Ifjúsági projektmenedzsment Elméleti bevezető

Átírás

1 Elméleti bevezető

2

3 Ifjúsági projektmenedzsment Elméleti bevezető E fejezet a fiatalok sajátos közegében, hazai környezetben megvalósuló projektekről szól. A kisebb léptékű (tehát nem több tízmilliós nagyságrendű) projektek tervezéséhez, lebonyolításához, értékeléséhez kívánunk segítséget nyújtani. Az A) Általános tudnivalók részben az ifjúsági projektek alapjairól lesz szó (definíciók, ifjúsági korosztályok jellemzői). A fiatalok, a segítők (felnőttek) és a projekt viszonyát határozzuk meg azért, hogy pontosabban értsük a projektet mint tanulási módszert. E rész végén a projektciklus menedzsmentjének egyes fázisait mutatjuk be példákkal illusztrálva annak érdekében, hogy áttekinthető legyen a módszer felépítése. A B) rész első felében gyakorlatok* leírása olvasható, amelyek olyan fiatalokkal is végezhetők, akiknek a témában nincs tapasztaltuk. A további gyakorlatok valós élethelyzetekben alkalmazhatóak, a projekt egyes szakaszaihoz: annak programozásához, meghatározásához (identifikációjához), tervezéséhez, megvalósításához és értékeléséhez nyújtanak segítséget. A példák egyes projektek bizonyos szempontjait emelik ki, így a pályázatok hangnemét, a nemzetközi projektek sajátosságait, a módszertani dokumentációt ezen belül a projekt eredményeinek terjesztését (disszemináció) és a fenntarthatóságot. Végül költséghatékony marketingeszközöket ajánlunk a projektekkel foglalkozóknak. * E gyakorlatok elméleti síkon folynak, nincs valós tétjük résztvevőik más személyekkel nem találkoznak, a felmerülő kiadások is csak elméletben merülnek fel. J1/3

4

5 Ifjúsági projektmenedzsment Elméleti bevezető Projekt projektmenedzsment ifjúsági projekt Projekt Esetünkben a projekt az alábbi legfontosabb jellemzőkkel bír: egyedi szervezeti környezetben megtervezett és végrehajtott lépéssorozat, amely konkrét célt/célokat meghatározott idő alatt kíván elérni, a célok eléréséhez meghatározott (humán és anyagi) erőforrásokat rendel. Akkor jó egy projektötlet, ha reális problémákra és lehetőségekre szabott, illeszkedik a projektet megvalósítók hosszú távú céljaihoz, bírja a partnerek és érintettek támogatását, megvalósítható, egyedi, jelentős hatása van a külső környezetre is. A nonprofit szférában továbbá akkor, ha társadalmi célja is van, az ifjúsági szektorban pedig ha pedagógiai célok is vezérlik. Projektmenedzsment A projektmenedzsment az erőforrások szervezése és azok irányítása. Funkciója, hogy az erőforrások felhasználásával végzett munka eredményeként egy adott idő- és költségkereten belül sikeresen teljesüljenek a projekt céljai. J1/5

6 Ifjúságügy Ifjúsági szakma, ifjúsági munka Módszertani kézikönyv Az ifjúsági projekt Olyan projekt, azaz egyedi céllal és peremfeltételekkel rendelkező feladat, amelynek tervezésében, megvalósításában és értékelésében az ifjúsági korosztályok aktívan részt vesznek. A legtöbb ifjúsági projekt egyúttal közösségi projekt is, mivel az említett korosztályok egy (vagy több) csoportjának együttműködését igényli, és a rendszeres tevékenység erős csoportkohéziót teremt. Az ifjúsági projektnek pedagógiai céljai vannak: lehetővé teszi a résztvevők számára, hogy tapasztalati úton tanuljanak, hogy eljussanak az ötlettől a cselekvésig az eljárás különböző lépéseinek strukturálásával. Szükségképpen tartalmaz értékelést, amely kapocs az elképzelések és a cselekvés között. Az ifjúsági projektekben a korosztályi sajátosságokból következően természetes módon előfordulhatnak hibák vagy nem optimális megoldások. A pedagógiai cél az, hogy a hibákat az ifjúsági korosztályok tagjai bármilyen káros következmény nélkül kijavíthassák, illetve tanuljanak belőlük. Az ifjúsági projekt egy bizonyos szociális, területi és időbeni kontextusban alakul ki, és lehetővé teszi a (társadalmi) környezet átalakítását. * Ifjúsági projekt ifjúsági kezdeményezés pályázat Ezek a fogalmak első olvasatra hasonló tevékenységeket takarnak, azonban fontos, hogy különbséget tudjunk tenni köztük, mégpedig azért, hogy céljainkat mind saját magunk, csoportunk, mind a támogatók felé világossá tudjuk tenni. Az ifjúsági kezdeményezés az ifjúsági korosztályokba tartozók által megfogalmazott és megvalósított tevékenység (tervezés, lebonyolítás, értékelés). Az általuk indított, kitalált projekt hozzájárul kezdeményezőkészségük és kreativitásuk kibontakoztatásához, amelyek által közvetlenül és aktívan bekapcsolód- * NIIDA és a T-Kit 3 ( o., T-Kit3 Projektmenedzsment, szerk.: Anne Dussap és Peter Merry, Budapest, Mobilitás Nemzetközi Igazgatósága, 2003.) alapján J1/6

