POLLACK MIHÁLY MÛSZAKI FÕISKOLAI KAR JANUS PANNONIUS TUDOMÁNYEGYETEM. Vida Csaba. PROJEKTMENEDZSMENT III. A PRINCE tervek szerkezete

JANUS PANNONIUS TUDOMÁNYEGYETEM POLLACK MIHÁLY MÛSZAKI FÕISKOLAI KAR Vida Csaba PROJEKTMENEDZSMENT III. A PRINCE tervek szerkezete

Janus Pannonius Tudományegyetem Pollack Mihály Mûszaki Fõiskolai Kar Mérnöki Menedzsment Tanszék H-7624 Pécs, Boszorkány u. 2. Postacím: H-7601 Pécs, Pf. 28. Telefon/fax: (36-72) 211-032 A PRINCE tervek szerkezete A legjobb vezetési eszközök és módszerek a projektmenedzsmentben Készült az MTA Információtechnológiai Alapítvány által készített útmutató alapján. Összeállította: Vida Csaba fõiskolai adjunktus Pécs 1999. Projektmenedzsment III. oldalak: 25/2

A PRINCE tervek szerkezete Tartalomjegyzék I. RÉSZ: A PRINCE tervek szerkezete...4 1. BEVEZETÉS...4 2. A TERVEK TARTALMA...5 2.1. TERMÉKEK...6 2.2. TEVÉKENYSÉGEK...7 2.3. ERÕFORRÁSOK...8 3. A TERVEK MEGJELENÉSI FORMÁJA...8 3.1. GRAFIKONOK...8 3.1.1. Lebontási szerkezetek (Breakdown Structures)...9 3.1.2. Vonalas ábrák...11 3.1.3. Logikai hálók...11 3.1.4. Költségtervek...12 3.1.5. Erõforrástervek...12 3.2. LEÍRÁS...14 3.3. FELTÉTELEZÉSEK...14 3.4. KÜLSÕ FÜGGÕSÉGEK...14 3.5. ELÕFELTÉTELEK...14 3.6. KOCKÁZATOK...15 3.7. TÛRÉS...16 4. A TERVEZÉS SZINTJEI...16 4.1. PROJEKTTERVEK...16 A projekttervek készítésének fontosabb lépései:...17 4.2. SZAKASZTERVEK...17 A szakasztervek készítésének fontosabb lépései:...17 4.3. RÉSZLETES TERVEK...18 4.4. HELYREIGAZÍTÁSI TERVEK...18 4.5. EGYÉNI MUNKATERVEK...18 II. RÉSZ: A PRINCE tervek összetevõi...20 1. SZAKMAI TERVEK...20 1.1. PROJEKT SZAKMAI TERV...20 1.2. SZAKASZ SZAKMAI TERV...20 1.3. RÉSZLETES SZAKMAI TERVEK...21 1.4. EGYÉNI MUNKATERVEK...21 2. ERÕFORRÁSTERVEK...21 2.1. PROJEKT ERÕFORRÁSTERV...21 2.2. SZAKASZ ERÕFORRÁSTERV...21 2.3. RÉSZLETES ERÕFORRÁSTERV...22 III. RÉSZ: A minõség tervezésének szempontjai...23 1. A MINÕSÉGTERVEZÉS JELENTÕSÉGE...23 2. TERVEK SZINTJEI...23 2.1. PROJEKT SZINT...23 2.2. SZAKASZ SZINT...23 2.3. RÉSZLETES SZINT...23 3. TERVEZÉSI ÉLETCIKLUS...24 4. A MINÕSÉG TERVEZÉSI DOKUMENTUMAI...24 IV. RÉSZ: ELLENÕRZÕ KÉRDÉSEK...23 Projektmenedzsment III. oldalak: 25/3

I. RÉSZ A PRINCE tervek szerkezete 1. Bevezetés A terv kötelez arra, hogy azonosított céloknak tegyünk eleget, amelyeket termékek, határidõk, költségek és minõség formájában elégítünk ki. A tervezés a becslés, egyeztetés, sorrend-meghatározás, idõzítés és erõforrás-kijelölés folyamata, amelyet egy projektben a kívánt végtermék leszállítása érdekében végzünk. Tervezés még a legnyilvánvalóbb feladatok elvégzése elõtt is szükséges. A nem megfelelõ tervezés majdnem minden esetben nem megfelelõ terméket eredményez. A tervezés és újratervezés a projektvezetés legidõigényesebb részévé válhat, különösen a projekt korai szakaszaiban. A múltban a tervezés és a becslés folyamata és a tervekhez történõ ragaszkodás nem örvendett jó hírnévnek az informatikai projektekben. A PRINCE technikákat és eszközöket bocsát a projekt rendelkezésére, amelyek lehetõvé teszik a munka valóságos és végrehajtható becslését és tervezését. Ez a fejezet a PRINCE tervek általános szerkezetét tárgyalja, ezen belül: - tervek tartalmát, amelyen azokat a területeket értjük, amit a terveknek le kell fedniük; - a tervek megjelenési formáját, amely útmutatásokat ad a tervek elkészítésének formai részére vonatkozóan; - a tervezés szintjeit, ahol kitér a projekttervek, szakasztervek és részletes tervek elõállítására és hangsúlyos részeire, valamint a helyreigazítási terv használatára, amely kezeli az eredeti tervektõl történõ eltérést. A II. fejezet a PRINCE tervek összetevõit tárgyalja. A PRINCE tervei két összetevõt tartalmaznak: - szakmai terveket, amelyek leírják a termékeket elõállításának módját; - erõforrásterveket, amelyek a termékek elõállításához szükséges erõforrásokkal foglalkozik. A III. fejezet az egyes összetevõk sajátosságaival, és a minõség tervezésére gyakorolt hatásukkal foglalkozik. A Projektmenedzsment IV. "Ellenõrzés PRINCE felfogásban" címû jegyzet az irányítási folyamatok tevékenységszerkezetével, az egyes összetevõk sajátosságaival, és az irányító szervezet feladataival foglalkozik. A PRINCE tervek hierarchikus struktúrát alkotnak, a szervezet szintjeihez igazodó tervezési szintek formájában. Ez a struktúra a következõ ábrán látható. Az alsó szintû tervek mindig ugyanolyan típusú felsõ szintû tervekhez kapcsolódnak. Egy adott szint erõforrásterve a megfelelõ szakmai tervhez kapcsolódik. Projektmenedzsment III. oldalak: 25/4

