Magatartási Kódex enntartható Megbízható Becsületesség Integritás izalom Tisztelet
tartalomjegyzék Bevezető Alison Cooper üzenete 1. fejezet tisztesség 2. fejezet Felelős kereskedelmi gyakorlat 3 fejezet Bizalom, tisztelet és felelősség 4 fejezet Magatartási kódex ügyvitele
P2ANCHOR tartalomjegyzék Bevezető Mit kell tudnia az Imperial Tobacco Magatartási Kódexérő 6 Üzleti integritás 1. Illegális kereskedelem 13 2. Pénzmosás 15 3. Verseny és trösztellenesség 17 4. Vesztegetés és korrupció 21 5. Ajándékok és szórakoztatás 25 6. Felelős beszerzés és kapcsolat beszállítókkal 30 7. Politikai elkötelezettség és adományok 31 8. Vám és adó 33 9. Nemzetközi szankciók és kereskedelmi korlátozások 34 7. Elektronikus kommunikáció 44 8. Információkezelés 45 9. Bizalmas információ 46 10. Érdekellentétek 47 11. Bennfentes kereskedelem 48 12. Külső kommunikáció 49 Bizalom, tisztelet és felelősség 1. Megkülönböztetés és zaklatás 53 2. Egy egészséges és biztonságos munkakörnyezet 55 3. Környezeti felelősség 56 4. Emberi jogok 57 5. Közösségi szerepvállalás és jótékony célú hozzájárulások 58 Magatartási Kódex ügyvitele 59 Felelős kereskedelmi gyakorlat 1. A könyvelés pontossága, pénzügyi nyilvántartás és közzététel 37 2. A Vállalati tulajdon, eszközök és források használata 39 3. Intellektuális tulajdon 40 4. Felelős reklám és marketing 41 5. Termékek és üzleti folyamatok magas színvonala 42 6. Titoktartás (adatvédelem) 43
A mi Magatartási Kódexünk A mi üzleti életünkben az őszinteség és a tisztelet biztosítja fenntarthatóságunkat 4 View A közzététel all our időpontjában corporate documents érvényes. A on mindenkori the intranet hatályos www.intranetreference.co.uk változatot keresse az intraneten.
Kedves Kolléga Cégünk Magatartási Kódexe a felelős viselkedés szabályait határozza meg. Elvárom Önöktől, hogy az Imperial Tobacco egész területén tartsák be ezeket a szabályokat.. A felelős üzleti viselkedés nem újdonság számunkra. Globális hírnevünk kiépítésénél is alapvető volt a felelős viselkedés mind megbízható partnerként, mind pedig munkáltatóként. Azonban működésünk környezete egyre több kihívást tartogat számunkra, amely nemzetközi szinten is alaposabb átvizsgálásnak teszi ki vállalatunkat. Emiatt még soha nem volt ilyen fontos, hogy minden tevékenységünket a lehető legnagyobb tisztességgel végezzük el A Magatartási Kódexünk elengedhetetlen a hosszú távú fenntarthatósághoz. Az Önök egyéni és kollektív kötelezettségvállalása a Kódexben megállapított szabályokkal szemben nélkülözhetetlen a fenntartható értékesítési növekedés stratégiánk teljesítéséhez. Az átdolgozott Magatartási Kódex a régóta fennálló gyakorlatainkat és politikánkat ötvözi egy helyen. A teljes dokumentumban találhatnak utalást a Cégcsoport szabályzatára, valamint hogy kihez forduljanak útmutatásért, segítségért és tanácsért. Önökre hárul az a feladat, hogy tüzetesen átolvassák a Kódexet, hogy teljesen tisztában legyenek azzal, hogy mit várunk Önöktől, valamint hogy kövessék a leírt viselkedési szabályokat mindennapos tevékenységeik során. Néhányan lehet, hogy vitatottnak találják termékeinket de üzletvitelünket soha nem tarthatják annak. Folyamatos sikerünk a magatartás és viselkedés magas színvonalától és jó hírnevünk megőrzésétől függ, valamint lehetővé teszi számunkra a fenntartható értékesítési növekedés teljesítését. Alison Cooper Vezérigazgató 5 A közzététel időpontjában érvényes. A mindenkori hatályos változatot keresse az Intraneten
