Változtatás átvezetésére kötelezett példány: nem kötelezett példány: E példány sorszáma: BESZERZÉS MF 04. B1 Készítette: Jasákné Hricz Mária folyamatgazda Átvizsgálta: Dr. Várvölgyi Csaba MICS vezető Jóváhagyta: Prof. Dr. Paragh György Belgyógyászati Intézet igazgatója M ó d o s í t á s o k Sorszáma Dátuma Leírása 5. 2007. 10. 31. 4., 5.2.1., 5.3.1., 5.3.2 5.3.5., 7. pont módosítása, kiegészítése 6. 2008. 11. 11. 5.2.1, 5.3.1, 5.3.2, 5.4.2 pontok módosítása, kiegészítése 7. 2011. 10. 28. 5.3.1, 5.3.5, 7. pontok módosítása, kiegészítése 8. 2012. 11. 05. Az intézet nevének megváltozása miatti aktualizálás Kiadás dátuma: 2012. november 5. Oldalszám: 1/9
1 Cél Ez a folyamatleírás meghatározza a beszerzéssel kapcsolatos feladatait, a beszerzési folyamatban résztvevők részfeladatait, a szállítók/szolgáltatók értékelési rendszerét. 2 Alkalmazási terület A folyamatleírás vonatkozik a minden beszerzési tevékenységére és minden beszerzésben résztvevő, és azt irányító munkatársra. 3 Hivatkozások 3.1. MF 04. C Beszerzés 3.2. MF 17. B1 Tárolás, szállítás, csomagolás 3.3. 993/1999. GI. A számlakezelés ügyviteli folyamata 3.4. MF 10. B1 A gyógyszerellátás szabályozása 3.5. MF 14. B1 Berendezések és épületek karbantartása 3.6. MF 15. B1 Mérőeszközök kezelése 3.7. SZ002. C Dietétikai szabályzat 3.8. SZ001. KL Transzfúziós szabályzat 3.9. A Debreceni Egyetem Pénz- és értékkezelési szabályzata 4 Meghatározások BMIG: Beszerzési megrendelési igény Közvetlen beszerzés: szervezeti egység által végzett beszerzés Eseti beszerzés: egyedi igény alapján végzett beszerzés Központosított beszerzések: A miniszterelnökség Közbeszerzési és Gazdasági Igazgatósága (MGKI) által kiírt kötelező érvényű beszerzések valamint a Centrum Gazdasági Igazgatósága által központi beszerzés alá vont egyéb beszerzések. 5 A folyamat és lépései 5.1. Felelősség 5.1.1 A folyamatleírás elkészítéséért és karbantartásáért a klinika gondnoka, működtetéséért a klinika igazgatója a felelős. 5.1.2. A szállítók értékeléséért felelősök és jóváhagyók Kiadás dátuma: 2012. november 5. Oldalszám: 2/9
5.1.2.1.Saját hatáskörben klinikai szintű beszerzéseknél Eszközök, anyagok Beszerzési terület Értékelésért felelős Jóváhagyó Kiválasztáskor Teljesítés alapján Labor tesztek vegyszerek Laborvezető Laborvezető Laborvezető Gyógyászati segédanyag Gondnok Gondnok Klinika igazgató Diagnosztikai anyagok Laborvezető Laborvezető Klinika igazgató Egyéb anyagok Gondnok Gondnok Klinika igazgató Műszerek, berendezések Műszertechnikus Műszertechnikus Klinika igazgató Számítástechnikai anyagok Rendszergazda Rendszergazda Klinika igazgató Szolgáltatás Beszerzési terület Értékelésért felelős Jóváhagyó Kiválasztáskor Teljesítés alapján Humán eü. szolgáltatás Klinika igazgató Klinika igazgató Klinika igazgató Épületkarbantartás, Intézeti főnővér Intézeti főnővér Klinika igazgató felújítás Műszerek, berendezések Műszertechnikus Műszertechnikus Klinika igazgató karbantartása, javítása Kalibrálás Műszertechnikus Műszertechnikus Klinika igazgató Számítástechnikai szolgáltatás Rendszergazda Rendszergazda Klinika igazgató 5.2. Szállítók értékelése 5.2.1. Azokat a szállítókat, akik a működéséhez szükséges termékeket szállítanak, vagy szolgáltatásokat nyújtanak, és nem szerepelnek a gazdasági igazgató által jóváhagyott szállítói listán, az 5.1.2.1. pont szerinti munkatársak értékelik minden év május 15-ig. A gazdasági igazgató által jóváhagyott szállítói lista az interneten az OEC honlapján a www.deoec.hu honlapon elérhető. Az értékelés a részlegvezetők, a szakdolgozók által adott vélemények, tapasztalatok, begyűjtött adatok és az F0843/2.C. Szállítók nyilvántartó és értékelő lapon szereplő szempontok alapján történik. Megfelelősség esetén az elvárt minőséget biztosítani tudó szállító cégekről készített értékelést a klinika igazgatója, labortesztek vegyszerek esetében a laboratórium vezetője hagyja jóvá, s ezt követően kerülnek fel a szállítói listára. Kiadás dátuma: 2012. november 5. Oldalszám: 3/9