Szervezeti egység Tervek Létrehozás Projekt Igazgatóság Projekt erõforrás terve Projekt szakmai terve Projekt kezdetekor Szakasz -irányító Szakasz erõforrás terve Szakasz szakmai terve Elõzõ szakasz végén Helyreigazítási Amikor szükséges terv Munka- Részletes Részletes Bármely csoportok erõforrás- terv szakmai terv szakaszban, ha hasznos Személyek Egyéni munkaterv 2. A tervek tartalma A PRINCE projekt felállításához és ellenõrzéséhez számos tervre van szükség. Ezek mindegyikét egy megadott cél érdekében kell létrehozni, hogy a projekt bizonyos szintjén ellenõrzést gyakoroljunk. A tervek által lefedett témák jellemzõek a projektre, annak méretétõl függetlenül. A projekt mérete meghatározza a tervezési szintek számát és a kívánt részletezettség mértékét. A projektterveknek kell: - azonosítani az összes elkészítendõ terméket, meghatározni tartalmukat, megjelenési formájukat és minõségi kritériumaikat; - megállapítani alkalmas szabványokat és módszereket, amelyeket a projekt használ; - diagram formájában ábrázolni a tevékenységeket, amelyek definiálják, létrehozzák és tesztelik a termékeket; - felismerni a termékek közötti belsõ összefüggéseket és a külsõ erõforrásoktól való függést; - meghatározni a tevékenységek logikai sorrendjét, amelyek az elõbb felderített függõségeken alapulnak; Projektmenedzsment III. oldalak: 25/5

- a termékek kívánt minõségû elõállításához szükséges erõforrásokat becsülni és kijelölni; - meghatározni az idõléptékeket és a leszállítási határidõket; - kiosztani a felelõsségi köröket és célokat kijelölni a munkacsoportok számára; - elõsegíteni a projekten belüli kommunikációt és az ellenõrzést. A tervek kulcsfontosságú összetevõi a termékek, az elõállításukhoz szükséges tevékenységek és a felhasználandó erõforrások. 2.1. Termékek A tervezés elsõsorban a termékek létrehozására és leszállítására irányul. Emiatt bármely terv lényeges eleme a termékek definíciója, amely a terv végrehajtásából fog következni. A felhasználó követelményei által meghatározott termékeken kívül a projekt termékeinek tekintjük a fejlesztési folyamatból, a minõségellenõrzési folyamatból és a projektvezetésbõl származó további termékeket is. Ezek szerint termék például az elkészítendõ rendszer teljes specifikációja; a PRINCE vezetõi által definiált tervek, kimutatások és hivatalos levelek is. Az elmondottak miatt a tervezési dokumentációnak tartalmaznia kell egy listát az összes termékrõl és egyenként a termékek leírását. A termékeket a termékfelépítési ábra azonosítja, ami a rendszert hierarchikusan ábrázolja, és felhasználásuk módja szerint csoportosítja. (vezetõi termékek, szakmai termékek, stb.) forgalom irányítás központi menetirányítás munkarendi és szoc. ellátás végállomási menetirányítás vonali menetirányítás forgalom biztonsági tevékenységek jármûvek telephelyrõl indítása forgalmi rend irányítása jármûvek telephelyre beállása szolgálatba jelentkezés járat ellenõrzés helyszínelés szolgálatba jelentkezés jármû és a vezetõ összerendelése (tény) kiállás indítás végállomási forgalom összehangolás, forgalom ellenõrzés vonnali menetirányítók vezénylése forgalmi zavarok elhárítása, intézkedések dokumentálása beállás ellenõrzés menetlevél leigazolása forgalmi rend irányítása, dokumentálása menetlevelek kezelése utaskapcsolat gondnoki feladatok helyszini irányítás helyszini utastájékoztatás biztonságtechnikai kivizsgálások felelõségi, kártérítési, fegyelmi vizsgálatok forg.biztonság és baleset elemzés utaskapcsola t (Forrás: Dr. Bíró Zoltán: A VÁLLALATI INFORMÁCIÓS RENDSZEREK STRUKTÚRÁJA címû bemutatója) Projektmenedzsment III. oldalak: 25/6

A termékleírás a következõket tartalmazza minden egyes termékrõl: - a termék célját; - a termék származtatását; - a termék összeállítását; - formai szabványokat (elõállításra és megjelenítésre vonatkozóan); - a termék lényeges minõségi jellemzõit és azok mérésének módját. Ezek után a projektben alkalmazott szakmai stratégiát a termékszármaztatási ábra fejezi ki, amely megmutatja, hogyan használunk fel egy terméket a másik elõállításához 1 2 8 Jármû karbantartás 4 5 15 3 7 6 Vezénylés 18 30 31 20 9 17 16 Menetrend 10 Mûszakvégi beállás 19 28 29 Menetlevél elszámolás 27 11 12 13 14 Forgalom irányítás 25 26 Mûszak 20 indítás 21 22 23 24 Utasok tájékoztatása (Forrás: Dr. Bíró Zoltán: A VÁLLALATI INFORMÁCIÓS RENDSZEREK STRUKTÚRÁJA címû bemutatója) A termék-meghatározásra hatással vannak a helyi szabványok és eljárások. 2.2. Tevékenységek A tervnek azonosítania kell az összes tevékenységet, amelyek szükségesek a kívánt minõségû termékek leszállításához, fel kell sorolnia a termékek meghatározásához, elõállításához és teszteléséhez szükséges tevékenységeket. Ahol szabványos módszertant (pl. az informatikai fejlesztésekre a SSADM-t) használnak, ezeket a tevékenységeket a módszer elõírja. Fontos, hogy biztosítsuk a minõségi szemléket és más tevékenységeket, amelyek gondoskodnak a termékek teljességérõl, hibátlanságáról és konzisztenciájáról. A tervezési dokumentációnak minden termék esetében tartalmaznia kell a termék meghatározásához, elõállításához és teszteléséhez szükséges tevékenységeket, valamint e tevékenységek külsõ és belsõ függõségeit, amelyek elvégzésüket korlátozzák. Ne feledkezzünk el az irányítási célú termékekrõl és feladatokról sem! Fontosságuknál fogva a folyamattervezés (tevékenységtervezés) módszerét a IV fejezetben részletesen tárgyaljuk. Projektmenedzsment III. oldalak: 25/7

