Mozaik Gazdasági Szervezet KÉSZLETGAZDÁLKODÁSI SZABÁLYZATA

Átírás

1 Mozaik Gazdasági Szervezet KÉSZLETGAZDÁLKODÁSI SZABÁLYZATA Érvényes: január 2-től. Jóváhagyta: C s e r Lászlóné igazgató

2 I. Általános rendelkezés A számvitelről szóló, többször módosított évi C. számú törvény és az államháztartási törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII.31.) Kormányrendelet 13. (2) bekezdés d., pontja alapján a készletgazdálkodásra vonatkozó belső rendet jelen szabályzat állapítja meg. A szabályzat hatálya A szabályzat hatálya Mozaik Gazdasági Szervezetre, az általa működtetett intézményekre vonatkozik. Személyi hatálya az intézmény anyag és eszközgazdálkodással kapcsolatba kerülő valamennyi közalkalmazottra kiterjed. Kiterjed az anyagi forgóeszközök ( anyagok, áruk, késztermékek, kis értékű tárgyi eszközök teljes ) körére a berszerzésüktől a felhasználásig. A szabályzat céla A szabályzat alapvető célja, hogy meghatározásra és kötelező előírásra kerüljenek azok a munkafolyamatok, amelyek betartásával, az anyagi forgóeszközökkel történő helyes és takarékos gazdálkodás megvalósítható. A szabályzat másik fontos célkitűzése, hogy kidolgozza a vagyon egy részének ( anyagi forgóeszközök) kezelési, használati és raktározási rendjét, megóvásának, ésszerű felhasználásának és nyilvántartásának módozatait. A Készletgazdálkodási Szabályzat a kisértékű tárgyi eszközök, anyagok, áruk tervezésére, beszerzésére, tárolására, felhasználására, vagyonvédelmére vonatkozó utasításokat, eljárásmódokat, folyamatokat rendszerezi a hatékony és optimális készletgazdálkodás megvalósítása érdekében. A készletek a gazdasági tevékenységet közvetlenül vagy közvetve szolgálják: - egyetlen folyamatban vesznek részt, értékük átmegy az új termék, szolgáltatás értékébe (anyagok) - változatlan formában továbbértékesítésre kerülnek (áruk ) - azon anyagi eszközök, melyek nemcsak egyetlen tevékenységi periódusban vesznek részt, ugyanakkor egy évnél rövidebb ideig szolgálják a gazdálkodás érdekeit (egyéb készletek) Jelen szabályzat tartalmazza a kisértékű tárgyi eszközökkel kapcsolatos gazdálkodási szabályokat is. 2

3 Értékük, egyszerűsített elszámolási, nyilvántartási rendjük, felhasználási helyük alapján terjed ki ezen körre is a Szabályzat. Kisértékű tárgyi eszköznek minősül mindazon anyagi eszköz, mely egyedi beszerzési értéke ,- Ft alatt van, és a gazdálkodás érdekeit egy éven túl szolgálja. Fontos ismérve ezen eszközöknek, hogy egyedileg használható (pl. alkatrész nem idetartozó fogalom), használatbavételkor végleges kiadásként elszámolásra kerülnek. Az intézmény a vagyonvédelmi szempontokra tekintettel zártkörű mennyiségi nyilvántartást vezet ezen eszközcsoportról. A készletek mennyiségi nyilvántartását az OrganP programmal végezzük. A gazdálkodás szempontjából fontos, hogy a készletek körébe sorolt anyagi eszközök rövid élettartamúak, igen sokfélék, pótlásukról folyamatosan gondoskodni kell és megfelelő készletezésüket el kell látni. A beszerzésnél számolni kell azzal is, hogy az anyagok tulajdonságai, esetleges előírások milyen tárolási módot igényelnek. Raktárral az intézmények az alábbiakat kivéve nem rendelkeznek: Élelmiszer raktár: Horvát Óvoda, Általános Iskola, Gimnázium és Kollégiumot, ahol a főzőkonyha miatt élelmiszer raktár működik. Textil raktár: Horvát Óvoda, Általános Iskola, Gimnázium és Kollégium, Hungária Általános Iskola és Kollégium ( a kollégium miatt), Fővárosi Önkormányzat Óvoda és a Cseppkő Óvoda. II. Készletgazdálkodás folyamata 1. Tervezés Az éves anyagszükséglet felmérése, összeállítása az igazgató irányítása alatt és felügyelete mellett a műszaki ügyintéző feladata. 2. Beszerzés 2.1 Beszerzések előkészítése Nem rendelkezünk raktárral előző eseteket kivéve, ezért a készleteket a felhasználás szerint szerezzük be. A karbantartási anyagok esetében egy biztonsági készlettel rendelkeznek a karbantartók, tárolásuk a karbantartó műhelyben történik. A beszerzésekről Szerződés, Megrendelés készül vagy Beszerzés Igénylőlapot kell kitölteni, amelyben a kötelezettségvállaló az igazgató, az ellenjegyző az igazgatóhelyettes. A beszerzéseket a műszaki ügyintéző bonyolítja le. A. A Gazdasági Szervezet eljárása során: a.) a készletbeszerzés értéke eléri a közbeszerzési törvény szerinti értékhatárt, akkor a Kbt.törvény szerint kell eljárni a beszerzésnél. 3

