FVM MGI Oldal: 1/7 4. MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI RENDSZER 4.1. Általános követelmények Olyan minőségirányítási rendszert hoztunk létre, dokumentáltunk és tartunk fenn, amely megfelelő eszköz arra, hogy tevékenységünk és az ezekhez kapcsolódó szolgáltatások megfeleljenek a szabványban előírt követelményeknek. A szervezetünknél kialakított rendszer az MSZ EN ISO 9001:2008 szabvány valamennyi minőségirányítási elemére kiterjedően szabályozza a folyamatokat. A bevezetéshez meghatároztuk: a folyamatok sorrendjét, kölcsönhatásait, a szabályozáshoz szükséges kritériumokat és módszereket, a szükséges erőforrásokat és információforrásokat, a folyamatos tökéletesítéshez szükséges tevékenységeket, ezek mérését, dokumentálását. A minőségirányítási rendszerünk tartalmazza a következőket: a nemzetközi szabványban megkövetelt dokumentált eljárásokat és feljegyzéseket, azokat a szervezet által meghatározott dokumentumokat, beleértve a feljegyzéseket, amelyek szükségesek a szervezet folyamatainak hatásos működtetéséhez, illetve biztosítják a folyamatok tervezését és felügyeletét. Alkalmazzuk az MSZ EN ISO 9000:2008-ben megfogalmazott nyolc minőségirányítási alapelvet, melyek a következők: vevőközpontúság, minőség szemléletű vezetési módszerek, munkatársak bevonása a feladatok megoldásába, a feladatok folyamatszemléletű megközelítése, rendszerszemléleten alapuló irányítás, folyamatos fejlesztés, tényekre alapozott döntések, kölcsönösen előnyös kapcsolatok kialakítása partnereinkkel Készítette: Papp Zoltán Ellenőrizte: Dr.Csatár Attila Jóváhagyta: Dr.Fenyvesi László Beosztás: minőségügyi vezető Beosztás: főigazgató helyettes Beosztás: főigazgató Dátum: 2009. december 16. Dátum: 2009. december 17 Dátum: 2009. december 18 Aláírás: Aláírás: Aláírás: MF-01/02-R:01
Oldal: 2/7 Az előzőekben megfogalmazottakat hatékonyabban érhetjük el, ha a tevékenységeinket és az ezekhez felhasznált erőforrásainkat folyamatoknak tekintjük, és ennek megfelelően irányítjuk. Az intézet életében több, egymással kölcsönhatásban álló résztevékenység zajlik, melyek összessége jelenik meg a működés végeredményében. A minőségirányítási rendszerünk kialakítása során ezeket azonosítottuk és egyenként, folyamatként szabályoztuk őket. Ezeket a folyamatokat minőségirányítási eljárásaink tartalmazzák. Valamennyi operatív folyamatunk szervezése, működtetése és irányítása az alábbiak minél jobb megvalósítását szolgálja FELSŐ VEZETÉS FELELŐSSÉGE ERŐFORRÁSOK VEVŐ BEMENET FOLYAMAT KIMENET VEVŐ MÉRÉS, ELEMZÉS, FEJLESZTÉS
Oldal: 3/7 FVM Mezőgazdasági Gépesítési Intézet a meghatározó tevékenységek, folyamatok bemutatása- VEZETÉSI FOLYAMATOK Pl: Vezetőségi átvizsgálás, Belső audit, Minőségpolitika, Szervezet rendszer, Képzés Vevői igény fogadása KUTATÁS + FEJLESZTÉS Kiadványok,Tanácsadás GÉPMINŐSÍTÉS MSZ EN ISO 17025:2005 GÉPVIZSGÁLAT Vevői elégedettség mérése A TERMÉK/SZOLGÁLTATÁS ELŐÁLLÍTÁS FOLYAMATAI Pl: Tervezés, tematika készítés, mérés és vizsgálat, adatok ellenőrzése, eredmények közlése, helyesbítő és megelőző tevékenység TÁMOGATÓ FOLYAMATOK Pl: Dokumentumok kezelése, feljegyzések kezelése, beszerzés, mérő és vizsgálóeszközök kezelése, berendezések karbantartása, belső audit MSZ EN ISO 9001:2008
