Útmutató a MATARKA adatbázisból való adatátvételhez

Átírás

1 Útmutató a MATARKA adatbázisból való adatátvételhez A MATARKA - Magyar folyóiratok tartalomjegyzékeinek kereshetı adatbázisa a következı címrıl érhetı el: A publikációs lista kinyerése A fenti URL címet megnyitva a MATARKA Egyszerő keresés opciója jelenik meg. Ebben a keresési módban beállítható alapvetıen minden, ami az adatok megtalálásához és kinyeréséhez szükséges, így az útmutató erre a felületre korlátozódik. Egyszerő keresés A kereséskor a szerzı neve és az év szőkítés általában elegendı, de a sőrőn elıforduló nevek esetén érdemes a szakterületi szőkítést is alkalmazni. A találati oldalon természetesen tovább folytatható majd a szükséges elemek kiválasztása. A kiválasztás a jelölınégyzetek pipálásával történik. A válogatás végeztével a Kosárba rakom gombra klikkelve jut a következı oldalra.

2 Publikációk kiválasztása A megjelenı oldalon listázva megjelennek a kiválasztott publikációk. Az importálható fájl kinyeréséhez a RIS feliratot kell választani, mely hatására letölthetı a RIS fájl. A kiválasztott publikációk

3 A RIS fájl beolvasása az MTMT -be A MATARKA -ból kinyert, importálandó file mérete nem lehet nagyobb 1 Mb-nál. Amennyiben a file kiterjesztése, tartalma és mérete nem felel meg az importálható formátumoknak, hiba üzenettel leáll az importálás. A beolvasáshoz - Intézményi adminisztrátori felületen a Publikációk majd a Publikáció import opciókat választva jut el a megfelelı oldalra. - Felhasználói felületen (a jelszóval rendelkezı Szerzı beviteli felülete) belépés után az Adatbevivı, szerkesztı oldal majd a 3. Import adatbázisokból opciókat választva jut el a megfelelı oldalra. Intézményi adminisztrátori felület Intézményi adminisztrátori import felület A megjelenı új oldalon az alábbi beállítási lehetıségek találhatóak: Import formátum: Alapértelmezett beállítása: [auto], célszerő ezt a beállítást alkalmazni, ekkor a program a beolvasott adatokból azonosítja az importálandó file formátumát. Nem [auto] formátum esetén a RIS kiválasztása a megfelelı. Kódolás: Alapértelmezett beállítása: [auto], célszerő ezt a beállítást alkalmazni. Intézmény importja: Amennyiben a fájlban van intézményi hozzárendelés, az import során ez a hozzárendelés átvezetıdik a jelölınégyzet kijelölése esetén. Alapértelmezett intézmény: Az importálást végzı Adminisztrátor Intézete és Részlegei közül lehet választani.

