Kedves Hallgató, kedves Doktorjelölt!

Átírás

1 Kedves Hallgató, kedves Doktorjelölt! Az Eötvös Loránd Tudományegyetem publikációs tevékenységének nyilvántartásáról 6/2012. (II. 23.) számmal rektori utasítás kiadására került sor. A rektori utasítás rendelkezik arról, hogy az Egyetemen az oktatói követelmények megítélésére irányuló eljárásokban, a habilitációs eljárásban, a doktori törzstag és témavezető választása folyamán, a doktori fokozatszerzési eljárásban, valamint a tudományos publikációs tevékenység megítélése során a Magyar Tudományos Művek Tára adatbázisban (továbbiakban: MTMT) megjelenő adatokat kell figyelembe venni, a publikációs tevékenységet az MTMT-ben szereplő adatokkal kell bizonyítani. Az MTMT adatbázisában nem szereplő tudományos művek az oktató, kutató, doktorjelölt, illetve hallgató tudományos publikációs tevékenységének megítélése során nem vehetők figyelembe. A 6/2012. (II.23.) számú rektori utasítás hatálya kiterjed az Egyetemmel közalkalmazotti, az Egyetemmel hallgatói, valamint doktorjelölti jogviszonyban állókra és a professor emeritusokra. Az utasítás tárgyi hatálya a meghatározott személyek teljes körű a nem az Egyetem közleményeként publikáltakra is kiterjedő oktatási, kutatási, műszaki, valamint művészeti alkotói és előadói műveire (a továbbiakban együttesen: publikációk) terjed ki azzal, hogy a hallgatók és doktorjelöltek esetében e jogviszonyuk keretében keletkezett publikációkat, az OTDK-n bemutatott, valamint egyéb nemzetközi vagy országos pályázaton díjnyertes műveket kell érteni. A rektori utasítás március 1. napján lépett hatályba, az adatok ellenőrzését 2012 szeptemberében fogják megkezdeni az illetékesek. Ennek megfelelően kérjük, hogy szíveskedjenek megkezdeni az adatbázis feltöltését az alábbiak szerint: A regisztráció a oldalon lehetséges. A regisztrálást követően a rendszer a felhasználónevet és a jelszót ben küldi el. Ezekkel az adatokkal lehet az MTMT adattárába belépni, s az adatok feltöltését elkezdeni. A belépést követően jobb oldalon az Adatbevivő, szerkesztő lehetőségre kattintva jutunk el a megfelelő felületre. Néhány jó tanács az adatok felviteléhez A publikációs lista felvitele előtt érdemes a szerzőtársakra rákeresni, ugyanis az általuk berögzített adatokat (pl. egy tanulmányt, ill. annak a hivatkozásait) importálni lehet a saját listánkhoz. Ezt egyébként a Közlemények felvitele 1. pontja (Társszerzők által felvitt közlemények magamhoz rendelése) lehetővé is teszi. A Kézi közleményfelvitel választásával (5. pont) lehet egyesével bevinni a megfelelő kategória kiválasztása után a könyveket, a könyvfejezeteket, a folyóiratcikkeket, a konferencia-kiadványokat, a konferenciacikkeket (pl. az absztraktokat is), disszertációkat, szabadalmakat, ill. az eddig felsorolt a kategóriákba bele nem férő egyéb közleményeket. A Segítség gomb értelemszerűen segít eligazodni az esetleges besorolási nehézségeknél. A tapasztalatok szerint a legtöbb bizonytalanság a konferenciákon tartott előadások, poszterek kivonatainak a berögzítése esetében adódik. Ha az absztrakt egy konferenciakötetben jelenik meg, akkor ételemszerűen a Konferenciacikk/Absztrakt/Tudományos besorolást kell választani. Előfordulhat azonban, hogy a konferencia absztraktjait egy folyóirat tartalmazza. Ebben az