a hiba. Valójában a korai alkalmazások még az átalakítások után is képtelenek voltak integráltan működni. Nagyon nehézkes volt az adatok áramoltatása. A 90-es években elméleti és technológia váltás következett be, amely két irányba terelte az integrációt: a Data Warehouse (Adattárház) és a vállalatirányítási (ERP) rendszerek felé. Az adattárház sok tekintetben megoldja az adat és információintegrálást, azonban nem segít a folyamatok integrációjában. Az a vállalatirányítási (ERP) rendszerek sajátosságai a csupasz adattárház technológiával szemben sok előnyös tulajdonságokkal rendelkeztek már abban az időben is, ám egy vállalatirányítási rendszer bevezetésének ideje nagyon hosszú és költséges BSzabványok és referencia modellek Bizonyos megközelítések, módszerek, struktúrák, projektirányítási módszerek és folyamatmodellek léteznek, és ezeket szabványoknak lehet tekinteni (de facto, vagy ipari szabványok) 26 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

41 2.1 Bevezetés Sajátosság Nézet, oldal Formalizáltság Tulajdonságok modellje informális Nézet specifikusság Viselkedés modell Félig formális Kibővített modell Nézeteken átívelő formális Modell központú Szakterület Szakterületi fogalmak Informatikai fogalmak Megvalósítás Szükséglet kielégítés Célközpontúság Szervezeti, rendszerszervezési modell Alkalmazási rendszer modell Ágazat, szektor Ipar Kereskedelem Közigazgatás Közszolgálat Tanácsadás... Módszerközpontú Technológia - központú Szervezetközpontú 14. ábra A referenciamodellek osztályozása [von Brocke 2003, pp. 98] Ezek a referencia modell szabványok megkönnyítik az integrációt és lehetővé teszik, hogy mások gyorsan, hatékonyan egy illeszkedő megoldást hozzanak létre. Példák: Electronic Data Interchange (EDI)- elektronikus adatcsere Model Driven Architecture (MDA) Modell vezérelt architektúra Y-CIM-Modell A referencia modellekkel kapcsolatban felmerülő problémák: Ráfordítás Hasznosság? Milyen megtérülés, milyen a nyereség aránya, megérte-e az erőfeszítéseket? Aktualitása, naprakészsége megfelelő-e? Különösen a rohamosan változó technológiai megoldások mellett (SzOA, Web szolgáltatások, számítási felhő, in-memory adatkezelése, No(t only)sql adatkezelés stb.) Ki definiálta? A piaci / üzleti differenciálódás, különbségtétel lehetősége elveszik-e akkor, ha valamelyik referencia modellhez mereven ragaszkodnak BModell Feladat Támogatási terület Célterület Irányítási, igazgatási terület Ábrázolás, reprezentáció Rendelkezésre állás Referencia modell specifikus Nyomtatott információhordozó Nem nyilvános Referencia modell specifikus Informatikai információhordozó Nyilvános A modell alkotás a rendszerek bonyolultságának kezelésére, uralására szolgálnak Absztrakció Az emberi rövidtávú memória 5±2 elemre korlátozott Ezért a lényeges elemekre kell koncentrálni, a lényegteleneket ki kell takarni a képből absztrahálás Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 27

42 2. Az integrált vállalat irányítási rendzerek architektúrája, ábrázolásuk informatikai módszerei (struktúrált, O-O, folyamatmenedzsment) Valóság Modell Absztrakció 15. ábra Modellezés Modellezés és Szimuláció A modell a valóság egy szeletének a leképezése. Általában az informatikában, de különösen a gazdaságinformatikában jelentős szerepe van. Amikor egy szervezeti (vállalati, üzleti), üzemi alkalmazást, mint információrendszert kell meg valósítani, akkor nagyon pontos meg kell érteni az adott alkalmazási problémát és le kell írni formálisan. Ennek megfogalmazására szolgál a Modell. Az informatikai és az operációkutatás tudományának mai állása szerint a bonyolult összefüggések egy megfelelő modellben megfogalmazhatók és számítógéppel végrehajtathatók, azaz szimulálhatók. Információ elrejtés, több szintű, több rétegű modellek ( angolul n-tier vagy n-layer). Az informatikában régóta alkalmaznak több szintű modelleket, amelyek lehetővé teszik a bonyolult problémák egyszerűbb megfogalmazását, és egy-egy rétegbe foglalását és ezen keresztül az egész komplex feladatnak a megoldhatóságát. Egy réteg kifelé jól körülhatárolt szolgáltatásokat nyújt, miközben a belső felépítésének részleteibe nem enged betekintést; ezt nevezzük információ elrejtésének (elfedésnek). Egy tipikus 3-rétegű architektúra modell (SSADM 3-séma modell, DBMS szabvány) komponenseire példa: Adatréteg (Data Layer) Ebben a rétegben találhatók rejtik el az adatbázisok illetve a régebben kifejlesztett célalkalmazások az adataikat, amelyeket egy egységes kapcsolófelületen lehet elérni (interface) Üzleti (alkalmazás) logika rétege (Business Logic Layer) Ebbe a rétegbe építik be, - drótozzák be pl. egy Web áruház megrendelési folyamatát. Azaz a szervezeti (vállalati, üzleti) tevékenységek, folyamatok logikai szabályokba, algoritmusokba önthető részének, számítógép által értelmezhető (interpretálható) szintű 28 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

43 2.1 Bevezetés megfogalmazása. Lehetőség szerint ez a réteg semmilyen alkalmazáshoz kapcsolódó adatot nem tartalmaz, hanem az adatokat kizárólag az adatrétegből nyeri. 16. ábra Több rétegű architektúra modell Megjelenítési réteg (Presentation Layer) A végfelhasználó számára az alkalmazáshoz történő hozzáférés lehetőségét nyújtja, az adatok bevitele és kinyerése céljából. A vastag kliens megoldás esetén egyedi szoftverekre van szükség, míg a vékony kliens alkalmazás esetén egy egyszerű böngésző elegendő a teljes alkalmazás szolgáltatásainak elérésére BAz Y-CIM modell- Ipari alkalmazások referencia modellje A gyártással foglalkozó ipari vállalkozások alkalmazási rendszereinek sokaságát a Számítógéppel támogatott gyártás (CIM, Computer Integrated Manufacturing) fogalmának segítségével lehet egységbe rendezni. Az alapgondolata a CIM-nek az, hogy egy ipari vállalkozás műszaki és üzemgazdasági feladatait olyan alkalmazási rendszerekkel támogassák meg, amelyek egységes adatállományon dolgoznak. Üzemgazdaságtani szempontból ezek a feladatok a vevő megrendelés teljesítését, lényegében a termeléstervezés, gyártásütemezés és irányítás területeit jelentik; a műszaki, technikai oldal szempontjából a legyártandó termékek műszaki megtervezését és előállítását. Az általánosan ipari gyártási és üzemgazdasági folyamatokat az ábra érzékelteti (18. ábra Y-CIM-Modell ([Scheer 90])), e folyamatokat tekintjük át röviden. A termeléstervezés és irányítás keretébe eső sokrétű és bonyolult tervezési feladatok szükségessé teszik azt, hogy megfelelő alkalmazási rendszerek bevonása történjen meg a feladatok megoldásának segítésére. A termeléstervezést és irányítást támogató rendszerek számítógépes, automatizált rendszerek, amelyek a termelés minden területére kiterjedően az anyagáramlás tervezését, vezérlését és felügyeletét segítik. A megrendelés beérkezésétől Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 29

44 2. Az integrált vállalat irányítási rendzerek architektúrája, ábrázolásuk informatikai módszerei (struktúrált, O-O, folyamatmenedzsment) az anyaggazdálkodáson és tényleges gyártáson keresztül a termék kiszállításáig, a logisztikai láncig terjedően használhatók informatikai rendszerek. 17. ábra Bonyolultság uralása: 3-rétegű architektúra modell A termeléstervezés számtalan részlet problémát ölel fel, nevezetesen termelés-/gyártásprogramozást, előállítás és gyártási folyamat kérdéseit, a köztük fennálló többrétegű és kölcsönös függőségekkel. A kreatív tervezési probléma csak oly módon kezelhető, hogy olyan részekre bontják fel, amelyek algoritmikus bonyolultság és számítástechnikai erőforrások tekintetében kezelhető méretűek. A tervezési problémák megoldásának egy további nehézsége az, hogy a teljes tervezési probléma megoldásához szükséges adatok nem állnak általában kellő részletezettséggel rendelkezésre. Ennek következtében a termelés tervezés különböző vezetési szintjeire a probléma megoldás feladatainak szétosztása nehézkés, vagy nem keresztülvihető teljesen. A korszerű termeléstervezési rendszerekben a szukcesszív tervezés megközelítését alkalmazzák. Ez azt jelenti, hogy a gyártási /termelési tervkészítést különböző tervezési szintekre bontják, ezeket a tervkészítési szinteket egy bizonyos sorrendben vizsgálják, és szukcesszíve közelítik, finomítják; az egy-egy szinten fellépő problémákat heurisztikus módszerekkel (ököl szabályokkal) oldják meg. Ebben a folyamatban a megelőző tervezési lépések eredményét figyelembe veszik és a rákövetkező lépéshez szükséges adatokra is tekintettel vannak. Ha a tervkészítés szintjeit egy hierarchiába rendezik el, akkor hierarchikus tervezésről beszélünk. Ha a tervezési döntések azokra, a megelőző tervkészítési szintekre is hatással vannak, és ezeket figyelembe kell venni, akkor egy folyamatos, gördülő tervezés jön létre a szukcesszív tervkészítés során. Ezek a tervezési rendszerek az MRP II fogalmi keretére támaszkodnak: Az aktuális gyártási/termelési ütemterv; Anyagszükséglet tervezés; Gyártási/termelési folyamat határidőzése; A termelés vezérlés, irányítás és felügyelete/ellenőrzése. Gyártási/termelési folyamat határidőzése azt jelenti, hogy az anyagszükséglet tervezés eredményeként előálló nettó anyagszükségletből az egyes termelő egységekre (pl. szerszámgép, robot stb.) megtervezik a gyártási feladatok végrehajtásának időszükségletét. A gyártási feladatokat egy-egy csomagba rendezik, amelyeket gyártási tételnek, sorozatnak, lot -nak, sarzsnak stb. neveznek. A gyártási feladat kezdési időpontját is meghatározzák a teljes gyártási feladat egyes munkafázisaira vonatkozóan is. 30 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

45 2.1 Bevezetés Kapacitásütemezés során minden termelési periódusban a tervezett kapacitás igényt és rendelkezésre álló kapacitást vetik össze. Ha egy termelési periódusban a kapacitás nem elegendő, akkor kapacitás simítást hajtanak végre, a munkafeladatok időbeli átütemezése révén. Ezt általában egyszerű heurisztikus szabályok segítségével hajtják végre, pl. fontossági rangsor alapján. Ezek az ökölszabályok általában nem tudják kezelni kielégítő mértékben a gyártandó termékek illetve a munkamenetek és fázisok, az anyagok rendelkezésre állásának biztosítása közti időbeli összefüggéseket. 18. ábra Y-CIM-Modell ([Scheer 90]) A gyártási/belső megrendelés-kibocsátás és/vagy egy tényleges munkafeladat kivitelezése előtt egy rendelkezésre állási vizsgálatot hajtanak végre, hogy vajon az előírt termelési tényező a tervezett időpontban rendelkezésre fognak-e állni. A gyártási lépések végrehajtása során folyamatosan ellenőrzik, hogy vajon a tényadatok és tervadatok összhangban vannake. Ha eltérések vannak a tény és terv adatok között, akkor a gyártási feladat adatait, nevezetesen a határidőket és mennyiségi adatokat felül kell vizsgálni és szükség szerint módosítani. Ezeknek a tervezési feladatoknak a megoldásához sok tényadatra, empirikus adatra van szükség. Ezeket a szükséges adatokat a következőképpen csoportosíthatjuk: A gyártási/belső megrendelés (megbízás) adatai: A megrendelés teljesítési folyamatra vonatkozó előrejelzések és vevői megrendelés adatai. Anyagtörzs, darabjegyzék: A gyártással összefüggő adatok: alkatrész cikkszám, legyártási idő, darabköltség stb. Műszaki gyártási adatok: A termék műszaki felépítésének, szerkezetének, előállításához szükséges műszaki tervrajzok. Munkamenet: A gyártási feladat termék előállításához szükséges egyes lépéseinek, munkameneteinek munkatervei, amelyek tartalmazzák azokat a ter- Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 31

46 2. Az integrált vállalat irányítási rendzerek architektúrája, ábrázolásuk informatikai módszerei (struktúrált, O-O, folyamatmenedzsment) melési eszközöket, gyártó eszközöket, termelési, gyártási egységeket, amelyeken a munkamenetet végrehajtják, tovább az eszköz, gép felszerszámozásához szükséges időt és az adott munkamenet által legyártandó termék elkészítéséhez szükséges munka gépidejét. A gyártásban munkameneteke lehetnek: fúrás, marás, esztergálás, forgatás stb. 19. ábra Információrendszer és a tényleges gyártási folyamat Termelési eszközök adatai: A termelési eszközök kapacitásáról adatok. Az egyes munkahelyek, műhelypontok automatikus irányítása és vezérlése (termelésirányítás) helyett gyakran vezérlő termet, vezérlőpultot használnak ( Control room, Leitstände stb.). Ennek a vezérlőpultnak a magja általában egy olyan alkalmazási rendszer, amely képes a tényadatok megjelenítésére, javaslatok előállítására, alternatívák kialakítására, esetleg szimulációra. A döntéseket természetesen az illetékes munkatársak hozzák. A termelés előrehaladás ellenőrzése, a nyomon követése, felügyelete a termék előállítás befejezéséig tart a megrendelés teljesítése tekintetében. A termelés előrehaladás ellenőrzési folyamat támogatására olyan alkalmazási rendszereket használnak, amelyek a termelési folyamat üzemi adatait gyűjtik össze azért, hogy a gyártási lépések előrehaladását érzékelni tudják. A teljes termelési folyamatot átfogóan, a szükséges és lényeges adatokat az informatikai rendszernek átadják. A 2.1.6Gazdaságinformatikai rendszerek nyújtotta támogatás című fejezetben az egyéb üzemgazdasági területeket és azokat potenciálisan támogató gazdaságinformatikai alkalmazási rendszereket érintettük: marketing, értékesítés, pénzügy, számvitel stb. Az Y-CIM modell műszaki tervezési ága, oldala a termék megtervezésével foglalkozik ( Design, Produktentwurf ). A gyártmány műszaki konstrukciója számítógéppel támogatott tervező rendszerek segítségével készül el (Computer Aided Engineering, CAE mérnöki munkát támogató számítógépes rendszer, Computer Aided Design, CAD). Az információtechnológia, a szoftverek fejlődése olyan tendenciát mutat, hogy ezeket a tervező rendszereket egy műszaki konstrukciót támogató integrált információrendszerré fejlesszék. Miután egy termék 32 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

47 2.1 Bevezetés műszaki terve elkészült a munka ütemterv készítésének fázisa következik, ezt a feladatot félig automatikusan a számítógéppel támogatott gyártás tervező rendszerekkel lehet megoldani (Computer Aided Planning, CAP). A számítógéppel támogatott gyártás (Computer Aided Manufacturing, CAM) mint informatikai rendszer segítséget tud nyújtani a következő területeken: a gyártás, szállítás, készletezés, minőség-ellenőrzés, csomagolás (kiszerelés). 20. ábra A vállalati információrendszer és a szervezeti architektúra néhány elem közti kapcsolat A gyártást (Computer Aided Manufacturing, CAM) számítógéppel támogató alkalmazási rendszerek irányítják a számjegy vezérelt szerszámgépeket (Computer Numerical Control (CNC)), a készletek mozgatását, a megmunkáló cellákat, a rugalmas gyártó rendszereket (robotokkal futószalag), és az egyéb termelési folyamatokat. Az eközben keletkező hatalmas mennyiségű adathalmazt folyamatosan ellenőrizni kell a helyesség, érvényesség, hihetőség szempontjából. A minőségirányítás és minőségbiztosítás területéhez tartozik a számítógéppel támogatott minőségbiztosítási rendszer (Computer Aided Quality Assurance, CAQ), amely segíti az egyedi minőségellenőrzéseket, a mintavételes minőségi bevizsgálást. Ennek a rendszernek abból a szempontból van nagy jelentősége, hogy tulajdonképpen egy korai figyelmeztető rendszer, vagyis ha a termelési folyamatban valamilyen zavarok lépnek fel, akkor figyelmeztető üzeneteket bocsát ki. Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 33

48 2. Az integrált vállalat irányítási rendzerek architektúrája, ábrázolásuk informatikai módszerei (struktúrált, O-O, folyamatmenedzsment) 21. ábra Termelési eszköz: fúró, maró megmunkáló központ, szerszámgép BPorter eredeti értéklánc modellje Minden szervezet olyan tevékenységeket folytat, melyek a szervezet által biztosított szolgáltatásokkal függnek össze, vagy pedig segítik/támogatják az előbbi tevékenységeket. A szervezetekben kilenc tevékenységtípus lelhető fel, melyek sokféle módon, az adott szervezettől függően kapcsolódnak egymáshoz. Egy szervezetnek a rá jellemző tevékenységeinek azonosításában gyakran segítséget jelent az alaptípusokból történő kiindulás. Az ábra (21. ábra) a kilencfajta szervezeti (vállalati, üzleti) tevékenységek alaptípusait mutatja be. Szervezeti (vállalati, üzleti) tevékenységeket (activity) típusokat két csoportra bonthatjuk, az egyikben azok az ún. elsődleges tevékenységek találhatók, melyek a szervezet által nyújtott szolgáltatásnak az értékláncában vannak, míg a másikba a szervezet melléktevékenységei kerülnek. Elsődleges tevékenységek közé soroljuk az alábbiakat: Beszállítás (bemeneti logisztika); Termelés, gyártás, szolgáltatás működtetése (Operation); Kiszállítás (kimeneti logisztika); Közönségkapcsolat: Tájékoztatás, hírnév és elismertség megalapozása; Utólagos szolgáltatások/ügyfélszolgálat, garanciális/szavatossági szerviz szolgáltatások. 34 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

49 Nyereség Nyereség 2.1 Bevezetés SZERVEZETI INFRASTRUKTÚRA MELLÉKTEVÉKENYSÉGEK (Secondary) Támogató tevékenységek SZEMÉLYZETI ÉS MUNKAÜGY (Hmánerőforrás gazdálkodás) TECHNOLÓGIA, FEJLESZTÉS BESZERZÉS ELSŐDLEGES TEVÉKENYSÉGEK (Primary) Beszállítás, beszerzési logisztika Bemeneti logisztika ALAP FOYAMAT (Termelés, gyártás, szogáltatás) Kiszállítás Kimeneti logiszti-(hírnévka reputáció, kialakítása) Közönségkapcsolat Ügyfélszolgálat Melléktevékenységek 22. ábra Porter (Harvard) eredeti modellje (Porter, 2008) Szervezeti infrastrukturális tevékenységek; Személyzeti és munkaügyi tevékenységek; Technológia fejlesztési tevékenységek; Beszerzés BTevékenységtípusok Az alábbiakban minden tevékenység típushoz felsorolunk néhány példát. Beszállítás:, anyagbeszállítás, raktározás, leltározás, (be)szállításütemezés. Alapfolyamat: Termelés, gyártás, kereskedelem, egyéb szolgáltatás típusok. Kiszállítás: terítés, raktározás, kiszállítás tervezése, megrendelőhöz történő eljuttatása. Közönségkapcsolat: hirdetés, sajtószolgálat. Ügyfélszolgálat: szolgáltatás elvégzése utáni további szolgáltatások, mint például telefonos ügyfélszolgálat, eladott termék, szolgáltatás utógondozása, garanciális és szavatossági szerviz, alkatrészellátása a jogszabályi előírásoknak megfelelően. Szervezeti infrastruktúra: vezetés, tervezés, pénzügyek, könyvelés, jogi tevékenységek. Személyzeti tevékenységek: toborzás, bérlés, kiképzés, személyre szóló továbbképzés, javadalmazás és díjazás és ellentételezés. Technológia fejlesztés: kutatás és fejlesztés, információrendszerek fejlesztése, alapfolyamat fejlesztése. Beszerzés: anyagbeszerzés, pótalkatrész beszerzés, állóeszköz beszerzés. Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 35

50 2. Az integrált vállalat irányítási rendzerek architektúrája, ábrázolásuk informatikai módszerei (struktúrált, O-O, folyamatmenedzsment) A tevékenységek képezik az építőelemeket az eredményesség és hatékonyság elérésében. Az a mód, ahogy az egyes tevékenységeket végrehajtják, és a tevékenység gazdaságossága (economics) fogja meghatározni a szervezet szolgáltatásainak költségét. Az egyes tevékenységek elvégzésének 'jósága' fogja (a szervezet által biztosított) szolgáltatások minőségét meghatározni. 2.2 Összefoglalás A gazdaságinformatika és az integrált keretrendszerek az alkalmazott informatika egyik területe, főfeladata az információtechnológia alkalmazása vállalatokon, szervezeteken belüli valamint továbbá szervezetek (vállalatok, üzleti partnerek) közötti feladatok megoldására. A gazdaságinformatika több mind a közgazdaság tudományterületeinek és az informatika önálló tudományágának aritmetikai összege. A gazdaságinformatika, mint önálló informatikai tudományterület a következő területekkel foglalkozik: Vállalati, szerezeti információrendszerek modellezése és integrálása; Rendszerarchitektúrák; Információmenedzsment Igényelt képességek: o Absztrakciós képesség o Integrált rendszerek kialakítására képesség o Bonyolult dolgok, helyzetek kezelése o Kreativitás o Emberi, társadalmi érintkezési formák és helyzetek ügyes kezelése 23. ábra Hollis kiterjesztett értéklánca (szállodaipar és turizmus) 36 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

51 2.2 Összefoglalás 3 INTEGRÁLT KERETRENDSZER Egy integrált vállalatirányítási rendszer alatt egy adott vállalat valamennyi feldolgozását megvalósító, egységes információrendszert értünk. E megközelítés szerint egy vállalatirányítási rendszer általában az egész vállalatra kiterjedően valósít meg integrációt. A vállalat vezetés számára egy integrált vállalatirányítási rendszer esetében a legfontosabb feladat, hogy gyorsan és hatékonyan dolgozza fel a vállalatnál keletkező, nagyszámú üzleti tranzakciót és segítse a vállalati vezetőket döntéseik meghozatalában annak révén, hogy a megfelelő információt a megfelelő formában és a kellő időben bocsátja rendelkezésre. Egy informatikus számára viszont az a meghatározó, hogy a vállalaton belül zajló adatfeldolgozási folyamatok (kereskedelmi, raktározási, pénzügyi stb.) egységes, integrált számítástechnikai kezelését tudják megvalósítani és a rendszer feleljen meg az integritás kritériumainak. Az integráltság kritériumai közé tartozik többek között az is, hogy a feldolgozás egyes lépései közben nem változtatnak eszközt (pl. nem mentik az adatokat valamilyen állományba valamilyen adathordozóra, majd később töltik át egy másik modulba, rendszerbe), nincs többszörös adatátvitel, az egyes funkciók és tevékenységek nem keverednek és duplikálódnak, nincs redundáns adattárolás. Az integrált vállalatirányítási rendszerek egyre több modult, funkciót és szolgáltatást vonnak saját hatáskörükbe. A vállalatirányítási rendszerekhez kapcsolódhatnak például CAD (Computer Aided Design), CAM (Computer Aided Manufacturing) és CAPP (Computer Aided Process Planning), CAQ (Computer Aided Quality management) rendszerek is. A vállalatirányítási rendszerek részét képezik a PM (Projekt Management) rendszerek is, amellyel összetett feladatok tervezését és megvalósításának irányítását lehet segíteni azáltal, hogy az elvégzendő tevékenységeket, a szükséges erőforrásokat, határidőket és költségeket összhangba hozzák és ez által folyamatos ellenőrzést tesznek lehetővé. A vállalatok szempontjából három jelentős informatikai funkciócsoport van, amelynek lefedése ipari szabvány alkalmazásokkal lehetséges: Vállalati folyamatok kezelése: ERP (Enterprise Resource Planning) rendszerek; Vállalati adatok elemzése: adattárházak (Data Warehouse), döntéstámogató rendszerek (DSS), adatbányászati rendszerek (Data mining); Ügyfélkapcsolatok kezelése: CRM (Customer Relationship Management); Az adattárházak az operatív vállalati működés során keletkezett hatalmas mennyiségű adat megfelelő formában való tárolását segítik elő. Mindezt olyan formában, hogy különböző területekről gyűjtik össze, integrálják, és speciális sémában tárolják a maximális részletezettségig visszakereshető adatokat, ezáltal segítve a különböző felhasználói rétegek információigényének kielégítését és a hatékonyabb feldolgozást. A vezetői döntéstámogató rendszerek lényege, hogy gyorsan összeállított többdimenziós összesítések segítségével, de programozás nélkül támogatják az elemzést, a tervezést és az ellenőrzést. Egyik legfontosabb jellemzőjük, hogy a Mi lenne, ha? ( What if? ) típusú Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 37

52 3. Integrált keretrendszer kérdésekre elemzéseket tudnak előállítani, amelyekre a vezetői döntések során gyakori feladatként merülnek fel. Az ERP rövidítés jelentése vállalati erőforrások tervezési rendszere (Enterprise Resource Planning System). E rendszerek legfontosabb feladata a vállalkozások folyamatos működéséhez szükséges technikai, pénzügyi és humán erőforrások tervezése, kezelése, nyomon követése. Éppen ezért a vállalati folyamatokat és adatfeldolgozási folyamatokat funkció szerint csoportosítják. Ilyenek például az ellátási láncba tartozók (beszerzési, szállítási, raktározási, rendelés-feldolgozási) vagy pénzügyi (számvitel, tervezés, kontrolling) funkciók. Az integrált vállalatirányítási rendszerek (ERP II.) többsége újabban már nem csak a vállalaton belüli tevékenységek hatékony végrehajtását segíti, hanem a vállalat határain túlnyúló folyamatok kezelésére is alkalmas. Ezeknek a folyamatoknak a támogatására alakítják ki az ügyfélkapcsolat-menedzsment (CRM, Customer Relationship Management), a szállítási lánc menedzsment (SCM, Supply Chain Management), E-Business, stb. modulokat. Ezeknek a funkcióknak a megjelenése tükrözi azt a tendenciát, hogy ma már egyre inkább nem individuális vállalatokban, hanem hálózatokban kell gondolkodnunk. Az integrált információrendszer lehetőséget ad a szervezeteknek arra, hogy átfogó folyamatszemléletet valósítsanak meg a szervezet irányításában. Egy integrált vállalatirányítási rendszer bevezetése általában nem gyógyír a vállalat problémáira. Egyrészt a piaci verseny kényszeríti ki azért, hogy a vállalat ne veszítsen a versenyben, a vállalati termelékenységet, hatékonyságot legalább az iparági átlagon tartsák, esetleg növeljék, és amelynek révén a meglévő üzleti folyamatokat össze tudják hangolni. Egy vállalatirányítási rendszer nem képes arra, hogy a rosszul kialakított vállalati folyamatokat átalakítsa, és ezáltal gazdaságosabbá tegye a cég működését. Az informatikai rendszernek kell és a vállalat struktúrájának általában kölcsönösen illeszkednie kell egymáshoz. Az integráltság mellett, a vállalatirányítási rendszerek másik alapvető tulajdonsága az érthetőség. Az érthetőség azt jelenti, hogy a felhasználók nem igényelnek mélyebb tudást a rendszer működésének hátteréről ahhoz, hogy hatékonyan tudjanak vele dolgozni. Elméletileg egy dolgozó képes lehet ellátni a vállalaton belül bármely másik pozíció feladatait is anélkül, hogy további tréningen kellene részt vennie, mivel ehhez nem kell megismernie egy új rendszer működését. Természetesen ez csak akkor lehetséges, ha az illető rendelkezik az adott pozíció betöltéséhez szükséges kompetenciákkal, mivel csak a rendszer ismerete nem teszi lehetővé, hogy használható eredményt produkáljon. 3.1 Példa SAP R/3 E könyv nem SAP vállalatirányítási rendszer bemutatására szolgál. Azonban, mint az egyik olyan piacvezető termék, amelyik visszatükrözi a vállalatirányítási rendszerek tipikus szervezési elveit és jelentős műszaki, tudományos szakirodalom kapcsolódik hozzá, ezért a jellegzetes Vállalatirányítási rendszer tulajdonságokat (ERP) az SAP rendszer segítségével illusztráljuk. Öt, az IBM-től kilépett, rendszerelemző szakember 1972-ben alapította az SAP AG-t a németországi Walldorfban. Az alapítók célja az volt, hogy megkönnyítsék a vállalatok ügyvitelét, üzletvitelét a megrendeléstől a számlázásig és egyben hatékony megoldást találjanak a növekvő és egyre bonyolultabbá váló vállalatok irányítására, melyeket a hagyományos eszközökkel és módszerekkel már nem lehetett versenyképesen vezetni. Maga a rövidítés a német Systeme, Anwendungen und Produkte vagy az angol Systems, Applications and Products elnevezésekből, mint betűszó áll össze. A rendszer első verziója az SAP R/2 volt, ami 1979-ben jelent meg és kizárólag nagy számítóközpontokban (mainframe gépeken) volt használható, igazodva a nyolcvanas évek számítás- 38 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

53 3.2 R/3 moduljai technikai lehetőségeihez. Ez azonban jelentős mértékben behatárolta a cég vevőinek a körét, hiszen a kis- és közepes méretű vállalkozások számára nem igazán volt kifizetődő. Ezt a folyamatot az új, nagykapacitású és olcsó számítógépek megjelenése változtatta meg a kilencvenes évek elején, hiszen ezáltal a rendszer elérhetővé válhatott más rétegek számára is. Ezt az SAP-nál is felismerték és hatalmas fejlesztői munka révén 1992-re elkészült az R/3-as rendszer, amely alapvetően ügyfél-kiszolgáló architektúra elveit követi. Az alap rendszer moduláris felépítését a következő ábra mutatja: Logisztika MM Anyaggazdálkodás SD Értékesítés FI Pénzügy és számvitel CO Controlling Számvitel PP Termeléstervezés R/3 AM Eszköz gazdálkodás QM Minőségbiztosítás PM Karbantartás Ügyfél /Kiszolgáló ABAP HR Emberi erőforrások IS Szakágazati megoldások WF Workflow PS Projektrendszer Emberi erőforrások Alkalmazásokat átfogó funkciók 24. ábra SAP R/3 Integráció-modell 3.2 R/3 moduljai Ezeket a modulokat általában a következő módon szokták csoportosítani: Logisztikai modulok: SD (Értékesítés), MM (Anyaggazdálkodás), PP (Termeléstervezés), de ide sorolható a QM (Minőségbiztosítás) és a PM (Karbantartás) is. Pénzügyi-számviteli modulok: FI (Pénzügyi számvitel), CO (Kontrolling), AM (Eszközgazdálkodás). Egyéb modulok: HR (Emberi erőforrás), IS (Szakmai megoldások), WF (Munkafolyamat), PS (Projektrendszer) Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 39

54 3. Integrált keretrendszer 6. Táblázat R/3 moduljai Humán erőforrás gazdálkodás (Személyügy) HR- PD SAP R/3 Terület R/3 Modul, komponens Funkció - Könyvelés FI Pénzügy - Tárgyi eszköz (Állóeszköz) nyilvántartás TR Treasury - Treasury ( kincstár, pénz és egyéb vagyoni eszközök kezelése). - Általános költség kontrolling CO Kontrolling - Termelési költség kontrolling Számvitel, könyvelés - Eredmény és piaci szegmens kalkuláció, és általános vállalati kontroll- EC Általános vállalati kontrolling ing - Beruházás kezelés IM Beruházás kezelés - Konszolidálás - Egyedi /speciális könyvvitel (könyvelés) PS Projekt rendszer - Projektirányítás SD Értékesítés (eladás) - Értékesítés (eladás) PP Termeléstervezés és irányítás - Anyaggazdálkodás MM Anyaggazdálkodás - Termeléstervezés és irányítás QM Minőségirányítás - Szolgáltatáskezelés Logisztika PM Karbantartás - Minőségirányítás SM Szolgáltatáskezelés - Karbantartás irányítás - Logisztika-kontrolling PS Projekt rendszer - Központi funkciók - Projektirányítás HR- Személyügy és bérszámfejtés - Személyügy PA (elszámolás) Karriertervezés és fejlesztés - Felvétel, toborzás - Munkaidő elszámolás - Bérszámfejtés - Utaztatás és költségei - Szervezés, szervezetmenedzsment - Személyiségfejlesztés - Rendezvényszervezés - Személyi jövedelmek tervezése - Karrierépítés, fejlesztés - Személyügyi információrendszer A számviteli rendszerek kiinduló alapjai a szabályszerűen kiállított, megfelelően ellenőrzött és elfogadott bizonylatok. A bizonylatok lehetnek elsődlegesek (az adatok közvetlenül a gazdasági események megtörténte után kerülnek rájuk) és másodlagosak (az elsődleges bizonylatok összesített adatait tartalmazzák). A bizonylatok tartalmazzák a könyvelés alapadatait, melyeket a lehető legrövidebb időn belül nyilvántartásba kell venni. Erre a célra szolgálnak a nyilvántartó lapok, melyeket egyed, vagy csoport szerint kell vezetni. Egyedi nyilvántartásnak nevezzük azt, amikor egy nyilvántartólap egy egység állandó és változó adatait tartalmazza. 40 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

55 3.2 R/3 moduljai csoportos nyilvántartás alatt azt értjük, amikor egy nyilvántartó lap több azonos jellemzővel rendelkező egység állandó és változó adatait tartalmazza. A raktári nyilvántartás kapcsolódhat mind a tárgyi eszközökhöz és a készletekhez is. A tárgyi eszközökkel és a beruházásokkal kapcsolatos nyilvántartások vezetése az eszköz rendszerhez tartozik. A készletvezetési rendszer a raktáron lévő anyagok, áruk (vásárolt / saját termelésű készletek), befejezetlen és félkész termékek nyilvántartására szolgál. A pénzügyi rendszer az eszköz-, készlet-, munkaügyi, termelési, értékesítési rendszerek pénzügyi kontrollja (ellenőrzési mechanizmusa, felügyelete). Feladatai: pénzintézeti kapcsolatok bonyolítása, pénztári feladatok ellátása, partnerkapcsolatok bonyolítása, költségvetési kapcsolatok bonyolítása, pénzügyi levelezés, befektetett pénzügyi eszközök elszámolása. A személyzeti/munkaügyi rendszerben munkaügyi nyilvántartások vezetése illetve a bér- és jövedelem elszámolás történik. A termelési/gyártási rendszer feladata a termelés irányításához szükséges adatok biztosítása, illetve darabjegyzék, optimális termelési ütemterv, stb. elkészítése. Az értékesítési rendszerben történik az ajánlatok, megrendelések, szerződések nyilvántartása. Az analitikus modulok adatkapcsolatban állnak egymással és mindegyikük kapcsolódik a pénzügyi és a számviteli modulhoz is (integráltság fogalma). A modulok által használt adatbázisok részben közösek, az integrált rendszer ezzel biztosítja az adatok redundancia mentességét és azt is, hogy szoftver, adatbázis karbantartási folyamatok után is fennmarad az adatok és a rendszerek konzisztenciája, azaz ellentmondás-mentessége. Az állandó fejlesztés eredményeképpen az SAP rendszer folyamatosan újabb modulokkal bővült. Ezek közé tartozik például a TR (Treasury Pénzügyi menedzsment), EC (Enterprise Controlling Vállalati kontrolling), IM (Investment Management Befektetés menedzsment), PM (Plant Maintenance & Service Management Karbantartási és szerviz menedzsment) és a SAP Business Information Warehouse (Üzleti információk adattárháza). A rendszer jelentős sikerét a következő jellemzőknek köszönheti [Hetyei,2004]: Rugalmasság: A rendszer nem iparág specifikus, ezért bármely fajta vállalatnál alkalmazni lehet. De vannak iparág specifikus moduljai. Valósidejű adatfeldolgozás: A legfontosabb információknak szükség esetén azonnal rendelkezésre kell állniuk és a lehető legaktuálisabbnak kell lenniük. A legújabb fejlesztések és ezt az irányzatot erősítik (SAP HANA- in-memory megoldás). Folyamatorientáltság: A vállalati folyamatokat pontosan azonosítani kell, és egységes rendszerbe kell rendezni. Törekedni kell arra, hogy a folyamatok ne legyenek túl bonyolultak, automatizálni lehessen őket, és le lehessen képezni egy vállalatirányítási rendszer üzleti folyamat architektúrájára. A folyamatorientált kezelés lehetővé teszi a lépésenkénti javítást, a z üzleti folyamatok javítását (process improvement), ezáltal hatékonyabb működést lehet elérni. A kritikus fontosságú üzleti folyamatok azonosítása a hatékonyság és az eredményesség javítását segíti. Az optimalizálásában segítséget jelent a vállalat irányítási rendszerek folyamat és adat referencia modellje az SAP esetében az SAP R/3-as referenciamodellje. Felhasználóbarát megoldások: A rendszer felhasználói felülete egyedi, speciális követelményekre testre szabható anélkül, hogy ez teljesítménycsökkenést vonna maga után Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 41

56 3. Integrált keretrendszer Termelésirányítás, -tervezés Műszaki alkotórészek, komponensek Anyaggazdálkodás Termelésirányításiprogram Darabjegyzék CAD Gyártástervezés Munkatervek CAP Műszaki adatbázisok Gyártásmegrendelés Gyártásirányítás CAM Gyártmány késztermék 25. ábra Adatintegráció CIM környezetben [Stahlknecht/Hasenkamp 2005, pp. 363 alapján] Együttműködési képesség (interoperabilitás): Az SAP rendszer sok különböző operációs és adatbázis kezelő rendszerre támaszkodva tud üzemelni. Ezen kívül sok más egyéb külső alkalmazással képes együttműködni. Más vállalatirányítási rendszerek is hasonló tulajdonságokat mutatnak az elmúlt évtizedek fejlődése következtében. Az SAP a szervezeti architektúra (Enterprise architecture), információ architektúra, szoftver architektúra és műszaki/technológia architektúra tekintetében a korszerű nemzetközi szabványokat követi. Más vállalatirányítási rendszerek szintén követik a nemzetközi architektúra szabványokat és trendeket. Ez segítséget jelent abban, hogy a vállalatok a különböző szoftverházakból származó megoldásokat egymással össze tudják kapcsolni. 42 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

57 3.2 R/3 moduljai Adatrögzítés Vonalkód-olvasó (lézer) Bevásárlókosár Cikk leírás Ár, Áfa, leírás Cikktörzs POS -Pénztárgép Nyugta Adatbányászat - Adat T Aggregált, értékszerinti adatok Elemi adatok Elemi adatok Mennyiségi adatok árbevétel K Raktárkészlet Vásárló Adatbányászat folyamat Jelentések, beszámolók, készítése Automatikus Megrendelés lebonyolítás 26. ábra Adatfolyamok egy integrált árugazdálkodási környezetben Fejleszthetőség: Az SAP esetében, ha kezdetben az alapmodulokat vezetjük csak be, a későbbiekben bármikor lehetőségünk van az általunk kiválasztott további modulokkal bővíteni rendszerünket. Ezen kívül, ha a kínált alapmegoldások és modulok nem tudnak kielégíteni egy speciális igényt, még mindig van lehetőség a probléma megoldására, hiszen a rendszer fejleszthető saját, negyedik generációs programnyelvével is (ABAP). Ezen kívül több mint száz interfész (kapcsolófelület) áll rendelkezésre a külső alkalmazásokkal való kapcsolatokhoz. Ezt a modularitási mintázatot más vállalatirányítási rendszerek is követik. Integráltság: A rendszer az üzleti folyamatok által használt adatokat egy magas fokon integrált adatbázisban tárolja, ami biztosítja az egységes hozzáférést minden vállalati terület számára. Ezáltal kiküszöbölhető az adat redundancia, a többszörös felesleges munkavégzés, továbbá a kellő mértékű rugalmasságot és hatékonyságot nyújt a rendszer. Nemzetköziség: o SAP: A világ minden jelentős országában megtalálható az SAP AG leányvállalat vagy helyi forgalmazó formájában. Ezen kívül az Internet és a World Wide Web fejlődése révén a vállalatok és a vevők közötti kommunikáció további szorosabb kapcsolatok kiépítésére ad lehetőséget. Illetve a vállalat irányítási rendszer szolgáltatásokat a korszerű Web technológiák, számítási felhő révén a Web-en keresztül sokrétű és sokoldalú szolgáltatások révén lehet igénybe venni. Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 43

58 4. Számvitel, könyvelés: Folyamatok, törzsdadatok, információáramlás 4 SZÁMVITEL, KÖNYVELÉS: FOLYAMATOK, TÖRZSDADATOK, INFORMÁCIÓÁRAMLÁS A vállalat irányítási rendszer alapesetben egy vállalatot, egy számlakeretet és egy költségszámítási kört kíván kiszolgálni. Vállalat (Company Code) alatt mindig egy mérleg beadására kötelezett egyetlen pénzügyi egységet kell érteni. Az eszközkönyveléseknek mindig meg kell felelniük a számviteli és az adótörvényben előírtaknak. Az SAP-nak vannak olyan megoldásai, amelyek nemzetközi nagyvállalatok és leányvállalatai számára is alkalmas szervezeti felépítés kialakítását is lehetővé teszi, és a nemzetközi illetve egyes ország specifikus számviteli szabályok szerinti konszolidált mérlegek előállítására is lehetőséget teremt. 4.1 SAP Pénzügyi számvitel modul (FI) Az FI rendszer garantálja a magyar és a nemzetközi jogi előírások betartását, amely egyben a rendszer nemzetközi alkalmazhatóságának előfeltétele. Integrált rendszerekben a beszámolás illetve elszámolás egy egységes szervezeti (vállalati, üzleti) folyamatként jelenik meg. A logisztikai folyamatok automatikus könyveléseket váltanak ki, az adatcsere pedig nagyrészt elektronikus úton történik. Az FI rendszerben a különféle mérlegverziók biztosítják a mérlegkészítés sokoldalúságát, a mérleg különféle típusok szerint készíthető el. A könyvelésben minden mozgás bizonylathoz kötődik, melyről mindig visszakereshető, hogy ki, mikor, milyen tranzakcióval könyvelte és milyen tételeket tartalmaz a bizonylat. Az integrált főkönyvön keresztül bármikor hozzá lehet férni a vállalat és az üzleti folyamatok lényeges adataihoz. A főkönyvben manuálisan is lehet könyvelni, de más vállalatirányítási, ERP modulok alkalmazása esetén az üzleti események nagy része automatikusan könyvelődik a főkönyvben. A nemzetközi számviteli követelményeknek megfelelően a főkönyvben, több pénznemben is lehet könyvelni. Az FI rendszerben rögzíthetők a vevők és a szállítók lényeges adatai is. Az FI modul Pénzügyi információrendszere statisztikai elemzési lehetőségeket is nyújt (például vevők fizetési hajlandósága, stb.). 4.2 Számvitel, könyvelés A számvitel területére mint szervezeti egység, vállalati funkció és vállalat irányítási rendszer modulja érkező adatok, üzleti, szervezeti területekről, más modulokból érkeznek. Az adatok feldolgozása és megfelelő formába hozása szabályszerűen, a minden jogszabályi előírások figyelembevételével történik ( compliance ). A banki, pénztári és egyéb vegyes tételek rögzítése a pénzügyi modulban történik. Lehetőség van több pénznemben való könyvelésre is. A modul egyik legfontosabb feladata az évzárás során felmerülő, beszámolási, jelentéskészítése feladatok magas szintű támogatása. Nemcsak az évzárás, hanem egyéb időbeli határpontok is felmerülhetnek: Negyedévi zárás (pl. tőzsdei cégeknél); Üzleti év zárása (eltérhet a naptári évtől); Adózási határnapok; A beszámolórendszer lehetővé teszi a főkönyvi számlákkal kapcsolatos kiértékelések elkészítését, a főkönyvi kivonat, a főkönyvi egyenlegek és egyedi tételek előállítását, megjelenítését. Az előre beállított mérlegstruktúra szükség szerint megváltoztatható és módosítható az egyedi igényeknek megfelelően, illetve az esetleges jogszabályi változások követése érdekében. 44 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

59 4.3 Számvitel üzemgazdasági feladatok A szállítói bizonylatok rögzítésekor az ismétlődő könyvelési tevékenységekre sablonok alakíthatók ki vagy esetleg mintabizonylatok is használhatók. Rendelkezésre állnak a partnerkapcsolatok (vevő, szállító) egyedi beállításainak (előleg, árengedmény, fizetési határidő stb.) megfelelő könyvelés is. A szállítói adatokból összevont információk, egy adott szállítóra vonatkozó adatok, esedékességi előrejelzések, fizetendő kamatok és egyedi tételek is lekérdezhetők igény szerint. A vevői bizonylatok adatai főként az értékesítési modulból érkeznek, éppen emiatt manuális számlakönyvelésre csak ritkán van szükség. A rendszer lehetőséget biztosít a mintabizonylat alapján történő rögzítésre, emellett számos funkcióval támogatja a vevők fizetési szokásainak, pozíciójának elemzését és a kinnlevőségek figyelését. A későn vagy hiányosan fizető vevőknek felszólító vagy kamatközlő levelek is küldhetők. Az év végi zárás munkálatainak megkönnyítése ebben az esetben is része a rendszernek, ennek keretében lehetőség van például a devizában nyilvántartott tételek átértékelésének, persze az kötelező gondosság, a vagyon hűséges kezelése elvének betartásával. Költségnem A költségek megjelenési formája (felmerülés jogcíme) szerinti csoportosítása: Anyag jellegű költségek Személyi jellegű költségek Értékcsökkenési leírás Egyéb költségek KöltséghelyA költségek elszámolhatóságai módja, tervezhetősége szerinti közvetetten elszámolható költségek, (közvetett vagy általános költségek) melyekről a felmerülés pillanatában csak a felmerülés helye állapítható meg. A költségek elszámolásának célja: (1) az önköltségszámítás pontosabbá tétele, (2) tényszámok szolgáltatása a költséghelyi gazdálkodás eredményességének elbírálásához, (3) elszámolási alapok megteremtése a rezsigazdálkodás megfelelő színvonalú megvalósításához. Költségviselő A költségek elszámolhatósági módja, tervezhetősége szerinti közvetlenül elszámolható költségek (közvetlen költségek), amelyekről a felmerülés pillanatában megállapítható, hogy melyik tevékenységet, költségviselőt terhelik. A költségek elszámolásának célja elszámolásának célja költséghelyek szerint: o o A költséggazdálkodás, az önköltségszámítás követelményeinek érvényesítését lehetővé tegye; Alapot teremtsen a forgalmi költség eljárás szerinti eredmény kimutatás összeállításához. A költségek könyvviteli elszámolásának a célja az, hogy a gazdálkodás eredményének meghatározásához, az ellenőrzéshez, a vezetői döntések magalapozásához, valamint nemzetgazdasági szintű információszolgáltatáshoz a termelés költségeit kimutassák. 4.3 Számvitel üzemgazdasági feladatok Pénzügyi-számviteli rendszerrel szembeni követelmények: Teljes körűen és naprakészen tartalmazza a pénzügyi és számviteli szakterület törzs- és egyéb adatait, kódrendszereit. Automatikus és egyedi kontírozási lehetőség biztosításával végezze el valamennyi gazdaság esemény és kapcsolódó tétel(ek) könyvelését. Biztosítson az adatbázisból bármilyen szempontú lekérdezést adatmező szintig. Fontos alapelv, hogy az alapbizonylatok csak egyszer, az első alkalmazási helyen rögzítődjenek, ezért elvárás az adatkapcsolat a társterületek rendszereivel. Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 45

60 4. Számvitel, könyvelés: Folyamatok, törzsdadatok, információáramlás Biztosítsa az ellenőrzési pontok kialakításának lehetőségét a számszaki eltérések kiszűrésére (pl.: raktárra bevételezett anyagok értéke szállítók által számlázott anyagérték stb.) Tegye lehetővé a szigorú számadásra kötelezett nyomtatványok nyilvántartását. Feladat továbbá az üzleti / szervezeti folyamatok vállalati érték előállítás szempontú leképezése, azaz a vállalati érték előállítás folyamatait tervezi, irányítja és ellenőrzi,felügyeli a számviteli alrendszer. Belső és külső számvitel (elszámolás) közti különbségek: Belső számvitel (elszámolás): Költségek és teljesítménykalkuláció A vállalati / szervezeti döntéshozók ellátása számszaki információkkal; A vállalati teljesítmény gazdaságosságának figyelése. Logisztika MM Anyaggazdálkodás SD Értékesítés FI Pénzügy és számvitel CO Controlling Számvitel PP Termeléstervezés R/3 AM Eszköz gazdálkodás QM Minőségbiztosítás PM Karbantartás Ügyfél /Kiszolgáló ABAP HR Emberi erőforrások IS Szakágazati megoldások WF Workflow PS Projektrendszer Emberi erőforrások Alkalmazásokat átfogó funkciók 27. ábra SAP R/3 Integráció-modell Külső számvitel (elszámolás): Könyvelés, könyvvitel Jogszabályi előírások szerint strukturált adatik és kimutatások; Célja a nyilvánosság felé a tájékoztatási kötelezettség teljesítése, a külső felek irányában, (pl. Adóhatóság, tőketulajdonosok stb.). 46 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

61 4.5 Pénzügyi modul (FI) - Feladatok 4.4 Pénzügyi modul (FI) - Feladatok Könyvelés (könyvvitel, számvitel külső felek felé elszámolás) feladat: minden számviteli szempontból fontos gazdasági esemény rögzítése a szabályos könyvelés alapelveinek megfelelően. Továbbá negyedéves és éves zárások előállítása (Mérleg, nyereség, veszteség eredmény). A törvényi, jogszabályi előírások betartása Hazai szabályozás EU irányelvek a számvitel harmonizálására, EU előírásoknak megfelelő mérleg előállítása az EU kereskedelmi forgalomban intenzíven résztvevő vállalatok számára Európán kívüli számviteli szabályok (pl. US-GAAP, IAS) [(United States Generally accepted accounting principles), IAS = International Accounting Standards]; Az pénzügyi/számviteli modulban összegyűjtött adatok a vállalat tervezési, igazgatási, irányítási és információszolgáltatási feladatainak alapját adják, ezáltal megteremtve az integráció lehetőségét más ERP modulokkal. Mandant 1. Számlatükör/számlakeret 2. Számlatükör/ számlakeret Könyvelési terület (Company Code) 0001 Könyvelési terület (Company Code) 0002 Könyvelési terület (Company Code) 0003 Üzleti terület 1000 Egyedi gyártás 2000 Sorozatgyártás Üzleti terület 1000 Egyedi gyártás 2000 Sorozatgyártás Üzleti terület 4.5 Pénzügyi modul (FI) - Szervezése 28. ábra Pénzügyi modul (FI) - Szervezése Mandant -A modul legmagasabb szerkezeti egysége az SAP R/3-ban. Jogszabályi, szervezeti és informatikai szempontból zárt (Mandant kulcs majdnem minden táblában) Pl. Mandant= Konszern (Vállalat csoport) Könyvelési terület ( Company Code, Vállalat) Törvényileg önálló mérlegkészítésre jogosult szervezeti egység, társaság A legkisebb olyan szervezeti egység, amelyik a külső felek számára teljes számviteli beszámolót készít Könyvelési területenként a számviteli adatok különbözhetnek Kapcsolat a Kontrollinggal (CO) : Könyvelési területeteknek lehetnek közös vagy szétválasztott költségcentrumai Pl. Könyvelési terület: Tag-, leányvállalat, cég Üzleti terület Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 47

62 4. Számvitel, könyvelés: Folyamatok, törzsdadatok, információáramlás Olyan szervezeti egység, amely a könyvelésen belül értelmesen szétválasztható A szétválasztás nem feltétlenül érinti a teljes könyvelési anyagot Olyan szervezeti egységek, amelyek belső értékelés és a szervezeti felépítés (pl. Termék részegységek, osztályok ) Számlatükör (számlakeret), számviteli politika A könyvelési számlák sémája (pl. iparági számlatükör, társasági számlatükör) A könyvelési számla osztályok, számlaszámok jegyzéke Egy könyvelési terület testre szabásához tartozik Más R/3 alkalmazások Alapelvek Számviteli irányelvek és könyvelési eljárások, Bizonylati elvek és bizonylatolás eljárása, könyvelési kulcsok Törzsadatok Számviteli politika, számviteli tükör, számlaosztályok Főkönyv Automatikus számla megkeresés Egyedi könyvek, Könyvelési területenként elszámolás Kinnlevőségek (Adósok) Befizetések, felszólítások, tartozások kezelése Tartozások Kifizetések, bizonylatok rögzítése, számla ellenőrzés 29. ábra Pénzügyi modul (FI) Áttekintés BPénzügyi modul (FI) Főkönyvi modul (FI-GL- General ledger) Az ERP rendszerek (pl. SAP) főkönyvi modulja az integrált vállalatirányítási rendszer működésének alapja. Megjelenik benne az összes olyan információ, amelyik hatással van a főkönyvre, ezért az összes többi modullal igen szoros integrációs kapcsolatban van. A pénzügyi/számviteli modulok adatainak legfontosabb általános azonosító objektuma a vállalatkód (Company Code). Ez az SAP esetében 4 karakter hosszúságú mező, amely valamennyi főkönyvet közvetlenül vagy közvetetten érintő bizonylatban azonosítóként szerepel. 48 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

63 4.5 Pénzügyi modul (FI) - Szervezése 0, 1, 2 Számlaosztály Aktívoldal(Tárgyi eszközök, Forgóvagyon ) 3,4 Passzívoldal (Sajáttőke, Kötelezettségek ) 5,6,7 Nyereség, veszteség (Bevétel, ráfordítások ) 8 Lezárás (Eredmény elszámolás ) 9 Költségek és teljesítések (Költségek és teljesítések elszámolása) 30. ábra A számlakeret tagolása A főkönyvi könyvelések a rendszerben a főkönyvi számla objektumra történnek, amely az FI-GL modul törzsadata. Ennek fogalma megegyezik a számvitelben használt főkönyvi számla fogalommal, de ezen kívül számos vezérlő funkciót is ellát, így többek között eldönti azt is, hogy az egyes számlák közvetlenül vagy analitikán keresztül könyvelődjenek-e, mérleg- vagy eredményszámláról van-e szó, bizonylatrögzítés során mely mezők jelenjenek meg, illetve legyenek kötelezően vagy opcionálisan bevihetők, vezetése egyedi tételesen és nyitott tételesen történik-e. Ezeket az elsődleges beállításokat a bevezetés során a bevezető, tanácsadó cég végzi el, de a későbbiekben a megfelelő jogosultságokkal rendelkező és az adott ERP rendszer kezelésére kiképzett felhasználók módosíthatják ezeket a beállításokat az igények és követelmények szerint. Számlakeret, számlatükör A főkönyvi számlák összefogó objektuma a számlakeret, amelyet a rendszer egy 4 karakter hosszú mezővel azonosít. A költségek helye a Számlarendben: A Sztv. (Számviteli törvény) előírása szerint a költségeket nemenként kötelező, (5. Költségnemek számlaosztály) elszámolni; A vállalkozás saját döntése alapján, a Sztv. adta lehetőség szerint: o Költséghelyenként lehet (6. Általános költségek számlaosztály) o Költségviselőnként lehet (7. Termelés költségei számlaosztály) Főkönyvi könyvelés: A könyvviteli számlák év elejei nyitásától a folyamatos könyvelésen át az év végi számlák zárásáig terjed. A könyvviteli munka során megkülönböztetik: Nyitást, Zárást Folyamatos /folyó/ könyvelést. Rendező elvek: Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 49