Ezek után elõállítjuk a tevékenységhálót, amely megmutatja, hogy mely tevékenységeket kell egy megadott sorrendben elvégezni, és melyeket lehet párhuzamosan illetve átlapoltan kapcsolni. Ez a sorrendiség az azonosított függõségeken és korlátokon alapul. A hálónak a szakmai munka ellenõrzési pontjait is tartalmaznia kell, amelyek nem szükségképpen következnek a tevékenységek természetes sorrendjébõl. 2.3. Erõforrások A tevékenységháló minden tevékenysége kifejezi a munka egy részét, amely bizonyos mennyiségû erõforrást emészt fel. Ezért a tervnek meg kell jelenítenie minden egyes tevékenység elvégzéséhez szükséges becsült ráfordítást. A teljes erõforrásigényt azután a projekt rendelkezésére álló erõforrásokhoz kell igazítani. Minden egyes tevékenységhez megfelelõ erõforrásokat kell kijelölni azért, hogy a logikai hálót fizikai dimenziókkal fejezzük ki: a személyzet számával és a rendelkezésre állás idejével. Az erõforrásigényeket végül összegezzük, így átfogó erõforrástervet kapunk a hozzá kapcsolódó költségekkel együtt. Az összegzést idõegységenként, a folyamatok egyidejûsége alapján végezzük el. A tervezési folyamat iterációjára gyakran lesz szükség azért, hogy elfogadhatóan illeszkedjünk a költségvetéshez és az idõkorlátokhoz. Az erõforrástervnek mutatnia kell az egyes erõforrástípusok mennyiségét a projekt során, megfelelõen lebontva szakaszokra vagy idõszakokra. Bár a projekt személyzete az egyik fõ erõforrás, általában indokolt a többi erõforrás azonosítása is. Ilyenek lehetnek a felhasználásra vagy pedig beépítésre kerülõ szoftver- és hardvereszközök, a különbözõ anyagok, berendezések, gépek. A projekten kívüli erõforrások, mint amilyen a felhasználó, vállalkozó, szállító rendelkezésre állása, szintén szerepelni fog az erõforrástervben. Végül a projektvezetõség tûrést állapít meg a tervekre vonatkozóan, amelyek határain belül a projekt az erõforrásokat és az idõkorlátokat illetõen mûködhet. 3. A tervek megjelenési formája A tervezés minden szintje egymással konzisztens tervek halmazát eredményezi. Ez a halmaz tartalmazza a szakmai és erõforrástervet, amelyek együtt és külön-külön is értelmezhetõk. Minden PRINCE tervnek hasonló megjelenési formája van és a következõ részeket tartalmazza: - Grafikonok - leírások - feltételezések - külsõ függõségek - elõfeltételek - üzleti kockázat A grafikonokat és a leírásokat kifejezetten a megadott típusú tervre jellemzõen kell létrehozni. Más részeket is írhatunk olyan formában, amely alkalmasan belefoglalható a megfelelõ szakmai és erõforrástervbe. 3.1. Grafikonok Ezek általában a tervek képi megjelenítései. Projektmenedzsment III. oldalak: 25/8

3.1.1. Lebontási szerkezetek (Breakdown Structures) Az alábbi fejezet a Project Director program támogatására az M-Store System Kft. kiadásában megjelent "A projektmenedzsment általános lépései" címû kiadványból szó szerinti idézett részeket tartalmaz. A lebontási szerkezetek (Breakdown Structures) ismerete és alkalmazása nélkülözhetetlen a projektek szisztematikus megtervezéséhez. A lebontási szerkezetek kettõs célt töltenek be a projektmenedzsment folyamatában: segítik a tervezési munkát, illetve a késõbbiekben az egyes projektelemek (tevékenység, erõforrás, stb.) csoportosítása végezhetõ el segítségükkel. Ezen csoportosítások teszik lehetõvé, hogy a projektet kivitelezõ szervezet minden szintje a saját igényeinek megfelelõ információkhoz jusson hozzá. A projektmenedzsmentben az alábbi lebontási szerkezeteket használhatók: - Termék lebontási szerkezet (Product Breakdown Stucture, PBS) A termékeket a termék felépítési ábra azonosítja, ami a rendszert hierarchikusan ábrázolja, és felhasználásuk módja szerint csoportosítja. (vezetõi termékek, szakmai termékek, stb.) PBS-t általában létesítményi projekteknél alkalmazzák, pl. autógyártásban, építmények létrehozásánál, amely segítségével a termék elkészítéséhez szükséges összes szerkezeti rendszer, szerkezet és szerkezeti elem, anyag és annak szükséglete a legnagyobb részletezettségig meghatározható, de hasznos eszköze a fejlesztési projekteknek is. A gépgyártási projektekre általában az a jellemzõ, hogy a továbbiakban nem hálós tervezési eljárásokat, hanem egyéb operációkutatási módszereket használnak a projektek tervezésére. - Folyamat vagy munka lebontási szerkezet (Work Breakdown Structure, WBS) A WBS a legfontosabb segédeszköz a projekt tervezésekor. A projekt tevékenységeinek meghatározásakor általában az ún. top-down tervezést használjuk, ami azt jelenti, hogy a projektet egyre kisebb és kisebb részekre bontjuk, és így vesszük számba a projekt során elvégzendõ tevékenységeket. Ezen tervezési eljárás grafikusan egy fastruktúrán jeleníthetõ meg, amely legfelül egyetlenegy csomópontból áll - ami magát a projektet képviseli - és lefelé szélesedik. A legalsó szint képviseli a ténylegesen elvégzendõ tevékenységeket. A WBS kódolásnak olyannak kell lennie, hogy a tevékenység helye a fában egyértelmûen meghatározható legyen, azaz megmutassa, hogy a legfelsõ szintbõl milyen tevékenységeken keresztül juthatunk az adott tevékenységhez. A WBS kód általában az elérési úton lévõ tevékenységek azonosítóinak összerakásából adódik. Projektmenedzsment III. oldalak: 25/9

A következõ oldal ábrája egy projekt-elõkészítési munkaprogram WBS szerkezetét mutatja be lista formájában. ID WBS Task Name 1 1 I. Elõkészítõ fázis 2 1.1 03.28. Bemutatkozó megbeszélés 3 1.1.1 Projekttájékoztató összeállítása 4 1.1.2 Értekezlet a GF-en. 5 1.2 04.07. Elõkészítése 6 1.2.1 Heti munkaprogram összeállítása 7 1.2.2 A PROJEKTSZERVEZET kialakítása 8 1.2.3 Feladatkörök és a hatáskörök szabályozása 9 1.2.4 Projekt nyomtatványalbum kidolgozása folyamatosan 10 1.2.5 Projekt szabályok (eljárásrendek, munkautasítások) kidolgozása 11 1.2.5.1 Felülvizsgálat folyamata, lefolytatása 12 1.2.5.2 Ötletbörze az audit kérdések összeállítására (Kiválasztás rangsorolással.) 13 1.2.6 Csoportértekezlet: Projekttámogató Csoport (PTCS) 14 1.2.6.1 GF-szervezet és az ISO követelmények kapcsolatmátrixa 15 1.2.6.2 Projekt szabályok átvizsgálása 16 1.2.6.3 04.07-i értekezlet tématervének véglegesítése 17 1.3 04.07. ÉRTEKEZLET 18 1.3.1 Vezetõk stratégiai felkészítése 19 1.3.1.1 Minõségügyi bevezetõ oktatás 20 1.3.2 04.07. STEERING COMMITEE 21 1.3.2.1 Döntés a szervezetrõl 22 1.3.2.2 Döntés a módszerekrõl 23 1.3.2.3 Munkaprogram elõkészítése 24 1.4 04.12. Értekezlet elõkészítése 25 1.4.1 Heti munkaprogram összeállítása 26 1.4.2 Feladatkörök és a hatáskörök szabályozása 27 1.4.3 Kérdõívek, nyomtatványsablonok kidolgozása folyamatosan 28 1.4.4 A helyzetfeltárás folyamatának kidolgozása Az ábra egy projekt-elõkészítési munkaprogram WBS szerkezetét mutatja be lista formájában. - Erõforrás lebontási szerkezet (Resource Breakdown Structure, RBS) A projekthez rendelkezésre álló erõforrások lebontását tartalmazza. Egy erõforrás RBS kódja az erõforráshoz vezetõ "szülõ erõforrások" kódjait tartalmazza. - Szervezet lebontási szerkezet (Organizational Breakdown Structure, OBS) A megvalósító szervezet felépítését írja. Az OBS kódolása a WBS és az RBS kódoláshoz hasonló. Projektmenedzsment III. oldalak: 25/10