esetben kétféle besorolással is rögzíteni lehet (és érdemes is) az adatokat: a Folyóiratcikk/Konferenciacikk kivonata/tudományos, valamint az Egyéb/Előadás vagy Poszter/Tudományos besorolások. A rendszer adatbázisokból pl. Science Direct, PubMed is lehetővé teszi a publikáció hivatkozási és idézettségi adatainak importját (3. pont). Adatfelvitel utáni teendők Az adatfelvitel után ellenőrizni kell, nem maradt-e hozzárendeletlen publikáció, jóvá kell hagyni a felvitt információkat, illetve a személyi adatlapon a publikációs/idézettségi adatok érvényességét is (dátumot) meg kell adni. Az esetleges kérdésekben az MTMT munkatársai tudnak segíteni (elérhetőségük a honlap Munkatársak menüpontjában található: ELTE PPK OTF Doktori és Továbbképzési Osztály

2 MTMT Gyakran ismételt kérdések Jelen GyIK-ban a felmerült kérdésekre rövid válaszok találhatóak, az egyes témákban a bıvebb leírást az oldalakhoz tartozó Segítség-ben, illetve a letölthetı útmutatókban talál (utóbbiakat a oldalon a Letöltések opciót választva) A GyIK-ben található kérdések 1. Hogyan igényelhetek belépési kódot az adatbázishoz? 2. Hol tudok belépni az adatbázisba? 3. Az adataim benn vannak a BME-PA-ban. Be kell-e vinnem az MTMT-be is? 4. Most kezdem a publikációs adattár használatát. Melyek a célszerő és gyors lépések? 5. Mi a teendım, ha szerzıtársam már felvitte az adott publikációt? 6. Szerzıtárs által már bekerült publikációhoz nem tudom hozzárendelni magam, mert nem kiválasztható a szerzıi nevem 7. Milyen adatbázisból lehet publikációs / idézettségi adatokat kinyerni? 8. Az import vagy kézi bevitel duplumot jelez, pedig ezt a publikációt még nem vittem fel. 9. Megadhatom-e a teljes cikkszövegeket? Hogyan? 10. Nem tudom szerkeszteni a publikációt, mert nincs Szerkesztés gomb. 11. Fel tudok-e vinni hivatkozásokat a szerzıtársam által felvitt publikációkhoz? 12. Hogyan törölhetı egy publikáció vagy egy idézet? Nem tudom törölni a publikációt / idézıt, nincs Törlés gomb. 13. Hogyan lehet téves adatbevitelt korrigálni? 14. Mi a teendı, ha egy folyóirat, kiadó, felelıs szervezet, város, vagy ország nem választható ki, mert még nem szerepel az adattárban? 15. Mire szolgál az Átad gomb? 16. Mit jelent a Javítható szerzıi listámban a publikáció sorszáma elıtt található! jel? 17. Mit jelent a Javítható szerzıi listámban a hivatkozás sorszáma mellett a? jel? 18. Mit jelent a Javítható szerzıi listámban a hivatkozás sorszáma mellett a * jel? 19. Mit jelent a Javítható szerzıi listámban az IF (impakt faktor) mellett a? jel? 20. Mit jelent a Javítható szerzıi listámban az IF (impakt faktor) érték mellett a * jel? 21. Mit jelent a Publikációs/idézettségi adatok érvényessége felirat? 22. Mit jelent a Research ID. 23. Nem látszik a nevem a Szerzık között a Keresıben. 24. A nevem kiválasztható a keresıben a szerzık közül, de nem kapok találati listát, holott felvittem a publikációkat/hivatkozásokat. 25. Minek kell teljesülnie, hogy az adatbázisba beírt publikációim, hivatkozásaim látszódjanak a Keresıben? 26. A Tudománymetriai táblázatban a folyóiratcikkeim egy részét nem találom a Folyóiratcikk (teljes, IF-es vagy lektoráltnak jelzett cikk) sorban feltüntetve 27. Hogyan tudom az adataimat kinyerni az adattárból? 28. Mit jelentenek a listában felugró telefonszámok?