64 4. Számvitel, könyvelés: Folyamatok, törzsdadatok, információáramlás 1. mérlegelv, 2. eredményelv, (rentabilitási elv), 3. üzemgazdasági (kalkulációs) elv, 4. realizációs elv. Tárgyi eszköz (állóeszköz) nyilvántartás Törzsadat napra készen tartás Könyvelés rögzítés Amortizáció (Értékcsökkenési leírás) Dokumentálás és tervezés 31. ábra Tárgyi eszköz (állóeszköz) nyilvántartás A mérlegelv a legfontosabb rendező elv. Azt jelenti, hogy a számlakeretnek biztosítani kell az eszköz (aktíva) és forrás (passzíva) számlák (Mérlegszámlák: 1-4. Számlaosztály számlái) állományalakulásának (növekedés, csökkenés) folyamatos rögzítését úgy, hogy azokból mindenkor Mérleget tudjanak készíteni. Az eredményelv kapcsolódik a mérleghez. Az eredményelv érvényesítése azt jelenti, hogy a számlakeret biztosítja a költség (ráfordítás) és a bevétel számlák (Eredményszámlák: 5. illetve 8.,9. Számlaosztály számlái) változásának folyamatos rögzítését úgy, hogy azokból mindenkor Eredmény kimutatást lehessen készíteni. Általános / közös költségek Költség nem elszámolás (Milyen költségek merültek fel) Költség hely elszámolás (Kinél keletkeztek a költségek ) Darabköltség (változó költség) Változó költségek Költség hely elszámolás (Kire terhelődnek a költségek ) Állandó költségek Teljesítmény / szolgáltatás elszámolás Üzemi eredmény elszámolás 32. ábra Költségszámítás egy módja [Grob, Bensberg 2005, pp. 61] Az üzemgazdasági elv érvényesítése, a termelési számlák (6-7. Számlaosztályok számlái) vezetésével valósítható meg a vállalkozó döntésének megfelelően, vagyis az Egységes számlakeret szerint nem kötelező jelleggel. E számlaosztályok alkalmazása lehetővé teszi a termelési költségek, a hozamok (készletek) termékenkénti alakulásának kimutatását, amely az önköltség kiszámításához adatokat biztosít. Az üzemgazdasági elv vagy a számlakeretben biztosított főkönyvi számlák (költségnemek, költséghelyek, költségviselők) alkalmazásával, vagy az analitikus számlák rendszerében valósítható meg. 50 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

65 4.5 Pénzügyi modul (FI) - Szervezése A realizációs elv érvényesítése (a számlakeretnél) a könyvviteli számlák tartalmára vonatkozik. Azt jelenti, hogy a számlakeret biztosítja a vállalkozás realizált eredményének meghatározását. Ugyanis mind a mérlegszámlák, mind az eredményszámlák csak realizált eredményt tartalmaznak BAz Egységes számlakeret tartalma Az 1-4. számlaosztály tartalmazza a Mérlegszámlákat. Ezen belül az 1-3. számlaosztály az eszköz számlákat, a 4. számlaosztály a források számláit tartalmazza. E számlaosztályok biztosítják a Mérleg elkészítéséhez szükséges adatokat. 1. számlaosztály: befektetett eszközöket nyilvántartó számlák (immateriális javak; tárgyi eszközök; ingatlanok és kapcsolódó vagyoni értékű jogok; műszaki berendezések, gépek, járművek; egyéb berendezések, felszerelések, járművek; tenyészállatok, beruházások, felújítások; befektetett pénzügyi eszközök; tulajdoni részesedést jelentő befektetések; tartósan adott kölcsönök) 2. számlaosztály: készleteket tartalmazza. A számlaosztály a vásárolt és a saját előállítású készleteket foglalja magában. (anyagok; befejezetlen termelés és félkész termékek; növendék-, hízó- és egyéb állatok; késztermékek; kereskedelmi áruk; közvetített szolgáltatások; betétdíjas göngyölegek) 3. számlaosztály: követeléseket, pénzeszközöket és az aktív időbeli elhatárolásokat tartalmazza. A számlaosztály tartalmazza a készletek kivételével a forgóeszközöket, továbbá az aktív időbeli elhatárolások számláit. (követelések áruszállításból és szolgáltatásból; követelések egyéb részesedési viszonyban lévő vállalkozásokkal szemben; váltókövetelések; adott előlegek; egyéb követelések; értékpapírok; pénzeszközök; aktívidőbeli elhatárolások) Költség és szolgáltatás elszámolás Dokumentáció Ellenőrzés (Kontroll) Döntéstámogatás A kész és félkész termékek értékelése Termelés, szolgáltatás kontrollja, nyomon követése Kalkuláció A külső megbízások esetén az önköltség meghatározása Költségek nyomon követése, kontroll, ellenőrzés Termék irányelvei választék A vállalaton belül költség meghatározása 33. ábra Költség és szolgáltatás elszámolás funkciói 4. számlaosztály: forrásokat (passzívákat) tartalmazza. A számlaosztályban kell kimutatni az eszközök forrásait. (saját tőke; céltartalékok; hátrasorolt Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 51

66 4. Számvitel, könyvelés: Folyamatok, törzsdadatok, információáramlás kötelezettségek; hosszúlejáratú kötelezettségek; rövid lejáratú kötelezettségek; passzív időbeli elhatárolások; évi mérlegszámlák) 5. számlaosztály: költségeket költségnemek szerint tartja nyilván (anyagköltség; igénybe vett szolgáltatások költségei; egyéb szolgáltatások költségei; bérköltség; személyi jellegű egyéb kifizetések; bérjárulékok; értékcsökkenési leírás; aktivált saját teljesítmények értéke; költségnem átvezetési számla) 6. számlaosztály: költséghelyek, általános költségek. E számlaosztályok szabad használata lehetővé teszi a vállalkozáson belüli egységek elszámolását, a költséggazdálkodás, az önköltségszámítás sajátos rendszerének kialakítását. (üzemi költségek; javító- karbantartó üzemek költségei; szolgáltatást végző üzemek költségei; gépköltség; üzemi irányítás általános költségei; értékesítési, forgalmazási költségek; elkülönített egyéb általános költségek; költséghelyek költségeinek átvezetése) 7. számlaosztály. költségviselők szerint (tevékenységek költségei; termelés költségei; szolgáltatás költségei; költséghelyek termelési költségei; forgalomba hozatal költségei; tevékenységek költségeinek elszámolása) 8. számlaosztály: értékesítés elszámolt önköltsége és ráfordítása (anyagjellegű ráfordítások; személyi jellegű ráfordítások; értékcsökkenési leírás; belföldi értékesítés közvetlen költségei; export értékesítés közvetlen költségei; értékesítés közvetett költségei; egyéb ráfordítások; pénzügyi műveletek ráfordításai; pénzügyi műveletek egyéb ráfordításai; rendkívüli ráfordítás; nyereséget terhelő adók) 9. számlaosztály: értékesítés árbevétele és bevételek (belföldi értékesítés nettó árbevétele; export értékesítés nettó árbevétele; egyéb bevételek; pénzügyi műveletek bevételei; rendkívüli bevételek) 0. számlaosztály: nyilvántartási számlákat tartalmaz (a vállalkozás eredményét nem befolyásolják) A főkönyvi könyvelés típusai: Idősoros: A gazdasági műveleteknek felmerülési idejük sorrendjében történő feljegyzése. Formája: könyvelési napló. A napló szerepe, hogy biztosítja a könyvelés folyamatosságát, hézagmentességét, teljességét, ellenőrizhetőségét, és a számszerű egyeztetés lehetőségét a könyvvitelen belül. Számlasoros: A gazdasági műveleteknek a főkönyvi számlák rendszere (számlarend, számlatükör, számlakeret) szerint tervezett feljegyzése, rögzítése. Formája a könyvviteli számla. A kettős könyvvitelben ezeket főkönyvi számláknak nevezzük. Szerepük a gazdasági műveleteket tartalmi hovatartozásuk szerint csoportosítja, a könyvelési tételek összefüggéseit láthatóvá áttekinthetővé teszi. Számlákat a tartalmuk alapján nevezik el. Nyilvántartások fajtái: analitikus részletező 52 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

67 4.5 Pénzügyi modul (FI) - Szervezése Üzleti Könyvvitel Financbuchhaltung External Accounting Hauptbuchhaltung General Ledger (GL) Főkönyv Napló/Analitika/Alkönyvek Nebenbuchhaltung Special purpose ledger Folyószámla könyvelés Kontokorrentbuchhaltung Hitelezők könyvelés (Tartozik) Kötelezettségek Adósok könyvelése(követel) Kintlévőségek Kreditorbuchhaltung Credit Debitorenbuchhaltung Debit Tárgyieszköznyilvántartás Anlagenbuchhaltung Asset Bér és illetmény könyvelés Készletkönyvelés Lohn- und Gehaltsbuchhaltung Payroll, Salary Lagerbuchhaltung Item variance accounting 34. ábra Az üzleti (pénzügyi) számvitel felépítése Az ERP (SAP) logikájából eredően az analitikák (naplók) nem a főkönyv alábontásával kerülnek nyilvántartásra, hanem külön alkönyvekben, analitikákon, naplókban jelennek meg. Ezek az információk, adatok automatikus feladás segítségével kerülnek a főkönyvbe, az úgynevezett egyeztető számlákra (reconciliation account). Az egyes gazdasági események azok típusa szerint (a típusok tetszőlegesen beállíthatóak) bizonylatszámot kapnak. Megjegyzés: Más ERP rendszerek egyéb megoldásokat követnek, de a nyugateurópai és angolszász területeken a főkönyv logikai felépítésének mellékkönyvekre történő bontása elterjedt gyakorlat. Vegyes könyvelések: Az analitikát nem érintő könyvelési tranzakciók, amelyek csak a főkönyvet érintik, mint a vegyes-, pénztári-, adó (kivéve ÁFA) könyvelések végrehajtása a főkönyvi könyvelés tranzakcióval történik. A bizonylatok könyvelésekor a rendszerből a műveletnek megfelelő bizonylatszámot kapnak. Ezek a bizonylatok a beállított szabályoknak megfelelően módosíthatóak, egymással szemben állíthatók az egyeztető számlákon és stornírozhatóak. Minden ilyen eseményt a rendszer naplóz és ez a későbbiekben bármikor visszakereshető. Bizonylatok előzetes rögzítése: Ez a tranzakció ad lehetőséget arra, hogy bizonylatokat rögzítsenek a rendszerben anélkül, hogy azok a főkönyvben megjelennének, az összes kötelező mezőt tartalmaznák, vagy akár a Tartozik és Követel, számlák egyenlege 0 lenne. Az így rögzített bizonylatokról listák kérhetőek és a későbbiekben azok ellenőrzése után könyvelhetők. Az ilyen típusú bizonylatok is szintén kapnak bizonylatszámot, melyek könyveléskor vagy törléskor is megmaradnak és ez alapján könnyebben ellenőrizhetőek lesznek. A kipontozás megérkezik a bankbizonylat az átutalásról, kiderül a vevő neve, adatai és az átutalt pénz összege a hozzá kapcsolódó számla számával együtt. A főkönyvi nyilvántartásnál a végösszeget párosítják a banki kivonattal, a kettőt összevezetik, azaz kipontozzák. Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 53

68 4. Számvitel, könyvelés: Folyamatok, törzsdadatok, információáramlás Kimenő, bejövő fizetések rögzítése: A funkció abban különbözik a normál könyveléstől, hogy a rögzítés során lehetőség van egy számla kipontozására, a részletfizetések rögzítésére is. Ismétlődő bizonylatok: A rendszerben lehetőség nyílik ismétlődő bizonylatok (pl. főkönyvi, vevői, szállítói) rögzítésére. Ezeket egyszer kell rögzíteni és egy program futtatásával az előre meghatározott periodicitással új bizonylatot hoz létre. Törzsadat karbantartás: A főkönyvi törzsadatok a felhasználói menüből, felületről napra készen tarthatók. Itt igény szerint új számlák hozhatók létre, a meglévők módosíthatóak, zárolhatóak könyvelés elől, illetve törlésre előjegyezhetőek. Minden ilyen jellegű művelet naplózásra kerül. Főkönyv Törzsadatok napra készen tartása Könyvelés elvégzése Zárás Tervezés 35. ábra A főkönyv funkciói 51TÖsszepontozás 15TAz összepontozást egyeztetés, esetenként "párok keresése" tekintetében szokták 15Tszámviteli értelemben használni. Magyarázat: Pl. bizonyos tételeket egyidejűleg vagy időben elkülönülve több helyen is kell könyvelni, több analitikába kell bevezetni, vagy helyes könyvelés esetén egyes számláknak 0 (zéró) egyenleggel kellene rendelkezniük az időszak végén. Ilyen esetekben még a leggondosabb munka mellett is előfordul, hogy kimarad valami. Ennek következtében valahol nem egyezőség áll fenn pl. számláknál, főkönyv-analitika tekintetében. Esetleg szabályszerűségi/megfelelőségi előírás az, hogy el kell végezni ezt a fajta egyeztetést. Ekkor kezdődik az összepontozás, amikor megkeresik a "párokat", amelyek valójában összetartoznak vagy össze kell tartozniuk. A legáltalánosabb területek a vevő/szállító analitika főkönyvvel/partnerrel történő egyeztetése, megrendelések-teljesítések, számlák-kiegyenlítések, időbeli elhatárolások könyvelése terén szokott előfordulni. Kiegyenlítés: Az SAP lehetőséget biztosít arra, hogy az egy számlán szereplő összetartozó tételeket a felhasználó manuálisan vagy amennyiben egy jól definiálható szabály létezik automatikusan összerendezze, kiegyenlítse, összepontozza. Zárás: A rendszer a havi- és éves zárási feladatok elvégzéséhez számos segítséget nyújt a rendszer a főkönyvi modulban: Könyvelési periódusok megnyitása és lezárása; Elhatároló bizonylat rögzítése és automatikus visszavétele az előre meghatározott időpontban; ÁFA utólagos terhelése; ÁFA jelentés támogatása a bizonylatokban szereplő adókódok alapján; Főkönyvi számla egyenlegének átvitele évváltáskor és ennek folyamatos aktualizálása a későbbi könyvelések során; Mérleg/eredmény kimutatás automatikus létrehozása; 54 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

69 4.5 Pénzügyi modul (FI) - Szervezése Egy olyan információrendszert, amely számos egyedi elemzést és kimutatást valósít meg. A modul főfeladatai összefoglalóan: A külső feleknek szóló számviteli beszámoló elkészítése; Az összes lényeges gazdasági esemény összegyűjtése; A könyvelési időszakok nyitása és zárása; A zárások végrehajtása (napi-, havi-, éves zárás); Beszámolók, jelentések elkészítése, általános forgalmi adó (ÁFA); Egyedileg kialakított számlatükröt/számlakeretet tartalmaz; Az egyéb könyvekből (naplók, analitika) a könyvelési tételek automatikus átvezetése. A könyvelési feladatok lényeges csökkentése az alkalmazások integrációja révén, mivel az egyéb alkalmazásokban rögzítésre kerülő tételek közvetlenül a főkönyvbe vezetődnek át BFőkönyv vevői modul Kinnlevőségek kezelése (FI-AR Accounts receivable) Mellékkönyvként vezetik (Analitika) A bejövő számlák feldolgozása (megrendeléssel vagy a nélkül) ellenőrzés, könyvelés, felfüggesztés (ár, mennyiség, határidő eltérések stb.) Üzleti terület 1 Üzleti terület hozzárendelése n Logikai alkalmazási rendszer Üzleti könyvvitel n n Kötelezettségek kontrolling területe hozzárendelése Kötelezettségek kontrolling területe Kötelezettségek kontrolling területe és Könyvelési terület 1 összerendelése 1 n 1 Könyvelési terület Könyvelési terület hozzárendelése n 1 Könyvelési terület és felszólítások összerendelése Könyvelési terület és gazdasági társaságok összerendelése Felszólítások területe (fizetési) 1 n Vállalat (gazdasági társaság) 36. ábra Az üzleti számvitel rendszereinek fogalmi leírása entitás-kapcsolat diagram formájában Kifizetések engedélyezése és automatikus fizetés A kinnlevőségek kezelése módjai analóg kötelezettségek a kezelésének Más alkalmazásokkal/modulokkal integráció Főkönyv vezetése, automatikus átvezetéssel a mellékkönyvekből Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 55

70 4. Számvitel, könyvelés: Folyamatok, törzsdadatok, információáramlás Beszerzés (MM- Anyaggazdálkodás) a hitelezők törzsadatain keresztül = Szállítók törzsadatai Készpénz kezelés (Treasury) a kötelezettségeken keresztül. Ebben a modulban tartják nyílván a vevők törzsadatait, folyószámláit, valamint ide érkeznek az értékesítési (SD) modulon keresztül a vevői számlák. A modul legfontosabb törzsadata a vevői számla, amelynek jellegzetességei nagyban hasonlítanak a szállítói modulban használt szállítói számlához, csak értelemszerűen vevői oldalról lett kialakítva. A modulban a funkciók közül ezért értelemszerűen sok hasonlóan működik, mint az előző főkönyvi és a szállítói modulnál létező hasonló funkciók, ilyen funkció például az előleg és az adatkarbantartás. Igazán jelentős két jelentősen eltérő sajátosság a felszólítás és a késedelmi kamat számításának a kezelése. Mandant n 1 MKtÖ Könyvelési terület 1 n Számla 1 SzÖ n SzTMKtÖ m n SzSTRUKTUR Számlatükör Jelmagyarázat MKtÖ Mandant -Könyvelési terület -Összerendelés SzTMKtÖ Számlatükör-Könyvelési terület- Összerendelés SzÖ Számla összerendelés SzSTRUKTUR Számla szerkezet 37. ábra A számlatükör és a könyvelési számlák modellezése BKinnlevőségek kezelése (könyvelési területeken átnyúló hitel korlát ellenőrzése) Mellékkönyvként vezetik (Napló, Analitika) A kimenő számlák feldolgozása és egyéb tételek könyvelése (pl., részletfizetések) Befizetések és nem lezárt számlák kiegyenlítése Könyvelési számlák elemzése Fizetési felszólítások kezelése 56 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

71 4.5 Pénzügyi modul (FI) - Szervezése 7. Táblázat Kötelezettségek és kinnlevőségek könyvelésének tipikus bizonylatai Kötelezettségek könyvelése (Hitelezők, Kinnlevőségek könyvelése (Adósok, Kreditorenbuchhaltung, Lieferantenbuchhaltung, Accounts Payable) Debitorenbuchhaltung, Kundenbuchhaltung, Accounts Receivable) Szállítók (kötelezettségek könyvelése) Számla a Vevőnek / Megrendelőnek Szállító felé a kötelezettség lekönyvelése ( jó-váírása lése megrendelőnél a kinnlevőségek lekönyve- ( jóváírása ) A szállító felé kiküldött kifizetések A vevőtől beérkező befizetések A kinnlevőségek kezelésének módjai Ideiglenes adósok kezelése (Conto Pro Diverse -CPD) o Általában egyszeri kapcsolat, nincsenek törzsadatok Adósok kezelése Az adósok leányvállalatainak kezelése o A gazdasági események kezelése az adósokkal (leányvállalat, fiók intézmény) és a központjukkal Beszerzési hálózatok kezelése (olyan adósok, akik egy hálózathoz, szövetséghez tartoznak, de nincs központjuk) Kinnlevőségek könyvelése Törzsadatok napra készen tartása Bizonylatok lekönyvelése Kinnlevőségek, tartozások, hitelek kezelése felszólítá- Fizetési sok kezelés 38. ábra Kinnlevőségek könyvelésének funkciói Más alkalmazásokkal/modulokkal integráció Főkönyv vezetése, automatikus átvezetéssel a mellékkönyvekből Értékesítés, eladás hitel korlát ellenőrzés Készpénz kezelés (Treasury) a követelések átvétele az esedékességeknek megfelelően Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 57

72 4. Számvitel, könyvelés: Folyamatok, törzsdadatok, információáramlás Vásárló/Megrendelő/Ügyfél Szállító Megrendelés/ Számlázás Kimenő áru Megrendelés /Szállítás Megrendelésfeldolgozás/ Számlázás Megrendelés/Készlet Beszerzés/ Készletgazdálkodás Számlaadatok Értékszerinti könyvelés Könyvelés Bérszámfejtési adatok Bérszámfejtés Költség nemek Költségelszámolás Bér/ Illetmény 39. ábra A napi működést támogató ( operatív ) informatikai rendszerek közötti kapcsolatok ( interface ) [Stahlknecht, Hasenkamp 2005, pp. 329] BPénzügyi modul (FI) Kötelezettségek kezelése (FI-AR Accounts payable) Mellékkönyvként vezetik (Analitika) A bejövő számlák feldolgozása (megrendeléssel vagy a nélkül) ellenőrzés, könyvelés, felfüggesztés (ár, mennyiség, határidő eltérések stb.) Kifizetések engedélyezése és automatikus fizetés A Kötelezettségek kezelése módjai analóg a kinnlevőségek kezelésének Más R/3 alkalmazásokkal integráció Főkönyv vezetése, automatikus átvezetéssel a mellékkönyvekből Beszerzés (MM- Anyaggazdálkodás) a hitelezők törzsadatain keresztül = Szállítók törzsadatai Készpénz kezelés (Treasury) a kötelezettségeken keresztül 58 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

73 4.5 Pénzügyi modul (FI) - Szervezése Hitelezők és adósok törzsadatai Általános adatok Könyvelési területtől függő törzsadatok Cím Egyeztető számla Adózási adatok Fizetési forgalom Kapcsolattartási adatok Felszólítás adatai Biztosítás 40. ábra Hitelezők és adósok törzsadatai Pénzügyi modul (FI) Konszolidálás (FI-LC) BFőkönyv szállítói modul- Kötelezettségek könyvelése (FI-AP Account payable) Mellékkönyvként vezetik (Analitika, napló) A kimenő számlák feldolgozása és egyéb tételek könyvelése (pl. részletfizetések); Befizetések és nem lezárt számlák kiegyenlítése; Könyvelési számlák elemzése; Fizetési felszólítások kezelése. A rendszer ebben a modulban tartja nyílván a szállítók törzsadatait, folyószámláit, valamint közvetlenül ide vagy az anyaggazdálkodási (MM) modulon keresztül kerülnek könyvelésre a szállítói számlák. A modul legfontosabb törzsadata a szállítói számla. Ez a numerikus azonosító azonosítja az egyes szállítókat a főkönyvi egyeztető számlán belül. Az azonosítót a rendszer automatikusan rendeli hozzá az egyes szállítókhoz. Az azonosító szám attól függően kerül valamilyen szám tartományba, hogy a szállító mely számlacsoportban került létrehozásra. Létrehozhatók belföldi, külföldi és egyszeri szállító számlacsoportok. Ez az objektum vezérli továbbá azt is, hogy a szállító törzsadatában mely adatokat tartsák nyilván (címadat, adókód, fizetési mód stb.). Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 59

74 4. Számvitel, könyvelés: Folyamatok, törzsdadatok, információáramlás Európában a hitelezők (kötelezettségek) könyvelési területei Könyvelési területe Franciaország Könyvelési területei Németország X hitelező X hitelező Észak-Amerikában hitelezők (kötelezettségek) könyvelési területei Könyvelési területe USA Könyvelési területe Kanada X hitelező X hitelező 41. ábra Kötelezettségek kontrolling területei és a könyvelési területek Az FI-AP modul tipikus funkciói: Szállítói számla könyvelése: Itt azok a számlák kerülnek könyvelésre, amelyeknek nincs (termelés logisztikai) előzményük (pl. adók, bankköltségek). A könyvelés az analitikus számlák megadásával történik, a főkönyvi könyvelés az egyeztető számlákra automatikusan megtörténik (automatikus feladás). A beállítások a főkönyvi modullal analóg módon hajthatók végre. k. A számla tételeiben az adókód megadása kötelező, a rendszer a könyvelések ÁFA tételeit ez alapján automatikusan hozza létre. A szállítói számláknál költséghely vagy kontrolling objektumok megadása szükséges, ez biztosítja a valós idejű integrációt a CO (Controlling) modullal. Ha a szállítói bizonylat megadása idegen pénznemben történik, akkor a rendszer az árfolyamtábla középárfolyamát használja, de megadható eltérő árfolyam is. Ebben az esetben mind az idegen pénznem összege, mind a forintösszeg belekerül a bizonylatban nyilvántartott adatok közé. Szállítói jóváírás könyvelése: A nem logisztikai eredetű számlákhoz kapcsolódó jóváíró számlák rögzítése. Előlegek kezelése: A rendszer képes előleg igények rögzítésére, azok esedékességének figyelésére, kifizetésére, a végszámlákkal történő összepontozására és beszámítására a végszámlák kifizetésénél. 60 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

75 4.5 Pénzügyi modul (FI) - Szervezése Könyvelés- Növekmény Csökkenés Tartozik oldal lekönyvelése Követel oldal lekönyvelése Könyvelési Számla rögzítése Könyvelési Terület rögzítése Összeg rögzítése Egyenleg ellenőrzése Egyenleg nulla Egyenleg nem nulla Bizonylat lekönyvelése Könyvelési számlára a bizonylat lekönyvelése 42. ábra Könyvelés folyamata (Accounting, Sachkontenbuchung) Fizetési program: A program lehetőséget biztosít arra, hogy az esedékes szállítói számlákat a rendszer összegyűjtse és könyvelje azok kifizetését. A fizetési program képes figyelembe venni, hogy egy adott szállító egyben vevő is és így az esetleges kompenzáció végrehajtását Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 61

76 4. Számvitel, könyvelés: Folyamatok, törzsdadatok, információáramlás is el tudja végezni. Beállítható az is, hogy több esedékes tételt összevonjon a rendszer és ennek megfelelően történjen a kifizetés. Ismétlődő bizonylat, kiegyenlítés, adatkarbantartás és az előzetes rögzítés: funkciói megegyeznek a főkönyvi modulnál leírtakkal. A zárás funkciónál szintén találhatunk a főkönyvi moduléhoz hasonló megoldásokat, de itt értelemszerűen más funkciók is előtérbe kerültek, mint például a szállítói analitika és a főkönyv egyeztetése, folyószámla egyenleg áthozatala évváltáskor és ennek folyamatos aktualizálása. Vevő törzsadatok - Fizetési címzettje felszólítás Fizetési felszólítás program Kifizetetlen poziciók Vevő bizonylatadatok Fizetési felszólítás lépései Fizetési felszólítás állomány Fizetési felszólítás szövege Nyomtatási program Fizetési felszólítás levél megha- Fizetési gyás Fizetési felszólítás listája Jelmagyarázat : Adattároló (merevlemez) Adatfeldolgozás adatfolyam Kinyomtatott anyagok 43. ábra A fizetési felszólítás adatfolyam diagramja BAz önálló leányvállalatok konszolidálása Konszern szintű zárás, mérlegbeszámoló elkészítésnek a menete: Kiindulás: A leányvállalatok egyedi mérlegbeszámolói; Konszolidált mérlegbeszámoló előállítás előkészítése és az információk továbbítása a konszern központnak (integrált, PC-alapú vagy manuális); Folyamat (Bizonylat alapú ) 62 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

77 4.6 Eszközgazdálkodási modul Eszköznyilvántartás (FI-AA- Asset Accounting) Összeillesztés és átrendezés devizaárfolyamok kezelése, különbségek kezelése Adósságkonszolidálás A köztes eredmények megszüntetése tőke konszolidálás A konszolidálást a konszolidálási pozíciók alapján (nem a könyvelési számla számok alapján hajtják végre); Végül a könyvelési számla számokat és a pozíciókat össze kell rendelni. Telephely n TeTÖ n 1 TeSTRUKTUR Tárgyi eszköz 1 TeTeOÖ n Tárgyi eszköz osztály m 1 TeKhÖ n Költséghely 1 KhÜtÖ n Üzleti terület Jelmagyarázat TeTÖ TeSTRUKTUR TeTeOÖ TeKhÖ KhÜtÖ Tárgyi eszköz- telephely - összerendelés Tárgyi eszköz szerkezete Tárgyi eszköz -Tárgyi eszköz osztály- Összerendelés Tárgyi eszköz Költséghely- Összerendelés Költséghely- Üzleti terület - Összerendelés 44. ábra Tárgyi eszköz nyilvántartás modellezése 4.6 Eszközgazdálkodási modul Eszköznyilvántartás (FI-AA- Asset Accounting) Mellékkönyvként vezetik (közvetlen könyvelés az állóeszköz könyvelési számlákra) Közvetett könyvelés a főkönyvbe (az állóeszköz/tárgyi eszköz törzsadatokba) Minden számviteli szempontból fontos gazdasági esemény dokumentálása, ami a vállalat eszközvagyonával kapcsolatban áll (pl. materiális javak, immateriális javak, pénzügyi eszközök) Készlet változás (növekedés, csökkenés); Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 63

78 4. Számvitel, könyvelés: Folyamatok, törzsdadatok, információáramlás eredmény hatású változások (amortizáció, nyilvántartásba vétel, értékcsökkenési leírás) Az eszközök szabályszerű értékelése a mérlegbeszámoló határidejére Az aktuális információk közlése (pl. Értékcsökkenési leírás) és tovább vitele a kontrolling modulba tervezési célokra Minden értékcsökkenési leírási fajtát támogat (normál, különleges, egyedi lineáris, exponenciális stb.) Szimuláció végrehajtása (különösen az értékcsökkenési leírás szimulációja) A modul feladata a vállalati eszközgazdálkodáshoz kapcsolódó nyilvántartási és könyvelési munkák támogatása, melynek keretében teljes egészében lefedi az eszközök analitikus és főkönyvi nyilvántartásával kapcsolatos számviteli feladatokat. A rendszer lehetővé teszi a párhuzamos, több értéken való nyilvántartást és az előre meghatározott kulcsok szerinti automatikusan kalkulált értékcsökkenés (amortizáció) kezelését is. Az egyes eltérő értékek nyilvántartását az úgynevezett értékelési területek tartalmazzák. Például be lehet állítani két értékelési területet úgy, hogy az egyik a számviteli- a másik az adótörvény szerinti nyilvántartás legyen. A kettő közül a számviteli terület az, amelyik a főkönyvben is könyvel. Az egyes értékelési területek összefogó objektuma a modulban az értékelési terv. Bizonylattípus : Kimenő számla 0001 Bizonylat száma : Könyvelési terület : 2 Dátum : Bizonylat fej Sorszám Cikkszám Mennyiség Ár , , 00 Bizonylatsor , , ábra Példa egy bizonylatra (Adós felé kimenő számla) A modul input oldalon az anyaggazdálkodás (MM), a Főkönyv (FI-GL) és a kontrolling (CO), output oldalon a Főkönyv (FI-GL) és a kontrolling (CO) modulokkal egyaránt integrált. 64 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

79 4.7 Eszközgazdálkodási modul (AM) A gazdasági események dokumentálása A gazdasági események absztrahált dokumentumai (fiktív) A gazdasági eseményeket megjelenítő számviteli dokumentumok Bizonylat típus azonosító Bizonylat típus azonosító Könyvelési dátum Bizonylat azonosító Bizonylat azonosító Bizonylattípus Könyvelési dátum n Vevői számla Eredeti bizonylatfej 1 1 ErBÖ Bizonylat fej n Idő Szállítói számla n n Fizetésbeérkezés Csekk ErBSÖ BFBSÖ Fizetésbeérkezés Banki átutalás Fizetési felszólítás Eredeti bizonylat sor ErBBSÖ 1 Bizonylat sor Jóváírás Bizonylat azonosító_sor_sorszáma Jelmagyarázat ErBÖ Eredeti bizonylatfej összerendelés ErBSÖ BFBSÖ ErBBSÖ Eredeti bizonylat sor hozzárendelés Bizonylatfej-bizonylatsor- összerendelés Eredeti bizonylatfej-bizonylatsor- összerendelés 46. ábra E-K Diagram a bizonylatok leírására [Scheer 1997, pp. 632] A modulhoz kapcsolódó törzsadat az eszköztörzs, melyekben egyedileg beállítható az értékcsökkenési leírás kulcsa. Az egyes eszközöket ún. eszközosztályokban hozzák létre, amelynek vezérlő funkciói határozzák meg a nyilvántartott adatok körét és a számlakijelölési algoritmust, amely az eszközmozgások kontírozási logikáját tartalmazza. Az FI-AA modulban a különböző funkciók lehetséges. Eszköznövekedés: Lehet közvetlenül nem itt könyvelni, hiszen az eszközök növekedése a befejezetlen beruházáson keresztül automatikusan az MM modulból átvehető. Átkönyvelés: Ezzel a tranzakcióval kerülhetnek a befejezetlen beruházások aktiválásra. Csökkenés: Eszköz eladások és selejtezések könyvelése. Egyéb funkciók: Manuális értékkorrekció bizonylat feldolgozás eszköztörzs létrehozása zárás és Vezetői információrendszer 4.7 Eszközgazdálkodási modul (AM) A gazdasági fejlődéssel párhuzamosan növekszik a jelentősége a beruházott eszközök külső és belső számvitel szempontjából, a beruházásokra vonatkozó tervkészítésnek és beruházási folyamat ellenőrzésének. Az eszközkönyvelés pusztán könyvelési és mérlegkészítési szempontjai mellett megjelentek a kontrolling és a karbantartás ellenőrzés átfogó követelményei is. Az eszközgazdálkodás lehetőségei az ERP, vállalatirányítási (pl. SAP) rendszerben: - eszközök osztályozása különféle szempontok szerint; Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 65

80 4. Számvitel, könyvelés: Folyamatok, törzsdadatok, információáramlás - lekérdezési lehetőségek (eszközmérleg, statisztikai célú beszámolók); - gazdasági események követése vagyonelemenként (üzembe helyezés, felújítások, részselejtezések, értékesítések). A modul alkalmas a befejezetlen beruházások és az aktivált eszközök nyilvántartására és ezekkel a nyilvántartott eszközökkel kapcsolatos gazdasági események rögzítésére. A rendszer automatikusan a főkönyvben is rögzíti a gazdasági eseményeket. A modul üzemszerű elindításához szükséges az eszköz törzsrekordok létrehozása, amelyek fontos információkat tárolnak az adott eszközökről, a végfelhasználók számára fontos jellemzőkről. A rendszer a továbbiakban minden törzsrekord módosítást részletes módosítási bizonylatokkal naplóz. Az eszköztörzsben létrehozott költséghelyekre automatikusan ráterheli az értékcsökkenéseket, így azok közvetlenül átkerülnek a CO modulba (Controlling), a megfelelő objektumba (költséghelyre), valamint az FI modulba a megfelelő főkönyvi számlára. A modul megvalósítja az eszközcsökkenés és a vevőkönyvelés integrációját, melynek során a rendszer az értékesítési árbevétel megadása után automatikusan megállapítja az értékesítésből származó nyereséget vagy veszteséget és ezt el is könyveli az eredmény kimutatásba, kívánságra a költségszámításba is. Az eszközkészletet periodikusan általában az éves záráskor lehet archiválni. Azokat az eszközöket, amelyek értékesítés vagy selejtezés miatt kikerülnek a vállalati vagyon köréből, törölni lehet az állományból. Az ilyen deaktivált eszközöknek az adatbázisban történő minimális tárolási idejét a felhasználó szabadon meghatározhatja. A rendszer segítségével az eszközökre vonatkozó értékcsökkenést (amortizáció) különböző szempontok szerint újraszámolhatjuk, illetve a jövőbeni értékeit is szimulálhatjuk. Az előrejelzést a tervezett beruházásokra is lehet alkalmazni. Ha a vagyoneszköz több eszközrészből tevődik össze, akkor üzemgazdasági műszaki okokból szükséges lehet, hogy az egyes eszközrészeket alszámhoz tartozó törzsrekordokban külön értékeljük. A modul erre is lehetőséget nyújt, mivel képes külön kezelni eszközosztály-szinten a vagyoneszközöket (eszközfőszám), illetve a részeszközöket (eszközalszám). 66 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

81 4.7 Eszközgazdálkodási modul (AM) Logisztika MM Anyaggazdálkodás SD Értékesítés FI Pénzügy és számvitel CO Controlling Számvitel PP Termeléstervezés R/3 AM Eszköz gazdálkodás QM Minőségbiztosítás PM Karbantartás Ügyfél /Kiszolgáló ABAP HR Emberi erőforrások IS Szakágazati megoldások WF Workflow PS Projektrendszer Emberi erőforrások Alkalmazásokat átfogó funkciók 47. ábra SAP R/3 Eszközgazdálkodás (Asset Management) A vállalati eszközvagyon kezelést az Eszközgazdálkodási modul (AM) támogatja. A modul támogat szinte minden, az tárgyi eszközökkel, állóeszközökkel kapcsolatos műveletet, mint például eszközfelvétel/nyilvántartásba vétel, strukturális leírás és költséghelyhez történő hozzárendelés (ha az eszköz több részből áll). Mindehhez természetesen biztosítja a megfelelő bizonylatok elkészítését is. Az eszközök beszerzés vagy aktiválás útján történő növekedése (például a beszerzési modulból) automatikusan kerül át az eszközgazdálkodási modulba, így itt sincs szükség kétszeres adatrögzítésre. Az eszközök csökkenése (például értékesítés vagy selejtezés útján) is egyszerűen megvalósítható egyetlen bizonylat könyvelésével. Eladás esetén természetesen az AM modulon keresztül történik meg a kivezetés, de a számlát az Értékesítés (SD) modul állítja ki. Az eszközök osztályba sorolása biztosítja a könyvelés felé történő automatikus feladást, de itt határozzák meg többek között a leírási kulcsot (értékcsökkenés, amortizáció) is és azt, milyen adatok tartozzanak az egyes eszközökhöz. A rendszer lehetővé teszi a számviteli- és adótörvény szerinti értékelést is két értékelési terület definiálásával, melyek közül azonban értelemszerűen csak az első kerül könyvelésre. A befejezetlen beruházás költségeit is figyelemmel kísérhetik. A különböző beruházásokhoz közvetett költség rendelhető, melynél lehetőség van egy meghatározott keret beállításá- Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 67

82 4. Számvitel, könyvelés: Folyamatok, törzsdadatok, információáramlás ra is, így a felhasznált és még rendelkezésre álló értékek nyomon követhetők. 4.8 A mérleg (egyenleg) Eszközök (Aktívák) A tárgyi alakot öltött javak és pénzértékben kifejezett követelések. Csoportosítása: i) Befektetett eszközök a vállalkozási tevékenységet tartósan, több cikluson keresztül, legalább egy évnél hosszabb ideig szolgálják. 1. Immateriális javak azok a nem anyagi javak, amelyek közvetlenül és tartósan szolgálják a vállalkozási tevékenységet. 2. Tárgyi eszközök anyagi eszközök, melyek tartósan, közvetlenül vagy közvetve szolgálják a vállalati tevékenységet 3. Befektetett pénzügyi eszközök más vállalkozásba fektetett pénzeszközök, azzal a céllal, hogy ott tartós jövedelemre tegyenek szert vagy befolyásolási, irányítási, ellenőrzési lehetőséget érjenek el. ii) Forgóeszközök jellemzően egy termelési ciklusban vesznek részt, vagy egy évnél nem hosszabb ideig szolgálják a vállalkozás tevékenységét. 1. Készletek a vállalkozási tevékenységet közvetlenül vagy közvetve szolgáló olyan eszközök, amelyek rendszerint egyetlen tevékenységi folyamatban vesznek részt, eredeti megjelenési alakjukat vagy elveszítik, vagy változatlan formában maradnak. 2. Követelések szerződésből jogszerűen eredő pénzformában kifejezett fizetési igények, amelyek a vállalkozó által már teljesített, a másik fél által elfogadott, elismert termékértékesítéshez, szolgáltatás teljesítéséhez, kölcsön nyújtásához, előlegfizetéshez, veszteség-térítéshez, jegyzett, de még be nem fizetett tőkéhez kapcsolódnak 3. Értékpapírok valamilyen vagyonnal kapcsolatos jogot megtestesítő forgalomképes értékpapírok. 4. Pénzeszközök a készpénz, a csekkek, a bankbetétek értékét foglalják magukba. iii) Aktív időbeli elhatárolások 68 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

83 4.8 A mérleg (egyenleg) Mérleg Aktívák (Eszközök) Vagyon (Asset, Vermögen) Passzívák (Források) Saját tőke (Eigenkapital,Capital) Kötelezettségek (Verbindlichkeiten, Liabilities) Aktív oldali könyvelési számlák Passzív oldali könyvelési számlák Nyitó állomány (könyvelési számlák) (Bestandskonten, Stock accounts) 48. ábra A mérleg (egyenleg) Források (Passzívák) a vagyon eredet, származás szerinti tagolása. iv) Saját tőke a vállalkozás vagyonának saját forrása, melyet a tulajdonosok bocsátottak véglegesen a vállalkozás rendelkezésére. v) Céltartalékok a vállalkozás saját elhatározásából az adózás előtti eredmény terhére a várható veszteségek a meghatározott kötelezettségek fedezetére céltartalékot képezhet. vi) Kötelezettségek olyan idegen források, amelyek a szállítási, szolgáltatási és egyéb szerződésekből eredő, pénzformában teljesítendő, elismert fizetésekhez kapcsolódnak. vii) Passzív időbeli elhatárolások Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 69

84 4. Számvitel, könyvelés: Folyamatok, törzsdadatok, információáramlás Nyitó egyenleg (Mérleg) Eszköz számlák (Aktívák ) Forrás számlák (Passzívák ) Befektetett eszköz nyilvántartási számlák Forgóeszköz számlák Kötelezettségek Saját tőke számla Eredményszámla Ráfordítás számlák Bevétel számlák Ráfordítások csökkentik a saját tőkét Bevételek növelik a saját tőkét Nyereség/Veszteség számla Záróegyenleg 4.9 Az eredmény számlák könyvelése 49. ábra A főkönyvi egyenleg nyitásától a zárásig Az eredménnyel járó gazdasági eseményeknek elvileg és alapvetően a sajáttőke számlára kellene könyvelődniük. Azonban ebben az esetben az értéknövekedés illetve értékcsökkenés okát nehéz volna kideríteni, mivel a nagyszámú eredménnyel járó gazdasági események nagyon sokszor érintenék a sajáttőke számlát. Ezért vezetnek eredmény számlát, amelyet felbontanak ráfordítási és bevétel számlákra. A ráfordítások és bevételek a sajáttőke csökkenését illetve a sajáttőke növekedését jelentik, ezért az eredmény számla alszámláiként léteznek. Az eredmény számla könyvelésére ugyanazok a szabályok vonatkoznak, mint a saját tőke számla könyvelésére (ld. 45. ábra Az eredmény könyvelési számlák könyvelése). Egy gazdasági év elején az eredményszámla egyenlege 0, ezért az érték felhasználást illetve az érték növekedést le tudja írni egy könyvelési perióduson keresztül. A könyvelési periódus lezárásakor, az eredményszámla egyenlegét először közvetlenül nem a sajáttőke számlára vezetik, hanem a nyereség és veszteség számlával állítják szembe. A nyereség és veszteség számla egyenlegét viszik át a sajáttőke számlára. 70 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

85 4.9 Az eredmény számlák könyvelése Tartozik Saját tőke (Forrás számla) Követel Saját tőke csökkenése Saját tőke növekedése Eredmény könyvelési számlák Ráfordítás könyvelési számlák Bevétel könyvelési számlák Tartozik Követel Tartozik Követel Ráfordítás (Költségek) Bevétel (Szolgáltatás, teljesítés) csökken kkenés növekedés csökken kkenés növekedés BTartozik vagy követel 50. ábra Az eredmény könyvelési számlák könyvelése A könyvelési számlákkal kapcsolatban előforduló két jól ismert, a könyvelési számlák két oldalán megjelenő kifejezést vizsgáljuk meg egy kissé. Ez a két szó a Tartozik és a Követel. E kifejezéseket a történeti előzmények alapján lehet csak megmagyarázni. Összehasonlító nyelvészeti és történeti kutatások eltüntették a homályt e kifejezések kialakulása és eredete körül. A német és francia szóhasználat hasonló ( kell, bírni valamit ) azonban az olasz az adni és bírni valamit/rendelkezni valamivel kifejezés párt használja. A német nyelvterületen a XVI. és XVII. században a számlák baloldalán a kell (Soll) a jobboldalán viszont a kell birtokolni -nak (Soll haben) megfelelő kifejezés szerepelt. E kifejezések egyértelmű magyarázatát a legrégebbi kettős könyvelésről szóló olasz nyelvű könyvben lehet megtalálni. A középkorban egy olasz kereskedő, Luca Paciola, által 1494-ben írt és kinyomtattatott könyvében Summa de Arithmetica -ban, olaszul a következő kifejezések találhatók: a számla baloldalán deve dare, azaz adni kell, és a jobb oldalon deve avere azaz birtokolni kell. E kifejezések több ezerszer (kézzel) történő leírása a számla fejlécében odavezetett, hogy a kifejezések egyrészt bevált, bevett szavakká váltak, másrészt lerövidültek. Az első olasz könyvelési tankönyv kinyomtatása után, az olaszban szereplő kell szócskát, segédigét elhagyták. Ennek következtében német nyelvterületen a számla fejlécben baloldalon az adni (Geben) meg sem jelent, később pedig jobboldalról is eltűnt a kell (Soll) szó. A magyar számvitel pedig a német nyelvterületről tanulta meg és emelte át valamilyen módon a kifejezéseket és a szabályokat. Az a kérdés minden esetre fenn marad, hogy a kettős könyvelés eredeti kitalálója vajon miért alkalmazta minden könyvelési számlára ugyanazt a kifejezést, amelyet az adósok, tartozók, illetve a hitelezők (követelők, követelést támasztók) viszonylatában használtak. Valójában ez a helyzet már az újkor hajnalán amikor a kettős könyvelés széleskörű elterjedése Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 71

86 4. Számvitel, könyvelés: Folyamatok, törzsdadatok, információáramlás bekövetkezett megütközést keltett. Különböző nyelveken, eltérő kísérletek voltak e kifejezések megváltoztatására. 8. Táblázat Tartozik és követel különböző nyelveken a számvitelben Magyar Tartozik Követel Német Soll Haben Francia Doit Avoir Angol Debit Credit Olasz Dare Avere A háttér megértéséhez azt kell megérteni, hogy az eredeti olasz kifejezések valójában a jövőre irányuló jelzések voltak. Világosan látni kell, hogy nem a már megtörtént gazdasági események voltak a könyvelés szempontjából meghatározók, hanem a gazdasági eseménytől várt, a jövőben bekövetkező hatások. Medici fejedelemnek egy áru esetleges átadása után a könyvelésbe nem azt kellett bevezetni, hogy Medici fejedelem átvette az árut. Hanem sokkal inkább annak a mérlegelése volt fontos, vajon Medici fejedelemnek ezért az áruért fizetnie kell-e, fog-e. Ha igen, akkor azt lehetett beírni a könyvelésbe, hogy Medici fejedelemnek adnia kell (azaz tartozik). Az eszközökről eszköz (aktívák) számlát, a forrásokról forrás (passzívák) számlát vezetnek (43. ábra A mérleg (egyenleg)) a könyvelésben. Főkönyv Kinnlevőségek,követelések Kötelezettségek Vevő 1. Tartozik Követel Üzleti partner könyvelési számlák Szállító 1. Tartozik Követel Adós Hitelező 51. ábra A főkönyv és üzleti partner könyvelési számlák és költségek közötti összefüggés Az eszközszámlák bal oldalára, azaz a Tartozik oldalra a NÖVEKEDÉSEKET könyveljük,a jobb oldalára, azaz a KÖVETEL oldalára a CSÖKKENÉSEKET. 72 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

87 4.9 Az eredmény számlák könyvelése A Forrás számlák az eszköz számlának tükörképei, tehát, a KÖVETEL oldalra könyveljük a növekedéseket, a TARTOZIK oldalra pedig a csökkenéseket. Mi az összefüggés a mérlegszámlák között? Az eszköz és a forrás számlák egymás tükörképei. A könyvelési munka során elsőként mindig a kezdő értéket kell a számlán feltüntetni. Egy adott időszak, ( hónap, negyedév, év) kezdő értékét nyitó egyenlegnek nevezzük. 52. ábra Szállítóik felé fennálló kötelezettségek könyvelése (AP) A nyitó egyenlegnek a számlán történő feltüntetése a nyitás. Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 73

88 4. Számvitel, könyvelés: Folyamatok, törzsdadatok, információáramlás A nyitó egyenleg értelemszerűen növekedést jelent, így az eszköz számlán a Tartozik oldalra, a forrás számlán pedig a követel oldalra kell könyvelni. Az eszköz számláknak jellemzően Tartozik egyenlegük van. -A forrás számláknak jellemzően Követel egyenlegük van BKötelezettségek/tartozások kezelése (FI-AR Accounts payable)- Szállítói hitel Az ERP rendszerekben használják a főkönyv (GL, General ledger) fogalma mellett a mellékkönyv, alkönyv fogalmakat. Az egyik ilyen rész nyilvántartás az ERP rendszer törzsadatai között szállítói törzsadatok, és az egyik alkönyvben pedig az egyes szállítók felé fennálló tartozások nyilvántartása. A résznyilvántartások, mellékkönyvek nem részei a főkönyvnek, azonban össze vannak rendelve bizonyos egyenleg képző, egyesítő számlákkal (reconciliation account). A kötelezettségek/tartozások könyvelésénél szállítói könyvelési számlák tartalmazzák az egyes szállítók könyvelési számláit. ERP rendszerekben általában az alkönyvben a szállító könyvelési számláját akkor hozzák létre, amikor a szállító törzsben létrejön a szállító adatait tartalmazó bejegyzés. A két rekordot összekötő egyesítő számla a főkönyv egyik könyvelési számlája, amelyet kijelölnek erre a célra. A logikai kapcsolatot a szállító könyvelési számlája és a vonatkozó egyesítő számla között a szállító törzsadat bejegyzésében adják meg. Az egyik cégnél a számmal jelölt könyvelési számlát használják kötelezettségek/tartozások kezelésére (FI-AR Accounts payable), vagyis a szállítók által nyújtott hitel (általában áruhitel) nyomon követésére. Vegyük azt a példát, amikor a cég három különböző szállítótól irodaszereket vásárol. Mindegyik szállítónak külön-külön saját szállítói könyvelési számlája van, amely egyben az alkönyv könyvelési számla azonosítója is. A beszerzés a következő módon történik: ért az 1. szállítótól, ért 2. szállítótól, és 4000 értékben 3. szállítótól vásárolnak. A cég ezeket a beszerzéseket hitelre vásárolja meg, és egy későbbi időpontban banki átutalással fizeti meg. Az ábrán (53. ábra) lépések rögzítik az egyes szállítóknál történt vásárlásokat. Mindegyik vásárlás a fogyóeszköz könyvelési számlán a tartozik oldalra kerül, az egyes szállítók könyvelési számláján pedig a követel oldalra. A szállítói könyvelési számlákra történő feladások (posting) automatikusan feladásra kerülnek az egyesítő számlára (reconciliation account) (az ábrán ezt a nyilak érzékeltetik). Az ábrából világosan látszik, hogy az egyesítő számla egyáltalán nem követi az egyes tranzakciók részleteit, hanem csak teljes összeget tartja nyilván. A lépésekben végrehajtott kifizetések, a szállítói számlák, a tartozások kiegyenlítése a bank könyvelési számlán, a követel oldalra történő feladásokat von maga után, a szállítók könyvelési számláján pedig az érintett szállító tartozik oldalára történik a feladás. Az érintett szállító tartozik oldalára történő feladás pedig automatikusan rákerül az egyesítő számlára BKövetelések/kinnlevőségek könyvelése Vevői tartozások(fi-ar Accounts receivable) Kötelezettségek, tartozások könyvelése (Accounts payable) a szállítói oldallal foglalkozik, követelések, kinnlevőségek könyvelése (Accounts receivable) pedig a vevői oldallal (vásárlók, megrendelők, ügyfelek). Amikor a cégnek szüksége van arra, hogy nyomon követhesse az egyes vevők tartozásait, akkor létrehoznak egy a kinnlevőségek könyvelésére szolgáló alkönyvben, minden egyes vevőre külön-külön, egy könyvelési számla számot, és ezzel együtt a főkönyvben szereplő, egyeztető számlát kijelölik. A vevői alkönyv könyvelési számlát akkor hozzák létre, amikor a vevői törzsadat bejegyzést. A logikai kapcsolatot a vevő könyvelési számlája és a vonatkozó egyesítő számla között a vevő törzsadat bejegyzésében adják meg. Az egyik cégnél a számmal jelölt könyvelési számlát használják követelések, kinnlevőségek könyvelésére, vagyis a vevői tartozások nyomon követésére. 74 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

89 4.9 Az eredmény számlák könyvelése Tegyük fel, hogy a cégnek sikerül értékesítenie hitelre két termékét két különböző vevőnek, az egyiket ért, a másikat ért. Az ellenérték egy későbbi időpontban fog majd befolyni. A vonatkozó könyvelési számlák az értékesítési bevétel és az érintett vevői könyvelési számlák lesznek. Az értékesítési bevétel (sales revenue) könyvelési számla követel oldalára könyvelik az eladás értékét, az érintett vevői könyvelési számla tartozik oldalára szintén megtörténik az eladás értékének könyvelése. A vevői könyvelési számla tartozik oldala automatikusan feladásra kerül az egyeztető számlára, az ábrán a nyilak érzékeltetik a lekönyvelését. 53. ábra Vevői tartozások könyvelése Az ábrából világosan látszik, hogy az egyesítő számla ugyanúgy, mint a kötelezettségek esetében a kinnlevőségek esetében sem követi az egyes tranzakciók részleteit, hanem csak teljes összeget tartja nyilván. Amikor a vevők részéről fizetések, a kiszámlázott összegek kiegyenlítése megtörténik, akkor a bank könyvelési számlán, a tartozik oldalra történő feladásokat von maga után (3.-4. lépés), a vevői könyvelési számláján pedig az érintett vevő követel oldalára történik a feladás. Az érintett vevő követel oldalára történő feladás pedig automatikusan rákerül az egyesítő számlára, annak követel oldalára BGazdasági események egyensúly/mérleg elve Egyszerű gazdasági események kategorizálása 1. típus: +A-A = eszközök változása. Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 75