Amennyiben egy szállító/szolgáltató nem éri el az értékelési pontok alapján a szállítói listára való kerülést lehetővé tevő pontértéket, úgy az adott szállítóval/szolgáltatóval közölni kell, hogy milyen feltételek teljesülése mellett szerepelhet a listán. 5.2.2. Új szállító kiválasztása bekért árajánlatok, begyűjtött információk és megadott referenciák alapján történik. A szállító kiválasztását igazoló dokumentum az általa forgalmazott termék megrendelése. 5.3. Beszerzés A klinika működéséhez szükséges termékek beszerzése az MF 04.C.Beszerzés c. folyamatleírás és a 993-1/1999. G.I. sz. körlevélben foglaltak szerint történhet Központi Raktárból történő vételezéssel, lebonyolító osztály által igénylés formájában és saját hatáskörben. 5.3.1. Vételezés Központi Raktárból A Központi Raktárából történik gyógyászati segédanyagok irodaszerek, nyomtatványok tisztító- fertőtlenítőszerek, gazdasági anyagok műszaki anyagok orvosi gázok textíliák kis értékű eszközök vételezése. A vételezés havi rendszerességgel történik gyógyászati segédanyagok, irodaszerek, nyomtatványok, és műszaki anyagok esetében a klinikai raktári készlet biztosítása érdekében. Textíliák, orvosi gázok, kisértékű eszközök esetében a felhasználási igények határozzák meg a vételezés gyakorisságát. A raktári vételezés alapja a klinikai raktári készlet és a felhasználó egységeknél felmerült igény, melyet a részlegvezetők az általuk vezetett anyagigénylő füzetben (F0013/1 B1, F0014/1 B1) rögzítenek. A vételezési lista tartalmazza az anyag megnevezését, méretét, mennyiségét, melyről a klinika gondnoka a SAP gazdaságirányítási rendszerben BMIG-t készít nyomtatott formájának aláírásával a klinika igazgatója engedélyezi -, ennek alapján a gazdálkodási előadó felhasználási igényt készít, melyet továbbít a Központi Raktárnak. Ezt követően a raktárvezető ütemezi a vételezés időpontját, melyről telefonon értesíti a gondnokot. Kiadás dátuma: 2012. november 5. Oldalszám: 4/9
A kijelölt napon a Központi Raktárába történik a vételezés. A klinika anyagvételezéséről raktári anyagkiadási bizonylat készül 2 példányban, átadó-átvevő aláírással, melyből 1 példányt a gondnok kap. Eszköz vételezésénél a Kereskedelmi Osztály munkatársa által adott eszközszám alapján készül a BMIG. A továbbiakban a folyamat lépései megegyeznek az anyagvételezés lépéseivel. Az átvételi ellenőrzés az MF 17.B1. folyamatleírás alapján történik. 5.3.2. Lebonyolító osztályon történő igénylés Közbeszerzés, központosított beszerzés és az értékhatárt meghaladó beszerzés az MF04.C. folyamatleírásban és a 993-1/1999.G.I. sz. körlevélben vannak szabályozva. Az ebbe a körbe tartozó termékek szükségességénél az igénylés alapja az igénylő részleg vezetője által eseti igénylő füzetben rögzített 2 példányos igény, mely tartalmazza a termék megnevezését, típusát mennyiségét, az igénylő aláírását, s ez egy példányban az igénylő részleg vezetőjénél, 1 példányban a gondnoknál kerül megőrzésre. Ennek alapján a klinika gondnoka SAP rendszerben BMIG-t készít, mely tartalmazza a termék megnevezését, típusát, mennyiségét, a választott szállító megjelölését. A klinika igazgatója a kinyomtatott BMIG aláírásával engedélyezi a beszerzést. Ezt követően a gazdálkodási előadó az MF 04.C Beszerzés folyamat leírás alapján jár el. Import áru beszerzésénél a klinika gondnoka a lebonyolító osztálynak címzett írásos igénylést készít 2 példányban, melyet a klinika igazgatójának jóváhagyása után megküld a gazdálkodási előadónak, aki a továbbiakban az MF 04. C. folyamatleírás alapján jár el. Az igénylés 1 példányát a klinika gondnoka 1 évig megőrzi. Az átvétel az MF 17. B1. folyamatleírás szerint történik. 5.3.3. Saját hatáskörű beszerzés A 993-1/1999.G.I. sz. körlevélben foglaltak alapján értékhatár alatt a klinika közvetlen beszerzést eszközölhet. A megrendelés alapja az 5.3.2. pontban leírt eseti igény szerinti. A termékről szóban vagy írásban árajánlatot kér az 5.1.2.1. pont szerint a feladat ellátásával megbízott dolgozó. A szállító által írásban adott árajánlat tartalmazza a termék megnevezését, árát, szállítási határidőt és a fizetési feltételeket. Kiadás dátuma: 2012. november 5. Oldalszám: 5/9
