SZÉCHENYI ISTVÁN TÉRSÉGI INTEGRÁLT SZAKKÉPZŐ KÖZPONT MISKOLC KULCS-NYILVÁNTARTÁS ÉS KULCSKEZELÉSI SZABÁLYZATA

Átírás

1 Széchenyi István Térségi Integrált Szakképző Központ Szemere Bertalan Szakközépiskola, Szakiskola és Kollégium 3529 Miskolc, Ifjúság u SZÉCHENYI ISTVÁN TÉRSÉGI INTEGRÁLT SZAKKÉPZŐ KÖZPONT MISKOLC KULCS-NYILVÁNTARTÁS ÉS KULCSKEZELÉSI SZABÁLYZATA

2 Szabályozási háttér: Az intézmény központi előírások hiányában a tulajdon védelme, valamint a felelősségi körök könnyű elhatárolhatósága érdekében, saját hatáskörében határozza meg a kulcsok kezelésével kapcsolatos feladatokat. Hatálya: A szabályozás kiterjed a Széchenyi István Térségi Integrált Szakképző Központ keretein belül működő Szemere Bertalan Szakközépiskola, Szakiskola és Kollégium, valamint a Baross Gábor Közlekedési és Postaforgalmi Szakközépiskola mint önállóan működő és gazdálkodó költségvetési intézményekre. A szabályzat életbe lépésének hatálya: július 1., mellyel egyidejűleg hatályát veszti minden más, kulcskezelésre és nyilvántartásra vonatkozó szabályozás. A szabályzat írásbeli rögzítéséért és évenkénti felülvizsgálatáért ill. jogszabály szerinti módosításáért felelős a mindenkori intézményvezető. 1. A szabályzat célja, hatálya, nyilvánossága A szabályzat célja: a kulcsok tárolási, kiadási- és visszavételi rendjének szabályozása, a kulcsokkal kapcsolatos felelősségi körök meghatározása, kódok kiadási- és visszavételi rendjének szabályozása, kódokkal (amennyiben vannak) kapcsolatos felelősségi körök meghatározása. A szabályzat személyi hatálya kiterjed az intézmény: vezetőjére, foglalkoztatottjaira. A szabályzat tartalmazza az intézmény: fő- és egyéb bejáratainak, egyéb helyiségeinek, külső telephelyeinek kulcsaira, kódjaira vonatkozó rendelkezéseket. A szabályzatot valamennyi érintett személlyel ismertetni kell. A szabályzat foglalkoztatottakkal való ismertetése az intézményvezető, vagy az általa felhatalmazott személy feladata. Az intézmény nyitásáért és bezárásáért felelős személyek nevét és beosztását az 1. sz. Melléklet tartalmazza. 2

3 2. Az intézmény fő és egyéb bejáratai kulcsainak kezelése Az intézmény fő- és egyéb bejáratainak kulcsai felcímkézett fali kulcstárolókon van elhelyezve. Ennek egy része tartalmazza az irodai, tanműhelyi kulcsokat, illetve azon egyen kulcsokat, amelyek a mosdókat, illetve a nem védett területek kulcsait tartalmazzák. Az iskolai gépjárművek és garázsok kulcsai, valamint a pótkulcsok zárt szekrényben kerültek elhelyezésre un. tűzdobozban a portán. Külön, zárt részen kerültek elhelyezésre azok a kulcsok, melyek a riasztóval védett területek kulcsait tartalmazzák. Az intézmény dolgozói rendelkeznek saját egységkulccsal amely, az iskola gyakran használt helységeit (tantermek) nyitja. Ezen kulcsok kiosztása a gondnok feladata. A kulcsok tárolása a portán történik. A kulcsok kiadása és visszavétele a portákon bonyolódik, a mellékelt hitelesített táblázatokat vezetve (2. sz. melléklet). Az iskola riasztórendszerrel van ellátva. A riasztórendszert kiépítő és üzemeltető cég az iskola kérésére építi be számítógépes rendszerébe a felvételre jogosultak nevét, zóna- és kódkiosztását. 3. Az intézményhez tartozó telephelyek kulcsainak kezelése A Kollégium kulcsai felcímkézett fali kulcstárolókon van tárolva. A tanulók lakószobáinak pótkulcsai szintén a fali táblán vannak elhelyezve. Az egyéb kulcsok felvételének rendjét a kollégium vezetőjének utasítása szabályozza. A pótkulcsok a kollégiumi gondnoknál vannak. 4. A kulcsok kezelésére vonatkozó szabályok Az iskola minden dolgozójának joga van valamely kulcs használatához. Ahhoz a helyiséghez biztosítani kell a kulcsot, melyben feladatvégzéséhez munkaidejének nagy részét tölti, ill. ha egyéb helyiségekben hivatalos dolga van. A zárt termek kulcsainak átvételét az órát tartó tanár aláírásával igazolja a portán található Kulcs átvétel nyilvántartás füzetbe (2. sz. melléklettel összhangban). 3