90 4. Számvitel, könyvelés: Folyamatok, törzsdadatok, információáramlás Az egyik eszköz értéke ugyanakkora értékkel növekszik, mint amennyivel egy másik eszköz értéke csökken. Az eszközök értékösszege nem változik, így a mérleg főösszege is változatlan marad. 2. típus: +P-P = források változása. Az egyik forrás értéke ugyanakkora értékkel növekszik, mint amennyivel egy másik forrás értéke csökken. A források összértéke nem változik, így a mérleg főösszege is változatlan marad. 3. típus: +A+P = eszközök bevonása. Egy eszköz értéke növekszik a forrás értékének növekedése mellett, így a mérleg mindkét főösszege növekszik. 4. típus: -A-P = eszközök kivonása. Egy eszköz értéke csökken egy forrás értékének csökkenése mellet, így a mérleg mindkét főösszege csökken. Az összetett gazdasági műveletek mindig érintik az eredményt, de visszavezethetők a négy alaptípus egyikére. Jellemzője, hogy a műveletben eltérő összegek szerepelnek, amelyek mindig hatnak az eredményre is. 5. típus: Az egyik eszköz érékének növekedése nagyobb, mint a másik eszköz értékének csökkenése. Az értékek különbözete eszköztöbblet, amelynek forrása nyereség. A mérleg két főösszege is változik. 6. típus: Az egyik eszköz értékének növekedése kisebb, mint egy mások eszköz értékének a csökkenése. Az értékeke különbözete eszközhiányt idéz elő, melynek forrása veszteség. A mérleg két főösszege is csökken A főkönyv és üzleti partner könyvelési számlák és költségek közötti összefüggés Könyvvezetési formák Kettős könyvvitel olyan könyvviteli nyilvántartás, amely az eszközökben és a forrásokban, valamint a saját tőkében bekövetkezett változásokat a valóságnak megfelelően, folyamatosan, áttekinthetően mutatja. Egyszeres könyvvitel a gazdálkodó a tulajdonában lévő pénzeszközökről és azok forrásairól, továbbá a pénzforgalmi gazdasági műveletekről vezetett olyan könyvviteli nyilvántartás, amely ezen eszközökben és forrásokban bekövetkezett változásokat a valóságnak megfelelően, folyamatosan, áttekinthető rendszerben mutatja ki. Az egyszerűsített mérleget készítő az árbevételt, a bevételt és a költségeket az ÉCS (értékcsökkenés, amortizáció) kivételével a pénz beérkezése és kifizetése időszakában köteles a könyvekben elszámolni. 76 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

91 5.1 Treasury modul (TR) Pénz forgalom kezelés (TR-CM- Cash management) 5 TREASURY MODUL (TR) FELADATOK Az a vállalatirányítási rendszerek (ERP, pl. SAP) e modulja a vállalatok pénzgazdálkodási folyamatainak figyelemmel kísérésére szolgál a Treasury modult. Igen szorosan kapcsolódik a pénzügyi (FI) modulhoz, ennek működése alapvető feltétele a TR modul használatának. Szorosan kapcsolódik az anyaggazdálkodási (MM), valamint az értékesítés (SD) modulokhoz is. A vállalat alapvető pénzügyi tevékenységei (fizetés, bankkönyvelés) az FI modulban is jelen vannak, de a TR modul e tevékenységeket megtartva, automatizálva, új elemekkel kiegészítve támogatja a pénzügyi folyamatok hatékony megvalósítását. A Cash Management (CM) (pénzeszköz kezelés) almodul segítségével követhetők nyomon a bankszámlák és egyéb pénzügyi eszközök alakulása a lekönyvelt tényadatok, illetve a tervezett folyamatok alapján. A pénzügyi folyamatok tervezésébe bevonhatók a szállítói és vevői számlák, valamint a szállítói és vevői megrendelések is. Így megvalósítható a rövid- és középtávú tervezés. A Cash Management funkciói: bejövő (ERP modulok felől vagy kívülről) adatok rögzítése, elemzése, szükséges pénzmozgások elvégzése. A Pénzügyi eszközszámítás és tervezés (CBM, Cash Budget Management) almodul bevétel/kiadás struktúrában jeleníti meg a bevételek származását és a kiadások okát. Feladata a középtávú likviditástervezés és ellenőrzés. A pénzeszköz állományok az FI modulból jönnek át. A bevétel/kiadás struktúra összehasonlítására standard beszámolók vannak a rendszerben és tetszés szerinti egyedi beszámolók készíthetők. A kifizetési javaslat elkészítése fontos funkciója a TR modulnak. A kifizetési javaslat elfogadása után futtatható a fizetési program, amely a választott megoldástól függően elektronikus formában továbbítja az adatokat a bank felé, illetve átutalási megbízást nyomtat. A modul feladata_ A (kész)pénz folyam és a kockázati pozíciók kezelése, az üzleti területeken átnyúló irányítása és kontrollingja o A pénzeszközök területén a tranzakciók tervezése és a lefolyásának követése o A határidős ügyletek és az eszköz tervezés a pénzpiacok mindenkori mozgásának megfelelően o Támogatja a központosított és a decentralizált Treasury kezelést o A vállalati teljesítmény célok a TR modul alapbeállításaiba kerülnek be A modul segíti és egyszerűsíti a döntéstámogatást. 5.1 Treasury modul (TR) Pénz forgalom kezelés (TR-CM- Cash management) Célok: A likviditás fenntartása A finanszírozási ráfordítások,, készpénz ellátás optimalizálása Pénzügyi befektetések hozamának optimalizálása Óvintézkedések a devizaárfolyamok ingadozásával, fluktuációjával szemben A likvid pénzeszközök pillanatnyi értékének megjelenítése ( a mindenkori kötelezettségek teljesítésére) Treasury eszközkészlet (Tools of Treasury) feladat, hogy előállítsa a következő információkat: A pénzeszközök kezelésének, a pénzügyi tervezésnek a része; A rövid távú, optimalizált likviditás kezelés; A pénzeszközök rövid távú változásának és állapotának napra kész információja. Eszközök Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 77

92 5. Treasury modul (TR) Feladatok Napi finanszírozási állapot ( 1 hét) : Bakszámlák állása, egyenlegek Likviditási állapot, előrejelzés (1 héttől 6 hónapig) ). A bankszámla állapotok elemzése és az esedékességek alapján a kötelezettségek és a követelésekből adódó finanszírozási állapot előállítása ( a tartozások és követelések könyvelése, valamint a beszerzések alapján). A pénzeszközök könyvvitelének, elszámolásának részterülete (1 év) A hosszú távú pénzügyi folyamatok nyomon követésének és a terv készítésének eszköze BVállalat-háztartás kezelés (TR-FM) A pénzügyi könyvelésben megállapított pénzügy tételek hozzárendelése a kötelezettségekhez és azok nyomon követése (költségvetés) A költségvetési terv szerkezetének megfelelően előállított A hozzárendelés mind felülről lefelé mind alulról felfelé történik o Pénzalapok tervezése, irányítás és nyomon követés o A költséghelyek és hierarchiájuk szerint a kötelezettségek lebontása o Rendelkezésre állási vizsgálat (elegendő pénzeszköz áll-e rendelkezésre, a gazdasági eseményekre) Az éves zárás támogatása (pl. pénzeszközök átvitele). Piaci kockázatok kezelésének (TR-MRM) feladata: A pénzügyi stratégiai kérdésekkel kapcsolatos döntések információrendszere ( Kockázati helyzet ) Alap: A pénzáramlás kezeléséből adódó likviditási állapot (Az adatokat a Treasury átadja) A pénzeszközök kockázat értékelésével kapcsolatos mérő és jelző számok összeállítása A piacon forgalmazható értékpapírok kamat és devizaárfolyam kockázatainak értékelése Szimulációs kalkulációk BTreasury modul (TR) Treasury kezelés (TR-TM) A vonatkozó döntések átalakítása pénzügyi tranzakciókká az értékpapírok vásárlása, eladása során Az értékpapírpiacon a kereskedés támogatása; A likviditási szűk keresztmetszetek rövid távú áthidalásának támogatása alkalmas finanszírozási megoldásokkal; Az értékpapírok és kölcsönök közép és hosszú távú kezelése; A könyvelési adatok átkerülnek a számviteli modulba (FI). 78 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

93 5.1 Treasury modul (TR) Pénz forgalom kezelés (TR-CM- Cash management) 6 LOGISZTIKA TERMELÉS LOGISZTIKA- FOLYAMATOK, TÖRZSDADATOK, INFORMÁCIÓÁRAMLÁS A logisztika fogalmának eredete a katonai nyelvre vezethető vissza. Logisztikai alatt a hadműveleti, harcászati feladatokhoz szükséges anyagok (fegyverek, muníció, élelmiszer és egyéb ellátás stb.) szállításával kapcsolatos igazgatási, tárolási irányítási tevékenységeket értik, melynek célja, hogy a kellő időben és helyen ott legyen a szállítmány. Logisztika fogalma a vállalatirányításban A logisztika felöleli az értékteremtési lánc (beszállítói / ellátási lánc (Supply Chains)) egészét átfogó minden információ és anyag áramlással kapcsolatos tervkészítési, irányítási és végrehajtási tevékenységeit, amelyek jelentősen befolyásolják a vállalkozás eredményességét A logisztika alapfeladata A szükséges objektumokat a megkívánt mennyiségben a megfelelő összetételben a kellő időben az igényelt helyen az előírt minőségben ésszerű költségek mellett bocsássa rendelkezésre. Logisztika MM Anyaggazdálkodás SD Értékesítés FI Pénzügy és számvitel CO Controlling Számvitel PP Termeléstervezés R/3 AM Eszköz gazdálkodás QM Minőségbiztosítás PM Karbantartás Ügyfél /Kiszolgáló ABAP HR Emberi erőforrások IS Szakágazati megoldások WF Workflow PS Projektrendszer Emberi erőforrások Alkalmazásokat átfogó funkciók 54. ábra SAP R/3 Integráció-modell Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 79

94 6. Logisztika Termelés logisztika- Folyamatok, TÖRZSDADATOK, információáramlás Az anyaggazdálkodás és értékesítési alkalmazások információrendszerének logikai felépítése és felhasználói felülete ugyanaz. Kimutatások, listák, lekérdezések, mutatószámok, grafikus megjelenítések tárháza áll a felhasználó rendelkezésére. Ezek közül a legfontosabbak: értékesítési beszámolók: o rendelés beérkezése, o szállított mennyiségek o és számlaértékek készletbeszámolók: o készletérték, o átrakodási gyakoriság, o készletfedezeti idő és o inaktív készletek beszerzési beszámolók: o teljes rendelési érték a szállítónál és a szállítási határidők betartása A szabványosított beszámolók egyik nagyon hasznos funkciója a változatok követésének lehetősége, verziókezelés. Az elemzéseken belül lehetőség van arra, hogy az adatokat egy meghatározott időponthoz válasszuk ki és azokat egy verziónév alatt mentsük el. Az így létrehozott verziók bármikor előhívhatók későbbi elemzésekhez. A verziók segítségével előzetesen definiálni tudjuk az adatok egy meghatározott nézetét. Igény Szállítási mennyiség Szállítási határidő Igény Szükséglet mennyiség Szükséglet rendelkezésre állásra határidő 55. ábra Beszerzés logisztika folyamat lánc 6.1 Logisztikai vállalatirányítási (ERP) rendszerekben A logisztika feladat az anyag, információ és termékáramlás kialakítása a szállítótól a termelésen keresztül a fogyasztóig (beszerzési és anyag logisztika, termelés logisztikai, értékesítési és elosztási, terítési logisztika); különös tekintettel az üzleti események mennyiségi és pénzügyi érték oldalára; a logisztika és könyvvitel integrálására. 80 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

95 6.1 Logisztikai vállalatirányítási (ERP) rendszerekben Beszerzés logisztika Termelés logisztikai Elosztási/ terítési logisztika Raktározási / készletezési logisztika Szállítási logisztika Hulladék logisztika Információ logisztika BÜzleti (szervezeti) funkciók: Anyaggazdálkodás Termeléstervezés és irányítás Értékesítés Szolgáltatás menedzsment (igazgatás) 56. ábra A logisztika részterületei 57. ábra Logisztika beilleszkedése ERP-be Minőségirányítás Létesítmény gazdálkodás és állag megőrzés Logisztikai kontrolling Központi funkciók Projektirányítás, vezetés Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 81

96 6. Logisztika Termelés logisztika- Folyamatok, TÖRZSDADATOK, információáramlás 6.2 Anyaggazdálkodás (Material management, MM) Rendelkezésre állás biztosítás A modul legfontosabb feladata a szállítókkal való kapcsolattartás és a készletvezetés megfelelő szintű ellátása. Anyagbeszerzés esetén olyan kérdésekre kell választ keresni, hogy kitől, mennyit, milyen áron és mikorra rendeljenek. Az ERP rendszerek (pl. SAP) ennek támogatására két módszert fejlesztett ki. Az első a tervvezérelt diszpozíció (rendelkezésre állás biztosítás), melynek lényege hogy a megrendelési javaslatot a rendszer az értékesítési tervek, a vevői rendelések és az anyagfoglalások alapján készíti el. A másik lehetőség a pont szerinti diszpozíció, melyben a rendelés a rendelkezésre álló készlet és az ún. jelzőkészlet alapján kerül összeállításra. Azt, hogy melyik eljárást használja a rendszer a különböző anyagokra és készletfajtákra, teljes mértékben az adott vállalat belső szabályozása dönti el. Ezen kívül egy harmadik, alternatív megoldást jelenthet, ha a javasolt tételt a figyelembe veendő időhorizont, tervezett vagy várható határidők alapján tervezik meg. 58. ábra Rendelkezésre állás biztosítás (ERP-ben) áttekintése Azt, hogy a különböző megrendelési javaslatok közül melyek legyenek tényleges rendelések, szintén a beszerző vállalat dönti el. A kiválasztás során automatikusan is el lehet fogadni a javaslatot, de igény szerinti módosításra is lehetőség van. A következő lépés a tényleges kiküldés előtt az engedélyeztetés. Ez a funkció azonban nem feltétlenül szükséges, testre szabható a rendszer telepítésénél az adott vállalat dönti el, hogy kéri-e vagy sem. A termékek és szállítók kapcsolatát leíró információk (az SAP terminológia szerint infórekordok - infotype) tartalmazzák többek között a szállítónál a termék azonosítóját és megnevezését, a szállítás mennyiségi egységét, a rendelhető legkisebb da- 82 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

97 6.2 Anyaggazdálkodás (Material management, MM) Rendelkezésre állás biztosítás rabszámot és még további adatokat. Itt állapítják meg az esetleges árengedményeket vagy felárakat is. Minden egyes ügylet egyedileg kezelhető és egyenként lehet beállítani a legfontosabb paramétereit. 59. ábra Az anyaggazdálkodás hatása a nyereségre Az áruk beérkezése esetén automatikusan átvehetjük a teljes terméket, de lehetőségünk van az átvett mennyiségek módosítására és elkülöníthetünk egyes anyagokat is, amelyeket például el szeretnénk küldeni minőségellenőrzésre. Ezeket az anyagokat a rendszer zárolni fogja, felhasználásukat nem engedélyezi. Ha a minőség- ellenőrzés befejeződött, a zárlat feloldódik és a készlet ismét szabadon felhasználhatóvá válik. Az átvétellel párhuzamosan elkészülnek a megfelelő könyvelési tételek és a főkönyv és analitika konzisztenciájának biztosítása érdekében a rendszer újraszámolja a mozgó átlagárat is. A számla beérkezésekor a rendszer összehasonlítja a megrendelési és az átvett adatokat a számla adataival és az esetleges eltéréseknél megvizsgálja azt, hogy az eltérés mértéke a megadott tűréshatáron belül vagy már azon kívül esik. Ha kívül van, akkor lehetőség van arra, hogy a számlát zároljuk, a fizetés elől elzárjuk. A beszerzéssel kapcsolatos egyéb kalkulált költségeket (pl. vám, fuvardíj) az átlagár számításánál veszi figyelembe a rendszer. A megfelelő könyvelési adatok automatikusan kerülnek át a számviteli és adott esetben a kontrolling modulhoz. A készletek vállalaton belüli mozgásaival (selejtezés, leltározás, árumozgás egyes raktárak között, átkönyvelés egyes anyagok között stb.) járó mennyiségi és értékbeli aktualizálást a rendszer szintén automatikusan kezeli, és szükség esetén elkészíti a megfelelő könyvelési adatokat is, amelyeket természetesen továbbít a megfelelő helyre. Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 83

98 6. Logisztika Termelés logisztika- Folyamatok, TÖRZSDADATOK, információáramlás Szervezeti / szervezési nézet 60. ábra Anyaggazdálkodási modul szervezése Több vállalatban önálló részleg létezik a rendelkezésre állás biztosítás feladatainak ellátására, amelyik több másik szervezeti egységgel működik együtt (Beszerzés, raktárgazdálkodás, termeléstervezés és irányítás stb.): - Feladatok: o A szükséges mennyiség (szükséglet) közlése o A megrendelendő mennyiség és szállítási határidők megállapítása Ügyfél megrendelés Ügyfél megrendelés Adatnézet Logisztika PP Termeléstervezés SD Értékesítés MM Anyaggazdálkodás Készlet R/3 FI Pénzügy és számvitel CO Controlling Termelési adatok TR Treasury QM Minőségbiztosítás Karbantartási terv PM Karbantartás HR Emberi erőforrások Kliens / Szerver ABAP Munkaidő adatok Terv PS Projektrend- WF szer Workflow IS Szakágazati megoldások Szabadságos terv 61. ábra Adatcsere integrációja a modulok között (példaszerűen) 84 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

99 6.2 Anyaggazdálkodás (Material management, MM) Rendelkezésre állás biztosítás o A biztonságos készletszintek megállapítása, szállítmányok lehívása o A szállítási határidők nyomon követése o Az anyag rendelkezésre állás központi feladata o Az anyagkészletek nyomon követése o Megrendelési igények automatikus előállítása a beszerzés felé o Az anyag rendelkezésre állás biztosítását változtatás tervezésnek, vagy nettó változás kezelés eljárásnak nevezik: o Csak az olyan anyag szükségletre készítenek tervet, amelynek szükségletét vagy készlethelyzetét meg kell változtatni ( az adott termelési ciklus vizsgálata). o A változtatási tervet rövid időszakokra vonatkoztatva alkalmazzák, így az egyes terv végrehajtások viszonylag rövid lefutási idővel járnak o A terv lefutás / végrehajtás az előre meghatározott tervezési távra vonatkozik BAnyaggazdálkodás (MM) törzsadatok Az anyaggazdálkodás fontos pillére az integrált logisztikai rendszernek, amely támogatja az anyagszükséglet-tervezést, a beszerzést, a készletvezetést, a számlaellenőrzést és az anyagértékelést. Az anyaggazdálkodási modul támogatja az optimális beszerzési forrás kiválasztását, naprakész információt szolgáltat a készletekről. A beszerzési döntéseket részletes kiértékelések, grafikonok, listák változatos sokasága segíti. Az anyaggazdálkodási modul nyilvántartja mind a működéshez szükséges adatokat, árukat, mind a potenciális beszerzési forrásokat, szállítókat. Anyagok, anyagcsoportok beszerzésére keretszerződés köthető mennyiségben, vagy értékben, amiben egy adott beszállítóval rögzítik a beszerzés feltételeit. Az anyagtörzs funkció biztosítja, hogy a vállalat által felhasznált anyagok adatai egy helyen legyenek elérhetőek az összes szervezeti szint számára. A modul anyagot csak úgy enged a felhasználóknak a raktárból kivételezni, ha az előzőleg megrendelték és be is vételezték a raktárba. Ezt úgy kezeli le, hogy az anyag beérkezési és kivételezési azonosító száma ugyanaz, és az ERP rendszer e kettőt hasonlítja össze. Több jogosultsági szint létezik annak megakadályozására, hogy jogosulatlanok hozzáférhessenek a vállalat adatállományához. Az alapadatokról előre elkészített, szabványos és egyéni igények szerint összeállított beszámolók, listák állíthatók elő. Ezeket a listákat, vagyis az adatok csoportjait nézeteknek nevezik. A szállítótörzs a szállítók legfontosabb adatait tartalmazó adatbázis. Ide tartoznak pl. a szállító általános (név, cím stb.), beszerzéssel kapcsolatos, illetve pénzügyi adatai. A szállítótörzset a pénzügyi (FI) modullal közösen kell kialakítani. A szállítók versenyeztetése érdekében a rendszer képes a beérkezett ajánlatok kiértékelésére, és annak kiválasztására, hogy az ajánlatok közül melyik a legmegfelelőbb, amire automatikus megrendelést ad fel. A szállítási határidőkről, a rendelt mennyiségről, az áruk és számlák beérkezéséről a rendeléstörténet tájékoztatja a felhasználót. A számlaellenőrzés teljes mértékben automatikus és a beszerzés összes lényeges információját tartalmazza. A rendszer a megrendelések alapján várt számlát hoz létre, javaslatot tesz a kiszámítandó mennyiségre, összegre, adóra, majd a számla tényleges beérkezésekor az azon szereplő mennyiségi és értékbeli adatok alapján összeveti a két dokumentumot. A készletvezetés alapja az anyagtörzs-rekord. Az adatok nyilvántarthatók vállalati, vagy alsóbb szinteken is. A felhasználó egyéni igényeinek megfelelően állíthat össze listákat, lekér- Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 85

100 6. Logisztika Termelés logisztika- Folyamatok, TÖRZSDADATOK, információáramlás dezéseket, melyek tájékoztatják az aktuális készletállapotról, s melyeknek eredményeit beszámolók és tervek készítéséhez használhatja BSzervezet Gyárak: A gyáraknak nevezett szervezeti egységek telephelyeket jelölnek. Gyárként kezeljük a vállalat létesítményeinek összességét. Raktárak: A telephelyeken belül a készletek nyilvántartása a raktárakra lebontva és ott kimutatva valósul meg. 62. ábra A beszállítói lánc szereplői (Supply Chain, ellátási lánc) Sarzs: Egy raktáron belül egyes az adott vállalat szempontjából értelmes gyártási/termelési egység azonosítása, amely együtt kerül raktározásra. Az adott egységet azonosító sarzsszámban szerepel az egység azonosítója, a termelőhely és egy futó sorszám. Beszerzési szervezet: A beszerzési tevékenység elkülöníthetik az alapanyag, és az egyéb anyagbeszerzések területeit. 86 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

101 6.2 Anyaggazdálkodás (Material management, MM) Rendelkezésre állás biztosítás Logisztika MM Anyaggazdálkodás SD Értékesítés FI Pénzügy és számvitel CO Controlling Számvitel PP Termeléstervezés R/3 AM Eszköz gazdálkodás QM Minőségbiztosítás PM Karbantartás Ügyfél /Kiszolgáló ABAP HR Emberi erőforrások IS Szakágazati megoldások WF Workflow PS Projektrendszer Emberi erőforrások Alkalmazásokat átfogó funkciók 63. ábra Logisztika szélesebb értelemben Beszerzési csoportok: Azokat a dolgozókat jelölik, akik a lebonyolítást végzik. A beszerzési tevékenység elemzése, értékelése ezen szervezeti egységekre vezethető vissza BTörzsadatok Cikktörzs: Tartalmazza minden alap-, segédanyag, eladásra kerülő termék, áru, alkatrész, szolgáltatás meghatározását, fontos jellemzőit. A cikktörzset az MM és az SD modul is használja, de modulonként más képernyők adatait kezelik. Cikkszámok: Egy anyag, áru, termék azonosítója. A cikkszámadás kiemelt fontosságú folyamat, hiszen nemcsak a raktározás, hanem a teljes anyagrendszer, sőt az egész vállalatirányítási rendszer tekintetében fontos és általános érvényű adatokat jelent. Értékelési fajták: Adott cikkszámon belül a gyártási/termelési egységek készültségi állapotának követését az értékelési fajták rendszerének kialakítása és alkalmazása oldja meg. Sarzsazonosító: Készletezési, technológiai és értékesítési okokból fontos a termelési/gyártási egységeket megkülönböztetni: gyártási/termelési egység tároló helye, tárolási egysége; előállítási, termelési, gyártási hely, gyártó egység; Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 87

102 6. Logisztika Termelés logisztika- Folyamatok, TÖRZSDADATOK, információáramlás Funkcionális nézet 64. ábra A logisztikai modulok integrációja futó sorszám az előző azonos paraméterekkel rendelkező sarzsok megkülönböztetésére Anyagfajták: Az anyagfajták csoportosítása történhet nyilvántartási szempontok vagy elszámolás alapján. Ennek alapján megkülönböztetnek alapanyagokat, segédanyagokat, alkatrészeket stb. Anyagcsoportok: Megkönnyíti az anyagok keresését a nyilvántartásokban, továbbá lehetővé teszi a kimutatásokban az anyagok egyes körének megadását, szelektálását BRendelkezésre állás biztosítás (ERP-ben) Szükséglet meghatározás és közlése Szükséglet Egy meghatározott időpontra igényelt anyagmennyiség - Elsődleges szükséglet (rövid távú termelési program) és a másodlagos szükséglet (nyersanyag, egyedi és egyéb alkatrészek) és harmadlagos szükségletek (Üzemi és egyéb segédanyagok) (primer, szekunder, tercier) különböznek - A bruttó szükséglet (a beszerzendő szükséglet igény) és nettó szükséglet (a beszerzendő szükséglet igény levonva a rendelkezésre álló készletállományt) 88 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

103 6.2 Anyaggazdálkodás (Material management, MM) Rendelkezésre állás biztosítás 65. ábra Folyamatlánc gyártási tétel és művi (gyártói telephelyen) értékesítés- SAP folyamat példa. Forrás: Curran, Thomas, Gerhard Keller, and Andrew Ladd, 1998 Szükséglet meghatározás és közlése: - Szükséglet meghatározás és közlése: a termék előállításához szükséges (naturália, vagy szolgáltatás) anyagok mennyiségben és minőségben egy adott időpontra történő előállítása. - A szükséglet meghatározás típus, mennyiség és anyag leszállítási határidők tekintetében a beszerzendő dolog függvényében. Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 89

104 6. Logisztika Termelés logisztika- Folyamatok, TÖRZSDADATOK, információáramlás - Az anyagszükséglet meghatározás különböző rendelkezésre állás biztosítási eljárást szolgál ki; ezek a szükséglet meghatározási módszerek abban az adatbázisban különböznek, amelyre támaszkodnak - Felhasználás alapú (sztochasztikus) rendelkezésre állás biztosítás a szükségletet a korábbi felhasználási értékek alapján illetve különböző előrejelző (prognózis) modellek alapján határozza meg (pl. állandó, tendencia vagy szezonális modell alapján) - Terv vagy szükséglet alapú rendelkezésre állás biztosítást (determinisztikus) akkor alkalmazzák, amikor a szükségletek az értékesítésből illetve a termelés tervezésből ismertek. - A meghatározott szükségletet a termelés és / vagy a beszerzés felé, mint megrendelési igényt továbbítja Anyaggazdálkodás adatai Törzsadatok Készletadatok Szükségletadatok Mozgások adatai Cikk Raktárkészlet Determinisztikus szükséglet Áru beérkezése Szállító Tartalékkészlet Felhasználási sorrend (Anyag)kivételezés Darabjegyzék Megrendelt mennyiség (Külső beszállítás). Költségek változása. Rendelésállomány (Saját gyártás) ábra Az anyaggazdálkodás alapadatai BRendelkezésre állás biztosítás (ERP-ben) Terv alapú rendelkezésre állás biztosítás A terv alapú rendelkezésre állás biztosítás egy adott időszakra, a piacképes termékek előállításához elsődlegesen szükséges dologra vagy egy ügyfél megrendelésre vonatkoznak. A tervezett termelési program alapján vagy megrendelési állomány alapján határozzák meg a szükségletet, a részegységek mennyiségét a megadott darabjegyzék alapján a raktárban rendelkezésre álló készletállomány és a már megrendelt olyan anyag mennyiség alapján határozzák meg, amely viszont még nem érkezett be. Tervkészítés történik minden magas értékű részre (ABC elemzés), mivel a pontatlan tervezés magas raktárkészlethez és a hiányzó anyagok miatt magasabb költségekhez vezet Célok: A lehetséges legpontosabb anyag rendelkezésre állás biztosítás Alacsony biztonsági készlet szint Pontos beszerzendő anyag mennyiség és szállítási határidők Az eljárás alkalmazásának előfeltételei Az elsődleges (primer) szükségletek (kész/végtermék iránti igény, értékesíthető részegységek, pótalkatrészek) pontosan ismert határidőzött. 90 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

105 6.2 Anyaggazdálkodás (Material management, MM) Rendelkezésre állás biztosítás 67. ábra Az anyaggazdálkodás üzleti folyamata BRendelkezésre állás biztosítás (ERP-ben) Felhasználás alapú rendelkezésre állás biztosítás A felhasználás alapú rendelkezésre állás biztosítás a beszerzendő mennyiséget és a szállítási határidőket a múltbeli értékek alapján, statisztikai eljárások segítségével határozza meg. A korábbi időszakok szükségleteire koncentrál és termelési/gyártási programra történő hivatkozás nélkül készül el. A cél, a raktárt úgy feltölteni, hogy a legközelebbi beszállításig az anyagszükségletet éppen fedezni tudja. Nézet Anyaggazdálkodás adatai Törzsadatok Készletadatok Szükségletadatok Mozgások adatai 1. Üzem Cikk Szállító Darabjegyzék Raktárkészlet Tartalékkészlet Megrendelt mennyiség (Külső beszállítás) Determinisztikus szükséglet Felhasználási sorrend. Áru beérkezése (Anyag)kivételezés Költségek változása Raktár készlet állomány 2. Üzem 001 Raktár 002 Raktár 003 Raktár. Rendelésállomány (Saját gyártás).. 3. Üzem 68. ábra Az adat és szervezet, szervezés összefüggései Felhasználás alapú rendelkezésre állás biztosítást alkalmazzák a következő esetekben: Kis értéke cikkeknél, pl. segédanyagok, üzemi anyagok, (ABC elemzésnél a B, és C kategória) Olyan késztermékeknél, amelyek valójában résztermékek, amelyek többféle részegységbe és végtermékbe beépülhetnek. Ezeknek a szükségleteknek az előrejelzése vi- Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 91

106 6. Logisztika Termelés logisztika- Folyamatok, TÖRZSDADATOK, információáramlás szonylag nagy pontosságú, mivel ez az anyagszükséglet viszonylag gyakori és rendszeres. Illetve akkor, amikor a tervalapú, determinisztikus megközelítés nem alkalmazható, mivel az eljáráshoz szükséges információk nem állnak rendelkezésre, pl. a pótalkatrész igény. 69. ábra A rendelkezésre állás időpontjának a meghatározása A beszerzendő mennyiség meghatározása után a rendelkezésre állás időpontjának a meghatározása következik, amelyet vagy a sztochasztikus vagy determinisztikus módszer szerint határoznak meg. A rendelkezésre álló készletállományt a beszerzési szint készletállományával azonosítják Ha készletállomány < beszerzési szint készletállomány > Beszerzési megrendelési javaslat készítése Beszerzési szint készletállomány (beszerzés megrendelési időpont) a biztonsági készletből és a várható, átlagos anyagszükségletből az újrarendelés, a készletpótlási időszak alatt adódik A biztonsági tartaléknak fedeznie kell az anyagfelhasználást a készlet pótlási időszak alatt és a pótlólagos szükségletet, amely a beszállítások késedelméből adódik. (Figyelembe véve a rögzített biztonsági tartalék pénzbeli értékét). 92 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

107 6.2 Anyaggazdálkodás (Material management, MM) Rendelkezésre állás biztosítás 70. ábra Előrejelzési modellek (Prognózis) Előrejelzési modellek (Prognózis modellek) Egy idősornak megfelelő feltételezett szabályszerűség leírása. A múltra vonatkozóan prognózis modell extrapolációja révén, az előrelátható felhasználási mennyiség alapján a jövőbeli időszakokra határozza meg a szükségleteket ( mozgó középérték, regressziós elemzés, exponenciális simítás) Logisztika SD Értékesítés MM Anyaggazdál- PP Termeléstervezés kodás QM Minőség - PM biztosítás HR Karbantartás Emberi erőforrások FI Pénzügy és CO számvitel R/3 Client / Server ABAP Controlling TR Treasury PS Projektrend- WF szer Workflow IS Szakágazati megoldáso k Számvitel Alkalmazásokat átfogó funkciók Emberi erőforrások 71. ábra Anyaggazdálkodás (MM, Material Management) Az anyagszükséglet előrejelzés célja: Szükséglet meghatározás Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 93

108 6. Logisztika Termelés logisztika- Folyamatok, TÖRZSDADATOK, információáramlás A beszerzés kezdeményezéséhez vezető készlet szint és biztonsági tartalék szint kiindulási adatainak megadása Prognózis modellek (SAP R/3) Állandó modell Tendencia modell Szezonális modell Szezonális tendencia modell 6.3 Rendelkezésre állás biztosítás - Nettó szükséglet számítás A tervezési folyamatból az előre jelzett szükséglet mennyiséget veszik át. Minden időszakot megvizsgálnak, hogy vajon az előre jelzett (prognózis) igény a rendelkezésre álló készlet állománnyal lefedhető-e, vagy az előre rögzített beszerzés miatti készlet növekedés fedezi-e a szükségleteket. Fedezet hiány esetén egy beszerzési (megrendelési) javaslat készül (beszerzési igény). A beszerzési javaslat típusa attól függ, hogy milyen beszerzési mód kapcsolódik az anyaghoz, és ezt a rendelkezésre állás biztosítás fogja automatikusan meghatározni. A saját előállítású (kész) termékek esetén egy tervfeladat (megbízás) keletkezik. Külső forrásból történő beszerzésnél a tervfeladat és beszerzési igény előállítása között lehet választani. Ha tervfeladat mellett dönt, akkor egy későbbi lépésben egy beszerzési igénnyé kell átalakítani ás átadni a beszerzésnek. A megrendelési javaslatokat gyártási tétel mennyiségében/nagyságában fogalmazódnak meg. Ezért a rendelkezésre állás biztosítás szempontjából fontos anyagokhoz az anyagtörzsben rögzíteni kell a gyártási tétel nagyságához kapcsolódó eljárást vagy magát a mennyiséget. 6.4 Rendelkezésre állás biztosítás Gyártási tétel nagyságához kapcsolódó eljárás Ha tervezési során fedezet hiányt állapítanak meg, akkor a rendelkezésre állás biztosítás feladata, hogy egy beszerzési javaslatot állítson elő. A gyártási tétel nagyságát a beszerzési javaslatra az anyagtörzsben rögzített gyártási tétel nagyság eljárás határozza meg. Három eljárás áll rendelkezésre (pl. SAP R/3) Statikus gyártási tétel nagyság meghatározás Az anyagtörzsből az anyagelőírás meghatározható (pontos, rögzített, magas szint) Időszakonkénti (periódusonként) gyártási tétel nagyság meghatározás Egy vagy több időszakból az anyagszükséglet összevonás (nap, hónap, tervkészítési naptár) Optimalizáló gyártási tétel nagyság meghatározás Optimalizálási eljárás alkalmazása (darab időszak (periódus) kiegyenlítés, csúszó (gördülő) tervezés a gazdaságilag ésszerű gyártási tétel nagyság meghatározására, a gyártási tételhez kapcsolódó fix költségek és a készletezési költségek arányának optimalizálása 94 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

109 6.6 Anyaggazdálkodás beszerzés (MM-PUR) 72. ábra Az anyaggazdálkodás üzleti folyamata 6.5 Anyaggazdálkodás beszerzés (MM-PUR) Szállító törzs: A szállítói törzsrekordok létrehozása és karbantartása a pénzügyi (FI) modul feladata. A szállítóknak az olyan adatait, amelyek az anyaggazdálkodással kapcsolatban merülnek fel, többféle úton lehet kezelni: Az FI modulból a pénzügy saját gyűjtésű adataiból vagy; Az FI modulból a beszerzés által a pénzügynek adott adatokból, illetve; Az MM modulból, amelyet a beszerzés tart napra készen. Megrendelési igények: A vállalatirányítási rendszer lehetőséget ad arra, hogy a számítógépes nyilvántartásban már az igények felmerülésétől kezdve megkezdődjön az adatrögzítés és adatfeldolgozás. Árajánlatkérés: A funkció támogatja az ajánlatok gyűjtését és az elemzését is. Beszerzési megrendelés (PO - Purchase Order): A megrendelés konkrét szállítóhoz szól és tartalmazza a szállítandó anyagokra a cikkszámot, mennyiséget, árat, szállítási határidőt. Az ár kialakításához megadhatók az árat befolyásoló tényezők, mint pl. engedmények, pótlékok stb. A készletre nem vett anyagok esetén a beérkezett anyagok azonnal felhasználásra kerülhetnek. Ilyenek például az irodaszerek, tisztálkodó szerek stb. (fogyóeszközök). A megrendelést, mint szerződést a vállalatirányítási rendszerben a beérkeztetés megkezdéséig módosítani lehet az aktuális helyzetnek megfelelően. Keretszerződések: Ha a szállítóval az eseti megrendelésen túl hosszabb időre kívánunk megállapodni, akkor érdemes keretszerződést kötni. 6.6 Anyaggazdálkodás Készletvezetés (MM-IM) BA készletgazdálkodásról általában A termelés és a fogyasztás időben nem összehangolt folyamatok. Egyes termékek termelése gazdaságossági megfontolások vagy objektív körülmények következtében nem folyamatos, a fogyasztás ugyanakkor folyamatosan igényli a termékeket. Vannak olyan termékek, amelyeket az ipar folyamatosan állít elő, a fogyasztók pedig csak meghatározott időszakokban kívánják megvásárolni azokat. A készletgazdálkodásnak az a feladata, hogy kiegyenlítse a termelés és a fogyasztás időbeni eltérését. Első megközelítésre a megoldás igen egyszerűnek tűnik. Mindig annyi készlettel kell rendelkezni, hogy az igényeket ki tudják elégíteni. A dolog még sem ilyen egyszerű, hiszen ehhez a fogyások várható ütemét kellene tudni előre jelezni. A termékek készletezése ugyanis anyagi terheket ró a vállalatra. Egyrészt azért, mert a termékeket raktározni kell, másrészt azért mert a késztermék előállításába, az előállításhoz Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 95

110 6. Logisztika Termelés logisztika- Folyamatok, TÖRZSDADATOK, információáramlás szükséges anyagok beszerzése, költséget jelent, melyek csak akkor térülnek meg, ha értékesítik az árut. A termék készletezésével tehát megelőlegezik az értékesítést követő árbevételt. Mindezt figyelembe véve a vállalatok optimális készletszintre törekszenek. Az optimális készletnagyság kialakítására különféle készletgazdálkodási módszerek alkalmazhatók. A vállalat készleteinek nagysága a következő módon alakul. Adott időszak kezdetén a vállalat úgynevezett nyitókészlettel rendelkezik. A nyitókészlet és az időszak folyamán beszerzett termékek együttesen a tárgyidőszak készletét képezik. A tárgyidőszak készlete folyamatosan csökken a vizsgált időszak forgalmával, melynek eredményeként az időszak végére kialakul az úgynevezett zárókészlet. Az eredményes gazdálkodás érdekében tervezni kell a készletek időbeni alakulását ( csökkenés, növekedés ) nem csupán termékre vonatkozóan, hanem annak választékára vonatkozóan is. A választékot mélységben és szélességében határozzák meg. A választék mélysége azt jelenti, hogy adott termékből milyen típusok készletezését kívánjuk megoldani, a választék szélessége pedig azt jelenti, hogy milyen terméket kívánunk készletezni. A készletvezetés, mint vállalatirányítási rendszer funkció magában foglalja az anyag bevételezés, anyagkiadás és az áttárolás raktári mozgásokat. A készletek mennyiségi nyilvántartása mellett a háttérben zajlik a készletértékelés, azaz a készletek értékének automatikus módosulása az azt befolyásoló tényezők hatására. A készletek értékelése gyár szinten történik. A következő automatikus készletértékelések állíthatók be automatikusan: A melléktermékek árvezérlése rögzített elszámoló ár. A befejezetlen, a félkész és a késztermékek árvezérlése súlyozott átlagár, mert ezek ára a készültséggel folyamatosan változik. Az egyéb anyagok szintén súlyozott átlagáron kerülnek nyilvántartásba. Anyagbeérkeztetés: Megrendelés alapján történik. Minőségbiztosítás: Az MM modul adta lehetőségek közül a sarzsok osztályozása teszi lehetővé, hogy a sarzsokhoz minőségi értékeket lehessen megadni, ezáltal ezt a funkciót is el lehet látni. Az SAP esetében rendelkezésre áll a Minőségirányítási (QM) modul, amelyben sokkal pontosabban meg lehet fogalmazni a minőségellenőrzési előírásokat és a tevékenységek nyomon követését. Nyitókészlet: A cikktörzs feltöltését követően a rendszer indulásakor, készletfelvétel során a nyilvántartási árak és készletmennyiségek megadásával jön létre. Anyagkiadás: Történhet költséghely vagy megrendelésszám megadásával. Ezekre történő anyagfelhasználás kigyűjtése a CO modulban megoldható. Ha értékesítés következtében csökkennek a készletek, az anyageladás folyamatát az SD modul kezeli. Bevételezés megrendelés alapján: A gyártási/termelési folyamat során előállt mennyiséget a rendelésről megfelelő mozgásnemmel az új (vagy a kiindulási) tároló helyre (raktárba) kell mozgatni. Az összegyűlt költségeknek a legyártott termelési egységet kell terhelniük, a keletkezett mennyiség értékét cikkszám, készültségi állapot és sarzs szerint a költségek fogják meghatározni a rendelés elszámolását követően. A mozgások automatikusan szerepelnek a rendszerben, így a technológiai műveletek során mozgatott mennyiségek elektronikus regisztrálók által mért értékeit a számítógépes rendszerek egymásnak adják át. Maguk az anyagmozgások foglalás segítségével tervezhetőek. Leltározás: Általában évente egyszer, fordulónappal történik, a hiányok különféle címen számolhatók el. Ha többlet keletkezik, akkor ennek az okát megkeresve kompenzációval korrigálnak vagy ha az adminisztrációs hiba nem tételezhető fel, akkor érték nélkül kerül készletre. 96 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

111 6.8 Készletvezetés, készletgazdálkodás - Folyamat 6.7 Készletvezetés, készletgazdálkodás - Folyamat A készletvezetésben az anyagokat mennyiségi és / vagy érték szerint. Az anyagtörzsben is így történik a nyilvántartás. Mennyiség szerinti készletvezetés o Az anyagmozgások megkülönböztetése mozgástípusok szerint. Megrendelt és még le nem szállított anyagmennyiségek Termelésre, karbantartásra, szerviz menedzsmentre, értékesítésre lefoglalt mennyiségek A minőségellenőrzésre váró anyagok Pénzbeli érték alapú készletvezetés o A pénzügyi számvitelben lekövetendő mozgásokat jelenti 6.8 Készletvezetés, készletgazdálkodás Készlettípusok Az készletgazdálkodás a termelés és az értékesítés folyamatos zavartalan működéséhez szükséges erőforrásokat biztosító gazdasági tevékenységeket, a hozzá kapcsolódó döntési és tervezési feladatok rendszerét jelenti. Feladata, hogy a fogyás előrejelzésén keresztül határozza meg és biztosítsa az optimálisnak tekinthető beszerzési mennyiséget és azt a beszerzési ütemet, amely lehetővé teszi, a termelés folyamatosságát. Az anyagáramlási folyamat szempontjából a készletezés a termelés logisztikai folyamat megszakítását jelenti. Elsődleges oka a kereslet és a kínálat tér-és időbeli eltérése. Sok esetben ez szükségszerű, a termelési folyamatok jellege vagy a gyártás sajátosságai kényszerítik ki. Készletek felhalmozása egyéb gazdasági, vagy biztonsági okok miatt is történhet. A gazdasági szervezetek készletekben lekötött tőkemennyisége ki nem használt erőforrás, költségnövelő tényező, ezért minimalizálása régi törekvése a szervezetek gazdálkodásának. A termelési tényezők egy része készlet, ez a vásárolt készletek állománya. Ide tartoznak az alapanyagok, a segédanyagok, a vásárolt készletek, illetve néhány olyan készletelem, amelyre az újratermelési folyamat több szakaszában is szükség van (fűtőanyag, üzemanyag, göngyöleg, fogyóeszköz ).A forgalmi szférából a termelési szférába átkerülve is találunk készlet elemeket: a gyártási folyamat egyes szakaszai között a félkész termékek, magában a gyártásban pedig a befejezetlen termelés állománya jelenik meg. A termelési folyamat végén új termékek keletkeznek, ezek a vállalat késztermékei. A félkész termékek és a befejezetlen termelés állománya a vállalat saját termelésű készleteit jelentik. Felépítés szerint az alábbi készleteket különböztetjük meg: Minimális készlet (más néven törzskészlet vagy biztonsági készlet) az az anyagmennyiség, amely a biztonságos termelés érdekében, az anyagszállításokban beálló esetleges fennakadások idejére biztosítja a termelés anyagszükségletét. Ezt a mennyiséget állandóan készleten kell tartani. A folyókészletet a normális ütemű termelés ellátására szolgál két egymás követő anyagszállítmány beérkezése közötti időtartamban. A folyókészlet változó mennyiség, mely az anyag beérkezésekor a legmagasabb, és a következő éppen esedékes szállítmány beérkezése előtt a legalacsonyabb. A maximális készlet a minimális készlet és a teljes folyókészlet összege. Számítási és ellenőrzési célokat szolgál. Az átlagos készlet a minimális készletet és a folyókészlet felét foglalja magában. A készletnorma nagyságát a termelés szervezési színvonala és az anyagszükségletet befolyásoló paraméterek határozzák meg. A készletnormák megállapítása, kidolgozása előtt ele- Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 97

112 6. Logisztika Termelés logisztika- Folyamatok, TÖRZSDADATOK, információáramlás mezni kell az előző időszak adatait, az esetleges zavarok okait. Készletnormákat becsléssel és számítással lehet megállapítani. A becsült készletnormák készítésekor az alábbi tényezőket kell figyelembe venni: - napi átlagos anyagfelhasználás: ennek kialakításakor számításba kell venni azokat a termékeket, amelyek termelése egy időben folyik és előállításukhoz az adott anyag szükséges, a napi átlagos termelési mennyiségeket, a felhasználási anyagnormákat; - szállítási időközt; - a szállítási idő várható értékétől való átlagos eltérést ( biztonsági készlet ); - A beérkező anyagok átvételéhez szükséges időt. A készlet típusok egy áttekintést nyújtanak a készletekről és az alkalmazási célokról. Megkülönböztetik, hogy vajon az anyagtörzsben vezetik, vagy dinamikusan határozzák meg ( (pl. rendelkezésre álló készlet, lefoglalt készlet, tervezett készlet növekedés, kiszállítandó megrendelőnek) Készletelemzés Előkészítés Készletállapot beszámolók Rendelési mennyiség Készlet modell kiválasztás Anyag/cikktörzs Kezdeti értékek feltöltése Mozgások könyvelése Készlethelyzetb eszámolók Aktualizálás és előrejelzés 73. ábra A készletgazdálkodás rész moduljai közti összefüggések (forrás: Szegedi 1998 A készlet típusok az anyagtörzsben o Az összes értékelt készletállomány ( egy bizonyos anyag összes rendelkezésre álló készletének összege) o Szabadon felhasználható készletállomány (fizikailag a raktárban rendelkezésre álló anyag mennyiség, amelyre semmilyen felhasználási korlátozás nem érvényes ) o Minőség-ellenőrzésre váró készletek (mind a beszállításnál mind a kiszállításnál olyan anyagok, amelyek minőségellenőrzése kötelező és szükséges) o Zárolt készlet (nem bocsátható rendelkezésre) o Visszáru (Megrendelőtől visszaküldött áru átvétele zárolásra és visszáru készletbe rögzítése) 98 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

113 6.8 Készletvezetés, készletgazdálkodás Készlettípusok o Készletek áthelyezése illetve szállítás alatt álló készletek (tranzit) (Anyagok, amelyek a vállalatok raktárai illetve üzemei között helyet cserélnek) A készlet típusok dinamikus meghatározása: Rendelkezésre álló készlet (A rendelkezésre állás biztosítás számított nagysága; idő tengelyre meghatározva; befolyásolja a készlet növekedés, csökkenés és aktuális készletállomány a raktárban) Lefoglalt készlet (A rendelkezésre állás biztosítás nem használhatja mégis felhasználható a készletvezetésben) Tervezett készlet növekedés ( nyitott anyagmegrendelések; rendelkezésre állás biztosításba bevonhatók; a készletvezetés értelmében nem szabadon rendelkezésre álló készletállomány, mivel még nincs áru érkeztetés) Kiszállítások a megrendelőnek (A még nem könyvelt, le nem rögzített kiszállítások a megrendelőnek; rendelkezésre állás biztosításba nem bevonhatók; a készletvezetés szempontjából szabadon rendelkezésre álló anyagok. Készletvezetés, készletgazdálkodás Anyagmozgások (Áru mozgások) Az anyagmozgásokat bizonylaton rögzítik (SAP R/3 készlet vezetésben is); bizonylatok bizonylatfejjel és bizonylatsorokkal Külső anyagmozgások: o Beszerzésnél az áruk megrendelés -> áru beérkeztetése a rendelkezésre álló készletállományba illetve a minőségellenőrzésre váró készletekbe o Értékesítés -> áru kiszállítás Belső árumozgások A termelésbe és termelésből menő és jövő árumozgások A késztermékek áru mozgatása a raktárba Gyártási megbízás miatt a nyersanyagok kivételezéséből származó áru kiszállítások Karbantartás és szerviz menedzsment anyag kiszállítást eredményeznek Raktárak, telephelyeik közötti átszállítások és átkönyvelések BKészletelemzés Egy vállalatnak a csekély értékű raktározandó tételekkel más módon kell gazdálkodnia, mint a nagy értékűekkel. Ha mégis azonos módon gazdálkodik úgy előfordulhat, hogy a kisebb értékű tételek gazdálkodására túl sok időt fordít. Az elemzés (ABC elemzés) segít a készleteket olyan csoportokra osztani, melyek a gazdálkodás különböző fokozataiban használhatók fel. Ezeket a csoportosításokat az éves felhasználás értékeinek alapján kell elvégezni. A készlet tipikus csoportosítás megmutatja, hogy a tételek viszonylagos kis mennyisége az évi felhasználási érték hány százalékát adja ki, míg a legtöbb tétel összesített értéke az éves felhasználási értéknek csak kis részét képezi. A készletérték szerinti felosztás segít a felhasználónak azokra a részletekre figyelni, melyek számára a legnagyobb befektetést jelentik. A készletelemzés befolyásolja a rendelési menynyiség és a rendelési pont kiszámításának módszerét is Néhány tétel megrendelhető a pontos szükségletérték alapján, míg más rendelési mennyiségeket a becsült szükségletek alapján kell számítani BRendelési pont A készletgazdálkodás keretein belül a legfontosabb döntések közé tartozik a rendelési pont és a rendelési mennyiség meghatározása. Ezek ugyanis a készletgazdálkodás két alapvető kérdésére vonatkoznak: mikor kell rendelni? és mennyit kell rendelni? Ezek a döntések befolyásolják a készletekbe történő befektetések, költségterhelés mértékét, a szállítások, Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 99

114 6. Logisztika Termelés logisztika- Folyamatok, TÖRZSDADATOK, információáramlás megrendelés teljesítések ütemességét a vevők felé. A rendelési pont alapvetően egy olyan mennyiség, mely a rendelkezésre álló készlettel (raktárkészlet +megrendelt készlet ) összehasonlítva megadja, hogy a készlet kiegészítéséhez szükséges-e egy megrendelés kezdeményezése. Amennyiben a készlet ezt a pontot elérte és a rendelés kezdeményezés megtörtént, megrendelési/beszerzési folyamat elindult, még mindig elegendő mennyiségnek kell rendelkezésre állnia a raktárakban a szükséglet fedezésére addig, míg az új rendelés meg nem érkezik Biztonsági készlet A biztonsági készlet az a mennyiség, amelyet elővigyázatosságból vagy hiány helyzet bekövetkeztének elkerülése végett készleteznek. Ilyen hiány az utánpótlási idő alatt fellépő, előre nem látott igény hatására jöhet létre, ha ez az igény az átlagos érték felett van. Mivel a rendelési pont az átlagos igény alapján kerül kiszámításra, ezt meg kell emelni, hogy olyan esetekben sem kerüljünk zavarba, amikor az utánpótlási időszakban az átlagos igénynél a tényleges felhasználás nagyobbnak bizonyul. Így jön létre az úgynevezett puffer készlet (buffer), amelyet biztonsági készletnek nevezünk. A biztonsági készlet módszerének bevezetése a teljes, átlagos készletet megemeli és ezzel a készletezés költségei is megemelkednek. Ha a készlet kiegészítéséhez kiadunk egy megrendelést, mindig fennáll egy bizonytalansági tényező, a megrendelt áru beérkezéséig, a rendelkezésre álló készlet felhasználását illetően. Ezt a bizonytalansági tényezőt is figyelembe kell venni, és ezt a paramétert be kell kalkulálni egy bizonyos árura/készletre vonatkozóan meg a rendelési pontot. Ha ehhez csak az átlagos szükséglete vesszük figyelembe, akkor az utánpótlási időszak alatt, az esetek 50 %-ban hiány léphet fel. A biztonságosabb ellátás érdekében a rendelési pontot meg kell emelni a biztonsági készlet hozzáadásával. A biztonsági készlet lehet egy bizonyos mennyiség, de lehet az utánpótlási idő egy bizonyos százaléka is BRendelési mennyiség A készletgazdálkodás egyik legfontosabb mozzanata az a döntés, hogy egy bizonyos termékből mennyit kell megrendelni. A beszerzett termékek mennyiségei ugyanis közvetlen kapcsolatban állnak a teljes, átlagos készlettel. Teljes átlagos készlet = Rendelési mennyiség/2 +Biztonsági készlet Ez a képlet viszonylag állandó felhasználás esetén érvényes, vagyis egy nagyon durva módszernek tekinthető a fogyás előrejelzése kapcsán. Egy gazdasági társaság lényeges megtakarításokat érhet el, ha a teljes, átlagos készletet tekintélyes mennyiségben le tudja csökkenteni. Ez a csökkentés azonban nem befolyásolhatja, illetve zavarhatja a termelés biztonságát és nem válhat más költségek megfelelő növelésével hatástalanná. 6.9 Készletvezetés, készletgazdálkodás Anyagmozgás fajták o Az anyagmozgások különböző pénzbeli érték és mennyiségi mozgásokat okoznak az anyaggazdálkodásban és pénzügyi / számviteli modulban. 100 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

115 6.9 Készletvezetés, készletgazdálkodás Anyagmozgás fajták 74. ábra Áru beérkezéséhez kapcsolódó könyvelési eljárások hatása Az anyagmozgásokat anyagmozgási típusokba sorolják: o Áru beérkeztetése o Áru kiszállítása o Átszállítás, mozgatás o Átkönyvelés o Áru kiszállítás o Leltár(készlet) 75. ábra Áru beérkezéséhez kapcsolódó könyvelési eljárások hatása Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 101

116 6. Logisztika Termelés logisztika- Folyamatok, TÖRZSDADATOK, információáramlás BKészletvezetés, készletgazdálkodás Különleges készletállományok Konszignáció (A beszállító anyaga, amely a saját vállaltnál van; a tulajdonjog változása a felhasználás során történik meg; a konszignációs anyagot, mint különleges készletállományt kezelik a raktárban) Bérfeldolgozás ( Anyag, amelyet a beszállító a termék előállításához bocsát rendelkezésre; hozzáadott érték) Külső (harmadik fél) számára végzet feldolgozás / termelés (egy vevői megrendelése azonnali, közvetlen továbbítása a beszállító felé) Göngyöleg, Többször (újra) felhasználható csomagolás (raklapok, konténerek, amelyek általában a beszállítóé, különleges készletállományként kezelik a saját vállalatban) BKészletvezetés, készletgazdálkodás Leltár Leltár (pl. SAP R/3) Különböző leltározási eljárásokat támogat Átvezetés a saját illetve a különleges készletekbe A leltározást raktáronként, telephelyenként végzik A könyvelést zárolják Leltári bizonylatok a számszaki eredmények rögzítésére 76. ábra Az anyaggazdálkodás üzleti folyamata Leltározási eljárás Határnaphoz kötött leltározás (a határnapon az anyag készletek teljes állapotának feltárása) Állandó leltározás (állandó készletállomány állapotfelvétel) Ciklikus leszámolás (rendszeres leszámolás az anyagfajtától függően) Határnapi szúrópróba leltározás (Véletlenszerűen kiválasztott készletállomány állapot felvétele Előzetes próba számítás a teljes állapot meghatározására; a szúrópróba meghatározása matematika alapú lejárások felhasználásával) BSzámlaellenőrzés (MM-IV) Feladatok o Tételek ellenőrzése o Számszaki ellenőrzés (mennyiségi) o A bejövő számlákon az árellenőrzés 102 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