7 Ifjúsági projektmenedzsment Elméleti bevezető hatnak a társadalmi folyamatokba. Annak érdekében, hogy a kezdeményezés megvalósuljon és pozitív tapasztalatokkal záruljon, ifjúságsegítők vagy más felnőttek konzultációkkal segíthetik őket, de kizárólag úgy, hogy az ötlet projektté formálásában, kivitelezésében meghatározó módon nem vesznek részt.* Tehát a kezdeményezés és a projekt között az a lényeges különbség, hogy az ifjúsági kezdeményezés során a felnőtt segítők szerepe minimális. Ezzel szemben ifjúsági projektet akár teljes egészében a felnőttek határozhatnak meg. Ez általában a fiatalabb (gyermek) korosztályok esetében jellemző, ám érdemes már ekkor is a felkészültségüknek megfelelő feladatokba bevonni őket (pl. programok összeállítása, információk keresése a neten, plakátok készítése stb.). Minél idősebb fiatalok a projekt résztvevői, a felnőtt segítőnek annál inkább a háttérben kell maradnia annak érdekében, hogy a résztvevők minél közvetlenebb módon szerezhessenek tapasztalatokat. A projektet meg kell különböztetnünk a pályázattól. Míg a projekt egy folyamat, egy gondosan megtervezett tevékenységsorozat, amelynek jellemző íve, élete van (projektciklus), addig a pályázat a projekt terve, annak írásos formája, tulajdonképpen egy kérelem. Célja, hogy projektünkhöz támogatást szerezzünk. Ebből következik, hogy előbb a projektnek kell megszületnie, és ezt kell pályázati formába önteni tehát addig nem tudjuk a pályázatot elkészíteni, míg össze nem állítottuk a projektünket. * NIIDA J1/7

8

9 Ifjúsági projektmenedzsment Elméleti bevezető Az ifjúsági korosztályok speciális jellemzői A projektek szempontjából e korosztályok három jellemzőjét emeljük ki. Az egyik a fiatalok közösséghez tartozásra irányuló igénye ez a rendszeres találkozások alkalmával alakul ki. A másik az impulzivitás azaz hirtelen cselekvés első benyomás vagy ösztönzés (impulzus) hatására. A harmadik a nagy fluktuáció vagyis egy csoport résztvevői viszonylag rövid idő alatt cserélődhetnek. Mi jellemzi a hatékony ifjúsági szervezetet? Alapvető értékei az egyetértés, az összetartás és a csapatmunka. Az emberi erőforrásokon önkéntes munka, az egyéni fejlődés lehetőségén tanulási folyamat, és az elkötelezettségen van a hangsúly. Mivel a résztvevők között sem vérségi, sem anyagi kötelék nincs, az elkötelezettség biztosítja a résztvevők munkájának folyamatosságát. Különösen fontos az információk megosztása és a döntéshozatalban való részvétel (participáció) hogy mindenki a magáénak érezhesse a munkát. Az összetartozás érzése hatja át a szervezetet, amely az ebben az életkorban különösen fontos közösséghez való tartozás igényét elégíti ki a tagokban; az egyének támogatják egymást, törődnek egymással. Fontos tényező még a rugalmasság, mivel a csoport összetétele viszonylag gyorsan változik. A vezető két elsődleges szerepe: facilitátor és mentor. A facilitátortól azt várják, hogy segítse elő az együttes erőkifejtést, az összetartozás, a csapatmunka építését; segítsen elrendezni a személyes konfliktusokat, miközben a folyamatokra összpontosít; szervezze meg a részvételt a döntéshozatalban; segítse elő a csoportos problémamegoldást. A mentor az emberek fejlesztésével foglalkozik, törődően, megértően fordul hozzájuk; segítőkész, empatikus, megközelíthető és nyitott, aki meghallgatja az embereket, támogatja a jogos kéréseket; elismerést, J1/9