Amit az Imperial Tobacco Magatartási Kódexéről tudnia kell Mi az a Magatartási Kódex? Vállalatunk Magatartási Kódexe számos régóta fennálló gyakorlat és politika összefoglalása egy dokumentumban mind egyéni, mind pedig üzleti viselkedésre vonatkozóan. A Magatartási Kódex a felelős viselkedés szabályait határozza meg, amelyet az Imperial Tobacco minden alkalmazottjának követnie kell, valamint gyakorlati útmutatást biztosít ahhoz, hogy hogyan kezeljék a fontos etikai és jogi problémákat. A Magatartási Kódexet arra tervezték, hogy mindenkit támogasson abban, hogy a szabályoknak megfelelően viselkedjen. Kinek kell betartania a Magatartási Kódexet? A Kódex az Imperial Tobacco Group minden alkalmazottjára vonatkozik feladatától és elhelyezkedésétől függetlenül, beleértve minden olyan üzletágat is, amely más kereskedelmi név alatt működik. Minden esetben be kell tartanunk a Magatartási Kódex által felállított szabályokat és viselkedést, amennyiben vállalatunkat képviselik üzleti tevékenység folytatásakor. Ezen felül vállalatunk alkalmazásában álló és annak nevében működő harmadik félnek minősülő ügynököknek, vállalkozóknak, tanácsadóknak és forgalmazóknak szintén meg kell felelniük a Kódexben körvonalazott színvonalnak és viselkedésnek. 6
Miért fontos a Magatartási Kódex? Az egyre több kihívást tartogató külső környezet, valamint megnövekedett nagyságunk miatt magasabb szintű átvizsgálásoknak vagyunk kitéve. Biztosnak kell lennünk abban, hogy minden tevékenységünket a lehető legnagyobb tisztességgel végezzük. A Magatartási Kódex alapvető fontosságú hosszú távú fenntarthatóságunkhoz, valamint az értékesítési növekedéssel kapcsolatos stratégiánk teljesítéséhez. A Magatartási Kódex kulcsfontosságú a belső irányítási keretrendszerben, amelyben a felől biztosítjuk alkalmazottainkat, hogy megfelelő irányítással támogatjuk őket feladatvégzés közben az Imperial Tobacco képviseletében történt feladatvégzés során. Az alábbi diagramon a belső irányítási keretrendszert meghatározó dokumentumok valamin egymás közötti kapcsolataik láthatók. Az intraneten több információt találhat ezzel kapcsolatban. Stratégia Szabályozások Viselkedési Kódex Arculati Kézikönyv Kockázatkezelés Cégcsoport szabályzatrendszere és előírások Funkcionális szabályzatrendszer és folyamatok Szerepek és felelősségek Piaci kockázat-kezelés Munkavállalók támogatása Tanácsadás és támogatás a szabályoknak való megfeleléshez Kockázat és megfelelés megállapítása Mennyire teljesítettünk jól? Éves beszámoló Nem pénzügyi jelentés 7
Mindent tartalmaz a Kódex, amit tudnom kell? A Magatartási Kódex üzleti tevékenységünkre vonatkozó bizonyos nemzetközi törvényeket, kereskedelmi szankciókat és szabályokat hangsúlyozva biztosít információt. Nem írhat le minden törvényt, szabályzatot, folyamatot vagy szituációt, amellyel esetlegesen találkozhat. A Kódexben leírt témák végén utalunk a Cégcsoport szabályzatára, valamint hogy honnan lehet útmutató anyagot szerezni. Továbbá azt is tartalmazza, hogy kihez kell közvetlenül fordulnia segítségért vagy tanácsért. A vállalatnál dolgozó kollégák különböző témában rendelkeznek tudással és tapasztalattal így tanácsaikat felhasználva egy tájékozott és helyes döntést tud hozni. Mit tegyek, ha aggályom vagy kétségem van valami felől? A Magatartási Kódex nem írhat le minden olyan szituációt, amellyel Ön találkozhat. Ha nem biztos a dolgában, az alábbiakban leírt módon kérhet segítséget vagy tanácsot. Ha valamilyen aggálya van azt illetően, hogy hogyan cselekedjen bármilyen adott szituációban, talán segíthet, ha saját magától kérdezi meg: Törvényes? Etikus? Megfelel az Imperial Tobacco Magatartási Kódexének? Jó példát mutatok? Nem fogom magam kényelmetlenül érezni, amikor elmagyarázom kollégáimnak, a családomnak és barátaimnak cselekedeteimet? Nem fogom magam kellemetlenül érezni, illetve nem hozom kellemetlen helyzetbe az Imperial Tobaccot, ha mások a médiában olvasnának tetteimről? Megkérdeztem a kollégáimat arról, hogy kinek van ismerete ebben a témában ahhoz, hogy segítsen tájékozott döntést hoznia? Ha aggályai vannak egyik kollégájának viselkedését illetően, úgy fogja találni, hogy egyszerűen az, hogy beszélt az adott személlyel, segíteni fog a problémájának megoldásában. Amennyiben ez nem segítene, beszélje meg problémáját HR vezetőjével. 8