117 6.9 Készletvezetés, készletgazdálkodás Anyagmozgás fajták A korábban a beszerzési területen és az áru beérkeztetésnél keletkezett adatoknak az előkeresésese, majd az ellenőrzött adatok továbbítása a pénzügyi könyvelés, kontrolling és a tárgyi eszköz nyilvántartás felé Számlafogadás: Az anyagszámlák rögzítése a vállalatirányítási rendszerben az anyaggazdálkodási modul feladata, a számlát a beszerzési csoport ellenőrzi, és a pénzügy viszi be a rendszerbe. A számla rögzítésekor annak tartamát a rendszer a megrendeléssel vagy ha ezt már ott megadták, akkor az anyag bevételezésével veti egybe. Ha ennek eredményeként eltéréseket tapasztal, akkor ezeket a készleten terheléssel vagy mentesítéssel vezeti át. Amennyiben nem lenne terhelhető vagy mentesíthető készlet, úgy ezek az értékek árkülönbözeti számlára könyvelődnek. A számla és a megrendelés közti eltérések lehetnek ár, menynyiség, határidő, áregység stb. különbözőségéből fakadóak. Ezekre a rendszerben tűréseket lehet beállítani és ha az eltérések ezeket a tűréshatárokat átlépik, akkor a kifizetés elől a számla zárolva lesz. A felszabadítást a pénzügy manuálisan végzi. 77. ábra Számlaellenőrzés BSzámlaellenőrzés Számla rögzítése Számlák beszerzési vonatkozással A szállító (hitelező) automatikusan kiszámítja az adókat és kedvezményeket a beszerzési megrendelési száma (azonosító) szerint Tűréshatárokat ellenőrzik, előkeresik, megállapítják. Az eltérések felmerülésénél az előírtaknak megfelelően, a tűréshatároknak és a tényleges eltéréseknek megfelelően szabályos módon jelentést készítenek. A könyvelésnél egy bizonylat keletkezik és a megtörténik a megfelelő könyvelési számlaosztályokra a könyvelés (Árubeérkezés, hitelező / szállító). Számlák áru beérkezésre vonatkozóan A beszerzési megrendelés vonatkozású számláknak egyedi, különleges formája lehet; Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 103

118 6. Logisztika Termelés logisztika- Folyamatok, TÖRZSDADATOK, információáramlás A számlaellenőrzés során a szállító jegyzéket, kísérőjegyzéket vagy bizonylatszámot rögzítik. A rendszer (pl. SAP R/3) előállítja a hiányzó, de szükséges információkat a korábban rögzített adatokból. Minden beszerzési megrendelés tételre az áru beérkezések szerint egy egyedi számla tételt állítanak fel BAnyaggazdálkodás információrendszer (MM-IS) A vállalatirányítási (pl. SAP) rendszerben a lekérdezések elkészítését nagyrészt az eleve beépített listázási lehetőségek és az infotype rendszerek segítségével lehet megvalósítani. Ezek előre végiggondolt szerkezetű és folyamatosan aktualizált nyilvántartásaik lekérdezéseivel gyorsan szolgáltatnak eredményt a különböző vezetési szintek számára a döntések előkészítés segítése végett Logisztikai kontrolling A 20. század elején, amikor beindult a tömegtermelés a gazdaságban, elkezdtek foglalkozni az anyagmozgatással, rendszerezéssel. Nyomon követték az áru útját a termeléstől a fogyasztásig. Ebből alakult ki a mai néven logisztikai ellátási lánc -nak nevezett modell (71. ábra). Angolul supply chain a beszerzéstől, a termelésen keresztül, az anyag és készletraktározás, az áru elosztás, értékesítéséig végig kíséri a terméket, folyamatokat. A láncban fontos, az információ-, anyag-, érték-, energia-, munkaerő áramlás mozgásának összehangolása. Nagy hangsúly helyeződik a piacon, a vevőorientált szolgáltatásokra. Olyan logisztikai rendszereket hoztak létre ennek érdekében, amely a vevői igények minél magasabb szintű kiszolgálását teszik lehetővé. Optimalizálták az idő, költség tényezőket a kiszolgálásban. A költségek és átfutási idők tervezése érdekében logisztikai költséghelyeket hoztak létre, rendszerezték az anyagok és termékek sorrendjét. A logisztikai folyamatok, és nyilvántartások integrálása a szervezetbe elkerülhetetlen volt, és szükségszerű az ellenőrzés céljából. Ebből fejlődött ki a logisztikai kontrolling, mint a kontrolling egy speciális alrendszere. Az információ gyűjtése, koordinálása és feldolgozása nem különbözik sokban a hagyományos kontrollingtól. 78. ábra A beszállítási, ellátási lánc folyamata A logisztikai kontrolling céljai: a ráfordítás keletkezésének okait, helyeit vizsgálja megkeresi a folyamatok közös pontjait követi az emberi erőforrás felmerülő problémáit részt vesz a közép- és hosszú távú tervezésben segítséget nyújt a döntés előkészítésben A logisztikai kontrolling feladatai: 104 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

119 6.10 Logisztikai kontrolling tervezés terv-tény elemzés döntés-előkészítés információkezelés 79. ábra Ellátási-lánc stratégia Az ábra (72. ábra) az anyagok és információ közötti kapcsolatban az ellátási hálózat elemeit szemlélteti. Az ellátási lánc-menedzsment magában foglalja a teljes ellátási láncot. Az ellátási lánc-tervezés és -irányítás célja a vevőorientáltság. Az igények minél gyorsabb kielégítése és az esetleges kockázatok minimalizálása. Szükséges az együttműködő vállalatok munkáinak összehangolása. Ehhez szükséges eszköz, a vállalat külső és belső információáramlásának felmérése, megtalálni azt a pontot ahol csökkenthető a raktárkészlet, így gyorsítható a termelés. A fuvarozásban ez annyit jelent, hogy az autók magasabb szintű kihasználtsága, több profitot eredményez. A logisztikai ellátási lánc a beszállítók szemszögéből nézve koncentrál arra, hogy ne halmozódjanak fel szállításra váró áruk, ne kelljen raktározni, raktáron várakoznia a szállítmánynak BA logisztikai kontrolling jelentősége Bármely vállalatot is vizsgáljuk, tevékenysége során valamilyen szinten kapcsolatba kerül a logisztikával és az anyagi folyamatokkal. Az alaptevékenységtől függően ez a kapcsolat lehet kulcsfontosságú, jellemzően egy gyártási és/vagy szállítási tevékenységet folytató vállalatnál; de az is lehet, hogy csak másodrangú, kiegészítő-támogató szerepet töltenek be a fizikai folyamatok, mint ahogy egy tanácsadó cégnél az anyagi folyamatok nem képezik a tevékenység alapját. Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 105

120 6. Logisztika Termelés logisztika- Folyamatok, TÖRZSDADATOK, információáramlás A logisztika jelentősége a hetvenes évektől kezdve napjainkig egyre fokozódik. Ez a folyamat számos egymást gerjesztő körülménnyel magyarázható. Az elsődleges ok a fokozódó piaci verseny, melynek egyik nyilvánvaló következménye, hogy a fennmaradáshoz szükségessé vált a vevői igények minél magasabb szintű kielégítése természetesen az árak jelentősebb emelése nélkül. (A verseny fokozódásának másik következménye, hogy a termelékenység fokozása céltalanná vált, hiszen a versenytársak miatt egyre nehezebb eladni a termékeket. Ezen két tényező azt eredményezte, hogy a profit növelése a továbbiakban nem a termelékenység növelésével, vagy az áremelésből adódó bevétel növekedéssel realizálható, sokkal inkább a költségek csökkentésével, illetve a hozzáadott érték növelésével. A logisztika és a logisztikai kontrolling szerepe oly módon kapcsolódik a leírt folyamathoz, hogy a logisztikai költségek a vállalati összköltségek, illetve a termelési költségek jelentős hányadát képviselik, így a logisztikai költségek kiemelt odafigyelést érdemelnek, mivel a folyamatok, teljesítmények és költségek tudatos tervezésével, ellenőrzésével jelentős költségmegtakarítás érhető el. A logisztika tervezése, koordinálása pedig a teljesítmények és költségek kontrolling rendszerben történő meghatározása által lehetségesek. Másrészről a logisztika az a vállalati funkció, ami biztosítja a működés zavartalanságát, gyorsaságát, így a vevői igények minél magasabb szintű kielégítéséhez is hozzájárul, ami a piaconmaradás feltétele. Tekintve, hogy a logisztika aktív irányító szerepet játszik a beszerzési, termelési és értékesítési feladatok végzésében, valamint az e területtel kapcsolatos teljesítménykövetelmények fokozódtak, szükségessé vált a logisztika egyfajta koordinálása. Ezen külső és belső feltételek magyarázzák a logisztikai kontrolling létjogosultságát, és egyre növekvő jelentőségét. Összefoglalva tehát a logisztikai teljesítmények elemzése lehetőséget biztosít a költségek csökkentésére, így a logisztikai kontrolling jelentősége és hatékonysága napjainkban is egyre fokozódik. Ennek oka, hogy a pénzügyi válság okozta módosult gazdasági körülmények hatására visszaeső termelés miatt, a költségek csökkentése és a tevékenység zökkenőmentességének biztosítása egyértelműen a piacon maradás feltételévé vált. A hatékonyságjavulásra pedig egyfajta garanciát jelent korunkra jellemző nagyfokú informatikai fejlődés és hálózatosodás, melynek segítségével megvalósulhat az integrált logisztikai menedzsment-koncepció BA logisztikai kontrolling működése A logisztika feladata leegyszerűsítve a beszerzéssel, termeléssel és értékesítéssel kapcsolatos tevékenységek elvégzése, gördülékenységének biztosítása. A környezeti feltételek komplexitása miatt azonban a logisztikai rendszerek bonyolultsága egyre fokozódik, ami szükségszerűvé tette e funkciók rendszerbe foglalását, így biztosítva a koordinált működést. Ezen kívül napjainkban egyre erőteljesebben jelen van az igény arra, hogy ne csak a vállalaton belüli logisztikai tevékenységeket, hanem a vállalatközi kapcsolatokat, kommunikációt is foglalja magába ez a rendszer. Ezen tendencia az információs és vállalatirányítási rendszerek, valamint az általános informatikai fejlődés következtében erősödni látszik. A versenyképességhez szükséges hatékonysági követelmények, valamint a rendszerek fokozott integráltsága maga után vonja a logisztikai kontrolling rendszer kialakításának szükségességét is, mivel e funkció támogatást nyújt a logisztikai tevékenységek irányításához, tervezéséhez azáltal, hogy a megfelelő információk strukturált biztosításával és elemzési módszereivel keretet biztosít a költséghatékony és versenyképes működéshez. 106 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

121 6.10 Logisztikai kontrolling BA PDCA-kör megvalósulása A logisztikai kontrolling is, mint a legtöbb egyéb kontrolling terület a PDCA-ciklus elvét követi működése során. Így lehetséges a folyamatok állandó újragondolása, javítása annak érdekében, hogy a változó feltételeknek minél inkább megfeleljen a vállalati működés, azon belül pedig a logisztikai funkció működése. PLAN: A beszerzés, gyártás és értékesítés területéről szerzett strukturált információk, illetve a teljesítőképesség és az ehhez mért elvárások alapján a hatékonyság növelése érdekében terv- és célrendszerek kialakítása szükséges. A tervek vonatkozhatnak többek között az előbbi területek éves és/vagy havi eredményeinek előrejelzésére, a valószínűsíthető rendelésállományra vagy a tervezett készletnövelésre. Ezen kívül a tervek érinthetik a költségeket is, mint például a szállítási, raktározási, készlettartási, rendelés-feldolgozási és információs költségeket, illetve a szérianagyság költségeinek csökkentését/optimalizálását, a vevőkiszolgálási szint meghatározását, illetve e területek teljesítményének növelését. A költségek megfelelő tervezhetőségéhez mindenképpen szükség van a megfelelően strukturált költségelszámolásra, ahol a költségek a megfelelő költségnem, költséghely és költségviselő bontásban kerülnek rögzítésre. Az előrejelzések alapján további tervek készíthetők az árbevételről, a kapacitáskihasználásról, vagy az erőforrások igénybevételéről. Ha a hosszabbtávú tervek elkészültek, az adatok részletesebbé válásával rövidtávú (heti, havi) tervek is előállíthatók. DO: A végrehajtási szakaszban a tervek megvalósítása (vagy a tervhez hasonló állapot megközelítése) történik. A végrehajtási folyamatnak mindig vállalat-specifikusan kell történnie; tehát a végrehajtásnál, illetve esetlegesen az új rendszerek bevezetésénél figyelembe kell venni a vállalat sajátosságait: a vállalat méretét, a végzett tevékenység jellegét, a szervezeti kultúrát, a környezetet, amiben működik, a vezetési stílust, az információ feldolgozásának módját, az informatikai rendszerek kiépítettségét. Ezen tényezők konkrét befolyásoló hatásait. CHECK: Az ellenőrzési folyamat során a feladat annak vizsgálata, hogy a kitűzött célok milyen mértékben valósultak meg. Ez a gyakorlatban a terv- és tényadatok összevetését jelenti. Az ellenőrzés megköveteli a vizsgált területen végbemenő folyamatokkal kapcsolatos adatok (mennyiség, idő, stb.) pontos rögzítését, illetve ismerni kell a mérési pontokat, az adatgyűjtés módját és az elemzéshez használt eljárások, mutatószámok rendszerét. A megfelelő adatszolgáltatásban fontos szerepet játszik a vállalat informatikai háttere, illetve az integrált vállalatirányítási rendszer, mely elősegíti az aktuális információk előállítását, és a kommunikációt. Bármely vállalatot is vizsgáljuk, tevékenysége során valamilyen szinten kapcsolatba kerül a logisztikával és az anyagi folyamatokkal. Az alaptevékenységtől függően ez a kapcsolat lehet kulcsfontosságú, jellemzően egy gyártási és/vagy szállítási tevékenységet folytató vállalatnál; de az is lehet, hogy csak másodrangú, kiegészítő-támogató szerepet töltenek be a fizikai folyamatok, mint ahogy egy tanácsadó cégnél az anyagi folyamatok nem képezik a tevékenység alapját. Amennyiben az ellenőrzési folyamat során jelentős eltérések mutatkoztak a terv- és tényadatok között, szükség van a tervek, célok és a folyamatok újragondolására, a hiba megkeresésére. Ezután kerül sor az újbóli beavatkozásra, majd a rendszerbe történő visszacsatolásra, elemzésre, ha ekkor se megfelelőek az eredmények, a folyamat kezdődik elölről, mindaddig, amíg kielégítő megoldás nem születik. Az ellenőrzési és visszacsatolási folyamatra azért van szükség, mert ez által biztosítható a fenntartható fejlődés, tehát mindig olyan célokat kell kitűzni, melyek reálisan (de nem túl könnyen) érhetők el. Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 107

122 6. Logisztika Termelés logisztika- Folyamatok, TÖRZSDADATOK, információáramlás BA logisztikai kontrolling funkcionális kapcsolatai Az előbbi alfejezetben szemléltetett működési kör alapján megállapítható, hogy a kontrolling működésének egyik legfontosabb tevékenysége a tervezés, melynek ellenőrzés nélkül nincs értelme, mivel így a tervek megvalósulásának nyomon-követhetősége sérül. A tervezéshez és ellenőrzéshez szükséges információk a megfelelő szintű integráció nélkül nehezen állíthatók elő, az integrációhoz és koordinációhoz viszont elengedhetetlen egy jól kiépített informatikai rendszer; tehát elmondható, hogy a kontrolling működése négy funkcionális pillérre épül, melyek a tervezés, a számvitel, az ellenőrzés és az informatika BA számvitel A logisztikai kontrolling számvitellel való szoros kapcsolata nyilvánvaló, mivel a számvitel egyfajta adat- és információforrásnak tekinthető, melyre a kontrolling funkció építkezhet. A számvitelnek két fajtája ismert: a pénzügyi és a vezetői számvitel BPénzügyi kontra vezetői számvitel A pénzügyi számvitel célja a külső elszámoltathatóság biztosítása, így a felhasznált adatok tényszerűen bizonylatokra épülnek, valamint az eszközök és források, a bevételek és kiadások kimutatása törvényileg szabályozott formában történik. A pénzügyi számviteli kimutatás elkészítése minden vállalat számára kötelesség, és az utólagos ellenőrizhetőség biztosítása érdekében múltbeli adatokból építkezik, és a kimutatások egy bizonyos lezárt (fix) időperiódusra vonatkoznak. Az alkalmazott kalkulációs sémák is ezekre az adatokra korlátozódnak, tehát eszközrendszerének részét képezi az utókalkuláció. Ebből következik, hogy mivel a kontrolling alapvetően egy jövőorientált tevékenységet jelent, a pénzügyi számvitel adatokat szolgáltathat, de az integrált rendszerszemlélet megvalósulását, és a különböző folyamatok egységes egészként történő kezelését korlátozza. 9. Táblázat Elszámolás (kalkuláció eljárásai) Késztermék gyártás Elszámolás (kalkuláció eljárásai) Sorozatgyártás, egyedi darab Extra költség kalkuláció gyártás Tömeggyártás Divízió kalkuláció Sorozattétel gyártás Melléktermék gyártás Költségarányosítás Melléktermék elszámolás Ezzel szemben a vezetői számvitel lehetővé teszi az adatok belső vezetési igényeknek megfelelő feldolgozását és a döntéshez szükséges adatok folyamatos biztosítását. Ez magában foglalja egyrészt az időbeli rugalmasságot, mivel a vizsgált időszak kezdete és vége tetszőleges, valamint a kimutatások gyakorisága is igény szerint alakítható; másrészt a pénzügyi számvitellel ellentétben hatásköre bármely szervezeti egységre kiterjedhet, így lehetővé téve a rendszer egészétől elkülönülten való kezelést, így az egyedi területre vonatkozó mutatók alkalmazását (jellemzően az értékteremtő folyamatokat helyezi a középpontba). Így nyilvánvaló, hogy a logisztikai kontrolling is alapvetően a vezetői számvitelre épülve működik. 108 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

123 6.10 Logisztikai kontrolling A fenti különbségek eredményeképpen a szakirodalom a vezetői számvitelt tekinti a kontrolling alapjának és eszközének, ugyanakkor megjegyzendő, hogy a törvény előírja, hogy a vállalatoknál csak egy számviteli rendszer működhet, ezért a vezetői számvitel nem lehet jelen a kötelező pénzügyi számvitellel párhuzamosan egy önálló elszámolási rendszerként, ezért csak a pénzügyi számvitel által felhasznált adatokból építkezve működhet. A számvitel jelentősége tehát a logisztikai kontrolling esetében is az adatszolgáltatásban mutatkozik meg. A logisztikai teljesítmények és költségek tervezéséhez, ellenőrzéséhez, elengedhetetlen a költségek megfelelő bontásban való rendelkezésre állása, így a kontrolling működéséhez szükségessé válik a számvitel területén a költségek felosztásakor a költségnemek, költséghelyek és költségviselők szerinti pontos csoportosítás. A korrekt kimutatás előnye továbbá, hogy nyilvánvalóvá válnak a logisztikai költségek és teljesítmények keletkezésének helyei, illetve az általános költségek közt elszámolt logisztikai költségek mértéke, így pedig fokozható a logisztikai költséghelyek érzékenysége és a logisztikai rendszerek hatékonysága BA logisztikai költségek BÖsszköltség szemlélet A szakirodalmak szerint) a logisztikai funkció integrált irányításának feltétele a teljes költségelemzés, mely során lehetővé válik, a tevékenységek és részköltségek elkülönült kezelése helyett a vevői kiszolgálási szint fixen tartása és a komplex logisztikai költségek csökkentése. Az egyes logisztikai költségek önálló kezelése során a vállalatok gyakran elkövetik azt a hibát, hogy nem vizsgálják a beavatkozások hatását a teljes rendszerre, így annak ellenére, hogy a vizsgált területen költségcsökkenést sikerült realizálni, a rendszer egésze szempontjából többletköltség keletkezik. Konkretizálva az összköltség koncepció logisztikai vonatkozásait elmondható, hogy az összköltségelemzés célja a szállítási, raktározási, készlettartási, rendelés-feldolgozási, az információrendszer és a szérianagyság költségeinek együttes optimalizálása úgy, hogy mindemellett a vevő-kiszolgálási szint ne süllyedjen a tervezett alá. Ehhez természetesen szükség van a logisztikai kontrollingra, mely biztosítja az eredmények visszacsatolását a rendszerbe, így téve lehetővé a folyamatos korrigálást és a környezeti változásokhoz való alkalmazkodást. A logisztikai kontrolling rendszer kialakításához tehát elengedhetetlen, hogy a pénzügyi és a vezetői számvitel hangsúlyt fektessen a logisztikai költségek és teljesítmények megfelelő, részletes bontásban való közlésére. A pénzügyi számvitelnek mindezt a külső elszámoltathatóságot szem előtt tartva, a vezetői számvitelnek pedig a stratégiai célkitűzéseket figyelembe véve és a felsővezetői mutatószámokra épülve célszerű teljesítenie. A logisztikai költségek termeléstől és általános költségektől való elkülönült kezelése ritkán valósul meg a gyakorlatban, mivel e teljesítmények és költségek kimutatása sok esetben nehézségekbe ütközik, és sokszor nem is lehet őket egyértelműen meghatározni, csak pótlólagos kalkulációkra és becslésekre hagyatkozva lehet kimutatni. Így a logisztika kontrolling működtetéséhez alapvető a logisztikát érintő költségek strukturálása és ezen adatok folyamatos nyilvántartása a vállalatirányítási rendszerben, ezért ennek a fejezetnek célja lesz e területtel kapcsolatos költségnemek, költséghelyek és költségviselők bemutatása. Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 109

124 6. Logisztika Termelés logisztika- Folyamatok, TÖRZSDADATOK, információáramlás BKöltségnemek A költségek költségnemek szerinti bontása alapján választ kapunk arra a kérdésre, hogy az adott költség milyen erőforrás felhasználása által keletkezett. Eszerint megkülönböztethetünk a logisztikai költségeken belül is: anyagjellegű költségeket: anyagköltség, igénybevett szolgáltatások költségei, és egyéb szolgáltatások költségei; személyi jellegű költségeket: bérköltség, bérjárulékok, és személyi jellegű egyéb kifizetések; és értékcsökkenési leírási költségeket. Később látni fogjuk, hogy ezek a költségnemek mind a költséghelyek, mind a költségviselők szerinti bontásban jelen vannak BKöltséghelyek A logisztikai költségek mérhetőségének egyik legfontosabb feltétele a speciális logisztikai költséghelyek kialakítása, mely rávilágít arra, hogy a beszerzési, termelési és értékesítési folyamatok során hol keletkeznek logisztikai teljesítmények és költségek, így lehetővé téve a későbbi kalkulációt, mely rámutat az általános költségek közt elszámolt logisztikai költségek mértékére is. A szakirodalom alapján az alábbi költséghely-csoportosítást alkalmazható: Először is szükséges a három fő költséghely meghatározása, melyek a logisztikai folyamatok egymásutániságát figyelembe véve a beszerzési, a termelési és az értékesítési területet jelenti. A táblázatban (73. ábra) látható módon mindhárom területen belül érdemes elkülöníteni egyrészt egy konkrét fizikai szintet, ahol az alapanyagok, félkész- és késztermékek mozgatása, szállítása és tárolása valósul meg; másrészt pedig minden folyamathoz kapcsolódik egy adminisztrációs szint is, ami a folyamatokkal kapcsolatos tervezési, irányítási, szervezési, nyilvántartási és dokumentációs tevékenységeket jelenti. Ezen fizikai és adminisztrációs szinten belül pedig a táblázatban látható konkrét költséghelyeket különbözteti meg a szakirodalom. 110 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

125 6.10 Logisztikai kontrolling 80. ábra A költséghelyek struktúrája Az összes alábbiakban felsorolt költséghellyel kapcsolatba hozhatók a fent felsorolt költségnemek valamelyike (sok esetben mindhárom alaptípus). A személyi jellegű költségek minden költséghelyen közvetlen vagy közvetett formában jelen vannak, aminek oka, hogy minden tevékenységhez szükség van emberi munkára, melynek vannak bizonyos költségei (pl. munkabér, járulékok, juttatások, stb.). Az emberi munkaerő akkor is fontos erőforrása a vállalatnak, ha nagyfokú gépesítés tapasztalható, mivel ebben az esetben a gépek üzemeltetése, karbantartása hárul a dolgozókra. Az értékcsökkenési leírási költségek is olyan költségnemek, melyek minden költséghelyhez hozzárendelhetők, mivel ide tartozik az épületek amortizációja is, és általában az összes felsorolt tevékenység valamiféle épületben (irodahelyiségben vagy üzemben) zajlik le. Ha a Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 111

126 6. Logisztika Termelés logisztika- Folyamatok, TÖRZSDADATOK, információáramlás tevékenységhez gépek, járművek és egyéb műszaki berendezések is szükségesek, akkor természetesen ezek értékcsökkenési leírási költsége is ide sorolható. Az anyagjellegű költségek már nem rendelhetők egyértelműen hozzá minden költséghelyhez. Adminisztrációs területen egyre inkább jellemző, hogy a tevékenységek elektronikus úton mennek végbe, így az irodai anyagjellegű költségek elhanyagolhatóak. Anyagjellegű költségek a logisztika területén jellemzően a külső és belső szállítási tevékenységek során jelentkeznek (pl. üzemanyag formájában), illetve a csomagolás során a csomagolóanyag felhasználás jelent anyagjellegű költséget BLogisztikai költségek A logisztikai költségek vizsgálata kapcsán fontosnak tartom azokat a fő logisztikai költségviselőket megnevezni, melyek az összes logisztikai költség nagy részét lefedik. Ezek a szállítási, raktározási, készlettartási, rendelés-feldolgozási és információs költségek, valamint a szérianagysággal és a vevő-kiszolgálási szinttel kapcsolatba hozható költségek. A vevő-kiszolgálási szint rögzítése és fixen tartása azért fontos, mert az elégtelen vevőkiszolgálási színvonalból eredő költségek meghatározása a legproblematikusabb, és a legnehezebben irányítható, így célszerű e költségek felmerülésének megelőzését választani. A vevő-kiszolgálási szintből eredő költségek közé a szakértők általában a termék rossz elérhetőségét, a hosszú átfutási időket és a készletezési hibákat jelölik meg. Ezen költségek mérhetősége talán a legkomplikáltabb, hiszen pontos adatok az ilyen jellegű bevételkiesésre nem állnak rendelkezésre. A szállítási költségek a szakirodalom alapján a logisztikai költségek egyik legnagyobb hányadát teszik ki, így célszerű a logisztikai kontrolling rendszer kiépítésénél átgondolni az ezzel kapcsolatban felmerült költségek összetételét is. A teljesítmények és költségek kalkulálhatósága szempontjából célszerűnek tartok a szállításon belül két típust elkülöníteni. Az egyik a klasszikus értelemben vett szállítás, amikor az áru eljuttatása A-ból B pontba a logisztikai szolgáltatás részét képezi és az áru vevőhöz való eljuttatását szolgálja. Az ilyenfajta szállítással kapcsolatos költségek számszerűsítése nem okoz gondot, mivel ha a szállítási tevékenységet kiszervezi a vállalat, akkor a szállítmányozó által kiállított számla egyértelműen tartalmazza a szükséges kiadásokat, ha pedig a vállalat saját maga végzi a szállítást, a költségek megállapíthatók az egyértelműen erre a tevékenységre jellemző kiadások (pl. üzemanyag, úthasználati díj), illetve bizonyos kalkulációk alapján, és az árképzés során figyelembe vehetők. A szállítások másik típusa a belső szállítás, amikor az alapanyag, áru a vállalat üzemein belül vagy üzemei közt kerül szállításra. Ebben az esetben a felmerült költségekről kiállított bizonylatokról nem lehet beszélni, így a költségek meghatározása nehézségekbe ütközik, így ezek meghatározása csak becslések és kalkulációk alapján lehetséges. A raktározási költségek melyek a logisztikai összköltség 5 10 %-át teszik ki az alapanyagok, a félkész termékek és a késztermékek tárolásával kapcsolatban felmerülő fix jellegű költségek. Ezen költségek mértéke nem függ a tárolt mennyiségtől, sokkal inkább a raktárak számával van kapcsolatban, mivel a gyakorlatban a raktárak fenntartásának költségeit takarják. Ide tartozik az esetleges bérleti díj; a rezsiköltség; a raktár irányítását és vezetését ellátó személyzet költsége; az épület karbantartásával kapcsolatban felmerülő költségek; az egyéb raktári berendezések (pl. anyagmozgató gépek, tárolási eszközök) karbantartásának költségei; felügyelettel kapcsolatos költségek; amortizáció. A készletezési költségek tartalmát gyakran összekeverik, illetve összevonják a raktározási költségekkel. A készletezési költségek az alapanyagok, félkész és késztermékek tárolásával összefüggő változó költségek, melyek mértéke a készletszinttől függően változik. Mértékét 112 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

127 6.10 Logisztikai kontrolling tekintve elmondható, hogy általában ez a költségfajta a második legjelentősebb költségtényező. Ezen költségfajta részét képezi a készletben lekötött tőke alternatíva költsége; a készletekhez kapcsolódó járulékos költségek (pl. biztosítás); a készletek kockázatának költsége (káresemény, lopás, amortizáció, elavulás). A rendelés-feldolgozási és információs költségek a logisztikai tevékenység adminisztratív területét terheli elsősorban, mivel a rendelésbeérkezés, feldolgozási és egyéb rendeléshez kapcsolódó költségek jelennek meg ebben a költségcsoportban. Ez a terület egyrészt a vállalat külső környezetével való kapcsolattartási feladatokat látja el, mivel kezeli a vevőktől beérkező igényeket, valamint jelzi a beszállítók felé a szükségleteket; másrészt pedig a vállalaton belüli belső kommunikációt (pl. a beszerzési, a termelési és az értékesítési területek között) is menedzseli. A szérianagyság költségei alapvetően a termeléssel kapcsolatba hozható költségek, tekintve, hogy a szakirodalom ide sorolja az átállás kapcsán felmerülő költségeket (pl. átállási idő, selejt, kapacitás-kiesés, stb.); illetve az anyagkezelés és mozgatás során előálló logisztikai költségeket BA vállalatirányítási (ERP) rendszer nyújtotta támogatás A vállalaton belül működő logisztikai kontrolling rendszernek a számvitel mellett a másik fontos funkcionális pillére az informatika. A kontrolling működési jellemzője a folyamatos tervezés és a tervek megvalósulásának ellenőrzése a folyamatos javulási lehetőségeket szem előtt tartva. Mind a tervezéshez, mind az ellenőrzéshez szükség van a vállalati működés egészét jellemző strukturált adatokra, így könnyen belátható, hogy ez a megfelelően kiépített informatikai infrastruktúra nélkül nem biztosítható. Ezért a következő alfejezetben szükséges a hatékony és gazdaságos logisztikai folyamatokat így a logisztikai kontrollingot is támogató információs és vállalatirányítási rendszerek rövid bemutatása. A logisztikai folyamatokat támogató informatikai megoldásokkal kapcsolatban számos csoportosítási lehetőségről olvashatunk a szakirodalomban. Ezek alapján az információrendszereknek három alaptípusát lehet kiemelni, ezek a klasszikus osztályozás alapján a következők: a tranzakciós rendszerek, a döntéstámogató rendszerek és a kommunikációs rendszerek BLogisztikai tranzakciós rendszerek A tranzakciós rendszerek szerepe elsősorban operatív szinten, a belső folyamatok támogatása során mutatkozik meg, mivel e rendszerek feladata a múltbeli és jelenbeli folyamatok adatszerű rögzítése a későbbi felhasználhatóságot szem előtt tartva. A logisztikai információrendszerek egész működési egységre kiterjesztett, továbbfejlesztett változata az integrált vállalatirányítási rendszer, mely a logisztika mellett számos más modult is tartalmaz (pl. pénzügy, kontrolling), így téve lehetővé a vállalati működés holisztikus szemléletét, ami a logisztikai kontrollingra levetítve azt jelenti, hogy a számvitel által rögzített adatok elérhetővé válnak a logisztikai részleg számára is, így téve lehetővé a tervezést és a folyamatos ellenőrzést mutatószámok képzésén keresztül. Ezen a ponton belátható, hogy a tranzakciós illetve vállalatirányítási rendszerek nem csupán operatív, hanem stratégiai jelentőségű feladatokat is elláthatnak. Összefoglalva tehát a logisztikai folyamatok tervezhetőségének feltétele, hogy bizonyos alapfolyamatok szabványosított formában működjenek, illetve rendelkezésre álljon egy integrált adatbázis. A vállalatirányítási rendszerek megoldást jelentenek a fenti két kritériumra, így lehetővé teszik a logisztikai teljesítmények és költségek elemzését, ennek folytán pedig a Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 113

128 6. Logisztika Termelés logisztika- Folyamatok, TÖRZSDADATOK, információáramlás nemzetközileg bevált gyakorlat ( best practice ) megoldások rendszerbe való integrálását és későbbi felhasználását, ami a logisztikai kontrolling rendszerek működésének alapját jelenti BLogisztikai döntéstámogató rendszerek A döntéstámogató rendszerek a belső, ezen belül pedig a stratégiai, menedzsment illetve operatív szinten jelentkező problémák megoldásában is segítséget nyújtanak. Ezen rendszerek jellemzője, hogy az egyes döntési szituációk során felmerülő alternatívákat különböző szempontok mentén értékeli, és ezek után javaslatot tesz. A rendszerek alkalmazásának célja a hatékony logisztikai működés biztosítása azáltal, hogy a tervezési és irányítási feladatok menedzselését támogatja. A stratégiai és menedzsment szinten jelentkező tipikus döntési szituációk egyike a szakirodalom által említett és a logisztikai kontrolling szempontjából leginkább releváns problémakör a logisztikai teljesítményekkel és költségekkel kapcsolatban megfogalmazott elvárások tisztázása. A döntéstámogató rendszerek operatív szinten is támogatást nyújtanak a logisztika területén, mivel olyan mindennapi kérdéskörök esetén is alkalmazhatók, mint például a keresleti előrejelzések és az alkalmazott készletezési stratégia alapján az aktuális rendelési tételek meghatározása; vagy a nagyobb mennyiségű rendelések esetén a beszállítók kiválasztása. A fenti példákból kitűnik, hogy a logisztikai döntéstámogató rendszerek megoldást jelenthetek mind stratégiai, mind operatív szintű döntési szituációk esetén is, valamint belátható, hogy a logisztikai kontrolling rendszer kiépítésének is alapját jelenti a megfelelő informatikai háttér kiépítése. A tipikus technológia az EXCEL táblázatkezelő eszközön kívül, OLAP technológia, esetleg adattárház, adatpiac BKommunikációs rendszerek A logisztikai információs rendszerek harmadik csoportjába tartoznak a kommunikációs rendszerek, melyek a belső és külső, ezen túlmenően pedig operatív szinteken nyújtanak támogatást a logisztikai folyamatok irányításában. A belső kommunikációs folyamatok fejlődésében az integrált vállalatirányítási rendszereknek volt kiemelt jelentőségük, mivel az egységes adatbázis és a standardizált folyamatok által javították az egyes vállalati funkciók integrált irányíthatóságát. Napjaink gazdaságára egyre inkább jellemző, hogy a vállalatok nem önálló egységként, egymástól elszigetelve működnek, hanem összekapcsolódva gyakran stratégiai szövetségeket alakítanak ki. A korábbi működésre jellemző egymást szekvenciálisan követő folyamatok ebben az új környezetben megszűnni látszanak, helyettük a hálózat jellegű kapcsolati struktúra válik egyre dominánsabbá. Ezt az újfajta gazdasági szerkezetet a szakirodalom hálózati gazdaságként említi. A megváltozott környezet hatására nyilvánvaló, hogy a kommunikációs rendszerek külső kommunikációt elősegítő szerepe egyre fontosabbá válik. A szakirodalom a kommunikációs rendszerek részének tekinti a hatékony kommunikáció lehetőségét megteremtő automatikus azonosító rendszereket is (szabványos áruazonosítás, vonalkódok, RFID), melyek célja, hogy az adatok olyan meghatározott minőségben kerüljenek rögzítésre, ami a későbbiekben lehetővé teszi az egyszerű továbbítást és a széleskörű felhasználást. Az automatikus azonosító rendszerek által generált standardizált adatokat különböző kommunikációs technikák során lehetséges áramoltatni a vállalatok között, melyek közül most hármat érdemes kiemelni: az EDI-t, az értéknövelő hálózatokat, és az Internetet (Világháló). 114 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

129 6.10 Logisztikai kontrolling az EDI lényege, hogy elősegíti a szabványosított adatok vállalatok közti számítógépről számítógépre történő áramlását; az értéknövelt szolgáltatást nyújtó hálózatok a legelterjedtebb EDI rendszerek, mivel ez egy olyan szolgáltatás, ami információkat gyűjt az ügyfelekről és ezeket szabványosított formában bizonyos vállalkozások rendelkezésére bocsájtják; az internet gyakorlatilag helyettesíti az előbbi pontban említett szolgáltatót, mivel bizonyos szoftverek lehetővé teszik az adatok szabványosított formában való tárolását és kommunikálását bizonyos csereportálokon keresztül. A logisztikai kontrolling informatikai támogatottságával kapcsolatban elmondható, hogy az informatika szerepe a kontrolling működésében alapvető, és hatékony kontrolling rendszer elképzelhetetlen a megfelelő informatikai háttér nélkül. A tranzakciós és a döntéstámogató rendszerek alapvető információ-forrásként funkcionálnak mind a felső vezetés, mind pedig az operatív szintű irányítás számára. A logisztikai kontrolling során a gyakorlatban nagyrészt olyan adatokkal célszerű hosszútávon dolgozni, melyek az alkalmazott információrendszerben folyamatosan frissített változatban megtalálhatók, mivel így lehetséges a kontrolling szempontjából releváns mutatószámok előállítása és aktualizálása. 81. ábra A logisztikai kontrolling fejlettségére ható tényezők Ahogy az ábrán (74. ábra) látható, a logisztikai kontrolling működésére, fejlettségére ható tényezőket alapvetően négy csoportba lehet sorolni. A terület elnevezéséből is következik, hogy a vállalaton belüli logisztikai illetve kontrolling részleg mérete, szerepe, fejlettsége hatással van a logisztikai kontrolling rendszerre is. A másik dimenzió a logisztikai teljesítmények és költségek struktúrájával, mérhetőségével kapcsolatos kérdéskör. Fontosnak leszögezni, hogy mind a költségszámítás, mind a teljesítménymérés területén alapvető fontosságú a vállalat igényeire szabott informatikai infrastruktúra, hiszen ez biztosítja a feldolgozáshoz és értékeléshez szükséges adatokat egy egész vállalatra kiterjedő integrált adatbázis formájában. Ezen adatbázis hiányában a költségek és a teljesítmények mérése, elemzése is nehézségekbe ütközne. A teljesítmények méréséhez szükséges eljárások, illetve a mért eredmények értékelésére, elemzésére vonatkozó mechanizmusok kialakítása alapvetően befolyásolja a logisztikai kontrolling fejlettségét. Ezen kívül a költségszámítás alapját is jelenti, mivel költség ott alakul ki, ahol teljesítmény keletkezik. A logisztikai kontrolling fejlettségére ható tényezők közül fontos kiemelni a költségszámítást. Ezen területen belül jelentős szerepet kap a normatívák rendszerének kiépítése, vala- Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 115

130 6. Logisztika Termelés logisztika- Folyamatok, TÖRZSDADATOK, információáramlás mint a logisztikai költségek költségnemek, költséghelyek és költségviselők szerinti differenciált bontása. Mivel a logisztika nagyrészt ismétlődő tevékenységekből tevődik össze, így az egyes tevékenységek részletes vizsgálata során könnyen fel lehet állítani bizonyos normatív költségeket (pl. a készletezés, raktározás, rendelés-feldolgozás, szállítás vagy az adminisztrációs tevékenységek esetében), melyek segítségével lehetővé válik a logisztikai költségek elemzése, valamint ráirányítja a figyelmet azokra a kritikus területekre, ahol beavatkozásra van szükség. A normatív költségek meghatározásához azonban szükség van arra, hogy a számviteli rendszer a logisztikai költségeket elkülönítve kezelje. 116 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

131 7.1 Karbantartás (PM Project Management) 7 KARBANTARTÁS (ÁLLAGMEGŐRZÉS) (PM) - R/3 INTEGRÁCIÓMODELL Logisztika MM Anyaggazdálkodás SD Értékesítés FI Pénzügy és számvitel CO Controlling Számvitel PP Termeléstervezés R/3 AM Eszköz gazdálkodás QM Minőségbiztosítás PM Karbantartás Ügyfél /Kiszolgáló ABAP HR Emberi erőforrások IS Szakágazati megoldások WF Workflow PS Projektrendszer Emberi erőforrások Alkalmazásokat átfogó funkciók 82. ábra Karbantartás (Állagmegőrzés) (PM) - R/3 Integrációmodell 7.1 Karbantartás (PM Project Management) A karbantartási modul főbb funkciói: Műszaki tárgyak, objektumok (PM-EQM.; Equipment and Technical Objects); Megelőző karbantartás (PM-PRM; Preventive maintenance); Karbantartási folyamat (PM-WOC; Maintenance Order Management); Karbantartási projekt (PM-PRO; Maintenance Projects); Szerviz szolgáltatások (garancia/ szavatosság stb) (Service Management (PM-SMA)). A PM alkalmazási komponens integrált alkotóeleme az ERP (pl. SAP R/3-as) rendszernek és külön csatolófelületek nélkül is együttműködik a logisztikai, pénzügyi és számviteli valamint az emberierőforrás-gazdálkodási funkciókkal. A PM modul foglalja magában bármely iparág technikai rendszereinek üzemeltetését és karbantartását. A karbantartási tevékenység egyrészt irányulhat a saját műszaki/technológiai berendezés állomány karbantartására, másrészt vevők számára kínálhatja fel, mint szolgáltatást. A rendszer lehetővé teszi a vállalat számára, hogy eszközeit a műszaki helyek, berendezések, hozzátartozó szerelési egységek és alkatrészek szerint egyszerű és áttekinthető rendszerbe Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 117

132 7. Karbantartás (Állagmegőrzés) (PM) - R/3 Integrációmodell foglalja. A karbantartás kapacitásegységeit, a műhelyeket is a PM komponensben lehet nyilvántartani. A karbantartási munkatársakat hozzárendelhetjük egy-egy karbantartási műhelyhez. Ez az alapja a karbantartási munkák tervezésének, végrehajtásának és későbbi analízisének, amire a PM modul szintén lehetőséget nyújt. A kényelmes kezelésű beépítési/kiépítési funkció minden átalakítást dokumentál a rendszerben. Ennek segítségével hiánytalan felhasználási eseménytörténet áll rendelkezésre. A karbantartási tervben szereplő műszaki objektumok, művelettervek és a karbantartási stratégia összekapcsolásával a rendszer a karbantartás esedékességi időpontjában automatikusan előállítja a rendeléseket. Az információrendszer által támogatott karbantartás megvalósításához elengedhetetlenül szükséges a karbantartandó objektumok leképezése funkcionális, elhelyezkedési és a folyamatban betöltött szerepük szerint. A PM modul rugalmas strukturálási lehetőségei lehetővé teszik az objektumok igény szerinti leképezését, amely a hibahely pontos behatárolásához is segítséget nyújt. A modul a karbantartandó objektumokat saját törzsállományban rögzíti és tartja nyilván. Mindegyik törzsadat rekord tartalmazza az objektum lényeges adatait (telepítési adatok, karbantartási adatok, műszaki dokumentációk, engedélyek, számlálóállások, stb.). A dokumentum jellegű adatokat az SAP dokumentum-kezelő rendszere kezeli, jeleníti meg és archiválja. A megfelelő megjelenítő programok alkalmazásával gyakorlatilag mindegyik dokumentum bármelyik munkahelyen rendelkezésre áll. 83. ábra A karbantartással kapcsolatos jelentések felépítése A karbantartásnál nem várt események is felléphetnek, amelyek gyors ellenintézkedést követelnek meg a karbantartási szervezettől. Ehhez a PM modulban egy átfogó jelentési és rendelési rendszer áll rendelkezésre a hibabejelentéstől a karbantartási rendelés engedélyezésén és végrehajtásán keresztül a karbantartási jelentés lezárásáig és elszámolásáig, amelylyel a karbantartási intézkedéseket rugalmasan, a vállalat igényeihez illesztve tudjuk rögzíteni és nyilvántartani. 118 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

133 7.1 Karbantartás (PM Project Management) Egyes vállalkozásoknál nem csak a saját munkatársak vesznek részt a karbantartási munkálatokban, hanem külső cégeket is bevonnak ebbe. Ennek főbb okai a belső kapacitáshiány, speciális szakképesítést igénylő munka, vagy az, hogy egy külső cég bevonása a költségek szempontjából kedvezőbb megoldást jelent. A PM modul támogatja ennek teljes folyamatát a beszerzési igények létrehozásán keresztül a megrendelésen át a számlaellenőrzésig bezárólag. A PM komponens lehetőséget nyújt arra, hogy a karbantartandó objektumainkat különböző kiértékelési szempontok szerint elemezzük. A karbantartási történet révén hosszú távú kimutatással rendelkezünk a műszaki adatokról. Ezek bármikor rendelkezésre állnak az elmúlt karbantartási intézkedések kiértékeléséhez, illetve a jövőbeni karbantartási intézkedések tervezéséhez. Egy objektum műszaki adatai egy jelentés lezárásánál automatikusan a karbantartási történetbe kerülnek. Az adatok kiértékeléséhez a karbantartási történet mellett a Karbantartási információrendszer (PM-IS) is rendelkezésre áll, amely része a Logisztikai információrendszernek. A karbantartási történettel szemben, amely részletes adatokat tartalmaz, a PM-IS-ben összesített adatokat találhatunk (például káresetek száma, rögzített állásidő), amelyek lehetővé teszik a gyors elemzést, például az üzemzavarok okainak elemzését. Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 119

134 8. Értékesítési modul (SD Sales and Distribution) Feladatok 8 ÉRTÉKESÍTÉSI MODUL (SD SALES AND DISTRIBUTION) FELADATOK A vállalatirányítási rendszerek esetében (pl. SAP-nál) az értékesítési folyamat kezdete a vevővel történő első kapcsolatfelvétel időpontja. A potenciális vevőket tartalmazó adatbázis segítséget nyújthat például abban, hogy mérni lehessen egy-egy akció eredményességét vagy információkat lehessen gyűjteni a versenytársakról vagy egy konkurens termékekről. Az eladás folyamata indulhat egy vevői ajánlatkéréssel vagy keresztszerződés megkötésével, de vevői megrendelés felvételével is. Amennyiben ajánlatkérés vagy más előzménye volt a megrendelésnek, abban az esetben a benne szereplő adatok átvihetőek a tényleges rendelésbe. A vevői oldalt alapvetően ugyanazok az adatok határozzák meg, mint a szállítói oldalt. Ennek következtében a vevő-termék kapcsolatot leíró információk között szerepel többek között a vevői termékazonosító vagy a különböző árkondíciókat (engedmény, felár) tartalmazó adatok. Lehetőség van arra, ha a vevő által igényelt termék hiányzik vagy nincs belőle elegendő mennyiség, hogy helyettesítő terméket használjanak, illetve ajánljanak fel. Ez értelemszerűen csak akkor működik, ha a vevő elfogadja ezt a fajta lehetőséget. Amennyiben egy termék több összetevőből áll, a rendelést bevihetjük összetett cikkre vonatkozóan, aminek alapján az egyes összetevők szabad készlete csökkeni fog, illetve a rendelés további folyamatában kiszállítás, számlázás az összetett cikk és az alkotóelemek együtt mozognak. Komissiózás (csomagolás, kiszállítás) A komissiózás során a raktárban tárolt áruválasztékból, az egyes vevői megrendeléseknek megfelelő összetételű és mennyiségű áruválaszték kerül összeállításra. A komissiózás a legszorosabb kapcsolatban áll a raktározás ellátási funkciójával, így a folyamat lebonyolításának minősége alapvetően meghatározza a raktár minőségi teljesítési színvonalát a vevő felé. A komissiózás a gépesítési és automatizálási eredmények ellenére a legtöbb élőmunka ráfordítást igényli A kiszállítást megelőző komissiózás során amennyiben úgy döntenek, hogy szükség van komissiózásra, az ERP rendszer ismételten vizsgálja a rendelkezésre állást, súlyt és térfogatot számol, újból meghatározza az útvonalat, rendelkezésre bocsátja a kiszállításhoz az árut a komissiózási területen, aktualizálja a vevői rendelés státuszát. Az előkészített mennyiségekről komissiózási listákon ad információt és e listák támogatásával történhet meg maga a tényleges kiszállítás. Ez értelemszerűen a készletcsökkenés és az anyagkiadás megfelelő könyvelését is maga után vonja. A számla elkészítése a kiszállítás adataiból történik. Ennek alapján lehetőség van arra, hogy egy rendelést azonnal teljesítendőnek (közvetlen eladás) minősítsenek, de azt is megtehetik, hogy a számlát egyszerre nyomtatják ki egy előre definiált időpontban. A számlázás esetében elkövetett kisebb-nagyobb hibák korrigálására is lehetőség van, így lehetőség van stornó vagy jóváíró számla készítésére is (ha ezt az adott ország jogszabályai lehetővé teszik), ha például túlszállítás történt vagy korrigálni kell az adott rendelést. A több szállítás egyben való kiszámlázását könnyítheti a gyűjtőszámlák alkalmazása. 120 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

135 7.1 Karbantartás (PM Project Management) Logisztika MM Anyaggazdálkodás SD Értékesítés FI Pénzügy és számvitel CO Controlling Számvitel PP Termeléstervezés R/3 AM Eszköz gazdálkodás QM Minőségbiztosítás PM Karbantartás Ügyfél /Kiszolgáló ABAP HR Emberi erőforrások IS Szakágazati megoldások WF Workflow PS Projektrendszer Emberi erőforrások Alkalmazásokat átfogó funkciók 84. ábra R/3 Integrációmodell SD - Értékesítés Az SD modul lehetővé teszi a vállalt számára a piaci igényekre gyorsan és rugalmasan reagáló értékesítési rendszer kialakítását, ami által a vállalat értékesítési politikája hatékonyabban tud működni. Ezt a munkát a modul további komponensei segítik elő. Az SD modul segítségével a vállalat értékesítéssel szemben támasztott igényei gyorsan és célzottan kielégíthetők. A modul a vállalkozások értékesítéssel összefüggő tevékenységeit fedi le, az ajánlatkérés rögzítésétől az értékesítési/eladási számlák kiállításáig. Az üzleti folyamatok nem csak az első üzembe helyezésnél, hanem folyamatosan hangolhatók, optimalizálhatók. A megrendelési folyamat előrehaladása grafikusan is követhető a rendszerben. Az SD modul lehetőséget nyújt a vevő kinnlevőségeinek ellenőrzésére, valamint meghatározható a vevőre érvényes hitelkeret nagysága, amelyet a rendszer a vevő összes kinnlevőségeihez viszonyít. A nagyobb forgalmat bonyolító vevőknek bónuszkedvezményt adhatunk, amelynek mértékét a törzsrekordban tárolhatjuk minden vevőre külön-külön vonatkoztatva. Mivel bizonyos helyzetekben szükség van a pótlékok és engedmények manuális módosítására, ezért minden árelemre definiálható, hogy manuálisan módosítható legyen-e és ha igen, milyen esetekben. Ezen esetekben abszolút és százalékos összegeket egyaránt megadható. Az értékesítés lebonyolításához különböző bizonylatok tartoznak(pl. a kiszállításhoz, számlázáshoz stb.). A fel- Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 121

136 8. Értékesítési modul (SD Sales and Distribution) Feladatok dolgozási funkciók igény szerint kiegészíthetők, illetve a már definiált bizonylatfajták módosíthatók. A modul törzsadatai az összes értékesítési szervezeti (vállalati, üzleti) folyamat alapját képezik. A vevőkre vonatkozó adatokra a könyvelésnek, a pénzügyi modulnak (FI) is szüksége van, ezért az ERP rendszerben (pl. SAP-ban) közös törzsrekord tartalmazza a szükséges adatokat. Az egyes alkalmazásokban a műveletek végrehajtásakor ezek az adatok automatikusan hozzáférhetők. A törzsadatok információkat tartalmaznak az üzleti partnerekről, anyagokról, árakról, kedvezményekről, adókról stb. Az egyszeri vevőkre a rendszerben külön számlacsoport található. A törzsadatok a mindenkori igényekhez igazítható rögzítési képernyők használatával hozhatók létre és tarthatók karban. A törzsadatok összes módosítását feljegyzi, naplózza a rendszer, így az adatok eredete nyomon követhető. Az értékesítés támogatása almodul egy olyan információs adatbázis, amely eszközöket biztosít az eladást megelőző PR-tevékenységek (közönség kapcsolat, Public Relationship, CR, Customer Relationship) lebonyolításához, a (potenciális) vevőkkel összefüggő információk tárolásához. Az eladás almodullal a vevői igényeket, ajánlatkéréseket, illetve azok érvényességi idejét tartják nyílván. A vevői rendelések létrehozásának alapja a modul különböző törzsrekordjaiból a rendszer által javasolt adatok. Természetesen ezek az adatok szükség szerint kiegészíthetők vagy módosíthatók. Új vevői rendelés létrehozható egy már meglévő bizonylatra történő hivatkozással, ilyenkor a rendszer a megfelelő adatokat egy már meglévő másik ajánlatból veszi át (másolási funkció). A rendszer a különböző eladási tevékenységek lebonyolításához eltérő dokumentum típusokat ajánl. A rendszerben kétféle keretszerződést definiálhatnak: szállítási tervet és szerződést. A szállítási tervek szállítandó mennyiségeket és szállítási határidőket tartalmaznak. A szerződésekben mennyiségek és árak kerülnek rögzítésre. Az ERP rendszerben lehetséges szerződésfajták a következők: általános szerződések, valamint bérleti, szerviz- és karbantartási szerződések. A kiszállítás almodul fő feladata a vevő kiszolgálásának biztosítása és a szállítmányozás tervezésének támogatása. A funkció használatával a vevő által rendelt anyagok (energia) szállításának dokumentálását biztosítjuk. Amikor az értékesített anyag elhagyja a gyárat, akkor a rendszer ha ez szükséges automatikusan elkészíti a megfelelő készletmozgási (MM modul), és főkönyvi könyvelési (FI modul) bizonylatokat. A rendszert általában úgy állítják be, hogy a kiszállítási okmányok nyomtatását a rendszerben való könyvelés után végezze, de lehetőség van periodikus (például kétóránkénti) nyomtatásra is. A kiszállítási tevékenység az értékesítés folyamat integráns része (elválaszthatatlan eleme), ezért a tevékenység lebonyolításához szükséges a kiszállítási hely meghatározása. A számlázás almodul funkcióval zárják le az értékesítés folyamatát. A számlázás csekély ráfordítással elvégezhető, mivel a megelőző bizonylatokban már rendelkezésre állnak a szükséges információk. Manuális beavatkozásra csak kivételes esetekben van szükség. Különböző számlafajták és elszámolási formák állnak rendelkezésre (minden szállításhoz külön számla, több szállítás egy gyűjtőszámlában, egy szállítás több számlával), és a számlázás teljes mértékben integrálódik az ERP rendszerbe, ugyanis az adatok a számláról automatikusan átkerülnek a pénzügyi (FI), illetve a kontrolling (CO) modulokba. A számlákat azonban nem kell kötelezően továbbítani a pénzügyi könyvelésnek, ugyanis számlázáskor könyvelési zárlatot állíthatunk be. Ebben az esetben az FI modulhoz való továbbítás csak a zárlat manuális feloldása után következik be. A zárolt számlákat listán is megjeleníthetjük, ahonnan egyenként is feldolgozhatjuk őket. Ilyen könyvelési zárlat beállításá- 122 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