10 Ifjúságügy Ifjúsági szakma, ifjúsági munka Módszertani kézikönyv megbecsülést közvetít, megdicsér, jutalmaz. * A mentor segíti a tagok képességeinek, készségeinek fejlesztését, képzési lehetőségeket szervez vagy képzéseket tart, segít megtervezni a tagok egyéni fejlődését. * Quinn versengő értékek modellje alapján, melynek forrása: Biró Balázs, Serfőző Mónika: Szervezetek és kultúra. In: Gazdaságpszichológia. Szerk.: Hunyady György, Székely Mózes, Budapest, Osiris Kiadó, J1/10

11 Ifjúsági projektmenedzsment Elméleti bevezető A fiatalok, a segítők (felnőttek) és a projekt viszonya A projekt létrehozása nincs közvetlen viszonyban a projekt célcsoportjával Amikor a projekt létrehozóinak nincs közvetlen kapcsolata a projekt célcsoportjával, a fiatalokkal, nem is beszélünk segítőről. Létrehozók vannak és befogadók. A köztük levő kapcsolat egyirányú, mivel a visszajelzés is esetleges. Szerencsés esetben a létrehozók szándéka és a befogadók igénye találkozik. Ez az üzleti alapon létrehozott projektek esetében elengedhetetlen, míg a közintézmények számára nem létszükséglet (lásd koncertek szervezése). Pl. Egy üzleti alapon szervezett, fiataloknak szóló nyelvi táborban az elsődleges cél a teljes kihasználtság. Ezt a szervezők a fiatalok számára vonzó programmal érhetik el. Ehhez piackutatást végeznek, de ez a felmérés nem a tábor konkrét résztvevői körében történik. A tábor végén valószínűleg értékelést kérnek a fiataloktól annak érdekében, hogy a következő programjukat még sikeresebben, költséghatékonyabban valósíthassák meg, de annak nem feltétlen ugyanezek a fiatalok lesznek a résztvevői. A projektet alapvetően a felnőttek hozzák létre és valósítják meg A résztvevőktől az előkészítéshez általában javaslatokat, a záráshoz értékelést várnak. Ez vagy speciális helyzetű fiatalok / gyermekek esetében jellemző, vagy egyszerűen csak a fiatalokkal szembeni bizalmatlanságról, a szervezők kényelmességéről van szó. Pl.: A gyermektábor esti programját megszavaztatják a felnőttek. A tábor végén aki szeretné, elmondhatja, hogy tetszett-e neki a tábor. J1/11

12 Ifjúságügy Ifjúsági szakma, ifjúsági munka Módszertani kézikönyv A projektet a felnőttek hozzák létre és valósítják meg, de a fiatalok bevonásával A fiatalok részt vesznek az előkészítésben, a megvalósításban és az értékelésben is. Olyan feladatokat kapnak, amelyek illeszkednek az életkorukhoz, képességeikhez. Ily módon sikerrel teljesíthetik azokat, és tanulhatnak belőlük. Pl.: A tábor szervezésekor a fiatalok keresnek szálláshelyet megadott szempontok szerint az interneten. A tábor résztvevői javaslatokat tesznek a tábor programjára (menjenek hajózni, legyen minden este táborhíradó, legyen csocsó stb.) A gyermekek plakátot készítenek, amellyel a tábort hirdetik az iskolában. A projektet a fiatalok kezdeményezik, a segítő irányítja a folyamatot A fiatalok által kezdeményezett projekt során a segítő a fiatalok ismeretei, képességei, jártasságai szerint irányítja a folyamatot. A segítő (általában a fiatalokkal közösen) határozza meg a feladatokat, azokat a fiatalok hajtják végre, az ellenőrzés a segítő kezében van, a felelősség is a segítőé. Pl.: A fiatalok szeretnének olyan táborban részt venni, amelyben jól érezhetik magukat. Konkrét elképzeléseik vannak a helyszínnel, programokkal kapcsolatban, de nem nagyon értenek a pénzügyekhez, hivatalos levelek írásához, és szeretnék, ha a feladatok ütemezését is valaki segítene meghatározni. Azt is elvárják a segítőtől, hogy ha nekik nem sikerül, a tábort hozza össze valahogyan. J1/12