Mi a vezető és a supervisor feladata? Mindannyiunknak fontos szerepe van egy olyan munkakörnyezet kialakításában, amely a tisztességet, a csapatmunkát és a bizalmat támogatja. A tisztességes kereskedelemmel foglalkozó részlegünk a funkcionális és területi igazgatókkal együttműködve a helyes vállalati és egyéni viselkedésért felelős a cégcsoport egészében. A másokat irányító és felügyelő kollégáknak további felelősségük is van: minden alkalmazott - beleértve az új ideiglenes és szerződéses kollégákat is számára biztosítaniuk kell, illetve el kell magyarázniuk a Magatartási Kódexet, valamint gondoskodniuk kell arról, hogy az alkalmazottak meg is értsék azt, útmutatást kell adniuk azzal kapcsolatban, hogy az általuk irányított, illetve felügyelt kollégák be tudják tartani a Magatartási Kódexben leírt szabályokat és viselkedést, személyes példát kell mutatniuk a Magatartási Kódexben leírt szabályok és viselkedések elfogadásának érdekében, megfelelő képzést és útmutatást kell biztosítaniuk, amellyel lehetővé teszik a Magatartási Kódex irányvonalainak megfelelő magatartást; meg kell hallgatniuk, és támogatniuk kell a felmerülő aggodalmakat. Mi a teendő a más piacokon előforduló eltérő törvényekkel és szabályokkal? Vállalatunk Magatartási Kódexének elvárásai elsőbbséget élveznek, kivéve olyan esetekben, amikor a mi Magatartási Kódexünkben meghatározott szabályok ellentmondanak a helyi törvényeknek. Kizárólag ezekben a kivételes esetekben, amikor a helyi törvénykezés szigorúbb szabályozást képvisel, mint a mi Magatartási Kódexünk, a helyi törvénykezést kell követni. Ha nem biztos benne, hogy melyik törvénykezés vonatkozik Önre, illetve ha valószínűleg ellentmondás áll fenn, akkor a Cégcsoport jogi részlegével kell kapcsolatba lépnie, mielőtt cselekedne. 9
Hogyan vizsgálják ki a problémákat? A Vállalat támogatni fogja önt, amennyiben őszintén és jóhiszeműen jelenti kollégája helytelen magatartását feletteseinek. A Magatartási Kódex esetleges megszegésére olyan kivizsgálási és kezelési eljárásokat fejlesztettünk ki, amelyek az eljárások konzisztenciáját biztosítják az egész vállalaton belül. Minden megkezdett vizsgálat alapos, méltányos és megfelel a Vállalat Magatartási Kódexének, illetve a helyi törvénykezésnek, valamint az alkalmazottak emberi jogait sem sérti. Ezekről részletesebben a 4. fejezetben olvashat a Magatartási Kódex Ügyvitele címmel. Bárki, aki törvényszegést vagy a Magatartási Kódex megsértését gyanítja, annak először a HR vezetővel kell megbeszélnie aggályait, aki segíteni fog az aggodalma jelentőségére vonatkozó kiegyensúlyozott és pártatlan meglátás kialakításában. Megfelelés a Magatartási Kódex szabályainak Minden Imperial Tobacco alkalmazottnak meg kell felelnie a Kódex által felállított szabályoknak. Amennyiben megsértik a Magatartási Kódexet, megfelelő büntetésre kell számítaniuk, amely akár elbocsátást is jelenthet. 10
üzleti integritás 11 View A közzététel all our időpontjában corporate documents érvényes. A on mindenkori the intranet hatályos www.intranetreference.co.uk változatot keresse az intraneten.