3.1.2. Vonalas ábrák Szakmai tervek esetén vonalas ábrát (GANTT-diagram) szokás rajzolni, amely a termékek elkészülésének dátumát, a tevékenységek idõtartamát mutatja. A tervütemezési problémák elsõ tudományos vizsgálata a század elejére nyúlik vissza, Henry Gantt ekkor publikálta dolgozatát az ütemezési problémákról. Az õ munkája szolgált alapul a ma sávos ütemtervnek vagy Gantt diagramnak nevezett tervezési eszköznek. A sávos ütemtervben az elvégzendõ tevékenységek egymás alatt vannak listázva, míg a vízszintes tengely az idõt reprezentálja. A tevékenység mellett feltüntetett sáv megmutatja, hogy az adott tevékenységet mikor kell elkezdeni és mikor kell befejezni. A sávos ütemterv könnyen érthetõ és hatékony információközlõ rendszer, amit ma is széles körben használnak a projektmenedzsmentben. A használata azonban nem a tervezésben, hanem az eredmények közlésében gyakori. Sávos ütemtervet mutat az alábbi ábra. WBS kód Végrehajtási idõ Megelõzõ tevékenység százalékos készenléte A 1,0 B 3,0 100 A C 3,0 100 B D 2,0 100 B E 4,0 100 B F 2,0 100 C G 1,0 100 D H 3,0 100 E I 2,0 100 F, G, H J 1,0 100 F, G, H 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Szoftver bevezetési projekt GANTT diagramja A sávos ütemtervek elõnye, hogy a projektmenedzserek grafikus úton jutnak az információkhoz, valamint hogy megértésük semmilyen speciális tudást nem igényel. Legnagyobb hátránya akkor mutatkozik meg, amikor a tevékenységek száma egy viszonylag kicsiny szám fölé kerül. A sávos ütemterv ugyanis nem õrzi meg a logikai kapcsolatokat a tevékenységek között. Tételezzük fel, hogy egy több ezer folyamatból álló projekt valamely tevékenysége a meghatározottnál késõbb fejezõdik be. Ez a késlekedés számos más tevékenység kezdését is megváltoztatja. Mivel a sávos ütemterv nem õrzi meg a logikai kapcsolatokat, ezért a terv készítõje nem kap automatikusan választ arra, hogy a hatás merre gyûrûzik tovább, azaz mely tevékenységek kezdései és azok mennyivel módosulnak. A másik lényeges hibája a sávos ütemtervnek módszertani hiba. A sávos ütemterv készítése közben a projektmenedzsert könnyen befolyásolhatják a megkívánt határidõk és ez ilyen irányú vágyak gyakran tükrözõdnek a tervben a realitások figyelmen kívül hagyásával. Ennek az oka az, hogy a sávos ütemtervek készítésénél a projekt logikai tervezése és ütemezése egyidejûleg zajlik. 3.1.3. Logikai hálók Célszerû kimutatni a tevékenységek közötti függõségeket is. Ez a logikai háló megrajzolását igényli. Egy idõelemzett hálódiagram alapján készített vonalas ábrán Projektmenedzsment III. oldalak: 25/11

azonban nemcsak a függõségek (függõségi vonaldiagram), hanem a folyamatok tartalékidõi is bemutathatók. START A 0 1 1 0 0 1 B 1 4 3 0 1 4 WBS kód Legkésõbbi Legkésõbbi kezdés befejezés Végrehajtási idõ Tartalék idõ Legkorábbi Legkorábbi kezdés befejezés C 6 9 3 2 4 7 D 8 10 2 4 4 6 E 4 8 4 0 4 8 F 9 11 2 2 7 9 G 10 11 1 4 6 7 H 8 11 3 0 8 11 T E = 13 hét I 11 13 2 0 11 13 J 12 13 1 1 11 12 FINIS Szoftver bevezetési projekt kritikus út elemzése 3.1.4. Költségtervek Költségtervek esetében a szokásos ábrázolási mód a projekt halmozott és kumulált költségeinek kimutatása az idõ függvényében. 3.1.5. Erõforrástervek Az erõforrástervek esetében a szokásos ábrázolási mód a projekt halmozott költségeinek kimutatása az idõ függvényében. Az így elkészített grafikont hisztogramnak hívják. Projektmenedzsment III. oldalak: 25/12

200 180 160 Erõforrás terhelés (%) 140 120 100 80 60 40 20 0 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Erõforrás terhelési hisztogram WBS kód Végrehajtási idõ Megelõzõ tevékenység százalékos készenléte 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1,0 20 B 3,0 100 A 20 20 20 C 3,0 100 B D 2,0 100 B 50 50 E 4,0 100 B 20 20 20 20 F 2,0 100 C G 1,0 100 D 100 H 3,0 100 E I 2,0 100 F, G, H 20 20 J 1,0 100 F, G, H 60 Judit Béla Géza Mari 20 20 70 120 20 0 0 80 20 János Sándor Erõforrás terhelés számítása Projektmenedzsment III. oldalak: 25/13

3.2. Leírás A leírás részletezi a tervet a vezetés számára és további ismereteket nyújt a szándékolt megvalósítási módról. Azonosítja a felelõsségi köröket, információkat tartalmaz a terv ellenõrzésének módjáról, rendelkezik minden megengedett eltérésrõl, amely ellenõrzéskor elõjöhet, valamint elõírja a felügyeleti és beszámolási módszert. A terv leírása tartalmazhat - ezenkívül - táblázatokat és mátrixokat is, amelyek kiegészítik a grafikonokat A szakmai terv esetében a terv leírása a projektvezetõség által elõírt különleges tervezési dokumentumokat tartalmaz, mint - a termékfelépítést, - a termékszármaztatási ábrát - függõségi mátrixokat (lásd IV. fejezet!) - és néhány segítõ leírást (kiegészítést, ismeretközlést, értekezést, irodalomjegyzéket, stb.). Az erõforrásterv esetében rendszerint az idõszakonként felhasznált erõforrástípusok mennyiségének táblázata lehet ilyen. A leíró résznek tartalmaznia kell egy külön részt, amely részletezi a projektben alkalmazott minõségi tervezést. A projekt szintjén ez az egészében alkalmazott minõségi stratégiát jelenti. A szakaszok szintjén részletesen rendelkezik a szakasz termékeire alkalmazott minõségi ellenõrzésekrõl. Fontosságuknál fogva a 3.3. Feltételezések Ez a rész tartalmazza a terv összeállításakor tett részletes szakmai és vezetõi feltételezéseket. Azért fontos ezeket feljegyeznünk, hogy a projekt során jelentkezõ eltéréseket tökéletesen megérthessük és kiértékelhessük, mielõtt a megfelelõ ellenintézkedéseket megtennénk. Amennyiben a feltételezések nem nyilvánvalóak a terv leírásából, hivatkozni kell a terv alapját alkotó minõségi stratégiára! 3.4. Külsõ függõségek Ez a rész hangsúlyozza ki a projekt függését a külsõ erõforrásoktól vagy eseményektõl, és mutat rá a kapcsolatokra más projektekkel. 3.5. Elõfeltételek A terv ezen része írja le a terv sikeres megvalósításához szükséges elõfeltételeket, amelyeket másutt nem hoztunk elõ. Projektmenedzsment III. oldalak: 25/14

