A projektmenedzsment alapjai Sz{madó Róza
A menedzsment definíciója A menedzsment az ellenőrzés, ir{nyít{s, tervezés készsége és gyakorlata; meghat{rozott céllal történő ir{nyít{si, vezetési tevékenység. M{s megfogalmaz{sban: az embereknek és erőforr{soknak egy bizonyos céllal történő tervezésére, szervezésére és mobiliz{l{s{ra ir{nyuló erőkifejtés. A menedzsmentet úgy is defini{lhatjuk, mint annak biztosít{s{t, hogy a kitűzött célok eléréséhez a szükséges erőforr{sok felhaszn{l{sa leghatékonyabb és legeredményesebb módon történjen.
A projektmenedzsment célja / feladata A projekt menedzsment és a minőség biztosít{s célja, hogy az adott feladatot a tervezett hat{ridőre, az előre meghat{rozott minőségben és költségkereten belül valósítsuk meg. A projekt menedzsment és a minőségbiztosít{s keretében {ltal{ban az al{bbi fő feladatokat kell elvégezni: projekt terjedelmének kontroll{l{sa projekt idő/ütemezés menedzselése projekt költségek kontrollja minőségbiztosít{s projekt hum{nerőforr{s menedzsment projekt kommunik{ció menedzselése kock{zatkezelés v{ltoz{sok-menedzselése szolg{ltat{sok- és {rubeszerzés menedzselése
A projektmenedzser legyen Szervező Motiv{ló Aktivista Közösségi munk{s Tan{r és tanuló Stratéga Forr{sszervező L{tnok Szoci{lis munk{s De mindenekelőtt jó embernek kell maradniuk! A Leader típusú részvételen, partnerségen alapuló programok specialit{sa, hogy új típusú bizalmon alapuló együttműködést kell kialakítani, l{tszólag eltérő érdekeket egy platformra helyezni és a kidolgozott stratégi{t konszenzusos alapon végrehajtani és működtetni.
Mit jelent a projekt menedzselése"? A kivitelezés és menedzsment megfelelő tervezése és megvalósít{sa sor{n kiemelt figyelmet igényel: - az integr{lt kezdeményezések és részletes cselekvési tervek kidolgoz{sa, - szükséges erőforr{sok és technikai t{mogat{s biztosít{sa - az érintettek kapacit{s fejlesztése - alkalmazott elj{r{sok kidolgoz{sa és a szükséges menedzsment struktúr{k létrehoz{sa - kivitelezési folyamatok felügyelete A teljes program sor{n minden lépésnél kritikus megvalósít{si és siker tényező az érintettek elkötelezettségének fenntart{sa
Ki menedzsel? A helyi akciócsoport kijelöli/megv{lasztja tagjai közül a - Vezető szervezetet - Gesztort (munkaszervezet) - Helyi Bír{ló és Monitoring Bizotts{g tagjait - Egyéb bizotts{gok tagjait (szükség szerint) (Képzők képzése, 2005., A magyarorsz{gi LEADER+ intézkedés tartalmi elemei és alkalmaz{s{nak szab{lyai" - Kocsondi Tam{s előad{sa)
A projekt sikerességének nyolc oka 1. A szervezeti struktúra megfelelő a projekt-munkacsoport sz{m{ra. 2. A munkacsoport részt vesz a tervezésben. 3. A munkacsoport elkötelezett az ütemterv kialakít{s{ra. 4. A munkacsoport elkötelezett egy re{lis költségvetés elkészítésére. 5. A projekt köré megfelelő h{lózatot terveznek, és nem engedik, hogy a projekt kezdete és vége maga a projektterv legyen. 6. A munkacsoport kihaszn{lja a szervezet bürokr{ci{ja, politik{i és elj{r{sai {ltal nyújtott lehetőségeket, nem pedig ellenük dolgozik. 7. A munkacsoport speci{lis és re{lis projekt-célkitűzéseket fogad el. 8. A megcélzott közösséget a projekt kezdetétől bevonj{k.
Szerepek és feladatok Stratégai menedzsment feladata: 1. meghat{rozza és fenntartja a csapat {ltal közösen v{llalt jövőképet (víziót) 2. {tfogó ir{nyvonalat dolgoz ki és biztosítja annak megvalósul{s{t 3. stratégiai tervezés és fejlesztés, új ötletek befogad{sa Feltételek: 1. vil{gos, elérhető, közös célkitűzések 2. megfelelő erőforr{sok felkutat{sa, biztosít{sa 3. a céloknak megfelelően a munka rendszeres értékelése 4. a megfelelő kommunik{ció és döntéshozatal biztosít{sa mindezen elj{r{shoz
A menedzser feladata Ő menedzseli a munkat{rsakat inform{ciót és kommunik{ciót pénzügyeket erőforr{sokat munk{t
A projekt buk{s{nak nyolc oka 1. Nem megfelelő hat{skör 2. A munkacsoport kellő bevon{sa és megalapozott tervezés hi{nya 3. A munkacsoportot nem vonj{k be, ha probléma merül fel 4. Nem megfelelő kommunik{ciós készségek 5. Nem megfelelő gyakorlati készségek 6. Nem megfelelő adminisztr{ciós készségek 7. Irre{lis időbeni ütemezés 8. Nem vil{gos (közös) célok
A kísérleti program tanuls{gai Fő problém{k és nehézségek: - elégtelen emberi erőforr{sok valamennyi szinten, - tapasztalatlans{g helyi szinten a közpénzek adminisztr{ciój{val kapcsolatban, - szkepticizmus, alacsony motiv{lts{g és kezdeményező készség, - alacsony projekt-gener{l{si, közösség fejlesztési aktivit{s, - egyes projekt gazd{k megvalósít{si és pénzügyi fegyelmezetlensége, - a fejlesztések nem minden esetben voltak LEADER szerűek. (LEADER Hírlevél, 1. sz{m, VÁTI Kht ; 2004. )
A projekt megvalósít{sa V{laszt kell adnunk az al{bbi kérdésekre: Mivel? Kivel? Mikor? Hol? Hogyan? A projekt olyan ötlet, amelyet megvalósíthatóv{ alakítottak az alapos tervezéssel, és amit végre fognak hajtani. A tervezést követően elkezdődhet a munka. Ez a két f{zis néha {tfedi egym{st, mert a tervezés egyes részei m{rm{r megvalósít{snak sz{mítanak.
Területek 1.Az erőforr{sok menedzselése 2.Együttműködés a partnerekkel 3.Kommunik{ció, inform{ció{tad{s 4.Nyomon követés
A projekt megvalósít{s{val kapcsolatos kock{zatok fő típusai A projekt megvalósít{s{val kapcsolatos kock{zatok A projektet megvalósító cég (szervezet) működésével kapcsolatos kock{zatok A kitűzött célok (indik{torok) teljesülésével kapcsolatos kock{zatok