4 A szinteken takarító dolgozóknak minden helységbe biztosítani kell a bejutást. A takarító személyzet munkaidő kezdésekor a területéhez tartozó valamennyi kulcsot felveszi a portáról, melyet a munka befejeztével, vagy a munkaidő lejárta előtt köteles oda leadni. A karbantartó személyzet minden területre rendelkezik bejutási, kulcsfelvételi engedéllyel. A kulcsok kezelésére vonatkozó egyéb szabályokat, tárolásuk rendjét a Vagyonvédelmi szabályzat, ill. a szolgálatos portások munkaköri leírása tartalmazza. A portán szolgálatot teljesítő személy felelős az intézmény kulcsainak biztonságos tárolásáért, a m eglétéért, valamint az 2. számú mellékletben szereplő Kulcs átvétel nyilvántartás pontos vezetéséért. A kulcsok átvételének nyilvántartását a kulcs felvevője rögzíti a Kulcs átvétel nyilvántartás -ban, melyet a portaszolgálat ellenőriz. A nyilvántartás segítségével nyomon lehet követni a különböző helyek kulcsainak útját a nap folyamán (felvételi időpont, felvevő, leadási időpont). 5. Pótkulcsok biztosítása, tárolása A pótkulcsok biztosítását másolással oldja meg az intézmény. A személyvédelem, magán- és intézményi vagyon megóvása érdekében a pótkulcsok a portán találhatók. Selejtezést külön nem vezet az intézmény, viszont a zárak és ennek kapcsán a kulcsok cseréje bejegyzésre kerül a portai szolgálati naplóba. 6. A kulcsszükséglet felmérése, beszerzése A kulcsszükséglet felmérését az intézményvezető utasítására a karbantartási csoportvezető legalább félévente elvégzi a feladatellátás és a zavartalan működés biztosítása érdekében. A kulcsok beszerzése az intézményvezető jóváhagyásával történhet. Az új kulcsok átvételéről a nyilvántartást az intézményüzemeltetésiszervezetvezető vezeti. 4

5 7. A kulcs nyilvántartás A kulcs nyilvántartás vezetésével az intézményvezető a 3. számú melléklet alapján meghatározott személyt bízza meg. A kulcs-nyilvántartást pontosan, naprakészen kell vezetni. A kulcs nyilvántartást sorszámozott oldalú füzetben kell vezetni (2. sz. melléklet alapján). A kulcs nyilvántartás kötelező tartalmi elemei: a kulcs példányszáma, melyik helyiség zárához tartozó kulcs, az átvevő neve, munkaköre, az átvétel időpontja, a visszaadás időpontja, a visszaadó aláírása, az átvevő aláírása. 8. A kód nyilvántartás Különösen védett helyiségekbe való bejutáshoz egyéni kód állhat rendelkezésre. Az iskola bejáratai ajtók és kerítéskapuk nyitásának rendje minden esetben a szolgálat-ellátáshoz ill. a napi munkavégzéshez igazodik. A kód kiosztása az intézményvezető irányítására, utasítására történhet. A kód nyilvántartás vezetésével az intézmény vezetője a 4. számú mellékletben meghatározott személyt bízza meg. A biztonsági rendszer karbantartását az Quali-Top Kft. végzi. A kapcsolatot, az észlelt meghibásodást a portások jelzik az intézményüzemeltetési-szervezetvezető felé. 10. Egyéb szabályok A kulcsokat különösen indokolt esetben a tárolási helyükről el lehet vinni. Különösen indokolt eset például a tűz keletkezése, ahol a gyors intézkedés életet és vagyont menthet. A kulcsok tárolási helyre történő visszaviteléről a különleges helyzetet követő napon gondoskodni kell. Amennyiben az intézményvezető úgy rendelkezik, hogy dolgozó 5