4 Felhasználói felületen itt meg kell jelenjen az adminisztrátor által korábban a Szerzıhöz rendelt intézmény. Forrás éve: az importálás idıpontja. Hozzárendelt létrehozó: Az Adminisztrátor kezelése alá tartozó Felhasználók közül választható ki az, aki a bekerülı publikációk tulajdonosa lesz (A publikációk szerkesztési jogával az adminisztrátoron kívül a Tulajdonos rendelkezik, amennyiben van belépési kódja a Felhasználói felületre.) Felhasználói import esetében ez az opció nem jelenik meg, a belépett Szerzı a létrehozó. Kézi szinoníma hozzárendelés: Az újként bekerülı folyóirat, kiadó, stb. táblában lévık összevetése bent lévıkkel. Felhasználói felületen ez az opció nem választható. Kulcsszavak: Az importálandó fájlban lévı kulcsszavakat olvassa be a program a jelölınégyzet kijelölése esetén. Alapértelmezett jelleg: A lementett MATARKA fájl nem tartalmaz jelleg információt, ezért az itt beállított jelleg lesz mindegyik importált tételnél beállítva. Ez késıbb Szerkesztéssel változtatható. Alapértelmezett nyelv: A lementett MATARKA fájl nem tartalmaz nyelvi információt, ezért az itt beállított nyelv lesz mindegyik importált tételnél beállítva. Ez késıbb Szerkesztéssel változtatható. Ajánlott a Magyar nyelv beállítása. File név: Az elmentett importálandó file útvonalát lehet beírni, vagy a Tallózás gomb segítségével megkeresni. A beállítások után az Import (max 1MB) gomb megnyomásával kezdheti a beolvasást. Felhasználói felület A beolvasás ideje a lementett file méretétıl függ. A beolvasás végeztével a kezdeti beállításoktól függı információk jelennek meg. Látható, hogy milyen formátumot és kódolást alkalmazott a program. Amennyiben a Kulcsszavak jelölınégyzetet bejelölte, a kulcsszavakat kezelni kell: a baloldalon a jelenleg bekerülı kulcsszavak láthatóak. A kulcsszó kiválasztásakor új ablakban lehet megtekinteni, hogy valóban új kulcsszóról van-e szó, vagy már szerepel az adatbázisban. Amennyiben a megjelenı listában megtalálható a kulcsszó, bejelölésével kiválaszthatja a beolvasással azonosat, ezzel visszatér az elızı ablakhoz. A kiválasztott kulcsszó lép a beolvasott helyére ( a megjelenı ablakban a beolvasott melletti mezıben látható), így nem

5 keletkezik duplikátum a kulcsszavak között. Amennyiben nem található a kulcsszó, a Nem található gombbal térhet vissza az elızı oldalra. A kulcsszavak kezelése után a bal alsó sarokban lévı Mentés gombbal tud az import folyamatában tovább lépni. Beolvasott kulcsszavak Kulcsszó keresı A Mentés után a beolvasott publikációk megjelennek a képernyın. Ekkor még nem kapnak azonosítót, az azonosító megjelenítésére szolgáló []-ben csak a sorszám található.

6 Amennyiben a beolvasott publikációt a program duplum keresıje nem találta meg az adatbázisban, a sorszám elıtti jelölınégyzetbe zöld pipa kerül, ezek a tételek kerülnek mentésre. Duplikátum találat esetén a program alapbeállításként a Kihagyást ajánlja fel, ez látható a felismert duplumok sorszáma melletti legördíthetı mezıben. (A Kihagyás választása esetében a duplumként felismert és az adatbázisban már szereplı publikáció lekereshetı és a Szerzıhöz rendelhetı.) A Duplum feliratra klikkelve megtekinthetı a már az adatbázisban lévı publikáció. A Kihagyáson kívül az alábbi lehetıségek vannak a duplumok kezelésében: - Ment: amennyiben a duplum keresı nem valódi duplumot ismert fel, a Ment kiválasztása esetén elmenti a publikációt. - Kiegészít: a kiegészítést választva nem menti el újra a program a publikációt, de a már az adatbázisban lévı tételt kiegészítheti a beolvasott publikációban található absztrakttal és azonosítókkal (pl. Web of Science vagy PubMed azonosító) Amennyiben a duplikátumokat egységesen kezelné egy import során, a fenti beállítások a lap alján egy lépésben is megtehetıek a Minden duplumot opcióval, melynél a legördíthetı mezıben az imént tárgyalt esetek választhatóak szintén. A duplum kezelést követıen a publikációk a Mentés gombbal menthetıek. Duplum egyedi kezelése

7 Duplum együttes kezelése Mentés után a program a következı ablakban listázza típusok szerint a kiosztott azonosító számokat, melyekre lehet keresni, a publikáció megjelenítésekor pedig []-ban találhatóak. Azonosítók listázása A kiosztott azonosítók lapjáról a program Vissza gombjával (jobb felsı sarok) térhet vissza az import kezdı felületére, ahol kezdeményezhet új beállításokkal egy újabb importot, vagy visszatérhet a Fımenübe.