Oldal: 4/7 4.2 A dokumentálás követelményei 4.2.1.Általános útmutatás A minőségirányítási rendszerünk tartalmazza a következőket: A nemzetközi szabványban megkövetelt dokumentált eljárásokat. Azokat a dokumentumokat, amelyeket a szervezet folyamatainak hatásos működtetésének és szabályozásának céljából megkövetel. A minőségirányítási rendszer legmagasabb szintű dokumentuma a Minőségpolitika (lásd. 0 fejezet 0.2 pont). Ez a dokumentum tartalmazza az intézet küldetését, a megrendelői/vevői igényeknek való elkötelezettséget, a kinyilatkozott értékrendet és a minőségcélokat. Ezt minden évben átvizsgáljuk megfelelés és megvalósulás szempontjából. A minőségpolitikából kiindulva építettük fel a FVM Mezőgazdasági Gépesítési Intézetének minőségirányítási rendszerét. dokumentációs rendszerünk a re épül ( I. szint ). A tartalmazza az MSZ EN ISO 9001:2008 szabvány követelményeit és a társaság minőségirányítási rendszerének alapelveit. A minőségirányítási eljárásokban ( ME ) melyek a dokumentációs rendszer II. szintjét képezik szabályozzuk a tevékenységeket, a felelősségi köröket, a kapcsolódó előírásokat és az alkalmazandó feljegyzéseket. Az eljárások hivatkoznak a dokumentációs rendszerünk III. szintjét alkotó munkautasításokra ( MU ) és a IV. szinten elhelyezkedő feljegyzésekre ( MF ) A minőségirányítási eljárások tevékenységenként tartalmazzák a VÉGREHAJTÁS, az ELLENŐRZÉS és a BEAVATKOZÁS módját A munkautasítások csoportjába tartoznak az ellenőrzési utasítások, valamint a már létező szabályzatok, melyek a részfeladatokat szabályozó előírásokat tartalmazzák. A dokumentálás rendszere hierarchikusan szervezett, ahogy azt az alábbi ábra mutatja. I. szint: kézikönyv ( MK ) Szabályozó dokumentum II. szint: eljárások ( ME ) Szabályozó dokumentum III. szint: Ellenőrző-, vizsgálati- és munkautasítások. ( MU ) Szabályozó dokumentum IV. szint: Feljegyzések, bizonylatok, űrlapok, nyilvántartások Igazoló (verifikáló) dokumentum ( MF ) Valamennyi dokumentum típusban azonos szerkezetet, egységes formátumot használunk. A típusok logikai rend szerint egymásra épülnek.
Oldal: 5/7 4.2.1. kézikönyv A szerkezete az MSZ EN ISO 9001:2008 sz. szabványrendszer felépítését követi. Jelen kézikönyv a FVM Mezőgazdasági Gépesítési Intézet Rendszerének írásos alapdokumentuma, melynek célja az intézet szervezeti felépítésének és működésének bemutatása, a kiemelt minőségügyi felelősségek és hatáskörök meghatározása, a bevezetett és alkalmazott minőségirányítási rendszer és a szervezet minőségpolitikájának leírása annak érdekében, hogy: alapvető információt nyújtson megrendelőinknek a szolgáltatások iránti bizalom elnyerése érdekében, állandó hivatkozási alap legyen a rendszernek a megvalósítása és fenntartása során, lássa el az intézet dolgozóit a munkájukhoz szükséges útmutatókkal, rögzítse azokat az információkat, melyek a külső minősítő intézetek általi értékeléshez szükségesek. bemutassa az FVM Mezőgazdasági Gépesítési Intézet tevékenységéhez kialakított minőségirányítási rendszert, leírja az intézeten belüli folyamatokat és ezek kölcsönhatásait, egységes rendszerbe foglalja az alap dokumentumokat és ezzel segíti a belső minőségügyi átvizsgálásokat, A elkészítése, kiadása, kezelése, módosítása és benne foglaltak megvalósításának koordinálása a minőségügyi vezető felelőssége és a szükséges intézkedések végrehajtása / végrehajtatása az ő hatáskörébe tartozik. A törzspéldány a minőségügyi vezetőnél található és ő adja ki a másolatokat felhasználásra, amely két módon történhet: módosítás átvezetésére kötelezett példány: folyamatos felügyelet alatt álló, a mindenkori aktuális állapotnak megfelelő tartalmú sorszámozott példány, információs példány: nincs folyamatos felügyelet alatt, tartalma a kiadáskor érvényes állapotnak felel meg. A módosítások tartalmi és formai rendjét az ME-01 Dokumentumok kezelése-című minőségirányítási eljárás szabályozza. A változtatásokat a törzspéldányhoz tartozó áttekintő táblázaton vezetjük. A vel kapcsolatos valamennyi kérdésben a minőségügyi vezető dönthet. Megjegyzés: A valamint a Eljárások aktuális formája megtalálható az intézet közös belső szerverén is.(minőségirányítás.doc)
