Az alábbi tanulmány röviden ismerteti az SAP R/3 rendszert, és vázlatosan bemutatja logisztikai moduljait. 1.1 Az SAP rendszerről általában Az 1972-ben megalapított SAP AG Európa legnagyobb független szoftverháza. Ez az eredmény azért különösen figyelemre méltó, mert a cég kezdettől fogva csak egyetlen terméket fejleszt. Ez a termék egy, a nagyvállalatok igényeire tervezett integrált ügyviteli és termelésirányítási programcsomag, mely képes arra, hogy változtatások nélkül, csupán a program paramétereinek megfelelő beállításával egy tetszőleges nagyvállalat teljes gazdálkodását a számviteltől a gyártósorok irányításáig magába integrálja. A rendszer első verziója, az SAP R/2 1979-ben jelent meg, és a hetvenes és nyolcvanas évek számítástechnikai lehetőségeihez alkalmazkodva még csak mainframe gépeken volt használható. Ez jelentősen behatárolta a felhasználók körét, hiszen a kicsi és közepes vállalatok számára a rendszer alkalmazása nem lett volna kifizetődő. Azonban a kilencvenes évek elejére az új, nagykapacitású és olcsó számítógépek megjelenésével az alkalmazás elérhetővé vált a kisebb vállalatok számára is. Ezt felismerve látott neki az SAP AG az R/2 rendszer nyitott architektúrájú, kliens-szerver rendszerű újraprogramozásának, és 2000 emberévnyi fejlesztési munkaidő után létrejött az SAP R/3 rendszer. Az R/3-mal 1992-ben jelent meg a vállalat, és ez a programcsomag váratlanul nagy sikert hozott. Két év múlva 4000 vállalatból álló ügyfélbázissal és évi 1.8 milliárd márka bevétellel az SAP AG lesz a világelső a vállalat irányítási szoftverek eladásában. A cég bevételi forrása nem csupán a termékeinek eladása, hanem a bevezetéssel kapcsolatos szaktanácsadás és oktatás is. Az SAP rendszer jelenlegi elterjedtségét mutatja, hogy a világ 30 országának vállalata használja a programcsomagjait. Európában csaknem minden második nagyvállalat, az USA-ban a tíz legnagyobb cég közül nyolc SAP felhasználó. A gyártó SAP AG pedig a világon a negyedik legnagyobb szoftvergyártó cég, kategóriájában az első. Az SAP AG a terméket folyamatosan fejleszti és bővíti, bevételeinek 20%-át forgatja vissza erre a célra évek óta. 1996-ban jelentek meg az R/3 3.1-es verziójával, mely egyrészt képes átfogó és biztonságos intranetes megoldásokat nyújtani a vállalatoknak, másrészt 130 interfész áll rendelkezésre a külső programok integrálására a rendszerbe. Az SAP rövidítés egyébként a német "Systeme, Anwendungen und Produkte" vagy az angol "Systems, Applications and Products" elnevezésből származtatható (Rendszerek, alkalmazások és termékek). Magyarországon az SAP AG a termékével 1989-ben jelent meg. Azóta a rendszer itthon is ugyanolyan sikernek örvend mint külföldön: több mint száz vállalat vezette be idáig, többek között olyan nagyvállalatok mint a GE Lighting Tungsram, a MOL, vagy a Hungária Biztosító. A Magyar Nemzeti Bank is ezt a rendszert használja, így elmondható, hogy az ország főkönyve is SAP-vel készül. Egyébként a kétszáz legnagyobb hazai cég közül nyolcvan SAP felhasználó.