3.6. Kockázatok Itt felsorolunk, és kihangsúlyozunk minden lényeges kockázatot, amelynek a projekt ki van téve. Jusson eszünkbe, hogy a projektmenedzsment lényege a KOCKÁZATOK és BIZONYTALANSÁGOK kezelése! Hivatkozzunk Murphy törvényeire, ha más nem érti ennek jelentõségét! A kockázatok elemzését minden szintû terv készítésekor el kell végezni! A terv része! A kockázat szempontjából elemzésre kerülõ területek: Ütemezés - Kritikus úton levõ tevékenységek - Optimista becslések - Külsõ tényezõktõl függõ tevékenységek - Természeti folyamatok által befolyásolt feladatok - Sok megelõzõ tevékenység - A folyamatok bonyolultsági foka - Túlzott munkakoncentráció Erõforrások - Hiányzó erõforrások - Túl sok koordinálandó erõforrás - Vállalati politika megváltozása (erõforrás mérleg hatásai) - Költségek megváltozása - Forrásképzés megváltozása Célok - Célok megváltozása - Versenytárs termék megjelenése - Technológia változása - Tulajdonos megváltozása A kockázatok ismerete lehetõvé teszi, hogy a projektmenedzsment elõre fel tudjon ezekre készülni. Elõrelátó projektvezetés él az alább felsorolt valamennyi eszközzel: Korszerû PM (projektmenedzsment) eszközök alkalmazása (MS Projekt, Primavera, SPJ, stb.) Ellenõrzési pontok szisztematikus tervbe illesztése Tartalék erõforrások felkutatása, azonosítása, nyilvántartása Alkudozási stratégiák alkalmazása A válságmenedzsment PM-be integrálható eszközeinek hadrendbeállítása Projektmenedzsment III. oldalak: 25/15

3.7. Tûrés Ebben a részben korlátokat szabunk a tervek elõállításával megbízott személy felhatalmazásának, amelyet a projekt és szakasztervekre is alkalmazunk. A tervek elkészítésére vezetõ becslésbe fektetett bizalommal kapcsolatos. - Erõforrástervek esetében a tûrést rendszerint a költségek "plusz vagy minusz x %-a" formában fejezzük ki. Fontos ellenõrizni a projekt "alulbecslését", amely ugyanolyan mértékû problémát jelezhet, mint túlbecslése. - Szakmai tervek esetén a tûrést "plusz vagy minusz x hét" formában fejezzük ki. 4. A tervezés szintjei A következõ részletezettségi szinteken készítünk terveket: - A projekttervek a projekt egészére vonatkoznak. Olyan rögzített hivatkozási pontról gondoskodnak, amelyekhez képest a munkálatok elõrehaladását mérni lehet. Emiatt az eredetileg jóváhagyott terveket termékmérföldkövekkel látják el és megõrzik a projekt végéig. - Szakasztervek készülnek a projekt minden egyes szakaszára. A szakasztervek szerint folyik a munka a szakaszban, és ezek gondoskodnak az ellenõrzõ mechanizmusról a munkálatok elõrehaladásának kimutatására. - Részletes tervek készülhetnek a szakaszon belüli tevékenységek további szintekre bontására. Ezeket a terveket belsõ ellenõrzésre használjuk. E három szint szabályozza a projektet, ameddig az a tervek szerint halad, azaz a projektvezetõség által megállapított tûrésen belül. Ha nem így van, a tervek a helyreigazítási tervnek megfelelõen változnak, amely helyettesíti a szakasz tervét vagy a részletes terveket. Az említett három szinten kívül egyéni munkaterveket használhatunk arra, hogy a szakmai tevékenységeket konkrét munkacsoport tagokra osszuk ki. A tervezés végrehajtásánál vegyük figyelembe az MSZ EN ISO 9001:1996 szabvány 4.4. követelménypontjának elõírásait! 4.1. Projekttervek A projektterveket a projektirányító készíti a projektbiztosító csoport közremûködésével a projekt kezdetén. A tervezéshez szükséges információk: - a projekt rövid leírása, amelyet a projektvezetõség szolgáltat; - a projekt megtérülési kimutatása, amelyet a Projektvezetõség (Irányító Bizottság) jóváhagyott; - a projekt határainak a Projektvezetõség (Irányító Bizottság) által jóváhagyott értelmezése; - a termékek és tevékenységek felsorolása; - javaslatok, amelyeket az elõzõ megvalósíthatósági tanulmányok vetettek fel. A projekttervek magukban foglalják a szakmai és erõforrástervet is. Együttesen azonosítják a termékeket, idõléptékeket, erõforrásokat és költségeket, amelyek a projekt egészére alkalmazhatók. A projekt aktuális és tervezett állását a szakaszközi és szakaszzáró értékeléseken hasonlítják össze. Projektmenedzsment III. oldalak: 25/16