13 Ifjúsági projektmenedzsment Elméleti bevezető A projektet a fiatalok kezdeményezik, a segítő facilitálja a folyamatot A fiatalok által kezdeményezett projekt során a segítő a fiatalok ismeretei, képességei, jártasságai szerint kizárólag facilitálja a folyamatot. Facilitálás esetén a segítő teremti meg a folyamat kereteit, de azokat teljes mértékben a fiatalok töltik ki. Fontos látni, hogy a facilitátor nem szól bele a tartalomba, a tartalom a csoport felelőssége, a facilitátor a folyamatért felelős. Legfőbb feladata a megvalósítás folyamatára koncentrálva segíteni a csoportot céljai elérésében. A facilitátornak nem szükséges a téma, a feladat szakértőjének lenni, de a témához való hozzáértés természetesen megkönnyíti a közös munkát. Ebben az esetben nagy bizalomra van szükség a fiatalok iránt. Pl.: A fiatalok tábort szerveznek. Ehhez facilitátor segítségét kérik. A facilitátor részt vesz az előkészítő megbeszéléseken, vezeti azokat, de nem ő határozza meg, osztja ki a feladatokat, és a csoport tagjai nem is neki számolnak be az elvégzett feladatokról, hanem a csoport vezetőjének (aki tehát valószínűleg egy fiatal). A facilitátor semmilyen feladatot nem végez el a fiatalok helyett, még akkor sem, ha a tábor végül másként nem jön létre. A facilitátor segít a tapasztalatok összegzésében, a tanulságok levonásában. A projektet a fiatalok hozzák létre és valósítják meg saját maguk számára A fiatalok, mialatt a projektet létrehozzák, megvalósítják, nem várnak közreműködést, esetleg csupán visszajelzést, értékelést. A projekt minősége vagy csak a maguk számára fontos, vagy bizonyos elvárásokat a támogatók felé is teljesíteni kell (pl. médiaképesség adományozók esetében vagy szakmai szempontoknak való megfelelés állami támogatás esetén). Pl.: A fiatalok saját maguk számára szerveznek tábort, általában közösségépítő céllal (ilyen lehet a gólyatábor). J1/13

14

15 Ifjúsági projektmenedzsment Elméleti bevezető A projekt mint tanulási folyamat Az ifjúsági projektek a tapasztalati úton való tanulás biztonságos feltételeit teremtik meg a fiatalok számára, amennyiben élükön/hátterükben egy felelősségteljes segítő áll. A fiatalok nemcsak passzív résztvevői, hanem tevékeny alakítói is e folyamatnak. A projektben a fiatalok önként vesznek részt, és mivel szabadidejüket és önkéntes munkájukat fektetik a projektbe, senki nem kötelezhető az abban való részvételre. Viszont a projekt a résztvevők nélkül önmagában nem működhet. Ezért ebben a tanulási folyamatban elengedhetetlenek a sikerélmények a motiváció fenntartása és a folyamat folytonossága érdekében. Ugyanilyen fontosak a hibák is, amelyek soha nem önmagukban, csakis azok megfelelő feldolgozásával, a tanulságok levonásával együtt hasznosulnak a tanulás folyamatában. J1/15

16

17 Ifjúsági projektmenedzsment Elméleti bevezető Projektciklus-Menedzsment PCM A projekteknek jól megkülönböztethető szakaszai vannak, melyek az alábbiak: 1. programozás, 2. identifikáció (meghatározás, azonosítás), 3. kidolgozás, 4. finanszírozás, 5. végrehajtás és 6. értékelés Példa a projektciklus szakaszaira: Programozás Szerintünk ez kéne, ez és ez adott hozzá. Felmerül egy ötlet, járjuk körbe gyűjtsünk vele kapcsolatban minél több és többféle információt. A középiskolás korú fiatalok számára egy sokszínű, biztonságos szórakozási lehetőség (rendezvény) kialakítását tervezzük. Ehhez megpróbáljuk a rendezvény alapjait végiggondolni (cél, célcsoport), megvizsgáljuk az esetleges igénybevevőket és környezetüket (középiskolások, szórakozóhelyek, prevenciós szakemberek stb.), áttekintjük a lehetséges forrásokat (saját bevétel, önkormányzati támogatás stb.), beszélünk az ötletről a területhez jól értőkkel (alkohol- és drogsegély ambulancia, szórakozóhely-üzemeltetők, ifjúsági iroda). Identifikáció Kérdezzünk meg másokat is, elemezzünk. Használjuk az összegyűjtött információkat, elemezzük azokat, majd az eredmények ismeretében döntsünk arról, hogy nekiállunk(-e) a terv kidolgozásának. J1/17