Mégis minek köszönheti az R/3 páratlan sikerét? A rendszer néhány legfontosabb jellemzője mely erre választ adhat: Nemzetköziség. A világ minden jelentős országában megtalálható az SAP AG leányvállalata vagy helyi forgalmazója, mely gondoskodik a szaktanácsadásról, fordításról, illetve a termék fejlesztéséről és adaptálásáról a helyi igényekhez és törvényekhez. Az R/3 már több mint 30 nyelven elérhető. Rugalmasság. Az R/3 nem iparág-specifikus, bármely fajta vállalat tevékenységénél használható, bankoktól a kereskedelmi vállalatokon át a termelő vállalatokig, és képes ezen cégek minden területét irányítani. Nyitottság. Rendkívül nagyszámú hardverrel, operációs rendszerrel és külső alkalmazással kompatíbilis, az architektúra nemzetközi szabványokon alapul. Így az R/3 elszakad a gyártótól függő monokultúrától, és szabad utat nyit a gyártótól független nyílt rendszerek adatfeldolgozási lehetőségeinek kialakítására. Fejleszthetőség. Arra az esetre, ha a felhasználónak bármilyen speciális igénye van amely nem oldható meg az SAP moduljaival, a rendszer fejleszthető a saját negyedik generációs programnyelvével (ABAP). Ezenkívül több mint 130 interfész áll rendelkezésre a külső alkalmazásokkal való kapcsolatokhoz. Modularitás. A rendszer moduláris struktúrájának köszönhetően lehetséges a teljesen rugalmas, ügyfélspecifikus és az peremfeltételekhez alkalmazkodó bevezetés és használat. Integráció. Egy üzleti esemény lejátszódásakor az ezzel kapcsolatos minden információ a vállalati adatbázis minden érintett pontjára azonnal eljut. Megszűnik az adatbázis redundancia, a többszörös munkavégzés, lehetővé válik a folyamatok optimalizálása. 1.2 A rendszer logisztikai moduljai A logisztika fogalmát az SAP egészen széleskörű módon értelmezi: a logisztika az anyagi javak, és szolgáltatások mennyiség, érték, idő, kapacitás, költség, stb. szerinti követése. Tehát ide tartozik a rendszer minden folyamata, amely nem csak érték mozgáshoz kapcsolódik. Az SAP rendszer logisztikai moduljai: értékesítés és elosztás (SD), anyaggazdálkodás (MM), termelés tervezés és irányítás (PP). Ezek a modulok alkotják az R/3-as integrált logisztikai rendszerét, mely az összes készletgazdálkodási, termelési és értékesítési feladatot magában foglalja. 1.2.1 Az MM modul (Materials Management) Az MM anyaggazdálkodási modul intézi a beszerzés, az anyagbevételezés, a készletgazdálkodás és a számlaellenőrzés teljes folyamatát. Percrekész információt nyújt a készletekről és támogatja a leggazdaságosabb beszerzési forrás kiválasztását. Az SAP logisztikai oldalának jobb megismeréséhez érdemes részletesebben is megismerkedni az MM modul sokrétű szolgáltatásaival:
Anyagszükséglet számítás (MRP). Az egyes anyagok szükséglet számítási eljárását üzem (gyár) lebontásban lehet meghatározni, de alternatívaként megadható egy táblázatban az anyagok egy csoportjára is. Meghatározható, hogy a szükségletszámítás a felhasználáson vagy a tervezett igényeken alapuljon-e. Ha az MRP felhasználás bázisú, akkor a számítás alapja az értékesítési terv vagy a már beérkezett megrendelések figyelembevételével történik oly módon, hogy a rendszer a kapcsolódó darabjegyzékek alapján valamennyi ezzel összefüggő igényt is kiszámolja. Az MRP beszerzési igényléseket hoz létre az anyagbeszerzés, illetve tervezett gyártási megrendeléseket a termelés tervezés számára. Ha bizonyos cikkek esetében egy gyár igényeit egy másik gyár, vagy egy központ látja el, az MRP futás áttárolási (transzfer) megrendeléseket hoz létre, amit a másik gyárra futtatott MRP számítás figyelembe vesz. Beszerzés. Az MRP a beszerzési igénylések segítségével további tevékenységeket kezdeményez a beszerzés területén is. A beszerzési szervezetek felépíthetők úgy is, hogy több gyárért legyenek felelősek, melyek akár különböző vállalatokhoz is tartozhatnak a vállalatcsoporton belül. Ha egy anyag esetében ütemezett szállításról történt megállapodás, akkor az MRP határidőkkel ellátott tételes bontású beszerzési igénylést jegyez be az ütemtervbe. A beszerzési igénylések alapján a rendszer automatikusan állít elő lehívásokat, ha keretszerződést kötöttünk, illetve létrehozza a megrendelést, ha a cikknek rögzített szállítója van. Ha nincs, akkor egy