TÁMOP 3.1.4 projektindítás gyakorlati szemmel Bedő Ferenc intézményfejlesztési folyamat szaktanácsadó közoktatási szakértő www.zalai-iskola.hu bedof@enternet.hu
Projektindító tájékoztató Célunk a projektek elindításának segítése Jelenlegi tudásunk alapján Nem tekinthető hivatalos tájékoztatásnak Hivatalos tájékoztatás OKM Irányító Hatóság Közvetítő Szervezet - OKMTI Gyakorlati megközelítés
További tájékoztatók Projektindítás 2009. június 4. - ma Projekt lebonyolítás szakmai lebonyolítás, elszámolás június vége, vagy augusztus vége eljárásrendi, pénzügyi lebonyolítás, elszámolás június vége, vagy augusztus vége
Projektindítási tennivalók Dokumentáció megismerése Projektszervezet felállítása Felelősségek tisztázása Feladatkörök tisztázása Feladatkörök, felelősségek elfogadása Megvalósítás ütemezése Kommunikáció tervezése Dokumentáció gyűjtése Adminisztráció Arculat
Nyertünk, de mit is? Dokumentáció megismerése Projektszervezet felállítása Felelősségek tisztázása Feladatkörök tisztázása Feladatkörök, felelősségek elfogadása Megvalósítás ütemezése Kommunikáció tervezése Dokumentáció gyűjtése Adminisztráció Arculat
Pályázati dokumentumok megismerése komplex helyzetelemzés feladatellátási helyenként IKT helyzetelemzés feladatellátási helyenként szakmai feladatterv, szakmai tartalom feladatellátási helyenként költségvetés feladatellátási helyenként fenntartói összesített
Projekt dokumentumok megismerése Támogatási Szerződés tervezet a www.okmt.hu oldalon ESZA Elszámolható költségek általános útmutató ERFA Elszámolható költségek általános útmutató Pénzügyi elszámolás részletes szabályai TSZ -16. melléklet HEFOP dokumentumok - linkek www.zalai-iskola.hu
Kik is vagyunk benne? Dokumentáció megismerése Projektszervezet felállítása Felelősségek tisztázása Feladatkörök tisztázása Feladatkörök, felelősségek elfogadása Megvalósítás ütemezése Kommunikáció tervezése Dokumentáció gyűjtése Adminisztráció Arculat
Projektszervezet felállítása Intézményvezető(k) Projektmenedzsment fenntartó alkalmazásában projektmenedzser pénzügyi vezető projektasszisztens Szakmai megvalósítók feladatellátási helyeken szakmai vezető megvalósító pedagógusok szakmai vezető megvalósító pedagógusok
Projektvezetés OKMTI Intézményvezető Projektmendzser Óvodavezető Pénzügyi vezető Projektasszisztens Szakmai vezető Szakmai vezető
Projektvezetés Pénzügyi vezető Projektmendzser Projekt kapcsolattartó Ig. Pr. assz. Ig. Pr. assz. Ig. Pr. assz. Ig. Pr. assz. Sz. v. Pü. v. Sz. v. Pü. v. Sz. v. Pü. v. Sz. v. Pü. v.
Tevékenységek tisztázása Volt négy ember, Mindenki, Valaki, Akárki és Senki, valamint egy fontos munka, mely elvégzésére Mindenki felkérést kapott. Mindenki biztos volt abban, hogy Valaki megcsinálja. Akárki elvégezhette volna, de Senki nem tette meg. Valaki mérges lett emiatt, mert ez Mindenki feladata volt. Mindenki úgy gondolta Akárki meg tudja csinálni, de Senki sem gondolta, hogy Mindenki képtelen. Végül Mindenki hibáztatott Valakit, amikor Senki nem tette meg, amit Akárki megtehetett volna.