137 7.1 Karbantartás (PM Project Management) nak hiányában a rendszer a számlázási adatokat automatikusan a megfelelő számlákra könyveli. A Logisztikai információrendszer (LIS) értékesítésre vonatkozó szabványos lekérdezéseinek segítségével a vállalat értékesítési tevékenységéről részletes elemzések és kiértékelések készíthetők, lista, vagy grafikus formában. A LIS ezen túlmenően a többi logisztikai alkalmazásból is gyűjti és értékeli az adatokat. Érdemes még megemlíteni, hogy az értékesítés modul használhatja az úgynevezett Elektronikus adatcserét (Electronic Data Interchange EDI), amely egy EDI-interfész segítségével lehetővé teszi adatok elektronikus cseréjét a különböző EDI partnerek között. Például ennek segítségével egy vevő képes lehet arra, hogy betekintsen az eladó vállalat aktuális értékesítésre szánt árukészletébe és arra rendelést adjon fel, így a kommunikáció és az információfeldolgozás jelentősen felgyorsulhat BTörzsadatok (SD-MD, Master Data) Vevőtörzs: A vevőtörzs tárolja az üzleti partnerek adatait. A törzset az pénzügyi (FI) és az értékesítési (SD) modul is használja és ennek megfelelően az adatok három részre oszthatók: az általános adatokat (vevő azonosítója, megnevezése stb.) mindkettő, a vállalati adatokat az FI és az értékesítési adatokat (paritás, fizetési feltétel stb.) az SD modul használja. Cikktörzs: Az anyaggazdálkodási (MM) modulnál szereplő törzsadat, a cikktörzs tartalmazza minden eladásra kerülő termék adatait. Árkondíciók: Tárolják az üzleti életben szokásos árakat, engedményeket és pótlékokat. Az árkondíciókat érvényességi időtartam megadásával kell meghatározni, így lehetővé válik az előző időszakok árainak a kilistázása. Adók: A vevői és cikk törzsadatai között megadott adócsoportosítások összerendelésével lehet a pénzügyi számviteli (FI) könyveléseknél használatos adókódot kijelölni, érvényességi időtartammal. Ez alapján automatikusan számolódik és könyvelődik is a vevő által fizetendő ÁFA BÉrtékesítés Adatnézet nézet, Üzleti partnerek Partnerek: Megrendelő, vevő Vállalaton belüli, kívüli Megbízó Szabályozó hatóság Értékesítési terület Megrendelők hierarchiája Megrendelő, ügyféllel kapcsolatos naturália (anyag) információk Értékesítési mód / út (Nagyker, direkt, kisker) Cikk Adós (kinnlevőség, Debitor) Készletállomány Költség nem (Könyvelési) számla Idő, Időütemezési táblázat BSD - Törzsadatok Üzleti partnerek (ügyfél törzsadatok) o A kinnlevőségek (adósok) nyilvántartásával történő összekapcsolás Szerepek: Megrendelést adó, Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 123

138 8. Értékesítési modul (SD Sales and Distribution) Feladatok áru fogadó, számla befogadó, kötelezettség vállaló Termékek (anyagtörzs) Az anyaggazdálkodás és a termeléstervezés összekapcsolása: Termék szerkezet: (gyártási szempontból fontos) darabjegyzék, választék, értékesítési variációk Üzleti feltételek (kondíciók) További üzemgazdasági törzsadatok Fizetési feltételek: (Fizetési határidők, rabat (kedvezmény), egyéb engedmények stb., értékesítési körzet, alternatív listaárak, termék hierarchia, szabvány szövegek. Ármegállapítás o Üzleti feltételek (kondíciók) alapján. Ár (Eladási ár, költségtételek, díjak) Ár növelési, csökkentési tényezők (mennyiségi kedvezmény (százalékos), tétel mennyiség (abszolút), akciós kedvezmény, ügyfél kedvezmény, kis mennyiségű kiszállítás többlet ára stb. Szállítási feltételek: Ex Works (EXW), művi értékesítés, Free alongside Ship ( FAS), a behajózásig számított költségek, Free on Board ( FOB), a hajóra rakodás után a vevő viseli a kockázatokat és költségeket) [Incoterm, International Chamber of Commerce ]. Adó és kedvezmény feltételek Elszámolási feltételek Az ármegállapítás vezérlése o Feltételek típusai: Minden árkomponens meghatározása, ár növelő és csökkentő tényezők figyelembevételével. o Kalkulációs séma: az ármegállapítás szempontjából lényeges információk meghatározásának navigációs terve; o a kalkulációs logika sorrendjében az üzleti feltételek típusait tartalmazza (ármegállapítási kondíciók, árnövelési és csökkentési feltételek a helyes sorrendben) BEladás/értékesítés Az eladási komponens feladata a konkrét ügyletek kezelése a vevői megrendelés létrejöttéig. Az eladás komponens bizonylatait gyűjtő néven értékesítési bizonylatoknak hívjuk. Vevői rendelés: A rendelés létrehozható egy ajánlat számára való hivatkozással, keretszerződésből való lehívásként, valamint hivatkozás nélkül. Hivatkozás esetén a megelőző bizony- 124 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

139 7.1 Karbantartás (PM Project Management) lat adatai átkerülnek a rendelésből, de azok kiegészíthetők, illetve módosíthatók. Minden fajta ügylethez megrendelést kell létrehozni. Mandant 1. Értékesítési (Eladási) szervezet 2. Értékesítési (Eladási) szervezet 3. Értékesítési (Eladási) szervezet Értékesítési mód / út Értékesítési mód / út 1. Osztály 1. Osztály 2. Osztály 2. Osztály 85. ábra Eladás, értékesítés Szervezeti nézet Árazás: A rendszer a háttértáblákban letett árkondíciók alapján automatikusan kialakít egy árat, amelyet a bizonylaton még lehet módosítani. Készletfoglalás: A rendelések szabadon létre lehet hozni és alap esetben nem történik meg a készlet ellenőrzése ezen a ponton. Amikor azonban a készletek kezdenek kifogyni és nyilván kell tartani, hogy mennyit ígértünk már el a készletekből a vevőknek, akkor lép be a foglalás. Ha ebben az időszakban minden rendelést foglalással hoztak létre, akkor a rendszer automatikusan jelzi, hogy mikor lépjük túl az aktuális készletet. Keretszerződések: A vevőkkel kötött hosszabb távú szerződéseket keretszerződésekben lehet rögzíteni a rendszerben. A vállalatnál pl. a mennyiségi keretszerződések típust lehet kialakítani, amely tartalmazza a rendelés minden adatát, de a szállítási időpontok nélkül. A megrendelések formájában készített lehívások fogják meghatározni a kiszállítás ütemezését. Az eladás támogatása: A meglevő ügyfelekkel kapcsolattartás és újabb ügyfelek megszerzése. Az eladás előtti tevékenységek lebonyolítása o Ajánlatkérés (Ár felvilágosítás) o Ajánlat (ár felvilágosítás+szállítási határidő+ ajánlat érvényessége) Eladási folyamat lebonyolítása o Az ügyfél megrendelések fogadása, rögzítése és határidőzése ( keretszerződések is) o Rendelkezésre állási vizsgálat BKiszállítás A kiszállítási komponens feladata az áru elosztásánál jelentkező adminisztrációs munka megkönnyítése. Az eladási és szállítási komponensek integráltsága lehetővé teszi, hogy szinte va- Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 125

140 8. Értékesítési modul (SD Sales and Distribution) Feladatok lamennyi adat, amely a kiszállításhoz szükséges, már a rendelésben megadható és onnan a szállítási bizonylatba átvehető. Szállítás létrehozása: A rendelésben megadott szállítási dátum szerint lekérdezhetjük a megrendeléseinket, azaz előállíthatjuk a feldolgozandó szállítások listáját. Egy megrendelést kiválasztva egyedileg is létrehozhatjuk a szállítási bizonylatot. Szállítási státusz(állapot): A szállítási bizonylatnak különböző státusza lehet, amely a szállítás feldolgozottsági fokát jellemzi. Diszpozíció, fuvarrendelés: A létrehozott szállítás fogja jelenteni a diszpozíciót (rendelkezésre állás biztosítást) a raktárak számára. A diszpozíciós lista a gyári raktárban elhelyezett terminálokon mindig megtekinthető percre pontos állapotban. Komissiózás: A diszponált mennyiségeket a raktár a kiszállító helyre gyűjti. Ezt a kigyűjtött mennyiséget a szállítási bizonylatban is rögzítenie kell, aminek hatására a szállítás státusza komissiózottá változik. Szállítólevél nyomtatása: A komissiózott státuszú bizonylatokról automatikusan kinyomtatódik a szállítólevél. Készpénzes értékesítésnél ez a szállítólevél a számla is egyben. Árukiadás könyvelése: Ha az áru elhagyta a telephelyet, akkor célszerű az árut a készletről lekönyvelni a hozzá tartozó göngyöleggel együtt. Számla csak az árukiadás után készülhet. Az árukiadást nem lehet stornózni, hanem egy esetleges rögzítési hiba esetén visszáru bizonylatot kell készíteni. Az esedékes megrendelések lényeges adatainak átvétele Kiszállítás előkészítése, bizonylatok Rendelkezésre állás ellenőrzése, sarzs (termelési/gyártási tétel, gyártási/termelési egység) azonosítása, elosztási, terítési (kiszállítási) raktár meghatározása (komissiózás) Az elosztási/ terítési raktárba előkészítés és az elszállított mennyiségről visszajelentés küldése (bizonylat) Csomagolás ( kiszerelés ) csomagolási bizonylatok Kiszállítási dokumentumok előállítása Az áru kiszállítás könyvelése (az áru kiszállítás anyagbizonylatai) Az anyag készletállomány aktualizálása A pénzügyi könyvvitelben az anyagszámlákra könyvelés ( a félkész és késztermékek készletállomány változása) 126 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

141 7.1 Karbantartás (PM Project Management) 86. ábra Eladás, értékesítés Funkcionális nézet Üzleti partnerek adatainak napra készen tartása Vevő / Megrendelő adatok kezelése A vevő oldalán a kapcsolattartó adatainak a kezelése A vevő oldalon a kapcsolati hierarchia kezelése BEladás, értékesítés Funkcionális nézet Cikk (anyag) törzs kezelése Választék adatainak kezelése Cikkjegyzék, anyaglista, kizárás Cikk (anyag) megkeresése Üzleti feltételek napra készen tartása Üzleti feltételek feldolgozása, kezelése Megállapodások napra készen tartása Vevő-Cikk (anyag)-info-kezelése Árengedmény megállapodások kezelése Promóció kezelése Árengedmény, kiárusítási akciók kezelése BSD- Dokumentum áramlás (bizonylatok) Bizonylattípusok Ajánlatkérés Ajánlat Határidős megbízás Készpénzes vásárlás Azonnali megbízás Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 127

142 8. Értékesítési modul (SD Sales and Distribution) Feladatok Konszignáció Szállítási terv Szerződés Díjmentes kiszállítás Díjmentes pótszállítás Visszáru Jóváírási igény, terhelési igény Kölcsön termék 87. ábra SD- Dokumentum áramlás (bizonylatok) BÉrtékesítési információrendszer (VIS) Az Értékesítési információrendszer része az egész logisztikát átfogó Logisztikai Információrendszernek (LIS). A komponens célja, hogy átfogó képet nyújtson a vállalat tevékenységéről és lehetőséget adjon a tervezési és elemzési munka elvégzéséhez. Az elkészített elemzések grafikusan is megjeleníthetők BAz értékesítési modul feladata Az értékesítés a kereskedelmi tevékenységek a hatáskörébe tartozik, mely alatt a saját gyártmányú illetve a forgalmazott termékek és szolgáltatások eladása értendő. A folyamat első lépése az értékesítési ajánlat készítése. Az ajánlat általában egy vagy több termék/szolgáltatási alapcsomag leírásából és a hozzá tartozó opciókból ismertetéséből áll, rövid termékismertetővel, a hozzá tartozó árakkal, várható szállítási határidővel. Az ajánlatból a vevő megtudhatja a szerződési feltételeket, mind a gyártásra, szállításra, mind pedig a beüzemelésre, fizetésre vonatkozóan, esetleg a garanciális és szavatossági feltételeket. 128 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

143 7.1 Karbantartás (PM Project Management) 88. ábra Ajánlat készítés folyamata legyártandó termék esetében A vevői igény felmerülése után meg kell vizsgálni, hogy kiadható-e szabványos formátumú ( standard ) ajánlat az ügyfélnek. Amennyiben igen, akkor az ajánlat az elkészültét követően közvetlenül kiadható. Abban az esetben, ha nem lehet szabványos formátumú ajánlatot készíteni, akkor felmérést kell végezni, hogy mire van szükség (szükséglet elemzés/biztosítás). A vevői igény ismeretében kiderül, hogy saját belső gyártású, vagy külső beszerzésű termékre vagy termékekre van-e szükség. Saját gyártmányú termék esetén a gyártástól kell ajánlatot kérni a költségekre és a vállalási időtartamra vonatkozóan, külső beszerzésnél pedig a beszállítóval kell megállapodni. Ezután el kell végezni az árkalkulációt, melynek értékhatárától függően a kiadás előtt felsővezetői jóváhagyásra van szükség. Ezt követően az ajánlat kiadható az ügyfélnek. Amennyiben az ajánlat elfogadásra kerül (esetleges változtatásokkal), azaz az ügyfél a megrendelését elküldi, a kereskedő visszaigazolja rendelés visszaigazolás formájában. Az értékesítés folyamata indulhat rögtön a megrendelés beérkezésből, ha a vevő pontosan tudja, mit szeretne vásárolni. 89. ábra A megrendelés folyamata A megrendelés leadása esetén, ha a vevő által kért termék nincs raktáron, az értékesítő/kereskedő elindítja a beszerzési folyamatot, illetve saját termék esetén a gyártási folyamatot. Fontos, hogy a vevő pontos információt kapjon a termék várható beérkezéséről. Ha a megrendelt termékeknek egy része hiányosan teljesíthető, akkor kérésre és megállapodás alapján történhet a teljesítés több lépésben. Amennyiben az ügyfél által kért termék raktáron van, tisztázni kell a pontos kiszállítási dátumot, és ennek időpontjáról a kereskedelemnek a raktárt értesítenie kell. Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 129

144 8. Értékesítési modul (SD Sales and Distribution) Feladatok Szállítólevél csak a termék kibocsátás /kiadás pillanatában készülhet, amelyből előírt számú példányt kell előállítani (pl. három példányt kell nyomtatni). Egyes esetekben előfordul, hogy nem az ügyfél jön személyesen a termékért, hanem az általa megbízott fuvarozó. Természetesen ilyenkor kérésre több szállítólevél is készíthető. A folyamat legutolsó lépése a számlázás, mely az esetek többségében a szállítólevélből készül és az értékesítés/kereskedők hatáskörébe tartozik BVevői törzsadatok kezelése egy ERP rendszerben A vevő adatbázis a vállalat összes ügyfelét tartalmazza valamennyi hozzá tartozó információval együtt. Minden vevő egy ügyfélszámmal ellátva szerepel a rendszerben. A Vevő törzs legfontosabb tulajdonságai a következőek: általános: cégnév, számlázási ill. szállítási cím, telefonszám, cím, webcím, kontaktszemély, ország, megye, nyelv számlázás: számlacím, ügynök, ügyfélgazda, hálózati tag, fizetési feltétel, fizetés módja, és hitelkeret rendelhető hozzá pénzügyi könyvelési adatok: gazdasági év, pénznem, gyűjtőszámla forgalmi adatok: évre és hónapra lebontva látszik az adott vevő forgalma vevőkategóriák: kategorizálni lehet a vevőket tevékenységi körük szerint előre megadott választási lehetőségek közül (pl.: személyautó v haszongépjármű szervizek, márkakereskedések, vizsgahelyek, zöldkártyáztatnak, gumisműhely, stb.) Ezen alapinformációkon kívül lekérdezhető az adott vevőhöz tartozó összes ügylet. Láthatóak a függőben lévő, nyitott ügyleteket, melyek szabadon szerkeszthetőek, módosíthatóak. Ha már lezárultak az archívumba kerülnek, ahonnét bármikor előhívhatóak. Ezek akármelyikét szükség esetén újra lehet nyomtatni, változtatni azonban értelemszerűen nem lehet. A rendszer lehetővé teszi a potenciális vevők, vagyis az érdeklődők nyilvántartását is. Ők is azonosítószámot kapnak és alapadatok is hozzájuk rendelhetők (mint a tényleges ügyfelek általános adatai) lehetővé téve feléjük az ajánlatadást. A rendszer szerint érdeklődő alatt azokat a cégeket értelmezi, akik ajánlatot kaptak. Ha az ajánlatot elfogadják, vagyis megrendelik, akkor vevő képezhető belőlük és folytatódhat a folyamat: rendelését visszaigazolhatják, szállítólevelet, számlát készíthetnek, stb. Az értékesítésnek a számla kiállításával van vége. A számla kiegyenlítését/pénzügyi teljesítését a pénzügy figyeli, nem fizetés esetén fizetési felszólítást küldenek a vevőnek Árucikk törzsadatok egy ERP rendszerben A cikktörzs adatokat a rendszer valamennyi modulja használja, és a vállalat összes részlege ugyanazokat az adatokat látják. Az nem csak fizikailag megfogható termékeket, hanem az ún. nem készletezett cikkeket is kezelni tudja. Ilyenek pl. a különböző szolgáltatások, fuvardíjak, csomagolási díjak stb. Új termék rögzítésénél a következő fontosabb adatokat kell kitölteni: keresőszó, cikkszám, értékesítési és beszerzési megnevezés, vámtarifaszám (szolgáltatás esetén szolgáltatási jegyzékszám), raktár megjelölés, mennyiségi egység, súly, méret, beszerzési és értékesítési ár, könyvelés helye, 130 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

145 7.1 Karbantartás (PM Project Management) minimumkészlet meghatározása, szállító megjelölése BAjánlat készítés Az ajánlatok a szükséges információk bevitelével az ajánlat űrlapon/formalapon/képernyőn készülnek. Az ajánlatokat időrendi sorrendben le lehet kérdezni. A listák és kiértékelési táblák áttekintést adnak az aktuális, ill. már lezárt ajánlatokról. A kész ajánlatok az eredeti állapotban az ajánlat archívumban kerülnek archiválásra. A hozzáférés szükség esetén bármikor lehetséges. Ajánlat elkészítése nem minden esetben szükséges, csak akkor, ha az ügyfél ezt külön kéri. Ilyen esetre a legjobb példa, amikor a vevőnek pályáznia kell, vagy több cégtől is szeretne árajánlatot kérni azért, hogy később ki tudja választani a neki megfelelőt. Ebből kiindulva az ajánlatból nem mindig jön létre megrendelés. A függőben lévő ajánlatok az archívumban megtalálhatóak. Az ajánlat készítési/kibocsátási funkciók közül a legfontosabbak az alábbiak: Bejövő ajánlatkérések rögzítése Az ajánlatok megváltoztatásának lehetősége Ajánlatok nyomtatása a vevőnél rögzített nyelven Archivált ajánlatokat ki tudjuk nyomtatni Ajánlati árak és értékek bevitele különböző pénznemekben Ajánlat átadása vevői megrendeléshez Ajánlat archívumban az összes kész ajánlat megtalálható eredeti állapotban Az ajánlat elkészítése a kereskedő/értékesítő feladata. Az értékesítési modulon belül található az ajánlat funkció, mely a következő funkciókból/tranzakciókból tevődik össze: általános: itt lehet kiválasztani a vevőt. kapcsolat részbe tartozik a vevő címe és szállítási címe, telefon- és faxszám, valamint az cím. szövegek, kondíciók, szállítás: lehetőség van arra, hogy a kinyomtatott ajánlaton a beírt szöveg megjelenjen, mely kerülhet a dokumentum elejére és végére is. tételek: itt lehet beemelni azokat a tételeket, melyről a vevő árajánlatot szeretne. o A következő mezők kerülnek kitöltésre. Az árucikk részbe beírható közvetlenül a hivatkozási szám is, ha ezt nem ismert, akkor az adatbázisból a terméke kikereshető. Az adatbázisban a keresés történhet: gyártó, cikkszám, megnevezés, ár stb., alapján kereshető. A termék beemelése automatikusan kitölti a hozzá tartozó adatokat, mint megnevezés, ár, mennyiségi egység. A mennyiségnél tudjuk kitölteni a darabszámot. Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 131

146 8. Értékesítési modul (SD Sales and Distribution) Feladatok Ha minden szükséges adat ki van töltve, el lehet menteni az ajánlatot, amely természetesen a későbbiekben bármikor módosítható. Az ajánlat vevőnek történő továbbítása történhet postán, illetve -en BMegrendelés Megrendelés kétféleképpen készülhet. Ha a rendelést nem előzi meg ajánlatkérés, akkor rögtön a megrendelés elkészítése az első lépés. Ha viszont egy létező ajánlatot fogad el az ügyfél, egy utasítással - az esetleges változtatásokra lehetőséget teremtve megrendelés készíthető belőle. A megrendelés képernyő felépítése hasonló az ajánlat űrlaphoz felépítéséhez. Ha elfogadásra kerülnek az ajánlat adatai a megrendelésben, akkor a megrendelés sokkal gyorsabban elkészül és az adott ajánlatból egy megrendelés lesz. A vevői megrendelés funkciói közül a legfontosabbak: Rendelés készítése és módosítása Megrendelés készítése az ajánlati adatok átvételével Az árucikkek rendelkezésre állásának vizsgálata a megrendelés rögzítése alatt A megrendelés elkészítése szintén a kereskedelmi vagy értékesítési osztályhoz tartozik. A termékek felvitelénél a rendszer jelzi az aktuális szabad és foglalt készletet. Így a kereskedő már a rendelés felvételénél látja, ha az adott termékből rendelnie kell. A tételeknél van lehetőség beállítani a kedvezményeket (pl.: -10%). A rendszer így automatikusan csökkenti az árat 10 %-kal. A kedvezmény a vevőknek attól függően adható, hogy mióta ügyfele a vállalatnak, milyen értékben szokott vásárolni, illetve hogy időben teljesíti-e a fizetési feltételeket. Az elmentett rendelés bármikor módosítható egészen addig, amíg mindegyik tétel szállítólevélre nem kerül BSzállítólevél készítés Szállítólevél csak megrendelésből készülhet. A szállítólevelek kétféleképpen csoportosíthatóak: Ügyfél részére készülő szállítólevél Átraktározási szállítólevél Míg az előbbi áru és pénzmozgással is jár, addig az átraktározási szállítólevél csak az áru mozgásával. Szállítólevél készítése a raktári adminisztrátor feladatköre, amelyet az értékesítési szállítólevélen belül, az előzőleg létrehozott megrendelésalapján indítható. Egy adott megrendelésből esetleg többszöri szállítólevél is készülhet, valamint a tételeknél a darabmennyiségek is megbonthatók, ha a szükséges készletből nincs minden raktáron. Az átraktározási szállítólevél esetében meg kell adni az átraktározás raktárhelyet, a raktár számát, vagy ki kell keresni az adatbázisból. Stornó szállítólevél készítésére is van lehetőség a következő esetekben: az Ügyfél nem kéri a terméket nincs megadva a terméknél értékesítési ár nem a megfelelő termék lett kiírva 132 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

147 7.1 Karbantartás (PM Project Management) BSzámlázás (SD-BIL - Billing) A számla elkészítése az értékesítési folyamat utolsó lépése. A rendszer integráltsága itt is lehetővé teszi a hatékony feldolgozást, hiszen a számla valamennyi adata a megelőző bizonylatokból veszi át. A számla többnyire a szállítólevélből készül. Ilyenkor be kell írni a szállítólevél számát, és a számlán megjelenik a kiszállított, számlázható tételek sora, melyek árait és a fizetési feltételt a rendelés visszaigazolásból emeli át a rendszer. Számla létrehozása: A számlák az ügylet típusától és a számlázandó cikk fajtájától függően a megrendelésre, illetve a szállításra való hivatkozással készülnek. A teljesítést megelőzően csak proforma számlát lehet nyomtatni (pl. előlegbekérő). A kiszállítás során begyűjtött göngyölegeket is a keletkező számlán kell jóváírni. A számla elmentésekor automatikusan történnek a megfelelő főkönyvi könyvelések: vevő analitika, árbevétel számla, befizetendő ÁFA számla. Számla nyomtatása: A számlák nyomtatása történhet azonnal a bizonylat létrehozásakor vagy egy tetszőleges későbbi időpontban. Számla státuszának vizsgálata: a számla bizonylatok státusza kétféle lehet: főkönyvi könyvelésre átadott főkönyvi könyvelésre átadandó Havi zárás előtt ellenőrizni kell, hogy nem maradt-e könyvelésre átadandó számla a rendszerben. Az esetleges hibák, reklamációk vagy egyszerű ügyrendi szükségesség miatt a rendszernek képesnek kell lennie az üzleti események utólagos változtatására. Visszáru kezelése: A visszáru kezelése szinte teljesen azonos módon történik, mint a rendes értékesítés. Jóváírások, megterhelések: Alulszámlázás, illetve túlszámlázás esetén speciális rendelés típussal létre kell hozni egy korrekciós igényt, amelyet számlázás fog követni. Számla sztornó: Bármely számlát lehet sztornózni egy ellentétes előjelű sztornó számla létrehozásával. SD Számla kiállítás és vállalati információrendszer kapcsolata Számlázás Számla kiállítás ( egyedi, összevont, jóváírás, terhelés, sztornó stb.) A pénzügyi könyvelésbe, mint követelés (kinnlevőség) átvétele (adós könyvelési számlák kezelése); Az eredmény (gazdasági/pénzügyi) kiszámítása, az adatok átvétele a kontrolling modulba(co-pa); A vezetői információrendszerbe az adatok átemelése Összesítések, aggregálások és a vállalati adatok kiértékelése Az irányítás szempontjából fontos korai jelzőszámok előállítása BAZ értékesítés és a logisztika kapcsolata Az értékesítés /eladás folyamatának lebonyolítása és a kapcsolódó logisztikai tevékenységek végrehajtása Anyag meghatározása, megtalálása (helyettesítés) Ármegállapítás Szállítási határidő megállapítása Rendelkezésre állási vizsgálat Kalkuláció Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 133

148 8. Értékesítési modul (SD Sales and Distribution) Feladatok Könyvelési terület Értékesítésii roda Üzleti terület Üzem Értékesítési terület Értékesítési osztály Értékesítési mód / út Expedíció Kiszállítási részleg Értékesítők csoportjai Értékesítési szervezet Rakodási hely Üzemiraktár 90. ábra Értékesítés Rendszerszervezési nézet Hitel korlát ellenőrzés Foglalás Sarzs megtalálás, gyártási tétel megtalálás Megbízás nyomon követés Adó és egyéb feltételek meghatározása Egyedi és tömeg számla feldolgozós Visszáru feldolgozás Elosztás, terítés (kisszállítás) Szállítástervezés Külkereskedelmi ügyletek lebonyolítása 134 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

149 9.1 A termelés tervezés és irányítás (PP) 9 A TERMELÉS TERVEZÉS ÉS IRÁNYÍTÁS (PP) Logisztika MM Anyaggazdálkodás SD Értékesítés FI Pénzügy és számvitel CO Controlling Számvitel PP Termeléstervezés R/3 AM Eszköz gazdálkodás QM Minőségbiztosítás PM Karbantartás Ügyfél /Kiszolgáló ABAP HR Emberi erőforrások IS Szakágazati megoldások WF Workflow PS Projektrendszer Emberi erőforrások Alkalmazásokat átfogó funkciók 91. ábra R/3 Integrációmodell A termelés tervezés és irányítás (PP) 9.1 A termelés tervezés és irányítás (PP) Feladatok Mennyiségben és időben az előállítandó termékekre tervkészítés továbbá a termelési folyamat irányítása Különböző termelési tervkészítési megközelítések közötti átalakítás (MRP-II stb.) Különböző gyártási módok támogatása (pl. Projekt szerű gyártás, egyedi gyártás, összeszerelés, gyártási tétel szerinti, sorozatgyártás, folyamatszerű gyártás) Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 135

150 9. A termelés tervezés és irányítás (PP) 92. ábra Termeléstervezés és irányítás PP Funkcionális területek Törzsadatok o Az anyagtörzs adatok, darabjegyzék, munkafolyamat terv, munkahelyek stb. Értékesítés és termelés nagyvonalú tervezése (Sales & Operations Planning, SOP) o Reális és ellentmondásmentes nagyvonalú termelési terv (pl. rendelkezésre álló kapacitással összhangban) a közép és hosszú távú értékesítési tervre és a rendelkezésre álló költségvetési tervre támaszkodva o Adatok a logisztikai információrendszerből (LIS) és az eredmény illetve piaci szegmensre vonatkozó elszámolásból, könyvelésből (CO-PA) 136 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

151 9.1 A termelés tervezés és irányítás (PP) 93. ábra Termelés tervezés Termelési tervkészítés A termelési / gyártási program (mennyiség, ütemezés) elkészítése a végtermékekre és lényeges részegységekre a megrendelések és az előrejelzések alapján Termelési programra terv készítés A tervezett és az ügyfél megrendelések elsődleges anyag szükséglete alapján az információk összegyűjtése és kezelése Ütemterv (Fődarabokra, egységekre) (Master Production Scheduling, MPS) A kritikus fontosságú részegységek tervezése (időben, kapacitásban, költségben) A gépek a rendelkezésre állás biztosításának interaktív kezelése (ütemezés, határidők illesztése, erőforrás simítás) Tervalapú rendelkezésre állás biztosítás (Material Requirements Planning, MRP) o A másodlagos (szekunder) szükségletek meghatározása (mennyiség, idő) a darabjegyzék segítségével o A készletállomány illesztése ( nettó szükséglet tervezés) o Gyártási tétel nagyság kiszámítása o Kapacitástervezés a termék átfutási időszakaszok meghatározásával (kapacitás szükséglet, rendelkezésre állás, illesztés, kiegyenlítés) Termelés (gyártás) irányítás o A termelési program átalakítása feladatokká és gyártási lépésekké (intézkedésekké) o Lefutása: A termelési szükséglet alapján (pl. tervfeladat) -> termelési, gyártási feladat előállítása > a rendelkezésre állás vizsgálata -> feladat kiadása -> a munkafeladat lap (munka utasítás) kinyomtatása -> Anyag kiadása -> a termelési feladat elvégzése -> a feladat elvégzé- Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 137

152 9. A termelés tervezés és irányítás (PP) sének visszajelzése (BDE, Betriebs Daten Erfassung, Shop Floor Data Collection) -> Árubeérkezés (Raktár) -> költségelszámolás -> Archiválás / törlés 138 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

153 10.1 Minőségirányítás (Quality management (QM)) 10 MINŐSÉGIRÁNYÍTÁS (QUALITY - / QUALITÄTSMANAGEMENT (QM)) Logisztika MM Anyaggazdálkodás SD Értékesítés FI Pénzügy és számvitel CO Controlling Számvitel PP Termeléstervezés R/3 AM Eszköz gazdálkodás QM Minőségbiztosítás PM Karbantartás Ügyfél /Kiszolgáló ABAP HR Emberi erőforrások IS Szakágazati megoldások WF Workflow PS Projektrendszer Emberi erőforrások Alkalmazásokat átfogó funkciók 94. ábra Minőségirányítás (Qualitätsmanagement (QM)) Az vállalatirányítási, ERP (pl. SAP) logisztikai rendszerében elhelyezkedő QM modul elsősorban a klasszikus minőségbiztosítási feladatokat, a minőségtervezést, a minőségvizsgálatot és a minőségirányítást látja el. Az integrált rendszer átfogó módon támogatja az ISO 9000-es szabvány sorozatnak megfelelő minőségbiztosítási rendszer elemeit. Egy-egy anyag, berendezés minőségi bizonyítványának automatikus elkészítésekor a rendszer az alkalmazási környezetből, illetve az adott modulból (pl. MM, PM) származó információkat használja fel. Amennyiben a vevő nincs megelégedve a szállított áru, vagy szolgáltatás minőségével, illetve műszaki paramétereivel, akkor a modul a reklamációk feldolgozásához a minőségi jelentések elnevezésű komponenst kínálja fel. A rendszer a minőségvizsgálat költségeit (vizsgálati költségek, hibaköltségek) egy költségszámítási rendelésben gyűjti. Majd ez a modul segít elszámolni e költségeket a költségviselő szervezeti egységre Minőségirányítás (Quality management (QM)) Funkcionális terület Törzsadatok Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 139

154 10. Minőségirányítás (Quality - / Qualitätsmanagement (QM)) Ellenőrzési szempontok (a vizsgálandó termék sajátosságok és az elvárt értékek) Vizsgálati módszerek o a termékhez, szolgáltatáshoz illeszkedő mérési, minőség ellenőrzési módszerek meghatározása o A minőségellenőrzési eredmények mérések adatainak gyűjtése Vizsgálati katalógus kialakítása a gyártott/előállított termékekre/ nyújtott szolgáltatásokra Dinamikus alkalmazkodás o a minőségi bevizsgálás környezetétől függően o gyakorisága az anyag minőségi állapotával összhangban, pl. rosszabb, akkor gyakrabban Minőségtervezés o Minőségellenőrzési terv minőségellenőrzési eszközökkel és a megvizsgálandó anyagokkal ( a munkafeladat tervhez, munkautasításhoz hasonlóan) Minőség-ellenőrzés irányítása A minőségi vizsgálatok, ellenőrzések eredményének rögzítése és értékelése A minőségi tanúsítványok kiállítása (-nak lehetősége) A minőség-ellenőrzés, vizsgálatok kivitelezésének irányítása A minőségügyi jelentések, bevizsgálási eredmények alapján A problémák, zavarok és hiányosságok dokumentálása és feldolgozása 140 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

155 11.3 Humánerőforrás gazdálkodás üzemgazdasági feladatok 11 SZEMÉLYÜGY - HUMÁN ERŐFORRÁS GAZDÁLKODÁS: FOLYAMATOK, TÖRZSDADATOK, INFORMÁCIÓÁRAM- LÁS A HR modul mind önállóan, mind más vállalatirányítási, ERP (pl. SAP) modulokkal együtt, integrált rendszer részeként is alkalmazható. Az integrált alkalmazás lehetővé teszi a vállalatirányítási rendszer egyéb moduljai és funkciói közötti átjárhatóságot. A HR modul maga is több, egymástól függetlenül és integráltan is alkalmazható komponensből áll, így biztosítható, hogy csak az adott vállalat számára fontos alkotórészeket vezessék be oly módon, hogy e komponensek egymással is, illetve a többi modullal is integráltan működjenek együtt, valamint lehetséges legyen a rendszer további komponensekkel való bővítése. A HR modulon belül a szervezeti felépítés és szervezettervezés komponens képezi az öszszes személyzeti tervezési tevékenység alapját. A képzettségek és követelmények komponens segítségével mód nyílik a képzési és továbbképzési szükségletek meghatározására. Az egyéni karriertervek komponens egy meghatározott személyből és az illető képességeiből megállapítja, hogy az adott személy mely pozícióra alkalmas. A személyzeti törzsadatok kezelése komponens minden munkatársat egyértelműen besorol a vállalati struktúrába, hozzárendeli egy szervezeti egységhez. Az időgazdálkodás komponens előre rögzített naptár szerint definiálja személyek (esetleg gépek) munkaidejét. A bérszámfejtés komponensben a munkatársak bére és juttatásai, illetve a tőlük levonásra kerülő tételek bérelemek formájában kerülnek rögzítésre. A HR modul nyitott kapcsoló/csatoló felületeket (Business Application Program Interfaces - BAPI) biztosít a külső adatcsere megvalósításához, így a modul problémamentesen működik együtt a saját fejlesztésű szoftvermegoldásokkal vagy harmadik fél termékeivel. A HR modulhoz további komponensek is tartoznak (pl. toborzás, rendezvényszervezés stb.) Humánerőforrás gazdálkodás üzemgazdasági feladatok Személyügyi adminisztráció Az emberi erőforrások megszerzése, személyügyi feladatok intézése; A személyzeti munka folytatása, a. pl. munkatársak felvétele, b. munkaidő elszámolás, c. bér és illetmény számfejtés Karrier tervezés A vállalat személyzeti politikájának megfogalmazása A stratégiai-taktikai folyamatok végrehajtása, pl. a jelenlegi szervezeti felépítés leképezése, a személyi karriere tervek készítése (Átalakítás, növekedés, zsugorodás), személyi képességek fejlesztése 11.3 Humánerőforrás gazdálkodás tárgya és célja A humánerőforrás gazdálkodás tárgya a vállalati munkamegosztásban a munkatársak szakmai helyének megtalálására vonatkozó, a szakmai feltételek, alternatívák kialakításával kapcsolatos módszerek megfogalmazása, a számos vállalati cél megvalósítása érdekében. Átfogja a munkatársak toborzásától, felvételétől, ki és továbbképzésétől, alkalmazásától és elbocsátásától a munkatársak motiválásán és irányításán keresztül a javadalmazási megoldásokig, mint például a bérig, a szociális juttatásokig, nyereségrészesedési és egyéb vállalati vagyon részesedési megoldásokig. A vállalati foglalkoztatottak egésze foglalkoztatási jogvi- Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 141

156 11. Személyügy - Humán erőforrás gazdálkodás: Folyamatok, törzsdadatok, információáramlás szonyban áll a vállalattal, amelyiknek a jogszabályi és kollektív szerződésiekben megfogalmazott szerződések szerint kell eljárnia. Pénzügyek és számvitel Anyagi erőforrás gazdálkodás Termelésirányítás Humánerőforrás gazdálkodás 95. ábra A humán erőforrás gazdálkodás elhelyezkedése az ERP szerkezetében 11.4 Humánerőforrás gazdálkodási modul (HR) - Áttekintés BKomponensek Személyügyi adminisztráció (HR-PA- Personal administration) o Igazgatási és elszámolási központú személyzeti adminisztráció; o Erős kapcsolat a pénzügyekhez és számvitelhez; foglalkoztatottak személyi törzsadatai o foglalkoztatottak felvétele, toborzása o Munkaidő elszámolás o Bérszámfejtés o Teljesítménybérezés o Utazási költségek 142 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

157 11.4 Humánerőforrás gazdálkodási modul (HR) - Áttekintés Üzleti terület Költség elszámolási terület Üzem Könyvelési terület Üzem részterület Bérszámfejtési terület Foglalkoztatottak csoportja 96. ábra Humánerőforrás Rendszerszervezése A legfontosabb feladatok, amivel egy személyzeti rendszer foglakozik, a következők: A munkaerő/szakember igény tervezés A munkaerő kiválasztás, felvétel A munkakörök/beosztások betöltése A továbbképzés tervezése A munkaerő/szakember igény tervezés Ennek a keretében a cégvezetés közli, hogy hány munkatársra van szüksége az adott tervezési periódusban, milyen szakképzettséggel, képesítéssel, gyakorlattal rendelkező emberekre van szükségük, és milyen munkakört kívánnak betöltetni. Ennek a folyamatnak az eredménye egy munkakör (beosztás) betöltési terv. A cégen belül az egyes beosztásokhoz munkaköri leírás tartozik, amely meghatározza, hogy milyen képzettségű személyre van szükségük, pl. titkárnő, adminisztrátor, stb. Az egyes munkahelyekhez hozzá van rendelve a munkaköri leírás, de több munkahelyhez tartozhat ugyanaz a munkaköri leírás. A munkaerő szükséglet megállapításához először a bruttó szükséglet munkakörönkénti megállapítására van szükség. Ezt az adott munkakör betöltésére alkalmas személyek számával kell csökkenteni, amit az alkalmazottak (munkatársak) és az általuk betöltött munkahelyek nyilvántartásából lehet megállapítani. A már biztos belépők és a várható kilépők különbségét is le kell ebből vonni, így kapjuk a nettó szükségletet munkakörönként. A munkaerőszükséglet természetesen mindig egy adott tervezési periódusra vonatkozik. Ezekből az információkból a vezetés számára a munkaerő-szükségletről, az egyes részlegekre is lebontva, különböző statisztikai jelentések készíthetők. Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 143

158 11. Személyügy - Humán erőforrás gazdálkodás: Folyamatok, törzsdadatok, információáramlás Vezetőség Jelölt Újság / Fejvadász cég 1 Szem. oszt. Munkaerő igény tervezés 3 Munkaerő keresés Szem. oszt. D1 munkakör betöltési terv D2 Alkalmazott D3 Jelölt Jelölt D6 Karrier 2 Szem. oszt. D2 Alkalmazott Állások betöltése 4 Szem. oszt. Továbbképzés tervezése Alkalmazott D4 Tanfolyam D5 Kiképzési program 97. ábra Adatfolyam ábra a humán erőforrás gazdálkodási (HR) /személyzeti rendszerre A munkaerő keresés, felvétel Ebben az eljárásban, a megfelelő jelentkezőkre való hivatkozás módját oldják meg, valamint a beérkezett jelentkezések kezelését. A megfogalmazott munkaerő igényre munkaerő felvételi tervet kell készíteni. Itt alkalmazandó eszközök az újság hirdetés, személyzeti tanácsadó (fejvadász) cégek megbízása, stb. A részletes és alapos jelentkezéseket a megfelelő munkaerőszükséglethez rendelik, ugyanakkor a jelentkezőket az alkalmazottak nyilvántartásában is rögzítik. Az is lehetséges, hogy egy jelentkező több munkakörrel kapcsolatban is szóba jön és természetesen egy munkakörre több jelentkező is lehet. A jelentkezőket és a munkaerő-szükséglet nyilvántartást ily módon egymáshoz kell kapcsolni, mint potenciálisan alkalmas személyeket. A munkaerő felvételi eljárás során, ha valakit egy állás betöltésére alkalmasnak találnak, akkor ezt a tényt a nyilvántartásban rögzítik, mint megfelelő személyt. A kiválasztási eljárás során a tesztek és a jelentkezési dokumentumok alapján a jelentkező szakképzettségét, ismereteit, tudását, képességeit felmérik, ezeket eltárolják. Ezek az adatok a munkakörökhöz való illesztésnél és az állások betöltésére készített tervben játszik szerepet. 144 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

159 11.4 Humánerőforrás gazdálkodási modul (HR) - Áttekintés Idő Munkaerő szükséglet Munkaköri leírás Munkaköri követelmény Személyes tulajdonság Munkaköri leírás / Állás Tanfolyam Állás Állás betöltése Alkalmazott Képesség Potenciális alkalmazott (Jelölt) Tanfolyam részt vétel Pályázó Véglegesített Karrier / Alkalmazott Kiképzési intézkedés Kiképzési intézkedés / Kiképzési program Kiképzési program Karrier / Kiképzési program Karrier 98. ábra Fogalmi szintű logikai adatszerkezet a humán erőforrás gazdálkodási rendszerre Az állások / munkahelyek betöltése Ebben az eljárásban megpróbálnak minden üres munkahelyet betölteni, a munkaköri leírásnak megfelelő személlyel. Ugyanakkor arra is törekednek, hogy az alkalmazottak a képzettségüknek és képességeiknek megfelelő posztokra kerüljenek, se túl és se alul képzettek ne legyenek az adott munkakörben. Az alkalmazottak illetve jelentkezők megfelelő elhelyezése érdekében, alkalmas minőségi- ill. döntési kritérium rendszer kell, a munkaköri leírásokat, az alkalmazottak adatait is részletesen és pontosabban rögzíteni kell. Ezt egy munkaköri követelményrendszerben írják le. Tipikus tulajdonságok: Szakképzettség, szakismeret, ügyesség A munka-kivitelezés minősége, zökkenőmentessége, biztonság, egészség, stb. A személyes tulajdonságok halmazáról vezetnek nyilvántartást, munkaköri leírásokhoz kapcsolódva pedig munkaköri követelményrendszerről. Az egyes munkatársakról, alkalmazottakról a képességeiket tartják nyilván (amik a nyilvántartott személyes tulajdonságok közé esnek). Ezen információk és nyilvántartások alapján hajtják végre a munkaköri profil és az alkalmazott szakmai profiljának összehasonlítását, és a lehetséges összerendelések meghatározását. Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 145

160 11. Személyügy - Humán erőforrás gazdálkodás: Folyamatok, törzsdadatok, információáramlás HR- Személyügy Időelszámolás Személyes adatok Időelszámoláshoz Teljesítménybér feldolgozás Több műszakos beosztás tervezése Munkatárs beosztás adatainak feldolgozása Teljesítmény béradatok begyűjtése kezelése Az időelszámoláshoz szükséges alapadatok feldolgozása Teljesítménybér számfejtés 99. ábra Humánerőforrás Funkcionális nézet Továbbképzés tervezése / személyzet fejlesztés Ez az eljárás az alkalmazottak hiányzó képességeiről, képzettségéről informálja az illetékes vezetőket, ezeket a hiányokat tanfolyamokkal, beiskolázásokkal lehet pótolni, és így az adott munkatársakat felelősségteljesebb posztok betöltésére teszik alkalmassá. A személyzetfejlesztés felfogható karrier tervezésnek is, azaz a magasabb beosztásba történő kinevezéssel kapcsolatos eljárások, a magasabb beosztásba való kerüléshez szükséges kritériumok, valamint a ki- és a továbbképzés rendszerének, A lehetséges beosztások, karrier lehetőségeket nyilvántartják. Egy bizonyos karrierhez a pályázónak át kell esnie meghatározott kiképzési programon. A kiképzési programok pl. konkrét tanfolyamokat, adott helyen szerzett gyakorlatot, áthelyezéseket/rotációt, stb. tartalmaznak. Ennek megfelelően a lehetséges karrierek mellett, a kiképzési programokat, és a kiképzéssel kapcsolatban hozott intézkedéseket is nyilvántartják. A vezetés döntése alapján indítják be a ki- és továbbképzését az adott alkalmazottnak, amiről természetesen az adott alkalmazottat is értesítik, pl. az elvégzendő tanfolyamokról. Egy tanfolyam a tervezési perióduson belül egy adott időre vonatkozik, de az adott időben természetesen több tanfolyam is lehet. A tanfolyam és kiképzéssel kapcsolatban hozott intézkedések között is kapcsolat van, azaz melyik tanfolyamra iskoláznak be a kiképzési program végrehajtása érdekében. A tanfolyam résztvevője a kijelölt alkalmazott lesz. Egy munkatárs természetesen egy adott időszakban több tanfolyamon is részt vehet, másrészt egy adott tanfolyamon több alkalmazott is szerepelhet résztvevőként. A karrier tervezés során az alkalmazottat egy bizonyos karrier pályához kapcsolják az eddig végzett munkája minősítésének alapján, ami folyamatosan történik. Ez a kapcsolat az alkalmazott és a karrier között nyújt segítséget a személyzeti (humán erőforrás gazdálkodási) osztály számára a ki- és továbbképzésre potenciálisan szóba jövők közötti előzetes válogatásra. Általában egy-egy alkalmazottat egy adott karrier csoporthoz rendelnek hozzá, azonban egy adott karrierhez több alkalmazott is tartozhat. 146 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

161 11.5 A humánerőforrás gazdálkodás vállalati (szervezeti) folyamatainak támogatása az adminisztrációtól kezdve a tervkészítésig (HR PA) BHumánerőforrás Adatnézet Foglalkoztatott társadalombiztosítási adatai Foglalkoztatott adózási adatai Foglalkoztatott munkaviszony adatai Határozott idejű munkaviszony Alkalmi munka Munkáltatói hozzájárulás Lakástakarékosság Életbiztosítás Értékpapír vásárlás Önkéntes nyugdíjpénztár Bérjegyzék Személyi jövedelemadó Vállalati kölcsön Munkaviszony megszüntetéséről értesítés (felmondás) Bank adatok BKarriertervezés és személyi képességek fejlesztése - Stratégiai központú és koncepcionális - A vállalati személyzeti politika átalakításának segítése - Szervezési feladatok - szervezet - Szakképzetségekkel történő foglalkozás Karriertervezés, utánpótlás - Rendezvényszervezés - Az tervkészítés a munkatársak munkakörökben történő alkalmazására Személyi költségek tervezés (bér stb.) 11.5 A humánerőforrás gazdálkodás vállalati (szervezeti) folyamatainak támogatása az adminisztrációtól kezdve a tervkészítésig (HR PA) Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 147

162 11. Személyügy - Humán erőforrás gazdálkodás: Folyamatok, törzsdadatok, információáramlás Mandant 1. Könyvelési terület (Company Code) (pl. Magyarország) 2. Könyvelési terület (Company Code) (pl. Németország) 1. Személyzeti terület (pl. Közép-magyaroszági régió) 2. Személyzeti terület (pl. Dél-magyarországi régió) 3. Személyzeti terület (pl. Dél-németország)) 1. Személyzeti részterület (igazgatás, adminisztráció) 2. Személyzeti részterület (Termelés) 100. ábra HR-PA (Personnel Administration) Vállalati szerkezet- Személyzeti igazgatási feladatok Személyzeti terület A foglalkoztatottak telephelyének megadása o A személyi adatok értékelésének, a munkatárs kiválasztási kritérium rendszere; o A hozzáférési, jogosultsági rendszer kialakítása; o Irányítás, pl. kollektív szerződések bértarifa rendszere, bérszerkezet, munkaidő tervezés. o A kiértékelési szempontok és jogosultságok pontosabb meghatározása. 148 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

163 11.5 A humánerőforrás gazdálkodás vállalati (szervezeti) folyamatainak támogatása az adminisztrációtól kezdve a tervkészítésig (HR PA) Nyugdíjas Aktív Nyugdíjas Határozott idejű szerződés Kollektív szerződés alapú bér Speciális bér 101. ábra HR-PA Szerkezete BFoglalkoztatottak csoportosítása - Az foglalkoztatottak és a vállalat viszonyának meghatározása, milyen mértékben állnak a vállalat rendelkezésére (pl. aktív, nyugdíjas, korengedményes nyugdíjas) - Az adatbevitelnél alapértelmezett adatértékek - A kiértékelésre kiválasztási kritériumok - A jogosultsági vizsgálatok szervezeti egysége BFoglalkoztatottak státusza - Az foglalkoztatottak csoportjait finomabban részekre bonthatják (munkás, fizikai dolgozó, alkalmazott, bértarifán kívül álló alkalmazott, szellemi dolgozó) - Bérszámfejtési és munka-időelszámolási szempontból fontos szempontok szerinti felosztás (pl. órabéres vagy havi illetmény) Bérszámfejtés - A bérszámfejtést végző szervezeti egység - Egy adott időpontban a bérszámfejtésben érintett foglalkoztatottak összessége BHR-PA funkcionális területek Törzsadatok kezelése Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 149

164 11. Személyügy - Humán erőforrás gazdálkodás: Folyamatok, törzsdadatok, információáramlás A foglalkoztatottak személyes adatainak tárolása logikailag összetartozó csoportokban (Infotypen) - Egy adott objektum különböző tulajdonsága és attribútumai adhatók meg, amelyek az objektumokat meghatározzák ill. leírják (Infotype - info típusokkal) - A szakmailag összetartozó adatokat öleli fel egy infotípus - SAP-ben alkalmazott megoldások - Egy Infotípust egy négyjegyű azonosítóval jelölnek Példák a sajátosságokra - Infotyp 0001 Szervezeti egységekhez rendelés (Kapcsolat- HR-PD-hez) - Infotyp 0002 Személyes adatok - Infotyp 0003 Bérszámfejtési állapot - Infotyp 0005 Szabadság - Infotyp 0006 Címek (pl. utca, házszám, lakhely) - Infotyp 0007 Ledolgozandó munkaidő órák - Infotyp 0008 Alapilletmény - Infotyp 0009 Bankszámla adatok Az egyes Infotípusok alapért elemezett értéke Null (az SAP-ban). A végfelhasználó számára egy infótípus egy képernyő, vagy űrlap formájában jelenik meg, amelyen strukturált mezők szolgálnak az adatok rögzítésére BFoglalkoztatottak toborzása, felvétele A vállalat teljes munkaerő felvételi eljárásának leképezése az ERP rendszerbe: A munkaerőigény rögzítése és a munkaerő toborzás, felvétel lépéseinek támogatása (pl. HR-PD-ből a megüresedett álláshelyek előállítása) A média és egyéb munkaerő keresési eszközök kezelése Az álláshirdetések és költségeik kezelése Az üres álláshelyek és a hirdetményekre jelentkezők összerendelése Számtalan értékelési lehetőség kialakíthatósága Az álláskeresők kezelése: A jelentkezők adatainak rögzítése, a jelentkezők strukturálása Az álláskeresőkkel folytatott levelezés, érintkezés támogatása (részben automatizált) A jelentkezők kiválasztásának támogatása (integráció HR-PD-vel a jelentkező és a megüresedett álláshelyek szakképzettségi igényének összevetésével, tömör szakmai életrajz, megadott szakképzettségű jelentkező keresése) A személyi törzsadatokból a jelentkező álláskeresők adatainak automatikus átvétele Megüresedett álláshely Hirdetmény megfogalmazása Jelentkezők adatainak rögzítése További adatok rögzítése Jelentkezők kiválasztása 102. ábra Foglalkoztatottak toborzása, felvétele BMunkaidő gazdálkodás A távollétek tervezésének rögzítése, értékelése mind belső mind külső munkatársakra Tervezés, adatrögzítés, a munkatársak egyes csoportjai munkaidő elszámolásának kiértékelése és kezelése: munka-időelszámolási modell kialakítása, adatok nyomon követése; Naptár: ünnepnapok, munkaidő terv (munkaszünetek tervezése, napi munkaidőtervek, időszakokra vonatkozó munkaidőtervek, havi munkaidőtervek) 150 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

165 11.5 A humánerőforrás gazdálkodás vállalati (szervezeti) folyamatainak támogatása az adminisztrációtól kezdve a tervkészítésig (HR PA) Munkaidő tervkészítés Munkaidő adatok rögzítése, begyűjtése 103. ábra Munkaidő gazdálkodás (PT) BMunkaidő gazdálkodás (PT) - A munkaerő munkaidejére tervkészítés (PT-SP) - A munkaidő-rögzítése és kezelése (különböző módszerek támogatása, pl. külső munkaidő-rögzítő rendszerek, Web alkalmazások, stb.) A munkaerő munkaidő adatainak kiértékelése - A teljesítménybérezéshez szükséges adatok előállítása - Az egyes munkatársak munkaidejéről jelentés készítés ( a munkaidő adatok átfogó kiértékelése, pl. a szabadságok kimutatása) BMunkaerő alkalmazás, munkába állítás (PT-SP) Munkaidő adatok értékelése Munkaidő kihasználtság A munkaerő szükséglet tervezése és rögzítése A jelenlegi és jövőbeli helyzet tervezése a munkatársak a rövid és középtávon rendelkezésre álló munkaerejéről Szükséglet kielégítés (vajon a munkaerő igény lefedett-e, mely munkatársak állnak még rendelkezésre a munkaerő szükséglet fedezésére) A munkatársak munkaidő elképzeléseinek figyelembevétele A munkaidő kiértékelés szimulációja (a munkatársak leterheltségének, a többletmunkának áttekintése) Munkaidő kiértékelés Munkatársanként a ledolgozott munkaidő értékelése A tervezett munkaidő és a túlórák kimutatása A munkaidő elszámolás vezetése ( egyéni számlák ) A bér, illetmény típusok kialakítása A munkaidőkeretek kialakítása A munkaidőrend felülvizsgálata Az ünnepnapok automatikus figyelembevétele Jelentések, pl. a munkaidőszabályok megsértéséről Teljesítménybér Teljesítménnyel arányos javadalmazási rendszer kialakítása Minden olyan bér illetve illetmény, amely valamilyen teljesítménnyel kapcsolatos Időbér, Prémiumos bér, darabbér Egyedi illetve csoport teljesítménybér A teljesítménybér elszámolása a bér illetve illetmény számfejtési rendszerbe integrált Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 151