A tisztességgel lebonyolított üzlet támogatja vállalatunk fenntartható növekedését. Mindannyian elköteleztük magunkat arra, hogy becsületesen, tisztességesen és törvényesen bánunk minden üzletfelünkkel. A bekezdés tartalma: Oldal 1. Illegális kereskedelem 13 2. Pénzmosás 15 3. Verseny és trösztellenesség 17 4. Vesztegetés és korrupció 21 5. Ajándékok és szórakoztatás 25 6. Felelős beszerzés és kapcsolat beszállítókkal 30 7. Politikai szerepvállalás és adományok 31 8. Vám és adó 33 9. Nemzetközi szankciók és kereskedelmi korlátozások 34 12
1. Illegális kereskedelem A dohánycsempészés és hamisítás megelőzése és megszüntetése az egyik legfőbb üzleti prioritásunk. Soha nem vehetünk részt, illetve segíthetünk elő illegális kereskedelmi tevékenységet. Meg kell bizonyosodnunk a felől, hogy kizárólag csak jó hírű cégekkel és egyénekkel bonyolítunk le üzletet. Együtt kell működnünk kormányokkal, szabályhozókkal és rendvédelmi hatóságokkal, hogy megelőzzük termékeink illegális kereskedelmi forgalmazását. A dohánytermékek illegális kereskedelme romboló hatással van vállalatunkra. Ez kereskedelmi érdekeinknek éppen ellenkezője és üzleti jó hírnevünket és márkáinkat károsítja. Azokat a törvényes piacokat csökkenti, amelyeken a piaci részesedésért versenyzünk. A kormányokat bevételtől fosztja meg és fogyasztóinkat arra biztatja, hogy be nem szabályozott forrásoktól szerezzék be termékeinket. Továbbá aláássa azokat a szabályokat, amelyek a legális dohányipart irányítják és más, komolyabb bűnesettel is kapcsolatba hozható, mint a pénzmosás és a kábítószer kereskedelem. Az illegális kereskedelem termékei az alábbiak: Csempészet Legális termékek vásárlása adóval vagy adómentesen csempészett áruként, amelyet illegálisan árulnak más piacokon megsértve az adójogi-, illetve vámtörvényeket. Ezek a termékek feketepiaci termékekként is ismertek. Hamisítás Létező termékek illegális másolatai, amelyeket a védjegy szabályait megsértve gyártanak vagy árulnak, illetve piacokra becsempészve adófizetés nélkül árulnak. Olcsó (white) cigaretta Olyan cigaretta termékek, amelyeket kis gyártók készítenek (minimális adót fizetve a gyártás helyén) és becsempésznek, valamint illegálisan árulnak más ország piacain. Termékellátási politikánk érthetően leírja, hogy termékeket csak jóváhagyott vásárlóknak és piacoknak értékesíthetünk az adott ország piacaira vonatkozó szabályoknak és törvénykezéseknek eleget téve. 13
Az alábbiakat kell tennünk: csak olyan mennyiségű terméket biztosíthatunk, amely arányban áll a rendeltetési piac belföldi fogyasztásával, valamint az utazó fogyasztó számára megengedett mennyiséggel, meg kell bizonyosodnunk a felől, hogy a jogilag kötelező érvényű szerződés érvényes legyen ügyfeleinkre, forgalmazóinkra, ügynökeinkre és harmadik féllel fennálló kapcsolatunkra; tüzetesen át kell vizsgálnunk minden olyan esetet, amikor termékeltérítés történt, valamint megfelelő intézkedéseket kell tennünk a további termékeltérítés kockázatának enyhítése érdekében; ügyelnünk kell arra, hogy ügyfeleinkkel megegyezőek legyenek integritási alapelveink, és tudatában legyenek a Magatartási Kódexünk rájuk vonatkozó elemeivel; ügyelnünk kell rá, hogy minden ügyfelünket, forgalmazónkat, ügynökünket és egyéb harmadik felet a Cégcsoport biztonsági részlege, illetve a kockázatkezelési részleg megfelelően átvizsgálja mielőtt terméket adunk el számukra; jelentenünk kell bármilyen gyanús illegális kereskedelemre vonatkozó gyanúnkat közvetlen felettesünknek, vezetőnknek, ügyfélszolgálati vezetőnknek, a Cégcsoport biztonsági részlegének és a kockázatkezelési részlegnek minden lehetséges információt összegyűjtve anélkül, hogy saját vagy mások biztonságát kockáztatnánk; évente át kell néznünk minden ügyfél adatait. Amit nem tehetünk: nem tehetjük ki magunkat személyes kockázatnak vagy veszélynek, miközben a gyanús illegális üzleti tevékenység eseteit vizsgáljuk, vagy éppen jelentést teszünk róla; nem folytathatjuk a kereskedést olyan ügyfelekkel, akik szándékosan vagy véletlenül illegális üzleti tevékenységet folytatnak; nem tehetjük meg, hogy szándékosan nem veszünk figyelembe olyan gyanús tevékenységet, amely által a vásárló vagy beszállító részese lehet termékelterelésnek az értékesítési láncban 14