4 b.) az Ft beszerzési értékét meg nem haladó beszerzések esetén elegendő megrendelést küldeni a lehetséges szállító részére ( előzetesen 1 db árajánlat kérése után) c.) ha az adott termékről interneten referencia árak találhatók, akkor azok ajánlatként elfogadhatók. A Ft beszerzési ár felett ( és a közbeszerzési értékhatárt el nem érő ) beszerzés esetén három szállítótól kérünk be árajánlatot, melyből az intézmény a legkedvezőbbet választja ki. A beszerzések lebonyolításánál a műszaki ügyintéző a kötelezettségvállalások rendjének megfelelően aláírt, engedélyezett beszerzéseket eszközölhet csak. A beszerzések során a számlán, átvételi elismervényen az átvétel és a teljesítés igazolását (átvevő aláírása, dátum, teljesítés igazolása aláírás, dátum) rögzíteni kell. A beszerzéseket készpénzkímélő módon kell lebonyolítani. A megállapodásoknál a fizetési határidőt a teljesíthetőség figyelembevételével kell megállapítani (minimálisan 8 munkanap). A beszerzés történhet Készpénz előlegre történő igénylésével is ( pl. személyesen történik a beszerzés a kereskedelmi egységben). A főzőkonyha esetében az élelmezés vezető elkészíti az anyag kiszabatot és ennek megfelelően küldi be a gazdasági szervezethez a Megrendelő lapot aláírásra, amennyiben nincs a raktáron a szükséges nyersanyagból. Ezután kerül megrendelésre a szükséges nyersanyag, félkész termék Az anyagok (készletek) beérkeztetése: Az anyagok, áruk, készletek átvételének teljesítés igazolását a Kötelezettségvállalási szabályzatban meghatározott dolgozók igazolhatják. A készletek beérkezését követő 24 órán belül a beszerző a bevételezésről köteles gondoskodni. A készletet igénylővel az átvételt dokumentálni kell - árumozgással egyidejűleg - a számlán. Az átvétel a termék vonatkozásában minőségi, mennyiségi ellenőrzéssel valósul meg. A számvitel zártságát a bizonylatok "összehivatkozásával", valamint a dokumentációk teljeskörűségének alaki, tartalmi ellenőrzésével kell biztosítani. Ezt követően kell a bevételezést elvégezni, amennyiben nem írjuk le költségként egyösszegben a beszerzett készletet.kisértékű tárgyi eszközként kell nyilvántartásba venni a Ft-on aluli beszerzési áron beszerzett készletet, eszközt és annak bizonylatát a számlához kell csatolni. A felszerelt, leigazolt számlához az átutalást a fizetési határidő előtt legalább 3 munkanappal kell elkészíteni annak érdekében, hogy a számla kiegyenlítése időben megtörténjen. 4