166 11. Személyügy - Humán erőforrás gazdálkodás: Folyamatok, törzsdadatok, információáramlás BTeljesítménybérezés A prémium, időbér, darabbér szabályozás szerint az illetmény megállapításához szükséges adatok rögzítése és kiértékelése Teljesítménybér alatt minden olyan bérezési formát értenek, amelynél a havi bér mellet valamilyen teljesítményparaméter is rögzítenek Egyedi és csoport teljesítménybér megkülönböztetése A bérelszámolási lapok rögzítése (időbér, prémium bér, darabbér) A munkaidő teljesítés arányának kimutatása A teljesítménybér elszámolás a bérszámfejtési rendszerbe integrált HR-PA funkcionális területek V BUtazási költségek Üzleti utazások teljes folyamatának támogatása az indítványozástól, kérelmezéstől kezdve az engedélyezésig és az utazási költségek lekönyveléséig BUtaztatás (FI-TV) Az utaztatási költségek elszámolásának továbbadása az egyéb vállalati funkcionális területek felé Az utaztatások kezelése a következő részterületekre bontható Utazási igények Utazások tervezés Az utazási költségek elszámolása Három részterület integrációja (ugyanazokra a személyi törzsadatokra támaszkodik) Az integráció révén az utazási tervek és az utazási költségek adatait, idő és ügy tekintetében pontosan, a bérszámfejtés felé továbbítják A feladatok összefoglalása Foglalkozás vagy tevékenységi terület (pl. adminisztrátor, ügyintéző, könyvelő) A tervezett helyek osztályozása A vállalaton belül csak egy van Munkakör Leírja Szervezeti egység tartalmazza Tervezett, betöltendő munkakör Tetszőleges szervezeti forma pl. Osztály, csoport Egy munkakör konkretizálása Egy adott munkahely, állás, amelyet egy munkatárs betölt vagy be fog tölteni A szervezeten belül egy adott munkatársat rendelnek hozzá Leírja Leírja Bele tartozik hozzá tartozik Feladat Személy Munkahely Fizikailag megragadható hely, amelyen egy (tervezett) munkakörben előírt feladatokat hajtanak végre 152 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

167 11.6 HR-PD (Personnel Development) Személyzet fejlesztés funkcionális területek 104. ábra HR-PD szervezése 11.6 HR-PD (Personnel Development) Személyzet fejlesztés funkcionális területek BSzervezés, szervezet o A szervezeti felépítés modellezése és napra készen tartása olyan objektumtípusok segítségével, mint pl. szervezeti egység, munkakör, tervezett munkakör, munkahely és feladatok o Az egyes foglalkoztatottakra vonatkozó tényleges és tervezett helyzet bemutatása (listaszerűen vagy grafikusan) o A munkafolyamatok szervezésének (Workflow), személyügyi információrendszernek és a személyi költségek tervezésének az előfeltétele BSzakképzettségek kezelése A szakképzettségek katalógusának felállítása A szakképzettségek és az igények profiljainak felállítása A profilok összehasonlításának, egyeztetésének végrehajtása (a jelenlegi munkatársak és a jelentkezők) BÉrtékelési, minősítési rendszer Tetszőleges elemző jellegű értékelési rendszer leképezhető A személyi minősítések (személyes elbeszélgetések) tervezése, végrehajtása és kiértékelése BÉletpálya és utánpótlás tervezés A munkatársak lehetséges karrier céljainak megfogalmazása A munkatársak szakmai életpályamodelljének megtervezése A potenciális jelöltek meghatározása utánpótlási, utód keresési igény esetére a tervezett munkakörök ismételt betöltésére BFejlesztési tervek Általános és egyedi ki- és továbbképzési tervek kialakítása Rövid és hosszú távú munkaerő fejlesztési lépések, intézkedések tervezése és végrehajtása BKarriertervezés, utánpótlás Az életpályamodellek megtervezése (a vállalaton belüli általános fejlődési lehetőségek) Egyedi karriertervek készítése a munkatársak szakképzettségi profiljának és a kiválasztott életpályamodellben tartalmazott munkakörök által támasztott igények összevetése révén A továbbképzési igények kimutatása a profil összehasonlítások alapján feltárt hiányosságok alapján (kapcsolat a rendezvényszervezéssel) Szakképzettségek katalógusa Az igények megfogalmazása, profil A szakképzettségi profil kialakítása Életpálya tervezés Profilok öszszevetése Utánpótlástervezés BRendezvényszervezés 105. ábra Foglalkoztatottak szakképzettségének fejlesztése Belső és külső rendezvények szervezése, tervezése, kivitelezése (Szemináriumok, képzések, tanfolyamok, kongresszusok, konferenciák) Rendezvények előkészítése Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 153

168 11. Személyügy - Humán erőforrás gazdálkodás: Folyamatok, törzsdadatok, információáramlás Rendezvénykatalógus, rendezvény kínálat kialakítása, rendezvények időpontjának, hoszszának tervezése, szolgáltatások elszámolása, stb. A rendezvények szervezése és lebonyolítása (a résztvevők jelentkezése, sztornírozása, számla, nyugta kezelés, belső szolgáltatás elszámolás, stb.) A résztvevők költségeinek elszámolása Rendezvények utáni utómunkálatok ( a szakképzettségek automatikus rögzítése, a rendezvények és a résztvevők értékelése, stb.) A karrier tervezési és személyi képességek fejlesztése modullal a kapcsolat engedélyezett, az ott megállapított, a munkatársak szakképzettségével kapcsolatos igényeket célzott továbbképzési lépésekkel fedik le - Előretervezés és szükséglet kielégítés - Grafikus tervezési tábla a munkatársak és munkahelyek munkaterhelési mértékével Személyi költségek tervezése - Az üzemi, vállalati működési költségekben a személyi költségek tervezése - A bérek, illetmények stb. tervezése Munkatársak Munkakörök Tervezett munkakörök Szervezeti egységek - Az foglalkoztatás egyéb költségeinek tervezése (pl. a munkáltató társadalombiztosítási hozzájárulása, ki- és továbbképzési költségek) - Különböző tervváltozatok, forgatókönyvek szimulációja lehetséges - Mind a vállalat stratégiai munkaerő kezelést mind az átfogó vállalati stratégiát támogatja - Az egyes személyekre vonatkozó intézkedések költség hatásainak tervezése és kimutatása - Az aktuális költségek igazolása A leendő személyi költségek kimutatása, mint költségvetési előrejelzés - A szervezetfejlesztésekre, átszervezésekre és egyéb szervezeti változásokra, a munkatársakkal kapcsolatos intézkedésekre és a bértarifa megállapodásokra tekintettel a személyi költségek tervezése és szimulációja A bérszámfejtés előkészítése Végrehajtása Utalás Társadalombiztosítás Egyéb értékelési szempontok Könyvelés 106. ábra Bér / illetményszámfejtés (pl. Németország PY-DE) Bér / illetményszámfejtés Olyan funkcionális szolgáltatásokat nyújt, amelyek az adott jogszabályi környezetnek, határozatoknak megfelelően a bér illetve az illetményszámfejtés végrehajtható A munkatársak fizetési adatainak és bruttóértékének előállítása ( a túlóra díj, éjszakai és ünnep illetve szabadnapi munka pótléka, stb.) A jogszabályi követelményeknek megfelelő nettó bér kiszámítása (pl. Az adók és társadalombiztosítási járulékok levonása, stb.) A jelentések, bérjegyzékek előállítása (pl. Bérfizetési jegyzék, társadalombiztosítási befizetések igazolása, stb.) Statisztikák, kiértékelések, kimutatások készítése Igény esetén automatikus visszamenőleges elszámolás, számítás 154 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

169 11.6 HR-PD (Personnel Development) Személyzet fejlesztés funkcionális területek Számviteli modulba könyvelés Kapcsolati felület ( interface ) a bérszámfejtés és számvitel között A bérszámfejtési eredmények könyvelési szempontból fontos információinak összeállítása A számvitel modul megfelelő könyvelési komponensében a könyvelés elvégzése Karrier tervezés, képességfejlesztés Rendezvényszervezés Bérszám számfejtés Törzsadatok HR Kontrolling Munkaidőgazdálkodás Utaztatások kezelése 107. ábra Integráció: A humánerőforrás gazdálkodás törzsadatai A személyes adatok képezik a személyzeti adminisztráció alapját A humán erőforrás gazdálkodás folyamatainak alapját alkotják BHumánerőforrás gazdálkodás szerkezet az SAP-ben Humán erőforrás adminisztráció / személyzeti adminisztráció (HR-PA) Munkaerő felvétel Karriertervezés, munkaerő képesség fejlesztése Javadalmazások kezelése (HR-CM) Személyi költségek tervezése A globális(internacionális vállalatoknál a munkatársak kezelése Adminisztratív szolgáltatás (HR-AS) Időskorúak ellátása, gondoskodás Költségvetés tervezés és gazdálkodás Szervezés, szervezet BIlletmény/Bérszámfejtés (PY) Németországi illetmény/bérszámfejtésre külön modul (PY-DE), de más országok bér ill. illetményszámfejtését is megvalósították. Munkaidő gazdálkodás (PT) Munkaidő tervezés (PT-WS) Munkaerő munkába állításának tervezése a munkakörökben (PT-SP) A munkaidő adatok gyűjtése és kezelése A munkaidő kiértékelése Teljesítménybérezés Rendezvényszervezés (PE) A rendezvények előkészítése A rendezvények kínálatának kialakítása Napi, aktuális ügyek intézése Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 155

170 11. Személyügy - Humán erőforrás gazdálkodás: Folyamatok, törzsdadatok, információáramlás Költségek elszámolása Ciklikusan ismétlődő munkák, feladatok Kiértékelések 156 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

171 12.1 Kontrolling modul (CO) Áttekintés 12 KONTROLLING: FOLYAMATOK, TÖRZSDADATOK, INFORMÁCIÓÁRAMLÁS A Kontrolling (CO) modul legfontosabb feladata a termékhez vagy szolgáltatáshoz közvetlenül nem kapcsolható költségek nyomon követése és felügyelete. A költséghelyszámítás és a közvetett költségeknek a költséghelyhez történő hozzárendelése révén a vállalat költségei a felmerülés helye szerint kontírozhatók, a modulon belül tovább oszthatók átterhelés vagy átkönyvelés segítségével. A kontrolling modul számos tervezési lehetőséggel támogatja a költségek tervezését, a terv- és tényadatok összehasonlítását, a pontos költségelemzést. A tervadatokon túl a közvetett költség hozzárendelések révén költségkeretek határozhatók meg, és ezek a keretek a rendelkezésre állási vizsgálat segítségével folyamatosan figyelhetők, a felhasználások a kötelezettségek nyomon követésével (obligókezelés) kézben tarthatók. Kontírozás A gazdasági eseményeknek főkönyvi számlákra történő könyvelése. A kontírozáskor az egyes tételekhez ezek a főkönyvi számla számok kerülnek hozzárendelésre. Tartalma részben a kötelező főkönyvi számlákból, részben a cégre jellemző főkönyvi számlákból áll. A bizonylatokon meg kell jelölni azokat a könyvviteli számlákat, amelyeken az értékadatokat, a mennyiségi, készletváltozási adatokat rögzíteni kell. Ez a számlakijelölés, a kontírozás Kontrolling modul (CO) Áttekintés Az ERP, a vállalatirányítási rendszer (pl. SAP R/3) rendszer EC Enterprise Controlling, Vállalati szintű kontrolling)) modulja egy olyan magas szintű kontrolling lehetőségét nyújtja, amely segít abban, hogy a vállalatot, mint egységes egészet igazgathassák, irányíthassák. Négy részmodulból tevődik össze (Profit-center számítás, Konszolidáció, Tervezés, Vezetői információrendszer). A vezetői információrendszer (EIS, Executive Information System) az egyre gyorsabban változó vállalati környezetben megfelelő döntések előkészítését segíti, a vállalat döntéshozóinak egy kényelmes és hatékony információrendszer nyújt, amelynek segítségével kiválaszthatják az operatív adatok áradatából a lényeges adatokat. A hagyományos, tisztán papíron alapuló beszámolórendszer ezeknek a követelményeknek nem tud eleget tenni, hiszen túl sok manuális munkára van szükség ahhoz, hogy papíron szolgáltassák a vezetőség számára a számukra lényeges információkat. További jelentős problémát okoz, hogy a klaszszikus vállalati beszámolórendszerben túl későn érkeznek meg a szükséges információk és gyakran téves adatokat is tartalmaznak. Ezért olyan nagyteljesítményű információrendszerre van szükség, amely messzemenően támogatja és felgyorsítja a beszámoló készítés folyamatait és lehetővé teszi, hogy on-line üzemmódban bármikor célzottan lehívhatóak legyenek a döntéseket támogató információk. Ehhez egységes adatbázissal kell rendelkezni. Az EIS adatmodelljének alapját egy egyedileg konfigurálható EIS adatbázis képezi, amely alapadatokat szolgáltat az összes beszámolóhoz, és amelybe az összes szükséges adat bekerül az EIS adatbeszerzési funkció segítségével. Az adatbázis természetesen jogosultsági rendszerrel védett. Információrendszer szempontból mindegyik SAP-EIS nézet egy adatbázis-tábla. Az adatbázistáblák összessége adja az SAP-EIS adattárházat, amelynek legnagyobb előnye a bővíthetőség. Az EIS komponensben az adatokat számos funkció segítségével dolgozhatók fel. A felső és középvezetés számára történő megjelenítéshez egy teljes mértékben grafikus, többdimenziós adat megjelenítésre alkalmas felhasználói felület áll rendelkezésre. Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 157

172 12. Kontrolling: Folyamatok, törzsdadatok, információáramlás A rendszerben az adatok megjelenítése kétféle módon történhet: beszámolófüzetek formájában vagy szabad vizsgálati módszerrel. A beszámolófüzet beszámolói állhatnak egy vagy több oldalból, illetve előre definiált űrlapokból is. Egy oldal tartalmazhat táblázatot, grafikát vagy szöveget. A beszámolófüzet nagy előnye a beszámolók áttekinthetősége, valamint hogy az adatokat átadhatók EXCEL vagy WORD alapú PC alkalmazásoknak és ott további módosításokat végezhetnek rajtuk. A beszámolókat természetesen ki is nyomtathatók. A szabad vizsgálati módszer az egyes értékek és jellemzők kombinációjának interaktív vizsgálatát jelenti. A menedzsment az adatállományt az összes létező jellemző szerint kiértékelheti, valamint végezhet eltéréselemzést (Gap analysis) is. A kontrolling a vállalat belső számviteli igényeit koordinálja, felügyeli és optimalizálja. A tényleges eredmények dokumentálása mellett azonban a tervezés a kontrolling fő feladata. Az eredményességi számítások az egyes részterületek, valamint a teljes vállalkozás gazdaságosságának ellenőrzését szolgálják és információt szolgáltatnak a menedzsment döntéseihez. Ezen keresztül támogatja a vállalatirányítási rendszer, ERP (pl. SAP R/3) kontrolling modulja az operatív és stratégiai célok elérését. A modul különböző költségszámítási eljárásokat támogat (teljes-, rész-, közvetlen költség, fedezet, stb.). A CO modul több komponensből tevődik össze, amelyek különböző feladatok feldolgozására alkalmasak. A kontrollingban felmerülő tipikus kérdések és a megválaszolásukra szolgáló komponensek a következők: - A költség- és árbevétel számításban (CO-CEL) gyűjtik a kontrolling számára a költségeket és az árbevételeket. A legtöbb érték automatikusan kerül a pénzügyi könyvelésből a kontrollingba. - A költséghely számítás (CO-OM-CCA) segítségével megvizsgálható, hogy a vállalatnál hol és milyen közvetett költségek merülnek fel. - Az általánosköltség elemek leképezése, összerendelése (CO-OM-OPA): a költségek intézkedésekhez kapcsolhatóan gyűjthetők és ellenőrizhetők. Az intézkedésekhez (pl. egy projekthez költségkeretek rendelhetők, amelyek betartását a rendszer automatikusan figyeli). - A termékköltség-kontrolling (CO-PC) meghatározza azokat a költségeket, amelyek egy termék előállításánál keletkeznek. Ezen kívül megállapítható az ár alsó határa határköltség, amelyért a vállalatnak még érdemes a termékét értékesítenie. Szimulálható, hogy a termelési eljárásban bekövetkezett változások (pl. új technológia) milyen hatással vannak az előállítási költségekre. A CO modul üzemszerű használatba vétele előtt az alkalmazási rendszeradminisztráció funkció keretében a kontrolling modul működéséhez szükséges alapadatok, táblák beállítása történik meg (törzsadatok, Master Data ). Meghatározhatók a vállalat költségszámítási módszerei, valamint az alkalmazásra kerülő almodulok. Szükséges a költséghelyekre vonatkozó törzsadatok meghatározása is. A költséghelyek közötti hierarchiák kialakítására is lehetőséget kínál az ERP rendszer. Egy költséghely hierarchia, a szabványos költséghely hierarchia kialakítsa kötelező a modulban. E hierarchia az, amelyhez minden költséghelyet hozzá kell rendelni. A szabványos költséghely az alábbi négy fő csomópontból áll: - általános költséghelyek (igazgatási, irányítási, szolgáltatói, technikai); - közvetlen költséghelyek (termelő költséghely); - projektek; - költségviselők (gyártó, termelő egységek, stb.) 158 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

173 12.1 Kontrolling modul (CO) Áttekintés Üzemgazdasági követelmények A költségek tervezése és ellenőrzése a szervezet felelősségi körök szerint; A létező vagy tervezett termékek és / vagy szolgáltatások költségkalkulációja; Az eredmény alakulás tervezése és ellenőrzése a világosan megfogalmazott felelősségi területek, körök szerint (Eredmény kalkuláció profit centrum kontrolling (Profit-Center-Controlling)) ; A vállalat irányításért felelősök számára döntés előkészítés; o Költségszámítási rendszer. A modul a vállalati költségek strukturált, több szempontú kimutatására szolgál. Az vállalat irányítási rendszerekre célja ezzel a modullal az, hogy helyettesítse a hagyományos könyvelési megközelítésekben 6-os, 7-es számlaosztályra való könyvelést. Szerepe a vállalatoknál a termékek önköltségének nyomon követése, valamint a korábbi költséghely-költségviselő szempontú főkönyvi könyvelés helyettesítése és újragondolása a vállalati vezetés információigényének minél jobb kielégítése végett. A legfontosabb kontrolling funkciók törzsadatai: Költségszámítási kör: A kontrolling terület legmagasabb szintű szervezeti egysége, ami az általában magát a vállalatot jelenti, ezért azonos vállalati kóddal került létrehozásra. Jelentősége, hogy minden törzsadatot és műveletet ezen az objektumon keresztül kell létrehozni. Költségnem: Jelentése a főkönyvi költségnem fogalommal egyezik meg. A meg lehet különböztetni elsődleges és másodlagos költségnemet. Az elsődleges költségnem a főkönyv és a kontrolling közötti integrációt valósítja meg, így mindkét modulban megtalálható. A másodlagos költségnemek csak a kontrolling modulban kerülnek létrehozásra. A kettő megkülönböztetése az alapján történik, mennyire jelentős költségről van szó. Költséghely: Olyan szervezeti egység, amely a legkisebb költségekért is önállóan felel a vállalaton belül. A költséghelyek a vállalat szervezetét, felépítését a standard hierarchia nevű struktúrában képzik le. Ezáltal csoportosan is kimutathatók illetve hivatkozhatók a költséghelyek. Megrendelések: Olyan költséggyűjtő objektumok, amelyek a szervezeti költségek további bontását jelentik. A költséghely és a megrendelés objektumok egy adott bizonylatban párhuzamosan is kontírozhatók. Ebben az esetben statisztikai költségként szerepel, azaz az adott objektumon kimutatható, de tovább nem terhelhető. A rendelések speciális fajtája a gyártási megrendelés, amely alkalmas a rajta megjelenő költségek átadására a logisztikai modulnak és ezáltal a készletértékek módosítására. Teljesítmény (Szolgáltatás nyújtás): A vállalatnál elvégzett belső tevékenységek rögzítésére szolgálnak. Statisztikai mutatószámok: A rendszerben szabadon rögzíthetőek és használhatók fel. Csoportok: A fent említett törzsadatok mindegyikéből tetszőleges mennyiségű csoport definiálható, amelyek átfedéseket is tartalmazhatnak Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 159

174 12. Kontrolling: Folyamatok, törzsdadatok, információáramlás Idő dimenzió Jelenlegi helyzet Tervezett Számviteli környezet Összköltség A jelenlegi helyzet összköltség alapon Tervezett helyzet Összköltség alapon Szabványköltségek Előre jelzett költségek Rész költségek A jelenlegi helyzet részköltség alapon Tervezett helyzet Részköltség alapon Határköltségek számítása Relatív közvetlen költségek 108. ábra Kontrolling modul (CO) 12.2 CO Vállalati funkció területek és komponensek 12.3 Általános költségek kontrollingja (CO-OM) Tervkészítés, igazgatás, irányítás és az általános költségek kontrollingja és ellenőrzése, vagyis azoknak a költségeknek, amelyek nem rendelhetők közvetlenül valamilyen költségviselő félhez Felbomlik: Költségnem számításra (Mely költségek keletkeznek a vállalaton belül?) Költséghely számítás (Mely költség hol keletkeznek) o Vállalaton belüli teljesítményszámítás o A tervezett / cél költségek és a tényleges költségek szemben állítása Az eltérések kimutatása Az igazgatási intézkedések levezetése o Termelési költségek kontrollingja (CO-PC) o Egy termék előállítása vagy szolgáltatás nyújtás során keletkező költségek kimutatása (Költségviselők elszámolása (periodikus) / Termék kalkuláció (darabszám alapján) o A marginális árak (árhatárok) és az árak alsó határának kimutatása o A készletek értékelése a terv vagy standard értékek alapján (kész termékek, félkész termékek) o Különböző gyártási eljárások szimulációja A termelési költségekre tervkészítés, igazgatás, irányítás, ellenőrzés és kontrolling. 160 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

175 12.5 CO Vállalati funkció területek és komponensek Mandant Költségszámítási terület Eredmény számítási terület Könyvviteli terület Költséghely Költségszámítási terület Profit centrum 109. ábra Kontrolling (CO) modul szervezése 12.4 CO Vállalati funkció területek és komponensek Eredmény és piaci szegmens kalkuláció (CO-PA) Az eredmény és a fedezet tekintetében a piaci szegmens értékelése Az értékesítés, marketing, termelés-irányítás, vállalati tervkészítés számára információ előállítás Eljárás : forgalmiköltség-eljárás A forgalomból származó rész és összköltség alapján a költségek szemben állítása (fedezeti költségek számítása) Az állandó (fix) költségek arányosítása vagy blokkosítása (A profit centrum kalkulációban az összköltség eljárás; EC-PCA CO-PA, mivel az eredmény számítás különböző alanyai ) Profit centrum kalkuláció (EC-PCA) Cél: A profit centrumok vállalaton belüli üzemi eredményének kimutatása, valamint további mutatószámok, indikátorok előállítása (ROI, Return of Investment - befektetés megterülése, működő tőke, pénzáramlás) Egyedi könyvvitel: Egyedi számviteli könyvek felállításával valósítják meg. A kontrolling modulba nincs visszacsatolás, nincs adat visszaáramlás 12.5 Beruházás kezelés (Investment Management) Feladat: A beruházásokra tervkészítés, igazgatás, irányítás, ellenőrzés, kontrolling Fogalom: Konszernek, nagy vállalatok, vagy egyéni vállalatok beruházási programja átfogja egy adott időszakban az összes beruházási célkitűzést Funkciója: Beruházási igények A megvalósíthatóság, jövedelmezőség, megtérülés szempontjából az adatok kezelése., beleértve a még eldöntendő paramétereket is o Törzsadatok (Beruházási program) A beruházási tervek hierarchikus leírása (programon belőli hely alkalmazási célokkal és hatókörrel) Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 161

176 12. Kontrolling: Folyamatok, törzsdadatok, információáramlás A beruházási program helyéhez illeszkedő beruházási intézkedések hozzárendelése o Tervezés A beruházási intézkedések decentralizált megtervezése A tervezési költségek átemelése a beruházási programba A hierarchián belül az eredmények felfelé gördítése (alulról felfelé) o Költségvetés készítés: a beruházási program költségvetésének felosztása az egyes beruházási intézkedésekre (felülről lefelé) o Rendelkezésre állás ellenőrzése Felfüggesztés, ha nem lehetséges Kivétel elemzés Információrendszer Jelentési-fa jelentésekkel, kimutatásokkal és értékelésekkel Értékcsökkenési leírás előrejelzése 12.6 Vállalati kontrolling (EC- Enterprise Controlling)) Ez tulajdonképpen vezetői információrendszer (VIR) (EIS (Executive Information System)) VIR feladata: Az operatív, (üzemi) alkalmazási rendszerekből az adatok tömörítése, kiválogatása és elemzése A vezetés számára döntés-előkészítésre alkalmas információk előállítása és bonyolultság csökkentése Adatbázis Részleges információrendszerek (belsők), pl. pénzügyi információrendszer (FIS), emberi erőforrás (HIS), logisztikai (LIS), termelési, minőségirányítási, költségszámítási stb. Külső adatok és információrendszerek (XIS, external Information System) Hierarchikus jelentések Az egyes alkalmazók számára jelentések összeállítása Kutatás. Keresés A VIR adatainak kiértékelése dialógus központú ember gép párbeszédet használó információrendszerrel Navigálás az adatállományokban 12.7 Kontrolling, mint szervezeti funkció A kontrolling a mérnökök által kidolgozott szabályozáselmélet közgazdasági alkalmazása. A szabályozáselmélet szerint, ha egy rendszert hatékonyan akarunk irányítani, akkor előbb annak minden fontos paraméterét meg kell tervezni (tervezés), majd a rendszert működésbe kell hozni (működtetés). Működés közben állandóan ellenőrizni kell, hogy a rendszer paraméterei a tervezett érték körül mozognak-e, vagy sem (ellenőrzés). Ha igen, akkor nem kell beavatkozni. Ha nem, akkor viszont be kell avatkozni annak érdekében, hogy a rendszer paraméterei a kívánatos értékeket vegyék fel (beavatkozás/szabályozás/visszacsatolás). Ha ez nem lehetséges, mert a működtetés hibáit kiváltó okok nem egyeztethetők össze a tervekkel, esetleg azokkal ellentmondásban vannak, akkor módosítani kell a terveket és a kör újra indul. Bizonyos számú lépés után a rendszer egyensúlyba kerül, a terv és a működés összhangja kialakul és innen már főként az ellenőrzésé a szerep. Ez a szerep viszont passzív. Mindig alárendelődik annak, hogy a rendszert milyen akarat és milyen célok irányába mozgatja. A menedzsmentet (igazgatást, vezetést, irányítást) a szervezetekben, mint tervezési, szerve- 162 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

177 12.7 Kontrolling, mint szervezeti funkció zési és ellenőrzési feladatok összességét lehet felfogni, amely felöleli az irányítás mind műszaki/technológiai mind humán vonatkozásait. Kontrolling: A hatékony vezetés érdekében kifejtett irányítás és ellenőrzés együttes gyakorlata. Ennek alapján: a tervezés a célok meghatározását, és azok teljesítéséhez szükséges eszközök hozzárendelését; a szervezés a munka feladatokba foglalását és ezen feladatok koordinálását; az ellenőrzés az üzleti tevékenység mérését, a korrekcióhoz szükséges eszközök meghatározását jelenti. A kontrolling olyan a szervezeti funkciókat átfogó irányítási eszköz, amelynek a feladata a tervezés, az ellenőrzés és az információ-ellátás összehangolása. E feladat megvalósításáért a kontroller a felelős. Kontrollingra minden szervezetben szükség van. A fentiek alapján a kontrollingnak négy fontos eleme van: tervezés, működtetés, ellenőrzés, beavatkozás. Ezt a vezetői tevékenységet minden vállalatnál el kell látni. A német megközelítés szerint a kontrolling egy olyan eszközrendszer, melynek alapvető célja a tervezés és a kontroll (ellenőrzés) valamint a vezetői döntésekhez szükséges információk előállítása illetve azok interpretálása. E feladatért nem csupán a kontroller egy személyben, hanem a szervezet kontrolling apparátusa a felelős. A kontrolling által nyújtott információk elengedhetetlenek a vezetés számára. Kulcsfontosságú döntések előkészítéséhez a menedzsment egyértelműen a mindent behálózó kontrollingra támaszkodhat. A kontrolling egy olyan vezetési koncepció, amely a vállalati tervezést, az információs (és elemzési), valamint a vállalatirányítási rendszert foglalja egységbe. A kontrolling tehát összefüggést teremt a szervezeti, vállalati információs és tervezési rendszer között. Mivel a kontrolling tipikusan a vállalatok irányításához szükséges legfontosabb információszolgáltató-döntéstámogató funkció, ezért a vállalatban különböző szinteken megvalósuló számítógépes vezetői információrendszereknek is alapvetően a kontrolling rendszer elemeiből kell építkezniük, és kontrolling elven kell felépülniük. A kontrolling részt vesz a működés során felhasznált rendszerekből származó adatok öszszegyűjtésében, majd azok feldolgozásában is. Ezeknek az adatok átalakítását, a döntéstámogatás számára való előkészítését szintén el kell látnia. Mindezek mellett a menedzsmenttel összhangban a vállalat igazgatás, irányítás feladatait is el kell látni. A vállalat eredményeit folyamatosan elemezve javaslatot kell tudnia tenni a hatékonyság növelésére. A kontrolling egy olyan szervezeti alrendszer, melynek feladata az irányítás hatékonyságának növelése. A vállalat, legyen az szolgáltató vagy akár termelő, hozzáadott értékeinek előállításában a kontrollingnak nincsen szerepe. A kontrolling szerepe az értékteremtés hatékonyságának növelése. Ehhez átfogó szemléletre van szükség. A szervezeti folyamatokat külön-külön, és összességükben is elejétől a végéig ismerni kell ahhoz, hogy az értékteremtés hatékonysága ne szenvedjen kárt a kontrolling funkció jelenlététől. A kontrolling követi a vállalati működés folyamatait, és folyamatosan ellenőrzi azok hatékony működését. A tervezési, beszámolási alrendszert az irányítás szükségleteinek megfelelően vezetői számviteli elvek szerint, azaz a vezető szükségletei szerint kell felépíteni, ill. döntéstámogató rutin feladatokkal kell kiegészíteni. A Kontrolling rendszer kialakítása nem önmagáért való tervezési-beszámolási rendszerek létrehozását jelenti, hanem olyan rendszerek létrehozását, amely a vezetői irányítási feladatokat hatékonyan előmozdítja. Vezetői számvitela kontrolling fő eszköze a vezetői számvitel. A vezetői számvitel a számviteli törvénynek megfelelő pénzügyi számvitel továbbgondolása. Az üzleti folyamatok gazdasági eredményeit akár teljesen eltérő módon könyvelve olyan gazdasági, pénz- Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 163

178 12. Kontrolling: Folyamatok, törzsdadatok, információáramlás ügyi kimutatások, fedezeti bontások elkészítéséről gondoskodik, amelyek nem a tulajdonosok és az állam érdekeit, hanem az üzleti folyamatok ellenőrzésének és irányításának lehetőségét tartja szem előtt. A kontrollerek a vállalatirányítás társutasai ( Mitfahrer ). A vállalatot, akár az autót, a vezetők irányítják, ők a vállalkozások tényleges vezetői, azonban feladatukat az egyre összetettebbé váló vezetési viszonyok között egymaguk nem tudják megoldani. Szükségük van valakikre, akik az úton a vezetésben támogatják őket, akik segítenek a helyzet gyors kiértékelésében, a vezetési, irányítási alternatívák felderítésében, az egyes választások összehasonlításában A kontrolling eredete Pár évtizede még ismeretlen szó volt Magyarországon a kontrolling. Volt helyette hasonló tartalmú kifejezés, például elemzés, ellenőrzés, vállalati tervezés, üzemgazdaságtan. Az 1980-as években, hazánkban is kezdett elterjedni, nem csak fogalomként, de szakmaként is a kontrolling és a vezetői számvitel. Számvitel nélkül nem lenne kontrolling. Tekinthetjük a számvitelt az alapnak, amely megadta az alapokat, így beláthatjuk, hogy számvitel nélkül nincs kontrolling, kontrolling nélkül viszont van számvitel. Mégis szoros kapcsolatban működnek egymással, elengedhetetlen egymás szakmai támogatása. A Smallenbachi német (üzemgazdaságtani) kontrolling iskola volt az első Európában, ahol elindult a módszertan. Az eszközök és források alakulását bemutató mérlegbeszámoló modell, a létrehozott új érték, és ennek lehetséges felhasználásai, költségek mérése, olyan modell létrehozása, amely egyesíti a vállalat számviteli struktúráját voltak az eredményei ennek az iskolának. A másik irány az angolszász megfogalmazása a kontrollingnak. Management accounting -ként megkülönböztetik a pénzügyi számvitelt és a vezetői számvitelt. Az olyan amerikai vállalatok, melyeknek a tömegtermelés és értékesítés volt a fő profiljuk, a könyvelési adatokat ellenőrzésre és koordinációs célokra is felhasználták. A vezetői számvitel, a vállalatok vezetői számára készített rendszeres kimutatások, olyan információkat nyújtanak, ami a vezetés döntési munkáját segítik. Azonban az angolok management accounting -ja, magába foglalja a kontrollingot is. A hazai kontrollinghoz a német típus áll közelebb, kevésbé hatott a szakmára, az angolszász felfogás. Ez két dolognak köszönhető, egyrészt a nemzetközi vállalatok leányvállalatai hazánkba egységesített kontrolling rendszert hoztak, másrészt, a Németországban élő Prof. Dr. Horváth Péter a Stuttgarti Egyetem Controlling tanszék tanszékvezető professzorának munkássága is ezt a vonalat erősítette A kontrolling szervezet A kontrolling helye, nagysága attól függ, hogy mekkora szervezeten belül foglal helyet. Nagy és kis vállalkozás között hatalmas különbségek lehetnek struktúrában, és a kontroller feladatkörét illetően. Egy kis vállalkozásnál nem biztos, hogy külön szakembert foglalkoztatnak a kontrolleri teendők elvégzéséhez. Mivel kis területről van szó, előfordulhat, hogy egy számviteli, pénzügyi, ismeretekkel rendelkező vezető látja el, e funkciókat, néhány asszisztens segítségével. Habár itt lehetséges, hogy túl költséges lenne egy egész kontrolling csoportot fenntartani, a kontrolling rendszert nem szabad megspórolni. Azt viszont figyelembe kell venni, ha más látja el a kontroller munkáját, háttérbe fog szorulni, illetve semmiképp sem lehet olyan hatásfokon 164 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

179 12.9 A kontrolling szervezet működtetni, mint egy olyan cégnél, ahol kontroller és nem például egy menedzser végzi a munkafolyamatokat. Egy közepes vállalatnál, sokkal nagyobb hangsúlyt kap a kontrolling. Felelősségteljesebb, több elvásást támaszt felé a vezetőség. Előfordulhat, hogy a pénzügyi vagy számviteli vezető látja el a kontroller feladatát, de itt komoly szaktudást várnak el. Nem szorulhat háttérbe az ellenőrzés, tervezés, likviditás biztosítása, a működés eredményorientáltságának fenntartása. Emellett az informatikai költségekre már nem fordítanak túl sokat, így a rendszerek informatikai támogatottsága nagyon gyenge. Nincsenek újítások, fejlesztések, költségkímélő programokat, rendszereket használnak. Vezetéstől függ, hogy mekkora szerepet kap ez a terület, ezért nagy eltérések lehetnek ebben a kategóriában. A nagyvállalatoknál már egyértelműen külön presztízse van a kontrollingnak. Átfogó szervezet működik, több embert foglalkoztatva. Ezen túl nagyon nagy különbségek vannak, illetve adott vállalathoz igazított kontrolling szervezetek léteznek. Nagysága, és helye a szervezetben a vezetés igényeit, igényességét, szakmai képzettségét is tükrözi. Minél jobban támogatja a kontrolling területét, annál hatékonyabb döntéstámogatást kap. A kontrolling szervezeti alrendszer kialakításának tényezői: Környezet: külső tényezők, amin nem jellemző, hogy változtatni lehet. Így a földrajzi elhelyezkedés, társadalmi, gazdasági adottságok, belső tényezők, melyeken lehet illetve adott esetben kell is változtatni. Tevékenységi kör: a vállalkozás profilja, mellyel a piacon képviselteti magát. A kontrolling feladata, hogy olyan rendszert tervezzen, amely lehetővé teszi a tevékenységi kör terjedelmének, kiterjedtségének befolyásolását. Technológia: az eszközök minősége határozza meg a rendszerek, módszerek minőségét. Vállalat mérete: minél nagyobb a vállalat, annál nagyobb a szerepe a kontrollingnak. Vállalati szervezet: kialakítása attól függ, hogy a vállalat irányításában centralizált vagy decentralizált szerepe van a kontrollingnak. Vezetési stílus: a kontroller feladatait befolyásolja, illetve meghatározza a kontroller számára rendelkezésre álló eszközöket. Abban az esetben, ha érdemes önálló kontroller munkakört kialakítani, többféle megoldás is megfelelő lehet, attól függően, hogy milyen feladatokat szánnak a kontrolling részlegnek. Ha stratégiai kontrollingról van szó, akkor a kontroller munkakör közvetlenül a felső vezetés alatt foglal helyet, így törzskari, tanácsadói feladatokat lát el, közvetlenül segítve a vezetők munkáját. Ezzel szemben, ha operatív feladatok elvégzésére is feljogosítjuk a kontrollert, akkor a vállalatban betöltött helye is megváltozik: már nem közvetlenül a vezetésnek lesz alárendelve, hanem az egyes funkcionális területekkel fog szorosan együttműködni. Nyilvánvaló, hogy a vállalat növekedésével együtt növekszik az irányítási szintek száma, a folyamatok bonyolódnak, összetettebb költséghely-költségviselő struktúra alakul ki, összességében pedig irányítási és koordinációs problémák adódhatnak, ami maga után vonja egy megfelelően működő kontrolling rendszer kiépítésének szükségességét is. Így tehát könnyen belátható, hogy a szervezet nagysága jelentős hatást gyakorol a szervezet felépítésére, ami a kontrolling vállalatban betöltött szerepét befolyásolhatja. A legfontosabb kérdés, hogy a szervezet mennyire centralizált felépítésű, illetve ezzel összefüggésben milyen felelősségi központok jöttek létre. A szervezeti felépítéssel szoros összefüggésben van a vezetési stílus, ami szintén egy befolyásoló tényező. A vezetési stílus jellege megnyilvánul abban is, hogy mennyire centralizált vagy decentralizált a működés és irányítás, így kihatással van a kontrolling szerepére is. Ezzel Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 165

180 12. Kontrolling: Folyamatok, törzsdadatok, információáramlás összefüggésben a kontrolling funkció szervezeten belüli elfogadottsága is változik, mivel a vezetési stílus képes hatást gyakorolni a munkatársak attitűdjére, a szervezeti célokkal való azonosulás mértékére, így a kontrolling elfogadottságára is. Könnyen belátható, hogy a különböző tevékenységet folytató vállalatoknak különböző kontrolling rendszerre van szükségük, tehát a vállalat által végzett tevékenység jellege nagyban determinálja a kontrolling szerepét. Ha például egy vállalat termelő tevékenységet folytat, akkor a kontrolling kapacitás jelentős részét a termelés és a logisztikai folyamatok optimalizálására fogják fordítani. A termelő vállalat példájánál maradva, a termelés struktúrája is hatást gyakorol a kontrolling szerepére. Minél összetettebb a termelési szerkezet, annál fontosabb, hogy a kontrolling irányt mutasson az optimális termékösszetétellel kapcsolatban. Ezzel összefüggésben a tevékenység végzésének módja is közrejátszik a kontrolling rendszer tervezésénél. Ha például a gyártási tevékenység tőkeigényesebb (mert nagy értékű berendezésekre van szükség), akkor a kontrollingon belül beruházási és projekt kontrolling szerepe fokozottabb lesz. Összességében elmondható, hogy bármilyen tevékenységet is folytat a vállalat ha az egyéb tényezők (méret, környezet, szervezeti felépítés, stb.) nem mondanak ellent egy kontrolling rendszer kiépítésének mindig ki lehet alakítani olyan kontrolling szerepkört, ami a legkritikusabb területeket támogatja. A külső környezeti feltételek, mint a piac mérete és fajtája, a tudományos technikai környezet, a társadalmi-gazdasági környezet és a kulturális környezet olyan tényezők, melyek a vállalat hatáskörén kívül esnek, tehát ennek változtatása nehezen, vagy egyáltalán nem vihető véghez, viszont a környezethez való megfelelő alkalmazkodás elengedhetetlen a hosszú távú, nyereséges működéshez. A környezet lehet stabil, változó vagy dinamikusan változó. Attól függően, hogy a vállalat milyen környezetben működik, változhat a kontrolling vállalatban betöltött szerepe is. Stabil környezetben áll a kontrolling funkcionálisan legközelebb a belső ellenőrzéshez, mivel ekkor nagyrészt mechanikus, regisztrátor jellegű ellenőrzési feladatokat lát el. Ha a környezet változó vagy dinamikusan változó, akkor a kontrolling részlegen is nagyobb a felelősség, mivel nagyobb szerepet kell betöltenie az irányításban, illetve innovációra ösztönző magatartást célszerű tanúsítania. Globalizálódó világunkban egyre inkább gyakori, hogy a vállalatok egy dinamikusan változó környezetben, egy hálózat részeként tevékenykednek. Ekkor mutatkozik meg igazán a vállalat által alkalmazott információs rendszer szerepe, mivel ez elengedhetetlen a gyorsuló és egyre inkább hálózatosodó gazdasági környezetben a hatékony működéshez szükséges információk szolgáltatásához és a folyamatos üzleti kapcsolatok biztosításához. Ahhoz, hogy a kontrolling rendszer a leírt gazdasági környezetben eleget tegyen feladatának (iránymutatás, segítség és információ nyújtása a tervezési és ellenőrzési feladatokhoz) elengedhetetlen, hogy a szervezet megfelelő informatikai rendszerrel rendelkezzen. Az alkalmazott informatikai rendszer szerepe abban mutatkozik meg elsősorban, hogy egyrészt megfelelően strukturált formában az érintettek rendelkezésére bocsátja a szükséges információkat, másrészt az ellenőrzésben is óriási szerepet tölt be azáltal, hogy lehetővé teszi a terv- és tényadatok összehasonlítását. Összességében tehát megállapítható, hogy a kontrolling rendszer működése megfelelő informatikai háttér (információrendszerek, adatbázisok, adattárházak, OLAP, adatbányászati szoftverek stb.) nélkül elképzelhetetlen. 166 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

181 12.11 A kontrollingot támogató információrendszer-szolgáltatások: A kontrollingot támogató információrendszer-szolgáltatások: Fő tulajdonságok: Ad-hoc lekérdezések és elemzések többdimenziós üzleti célú analízis előállítása nyereségesség szerinti sorrendállítás terv-tény, előző év tárgyév adatainak elemzése kimutatások adatainak kirészletezése egyéb elemzések készítése pl.: kiugró tételek Pénzügyi modellezések what if, Mi volna ha? elemzések főkönyvi és egyéb céges adatok felhasználása számviteli napló alapján készített elemzések több modellező opció lehetőség Előrejelzések, tervezés céges szintű és operatív tervezés adatgyűjtés Kimutatások, diagramok többdimenziós megjelenítés variálhatóság a grafikonokon nézetek változtatása Adminisztrálás jogosultságok szétosztása a biztonságos adatkezelés védelmében központosított adatok hozzáférése kapcsolat a főkönyvhöz Integráltság Főkönyvi rendszer adattartalmának áttöltése kontroller információrendszerébe; egyéb rendszerek felé, kompatibilitás, interoperabilitás, adatkapcsolati felületek igény szerint Vezetés stratégiával vagy stratégia nélkül A 70-es évektől Magyarországon elterjedt a tervkészítési gyakorlata. A jelentősebb vállalatoknak éves terv mellett az éves mérlegbeszámoló elkészítése is kötelező volt. Külső (politikai) hatásokra előírtan el kellett készíteni a vállat középtávú tervét, avagy az ötéves tervet. Mely még jellemzően nem tükrözte hűen a vállalati stratégiát. Ennek oka csupán a kötelező intervallum, illetve határidő, mely az összes vállalatra érvényes volt. Napjainkban elképzelhetetlen, hogy a cégek többsége összehangoltan tudna, mindig egy időpontban saját célra szánt tervet készíteni. Illetve az 5 éven túli időtávot meghaladó vállalatfejlesztési terv készítése nem volt jellemző erre az időszakra. A tervezés, mint módszer, tökéletlensége ellenére idővel fejlődött és a céljának megfelelően hatékonyan működik napjainkban. Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 167

182 12. Kontrolling: Folyamatok, törzsdadatok, információáramlás Jó kérdés, hogy szükséges-e a tervkészítés a jó vezetéshez? A tervkészítés előtti időszakból számos tapasztalat azt mutatja, hogy lehet sikeresen vezetni tervek meghatározása nélkül is. Mégis manapság elképzelni sem lehet olyan komoly üzleti ambíciókkal rendelkező vállalatot, mely nem készít stratégiai tervet, vagy bármilyen irányú tervet a jövőre nézve. Egyes nézetek szerint előretekintés nélkül nincs sikeres vezetés. A tervezési folyamat a legértékesebb, nem csak maga a terv. A vállalati tervezés olyan formalizált számítási és dokumentálási munkafolyamat, amelynek eredményeként a vállalat vezetői számára számokból, ábrákból, táblázatokból valamint szöveges részekből álló dokumentum készül. P A tervezés tartalmi funkciói egy sikeres üzleti vállalkozásnak a stratégia, a koordináció és az ösztönzés. E három fogalom önmagában lefedi a vezetői feladatkört. Tehát a tervezés annyira lehet hasznos egy vállalat számára, amilyen mértékben hozzá tud járulni a három fogalom keretében, a vezetői funkciók ellátásához. A kontroller szerepe itt jelentős, hiszen aki a vállalat tervét készíti, az információk nagy részét birtokolja, ez tekintélyt, és hatalmat jelent a cég környezetében. Egy lojális szakmailag megbízható kontrollerrel és stratégiai tervvel a vállalat minden esetben lehetőségeihez képest a legjobbat hozhatja ki magából. Az 1980-as évektől kezdve a fejlődési vonal abban az irányban mozdult tovább, hogy a kontrolling stratégiai jelentőségű funkcióvá váljon, és több legyen, mint pusztán egy operatív feladatkör, melynek feladata az elkövetkező egy évvel kapcsolatos számítások elvégzése. Így a kontrolling kibővült az értéklánc- és életciklus-elmélettel, melyek lényege, hogy a költségeket a vállalatközi kapcsolatok szempontjából is elemezni kell, valamint a termékekkel kapcsolatban felmerült költségeket a teljes életciklus során, folyamatában kell elemezni. A kontrolling stratégiai funkcióvá emelésének egyik eszköze a Kiegyensúlyozott mutatószámrendszer, Balanced Scorecard koncepció, melynek lényege, hogy az elérni kívánt célt fentről (stratégai szintről) határozzák meg a vezetők, és a költségeken kívül egyéb szempontok (pénzügy, vevői elégedettség, működési folyamatok, tanulás) szerint is értékelik a cél elérése érdekében tett intézkedéseket. Az értékelés mutatószámrendszer segítségével történik, mely mutatószámrendszer kialakítása alapja az egyensúly elérésének. Innen származik a Balanced Scorecard elnevezés is Összességében elmondható, hogy a kontrolling a kezdeti operatív, ellenőrző funkcióból kiindulva hosszú utat járt be, míg stratégiai funkcióvá nőtte ki magát. De a fejlődésnek még koránt sincs vége; az információs technológia által nyújtott lehetőségek új kapukat nyitnak meg a kontrolling előtt is. Az integrált vállalatirányítási rendszerek, SCM-rendszerek (Supply Chain Management), adattárházak és intelligens döntéstámogató rendszerek hozzájárulnak egy gyorsabb, rugalmasabb, költséghatékonyabb tervezési és beszámolási rendszer kiépítéséhez, ami a fokozódó piaci versenyt tekintve a piacon maradás feltétele BA kontrolling jelentősége A kontrolling egyik területe a költségek elemzése, az erre vonatkozó célok megfogalmazásának ösztönzése, illetve a terv-tény adatok elemzése. Ez azért fontos, mert a költségeknek minden vállalat esetében nagy szerep jut, hiszen ez az a tényező, ami meghatározhatja, hogy a vállalat nyereségesen vagy veszteségesen működik. És leegyszerűsítve a folyamatot, minden egységnyi költségnövekedés, a nyereség csökkenését vonhatja maga után, így a vezetők és a menedzsment egyik legfontosabb célja és feladata, hogy a költségeket minimális szinten 168 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

183 12.11 Vezetés stratégiával vagy stratégia nélkül tartsa. Ezen kívül a költségek hatással lehetnek egyes termékek árára, ezen keresztül pedig a keresletre és a kínálatra is. A költségek mérésében és ellenőrzésében kiemelkedő a szerepe a számviteli rendszereknek, beszámolóknak, melyek részben rávilágítanak a költségek és bevételek forrására. Ugyanakkor a hagyományos pénzügyi számvitel elsősorban a hatóságok felé nyújt információkat bizonyos külső szabályozásnak megfelelően, így ez általában nem elegendő ahhoz, hogy a belső ellenőrzést, irányítást kézben tartsák a vezetők. Ezen igények kielégítésére jött létre a vezetői számviteli rendszer, melynek struktúrája kevésbé kötött, így a vállalat belső igényeinek megfelelően lehet strukturálni az információkat. Így a kontrolling kialakulása a számvitel fejlődésére vezethető vissza. Azonban a kontrolling a vezetői számvitel funkcióin is túlnyúlik, mivel nem csak operatív, hanem stratégiai szinten is jelen van, ahol feladata a jövőbeli lehetőségek és kockázatok feltárása és a vállalati stratégia e külső környezethez igazítása. Majd az operatív kontrolling feladata a stratégiai kontrolling által kitűzött célok megvalósulásának vizsgálata és elemzése. Ide tartozik az általános felfogás szerint a költségek tervezése, ellenőrzése és elemzése is. A kontrolling a vállalaton belül egy interdiszciplináris funkciónak mondható, mivel egyrészt horizontálisan csaknem minden fő területen jelen van (például: logisztikai kontrolling, marketing kontrolling, pénzügyi kontrolling, beruházás és projekt kontrolling, humán erőforrás kontrolling stb.); másrészt pedig vertikálisan is áthatja a szervezet működését azáltal, hogy stratégiai és operatív szinten is megjelenik. Összefoglalva tehát a fent leírtakat megállapítható, hogy a kontrolling két fő területtel a számvitellel és az informatikával működik szorosan együtt. A számvitel segít a tervezéshez szükséges adatok előállításában, az informatika pedig ezeket az adatokat információkká alakítja azáltal, hogy strukturálja őket úgy, hogy az érintettek számára segítséget nyújtson a stratégiai és az operatív tervezésben. A kontrolling tehát a számvitelre épülve alakult ki, mégis ma már messze túlmutat ezen a szerepe, és a jelen követelményeknek való megfelelés elképzelhetetlen lenne az informatika nyújtotta lehetőségek nélkül BA kontrolling területei A kontrolling területeivel kapcsolatban elsődlegesen három fő irányvonalat lehet kiemelni: a központi (stratégiai), az üzletági, és a funkcionális területek szerinti (operatív) kontrollingot. A vállalatok általában akkor lehetnek hosszútávon sikeresek a piacon, ha a küldetésből és a jövőképből eredeztetett célok elérését szem előtt tartva képes a folyamatos fejlődésre, valamint ezzel egyidejűleg a külső és belső környezeti változásokhoz való alkalmazkodásra. A stratégiai kontrolling jelentősége ezáltal abban mutatkozik meg, hogy a felső vezetést támogatja e célok elérésében. Így tehát a központi kontrolling feladata a vezetők segítése a hoszszú távú stratégia tervezésében, valamint a megvalósíthatóság és a megvalósulás vizsgálatában, számolva a külső és belső környezet dinamikus változásával. Az operatív kontrolling a kontrolling azon részterülete, mely a rövid- és középtávú irányításban játszik szerepet azáltal, hogy az üzemi folyamatok gazdaságosságát tervezi és elemzi. Az operatív kontrolling célja, hogy a hatékony és nyereséges működéshez szükséges információkat előállítsa, elemezze és az egyes részterületek tekintetében olyan megoldás kidolgozását támogassa, mely tágabb értelemben a stratégia által megfogalmazott célok elérését segíti. Így tehát az operatív kontrolling feladatai közé tartozik az egyes részterületekkel kapcsolatos célmeghatározás, tervezés és irányítás. Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 169

184 12. Kontrolling: Folyamatok, törzsdadatok, információáramlás A funkcionális területek szerinti kontrolling kialakítása minden vállalat esetében egyedi módon történik, mivel minden vállalt esetében mások a külső és belső környezeti adottságok, ezáltal a hangsúly is más-más területekre esik. Az operatív kontrolling eszköztára legtöbbször a következő területeken kerül alkalmazásra: pénzügy, marketing és értékesítés, humán erőforrás menedzsment, projektek és beruházások gazdaságossági számítása, válságmegelőző kontrolling, logisztika-kontrolling, teljesítmény-kontrolling, és a sort még lehetne folytatni, hiszen gyakorlatilag bármely terület támogatása lehetséges kontrolling eszközökkel. Az üzletági kontrollingnak a divizionális szervezeti felépítés esetén van szerepe. E kontrolling szervezet jelentősége abban rejlik, hogy ha a vállalat többféle tevékenységgel is foglalkozik, illetve több, egymástól különböző terméket állít elő, akkor e tevékenységi körök (üzletágak) szerint is ki lehet alakítani kontrolling funkciókat. Ennek a konstrukciónak nyilvánvaló előnye, hogy az adott üzletágra jellemző specifikált tudás felhasználásával a fő vállalati célokból származtatott célirányos stratégiákat lehet felépíteni az üzletágakra, melyek a fő vállalati stratégia irányába hatnak. A másik fontos előnye, hogy az egyes üzletágak esetében felgyűlt tudás és tapasztalat segítségével könnyebb egy hatékonyan működő kontrolling rendszert kiépíteni. Az üzletági kontrolling bizonyos szempontból stratégiai és operatív kontrolling funkciónak is tekinthető: Stratégiai akkor, ha az üzletágak relatíve önállóan működnek és ennek megfelelően önálló stratégiát terveznek. Ez abban az esetben képzelhető el, ha például az egyes divíziók különböző piaci adottságokkal szembesülnek, aminek következtében a stratégiát is máshogy szükséges megtervezni. Természetesen ebben az esetben is szükséges, hogy a vállalat részeként az összvállalati stratégiával is összeegyeztethető legyen ez a részstratégia. Másrészről viszont operatív kontrollinghoz hasonló tevékenységet is jelenthet az üzletági kontrolling. Ebben az esetben az előbbi helyzettel ellentétben az adott üzletág nem működik élesen elkülönülve a szervezet többi részegységétől, így a stratégiai célok és a konkrét tervezési, ellenőrzési megoldások könnyen adaptálhatók A kontrolling működése A kontrolling folyamat szemléltetésére W. Edwards Deming 1950-ben megalkotott PDCAvagy Deming-ciklus elméletét lehet felhasználni. Ezt a modellt alapvetően új termékek kifejlesztésének támogatására hozta létre Deming, de gyakorlatilag bármilyen tevékenység, folyamat vagy rendszer modellezésére alkalmas, mivel tökéletesen szemlélteti a folyamatos fejlesztés gondolatmenetét, így a kontrolling logikájához is közel áll. 170 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