3 1. Hogyan igényelhetek belépési kódot az adatbázishoz? A oldalon a Regisztráció, majd az újonnan megnyíló felületen a tudnivalók alatt a Regisztráció szerzıi adatbevitelre opciókat választva jut el a regisztrációs őrlaphoz. Az őrlapon a * -al jelölt mezık kitöltése kötelezı, de a regisztrációt ellenırzı adminisztrátornak segítséget jelent, ha a többi adat is ki van töltve. A Regisztrálok gomb megnyomása után a megadott címre kap egy regisztrációt megerısítı levelet, melyben a megadott URL-re történı klikkeléssel beérkezik regisztrációs igénye. A regisztrációt követıen 2 munkanapon belül kap szintén ben belépési kódokat. 2. Hol tudok belépni az adatbázisba? Belépésre a oldalon az Adatbevitel opciót választva van lehetısége. A belépési kódok beírását, majd a Belépés gomb megnyomását követıen megjelenik a Tovább az adat bevitelhez/módosításhoz felirat, melyre klikkelve bejut az adatbeviteli felületre. 3. Az adataim benn vannak a BME-PA -ban. Be kell-e vinnem az MTMT - be is? Nem szükséges bevinni az adatait az MTMT-be külön. Az MTMT adminisztrátorai kérésre meg tudják tenni, hogy a szerzıre keresve a BME-PA-ban található publikációira mutasson a találati lista. 4. Most kezdem a publikációs adattár használatát. Melyek a célszerő és gyors lépések? Az adatbázisba belépve, majd a jobb oldalon található Adatbevivı, szerkesztı oldal link mögötti felületen 16 pontba szedve találhatóak a fontos, egymást követı, kiegészítı lépések (a pontok némelyike még nem mőködik, ezek szürke színnel vannak jelölve). A pontokon alapbeállításban csak egymást követıen lehet haladni (Ajánlott adatfelvitel), ha ettıl eltérı sorrendben kíván haladni, válassza a jobb oldalon található Váltás korlátozás nélküli adatfelvitelre lehetıséget. 5. Mi a teendım, ha szerzıtársam már felvitte az adott publikációt? Egy publikációnak az adatbázisban csak egyszer kell szerepelnie, ehhez az egyhez tud kapcsolódni minden szerzı. Ennek megfelelıen az adatbevitel elsı lépéseként ellenırizendı, hogy valamelyik társszerzıje vitt-e már be a közös publikációkat az adatbázisba. Az 1. Társszerzık által felvitt közlemények magamhoz rendelése pontot választva egy keresı felületre jut, ahol kapcsolódni tud a saját vagy a társszerzı szerzıi nevére történı szőrés által megjelenı tételekhez. 6. Szerzıtárs által már bekerült publikációhoz nem tudom hozzárendelni magam, mert nem kiválasztható a szerzıi nevem. Amennyiben az 1. Társszerzık által felvitt közlemények magamhoz rendelése pontban nem tudja hozzárendelni magát a publikációhoz, mert nem lehet kiválasztani a saját szerzıi nevét, legyen kedves az adminisztrátorokhoz fordulni ben. A levélben érdemes megadni a publikáció(k) címét, amelyhez nem tud kapcsolódni.

4 7. Milyen adatbázisból lehet publikációs / idézettségi adatokat kinyerni? Tesztelten a Web of Science és Scopus adatbázisokból lehet publikációt és citációt egyaránt, illetve a PubMed/MedLine és MATARKA adatbázisokból publikációt kinyerni és importálni az adatbázisba. A kinyerési és import folyamatokról bıvebb tájékoztatást a letölthetı útmutatókban talál a oldalon a Letöltések opciót választva. 8. Az import vagy kézi bevitel duplumot jelez, pedig ezt a publikációt még nem vittem fel. Publikáció társszerzı révén is bekerülhet az adatbázisba. Amennyiben valóban duplumról van szó ezt a Duplum feliratra klikkelve ellenırizheti - ne mentse a publikációt, hanem az 1. Társszerzık által felvitt közlemények magamhoz rendelése opciót választva keresse meg és kapcsolódjon hozzá. 9. Megadhatom-e a teljes cikkszövegeket? Hogyan? Korábban volt lehetıség arra, hogy az adatbázisban közvetlenül töltsék fel a szerzık a teljes szövegő cikkeket a bevitt publikációhoz (Publikáció feltöltése opció). Szerzıi jogvédelem okán erre már nincs lehetıség. Amennyiben munkahelyének van repozitóriuma, abban kellene elhelyezni a teljes szövegő cikket, majd a bevitt tétel Szerkesztésével és a További adatok opció választásával a Publikus WEB cím mezıben lehet a repozitóriumban elhelyezett cikk URL címét megadni. Mentés után a publikációnál megjelenik a Teljes dokumentum felirat, melyre klikkelve megnyitható a teljes szövegő cikk. Amennyiben munkahelyének nincs repozitóriuma, abban az esetben az MTA Könyvtára által mőködtetett REAL repozitóriumban tudja a teljes cikket elhelyezni ( ). 10. Nem tudom szerkeszteni a publikációt, mert nincs Szerkesztés gomb. Az adatbázisba bekerült publikációt az a szerzı tudja szerkeszteni, aki rögzítette, İ a tulajdonosa a cikknek. A szerzıtársa által bevitt tételeknél nem szerepel a Szerkesztés gomb, Ön csak hozzájuk rendelte magát. Amennyiben egy szerzıtárs által rögzített tétel adatait szeretné kiegészíteni vagy korrigálni, azt a tulajdonosnak (a nevét a publikáció alatt megtalálja), vagy az adatbázis adminisztrátorának kell jelezni a publikáció azonosítóját mely szögletes zárójelben szerepel a bibliográfiai leírásban a dokumentumtípussal azonos sorban - és a javítási listát is megadva. 11. Fel tudok-e vinni hivatkozásokat a szerzıtársam által felvitt publikációkhoz? Igen, akár importtal, akár kézi bevitellel. 12. Hogyan törölhetı publikáció vagy idézet? Nem tudom törölni a publikációt / idézıt, nincs Törlés gomb. Amíg a publikációt, hivatkozást nem hagyta jóvá, van lehetısége a törlésre. Jóváhagyás után azonban már csak az adminisztrátorok törölhetnek. Törlést ben kérhet a törlendı tétel pontos megadásával (a listában lévı sorszám megadása nem megfelelı) Megadhatja a törlendı publikáció címét, de a legpontosabban a publikáció egyedi azonosítójával lehet törlést kérni, melyet []-ben talál.