2. Pénzmosás Soha nem keveredhetünk bele, illetve tehetjük lehetővé a pénzmosást. A pénzmosás az a folyamat, amikor azt a látszatot keltjük, hogy a bűncselekmény révén szerzett pénz törvényes, illetve jogszerű forrásból származik. Ez súlyos bűncselekmény. Mivel mind a csempészés, mind a pénzmosás egymáshoz közel álló bűncselekmények, a rendvédelmi hatóságok egyre jobban koncentrálnak a dohánytermékek illegális kereskedelmére. Meg kell győződnünk arról, hogy termékeinket nem lehet pénzmosásra használni, illetve nem használhatóak bűncselekmény leplezésére. A Termékértékesítési Politikában foglaltak szerint minden piacon meghatározott folyamatoknak kell érvényben lenniük ügyfeleik törvényes tevékenységeinek igazolására. Továbbá minden piacnak részletesen leírt eljárással kell rendelkeznie, amely megakadályozza a potenciálisan gyanús kifizetések elfogadását. Amit tennünk kell: kizárólag olyan ügyféltől, forgalmazótól és egyéb vállalkozástól, illetve egyénektől fogadhatunk el pénzt, akivel üzleti kapcsolatban állunk, és akit megfelelő gondossággal felülvizsgáltunk (pl. pénzügyi ellenőrzés); azonnal tudatnunk kell kételyeinket például a tisztességes kereskedelemmel foglalkozó részlegünkkel miután olyan pletykát hallottunk, miszerint egy ügyfél esetlegesen törvényellenes tevékenységet folytat; minden körülmények között óvatosnak kell lennünk, ahol helytelen pénzügyi tranzakció gyanúja merülhet fel. Erre példaként szolgálhatnak az alábbiak: - egy ügyfél, aki nem hajlandó személyes- illetve üzleti háttér-információt biztosítani; - egy ügyfél, aki nagy mennyiségű készpénzzel akar fizetni; - egy ügyfél, aki nem aggódik az ár, illetve a vásárlás egyéb feltételei miatt; - egy ügyfél vagy beszállító, akit egy olyan számlaszámon kell kifizetni, ami a lakóhelyétől, illetve működésétől eltérő országban található. 15
Amit nem tehetünk: nem fogadhatunk el olyan készpénzt vagy készpénz-helyettesítő eszközt, amely bűncselekményből származhat; nem hagyhatjuk szándékosan figyelmen kívül azokat a figyelmeztető (red flag) pénzügyi kimutatásokat, amelyek helytelen pénzügyi tranzakció előfordulását sugallják. 16
3. Verseny és Trösztellenesség Az Imperial Tobacco a tisztességes és becsületes verseny híve versenytársaival szemben és a verseny folyamán is megfelel a trösztellenesség és a verseny üzleti tevékenységünkre vonatkozó törvényeinek. Jelen fejezetben lefektetett általános alapelvek kizárólag csak útmutatást adnak. A piacra vonatkozó versenytörvénykezések elsőbbséget élveznek. Mindannyiunknak tisztában kell lennünk a piacunkon hatályban lévő versenyjoggal. Tisztességes verseny A legtöbb országban létezik hatályos versenyjog, de elhelyezkedésünktől függően ezek változhatnak. A versenyjog azért készült, hogy támogassa a szabadpiacot és védje a fogyasztókat, valamint vállalkozásokat. A versenyjog szabályozza kapcsolatunkat versenytársainkkal, ügyfeleinkkel, forgalmazóinkkal és más harmadik személlyel, valamint szabályozza azon környezetben való üzletvitelünket, ahol jelentős piaci erővel rendelkezünk. A versenyjog megsértése magas pénzbeni büntetést vonhat maga után, a negatív hatást elszenvedő csoportok által indított pereskedéshez vezethet, valamint rombolja vállalatunk jó hírnevét és csökkenti részvényeink árát. Ezen felül azok a személyek, akikről bebizonyítják, hogy a legsúlyosabb versenyellenes tevékenységekben vettek részt, börtönbe kerülhetnek. Megállapodások/Kapcsolat versenytársakkal Világszerte a versenyjog megtiltja bizonyos egyezmények megkötését versenytársakkal, illetve az ilyen egyezmények megkötésére utaló szándékot is. Valójában ezek az egyezmények a legnagyobb potenciális kockázatot tartalmazzák. Ennek eredményeként a versenyhatóságok a versenytársak között létrejött bármiféle megállapodást gyanúsan kezelnek. Felelős vállalatként versenytársainktól függetlenül kell működnünk, illetve versenyeznünk és ennek minden kapcsolatunkon látszania kell. 17