185 12.12 A kontrolling működése 110. ábra A PDCA-kör A névben szereplő négy betű (PDCA) a modell az ábrán látható (111. ábra) négy fázisára utal: Plan (tervezés), Do (végrehajtás), Check/Control (ellenőrzés), Act (beavatkozás). A következőkben ezt a négy lépést szeretném részletezni. Az első fázis a tervezés, melynek során megállapításra kerül az elérni kívánt cél (ez lehet egész vállalatra vonatkozó cél, illetve egy-egy részterületen belüli cél), az aktuális helyzet, illetve az e két állapot közötti eltérések és okaik. Ez a fajta helyzetelemzés rávilágíthat arra, hogy mely területeken szükségesek beavatkozások, illetve milyen konkrét intézkedésekre van szükség a kívánt állapot eléréséhez. A második lépés a célok irányában történő cselekvést, azaz az első lépés során megalkotott tervek végrehajtását szemlélteti. Ekkor kerülnek bevezetésre és megvalósításra az első fázisban megtervezett javaslatok, illetve későbbi mérhetőség feltételeinek kialakítása is szükséges. A harmadik fázis az ellenőrzés, ekkor meg kell vizsgálni, hogy a tervek alakulása megfelelő-e, közelebb visz-e a célhoz, azt az eredményt értük-e el, amit szeretnénk. Ez a fajta ellenőrzés gyakran viszonyszámok segítségével történik, ami azért fontos, mert így számszerűsíteni lehet az eltéréseket, valamint könnyebb megállapítani, hogy mely területen belül szükséges módosítás. Mivel e fázis során nem pusztán mechanikus terv-tény összehasonlításról van szó, hanem ez egyfajta visszacsatolást jelent a rendszerbe és ekkor kerülnek levonásra a következtetések is Deming 1990-ben módosította a modellt annyiban, hogy a Control szót a Study-val Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 171

186 12. Kontrolling: Folyamatok, törzsdadatok, információáramlás helyettesítette, ezzel is szemléltetve/pontosítva a folyamat tartalmát. Hiszen a harmadik lépésben a teljes rendszer vizsgálatára, újragondolására kerül sor, ami nyilvánvalóan többet jelent egyszerű ellenőrzésnél. A szakértők egybehangzó véleménye alapján a tanulmányozás során tapasztalt eltérések jelenléte bizonyos mértékig természetesnek mondható, mivel a külső és belső körülmények folyamatosan változnak, így logikus, hogy az első szakaszban kidolgozott legjobb tervek, bizonyos idő elteltével nem pontosan az elérni kívánt célhoz vezetnek. Az eltérések jelenléte tehát nem szükséges rossz, hanem a további fejlődésre, javításra ösztönző tényező. Az utolsó lépés során végbe megy a folyamatokba, tervekbe történő beavatkozás, majd a továbbfejlesztett folyamat gyakorlatba ültetése is megtörténik, ami egyúttal átvezetést jelent a követező PDCA körbe. Összefoglalva tehát a kontrolling egy irányítási funkció, melynek működése a PDCA modellel szemléltethető. E szerint a kontrolling egy olyan funkció, mely ugyanazokat az ismétlődő lépéseket hajtja végre, a szervezet akármelyik szintjéről vagy funkcionális részterületéről legyen is szó. A tervezés-végrehajtás-tanulmányozás-beavatkozás körön végighaladva a szervezeten belül számos területtel dolgozik együtt, és koordinálja ezek működését. Többek között a két legfontosabb támogató terület, a számvitel és az informatika, melyek az információellátásban játszanak nagy szerepet. Ezen információk felhasználásával pedig a vállalat bármely területén lehetséges egy PDCA ciklus szerinti beavatkozás. 172 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

187 Hozzáférési módok Chanel Management Interakciós központ Web Chanel Analitika A kontrolling működése 13 ÜGYFÉLSZOLGÁLAT, ÜGYFÉLKAPCSOLATI MODUL (CRM, CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT) Az ügyfélszolgálati modulban van lehetőség a garanciális és garancián túli szervizmunkálatok rendszerben történő nyomon követésére és a felmerülő költségek elszámolására. Berendezés törzset építünk fel abban az esetben, ha egy vevőnek értékesített termékről van szó, amelyet javítani vagy karbantartani kell. Ebbe a törzsbe vihető fel például a garancia is, amely egy hibajelentés rögzítésekor a berendezés bevitele után automatikusan átmásolódik a hibabejelentésbe. Amennyiben a bejelentés telefonon vagy faxon érkezik, akkor ezek rögzítésére a szervizjelentés funkció szolgál. E jelentések rögzítése lehetőséget ad arra, hogy: bevigyék a rendszerbe a vevői hibabejelentéseket leírják a berendezés jelenlegi állapotát igényelni tudják a szükséges szerviz tennivalókat nyomon tudják követni az elvégzendő munkák állapotát Bejelentés esetén a következő adatokat kell elkérni: hivatkozási adatok, azaz objektum és partneradatok (melyik gép melyik vevőnél romlott el) a meghibásodás illetve kár leírása végrehajtási információk, azaz a jelentés feldolgozására vonatkozó adatok (pl. dátumok, prioritások, felelős munkatársak) 10. Táblázat SAP CRM (Ügyfélkapcsolat megoldás) Forrás: ( ) Marketing Marketing erőforráskezelés Szegmentációs és listakezelés Kampánykezelés Kereskedelmi promóciók kezelése Potenciális ügyfelek kezelése Értékesítés Értékesítés Területi tervezés és management előrejelzés Ügyfelek és kapcsolatok Lehetőségkezelés Árajánlatés megrendeléskezelés Árazás és szerződések Ösztönzők és jutalékok kezelése Idő és utazás Szolgáltatás Szolgáltatási Szolgáltatási szer- és visszá- Panaszok megrendelések kezelése kezelése ződések ruk kezelése Házon belüli javítás Ügy- kezelés Meglévő ügyfélkör kezelése Garanciakezelés Erőforrástervezés A befutott hibabejelentésekből álló lista feldolgozásával készíthetik el a megfelelő szervizrendelést. Ennek keretében rendelik hozzá a szerviz technikusokat az egyes munkákhoz és nyomtatjuk ki a különböző munka utasításokat (papír formában is). A hibabejelentést követően a megfelelő szolgáltatások teljesítéséhez szükséges anyagok, segédeszközök, a munkaerő tervezése továbbá a fölmerült költségek elszámolása is a szerviz szolgáltatás megrendelésen keresztül történik, hiszen itt kerülnek rögzítésre a kalkulációhoz és a tervezéshez szükséges adatok. Mielőtt egy szervizrendelés végrehajtásra kerülhetne, a következő funkciókat kell végrehajtani: elő kell állítani a tervezési adatokat az adott rendelésen belül; meg kell határozni az adott elszámolási előírást (a felmerülő költségek a megfelelő helyen legyenek elszámolva, költséghely); Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 173

188 P megfelelő 13. Ügyfélszolgálat, ügyfélkapcsolati modul (CRM, Customer Relationship management) ütemezni kell a szervizrendelést; engedélyezni kell a megrendelést. A végrehajtás során keletkezett költségeket és anyagfelhasználást a visszajelentés alapján tudják rögzíteni. Az így rögzített adatok fogják majd képezni a későbbiekben a számlázás alapját. Maga a tényleges számlázás abban az esetben történik csak meg, ha az adott szolgáltatás nem garanciális termékre vonatkozott. Számla létrehozásához először egy számlaigényt kell létrehozni, amely tartalmazza a felhasznált erőforrásokat és minden felmerült költséget. Ezeket az adatokat a szervizrendelésből nyerhetik ki. A számlák kiállításánál lehetőség van periodikus számlák használatára is, ha ezt átalánydíjas szerződés keretében rögzítették. A számlázás és pénzügy kapcsolata alapján megtörténik az árbevétel, a vevő- és ÁFAkönyvelés, valamint az ELÁBÉP0F kezelése. Halasztott fizetés esetén a kinnlevőségi 1 tétel is megjelenik az adott vevőnél. 1 Az eladott áruk beszerzési értéke az üzleti évben - általában - változatlan formában eladott anyagok, áruk bekerülési (értékvesztéssel csökkentett, az értékvesztés visszaírt összegével növelt bekerülési) értékét foglalja magában. 174 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

189 14.3 Egyéb funkciók 14 EGYÉB VÁLLALAT IRÁNYÍTÁSI RENDSZER SZOLGÁLTATÁSOK Az informatika és az információtechnológia elmúlt évtizedekben lezajlott fejlődése elkerülhetetlenné tette, hogy az ERP rendszerek egyre inkább felhasználják az Internet, a Web, a Web szolgáltatások, a számítási felhő (Cloud Computing) nyújtotta lehetőségeket. Az ERP rendszerek egyik oldalról az Internetet a vevőkkel való közvetlen és gyors kapcsolattartásra használják fel, hiszen itt lehetőség nyílik az esetleges kérdések és problémák megvitatására a rendszerrel kapcsolatban. Másik fontos felhasználási terület a reklámozás. Az ERP rendszerek új termékeit meglévő vagy potenciális partnereinek az Interneten keresztül mutathatja be a gyártó/szállító vállalat, hiszen különböző multimédiás eszközök segítségével megjelenítheti azokat a világhálón és hatékony keresési lehetőségek beiktatásával módot adhat arra, hogy az egyes vevők személyre szabott ajánlatokkal is találkozhassanak. Az ERP rendszerekben általában kialakítható egy Web-áruház is (Web Shop, On-line store), amelyben vevői rendelések hozhatók létre, amelyek állapotát folyamatosan lehet ellenőrizni. A vevőkhöz különböző szállítási és fizetési feltételek tartoznak, de a törzsvásárlóknak saját terméklistát is kialakíthatnak. Ezáltal a kiszállításig szükséges idő lerövidíthető, valamint az ügyfelek számlainformációikat is bármikor megtekinthetik Egyéb funkciók Az ERP rendszerekben a felhasználók jogosultságainak beállítására, a nyomtatók kezelésekor és a többnyelvűség biztosításra alkalmazási rendszer szintű rendszeradminisztráció szolgáltatások és funkciók állnak rendelkezésre. A hatóságokkal, vevőkkel, szállítókkal és egyéb partnerekkel való kapcsolattartás szükségessé teszi meghatározott adatok nyomtatását (pl. számla, szállítólevél), űrlapok előállítását. Az ERP rendszerek általában sablon, vagy minta alapűrlapot nyújtanak a tipikus, gyakori üzleti és EÍRP tranzakciók számára, amelyek igény szerint testre szabhatók A Projektrendszer modul (PS) A PS modul a projektirányítás/vezetés eszközeit foglalja magában, minden részterületet felölelve. Az integrált projekt rendszer segíti a döntés-előkészítést és optimalizálja a projekt végrehajtásának üzleti folyamatait. A projekt végrehajtásához szükséges egyes feladatokat a rendszer struktúraelemekben jellemzi, melyek a projekt mindenkori megvalósítási fázisától függően az egyes szinteken lépésről-lépésre tovább tagolhatók A Beruházás menedzsment modul (IM) Az IM modul segítségével lehetőség nyílik a beruházási programok átfogó tervezésére és az egyes beruházási intézkedések vezérlésére. A modul alkalmas átfogó eszközberuházások kontrolling-orientált kezelésére, valamint a beruházásokhoz rendelt összköltség-keret tervezésére, elosztására és beruházási határidők megállapítására. Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 175

190 15. Szervezeti (vállalati, üzleti) információrendszerek folyamatszervvezése informatikai megközelítésben 15 SZERVEZETI (VÁLLALATI, ÜZLETI) INFORMÁCIÓRENDSZEREK FOLYAMATSZERVVEZÉSE INFORMATIKAI MEG- KÖZELÍTÉSBEN Az üzleti folyamatok elemzésének támogatására többféle modellezési módszertan terjedt el az évek során. Ezek közül az egyik legnépszerűbb a BPMN (Business Process Modeling Notation Üzleti folyamat modellező jelölésrendszer). A BPMN alapvetően egy vizuális nyelv, ahol a folyamatábrák grafikai elemekből állnak. Ezek az elemek könnyen megkülönböztethetőek egymástól és ezekhez az alakzatokhoz hasonlóakat használ a legtöbb modellező eszköz. Szervezeti (vállalati, üzleti) folyamat (Business process) Üzleti folyamat alatt egy strukturált, mérhető szervezeti szintű tevékenység (activity) sorozatot értünk, amelynek célja egy speciális termék, vagy szolgáltatás előállítása adott fogyasztó vagy piac számára. Másképpen fogalmazva, a folyamat a munkafeladatok speciális sorrendje, kezdő és végponttal, világosan meghatározott bemenetekkel és kimenetekkel, idő és térbeli tényezőket is figyelembe véve. Szervezeti (vállalati, üzleti) folyamat egy olyan irányított, aciklikus (körmentes) gráf (DAG, Directed Acyclic Graph), amely gráf csúcspontjaiban a munkafolyamat munkafeladatai, továbbá adatfeldolgozási folyamatai jelennek meg. Üzleti folyamat például: - Vevői megrendelés teljesítése; - Új alkalmazott felvétele; - Egy új termék kifejlesztése; - Stratégiai tervezés. Munkafeladat (task) Egy munkafeladatnak pontosan meghatározott/definiált célja van. A munkafeladat eljárásai (procedure), lépései szabatosan és pontosan megfogalmazhatók, algoritmizálhatók. Pontosan meghatározott bemeneti és kimeneti elemei vannak. Adatfeldolgozási folyamat (process). Az adatfeldolgozási folyamatnak pontosan meghatározott bemeneti és kimeneti elemei vannak. A bementi elemeken, algoritmus formájában megfogalmazható eljárás révén adat átalakítást, transzformációt hajt végre. Az adatfeldolgozási folyamatot az informatikai rendszerek végzik. Az adatfeldolgozási folyamatok az információrendszerek szolgáltatásaiban vagy szolgáltatásaként jelennek meg. Algoritmusaik logikai, matematikai pontossággal fogalmazhatók és fogalmazandók meg; összetett számítási, adatkezelési feladatokat végezhetnek el. Az algoritmus leírása tartalmazhat iterációt, ciklust, ismétlést, és különböző elő és utófeltételektől függő végrehajtási lépéseket. A folyamatokat fontos megkülönböztetni a vállalati funkcióktól, az szervezeti (vállalati, üzleti) folyamatok ugyanis nem egyenlők a vállalati funkciókkal. Vállalati funkció A funkció olyan szervezeti (vállalati, üzleti) terület, amely hasonló képességeket, eszközöket foglal magában, és saját, speciális szakmai nyelve és szakmai szabályai vannak (Sharp, McDermott, 2001). Funkció például a vállalaton belül a marketing, termelés, pénzügy, K+F, logisztika, stb. 176 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

191 15.1 Kibernetikai szemlélet A folyamatok egyszerre több funkciót is érinthetnek. Például egy vevői megrendelés teljesítése folyamat is több funkciót érint: pl. értékesítés, számvitel, logisztika, vevőszolgálat. A vállalatok általában funkciókban gondolkodnak, a hagyományos vállalatszervezésben a folyamat-központú szemlélet gyakran háttérbe szorul Kibernetikai szemlélet A vállalkozások működésének, tevékenységeinek és az azokat alkotó szervezeti (vállalati, üzleti) folyamatoknak van olyan felfogása, amelyet folyamatszabályozási, irányítástechnikai vagy kibernetikai szemléletnek nevezhetünk.(benkőné 2009). A gazdálkodási rendszerek (rövidítve: GR ) szabatos leírását általában a tevékenységek hierarchikus felbontásával (analízis) és majd rekonstruálásával, összeépítésével építésével kísérlik meg. A szervezeti (vállalati, üzleti) tevékenységek szervezeti (vállalati, üzleti) folyamatok részeként, elemeként jelennek meg. A gazdálkodási rendszerek szerkezetét az irányítási, igazgatási, ügyviteli, termelési, szolgáltatási, pénzügyi és számviteli folyamatok struktúrája határozza meg. Ebből az következik, hogy az informatikai modell, a gazdálkodási rendszerek információrendszer modellje, az információ- és adatösszefüggéseket, abban az esetben ábrázolja korrekten, ha a folyamatmodell az egyik meghatározó eleme a gazdasági rendszer modell leíró elemeknek. A modell másik két fontos oldalát a fogalmak/információk/adatok szerkezete és a folyamatokat kezdeményező, indító események alkotják. A gazdasági informatikai rendszernek (továbbiakban GIR) szüksége van egy csatoló elemre a folyamatmodell és az adatmodell között. Ez pedig a gazdálkodási rendszerek folyamataira épülő szervezet, amely az információ rendszer modell egy következő modellezési oldalát határozza meg, amelyet gráfszerűen, fastruktúrában is lehet ábrázolni és a szervezeti egységek, érintett felek, szerepkörök, szereplők, mint a gráf csomópontjai jelenhetnek meg. Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 177

192 15. Szervezeti (vállalati, üzleti) információrendszerek folyamatszervvezése informatikai megközelítésben 111. ábra Ügyviteli információrendszer kibernetikai felfogásban (Forrás: (Benkőné 2009)) A szervezet nem mutatja a gráf csomópontok közötti információáramlási" útvonalat közvetlenül (explicite), hanem csak közvetlenül (implicite). Az irányítási, termelési, szolgáltatási, üzleti, pénzügyi és számviteli folyamatokban keletkező információk legfontosabb információáramlási útvonala, a szervezeti csomópontok közötti kommunikáció leglényegesebb mechanizmus gazdálkodási rendszerek döntési jogosultsági, feladat-, felelősség- és hatásköri rendszere. A gazdálkodási rendszerek szerkezetét a folyamatmodell, információ csomópontjait a szervezetmodell, információáramlási" útvonalát pedig a hatáskörmodell definiálja. Erre épül az információrendszer. Formálisan ennek a kibernetikai megközelítésnek a modell szerkezetét így lehet megfogalmazni: GIR = FOM + SZEM + HAM + IFO 11. Táblázat A gazdasági informatikai rendszer elemei a kibernetikai megközelítésben 178 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

193 15.2 Folyamat és szolgáltatás központú megközelítés GIR FOM SZEM HAM IFO A gazdasági informatikai rendszer Az irányítási, termelési, szolgáltatási, üzleti, pénzügyi és számviteli folyamatok modellje A szervezeti felépítés modellje A hatáskör modellje (döntési struktúra) Az információ modellje Ebben a megközelítésben a gazdasági informatikai rendszer az integrált irányítási rendszer+ integrált információ rendszer leírása kibernetikai törvényszerűségekkel. Ebben a módszertani megközelítésben ezt nevezik integrált vállalatirányítási információrendszernek Folyamat és szolgáltatás központú megközelítés Egyre inkább divatos vállalatszervezési irányzat a folyamat-központú és a szolgáltatásközpontú gazdálkodástudományi alapokon álló vállalkozásszervezés, amely kiemelt szempontként kezeli a meglévő szervezeti adottságokat és a vállalat üzleti céljait a vállalat működésének újra szervezésekor. Ebben a megközelítésben nemcsak a megfelelő vállalati teljesítmény, de egy a szervezet igényeit maximálisan figyelembe vevő információrendszer kialakítása is cél annak érdekében, hogy a versenypiaci feltételeknek, riválisok által támasztott kihívásoknak is megfeleljenek. A szervezet központú megközelítés abban jelenik meg, hogy a tervezéskor a meglévő folyamatok adják a kiindulási alapot, ezek alapos vizsgálata után következnek csak a szükséges módosításokat. Az üzleti szemlélet érvényesülését pedig a folyamatok hatékonyságának és eredményességének állandó szem előtt tartása biztosítja ábra Funkcionális kontra folyamat központú nézet Annak érdekében, hogy a szervezeti (vállalati, üzleti) folyamatban az egyes szervezeti egységek között mozgó dokumentumok áramlása és a közben lezajló események rendezett módon keretekben folyhassanak le, szükség van egy hatékonyan alkalmazható informatikai eszközre, amely egyben támogatja a gyors szervezeti (stratégiai) váltásokat is. A folyamat-központú vállalat igazgatás célkitűzéseinek szóba jöhető egyik informatikai rendszer, a munkafolyamat (workflow) rendszer. Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 179

194 15. Szervezeti (vállalati, üzleti) információrendszerek folyamatszervvezése informatikai megközelítésben Egy ilyen rendszer bevezetéséhez egy olyan korszerű elemzési technikákkal támogatott vállalat szervezési és folyamat tervezési tevékenységre van szükség, amelynek eredményeként létrejön egy olyan rendszer, amely alkalmas a vállalati ügyvitel automatizálására, és a vállalati tevékenységek folyamatos optimalizálására. A folyamatokat lehet a szerint osztályozni, hogy a szervezeti hierarchia melyik szintjén zajlanak le. Ez alapján a folyamatokat négy kategóriába lehet sorolni (11. Táblázat). 12. Táblázat A folyamatok tipizálása szervezeti szintek szerint (Engelmann, T. (1995)) Folyamattípus Szervezetközi Leírása Különböző szervezetek közötti folyamat Funkcióközi Funkción belüli Egy adott álláshoz kötődő A szervezeten belül, különböző funkcionális területek közötti folyamatok Egy funkción belüli, a funkció határát át nem lépő folyamatok Egy személy által is teljes mértékben elvégezhető folyamatok Az üzleti folyamatokat másképpen, két fő csoportra, tudásalapú és működési folyamatokra is lehet osztani: Tudásalapú folyamatok: jellemzőjük, hogy nem szabványosítottak ( standardizáltak ), és elsősorban a folyamatban résztvevő személyek tudására és kreativitására támaszkodnak. Például: termékfejlesztés, kutatási tevékenység, vezetői tanácsadás. Működési (operatív) folyamatok: jellemzően szabványosítottak, többször ismétlődnek. Például: beszerzés, gyártás. A Porter féle modell (21. ábra) a működési folyamatokon belül megkülönböztet ún. elsőleges folyamatokat, illetve másodlagos folyamatokat is, aszerint, hogy a folyamat mennyire közvetlenül támogatja a vállalat stratégiájának és küldetésének megvalósítását. Az elemzés során a folyamatok csoportosíthatók még a következő szempontok szerint : strukturáltság (strukturált, részben strukturált, strukturálatlan), illetve automatizáltság (automatizált, részben automatizált, manuális) szempontjából is. A folyamat-központú szemléletet a következőképpen lehet jellemezni, illetve megkülönböztetni a tradicionális, hierarchikus, csak a vállalati funkciókban gondolkodó szemlélettől: - A hierarchikus szemlélettel szemben a folyamat-orientáltság jellemző; - A folyamatra orientált szemléletben a középpontban a vevők állnak, míg a tradicionális szemléletben maga a vállalatvezetőség; - A folyamat központú szemléletben a döntéshozatal és a döntési jogkörök az alsóbb szintekre kerülnek; - A hibákat a folyamatszemlélet nem az emberekben, hanem magukban a folyamatokban keresi Folyamatszervezés és automatizált munkafolyamat támogatás ( Workflow ) A munkafolyamat (workflow) fogalmának meghatározására nincsen egységes definíció, többféle értelmezése is létezik a szakirodalomban. 180 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

195 15.3 Folyamatszervezés és automatizált munkafolyamat támogatás ( Workflow ) A Workflow Management Coalition (WfCM 1995) mint ipari szabványt létrehozó testület kísérletet tett a munkafolyamathoz kapcsolódó fogalmak tisztázására és meghatározására. Munkafolyamat (Workflow) A szervezeti (vállalati, üzleti) folyamat részleges vagy teljes automatizálása, a folyamat informatikai eszközökkel történő megkönnyítése, segítése. Munkafolyamat támogató rendszer (Workflow Management System) Egy olyan (informatikai) rendszer, amely teljes mértékben leírja, kezeli, vezérli és kivitelezi a munkafolyamatot egy olyan szoftver rendszer végrehajtatása révén, amely szoftver rendszer eljárásainak végrehajtási sorrendjét a munkafolyamat szervezeti (vállalati, üzleti) logikájának számítástechnikai reprezentációja határozza meg. Az ipari szabvány definíciója mellett más felfogások is léteznek. Az egyik szemlélet szerint a munkafolyamat (workflow) egyenlő a vállalat üzleti folyamataival. Ennek az értelmezésnek a szellemében a munkafolyamat (workflow) és az szervezeti (vállalati, üzleti) folyamat egymással szinonim fogalomnak, csak esetleg más szövegkörnyezetben, más kontextusban használják a fogalmakat. Ez azt jelenti, hogy bizonyos összefüggésben a munkafolyamatot (workflow-t) és bizonyos összefüggésben az üzleti folyamat megnevezést használják, de ugyanazt értik alatta. Ebben a felfogásban munkafolyamatnak (workflow nak) jellemzően akkor nevezik a folyamatokat, ha valamilyen informatikai rendszerről van szó, ha valamilyen információtechnológiai megoldás áll a figyelem középpontjában. A WfCM és mások is azt a felfogást követik, hogy a munkafolyamat (workflow) egy olyan szervezeti (vállalati, üzleti) folyamat, amelynek lefolyását egy informatikai rendszer, információrendszer felügyeli és vezérli. Ebben az esetben tehát az automatizáltság a feltétele annak, hogy egy szervezeti (vállalati, üzleti) folyamat esetében munkafolyamatról (workflow) beszélhessünk. Van olyan álláspont, amely csak azokat a szervezeti (vállalati, üzleti) folyamatokat tekinti munkafolyamatnak (workflow), amelyek valamilyen logikai/matematikai/informatikai formális jelölés rendszerrel egyértelműen és explicit módon leírhatóak (Cardoso 2009). Folyamat osztály Folyamat Folyamat lépés, részfolyamat Tevékenység Esemény 113. ábra A folyamat és a folyamat lépései közötti kapcsolat Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 181

196 15. Szervezeti (vállalati, üzleti) információrendszerek folyamatszervvezése informatikai megközelítésben Workflow Management Coalition definícióját érdemes elfogadni egyrészt azért, mert az ipari szabvány kialakítása kísérletének következtében több szoftver gyártó követi a szabvány ajánlásait, másrészt ez a meghatározás az egyik legátfogóbb és a legteljesebb. E szerint a munkafolyamat (workflow ) egy részben vagy teljes egészében automatizált szervezeti (vállalati, üzleti) folyamat, melynek során bizonyos meghatározott eljárási szabályok alapján feldolgozásra dokumentumokat, információt vagy feladatokat adnak át egymásnak a folyamat egymásnak résztvevői. Ez a definíció nem tekinti szükségesnek a teljes automatizáltságot ahhoz, hogy munkafolyamatról (workflow-ról) beszélhessünk, vagyis ebből a szempontból egy bővebb definíciót jelent. Ugyanakkor szűkebben határozza meg a munkafolyamatot (workflow-t) azokhoz a felfogásokhoz képest, amelyek teljes egészében azonosítják a munkafolyamatot (workflow-t) az szervezeti (vállalati, üzleti) folyamatokkal, mivel e meghatározás szerint a hangsúly az információk, dokumentumok, feladatok egyik szereplőtől a másiknak történő átadásán, áramlásán ("flow") van. Ez az információáramlás meghatározott eljárási szabályok alapján történik, vagyis bizonyos fokú strukturáltság szükséges az adott üzleti folyamat esetében. Ez összhangban áll azzal a felfogással, amely az explicit leírhatóságot a munkafolyamat (workflow) fogalma elengedhetetlen részének tekinti BAz automatizált munkafolyamat rendszerek ( Workflow) és a vállalat irányítási rendszerek kapcsolata Az automatizált munkafolyamat rendszerek (workflow) rendszerek kialakítása a hagyományos ERP, vállalatirányítási rendszerekben kezdődött. Ezek a rendszerek fejlődésük kezdetén (ld. 1.2 A vállalati információs rendszerek fejlődése) csak a folyamatokkal kapcsolatos adatok rögzítésére voltak képesek. Később olyan funkciókkal egészültek ki, amelyekkel már optimalizálni lehetett az szervezeti (vállalati, üzleti) folyamatokat, statisztikákat lehetett készíteni és meg lehetett találni a folyamatok szűk keresztmetszeteit, ezáltal minimalizálni a folyamatok közötti várakozási időt. A legmagasabb fejlettségi szintet jelentő munkafolyamat rendszerekben (workflow) olyan irányított, felügyelt és kézben tartott folyamatokat találunk, amelyek rendszerekben az egyes munkafeladatok (task) kiadása tényszerűen rögzíthető és minden részfeladathoz felelősök kijelölték. A vállalat tevékenységét átfogó folyamatokba rendezése, amelyekben a tevékenységek logikusan kapcsolódó lépéssorozatot alkotnak, valamint az ügyvitel, eljárásrend, ügymenet algoritmizálása révén előre meghatározhatóvá és szabályozhatóvá válik a szervezeti (vállalati, üzleti) működés. A szervezeti (vállalati, üzleti) folyamatok automatizálását a gyorsabb információáramlás, ügyintézés iránti igény hívta életre. Az információtechnológia fejlődésével lehetővé vált az információ-áramlási csatornák javítása, az eddiginél változatosabban és gyorsabban lehetett keresni a szervezet adatbázisaiban, és a vállalati számítógépes hálózaton keresztül egyre gyorsabban továbbíthatóak lettek az információk. Az emiatt megnövekedett információáramlás csökkentését, az információ túlterhelés mérséklését, ésszerűsítését szolgálja az információküldések útjának szabályozása. Az egyes munkafolyamatok automatizálása előre rögzíti a folyamaton belüli információáramlás útvonalat, így pontosan meghatározza a szükséges elektronikus kommunikáció módját és formáit BAz automatizált munkafolyamat felügyelet ( Workflow) típusai A munkafolyamatnak (workflow-nak) három típusát lehet megkülönböztetni. Vannak, akik egy negyedik típust, az ún. Collaborative Workflow-t is munkafolyamat (workflow-nak) fogalom körébe sorolják. Az egyes típusok eltérő jellemzőkkel rendelkező folyamatokat támogatnak. A következő három, illetve négy típusról van szó: 182 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

197 15.3 Folyamatszervezés és automatizált munkafolyamat támogatás ( Workflow ) Szervezeti/üzleti folyamat támogató munkafolyamat (Production Workflow); Ügyviteli/adminisztrációs munkafolyamat (Administrative Workflow); Alkalmi munkafolyamat (Ad-hoc Workflow); Együttműködést (kollaborációt) támogató munkafolyamat, (Collaborative Workflow). Az egyes típusokat többek között az különbözteti meg, hogy milyen mértékben strukturált az a folyamat, amelyet támogatnak, milyen gyakran ismétlődik, vállalati stratégiai szempontból mennyire jelentős. A szervezeti/üzleti folyamat támogató munkafolyamat (Production Workflow) elsősorban a jól strukturált, előre jól definiálható folyamatokat támogatja, amelyeknek általában vállalati stratégiai jelentősége van. Jellemzően gyakran ismétlődő folyamatok támogatásáról van szó, ahol az emberi beavatkozásra inkább csak a kivételek kezelése miatt van szükség. A szervezeti/üzleti folyamat támogató munkafolyamat alkalmazása elsősorban a termelékenység javítását helyezi előtérbe. Ide tartozik például a biztosítóhoz benyújtott kártérítésére vonatkozó kérelmek feldolgozása. Az alkalmi munkafolyamat (Ad-hoc Workflow) leginkább az egyszeri, illetve a gyakran változó folyamatok támogatására alkalmas, amelyek kevésbé strukturáltak, és kevésbé előreláthatóak. Lehetőséget biztosít alternatív folyamatok gyors és könnyű definiálásához. Az alkalmi munkafolyamat esetében a rugalmasság, az alkalmazkodóképesség növelését helyezik előtérbe. Az ügyviteli/adminisztrációs munkafolyamat (Administrative Workflow) átmenetet jelent a szervezeti/üzleti folyamat támogató munkafolyamat és az alkalmi munkafolyamat között. A viszonylag jól strukturált, és jellemzően rutinfolyamatokat támogatja, amelyek vállalat stratégiai szempontból kevésbé jelentősek, mint a szervezeti/üzleti folyamat támogató munkafolyamat esetében és a folyamat adatfeldolgozási mennyisége, teljesítmény igénye is kisebb. Több alternatív folyamat is létezhet egy időben, de ezeket is előre meg kell határozni, és formálisan vagy vizuálisan ábrázolni kell. Az ügyviteli/adminisztrációs munkafolyamatnál (Administrative Workflow) nem annyira a termelékenység növelése az elsődleges, hanem inkább a rugalmasságon van a hangsúly. Az együttműködést (kollaborációt) támogató munkafolyamat esetében olyan rendszerekről van szó, amelyek elsősorban az együttműködést, a közös munkát segítik. E csoport esetében a sokkal inkább a kommunikáción és az információ megosztásán van a hangsúly, és kevésbé a folyamaton. A Collaborative Workflow körébe sorolt rendszerek egyben a csoportmunka támogat eszközöknek (Groupware-nek) is a részét képezik BAz automatizált munkafolyamat támogatás egyes iparágakban 13. Táblázat Az automatizált folyamatszervezés alkalmazására iparági példák Iparág Szállítás, terítés, elosztás Bank Biztosítás Egészségügy Közművek Befektetési alap Alkalmazás Logisztika, szállítmányozás, logisztikai kontrolling Hitelkérelem elbírálás Jelzáloghitelek Kárbejelentések feldolgozása Biztosítási kötvény menedzsment Kórtörténet kezelése Közmű nyomvonal, berendezések kezelése, felügyelete Dokumentumok felülvizsgálata Biztonság menedzsment Vevőszolgálat Megbízások feldolgozása Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 183

198 15. Szervezeti (vállalati, üzleti) információrendszerek folyamatszervvezése informatikai megközelítésben Szállítás Központi kormányzat Helyi önkormányzatok Gyártás Kereskedelem Oktatás Iparágak közötti műveletek BAz Fuvarlevél nyomon követése Áruk nyomon követése Vezetői engedély kiadása Adók, bevételek feldolgozása Általános információszolgáltatás Földhivatal Parkolójegyek Anyagtörzs/jegyzék nyomon követése Megrendelések feldolgozása Felvételi jelentkezések feldolgozása Szállítói számlák feldolgozása Vevői számlák kezelése Vevőszolgálat Munkaerő felvétel folyamatának menedzselése automatizált munkafolyamat támogatás (workflow) rendszer legfontosabb szolgáltatásai Az automatizált munkafolyamat támogatás (workflow) rendszerek nemcsak tárolni és továbbítani tudják a vállalat működése során felhasznált és keletkező adatokat, de vezérlik az információáramlást, felügyelik az útvonalát is az ügymenet, ügyvitel automatizálásán keresztül. Lehetővé teszik az szervezeti (vállalati, üzleti) folyamatok irányítását, vezérlését, felügyeletét és nyomon követését. Szerepköröket ( Role ) lehet definiálni a folyamatok résztvevői részéről a szervezeti hierarchiában betöltött pozíciókkal összhangban. A folyamatok végrehajtásának leírásban különböző, a feltételek teljesülésétől függő elágazásokat lehet ábrázolni a folyamatok tervének leírásában. Technical term Technical term Technical term Technical term 114. ábra Szakmai kifejezések modellje, tezaurusz (Technical Terms Model) Egy korszerű automatizált munkafolyamat támogatás (workflow) rendszer főbb szolgáltatásai: a teljesítési határidők figyelésére, más rendszerek (például elektronikus levelezőrendszerek) alkalmazásainak integrálására, internetes hozzáférés nyújtására a felhasználók számára, egyszerű végfelhasználó barát felület, kezelhetőség azért, hogy ne csak informatikusok tudják használni, átláthatóvá tenni a folyamatok szűk keresztmetszeteit, a munkafeladat állapotának/státuszának napra kész nyomon követése, 184 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

199 15.3 Folyamatszervezés és automatizált munkafolyamat támogatás ( Workflow ) az egyes felhasználóknak adott hozzáférési jogosultságok felügyelete és ellenőrzése, a felelősségi, feladat és hatáskörök egyértelmű rögzítésére és leírására, a munkafeladatok között az eltelt idő, várakozási és sorban állási idők, csökkentésére, minimalizálására, a végfelhasználók számára egy olyan egységes felhasználói felület áll rendelkezésre, amelyen keresztül például t (elektronikus levelet) küldhetnek, lekérdezéseket tehetnek a vállalati adatbázisban vagy használhatják az űrlap-szerkesztő programot, a redundancia-mentes információkezelés, a dokumentumok módosításainak időrendi követése, naplózások, a változtatások során készült módosításokat külön tárolókban történő archiválása, a folyamatok végrehajtási sorrendjének ellenőrzése, ha mód van az ad-hoc (alkalmilag módosított) munkavégzésre, határidőktől függő elágazások létrehozására, hogy egyszerűbb döntéseket automatikusan is meg lehessen hozni, az illetékes, érintett szervezeti szereplőknek jelentések, beszámolók, statisztikák automatikus kiküldése. (Ki - Who) Szervezeti nézet Adat oldal (Melyiket Which) (Hogyan- How) (Mit-What) (Miért - Why) 115. ábra ARIS Keretrendszer Egy automatizált munkafolyamat támogatás (workflow) rendszer megvalósításához egy olyan információ-architektúrát kell felépíteni, amely a következő támogatásokat tudja nyújtani: Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 185

200 15. Szervezeti (vállalati, üzleti) információrendszerek folyamatszervvezése informatikai megközelítésben 1) a szervezetet érintő adatok a vállalati integrált adatbázisban történő rögzítése, tárolása és feldolgozására, a vezetői információk összeállítása végett, öszszefoglaló táblázatok, elemzések, grafikonok automatikus készítésére, 2) az információk közvetítésére a szervezet különböző pontjai között, például elektronikus levelezéssel a vállalat belső számítógépes hálózatán keresztül, 3) egyes központi és egyedi irodai szolgáltatások nyújtására, az ellentmondásmentes ügymenetkezelésre, a dokumentumáramlások, folyamatok irányítására, vezérlésére és nyomon követésére, valamint a munkafeladatok végrehatása után, meghatározott állapotba kerülő dokumentumok iktatására, az elektronikus dokumentumok, a tartalmak (content) kezelésére, az elvégzendő feladatokhoz tartozó felelősségi körök rögzítésére, a jogosultsági rendszer kialakítására BFolyamatszervezés (folyamatmenedzsment) A folyamat szervezés iteratív eljárásának főbb lépései: A folyamat kiválasztása; Folyamat modellezés; Folyamat elemzés; Folyamat optimalizálás; Folyamat megvalósítása, kivitelezése; Folyamat realizálás, tényleges folyamat példány létrehozása; Folyamat monitoring/kontrolling, nyomon követés, felügyelet A folyamatszervezés és az automatizált munkafolyamat támogatás (workflow) kapcsolata Az információtechnológiai (IT), informatikai és gazdálkodás tudomány (Business Administration, Economics) jelenlegi állása szerint folyamatszervezésről beszélünk. Az angolszász nyelvterületen egy rövidítést két értelmezéssel is használnak a BPM-et. 186 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

201 15.3 Folyamatszervezés és automatizált munkafolyamat támogatás ( Workflow ) Szervezet Központ Telephely/üzem Üzleti terület Tervkészítési szint Szervezeti felépítés Szervezet - Adat Entity Relationship Model (ERM) Entitás-kapcsolat model Adat Ad at Sz. R W C R C R Jogosultság Adat - Funkció Esemény vezérelt (EPC) input - F1 output XO R OOD F1, F2 Sz. - Funkció F1, F2 F3 Funkció szint Szerv. - funkc. - adat E F D O PCD Vezérlés F F F 2 4 F 1 F F 6 3 Folyamat 5 F1 F F3 F2 F4 Hierarchia F Feldolgozás dialóg batch 1 dialóg 2 F 3 Feldolgozási típus Funkció P P P 2 4 P 1 P P 6 3 Folyamat ábra ARIS Üzleti folyamatok keretrendszere BPM, Business Process Management A BPM, Business Process Management, a gazdálkodó szervezetek vállalat szervezése értelmében használható folyamatszervezési módszereket, módszertanokat, eljárásokat, diagram és ábrázolás technikákat jelenti. Elsősorban a szervezés és vezetés tudományhoz tartozik, de határ tudományterület a gazdasági informatika és annak módszerei. BPM, Business Process Modelling A BPM, Business Process Modelling, gazdaságinformatikai értelmében használható folyamatszervezési, folyamatelemzési és folyamattervezési módszereket, módszertanokat, eljárásokat, diagram és ábrázolás technikákat jelenti. P 2 P 4 P 1 P 3 P Hierarchia 5 Termék Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 187

202 15. Szervezeti (vállalati, üzleti) információrendszerek folyamatszervvezése informatikai megközelítésben Felső vezetés Anyaggazdálkodás Értékesítés Szervezeti nézet Anyagszükséglet tervezés Készlet Ajánlat Megrendelés Megrendelésbefo gadás Értékesítési folyamat Ügyfél Megrendelés feldolgozás Megrendelés feldolgozva Értékesítés Megrendelés feldolgozás Hitelképesség ellenőrzés Megrendelés Ajjánlatkészítés Ajánlat feldolgozása Kiszállítási határidő megállapítása Adat nézet Vezérlési nézet Funkcionális nézet 117. ábra EPC (ARIS kiegészítések) A '90-es évek elején terjedt el Business Process Reengineering (BPR) nevezett megközelítés, szervezési módszertan, amely magyarul az szervezeti (vállalati, üzleti) folyamatok újraszervezését, újjáalakítását, áttervezését jelenti. Ezt a módszert a vállalatok átalakításának, teljesítményük radikális növelésének céljára szolgáló szervezési eszköznek szánták. újraszervezés BPR, Business Process Reengineering " Az újraszervezés - valójában - az üzleti, vállalati folyamatok alapvető újragondolása és radikális áttervezése drámai javulás elérése végett, a szervezetek lényeges teljesítmény mutatóiban, nevezetesen mint például a költség, a minőség, a szolgáltatás és a gyorsaság." (Hammer és Champy, 2000, 43.o.) Ebből a meghatározásból a következő négy tényezőt lehet kiemelni, mint a megközelítés megkülönbözető jellemzőjét: - Alapvető (változtatás), - Radikális (átalakítás); - Drámai (folyamat teljesítmény javulás); - Folyamatok (nem vállalati funkciók). Az alapvető újragondolás arra utal, hogy semmit sem tekintenek a szervezetben magától értetődőnek, mindent megkérdőjeleznek. Nem csak azt kell vizsgálni, hogy mit tesz a vállalat, hanem azt is, hogy miért teszi azt. Nem a meglévő folyamatokat kell javítani, hanem új utakat kell keresni, a határokat áttörni, mindent tiszta lappal kezdeni. A folyamatok gyökeres 188 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

203 15.3 Folyamatszervezés és automatizált munkafolyamat támogatás ( Workflow ) átalakításával a BPR célja a vállalati teljesítményproblémák valódi okainak a feltárása, és orvoslása. Szervezeti egység Vevő Organizational unit Customer Customer number Vevő azonosító n n Idő Értékesítési munkatárs Name Név Time n Sales personnel Vevő ajánlat kérés Vevői ajánlat Vevői megrendelés n n Értékesítési rekord állapota Customer inquiry Customer offer Customer order Sales record position n Assignment of terms Feltételek összerendelése Customer inquiry position Customer offer position Customer order position n n Customer terms Product Vevő ajánlat kérés állapota Vevői ajánlat állapota Vevői megrendelés állapota Vevő szerződési feltételek Termék 118. ábra Kiterjesztett entitás kapcsolat modell: eerm (extended Entity relationship modelling) Az üzleti folyamatok újraszervezése nem a meglévő folyamatok javítgatását jelenti, hanem radikális átalakításukról szól, és az igényelt változások nem kis terjedelműek, hanem drámai javulást elérése végett történnek. Az szervezeti (vállalati, üzleti) folyamatok a vállalati erőforrások mozgatásával, felhasználásával, átalakításával szolgálják az üzleti célok elérését. Minden folyamat időhöz és térhez kötött, meghatározott be- és kimenettel rendelkezik. Az üzleti folyamat értéket ad a bemenethez, amely bemenet lehet a megelőző folyamatok végterméke is (például egy összeszerelő üzem az alkatrészekből magasabb értékű kimenetet készít). Az üzleti folyamat hatáskörén azokat a részfolyamatokat és tevékenységeket értjük, amelyek a folyamatot alkotják. A folyamat hatásköre és értékteremtő képessége között szoros összefüggés van: általában igaz az, hogy minél nagyobb a folyamat kiterjedése, annál nagyobb értéknövelés várható el tőle. Ebben a kontextusba kell felismerni egy következő fontos tényt, miszerint minél szerteágazóbb egy folyamat, annál nehezebben áttekinthető és menedzselhető. A BPR megközelítés jelentős divathullámmal járt, majd látványos kudarcokról számoltak be. A piackutatások és az esettanulmányok azt mutatták, hogy a BPR megközelítés sikertelenségének egyik oka a vállalat, mint világ újra teremtésének szándéka. A megközelítés sok módszere és ötlete evolúciós módon átkerült más szervezeti (vállalati, üzleti) folyamatok szervezésével foglalkozó módszerbe. Az automatizált munkafolyamat támogatás (workflow) bevezetése előtt ajánlatos a szervezet meglévő (kritikus fontosságú, létfontosságú) üzleti folyamatainak elemzése, újratervezése. Ugyanis ha a folyamatok nem megfelelőek, a rájuk épülő, azok végrehajtását automatizáló automatizált munkafolyamat támogatás rendszer sem tud eredményes és hatékonyan működni. Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 189

204 15. Szervezeti (vállalati, üzleti) információrendszerek folyamatszervvezése informatikai megközelítésben Organizational unit Time Sales record Customer Customer inquiry Customer offer Customer order Product Sales record position 119. ábra SAP SERM Model (Structured entity relationship model) Egy vállalatnak általában a következő okai lehetnek a valamelyik folyamatszervezési módszer alkalmazására: 1) Egy új vállalatirányítási rendszert (ERP) akarnak bevezetni. 2) A cég versenypozícióját szeretné javítani új folyamatok bevezetésével. Ez esetben a rendszer új elemeinek funkcionalitására és rendszerbe illeszthetőségére kell helyezni a folyamatszervezés során a hangsúlyt. A folyamatszervezés fontos sikertényező lehet a vállalat számára, mivel a jól működő folyamatok eredményessége az előállított érték magasabb lehet, és az értékteremtés nagysága határozza meg a szervezet teljesítményét. 3) A vállalat szervezeti felépítésében bekövetkező változások miatt működésbeli változtatások szükségesek. Ilyen esetekben lehet szükség az üzleti folyamatok újragondolására, a fölösleges folyamatok kihagyására és egyes új folyamatok, például új ellenőrzések beillesztésére. Így az újonnan kialakított információrendszer a vállalati hatékonyság és eredményesség növekedéséhez vezethet. Ez azonban csak egy átgondolt folyamatszervezési projekt során valósulhat meg. Az üzleti folyamatok újratervezése során a vállalat összes területére kiterjedően fel kell térképezni a szervezet működését, meg kell határozni a lényeges üzleti folyamatok kiindulási- és végpontjait és az egyes folyamatok kapcsolódásait. A folyamatokat fel kell bontani az azokat alkotó tevékenységek szintjére, azonosítani kell a működés során felhasznált adatokat, dokumentumokat és a folyamatok résztvevőit. A folyamatszervezési projektek kezdeti fázisában történik az előkészítés, amit a helyzetfelmérés (dokumentálás), a célok kijelölése, a folyamatok optimalizálása és a bevezetés lépéseinek megtervezése követnek sorrendben. Az automatizált munkafolyamat támogatás (workflow) rendszerek tulajdonképpen a folyamatszervezési projektek céljai megvalósítását lehetővé tevő és realizáló folyamattervezés, optimalizálás és folyamatmenedzsment, folyamatkezelés kialakításának eszközei. Az alkalmazottak ellenkezése a folyamatszervezés és az automatizált munkafolyamat támogatás (workflow) bevezetésekkel szemben általában éppen abból adódik, hogy sokan nem képesek folyamatokban gondolkodni és elfogadni az ezekben betöltött szerepüket. 190 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

205 15.4 ARIS Keretrendszer Vezérlő, irányító folyamatok A vállalat irányítása, vezetése, igazgatása és a alapfolyamatok irányítása és vezérlése Stratégia és tervkészítés, Alapfolyamatok Termékfejlesztés Megbízás elnyerrése Megrendelés lebonyolítása Értékesítés utáni szolgáltatások Támogató folyamatok Belső partnerekre koncentrál (alapfolyamatok) Nem járul közvetlenül hozzá az értékteremtéshez Humánerőforrás kezelés, személyzeti ügyek Infrastruktúra Technológia 120. ábra Folyamattípusok Ma egyre inkább elterjedt vezetési irányzat a folyamatorientált szervezeti (vállalati, üzleti) menedzsment, vállalat vezetési, igazgatási megközelítés, amely egyaránt kiemelt szempontként kezeli a meglévő szervezeti adottságokat és a vállalat üzleti céljait a vállalat működésének újragondolásakor. Nemcsak a megfelelő teljesítmény, de egy a szervezet igényeit maximálisan figyelembe vevő információrendszer kialakítása is cél. A szervezeti szemlélet abban nyilvánul meg, hogy a tervezéskor a meglévő folyamatok adják a kiindulási alapot, ezek alapos vizsgálata után következnek csak a szükséges módosítások. Az üzleti szemlélet pedig a folyamatok hatékonyságának és eredményességének állandó szem előtt tartásáról gondoskodik. Annak érdekében, hogy a folyamatban az egyes szervezeti egységek között mozgó dokumentumok áramlása és a bekövetkező, lezajló események, amelyek folyamatok indítását kezdeményezik, szervezett és rendezett módon történhessenek; szükség van egy informatikai eszközre, amely egyben támogatja a gyors szervezeti (stratégiai) változások átvezetését és megvalósítását a szervezeti (vállalati, üzleti) folyamatok tekintetében. A folyamatorientált üzleti menedzsment célkitűzéseinek megfelelő az automatizált munkafolyamat támogatás (workflow) rendszer bevezetése során tehát egy olyan korszerű elemzési technikákkal támogatott tervezési tevékenységre van szükség, amelynek eredményeként létrejön egy olyan végfelhasználói rendszer, amely alkalmas a vállalati ügyvitel automatizálására, és a vállalati tevékenységek folyamatos optimalizálására ARIS Keretrendszer Az ARIS egy mozaikszó, az "Architektur Integrierter Informationssysteme" német szavak kezdőbetűiből áll össze, ami magyarra fordít "Integrált információrendszerek architektúrája" kifejezésnek fordítható. A betűszót angol szavakból is ki lehet rakni: ARIS = Architecture of Integrated Information Systems. Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 191

206 15. Szervezeti (vállalati, üzleti) információrendszerek folyamatszervvezése informatikai megközelítésben Utazási igény felmerült Utazási igény rögzítése Utazási kérelem Utazási kérlem jóváhagyása A tervezett utazást elutasították A tervezett utazást jóváhagyták A tervezett utazás pontosítására való igényt elküldték 121. ábra Példa egy kiterjesztett (eepc) eseményvezérelt folyamat láncra Azért ismertetjük ezt a konkrét keretrendszert, CASE (Computer Aided Systems Engineering) eszköznek is tekinthető szoftverrendszert, mert erről, rendszerről nemcsak termékismertetők, hanem műszaki, tudományos szakirodalom áll rendelkezésre. Magát a rendszert, a hozzákapcsolódó módszereket tudományos igénnyel is leírták, nemcsak a gyakorlatnak szóló ismertető anyagokban, amelyeket az informatikában a tanácsadók, szervezők, rendszerelemző, tervezők, és szoftverfejlesztők használhatnak. 192 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

207 15.4 ARIS Keretrendszer Need for trip has arisen Entry of a travel request Trip is requested Approval of travel request Planned trip is rejected Planned trip is approved Need to correct planned trip is transmitted Advance payment Trip advance is transmitted/ paid Unrequested trip has taken place Approved trip has taken place Entry of trip facts Trip facts and receipts have been released for checking Approval of trip facts Planned trip must be canceled Trip expenses reimbursement is rejected Trip facts are released for accounting Approval of trip facts is transmitted Accounting date is reached Travel Expenses Trip expenses reimbursement must be canceled Payment amount transmitted to bank/ payee Trip costs must be included in cost accounting Payments must be released Payment must be effected Amounts relevant to accounting transmitted to payroll accounting Amounts liable to employment tax transmitted to payroll Trip costs statement is transmitted Cancellation Trip is canceled Trip costs cancelation statement is transmitted 122. ábra SAP HR modul - Utazás szervezés esemény vezérelt folyamat lánca Az ARIS keretrendszer röviden: Vállalatok és üzleti alkalmazási rendszerek leírásának eszköze, amelyben különböző architektúra nézeteket, rétegeket, szinteket lehet kialakítani a bonyolultság csökkentése és a tervezendő, működtetendő rendszer kézben tartása érdekében. Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 193

208 15. Szervezeti (vállalati, üzleti) információrendszerek folyamatszervvezése informatikai megközelítésben Az ARIS egyrészt a vállalati működést, az üzleti folyamatokat modellező és elemző informatikai megközelítésű, információtechnológia-centrikus, humán-központú, folyamatelvű módszertan, másrészt az ezt támogató komplett informatikai eszköztárat jelenti. Ahhoz azonban, hogy egy modellezési koncepció a lehető legáltalánosabb szervezeti és vállalati információ igényeknek megfeleljen, annak egységes szabályok szerint kell működnie. Az általában igen összetett és nehezen átlátható szervezeti (vállalati, üzleti) működés átfogó feltárásához a komplexitás/bonyolultság csökkentésére van szükség. Ezt hagyományosan a vállalati tevékenységek szervezeti (vállalati, üzleti) funkció szerinti tagolásával érik el. Ezeknél a funkcionális vállalatoknál az egyes funkcióknak egy-egy szervezeti egységet feleltetnek meg, amely a funkcióhoz tartozó feladatok irányítására saját információrendszert és adatbázist hoz létre. Korábban a CASE eszköz, folyamatszervező/modellező eszköz, valamint a vállalatirányítási rendszer (ERP) gyártók is általában egy-egy vállalati részterületre kínáltak informatikai megoldást (például könyvelés, logisztika vagy számlázás). Ezek használata azonban egymástól elszigetelt szervezeti (vállalati, üzleti) funkció adatokhoz vezetett egy vállalaton belül, ami egyrészt többlet adattároló kapacitást követel, másrészt pedig magában hordja a logikailag inkonzisztens adatok meglétét a vállalat egészére nézve. A probléma abból adódik, hogy egy szervezeti (vállalati, üzleti) folyamat egyszerre általában több funkciót is érint, ebből következőleg egy a vállalati működést teljesen lefedő integrált információrendszerre van szükség. Az integrált információrendszerben az adatokat az egész vállalatra egységesen és redundancia mentesen definiálják, ezáltal a folyamatszemlélet megvalósulhat a vállalat irányításában. Ehhez integrálni kell az egyes funkciókat támogató különféle információrendszereket. Hosszútávon életben maradni tartalmaz Piaci részesedés megtartása Sikerkritérium Piaci részesedés tartalmaz Nyereség növelése tartalmaz Forgalom növelése támogatva Új vevők megnyerése támogatva Árak emelése tartalmaz Költségek csökkentése 123. ábra Példa céldiagramra 194 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