5 13. Hogyan lehet téves adatbevitelt korrigálni? Saját bevitelő publikációk esetén a Szerkesztés gomb segítségével lehet az alapadatokat korrigálni. Amennyiben a publikáció nem a megfelelı típusba került, ismételten rögzíteni kell a megfelelı típusban, majd törölni vagy törlését kérni a hibásan bekerültnek (lásd 12. pont). 14. Mi a teendı, ha egy folyóirat, kiadó, felelıs szervezet, város vagy ország nem választható ki, mert még nem szerepel az adattárban? A listából hiányzó adatokat csak az adminisztrátorok tudják pótolni a szerzı által megadott adatok alapján. Ehhez Mentés után a beírt publikáció őrlapjának felsı részén megjelenik a hiányzó adatok listája, itt a Nem tudtam beírni, ezt akartam mezı elıtti kört kell kijelölni, majd az üres mezıbe beírni a hiányzó adatot (folyóiratnév esetében sokat segít az adminisztrátornak, ha a teljes folyóiratnevet és az ISSN számot is megadja). A hiányzó adatok helyére beírható mezık esetében nem szükséges helyettesítı karaktereket tenni (pl. korábban & vagy * ). 15. Mire szolgál az Átad gomb? Az Átad gombbal a társszerzınek adható át a tulajdonlási, azaz szerkesztési jog azoknál a tételeknél, melyeknek Ön a tulajdonosa. 16. Mit jelent a Javítható szerzıi listámban a publikáció sorszáma elıtt található! jel? A! jel a szerzıi hozzárendelés hiányát jelzi. A hozzárendelés a publikációban lévı szerzıi név és a szerzı mint adatbázis felhasználó nevének összekapcsolását szolgálja. A nyilvános keresı a szerzıre keresve az összekapcsolt, hozzárendelt tételeket listázza, tehát a! jellel jelölt tételek nem jelennek meg nyilvánosan ( a nyilvános megjelenés egyik kritériuma, lásd 24., 25. pont) A! jeles tételek kezeléséhez válassza az adatbeviteli felület 4. Saját felvitelő közlemények magamhoz rendelése pontját. 17. Mit jelent a Javítható szerzıi listámban a hivatkozás sorszáma mellett a? jel? Az importtal bekerült citációknál jellemzı elsısorban, mivel az adatbázisokból átemelt hivatkozások nincsenek jelölve a publikáció és hivatkozása szerzıségi kapcsolata alapján. A? jel ebben az esetben a Nem vizsgált hivatkozásokat jelöli, tehát azokat, melyeknél nem lett beállítva hogy függı vagy független a hivatkozás. A beállítást az adatbeviteli felület 9. Függı/független jelölés pontjának segítségével tudja megtenni. Amennyiben a hivatkozás szerzıjeként pl. Anon van megadva, szintén Nem vizsgáltnak számít. 18. Mit jelent a Javítható szerzıi listámban a hivatkozás sorszáma mellett a * jel? A függı hivatkozások jelölésére szolgál a *, tehát ahol a publikáció szerzıi névsorában és a hivatkozás szerzıi névsorában van azonos szerzı.