Az ide vonatkozó törvényeknek megfelelően, amit nem tehetünk: nem rögzíthetünk, vagy írhatunk alá közvetlenül vagy közvetetten olyan dokumentumot, amelyben hajlandóságunkat mutatjuk arra, hogy árakon, kedvezményeken vagy más feltételeken, minimum vagy maximum árakon megegyezünk versenytársainkkal, valamint nem stabilizálhatunk, változtathatunk, illetve nem hangolhatunk össze árakat; nem egyezhetünk meg versenytársainkkal az egy bizonyos piacra vagy ügyfélcsoport számára gyártandó és szállítandó termékek minőségéről és mennyiségéről; semmilyen formában nem vehetünk részt versenytársak árrögzítő megállapodásában; nem egyezhetünk meg versenytársakkal egy beszállító, ügyfél vagy forgalmazó bojkottálásában; nem állapodhatunk meg versenytársakkal a piacok, ügyfelek és termékkategóriák felosztásában; nem cserélhetünk versenytársakkal ügyfelekre és termékekre vonatkozó kereskedelmileg érzékeny információkat. Egy harmadik félen keresztül lebonyolított, a korábbiakban részletezett formális és informális kommunikációk, valamint megállapodások szintén illegálisnak valószínűsíthetőek. Kereskedelmi társulások Egy dohányipari kereskedelmi társulás találkozóján versenytársakkal való részvétel megfelelő fórum lehet az iparágra vonatkozó olyan ügyek megvitatására és megfontolására, mint például szabályozási ügyek vagy az illegális kereskedelemre vonatkozó intézkedések. Azonban a kereskedelmi társulások találkozóit nem lehet felhasználni olyan fórumokra, ahol kereskedelmi vagy érzékeny információkat vitatnak meg vagy osztanak meg egymással. Versenyellenes megállapodások akkor is történhetnek, amikor egy harmadik féllel, például ügyfelekkel vagy forgalmazókkal ápolja kapcsolatát. Az ide vonatkozó törvényeknek megfelelően, amit nem tehetünk: nem róhatunk ki állandó, illetve minimális viszonteladói árat, illetve nem egyezhetünk meg ügyfelekkel vagy forgalmazókkal ilyen árakban, valamint nem határozhatjuk meg haszonkulcsukat vagy az általuk felajánlható kedvezmény szintjét; megfelelő indoklás hiányában nem korlátozhatjuk azt a területet vagy ügyfélcsoportot, amelyen ügyfeleink és forgalmazóink eladhatják termékeinket. 18
Domináns piaci pozíció kisajátítása vagy azzal való visszaélés Számos országban további törvények vonatkozhatnak ránk, amennyiben domináns pozícióban vagyunk a piacon, hogy ne éljünk vissza azzal a pozícióval. Ebben a környezetben lehet, hogy bizonyos viselkedési formákban korlátoznak. Különösen azokban az esetekben, amikor aktívan kellene folytatnunk a versenyt az iparágért, óvatosnak kell lennünk abban, hogy tevékenységeink ne torzítsák el a versenyt, például az által, hogy kiszorítunk versenytársakat a piacról, illetve nem engedünk be új versenytársakat a piacra. Nagyon fontos jogi tanácsot kérni olyan szituációkban, ahol jelentős piaci erővel rendelkezünk, és indokolt kilátás van arra, hogy bármilyen javasolt tevékenységünkkel versenytársakat szoríthatunk ki a piacról. Nagyon meg kell gondolnunk olyan tevékenységeket, mit például a kedvezmény, illetve reklám- és kereskedelmi programok, amelyek először előnyösnek, illetve ártalmatlannak tűnnek, de meg kell bizonyosodnunk a felől, hogy tevékenységeink hosszútávon nem károsítják a versenyt, illetve nem tesznek különbséget az ügyfelek között igazságtalanul. Mindannyiunktól elvárják, hogy: jelentős piaci erő esetében jogi tanácsért folyamodjunk, amennyiben a kedvezmény, illetve reklám- és kereskedelmi programok okozhatják a domináns pozícióval való visszaélést. Ezek lehetnek: - különböző termékek és szolgáltatások összekötése v - agy összefűzése; - kimagaslóan agresszív kedvezmény vagy ösztönző program biztosítása versenytársak kiszorításának érdekében; - ügyfelek igazságtalan megkülönböztetése, például különböző ár felszámolása hasonló fontosságú ügyfeleknek objektív indoklás nélkül; - termelés csökkentése az ügyfél megkárosítására; - a beszállítás megtagadása meglévő ügyfelek számára objektív indoklás nélkül. 19