információs rendszer segíti a szállító kiválasztását. A rendszer részletes adatokat tárol a cikk összes korábbi szállítójáról, és statisztikai adatokkal támogatja az egyes szállítók kiértékelését. A megrendelés pillanatában ismert szállítási költségek a beszerzési megrendelés részeként tárolódnak. Anyagbevételezés. Az anyagok bevételezése a beszerzési megrendelésre hivatkozva történik, a rendszer figyelemmel tudja kísérni az összes korábbi részszállítást, ellenőrizni tudja a rendelésben engedélyezett túl- vagy alulszállítás túllépését. A rendszer automatikusan rögzíti a bevételezést a megrendelésben, és a raktári készlet mennyiségi adatainak frissítésén túl elvégzi a tétel főkönyvi könyvelését is. A tervezett szállítási költség a készlet érkezésekor mennyiségi alapon osztódik fel. Számlaellenőrzés. Az automatikus számlaellenőrzés nagyban csökkenti a manuális munkát. A rendszer a megrendelésekre hivatkozva, automatikusan hozza létre a várt számlát, melyet mennyiségben és értékben összevet a beérkezett számlával. Az anyagbeszerzés és a bevételezés integrációjának köszönhetően az összes szükséges információ jelen van a rendszerben, és az alapbizonylatok teljes terjedelmükben néhány gombnyomással előhívhatóak. Készletnyilvántartás. A mennyiségi készletnyilvántartás valamennyi raktárra kiterjed. A rendszer támogatja az összes létező készletmozgást szállításra, költséghelyre, gyártásra, és az áttárolásra gyárak között, illetve gyáron belül. A leltározás megszervezhető folyamatos vagy fordulónapos alapon. Számos speciális készlet (pl. bérfeldolgozásnál, konszignációs készlet, stb.) is nyilvántartható. Raktározási rendszer. A raktározási rendszer képes a különböző típusú (automatizált, blokk, véletlen elérésű, stb.) raktárak vegyes használatának támogatására, fix
raktárhelyek kezelésére, a tárolóhelyről, a tárolóhelyre és a tárolóhelyek közötti ki-, be-, és áttárolásra. A bizonylatok és címkék (ideértve a vonalkódot is) előállíthatóak a különböző szinteken, a bevételezéstől a kivételezésig. A raktározási rendszernek saját leltározási eljárása van, mely biztosítja, hogy minden tárolóhely egy évben legalább egyszer leltározásra kerüljön. Megfelelő eszközök szolgálnak a különböző méretű raklapok, speciális készletek és a veszélyes áruk kezelésére is. A raktárgazdálkodási komponenst egy olyan alrendszerként is ki lehet építeni, amely a fontosabb funkciókat a központi adatbázist kezelő szerver üzemzavara esetén is el tud látni. Az SAP R/3 rendszer bevezetése Természetesen egy olyan szintű vállalkozásnál, mint az R/3 rendszer bevezetése egy vállalatnál, nem alkalmazható sablon, hiszen a bevezetési projektet mindig az aktuális környezethez, előfeltételekhez, felhasználói igényekhez, stb. kell igazítani. Négy alapvető fázist azonban mindig fel lehet fedezni a bevezetési projektek során, melyekben a párhuzamosan végzett tevékenységek további szinteket alkotnak. Hogy mégis legyen az olvasónak valamilyen elképzelése a bevezetés mikéntjéről, a következőkben látható a négy alapvető fázis leírása, ahol a szinteket és azok párhuzamos tevékenységeit egy teljesen általánosított SAP bevezetés tevékenységei adják, a Dynasoft ajánlásai alapján. 1. Fázis: helyzetfelmérés, koncepcionális tervezés. Célja egyrészt a vállalati folyamatok felmérése, pontos megismerése, másrészt a bevezetés előkészítése. a felhasználói igények elemzése, a projektmunka megszervezése, a projektteam felépítése, a projekt során követett szabványok meghatározása. a bevezetési projekt határidő tervének előállítása, a rendszer installálása, a projektteam tagjainak tanfolyami beosztása és oktatása, az SAP funkciók begyakoroltatása a projektteam tagjaival. 3. Szint: vállalati funkciók, folyamatok és illetékesség felmérése, interfészek (a külső alkalmazások és az SAP kommunikációját lehetővé tevő kapcsolatok) megtervezése,