Az elfogadott árajánlat alapján a klinika gondnoka 2 példányban, írásos megrendelést készít, s a klinika igazgatójának jóváhagyása után 1 példányát postai úton, faxon vagy személyes átadás formájában továbbítja a szállító részére. A termék átvételére az MF 17. B1. folyamatleírás alapján kerül sor. A klinika készpénz ellátmányát a titkárnő kezeli. A 3.9 sz. hivatkozás szerint az ellátmány összegének igénylése a K0608/1C Készpénzigénylés elszámolásra nyomtatványon, elszámolása a K0611/1C. Időszaki pénztárjelentés c. nyomtatvány segítségével történik. 5.3.4. Diagnosztikai tesztek vegyszerek Egyetemi Gyógyszertárból történő vételezés A klinikai laboratóriumokban használatos egyes szerves oldószerek az Egyetemi Gyógyszertár Tűzveszélyes anyagraktárából kerülnek vételezésre. A Gyógyszertár által, körlevélben megjelölt időpontban az F0927/1.C. sz. nyomtatványon megnevezés és darabszám feltüntetésével a laboratórium vezetője által összeállított és aláírt igénylés alapján történik. A Gyógyszertár által kiszállított termékek tételes átvételét a laboratórium dolgozói végzik. Kereskedelmi osztályon keresztül történő beszerzés A 993-1/1999. G.I. sz. körlevél, és az MF 04.C. folyamatleírás alapján értékhatár feletti igény esetén a laboratórium vezetője írásban kéri a szükséges termék beszerzését, melyen feltünteti az igényelt anyag megnevezését, mennyiségét, a kiválasztott szállító megnevezését, és a gazdálkodási keret kódját, melyet a beszerzés költsége terhel. A megrendelés egy példánya a Kereskedelmi osztályra kerül lebonyolításra, egy példányát a laboratórium vezetője egy évig megőrzi. Sajáthatáskörű beszerzés A laboratóriumban szükséges tesztek, vegyszerek nagy része közvetlen megrendelés által kerül beszerzésre. Előrendelés esetén a szállító által adott érvényes terméklista alapján egy éves kontingens kerül megrendelésre, melyet a rögzített ütemezés szerint biztosít a szállító a laboratórium részére. Folyamatos felhasználás szerinti rendszeres megrendelésnél a laboratórium vezetője írásban kéri a szükséges terméket a szállító cégtől. A megrendelés visszaigazolása tartalmazza a termék megnevezését, árát, a szállítási és fizetési feltételeket. Kiadás dátuma: 2012. november 5. Oldalszám: 6/9
A megrendeléssel kapcsolatos iratanyagot a laboratórium vezetője egy évig megőrzi. Esetenként szükséges termékeknél a laboratórium vezetője szóban vagy írásban kér árajánlatot a szükséges termékről. A szállító által írásban adott árajánlat tartalmazza a termék megnevezését, katalógus számát, árát és a szállítási és fizetési feltételeket. Az elfogadott árajánlat alapján a laborvezető által rögzített és aláírt megrendelés kerül megküldésre a szállítóhoz. A laborvezető a megrendelt termékeket, s azok felhasználását nyilvántartja. 5.3.5. Gyógyszerek, kötszerek beszerzése Gyógyszerek rendelése az MF. 10. B1 folyamatleírásban foglaltak alapján történik. A klinika havi kötésrögzítő igényét (F0923/2C.), kötszerigényét (F0914/1.C, F0915/2., F0917/2.C.F0944/1C, F0945/1C,F0946/1C, F0947/1C, F0948/1C) a gondnok állítja össze, s a Klinika igazgatójának/gyógyszerfelelős orvosának aláírása után továbbítja az Egyetemi Gyógyszertár felé. A kötszerek kiszállítása havi ütemterv szerint történik. 