6 19. Mit jelent a Javítható szerzıi listámban az IF (impakt faktor) mellett a? jel? Ahol az impakt faktor (IF) mellett? szerepel egy adott folyóiratnál az adott évben még nem lett ellenırizve, hogy van-e impakt faktor. Amennyiben olyan publikációja van, ahol úgy tudja, hogy van impakt faktor, jelezze az adminisztrátoroknak a vélt hiányosságot a folyóirat nevének és az évnek a megadásával. 20. Mit jelent a Javítható szerzıi listámban az IF (impakt faktor) érték mellett a * jel? Az adatbázisban jelenleg a legfrissebb impakt faktorok a 2008-as évre vonatkoznak. A es megjelenéső publikációk mellett is a 2008-as értékek jelennek meg, mint várható IF értékek. Ezt jelzi a * jel a feltüntetett érték mellett (2009 mellett *, 2010 mellett ** található jelenleg) 21. Mit jelent a Publikációs/idézettségi adatok érvényessége felirat? A piros feliratra klikkelve egy dátum beírására szolgáló mezıt talál. Dátumnak azt az idıpontot jelölje, ameddig a bekerült adatok frissítve vannak. A dátumot kitöltve és elmentve láthatóvá teheti az adatbázis nyilvános keresıjében a nevét és ezáltal a publikációs listáját. 22. Mit jelent a Research ID. A Research ID-t az ISI Web of Science (WoS) felületén történı regisztrációval lehet létrehozni (My Researcher ID opció, majd Register), majd a WoS felületén a saját publikációkat be lehet jelölni. Az adatbázis megfelelı mezıjébe kerülı Research ID a keresıben egy URL címet eredményez, melyre klikkelve megnézhetıek a szerzı WoS on lévı publikációi és az azokhoz tartozó hivatkozásai. 23. Nem látszik a nevem a Szerzık között a Keresıben. A Keresıben a Szerzı/Felhasználó neve akkor kereshetı, ha az adatbázis beviteli felületére belépve, az elsı oldalon lévı személyi adatlapon a Publikációs/idézettségi adatok érvényessége opcióban a dátum ki van töltve (lásd 21. pont). 24. A nevem kiválasztható a keresıben a szerzık közül, de nem kapok találati listát, holott felvittem a publikációkat/hivatkozásokat. Ahhoz hogy a publikációk a szerzı nevére keresve megjelenjenek, jóváhagyottnak kell lenniük (ezt az egyedi Jóváhagy gombokkal, vagy a Javítható szerzıi listában az Összes publikáció jóváhagyása gombbal lehet megtenni), illetve nem lehet a Javítható szerzıi listában a sorszámuk elıtt! jel (a! jel a szerzıi hozzárendelés elmaradását jelzi) (lásd 25. pont). 25. Minek kell teljesülnie, hogy az adatbázisba beírt publikációim, hivatkozásaim látszódjanak a Keresıben? A nyilvános keresıben a szerzı nevének és publikációs, hivatkozási adatainak láthatósága 3 feltételhez van kötve: - nem lehet a publikációk sorszáma elıtt! jel. Ez a szerzıi hozzárendelés elmulasztását jelenti, a! jellel ellátott tételek nem látszódnak szerzıre kereséskor (lásd 16. pont) - a bekerült publikációkat és hivatkozásokat jóvá kell hagyni. Nem jóváhagyott tételek nem látszódnak a nyilvános keresıben.

7 - meg kell adni a Publikációs/idézettségi adatok érvényessége opció alatt azt a dátumot, ameddig a bekerült adatok frissítésre kerültek. A dátum megadása nélkül a szerzı neve sem jelenik meg a nyilvános keresıben (lásd 21. pont). 26. A Tudománymetriai táblázatban a folyóiratcikkeim egy részét nem találom a Folyóiratcikk (teljes, IF-es vagy lektoráltnak jelzett cikk) sorban feltüntetve. Fent nevezett sorban csak azok a közlemények jelennek meg, melyek nem Hiányos adatúak, vagy impakt faktorral rendelkeznek, vagy a folyóirat lektoráltnak van beállítva az adatbázisban. Amennyiben ezen feltételek egyike sem teljesül, az érintett publikáció a További tudományos közlemények mezıbe kerül. 27. Hogyan tudom a publikációs adataimat kinyerni az adattárból? Legegyszerőbben a nyilvános keresıbıl lehet listákat kinyerni. Szerzıi életmő esetében a Munkásság opciót választva juthat nyomtatható verzióhoz. Amennyiben a leszőrt alaplista szerkezetén és formátumán szeretne változtatni, a bal oldalon található Lista típusa legördíthetı mezıbıl a Letölthetı formátumok opciót választva az újonnan megjelenı oldalon választhat nyomtatható, vagy RTF típusú szerkeszthetı listát. 28. Mit jelentenek a listában felugró telefonszámok? Amennyiben a gépére Skype program van telepítve elıfordulhat, hogy a publikációs listában megjelennek telefonszám-ok", melyek felhívását a Skype felajánlja. Az átalakított számok általában az oldalszámok vagy azonosítók. Ezeknek nincs köze az adattárhoz ez a Skype "szolgáltatása", mely a program telepítésekor beépül a böngészıbe. A szolgáltatás kikapcsolására a böngészı programban van lehetıség.