A projekttervek készítésének fontosabb lépései: - Tekintsük át az összes forrásanyagot és azokból származtassuk a termékfelépítést, amely a projekt során elkészítendõ összes terméket tartalmazza. Minden egyes termékre készítsük el a termékleírást. Vizsgáltassuk meg az eredményt a projektvezetõséggel. - Határozzunk meg egy átfogó szakmai stratégiát a projektre. - A fentiekbõl hozzunk létre egy, megfelelõ részletezettségû, termékszármaztatási ábrát. - A termékszármaztatási ábra átalakításával azonosítsuk a projekt alkalmas szintû tevékenységeit, valamint ezek bármilyen függését vagy korlátozottságát. - Vizsgáljuk felül a tervet azért, hogy megfelelõ elõkészületeket biztosítson a minõségi szemlékre és a vezetõi ellenõrzési pontokra. - Becsüljük meg az azonosított tevékenységek végrehajtásához szükséges teljes ráfordítás mennyiségét. - A felfedezett külsõ és belsõ függõségek alapján rendezzük a tevékenységeket logikus sorrendbe és készítsük el a tevékenységhálót. - Válasszunk ki alkalmas szakaszhatárokat. - Vizsgáljuk felül az erõforrásigényeket az egyes erõforrástípusok összegének meghatározása és munkacsoportokba szervezése végett. Rajzoljuk fel az erõforrásigényeket az idõ függvényében. - Készítsük el a projektterv dokumentációját. Vizsgáljuk felül, finomítsuk, majd terjesszük a projektvezetõség elé jóváhagyásra. - Vegyük figyelembe a minõségi szemle eredményét, he kell, finomítsunk, majd terjesszük a terveket a projektvezetõség elé újból jóváhagyásra. 4.2. Szakasztervek A szakasztervet a projektirányító az éppen lezáruló szakasz végén készíti el a szakaszirányító és a projektbiztosító csoport közremûködésével. A szakaszzáró értékelésen azután a projektvezetõség elé kerül jóváhagyásra. A szakasztervet össze kell hasonlítani az átfogó projekttervvel és a különbségeket ki kell küszöbölni! Az elsõ szakasz terve a projektalapításkor készül el. A szakasztervek magukban foglalják a szakmai és erõforrástervet is. Együttesen azonosítják a termékeket, idõléptékeket, erõforrásokat és költségeket, amelyek a szakaszra alkalmazhatók. A projekt aktuális és tervezett állását a munkamegbeszéléseken hasonlítják össze. A szakasztervek készítésének fontosabb lépései: - A projekt szakmai tervébõl válasszuk ki azokat a termékeket, amelyeket ennek a szakasznak kell elkészítenie. - Vizsgáljuk felül és finomítsuk a szakmai stratégiát a szakasznak megfelelõen. Ebbõl határozzunk meg további elkészítendõ termékeket és dokumentáljuk õket. - Aktualizáljuk a tervezési dokumentációt úgy, hogy tartalmazzon minden tevékenységet, amely a szóban forgó szakasz összes termékének elõállításához vagy teszteléséhez szükséges. - Becsüljük meg a tevékenységek elvégzéséhez szükséges ráfordítások nagyságát, és hasonlítsuk ezt össze a projekttervvel. Projektmenedzsment III. oldalak: 25/17

- Készítsük el a szakasz tevékenységhálóját, amely a tevékenységek logikai kapcsolatát, valamint a külsõ és belsõ függõségeket mutatja. - Jelöljünk ki személyeket vagy munkacsoportokat a tevékenységek elvégzésére. Finomítsuk a tevékenységhálót az erõforrások rendelkezésre állásának megfelelõen. - Készítsük el a szakasz szakmai és erõforrástervét és vizsgáljuk meg viszonyukat egymáshoz és a projekttervhez. - Finomítsunk, majd terjesszük a terveket a projektvezetõség elé jóváhagyásra. - Vegyük figyelembe a minõségi szemle eredményét, he kell finomítsunk, majd terjesszük a terveket a projektvezetõség elé újból jóváhagyásra. 4.3. Részletes tervek Részletes tervek készülhetnek a szakaszon belüli tevékenységek további szintekre bontására. Ezeket a terveket belsõ ellenõrzésre használjuk, és általában nem terjesztjük a projektvezetõség elé. A részletes terv készítésének fontosabb lépései és megjelenési formája hasonló a szakasztervekhez. A terv kiterjedése természetesen eltérõ lesz és a tevékenységháló is részletezettebb, alacsonyabb szintet fejez ki. Készítõje a szakaszirányító, az adminisztratív koordinátor vagy a csoportvezetõ. A részletes tervet össze kell hasonlítani a megfelelõ szakasz tervével és a különbözõségeket fel kell oldani. Ha a részletes terv végrehajtása során átlépnénk a projekt tûrését, akkor egy helyreigazítási tervet kell készítenünk, amelyet a projektvezetõség elé kell terjesztenünk jóváhagyására! 4.4. Helyreigazítási tervek Helyreigazítási terv készítésére olyankor van szükség, amikor túlléptük, vagy valószínûleg túl fogjuk lépni a költségeket vagy az idõt, amelyet a projektvezetõség a projekttervekben vagy a szakasztervekben tûréssel együtt jóváhagyott. Lehetséges okok helyreigazítási terv készítésére: - egy fontos, váratlan mûszaki esemény nem oldható meg a tûrésen belül; - a munka tovább tartott a tervezettnél; - egy fontos külsõ függés nem valósult meg (pl. valamely más projekt által szolgáltatott dokumentum nem áll a tervezett idõben rendelkezésre). A helyreigazítási terv tartalmaz szakmai és erõforrástervet is. A benne foglalt információk és a feladatok amelyek létrehozásához szükségesek, attól a tervtõl függenek, amelyiket helyettesíteni fog: a jelenlegi szakasz tervétõl, vagy ha megfelelõ, a részletes tervtõl. Ezenkívül a terv leírásának ki kell térnie az eltérés okára, következményeire, a projekt egészére gyakorolt hatásra és a projektvezetõség számára javasolt ellenintézkedésekre. A helyreigazítási tervet a külön összehívott szakaszközi értékelésen hagyják jóvá. 4.5. Egyéni munkatervek Az egyéni munkatervek segítségével jelöljük ki a projekt tagjait szakmai tevékenységek elvégzésére. Ezek általában egy megadott termék elõállításához vagy minõségi szemléjéhez kapcsolódnak. Az egyéni munkaterv a PRINCE részletes terveinek legalacsonyabb szintjét képviseli. A szakaszirányítók vagy a csoportvezetõk készítik munkacsoportjaik tagjai számára. Elõállításuk magukba foglalja: Projektmenedzsment III. oldalak: 25/18

- személyek kijelölését megadott tevékenységekre a munkacsoporton belül; - egyéni célok meghatározását a tevékenységek elvégzéséhez, amelyek kapcsolódnak a termék elõállításához vagy annak egy azonosított részéhez; - az idõszakonként (rendszerint egyhetente) elvégzendõ munkák listájának elkészítését, amelyekhez a munkálatok elõrehaladását mérhetjük. Projektmenedzsment III. oldalak: 25/19