CSAPATMUNKA
Ki és miért felelős? Dokumentáció megismerése Projektszervezet felállítása Felelősségek tisztázása Feladatkörök tisztázása Feladatkörök, felelősségek elfogadása Megvalósítás ütemezése Kommunikáció tervezése Dokumentáció gyűjtése Adminisztráció Arculat
Felelősség tisztázása örökölt felelősség polgármester támogatási szerződés aláírója intézményvezető együttműködési megállapodás aláírója szakmai feladatterv aláírója költségvetés aláírója vezetői felelősség alapján
Felelősség tisztázása vállalt felelősség projektmenedzser munkaszerződés alapján pénzügyi vezető megbízási szerződés alapján szakmai vezetők megbízási szerződés alapján megvalósítók megbízási szerződés alapján
Ki mit végez el? Dokumentáció megismerése Projektszervezet felállítása Felelősségek tisztázása Feladatkörök tisztázása Feladatkörök, felelősségek elfogadása Megvalósítás ütemezése Kommunikáció tervezése Dokumentáció gyűjtése Adminisztráció Arculat
Projektmenedzser irányítás (figyelemfelhívás, figyelmeztetés) ellenőrzés (folyamatkövetés) koordinálás kommunikálás kapcsolattartás elszámolások készítése
Pénzügyi vezető költségvetés ismerete költségvetés nyomon követése felhasználások követése, göngyölítése számlák ellenőrzése számlák besorolása pénzügyi elszámolás elkészítése (EMIR)
Projektasszisztens dokumentumok kezelése dokumentumok rendezése kommunikáció segítése kapcsolattartás segítése adminisztrációs rendszer működtetése projektnapló vezetése
Szakmai vezető szakmai feladatterv ismerete szakmai irányítás szakmai feladatok koordinálása szakmai tevékenység nyomonkövetése szakmai tevékenységnapló vezetése szakmai tevékenység ellenőrzése
Megvalósító pedagógusok képzések tevékenységek innovációk
A szó elszáll, Dokumentáció megismerése Projektszervezet felállítása Felelősségek tisztázása Feladatkörök tisztázása Feladatkörök, felelősségek elfogadása Megvalósítás ütemezése Kommunikáció tervezése Dokumentáció gyűjtése Adminisztráció Arculat
Szerződések megkötése projektszervezet munkarendje projektmenedzser munkaszerződés munkaköri leírás pénzügyi vezető megbízási szerződés munkaköri leírás szakmai vezető megbízási szerződés munkaköri leírás megvalósítók megbízási szerződés munkaköri leírás
Projektszervezet munkarend csoport meghatározása tagok megnevezése funkciói feladatait, felelősségét, tevékenységi körét a munkaköri leírás tartalmazza kapcsolattartás menedzsment értekezletek gyakorisága időpontjai összehívója, összehívói döntési mechanizmus szavazati jogok szavazatarányok MINTA
Megbízási szerződés megbízó (képviseli) megbízott projekt címe projekt száma funkció feladatai mettől meddig összeg teljesítés igazolása bankszámlaszám terhelt költségvetési sor dátum (projekt kezdő napja) aláírások MINTA
Munkaköri leírás név funkció projekt címe projekt száma megbízója heti munkaideje feladatai (mb. sz. alapján) felelőssége(i) közreműködési területei segítséget kérhet átadtam átvettem dátum (projekt kezdő napja) - aláírások MINTA
Mikor is kell megvalósítani? Dokumentáció megismerése Projektszervezet felállítása Felelősségek tisztázása Feladatkörök tisztázása Feladatkörök, felelősségek elfogadása Megvalósítás ütemezése Kommunikáció tervezése Dokumentáció gyűjtése Adminisztráció Arculat
Megvalósítási ütemterv projekt adatlapon elnagyolt volt pontos meghatározás időrendi tervezés még akkor is ha nem biztos azt lehet módosítani ami van pl.: Gantt diagram mit mikor ki(k) MINTA
Cselekvési ütemterv Ütemezés Tevékenység 1. év I. negyedév II. negyedév A projektindítással kapcsolatos teendők elvégzése. Továbbképzésekről való tájékozódás és jelentkezés a továbbképzésekre. Partnereink tájékoztatása a projektről, az együttműködési terv elkészítése. Kapcsolatfelvétel a Nyugat-dunántúli TIOK-al, a programmentorokkal, a legközelebbi, hasonló projekten dolgozó iskolákkal, az együttműködési tervek elkészítése. Az IKT eszközök beszerzéséhez szükséges eljárások előkészítése. A Szervezetfejlesztés, változásmenedzsment továbbképzés. elvégzése (2 fő). A kompetencia alapú oktatási programcsomagok alkalmazása továbbképzés elvégzése (7 fő). A választott kompetenciaterületek programmoduljainak 1., és az 5. osztályos helyi tantervbe való adaptációjának előkészítése. Belső továbbképzések a programmodulok használatáról. A programcsomagok