5 2.3 Készletek tárolása: Raktárral nem rendelkeznek az intézmények ( élelmiszer és textil készletek tárolására szolgáló raktárt kivéve), ezért megfelelő időben, megfelelő minőségben, mennyiségben és a lehető legkisebb ráfordítással kell a beszerzéseket lebonyolítani. A készletekből biztonsági tartalékot kell a karbantartási műhelyben tárolni. A főzőkonyha folyamatos működése miatt szükséges az élelmiszerraktár működtetése. Az itt tárolt árukról mennyiségi és értékbeni nyilvántartást kell vezetni. Az intézmény a WIN Menza számítógépes programot használja a raktár árukészletének nyilvántartására. A beérkező nyersanyagokat bevételezik a szállítást követően azonnal. A bevételezés rögzítésre kerül a számlán is. A számla mellé kell csatolni a program által kinyomtatott bevételezési bizonylatot. A raktárból az áruk kivételezése az élelmezésvezető, a raktáros aláírásával történik, valamint az árut átvevő szakács is aláírja a kiadási bozonylatot.a kiadási bizonylat mutatja az adott nyersanyagból raktáron maradt mennyiséget. Az élelmezés vezető elkészíti a napi anyagkiszabatot étkezésenként a számítógépes programban. A program az anyag kiszabatot rögzíti és mutatja, hogy van-e és elég mennyiség van-e ratáron az adott anyagból. Amennyiben nem, akkor van lehetőség a módosításra. Ezután kerül rögzítésre a végleges anyagkiszabat, erről készül a kiadási bizonylat. A kiadási bizonylaton megjelenik a kivett anyag, értékkel és a raktáron maradt mennyiség is. A raktárat zárni kell, csak a raktárosnál lehet a raktár kulcsa. A raktárban csak a raktáros tartózkodhat, illetve átmenetileg a szállítást végzők Készletek nyilvántartásának általános szabályai: Az élelmiszer raktárba beérkező és ott tárolt árukról, az azokban bekövetkező változásokról naprakész nyilvántartást kell vezetni. A textil raktárakban: Cseppkő Óvoda Fővárosi Önkormányzat Óvodája Hungária Általános Iskola és Kollégium Horvát Óvoda, Általános Iskola, Gimnázium és Kollégium az ágyneműt tárolják. Évente kerül sor a textil raktárak leltározására. A Cseppkő Óvodában a leltáron kívül, nem kerül vezetésre az ágyneműk kiadásáról és bevételéről külön nyilvántartás. A mosásba beadott számú ágynemű kerül kiadásra. Külön raktár a kis mennyiség miatt nem szükséges, csak egy zárható szekrényben tárolják a textilt. A Fővárosi Önkormányzat Óvodájában külön zárható helyiség van a textil tárolására. Az ágyneműt a szülők hozzák és mosásra is ők viszik haza. A meglévő ágyneműk biztonsági tartalékként vannak. Ha szükséges, akkor adják ki és a szennyest beveszik a mosodába. A Fővárosi Önkormányzat Óvodájában a leltáron kívül, nem kerül vezetésre az ágyneműk kiadásáról és bevételéről külön nyilvántartás. A mosásba beadott számú ágynemű kerül kiadásra. 5

6 Hungária Általános Iskola és Kollégiumban a leltáron kívül egy füzetben kerül vezetésre a nevelők által leadott és a kiadott csere textilia készlet mozgása. Horvát Óvoda, Általános Iskola, Gimnázium és Kollégiumban a takarítók adják le az ágyneműt a mosodába és azonnal kapják a csere ágyneműt. Külön helyiségben van a textil raktár. A készletváltozásokról az intézmény Bizonylati Szabályzatában meghatározott bizonylatféleségeket kell a készletváltozást megelőzően (legalább azzal egyidejűleg) kiállítani. Az analitikus könyvelés negyedévente készít feladást a főkönyvi könyvelés részére, értékben kimutatva a változást az élelemiszerraktárban Bizonylatkezelés, feldolgozás, analitikus nyilvántartás A szállítótól megérkezett anyag mennyiségi és minőségi átvétel után a bevételezés műveletével egyidejűleg az igénylőhöz vagy a főzőkonyha esetében a raktárba kerül. A bevételezést, a kiadást igazoló bizonylatokat, illetve az anyag átvételét az arra illetékes dolgozóknak aláírásukkal kell ellátni. A készletváltozások főbb bizonylatai: (részletesebb szabályait a Bizonylati Szabályzat tartalmazza): Állományváltozási bizonylat ( LT020) kisértékű tárgyi eszközről Készletnyilvántartási lap Készletek naplója Kiszabat, étkezések Kiszabat, kiadás Anyagfelhasználást kimutatása ( havi bontásban) Munkaruha nyilvántartó lap OrganP program készíti számítógép készíti számítógép készíti WIN Menza program készíti WIN Menza program készíti WIN Menza program készíti B.Sz.ny r.sz. 6

7 III. Záró rendelkezések Jelen szabályzat január 2-án lép hatályba. Ezzel egyidejűleg a Mozaik Gazdasági Szervezet azonos tárgyban án kiadott szabályzata hatályát veszti. Budapest,2014. január 2. C s e r Lászlóné igazgató 7

8 1.sz. melléklet A KÉSZLETEK SZÁMRENDSZERE Az intézményben használatos OrganP számítógépes adatfeldolgozásnak megfelelően bontottuk a készleteket. A főcsoportok: Főkönyvi számlaszám Megnevezés 211 Élelmiszer 548 Védőruha, munkaruha 221 Betétdíjas göngyöleg 231 Áruk 2311 Raktári áruk Kisértékű tárgyi eszköz Textilia Szerszám 8

9 Megismerési nyilatkozat A készletgazdálkodási szabályzatában foglaltakat megismertem. Tudomásul veszem, hogy az abban foglaltakat a munkavégzésem során köteles vagyok betartani. Név Munkakör Aláírás 9