Információgyűjtés Adatok és piaci információk gyűjtése, elemzése és felhasználása törvényes versenyeszközök. Azonban óvatosnak kell lennünk amikor információt gyűjtünk be versenytársainkról. Az információk törvényes forrása lehet a média, az internet és vállalatok weboldalai, megbízható iparágazati kutatások, éves riportok, vállalatvezetők nyilvános beszédei, a nyilvánosság számára elérhető kormányzati intézménybe benyújtott panaszok, a vállalat által biztosított elektronikus eszközökön (pl. Siebel) keresztül történő adatgyűjtés az értékesítés helyén, ügyfelekkel történő beszélgetés, azonban kizárólag nem bizalmas információhoz való jutás céljából. Amit tennünk kell: tisztában kell lennünk azzal, hogy milyen információkat gyűjthetünk össze, és hogyan használhatjuk fel azokat; meg kell bizonyosodnunk a felől, hogy saját versenyképes információink nem jutnak el versenytársainkhoz sem közvetlenül, sem pedig közvetetten. Az ide vonatkozó törvényeknek megfelelően, amit nem tehetünk: nem kísérelhetünk meg a versenytársak vállalkozására vonatkozó információhoz jutni az alábbiakban felsorolt illegális vagy helytelen módszerekkel: - ipari kémkedés vagy titkos beépülés a nyilvánosan hozzá nem férhető információk megszerzésének érdekében; - versenytársak munkavállalóinak felbérlése bizalmas, illetve kereskedelmi szempontból érzékeny információk megszerzésére; - a Versenytársak ügyfeleinek, illetve vásárlóinak, alkalmazottainak megkörnyékezése bizalmas információk megszerzésére; a helytelen és törvénytelen információszerzés bármilyen egyéb módszerének alkalmazása; nem fogadhatunk el, fedhetünk fel, illetve használhatunk fel általunk ismert információt, illetve olyan információt, amelyet bizalmasan hoztak tudomásunkra, ezért megsértené a bizalom globális kötelezettségét, illetve egy harmadik fél és egyik versenytársunk közötti titoktartási megállapodást például egyik versenytársunk ajánlatáról egy tárgyalás során. 20
4. Vesztegetés és korrupció A vesztegetésre és a korrupcióra vonatkozó törvények kötelező érvényűek. Nem adhatunk, illetve fogadhatunk el semmilyen ajándékot, fizetséget vagy egyéb jutalmat, amely helytelen előnyhöz juttatja az Imperial Tobaccot. A legtöbb ország törvénykezései illegálisnak ítéli meg a vesztegetést és a korrupciót. Egyre több ország bűncselekménynek nyilvánítja, és vádat emel vesztegetési tevékenységért. Ezen jogszabályok megsértése súlyos bűncselekménynek számít az érintett személy vagy vállalat esetében is. A büntetés lehet bebörtönzés, magas pénzbüntetés (mind vállalatoknak, mind egyéneknek), és a vállalat hírnevének jelentős romlása. A vállalatok kötelesek jelenteni munkavállalóik törvényszegését a rendvédelmi hatóságoknak. Az alapvető korrupcióval összefüggő bűncselekmények a következők: megvesztegetés kifizetése (vagy felajánlása); megvesztegetés elfogadása. A megvesztegetés lehet pénz, szolgáltatás, ajándék, túlzott mértékű, illetve indokolatlan szórakoztatás vagy egyéb hasonló jutalom (beleértve a szívességet is). Ezek közül bármelyik átadása, felajánlása vagy elfogadása megvesztegetésnek számíthat, amennyiben a szándék az üzlet megtartása, illetve bármilyen helytelen előny szerzése. A megvesztegetésnek nem kell nagy mennyiségű pénzösszegből állnia. Kormányhivatalnokoknak vagy hatósági képviselőknek átadott kisebb pénzösszegek is kenőpénznek számítanak, amelyek átadhatóak közvetlenül vagy közvetetten, akár harmadik személy bevonásával is. A vesztegetési összeg elfogadója lehet ügyfél, beszállító, kormányhivatalnok és politikai képviselő, valamint családtagjaik és barátaik. Soha nem szabad részt vennünk korrupciós tevékenységben, csakúgy, mint a vállalatunk nevében dolgozó forgalmazóknak, tanácsadóknak, illetve képviselőknek sem. 21