18 Ifjúságügy Ifjúsági szakma, ifjúsági munka Módszertani kézikönyv Megvizsgáljuk a rendelkezésre álló szórakozási lehetőségeket, azonosítjuk a célcsoporto(ka)t, konzultálunk a diákönkormányzatokkal, szórakozóhelyeken megforduló fiatalokkal, ifjúsági szervezetekkel, fiatal zenészekkel az igényekről, szakmai szervezetekkel a lehetséges prevenciós célokról, tevékenységekről, definiáljuk a rendezvény célját, szabadidős és prevenciós célkitűzését. Arra következtetünk, hogy a rendezvénynek van realitása, az esetleges résztvevők nyitottak a rendezvényre, a források megszerezhetők. Kidolgozás Gyúrjuk egységbe az előző kettőt, pontosítsunk, dolgozzuk ki a projekttervet. Lépésről lépésre dolgozzuk ki a tervünket. Határozzuk meg a célunk eléréséhez szükséges tevékenységeket (mit kell tennünk), az erőforrásokat (ki és mivel), az időkeretet (mennyi időnk van minderre) és a költségkeretet (mennyi pénzből). A korábbi felmérések és elemzések alapján kiválasztjuk a rendezvény helyszínét és összeállítjuk annak programját. Elkészítjük az ütemtervet, a valószínűsíthető költségeken és tervezett bevételeken alapuló költségvetést. Ebben számszerűsítjük a lehetséges résztvevők számát és a pályázati úton elnyerhető támogatást is. Kimutatjuk, hogy várhatóan nagy kereslet lesz a rendezvény iránt, így a befektetés hamar megtérül. A projekt vezetője a csoport elé terjeszti az előzetes terveket, majd ennek ismeretében a csoport dönt a részletes tervek és számítások kidolgozásáról, illetve a pályázat benyújtásáról. A részletes, számszerű tervek és a szöveges indoklások elkészülnek, a pályázat benyújtásra kerül. J1/18

19 Ifjúsági projektmenedzsment Elméleti bevezető Finanszírozás Várjunk a kedvező döntésre, hogy dönthessünk a megvalósításról. Ha pályázatot adtunk be, várunk a támogató döntésére. Ezek után ránk vár a döntés, hogy a megítélt támogatás elég lesz-e a projektünk megvalósítására, és teljesíteni tudjuk-e a támogató által elvárt feltételeket. Nem mindig szükséges pályázat a megvalósításhoz. Ilyenkor pl. a jelentkezések beérkezése alapján dönthetünk arról, hogy belevágunk-e a projektbe, vagy az csak terv marad. Van, hogy ennél is kevésbé pontosan tudjuk csak meghatározni a projektünk iránti igényeket. Az ilyen esetekben a kockázatokat alaposan kell mérlegelnünk, és jelentős tartalékokkal kell rendelkeznünk. A pályázatunk pozitív fogadtatásban részesül, az igényelt támogatást megítélik számunkra. A projektvezető ismerteti a támogatási határozatot, a csoport dönt a projekt megvalósításáról, és a saját forrásból történő megkezdésről. Végrehajtás, megvalósítás (implementáció) Megcsináljuk! A végrehajtók elvégzik az egyes feladatokat, a felelősök pedig ügyelnek a határidők betartására, a források megfelelő felhasználására. A megvalósítás során biztosan változnak a körülmények, így terveinket folyamatosan módosítani, a változó körülményekhez igazítani szükséges. Az illetékesek megkötik a nyertes pályázatról szóló támogatási szerződést, a projekt megvalósítása megkezdődik. Fixáljuk a helyszínt, meghirdetjük a rendezvényt a fiatalok által használt információs csatornákon, ezzel párhuzamosan felkérjük a fellépőket, a prevenciós program felelőseit és kidolgozzuk a beléptetőrendszert. A rendezvényre sokan érkeznek, csak a középiskolásokat engedjük be, a zene változatos, a hangulat jó, csak néhányan dohányoznak, ittasan kevesen érkeznek, a segítők jól kezelik a helyzetet az este komolyabb probléma nélkül telik. J1/19

20 Ifjúságügy Ifjúsági szakma, ifjúsági munka Módszertani kézikönyv Értékelés Na, milyen volt? Saját magunk és a csoport teljesítményét értékeljük, elkészítjük a projektbeszámolókat, összegyűjtjük és archiváljuk a projekttel kapcsolatos dokumentumokat. A résztvevők döntenek arról, hogy folytatódjék-e a projekt, és ha igen, milyen formában. Szakmai és pénzügyi beszámoló készül, melyet a támogatóknak beszámolóként megküldünk. A projektzáró megbeszélésen összegezzük, hogy mit tanultunk a projekt révén, és mindezt hogyan hasznosíthatjuk életünk során. A beszámolók alapján a projekttagok a projekt folytatásáról, a következő program megszervezéséről döntenek. J1/20