II. RÉSZ A PRINCE tervek összetevõi II. RÉSZ A PRINCE tervek összetevõi 1. Szakmai tervek A szakmai tervek a projekt szakmai irányítását segítik elõ. A leszállítandó termékekkel és azokkal a tevékenységekkel foglalkoznak, amelyek biztosítják, hogy a termékek idõben létrejöjjenek és kielégítsék a kívánt minõségi kritériumokat. - A terveknek négy lehetséges szintje van: - projekt szakmai terv (az egész projektre) - szakasz szakmai terv (minden egyes szakaszra) - részletes szakmai terv (egy megadott fontos tevékenységre) - egyéni munkaterv (egy munkacsoport tagjának munkájára) Minden szakmai terv tervezési dokumentumok egy csoportján alapul, amelyeket a kívánt termékekbõl és az elõállításukhoz szükséges tevékenységekbõl származtatunk. Ezek a tervezési dokumentumok tartalmazzák a: - termékfelépítést, amely azonosítja a termékeket; - termékleírásokat; - termékszármaztatási ábrát, amely a termék elõállítását ábrázolja; - átalakításokat, amelyek meghatározzák a termékek elõállításához szükséges tevékenységeket, ezek belsõ és külsõ függõségeit; - tevékenységhálót, amely a tevékenységeket logikus sorrendbe teszi. 1.1. Projekt szakmai terv A teljes projektre nézve egyetlen szakmai terv létezik. Ez gondoskodik a részletes szakmai tevékenységek egymást követõ meghatározásának kereteirõl, azaz a fontosabb termékek és függõségek megállapítására koncentrál. Ennek ellenére a tervezési dokumentumok hiánytalan csoportját el kell készíteni a projektre, bár nem a részletezettség legalacsonyabb szintjén. Gyakran úgy is elérhetjük ezt, hogy felülvizsgáljuk és finomítjuk a projektet megelõzõ megvalósíthatósági tanulmány tervezési dokumentumait. A projekt szakmai tervének meg kell felelnie a projekt erõforrás tervének. 1.2. Szakasz szakmai terv A projekt minden egyes szakaszához elkészítjük a szakasz szakmai tervét. Ennek illeszkednie kell a projekt szakmai tervéhez és meg kell felelnie az adott szakasz erõforrás tervének. A tervnek a szakaszban végrehajtott minden szakmai tevékenységre ki kell terjednie (bár néhányat ezek közül a részletes tervek felbontanak alacsonyabb szintû tevékenységekre). A tervnek azonosítania kell: - a szakasz termékeit; - a termékek meghatározásához, létrehozásához és teszteléséhez szükséges tevékenységeket; Projektmenedzsment III. oldalak: 25/20

II. RÉSZ A PRINCE tervek összetevõi - a tevékenységek logikus sorrendjét; - a belsõ és külsõ függõségeket; - a feladatok és a felelõsségi körök kijelölését (csoportvezetõk, és egyének számára); - a tevékenységek idõbeli lefolyását; - a szakasz ellenõrzési pontjait; - az idõre vonatkozó tûrést, annak meghatározásához, mennyit csúszhat a projekt mielõtt el kell készíteni a helyreigazítási tervet. 1.3. Részletes szakmai tervek A részletes szakmai tervek részletesebb bontásban tartalmazzák a fontosabb tevékenységeket, mint a megfelelõ szakasz szakmai terve. Ezeket használjuk az adott tevékenységet végzõ személyzet munkájának ellenõrzésére. Például a rendszer tesztelésének tevékenységeire készíthetõ részletes terv. 1.4. Egyéni munkatervek Egyéni munkatervet készíthetünk a szakasz szakmai terve vagy a részletes szakmai tervek alapján, miáltal egy munkacsoport egy tagját kijelöljük bizonyos tevékenységek elvégzésére. 2. Erõforrástervek Az erõforrástervek a projekt átfogó irányítását segítik elõ. A nehezen hozzáférhetõ szakértelem hatékony felhasználásával, erõforrás-kijelöléssel és a projekt pénzügyi mozzanataival foglalkoznak. Az erõforrásterveknek három lehetséges szintje van: - projekt erõforrásterv (a teljes projektre vonatkozik); - szakasz erõforrásterv (minden egyes szakaszra készül); - részletes erõforrásterv (egy megadott fontos tevékenységre). Mindegyik erõforrástervet a megfelelõ szintû szakmai tervbõl származtatjuk úgy, hogy mennyiségi mutatókkal látjuk el az erõforrásokat és költségeket, amelyek a munka végrehajtásához szükségesek. Egy bizonytalansági tényezõvel - a tûréssel - számolhatunk a teljes költséget illetõen, amely kijelöli a költségkorlátokat a projektirányítás és ellenõrzés számára. 2.1. Projekt erõforrásterv A projekt erõforrásterve kezdetben a projekt szakmai terve alapján készül, és ahhoz kell illeszkednie a tervezési ciklus során mindvégig. Azután összehasonlítjuk a projekt megtérülési kimutatása alapján becsült erõforrásokkal és költségekkel. A projekt erõforrásterve a fontosabb erõforrástípusok szakaszok szerinti bontását mutatja, összegezve ezek mennyiségét és költségét is (pl. képzett munkaerõ, gépidõ). A projekt erõforrástervét használja a vezetés a projekt pénzügyi ellenõrzésére is. Ennek segítségével a projektvezetõség figyelemmel kíséri a teljes fejlesztési költségek alakulását a projekt megtérülési kimutatásához képest, a munkálatok elõrehaladásának során. 2.2. Szakasz erõforrásterv A szakasz erõforrásterve kezdetben a szakasz szakmai terve alapján készül, és ahhoz kell illeszkednie a szakasz ismétlõdõ tervezése során mindvégig. Projektmenedzsment III. oldalak: 25/21

II. RÉSZ A PRINCE tervek összetevõi A szakasz erõforrásterve bõvíti ki és finomítja a projekt erõforrásterve által tartalmazott, a szóbanforgó szakaszra vonatkozó pénzügyi és erõforrás információkat. Emiatt fontos illeszkednie a projekt erõforrástervéhez ugyanúgy, mint a szakasz szakmai tervéhez. A terv megmutatja az egyes erõforrástípusok mennyiségének és költségének alakulását az idõben, rendszerint havi vagy heti bontásban. 2.3. Részletes erõforrásterv Ezt használjuk egy fontosabb tevékenységhez szükséges erõforrások tervezéséhez (pl. rendszer tesztelése, próbaüzeme, stb.). Úgy kell elkészíteni, hogy illeszkedjen a részletes szakmai tervhez, és csak akkor, ha a részletes szakmai terv már létezik. Szükséges annak biztosítása is, hogy a szakasz erõforrástervének megfeleljen. Projektmenedzsment III. oldalak: 25/22