Kormányhivatalnokok A kormányhivatalnok olyan személy, aki törvényalkotói, közigazgatási és igazságügyi hivatalt tölt be, akár országos, akár helyi szinten nevezték ki, illetve egy olyan személy, aki képes hatást gyakorolni ezen egyének tevékenységeire. Továbbá azok az emberek, akik személy szerint felelősek egy közéleti szerep betöltéséért, beleértve olyanokat, akik egy nemzetközi közjogi szervezetnél vagy állami tulajdonú vállalkozásban dolgoznak, ők szintén tisztviselőnek számítanak. Mindig legyen óvatos kormány- és közjogi hivatalnokokkal, vámhivatalnokokkal, valamint állami tulajdonú és állami irányítás alatt álló vállalkozásokkal folytatott tevékenységeiben, valamint bármelyikük családtagjaival, illetve barátaival, hogy tevékenysége ne keltse korrupt viselkedés látszatát. Tanácsadók igénybevétele és kifizetése Szaktanácsadókkal, tanácsadókkal, üzleti ügyfelekkel vagy más harmadik közvetítő féllel ( Szaktanácsadók ) megbeszélt találkozók, azok használata és kifizetése sajátos kockázatot von maga után. A vesztegetési és korrupciós jogszabályok egyaránt vonatkoznak a nevünkben dolgozó szaktanácsadókra is és munkavállalókra is. Óvakodjon a figyelmeztető (red flag) esetektől, amelyek előfordulnak: olyan országokban, ahol már történelme van a korrupciós problémáknak; abban az esetben, ha a tanácsadó nem az ország lakosa és fiktív társaságokat használ; ha a szaktanácsadót egy kormányhivatalnok ajánlotta, vagy vele kapcsolatban van; abban az esetben, amikor a szaktanácsadó azonnali nagy összegű kifizetést igényel a felajánlott szolgáltatásért, illetve egy harmadik személy külföldi offshore bankszámláját használja; amikor a tanácsadó nem hajlandó aláírni olyan szerződést, amely megfelel az Imperial szabályzatának. Ezt kell tennie, amikor szaktanácsadót vesz igénybe: jelentse a figyelmeztető red flag eseteket, amelyek korrupciós kockázatot mutatnak; kellő körültekintéssel bánjon bármilyen ajánlott szaktanácsadóval és forduljon támogatásért a Cégcsoport biztonsági és kockázatkezelő részlegéhez; szerezzen be jóváhagyást a Cégcsoport jogi részlegétől mielőtt dolgozni kezd a szaktanácsadóval; szerezze be az aláírt szerződést, mielőtt a szaktanácsadó elkezdene dolgozni az Ön nevében. A Cégcsoport jogi részlege segít Önnek a szerződés elkészítésében. 22
Kenőpénz Számos országban nem tesznek különbséget a kenőpénz és a megvesztegetés között. A kenőpénz kisebb pénzbeli megvesztegetés, amelyet közvetve vagy közvetlenül fizetnek köztisztviselőnek, annak érdekében, hogy biztosítsanak, vagy meggyorsítsanak egy rutin folyamatot, illetve elkerüljék a bürokratikus késlekedést. Például a vámon az áru kiadásának megszerzése, illetve útlevél vagy vízum beszerzése, vagy egy telefonkapcsolat elrendezése, akár egy termék használhatóságának biztosítása lehet ilyen eset. Nem létezik olyan körülmény, amely lehetővé tenné bárhol is működik a vállalatunk -, hogy kenőpénzt adjunk át, illetőleg azt engedélyezzük, mivel az Egyesült Királyságban található központunk (ahol mindenféle kenőpénz illegális) nem veszi figyelembe az adott ország helyi törvényeit vagy kultúráját. Amennyiben egy olyan szituáció adódna, amelyben úgy érzi, hogy potenciálisan fenyegetésnek teheti ki magát, ha nem nyújtana át kenőpénzt, akkor azonnal kérjen segítséget és tanácsot a Cégcsoport biztonsági és kockázatkezelő részlegétől, illetve a Cégcsoport jogi részlegétől, mivel ők segíteni fognak Önnek abban, hogy megoldást találjon. Soha nem teheti ki magát veszélynek, de amennyiben olyan helyzetben találja magát, ahol szükséges valamilyen kifizetés annak érdekében, hogy megelőzze a biztonságára vonatkozó veszélyt, tegye meg. Azonban az esetet azonnal jelentenie kell írásban felettesének, valamint a Cégcsoport biztonsági és kockázatkezelő részlegének. Amit tennünk kell: fel kell hívnunk felettesünk, vállalati jogászunk vagy a Cégcsoport jogi részlegnek figyelmét, amennyiben potenciális korrupt kifizetés kérése vagy igénye lép fel egy harmadik fél által; követnünk kell a kormányhivatalnokokra és szaktanácsadókra vonatkozó speciális szabályokat; jelentenünk kell a figyelmeztető red flag eseteket, amelyek korrupciós kockázatot mutatnak; aktívan elleneznünk kell a kenőpénz alkalmazását azokon a piacokon, amelyeken vállalatunk működik; útmutatásért felettesünkhöz, vállalati jogászunkhoz vagy a Cégcsoport jogi részlegéhez kell fordulnunk. 23