21 Gyakorlatok, tanácsok munka közben

22

23 Ifjúsági projektmenedzsment Gyakorlatok, tanácsok munka közben Felkészülés Az itt következő gyakorlatok egyfajta rávezetésként használhatók olyan személyek számára, akik egyáltalán nem rendelkeznek projekttapasztalattal vagy csak kevés ilyen jellegű ismerettel bírnak. E gyakorlatokat úgymond laboratóriumi körülmények között lehet megvalósítani, a külső környezethez viszonyítva nincs tétjük bármennyi hiba megengedett. A gyakorlatok akár teljesen új csoportok (egymást nem ismerő fiatalok) esetében is alkalmazhatóak. A projekt fogalmának tisztázása Cél: a projekt fogalmának tisztázása, a projekttel kapcsolatos alapvető szakkifejezések megértése, használata. Korosztály: év (a csoportlétszám maximum harmada lehet éves serdülő, de ők a részfeladatok során dolgozzanak egy csoportban a nagyobbakkal) Ajánlott csoportlétszám: 9-30 fő Szükséges eszközök: 3 projekt 1-1,5 oldalas esszészerű leírása (ha azokat a 3. részhez lásd később is használni akarjuk, akkor a címe nélkül), illetve szempontsor minden résztvevő számára fénymásolva, tacepaók, filctollak, post-itek Ideális helyszín: olyan terem, amelynek berendezése alkalmas a kiscsoportos munkára is Szükséges idő: 1. rész elemzés: 5 perc az előkészítésre (csoportalkotás, szövegek kiosztása, feladatismertetés), 10 perc az olvasásra, 20 perc az elemzésre és szövegenként 15 (összesen 45) perc a kiértékelésre; 2. rész összegzés: 15 perc a leírásra, felolvasott szövegenként 5 perc az értékelésre; 3. rész címadás: 2 perc a bevezetésre, 10 J2/3

24 Ifjúságügy Ifjúsági szakma, ifjúsági munka Módszertani kézikönyv A gyakorlat menete: perc az ötletrohamra, 5 perc a szavazásra, majd 20 perc a közös, záró elemzésre (mindösszesen kb. 2,5 óra) 1. rész Elemzés Három kiscsoportot alakítunk ügyelve arra, hogy a csoportok minél heterogénebbek legyenek képességek, ismeretek, korábbi tapasztalatok szempontjából. Röviden (1-2 mondatban) összefoglaljuk a projektleírásokat utalva arra, hogy a projekteket a csoport tagjaihoz hasonló korú fiatalok valósították meg önállóan. Kiosztjuk a szövegeket. Minden csoportot más-más szöveg elemzésével bízunk meg, amihez kiosztjuk az alábbi szempontsort is. A munka elkezdése előtt közösen értelmezzük a kérdéseket. Ki? A projekt tervezőinek, megvalósítóinak meghatározása Szervezet neve: Mit tudunk még róluk? Mivel foglalkoznak? Egyesület /alapítvány /diákönkormányzat /informális csoport / egyéb: Kinek? A célcsoport meghatározása Életkor: Lakóhely: Mivel foglalkoznak? Mi a jellemzőjük? Kivel? A projektpartnerek meghatározása Kik segítenek a projekt megvalósításában? J2/4

25 Ifjúsági projektmenedzsment Gyakorlatok, tanácsok munka közben Mit? A főbb projekttevékenységek meghatározása Miért (minek az érdekében)? A projekt főbb célkitűzései Hol? A projekt társadalmi kontextusa, a résztvevők helyzete Település, megye, régió: Város / falu Belváros /külváros stb.: Nehéz körülmények között élő fiatalok, fogyatékkal élő fiatalok stb.: Miért (milyen indíttatásból)? A résztvevők motivációja pl. sok a, hiányzik a Mikor? Mennyi idő alatt? A projekt rövid, közép- vagy hosszú távú-e? Hány évig /hónapig /hétig tart? Milyen társadalmi hatással bír? Milyen módon hat a település életére? Miben próbál az emberek személetén változtatni? A projektcél illeszkedik-e pedagógiai folyamatba? A szabadidő hasznos eltöltésén túl kínál-e lehetőségeket /milyen lehetőséget kínál tanulásra, fejlődésre a projekt célcsoportja számára? Mit tanulhatnak a résztvevők a projektből? J2/5