209 15.4 ARIS Keretrendszer Az ARIS koncepcióban egy integrált módszertant fejlesztettek ki az szervezeti (vállalati, üzleti) folyamatok elemzésére és modellezésére, amely az alábbi elvek mentén jött létre [Scheer, A.-W. (2005)]: 1) A szétválasztás elve szerint a rendszer komplexitásának csökkentése érdekében különböző statikus nézetekben vizsgálja meg a vállalatot (adat-, szervezeti és funkciónézet). Az eltérő nézetekben eltérő modelltípusokat használ a vállalati működés ábrázolására, amelyeket végül egy dinamikus (vezérlési- vagy folyamat-) nézetben kapcsol össze egy modellé, amelynek szintén több típusa lehet. Egy számítógép által támogatott szervezeti (vállalati, üzleti) folyamat esetében meg kell határozni a modellezés során használt objektumokat (eseményeket, folyamatokat, felhasználókat, szervezeti egységeket és az információtechnológiai-erőforrásokat, alkalmazási rendszereket, hálózatokat stb.), valamint az ezek között fennálló kapcsolatokat. Az egyes nézetekben a modellek függetlenül lehet elemezni. 2) A folyamat tervezése során általában több fázison keresztül juthatunk el a ténylegesen kiválasztott folyamatokig, ami például a következő lépéseket jelentheti: folyamat kimenetek (outputok) definiálása, folyamatok strukturálása, alternatívák generálása, folyamaton belüli tevékenységek azonosítása, folyamat lefutások vizsgálata, folyamat szervezése. Az egyes szintek nyilvánvalóan eltérő szemléletet, különféle részletezettségű modelleket igényelnek. Scheer professzor által kidolgozott különböző leírási szintek elve szerint háromféle leírási szinten vizsgálhatóak az információ rendszerek, attól függően, hogy milyen távol esnek a konkrét információtechnológiai eszközöktől. A leírási szintek átmenetet jelentenek az általános információtechnológiai szempontú szervezetleírástól a majd a felhasználók által igénybe vehető konkrét eszközök megvalósítási szintű részletezéséig. [Scheer, A.-W. (2OO5).] Főfolyamat Termékfejlesztés Megbízás elnyerése Értékesítés utáni szolgáltatások Megrendelés lebonyolítása Részfolyamat Marketing Ajánlat előállítás... Szerződés lezárása Alfolyamatok Ügyfél kapcsolat felvétele Ügyfél elemzése... Ajánlat leadása Tevékenységek Alapinformációk begyűjtése Hitelképesség vizsgálat 124. ábra Részletezettségi szint példa berendezésgyártás Az egyes statikus nézetek más-más objektumcsoportokat írnak le: [1] Az adatnézetben azok az események, információ-objektumok és a hozzájuk tartozó állapotok kerülnek ábrázolásra, amelyeket a kialakítandó rendszernek kell majd ke- Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 195

210 15. Szervezeti (vállalati, üzleti) információrendszerek folyamatszervvezése informatikai megközelítésben zelnie. Ebben a nézetben használt modelltípusok között a leggyakrabban az ERM (Entity Relationship-Model) fordul elő. Ez a modell az entitástípus, leíró attribútum, idegenkulcs attribútum, kapcsolattípus stb. objektumok használatával írja le a logikai adatmodellt, adatszerkezetet. [2] Az ARIS széles eszköz készletében rendelkezésre állnak más módszertanok modelljének, vizuális nyelvének, diagram technikájának megfelelő modellező eszközök. Néhány példa: k SeDam modell, SAP SERM, vagy az egyesített modellezési nyelven (UML-ben, Unified Modelling Language) íródott adatmodellek is. [3] A folyamatok végrehajtása során elvégzendő funkciók (technikai funkció, részletezett leírás) alkotják a funkciónézetet, amelyek ábrázolására jól alkalmazhatóak a funkciófa, az Y diagram vagy a céldiagram modelltípusok. [4] A funkció egy tevékenység az szervezeti (vállalati, üzleti) folyamaton belül, amely egyértelműen meghatározza, hogy a folyamat egy adott szakaszában mit kell tenni (pld. hitelképesség elbírálása, a beérkezett áru minőségének ellenőrzése). Azokat a tevékenységeket, amelyekből a folyamat felépül, a funkciónézetben statikusan modellben ábrázolják. A funkcióhierarchiában a helyüket az határozza meg, hogy az absztrakció milyen fokát képviselik az egyes funkciók (pld. az értékesítési funkció az ügyfélérdeklődés kezelése, ajánlat adása, ügyfél megrendelés feldolgozása stb. alfunkciókból épül fel). A funkciók pontos meghatározása az egyik központi feladata a modellezésnek, hiszen ezek az objektumok határozzák meg a munka során végzett konkrét lépéseket. A funkciók mindig egy eseményből indulnak ki (pld. ügyfél rendelés beérkezése) és egy esemény jelzi a végüket (pld. Ügyfélrendelés feldolgozva). A funkciók és az események szoros kapcsolata teszi lehetővé a funkciók dinamikus nézetbe történő leképezését, mivel ekkor a funkciók időbeli függését is meghatározták, ebben a modellben jelenik meg az idő dimenzió. 196 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

211 selasgnitekramgninalpnoitcudorpylbmesalanifylbmesa tcudorpsecorp senisub eroc Business Particpants 15.4 ARIS Keretrendszer Customer contact ebusiness Scenario (Forgatókönyv) eepc Column Display- Sávos megjelenítés eepc Customer contact development Sales team germany executes Buy-Side executes Marketplace for Oil & Gas executes Sell-Side. Inquiry is received Inquiry to be created from contact No need for following contact Demand specification Offer products Value Added Chain Diagram -Értéklánc Buyer Purchasing Agent Sales representative Stocks database and product & supplier allocation Core business process product assembly Manager Buyer Place order Marketing Sales Production planning Final assembly 125. ábra Folyamatra vonatkozó az összes modellezési nézet integrálása [5] A szervezeti nézetben a szervezeti felépítést, hierarchiát dokumentálják, amely a szervezeti egységeket és a hozzájuk tartozó felelősségi köröket tartalmazza (feladatés hatáskör). Az szervezetet leíró modellekben olyan objektumokat találunk, mint például a szervezeti egység, székhely, munkakörtípus, pozíció, külső/belső személy és beosztáscsoport stb.. Ezek ábrázolásának alkalmas eszköze a szervezeti ábra vagy az organigram. [6] Egy automatizált munkafolyamat támogatási (workflow) rendszer sem tudna például szervezeti nézetbeli modellek nélkül működni, mivel minden az általa irányított folyamatban résztvevő felhasználókról, szerepköreikről, osztályaikról, az egyes szereplők helyetteseiről stb. tudnia kell azért, hogy a folyamatokról kapott információkat, esetlegesen felmerült problémákat a megfelelő szervezeti egységekhez, felhasználói tevékenységekhez tudja kötni. Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 197

212 15. Szervezeti (vállalati, üzleti) információrendszerek folyamatszervvezése informatikai megközelítésben 126. ábra Az Aris ház-architektúra nézetek és információrendszer leírási szintek Forrás: Davis 2008 [7] Az információtechnológiai-erőforrás nézet nem egy különálló nézet, mivel csak a többi nézet szempontjából lényeges informatikai eszközöket tartalmazza, tehát nem független. Ha összerakjuk az első három nézetben, a rendszer életciklus felfogást követve mindhárom leírási szinten számba vett információtechnológiai-eszközöket, akkor áll össze ez a kiegészítő nézet. A szakmai koncepció szintjén még csak az alkalmazási rendszer típusát határozzuk meg, míg a rendszertechnikai megvalósítás szintjén már a konkrét hardver és szoftver elemeket. [Scheer, A.-W. (2005)]. [8] Az alkalmazási rendszerek leírásánál az alkalmazási rendszer típus, modultípus (pld. ARIS vagy SAP modulok) vagy adatfeldolgozási típus objektumok használhatóak. Az ARIS modellező komponensében az adathordozók kiválasztásánál többek között fájl, dokumentáció, fax, telefon és dosszié objektumok között válogathatunk. Az bemeneti/kimeneti elemek megjelenítésénél külön szimbólumokat lehet használni a listák, űrlapok, képernyők stb. jelölésére. [9] A vezérlési nézet egy dinamikus nézet, amely megteremti a kapcsolatot az egyes statikus nézetekben használt objektumok között, miközben a statikus modellekben meghatározott kapcsolatrendszerek elvesznek. A dinamikus jelző arra vonatkozik, hogy a folyamatmodellben szereplő funkciók, események stb. már egy időbeli sorrendet és egy időbeli logikát követnek. Az ebben a nézetben létrehozandó meta mo- 198 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

213 15.4 ARIS Keretrendszer dellben az összes többi modellben használt információ-objektum, funkció, szervezeti egység megjelenik a köztük lévő szervezeti (vállalati, üzleti) központú kapcsolatokkal együtt (pld. adott szervezeti egység melyik funkcióért felelős, vagy, hogy melyik esemény melyik technikai funkciót aktiválja). Az események vezérlési nézetben történő ábrázolásával lehetővé válik a funkciók időbeli sorrendjének és ezáltal az szervezeti (vállalati, üzleti) folyamat időbeli szakaszolásának meghatározása, valamint az eseményekhez kapcsolódó adatok és funkciók összekapcsolása (adat- és funkciónézet összekapcsolása). [10] A kibővített eseményvezérelt folyamatlánc (eepc, extended Event Process Chain) az egyik leggyakrabban használt modelltípus a folyamatok ábrázolására, mert az összes többi nézet objektumait képes egy modellbe összesűríteni. Az egyszerűsített EPC-ben a folyamatok funkciók szerint dinamikusan vannak megjelenítve, tehát a folyamatot leíró események és funkciók időrendi és logikai sorrendbe vannak rendezve. A kibővített eseményvezérelt folyamatlánc tovább bővül a folyamatban érintett szervezeti egységekkel és a kapcsolódó információ- és adatfeldolgozó rendszerekkel ábra Az ARIS átfogó módszertana Forrás: Scheer, Míg a statikus nézetben egy objektum csak egyszer szerepelhet a modellekben, a dinamikus objektumok esetében ez nem áll fenn. Ebben az átfogó modellben egyszerre ábrázolhatóak az események, tevékenységek, szervezeti objektumok, adat objektumok, adathordozók, kimeneti/bemeneti elemek, alkalmazási rendszereket leíró objektumok, valamint a modell tartalmi és időbeli sorrendjének ábrázolá- Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 199

214 15. Szervezeti (vállalati, üzleti) információrendszerek folyamatszervvezése informatikai megközelítésben sára használt logikai kapcsolók, tehát az és/vagy/kizárólagos vagy operátorok. Nemcsak arra kapunk választ a folyamatmodellt tanulmányozva, hogy mit kell tenni a kitűzött cél elérése érdekében, de arra is, hogy mikor és hogyan, milyen adatok és információtechnológiai eszközök segítségével tegyük azt. R/3 Értékesítés és kiszállítás SD Pénzügy, számvitel FI Anyaggazdálkodás MM 128. ábra Alkalmazási rendszerek hierarchikus kapcsolata - Példa SAP R/3 és moduljai BA leírási szintek [1] A problémamegfogalmazás, az igények és problémák, ügyek megfogalmazásának szintje, amely valójában még nem valódi információrendszer modellezési, leírási szint, mert nem informatikai, hanem szervezeti (vállalati, üzleti) célokat, célkitűzéseket és igényeket fogalmaz meg. Azonban ez az a leíró szint, amely információrendszer fejlesztésének, vagy adaptációjának a kiindulási pontja, ahol a jelenlegi rendszer gyengeségeinek vizsgálatán keresztül a vállalati vezetés megfogalmazza a jövőbeli fejlesztés irányait. (Scheer, A.-W. (1993).). Ennen a megfogalmazásban az informatikai/információrendszer rendszerszervezési és a rendszertechnikai alternatívái is megjelennek Az igény a megfogalmazások gazdálkodástudomány, az üzemgazdaságtan informatika kívánalmai szempontjából történnek, egyfajta gazdaságinformatikai szemlélet érvényesítésével. A leírások a tényállást vázolják fel, amelyek mind a szervezeti (vállalati, üzleti) célkitűzéseket mind az informatikai szakmai terminológiát bizonyos mértékben visszatükrözik. Ezért ennek a modellezési, leírási szintnek a specifikálására a félig formális modellező nyelvek és eszközök az alkalmasak. A hiányzó részletek és az informatikai szabatosságú leíró nyelvezet hiánya miatt e modellezési 200 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

215 15.4 ARIS Keretrendszer szint nem alkalmas a megvalósítandó információrendszer kivitelezéséhez szükséges formális modellekbe történő átalakításra. [2] A (informatikai) szakmai koncepció/követelmény meghatározás a legmagasabb szintű modell. Ez tulajdonképpen a problémafelvetés átültetése műszaki, informatikai szakmai nyelvre, tehát az alapvető fejlesztési irányok, a létrehozandó rendszerrel szembeni követelmények megfogalmazása az informatika nyelvén. A megvalósítandó vállalati, alkalmazási rendszerrel szemben támasztott igények megfogalmazása egy olyan formalizált informatikai nyelven, amely a kiindulópontja lehet az információtechnológia eszközeinek nyelvére történő lefordításnak. Probléma meghatározás Követelmény meghatározás Rendszerterv, rendszerspecifikáció Információtechnológiai koncepció Megvalósítás Információtechnológia Műszaki informatika Harver és szoftver 129. ábra A leíró (modellezési) szintek az ARIS-ban [3] Az adatfeldolgozási koncepció/ rendszerterv és rendszerspecifikáció szinten a szakmai koncepcióban megjelölt fejlesztési célokhoz, funkciókhoz hozzárendelik az azt megvalósító felhasználói tranzakciókat, a végfelhasználói tranzakciókat mely szoftvermodulok hajtják végre. A követelmény meghatározásból levezetett csatoló és kapcsolófelületek és az általánosnak tekinthető, információtechnológiai csatoló és kapcsolófelületek egymáshoz illesztése, testre szabása itt történik meg. Ennek a célja az, hogy rendszerterv és rendszerspecifikáció esetleges változása ne tegye szükségessé a követelmény meghatározás, a szakmai koncepció módosítását. Ennek a megközelítésnek a következménye, hogy rendszerterv és a követelmény-meghatározás csak lazán csatolt. Ez azonban nem azt jelenti, hogy a két modell szint el volna egymástól szigetelve. Sokkal inkább azt jelenti, hogy a követelmény meghatározás lezárása után a rendszerszervezési, szervezeti (vállalati, üzleti) működési igények olyan pontosan legyenek rögzítve, hogy a rendszer informatikai, adatfeldolgozási argumentumai, paraméterei, ne változzanak abban az esetben, sem ha az informatikai rendszer teljesítmény viszonyai és viselkedése megváltozna. Az informatikai rendszer működésében bekövetkező változások ne befolyásolják a követelmény meghatározás eredményét és tartalmát. Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 201

216 15. Szervezeti (vállalati, üzleti) információrendszerek folyamatszervvezése informatikai megközelítésben [4] A műszaki informatikai, információtechnológiai, technikai megvalósítás leírása a legalsó modellezési szint, a legrészletesebb leírási szint, ahol a felhasználók tevékenységeihez konkrétan hozzárendelik a végrehajtás eszközeit, a szükséges alkalmazási szoftverek. Az itt megalkotott struktúrát kell majd az új rendszerbevezetése során felépíteni. A rendszerterv, rendszerspecifikáció szintjén kialakított modelleket a konkrét hardver és szoftver környezetre kell átalakítani. Ez úgy is megfogalmazható, hogy az információtechnológiai eszközeire a fizikai szintű leképezés végrehajtása történik meg ebben a modellezési lépésben. Az ARIS koncepció tehát felülnézetből, felülről lefelé haladva, a nézetekben egyre részletesebb modelleket alkotva (a problémafelvetéstől egészen az egyes funkciókhoz tartozó konkrét szoftverek meghatározásáig) jut el a helyes vállalati működést is leírni képes modellekig. Minden nézetben készíthetőek tehát a modell elvontságától függően áttekintő-, részletező-, valamint az absztrakció legalacsonyabb fokán, nagy részletezettségű leírásra képes modellek. A jobb áttekinthetőség érdekében a durva modellekben szereplő objektumok mögé újabb modellek helyezhetőek, így megőrizhető a kiinduló modellek átláthatósága, ugyanakkor az egyes objektumok mellett megjelenő szimbólumok jelzik a felhasználó számára, hogy azok mögött egy részletesebb modellt is talál, így pontosan megértheti azoknak az objektumoknak a szerepét a folyamatban. Business Function 1 Business Function 1.1 Business Function 2 Business Function 2.1 Üzleti folyamatok hierarchikus modellje Business Process Hierarchy Model Business Function 1.11 Business Function 1.12 Business Function 1.13 Értéklánc Value chain diagram Event 1 Organizational unit Business Function 1.11a Position Üzleti folyamatok modellje Business Process Model Event 2 Event ábra Kapcsolat a modellek között A folyamatok átfogó leírásra egy életciklus (Life-Cycle) szemléleten keresztül valósul meg, ami azt jelenti, hogy az egyes leírási szintek más-más időtávra szólnak, és a tervezés más-más szakaszában válnak szükségessé. A kiindulópontként szolgáló szakmai koncepció, követelmény meghatározás helyes kialakítása van a legnagyobb hatással a vállalat jövőbeli működőképességére, mert az ezen a szinten meghatározott célok szólnak a leghosszabb időtávra. Ezzel szemben az integrált információ rendszer utolsó szakaszában előtérbe kerülő technikai megvalósítás szintjén hozott döntések aránylag rövid távúak, így gyorsan elavulttá válhatnak, és le kell cserélni a feldolgozás során használt hardver és szoftver elemeket. 202 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

217 15.4 ARIS Keretrendszer Sales Értékesítés Customer inquiry processing Vevői ajánlatkérés feldolgozása Customer pro- offer cessing Customer order processing General agreement processing Open customer inquiry Nyitott vevői ajánlatkérés Configure product Vevő felé ajánlat feldolgozása Vevői megrendelés feldolgozása A termék összeállítása (konfigurálás) Általános szerződéses feltételek feldolgozása BAz átfogó leíró módszertan 131. ábra Funkció hierarchia (Function Tree) Az ARIS koncepció szerint az szervezeti (vállalati, üzleti) folyamatok vizsgálatát minden nézetben és minden szinten, az általánosabb szakmai koncepciótól, követelmény meghatározástól a részletekbe menő technikai megvalósításig el kell készíteni azért, mert csak így valósítható meg a szervezeti (vállalati, üzleti) folyamatok teljesen átfogó vizsgálata BA szakmai koncepció, követelmény meghatározás szintjén történő folyamatmodellezés Ez a legmagasabb modellezési, leírási szint, itt történik meg a vállalati információrendszer architektúrájába tartozó főbb architektúra építő elemek meghatározása. Ez a leírási szint a legalkalmasabb az ARIS koncepción alapuló szervezeti (vállalati, üzleti) folyamatmodellezés bemutatásra, mert ezen a legmagasabb absztrakciós szinten a mutatkozik meg a legjobban ennek az átfogó módszertannak a logikája. Az egyes statikus nézetekben mindig a vállalat illetve vállalat információrendszerének valamelyik jelentősebb oldalát emelik ki (szervezeti egység, funkció, entitások). A modell ilyen oldalnézetei segítségével bontják fel a vállalat működését kezelhető bonyolultságú elemekre, és ennek révén csökkenthető a teljes rendszer komplexitása. Az egyes nézetben való modellezéshez egyfajta "csőlátást" kell a modellezőnek magára erőltetnie és csak az adott szempont szerint szabad vizsgálnia a vállalatot. (Scheer, A.-W. (1993)). Funkciónézet: A funkció egy olyan tevékenységet jelöl, amely létrehoz vagy megváltoztat egy objektumot. A funkciónézetben a szervezeti (vállalati, üzleti) működés funkciók szerinti tagolása a cél. A funkciók ábrázolására általában a funkciófát alkalmazzák, ahol az egyes funkciók tetszőleges (általában hierarchikus) felbontásban követik egymást. A funkciónézet szerinti modellezés ezen a szinten akkor fejeződhet be, ha már az összes alapvető funkciót sikerült feltérképezni. Egy funkcionális vállalatnál az egyes vállalati funkciók (termelés, eladás, pénzügy,.stb.) üzemgazdaságtani értelemben köré vannak a termékek és vállalati területek is szervezve, Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 203

218 15. Szervezeti (vállalati, üzleti) információrendszerek folyamatszervvezése informatikai megközelítésben ami jelentős szervezési, koordinációs és kommunikációs költségeket ró a vállalatra. Ebből adódóan egy közös adatbázison alapuló integrált információrendszer kiépítése tenné lehetővé a vállalati, működési bonyolultság kézben tartását, a feladat komplexitása azonban általában túl nagy. Szervezeti nézet: A vállalat működéséért felelős egységek, illetve a szervezethez közvetlenül kapcsolódó objektumok kapcsolatait jelöli. Az ARIS szervezeti nézetében számos esetben az organigramot használják a szervezeti struktúra ábrázolására, amelyben az egyes szervezeti egységek és azok egymással való kapcsolódásai (például jelentési kötelezettségek) együtt vannak ábrázolva. (133. ábra) 132. ábra Folyamat összerendelési mátrix- példa SAP Az egyes funkciókra épülő különálló információrendszerek integrációja olyan összetett feladat, hogy a szervezet más irányú felbontására és ábrázolására is szükség van azért, hogy felfedjük a funkciók között lévő kapcsolatokat. A szervezeti egységek szerinti lebontás esetében az egyes termékek vagy területi egységek köré szerveződött divíziók alkotják a vállalat fő irányítási egységeit. Ebben az esetben azonban le kell mondani a különböző divíziókban végzett, funkcionálisan azonos típusú tevékenységek végzése során keletkező szinergiáról. Erre a problémára nyújtanak megoldást a hibrid szervezetek, ahol egyes tevékenységek központilag egyes funkciók pedig divíziók szerint elkülönülten működnek. Adatnézet: Az adatmodell, adatszerkezet megtervezése az egyik legmeghatározóbb és fontosabb tevékenység a modellezés során. Az adatstruktúrák legelterjedtebb tervezési, ábrázolási technikája a kibővített eerm (extended Entity-Relationship Model), amelyben az entitások, az azokat leíró attribútumok és a köztük lévő kapcsolatok szerepelnek (1:1, 1:n, n:m). 204 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

219 15.4 ARIS Keretrendszer Performance Szolgáltatás nyújtása Nem kézzelfogható haszon Non-cash benefit Service Szolgáltatás Külső nem kézzelfogható haszon Ügyfél megrendelés kezdeményezése External noncash benefits Termék összeállítás Car Termék árazás External service Ügyfél ajánlatkérés Customer inquiry Prices Ár 133. ábra Termék/ szolgáltatás (Product/service tree) Vezérlési ( irányítási ) nézet: itt először a statikus nézetek páronkénti összekapcsolása, később pedig mind a három nézet egy közös modellben történő összehangolása történik meg. A funkció- és szervezeti nézet összekapcsolását például a folyamatláncban lévő funkciók (egy folyamat felbontása részfolyamatokra, technikai funkciókra) és az organigramban szereplő szervezeti egységek összerendelésével érhetjük el. A funkció- és adatnézet összekapcsolása az eseményeken keresztül történik. Egyrészt az események hozzárendelhetők a folyamatokhoz, hiszen a funkciók kezdeti- és végpontjai mind egy-egy eseménnyel határozhatók meg, amelyek egyértelműen meghatározzák a funkciókat és az azokból felépülő teljes folyamatot. Másrészt az adatokkal (objektumokkal és azok attribútumaival) egyértelműen leírhatók az események. A szervezeti nézet és az adatnézet összekapcsolása úgy történik, hogy a szervezeti egységekhez hozzárendeljük azokat az adatokat, amelyekben illetékesek, ezek az adatok általában meghatározott attribútumokkal rendelkező entitások, illetve nem strukturált, vagy féligstrukturált dokumentumok formájában jelennek meg. Végezetül mindhárom nézet összekapcsolásához a kibővített folyamatlánc diagramot lehet használni. Ez az egyszerű folyamatlánc további részletekkel kiegészített változata, amely diagramban és modellben leírják és megjelenítik a funkciókon kívül az eseményeket, adatelemeket, információ objektumokat, szervezeti egységeket és a hozzáférési jogosultságokat is. Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 205

220 15. Szervezeti (vállalati, üzleti) információrendszerek folyamatszervvezése informatikai megközelítésben Ügyfél kapcsolattartás Customer contact Open customer inquiry Customer inquiry Configure product Product determination Termék sepcifikálás Nyított vevői ajánlatkérés Determine taxes Ügyfél megrendelés Determine price Munkaköri leírás (Word) Termékkatalógus (PowerPoint) Termék árának kiszámítása Adók kiszámítása Prices Ár 134. ábra Termék/szolgáltatás áramlási diagram (Product/Service Exchange Diagram) BARlS - az szervezeti (vállalati, üzleti) folyamatok háza, avagy a teljes körű üzleti folyamat menedzsment elmélete Az ARIS-Ház az üzleti folyamat architektúrát leíró átfogó módszertan, amely hidat képez az szervezeti (vállalati, üzleti) folyamatmodellezés és az automatizált munkafolyamat (workflow) valamint a szervezeti (vállalati, üzleti) folyamatok újraszervezése (BPR), a folyamatszervezés (BPM) és az állandó folyamatoptimalizálás között. Az a rendszerszervező, rendszerelemző tanácsadóknak az ARIS koncepció és hozzá kapcsolódó eszköztár (ARIS Toolset, ARIS Szimuláció, ARIS Workflow stb.) segítenek az automatizált munkafolyamat szempontjából lényeges szervezeti (vállalati, üzleti) folyamatok feltárásában, modellezésében és optimalizálásában, az eredmények nyomon követésében és statisztikai kiértékelésében, a folyamatok lefutásának vezérlésében és folyamatok megvalósításában. 206 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

221 15.4 ARIS Keretrendszer 135. ábra A szervezeti architektúra alkotóelemeinek integrálása (Integration of Enterprise Architecture Components) A szervezeti (vállalati, üzleti) folyamatok szervezésének ARIS háza egy négyszintű modell, amely a következő részekből áll: Folyamattervezés/folyamatoptimalizálás Ez ház legelső szintje. Itt írják le a vállalat jelenlegi és tervezik meg a jövőbeli szervezeti (vállalati, üzleti) folyamatait, az adat-, információ- és szervezeti felépítését, lehetőség szerint összhangban a szervezet jelenlegi működésével. Ezen kívül elemzések végezhetők a folyamatok kiértékelési módszereinek meghatározására, valamint különféle módszerek vehetők igénybe a folyamatok minőségének optimalizálására. Az ezen a szinten létrehozott folyamatmodellek alkotják az automatizált munkafolyamat rendszerben használt eseti modellek alapját is, valamint az alkalmazási rendszereket is ezek alapján választják ki. Üzleti folyamatoknak tekintjük a vállalat számára értéket teremtő folyamatokat. A modellalkotás során van szükség a legnagyobb szakértelemre, ezért itt általában tanácsadókat vonnak be a vállalatok. Az új folyamatmodellben megalkotásakor szükség van az addigi vállalati tudás hasznosítására, de nagy segítséget nyújthat más, iparágat jellemző referenciamodellek alkalmazása is. Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 207

222 15. Szervezeti (vállalati, üzleti) információrendszerek folyamatszervvezése informatikai megközelítésben 136. ábra ARIS-HOBE (House of Business Engineering) A szervezeti (vállalati, üzleti) folyamatok szervezésének ARIS háza Az egyes folyamatok önmagukban való értékelésére, valamint az optimális folyamatok kialakítására alkalmas eszköz lehet az összehasonlítás, összemérés (benchmarking), tehát a sikeresen működő hasonló vállalatok szervezeti megoldásainak elemzése, a folyamatanalízis vagy a tevékenység alapú költségszámítás. Ezen kívül igénybe lehet venni az évek során megalkotott majdnem az összes iparágat lefedő referencia modelleket, amelyekben általában az adott területen fellelhető bevált, nemzetközi gyakorlat tükröződik vissza. Az ezekben a modellekben felhalmozódó tudás, pótolhatja a hiányzó vállalati know-how-t és segíthet annak feltérképezésében, hogy a jelenlegi működés mellett milyen akadályai vannak a más cégeknél sikeresen alkalmazott folyamatok bevezetésének, milyen erőforrások szükségesek a tervezett folyamatok bevezetéséhez. A referencia modellek használatával jelentősen csökkenthető a költség- és időráfordítás, mert egy stabil kiindulási pontot jelentenek a további fejlesztések számára, amelyek során már csak hozzá kell igazítani a meglévő modelleket a vállalat belső- és külső adottságaiból adódó speciális igényekhez. 208 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

223 15.4 ARIS Keretrendszer Működési / üzemi Vezetés -Termékfejlesztés - Ügyfélszerzés -Ügyfél igényeinek megfogalmazása - Termelés - Integrált logisztika - Megrendelés lebonyolítás - Értékesítés utáni szolgáltatások - Eredmény, nyereség kontroll - Információ menedzsment - A vagyonérték kezelés - Humánerőforrás kezelés - Tervkészítés és erőforrás kezelés 137. ábra Termelő vállalat üzleti folyamataira példák Az ARIS szimulációs komponense lehetőséget nyújt a folyamatok valósághű megjelenítésére és különböző alternatívák generálására, elemzésére. A folyamatok dinamikus szimulációja során a folyamatmodellekből (pl. eepc-ből) kiindulva a folyamat egyes elágazásainál valószínűségeket lehet meghatározni, valamint az egyes folyamatbeli funkcióknak költség-, kapacitás-, idő- és egyéb paramétereit adhatják meg. Ezáltal nyílik lehetőség a fejlesztendő rendszer eseti folyamatainak és azok várható teljesítményének dinamikus, időbeli vizsgálatára. A szimuláció lefuttatásával a megadott értékek alapján megkapják a folyamat egyes résztevékenységeire (funkcióira) és a hozzájuk rendelt szervezeti egységekre vonatkozó költség-, kapacitás kihasználtsági, idő- stb. értékeket, amelyek alapján a folyamatok közül ki tudják választani az ideális alternatívát. A folyamatoptimalizálás mellett a szimuláció eredményeiből kiindulva fel tudják tárni a meglévő folyamatok gyenge pontjait, változtatási irányait, valamint láthatóvá válnak a nem működő folyamatok, a kritikus utak, hogy mely részfolyamatok párhuzamosíthatóak és melyek automatizálhatóak és hol vannak esetleg szűk keresztmetszetek. Az ISO 9OOO-es minősítés megszerzése is egy módszer a helyes vállalati folyamatok kialakítására. Az szervezeti (vállalati, üzleti) folyamatokra vonatkozó minőségi követelmények, minőségirányítási rendszer bevezetése és betartása általában szabványosított, jól működő folyamatokhoz vezet, amelyek például a szervezeti (vállalati, üzleti) folyamatok újra szervezés (BPR) és létfontosságú teljesítmény mutatószám (Critical Performance Indicator, CPI) projektek alapjául is szolgáltathatnak. A modelltervezés és az első szinten történő különféle elemzési módszerek használata során a különféle projektekben (minőségbiztosítási, BPR, CPI stb.) felhalmozódó vállalati tudás egy egységes, konzisztens adatbázisban, egy adattárházban rög- Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 209

224 15. Szervezeti (vállalati, üzleti) információrendszerek folyamatszervvezése informatikai megközelítésben zíthető, amelyből aztán létrehozhatnak egy olyan, a teljes folyamat know-how-t1f2 magába sűrítő szervezeti útmutatót, amelyre sikerrel építhet a vállalat jövőbeli projektjei során. Folyamatmenedzsment, folyamatszervezés Ezen a szinten történik a már automatizáltan működő folyamatokról begyűjtött adatok megfigyelése és elemzése. Az első szinten megalkotott modellek, folyamatábrák segítségével az egyes (informatikai rendszer) funkciókért felelős szervezeti egységek elsajátíthatják a szükséges ismereteket a vonatkozó, érintett folyamatokról. A monitoring komponens révén pedig aktuális információkat kapnak a folyamatok pillanatnyi állapotáról, továbbá a költség-, idő- vagy teljesítménybeli adatairól. Így például egy integrált vállalat irányítási információrendszerben megvalósított folyamat esetében válaszolni tudnak az ügyfél érdeklődésére, hogy hol tart a megrendelésének feldolgozása, illetve várhatóan mennyi időre van még szükség teljesítéshez. Ha szükséges, be tudnak avatkozni a tervszerű folyamatba probléma felmerülésénél. Business Unit, Szervezeti egység europe Sales Értékesítés, Európa Közvetlen értékesítés Direct sales Sales manage- ment europe Értékesítés Európa vezetése, Partner sales Ügyfelek felé értékesítés Direct sales cars east europe Direct sales cars west europe Közvetlen Gépkocsik K-Európa Közvetlen értékesítés Gépkocsik Ny-Európa értékesítés Positions Munkahely People, Személyek Sales team germany Értékesítési csoport Németország Sales team manager Értékesítési csoportvezető Secretary Titkár(nő) A Sales vevő employee adatainak rögzítése T. Jungmann R. Eckert M. Bernardy V. Stark E. Schauf T. Becker 138. ábra Szervezeti felépítés Az egyes funkciókhoz hozzárendelhetőek teljesítmény-, költség- és időadatok, ami alapján meg lehet határozni a folyamat célállapotát egy adott időpontra vonatkozólag. Ezáltal ki lehet mutatni a tényállapot és a kívánt állapot eltéréseit, valamint meg lehet becsülni, hogy még mennyi időre van szükség a folyamat befejezéséhez. A kívánt állapot meghatározásához 2 korlátozottan hozzáférhető gazdasági, műszaki és szervezési ismeretet és tapasztalatot jelöl 210 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

225 15.4 ARIS Keretrendszer olyan eszközök alkalmazhatóak, mint például a költségelemzés, emberi erőforrás tervezés, kapacitástervezés vagy munkafeladat ütemezési rendszerek. A folyamat monitoring alkalmazásával a menedzserek szemmel tarthatják a különféle vállalati folyamatokat, többek között azok nyereségességét is. A kiértékelések eredményei szolgálnak alapjául az első szinten történő folyamatoptimalizálásnak. A vállalati környezet változásai néha gyors változtatást követelnek a szervezet struktúrájában és működésében is. Ugyanakkor az üzleti folyamatok átszervezése, újratervezése során is változhatnak a vállalat technológiai, szervezeti feltételei. Újabb módszertani megközelítések, gazdálkodástudományi, gazdaságinformatikai elméletek jöhetnek létre és terjedhetnek el a gyakorlatban. Ezek az újabb módszerek az átszervezés sikerességét jobban kiszolgáló tervezési és elemzési módszerek rendelkezésre állhatnak, a kiinduló állapothoz képest, a megvalósított rendszer életciklusa egy későbbi szakaszában, ezért alapvetően szükséges ezeknek az üzleti folyamatokat átalakító projekteknek minél gyorsabb megtervezése és megvalósítása. A tervezés során kialakított folyamatok átalakítása információtechnológiai eszközökben kivitelezendő adatfeldolgozási folyamatokká azonban sokszor elhúzódhat, mert a szoftvergyártók nem mindig tudják kielégíteni időben a vásárlói igényeket és megfogalmazott követelményeket. A vevő felé kibocsátott számla rögzítése A vevő adatait lerögzítették A kinnlevőség bizonylatának adatainak rögzítése A kinnlevőség bizonylatának adatait lerögzítették A könyvelési terület rögzítése Azonos könyvelési területet érint Másik könyvelési területet érint Kettős könyvelésben a könyvelési tételek rögzítése Eredmény lekönyvelése Eredmény csökkenés lekönyvelése Adók lekönyvelése A kettős könyvelés szabálya szerint a tételek lekönyvelése Egyenleg ellenőrzése Egyenleg nulla Egyenleg nem nulla A vevő felé kibocsátott számla lekönyvelése 139. ábra Egy példa referencia modellre - mysap ERP A vevő felé kibocsátott számlát lekönyvelték A tervezés és megvalósítás közötti összhangot teremti meg az ARIS HOBE koncepciója azáltal, hogy a tervezés és az informatikai, információtechnológiai eszközök kiválasztása egyegységes keretrendszerben és fogalmi keretben történik meg. Ugyanakkor a folyamatok költség-, kapacitás- és időadatainak a folyamatmodellbe való beillesztésével lehetőség adódik a folyamatok állandó javítására is (CPI), a mutatószámok kedvezőbbé tételére. Erre mindenképpen szükség van a helyes vállalati működés szempontjából. Hiszen akármilyen alapos elem- Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 211

226 15. Szervezeti (vállalati, üzleti) információrendszerek folyamatszervvezése informatikai megközelítésben zések előzték is meg a végleges folyamatterv kialakítását, dinamikus piaci környezetet feltételezve egy cég sem engedheti meg manapság, hogy ne alkalmazkodjon folyamatosan a környezeti változásokhoz. Folyamat és automatizált munkafolyamat (workflow) Az automatizált munkafolyamat egyrészt a folyamatok vezérlését és irányítását oldja meg úgy, hogy a szervezeti (vállalati, üzleti) folyamatban lévő funkciók végrehajtása során használt különféle alkalmazási rendszereket egy egységes automatizált munkafolyamat (workflow) rendszerben tudja vezérelni. Másrészt pedig meghatározza az első szinten megalkotott folyamatmodellek alapján az egyes részfolyamatok pontos helyét a végrehajtás sorrendjében és vezérlési logikájában, valamint elkülöníti a könnyen irányítható, jól strukturált feladatokat, a különleges bánásmódot igénylő, bonyolult feladatoktól. Állandó folyamat Javítás A folyamatok során feldolgozandó objektumok mozgatása, irányítása mind az automatizált munkafolyamat-rendszer hatáskörébe kerül; ennek révén kialakul a kommunikáció a feldolgozás során igénybe vett különféle alkalmazási rendszerek között. A feldolgozandó ügyeket, a hozzájuk tartozó dokumentumokkal az automatizált munkafolyamat rendszer virtuális irattárolókban helyezi el. Az ügydarabok a hozzájuk tartozó dokumentumokkal együtt kerülnek az egyik felhasználótól a másik felhasználóig. A folyamat feldolgozása során a workflow rendszer vezérli, irányítja és szólítja meg előírt sorrendben a szükséges alkalmazási rendszereket. A felhasználó kimenő irattárából csak akkor törlődhet egy ügyirat, ha ő már elvégezte rajta a szükséges módosításokat. Ennek megtörténtével rögtön megjelenik a dokumentum a kijelölt következő felhasználó(k) bemenő irattárolójában, akik csak addig férhetnek, ameddig valamelyikük bele nem kezdett az ügy feldolgozásába. Mivel az automatizált munkafolyamat rendszer az egész folyamatban történő munkát irányítja és felügyeli, így az összes munkaállomásról, a folyamat minden fázisáról az automatizált munkafolyamat rendszerbe futnak össze az ügy, adatfeldolgozást, ügyvitelt érintő adatok, ezáltal az automatizált munkafolyamat rendszer mindig meg tudja határozni a folyamatok aktuális státuszát, a dokumentumok feldolgozottsági állapotát, a felelős felhasználókat és a szükséges végrehajtási időket. Az automatizált munkafolyamat szintjén, tehát a végrehajtási szinten, a modellezés során meghatározott folyamatok még részletesebb kifejtése szükséges. A automatizált munkafolyamat rendszer vezérlő és felügyelő része által használt modellekben a korábban általánosan meghatározott felelős szervezeti egységek helyett már konkrét felhasználók vannak kijelölve az egyes funkciók felelőseinek, valamint a folyamat általános leírása helyett itt már egy konkrét folyamat példány jelenik meg (pl. egy adott ügyfél tényleges rendelése). Az automatizált munkafolyamat-modellek ugyanakkor egyben el is igazítják, segítik a felhasználókat, akik ez által jobban megérthetik az egész folyamatot, valamint az abban betöltött szerepüket (pl. mely funkciókat kell majd végrehajtaniuk, valamint a folyamat milyen lefutása során, melyik ágában kerülhet erre sor). A jól strukturált, operatív és sokszor ismétlődő folyamatokhoz aránylag könnyű egy folyamatábrát illeszteni, de vannak rosszul modellezhető, sok ad-hoc elemet tartalmazó folyamatok is. Például, ha a folyamat egyes lépései, illetve az egyes funkciókért felelős személyek csak a folyamat közben határozhatóak meg. Ebben az esetben egyrészt alkalmazhatóak az automatizált munkafolyamat rendszerek beépített kivétel kezelési funkcionális szolgáltatásai, amelyek alkalmat adnak a folyamatok menet közbeni módosítására, felfüggesztésére és a korábbi felhasználókkal való kommunikációra. Másfelől pedig be lehet ilyenkor iktatni az automatizált munkafolyamat vezérlés helyére a csoportmunka (groupware) rendszereket, 212 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

227 15.5 EPC Diagram amelyek bár irányítani nem tudják a munkavégzést, mégis megkönnyítik a feldolgozásban résztvevők közös munkáját. A folyamatmenedzsment szint nagyban támaszkodik az ARIS Workflow monitoring komponense által szolgáltatott adatokra, amelyek a felhasználókról, a folyamatokról és azok feldolgozottsági szintjéről közölnek információkat. Folyamatalkalmazások/folyamat feldolgozás Ebben a modellezésben, leíró szinten történik meg az egyes felhasználók saját munkahelyének egyéni igények szerinti kialakítása azért, hogy az a legnagyobb mértékben támogassa a sikeres munkavégzést a folyamatban. Ezen a szinten a folyamatok megvalósításának információtechnológiai háttere áll a középpontban. A folyamatokban lévő funkciók végrehajtása és az automatizált munkafolyamat rendszer által továbbított akták, dokumentumok feldolgozása alkalmazási rendszerek segítségével történik, amelyek lehetnek egyszerű szövegszerkesztő- és táblázatkezelő programok vagy akár komplex ipari szabvány szoftvermodulok, internetes alkalmazások, Web szolgáltatások stb. is. Az ARIS koncepciójában az automatizált munkafolyamat és az alkalmazási rendszerek szétválasztásával külön vált az információrendszerek folyamatirányítási és - végrehajtási eleme. Nem az alkalmazási rendszer programkódjában van rögzítve a végrehajtás folyamata, hanem külön modellben, ezáltal nagy rugalmasságra tett szert ez az újfajta architektúra, mivel így az automatizált munkafolyamat rendszer folyamatainak optimalizálása minimális változtatásokat igényel programozói oldalról. Kompatibilitás és interoperabilitás Az ARIS modelljeihez majdnem mindegyik alkalmazási rendszer gyártó termékét, sőt még a saját, egyedi fejlesztésű programokat is hozzá lehet illeszteni. Az elvégzendő feladatok csak egy bizonyos részéhez illeszkedő alkalmazásokat az automatizált munkafolyamat rendszer integrálja és hangolja össze a folyamatmodell alapján EPC Diagram Az Event-driven Process Chain -t Prof. Wilhelm-August Scheer alkotta meg az ARIS projekt során a 90 -es években. Nem sokkal később kibővült számos szimbólummal, az extended EPC, kibővített folyamat lánc nevet kapta (sokan az eepc-t is egyszerűen EPC-nek tekintik). Az eepc a Petri-hálók elméletére épül, de nem követi teljes szabatossággal a formális, matematikai, logikai leírási követelményeket, az elméleti fogalmak matematikai pontosságú definícióit, ezáltal egyszerűbbé téve a leíró nyelvet. Kezdetben az SAP vállalatirányítási rendszer használta folyamatainak modellezésére, de már sok egyéb területen is alkalmazzák a módszert; más vállalatirányítási rendszerek, automatizált munkafolyamat rendszerek (workflow), és rendszerszervezési, rendszerelemzési feladatokra informatikai tanácsadás keretében. Az eepc ábrák legfontosabb elemei az események és tevékenységek, (technikai funkciók illetve részfolyamatok). Az események mindig valamilyen tevékenységeket váltanak ki, illetve legtöbbször bizonyos tevékenységek következményei. Az EPC ábra által megtestesített szervezeti (vállalati, üzleti) folyamatot mindig egy esemény váltja ki és azzal is végződik. Esemény lehet például az ügyfél rendelés megérkezése, szállítói számla beérkezése. Tevékenység lehet például a szállítói számla vizsgálata, rendelés küldése. Az EPC előnye az, hogy egyetlen egy modellben képes bemutatni a tevékenységek, események, logikai kapcsolók, a szervezet lényeges alkotórészeit, adatszerkezet komponenseit, dokumentumokat (nem strukturált adatokat) és alkalmazási rendszereket leíró objektumokat. Mondhatjuk, hogy hátránya ennek a komplexitás, de az ARIS kidolgozott erre egy megoldást, a nézeteket. A nézetek összességét az úgynevezett ARIS ház mutatja (123. ábra Az Aris házarchitektúra nézetek és információrendszer leírási szintek). A ház teteje a szervezeti nézet, jobb oldalán a funkció nézet, bal oldalán az adat nézet és az alapzata a termék nézet. Közép- Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 213

228 15. Szervezeti (vállalati, üzleti) információrendszerek folyamatszervvezése informatikai megközelítésben pontjában pedig az irányítási/vezérlési nézet található ahol azok folyamatábrák vannak, melyek összekötik az egyes nézeteket, ezeknek az összekapcsoló, integráló elemeknek az egyike az eepc. EPC Diagram - Esemény Egy állapot kialakulása triggerként működik mindig egy feladatot, tevékenységet triggerel (indít el) azt írja le, hogy mit kell tenni egy (szervezeti ) funkció eredménye - Funkció - [feladat vagy tevékenység] mit kell tenni mindig együtt jár egy eseménnyel XOR - OR (VAGY)- Logikai művelet Legalább az egyik előfeltételnek teljesülnie kell - Exclusive OR (kizáró VAGY)- Logikai művelet egy és pontosan csak egy feltételnek kell teljesülnie - AND - Logikai művelet Az összes feltételnek teljesülnie kell 140. ábra EPC modellezés Az ARIS módszertanban az eepc az egyik leggyakrabban használt modelltípus a folyamatok ábrázolására azért, mert az összes többi nézet objektumait képes egy modellben megjeleníteni. Egyszerre ábrázolhatók az események, tevékenységek, szervezeti objektumok, adat objektumok, alkalmazási rendszereket leíró objektumok, valamint a folyamat időbeli és tartalmi lefutását meghatározó logikai elágazások leírására használt logikai kapcsolók (és/ vagy/ kizárólagos vagy operátorok). Az egyszerű EPC-ben a folyamatok, a folyamatokat alkotó funkciók szerint, a folyamat lefolyását visszatükröző, dinamikus nézetnek megfelelően vannak megjelenítve, tehát a folyamatot leíró események és funkciók időrendi és logikai sorrendbe vannak rendezve. Az események előidézhetnek funkciókat és lehetnek funkciók eredményei is. A folyamatlánc az események és a funkciók egymás utáni váltakozásával áll elő. 214 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

229 SAP külső <Funkció> 15.5 EPC Diagram Szimbólum Üzleti művelet / esemény Folyamat-egység Folyamatreferencia Alfolyamatreferencia Folyamat-döntés Leírás Sáv: egy felhasználói szerepet jelöl, mint például a számlaellenőr vagy az értékesítési megbízott. Ez a sáv egy adott szerep helyett szervezeti egységet vagy csoportot is jelölhet. A folyamatlefutás jelen táblázatban található egyéb szimbólumai ezekben a sorokban vannak elhelyezve. A szcenárió összes szerepének megragadásához megfelelő számú sor áll rendelkezésre. Külső események: a szcenáriót elindító, lezáró, vagy a szcenárió során a történéseket befolyásoló eseményeket tartalmaz. Folyamatnyíl (folytonos): ez a vonal jelzi a lépések szokásos sorrendjét és az áramlás szokásos irányát a szcenárióban. Folyamatnyíl (szaggatott): ez a vonal jelzi a ritkán használt vagy feltételes feladatokat a szcenárióban. Ilyen nyíl mutathat a folyamatlefutásban szereplő bizonylatokra is. Üzleti művelet / esemény: a szcenárióba vagy onnan kivezető műveletet vagy egy olyan külső folyamatot jelöl, amely a szcenárió közben zajlik. Folyamategység: a szcenárióban lépésről-lépésre ismertetett feladatot jelöl. Folyamatreferencia: ha a szcenárió egy teljes másik szcenárióra hivatkozik, ide kell beszúrni a szcenárió nevét és számát. Alfolyamat-referencia: ha a szcenárió egy másik szcenárió egy részére hivatkozik, ide kell beszúrni a szcenárió nevét és számát és a szcenárió adott lépéseinek számát. Folyamatdöntés: döntést / elágazási pontot jelöl, ahol a végfelhasználónak választania kell. A rombusz különböző pontjairól kiinduló vonalak különböző döntéseket jelentenek. Felhasználási megjegyzések A szerep sávja a szerepre jellemző feladatokat tartalmaz. Összeköt két feladatot a szcenárió folyamatában vagy egy nem lépésekből álló eseményben. Nem felel meg a dokumentum feladatlépéseinek. A dokumentum egyik feladat-lépésének felel meg. A dokumentum egyik feladat-lépésének felel meg. A dokumentum egyik feladat-lépésének felel meg. Általában nem felel meg a dokumentum feladatlépéseinek, egy lépés végrehajtása után meghozandó döntést jelöl. Szimbólum Diagram-kapcsolat Nyomtatás / bizonyat Pénzügyi tényadatok Költségkeret-tervezés Manuális folyamat Meglévő verzió / adat "Sikeres/ sikertelen" rendszerdöntés Leírás Következő / előző diagram: a diagram következő / előző oldalához vezet. Nyomtatás / bizonylat: nyomtatott bizonylatot, beszámolót vagy űrlapot jelöl. Pénzügyi tényadatok: pénzügyi könyvelési bizonylatot jelöl. Költségkeret-tervezés: költségkeret-tervezési bizonylatot jelöl. Manuális folyamat: manuálisan elvégzendő feladatot jelöl. Meglévő verzió / adat: Ez a jel egy külső folyamatból származó adatot jelöl. "Sikeres / sikertelen" rendszerdöntés: a szoftver által automatikusan meghozott döntést jelöl. Felhasználási megjegyzések A folyamatábra az előző / következő oldalon folytatódik. Nem felel meg a dokumentum feladatlépéseinek, a lépések által létrehozott bizonylatot jelöli. Az alakzatból nem indulnak ki folyamatnyilak. Nem felel meg a dokumentum feladatlépéseinek, a lépések által létrehozott bizonylatot jelöli. Az alakzatból nem indulnak ki folyamatnyilak. Nem felel meg a dokumentum feladatlépéseinek, a lépések által létrehozott bizonylatot jelöli. Az alakzatból nem indulnak ki folyamatnyilak. Általában nem felel meg a dokumentum feladatlépéseinek, olyan manuálisan elvégzett feladatot jelöl, amely befolyásolja a folyamatlefutást, mint például a lerakodás a tehergépkocsikról a raktárakban. Általában nem felel meg a dokumentum feladatlépéseinek; az alakzat olyan adatot jelent, amely külső forrásból származik. Az alakzatból nem indulnak ki folyamatnyilak. Általában nem felel meg a dokumentum feladatlépéseinek, a lépések végrehajtása után a rendszer által automatikusan meghozott döntést jelöl ábra Jelmagyarázat Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 215

230 15. Szervezeti (vállalati, üzleti) információrendszerek folyamatszervvezése informatikai megközelítésben A kibővített eseményvezérelt folyamatlánc tovább bővül a folyamatban érintett szervezeti egységekkel és a kapcsolódó információ- és adatfeldolgozó alkalmazási rendszerekkel. Így nemcsak arra kapunk választ a folyamatláncot tanulmányozva, hogy mit kell tenni a kitűzött célok elérése érdekében, hanem arra is, hogy mikor és hogyan, milyen adatok és milyen alkalmazási rendszerek, informatikai, információtechnológiai eszközök bevonásával érjük el a megfogalmazott célkitűzéseket EPC modellezési szabályok 1) AZ EPC-t fentről lefelé kell létrehozni (vertikális elrendezésben). 2) A szervezeti egységeket a funkció/feladat/tevékenység szimbólum mellett közvetlenül jobbra kell ábrázolni. 3) A bemeneti és kimeneti objektumokat funkció/feladat/tevékenység szimbólum mellett közvetlenül balra kell ábrázolni. 4) Egy EPC/eEPC mindig eseménnyel indul és eseménnyel záródik ábra Elemek - Funkció, esemény, XOR, OR, AND 5) Egy logikai kapcsolóval jelölt szétváló vezérlési folyam csak ugyanazzal a logikai kapcsolóval köthető újra össze. 6) Tetszőlegesen sok elágazási útvonal lehet. De arra mindig figyelni kell, hogy több logikai kapcsolót kell alkalmazni annak érdekében, hogy a folyamat lefutásának logikáját pontosan vissza lehessen adni. 7) Egyetlen eseményt nem követhet sem OR sem XOR logikai kapcsoló művelet, mivel az operátorok semmilyen döntésre nem képesek. A 139. ábra tartalmazza a lehetséges és megengedett esemény és funkció összekapcsolási eseteket a logikai kapcsolók révén. 8) Az esemény-funkció-esemény-funkció sorrendet be kell tartani. 9) Funkcióhoz legalább egy kiváltó eseménynek és egy eredmény események kell tartoznia. 10) Minden objektum csak egy bemenő és/vagy egy kimenő kapcsolattal rendelkezhet. 11) Egy vonallal két különböző objektumot lehet összekötni. 12) A logikai kapcsoló műveletek bemenetei és kimenetei mindig vagy eseményekhez, vagy funkciókhoz vezetnek. 13) A logikai kapcsoló műveleteknek több bemenete illetve több kimenete is lehet, de természetesen ugyanannak a logika kapcsolónak az esetében vagy csak kimenetei vannak, vagy csak bemenetei vannak. Az EPC mint modellezési eszköz a folyamat központú modellezési megközelítések közé sorolható. Elemei: Funkció, esemény, XOR, OR, AND Minden funkcióba, eseménybe legfeljebb 1 bemeneti / kimeneti vonal vezet 216 Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben

231 15.6 EPC modellezési szabályok Művelet Esemény összekapcsolók Triggerelő (indító) esemény Eredmény esemény (Providing Event) Funkció összekötők Triggerelő (indító) esemény Eredmény esemény (Providing Event) AND (és) OR (vagy) XOR (kizáró vagy) XOR XOR XOR 143. ábra Kapcsoló, ill. összekötő elemek EPC-ben 144. ábra Példa Az EPC modellezési megközelítést használják: SAP referencia modell (reference models); SAP R/3 Üzleti (munka)folyamatok (Business Workflow (EPC views)); ARIS (IDS Prof. Scheer). Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben 217