a rendszer-infrastruktúra megtervezése (hardver, operációs rendszer, hálózat, környezet, stb.) 4. Szint: a koncepció minőségi ellenőrzése. Az első fázis végeredménye a koncepció és a projektterv Az SAP R/3 rendszer bevezetése Természetesen egy olyan szintű vállalkozásnál, mint az R/3 rendszer bevezetése egy vállalatnál, nem alkalmazható sablon, hiszen a bevezetési projektet mindig az aktuális környezethez, előfeltételekhez, felhasználói igényekhez, stb. kell igazítani. Négy alapvető fázist azonban mindig fel lehet fedezni a bevezetési projektek során, melyekben a párhuzamosan végzett tevékenységek további szinteket alkotnak. Hogy mégis legyen az olvasónak valamilyen elképzelése a bevezetés mikéntjéről, a következőkben látható a négy alapvető fázis leírása, ahol a szinteket és azok párhuzamos tevékenységeit egy teljesen általánosított SAP bevezetés tevékenységei adják, a Dynasoft ajánlásai alapján. 1. Fázis: helyzetfelmérés, koncepcionális tervezés. Célja egyrészt a vállalati folyamatok felmérése, pontos megismerése, másrészt a bevezetés előkészítése. a felhasználói igények elemzése, a projektmunka megszervezése, a projektteam felépítése, a projekt során követett szabványok meghatározása. a bevezetési projekt határidő tervének előállítása, a rendszer installálása, a projektteam tagjainak tanfolyami beosztása és oktatása, az SAP funkciók begyakoroltatása a projektteam tagjaival. 3. Szint: vállalati funkciók, folyamatok és illetékesség felmérése, interfészek (a külső alkalmazások és az SAP kommunikációját lehetővé tevő kapcsolatok) megtervezése, a rendszer-infrastruktúra megtervezése (hardver, operációs rendszer, hálózat, környezet, stb.) 4. Szint: a koncepció minőségi ellenőrzése. Az első fázis végeredménye a koncepció és a projektterv
2. Fázis: Részletes tervezés és megvalósítás. Célja az első fázisban megismert rendszer funkcióinak és folyamatainak leképezése az SAP modulokra, funkciókra és folyamatokra. szervezeti struktúra modell előállítása, az SAP alapadatok, adatbázisok meghatározása, megtervezése, az SAP folyamatok modelljének előállítása, a periodikusan ismétlődő folyamatok modelljének elkészítése, interfészek megvalósítása. nyomtatványok, dokumentumok megtervezése, beszámolók megtervezése, az egyes felhasználók jogosultságainak meghatározása. 3. Szint:a prototípus minőségi ellenőrzése. A második fázis végeredménye a dokumentált prototípus. 3. Fázis: a produktív rendszer előkészítése. Célja az előző fázisban megtervezett prototípus rendszer gyakorlati megvalósítása. a produktív üzem megtervezése, a rendszer-infrastruktúra felállítása a produktív rendszerhez, a rendszeradminisztráció megszervezése, a reorganizáció és archiválás meghatározása, a felhasználók oktatása. 3. Szint: integrációteszt végrehajtása, rendszerterhelés elemzése, adatbázisok feltöltése a produktív rendszerben, adatkarbantartás, manuális bevitel.
4. Szint: a produktív rendszer minőségi ellenőrzése. A harmadik fázis végeredménye a kész produktív rendszer. 4. Fázis: a produktív rendszer beindítása. Cél a futó rendszer megfigyelése, a még szükséges kisebb javítások elvégzése. technikai műveletek optimalizálása, szervezési műveletek optimalizálása. 2. Fázis: Részletes tervezés és megvalósítás. Célja az első fázisban megismert rendszer funkcióinak és folyamatainak leképezése az SAP modulokra, funkciókra és folyamatokra. szervezeti struktúra modell előállítása, az SAP alapadatok, adatbázisok meghatározása, megtervezése, az SAP folyamatok modelljének előállítása, a periodikusan ismétlődő folyamatok modelljének elkészítése, interfészek megvalósítása. nyomtatványok, dokumentumok megtervezése, beszámolók megtervezése, az egyes felhasználók jogosultságainak meghatározása. 3. Szint:a prototípus minőségi ellenőrzése. A második fázis végeredménye a dokumentált prototípus. 3. Fázis: a produktív rendszer előkészítése. Célja az előző fázisban megtervezett prototípus rendszer gyakorlati megvalósítása. a produktív üzem megtervezése, a rendszer-infrastruktúra felállítása a produktív rendszerhez, a rendszeradminisztráció megszervezése, a reorganizáció és archiválás meghatározása,
a felhasználók oktatása. 3. Szint: integrációteszt végrehajtása, rendszerterhelés elemzése, adatbázisok feltöltése a produktív rendszerben, adatkarbantartás, manuális bevitel. 4. Szint: a produktív rendszer minőségi ellenőrzése. A harmadik fázis végeredménye a kész produktív rendszer. 4. Fázis: a produktív rendszer beindítása. Cél a futó rendszer megfigyelése, a még szükséges kisebb javítások elvégzése. technikai műveletek optimalizálása, szervezési műveletek optimalizálása.