III. RÉSZ A minõség tervezésének szempontjai III. RÉSZ A minõség tervezésének szempontjai 1. A minõségtervezés jelentõsége Már a tervezési szakaszban figyelmet kell fordítani annak biztosítására, hogy a projekt termékei a kívánt minõségben készüljenek el. A minõség tervezésének minimálisan a következõ feladatokra kell kiterjednie: - alkalmas és tesztelhetõ minõségi kritériumok meghatározása; - a hibák megelõzése vagy korai észlelése valamint kijavítása, a késõbbi költséges többletmunka elkerülése céljából (lásd: PDCA ciklus!); - tesztelési, felülvizsgálati stratégia (felülvizsgálati, bevizsgálási módszerek) meghatározása, amely megmutatja, hogy elértük-e már a minõségi célokat; - egyezséget kötni a minõség tárgyában a rendszer jövõbeli mûködtetõivel; - a termékekre összpontosító minõségi szemlék (lásd: Termékaudit) eljárásainak meghatározása, szemle útmutatók és ellenõrzõ listák segítségével; - erõforrások kijelölése a minõségellenõrzési tevékenységekhez. A minõség tervezését nem lehet elszigetelten végezni. A minõségi stratégiát szoros kapcsolatba kell hozni a szakmai stratégiával. A minõség biztosításához szükséges tevékenységeket azonosítani kell, és erõforrásokat kell kijelölni elvégzésükhöz. Emiatt a minõségi tervet nem választhatjuk el az azonos szintû szakmai és erõforrástervtõl. Következésképpen a szakmai és erõforrásterveknek kell tükrözniük a projekt minõségi stratégiáját. 2. Tervek szintjei A következõ témákat általában a tervezés különbözõ szintjein figyelembe vesszük: 2.1. Projekt szint Ez határozza meg az átfogó minõségi stratégiát a projekt egésze számára, a fontosabb termékek minõségi kritériumainak definiálásán és az elõírt szabványok kijelölésén keresztül. Ezen a szinten azonosítjuk a külsõ korlátozásokat is, mint amilyen például egy konfigurációkezelési módszer kötelezõ használata, a vezetõségi beszámoltatás kötelezõ rendje, kötelezõ cash flow-kimutatás, stb. 2.2. Szakasz szint A szakasz terv a minõségi kritériumokat, tesztelési módokat és szemle irányelveket határozza meg a szakasz minden termékére (terméktípusára) vonatkozóan. Azonosítja a minõségi szemlék felelõsségi köreit, jóváhagyja a tesztelési elõírást és a teszteredményeket. 2.3. Részletes szint A rendszer teszteléséhez hasonló bonyolult tevékenységekre vonatkozó, sokkal részletesebb tervet készítünk itt, amely kitérhet a tesztelési módra, az eszközökre és az eljárásokra is. Projektmenedzsment III. oldalak: 25/23

IV. RÉSZ ELLENÕRZÕ KÉRDÉSEK 3. Tervezési életciklus A minõségi stratégiának a termék életciklusa minden szakaszára ki kell térnie. A tervezés korai szakaszában fellépõ hibák kijavítása annál költségesebbé válik, minél késõbb vesszük észre. A költséges hibákat elkerülhetjük, ha: - olyan termékeket azonosítunk, amelyek ellenõrizhetõk mielõtt a további tervezés alapjává válnak; - meghatározzuk minden termék kulcsfontosságú jellemzõit, amelyek alapján eldönthetõ, hogy a termék teljes és hibátlan-e; - ellenõrizzük, ahogy a termékek kielégítik-e a meghatározott minõségi kritériumokat. A kulcsfontosságú szemlék általában egybeesnek a szakaszhatárokkal, így a minõségi szemlék megfelelnek a vezetõi szemléknek. Mindazonáltal a projekteknek követnie kell az alábbi elvet: Minden terméket minõségi szemlének kell alávetni, mielõtt a további munkákhoz felhasználnák azokat! 4. A minõség tervezési dokumentumai A minõség tervezésének eredményeit a következõ helyeken dokumentáljuk: - A termékleírások tartalmazzák a minõségi szemlék részleteit, a szemlézõk személyét, szemlézési irányelveket és minõségi kritériumokat minden egyes termékre. - A tevékenységháló a megfelelõ pontokon minõségellenõrzési tevékenységeket tartalmaz. - Az erõforrásterv tartalmazza a minõségi szemlékhez szükséges erõforrásokat, akár a projekten kívüli akár azon belüli erõforrásokról van szó. - A terv leírásában külön rész foglalkozik a minõségi stratégia magyarázatával és igazolásával. Itt a stratégiát a terv szintjének megfelelõ részletezettségi szinten írjuk le. (projekt-, szakasz- vagy részletes szakmai terv) Projektmenedzsment III. oldalak: 25/24

III. RÉSZ A minõség tervezésének szempontjai ELLENÕRZÕ KÉRDÉSEK A PRINCE tervek szerkezet témakör 1. Tegye idõrendi sorrendbe az I. Szakasz munkaprogramjának alábbi megbeszéléseit! (A)Kiinduló terv, (B)Egyéb feltáró feladatok (C)Felsõvezetõi ülés, (D)A tervezés véglegesítése, (E)Tájékoztató ülés, (F)Kulcsszereplõk ülése, (G)Adatgyûjtés, (H)Kiinduló ülés, (I)További vezetõkkel történõ megbeszélések 2. Hat fontos témakör szerepel a "kulcsszereplõk ülésén". Melyek ezek? 3. Melyek az adatgyûjtést megalapozó "Egyéb feltáró feladatok"? 4. Mutassa be a PRINCE tervek hierarchikus kapcsolódását! 5. Mi a projekttervek szerepe? 6. Melyek a tervek kulcsfontosságú összetevõi? 7. Mi a termék és folyamattervezés logikai sorrendje? 8. Mibõl indul ki és mi a lényege a funkcióelemzésnek? Milyen kérdéseket szokás feltenni? 9. Mi azonosítja a termékeket? 10. Mi a szerepe a termékfelépítési ábrának? Hogyan készül, és mi a jellegzetessége? 11. Mit mutat meg a termékszármaztatási ábra? 12. Mi az alapja a tevékenységek meghatározásának? Milyen módon szemléltetik a tevékenységek függõségeit és korlátait? 13. Mi az erõforrások azonosításának kiindulási feltétele? Melyek az erõforrások tervezésének lépései? 14. Milyen részeket tartalmaznak a PRINCE tervek? 15. Milyen lebontási szerkezeteket ismer? Ezek milyen szerepet töltenek be a tervezési folyamatban? 16. A projekt szakmai terv idõterve milyen technikákkal ábrázolható? Milyen elõnyökre számíthat és milyen hátrányokra, nehézségekre kell tekintettel lenni? 17. Melyek az erõforrástervek szokásos ábrázolási módjai? 18. Mi a projektterv mûleírásának szerepe? Milyen fejezetekre tagolódik? 19. Melyek a kockázat szempontjából elemzésre kerülõ területek? 20. Részletezettség szerint melyek a tervezés szintjei? 21. Melyek a projekttervek készítéséhez szükséges információk? 22. Mi a projekttervek készítésének lépései? Kik a szereplõi? 23. Mi a szakasztervek készítésének lépései? Kik a szereplõi? 24. Mi a részletes terv szerepe? Mibõl indul ki és milyen további tervek alapjául szolgálnak? 25. Milyen lehetséges okok vezetnek helyreigazítási terv készítésére? Milyen vezetõi szemlén hagyják jóvá? 26. Mi az egyéni munkatervek szerepe? 27. Mire kell minimálisan a minõség tervezésének kiterjednie? Projektmenedzsment III. oldalak: 25/25