26 Ifjúságügy Ifjúsági szakma, ifjúsági munka Módszertani kézikönyv Ezután minden csoport választ egy időmérőt (aki az időkeretek betartására figyelmezteti a többieket a közös munka során), egy jegyzőt (aki lejegyzi az elhangzottakat) és egy szóvivőt (aki a nagycsoport előtt ismerteti majd a feladat eredményét). A csoportok önálló munkája megkezdődik. Kísérjük figyelemmel a munkát, és ahol szükséges, segítsünk. Ezt követően minden csoportból egy személy összegzi a többiek számára az elemzett projektet. A másik két kiscsoport tagjai jelzik, hogy érthető volt-e, összeállt-e számukra a projekt, és ha nem, mi hiányzott belőle. Előfordulhat, hogy az eredeti szöveg a projektleírás nem tartalmaz minden szempontot. Erre hívjuk fel a figyelmet, majd a résztvevők próbálják meg összegyűjteni a hiányzó elemeket. 2.rész Összegzés Egyéni feladat keretében a résztvevők 1200 karakterben összefoglalják a projekt lényegét. (Nagy felkészültségbeli különbségek esetén a résztvevők a feladatot kiscsoportokban végezzék.) Ezt követően néhány jelentkező felolvassa a többiek számára az összefoglalást. A résztvevők a teljes csoportban megvitatják, hogy az írás minden lényeges információt tartalmazott-e. Emeljük ki, hogy mi okozott nehézséget a feladat megoldása során, és hogy miként lehet e problémákat megoldani. 3. rész Címadás Az ifjúságsegítő kiválasztja az egyik projektet, majd megkérdezi a csoport tagjait, hogy milyen címet lehetne adni neki. Ismerteti az ötletroham-módszer (erről lásd az érdekérvényesítésről szóló fejezetet) mentetét, majd ha mindenki tisztában van a módszer lépéseivel, akkor a javaslatok (véleményezés és válogatás nélkül) egymás után felkerülnek a táblára. Ha nincs több ötlet, megkezdődhet a választás. Minden csoporttag kis papírra írja azt a címet, amely szerinte a legjobb. Két csoporttag összesíti a szavazatokat, majd eredményt hirdet. Ha a szavazás nem jár egyértelmű eredménnyel, akkor azon javaslatok közül kell újra választani, amelyek az első körben szavazatokat nyertek. J2/6

27 Ifjúsági projektmenedzsment Gyakorlatok, tanácsok munka közben A feladat közös elemzéssel zárul. Határozzuk meg, hogy mitől jó egy cím és hogyan lehet az a projektünk védjegye, márkája. Változat(ok): a projektleírásokat válogathatjuk a résztvevők élethelyzetének vagy érdeklődésének megfelelően, ezzel is megalapozva későbbi motivációjukat. A gyakorlatvezető szerepe: Előkészítés eszközök előkészítése, a résztvevők korának, előképzettségének felmérése, éves résztvevők esetén a kisebb csoportok összetételének meghatározása, a gyakorlat végén a közös értékelés facilitálása. A közös értékelést segítő kérdések / szempontok: A kiscsoportos munkából ki hogyan vette ki a részét? Milyen volt a jegyző, az időmérő, a szóvivő és a csoport viszonya? Milyen hasonló irodalmi példákkal találkoztak a résztvevők iskolai tanulmányaik során? Mi jelentett nehézséget a szövegek feldolgozása során? Ajánlott előzmények, lehetséges folytatás: Több projektben való részvétel végrehajtóként és vezetőként hasznos előzmény. A feladat folytatható pályázati űrlap kitöltésével (a projektleírások alapján). Veszélyek, jó tanácsok, buktatók, tanulságok: A résztvevők a későbbiekben nem tudnak elszakadni az elemzett projektek tematikájától, az elemzett projekteket akarják rekonstruálni. A szövegelemzés bár nem irodalmi szövegről van szó ismerős feladat lehet a résztvevők számára, így könnyebben megérthetik, miként alkalmazhatják az iskolában tanultakat. A kiscsoportos közös munka együttműködésre készteti a résztvevőket, így az a csoportfejlődés szempontjából fontos lépés. J2/7