Oldal: 6/7 A fejezetekben szükség szerint utalások találhatók a részletesebb minőségirányítási eljárásokra. A et kiadás előtt az FVM Mezőgazdasági Gépesítési Intézet megbízott főigazgató helyettese ellenőrzi, és a főigazgató hagyja jóvá. 4.2.2. A dokumentumok kezelése Dokumentációs rendszerünk megmutatja, hogyan végezzük tevékenységünket, s mi a munkánk eredménye. Minden dokumentumot, amely minőségirányítási rendszerünk része, az ME-01 Dokumentumok kezelése, és ME-02 Feljegyzések kezelése-című minőségirányítási eljárásban leírtak szerint állítunk ki, tartunk karban, illetve tárolunk. Minden ilyen dokumentumot ellenőrzött dokumentumként kezelünk. Ez alól kivétel a megrendelők számára információs céllal átadott dokumentumok, melyek további ellenőrzését és karbantartását már nem folytatjuk. A dokumentumokat felhasználás előtt szakmai és formai ellenőrzésnek vetjük alá. Ebben az átvizsgálásban figyelünk arra, hogy megfeleljen: a minőségirányítási rendszer dokumentálási szabályozásának, a szakmai, tartalmi követelményeknek, az áttekinthető és egységes alaki előírásoknak. Dokumentum ellenőrzési rendszerünk tartalmaz minden olyan elemet amit az MSZ EN ISO 9001: 2008 szabvány megkövetel. Ilyen ellenőrzött dokumentumok: kézikönyv, eljárások, Munkautasítások, Vizsgálati utasítások Minőségügyi tervek, feljegyzések, adatok.( Igazgatói utasítás, ITT,ÁTT határozatok, jegyzőkönyvek A dokumentumok kezelője a minőségügyi vezető által megbízott személy. A dokumentumok és adatok kibocsátásának, kezelésének és felfrissítésének módját az ME-01 Dokumentumok kezelése-című minőségirányítási eljárás tartalmazza. A külső forrásból származó dokumentumokat és adatokat ugyanúgy, mint a belül keletkezetteket, átvizsgáljuk megfelelőség, érvényesség, azonosíthatóság szempontjából. Felső szintű dokumentumok a következők:
Oldal: 7/7 szabványok, tervrajzok, technológiai utasítások, hatósági előírások, A témafelelős és a minőségügyi vezető felel azért, hogy minden alkalmazott csak engedélyezett dokumentumot használjon. Az érvénytelenné vált dokumentumok, dokumentum-részek törzspéldányait áthúzza, feltünteti rajtuk az érvénytelenítés időpontját, majd ezeket az erre rendszeresített dossziéba lefűzi. A másolatokat a csere elvégzésekor azonnal meg kel semmisíteni 4.2.3. A feljegyzések kezelése Intézetünknél a feljegyzések azonosítását, összegyűjtését, rendezését, tárolását, megőrzését, selejtezését dokumentált szabályozás, az ME-02 Feljegyzések kezelése minőségirányítási eljárás szerint végezzük. A feljegyzéseket - beleértve a beszállítók vonatkozó bizonylatait is - a minőségirányítási eljárásokban előírt helyen és ideig megőrizzük. A feljegyzések jól olvasható kivitelben készülnek, pontosan keltezettek. A feljegyzéseket védjük a sérüléstől, rongálódástól, típusonként külön dossziéba lefűzve, az illetékesek számára hozzáférhető módon tároljuk és biztosítjuk a visszakereshetőséget. A feljegyzéseket - külön kérésre - a megrendelő vagy képviselője rendelkezésére bocsátjuk a megállapodás szerinti időtartamon belül.