és a tanulói csomagok beszerzésének előkészítése. A Számítógéppel támogatott tanítás lehetőségei a közoktatásban (2 fő) továbbképzés. A Sulinet Digitális Tudásbázis keretrendszerének, adatbázisának kezelése és felhasználása a tanítás-tanulás folyamatában (7 fő) továbbképzés. Az IKT eszközök beszerzéséhez kapcsolódó eljárások befejezése. Az IKT eszközök megrendelése és szállítása. Belső továbbképzések a programmodulok használatáról. A választott kompetenciaterületek programcsomagjainak és tanulói csomagjainak beszerzése. A választott kompetenciaterülethez kapcsolódó programmodulok 1. és az 5. osztályos helyi tantervbe való adaptálása. Az 1. és az 5. osztályos megújult helyi tanterv implementációjának előkészítése. MINTA
Gantt diagram MINTA
Kinek mondjam el? Dokumentáció megismerése Projektszervezet felállítása Felelősségek tisztázása Feladatkörök tisztázása Feladatkörök, felelősségek elfogadása Megvalósítás ütemezése Kommunikáció tervezése Dokumentáció gyűjtése Adminisztráció Arculat
Kommunikáció Belső kommunikáció projektszervezet fenntartó partnerek Külső kommunikáció KSZ OKMTI Educatio Kommunikációs adattábla név telefon mobil e-mail skype??? MINTA
Ki hiszi el, hogy dolgoztunk? Dokumentáció megismerése Projektszervezet felállítása Felelősségek tisztázása Feladatkörök tisztázása Feladatkörök, felelősségek elfogadása Megvalósítás ütemezése Kommunikáció tervezése Dokumentáció gyűjtése Adminisztráció Arculat
Dokumentumok gyűjtése A megvalósulás igazolása dokumentumok segítségével történik. MINDENT gyűjteni kell!!! Mihez kell? beszámoló a fenntartónak Projekt Előrehaladási Jelentés monitoring ellenőrzés záró monitoring ellenőrzés EU-s ellenőrzés (5 évig)
Dokumentumok gyűjtése kellékek beszerzése a gyűjtéshez megfelelő dossziék kategóriák levelezés képzések
Szakmai dokumentumok pl.: jelentkezési lap felnőttképzési szerződés jelenléti ív tanúsítvány projektterv témahét terve fotók a projekthétről menedzsment értekezlet jelenléti ív jegyzőkönyv, feljegyzés LISTA
Pénzügyi dokumentumok pl.: ajánlattételi felhívás / ajánlatkérő ajánlati dokumentáció / árajánlat bírálati jegyzőkönyv megrendelő munka / megbízási / vállalkozási szerződés számla A/16 melléklet átvételi jegyzőkönyv teljesítésigazolás banki átutalás LISTA
Pl.: pedagógus továbbképzés Szakmai dokumentumok: jelentkezési lap felnőttképzési szerződés jelenléti ív tanúsítvány Pénzügyi dokumentumok ajánlatkérő árajánlat felnőttképzési szerződés számla banki átutalás LISTA
És még mit gyűjtsünk? Dokumentáció megismerése Projektszervezet felállítása Felelősségek tisztázása Feladatkörök tisztázása Feladatkörök, felelősségek elfogadása Megvalósítás ütemezése Kommunikáció tervezése Dokumentáció gyűjtése Adminisztráció Arculat
Adminisztráció levelezés bejövő mindent gyűjteni levél e-mail kimenő mindent gyűjteni levél e-mail
Hogyan nézzünk ki? Dokumentáció megismerése Projektszervezet felállítása Felelősségek tisztázása Feladatkörök tisztázása Feladatkörök, felelősségek elfogadása Megvalósítás ütemezése Kommunikáció tervezése Dokumentáció gyűjtése Adminisztráció Arculat
Arculat projekt fejléces papír nyilvánosság hirdetőtábla arculat MINTA
Pecsétek TÁMOP-3.1.4/08/2-2009-0XXX számú projekt terhére elszámolásra beadva TÁMOP-3.1.4/08/2-2009-0XXX Az eredetivel mindenben megegyező másolat.
Gyakorlati tennivalók Beszerzések Közbeszerzési eljárásrend betartása Projektindító szakmai nap tervezése ZMPI www.zalai-iskola.hu augusztus Pedagógus továbbképzések tervezés ZMPI Tanácsadók megbízása folyamat tanácsadó szerepe
Gyakorlati tennivalók Beszerzések elindítása Kompetencia alapú oktatási programok taneszközei NFÜ közlemény Kompetencia alapú oktatás alkalmazását támogató egyéb taneszközök Kompetenciafejlesztő óvodai programcsomag nevelési eszközei ERFA eszközök közbeszerzési eljárás lehet Papír, toner, adathordozó, irodaszerek
További tájékoztató(k) Szakmai megvalósítás Pénzügyi elszámolás Projekt Előrehaladási Jelentés PEJ Szerződésmódosítás 2009. augusztusra tervezzük??? A projekt és szakmai menedzsment nyárra is kap díjazást.
Jó munkát kívánunk! Bedő Ferenc folyamat tanácsadó 30/400-3098 bedof@enternet.hu Dr. Bertók Sándor folyamat tanácsadó 30/235-0816 kotreb@freemail.hu Kern Zoltán folyamat tanácsadó 30/339-2530 kernzoltan56@t-online.hu