5.4. Szolgáltatások, mint beszerzés A klinika által igénybevett szolgáltatások beszerzése történhet Centrum szinten, lebonyolító osztály által és saját hatáskörű beszerzésként. 5.4.1. Centrum szinten megrendelt szolgáltatások - mosatás Vállalkozói szerződés formájában - takarítás Vállalkozói szerződés formájában - rovar- és rágcsálóirtás Vállalkozói szerződés formájában - épület-karbantartási munkák Vállalkozói szerződés formájában 5.4.2. Lebonyolító osztály által megrendelt szolgáltatás Az MF 04.C. folyamatleírás és a 993-1/1999.G.I. körlevélben rögzítettek alapján az értékhatárt meghaladó szolgáltatás lebonyolító osztály által rendelhető meg. Ebben az esetben a szervezeti egység írásban kezdeményezi a megrendelést. A klinika gondnoka által két példányban készített megrendelés tartalmazza a kért szolgáltatás megnevezését, /árajánlatok bekérése esetén a kiválasztott szállító nevét, a szolgáltatás árát az árajánlat alapján / a terhelendő keret megnevezését. Ezzel egy időben a SAP gazdaságirányítási rendszerben a klinika gondnoka BMIG-t készít. A klinika igazgatójának aláírása után a kezdeményezés egy példánya a lebonyolító osztályra kerül, egy példányát a klinikai gondnok egy évig megőrzi. Kiadás dátuma: 2012. november 5. Oldalszám: 7/9
5.4.3. Saját hatáskörben megrendelhető szolgáltatások A 993-1/1999. G.I. sz. körlevélben szabályozott értékhatár alatti szolgáltatások rendelhetők meg. A megrendelés a felmerült felhasználói igények alapján történik. Az 5.1.2.1. pont szerint a feladat ellátásért felelős dolgozó szóban vagy írásban árajánlatot kér a szükséges szolgáltatásról. A szállító esetleges helyszíni felmérés alapján írásos árajánlatában rögzíti a tevékenység megnevezését, annak anyagszükségletét, esetleg a ráfordítási időt, a vállalási határidőt és a fizetési feltételeket. Az elfogadott árajánlat alapján írásos megrendelés készül, melyet a klinika igazgatója aláírásával jóváhagy. Telefonon megrendelhetőek a gyors javítások. Az elvégzett munkát a klinika területileg illetékes munkatársa a kiállított munkalapon aláírásával igazolja. Az átvételi ellenőrzésre az MF 14. B1 folyamatleírásban leírtak alapján kerül sor. 5.5. Más előírások által szabályozott beszerzések Terület neve Élelmezés Gyógyszertár által megrendelendő anyagok Vérkészítmények Karbantartás Kalibrálás Szabályzat neve SZ 002. C Dietétikai Szabályzat Gyógyszerellátás szabályozása MF 10. B1 SZ 001. KL Transzfúziós szabályzat Berendezések és épületek karbantartása MF 14. B1 Mérőeszközök kezelése MF 15. B1 5.6. Beérkező termékek igazolása a szállítónál. Ha a szállítónál kívánjuk igazoltatni a beszerzett terméket, akkor ezt a követelményt a szerződés/megrendelés tartalmazza. Az átvétel az MF. 17. B1. folyamatleírásban van szabályozva. 5.7. A beérkezett termék átvétele A beérkezett terméket a megrendelő veszi át és ellenőrzi az MF 17. B1 Tárolás, szállítás, csomagolás folyamatleírásban leírtak szerint. 6. Mellékletek Nem alkalmazható Kiadás dátuma: 2012. november 5. Oldalszám: 8/9
7. Hivatkozott formanyomtatványok Azonosító F 0923/2. C. F 0927/1. C. F 0917/2. C. F 0914/2. C. F 0915/2. C. F 0944/1. C. F 0945/1. C. F 0946/1. C. F 0947/1. C. F 0948/1. C. F 0843/2. C. F 0013/1. B1. F 0014/1. B1. K0608/1. C K0611/1. C Cím Kötszerrendelő könyv Magisztrális gyógyszerrendelő könyv Havi rendelő (Kötszer Hartmann) Havi rendelő (Kötszer Beiersdorf) Havi rendelő (Szett Nagév Kft.) Havi rendelő (Kötszer Dispomedicor) Havi rendelő (Kötszer Hartmann Rico) Havi rendelő (Kötszer Mölnlycke Health Care) Havi rendelő (Kötszer AIM Medical) Havi rendelő (Kötszer Pro Klinimed) Szállítók nyilvántartó és értékelő lapja Anyagigénylő Anyagigénylő Készpénzigénylés elszámolásra Időszaki pénztárjelentés 8. A folyamat működésére jellemző mutatók Nem alkalmazható Kiadás dátuma: 2012. november 5. Oldalszám: 9/9