28 Ifjúságügy Ifjúsági szakma, ifjúsági munka Módszertani kézikönyv Gyakran előfordul, hogy a résztvevők időzavarba kerülnek, ennek kivédésére válasszunk időfelelősöket. A kisebb csoportokon belül lehetnek passzív személyek. Őket igyekezzünk képességeiknek megfelelő kérdésekkel motiválni, hogy ők is hozzájárulhassanak a közös eredményhez. Fejlesztendő kulcskompetenciák: anyanyelvi kommunikáció ismeret: nem irodalmi szövegfajta (projektleírás) fő jellemzőinek ismerete; készség: írásbeli információk, adatok és fogalmak keresése, gyűjtése és feldolgozása a tanulás során, a tudás szisztematikus rendszerezése, a fontos információk kiszűrése a szövegértés, beszéd, olvasás és írás során; attitűd: helyes szó- és nyelvhasználat. J2/8

29 Ifjúsági projektmenedzsment Gyakorlatok, tanácsok munka közben A projekt támogatói elemzés, szerepjáték Cél: a projekt lehetséges támogatóinak megismerése; érvelési technikák elsajátítása Korosztály: (a csoportlétszám maximum harmada lehet éves serdülő, de ők a részfeladatok során dolgozzanak egy csoportban a nagyobbakkal) Ajánlott csoportlétszám: 9-30 fő Szükséges eszközök: egy projekt 1-1,5 oldalas esszészerű leírása fénymásolva minden résztvevő számára Ideális helyszín: terem Szükséges idő: 5 perc a szöveg megismerésére, 10 perc a lehetséges támogatók feltérképezésére, perc a kiscsoportos munkára, jelenetenként 5 perc a játékra és 5-8 perc az elemzésre. 10 percben a tanulságok összegzése, lejegyzése, összesen: kb. 1,5 óra. A gyakorlat menete: A gyakorlatvezető kiosztja egy projekt leírását, amelyet a résztvevők önállóan tanulmányoznak. Egy önként jelentkező személy összefoglalja a projekt lényegét. Majd a csoport közösen keres választ arra a kérdésre, hogy Kik lehetnének a projekt támogatói?. Az egyes válaszokat a gyakorlatvezető egymás alá feljegyzi a táblára. Három kiscsoportot alakítunk, és az egyes támogatókat szétosztjuk a csoportok között. A kiscsoportok arra keresnek minél több megoldást, hogy Milyen érvekkel lehetne meggyőzni e lehetséges támogatókat arról, hogy a projekt támogatásra érdemes?. Ezt követően a csoporttagok szószólót választanak maguk közül. A szószóló szerepjáték formájában a gyakorlatvezető közreműködésével bemutatja a többiek számára az összegyűjtött érveket. A gyakorlatvezető lesz a polgármester/cégvezető stb., a fiatal pedig a támogatást kérő. J2/9

30 Ifjúságügy Ifjúsági szakma, ifjúsági munka Módszertani kézikönyv A látottakat a csoport közösen elemzi. Az érvek értékelésén túl térjünk ki a tárgyalástechnikára (mivel nyissunk, hogy vezessük elő a kérésünket stb.) és a körülményekre (hogy öltözzünk, hogyan egyeztessünk időpontot, mennyi idő áll majd rendelkezésünkre stb.). Változat(ok): a) Az ifjúságsegítő a támogatást kérő szerepében a jelenet során szándékosan hibákat ejt, amelyeket a megfigyelőknek fel kell fedezniük. Bátortalanabb, kevés tapasztalattal rendelkező résztvevők esetében érdemes ezzel nyitni. b) A szereplők egymásnak háttal ülve a telefonos beszélgetést gyakorolhatják. A gyakorlatvezető szerepe: előkészítés a projekt lehetséges támogatóinak összegyűjtése, érvek keresése, hasonló helyzetek felidézése, a jellemző hibák, jó megoldások összegyűjtése, a közös értékelés facilitálása A közös értékelést segítő kérdések / szempontok: Hogy érezték magukat a résztvevők a különböző szerepekben? Sikeresnek ítélik-e a gyakorlatot(?) Ajánlott előzmények, lehetséges folytatás: Jó, ha a gyakorlatvezetőnek több hasonló helyzetben (tárgyalás önkormányzattal, vállalkozóval, iskolaigazgatóval stb.) szerzett tapasztalata van. A gyakorlatot megismételhetjük egy konkrét projekt későbbi szakaszában a valódi tárgyalásokra való felkészülés során, vagy egy tárgyalást követően a szituáció elemzése céljából. Veszélyek, jó tanácsok, buktatók, tanulságok: túlságosan hasonló helyzetek esetében a résztvevők azt hihetik, hogy a valós életben is csak ilyen szituációkkal találkozhatnak. J2/10