6 munkája végzéséhez kulcsot kapjon (pl. intézmény zárása-nyitása céljából), akkor a jogviszony megszűnésekor a kilépő dolgozónak a nála lévő kulcsot vissza kell szolgáltatnia, a portaszolgálatnak a leszámolásuk napján kell leadni. Amennyiben kóddal rendelkezik, annak törléséről, cseréjéről a portás gondoskodik az intézményüzemeltetésiszervezetvezető közreműködésével. Az intézményvezető évente legalább egy alkalommal ellenőrzi a kulcsok használati rendjét, a jelen szabályzatban foglaltak betartását. A Kulcs átvétel nyilvántartás 1 évig történő megőrzése javasolt. 11. Felelősségi szabályok A kulcs-kódhasználat szabályainak betartásáért, valamint a rábízott kulcsok használatáért minden kulcs illetve kódhasználó fegyelmi és büntetőjogi felelősséggel tartozik. A szabályok megsértőivel szemben ezért a fegyelmi felelősség szabályait kell alkalmazni. Ha a dolgozó elveszti a nála lévő kulcsot, köteles azonnal jelezni felettesének. Az elvesztés körülményeit a gazdasági vezető tisztázza, illetve megvizsgálja a munkavállaló felelősségét. Ha a kulcs elvesztése visszaéléshez vezet, akkor az összes forgalomban lévő kulcsot vissza kell vonni, és le kell cserélni a zárat. 12. Záró rendelkezések A szabályzat az elfogadása napján lép hatályba, s rendelkezéseit a szabályzat hatályon kívül helyezéséig kell alkalmazni. A Kulcsnyilvántartás Szabályzata az iskola minden dolgozójára vonatkozik. A Szabályzatot az iskola minden dolgozói részére elérhető helyen kell kifüggeszti az intézmény tanári szoba, tanműhely illetve az iskola honlapján megjeleníti. Miskolc, július 01. nap.. Dr. Kavecsánszki Gyula mint a Széchenyi István Térségi Integrált Szakképző Központ fogadó intézményének igazgatója 6

7 1. SZÁMÚ MELLÉKLET A NYITÁSÉRT ZÁRÁSÉRT FELELŐS SZEMÉLYEK ISKOLA Név Beosztás KOLLÉGIUM Név Beosztás 7

8 2. SZÁMÚ MELLÉKLET KULCS ÁTVÉTEL NYILVÁNTARTÁS Dátum Idő Kulcs Felvevő Dátum Idő Kulcs Átvevő 8

9 3. SZÁMÚ MELLÉKLET A KULCS NYILVÁNTARTÁS VEZETÉSÉVEL MEGBÍZOTT SZEMÉLY Az intézményvezető az alábbi személyt (személyeket) bízza meg a kulcs nyilvántartás vezetésével: a kulcs-nyilvántartást. Nevű,..beosztású személynek kell vezetni. A kulcs-nyilvántartást végző személy akadályoztatása esetén a kulcs-nyilvántartást. Nevű. beosztású személynek kell vezetni... Intézményvezető 9

10 4. SZÁMÚ MELLÉKLET A KÓD NYILVÁNTARTÁS VEZETÉSÉVEL MEGBÍZOTT SZEMÉLY Az intézményvezető az alábbi személyt (személyeket) bízza meg a kód nyilvántartás vezetésével: a kód-nyilvántartást. Nevű,..beosztású személynek kell vezetni. A kód-nyilvántartást végző személy akadályoztatása esetén a kulcsnyilvántartást. Nevű. beosztású személynek kell vezetni... Intézményvezető 10